公式和函数入门 执行计算, 不管简单还是复杂, 都是枯燥乏味且耗时的事情 您可以使用 Excel 函数和公式为您执行这些计算 现在学习本教程了解如何使用公式和函数 开始之前... 1 1. 创建简单公式... 2 2. 自动更新公式结果... 4 3. 利用 SUM 函数添加范围... 5 4. 利用自动填充复制公式... 7 5. 使用自动求和快速计算... 8 6. 编辑公式... 10 课程摘要卡... 12 开始之前 将要学习的内容 完成此教程后, 您将能够 : 创建简单公式以执行基本数学计算 自动更新公式结果 使用函数简化公式 复制公式 编辑公式 要求 Excel for Mac 2011 基本 Excel 技巧, 包括如何打开工作簿, 选择单元格 列和行 提示如果您是第一次使用 Excel, 请首先学习教程教程 :Excel 基础知识 练习文件 应按顺序观看指导教程 在学习教程时, 下载并使用此练习文件进行实践体验 FunctionFormulas.xlsx (12 K) 估计的完成时间 : 20 分钟 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 1
1. 创建简单公式 可以通过使用公式在工作表上计算值 例如, 可以使用公式计算每月杂货开支, 或者查明为某支股票支付的平均金额 现在输入公式计算某个发票项的总到期金额 打开练习文件, 该文件位于此教程的开始部分 单击单元格 D11 在编辑栏中单击, 然后键入等号 (=) 提示如果看不到编辑栏, 请单击 视图 > 编辑栏 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 2
单击单元格 B11, 然后键入星号 (*), 星号就是乘号 提示若要在工作时隐藏功能区, 请单击功能区右侧的 单击单元格 C11 单元格 B11 和 C11 以不同颜色显示, 这表示它们是公式的一部分 按 RETURN Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 3
注意, 结果单元格 (D11) 中显示公式的结果 ( 13,988.00) 提示 工作表上的每个单元格都具有一个单元格引用或 地址 单元格引用是单元格占据的坐标集合 例如, 出现在列 B 和行 3 交叉处的单元格的引用就是 B3 可以在公式中使用单元格引用而不键入单元格的编号 位于编辑栏左侧的 名称 框中显示所选单元格的单元格引用 所有的公式都以等号 (=) 开头 乘号 (*) 称为运算符 其他基本数学运算符还有 : 加号 (+) 减号 (-) 和除号 (/) 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 在编辑栏创建简单公式 2. 自动更新公式结果 如果更改公式中使用的单元格值, 则 Excel 可以自动更新结果 您根本不必更改公式, 因为公式中使用的是单元格引用而不是值 现在更改某个项的单价, 看看结果如何更新 单击单元格 C11 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 4
在该单元格中键入 199.99, 然后按 RETURN 键 提示按 RETURN 键 确认 输入或更改并计算新结果 若要取消编辑模式而不确认更改, 则按 ESC 键 注意, 单元格 D11 中的更新结果 ( 10,399.48) 可反映出单元格 C11 中的更改 提示 若要删除某个公式或某个公式的结果, 请单击包含结果的单元格, 然后按 DELETE 键 ( 或 MacBook 键盘上的 FN+DELETE) 删除公式或公式结果不会删除单元格格式 ( 例如, 底纹或货币数值格式 ) 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 更改公式中的单元格值并确认结果自动更新 3. 利用 SUM 函数添加范围 在 Excel 中, 函数就是预定义公式 例如,SUM 函数可以将指定的某个区域的值加起来, 这样就不必在每个值之间键入加号 (+) 运算符了 换句话说, 可以将函数用作快捷方式, 这样就不必手动创建公式了 现在使用 SUM 函数计算发票上的总单位数量 单击单元格 B15 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 5
在编辑栏中, 键入 =SUM( 选择单元格 B11 B12 B13 和 B14 选定单元格周围将出现点线框 按 RETURN 注意, 单元格 B15 中显示公式结果 提示若要了解结果的公式, 请单击单元格 B15 并查看编辑栏 结果的公式是 =SUM(B11:B14) 提示 表示法 B11:B14 称为 范围引用, 这表示公式包括从单元格 B11 到单元格 B14 这个范围中的所有内容 可以直接将范围引用键入公式而不选择单元格 范围引用可以跨越多个行和列 例如, 公式 =SUM(B11:C14) 会将从单元格 B11 到单元格 C14 的所有值相加在一起 可以在公式中包含非相邻的单元格, 如 =SUM(B11,C13,D11) Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 6
在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 在基本公式中使用 SUM 函数 4. 利用自动填充复制公式 利用自动填充, 可以将公式复制到同一行或列中的其他单元格中, 这样就不必在一个工作表上的若干个位置中重复键入公式了 现在使用自动填充复制我们在前面创建的公式, 以计算每个项的总到期金额 单击单元格 D11, 然后将鼠标指针悬停在该单元格的右下角上, 直到其显示为黑色加号为止 跨单元格 D12 D13 和 D14 拖动鼠标指针 注意, 单元格 D12 D13 和 D14 中显示每个项的总金额 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 7
单击单元格 D14 注意, 编辑栏包含正确公式和单元格引用 =B14*C14 提示若要验证某个公式是否包含所预期全部单元格, 请在编辑栏中单击该公式 在验证公式之后, 按 ESC 键 提示 使用自动填充复制公式时,Excel 将自动在不同的行或列中调整单元格引用, 但在所有新结果单元格中使用相同的函数 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 使用自动填充将公式复制到同一行或列中的若干个单元格中 在编辑栏中标识所复制公式 5. 使用自动求和快速计算 通过使用自动求和, 可以使用某些最常用的函数 ( 如 SUM AVERAGE MAX 和 MIN) 进行快速计算 Excel 创建了该公式并包括函数和单元格引用 现在使用自动求和计算发票分类汇总而不必键入公式 单击单元格 D16 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 8
在 标准 工具栏上, 单击 自动求和 注意,Excel 将选择要在公式中包括的单元格范围, 在本例中为 =SUM(D11:D15) 按 RETURN 注意, 单元格 D16 中显示公式的结果 ( 15,379.71) 提示 若要使用其他常用函数 ( 如 AVERAGE MAX 和 MIN), 请单击 自动求和 旁边的箭头 可以使用自动求和在行和列中创建公式 单元格左上角的绿色三角形指示可能存在错误 若要更正错误, 请单击包含错误指示器的单元 格, 然后单击 以获取选项 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 9
在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 使用自动求和添加某个范围的单元格 6. 编辑公式 可以更改公式以包括不同单元格或者使用不同函数 既可以在编辑栏中编辑公式也可以直接在单元格中编辑公式 现在更正计算总到期金额的公式 单击单元格 D20 单击编辑栏 注意公式 =SUM(D19,D18,D16,D14) 包括一个多余的单元格引用 (D14), 这是不正确的, 因为单元格 D16 的发票分类汇总中已经包括了单元格 D14 中的值 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 10
在编辑栏中, 单击 D14 右侧, 然后按 DELETE 键 ( 或 MacBook 键盘上的 FN+DELETE) 四次 新公式应为 =SUM(D19,D18,D16) 按 RETURN 注意, 单元格 D20 中显示正确的总计 ( 16,686.99) 提示 若要在编辑公式时取消更改, 请按 ESC 键 若要直接在单元格中编辑公式, 请双击单元格 ( 或者按 CONTROL+U), 然后键入更改 在您继续之前确保您可以执行下列操作 : 或者在编辑栏中或者直接在单元格中编辑公式 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 11
课程摘要卡 若要 执行此操作 确定单元格的单元格引用 ( 或地址 ) 单击单元格, 然后查看位于编辑栏左侧的 名称 框 查看结果的公式 查找其他快捷函数 ( 例如, AVERAGE MAX COUNT NUMBERS MIN) 单击结果单元格, 然后查看编辑栏 如果看不到编辑栏, 请单击 视图 > 编辑栏 在 标准 工具栏上, 单击 自动求和 旁边的箭头 在输入或编辑公式时取消更改按 ESC 键 通过使用自动填充复制公式 单击包含要复制的公式的结果单元格 将鼠标指针悬停在该单元格的右下角上, 当其显示为黑色加号时, 跨要将公式复制到的单元格拖动鼠标指针 直接在单元格中编辑公式双击结果单元格 进入公式编辑模式的键盘快捷方式是 CONTROL+U 删除公式 在结果单元格中单击, 然后按 DELETE 键 ( 或者 MacBook 键盘上的 FN+DELETE) 还可以按 CONTROL 键并单击结果单元格, 然后单击 清除内容 更多提示 公式是生成值的一连串命令 ( 例如, 单元格引用和运算符 ) 函数是预定义的公式 ( 如 SUM 或 AVERAGE), 使用函数执行计算比使用基本公式方便得多 所有的公式都以等号 (=) 开头 指示要执行数学运算类型的四个运算符是 : 加号 (+) 减号 (-) 乘号 (*) 和除号 (/) 可以通过使用键盘上的数字键区键入这些运算符 表示法 B11:B15 称为 范围引用 例如, 公式 =SUM(B11:B15) 表示使用 SUM 函数将从 B11 到 B15 这个范围中出现的所有值加起来 可以在公式中包含非相邻的单元格, 如 =SUM(B11,C13,D11) 通过使用自动填充, 可以将公式复制到同一行或列中的单元格 Excel 自动调整单元格引用 Microsoft Office for Mac 2011: 公式和函数入门 12