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- 临内 融
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2 實 地 評 獎 簡 報 報 告 人 : 主 任 王 昌 富 102 年 6 月 27 日
3 引 言 檔 案 管 理 是 傳 承 國 家 發 展 與 見 證 歷 史 的 基 礎 工 作, 不 僅 保 存 機 關 施 政 的 各 項 紀 錄, 肩 負 維 護 國 家 珍 貴 文 化 資 產 重 責 大 任 機 關 檔 案 管 理 亦 是 現 今 行 政 機 關 提 升 為 民 服 務 品 質 重 要 措 施, 隨 著 時 代 演 變, 由 紙 本 化 走 向 電 子 型 式, 檔 案 管 理 朝 向 專 業 化 標 準 化 及 資 訊 化 邁 進 當 前 本 所 檔 案 管 理 工 作 仍 有 部 分 待 改 善 克 服 的 問 題, 藉 由 參 加 第 11 屆 機 關 檔 案 管 理 金 檔 獎 參 獎 考 核 機 制, 使 本 所 未 盡 完 善 部 分 得 以 加 速 改 善, 更 期 許 未 來 檔 案 管 理 工 作 更 趨 專 業 化 及 資 訊 化, 檔 案 應 用 更 迅 速 便 捷
4 檔 案 代 言 Q 版 娃 娃 桃 蒂 仙 子 以 桃 園 舊 地 名 桃 仔 園 及 本 所 桃 園 地 政 事 務 所 名 稱 發 想 而 來 桃 子 的 口 感 原 酸 酸 澀 澀 的, 經 由 加 工 醃 漬 後 變 成 酸 中 帶 甜 生 津 止 渴, 就 如 同 本 所 檔 案 從 早 期 破 損 髒 亂 及 庫 房 環 境 惡 劣 等 情 況 下, 經 由 本 所 首 長 帶 領 全 體 同 仁 共 同 努 力, 歷 經 檔 案 整 理 清 查 編 列 計 畫 設 置 要 點 及 檔 案 庫 房 改 善 等 作 業 把 原 本 不 起 眼 的 檔 案 及 庫 房 環 境 從 新 規 劃 修 繕, 以 嶄 新 亮 眼 的 面 貌 呈 現, 過 程 雖 然 艱 辛 但 果 實 卻 是 甜 美 的, 期 望 民 眾 至 本 所 申 請 檔 案 應 用 能 像 品 嚐 加 工 醃 漬 後 的 桃 子 一 樣 別 有 一 番 風 味, 藉 由 可 愛 的 桃 蒂 仙 子 協 助 宣 導 本 所 各 項 檔 案 應 用, 可 改 善 民 眾 對 檔 案 之 刻 版 印 象, 進 而 善 加 應 用 各 項 檔 案 資 料, 使 本 所 檔 案 因 用 心 活 化 而 亮 麗, 進 而 呈 現 創 新 的 桃 園 地 政
5 簡 報 大 綱
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7 本 所 組 織 編 制 主 任 王 昌 富 秘 書 馬 玉 珍 編 制 員 額 員 84 人 工 33 人 臨 時 人 員 60 人 共 計 177 人 登 記 課 測 量 課 地 價 課 行 政 課 資 訊 課 人 事 室 會 計 室 檔 案 管 理 1 人 公 文 收 發 2 人 印 信 管 理 1 人 檔 案 協 辦 1 人 2
8 本 所 轄 區 簡 介 轄 區 示 意 圖 土 地 筆 數 面 積 桃 園 市 101,769 筆 3,367 公 頃 龜 山 鄉 63,363 筆 6,998 公 頃 合 計 165,131 筆 10,374 公 頃 建 物 棟 數 面 積 桃 園 市 168,902 棟 2,636 公 頃 龜 山 鄉 57,921 棟 1,300 公 頃 合 計 226,823 棟 3,936 公 頃 3
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10 檔 案 管 理 基 本 資 料 檔 案 卷 數 及 件 數 為 全 縣 地 所 之 冠! 桃 園 縣 桃 園 地 政 事 務 所 檔 案 卷 數 及 件 數 統 計 表 檔 案 類 別 檔 案 年 度 檔 案 卷 數 檔 案 件 數 回 溯 檔 案 43~90 年 3,817 70,507 現 行 檔 案 91~101 年 2, ,742 總 計 6,549 卷 262,249 件 本 所 檔 案 管 理 投 入 經 費 比 較 本 所 掌 管 之 檔 案 卷 數 計 $166, 年 度 101 年 度 檔 案 件 數 計 $616,193 5
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12 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 專 職 檔 管 人 員 建 立 檔 案 管 理 人 員 代 理 制 度 及 建 置 檔 案 知 識 庫, 以 落 實 檔 案 管 理 制 度 成 立 專 責 小 組 爭 取 經 費 由 本 所 主 任 擔 任 召 集 人, 並 由 各 課 派 任 小 組 成 員, 計 15 人,101 年 度 共 召 開 12 次 檔 案 專 責 小 組 會 議 積 極 向 桃 園 縣 政 府 爭 取 經 費, 101 年 度 檔 案 管 理 投 入 經 費 總 計 新 台 幣 61 萬 6,193 元 7
13 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 訂 定 檔 案 計 畫 訂 定 20 個 工 作 計 畫 7 個 要 點 及 須 知 ( 經 檔 管 局 核 備 ), 執 行 規 劃 及 進 度 均 簽 奉 首 長 核 定, 並 列 入 追 蹤 管 考 庫 房 設 施 改 善 101 清 查 修 護 銷 毀 鑑 定 蒐 集 機 密 檔 案 解 年 度 辦 理 檔 案 密 等 作 業, 及 庫 房 設 施 改 善 18 項 檔 案 宣 導 及 觀 摩 101 年 度 共 舉 辦 5 場 檔 案 應 用 宣 導 及 參 訪 5 個 金 檔 獎 獲 獎 機 關 8
14 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 PDCA 循 環 管 理 模 式 : 檔 案 人 員 列 管 作 業 進 度 工 作 小 組 每 月 專 責 會 議 報 告 督 導 - 主 任 組 長 - 秘 書 每 月 召 開 會 議 紀 錄 陳 首 長 核 示 20 個 作 業 計 畫 5 個 作 業 要 點 2 項 使 用 須 知 檔 案 管 理 工 作 小 組 9
15 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 績 效 管 考 方 向 改 善 率 達 100% 依 規 定 並 參 考 桃 園 縣 政 府 年 度 機 關 檔 案 管 理 金 檔 獎 初 評 所 每 月 辦 理 各 項 工 作 進 度 列 管 檢 核 每 半 年 報 檔 案 管 理 作 業 檢 核 要 項 表 每 年 陳 報 檔 案 管 理 作 業 執 行 成 效 評 估 總 報 告 列 缺 失 10
16 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 檔 案 管 理 與 應 用 標 竿 學 習 桃 園 地 方 稅 務 局 啟 動 新 思 維 邁 向 新 桃 園 規 劃 執 行 檢 討 改 進 訂 定 桃 園 地 政 事 務 所 標 竿 學 習 實 施 計 畫 撰 寫 參 訪 5 個 金 檔 獎 獲 獎 機 關 心 得 報 告 至 內 部 知 識 管 理 系 統 擬 具 改 進 事 項 18 項 均 全 數 改 善 完 成 彰 化 地 政 和 美 地 政 撰 寫 心 得 報 告 共 8 篇, 相 關 改 進 措 施 共 18 項, 執 行 率 100% 11
17 ( 一 ) 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 檔 案 管 理 與 應 用 標 竿 學 習 231 小 時 75 人 次 推 動 檔 案 e 級 棒 線 上 教 育 學 習 計 畫 ( 由 主 任 及 本 所 相 關 人 員 共 同 學 習 ) 2 場 48 人 次 6 場 65 人 次 訂 定 檔 案 管 理 教 育 訓 練 計 畫 辦 理 實 體 教 育 訓 練 參 加 各 機 關 舉 辦 之 教 育 訓 練 線 上 教 育 課 程 3 場 58 人 次 專 業 分 享 教 育 訓 練 共 11 場,246 人 次 12
18 ( 二 ) 檔 案 立 案 編 目 檔 案 分 類 編 案 及 編 目 建 檔 保 存 分 類 號 類 目 名 稱 案 次 號 年 限 類 綱 目 案 名 其 他 01 3 年 一 般 周 知 性 公 文 02 公 告 案 件 地 價 改 分 算 通 知 03 機 關 囑 託 登 記 01 3 年 桃 園 市 地 價 改 分 算 通 知 02 龜 山 鄉 地 價 改 分 算 通 知 年 度 分 別 以 不 同 顏 色 貼 紙 區 分 101 年 度 歸 檔 20,549 件 首 頁 右 上 角 以 6B 鉛 筆 編 寫 目 次 依 據 本 縣 檔 案 分 類 及 保 存 年 限 區 分 表 辦 理 分 類 13
19 ( 三 ) 檔 案 清 理 與 機 密 檔 案 管 理 註 銷 機 密 文 件 原 因 分 析 表 清 理 50~101 年 機 密 檔 案 共 167 件 解 密 情 形 註 銷 通 知 單 解 密 附 件 抽 存 時 解 密 工 作 完 成 或 公 佈 時 解 密 屆 期 解 密 尚 未 解 密 合 計 件 數 31 件 25 件 8 件 5 件 98 件 167 件 百 分 比 19% 15% 5% 2% 59% 100% 主 動 行 文 原 發 文 機 關 建 議 註 銷 加 蓋 機 密 等 級 註 銷 及 以 雙 線 劃 除 解 密 後 辦 理 檔 案 目 錄 補 著 作 業 101 年 度 訂 定 機 密 檔 案 清 查 計 畫 機 密 檔 案 處 理 要 點 14
20 ( 四 ) 檔 案 保 管 與 庫 房 設 施 檔 案 清 查 及 永 久 檔 案 整 卷 修 護 主 任 帶 頭 ~ 全 員 動 手 一 起 做 15
21 ( 四 ) 檔 案 保 管 與 庫 房 設 施 檔 案 清 查 及 永 久 檔 案 整 卷 修 護 43 年 ~100 年 永 久 檔 案 清 查 ( 已 完 成 ) 99 年 ~100 年 定 期 檔 案 清 查 ( 已 完 成 ) 99 年 及 100 年 永 久 檔 案 掃 描 建 檔 ( 已 完 成 ) 1 5 完 成 進 度 100% 1 全 面 汰 換 無 酸 卷 夾 2 全 面 汰 換 無 酸 綿 線 外 側 索 引 去 除 金 屬 物 黏 貼 緊 急 螢 光 搶 救 年 度 訂 定 檔 案 清 查 計 劃 永 久 檔 案 清 查 及 掃 描 計 畫 採 6B 鉛 筆 編 寫 檔 號 全 面 汰 換 無 酸 封 面 16
22 ( 四 ) 檔 案 保 管 與 庫 房 設 施 檔 案 庫 房 與 設 施 基 準 自 動 温 濕 控 制 系 統 購 置 防 潮 櫃 密 碼 鎖 機 密 檔 案 櫃 潔 淨 式 氣 體 滅 火 器 加 裝 防 震 連 桿 更 換 防 火 門 偵 煙 警 報 器 依 據 檔 案 庫 房 管 理 要 點 溫 溼 度 設 備 維 護 及 人 員 進 出 檔 案 庫 房 紀 錄 單 換 裝 低 紫 外 線 燈 管 緊 急 照 明 燈 依 據 檔 案 管 理 緊 急 災 害 應 變 計 畫 101 年 10 月 25 日 辦 理 庫 房 緊 急 水 損 搶 救 災 害 演 練 訂 定 品 管 圈 黑 眼 圈 及 庫 酷 圈, 有 效 控 管 執 行 進 度 裝 置 監 視 器 出 入 門 禁 刷 卡 設 置 除 濕 機 通 訊 設 備 增 設 檔 管 作 業 流 程 圖 購 置 照 度 標 準 儀 設 置 防 塵 腳 踏 墊 更 換 防 火 矽 酸 蓋 板 保 全 系 統 17
23 ( 五 ) 檔 案 應 用 檔 案 目 錄 轉 送 94 年 已 完 成 所 有 回 溯 檔 案 目 錄 編 目 建 檔 作 業 總 件 數 為 95,992 件 年 度 檔 案 目 錄 彙 送 案 卷 計 820 卷, 均 經 檔 案 管 理 局 檢 核 通 過 18
24 ( 五 ) 檔 案 應 用 打 造 檔 案 閱 覽 室 檔 案 閱 覽 室 備 有 錄 影 監 控 設 備 冷 氣 電 腦 置 物 櫃 老 花 眼 鏡 及 桌 椅 等 訂 定 檔 案 開 放 應 用 作 業 要 點 訂 定 檔 案 閱 覽 室 使 用 須 知 檔 案 申 請 應 用 作 業 流 程 圖 檔 案 應 用 申 請 書 填 寫 須 知 及 範 例 19
25 ( 五 ) 檔 案 應 用 檔 案 開 放 應 用 宣 導 活 動 101 年 度 舉 辦 5 場 檔 案 應 用 宣 導 場 次 日 期 活 動 名 稱 問 卷 份 數 宣 導 人 次 老 朋 友 新 服 務 檔 案 展 創 意 市 集 曙 光 巡 迴 列 車 愛 心 辦 稅 美 麗 桃 園 人 幸 福 健 走 趣 ( 無 菸 健 走 ) 老 朋 友 新 服 務 檔 案 展 曙 光 健 康 巡 迴 列 車 虎 頭 山 無 菸 健 走 愛 心 辦 稅 東 溪 綠 園 創 意 市 集 20
26 ( 五 ) 檔 案 應 用 多 元 化 檔 案 應 用 宣 導 檔 案 宣 導 QRCode 檔 案 問 答 翻 翻 樂 21
27 ( 五 ) 檔 案 應 用 檔 案 展 覽 活 動 8 大 類 209 項 分 析 報 告 檔 案 歷 史 文 物 簡 報 獎 牌 ( 座 ) 電 子 書 業 務 考 核 歷 任 首 長 交 接 清 冊 ( 照 片 ) 施 政 計 畫 101 年 度 訂 定 檔 案 蒐 集 計 畫 定 期 辦 理 檔 案 蒐 集 22
28 ( 五 ) 檔 案 應 用 檔 案 展 覽 活 動 老 朋 友 新 服 務 歷 史 文 物 展 參 觀 來 賓 : 桃 園 縣 政 府 地 政 局 桃 園 縣 政 府 秘 書 處 桃 園 市 公 所 桃 園 市 戶 政 事 務 所 桃 園 市 衛 生 所 桃 園 市 龍 安 里 辦 公 室 桃 園 市 龍 鳳 里 辦 公 室 桃 園 市 龍 岡 里 辦 公 室 23
29 ( 五 ) 檔 案 應 用 新 聞 媒 體 報 導 老 朋 友 新 服 務 地 政 歷 史 文 物 展 媒 體 採 訪 報 導 北 健 新 聞 桃 園 新 聞 網 北 健 新 聞 網 路 報 導 本 所 網 站 發 布 電 子 報 聯 合 報 24
30 ( 五 ) 檔 案 應 用 檔 案 展 覽 活 動 冠 樺 幼 稚 園 參 訪 本 所 透 過 參 展, 讓 小 小 主 人 翁, 更 清 楚 阿 公 阿 嬤 時 代 的 歷 史 產 物 25
31 (六) 文書與檔案作業資訊 Now 現在式 過去式 本所原使用之英福達公文系統 未通過公文及檔案管理驗證標準 101年度本所積極爭取納入桃園縣政府 建置之 公文管理暨線上簽核系統V9.1 並順利於101年11月9日正式上線 該系統具備點收 立案 編目 檢調 銷 毀等作業功能 26
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33 特 殊 績 效 一 覽 1. 成 立 檔 案 庫 房 設 施 及 週 邊 環 境 改 善 品 管 圈 2. 成 立 檔 案 管 理 專 責 小 組 3. 重 視 知 識 管 理 經 驗 傳 承 4. 積 極 爭 取 預 算 改 善 檔 案 管 理 各 項 措 施 5. 永 久 檔 案 更 換 為 無 酸 卷 夾 及 檔 案 修 護 6. 重 要 檔 案 掃 描 建 檔 7. 定 期 舉 辦 檔 案 銷 毀 及 清 查 作 業 8. 積 極 舉 辦 檔 案 管 理 與 應 用 標 竿 學 習 9. 網 路 設 置 檔 案 應 用 專 區 10. 舉 辦 檔 案 管 理 教 育 訓 練 及 檔 案 數 位 學 習 11. 主 任 帶 領 全 所 同 仁 動 手 一 起 做 12. 參 與 本 縣 各 機 關 舉 辦 之 大 型 活 動 辦 理 檔 案 應 用 宣 導 服 務 13. 檔 案 好 創 意 - 舉 辦 創 意 點 子 王 活 動 14. 保 存 歷 史 文 物 舉 辦 檔 案 蒐 集 及 檔 案 聯 展 15. 辦 理 線 上 檔 案 e 廊 加 值 服 務 16. 地 政 歷 史 文 物 檔 案 特 展 專 刊 28
34 ( 一 ) 成 立 品 管 圈 黑 眼 圈 庫 酷 圈 圈 名 意 義 期 望 圈 員 能 竭 盡 所 思, 共 同 為 本 所 檔 案 庫 房 做 最 完 美 的 改 善, 故 署 名 為 黑 眼 圈 活 動 內 容 針 對 本 所 庫 房 設 備 整 體 檢 視, 以 確 保 本 所 各 類 檔 案 之 保 存 要 因 分 析 庫 房 設 備 - 防 火 門 檔 案 分 間 牆 具 1 小 時 防 火, 材 質 為 矽 酸 蓋 板 牆 經 費 來 源 購 買 型 式 防 潮 箱 經 費 來 源 庫 房 木 門 無 防 火 廠 商 選 擇 經 費 來 源 購 買 型 式 經 費 來 源 照 明 設 備 更 換 燈 管 需 修 改 整 體 燈 架 新 增 燈 管 數 是 否 可 符 合 照 度 規 度 廠 商 選 擇 機 密 檔 案 櫃 改 善 本 所 檔 案 庫 房 設 備 29
35 ( 二 ) 檔 案 好 創 意 舉 辦 創 意 點 子 活 動 30
36 (三) 建 立 檔 案 知 識 庫 重視知識經驗傳承 檔案管理 檔案作業 規劃 檔案應用 宣導 31
37 ( 四 ) 地 政 歷 史 文 物 專 刊 檔 案 特 展 專 刊 檔 案 研 究, 創 意 出 版! 檔 案 文 物 永 流 傳 出 版 品 加 值 出 版 250 本 本 所 網 站 設 置 出 版 品 電 子 書 32
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39 持 續 推 廣, 努 力 創 新! 積 極 參 與 檔 案 學 術 與 實 務 活 動, 提 升 檔 案 應 用 服 務, 辦 理 推 廣 行 銷 檔 案 應 用 活 動 持 續 辦 理 檔 案 加 值 與 推 廣 建 置 本 所 檔 案 應 用 查 詢 系 統 進 行 檔 案 研 究 並 編 輯 出 版 品,E 化 檔 案, 提 升 檔 案 附 加 價 值 充 實 同 仁 檔 案 管 理 知 識 重 視 知 識 傳 承 及 增 進 同 仁 檔 案 管 理 專 業 度, 提 供 內 外 部 顧 客 更 迅 速 便 捷 之 檔 案 應 用 服 務 34
40 101 年 度 第 11 屆 機 關 檔 案 管 理 金 檔 獎 初 評 及 輔 導 缺 失 改 善 檔 案 分 類 桃 園 縣 政 府 檔 案 初 評 缺 失 第 11 屆 金 檔 獎 參 獎 機 關 輔 導 建 議 合 計 改 善 情 形 檔 案 管 理 計 畫 與 培 訓 均 檔 案 立 案 編 目 檔 案 清 理 與 機 密 檔 案 管 理 檔 案 保 管 與 庫 房 設 施 檔 案 應 用 文 書 與 檔 案 作 業 資 訊 化 檔 案 管 理 特 殊 績 效 與 標 竿 作 為 合 計 已 改 善 完 成 35
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42 全 員 參 與 追 求 卓 越 加 強 提 升 檔 案 應 用 服 務, 辦 理 行 銷 活 動 參 與 檔 案 學 術 與 實 務 活 動 強 化 老 舊 檔 案 保 存 及 維 護 推 動 檔 案 管 理 專 業 化 及 作 業 資 訊 化 改 善 庫 房 設 施 及 環 境 37
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44 我 們 走 過 這 段 檔 案 管 理 成 長 的 歲 月 就 如 同 桃 子 般 酸 澀 而 經 由 用 心 加 工 後 成 為 甜 美 的 果 實 ~
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