Excel 2007 表格行和列的移动或复制 Excel 2007 工作表的插入与删除方法 Excel 2007 工作表的移动与复制 Excel 2007 中隐藏或显示行和列的方法 冻结或锁定 Excel 2007 表格的行和列 Excel

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1 Excel 2007 技巧篇 目录 保护 Excel 表格的隐藏单元格数据不被删除... 3 Excel2007 中数字格式与文本格式的互转... 6 使用 Excel2007 自动添加表格字段标题功能... 7 在 Excel2007 中快速删除重复数据项 PowerPoint2007 将 Excel 图表转为图形对象 用好精致美观的 Excel2007 文档主题样式 Excel2007 中的单元格定位快捷键 Excel2007 与 2003 中的功能项目数量比较 巧用热键快选 Excel2007/2003 可见单元格 小技巧恢复被弄乱的 Excel 菜单和工具栏 用 Excel 制作漂亮的工资条的方法 用 Alt 键玩转 Office2007 快捷键小魔术 Excel2007 公式常见显示错误原因与解决方法 Excel2007 界面详解 :Ribbon 功能区 用好 Excel 2007 六则小技巧帮你节省时间 Excel 2007 中用填充序列填数据的两种方法 用好 Excel 2007 中新增的多重条件函数 Excel 2007 中应用表样式而不新插入表 Excel 2007 中轻松设置文本的样式 Excel 2007 单元格中数据重定位的不同方式 Excel 2007 中使用表样式快速给表格加格式 在 Excel 2007 中用图形创造出水印效果 Excel 2007 文本颜色及其背景色的设置 Excel 2007 表格中应用或删除单元格边框 Excel 2007 中添加或删除工作表背景 Excel 2007 中应用 创建或删除单元格样式 Excel 2007 单元格应用或删除单元格底纹

2 Excel 2007 表格行和列的移动或复制 Excel 2007 工作表的插入与删除方法 Excel 2007 工作表的移动与复制 Excel 2007 中隐藏或显示行和列的方法 冻结或锁定 Excel 2007 表格的行和列 Excel 2007 单元格内容的移动或复制 用 Excel 2007 制作能互动的函数图像 举手之劳实现 Excel 2007 文档逆序打印 Excel 2007 中批量删除超链接的两种方法 Excel 2007 单元格内容的编辑与控制 Excel 2007 单元格及内容的合并 拆分 Excel 2007 中撤消 恢复或重复操作 Excel 2007 中更改列宽和行高的方法 在 Excel 2007 中添加 编辑或删除批注 Excel 2007 中对重复数据的巧妙处理 Excel 2007 中选择一个或多个工作表 管理 Excel2007 条件格式规则的优先级 Excel2007 实现双面打印的两种另类方法 Excel2007 帮您处理信息的十种主要方式 添加开关和参数定制 Excel2007 启动方式 八招设置 Excel2007 让我们用得更顺手 为 Excel2007 添加一个 双面打印 按钮 在 Excel2007 中快速删除重复记录 Excel2007 中插入页眉和页脚超简单 Excel2007 以人为本的 15 个新功能挨个看

3 保护 Excel 表格的隐藏单元格数据不被删除 如果 Excel 表格中含有隐藏行或者隐藏列, 我们简单用全选所有单元格再按 Del 键删除数据的时候, 会发现隐藏单元格的数据也跟着被删除了 今天我们介绍一个 Excel 中的数据删除小技巧 在批量删除数据时保护隐藏单元格的数据不被删除 比如下图的 Excel 表格, 有五列数据 现在我们隐藏 C 列和 D 列的数据 ( 用鼠标右键点击 C, 从菜单中选择 隐藏 ) 3

4 如果我们只是简单地全选所有数据, 按下 Del 键, 当我们展开隐藏列时, 会发现所有的数据都被删除了 展开隐藏列方法 :Excel2007 中, 在 开始 选项卡中选择 格式 - 隐藏和取消隐藏 - 取消隐藏列, 或者按快捷键 Ctrl+Shift_) 其他 Excel 版本, 点击菜单 格式 - 列 - 取消隐藏 4

5 现在我们想保留隐藏列中的数据, 只删除其他的数据, 该怎么办呢? 在隐藏列的状态下按 F5 键, 调出 定位 对话框 点击 点位条件 按钮, 在弹出的定位条件对话框中选择 可见单元格, 按 确定 按钮返回 现在, 再全选所有数据范围, 按下 Del 键删除数据 展开隐藏列, 原来的数据还好好地呆在里面呢! 5

6 充分利用这个技巧, 可以帮助我们在 Excel 中游选择地删除数据 Excel2007 中数字格式与文本格式的互转 本文介绍在 Exce2007 中如何采用不同的方法完成数字格式和文本格式的转换 数字格式转文本格式数字格式转文本格式的操作大家比较熟悉 : 选择单元格, 点鼠标右键, 从菜单中选择 设置单元格格式 从弹出菜单中的 数字 选项卡中选择 文本 即可 6

7 或者在数字前面添加一个半角的单引号 ' 文本格式转为数字格式针对上述两种不同的转换方式, 自然也有不同的逆转方法 对于采用 设置单元格格式 方式设置的数字文本, 我们一样采用选择单元格, 点鼠标右键, 从菜单中选择 设置单元格格式, 再从弹出菜单中的 数字 选项卡中选择 数值 即可 对于采用添加半角引号方法数值的数字文本, 我们可以这样操作 : 选择单元格, 单元格右边会出现黄色的! 号提醒标志, 提醒 此单元格中的数字为文本格式, 或者是前面有撇号, 点击! 号右边的小三角按钮 从下拉菜单中选择 转换为数字 即可 使用 Excel2007 自动添加表格字段标题功能 Excel 2007 中有自动添加表格字段标题的功能 当我们在 Excel2007 中进行表格数据的输入时, 如果给表格套用了表格样式, 只要在表格右侧的空白单元格里输入数据,Excel2007 会自动添加新的字段标题, 并自动辨别和套用适当的名称与格式 你只需专注后续重要数据的输入, 而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上, 非常方便 图示 : 自动添加字段标题 7

8 下面我们一起来看看怎样具体使用 Excel 2007 自动添加表格字段标题这个功能 先随意制作一个简单的表格 ( 如图 ) 框选表格数据 图示 : 制作表格 图示 : 框选表格在 Excel2007 Ribbon 功能区中为选中的表格数据套用表格格式 图示 : 为所选表格套用格式 8

9 在弹出的提示对话框中勾选 表包含标题, 表示我们现在所选表格的第一行就是标题行 否则 Excel 会为我们自动添加一个多余的标题行 图示 : 勾选 表包含标题 确定后表格如下图, 我们之前建立的表格已经套用上选择的表格样式了 图示 : 样式生效现在我们在作表右侧空白处继续输入数字 ( 下图的红框部分 ), 看看接下来会发生什么? 图示 : 输入数据触发自动标题 Excel 2007 自动添加表格字段标题功能生效 标题栏自动出现了 星期二 图示 : 自动添加表格字段标题 星期二 现在我们再在表格横向扩展区域输入一个数字 45, 如下图 ( 注意 : 输入数字的时候应该紧挨已有数据列, 不要跳列输入 ) 9

10 图示 : 继续输入数字标题栏自动出现了 星期三,Excel 2007 自动添加表格字段标题功能生效 图示 : 自动添加表格字段标题 星期三 现在我们将鼠标移动到表格有效范围的右下角 ( 下图红色圆圈部分 ), 当鼠标变成斜向双箭头的时候, 按下鼠标左健往右边拉伸, 扩宽表格范围 图示 : 准备用鼠标手柄扩宽表格 Excel 2007 自动添加表格字段标题功能会在标题栏中依次出现 星期四 星期五 星期六 星期日 非常方便 图示 : 扩宽表格也可以触发自动添加功能如果我们继续向右边扩宽表格, 标题栏中会出现 星期日 2 星期日 3 大家在使用的时候注意一下 图示 : 缺省自动填充结果我们将表格范围回缩至初始宽度 ( 两列 ), 将之前的 星期一 修改成 星期日, 重新扩宽表格, 看看 Excel 2007 的表现如何 图示 : 修改第一个标题为 星期日 10

11 我们看到, 表格字段标题在 星期日 后面依次自动生成 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六, 如果继续扩宽表格则会出现 星期六 2 图示 : 过度扩宽表格产生的字段下面我们总结一下 Excel 2007 自动添加表格字段标题这个功能的使用注意事项 : 1 需要先对表格套用表格样式 2 紧挨已有数据列输入数字,Excel 会自动填充字段标题, 跳列输入则功能无效 3 对表格用鼠标扩宽操作,Excel 也会自动填充字段标题 4 该功能的默认自动填充主要是字段内容的顺序增长, 表格扩宽过度可能会产生一些不合逻辑的字段内容, 使用时应注意 图示 : 表格扩宽过度可能会产生一些不合逻辑的字段内容 在 Excel2007 中快速删除重复数据项 Excel 以前的版本中, 可以通过 高级筛选 来删除重复记录, 在 Excle 2007 中不但保留了 高级筛选 这个功能, 而更为值得注意的是 Excel 2007 增加了一个 删除重复项 按钮, 从而这项操作变得更加方便 快捷 首先选择需要删除重复项的所有单元格 如果是要对所有数据进行这一操作, 可以任意选择一个单元格 在工具栏中选择 数据 选项卡, 再单击 排序与筛选 区中的 删除重复项 按钮 11

12 在弹出的 删除重复项 对话框选择要检查的字段, 最终将只对选中的字段进行比较 这里选择后三个字段 最后单击 确定 按钮, 多余的重复项就被删除了 PowerPoint2007 将 Excel 图表转为图形对象 在 PowerPoint 2007 中, 我们会经常尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象, 以便将图表的某些部分设置为不同格式 但是, 当我们尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象时, 转换功能不可用 这个功能在早期版本的 Office 中是可用的 比如在早期版本的 Office 中, 可以将 Excel 图表转换为 Office 图形对象 然后, 可以取消图形组合并将图表的某些部分设置为不同的格式 问题原因 : 在 2007 Office system 中,Office 图形对象功能已被替换 PowerPoint 2007 和 Excel 2007 现在共享相同的绘图功能 解决方法 : 若要在 PowerPoint 2007 中将 Excel 图表的某些部分设置为不同的格式, 请单击图表中要设置不同格式的部分 然后, 使用 设计 选项 和 格式 选项卡上适当的绘图工具对格式进行更改 用好精致美观的 Excel2007 文档主题样式 Excel2007 提供了很多非常精美的文档主题, 这些主题由一组字体 颜色 线条和填充效果预定义, 可以应用于整个工作簿并在不同的 Office 文档间共享 也可以通过指定主题元素来创建自定义的主题 样式基于当前的主题, 可以应用到 Excel 表 数据透视表 图表 图示和形状 这里有一个优秀的功能, 即实时预览 当鼠标移动某样式上时, 所选对象上将自动显示出应用该样式后的效果, 这可以帮助用户选择合适的样式 12

13 图 : 当鼠标移到库中的某样式上时, 所选表将临时呈现该样式应用后的效果如果内置的样式都不满足您的要求, 可以创建自已的样式, 但不能创建自已的图表样式 Excel 2007 也包括预定义的单元格样式, 可以应用于单个的单元格或区域, 有些样式独立于文档主题 当然, 您也可以创建自已的自定义单元格样式 Excel2007 中的单元格定位快捷键 本文介绍 Excel2007 中的单元格定位快捷键 技巧 : 使用 Shift 键与下表中的组合键组合使用, 可以选择单元格区域, 例如, 按 Ctrl+Shift+Home 组合键将选择从单元格 A1 开始到当前单元格的所有单元格 要选择当前区域, 即活动单元格所在的数据区域, 按 Ctrl+ Shift+* 单元格 A1 当前行所在的 A 列 单元格定位 快捷键 Ctrl+Home Home 工作表中最后使用的单元格 ( 即使该单元格当前为空 ) Ctrl+End 数据区的第一行 ( 所提供的数据中无空单元格 ) 数据区的最后一行 ( 所提供的数据中无空单元格 ) 数据区的第一列 ( 所提供的数据中无空单元格 ) 数据区的最后一列 ( 所提供的数据中无空单元格 ) 下一个工作表 上一个工作表 Ctrl+ 向上箭头键 Ctrl+ 向下箭头键 Ctrl+ 左箭头键 Ctrl+ 右箭头键 Ctrl+PageDown Ctrl+PageUp 13

14 Excel2007 与 2003 中的功能项目数量比较 与 Excel2003 相比,Excel2007 中的功能项目数量范围大得多, 下面我们就来比较一下 项目 Excel 2003 Excel 2007 列 行 Excel 可以使用的内存 1GB Windows 允许的最大值 工作簿中独立的颜色 56( 索引的颜色 ) 43 亿 (32 位颜色 ) 独立的单元格格式 / 单元格样式 单元格中的条件格式 3 受可用的内存限制 表格或单元格区域中排序层级 3 64 自动筛选中下拉列表的项目 可以显示在单元格中的字符数 1024( 格式为文本时为 255) 单元格中可以打印的字符数 工作簿中单元格样式 公式中的字符数 公式中的嵌套层级 7 64 函数中的参数 使用查找全部可以找到的项目 ~65000 ~1 百万 数据透视表中的列数 透视表字段中的项目 ~1 百万 数据透视表中的字段数 巧用热键快选 Excel2007/2003 可见单元格 在对 Excel 工作表中的数据进行分类汇总后, 很多时候我们往往只需要汇总的结果而不需要原先参与汇总的数据, 于是你将汇总后的结果显示到 2 级, 即将参与汇总的数据隐藏起来, 然后选择并复制它们 可当你将它们粘贴到其他工作表后, 却发现原来隐藏的参与汇总的数据也被复制过来并显现出来 这该怎么办呢? 为解决该问题, 你可以重新进行如下操作 : 1. 将汇总后的结果显示到 2 级 ; 2. 对 Excel2003 来说, 在 编辑 菜单中, 单击 定位 命令, 然后单击 定位条件, 选中 可见单元格 复选钮, 最后单击 确定 按钮 14

15 对 Excel2007 来说, 单击 开始 选项卡, 在 编辑 组中, 单击 查找和选择, 然后单击 定位条件, 选中 可见单元格 复选钮, 最后单击 确定 按钮 ; 3. 将选中内容复制并粘贴到新工作表中 其实, 上面的步骤 2 可以用一个热键来代替, 即 Alt+;( 分号 ) 键, 因为该热键的作用即是只选取当前区域中的可见单元格 虽然功用一样, 但使用热键比使用命令可是快捷多了 小技巧恢复被弄乱的 Excel 菜单和工具栏 如果您的 Excel 应用程序中的菜单和工具栏无意中搞乱了, 例如调整了菜单项的位置 禁用了一些菜单项而又未恢复 删除了一些菜单项等, 您想要恢复为默认的状态, 这里有一个简便的方法 即删除 *.xlb 文件 这个文件这个目录中 :C:\Documents and Settings\< 用户名 >\Application Data\Microsoft\Excel 其中,< 用户名 > 代表您计算机上的登录名 对于 Excel 2003 来说, 该文件名为 Excel11.xlb 此时, 您不必担心 当您重新开启 Excel 时,Excel 会为您自动重新生成新的.xlb 文件 这里的秘密是 :Excel 将工具栏和菜单栏的配置存储在 xlb 文件中, 当您改变工具栏和菜单栏并退出 Excel 时, 当前的配置将会被保存到 xlb 文件 如果 xlb 文件被破坏, 那么在 Excel 启动时可能导致 Excel 崩溃 此时可以删除 xlb 文件或者重新命名 xlb 文件,Excel 将创建新的 xlb 文件 注 : 通常情况下, 该文件夹是隐藏的, 需要更改 文件夹选项 以显示所有的文件和文件夹 用 Excel 制作漂亮的工资条的方法 如何使用 Excel 进行工资条的制作, 也许有些网友使用已经很长时间了, 但如何更快更好的做出漂亮的工资条, 看看作者的方法吧 小问题难倒老财务, 也许你已经在财务口上工作多年, 也许你天天都要面对 Excel 那张老脸, 也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报, 把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工 可你是否想过, 找一个更简单更有效率的方法? 看起来这似乎有些困难 : 在工资明细表中, 工资的项目 ( 即表头 ) 一般只出现在表格开头的某一行, 而在工资条中, 为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头, 那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢? 如图所示, 这就是我们要完成的工作 ( 原工资表见图 1, 转换成工资条后的效果见图 2): 图 1 原工资表 15

16 图 2 转换后效果 条条大路通罗马, 不过路有远近之分, 方法也有难易之别, 这里给大家提供三种最简单易用的方法 方法一 : 宏命令控制法对于 Office 家族的宏功能, 大家或许早有耳闻, 但由于需要使用 VBA 进行编程, 所以宏一直让许多人望而却步, 不过要使用一个现成的宏就简单多了 首先打开要处理的 Excel 表, 选择 工具 宏 Visual Basic 编辑器, 在编辑器左边的窗口中用鼠标双击 Sheet1, 会出现代码编辑窗口, 在代码编辑窗口输入如下代码 ( 为了不破坏原有的工资表, 所以这里采用了将 Sheet1 的内容复制到 Sheet2 的方法, 所以最后的生成结果是在 Sheet2 中显示 ): Sub MakeSalaryList() Dim i As Integer Dim endrow As Integer ' 测出数据的最后一行 endrow = Sheet1.Range("a65536").End(xlUp).Row - 1 ' 把标题贴过去 Worksheets(1).Range("1:1").Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1)) For i = 3 To endrow ' 把每条数据抬头贴过去 Worksheets(1).Range("2:2").Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1)) ' 把数据贴过去 Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1)) Next i End Sub 关闭编辑器, 将自动返回到刚才的 Excel 表, 选择 工具 宏 宏, 将弹出如下对话框 :( 见图 3) 16

17 图 3 添加宏点击 执行, 将在 Sheet2 生成如 Gz-2 所示的转换成工资条, 怎样, 不复杂吧 当然, 如果你的表总 Sheet2 已经输入了别的内容, 就可以将他复制到 Sheet3 来生成, 代码修改也很简单, 把其中的 Sheet2 修改成 Sheet3 就可以了, 其它代码不变 用 Alt 键玩转 Office2007 快捷键小魔术 今天我们介绍一个 Office2007 中的一个特别之处 我们可以 Alt 键呼出 Office2007 菜单项快捷方式提醒信息, 十分方便快捷, 一起来用 Alt 键玩玩 Office2007 的小魔术吧! 打开一个 Office2007 组件, 这里我们用 Powerpoint2007 为例, 按下 Alt 键, 菜单栏上的按钮或菜单项上马上就会显示出一个个圈住字母的小方框, 这些方框中的字母就是每个选项卡对应的快捷方式 图示 :PowerPoint2007 菜单栏我们可以看到 开始 H 插入 N 设计 G 动画 A 幻灯片放映 S 审阅 R 视图 W 加载项 X 等 当然还有 F 对应的 Office 按钮 1 对应保存 2 3 对应返回和重做等 图示 : 按下 Alt 键以后, 显示快捷方式提示 17

18 继续按下这些菜单上相应的字母, 我们就可以其对应的分支选项界面 非常方便! 比如我们在这里按下 N 表示选择 插入, 插入 下面的分支项界面马上出现在我们眼前, 并且同样用带方框的字母标明了这些分支选项对应的快捷键 图示 : 按下 N 表示选择 插入 ( 图片较大, 请拉动滚动条观看 ) 我们再按下 P, 表示选择插入图片, 就可以看到插图图片的对话框了 怎么样? 这种快捷键的使用方式在以前还没有尝试过吧? 这个方法在 Word2007 Excel 2007 等 Office2007 组件中都可以运用, 帮助我们快速掌握与使用快捷键 下面是使用过程的动画演示, 我们想要在 Powerpoint2007 中插入图片, 我们就依次按下 Alt N P 即可 18

19 图示 : 想在 Powerpoint2007 中调出 插入 选项卡, 依次按下 Alt N 即可 Excel2007 公式常见显示错误原因与解决方法 Excel2007 的公式如果写错, 就会在单元格中显示各种各样的错误信息 看到这些奇怪的错误代码, 有的朋友可能会手忙脚乱, 甚至感到烦躁 其实, 任何错误均有它内在的原因, 下面我们就和大家探讨根据公式返回错误值的代码识别错误的类型和原因, 以及相应的处理方法, 帮助朋友们轻松地应对各种常见错误 错误显示 1:#####! 原因 : 单元格所包含的数字 日期或时间占位比单元格宽 解决方案 : 拖动鼠标指针更改列宽 错误显示 2:#NUM! 原因 : 顾名思义, 公式中的数字出现问题 类型错误, 或者数字超出 Excel 表示的有效范围 解决方案 : 让数字类型和大小都符合要求 错误显示 3:#REF! 原因 : 公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖 解决方案 : 临时修改后及时 撤销, 恢复单元格原状 错误显示 4:#VALUE! 原因 a: 需要数字或逻辑值时输入了文本, 如单元格 B1 为数字 15, 单元格 B2 为文本, 则 B3 中输入公式 =B1+B2 将返回错误值 #VALUE! 解决方案 a: 确保公式引用的单元格中包含有效值 上例中可在 B3 中输入 =SUM(B1:B2), SUM 函数忽略文本, 所以结果显示 15 原因 b: 本来应该引用单一数值, 却引用了一个区域 解决方案 b: 将数值区域改成单一数值, 或者修改数值区域, 使其包含公式所在的数据行或列 Excel2007 界面详解 :Ribbon 功能区 Office2007 的界面和以往版本相比有很大的变化, 最大的变化就是使用功能区 (Ribbon) 代替了以前版本中的菜单和工具栏 今天我们详细介绍 Excel 2007 的功能区 (Ribbon) 一 Excel2007 功能区 (Ribbon) 概况下图就是 Excel 2007 的界面, 大家点击看大图可以更清楚一些 图中紫色圆圈部分是 Microsoft Office 按钮 绿色部分是快速访问工具栏 红色部分是功能区 (Ribbon) 桔色部分是智能化的屏幕提示 蓝色部分是鼠标右键点击单元格出现的微型工具栏和快捷菜单 19

20 图示 :Excel2007 界面 Office2007 的功能区 (Ribbon) 由不同的内容组成, 包括对话框 库 一些熟悉的工具栏按钮 在每个 Office 应用程序中,Ribbon 有不同的内容, 但都位于应用程序顶部且由类似的组件组成 选项卡 : 位于 Ribbon 的顶部 标准的选项卡为 开始 插入 页面布局 公式 数据 审阅 视图 加载项, 缺省的选项卡为 开始 选项卡, 用户可以在想选择的选项卡上单击在选择该选项卡 组 : 位于每个选项卡内部 例如, 开始 选项卡中包括 剪贴板 字体 对齐 等组, 相关的命令组合在一起来完成各种任务 命令 : 其表现形式有框 菜单或按钮, 被安排在组内 注 : 在任一选项卡中双击鼠标可以隐藏功能区 (Ribbon), 在隐藏状态下, 可单击某选项卡来查看 Ribbon 并选择其中的命令 再次双击鼠标功能区 (Ribbon) 恢复显示 关于 Ribbon 用户界面比尔 盖茨说, Office 2007 采 Fluent/Ribbon 用户界面, 微软冒着一定风险 多年以来, 在我们的 Windows 和 Mac 软件中, 采用 文件, 编辑, 视图 的菜单模式, 俨然成为标准 但是我们发现这样做隐藏部分功能 现实情况是, 下拉菜单越来越长, 用户根本不清楚菜单底部的选项 这意味着用户要求我们实现的功能, 其实我们早已经具有了 Office 2007 采用 Fluent/Ribbon 图形用户界面后, 微软在 Office 2008 for Mac 中采用了类似的概念 微软还授权第三方开放商来增强 Ribbon 的功能 盖茨说, 所以我们认为, 如果不改变 UI, 那么用户将对不知道使用一些功能 所以我们采用 Ribbon 主题 我们进行了严禁的可用性测试, 我们得到了十分积极的反馈 现在,Fluent/Ribbon 不仅在 Office 中采用, 微软还将其做为 Windows 7 的图形界面的一部分 盖茨说, Ribbon 从 Office 2007 真正开始, 但是我们希望它扩展到所有的软件中 已经证明该界面能很好地适合触摸屏, 并能充分发挥软件地功能 下面我们详细介绍 Excel2007 的功能区 20

21 图示 :Excel2003 界面二 功能区 (Ribbon) 中的选项卡在 Excel 2007 的中, 功能区 (Ribbon) 将相关的命令和功能组合在一起, 并划分为不同的选项卡, 以及根据所执行的任务出现的选项卡 Excel2007 的 开始 选项卡 图示 :Excel 2007 的功能区中, 每个选项卡都包含多组相关的命令如果想插入一个对象, 则选择功能区 (Ribbon) 的 插入 选项卡, 其中包括可以在工作表中插入的对象和相关命令 ; 如果继续选择 插入 中的 图表, 功能区则会出现与图表相关的选项卡 也就是说, 用户可以很容易找到当前需要使用的命令, 而不必像原先一样, 一个菜单一个菜单地查找 与标准的选项卡一样, 功能区 (Ribbon) 中会出现与当前任务相关的其它两类选项卡 : 上下文选项卡和程序选项卡 在使用 艺术字 图表或表时, 会出现上下文选项卡 例如, 选择图表时, 在 图表工具 下会增加出现 设计 布局 格式 选项卡, 这些上下文选项卡为操作图表提供了更多合适的命令 当没有选中这些对象时, 与之相关的上下文选项卡也将隐藏 21

22 图示 : 在选择了 图表工具 后出现的上下文选项卡在使用某种创作模式或视图时, 程序选项卡会替换标准选项卡 例如, 在点击了 打印预览 命令后, 打印预览选项卡将取代标准选项卡 图示 : 在选择了 打印预览 命令后出现的程序选项卡 开发工具 选项卡 开发工具 选项卡该选项卡中包含了与程序开发和 XML 功能相关的命令, 平时这个选项卡是隐藏的 要在功能区 (Ribbon) 中显示隐藏的 开发工具 选项卡, 必须在按下圆形的 Office 按钮, 选择菜单中的 Excel 选项 - 常用, 勾选的 在功能区显示 开发工具 选项卡 在功能区中的一些组中, 例如图 1 中的 剪贴板 字体 对齐方式 等, 其右下角有一个小图标, 称为对话框启动器 单击该图标, 将打开相关的对话框或带有一组命令的任务面板, 允许选择更多的选项 22

23 图示 : 单击剪贴板右下角的对话框启动器后, 出现任务面板三 功能区 (Ribbon) 中的智能屏幕提示 Excel 2007 的功能区中增强了工具提示功能 当将鼠标指向在功能区中某命令上时, 弹出的悬浮窗口中不仅显示该命令的名称, 而且将提示其详细的功能或使用描述, 例如该命令的快捷键 该命令执行的操作 典型使用情况, 有图形化演示命令执行的操作还可以可显示可以打开来访问更多选项的对话框 图示 : 鼠标指向 合并和居中, 出现智能屏幕提示如果想要取消智能提示, 可以按下圆形的 Office 按钮, 选择菜单中的 Excel 选项, 在 Excel 选项 对话框的 常用 选项卡中, 可以选择 屏幕提示样式 为 不在屏幕提示中显示功能说明 或 不显示屏幕提示 用好 Excel 2007 六则小技巧帮你节省时间 本文将介绍一些鲜为人知的 Excel 2007 操作技巧, 它们将帮助您更加高效地使用 Excel 它们主要是针对启动 Excel 2007 时默认的设置作改进, 从而使得 Excel 用起来更高效 如果使用下面介绍的这些自定义选项, 需要单击 Office 按钮, 然后单击 Excel 选项 按钮打开 Excel 选项 对话框 ( 除了最后一个 ) 1. 更改默认工作表数默认情况下, 当打开 Excel 时, 会新建一个空白工作簿, 该工作簿包含 3 个空白工作表 但你是否会总是用到这 3 个工作表呢? 或者如果可能会用到更多的工作表呢? 事实上, 这个数值可以被更改为从 1 到 255 的任何数值 当然, 很少有人会用到 255 个工作表 在 Excel 选项 对话框的 常规 选项卡中, 可以将新建工作簿时 包含的工作表数 更改为你所希望的数值, 如图 1 所示 23

24 图 1 2. 更改最近使用的文档列表数当使用 Excel 2007 打开过若干工作簿后, 单击 Office 按钮 就会看到在右边窗格中列出最近使用的文档列表 默认情况下这个列表的数目为 17, 我们也可以将其更改为从 1 到 50 之间的任意数值 单击 Excel 选项 对话框中的 高级 选项卡, 然后在 显示 区域的 显示此数目的 最近使用的文档 右侧设置自己所希望的数值即可, 如图 2 所示 图 2 24

25 3. 更改用户名称有些事情挺简单, 但几乎没人用到 添加用户名称可以使你将来的文档中嵌入名称作为作者名 当打开工作簿属性对话框时, 可以看到作者的署名 如果要更改用户名称, 可以在 Excel 选项 对话框的 常规 选项卡中进行更改, 如图 3 所示 图 3 4. 更改标准字体当你保存工作簿时, 是否会经常将字体和字号更改为另一种大小? 如果这样的话, 可以将 Excel 的标准字体和字号更改为你所希望的类型 在 Excel 选项 对话框的 常规 选项卡可以更改标准字体, 如图 4 所示 图 4 25

26 5. 更改默认的文件存储位置在你保存工作簿时, 是否会经常在 另存为 对话框中寻找自己所喜欢的目标文件夹? 通过改变文件的存储位置, 可以避免这种情况的发生 这样每次存储文件时就会节省不少的时间 在 Excel 选项 对话框的 保存 选项卡中可以更改默认文件存储位置, 如图 5 所示 图 5 6. 自定义状态栏当在工作表中选中某些单元格时, 状态栏中会显示与所选项目相关的一些信息 例如, 当前选中的单元格数目 所选数据中的最大值与平均值等 这一功能非常实用, 它可以让你不必使用公式就能得到一些所需要的信息 右键单击状态栏可以打开 自定义状态栏 菜单, 从中可以选择状态栏中要显示或隐藏的项目, 如图 6 所示 26

27 图 6 Excel 2007 中用填充序列填数据的两种方法 使用 Excel2007 录入数据时, 经常会需要输入一系列具有相同特征的数据, 例如周一到周日 一组按一定顺序编号的产品名称等 如果经常用到同样的数据, 可以将其添加到填充序列列表中, 以方便日后的使用 第 1 种方法是自己手动添加一个新的自动填充序列, 具体操作步骤如下 1. 单击 Office 按钮, 然后单击 Excel 选项 按钮, 打开 Excel 选项 对话框 2. 单击左侧的 常规 选项卡, 然后单击右侧的 编辑自定义列表 按钮, 如图 1 所示 此时将会打开 自定义序列 对话框 27

28 图 1 3. 在 输入序列 下方输入要创建的自动填充序列, 如图 2 所示 图 2 4. 单击 添加 按钮, 则新的自定义填充序列出现在左侧 自定义序列 列表的最下方, 如图 3 所示 28

29 5. 单击 确定 按钮, 关闭对话框 图 3 第 2 种方法是从当前工作表中导入一个自定义的自动填充序列, 具体操作步骤如下 1. 在工作表中输入自动填充序列, 或者打开一个包含自动填充序列的工作表, 并选中该序列 2. 单击 Office 按钮, 然后单击 Excel 选项 按钮, 打开 Excel 选项 对话框 3. 单击左侧的 常规 选项卡, 然后单击右侧的 编辑自定义列表 按钮, 打开 自定义序列 对话框 此时在 从单元格中导入序列 右侧框中出现选中的序列, 如图 4 所示 图 4 4. 单击 导入 按钮, 序列出现在左侧 自定义序列 列表的最下方 29

30 用好 Excel 2007 中新增的多重条件函数 Excel 2007 中增加了 AVERAGEIF AVERAGEIFS SUMIFS COUNTIFS 和 IFERROR 五个函数, 它们都可以在一定范围内根据条件自行计算 特别是多重条件函数 AVERAGEIFS COUNTIFS 和 SUMIFS 给我们的工作带来了极大的方便, 如在年级段总成绩表中计算各班各科的平均分 及格率和优秀率时, 就不用先按班级排序 分班后再计算平均分和两率了 具体实现方法如下 : 1 先在 准考证号 这列单元格的下方空白单元格中输入班级, 然后到 姓名 列下方分别输入平均分 及格率和优秀率 2 在 语文 这列单元格下方 平均分 所对应的单元格中输入 =AVERAGEIFS(C2:C132,$G$2:$G$132,"=1") ( 如图 1) AVERAGEIFS 是利用多重条件计算指定范围的单元格平均值的函数 其语法格式是 : AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2 ),Average_range 是要计算平均值的单元格区域, 其中包括数字或包含数字的名称 数组或引用 ;Criteria_range1, criteria_range2, 是指在哪些单元格区域中指定条件 ;Criteria1, criteria2, 则是指具体条件是什么 公式中 Average_range 是指 C2:c132, 即 语文 这列的所有成绩 Criteria_range1 是指 G2:G132, 即班级这列数据, 而 G 前后所加的 $ 是为了接下来可以拖动填充另外的数学和英语学科 ($ 为绝对应用, 拖动公式时所引应用的单元格不发生变化 ) Criteria1 是指 "=1", 即条件为班级是一班 3 在 语文 这列单元格下方 及格率 所对应的单元格中输入 =COUNTIFS(C2:C132,">=90",$G$2:$G$132,"=1")/COUNTIF($G$2:$G$132,"=1") ( 如图 2) 30

31 COUNTIFS 是统计某个区域中满足多重条件的单元格个数 其语法格式是 : COUNTIFS(range1, criteria1,range2, criteria2 ),Range1, range2, 是指对哪些区域在统计时施加条件 Criteria1, criteria2, 是指具体条件是什么 公式中 Range1 是指 C2:C132, 即 语文 这列的分数 ;Criteria1 是指 ">=90", 即条件为分数大于等于 90; range2 是指 G2:G132, 即 班级 这列数据, 加 $ 也是为了方便拖动填充其它学科 ;criteria2 是指 "=1", 即条件为班级是一班 COUNTIF 函数是统计指定区域中满足给定条件的单元格个数的函数 其语法格式是 : COUNTIF(range,criteria),range 是一个或多个要计数的单元格, 其中包括数字或名称 数组或包含数字的引用, 空值和文本值将被忽略 criteria 是指按什么条件进行统计, 其形式可以为数字 表达式 单元格引用或文本 公式中 range 是指 G2:G132, 即 班级 这列所有单元格 ;criteria 是指 "=1", 意思是条件为班级是一班的同学 4 按照计算及格率的方法统计出优秀率, 即把 90 改为 120( 满分 150 时 120 分以上为优秀 ) 5 选中及格率和优秀率这两行, 在 开始 选项卡下的 数字 控件组下单击 % ( 百分比样式按钮 ) 转换为按百分比显示 还可以单击其后的 增加小数位数 和 减少小数位数 按钮来增减小数位数 ( 如图 3) 另外我们还可以利用 COUNTIFS 来统计各分数段的人数, 如统计语文成绩 120 分到 130 分之间的人数则输入 :=COUNTIFS(C2:C132,">=120",C2:C132,"<130") Excel 2007 中应用表样式而不新插入表 Excel 2007 里通过应用预定义表样式, 可以快速设置工作表的格式 但是, 应用预定义表样式时, 将为所选数据自动插入一个 Microsoft Office Excel 2007 表 如果不想在表中使用数据, 则可以将表转换为正常范围, 同时保留您应用的表样式格式设置 1 在工作表中, 选择要通过应用预定义表样式设置格式的单元格区域 2 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 套用表格式 3 在 浅色 中等深浅 或 深色 下, 单击要使用的表样式 提示创建一个或多个自定义表样式之后, 这些表样式将显示在 自定义 下 有关如何创建自定义表样式的信息, 请参阅套用 Excel 表格式 31

32 4 单击表中的任意位置 提示这将显示 表工具, 并添加 设计 选项卡 5 在 设计 选项卡上的 工具 组中, 单击 转换为区域 提示您还可以右键单击表, 然后单击 表格, 再单击 转换为区域 通过应用预定义表样式, 可以快速设置工作表的格式 但是, 应用预定义表样式时, 将为所选数据自动插入一个 Microsoft Office Excel 2007 表 如果不想在表中使用数据, 则可以将表转换为正常范围, 同时保留您应用的表样式格式设置 在工作表中, 选择要通过应用预定义表样式设置格式的单元格区域 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 套用表格式 在 浅色 中等深浅 或 深色 下, 单击要使用的表样式 提示创建一个或多个自定义表样式之后, 这些表样式将显示在 自定义 下 有关如何创建自定义表样式的信息, 请参阅套用 Excel 表格式 单击表中的任意位置 提示这将显示 表工具, 并添加 设计 选项卡 在 设计 选项卡上的 工具 组中, 单击 转换为区域 提示您还可以右键单击表, 然后单击 表格, 再单击 转换为区域 Excel 2007 中轻松设置文本的样式 Excel 2007 中, 您可以随意设置文本样式, 包括加粗 倾斜 下划线 删除线 上下标等 将文本格式设置为加粗 倾斜或带下划线 1 选择要设置格式的单元格 单元格区域 文本或字符 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 执行下列操作之一 : 要使文本加粗, 请单击 加粗 键盘快捷方式您也可以按 Ctrl+B 或 Ctrl+2 要使文本倾斜, 请单击 倾斜 键盘快捷方式您也可以按 Ctrl+I 或 Ctrl+3 要使文本带下划线, 请单击 下划线 键盘快捷方式您也可以按 Ctrl+U 或 Ctrl+4 32

33 注释若要应用其他类型的下划线, 请在 开始 选项卡上的 字体 组中, 单击 字体 旁边的 设置单元格字体格式 对话框启动器 ( 或者按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1), 然后在 下划线 列表中选择所需的样式 将文本设置为上标或下标格式 1 选择要设置格式的单元格 单元格区域 文本或字符 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 单击 字体 旁边的 设置单元格字体格式 对话框启动器 键盘快捷方式您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速显示 设置单元格格式 对话框的 字体 选项卡 在 特殊效果 下, 选择 上标 或 下标 复选框 将文本格式设置为带删除线 1 选择要设置格式的单元格 单元格区域 文本或字符 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 单击 字体 旁边的 设置单元格字体格式 对话框启动器 键盘快捷方式您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速显示 设置单元格格式 对话框的 字体 选项卡 3 在 特殊效果 下面, 选择 删除线 复选框 键盘快捷方式要在不使用对话框的情况下快速应用或去掉删除线格式设置, 请按 Ctrl+5 Excel 2007 单元格中数据重定位的不同方式 Excel 2007 中, 为了获得工作表数据的最佳显示效果, 可能需要重定位单元格中的数据 您可以更改单元格内容的对齐方式, 使用缩进来获得更好的间距, 也可以通过旋转以不同的角度显示数据 1 选择要重定位的数据所在的单元格或单元格区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 注释要取消对单元格的选择, 请单击工作表上的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 对齐方式 组中, 请执行下列一项或多项操作 : 33

34 要更改单元格内容的垂直对齐方式, 请单击 顶端对齐 垂直居中 或 底端对齐 要更改单元格内容的水平对齐方式, 请单击 文本左对齐 居中 或 文本右对齐 要更改单元格内容的缩进, 请单击 减少缩进量 或 增加缩进量 要旋转单元格内容, 请单击 方向, 然后选择所需的旋转选项 要使用其他文本对齐方式选项, 请单击 对齐方式 旁边的 对话框启动器, 然后在 设置单元格格式 对话框中的 对齐 选项卡上选择所需的选项 提示要居中或对齐跨越多列或多行的数据 ( 例如列标签和行标签 ), 请先单击 合并及居中 合并 ( 合并单元格 : 由两个或多个选定单元格创建的单个单元格 合并单元格的单元格引用是原始选定区域的左上角单元格 ) 选定的单元格区域 随后, 您便可以选择合并的单元格并按照本过程前面的说明重定位其单元格内容 注释 Microsoft Office Excel 无法旋转缩进的单元格或通过 水平 框 ( 位于 设置单元格格式 对话框中的 对齐 选项卡上 ) 中的 跨列居中 或 填充 对齐方式选项设置格式的单元格 如果所有选定的单元格都具有这些冲突的对齐格式, 则 方向 下的文本旋转选项将不可用 如果选择的内容中包括使用其他非冲突对齐方式选项设置格式的单元格, 则可以使用旋转选项 但是, 具有冲突对齐格式的单元格不会旋转 Excel 2007 中使用表样式快速给表格加格式 Excel 2007 提供了许多预定义的表样式 ( 或快速样式 ), 使用这些样式, 可快速套用表格式 如果预定义的表样式不能满足您的需要, 您可以创建并应用自定义的表样式 虽然您只能删除自定义的表样式, 但是可以去除任何表样式, 以便数据不再应用它 通过为表元素 ( 如标题行和汇总行 第一列和最后一列, 以及镶边行和镶边列 ) 选择 快速样式 选项, 可以进一步调整表格式 创建表时选择表样式 1 在工作表上, 选择要快速设置为表格式的一系列单元格 2 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 套用表格式 3 在 浅色 中等深浅 或 深色 下, 单击要使用的表样式 提示创建一个或多个表样式之后, 它们位于 自定义 下面 有关如何创建自定义表样式的信息, 请参阅创建或删除自定义表样式 为现有表应用表样式 1 在工作表上, 选择要应用表样式的表 提示这会显示 表工具, 同时添加 设计 选项卡 2 在 设计 选项卡上的 表样式 组中, 执行下列操作之一 : 单击要使用的表样式 34

35 提示使用箭头键在可用表样式中滚动 单击 更多 按钮, 然后在 浅色 中等深浅 或 深色 下, 单击要使用的表样式 注释如果 Excel 窗口的大小缩小, 则表样式将在 表样式 组中的 表快速样式 库中可用 提示创建一个或多个表样式之后, 它们位于 自定义 下面 有关如何创建自定义表样式的信息, 请参阅创建或删除自定义表样式 创建或删除自定义的表样式要点您创建的自定义表样式只存储在当前工作簿中, 因此不可用于其他工作簿 创建自定义表样式 1 要创建自定义表样式, 请执行下列操作之一 : 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 套用表格式 选择现有的表以显示 表工具, 然后在 设计 选项卡上的 表样式 组中, 单击 更多 按钮 2 单击 新建表样式 3 在 名称 框中, 键入新表样式的名称 4 在 表元素 框中, 执行下列操作之一 : 要设置元素的格式, 请单击该元素, 然后单击 格式 要去除元素的现有格式, 请单击该元素, 然后单击 清除 5 在 字体 边框 和 填充 选项卡上, 选择所需的格式选项, 然后单击 确定 提示在 预览 下, 可以查看所做出的格式更改对表有怎样的影响 6 针对要自定义的所有表元素, 重复步骤 4 和 5 7 要在当前工作簿中使用新表样式作为默认的表样式, 请选中 设为此文档的默认表快速样式 复选框 删除自定义表样式 1 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 套用表格式 2 在 自定义 下, 右键单击要删除的表样式, 然后单击快捷菜单上的 删除 注释当前工作簿中使用该表样式的所有表都将以默认的表格式显示 去除表样式 1 在工作表上, 选择要去除其当前表样式的表 提示这会显示 表工具, 同时添加 设计 选项卡 2 在 设计 选项卡上的 表格样式 组中, 单击 其他 按钮 35

36 3 单击 清除 提示表将以默认的表格式显示 选择表样式选项来设置表元素的格式 1 在工作表上, 选择要应用表样式选项的表格 提示这会显示 表工具, 同时添加 设计 选项卡 2 在 设计 选项卡上的 表样式选项 组中, 执行下列操作之一 : 要打开或关闭标题行, 请选中或清除 标题行 复选框 要打开或关闭汇总行, 请选中或清除 汇总行 复选框 要显示表的第一列的特殊格式, 请选中 第一列 复选框 要显示表的最后一列的特殊格式, 请选中 最后一列 复选框 要以不同方式显示奇数行和偶数行以便于阅读, 请选中 镶边行 复选框 要以不同方式显示奇数列和偶数列以便于阅读, 请选中 镶边列 复选框 在 Excel 2007 中用图形创造出水印效果 Excel 2007 中无法使用水印功能 如果要在每张打印的页面上显示图形 ( 例如, 用于指明信息属于机密信息 ), 您可以在页眉或页脚中插入图形 这样, 图形将从每页的顶部或底部开始显示在文本背后 您也可以调整图形大小或缩放图形以填充页面 1 单击要与水印一起显示的工作表 请确保只选中了一个工作表 2 在 插入 选项卡上的 文本 组中, 单击 页眉和页脚 3 在 页眉 下, 单击 左 中 或 右 框 4 在 页眉和页角工具 的 设计 选项卡上的 页眉和页角元素 组中, 单击 图片, 然后查找要插入的图形 5 双击图形将其插入页眉区域框中 6 要调整图形大小或缩放图形, 请单击 页眉和页脚元素 组中的 设置图片格式, 然后在 设置图片格式 对话框中的 大小 选项卡上选择所需选项 注释 对图形或图形格式所做的更改将会立即生效, 并且不能撤消 36

37 如果要在图形上面或下面增加空间, 请在 &[ 图片 ] 之前或之后单击, 然后按 Enter 开始新的一行 若要更换图形, 请选择 &[ 图片 ], 单击 插入图片, 然后单击 替换 在打印之前, 请确保页眉或页脚边缘留有足够的空间可用于自定义的页眉或页脚 要删除图形, 请选择 &[ 图片 ], 然后按 Delete Excel 2007 文本颜色及其背景色的设置 Excel 2007 中单元格中的文本颜色以及单元格背景色可以随意更改 对于背景色, 您可以使用纯色, 或者您可以应用特殊效果, 如渐变 纹理和图片 更改文本颜色 1 选择要用不同文本颜色来设置格式的单元格 ( 单元格 : 由工作表或表格中交叉的行与列形成的框, 可在该框中输入信息 ) 单元格区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 文本或字符 ( 字符 : 字母 数字 标点或符号 ) 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 执行下列操作之一 : 要更改文本颜色, 请单击 字体颜色 旁边的箭头, 然后在 主题颜色 或 标准颜色 下面, 单击要使用的颜色 要应用最近选择的文本颜色, 请单击 字体颜色 要应用提供的主题颜色和标准色以外的颜色, 请单击 其他颜色, 然后在 颜色 对话框的 标准 选项卡或 自定义 选项卡上指定要使用的颜色 更改文字的背景色 1 选择要用不同背景色来设置格式的单元格 ( 单元格 : 由工作表或表格中交叉的行与列形成的框, 可在该框中输入信息 ) 单元格区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 文本或字符 ( 字符 : 字母 数字 标点或符号 ) 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 执行下列操作之一 : 要更改背景色, 请单击 填充颜色 旁边的箭头, 然后在 主题颜色 或 标准颜色 下面, 单击要使用的背景色 要应用最近选择的背景色, 请单击 填充颜色 要应用提供的主题颜色和标准色以外的颜色, 请单击 其他颜色, 然后在 颜色 对话框的 标准 选项卡或 自定义 选项卡上指定要使用的颜色 对背景色应用图案或填充效果 1 选择要对其应用带有填充效果的背景色的单元格 ( 单元格 : 由工作表或表格中交叉的行与列形成的框, 可在该框中输入信息 ) 单元格区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 文本或字符 ( 字符 : 字母 数字 标点或符号 ) 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 37

38 器 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 单击 字体 旁边的 设置单元格字体格式 对话框启动, 然后单击 填充 选项卡 3 在 背景色 下面, 单击想要使用的背景色 4 请执行下列操作之一 : 若要使用包含两种颜色的图案, 请在 图案颜色 框中单击另一种颜色, 然后在 图案样式 框中单击一种图案样式 若要使用具有特殊效果的图案, 请单击 填充效果, 然后在 渐变 选项卡上单击所需的选项 提示如果调色板上的颜色无法满足您的需求, 则可以单击 其他颜色 在 颜色 框中, 单击所需的颜色 还可以在 颜色模式 框中选择一种模式, 然后键入 RGB( 红色 绿色和蓝色 ) 或 HSL( 色调 饱和度和亮度 ) 数字, 使其与所需的颜色底纹完全一致 Excel 2007 表格中应用或删除单元格边框 Excel 2007 中, 通过使用预定义的边框样式, 您可以在单元格或单元格区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 的周围快速添加边框 1 在工作表上, 选择要添加边框 更改边框样式或删除边框的单元格或单元格区域 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 执行下列操作之一 : 若要应用新的样式或其他边框样式, 请单击 边框 旁边的箭头, 然后单击边框样式 提示若要应用自定义的边框样式或斜向边框, 请单击 其他边框 在 边框 选项卡上, 在 线条 和 颜色 下, 单击所需的线条样式和颜色 在 预置 和 边框 下, 单击一个或多个按钮以 指明边框位置 在 边框 下有两个斜向边框按钮和 要删除单元格边框, 请单击 边框 旁边的箭头, 然后单击 无边框 注释 边框 按钮显示最近使用的边框样式 您可以单击 边框 按钮 ( 不是箭头 ) 应用该样式 如果您对选定的单元格应用边框, 边框还将应用于共用单元格边框的相邻单元格 例如, 如果应用文本框边框来包围区域 B1:C5, 则单元格 D1:D5 将具有左边框 如果对共用的单元格边框应用两种不同的边框类型, 则显示最新应用的边框 选定的单元格区域作为一个完整的单元格块来设置格式 如果对单元格区域 B1:C5 应用右边框, 边框只显示在单元格 C1:C5 的右边 如果要在分页符分隔的单元格上打印同样的边框, 但让边框只显示在一页上, 您可以应用内部框线 这样, 您可以在一页的最后一行的底部打印边框, 并在下一页第一行的顶部使用相同的边框 请执行下列操作 : 1) 选择分页符两边的行 2) 单击 边框 旁边的箭头, 然后单击 其他边框 3) 在 预设 下, 单击 内部 按钮 38

39 4) 在 边框 下面的预览图形中, 通过单击删除垂直边框 Excel 2007 中添加或删除工作表背景 Excel 2007 中, 您可以将图片用作仅供显示的工作表背景 工作表背景不会被打印, 也不会保留在单个工作表中或保留在另存为网页的项目中 (Office2007 专区 ) 要点由于不会打印工作表背景, 因此不能将其用作水印 但是, 通过在页眉或页脚中插入图形, 您可以创造出水印的效果 添加工作表背景 1 单击要为其显示工作表背景的工作表 请确保只选中了一个工作表 2 在 页面布局 选项卡上的 页面设置 组中, 单击 背景 3 选择要用作工作表背景的图片, 然后单击 插入 所选图片将重复填入工作表中 注释 为了提高可读性, 您可以隐藏单元格网格线, 并将单色阴影应用于包含数据的单元格 当您保存工作簿时, 工作表背景将与工作表数据一起保存 删除工作表背景 1 单击为其显示工作表背景的工作表 请确保只选中了一个工作表 2 在 页面布局 选项卡上的 页面设置 组中, 单击 背景 在 Excel 中创造水印效果在 Excel 中无法使用水印功能 如果要在每张打印的页面上显示图形 ( 例如, 用于指明信息属于机密信息 ), 您可以在页眉或页脚中插入图形 这样, 图形将从每页的顶部或底部开始显示在文本背后 您也可以调整图形大小或缩放图形以填充页面 1 单击要与水印一起显示的工作表 请确保只选中了一个工作表 2 在 插入 选项卡上的 文本 组中, 单击 页眉和页脚 3 在 页眉 下, 单击 左 中 或 右 框 4 在 页眉和页脚元素 组中的 页眉和页脚工具 的 设计 选项卡上, 单击 图片, 然后查找要插入的图形 39

40 5 双击图形将其插入页眉区域框中 6 要调整图形大小或缩放图形, 请单击 页眉和页脚元素 组中的 设置图片格式, 然后在 设置图片格式 对话框中的 大小 选项卡上选择所需选项 注释 对图形或图形格式所做的更改将会立即生效, 并且不能撤消 如果要在图形上面或下面增加空间, 请在 &[ 图片 ] 之前或之后单击, 然后按 Enter 开始新的一行 要更换图形, 请在 页眉和页角元素 组中选择 &[ 图片 ], 单击 图片, 然后单击 替换 在打印之前, 请确保页眉或页脚边缘留有足够的空间可用于自定义的页眉或页脚 要删除图形, 请选择 &[ 图片 ], 然后按 Delete Excel 2007 中应用 创建或删除单元格样式 Excel 2007 有几种您可以应用或修改的内置单元格样式 您还可以修改或复制单元格样式以创建自己的自定义单元格样式 要在一个步骤中应用几种格式, 并确保各个单元格格式一致, 就可以使用单元格样式 单元格样式是一组已定义的格式特征, 如字体和字号 数字格式 单元格边框和单元格底纹 要防止任何人对特定单元格进行更改, 还可以使用锁定单元格的单元格样式 要点单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题 当切换到另一文档主题时, 单元格样式会更新以便与新文档主题相匹配 应用单元格样式 1 选择要设置格式的单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 单元格样式 3 单击要应用的单元格样式 创建自定义单元格样式 1 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 单元格样式 2 单击 新建单元格样式 3 在 样式名 框中, 为新单元格样式键入适当的名称 4 单击 格式 5 在 设置单元格格式 对话框中的各个选项卡上, 选择所需的格式, 然后单击 确定 6 在 样式 对话框中的 包括样式 ( 例子 ) 下, 清除在单元格样式中不需要的格式的复选框 40

41 通过修改现有的单元格样式创建单元格样式 1 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 单元格样式 2 执行下列操作之一 : 要修改现有的单元格样式, 请右键单击该单元格样式, 然后单击 修改 要创建现有的单元格样式的副本, 请右键单击该单元格样式, 然后单击 复制 3 在 样式名 框中, 为新单元格样式键入适当的名称 注释复制的单元格样式和重命名的单元格样式将添加到自定义单元格样式的列表中 如果不重命名内置单元格样式, 该内置单元格样式将随着您所做的更改而更新 4 要修改单元格样式, 请单击 格式 5 在 设置单元格格式 对话框中的各个选项卡上, 选择所需的格式, 然后单击 确定 6 在 样式 对话框中的 样式包括 下, 选中与要包括在单元格样式中的格式相对应的复选框, 或者清除与不想包括在单元格样式中的格式相对应的复选框 删除单元格样式 1 要从选择的单元格中删除单元格样式而不删除单元格样式本身, 请选择用该单元格样式设置格式的单元格 提示要删除一个单元格样式并从用该样式进行格式设置的所有单元格中删除它, 您不需要在工作表中选中单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 单元格样式 3 执行下列操作之一 : 若要从选定的单元格中删除单元格样式而不删除单元格样式本身, 请在 好 差和适中 下单击 常规 要删除单元格样式并从使用该样式进行格式设置的所有单元格中删除它, 请右键单击该单元格样式, 然后单击 删除 注释您不能删除 常规 单元格样式 Excel 2007 单元格应用或删除单元格底纹 Excel 2007 中, 可以通过使用纯色或特定图案填充单元格来为单元格添加底纹 如果不再需要单元格底纹, 可以删除它 用纯色填充单元格 1 选择要应用或删除底纹的单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 执行下列操作之一 : 若要用纯色填充单元格, 请单击 开始 选项卡上 字体 组中 填充颜色 旁边的箭头, 然后在调色板上单击所需的颜色 41

42 若要应用最近选择的颜色, 请单击 填充颜色 用图案填充单元格 1 选择要用图案填充的单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上, 单击 字体 旁边的 对话框启动器, 然后单击 填充 选项卡 3 在 背景色 下面, 单击想要使用的背景色 4 请执行下列操作之一 : 若要使用包含两种颜色的图案, 请在 图案颜色 框中单击另一种颜色, 然后在 图案样式 框中选择图案样式 若要使用具有特殊效果的图案, 请单击 填充效果, 然后在 渐变 选项卡上单击所需的选项 删除单元格底纹 1 选择含有填充颜色或填充图案的单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 字体 组中, 单击 填充颜色 旁边的箭头, 然后单击 无填充 Excel 2007 表格行和列的移动或复制 Excel 2007 中, 当移动或复制行和列时,Excel 会移动或复制其中包含的所有数据, 包括公式及其结果值 批注 单元格格式和隐藏的单元格 可以使用 剪切 命令或 复制 命令来移动或复制选定的行和列, 但也可以使用鼠标移动或复制它们 移动或复制行和列 1 选择要移动或复制的行或列 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 请执行下列操作之一 : 若要移动行或列, 请在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 单击 剪切 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+X 42

43 若要复制行或列, 请在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 单击 复制 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+C 3 右键单击要将所选内容移动或复制到的位置下方或右侧的行或列, 然后执行下列操作之一 : 当移动行或列时, 请单击快捷菜单上的 插入剪切单元格 当复制行或列时, 请单击快捷菜单上的 插入复制单元格 注释如果单击 开始 选项卡上 剪贴板 组中的 粘贴 或按 Ctrl+V, 而不是单击快捷菜单上的命令, 则将替代目标单元格中的任何内容 使用鼠标移动或复制行和列 1 选择要移动或复制的行或列 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 请执行下列操作之一 : 要移动行或列, 请指向所选范围的边框 当指针变为移动指针时, 将行或列拖动到另一位置 要复制行或列, 请按住 Ctrl 并指向所选范围的边框 当指针变为复制指针时, 将行或列拖动到另一位置 要点请确保在整个拖放操作过程中一直按住 Ctrl 如果在释放鼠标按钮前释放了 Ctrl, 将会移动行或列而不是复制它们 注释 当使用鼠标插入复制或剪切的列或行时, 目标单元格中现有的内容将被替换 要插入复制或剪切的行和列而不替换现有的内容, 应该右键单击要将 所选内容移动或复制到的位置下方或右侧的行或列, 然后单击快捷菜单上的 插入剪切单元格 或 插入复制单元格 不能使用鼠标移动或复制不相邻的行和列 Excel 2007 工作表的插入与删除方法 默认情况下,Microsoft Office Excel 在一个工作簿中提供三个工作表 ( 工作表 : 在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档 也称为电子表格 工作表由排列成行或列的单元格组成 工作表总是存储在工作簿中 ), 但是您可以根据需要插入其他工作表 ( 和其他类型的工作表, 如图表工作表 宏工作表或对话框工作表 ) 或删除它们 如果您能够访问自己创建的或 Office Online 上提供的工作表模板 ( 模板 : 创建后作为其他相似工作簿基础的工作簿 可以为工作簿和工作表创建模板 工作簿的默认模板名为 Book.xlt, 工作表的默认模板名为 Sheet.xlt ), 则可以基于该模板创建新工作表 工作表的名称 ( 或标题 ) 出现在屏幕底部的工作表标签上 默认情况下, 名称是 Sheet1 Sheet2 等等, 但是您可以为任何工作表指定一个更恰当的名称 插入新工作表要插入新工作表, 执行下列操作之一 : 若要在现有工作表的末尾快速插入新工作表, 请单击屏幕底部的 插入工作表 若要在现有工作表之前插入新工作表, 请选择该工作表, 在 开始 选项卡上 单元格 组中, 单击 插入, 然后单击 插入工作表 43

44 提示也可以右键单击现有工作表的标签, 然后单击 插入 在 常用 选项卡上, 单击 工作表, 然后单击 确定 一次性插入多个工作表 1 按住 Shift, 然后在打开的工作簿中选择与要插入的工作表数目相同的现有工作表标签 例如, 如果要添加三个新工作表, 则选择三个现有工作表的工作表标签 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 插入, 然后单击 插入工作表 提示也可以右键单击所选的工作表标签, 然后单击 插入 在 常用 选项卡上, 单击 工作表, 然后单击 确定 插入基于自定义模板的新工作表 1 您可以根据需要创建要作为新工作表基础的工作表模板 如何创建工作表模板 (1) 选择要用作模板的工作表 (2) 单击 Microsoft Office 按钮, 然后单击 另存为 (3) 在 保存类型 框中, 单击 模板 (4) 在 保存位置 框中, 选择要保存模板的文件夹 若要创建默认工作表模板 ( 默认工作表模板 : 即创建的 Sheet.xlt 模板, 该模板用于更改新建工作表的默认格式 向工作簿添加新的工作表时,Excel 用此模板创建空白工作表 ), 请选择 XLStart 文件夹或替补启动文件夹 ( 替补启动文件夹 :XLStart 文件夹之外的文件夹, 该文件夹包括在启动 Excel 时要自动打开的工作簿或其他文件, 以及在新建工作簿时可以使用的模板 ) XLStart 文件夹通常位于 : C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLStart 要创建自定义工作表模板, 请选择 Templates 文件夹 Templates 文件夹通常位于 : 在 Microsoft Windows XP 中 :C:\Documents and Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates 在 Microsoft Windows Vista 中 :C:\User\user_name\Application Data\Microsoft\Templates (5) 在 文件名 框中, 键入工作表模板的名称 要创建默认工作表的模板, 请键入 工作表 若要创建自定义工作表模板, 请键入要使用的文件名 (6) 单击 保存 2 右键单击工作表标签, 再单击 插入 3 双击所需的工作表类型的模板 44

45 Excel 2007 工作表的移动与复制 您可以将 Excel 2007 的工作表移动或复制到工作簿内的其他位置或其他工作簿中 但是, 在移动或复制工作表时需要十分谨慎 如果移动了工作表, 则基于工作表数据的计算或图表可能变得不准确 同理, 如果将经过移动或复制的工作表插入由三维公式引用 ( 三维引用 : 对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用 ) 所引用的两个数据表之间, 则计算中可能会包含该工作表上的数据 1 要将工作表移动或复制到另一个工作簿中, 请确保在 Microsoft Office Excel 中打开该工作簿 2 在要移动或复制的工作表所在的工作簿中, 选择所需的工作表 如何选择工作表 选择 操作 单击该工作表的标签 一张工作表 如果看不到所需标签, 请单击标签滚动按钮以显示所需标签, 然后单击该标签 两张或多张相邻的工作表 两张或多张不相邻的工作表 单击第一张工作表的标签, 然后在按住 Shift 的同时单击要选择的最后一张工作表的标签 单击第一张工作表的标签, 然后在按住 Ctrl 的同时单击要选择的其他工作表的标签 工作簿中的所有工作表 右键单击某一工作表的标签, 然后单击快捷菜单上的 选定全部工作表 提示在选定多张工作表时, 将在工作表顶部的标题栏中显示 [ 工作组 ] 字样 要取消选择工作簿中的多张工作表, 请单击任意未选定的工作表 如果看不到未选定的工作表, 请右键单击选定工作表的标签, 然后单击快捷菜单上的 取消组合工作表 3 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式, 然后在 组织工作表 下单击 移动或复制工作表 提示您也可以右键单击选定的工作表标签, 然后单击快捷菜单上的 移动或复制工作表 4 在 工作簿 列表中, 请执行下列操作之一 : 单击要将选定的工作表移动或复制到的工作簿 单击 新工作簿 将选定的工作表移动或复制到新工作簿中 5 在 下列选定工作表之前 列表中, 请执行下列操作之一 : 单击要在其之前插入移动或复制的工作表的工作表 单击 移至最后 将移动或复制的工作表插入到工作簿中最后一个工作表之后以及 插入工作表 标签之前 6 要复制工作表而不移动它们, 请选中 建立副本 复选框 45

46 提示要在当前工作簿中移动工作表, 可以沿工作表的标签行拖动选定的工作表 要复制工作表, 请按住 Ctrl, 然后拖动所需的工作表 ; 释放鼠标按钮, 然后释放 Ctrl 键 Excel 2007 中隐藏或显示行和列的方法 Excel 2007 中, 可以使用 隐藏 命令隐藏行或列, 将行高或列宽更改为 0( 零 ) 时, 也可以隐藏行或列 使用 取消隐藏 命令可以使其再次显示 隐藏行或列 1 选择要隐藏的行或列 如何选择单元格 区域 行或列 选择 操作 一个单元格 单元格区域 较大的单元格区域 单击该单元格或按箭头键, 移至该单元格 单击该区域中的第一个单元格, 然后拖至最后一个单元格, 或者在按住 Shift 的同时按箭头键以扩展选定区域 也可以选择该区域中的第一个单元格, 然后按 F8, 使用箭头键扩展选定区域 要停止扩展选定区域, 请再次按 F8 单击该区域中的第一个单元格, 然后在按住 Shift 的同时单击该区域中的最后一个单元格 您可以使用滚动功能显示最后一个单元格 单击 全选 按钮 工作表中的所有单元格 不相邻的单元格或单元格区域 要选择整个工作表, 还可以按 Ctrl+A 注释如果工作表包含数据, 按 Ctrl+A 可选择当前区域 按住 Ctrl+A 一秒钟可选择整个工作表 选择第一个单元格或单元格区域, 然后在按住 Ctrl 的同时选择其他单元格或区域 也可以选择第一个单元格或单元格区域, 然后按 Shift+F8 将另一个不相邻的单元格或区域添加到选定区域中 要停止向选定区域中添加单元格或区域, 请再次按 Shift+F8 注释不取消整个选定区域, 便无法取消对不相邻选定区域中某个单元格或单元格区域的选择 单击行标题或列标题 整行或整列 行标题列标题也可以选择行或列中的单元格, 方法是选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+ 箭头键 ( 对于行, 请使用向右键或向左键 ; 对于列, 请向上键或向下键 ) 注释如果行或列包含数据, 那么按 Ctrl+Shift+ 箭头键可选择到行或列 46

47 中最后一个已使用单元格之前的部分 按 Ctrl+Shift+ 箭头键一秒钟可选择整行或整列 相邻行或列 不相邻的行或列 行或列中的第一个或最后一个单元格 工作表或 Microsoft Office Excel 表格中第一个或最后一个单元格 工作表中最后一个使用的单元格 ( 右下角 ) 之前的单元格区域 到工作表起始处的单元格区域 在行标题或列标题间拖动鼠标 或者选择第一行或第一列, 然后在按住 Shift 的同时选择最后一行或最后一列 单击选定区域中第一行的行标题或第一列的列标题, 然后在按住 Ctrl 的同时单击要添加到选定区域中的其他行的行标题或其他列的列标题 选择行或列中的一个单元格, 然后按 Ctrl+ 箭头键 ( 对于行, 请使用向右键或向左键 ; 对于列, 请使用向上键或向下键 ) 按 Ctrl+Home 可选择工作表或 Excel 列表中的第一个单元格 按 Ctrl+End 可选择工作表或 Excel 列表中最后一个包含数据或格式设置的单元格 选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+End 可将选定单元格区域扩展到工作表中最一个使用的单元格 ( 右下角 ) 选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+Home 可将单元格选定区域扩展到工作表的起始处 增加或减少活动选定区域中的单元格 按住 Shift 的同时单击要包含在新选定区域中的最后一个单元格 活动单元格 ( 活动单元格 : 活动单元格就是选定单元格, 可以向其中输入数据 一次只能有一个活动单元格 活动单元格四周的边框加粗显示 ) 和您所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 执行下列操作之一 : 在 可见性 下面, 指向 隐藏和取消隐藏, 然后单击 隐藏行 或 隐藏列 在 单元格大小 下面, 单击 行高 或 列宽, 然后在 行高 或 列宽 中键入 0 提示也可以右键单击一行或一列 ( 或者选择的多行或多列 ), 然后单击 隐藏 显示隐藏的行或列 1 执行下列操作之一 : 要显示隐藏的行, 请选择要显示的行的上一行和下一行 要显示隐藏的列, 请选择要显示的列两边的相邻列 要显示工作表中第一个隐藏的行或列, 请在编辑栏 ( 编辑栏 : 位于 Excel 窗口顶部的条形区域, 用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式 编辑栏中显示了存储于活动单元格中的常量值或公式 ) 旁的 名称框 中键入 A1 来选择它 提示也可以使用 定位 对话框来选择它 在 开始 选项卡上的 编辑 下, 单击 查找和选择, 然后单击 定位 在 引用 框中, 键入 A1, 再单击 确定 如何选择单元格 区域 行或列, 请参看前页 47

48 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 执行下列操作之一 : 在 可见性 下面, 指向 隐藏和取消隐藏, 然后单击 取消隐藏行 或 取消隐藏列 在 单元格大小 下面, 单击 行高 或 列宽, 然后在 行高 或 列宽 中键入所需的值 冻结或锁定 Excel 2007 表格的行和列 您可以通过冻结或拆分窗格来查看工作表的两个区域和锁定一个区域中的行或列 当冻结窗格时, 您可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列 例如, 您可以冻结窗格以便在滚动时保持行标签和列标签可见, 如以下示例中所示 第 1 行被冻结的工作表窗口当拆分窗格时, 您会创建可在其中滚动的单独工作表区域, 同时保持非滚动区域中的行或列依然可见 冻结窗格以锁定特定行或列 1 在工作表中, 执行下列操作之一 : 要锁定行, 请选择其下方要出现拆分的行 要锁定列, 请选择其右侧要出现拆分的列 要同时锁定行和列, 请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 视图 选项卡上的 窗口 组中, 单击 冻结窗格, 然后单击所需的选项 注释当冻结窗格时, 冻结窗格 选项更改为 取消冻结窗格, 以便您可以取消对行或列的锁定 拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列 1 要拆分窗格, 请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框 2 当指针变为拆分指针或时, 将拆分框向下或向左拖至所需的位置 3 要取消拆分, 请双击分割窗格的拆分条的任何部分 48

49 Excel 2007 单元格内容的移动或复制 通过使用 Microsoft Office Excel 中的 剪切 复制 和 粘贴 命令, 您可以移动或复制整个单元格区域或其内容 您也可以复制单元格的特定内容或属性 例如, 可以复制公式的结果值而不复制公式本身, 或者可以只复制公式 注释 Excel 在已经剪切或复制的单元格周围显示动态移动的边框 若要取消移动的边框, 请按 Esc 移动或复制整个单元格区域移动或复制单元格时,Excel 将移动或复制整个单元格, 包括公式及其结果值 单元格格式和批注 1 请选择要移动或复制的单元格 如何选择单元格或区域 选择 一个单元格 单元格区域 较大的单元格区域 操作 单击该单元格或按箭头键, 移至该单元格 单击该区域中的第一个单元格, 然后拖至最后一个单元格, 或者在按住 Shift 的同时按箭头键以扩展选定区域 也可以选择该区域中的第一个单元格, 然后按 F8, 使用箭头键扩展选定区域 要停止扩展选定区域, 请再次按 F8 单击该区域中的第一个单元格, 然后在按住 Shift 的同时单击该区域中的最后一个单元格 您可以使用滚动功能显示最后一个单元格 单击 全选 按钮 工作表中的所有单元格 不相邻的单元格或单元格区域 要选择整个工作表, 还可以按 Ctrl+A 注释如果工作表包含数据, 按 Ctrl+A 可选择当前区域 按住 Ctrl+A 一秒钟可选择整个工作表 选择第一个单元格或单元格区域, 然后在按住 Ctrl 的同时选择其他单元格或区域 也可以选择第一个单元格或单元格区域, 然后按 Shift+F8 将另一个不相邻的单元格或区域添加到选定区域中 要停止向选定区域中添加单元格或区域, 请再次按 Shift+F8 注释不取消整个选定区域, 便无法取消对不相邻选定区域中某个单元格或单元格区域的选择 单击行标题或列标题 整行或整列 行标题列标题也可以选择行或列中的单元格, 方法是选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+ 箭头键 ( 对于行, 请使用向右键或向左键 ; 对于列, 请向上键或向下键 ) 49

50 相邻行或列 不相邻的行或列 行或列中的第一个或最后一个单元格 工作表或 Microsoft Office Excel 表格中第一个或最后一个单元格 工作表中最后一个使用的单元格 ( 右下角 ) 之前的单元格区域 到工作表起始处的单元格区域 增加或减少活动选定区域中的单元格 注释如果行或列包含数据, 那么按 Ctrl+Shift+ 箭头键可选择到行或列中最后一个已使用单元格之前的部分 按 Ctrl+Shift+ 箭头键一秒钟可选择整行或整列 在行标题或列标题间拖动鼠标 或者选择第一行或第一列, 然后在按住 Shift 的同时选择最后一行或最后一列 单击选定区域中第一行的行标题或第一列的列标题, 然后在按住 Ctrl 的同时单击要添加到选定区域中的其他行的行标题或其他列的列标题 选择行或列中的一个单元格, 然后按 Ctrl+ 箭头键 ( 对于行, 请使用向右键或向左键 ; 对于列, 请使用向上键或向下键 ) 按 Ctrl+Home 可选择工作表或 Excel 列表中的第一个单元格 按 Ctrl+End 可选择工作表或 Excel 列表中最后一个包含数据或格式设置的单元格 选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+End 可将选定单元格区域扩展到工作表中最一个使用的单元格 ( 右下角 ) 选择第一个单元格, 然后按 Ctrl+Shift+Home 可将单元格选定区域扩展到工作表的起始处 按住 Shift 的同时单击要包含在新选定区域中的最后一个单元格 活动单元格 ( 活动单元格 : 活动单元格就是选定单元格, 可以向其中输入数据 一次只能有一个活动单元格 活动单元格四周的边框加粗显示 ) 和您所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域 提示要取消选择的单元格区域, 请单击工作表中的任意单元格 2 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 执行下列操作之一 : 若要移动单元格, 请单击 剪切 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+X 若要复制单元格, 请单击 复制 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+C 3 选择粘贴区域的左上角单元格 提示要将选定区域移动或复制到不同的工作表或工作簿, 请单击另一个工作表选项卡或切换到另一个工作簿, 然后选择粘贴区域的左上角单元格 4 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 单击 粘贴 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+V 注释 要在粘贴单元格时选择特定选项, 您可以单击 粘贴 下面的箭头, 然后单击所需选项 例如您可以单击 选择性粘贴 或 粘贴为图片 默认情况下,Excel 会在工作表上显示 粘贴选项 按钮 ( 如 保留源格式 和 匹配目标格式 ), 以便在您粘贴单元格时提供特殊选项 如果您不想在每次粘贴单元格时都显示此按钮, 可以关 50

51 闭此选项 单击 Microsoft Office 按钮, 然后单击 Excel 选项 在 高级 类别的 剪切 复制和粘贴 下, 清除 显示粘贴选项按钮 复选框 在您剪切和粘贴单元格以移动单元格时,Excel 将替换粘贴区域中的现有数据 当您复制单元格时, 将会自动调整单元格引用 但当您移动单元格时, 不会调整单元格引用, 这些单元格的内容以及指向它们的任何单元格的内容可能显示为引用错误 在这种情况下, 您将需要手动调整引用 如果选定的复制区域包括隐藏单元格,Excel 也会复制隐藏单元格 您可能需要临时取消隐藏在复制信息时不想包括在内的单元格 如果粘贴区域中包含隐藏的行或列, 则需要显示全部粘贴区域, 才能见到所有的复制单元格 用 Excel 2007 制作能互动的函数图像 在 Excel 2007 中画出一个函数图像并不难 但是,Excel 2007 的功能绝不仅仅如此, 稍加改造, 我们就可以利用 Excel 2007 制作出有交互功能的 Excel 函数图像, 利用滚动条来研究函数 第一步 : 制作图像我们来制作一个简单的一次函数 y=kx+b 的图像 在 Excel 2007 中, 在 A1 单元格中输入 x 在 A2:A4 单元格区域中分别输入 , 选中这三个单元格, 拖动填充句柄向下至 A42 单元格 这样, 可以得到从 -10 到 10 的数据, 间隔为 0.5 在 B1 单元格中输入 y, 在 C1 D1 单元格中分别输入 k b 在 B2 单元格中输入公式 =A2*$C$2+$D$2 并回车 选中 B2 单元格拖动其填充句柄向下至 B42 单元格复制公式 在 C2 D2 单元格中分别填入数字 2 3, 如图 1 所示 选中 A1:B42 单元格, 点击功能区 插入 选项卡 图表 功能组中 散点图 按钮下的小三角形, 再打开的菜单中点击 带平滑线的散点图, 如图 2 所示 就可以在当前窗口中得到函数 y=2x+3 的图像了, 如图 3 所示 51

52 此时, 如果我们改变 C2 或 D2 单元格的数值, 那么函数的图像也会相应地发生改变 但是, 图表中坐标轴也会跟着发生变化, 这并不符合我们的习惯 而且,C2 或 D2 单元格的数值改变如果只通过输入的方式, 那也显得很麻烦 所以, 我们还必须进行下面两步操作 第二步 : 固定坐标轴选中图表区, 此时在功能区会新增加一个 图表工具 选项卡集 点击其中的 布局 选项卡 坐标轴 功能组中 坐标轴 按钮下小三角形, 在弹出的菜单中选择 主要横坐标轴 其他主要横坐标轴选项 命令, 如图 4 所示 52

53 在打开的 设置坐标轴格式 对话框中, 点击左侧的 坐标轴选项 项目, 然后将右侧的 最小值 最大值 项目都设置为 固定, 并在其后的输入框中分别输入 如图 5 所示 53

54 用同样的方法设置主要纵坐标轴 可将 最小值 和 最大值 分别设置为 这样, 坐标轴就算固定好了 第三步 : 添加滚动条现在, 我们应该为 C2 单元格数据指定一个滚动条, 并用滚动条来调整 C2 单元格数据 在 Excel 2007 中, 我们需要首先找到添加滚动条的命令 点击左上角的 自定义快速访问工具栏 右侧的小三角型按钮, 在弹出的快捷菜单中选择 其他命令 命令, 如图 6 所示 在打开的 Excel 选项 对话框中, 确认左侧列表中选中 自定义 项目, 在中间 从下列位置选择命令 下拉列表中选择 不在功能区中的命令, 然后在下方的列表中选中 滚动条 ( 窗体控件 ), 点击 添加 按钮, 将其添加到 自定义快速访问工具栏 中 如图 7 所示 关闭对话框, 点击左上角 自定义快速访问工具栏 上新添加的 滚动条 按钮, 当鼠标指针变为十字形时, 在工作表中窗口中点击产生一个滚动条 在滚动条上右击鼠标, 在弹出的快捷菜单中选择 设置控件格式 命令, 打开 设置控件格式 对话框 点击 控制 选项卡, 在 单元格 54

55 链接 右侧的输入框中输入 $C$2, 指定其与 C2 单元格数据链接, 如图 8 所示 我们还可以在这个选项卡中指定滚动条的最大值和最小值 同样的方法为 D2 单元格设置一个滚动条, 并做好链接 好了, 现在拖动滚动条, 函数的图像就会发生相应的变化 我们自然就可以由此来发现函数图像与参数之间的关系 举手之劳实现 Excel 2007 文档逆序打印 在 Word 2007 中, 只要依次点击左上角 Office 徽标 打印, 在打开的 打印 设置窗口中点击 选项 按钮, 在接着出现的 Word 选项 窗口中切换到 高级 标签页, 然后勾选 打印 项中的 逆序打印页面 选项 ( 图 1), 这样打印机打印时就会从最后一页开始逆序打印到第一页, 打印完毕后, 最后一页自然处于最底下, 而第一页处于最上面, 如此则无须逆序重排文档, 直接就可以装订成册, 对于长篇打印文档尤其方便 55

56 与 Word 相比,Excel 的打印功能就相形见绌,Excel 2007 中也未见对打印功能有任何改善 但我们只要稍费心思, 也能让 Excel 2007 轻松拥有 逆序打印 功能 一. 打印机属性巧设置有些打印机只要安装了自带的驱动程序, 就可以在打印属性中找到类似 逆序打印 的打印选项 以笔者的 Canon PIXMA ip1000 为例 ( 事先请安装打印机附带光盘中的驱动程序 ), 打印时, 只要打开 Excel 2007 工作簿, 依次点击左上角 Office 徽标 打印, 打开 打印 设置窗口, 在打印机名称中选中 Canon PIXMA ip1000, 然后点击 属性 按钮, 调出 Canon PIXMA ip1000 属性 窗口, 切换到 页设置 标签页, 勾选 反向 复选框再点击 确定 按钮即可 ( 图 2) 二. 宏代码实现法有些打印机不具备上述属性, 但通过宏照样可以实现逆序打印功能 打开该 Excel 文件, 切换到 视图 选项卡, 点击 宏 录制宏, 出现 录制新宏 窗口, 在 宏名 定义一个名称为 :ReversePrint( 图 3), 点击 确定 退出 ; 56

57 再点击 宏 查看宏, 选择 宏名 下的 ReversePrint 并点击 编辑, 打开 Microsoft Visual Basic 编辑器, 用如下内容替换右侧窗口中的所有代码 ( 图 4), 然后保存关闭 VBA 编辑器 : Sub ReversePrint() Dim NumPages As Long, Page As Long NumPages = ExecuteExcel4Macro("GET.DOCUMENT(50)") For Page = NumPages To 1 Step -1 ActiveSheet.PrintOut from:=page, To:=Page Next Page End Sub 再点击 宏 查看宏, 选择 宏名 下的 ReversePrint 并点击 执行 即可逆序打印 Excel 2007 中批量删除超链接的两种方法 Excel 中某列单元格均含有超链接, 用手工删除超链接的方法必须一个个进行 : 右击该列中任何一个含有超链接的单元格, 选择 取消超链接 ( 图 1) 由于数量巨大, 因此只能考虑采用批量删除法 一 宏代码去除法 57

58 打开该 Excel 文件, 切换到 视图 选项卡, 点击 宏 录制宏, 出现 录制新宏 窗口, 在 宏名 定义一个名称为 :RemoveHyperlinks( 图 2), 点击 确定 退出 ; 再点击 宏 查看宏, 选择 宏名 下的 RemoveHyperlinks 并点击 编辑, 打开 Microsoft Visual Basic 编辑器, 用如下内容替换右侧窗口中的所有代码 ( 图 3), 然后保存关闭 VBA 编辑器 : Sub RemoveHyperlinks() Remove all hyperlinks from the active sheet ActiveSheet.Hyperlinks.Delete End Sub 再点击 宏 查看宏, 选择 宏名 下的 RemoveHyperlinks 并点击 执行 即可去除该工作表的链接 用以下代码也可以达到相同的目的 : 58

59 Sub ZapHyperlinks() Cells.Hyperlinks.Delete End Sub 二 选择性粘贴法右击含有超链接的列并选择 复制, 接着在该列 ( 左 ) 右边插入一空白列, 然后右击该空白列, 选择 选择性粘贴 ( 图 4), 在随后出现的 选择性粘贴 窗口中, 点选 数值 选项 ( 细心的人会发现, 当选择 数值 等选项时, 粘贴链接 按钮就变成灰色不可用状态, 图 5, 自然也就不会进行超链接的粘贴 ), 最后保留该列, 再删除原先含有超链接的列即可 59

60 Excel 2007 单元格内容的编辑与控制 在 Excel 里, 可以直接在单元格中编辑单元格内容, 也可以在编辑栏中编辑单元格内容, 并对内容进行控制 注释在编辑模式下, 许多功能区命令将处于非活动状态, 您将无法使用它们 1 要将单元格内容置于编辑模式下, 执行下列操作之一 : 双击包含要编辑的数据的单元格 单击包含要编辑的数据的单元格, 然后单击编辑栏中的任何位置 这将在单元格或编辑栏中定位插入点 提示要将插入点移动到单元格内容的末尾, 请单击该单元格, 然后按 F2 2 要编辑单元格内容, 执行下列操作之一 : 要删除字符, 请单击要删除字符的位置, 然后按 Backspace, 或者选择字符, 然后按 Delete 要插入字符, 请单击要插入字符的位置, 然后键入新字符 要替换特定字符, 请选择它们, 然后键入新字符 要打开改写模式以便键入时由新字符替换现有字符, 请按 Insert 注释仅当处于编辑模式时, 才可以打开或关闭改写模式 当改写模式处于打开状态时, 插入点右侧的字符会在编辑栏中突出显示, 在您键入时会覆盖该字符 若要在单元格中特定的位置开始新的文本行, 请在希望断行的位置单击, 并按 Alt+Enter 3 要输入您的更改, 请按 Enter 提示在按下 Enter 之前, 可以通过按 Esc 取消所做的任何更改 在按 Enter 后, 可以通 过单击 快速访问工具栏 上的 撤消 取消所做的任何更改 注释 当单元格中包含数字格式的数据且数据的宽度大于列宽时, 单元格可能显示 ##### 要查看所有文本, 必须增加列宽 如何更改列宽 1 单击要更改列宽的单元格 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 在 单元格大小 下, 执行下列操作之一 : 若要使所有的文本适应单元格, 请单击 自动调整列宽 若要指定更大的列宽, 请单击 列宽, 然后在 列宽 框中键入所需的宽度 您还可以通过自动换行在一个单元格中显示多行文本 打开或关闭单元格条目的自动完成功能 Microsoft Office Excel 2007 可以完成您刚开始在一个数据列中键入的文本条目 如果键入的前几个字母与该列中现有的条目相匹配 如果要停止自动完成功能, 可以关闭此选项 单击 Microsoft Office 按钮, 然后单击 Excel 选项 单击 高级, 然后在 编辑选项 下, 选中或清除 为单元格值启用记忆式键 复选框以打开或关闭此选项 在单元格中自动换行如果希望文本在单元格内以多行显示, 可以设置单元格格式以自动换行, 也可以输入手动换行符 文本自动换行 60

61 1 在工作表中, 选择要设置格式的单元格 2 在 开始 选项卡上的 对齐 组中, 单击 自动换行 注释 单元格中的数据自动换行以适应列宽 当更改列宽时, 数据换行会自动调整 如果所有换行文本均不可见, 则可能是该行被设置为特定高度 输入换行符 要在单元格中的特定位置开始新的文本行, 请双击该单元格, 单击该单元格中要断行的位置, 然后按 Alt+Enter Excel 2007 单元格及内容的合并 拆分 Excel 2007 的合并与拆分操作包括对单元格与单元格内容的合并与拆分 合并单元格或拆分合并的单元格当您合并两个或多个相邻的水平或垂直单元格时, 这些单元格就成为一个跨多列或多行显示的大单元格 其中一个单元格的内容出现在合并的单元格 ( 合并单元格 : 由两个或多个选定单元格创建的单个单元格 合并单元格的单元格引用是原始选定区域的左上角单元格 ) 的中心, 如以下示例所示 可以将合并的单元格重新拆分成多个单元格, 但是不能拆分未合并过的单元格 合并相邻单元格 1 选择两个或更多要合并的相邻单元格 注释确保您要在合并单元格中显示的数据位于所选区域的左上角单元格中 只有左上角单元格中的数据将保留在合并的单元格中 所选区域中所有其他单元格中的数据都将被删除 2 在 开始 选项卡上的 对齐方式 组中, 单击 合并及居中 这些单元格将在一个行或列中合并, 并且单元格内容将在合并单元格中居中显示 要合并单元格而不居中显示内容, 请单击 合并后居中 旁的箭头, 然后单击 跨越合并 或 合并单元格 注释如果 合并后居中 按钮不可用, 则所选单元格可能在编辑模式下 要取消编辑模式, 请按 Enter 3 要更改合并单元格中的文本对齐方式, 请选择该单元格, 在 开始 选项卡上的 对齐 组中, 单击任一对齐方式按钮 拆分合并的单元格 1 选择合并的单元格 当您选择合并的单元格时, 合并及居中 按钮选中状态 在 开始 选项卡上 对齐 组中也显示为 61

62 2 要拆分合并的单元格, 请单击 合并及居中 合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中 您可以合并几个单元格的内容并在一个单元格中显示它们 也可以拆分一个单元格的内容并将其作为各个部分分布在其他单元格中 合并或拆分单元格内容将多个单元格的内容合并到一个单元格中您可以使用带有连接符号 (&) 运算符的公式将多个单元格的文本合并到一个单元格中 1 选择要在其中合并其他单元格内容的单元格 2 要开始公式, 请键入 =( 3 选择包含要合并的文本的第一个单元格, 键入 &" "&( 双引号之间有一个空格 ), 然后选择包含要合并的文本的下一个单元格 要合并两个以上单元格的内容, 请继续选择单元格, 确保在所选单元格之间键入 &" "& 如果不希望在合并文本之间添加空格, 请键入 & 而不是 &" "& 要插入一个逗号, 请键入 &", "&( 在引号之间, 依次有一个逗号和一个空格 ) 要完成公式, 请键入 ) 要查看公式的结果, 请按 Enter 提示您也可以使用 CONCATENATE 函数将多个单元格的文本合并到一个单元格中 示例以下示例工作表显示了您可以使用的可用公式 如果将示例复制到一个空白工作表中, 可能会更容易理解该示例 > 如何复制示例 1 创建一个空白工作簿或工作表 2 选择 帮助 主题中的示例 注释不要选择行或列标题 从 帮助 中选择示例 3 按 Ctrl+C 4 在工作表中, 选择单元格 A1, 然后按 Ctrl+V 5 要在查看结果和查看返回结果的公式之间进行切换, 请按 Ctrl+`( 重音符 ), 或在 公式 选项卡上的 公式审核 组中, 单击 显示公式 按钮 A 1 名字姓氏 2 Nancy Davolio 3 Andrew Fuller =A2&" "&B2 =B3&", "&A3 公式说明 ( 结果 ) B 合并上面的名称, 用一个空格分隔开 (Nancy Davolio) 合并上面的名称, 用一个逗号分隔开 (Fuller, Andrew) =CONCATENATE(A2," ",B2) 合并上面的名称, 用一个空格分隔开 (Nancy Davolio) 注释通过使用引号中的空格, 公式在姓氏和名字之间插入一个空格 使用引号包含在结果中的任何文字文本, 这些文本不会更改 将一个单元格的内容拆分到多个单元格中 62

63 1 选中包含要分布到其他单元格的文本值的单元格 区域 ( 区域 : 工作表上的两个或多个单元格 区域中的单元格可以相邻或不相邻 ) 或整个列 注释区域的高度可以是任意数量的行, 但宽度只能是一列 您还需要在所选列的右边保持足够的空列以防止现有的数据被将要分布的数据覆盖 2 在 数据 选项卡上的 数据工具 组中, 单击 分列 3 按照 文本分列向导 的指示来设定如何将文本拆分到列中 注释有关完成向导的所有步骤的帮助, 请单击 转换为文本列 向导中的 帮助 Excel 2007 中撤消 恢复或重复操作 在 Microsoft Office Excel 中, 您可以撤消和恢复多达 100 项操作, 甚至在保存工作表之后也可以 您还可以重复任意次数的操作 撤消执行的上一项或多项操作要撤消操作, 请执行下列一项或多项操作 : 单击 快速访问 工具栏上的 撤消 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+Z 要同时撤消多项操作, 请单击 撤消 旁的箭头, 从列表中选择要撤消的操作, 然后单击列表 Excel 将撤消所有选中的操作 在按下 Enter 前, 要取消在单元格或编辑栏 ( 编辑栏 : 位于 Excel 窗口顶部的条形区域, 用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式 编辑栏中显示了存储于活动单元格中的常量值或公式 ) 中的输入, 请按 Esc 注释 某些操作无法撤消, 如单击任何 Microsoft Office 按钮 命令或者保存工作簿 如果操作无法撤消, 撤消 命令会变成 无法撤消 宏可以清除撤消列表中的所有项目 恢复撤消的操作 要恢复撤消的操作, 请单击 快速访问 工具栏上的 恢复 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+Y 注释在恢复所有已撤消的操作时, 恢复 命令变为 重复 重复上一项操作 要重复上一项操作, 请单击 快速访问 工具栏上的 重复 键盘快捷方式也可以按 Ctrl+Y 63

64 注释某些操作无法重复, 如在单元格中使用函数 如果不能重复上一项操作, 重复 命令将变为 无法重复 Excel 2007 中更改列宽和行高的方法 在 Excel 工作表中, 您可以将列宽指定为 0( 零 ) 到 255 此值表示可在用标准字体 ( 标准字体 : 工作表的默认文本字体 标准字体决定了 常规 单元格样式的默认字体 ) 进行格式设置的单元格中显示的字符数 默认列宽为 8.43 个字符 如果列宽设置为 0, 则隐藏该列 您可以将行高指定为 0( 零 ) 到 409 此值以点数 (1 点约等于 1/72 英寸 ) 表示高度测量值 默认行高为 点 如果行高设置为 0, 则隐藏该行 将列设置为特定宽度 1 选择要更改的列 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 在 单元格大小 下单击 列宽 4 在 列宽 框中, 键入所需的值 更改列宽以适合内容 1 选择要更改的列 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 在 单元格大小 下单击 自动调整列宽 提示若要快速自动调整工作表中的所有列, 请单击 全选 按钮, 然后双击两个列标题之间的任意边界 将列宽与另一列匹配 1 在该列中选择一个单元格 2 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 单击 复制, 然后选择目标列 3 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中, 单击 粘贴 旁边的箭头, 然后单击 选择性粘贴 4 在 粘贴 下, 选择 列宽 更改工作表或工作簿中所有列的默认宽度 64

65 默认列宽的值指示适合单元格的标准字体的平均字符数 您可以为工作表或工作簿的默认列宽指定其他数字 1 请执行下列操作之一 : 若要更改工作表的默认列宽, 请单击其工作表标签 若要更改整个工作簿的默认列宽, 请右键单击工作表标签, 然后单击快捷菜单 ( 快捷菜单 : 显示与特定项目相关的一列命令的菜单 要显示快捷菜单, 请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10 ) 上的 选定全部工作表 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 在 单元格大小 下单击 默认宽度 4 在 默认列宽 框中, 键入新的度量值 提示如果要为所有新的工作簿和工作表定义默认列宽, 可以创建一个工作簿模板或工作表模板, 然后基于这些模板创建新的工作簿或工作表 有关详细信息, 请参阅创建模板 使用鼠标更改列宽请执行下列操作之一 : 若要更改某一列的宽度, 请拖动列标题的右侧边界, 直到达到所需列宽 若要更改多列的宽度, 请选择要更改的列, 然后拖动所选列标题的右侧边界 若要更改列宽以适合内容, 请选择要更改的列, 然后双击所选列标题的右侧边界 若要更改工作表中所有列的宽度, 请单击 全选 按钮, 然后拖动任意列标题的边界 将行设置为指定高度 1 选择要更改的行 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 3 在 单元格大小 下单击 行高 4 在 行高 框中, 键入所需的值 更改行高以适合内容 1 选择要更改的行 2 在 开始 选项卡上的 单元格 组中, 单击 格式 65

66 3 在 单元格大小 下单击 自动调整行高 提示若要快速自动调整工作表中的所有行, 请单击 全选 按钮, 然后双击行标题之一下面的边界 使用鼠标更改行高请执行下列操作之一 : 若要更改某一行的行高, 请拖动行标题下面的边界, 直到达到所需行高 若要更改多行的行高, 请选择要更改的行, 然后拖动所选行标题之一下面的边界 若要更改工作表中所有行的行高, 请单击 全选 按钮, 然后拖动任意行标题下面的边界 若要更改行高以适合内容, 请双击行标题下面的边界 在 Excel 2007 中添加 编辑或删除批注 在 Microsoft Office Excel 2007 中, 您可以通过插入批注来对单元格添加注释 可以编辑批注中的文字, 也可以删除不再需要的批注 添加批注 1 单击要添加批注的单元格 2 在 审阅 选项卡上的 批注 组中, 单击 新建批注 3 在批注文本框中, 键入批注文字 注释在批注中,Excel 将自动显示名称, 此名称出现在 Excel 选项 对话框 个性化设置 类别上 全局 Office 设置 下的 名称 框中 ( Microsoft Office 按钮 Excel 选项 按钮 ) 如果需要, 您可以在 名称 框中编辑名称 如果不需要使用某个名称, 请在批注中选择该名称, 然后按 Delete 4 要设置文本格式, 请选择文本, 然后使用 开始 选项卡上 字体 组中的格式设置选项 66

67 注释 字体 组中的 填充颜色 和 字体颜色 选项不能用于批注文字 要更改文字的颜色, 请右键单击批注, 然后单击 设置批注格式 5 键入完文本并设置格式后, 请单击批注框外部的工作表区域 提示单元格边角中的红色小三角形表示单元格附有批注 将指针放在红色三角形上时会显示批注 注释 为了能够随单元格一起看到批注, 您可以选择包含批注的单元格, 然后单击 审阅 选项卡上 批注 组中的 显示 / 隐藏批注 要在工作表上与批注的单元格一起显示所有批注, 请单击 显示所有批注 在排序时, 批注与数据一起进行排序 但是在数据透视表 ( 数据透视表 : 一种交互的 交叉制表的 Excel 报表, 用于对多种来源 ( 包括 Excel 的外部数据 ) 的数据 ( 如数据库记录 ) 进行汇总和分析 ) 中, 当更改透视表布局时, 批注不会随着单元格一起移动 编辑批注 1 单击包含要编辑的批注的单元格 2 请执行下列操作之一 : 在 审阅 选项卡上的 批注 组中, 单击 编辑批注 注释当选择包含批注的单元格时, 可以使用 批注 组中的 编辑批注, 而不能使用 新建批注 在 审阅 选项卡上的 批注 组中, 单击 显示 / 隐藏批注 以显示批注, 然后双击批注中的文字 3 在批注文本框中, 编辑批注文本 4 要设置文本格式, 请选择文本, 然后使用 开始 选项卡上 字体 组中的格式设置选项 注释 字体 组中的 填充颜色 和 字体颜色 选项不能用于批注文字 要更改文字的颜色, 请右键单击批注, 然后单击 设置批注格式 删除批注 1 单击包含要删除的批注的单元格 2 请执行下列操作之一 : 在 审阅 选项卡上的 批注 组中, 单击 删除 在 审阅 选项卡上的 批注 组中, 单击 显示 / 隐藏批注 以显示批注, 双击批注文本框, 然后按 Delete Excel 2007 中对重复数据的巧妙处理 在使用 Excel 处理大量数据时, 经常会遇到重复数据, 尽管我们一遍遍地认真 仔细核对, 但出现错误还是难以避免 在 Excel 2007 中这个问题就能轻松解决 1 数据输入时避免重复在输入学籍号 身份证号码等数据时, 我们可以通过如下方法解决 : 67

68 (1) 首先选中要输入数据的固定区域, 如 A2:A10 单元格区域, 然后打开 开始 标签页, 在 条件格式 下拉菜单中选择 突出显示单元格规则 重复值 ( 如图一 ) (2) 时就会打开 重复值 对话框, 在这里你可以根据需要自行定义重复值单元格内数据的颜色, 如设置成醒目的红色 ( 如图二 ), 确认后即可生效 这样, 当你不慎输入了重复的数据, 当前单元格就会立即变成红色, 给你提示 2 轻松删除重复数据如果大量的数据已经输入完毕, 这时我们需要将相同的数据找出来并将其删除, 方法是 : 选中需要删除重复项的单元格区域, 然后切换到 数据 标签页, 直接单击工具栏中的 删除重复项, 此时会打开 删除重复项 对话框 ( 如图三 ), 确认后就会将指定区域中的所有重复内容一次性清除 68

69 Excel 2007 中选择一个或多个工作表 通过单击 Excel 窗口底部的工作表 ( 工作表 : 在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档 也称为电子表格 工作表由排列成行或列的单元格组成 工作表总是存储在工作簿中 ) 标签, 可以快速选择不同的工作表 如果要同时在几个工作表中输入或编辑数据, 可以通过选择多个工作表组合工作表 还可以同时对选中的多个工作表进行格式设置或打印 选择 操作 单击该工作表的标签 一张工作表 如果看不到所需标签, 请单击标签滚动按钮以显示所需标签, 然后单击该标签 两张或多张相邻的工作表 两张或多张不相邻的工作表 工作簿中的所有工作表 单击第一张工作表的标签, 然后在按住 Shift 的同时单击要选择的最后一张工作表的标签 单击第一张工作表的标签, 然后在按住 Ctrl 的同时单击要选择的其他工作表的标签 右键单击一张工作表, 然后单击快捷菜单 ( 快捷菜单 : 显示与特定项目相关的一列命令的菜单 要显示快捷菜单, 请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10 ) 上的 选定全部工作表 提示在选定多张工作表时, 将在工作表顶部的标题栏中显示 [ 工作组 ] 字样 要取消选择工作簿中的多张工作表, 请单击任意未选定的工作表 如果看不到未选定的工作表, 请右键单击选定工作表的标签, 然后单击快捷菜单上的 取消组合工作表 注释 在活动工作表 ( 活动工作表 : 工作簿中用户正在处理的工作表 活动工作表标签上的名字加粗显示 ) 中输入或编辑的数据会反映到所有选中的工作表中 这些更改可能替换活动工作表中的数据, 还可能不经意地替换其他选中的工作表上的数据 从组合的工作表中复制或剪切的数据不能粘贴到另一工作表中, 因为复制区域的大小包括所选工作表的所有层, 因此不同于一张单独的工作表中的粘贴区域 在将数据复制或移动到另一工作表之前, 请确保只选择了一张工作表 管理 Excel2007 条件格式规则的优先级 了解 Excel 条件格式规则优先级通过使用 条件格式规则管理器 对话框, 您可以在工作簿中创建 编辑 删除和查看所有条件格式规则 ( 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 条件格式 旁边的箭头, 然后单击 管理规则 ) 当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元格区域时, 将按其在此对话框中列出的优先级顺序评估这些规则 列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则 默认情况下, 新规则总是添加到列表的顶部, 因此具有较高的优先级, 但是您可以使用对话框中的 上移 和 下移 箭头更改优先级顺序 多个条件格式规则评估为真时将发生何种情况 69

70 对于一个单元格区域, 可以有多个评估为真的条件格式规则 这些规则可能冲突, 也可能不冲突 : 规则不冲突例如, 如果一个规则将单元格格式设置为字体加粗, 而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红色, 则该单元格格式设置为字体加粗且为红色 因为这两种格式间没有冲突, 所以两个规则都得到应用 规则冲突例如, 一个规则将单元格字体颜色设置为红色, 而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色 因为这两个规则冲突, 所以只应用一个规则 应用优先级较高的规则 粘贴 填充和格式刷如何影响条件格式规则编辑工作表时, 可以复制和粘贴具有条件格式的单元格值, 用条件格式填充单元格区域, 或者使用格式刷 这些操作对条件格式规则优先级的影响是 : 为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规则 如果将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在 Microsoft Office Excel 的另一个实例中打开的工作表中, 则不创建条件格式规则并且不复制格式 条件格式和手动格式冲突时将发生何种情况对于单元格区域, 如果格式规则为真, 它将优先于手动格式 可以通过使用 开始 选项卡上 单元格 组中的 格式 命令应用手动格式 如果删除条件格式规则, 单元格区域的手动格式将保留 注释手动格式没有在 条件格式规则管理器 对话框中列出或者没有用于确定优先级 编辑条件格式规则优先级 1 在 开始 选项卡上的 样式 组中, 单击 条件格式 旁边的箭头, 然后单击 管理规则 为当前选择 ( 包括规则类型 格式 应用规则的单元格区域以及 如果为真则停止 设置 ) 显示条件格式规则的列表 如果没有找到所需的规则, 请在 显示其格式规则 列表框中, 确保已选中适当的单元格区域 工作表 表或数据透视表 2 选择一个规则 一次只能选择一个规则 3 要在优先级中向上移动所选规则, 请单击 上移 要在优先级中向下移动所选规则, 请单击 下移 4 另外, 要在特定规则处停止规则评估, 请选中 如果为真则停止 复选框 选中 如果为真则停止 复选框可实现与不支持多个条件格式规则的 Microsoft Office Excel 2007 早期版本的向后兼容性 例如, 如果对某单元格区域有三个条件格式规则, 则默认情况下, Office Excel 2007 之前的 Excel 版本将优先应用最后一个规则 如果要应用第一个或第二个规则, 则为该规则选中 如果为真则停止 复选框 Excel2007 实现双面打印的两种另类方法 如今提倡构建节约型社会, 无纸化办公就符合这一要求, 虽然真正意义上的无纸化办公难以实现, 但要做到节约用纸却并不困难 Microsoft Office Word 的双面打印功能就是一个很好的例子 然而跟 Word 不同的是, Excel 从来就没有提供双面打印的功能,Excel 2007 中也不例外, 因此我们只有自己动手, 才能让 Excel 2007 也可以双面打印 一. 打印机设置有窍门有些打印机只要安装了驱动程序, 就可以在打印属性中找到双面打印选项, 以 Canon PIXMA 70

71 ip1000 为例 ( 请先安装打印机附带光盘中的驱动程序 ), 打印时, 只要打开 Excel 2007 工作簿, 依次点击左上角 Office 徽标 打印, 打开 打印 设置窗口, 在打印机名称中选中 Canon PIXMA ip1000, 然后点击 属性 按钮, 调出 Canon PIXMA ip1000 属性 窗口, 切换到 页设置 标签页, 找到并勾选 双面打印 复选框即可 ( 图 1) 二. 小小插件有妙用 ExcelPrinter( 搜索下载 ExcelPrinter>>) 是一个可以增强 Excel 打印功能的小插件 ( 仅 75KB 大小 ), 它不仅适用于 Excel 2003, 也适用于 Excel 2007 下载安装后, 该插件会在 Excel2007 的 加载项 选项卡的 自定义工具栏 中添加程序图标 它不仅拥有 手动双面打印 功能, 还可以 打印当前页 ( 图 2), 实在不失为一个快速 便捷的选择! 71

72 Excel2007 帮您处理信息的十种主要方式 Office Excel 2007 是一种广泛使用的强大工具, 可以帮助用户分析信息从而做出更明智的决策 通过 Office Excel 2007 和 Excel Services, 您可以做到明察秋毫, 从而信心十足地共享和管理业务信息 下面是 Office Excel 2007 帮助您更有效地分析 共享和管理信息的 10 种主要方式 Office Excel 2007 拥有的全新用户界面可以帮助您在需要时找到强大的工具 使用 Office Excel 2007 面向结果的新界面可以帮助您随时找到所需的工具 根据要完成的工作, 无论是创建表还是编写公式,Office Excel 2007 都可以在全新的用户界面中为您提供了适当的命令 在显著扩展的电子表格中导入 组织和浏览大量数据集 Office Excel 2007 可以处理大量数据, 它支持的电子表格可以包含多达 100 万行和 16,000 列 现在, 在需要分析大量信息时, 用户将不再需要处理多个电子表格或使用其他应用程序 使用彻底重新设计的 Office Excel 2007 制图引擎, 可以帮助您在具有专业外观的图表中共享您的分析 使用新用户界面中的制图工具, 您可以更快地创建出具有专业外观的图表, 而所需的单击动作更少 可以在图表中应用丰富的视觉增强效果, 例如三维 柔和阴影和透明效果 无论使用的是哪一种应用程序, 您都能够以相同的方式创建图表并与之进行交互, 因为 Office Excel 2007 制图引擎与 Microsoft Office Word 2007 和 Microsoft Office PowerPoint 2007 中的引擎是一致的 为使用表格提供了经过改进的有力支持 由于 Office Excel 2007 已经显著改进了对表的支持, 您现在可以在公式中创建 扩展和引用表, 还可以设置表的格式 在分析大型表格中包含的数据时,Office Excel 2007 让您在滚动表时仍然可以看到表标题 轻松创建和使用数据透视表视图 通过数据透视表视图, 可以迅速重新定位数据以便帮助您回答多个问题 由于 Office Excel 2007 将帮助您更加方便地创建和使用数据透视表视图, 因此您可以更快地找到所需答案 查看重要趋势并发现数据中的异常 可以更加轻松地将条件格式应用于信息 随后可以使用丰富的可视化方案 ( 例如渐变 阈值和性能指示器图标 ) 来研究数据的图形并突出显示数据的趋势 使用 Office Excel 2007 和 Excel Services 有助于更加安全地与其他人共享电子表格 Excel Services 可以动态地将电子表格呈现为 HTML, 这样其他人就可以在任何 Web 浏览器中访问存储在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 上的电子表格 由于对 Office Excel 2007 客户端而言这种方式的保真度很高, 因此, 用户可以使用 Excel Services 来浏览 排序 筛选 输入参数, 以及与数据透视表视图进行交互, 这一切工作都可以在 Web 浏览器中进行 有助于确保您和您的组织使用最新的业务信息 72

73 通过使用 Office Excel 2007 并将对业务非常关键的电子表格发布到 Office SharePoint Server 2007, 可以防止组织内出现电子表格的多个副本或过期副本 使用基于权限的访问可以控制哪些用户能够查看和修改服务器上的电子表格 同时减小电子表格的大小和提高损坏文件的恢复能力 全新的 Microsoft Office Excel XML 压缩格式可使文件大小显著减小, 同时其体系结构可提高损坏文件的数据恢复能力 这种新格式可以大大节省存储和带宽需求, 并可降低 IT 人员的负担 由于 Office Excel 2007 完全支持 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 从而使您的商业智能投资得到扩展 可以使用 Office Excel 2007 中的灵活性和新的立方体函数, 从联机分析处理 (OLAP) 数据库创建自定义报表 通过使用 Office Excel 2007 中的数据连接库, 您还可以更加轻松地连接到外部数据源 添加开关和参数定制 Excel2007 启动方式 本文向您介绍如何通过向启动命令添加开关和参数来自定义 Microsoft Office Excel 2007 的启动方式 例如, 在启动 Office Excel 2007 时可以不显示启动屏幕, 也可以使 Excel 在启动时打开一个特定的文件 命令行开关也称为命令行选项, 有时在使用参数时可以不带开关 如果您只想一次性使用开关和任何关联的参数, 则可以在 Microsoft Windows 的 运行 对话框 ( 在 开始 菜单上 ) 中键入命令 如果您想多次使用同一开关及其关联的参数, 则可以创建一个桌面快捷方式, 以便始终使用同一开关及其参数启动程序 本文讨论如何实现这两种功能, 并提供了一个表, 其中列出了 Office Excel 2007 中可用的所有开关和参数 命令 开关和参数简介每次通过单击 Excel 程序图标或 开始 菜单中的 Excel 程序名称启动 Excel 2007 时, 实际上就会运行 Excel.exe 命令, 但您通常不键入该命令, 甚至看不到该命令 通过向 Excel.exe 命令添加称为 开关 的子命令, 可以更改程序启动方式的某些方面 开关的形式为主命令后加一个空格, 再跟斜杠 (/) 和开关的名称 开关有时还会后跟另一个空格以及一个或多个称为参数的特定指令, 这些指令为程序提供有关如何执行 Excel.exe 命令的进一步信息 例如, 以下命令指示 Excel 启动并以只读方式打开指定的文件 : excel.exe /r "c:\my Folder\book1.xlsx" 在此示例中, 开关是 /r, 参数是 c:\my Folder\book1.xlsx 将开关添加到 运行 命令以使用一次开关 1 在 Microsoft Windows XP 中, 单击 开始, 然后单击 运行 在 Microsoft Windows Vista 中, 单击 开始 按钮, 然后单击 运行 2 在 运行 对话框中, 键入 excel.exe, 或者单击 浏览 找到它 3 键入一个空格, 然后键入开关以及任何参数 例如, 要启动 Excel 而不显示启动屏幕且不打开空白工作簿, 请键入 : excel.exe /e 下次启动 Excel 时, 该程序会根据其默认设置 ( 不使用刚才提供的开关 ) 启动 要使自定义的启动方式可以重复使用, 请参阅下一节 注释 开关和参数不区分大小写 例如,/R 与 /r 等效 请记住在开关之前包括一个空格, 且在每个参数之间包括一个空格 73

74 创建快捷方式以重用开关首先, 验证 Excel.exe 文件在计算机上的位置 如果您在安装 Excel 时接受了默认文件夹位置, 则 Excel.exe 文件很可能位于 : C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Excel.exe 如果在该位置找不到 Excel.exe 文件, 请搜索该文件, 并记下完整路径 1 右键单击 Windows 桌面, 指向 新建, 然后单击快捷菜单上的 快捷方式 2 在 创建快捷方式向导 的 请键入项目的位置 框中, 键入一个引号 ("), 输入 Excel.exe 文件的完整路径 ( 包括文件名 ), 然后再键入一个引号 ( 也可以单击 浏览 找到并选择该文件 在这种情况下, 将自动添加引号 ) 3 在右引号之后, 键入一个空格, 然后键入开关以及任何参数 如果参数是计算机上某一位置的路径, 而且该路径包含空格, 则也必须用引号引起该路径 例如 : "c:\program files\microsoft office\office12\excel.exe" /r "c:\my Folder\book1.xlsx" 4 单击 下一步 5 在 键入该快捷方式的名称 框中, 键入快捷方式的名称, 然后单击 完成 向导将创建快捷方式并将其放在桌面上 6 每当您要用这种特定的自定义方式启动 Excel 时, 双击该快捷方式即可 提示若要将桌面快捷方式添加到 Windows 的 开始 菜单, 请右键单击快捷方式, 然后单击快捷菜单上的 附到 开始 菜单 您可以创建各种快捷方式, 在启动时其中每种快捷方式都对程序应用不同的开关和参数 注释 开关和参数不区分大小写 例如,/R 与 /r 的作用相同 请记住在开关之前包括一个空格, 且在每个参数之间包括一个空格 可用的开关和参数下表列出了 Office Excel 2007 中可用的所有开关和参数 开关和参数 workbook path file name 此参数不需要开关 /r workbook path file name /t workbook path file name /n workbook path file name 说明 启动 Excel 并打开指定的文件 在键入 URL 形式的路径时, 无需使用引号 示例 excel.exe "c:\my Folder book1.xlsx" 或 excel.exe Site/Book1.xlsx 以只读方式打开特定的工作簿 在键入 URL 形式的路径时, 无需使用引号 示例 excel.exe /r "c:\my Folder\book1.xlsx" 或 excel.exe /r Site/Book1.xlsx 启动 Excel 并将指定的文件作为模板打开 在键入 URL 形式的路径时, 无需使用引号 示例 excel.exe /t "c:\my Folder\book_name.xlsx" 或 excel.exe /t Site/book_name.xlsx 与 /t 一样, 启动 Excel 并将指定的文件作为模板打开 在键入 URL 形式的路径时, 无需使用引号 示例 74

75 excel.exe /n "c:\my Folder\book_name.xlsx" 或 excel.exe /n Site/book_name.xlsx /e 或 /embed /p workbook path /s 或 /safemode /m /a progid 使 Excel 不显示启动屏幕且不打开新的空白工作簿 示例 excel.exe /e 将某一文件夹指定为活动的工作文件夹 ( 例如, 另存为 对话框中指向的文件夹 ) 示例 excel.exe /p "c:\my Folder" 强制 Excel 绕过存储在启动目录 ( 如 Excel 或 2007 Microsoft Office System 安装目录中的默认 XLStart 文件夹 ) 中的所有文件 示例 excel.exe /s 创建一个包含单个 XML 宏表的新工作簿 示例 excel.exe /m 启动 Excel 并加载由加载项的 progid 指定的 自动加载项 示例 excel.exe /a MyProgId.MyProgID2.1 八招设置 Excel2007 让我们用得更顺手 Excel2007 用起来还不是很顺手, 感觉还是用以前的版本习惯, 笔者今天教你设置一下, 适应以前的操作习惯 招式一 : 把 快速访问工具栏 请下来 设置方法如下 : 点击 Office 按钮项界面如 ( 图一 ) 所示 : 在下拉菜单右下方点击 Excel 选项 出现 Excel 选 75

76 图一点击左面 自定义 栏, 在右面会出现 自定义快速访问工具栏 设置界面如 ( 图二 ) 所示 : 图二在这里你可以添加你日常工作中常用的命令 添加完以后勾选下面的 在功能区下方显示快速访问工具栏 选项, 点击 确定 这样我们就把 快速访问工具栏 请到功能区下面来了 为什么要把 快速访问工具栏 给弄下来呢, 大家有没有发现 快速访问工具栏 在标题栏上和文件标题同处一栏, 常用命令显示的数量有限, 有时不得不点击下拉按钮来找常用命令, 把 快速访问工具栏 弄下来就好了, 上面的常用命令可以显示很多, 就像以前版本的 excel 的工具栏一样, 用起来很方便 招式二 : 隐藏 功能区 让 工作区 视野更开阔 在招式一中我们把 快速访问工具栏 请到下面来了, 大家是不是觉得工作区有点变小了? 没关系 现在你双击 功能区 上面的任何一个选项卡如 开始, 你发现了什么, 哈, 功能区 隐藏起来了 用的时候只要单击一下功能区上的选项卡, 功能区 一下子就显示出来了, 和以前版本的 Excel 比较一下 你会发现原来 Excel2007 的 功能区 就像以前版本的菜单栏的下拉菜单, 功能区 上面的 选项卡 其实就是以前版本的菜单栏 嘻嘻! 招式三 : 让 Excel2007 换换 衣服 有时在网上看到别人的 Excel2007 界面是黑色的, 是不是想换换自己的 Excel2007 的颜色? 跟我来! 如 ( 图一 ) 在 Excel 选项 界面 常用 项, 在配色方案处点击下拉箭头, 出现了三种配色方案, 里面就有黑色的, 选取以后点击 确定, 怎么样? 是不是很爽? 呵呵! 招式四 : 让低版本 excel 顺利打开 excel2007 制作的文件 Excel2007 制作的文件后缀名为 xlsx, 而以前版本的 Excel 文件后缀名为 xls, 这样用 Excel2007 做的文件在以前版本的 Excel 里是打不开的 有没有解决这一问题的好方法呢? 有人说 : 我在保存文件时另存为 xls 格式文件不就行了吗? 可是假如你忘了呢, 是不是还要重新打开一次再来一次转换? 现在你在 ( 图一 ) 的示的 Excel 选项 界面, 点击 保存 栏, 在 将文件保存为此格式 一项点击下拉箭头, 选择 Excel 工作簿 (*.xls) 点击 确定 这样你以后用 Excel2007 做的 76

77 文件在低版本的 excel 里也能打开了, 不必顾虑使用你文件的人的电脑里是否装有高版本的 Excel2007 了 招式五 : 我的文件很安全, 系统瘫痪俺不怕在 Excel 选项 保存栏 里, 更改 自动恢复文件位置 默认文件位置 的路径,( 注意 : 不要把文件放在 C 盘哟 ) 这样只要硬盘不坏, 以后系统瘫痪了也不怕了, 文件不会丢失 招式六 : 巧妙设置状态栏, 提高工作效率 图四如图四所示情况 : 把英语考试分数全选, 下面状态栏显示出平均值, 计数, 求和 分数情况一目了然, 但是还是不够详细, 让我们来设置一下 在下面的 状态栏 点击右键, 弹出如 ( 图五 ) 所示菜单 77

78 图五勾选 数值计数 最小值 最大值 这样我们对 英语考试分数 情况只要看看状态栏就了如指掌了 招式七 : 不看键盘, 实现真正的 盲打 如 ( 图五 ) 所示, 勾选 大写, 数字 这样在做文件时不用看键盘上的指示灯只要看看 状态栏 就知道大就写状态和数字小键盘是否开关了, 是不是很方便? 招式八 : 工作表数量随心设 Excel2007 在插入工作表方面做了改进如 ( 图六 ) 点击 插入工作表 图标或按 Shift+F11 组合键可以很方便的插入一张工作表 图六但是有时候我们有特殊的需要, 一次要在工作薄中做好多工作表, 这样做速度还是有点慢哟! 现在你进入 ( 图一 ) 所示 的 Excel 选项 界面, 在 常用 一栏的 包含的工作表数 一项根据自己的实际情况设置工作表的数量即可, 默认数字是 3 设置好后点击 确定, 回到工作区看看, 工作表数量是不是变了? 呵呵! 为 Excel2007 添加一个 双面打印 按钮 大家知道, 在 Word 中可以将 奇数页 和 偶数页 分开打印, 从而实现多页文档的 双面打印 效果 但是, 在 Excel 中却没有这一功能 下面, 我们就以 Excel2007 为例, 为其添加一个具有 双面打印 功能的按钮 一 展开 开发工具 选项卡要在 Excel 中实现 双面打印, 就要用到其内嵌的 VBA 功能, 因此, 需要先展开 开发工具 选项卡 启动 Excel2007, 单击左上角的软件图标, 在随后出现的下拉菜单中 ( 如图 1), 选择 Excel 选项 选项, 打开 Excel 选项 对话框 ( 如图 2) 78

79 先在左侧选中 个性化设置 选项, 然后在右侧 使用 Excel 时采用的首选项 下面选中 在功能区显示 开发工具 选项卡, 确定返回 79

80 二 生成 个人宏工作簿 为了让 双面打印 按钮对所有工作簿都有效, 我们需要将其保存在 个人宏工作簿 中 第一次使用 宏 这个功能时, 需要先让软件生成一个隐藏的 个人宏工作簿 切换到 开发工具 选项卡中, 单击其中的 录制宏 按钮, 打开 录制新宏 对话框 ( 如图 3) 输入一下宏名称 ( 如 smdy ), 按 保存在 右侧的下拉按钮, 在随后出现的下拉列表中, 选择 个人宏工作簿 选项, 确定进入 宏 录制状态 不需要进行任何操作, 直接单击 开发工具 选项卡中的 停止录制 按钮, 系统会自动生成一个隐藏的 个人宏工作簿 特别提醒 : 以后需要在 个人宏工作簿 中编辑宏时, 就不需要再进入此步操作了 三 编辑 双面打印 代码单击 开发工具 选项卡上的 Visual Basic 按钮, 进入 VBA 编辑状态 ( 如图 4) 特别提醒 : 按 Alt+F11 组合键, 即可快速进入 VBA 编辑状态 在左侧 工程资源管理器 中, 展开 VBAProject(PERSONAL.XLSB) 选项 ( 这就是 个人宏工作簿 ), 双击其中的 模块 1, 然后用下述代码替换右侧编辑区中的原有代码 : Sub smdy() On Error Resume Next x = ExecuteExcel4Macro("get.document(50)") For i = 1 To Int(x / 2) + 1 ExecuteExcel4Macro "PRINT(2," & 2 * i - 1 & "," & 2 * i - 1 & ",1,,,,,,,,2,,,TRUE,,FALSE)" Next i MsgBox " 请将打印纸反向装入打印机中 ", vbokonly, " 打印另一面 " For j = 1 To Int(x / 2) + 1 ExecuteExcel4Macro "PRINT(2," & 2 * j & "," & 2 * j & ",1,,,,,,,,2,,,TRUE,,FALSE)" Next j End Sub 输入完成后, 关闭 VBA 编辑窗口返回到 Excel 编辑状态 四 添加 双面打印 按钮 80

81 其实, 我们只要运行上面 smdy 宏, 就可以实现双面打印效果了 但是, 为了操作上的方便, 我们在 快速访问工具栏 上添加一个 双面打印 的按钮 右击左上角的软件图标, 在随后出现的下拉菜单中, 选择 自定义快速访问工具栏 选项, 打开 Excel 选项 对话框, 并定位到 自定义 选项中 ( 如图 5) 单击 从下拉位置选择命令 右侧的下拉按钮, 在随后出现的下拉列表中, 选中 宏 选项 将刚才编辑的宏 PERSONAL.XLSB!smdy 添加 到右侧的快速工具栏中 单击其中的 修改 按钮, 打开 修改按钮 对话框 ( 如图 6), 选中一个图标, 并输入 显示名称 ( 如 双面打印 ), 确定返回到 Excel 选项 对话框中, 再 确定 退出 特别提醒 : 不修改 显示名称 项目的内容, 并不影响宏的正常运行和结果 五 实现 双面打印 打开相应的文档, 单击窗口上端 快速访问工具栏 ( 如图 7) 上的 双面打印 按钮, 系统即刻开始打印 奇数页, 打开完成后, 弹出如图 8 所示的提示框 81

82 将刚才打印出来的文档纸张, 依次反向装入打印机中, 单击一下图 8 中的 确定 按钮, 即可将 偶数页 打印到纸张的另一面上, 实现 双面打印 之目的 特别提醒 : 1 编辑了 个人宏工作簿 后, 退出 Excel 时, 会弹出一个如图 9 所示的对话框, 请一定要单击其中的 是 (Y) 按钮, 保存上述宏代码 2 反向装纸时, 一定要先测试一下, 装纸的顺序和方向, 确定正确打印 3 在打印另一面时, 如果出现夹纸等意外情况, 造成部分页面打印的错误, 请手动将错误页面重新打印一下 4 如果在 Excel2003 及以前版本中使用此宏, 只要修改两行代码就行了 : 将 ExecuteExcel4Macro "PRINT(2," & 2 * i - 1 & "," & 2 * i - 1 & ",1,,,,,,,,2,,,TRUE,,FALSE)" 修改为 ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1, Copies:=1, Collate:=True, 将 ExecuteExcel4Macro "PRINT(2," & 2 * j & "," & 2 * j & ",1,,,,,,,,2,,,TRUE,,FALSE)" 修改为 ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j, Copies:=1, Collate:=True 在 Excel2007 中快速删除重复记录 在 Excel 中录入数据后, 我们一般用高级筛选来处理删除重复的记录,Excel 2007 保留了这个功能, 同时又增加了一个 删除重复项 按钮, 使操作更加简单 灵活 一 传统方法 : 使用高级筛选步骤如下 : 1. 单击数据区, 选中其中的任一个单元格 如果只是针对其中部分字段和记录进行筛选, 可先选中这部分区域 注意 : 只对连续选中的矩形区域有效 2. 单击 数据 标签, 再单击下面工具栏中的 排序与筛选 区中的 高级 按钮, 如图 1 82

83 3. 在弹出的 高级筛选 对话框中选中 选择不重复的记录 复选项, 在列表区域框中将自动出现筛选区域的范围, 查看是否正确, 不正确可用鼠标拖动重新选择 ; 此外, 可选择筛选结果的显示方式, 这里选择的是 在原有区域显示筛选结果 如图 单击 确定 按钮, 筛选完成, 完全相同的记录除第一个被保留外, 其他的均被删除 如图 二 删除重复项 Excel2007 中增加了一个 删除重复项 按钮, 用它来删除重复记录更加容易 步骤如下 : 1. 单击选中数据区中的任一个单元格 2. 单击 数据 标签, 再单击其下工具栏中 排序与筛选 区中的 删除重复项 按钮, 如图 4 83

84 3. 在弹出的 删除重复项 对话框选择要检查的字段 为了对比第一种方法, 此处只选择前三项, 如图 5 4. 单击 确定 按钮, 只要前三个字段完全相同的记录除第一个外全部被删除, 如图 6, 再次单击 确定 按钮, 确认结果 Excel2007 中插入页眉和页脚超简单 最近在学习 Excel2007 的过程中发现在 Excel2007 中插入页眉和页脚较以前版本很方便直观 相信用 Excel 以前某些版本中插入页眉和页脚时, 对图 1 所示的插入页眉和页脚的对话框一定不会陌生 84

85 图 1 以 Excel2003 为例, 在其中插入页眉和页脚就要用到上面的对话框, 很是麻烦, 且不能直观的看到插入的页眉和页脚, 非要用打印预览才可看到页眉和页脚 Excel2007 对此功能进行了改进 想在 Excel2007 中插入页眉和页脚的方法有几个 : 其一 切换到 插入 标签菜单下, 单击其中 页眉和页脚 按钮 ( 以前版本, 插入页眉和页脚的菜单项在 视图 下 ); 其二 单击状态栏右侧的 页面 视图按钮, 切换到 页面 视图, 页面 视图中页眉和页脚的位置就可插入页眉和页脚了 方法还有, 不过以上两种是常规且简便的方法 见图 2: 图 2 插入页眉和页脚在 Excel2007 中的 页面 视图中, 直接插入和设置, 方便直观 以前版本中关于插入页眉和页脚的对话框上的命令都放在菜单标签栏上了, 无需先在对话框中设置, 然后再去点 确定 了, 省了很多步骤, 且直观 在这要提示一下, 第一次用切换进 页面 视图的方法时可能并不显示插入页眉和页脚的菜单标签栏, 单击菜单标签栏上的 页眉和页脚工具 或 设计 就可了 图 3 所示的就是插入页眉和页脚时的 页面 视图 图 3 85

86 如果在用 页面 视图时, 不想让 页眉和页脚 等空格占去一些空间, 可以用鼠标单击空格的边界来 隐藏空格, 隐藏后单击 显示空格 处可使其显示编辑 页眉和页脚 的空格 见图 4: 图 4 Excel2007 以人为本的 15 个新功能挨个看 Microsoft Office2007Beta2 版公测, 我也在第一时间下载安装, 赶紧启动我最为关注的 Excel2007 组件一看究竟 除了惊叹其华丽的外表外, 更为其诸多以人为本的功能改进而折服 1 标签菜单更直观 Excel2007 彻底抛弃了以往的下拉式菜单, 做成了更加直观的标签式菜单 ( 如图 1), 大大方便了用户的操作 尤其是对新手来说, 完全可以在 零 时间内上手操作 对于一些设置比较多的菜单项, 点击右下角的级联按钮就可以展开后续对话框 86

87 双击某个菜单标签 ( 如 开始 ), 即可以将相应的菜单标签向上隐藏起来, 扩大编辑区 ; 再次单击某个菜单标签, 即可展开相应的菜单标签 2 任务窗格取消好大家知道, 自 Ofice2002 版本开始, 各组件都增加了一个 任务窗格 功能 由于展开 任务窗格 后, 占区了近三分之一的编辑区, 于是, 大家都通过 选项 设置, 取消这个自启动的 任务窗格 功能 现在好了, 在 Office2007 版本中, 任务窗格 的功能被取消了 3 折叠编辑人性化在以前的版本中, 但我们向某个单元格中输入大量的字符后, 再选中该单元格, 则编辑栏中显示出的内容, 遮盖住了下面的某些单元格中的内容 在 2007 中, 编辑栏具有了折叠功能 通常情况下, 只显示出 1 行的内容, 如果要在编辑栏中查看整个内容, 只要单击一下右侧的折叠按钮即可 ( 如图 2) 编辑栏全部展开后, 整个表格自动下移 ( 参见图 2), 不会遮盖掉表格中的任何内容 4 合并居中更科学大家知道,Excel 有一个 合并居中 功能 可以将多个单元格合并成一个单元格 如果我们想将每行的多个 ( 如 6 个 ) 单元格合并成一个单元格, 在以前的版本中, 只能一行一行的操作 在 Excel2007 中, 可以一次性操作完成 : 选中需要合并的多行单元格区域, 展开 开始 标签菜单, 单击 合并与居中 按钮右侧的下拉按钮, 在随后弹出的下拉列表中 ( 如图 3), 选择 跨越合并 选项即可 87

88 5 智能定位对话框 Excel2007 对相应格式设置对话框的定位更加智能化 : 例如, 我们选中某个单元格 ( 区域 ), 在 开始 标签菜单中, 单击 字体 标签右下角的级联按钮, 即可打开 单元格格式 对话框, 并定位到 字体 标签中 ( 如图 4) 6 即选即显设字号我们选中某个单元格 ( 区域 ), 在 开始 标签菜单中, 单击 字号 右侧的下拉按钮, 在随后弹出的字号列表中, 当我们将鼠标停留在某个字号是时, 单元格中的字符即刻以相应的字号显示出来, 并通知化的调整行高以适应字号的大小 ( 如图 5) 88

89 这个功能, 对设置 字体 同样有效 7 页眉页脚快添加除了可以用传统的方法为工作表设置页眉 ( 脚 ) 外, 增加了快速设置页眉 ( 脚 ) 的方法 : 单击状态栏右侧的 页面 视图按钮, 切换到页面设置视图下, 即可将相应的字符输入到页眉 ( 脚 ) 的位置上 ( 如图 6) 在 页面 视图下, 系统自动添加 页眉和页脚 菜单 ( 参见图 6) 89

90 8 函数跟随真方便当我们输入函数式的前导符 = 号及函数名称前面部分字母时, 系统自动列出类似的函数, 供操作者直接选择输入 ( 如图 7), 既提高了函数式的输入速度, 又保证了函数式输入的准确性 9 查找功能更强大在 开始 标签菜单中, 单击 查找和选择 右侧的下拉按钮, 在随后弹出的下拉列表中 ( 如图 8), 选择相应的选项 ( 如 公式 ), 即可完成相应查找及选择操作 90

91 10 颜色筛选有妙法可能因某种需要, 我们给某列的单元格 ( 或其中的字符 ) 设置了不同的颜色, 现在需要将相同颜色的数据筛选出来 这在以前的版本中是很难实现的, 在 2007 版本中, 可以轻松实现 : 选中相应列的某个单元格, 切换到 数据 标签菜单下, 单击一下其中的 筛选 按钮, 进入 自动筛选 状态, 单击列标题右侧的下拉按钮, 在随后弹出的快捷菜单中 ( 如图 9), 展开 按颜色筛选 下面的级联菜单, 根据需要选定一种 填充颜色 或者 字符颜色 即可 11 颜色排序更自由可能因某种需要, 我们给某列的单元格 ( 或其中的字符 ) 设置了不同的颜色, 现在需要按颜色对数据进行排序 这在以前的版本中也是很难实现的, 在 2007 版本中, 可以轻松排序 : 选中相应列的某个单元格, 切换到 数据 标签菜单下, 单击一下其中的 排序 按钮, 打开 排序 对话框 ( 如图 10), 在 列 下面设置排序的列标题 ( 如 序号 ), 将 排序方式 设置为 单元格颜色 或 字体颜色, 在 次序 下面选中作为第一排序对象的颜色 ( 如 蓝色 ), 并设置排序方式为 在顶端 或 在底端 91

92 上面的设置完成后, 单击其中的 添加层次 按钮, 再仿照上面的操作设置好第二 三 排序对象的颜色 全部设置完成后, 单击 确定 按钮返回, 数据即刻按设置的颜色进行了排序 12 快速添加工作表在 2007 版本中, 我们发现在下端工作表标签名称右侧新增了一个按钮 插入工作表 单击此按钮, 即可在最后添加一个空白工作表 要添加工作表, 说明现有的工作表不够用, 通常情况下, 我们希望添加的工作表排在最后, 这个按钮就是为此而设置的 而在以前的版本中, 插入的工作表位于选定工作表前面, 不符合人们的思维习惯 13 一个按钮真轻松随着使用者 Excel 水平的不断提高, 使用 宏 功能的机会越来越多, 于是, 在 2007 版本中, 在状态栏中增加了一个 录制新宏 按钮, 单击这个按钮, 即可快速打开 录制新宏 对话框 ( 如图 11) 14 状态统计项目多当我们选中多个单元格时, 在状态栏中即刻显示出所选中数据的行数 ( 计数 ); 如果选中的是数值单元格区域, 则同时显示出数值的 和 和 平均值 等统计数据 ( 如图 12) 92

93 15 快捷工具速定义在 Excel2007 界面的标题栏处, 有一个快捷工具条, 默认情况下其中包含了 保存 撤消 打印 等快捷按钮, 通过简单的设置, 可以向其中添加我们常用的操作按钮 : 右击标题栏左侧 Office 图标, 在随后出现的快捷菜单中, 选择 自定义快速访问工具栏 选项, 打开 选项 对话框 ( 如图 13), 此时, 系统自动定位到 自定义 标签中, 选中需要添加的按钮选项 ( 如 打印预览, 单击一下 添加 按钮, 将其添加到右侧的工具条框中, 确定返回即可 我们现在来看一看, 以上的功能, 是不是大家都非常需要的功能呢? 笔者我是觉得这种改进充分体现出了以人为本的企业精神! 93