2 Excel 2013 办公专家从入门到精通 1.1 Excel 2013 简介 Excel 2013 是 Office 2013 软件的组件之一, 在 Excel 2013 中能录入数据 完成数据的统计等操作, 在本小节中首先来了解 Excel Excel 的主要功能 Ex

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1 第1章 第 初识Excel 章 初识 Excel 2013 Microsoft Excel 2013 是微软推出的新一代办公软件 Office 2013 的组件之一 常用于录入 编辑 计算和分析数据 本书的第 1 章就将带领大家接触这款升级后的程序 本章的重要概念有 Excel 的主要功能 改进和新增功能 安装与启动 Excel 2013 认识 Excel 2013 的工作窗口 Excel 文件的打印设置 退出 Excel 本章知识点 Excel 2013 简介 Excel 2013 的安装与启动 Excel 2013 工作窗口 Excel 文件的打印 退出 Excel

2 2 Excel 2013 办公专家从入门到精通 1.1 Excel 2013 简介 Excel 2013 是 Office 2013 软件的组件之一, 在 Excel 2013 中能录入数据 完成数据的统计等操作, 在本小节中首先来了解 Excel Excel 的主要功能 Excel 2013 是 Office 2013 软件组中的一个功能强大的电子表格处理软件, 运用它可以对表格中的数据进行计算 排序 筛选 分类 统计等各项操作 它拥有的强大的数据库功能, 可以进行各类数据分析, 并可用柱形图 折线图和趋势图等图形来清晰 准确地显示数据 Excel 2013 提供的大量函数, 可方便地进行统计分析 模拟运算 财务管理等操作, 是广大用户从事办公事务的得力助手 Excel 2013 的主要新增功能 Excel 2013 围绕 Excel 的主要功能进行内容的增加, 如增加即时分析数据功能 快速填充数据功能 推荐的图表 功能等 1. 即时分析数据功能在 Excel 2013 以前的版本中, 要通过很多操作才能为数据区域执行条件格式 图表 数据汇总等操作 在 Excel 2013 中, 只需要两三步就可以完成 可以完成的工作包括即时创建不同类型的图表 添加迷你图 应用表样式 应用和清除条件格式 插入数据透视表等 选择要快速分析数据的单元格区域, 快速分析 按钮, 在展开的列表中可进行相应的操作, 如图 1-1 所示 图 1-1 快速分析 工具 2. 快速填充数据功能 Excel 2013 的 快速填充 功能能够根据用户输入的数据识别模式, 一次性输入剩下的数据 快速填充 功能可以处理需要拆分的多个列的任何数据, 可以使用它根据某个示例填写数据 如在某列输入身份证号码, 在另一列的首个单元格中输入代表出生日期的身份证号码位数, 使用 快速填充 工具将自动填充身份证号码对应的出生日期, 如图 1-2 所示

3 第 1 章初识 Excel 图 1-2 快速填充 工具 3. 推荐的图表 功能 Excel 2013 在 插入 选项卡下, 比以前的版本多了 推荐的数据透视表 和 推荐的图表 按钮 推荐的数据透视表 按钮,Excel 2013 会汇总选择的数据, 并提供各种数据透视表选项的预览, 用户可以选择能够体现自己观点的数据透视表选项, 如图 1-3 所示 ; 推荐的图表 按钮,Excel 2013 会根据用户选择的数据推荐能够最好地展示数据模式的图表, 如图 1-4 所示 图 1-3 推荐的数据透视表 图 1-4 插入图表 对话框 1.2 Excel 2013 的安装与启动 要使用 Excel 2013, 需要将其安装到电脑上, 作为 Office 软件中的一个程序, 安装 Excel 需要安装 Office Excel 2013 的安装条件 安装 Excel 2013 之前需要了解 Office 2013 的标准系统要求, 即查看自己的电脑是否符合 安装 Office 2013 的要求 安装 Office 2013 的标准系统要求如表 1-1 所示, 即满足该条件和该 条件以上的配置都可以安装 表 1-1 Offi ce 2013 的标准系统要求 组 件 Offi ce 2013 要求 处理器 1 GHz 或更快的 x86 或 x64 位处理器 ( 采用 SSE2 指令集 ) 内存 1 GB RAM(32 位 );2 GB RAM(64 位 )

4 4 Excel 2013 办公专家从入门到精通 续 组 Office 2013 要求 件 硬盘 3.0 GB 可用空间 显示器 图形硬件加速需要 DirectX10 显卡和 分辨率 操作系统 Windows 7 Windows 8 Windows Server 2008 R2 或 Windows Server 2012 Microsoft Internet Explorer 8 9 或 10 Mozilla Firefox 10.x 或更高版本 Apple Safari 5 Google Chrome 17.x 浏览器.NET 版本 或 4.5 需要配备支持触摸的设备才能使用多点触控功能 但始终可以通过键盘 鼠标和其他标 准输入设备或可访问的输入设备使用所有功能 请注意 新的触控功能已经过优化 可与 Windows 8 配合使用 多点触控 其他要求和注意事项 某些功能因系统配置而异 某些功能可能需要其他硬件或高级硬件 或者需要连接服务器 Excel 2013 的安装 拥有 Office 2013 的安装程序后 就可以在电脑上安装其组件之一 Excel 2013 这里以在 Windows 8 下未安装任何 Office 版本的情况下安装 Office 2013 为例进行介绍 双击安装程序 弹出 选择所需的安装 界面 自定义 按钮 如图 1-5 所示 若要将程序安装在默认位置 并且所有程序都安装 可 立即安装 按钮 从程序下拉 列表中选择合适的安装选项 这里设置 Microsoft Access 为不可用 如图 1-6 所示 1 2 图 1-5 自定义 按钮 图 1-6 选择要安装的程序 知识补充 若电脑上已经安装了 Office 的早期版本 选择所需的安装 界面中会显示 立即升 级 和 自定义 按钮 一般 自定义 按钮 随后选择保留还是删除早期版本 安装 将 Excel 设置为用本机运行 设置其他的程序 完成程序的选择后 文件位 置 标签 如图 1-7 所示 切换至 文件位置 选项卡 浏览 按钮 设置安装位置

5 第 1 章初识 Excel 用户信息 标签, 如图 1-8 所示 设置 3 图 1-7 文件位置 标签 图 1-8 设置文件安装位置 切换至 用户信息 选项卡后, 输入信息, 包括全名 缩写和公司 / 组织, 输入完毕后, 立即安装 按钮, 如图 1-9 所示 随后, 显示安装进度对话框, 经过一段时间后, 安装成功, 在对话框中显示 感谢您安装 Microsoft Office Professional Plus 2013 等字样, 关闭 按钮, 如图 1-10 所示 完成安装 1 输入 2 3 图 1-9 立即安装 图 1-10 完成安装 知识补充 键入您的信息 界面中输入的 全名 和 缩写 在 Excel 安装成功后, 在 Excel 选项 对话框的 常规 选项卡的 对 Microsoft Office 进行个性化设置 组中可以修改 Excel 2013 的启动 安装好 Office 程序后, 就可以使用 Excel 了 Excel 的启动方法有三种 : 开始 屏幕 桌面快捷图标以及安装位置的程序文件 在 开始 屏幕中启动的方法为 : 在键盘上按 Win 键或在左下角 开始 按钮, 打开 开始 屏幕, 找到 Excel 2013 程序图标, 即可启动, 如图 1-11 所示

6 6 Excel 2013 办公专家从入门到精通 使用桌面快捷图标启动的方法为 : 安装 Excel 2013 后, 一般情况下会在桌面显示快捷方 式图标, 双击 Excel 快捷方式图标, 即可启动 Excel 2013, 如图 1-12 所示 双击 图 1-11 在 开始 屏幕启动 图 1-12 双击快捷方式图标启动 知识补充 在键盘上按 Win+C 组合键, 在右侧显示命令按钮后, 开始 按钮, 也可 以打开 开始 屏幕 若在桌面上没有快捷方式图标, 可右击程序图标, 在弹出的快捷菜单中指向 发送到, 在展开的下级菜单中 桌面快捷方式 命令, 如图 1-13 所示, 即可创建 使用安装位置的程序文件启动的方法为 : 打开程序的安装位置, 找到程序图标, 双击该图标, 即可启动 Excel 2013, 如图 1-14 所示 创建桌面快捷方式图标 双击 图 1-13 创建桌面快捷方式 图 1-14 双击程序图标 1.3 Excel 2013 工作窗口 Excel 的工作窗口与 Office 其他组件的工作窗口有很多的相同点, 都是由 文件 菜单 选项卡 功能区和组 快速访问工具栏 用户账户区等部分组成, 如图 1-15 所示

7 第 1 章初识 Excel 快速访问工具栏 标题栏 选项卡标签 文件 按钮 窗口控制 按钮 功能区 登录区 名称框 行号 单元格 工作表标签 列标 编辑栏 视图按钮 状态栏 显示比例 图 1-15 Excel 工作界面 文件 菜单 在 Excel 窗口界面的左上角, 文件 按钮, 可弹出 文件 菜单 在 文件 菜单中包含多个命令按钮, 如信息 新建 打开 保存 另存为 打印 共享 导出 关闭 账户和选项命令, 如图 1-16 所示 通过这些命令, 可完成保护工作簿 新建工作簿 打开工作簿 保存工作簿 打印工作簿中的数据 共享工作簿 关闭工作簿等操作 例如, 在 信息 选项面板中, 可保护工作簿 检查工作簿 管理版本, 还可以查看并修改工作簿的相关属性, 如标题 作者, 如图 1-16 所示 返回 按钮, 或按 Esc 键可从 文件 菜单返回工作表中, 对工作表中的数据进行相关操作 选项卡 功能区和组 图 1-16 文件 菜单 功能区由组和组中的命令组成 功能区的上面为选项卡, 选项卡为在 Excel 中执行的一组核心任务 默认情况下,Excel 2013 包括开始 插入 页面布局 公式 数据 审阅 视图 7 个选项卡, 用户可通过 Excel 选项 对话框的 自定义功能区 选项自定义更多的选项卡 每个选项卡包含很多组, 每个组包含一组相关命令, 以 开始 选项卡为例, 包括字体 对齐方式 数字 样式 单元格 编辑等组, 其中 字体 组又包含字体 字号等命令, 如图 1-17 所示

8 8 Excel 2013 办公专家从入门到精通 图 1-17 开始 选项卡 快速访问工具栏 在界面的左上角区域为快速访问工具栏, 该区域存放频繁使用的命令按钮, 方便用户使用 默认的存放按钮有 : 保存 命令按钮 撤销 命令按钮和 恢复 命令按钮 在 Excel 选项 对话框的 快速访问工具栏 选项卡下, 可将需要的命令按钮添加到快速访问工具栏中, 如图 1-18 所示 用户账户区 图 1-18 Excel 选项 对话框的 快速访问工具栏 选项 和以前版本界面相比, 在 Excel 2013 界面右上角的窗口控制按钮下方, 添加了用户账户区 登录 按钮, 用户可使用 Microsoft 账户登录 Excel 程序, 使用户能够快速保存工作簿到云端 当用户设置 Excel 操作环境后, 在其他电脑上使用账户登录, 将看到保存的操作环境 登录后的效果如图 1-19 所示, 账户下三角按钮, 可执行更多相关操作 图 1-19 登录 Excel 后的效果 单元格 单元格是 Excel 中很重要的概念, 大部分的操作都是对于单元格而言的 单元格是 Excel 中最小的单位, 是指工作表中的每一个方格 每个单元格都是由行号 ( ) 和列标 (A B C D ) 唯一确定的, 用户可在其中输入文本 数字 公式等内容 正在编辑的单元格称为活动单元格, 当选定一个单元格后, 用户可在名称框中查看该单元格的地址, 在编辑栏中查看该单元格的内容, 若为公式将显示公式 如选择第 2 列和第 7 行交叉处的单元格 B7, 选择后的效果如图 1-20 所示 图 1-20 选中单元格 B7

9 第 1 章初识 Excel 工作表 工作表是 Excel 中的主要操作对象, 由单元格组成, 也称为电子表格 用户可以在工作表中进行数据处理 图表绘制等操作 Excel 工作簿中可以有很多工作表 默认情况下, 新建的 Excel 空白工作簿只包含一个空白工作表 用户可手动创建更多的工作表 正在操作中的工作表称为活动工作表 工作表的名称在工作表标签中显示, 用户可通过修改工作表标签的名称修改工作表的名称, 还可以为工作表标签设置相应的颜色, 使其突出显示, 如图 1-21 所示 图 1-21 工作表标签 工作簿 Excel 工作簿是保存表格内容的文件, 一个 Excel 文件就是一个工作簿, 它是计算和存储数据的文件 Excel 工作簿是由多个工作表组成的, 每一个 Excel 文件其实就是一个工作簿, 如图 1-22 所示 图 1-22 工作簿 1.4 Excel 文件的打印 Excel 建立的工作表文件都是可以打印的, 但往往需要进行设置才可以打印出满意的效 果, 本节介绍一些打印工作表的方法 设置工作表的页眉和页脚 设置好打印工作表的页面与页脚, 可以使工作表更加美观与实用 Excel 2013 为用户提供 了多种页眉和页脚样式, 选择即可使用 用户还可以根据要添加到页眉和页脚的内容, 在 页 眉和页脚元素 组中选择需要的内容 原始文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表.xlsx 最终文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 最终文件 \ 设置工作表的页眉和页脚.xlsx 打开实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表.xlsx 工作簿, 切换至 插入 选项

10 10 Excel 2013 办公专家从入门到精通 卡, 文本 组中的 页眉和页脚 按钮, 如图 1-23 所示 切换至页面布局视图中, 显 示页眉, 光标在页眉的中间闪烁, 如图 1-24 所示 页眉 图 1-23 页眉和页脚 按钮 图 1-24 页眉 知识补充在 Excel 2013 的页面布局视图中可以看到, 将页眉和页脚分为左 中 右三个部分, 用户可根据要添加的页眉和页脚的位置, 选择左 中 右三个文本框 切换至 页眉和页脚工具 - 设计 选项卡, 页眉 下三角按钮, 在展开的下拉列表中可选择合适的页眉选项, 如图 1-25 所示 随后, 可以看到插入页眉后的效果, 如图 1-26 所示 1 添加的页眉 2 图 1-25 选择合适的页眉样式 图 1-26 添加页眉后的效果 在要添加页脚的位置, 页眉和页脚元素 组中的 当前日期 按钮, 如 图 1-27 所示 随后, 可以看到在选择的位置插入当前日期后的效果, 如图 1-28 所示 2 1 添加的页脚 图 1-27 选择要添加页脚的位置 图 1-28 添加页脚后的效果

11 第 1 章初识 Excel 设置打印区域 在默认情况下,Excel 通常会打印全部的工作表, 有时用户并不需要将工作表完全打印, 而只需要打印其中的一部分, 这就需要设置打印区域 原始文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 1.xlsx 最终文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 最终文件 \ 设置打印区域.xlsx 打开实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 1.xlsx 工作簿, 选择表格所在的单 元格区域, 这里选择 A1:F17, 切换至 页面布局 选项卡, 打印区域 下三角按钮, 在展开的下拉列表中 设置打印区域 选项, 如图 1-29 所示 随后, 在单元格区域四 周显示灰色线条, 如图 1-30 所示, 表示打印区域 2 1 选择 3 显示灰色线条 图 1-29 设置打印区域 图 1-30 设置打印区域后的效果 知识补充 设置打印区域后, 也可以将打印区域取消 切换至 页面布局 选项卡, 打 印区域 下三角按钮, 在展开的下拉列表中 取消打印区域 选项即可 设置页边距 通过设置页边距, 可以调整数据表格和纸张页边之间的距离, 使页面更加美观 页边距 包括上 下 左 右 4 个边以及页眉和页脚 原始文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 2.xlsx 最终文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 最终文件 \ 设置页边距.xlsx 打开实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 2.xlsx 工作簿, 切换至 页面布局 选项卡, 页边距 下三角按钮, 在展开的下拉列表中选择合适的页边距样式, 如 图 1-31 所示

12 12 Excel 2013 办公专家从入门到精通 知识补充 1 若需要自定义页边距的大小 可单 击 页边距 下三角按钮 在展开的下 拉列表中 自定义边距 选项 弹 出 页面设置 对话框 在 页边距 2 选项卡下输入要自定义的大小即可 图 设置页边距 打印预览 打印工作表之前应用打印预览功能是很有效的 可以查看打印效果 设置打印的格式 从而使打印效果更理想 美观 原始文件 实例文件\第1章\原始文件\员工培训安排表3.xlsx 最终文件 无 打开实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 3.xlsx 工作簿 切换至 页面布局 选项卡 页面设置 组中的对话框启动器 如图 1-32 所示 弹出 页面设置 对话 框 在下方 打印预览 按钮 如图 1-33 所示 1 图 1-32 对话框启动器 2 图 1-33 打印预览 按钮 随后打开 打印 选项面板 在右侧可以看到打印预览的效果 如图 1-34 所示 知识补充 文件 按钮 在弹出的菜单 预览 中 打印 命令 也可以在右侧面 板中看到打印预览的效果 若要再次对 页面进行设置 可选项面板下方的 页面设置 选项链接 图 1-34 打印预览

13 第 1 章初识 Excel 知识补充 要使表格在页面中居中显示, 可打开 页面设置 对话框, 在 页边距 选项卡下, 勾选 水平 和 垂直 复选框即可 打印文件 协调 对工作表进行设置后, 就可以打印文件了 打印之前再次调整, 以使打印内容与页面 原始文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 4.xlsx 最终文件 : 实例文件 \ 第 1 章 \ 最终文件 \ 打印文件.xlsx 打开实例文件 \ 第 1 章 \ 原始文件 \ 员工培训安排表 4.xlsx 工作簿, 文件 按钮, 如图 1-35 所示 弹出 文件 菜单, 打印 命令, 如图 1-36 所示 1 2 图 1-35 文件 按钮 图 1-36 打印 命令 在 打印 选项面板中, A4 下三角按钮, 在展开的下拉列表中选择合适的 纸张大小, 如图 1-37 所示 宽边距 选项, 在展开的下拉列表中选择合适的边距, 如图 1-38 所示 边距可根据右侧的打印预览进行设置, 这里使页面在一页中显示为佳 图 1-37 设置纸张大小 3 图 1-38 设置页边距 调整完毕后, 可在预览窗口中看到调整后的效果, 如图 1-39 所示 选择打印机, 设 置打印份数, 打印 按钮, 如图 1-40 所示, 即可打印文件

14 14 Excel 2013 办公专家从入门到精通 打印预览 2 设置 3 1 选择 图 1-39 打印预览 图 1-40 打印 按钮 1.5 退出 Excel 当使用 Excel 2013 将文档处理完毕以后, 只需要对其执行操作的文档进行保存, 就可关闭 Excel 运行程序, 退出操作界面 下面介绍几种退出 Excel 运行程序的方法 通过 关闭 按钮退出 : Excel 2013 标题栏右上角的 关闭 按钮, 如图 1-41 所示 通过 关闭 命令退出 : 界面左上角的 Excel 图标, 在弹出的快捷菜单中 关闭 命令, 如图 1-42 所示 图 1-41 关闭 按钮 图 1-42 关闭 命令 通过菜单命令退出 : 文件 按钮, 在弹出的菜单中 关闭 命令, 如图 1-43 所示 通过关闭程序退出 : 在 Windows 8 窗口下方的应用程序区, 右击要关闭的 Excel 2013 工作簿图标, 在弹出的快捷菜单中 关闭窗口 命令, 如图 1-44 所示 图 1-43 关闭 命令 图 1-44 关闭窗口 命令

15 第 1 章初识 Excel 专家支招 1. 打印批注默认情况下, 打印 Excel 工作表中的内容时, 是不会打印批注的, 需要在 页面设置 对话框中进行设置 切换至 页面布局 选项卡, 页面设置 组中的对话框启动器 弹出 页面设置 对话框, 切换至 工作表 选项卡, 批注 下三角按钮, 在展开的下拉列表中选择合适的选项, 打印预览 按钮即可查看到效果 2. 每页打印出标题当一张表格有多页内容时, 若在每页都打印出标题, 将有利于查看内容 此时用户可手动设置每页打印出标题行 / 列 切换至 页面布局 选项卡, 打印标题 按钮, 在弹出的对话框中设置顶端或左侧标题行 / 列区域即可 3. 某些行和列打印到错误的页面上的处理方法列宽 行高 页边距和分页符决定了可以打印在一页中的行数和列数, 用户可以用以下 4 个方法进行调整 (1) 缩小页边距 : 如果某些行或列将打印到下一页上, 可以减小 上 下 左 右 页边距 (2) 调整分页符 : 用户可以在打印文档前移动分页符, 即在菜单栏上 视图 > 分页预览 命令, 此时 Excel 用蓝色的粗线显示手动分页符, 而自动分页符显示为虚线, 用户可以向上 向下 向左或向右拖动 (3) 设置工作表按一页宽度打印 : 如果用户需要使工作表只有一页宽, 而不考虑页数, 可以将其限制为一页的宽度 (4) 更改纸张方向 : 如果需要在同一页中打印多列, 可将纸张方向改为横向

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