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1 Excel 的初级操作与应用 李津 图书馆信息参考部情报分析 2018 年 11 月 25 日

2 主要内容 软件界面及基本设置 基本功能讲解与演示 其他功能

3 Microsoft Excel 1 软件界面及基本设置

4 题外话 软件的应用越来越广泛, 软件的种类也越来越多样 有没有想过 : 如何能快速掌握一种软件的用法?

5 Microsoft Office 图表 办公必备 电子表格 报表 数据分析 筛选 高手 强大 数据透视表 单元格 数据处理 快捷键 表格 宏 排序公式与函数 繁重计算

6 Excel 能做什么?

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8 软件界面 ( 以 Excel 2013 为例 )

9 快速访问工具栏 选项卡 标题栏 功能区 名称框 编辑区 列标 行标 工作区 文档缩放控制器 状态栏

10 基本概念 工作簿 (Book) 指 Excel 环境中用来储存并处理工作数据的文件 也就是说 Excel 文档就是工作簿 它是 Excel 工作区中一个或多个工作表的集合 每一本工作簿可以拥有许多不同的工作表 工作表 (Sheet) 工作薄中的每一张表格称为工作表 工作薄如同活页夹, 工作表如同其中的一张张活页纸 行行号由数字表示, 显示在工作簿窗口的左边 列列号由字母表示, 显示在工作簿窗口的上边 单元格 (Cell) 表格中行与列的交叉部分, 它是组成表格的最小单位 单元格地址 : 列号 + 行号, 如,H8 AA77; 单元格区域 : 多个连续的单元格组成区域, 由单元格区域左上角和右下角单元格地址组成 ( 中间用 : 分开 ), 如 (C1:D8)

11 基本设置 ( 以 Excel 2013 为例 )

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15 常规 新建工作簿的默认设置 字体 字号 默认视图 包含工作表个数 用户名 / 语言设置 浮动工具栏 实时预览 配色方案 屏幕提示中显示功能说明

16 公式 工作薄计算 自动重算 / 手动重算 公式中使用表名

17 校对 自动更正 更改键入时文字或格式的设置 : 句首字母大写 表格单元格首字母大写 键入时自动替换 ( 对常用词建立快捷方式 ) 等 ; 键入时替换 Internet 及网络路径替换为超链接

18 保存 默认保存格式 自动保存时间间隔 自动保存位置 默认打开文件位置

19 高级 编辑 Enter 键 小数点 填充柄和单元格拖放功能 记忆式键入 剪切 复制 粘贴 粘贴选项按钮 插入选项按钮 显示 滚动条 工作表标签 行和列标题 网格线 最近使用文档数

20 自定义工具栏 设置个性化工具栏

21 快速访问工具栏 设置个性化 快速访问工具栏 有些功能只有这里可以找到 一个页面中同步反映另外一个 页面的更改

22 Microsoft Excel 2 基本功能讲解与演示 ( 课程表制作 )

23

24 了解要求 新建 / 打开 / 关闭 / 保存 录入课程信息 序号 院系 课程编号 教师身份证号 开课时间 选课人数 统计 某院系开课量 / 选课人数 选课人数排序 / 超过 100 人 插入图表 打印预览 需注意的问题 菜单方式和快捷键 单 / 多工作表 有序填充 选定区域填充 首数字为 0 长数字 (11 位 15 位 ) 时间 固定字段 / 超链接 文本存储的数值 多种方法 筛选 排序 / 分类汇总 图表类型选择 视图

25 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览

26 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 新建 打开软件即新建 /Ctrl+N/ - 新建 /F4/ 快速访问工具栏 打开 Ctrl+O/ - 打开 / 快速访问工具栏 关闭 ( 关闭当前文档 / 退出软件 ) Ctrl+F4/Ctrl+W/ 工作表右上角关闭当前文档 - 关闭 /Alt+F4/ 工作簿右上角 退出软件 保存 Ctrl+S/ - 保存 / 快速访问工具栏 另存为 ( 设置密码保护 )

27 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 设置密码保护文档密码是由 个字符组成的, 可由键盘上的各个字符所组成 密码可分为两种 : 第一种 : 打开权限密码 : 用于防止未经授权者打开文档 ; 第二种 : 修改权限密码 : 用于防止未经授权者修改文档, 未被授权者只可以只读方式浏览文档, 却不能修改文档 方法 : 另存为 工具 常规选项 注意 : 密码区分大小写

28 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 建立多工作表 + / 右键 - 插入 / 开始 - 插入 /Shift+F11 填充 向下填充 Ctrl+D; 向右填充 Ctrl+R 选定区域内同内容填充 Ctrl+ENTER 同列有规律 ( 等差 等比 自定义 ) 填充 多工作表同位置填充复写纸功能? 选定区域内录入 数字 / 文本 / 时间录入 ( 课程代码首位为 0, 身份证号 18 位 ) 设置单元格格式 窗口 移动 / 复制 / 查找 / 替换 / 插入

29 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 填充 同内容向下填充 Ctrl+D; 同内容向右填充 Ctrl+R 同内容鼠标拖拽填充 选定区域内同内容填充 Ctrl+ENTER 有规律 ( 等差 等比 自定义 ) 填充 鼠标拖拽 利用填充序列对话框 多工作表同位置填充 选择多个表格 :Shift+ 鼠标选择工作表标签 ( 连续 ) Ctrl+ 鼠标选择工作表标签 ( 非连续 )

30 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 选定区域内录入 选定区域 1 选中单元格, 左键拖动 2 定位 Ctrl+G 3 开始 - 编辑 - 查找和选择 - 转到 行内选择下一个单元格 Tab 行内选择上一个单元格 Shift+Tab 列内选择下一个单元格 Enter 列内选择上一个单元格 Shift+Enter 优点 : 加快录入速度

31 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 数字 / 文本 / 时间录入 默认情况下直接录入 如需特别格式可通过 设置单元格格式 实现 选中单元格, 右键 开始 - 单元格注意 : 录入前修改才有效 特殊数字 : 首位为 0: 设为文本格式 / 英文 + 数字 / 自定义 身份证号 18 位 : 设为文本格式 / 英文 + 数字 / 自定义 默认,Excel 输入数字超过 11 位 ( 不含 11 位 ), 以科学计数法表示 ; 输入数字超过 15 位 ( 不含 15 位 ),15 位后全部显示 0

32 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 窗口 视图 窗口 冻结窗口 便于查看表头 行标或列标 视图 窗口 拆分 便于前后对照 视图 窗口 隐藏 便于有选择的查看 移动 / 复制 / 查找 / 替换 / 插入 鼠标拖动 菜单 : 开始 - 剪贴板 右键

33 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 排序 / 筛选 开始 编辑 排序和筛选 高级筛选 查找 开始 编辑 查找和选择 使用截词符

34 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 图表类型的选择

35 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 文本格式保存的数字如何改成数值格式? 选中该列 - 单元格格式设为 数值 - 数据分列, 确定 该列进行 +0 或 *1 计算 绘图步骤 : 选择数据 插入 - 图表 - 选择图表类型 图表工具 - 设计 / 布局 / 格式 以文本格式存储的数字无法绘图

36 新建 / 打开关闭 / 保存 录入 统计 插入图表 打印 / 预览 页面设置 纸张大小 / 方向 打印区域 打印标题 分隔符 - 打印预览 视图 - 工作簿视图 - 页面布局 / 分页预览 页面布局 : 显示单个页面, 打印预览,2007 新功能 分页预览 : 可手工调整分页符 注意 : 只有至少打印 ( 或预览 ) 工作表一次, 分页符才会显示

37 Microsoft Excel 3 其他功能

38 格式刷怎么用? 首先选择某种格式, 点击格式刷, 然后点击你想格式的某个内容, 则两者格式完全相同 1 单击 : 单次有效, 再次使用还需要再次单击格式刷图标 2 双击 : 多次有效, 直到单击空白处或者是单击格式刷图标鼠标恢复正常形状, 想要退出格式刷编辑模式只要单击一下格式刷就可以了

39 如何做批注 批注 : 对文档某个内容的意见或建议方法 : 审阅 选项卡 新建批注

40 隐藏功能区 1 隐藏 : 仅显示选项卡, 单击可使用方法 : 双击 选项卡 2 显示 : 显示选项卡及功能区方法 : 再次双击 选项卡

41 快速删除空行 1 2 数据 - 筛选 - 空白 删除空白行

42 打印行号和列标 页面布局 - 工作表选项 - 点击右下角打开对话框 - 打印 行号和列标

43 自定义序列排序 1 2 方法 1: 开始 - 编辑 - 排序和筛选 - 自定义排序 - 次序 - 自定义序列 方法 2: 数据 - 排序和筛选 - 排序 - 次序 - 自定义序列

44 彻底隐藏数据 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 -;;;( 英文状态下的分号 ) 上述设置可使显示为空白, 但编辑栏显示内容

45 建立常用词快捷方式 Excel 选项 - 校对 - 自动更正选项

46 常用公式 结构 公式输入是以 = 开始的 简单的公式有加 减 乘 除等计算 =3*6-2 =A2+B16 复杂一些的公式可能包含函数 =AVERAGE(A9: D17)*E1+50 相对引用 / 绝对引用 A1 相对引用 $A1 绝对引用列 A$1 绝对引用行 $A$1 绝对引用单元格 F4 是在四种引用间相互转换的快捷键

47 常用公式 求和 :SUM (number1,number2,...) 求平均值 : AVERAGE(Number1,Number2 ) 按条件查找 : VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 删除字符串中多余空格 :TRIM(text)/LTRIM(text)/RTRIM(text) 得到字符串左部指定个数的字符 :LEFT 得到字符串左部指定个数的字符 : RIGHT 计算单元格区域或数组中含有数字的单元格个数 : COUNT(value1,value2,...) 计算单元格区域或数组中不为空的单元格个数 :COUNTA(value1,value2,...)

48 常用快捷方式 定位 :Ctrl+G 移动到行首 :HOME 移动到工作表的开头 :CTRL+HOME 移动到工作表的最后一个单元格 :CTRL+END 移动到工作簿中下一个工作表 :CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中前一个工作表 :CTRL+PAGE UP 移动到下一工作簿或窗口 :CTRL+F6 或 CTRL+TAB 移动到前一工作簿或窗口 :CTRL+SHIFT+F6 选择连续单元格 :CTRL+SHIFT+ 方向键 Alt 键的妙用!

49 常用快捷方式 插入新工作表 :SHIFT+F11 完成单元格输入并在选定区域中下移 :ENTER 完成单元格输入并在选定区域中平移 :TAB 用当前输入项填充选定的单元格区域 :CTRL+ENTER 向下填充 :CTRL+D 向右填充 :CTRL+R 重复最后一次操作 :F4 或 CTRL+Y 显示 拼写检查 对话框 :F7 键 撤消最后一次操作 :CTRL+Z 显示全部公式 :Ctrl+~

50 软件下载地址 :

51 图书馆讲座 信息资源利用 专题培训讲座

52 学习资源 微软课程 : 网站 : 图书馆讲座 信息资源利用 专题培训讲座 我的联系方式 : 李津 lijin@lib.tsinghua.edu.cn 图书馆逸夫馆 504 房间

53 Thank you!

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