部門預算控制WWW查詢系統操作說明

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1 第三章會計網路請購系統操作說明一 請購作業簡介 ( 一 ) 進入會計網路請購系統後, 依承辦案件性質點選 部門請購查詢 計畫請購查詢 ( 部門請購 : 系所年度經費, 編號為 T 類 ; 計畫請購 : 建教 推廣 場地與捐款計畫, 編號 A B C D E F 類 ), 以下以 部門請購查詢 為例 ( 二 ) 請購功能分述如下 : 主功能選項子功能選項功能部門 / 計畫適用 1. 新增請購申請新的請購案 A. 請購申請 ( 先請購後核 ) 需先填列請購申請單並經核定後辦理核銷 B. 直接核銷 1 萬元以下經費直接辦理核銷 部門請購適用 計畫請購適用 C. 圖書請購辦理書刊請購者適用 D. 其他 ( 手填簽案 ) 1 萬元以上, 非例行性案件需先專案簽准後始可動支者 ( 如辦理研討會 交流活動等 ) E. 差旅 / 工作凡支付給個人之酬勞或旅費適用, 例如

2 主功能選項子功能選項功能部門 / 計畫適用 2. 購案管理 3. 會簽作業 4. 經費授權 5. 決標 / 核銷 6. 經費分類 7. 購案查詢 / 鐘點 / 薪資 工讀金 獎助學金 專兼任助理薪資 國內差旅費等 檢視所有已輸入的購案, 包括新購案未審核前可供修改 刪除與查詢, 及暫借款之轉正 歸墊 提供預算管理單位進行購案會簽審核的機制 單一計畫案由會計室授權一人使用, 若欲多人使用時則可由計畫主持人授權其他使用者查詢或請購之權限 代辦採購單位將決標金額或代採購單位核銷 提供使用者建立該系所自訂的經費分類代碼, 俾進行更利詳細分析的經費管理方式 為查詢某類型購案 ( 如 : 請購申請 ) 之處理情形適用 8. 決標統計代辦採購單位為統計決標資料用 部門請購適用 計畫請購適用 本校未啟用此功能 部門請購適用 計畫請購適用 本校未啟用此功能 部門請購適用 部門請購適用 計畫請購適用 本校未啟用此功能 二 新增請購 ( 一 ) 請購申請 ( 先請購後核 ): 辦理 1 萬元以上案件, 需先填具請購單再核銷 1. 請選擇新增請購 2. 請選擇請購申請 ( 先請購後核 ) 3. 請按下一步

3 1. 依序至 用途說明 計畫編號 經費用途 分類 科目 金額 品名 / 數量 / 金額 填入相關請購資料後, 請選取 存入 1. 輸入請購內容之摘要 2. 點選欲請購之計畫代碼 3. 點選欲請購之經費用途 4. 點選自訂的經費分類 7. 按存入 5. 點選會計科目 6. 輸入請購金額 8. 編輯品名 / 規格 / 用途. 單位. 數量和總價 2. 先申請請購時, 不需編輯 受款人, 故請選取 取消 點選取銷

4 3. 系統自動產出請購單, 請選取 確定 印出, 並循校內程序陳核 點選確定

5 4. 待請購單簽核完畢, 依程序辦理核銷, 請點選 購案管理 購案類別 - 請購申請, 並選取原請購單編號後, 辦理核銷 1. 點選購案管理 2. 點選請購申請 4. 點選報銷 3. 點選原申請購案編號 5. 請點選 實支核銷 1. 點選實支核銷 2. 點選下一步

6 6. 請確認原請購項目 計畫編號 分類 科目與金額是否正確 7. 請編輯受款人相關資料後存入 3. 存入 1. 編輯受款人 2. 編輯發票 受款人名稱帳號與金額

7 8. 列印支出憑證粘存單, 並將廠商發票或收據黏貼於粘存單上, 循校內程序送出辦理 核銷, 即完成交易 點選確定

8 ( 二 ) 直接核銷 :1 萬元以下經費直接辦理核銷 1. 請選擇新增請購 2. 請選擇直接核銷 3. 請按下一步 1. 依序至 用途說明 計畫編號 經費用途 分類 科目 金額 品名 / 數量 / 金額 填入相關請購資料後, 請選取 編輯受款人 1. 輸入請購內容之摘要 7. 編輯受款人 2. 點選欲請購之計畫代碼 3. 點選欲請購之經費用途 4. 點選會計科目 5. 輸入請購金額 6. 編輯品名 / 規格 / 用途. 單位. 數量和總價

9 2. 擬報銷是項經費已代墊者, 請於受款人代碼處輸入身份證字號 ; 若需付予廠商者, 請輸入廠商統編, 無統編者, 請輸入收據上店戳之編號 2. 點選存入 1. 依序輸入欄位 3. 存入後, 系統自動產生請購單號, 並詢問是否列印支出憑證黏存單, 請輸入 確認 點選確定

10 4. 請於系統列印支出憑證黏存單後, 將廠商發票或收據黏貼於粘存單上, 並經相關權 責人員核章後, 循程序送請報核 5. 為簡化使用者操作流程, 系統自動詢問是否新增直接核銷請購單 系統自動詢問是否新增直接核銷請購單

11 6. 需繼續核銷者, 請點選 確定, 系統自動帶出直接核銷請購畫面, 以簡化使用者 操作流程 7. 若不需再繼續操作者, 請點選 取消, 完成請購並回購案管理畫面

12 ( 三 ) 圖書請購 : 辦理書刊請購用, 其做法同 請購申請 ( 先請購後核 ), 請參閱 P:11 ( 四 ) 其他 ( 手填簽案 ):1 萬元以上, 非例行性案件需先專案簽准後始可動支者 ( 如辦理研 討會 交流活動等 ) 1. 請選擇新增請購 2. 請選擇其他 ( 手填簽案 ) 3. 請按下一步 1. 依序至 用途說明 計畫編號 經費用途 分類 科目 金額 填入相 關簽案請購資料後, 請選取 存入 1. 填列用途說明 3. 存入 2. 填列計畫編號 用途別與金額

13 2. 系統自動顯示請購案號與金額, 請將該案號填入簽案內, 並依流程送出陳核 將請購編號填入簽案中 3. 待完成簽核程序, 因辦理活動中部分項目需直接付現 ( 如 : 講者出席費 影印或文 具等 ), 若需申請暫借款 ( 可於原簽呈註明或另案簽辦 ), 請將暫借款單紙本送交會 計室, 協助辦理線上暫付作業 由系統可查詢會計室已協助辦理暫付

14 4. 活動完成後, 於線上辦理轉正與歸墊作業 ( 轉正 : 已借支經費核銷 ; 歸墊 : 借支經 費賸餘現金歸還學校 ) 1. 點選購案管理 2. 點選其他 ( 手填簽案 ) 4. 點選報銷 3. 點選原申請購案編號 1. 點選轉正核銷 2. 點選轉正核銷

15 5. 選取 轉正 選項, 辦理原借支經費核銷 4. 點選編輯受款人 2. 填入計畫編號等資料 1. 修改用途說明 3. 填入品名與金額等資料 2. 點選存入 1. 填入品名與金額等資料

16 6. 輸入完成後, 系統自動列印支出憑證, 並請將廠商發票與收據依序黏貼於粘存單 點選確定

17 7. 若有賸餘現金需歸還學校時, 請至 購案管理, 選取 購案類別 - 其他 ( 手填簽案 ), 並點選原購案編號後, 再選擇 核銷 1. 點選購案管理 2. 點選其他 ( 手填簽案 ) 4. 點選報銷 3. 點選原申請購案編號 8. 選取 歸墊核銷 下一步 1. 點選歸墊核銷 2. 點選下一步

18 9. 確認 用途說明 與 計畫編號 等資料, 並視情形修改 4. 點選編輯受款人 2. 填入計畫編號等資料 1. 修改用途說明 3. 填入品名與金額等資料 10. 填入受款人資料後存入系統 2. 點選存入 1. 填入品名與金額等資料

19 11. 完成後, 系統自動跳回購案管理, 可看到完整購案 ( 五 ) 差旅 / 工作 / 鐘點 / 薪資 : 凡支付給個人之酬勞或旅費適用, 例如工讀金 獎助學金 專兼任助理薪資 國內差旅費等, 以下以印領清冊為例, 請選取新增請購 鐘點費 清冊 1. 點選新增請購 2. 點選差旅 / 工作 / 鐘點 / 薪資 - 印領清冊

20 1. 依序輸入 用途說明 計畫編號 經費用途 科目 金額, 並依案件性 質選取 清冊類別 後, 可選擇 (a) 輸入身份證號等資料或 (b) 採轉入 CSV 檔方式 1. 點選用途說明 2. 依序填入計畫編號等資料 3. 選擇清冊類別 4. 選擇轉入 CSV 檔 2. 採轉入 CSV 檔方式者, 請至 Excel 按清冊畫面標題順序, 依序輸入受領人基本資料

21 3. 將 Excel 檔案另存為 CSV 檔案 另存為 CSV 檔 4. 點選 轉入 CSV 檔案 後, 將檔案上傳至系統 2. 選取瀏覽, 找到檔案後上傳 1. 點選轉入 CSV 檔

22 5. 系統將 CSV 檔案轉入後, 存入 點選存入 受領人資料完成轉入 6. 經完成輸入後, 請點選 確定 點選確定

23 7. 系統自動列印清冊經, 並檢附相關證明資料後, 依程序送出 8. 系統自動詢問是否需新增請購單, 若不需繼續作業, 請點選 取消 點選取消

24 9. 系統跳回購案管理, 可確認此筆請購單確已完成 三 購案管理 ( 一 ) 基本功能 : 使用者可方便地查詢各種類別的購案和購案狀態 ( 已審或未審 ) 購案管 理也提供讓使用者修改 刪除 複製, 及暫借款之轉正 歸墊的功能 1. 點選購案管理 2. 點選購案類別 3. 可查詢購案進度 ( 結案, 代表傳票開立完成 ) 4. 可查詢購案進度 ( 已審 : 會計室已審核完畢結案 : 已開立傳票 )

25 注意 請購申請 ( 先請購後核 ) 必頇等待會計室審核通過後, 系統才會允許候續報 銷之作業, 而會計室已審之購案將無法再執行修改與刪除的功能 功能鍵 : 1. 內容 : 查詢購案摘要 編號與科目等訊息 2. 刪除 : 刪除整筆購案 3. 報銷 : 請購申請 手填簽案或暫付款沖轉適用 4. 複製 : 之前曾做過類似購案, 可複製購案內容, 減少輸入程序 5. 列印 : 可列印支出憑證黏存單 ( 二 ) 複製功能 : 之前曾做過相同類似的購案, 可利用複製功能簡化請購程序 1. 請至 購案管理 畫面點選之前做過相同類似的購案, 再點取 複製 功能 1. 點選購案管理 2. 點選購案類別 4. 點選複製 3. 找尋類似購案

26 2. 系統自動顯示舊購案相關資料, 使用者可修改內容 ( 如摘要 金額等 ) 修改金額 3. 修改完成後, 系統詢問是否需列印清冊表單

27 4. 系統自動列印清冊經, 並檢附相關證明資料後, 依程序送出 5. 系統自動列印清冊, 請檢附相關證明資料後, 依程序送出 購案完成

28 四 經費授權 ( 一 ) 功能 : 若 A 部門 ( 計畫 ) 的主持人, 希望授權給三個單位 ( 助理 ) 協助控帳 ; 或者是一筆購案需動支 A 部門 ( 計畫 ) 與 B 部門 ( 計畫 ) 經費時,B 部門 ( 計畫 ) 主持人可將該部門 ( 計畫 ) 之經費授權給 A 部門 ( 計畫 ) 主持人 使用經費授權的功能, 必頇使用主持人的帳號登入, 點選 經費授權, 始可辦理授權 計畫經費之授權亦同 1. 點選經費授權 2. 點選計畫 6. 存入 3. 點選被授權人使用帳號 4. 點選經費用途 ( 要確定, 否則被授權人會無法看到計畫 ) 5. 授權權限 : 查詢, 可看到計畫整體支用情形 ; 請購, 授權請購權限 ; 金額, 授權請購金額上限 ( 二 ) 完成授權後, 被授權人可以其使用者帳號進入系統辦理請購查詢

29 ( 三 ) 被授權人選擇新增請購之購案類別後, 點選 ( 計畫編號 ), 可看到被授權的計畫項目, 且計畫編號前會有 授 字, 此代表為被授權的計畫 無法查詢, 係因本案例未授權查詢功能 被授權之計畫 五 經費分類 ( 一 ) 功能 : 經費分類主要係提供使用者依需要自訂分類的類別 ( 例如計畫配合款 老師 用途等項目 ), 並讓使用者可根據自訂的類別將購案進行分類, 方便使用者管理 ; 進行分類以管理其使用情形 注意 計畫請購查詢無此項功能 點選經費分類

30 ( 二 ) 年度開帳分類 1. 輸入自訂類別的代號和名稱, 完成設定之後按 存入 2. 點選存入 1. 輸入擬定之代碼與類別名稱 2. 辦理新增購案時, 點選請購視窗之 編輯經費 的 分類 欄位, 系統自動產生分 類號後, 請依需求逐案輸入 點選分類

31 3. 需統計分類支用情形時, 請至 經費分類 點選 條件預覽 2. 點選條件預覽 1. 點選經費分類 4. 點選 購案種類, 選擇分類類別 1. 點選購案種類, 選擇分類類別 2. 點選查詢

32 5. 系統自動核算點選之分類號經費支用情形 ( 案例為教育部卓越計畫配合款 ), 可依需 求選擇列印或轉出 Excel 功能鍵說明 : 1. 列印 : 可印出紙本 2. 回上頁 : 回經費分類主畫面 3. 轉出 Excel: 轉出至 Excel, 自行加工 ( 三 ) 年度進行中分類 1. 年度進行中新增計畫配合款, 對於已完成核銷案件之分類適用, 於 經費分類 項下, 新增 類別名稱 後存入 3. 存入 1. 點選經費分類 2. 新增類別名稱

33 2. 點選 全部預覽 點選 全部預覽 3. 系統自動顯示該年度已核銷所有購案 ( 包括未審 未結案 ), 選擇擬分類之購案編 號 選取擬分類之購案編號

34 3. 選擇 分類代碼 後, 存入 選取 分類代碼 4. 系統跳回原畫面, 可查閱新分類計畫之配合款金額

35 六 購案查詢 ( 一 ) 功能 : 購案查詢之主功能, 可查詢先前已完成購案之記錄 點選 購案查詢 後, 系統會出現 部門預算請購查詢條件設定 畫面, 讓使用者過濾欲查詢的購案 1. 點選購案查詢 2. 設定擬查詢項目 3. 開始查詢 ( 二 ) 系統會將選擇之計畫在過濾條件範圍內的顯示全部購案, 使用者可列印或轉出 EXECL 檔, 自行加工或統計 功能鍵說明 : 1. 切換列印格式 : 網頁瀏覽以較大字體及版面顯示, 為方便印在 A4 Size, 要列印時請點選 切換列印格式 進行列印 2. 轉出 Excel: 轉出至 Excel, 自行加工

36 ( 三 ) 若選擇列印紙本, 請點選 切換列印格式 進行列印, 因網頁瀏覽係以較大字體及 版面顯示, 為符合列印 A4 Size, 需先切換列印畫面 直接列印出查詢結果 列印出的報表格式

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