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量侑严
5 years ago
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1 北京化工大学文件北化大校学发号关于印发北京化工大学学生档案管理办法的通知各学院及有关部处 : 为适应新形势下学生教育管理服务的需求, 按照依法治校加强管理的原则, 提高学生档案管理水平, 确保学生档案的质量与安全, 实现全日制本科生研究生档案管理的规范化制度化科学化, 更好地为学生服务根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法 ( 教育部令第 27 号 ) 关于印发北京化工大学档案管理办法的通知 ( 北化大校办发号 ), 结合实际情况, 学校制定了北京化工大学学生档案管理办法, 经 2017 年 4 月 13 日第 10 次校长办公会审议通过, 现印发给你们, 请遵照执行 1

2 附件 :1. 学生档案收集材料总览 2. 北京化工大学查阅学生档案申请表北京化工大学 2017 年 4 月 27 日 2

3 北京化工大学学生档案管理办法第一章总则第一条为适应高校教育改革和发展的需要, 提高学生档案管理水平, 确保学生档案的质量与安全, 实现我校学生 ( 全日制本科生研究生 ) 的档案管理规范化制度化科学化, 更好地为学生服务根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法 ( 教育部令第 27 号 ) 关于印发北京化工大学档案管理办法的通知 ( 北化大校办发号 ), 结合我校的实际情况, 制定本办法第二条高校学生档案是党和国家的宝贵财富, 是反映学生在学校的各项学习活动中形成的具有现实查考使用价值和永久保存价值的各种文字图表等不同载体的历史记录第三条学生档案管理是学校管理工作的重要组成部分, 是衡量学校管理水平的标志之一, 各学院及有关职能部门 ( 招生办公室教务处研究生院 ) 应协助学生工作办公室对学生在校学习期间形成的各种具有查考利用价值的材料及时做好收集整理工作, 交由学生工作办公室学生档案室统一管理学生档案的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切实利益, 各学院及有关职能部门对学生档案管理工作要高度重视, 做到明确到人, 落实责任, 严格程序, 做好该项工作第二章学生档案收集范围 3

4 第四条学生档案收集材料总览 ( 附件一 ), 学生在校期间的档案应不断充实以下内容 : ( 一 ) 学习材料 : 教务处提供的各科类成绩单 ; ( 二 ) 学籍材料 : 教务处提供的毕业结业休学退学转学出国证明材料, 学生工作办公室 ( 学生档案室 ) 提供的北京化工大学学生登记表 ; ( 三 ) 奖励材料 : 学生工作办公室 ( 团委 ) 提供的学生在校学习期间获得的校级省部级及以上表彰材料 ; ( 四 ) 处分材料 : 学生工作办公室提供的学生在校期间违反校规校纪, 触犯国家法律等形成的各类处分材料 ; ( 五 ) 奖贷款材料 : 学生工作办公室 ( 学生资助办公室 ) 提供的国家助学贷款借款合同及审批表奖学金等情况的证明材料 ; ( 六 ) 组织材料 : 学生在校期间加入共产党共青团或民主党派的材料 ; ( 七 ) 毕业材料 : 高等学校毕业生登记表学位材料学历证明毕业生体检表毕业生就业通知书 ; ( 八 ) 其他人事档案材料 ( 包括相关鉴定考核考察材料等 ) 第三章学生档案归档要求第五条归档材料必须是已办理完毕的正式材料材料必须真实可靠对象明确完整齐全文字清晰, 应有承办单位或承办个人署名, 并注明材料形成的日期 4

5 第六条毕业材料应在毕业生离校后半月内完成归档, 其余材料应做到在材料完整形成后一个月内完成归档第七条归档材料手续必须完备, 凡规定由组织审查盖章的, 必须加盖组织公章, 个人文字材料必须有本人签字第八条涉及到书写的各类材料, 只能用碳素墨水蓝黑黑色墨水书写禁止使用纯蓝红色墨水圆珠笔铅笔书写第四章学生档案的查阅第九条校内部门查阅学生档案一般限定为各学院学生工作负责人辅导员学院支部书记查阅学生档案前应统一填写查阅学生档案申请表 ( 附件二 ), 写明查档原由时间是否借出或复印档案等内容第十条外单位 ( 政法部门录用单位政审人员 ) 要求查阅我校学生档案, 应由单位开具查档介绍信, 并符合有关审批手续, 由档案室提供查阅第十一条档案一般不外借, 如必须借出使用时, 要由借阅单位人事部门出具介绍信, 说明理由注明归还时间, 经主管负责人批准后, 办理借阅手续第十二条任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案第五章学生档案的交接与转递第十三条每年各类招生结束后, 相关部门 ( 招生办公室各学院研究生院等 ) 应将收取的新生档案按序标注学号, 整理统计核对无误后移交学生档案室移交过程中, 必须认真清点 5

6 核对, 并办理交接手续第十四条招生结束后, 凡涉及学生退档 ( 如未报到取消入学资格等 ), 需经招生办及研究生院同意后, 方能办理退档手续第十五条学生取得学籍后中途退学转学出国需办理离校手续, 方可将档案转回生源所在地或用人单位第十六条学生毕业后, 各学院应在毕业后两周内将毕业材料, 包括毕业生登记表学位材料学历证明体检表毕业生就业通知书整理齐全后按照指定时间到档案室归档第十七条档案室按照就业指导中心派遣方案将档案转递到毕业生就业单位或毕业生入学时的生源所在地人力资源和社会保障局大中专毕业生分配办公室或人才交流中心第十八条档案转递应办理登记手续, 转出的学生档案要填写档案转递通知单, 通过机要通讯转递 ; 档案转递通知单回执返回后应及时整理并归档备查对转入的学生档案, 经核对无误后要及时将回执签名盖章后退回第十九条学生档案转出须经密封盖章并通过中国邮政 EMS 大学生档案转递通道转递, 学生可通过返回的 EMS 编号在中国邮政网站查询本人的档案是否送达用人单位如果是单位人事部门来调取档案, 由单位开据介绍信方可领取档案 ; 本人自取档案, 则要由单位开据同意档案自带调档函方能领取档案第六章学生档案室管理工作职责第二十条负责对各学院及相关部门学生档案材料收集和整理工作的指导督促检查 6

7 第二十一条鉴别并维护交接和收集的归档材料, 做到逐份检查登记编号, 发现材料漏缺, 应主动索要对不符合归档要求的材料, 应退回重新办理或及时通知有关部门, 补送材料或补办手续第二十二条及时登记学生学籍变动情况, 死亡人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管第二十三条保管好学生档案, 遵守保密制度, 保证学生档案的安全第二十四条做好学生档案的接收查阅转递工作第二十五条办理其他有关事宜第七章纪律要求第二十六条查阅借阅档案, 必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改圈划批注抽取撤换档案材料未经批准不得擅自拍摄复制档案内容第二十七条查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容, 因工作需要须摘记档案内容的, 摘记材料要妥善保管, 不得私自存放第二十八条查阅档案要在档案室, 因特殊情况需借出时, 应严格履行相关手续, 并按规定日期归还第二十九条对利用职权违反档案管理工作要求的人员, 由其主管部门责令改正 ; 情节严重构成犯罪的, 依法追究其刑事责任第八章附则第三十条本办法解释权归学生工作办公室 7

8 第三十一条本办法自公布之日起施行 8

9 附件 1 学生档案收集材料总览 ( 一 ) 高中阶段档案 :1 高中学生成绩单 ;2 高中毕业生登记表 ;3 高中学生学籍管理表 ;4 高中毕业会考成绩登记表 ;5 体育合格情况登记表 ;6 中学生社会实践活动登记表 ;7 家庭情况调查表 ;8 高中学生评语表 ;9 奖惩材料等 ( 注 : 第 1 项必有, 其余视各学校而定 ) ( 二 ) 高等学校招生录取档案 :1 普通高等学校招生考试报名登记表 ;2 普通高等学校招生志愿表 ;3 普通高等学校招生体检表 ( 注 : 第 123 项必有 ) ( 三 ) 本科生阶段档案 :1 高等学校学生登记表 ;2 高等学校毕业生登记表 ;3 成绩单 ;4 普通全日制本科生学生学籍卡 ;5 毕业设计 ( 论文 ) 评阅表 ;6 毕业生就业通知书 ;7 体检表 ;8 奖惩材料等 ( 注 : 第项为我校必有, 其余视各学校而定 ) ( 四 ) 研究生阶段档案 ( 硕士博士 ):1 博士生报名登记表 ; 2 报考攻读博士学位思想政治情况表 ;3 报考攻读博士学位专家推荐书 ;4 硕士( 博士 ) 录取登记表 ;5 毕业研究生登记表 ;6 成绩单 ;7 毕业生就业通知书 ;8 学位材料 ;9 奖惩材料等 ( 注 : 以上均为我校必有 ) ( 五 ) 工作后继续读研究生的学生, 档案中除上面学籍材料外, 还应有如下材料 :1 毕业生就业通知书 ;2 高等学校毕业生见习期考核鉴定表 ;3 高等学校毕业转正定级审批表 ;4 行政工资关系介绍信 ;5 工资审核表 ;6 人才交流中心登记表等 9

10 ( 六 ) 团员材料 :1 入团志愿书 ;2 入团申请书 ( 七 ) 党员材料 : 正式党员预备党员 :1 入党志愿书 ;2 预备党员考察表 ;3 积极分子考察登记表 ;4 入党申请书 ;5 入党政审材料 ;6 思想汇报 ;7 党课结业证书积极分子 :1 入党申请书 ;2 思想汇报 ;3 积极分子考察登记表 ; 4 党课结业证书 10

11 附件 2 北京化工大学查阅学生档案申请表查阅单位查阅时间年月日查阅人姓名查阅原由职务政审 / 公证 / 其他借出内容学号姓名学号姓名被查人姓名 ( 可另附 ) 基层党委 ( 党总支 ) 意见基层党委 ( 党总支 ) 盖章签名年月日北京化工大学校长办公室主动公开 2017 年 4 月 27 日印发 11

厦门大学学生档案管理暂行办法

厦门大学学生档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强学生档案管理工作, 提高学生档案管理水平, 根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法厦门大学档案管理办法及其它相关规定, 结合我校实际, 制定本办法第二条本办法所称之学生档案, 是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育的本科生和研究生的个人档案第三条学生档案管理工作实行统一领导分级管理原则由学校统一领导,