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1 第一章会计电算化概述 第一节会计电算化简介 考点 1 电算化的起源我国会计信息化工作经历了模拟手工记账的探索起步阶段 与企业其他业务相结合的推广发展阶段 为适应会计准则和制度的发展要求引入会计专业判断的渗透融合阶段, 以及与内部控制相结合建立 ERP 系统的集成管理阶段 其中, 会计电算化是会计信息化的初级阶段, 是会计信息化的基础工作 掌握会计电算化知识, 是对会计从业人员的基本要求 考点 2 模拟手工记账的探索起步 1981 年 8 月, 中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了 财务 会计 成本应用电子计算机专题讨论会, 正式提出了会计电算化的概念 这次会议也是我国会计电算化理论研究的一个里程碑 多数企业和会计人员对 电算化 的理解, 是设计一个专门的账务处理程序, 模拟替代手工记账算账, 利用电子计算机来处理会计账务 模拟手工记账阶段的基本特征, 是采用相应的数据库管理系统, 并开发企业自身的 账务处理系统 考点 3 与其他业务结合的推广发展 由于软件水平的提高和计算机的更多应用, 这一时期的会计电算化工作顺利地完成了由单项会计核算业务电算化到全面电算化的升级发展, 并由部分企业推广到全面普及 同时, 这一时期商品化会计电算化软件的发展, 也为推动我国民族会计软件产业大发展奠定了基础 随着会计电算化内容的日益广泛, 我们可以从不同的角度对其进行归纳 按照会计电算化的服务层次和提供信息的深度, 一般将其分为三个不同的发展阶段, 即会计核算电算化 会计管理电算化和会计决策电算化 会计核算电算化是会计电算化的初级阶段, 主要是运用计算机代替手工核算, 完成初始化和日常的会计核算业务 这一阶段的主要工作内容包括 : 设置会计科目 填制会计凭证 登记会计账簿 结账 成本核算 编制会计报表等 会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上, 利用会计核算系统提供的数据和其他有关信息, 借助计算机会计管理软件提供的功能和其他信息, 帮助财会人员合理地规划和运用资金, 以达到节约生产成本和费用开支, 最终提高经济效益的目的 会计管理电算化的主要任务就是进行会计预测 编制财务计划 进行财务控制和开展会计分析等 会计决策电算化是会计电算化的高级阶段, 它是在会计管理电算化系统提供信息的基础上, 结合其他数据和信息, 借助于决策支持系统的理论和方法, 帮助决策者制定科学的决策方案 1

2 考点 4 引入会计专业判断的渗透融合在这一时期, 企业纷纷建立了以会计电算化为核心的管理信息系统和企业资源计划 (ERP) 系统 尽管这一时期已经出现了会计信息系统和 ERP 的概念, 但其实质仍停留在会计电算化阶段, 即构建会计信息系统的初级阶段和中级阶段 考点 5 与内部控制相结合建立 ERP 系统的集成管理 2006 年 7 月, 财政部 国资委 证监会 审计署 银监会 保监会等六部委联合发起成立企业内部控制标准委员会, 并于 2008 年 6 月联合发布了 企业内部控制基本规范 这标志着我国企业内部控制规范建设取得了重大突破和阶段性成果, 是我国企业内部控制建设的一个重要里程碑 2010 年 4 月, 财政部会同证监会 审计署 银监会 保监会制定了 企业内部控制应用指引第 l 号 组织架构 等 18 项应用指引 企业内部控制评价指引 和 企业内部控制审计指引 2008 年 11 月 12 日, 中国会计信息化委员会暨 XBRL 中国地区组织正式成立, 这是深化会计改革 全面推进我国信息化建设的重大举措, 标志着中国会计信息化建设迈上了一个新的台阶 从会计电算化发展到会计信息化是一次质的飞跃 考点 6 会计电算化的作用 ( 一 ) 提高会计核算的水平和质量 l. 减轻了会计人员的劳动强度, 提高了工作效率 2. 缩短了会计数据处理的周期, 提高了会计数据的时效性 3. 提高了会计数据处理的正确性和规范性 ( 二 ) 提高了企业现代化经营管理水平实现会计核算电算化是会计电算化的基础, 全面提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的 实现会计电算化, 提高企业现代化管理水平主要体现在以下几个方面 : 1. 为从经验管理向科学化管理转变创造了条件 2. 为从事后管理向事中控制 事先预测转变创造了条件 3. 为企业全面的管理现代化奠定了基础 ( 三 ) 推动会计技术 方法 理论创新和观念更新 考点 7 会计电算化的管理体制 方面 总的来说, 会计电算化工作的管理包括国家的宏观管理和企事业单位计算机系统的微观管理两个 2

3 ( 一 ) 宏观管理会计电算化宏观管理的基本任务是 : 1. 制定会计电算化发展规划并组织实施 2. 加强会计核算软件管理, 对会计核算软件及生成的会计资料是否符合国家统一的会计制度情况实施监督 3. 加强会计软件电算化管理制度的建设 4. 加强会计电算化的组织 领导, 引导基层逐步实现会计电算化, 提高会计工作水平 5. 组织和管理电算化人才培训工作 ( 二 ) 微观管理企业在建立会计电算化系统之后, 为了保证会计数据信息的可靠性 经营管理的有效性和财产物质的安全性, 需要建立健全基层单位的会计电算化微观管理制度, 这是保证基层会计工作顺利进行的必要条件, 也是加强会计基础工作, 推动我国会计电算化事业发展的必要手段 会计电算化微观管理制度的主要内容包括 : 会计电算化岗位责任制 会计电算化操作管理制度 计算机软硬件和数据管理制度 会计电算化会计档案管理制度等 第二节会计核算软件 考点 8 会计核算软件的概念和演进 简单地说, 计算机软件就是那些能使计算机正常工作的各种程序及其相应的数据和文档 软件被 分为系统软件和应用软件两大类, 会计软件属于应用软件的一种 ( 一 ) 会计核算软件的概念会计软件是以会计理论和会计方法为核心, 以会计制度为依据, 以计算机及其应用为技术基础, 以会计数据为处理对象, 以向会计核算 财务管理和企业经营管理提供信息资料为目标, 将计算机技术应用于会计管理工作的软件系统, 包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序 由于会计工作范围较广, 一般可分为会计核算 会计管理 会计决策三个层次, 相应的会计软件也被分为会计核算软件 会计管理软件和会计决策软件 所谓会计核算软件, 是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件, 包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序 凡是具备相对独立完成会计数据输入 处理和输出功能模块的软件, 如账务处理 固定资产核算 工资核算软件等, 均可视为会计核算软件 3

4 ( 二 ) 会计核算软件的演进 1. 单项处理阶段 在将计算机技术应用于会计工作的初期, 即人工管理阶段, 被开发出来的会计核算软件主要应用于会计业务的单项处理 该阶段的会计核算软件主要是模仿手工会计数据处理方式和程序, 着重解决那些数据量大 计算简便但需多次重复的单项会计业务, 例如工资计算 固定资产核算等, 但各个单项的会计核算软件并没有实现系统的集成 2. 文件管理系统阶段 3. 数据库系统阶段 考点 9 会计核算软件分类 ( 一 ) 单用户和多用户会计核算软件 按硬件结构划分, 会计核算软件可分为单用户会计核算软件和多用户 ( 网络 ) 会计核算软件 ( 二 ) 通用和专用会计核算软件按会计核算软件的通用范围划分, 会计核算软件可分为专用会计核算软件和通用会计核算软件 1. 专用会计核算软件 一般来说, 专用会计核算软件是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要, 自行开发或委托其他单位开发, 专供本单位使用的会计核算软件 专用会计核算软件也称定点开发核算软件 其特点就是把使用单位的会计核算规则, 如会计科目 报表格式 工资项目 固定资产项目等编入会计软件, 非常适合本单位的会计核算, 使用起来简便易行 但其缺点是, 受使用范围和时间的限制, 系统只适用于个别单位 2. 通用会计核算软件 通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制, 公开在市场上销售, 能适应不同行业 不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件 3. 通用会计核算软件的特点 与专用会计核算软件相比, 通用会计核算软件具有以下特点 : (1) 通用性强 (2) 成本相对较低 (3) 维护量小, 并且维护有保障 (4) 软件开发水平较高 (5) 开发者决定系统的扩充与修改 (6) 专业性差 这是通用会计软件的最大缺陷 考点 10 会计核算软件的功能模块 4

5 ( 一 ) 会计核算软件的构成会计核算软件的功能模块一般可以划分为账务处理 应收 / 应付款核算 工资核算 固定资产核算 存货核算 销售核算 成本核算 会计报表生成与汇总 财务分析等 1. 账务处理模块 作为整个会计核算软件的核心, 账务处理模块是以会计凭证为原始数据, 通过凭证的输入和处理, 完成记账 算账 转账 结账 账簿查询及账务数据管理等功能 期末账务处理模块将生成日记账 总分类账和其他功能模块生成的明细分类账之外的全部明细分类账 2. 报表处理模块 会计报表生成 汇总与分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式, 由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据, 完成各种报表的编制与汇总工作, 生成各种内部报表 外部报表及汇总报表, 并根据报表数据生成各种分析图等 企业会计报表发生变动时, 只需修改或重新定义报表格式和取数公式即可 3. 应收 / 应付款核算模块 往来业务的处理是指企业生产经营过程中所发生的单位与单位 单位与个人之间业务往来所形成的债权 债务的处理 有的会计核算软件将应收 / 应付款的核算功能模块单独分离出来, 分别建立应收账款核算功能模块和应付账款核算功能模块两个模块 4. 工资核算模块 工资核算功能模块主要用于计算职工应发工资和实发工资, 并根据工资用途进行分配 5. 固定资产核算模块 固定资产核算功能模块主要用来反映单位固定资产增减变动及折旧计提情况 6. 存货核算模块 存货核算功能模块主要是对存货的收 发 存业务进行会计核算 7. 销售核算模块 销售核算功能模块是根据有关销售凭证及销售费用等数据, 完成产品销售收入 销售费用 销售税金 销售利润的核算 ; 合同的辅助管理 ; 生成产成品收发结存汇总表等表格 ; 生成产品销售收入 销售成本明细账 ; 可灵活地查询 统计和打印各种销售报表 8. 成本核算模块 成本核算模块的基本任务是归集和分配各种成本费用, 及时计算产品的总成本和单位成本, 计算和结转成本差异, 输出成本核算的有关信息, 并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统 ( 二 ) 账务处理模块与主要核算模块间的联系 1. 工资系统生成计提工资费用的凭证传递到总账 2. 固定资产系统生成各类折旧凭证传递到总账 3. 供应链核算系统生成存货成本凭证传递到总账 4. 应收 / 应付系统从总账取得客户 供应商信息, 提供查询功能, 并进行往来账款管理, 生成相关凭证传至总账 5. 现金管理系统从总账取得现金, 银行存款等信息, 提供查询功能 6. 财务分析系统可以制定各项支出费用等计划, 在总账系统中进行控制 5

6 考点 11 会计核算软件与手工会计核算的异同 ( 一 ) 会计核算软件与手工会计核算的相同点 1. 目标一致 2. 遵守共同的会计准则和会计制度 3. 遵守共同的基本会计理论和会计方法 4. 会计数据处理流程大体一致, 报表要求一致 5. 都必须妥善保管会计档案 ( 二 ) 会计核算软件与手工会计核算的区别 1. 会计核算工具不同 2. 会计信息载体不同 3. 记账规则不完全相同 4. 账务处理流程类型存在差别 5. 内部控制方式不同 考点 12 会计工作组织变化 在会计电算化中, 会计工作岗位的划分已经发生了变化, 如增加设置了数据录入员, 数据审核员, 系统维护员等岗位, 会计电算化重的人员将由会计专业人员, 计算机操作人员以及系统维护人员组成, 在有条件的单位, 还可以对软件进行二次开发以适应企业特别的要求 因此, 还有可能增设软件开发人员 但是这些人员的配置和岗位的设置应当符合内部控制原则, 不相容职责必须分离, 例如, 软件的开发和软件的应用必须分开 考点 13 内部控制方式不同 在会计电算化中, 原来的内部控制方式部分地被取消或改变 6

7 第二章会计电算化基本要求 第一节会计电算化法规制度 考点 14 法规制度 法律上要求实行会计电算化的单位, 那些由计算机生成的会计凭证 会计账簿和其他会计资料, 在格式 内容以及数据的合法 真实 准确 完整等方面, 必须符合国家统一会计制度的规定 为加强对会计电算化工作的指导和规范, 财政部根据 会计法 制定了 会计电算化管理办法 会计核算软件基本功能规范 会计电算化工作规范 会计基础工作规范 和 会计档案管理办法 等规范性文件, 对会计核算软件的研制单位实施会计电算化工作等作出了具体的规定 1996 年, 财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了 会计电算化工作规范 第二节会计核算软件的要求 考点 15 会计核算软件的基本要求 根据 会计法 和国家统一的会计制度规定, 会计核算软件的设计 应用 维护应当符合以下基本要求 : 1. 会计核算软件设计应当符合我国法律 法规 规章的有关规定, 保证会计数据合法 真实 准确 完整, 有利于提高会计核算工作的效率 2. 会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间, 分期结算账目和编制会计报表 3. 会计核算软件中的文字输入 屏幕提示和打印输出必须采用中文, 可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照 4. 会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能 5. 会计核算软件应当符合 GB/T l9581- 信息技术- 会计核算软件数据接口 国家标准的要求 6. 会计核算软件在设计性能允许的使用范围内, 不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况 7. 会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下, 利用现有数据恢复到最近状态的功 7

8 能 8. 单位修改 升级正在使用的会计核算软件, 或者需要改变会计核算软件的运行环境时, 应当建立相应的审批手续 9. 会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训 会计核算软件维护 版本更新等方面的服务 考点 16 会计数据输入功能的基本要求 ( 一 ) 对初始数据输入的基本要求在会计账套正式启用之前, 会计核算软件必须进行初始化设置 会计核算软件必须具备以下初始化功能 : 1. 输入会计核算所必需的期初数据及有关资料, 包括各级会计科目名称 编号 年初数 期初数 累计发生额及有关数量指标等 2. 输入需要在本期进行对账的未达账项 3. 选择会计核算方法, 包括记账方法 固定资产折旧方法 存货计价方法 成本核算方法等 会计核算软件对会计核算方法的更改过程, 在计算机内应当有相应的记录 4. 定义自动转账凭证, 包括会计制度允许的自动冲回凭证等 5. 明确操作人员的岗位分工情况, 包括操作人员登录名 密码 姓名 操作权限等 6. 必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验 ( 二 ) 对记账凭证输入的基本要求 1. 会计核算软件必须提供输入记账凭证的功能, 输入内容包括填制凭证日期 凭证编号 业务摘要 会计科目名称或编号 金额 附件张数等 2. 记账凭证的编号可以由手工输入, 也可以由会计核算软件自动产生 会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制 ( 三 ) 对记账凭证的控制功能要求会计核算软件应当提供以下控制功能, 确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度的规定 : 1. 正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复, 如重复, 予以提示并拒绝保存 2. 以编号形式输入会计科目的, 自动显示该编号所对应的会计科目名称 3. 正在输入的记账凭证中的会计科目, 当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时, 应提示并拒 8

9 绝保存 4. 正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的, 应提示并拒绝执行 5. 正在输入的收款凭证的借方科目不是 现金 或 银行存款 科目 付款凭证的贷方科目不是 现金 或 银行存款 科目时, 应提示并拒绝执行 6. 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证 ( 不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证 ) 进行修改的功能, 在修改过程中, 应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示 7. 对同一张记账凭证, 应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制 ( 四 ) 对原始凭证输入的基本要求 1. 输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证 2. 记账凭证未输入前, 直接输入原始凭证, 由会计核算软件自动生成记账凭证 3. 在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后, 如果原始凭证确需修改, 则会计核算软件应在留有痕迹的前提下, 提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能 考点 17 会计数据输出功能的基本要求 ( 一 ) 屏幕查询的基本要求在会计电算化条件下, 无须每天将会计账务数据打印输出, 平时的查账需求可以通过屏幕查询来解决 对屏幕查询功能没有统一的格式和内容要求, 但会计软件通常应当实现对以下内容的查询功能 : 1. 各级会计科目的名称 编号 年初余额 期初余额 累计发生额 本期发生额和当前余额等项目 2. 本期已输入并登账或未登账的机内记账凭证 原始凭证 3. 本期和以前各期的总账和明细账 4. 往来项目的结算情况 5. 到期票据的结算情况 6. 本期和以前各期的会计报表 ( 二 ) 打印输出的基本要求会计软件必须提供以下打印输出功能 : 1. 应当提供记账凭证的打印输出功能, 打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定 2. 可以提供机内原始凭证的打印输出功能, 打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一 9

10 的会计制度规定 3. 必须提供会计账簿 会计报表的打印输出功能, 打印输出的会计账簿 会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定 具体而言, 打印输出的会计账簿必须包括日记账 明细账和总账 其中, 明细账应提供三栏账 多栏账 数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能 4. 在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下, 总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代 5. 在保证会计账簿清晰的条件下, 计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少 6. 对于业务量较少的账户, 可以提供会计账簿的满页打印输出功能 7. 打印输出的会计账簿 会计报表, 如果是根据已结账数据生成的, 则应当在打印输出的会计账簿 会计报表上打印一个特殊标记, 以示区别 考点 18 会计数据处理功能的基本要求 会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账 结账和报表生成等三个方面, 我们将分别对这三部分功能提出具体要求 ( 一 ) 对会计核算软件记账功能的基本要求会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能 在计算机中, 账簿文件或者数据库可以设置一个或多个 1. 根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账 2. 根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账 3. 总分类账和明细分类账可以同时登记, 也可以分别登记, 还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记 4. 会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后, 直接登账或者成批登账的功能 5. 机内总分类账和明细分类账登记时, 应当计算出各会计科目的发生额和余额 ( 二 ) 对会计核算软件应当提供自动进行银行对账功能的基本要求 ( 三 ) 对会计核算软件结账功能的基本要求 1. 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能 2. 结账前, 会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账, 尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证 ( 如折旧计提凭证等 ) 是否已生成和入账, 全部登记入账后才能结账 3. 机内总分类账和明细分类账可以同时结账, 也可以由处理明细分类账的功能模块先结账 处 10

11 理总分类账的功能模块后结账 4. 机内总分类账结账之前, 应当与明细分类账进行核对, 如果不一致, 总分类账不能结账 5. 结账后, 不能再输入上一会计期间的会计凭证 一般情况下, 某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入, 但年底可以例外 会计核算软件可以提供在本会计年度结束, 但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时, 输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能 ( 四 ) 对会计核算软件报表生成功能的基本要求 ( 五 ) 会计核算软件提供的安全保密功能的基本要求 第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求 考点 19 电算化会计岗位的划分及职责 会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位 基本会计岗位可分为 : 会计主管 出纳 会计核算各岗 稽核 会计档案管理等 ( 一 ) 电算主管电算化主管可由会计主管兼任, 采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位, 应设立此岗位 具体职责如下 : 1. 负责电算化系统的日常管理工作, 监督并保证电算化系统的正常运行, 达到合法 安全 可靠 可审计的要求 在系统发生故障时, 应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行 2. 协调电算化系统各类人员之间的工作关系, 制定岗位责任与经济责任的考核制度, 负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评, 以及提出任免意见 3. 负责计算机输出账表 凭证的数据正确性和及时性检查工作 4. 建立电算化系统各种资源 ( 硬件资源和软件资源 ) 的调用 修改和更新的审批制度并监督执行 5. 检查各操作员操作的日志记载情况 6. 完善企业现有管理制度, 充分发挥电算化的优势 7. 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全, 不得将本单位数据以任何形式带出本单位或对外提供 ( 二 ) 软件操作 1. 负责所分管业务的数据输入 数据处理 数据备份和输出会计数据 ( 包括打印输出凭证 账簿 报表 ) 的工作 2. 数据输入完后, 应进行自检核对工作, 核对无误后交审核记账员复核记账 对审核员提出的会计数据输入错误, 应及时修改 11

12 3. 严格按照操作程序使用计算机和会计软件 4. 注意安全保密, 各自的操作口令不得随意泄露, 定期更换自己的密码 5. 离开机房前, 应执行相应命令退出会计软件 6. 操作过程中发现问题, 应记录故障情况并及时向系统管理员报告 7. 每次操作软件后, 应按照有关规定填写上机记录 8. 出纳人员应做到 日清月结, 现金出纳每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对 ; 银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对 9. 在由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下, 记账凭证上应有录入员的签名或盖章 ; 收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章 ( 三 ) 审核记账 1. 审核原始凭证的真实性 正确性, 对不符合规定的原始单据不作为记账凭证依据 2. 将不真实 不合法 不完整 不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后, 再进行审核 3. 对操作员输入的凭证进行审核并及时记账, 打印输出有关的账表 4. 负责凭证的审核工作, 包括各类代码的合法性 摘要的规范性 会计科目和会计数据的正确性以及附件的完整性等 5. 对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认 6. 审核记账人员不得兼任出纳工作 7. 结账前, 检查已审核签字的记账凭证是否全部记账 ( 四 ) 电算维护 1. 定期检查电算化系统的软件 硬件运行情况 2. 应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障 3. 负责电算化系统升级换版的调试工作 4. 会计电算化系统人员变动或会计科目调整时, 负责电算化系统的维护 5. 会计软件不能满足单位需要时, 与本单位软件开发人员或商品化会计软件开发商联系, 进行软件功能的改进 ( 五 ) 电算审核 1. 负责监督计算机及会计软件系统的运行, 防止利用计算机进行舞弊 2. 审查电算化系统各类人员工作岗位的设置是否合理, 制定的内部牵制制度是否合理, 各类人员是否越权使用软件, 防止利用计算机进行舞弊 3. 发现系统问题或隐患时, 应及时向会计主管反映, 尽快提出处理意见 ( 六 ) 数据分析 1. 负责对计算机内的会计数据进行分析 2. 制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法 分析模型和分析时间, 为企业经营管理及时提供信息 3. 每日 旬 月 年, 都要对企业的各种报表 账簿进行分析, 为单位领导提供必要的信息 4. 企业的重大项目实施前, 应通过历史会计数据的分析, 为决策者提供详实 准确 有根有据 12

13 的事前预测分析报告 ; 企业的重大项目实施过程中, 应通过对有关会计数据的分析, 提供项目实施情况 ( 如进度 成本 费用等 ) 分析报告 ; 企业的重大项目实施后, 应通过对会计数据的分析, 提供有关项目总结的分析报告 5. 根据单位领导随时提出的分析要求, 及时利用会计数据进行分析, 以满足单位经营管理的需要 ( 七 ) 会计档案保管 1. 负责本系统各类数据软盘 系统软盘及各类账表 凭证 资料的存档保管工作 2. 做好各类数据 资料 凭证的安全保密工作, 不得擅自出借 经批准允许借阅的会计资料, 应认真进行借阅登记 3. 按规定期限, 向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表凭证等会计档案 考点 20 中小企业实行会计电算化后的岗位设置中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置, 应该注意满足内部牵制制度的要求, 如出纳和记账审核不应是同一人, 软件开发人员不能操作软件处理会计业务等 小规模单位电算化岗位的设立, 可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位, 由会计人员担任操作员和电算维护员, 还应单独设立出纳员岗位 第四节计算机替代手工记账的要求 考点 21 替代手工记账的任务和条件 ( 一 ) 替代手工记账是会计电算化的目标之一替代手工账包括两个概念, 即部分会计核算业务采用计算机替代手工记账和全面会计核算业务采用计算机替代手工记账 由于目前大多数单位还不可能全面实现会计核算电算化, 因此目前只能部分替代手工账, 一般包括工资 账务处理 往来核算和会计报表等内容 ( 二 ) 替代手工账的基本条件 1. 配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备 2. 配备相应的会计电算化工作人员 3. 建立健全严格的内部管理制度 考点 22 替代手工账的过程 13

14 替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段, 是会计电算化工作中非常重 要的阶段 ( 一 ) 整理手工会计业务数据 ( 准备工作 ) 1. 重新核对各项凭证和账簿, 做到账证 账账 账实相符 2. 整理各账户余额 3. 清理往来账户和银行账户 银行账一般均有未达账项, 在采用电算化方式之前, 应及时核对银行账, 对于没及时核销的未达账项, 应及时清理, 以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性 ( 二 ) 建立会计账户体系并确定编码 1. 符合财政部和有关管理部门的规定 2. 满足本单位会计核算与管理的要求 3. 满足会计报表的要求, 凡是报表所用的数据, 如果需要从账务处理系统中取数, 必须设立相应的科目 4. 要保持体系完整, 不能只有下级科目而没有上级科目 5. 要保持科目的相对稳定性 6. 要考虑与子系统的衔接 编码时, 一级会计科目编码按财政部规定 ( 三位编码, 新会计制度规定为四位编码 ) 的编码方案执行 ; 明细科目编码按照具体编码规则设置 一般情况下, 会计科目编码采用科目全编码方案 ; 即本级科目全编码 = 上一级科目全编码 + 本级科目编码 考点 23 规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 ( 一 ) 会计核算程序变更 1. 它要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序, 以充分发挥计算机的优势 2. 为充分体现计算机的特点, 还应重新确定各种会计核算方法 3. 信息输入量增大 4. ( 二 ) 凭证账簿格式变更 考点 24 会计核算软件初始化会计核算软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程, 即根据使用单位的业务性质, 对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作, 用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件, 以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程 考点 25 计算机与手工并行 14

15 计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段, 人工与计算机同时进行会计处理的过程 计算机与手工并行工作期间, 可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证, 原始凭证应附于相关记账凭证的背面, 根据有关规定进行审核并装订成册, 作为会计档案保存, 并据以登记手工账簿 如果计算机与手工核算结果不一致, 要由专人查明原因并向本单位领导书面报告 在试运行阶段, 人工与计算机数据对比时, 要进行如下工作 : 1. 检验各种核算方法 对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验, 发生偏差时应及时调整 2. 检查会计科目体系的正确性和完整性 3. 考查操作熟练程度 4. 纠正会计软件程序错误或业务处理错误 第五节会计电算化档案的基本要求 考点 26 数据管理实行会计电算化后, 会计档案应包括存储在计算机中的会计数据 ( 以磁带 磁盘 光盘 缩微胶片方式存储的会计数据 ), 以及计算机打印出的书面形式的会计数据 采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等存储介质保存会计档案的, 由国务院业务主管部门统一规定, 并报财政部 国家档案局备案 考点 27 保存打印出的纸质会计档案 1. 现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出, 做到日清月结 2. 明细分类账的处理 3. 总分类帐 记账凭证的处理 4. 会计报表的处理 考点 28 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管 会计电算化系统开发过程中的资料一般有 : 系统分析书 系统设计书 软件测试报告 各种编码 说明 代码清单 各种解决方案等, 这些都应视同会计档案保管, 保管期截至该系统停止使用或有重 大更改后 5 年 会计软件系统也是会计电算化档案, 在保管过程中要特别注意版本的升级管理 考点 29 制定与实施档案管理制度 档案管理制度一般包括以下内容 : 15

16 1. 存档的手续, 主要是指各种审批手续, 比如打印输出的账表, 必须有会计主管 系统管理员的签章才能存档保管 2. 各种安全和保密措施 3. 档案管理员的岗位责任制度 4. 档案分类管理办法 5. 档案使用的各种审批手续 6. 各类文档的保管期限及销毁手续 会计凭证 会计账簿 会计报表等会计档案保管期限应按照 会计档案管理办法 规定执行 考点 30 安全和保密措施 对电算化会计档案管理要做好防磁 防火 防潮 防尘 防盗 防虫蛀 防霉烂和防鼠咬等工作 重要会计档案应有双备份, 存放在两个不同的地点, 最好在两个不同的建筑物内 采用磁盘 光盘等存储介质保存会计档案, 要定期进行检查和复制, 防止由于介质损坏而使会计档案丢失 各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘 硬盘 计算机设备 光盘 微缩胶片等, 未经相应审批手续, 不得外借和拿出单位 经批准同意借阅的会计资料, 应该履行相应的借阅手续, 经手人必须签字记录 存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时, 还应该认真检查, 防止感染计算机病毒 16

17 第三章会计电算化的工作环境 第一节计算机基本知识 考点 31 计算机及其种类 ( 一 ) 计算机的发展历史 1946 年 2 月, 世界上第一台数字电子计算机 ENIAC 在美国的宾夕法尼亚大学诞生 ENIAC 是世界上第一台能够真正自动运行的电子计算机, 设计这台计算机的目的主要用于解决第二次世界大战时军事上弹道课题的高速计算 60 多年来, 计算机的发展极为迅速 按照计算机基本开关逻辑部件所使用的物理器件的变迁为依据, 我们通常将计算机的发展过程划分为四个阶段 : 电子管计算机 ( 第一代计算机 ) 晶体管计算机 ( 第二代计算机 ) 中小规模集成电路计算机( 第三代计算机 ) 大规模集成电路计算机( 第四代计算机 ) 目前, 计算机正在向智能计算机和神经网络计算机的方向发展 每个阶段在技术上都是一次新的突破, 在性能上也是一次质的飞跃 ( 二 ) 按计算机适用范围分类 1. 通用计算机 2. 专用计算机 ( 三 ) 按计算机的规模和处理功能分类 1. 巨型计算机 由国防科技大学研制的 银河 和国家智能中心研制的 曙光 都属于这类机器 2. 大中型计算机 是指通用性能好 外部设备负载能力强 处理速度快的一类机器 这类机器主要用于科学计算 数据处理或做网络服务 3. 小型计算机 小型计算机具有规模小 结构简单 成本较低 操作简单 易于维护以及外部设备连接容易等特点 4. 微型计算机 5. 工作站 工作站是为了某种特殊用途而将高性能的计算机系统 输入 / 输出设备与专业软件结合在一起的系统 它的独到之处是有大容量贮存 大屏幕显示器, 特别适合于计算机辅助工程 6. 服务器 17

18 无论按哪一种分类方法, 各类计算机之间的主要区别是运算速度 存储容量以及机器体积等 下几种 : 考点 32 计算机的主要性能指标 计算机的技术性能指标是衡量计算机系统性能优劣的主要标志, 计算机系统的性能指标主要有以 ( 一 ) 主频主频是指计算机的时钟频率, 即 CPU 在单位时间 ( 秒 ) 内的平均操作次数, 是决定计算机速度的重要指标, 以兆赫兹 (MHz) 为单位 因为 CPU 中每条指令的执行是通过若干条基本的硬件动作完成的, 这些动作按时钟周期的节拍来进行, 所以一般时钟频率越高 ( 周期越短 ), 计算机的运算速度就越快 ( 二 ) 字长 字长越长, 计算机一次处理的信息位就越多, 精度就越高, 字长是计算机性能的一个重要指标 目前, 微机的字长以 32 位 64 位为主 工作站 小型机以上机种的字长都在 64 位 128 位以上 ( 三 ) 内存容量内存容量是指内存储器能够存储信息的总量, 它反映了计算机可以容纳的所处理数据量的能力 内存容量越大, 计算机处理时与外存储器交换数据的次数越少, 处理速度就越快 而内存容量越大, 机器所能运行的程序就越大, 处理能力也就越强 ( 四 ) 外存储器的容量 ( 五 ) 可靠性 可靠性通常使用平均无故障工作时间来表示, 即计算机硬件运行时不发生故障的 平均时间 这一指标主要由厂商提供 考点 33 计算机的主要应用 ( 一 ) 信息处理 ( 数据处理 ) 数据处理是指计算机对各种数据进行收集 整理 存储 分类 加工 利用等一系列活动的总称 ( 二 ) 科学计算 ( 三 ) 过程控制 18

19 过程控制指的是在生产过程中用计算机及时采集数据 检测数据, 进行判断 分析, 并按最佳值 对控制对象进行自动控制 自动调节或故障预报等 ( 四 ) 计算机辅助系统 计算机辅助系统是利用计算机帮助人们完成某项任务的系统 常用的计算机辅助系统有计算机辅 助设计 (CAD) 计算机辅助制造 (CAM) 计算机辅助教学 (CAI) 等 ( 五 ) 计算机通信 计算机通信是计算机技术与通信技术相结合而产生的一个应用领域, 把计算机利用通讯设备和线 路连接起来, 便形成计算机网络 计算机网络是计算机通信应用领域的典型代表 ( 六 ) 人工智能的研究和应用 第二节计算机硬件 考点 34 硬件的组成一个完整的计算机系统由硬件系统和软件系统两大部分组成 硬件系统是指组成一台计算机的各种物理装置, 它们由各种具体的物理器件组成, 是计算机进行工作的物质基础 只有将这两者有效地结合起来, 才能组成计算机系统 只有硬件而没有软件的计算机通常称为裸机, 什么也干不了 普通用户所面对的一般都不是裸机, 而是已经配置若干软件之后所构成的计算机系统 考点 35 输入设备 输入设备是指向计算机输入各种信息 ( 程序 文字 数据 图像等 ) 的设备 常用的输入设备有 键盘 鼠标 扫描仪 条形码输入器 光笔 触摸屏等 ( 一 ) 键盘 键盘是最常用的输入设备, 用户可以借助于它来输入数据 命令和程序 键盘可分为主键盘区 小键盘区 功能键区 光标 / 编辑键区四个部分, ( 二 ) 鼠标 19

20 随着 Windows 操作系统的普及, 鼠标也成为微机必不可少的输入设备 在图形环境下, 鼠标可以通过光标的定位来完成操作, 速度快, 是菜单式软件和图形系统中常用的输入设备 鼠标按接口可分为串行接口鼠标 总线接口鼠标和 USB 接口鼠标三种 从控制原理上分, 主要有机械鼠标和光电鼠标两种, ( 三 ) 扫描仪 扫描仪是计算机的图像输入设备 考点 36 输出设备 ( 一 ) 显示器用于显示计算机输入输出信息的屏幕设备, 又称监视器或显示终端 计算机的显示系统由显示器和显示卡两部分组成 显示器按颜色划分, 可分为单色显示器和彩色显示器两大类 按其原理划分, 显示器又可分为阴极射线管显示器 CRT 和液晶显示器 LCD 液晶显示器的特点是轻 薄 耗电少, 并且无辐射, 是显示器的发展方向 显示器的效果不仅取决于显示器的质量, 更要看显示卡的质量 ( 二 ) 打印设备 打印机是从计算机获得硬拷贝的输出设备, 它将计算机的信息打印到纸张或其他特殊介质上, 以 供阅读和保存 按照打印机的打印原理可分为 : 击打式打印机和非击打式打印机两类 ( 三 ) 绘图设备绘图仪是一种可以输出图形的硬拷贝设备 绘图仪在绘图软件的支持下可以绘制出复杂 精确的图形, 是各种计算机辅助设计不可缺少的工具 绘图仪有笔式 喷墨式和发光二级管三大类 笔式绘图仪是目前使用最广泛的 考点 37 控制器 控制器是整个计算机的指挥中心, 负责从存储器中取出指令, 并对指令进行分析判断后产生一系列的控制信号, 控制计算机各部件自动连续地完成各种操作 控制器负责控制计算机各部件协调工作, 并使整个处理过程有条不紊地进行 它的基本功能是从内存中按顺序取指令和执行指令, 即控制器按程序计数器指出的指令地址从内存中取出该指令进行译码, 然后根据该指令功能向有关部件发出控制命令, 执行该指令 另外, 控制器在工作的过程中, 还要接受各部件反馈回来的信息 20

21 考点 38 运算器 运算器又称算术逻辑单元 (Arithmetic Logic Unit, 简称 ALU), 是指在控制器控制下完成算术运算和逻辑运算的计算机部件 运算器是计算机系统的核心部件之一, 在计算机工作的过程中, 运算器不断从存储器中获取数据, 经运算后将结果返回存储器 运算器内部包括加法器 移位寄存器等 运算器和控制器合称为中央处理器 ( 在微机中也称为微处理器 ), 简称 CPU 它是计算机的核心部件, 其性能高低直接决定一个计算机系统的档次 CPU 的性能是通过处理器在一秒钟内所能执行操作的数量来评估的,CPU 的速度由字长和主频两个指标来决定 考点 39 存储器 按照存储器在计算机结构中所处的位置不同, 可分为内存储器和外存储器两类 ( 一 ) 内存储器内存储器也称主存储器, 简称内存, 用于存放当前正在执行的程序和数据 ( 包括计算结果和中间结果 ) 由于内存直接与 CPU 交换信息, 因此要求它的存取速度非常快 在微机系统内部, 内存是仅次于 CPU 的重要器件之一, 是影响微机整体性能的重要部分 1. 地址为区分不同的存储单元, 所有存储单元均按一定的顺序编号, 称为地址码, 简称地址 2. 存储容量 存储容量越大, 能够存储的信息越多 3. RAM 中的信息可以随时读出和写入, 用来存放计算机工作时所需要的程序和数据 4. ROM 中的内容只能读出 不能写入, 它的内容是由芯片厂家在生产过程中写入的 ( 二 ) 外存储器外存储器也称辅助存储器, 简称外存, 主要用来存储大量的暂不参加运算或处理但又需要长期保留的数据和程序, 它是内存的后备和补充 与内存相比, 外存容量较大, 关机后信息不会丢失, 但存取速度较慢 它只能与内存交换信息 当 CPU 需要访问外存的数据时, 需要先将数据读入内存, 然后 CPU 再从内存中访问该数据, 当 CPU 要输出数据时, 也是先写入内存, 然后再由内存写入外存 常用的外存储器有磁盘存储器 磁带存储器和光盘存储器等 第三节微型计算机软件系统 计算机与一般机器的主要区别在于它能够自动地进行工作, 而指挥计算机自动工作的就是计算机 21

22 软件 计算机软件是指在计算机上运行的各种程序及相应的各种文档资料 所谓程序, 简单地说, 就是利用计算机执行各种动作以便完成任务的有序指令集合 为了便于阅读和修改程序, 必须对程序作必要的说明, 并整理出相关的资料, 这些资料都被称为文档 计算机软件分为系统软件和应用软件两大类 考点 40 系统软件 系统软件包括操作系统 语言处理程序 数据库管理系统 各类支持服务程序等 ( 一 ) 操作系统操作系统 (Operating System, 简称 OS) 是最基本 最重要的系统软件, 已成为计算机系统必不可少的基本组成部分 它负责管理计算机系统的全部软件和硬件资源, 合理组织计算机各部分协调工作, 为用户提供操作界面和编程接口 计算机启动后, 首先要把操作系统调入内存, 由它控制和支持在同一计算机上运行的其他程序 目前比较通用的操作系统有 Windows UNIX Windows NT Linux 等 ( 二 ) 语言处理程序 ( 三 ) 支持服务程序支持服务程序也被称为工具软件, 主要为用户使用计算机和维护管理计算机提供服务, 包括协助用户进行软件开发或硬件维护的软件, 如编辑程序 连接装配程序 纠错程序 诊断程序 调试程序 杀病毒程序等 ( 四 ) 数据库管理系统微机上常用的单机数据库管理系统有 Visual FoxPro Access 等, 适合网络环境的大型数据库管理系统有 Oracle MSSQL Server Sybase DB2 等 通常, 会计软件就是利用各种数据库管理系统开发而成的应用软件 考点 41 计算机程序设计语言 ( 一 ) 机器语言 机器语言是直接用计算机指令代码编写的语言, 是最底层的计算机语言 它用二进制代码 0 和 1 表示, 是计算机唯一能够直接识别和直接执行的语言 22

23 ( 二 ) 汇编语言汇编语言是一种符号化的机器语言, 它将难以记忆和辨认的二进制指令码用有意义的英语单词 ( 或缩写 ) 作为助记符来表示, 如 ADD 表示加法,MOV 表示传送等, 因为也被称为符号语言 虽然汇编语言在程序的编写 修改和阅读方面有了相当的改进, 但它隶属于特定机型, 通用性差, 使用仍旧不太方便 机器语言和汇编语言都是面向机器的语言, 被称为低级语言 低级语言依赖于具体型号的计算机, 用它们开发的程序通用性很差 ( 三 ) 高级语言常用的高级语言有以下几种 : 1.BASIC 一种简单易学的计算机高级语言 2.C 语言 一种具有很高灵活性 高执行效率的高级语言, 适用于编写系统软件 3.C++ 一种面向对象的程序设计语言 4.JAVA 近几年发展起来的一种新型高级语言, 适用于网络环境的编程 考点 42 应用软件 在硬件和系统软件的支持下, 用户为了解决各类实际问题而编制的各种计算机程序及相关文档称 为应用软件 应用软件多种多样, 例如文字处理软件 表格处理软件 游戏软件等 当然会计核算软 件 企业管理软件 各种用途的软件包也都属于应用软件 ( 一 ) 文字处理软件 文字处理软件用于文件输入 存储 修改 编辑和多种字体 字形的输出等 常用的文字处理软 件包括 WPS 和 Word 等 ( 二 ) 表格处理软件表格处理软件可根据用户的不同需求, 自动生成各种表格, 管理 组织和处理多种数据, 打印各类表格, 分析各种各样的数据并完成投资决策, 把结果用各种统计图形表示出来, 完成各种财务报表的制作 检索表格数据等 常用的表格处理软件包括 Excel, 本书将重点介绍 Microsoft Excel 2003 的基本应用 ( 三 ) 图形 图像软件 从应用的角度来看, 图形 图像软件大致可以分为两大类 : 一类是彩色图像处理软件, 另一类是 绘图软件 23

24 ( 四 ) 通信软件网络通信软件可以分成两大类 : 一类是用于实现网络底层各种通信协议的通信软件或协议转换软件, 它们属于系统软件性质, 一般都包含在网络操作系统 ( 如 UNIX Windows XP Windows NT 等 ) 之中, 由操作系统提供 另一类则是用于实现各种网络应用的软件, 如电子邮件 ( ) 网络文件传输 (FTP) 网络浏览器等 ( 五 ) 演示软件演示软件常用于演讲报告 教学 产品发布 展览会演示等场合下的文字 图形 表格, 甚至声音 动画等各类材料的制作 所制成的材料具有丰富的色彩及各种控制播放手段, 也可以制作成简单的动画和各类教学片 ( 六 ) 统计软件统计软件是以统计方法处理数值数据的软件, 包括收集 汇总 分析与解释各类可变化的数值数据 统计软件有着相当广泛的应用领域, 包括生命科学 经济 人口统计, 以及与社会发展和经济发展密切相关的诸多方面 第四节计算机网络 考点 43 计算机网络概念及功能 计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物, 计算机网络的功能主要包括以下三个方面 : ( 一 ) 资源共享资源共享是指网络上的用户能部分或全部地享受网络中的资源, 它是计算机网络最主要的功能 资源共享又包括 : 1. 硬件资源共享 2. 软件资源共享 3. 用户间信息交换 24

25 ( 二 ) 信息传送 信息传送是计算机网络的基本功能之一 ( 三 ) 分布处理 考点 44 网络的分类 ( 一 ) 按地理有效范围划分 1. 广域网 (Wide Area Network, 简称 WAN) 又称远程网 2. 局域网 (Local Area Network, 简称 LAN) 3. 城域网 (Metropolitan Area Network, 简称 MAN) ( 二 ) 按通信媒体划分 1. 有线网 是指采用同轴电缆 双绞线 光纤等物理媒体来传输数据的网络 2. 无线网 是指采用微波等形式来传输数据的网络 ( 三 ) 按使用范围划分 1. 公用网 是指为公众提供各种信息服务的网络系统, 如因特网 2. 专用网 是指专为特定对象提供服务, 而不向他人提供服务的网络 ( 四 ) 按配置划分 1. 同类网 又称对等网 2. 单服务器网 3. 混合网 ( 五 ) 按对数据的组织方式划分 1. 分布式数据组织网络系统 2. 集中式数据组织网络系统 考点 45 因特网因特网也称 Internet, 是当今世界上最大的国际性计算机互联网络, 是广域网的一种 它集现代通信技术 计算机技术和网络技术于一体, 是进行信息交流和实现计算机资源共享的最佳手段 Internet 的实用性主要在于它的信息资源, 它在全球范围内提供极为丰富的信息资源 25

26 ( 一 ) 因特网协议 TCP/IP 协议因特网是通过硬件设备将不同的网络互联而成的, 但它不能只靠硬件的互连就能实现, 还必须有一套关于信息传输时序 信息内容 信息格式等的通信协议, 即互联网上不同计算机之间用来通信和交流信息的一种公用语言的规范约定 TCP/IP 是 Internet 最基本的网络互联协议, 是在 Intenet 上的计算机之间通信所必需共同遵循的一种通信规则 ( 二 ) 因特网的应用 1. 电子邮件 电子邮件 (Electronic Mail), 简称 , 是用户通过 Internet 发送的信函 这些信函以文本内容为主, 也可以附加程序 其他格式的文档 图形 动画 图像 音频 视频等多媒体信息 电子邮件是 Internet 上最基本的服务之一, 是网络用户之间进行快速 简便 可靠和低成本联络通信手段 2. 远程登录 远程登录 (Telnet) 中的远程是相对本地而言的, 与实际地理距离无关 它是指把本地计算机连接到 Internet 的另一台计算机上访问, 如同那台计算机的本地用户一样使用其软 硬件资源 3. 文件传输 4. 新闻组 5.WWW (World Wide Web) 浏览, 被称为万维网, 简称 3W WWW 服务是 Internet 上最方便 最受用户欢迎的信息服务类型, 其影响力远远超出了专业技术范畴, 并已进入电子商务 远程教育 远程医疗与信息服务等领域 6. 电子公告板 电子公告板系统 BBS(Bulletin Board System) 这是一种休闲信息服务系统, 它兼顾知识性 教育性 娱乐性于一体 BBS 具有明显的地域特点和实时交流的功能 BBS 根据不同的主题划分为多个讨论区, 在每个讨论区中有一个较为集中和固定的主题, 用户可以关注某一主题或对某一主题发表看法 ( 三 ) 网址 Internet 网址是因特网的重要标识, 浏览网络信息 运行网络应用软件都必须输入 Internet 网址 Intenet 网址主要有以下几种表示形式 : 1.IP 地址和域名 接入 Internet 的每台计算机都有一个由授权机构分配的全球唯一的号码, 称为 IP 地址 IP 地址由网络地址和主机地址两部分组成 IP 地址长度为 32 位二进制数, 为了方便理解和记忆, 通常采用 X.X.X.X 的格式来表示, 每个 X 为 8 位二进制数, 通常以十进制方式表示, 如 , 每个 X 的取值范围为 这种格式的地址常称为点分十进制地址 26

27 域名一般用通俗易懂的一组英文符号表示 Internet 主机域名的一般格式为 : 用户名 >.< 二级域名 >.< 一级域名 > 一级域名也称顶级域名, 除美国之外, 世界上每个国家或地区都具有唯一的一级域名, 例如, cn 代表中国, jp 代表日本, uk 代表英国, tw 代表台湾等 二级域名一般为该主机所隶属的行业 例如, edu 为教育机构, com 为商业机构, net 为主要网络支持中心, gov 为政府部门, mil 为军事组织, int 为国际组织, ac 为科研机构, org 为非营利组织等 2. 网络文件地址 网络文件地址的表示格式如下 : < 协议 >://< 服务器类型 >.< 域名 >/< 目录 >/< 文件名 > 3. 电子邮件地址 第五节计算机安全 考点 46 计算机安全隐患及对策 ( 一 ) 影响计算机系统安全的主要因素 1. 系统故障风险 2. 内部人员道德风险 3. 系统关联方道德风险 4. 社会道德风险 5. 计算机病毒 ( 二 ) 保证计算机安全的对策 1. 不断完善计算机安全立法 2. 不断创新计算机安全技术 3. 不断加强计算机系统内部控制与管理 计算机安全的内部管理工作主要包括以下几方面 : (1) 加强基础设施的安全防范工作 (2) 配备功能完善的会计电算化软件 (3) 建立必要的技术防护措施 (4) 加强系统操作的安全管理 (5) 加强对会计电算化系统使用人员的安全教育和管理 27

28 考点 47 计算机病毒防范 ( 一 ) 计算机病毒的特点计算机病毒具有以下几种特点 : 1. 隐蔽性 2. 传染性 3. 潜伏性 4. 破坏性 5. 变种性 6. 未经授权而执行 7. 不可预知性 ( 二 ) 计算机病毒的危害 ( 三 ) 计算机病毒的分类 1. 按病毒存在的媒体划分, 可划分为网络病毒 文件病毒和引导型病毒 2. 按病毒传染的方法划分, 可分为驻留型病毒和非驻留型病毒 3. 按病毒破坏的能力划分, 可以分为无害型 无危险型 危险型 非危险型 ( 四 ) 计算机病毒的传播 1. 通过优盘 2. 通过硬盘 3. 通过光盘 4. 通过网络 ( 五 ) 防范计算机病毒的有效方法 1. 建立良好的安全习惯 2. 关闭或删除系统中不需要的服务 3. 经常升级安全补丁 4. 使用复杂的密码 5. 迅速隔离受感染的计算机 6. 了解一些病毒知识 7. 最好安装专业的杀毒软件进行全面监控 28

29 8. 用户还应该安装个人防火墙软件进行防黑 考点 48 计算机黑客及其防范 ( 一 ) 黑客常用手段黑客入侵的手段多种多样, 下面是黑客用来入侵他人计算机系统的常用手段 1. 获取口令 2. 放置特洛伊木马程序 3. WWW 的欺骗技术 4. 电子邮件攻击 5. 通过一个节点来攻击其他节点 6. 网络监听 7. 寻找系统漏洞 8. 利用账号进行攻击 9. 偷取特权 ( 二 ) 防范黑客的措施 1. 取消共享和默认安装设置 2. 拒绝恶意代码 3. 隐藏 IP 地址 4. 安装必要的杀毒软件 5. 不要回陌生人的邮件 29

30 第四章计算机基本操作 第一节 Windows XP 的基本操作 考点 49 Windows 的工作环境 ( 一 )Windows 的启动 注销及退出 1. 当计算机安装 Windows 以后, 只要接通计算机电源,Windows 就会自动启动 2. Windows 的退出 a. 对未保存的文件进行存盘操作, 并关闭应用程序 b. 单击 开始 按钮, 选择 开始 菜单中的 关闭计算机 命令, 将显示 关闭计算机 对话框 c. 可以直接点击相应的图标, 选择 待机 关闭 或者 重新启动 这几个选项的含义如下 : (1) 待机 相当于 Windows 2000 中的 休眠, 此时系统会关闭显示器和硬盘, 并切断电源, 而当前内存中的内容也会自动保存在硬盘中, 当再次开启计算机时, 会直接恢复到休眠前的状态 此方法可以快速启动系统 (2) 重新启动 表示结束当前的 Windows 操作, 并重新启动计算机 一般在安装某一应用软件之后, 或者系统自动更新之后, 或者当前系统运行不正常需要重新启动计算机时 (3) 关闭 完全关闭显示器 硬盘和电源 如果需要重新启动机器, 必须打开电源开关 3. 注销或者切换用户如果一台计算机的用户不止一个人, 那么可以不必关闭计算机, 让另外的用户使用同一台计算机中的个人资料 此时, 应单击 开始 按钮 选择 开始 菜单中的 注销 命令, 将显示 注销 Windows 对话框, 如图所示 30

31 1. 注销 是指当前用户退出系统, 并以另一用户的身份或者以原用户的身份重新登录系统 2. 切换用户 是指当前用户不退出系统, 同时以另一用户的身份登录系统 因此, 这两个操作有所不同 需要说明的是, 计算机的 待机 状态, 必须有电源支持, 并且在 控制面板 的 电源选项 中进行了相应的设置, 否则计算机不支持该功能 ( 二 )Windows 的桌面环境 1. 图标 (1) 我的电脑 (2) 网上邻居 (3) 回收站 回收站 是一个电子垃圾箱, 被用户删除的文件等对象会暂时存放其中, 但未真正从硬盘上删除 (4) 我的文档 (5)Internet Explorer 2. 任务栏 任务栏通常位于桌面底部 正在运行的每个应用程序或打开的每个窗口, 在任务栏上都会有一个相应的按钮 在任务栏上可以看到所有已打开的应用程序和窗口的名字 每个按钮对应一个 任务, 单击任务栏上的按钮可以切换到不同的任务 3. 开始 按钮 开始 按钮一般在任务栏的最左边, 使用该按钮可以打开 开始 菜单, 开始 菜单是菜单项和命令的列表, 菜单项的右侧有箭头, 表明该菜单项有下级菜单, 又称级联菜单 若将鼠标放在有箭头的菜单项上, 就会出现该菜单项的级联菜单 因为每台计算机的设置不同, 所以每台计算机上的 开始 菜单通常也有不同 开始 菜单主要包括 程序 文档 设置 搜索 帮助 运行 和 关机 等菜单项 考点 50 Windows 的基本操作 ( 一 ) 鼠标操作在 Windows 中用户可以使用鼠标快速选择屏幕上的对象 鼠标的基本操作有 : 1. 单击左键 ( 简称单击 ) 2. 双击左键 ( 简称双击 ) 3. 拖放 4. 单击右键 5. 指向 31

32 ( 二 ) 窗口窗口是 Windows 应用程序的工作方式, 是随应用程序打开在桌面上的一个矩形区域 窗口可以关闭 移动和改变 在 Windows 桌面上可以同时打开几个不同的窗口, 但每一时刻只能有一个活动窗口, 即用户正在处理的窗口 1. 窗口的组成 窗口的组成元素包括 : 标题栏 控制按钮 菜单栏 工具栏 工作区 状态栏 滚动条和边框 2. 窗口的操作 (1) 移动窗口 (2) 改变窗口大小 (3) 排列窗口 层叠窗口 使所有打开的窗口层叠显示 正在使用的窗口显示在最前面 横向平铺窗口 使所有窗口横向平铺 纵向平铺窗口 使所有窗口纵向平铺 (4) 窗口之间的切换 (5) 关闭窗口 ( 三 ) 汉字输入操作 1. 键盘输入 2. 软键盘输入 考点 51 Windows XP 的资源管理 ( 一 ) 文件和文件夹 1. 文件 文件格式及文件名 用户输入到计算机中的数据, 例如一份成绩单 一篇文章或一张工资表, 都是以文件的形式存在的 文件是一组逻辑相关信息的集合, 任何程序和数据都是以文件形式存放在磁盘上 在文件命名时, 应注意以下规则 : (1) 文件名中不能出现以下字符, 即 :\/:*? <> 等 除此之外, 键盘上的其他英文 数字 空格 句点及特殊符号与汉字皆可使用 (2)Windows XP 保留文件名中的大小写字符 但在确认文件时并不区分它们 例如 My report 与 MY REPORT 被认为是同一个文件 2. 文件夹 Windows 操作系统采用树形结构的文件夹来实施对文件的组织和管理, 把不同用途的文件分别放在不同的文件夹中, 文件夹下还可以存放子文件夹或文件 文件夹的命名规则与文件名相同 一个磁盘的根文件夹是自动存在的, 根文件夹以下的子文件夹均是用户或应用程序根据需要建立 32

33 的 下面介绍几个常见的文件夹, 以便用户进行必要的文件夹管理 (1)Windows 文件夹 (2)My Documents 文件夹 (3)Program Files 文件夹 (4) 自建文件夹 我们使用鼠标右键点击 开始 菜单, 在弹出的菜单中选择 打开, 可以看到 开始 菜单就像一般的文件窗口 其实, 开始菜单是一个集中了很多快捷方式的文件夹 我们可以对开始菜单中的项目进行通常的文件操作 ( 例如删除 移动等 ) ( 二 ) 我的电脑 窗口双击桌面上 我的电脑 图标, 即可打开 我的电脑 窗口 在 我的电脑 窗口中将显示以下主要对象 : 软盘 (A:) 双击此图标, 可查看软盘的内容 2. 本地磁盘 硬盘驱动器图标, 通常有多个本地硬盘, 驱动器号从 C 开始, 顺序排列下去 双击该图标, 可查看该硬盘的内容 3. 光盘驱动器 :CD-ROM 驱动器图标 当光驱中有光盘时, 双击该图标, 可查看该光盘的内容或播放光盘 4. 控制面板 : 双击可打开 控制面板 窗口, 对系统的硬件和软件进行配置 5. 回收站 : 存放从硬盘删除的文件或文件夹 双击可打开 回收站, 查看回收站的情况, 可清除或恢复回收站中被删除的文件 6. 网上邻居 : 如果计算机在局域网中, 双击该图标, 可打开 网上邻居 窗口, 访问局域网中提供的所有共享资源 7. 我的文挡 : 是存储想要迅速访问的文档 图形或其他文件的位置 它是所有应用软件制作的文档的默认文件夹 双击可打开该文件夹, 查看文件夹中的文档 8. 桌面 : 双击该图标, 可显示当前系统桌面上的所有图标, 对桌面图标进行整理 ( 三 ) 资源管理器 窗口单击 我的电脑 窗口工具栏上的 文件夹 按钮, 窗口分成左右两个窗格显示, 称为 资源管理器 窗口 注 : 再次单击 资源管理器 窗口工具栏的 文件夹 按钮 又回到 我的电脑 的单窗格窗口 启动 资源管理器 窗口的方法还可通过在桌面上用鼠标右键单击 我的电脑 图标, 在打开的快捷菜单中单击 资源管理器 命令启动 ; 也可将鼠标指针移至 开始 按钮, 单击鼠标右键, 在打开的快捷菜单中单击 资源管理器 命令启动 ; 还可从 开始 菜单的 程序 级联菜单的 附件 中单击 Windows 资源管理器 启动 1. 显示方式 单击工具栏的 查看 按钮, 可改变资源管理器右窗格中项目的显示方式 窗口内容的显示方式可以是 大图标 小图标 列表 和 详细资料 这是一组单选命令, 只能选择其中的一种 显示方式也可以通过 资源管理器 的 查看 菜单进行选择, 或通过单击鼠标右键弹出 快捷菜单, 在 查看 中进行选择 2. 工具栏 为了方便使用, 系统将常用命令以 命令按钮 ( 也称 标准按钮 ) 的方式放置在工具栏中, 如果需要执行某命令, 只需单击该命令按钮即可 33

34 如果当前的资源管理器窗口没有显示所需要的工具栏命令按钮, 则可以单击 查看 菜单的 工具栏 级联菜单中的 标准按钮 命令, 即可将标准按钮显示在工具栏上 3. 资源浏览 在 资源管理器 窗口中, 通过左窗格可以浏览本机所能访问的所有资源, 所以资源管理器窗口的工作方式比较方便 4. 图标排列 ( 四 ) 文件和文件夹操作 1. 选取文件或文件夹在处理某个文件或文件夹之前, 必须首先选择它, 通常可以使用鼠标或键盘来选择文件或文件夹 选取单个文件或文件夹时, 可将鼠标指针指向需要选取的文件或文件夹后单击 ; 也可以通过键盘移动光标键 ( 或 ) 将亮条移动到需要选取的文件上 选择连续的多个文件或文件夹时, 先单击要选择的第一个目标, 再按住 Shift 键单击要选择的最后一个目标, 这样包括在两个目标之间的所有文件或文件夹都被选中, 呈反蓝显示, 结果如图 4 12(a) 所示 选择不连续的多个文件或文件夹时, 先选中要选取的第一个文件或文件夹, 再按住 Ctrl 键, 然后逐个单击要选的其他文件或文件夹, 结果如图 4 12(b) 所示 若要选择活动文件夹内所包含的所有文件或文件夹, 可以按 Ctrl+A 键, 也可以单击 编辑 下拉菜单的 全部选取 命令完成 要取消所选择的文件或文件夹, 只需在空白处单击即可 2. 移动和复制文件或文件夹移动和复制文件 文件夹是在选取的基础上通过剪切 复制和粘贴操作实现的 剪切 复制和粘贴通常有菜单 快捷方式 工具按钮和键盘等 4 种方式来完成 其中, 菜单方式是在 编辑 菜单下选择剪切 复制和粘贴功能 ; 快捷方式是通过单击鼠标右键弹出的 快捷菜单, 选择剪切 复制和粘贴完成 ; 工具按钮是选择常用工具栏上相应的剪切 复制和粘贴按钮 ; 而键盘方式是通过 Ctrl+X Ctrl+C 和 Ctrl+V 等组合键来实现剪切 复制和粘贴的 在剪切和复制操作过程中, 系统先将剪切或复制的内容放在剪贴板这一临时存储数据的地方, 然后在要剪切或复制的目标位置用 粘贴 命令将相应内容移动或复制过去 剪贴板可以存储文件路径 正文 声音 图像等信息, 是实现程序或命令之间信息交换和共享的工具 剪贴板的内容可以通过 开 34

35 始 程序 附件 剪切板查看程序 进行查看 1. 移动文件或文件夹的方法如下 (1) 选取要移动的一个或一批文件 ( 文件夹 ); (2) 按上面提供的任何一种剪切方法进行 剪切 ; (3) 将鼠标指针移到要粘贴的目标位置, 单击鼠标左键 ; (4) 按上面提供的任何一种粘贴方法进行 粘贴 2. 复制文件或文件夹的方法如下 (1) 选取要复制的一个或一批文件 ( 文件夹 ); (2) 按上面提供的任何一种复制方法进行 复制 ; (3) 将鼠标指针移到要粘贴的目标位置, 单击鼠标左键 ; (4) 按上面提供的任何一种粘贴方法进行 粘贴 此外, 还可以通过鼠标拖动文件或文件夹的方式实现剪切 复制操作 在同一磁盘下的操作方法如下 : 选中要移动的一个或一批文件 ( 文件夹 ), 按下鼠标左键将其拖到目标位置后释放, 则完成移动操作 ; 如果此时按住 Ctrl 键, 再拖动鼠标到目标位置, 则是复制操作 默认情况下, 在不同磁盘问直接拖动文件或文件夹为复制操作, 如果要实现不同磁盘间文件或文件夹的移动, 则需按住 Shift 键, 同时拖动鼠标到目标位置即可 3. 重命名文件或文件夹在 资源管理器 中, 可以用 3 种方法重命名文件或文件夹, 即菜单法 快捷菜单法和鼠标法 1. 菜单法 选取一个需要重命名的文件或文件夹 ; 单击 文件 菜单中的 重命名 命令, 此时已选取的文件名周围会出现一个重命名框, 同时光标闪烁 ; 在重命名框中输入新的文件名 ; 按 Enter 键或用鼠标单击编辑窗口的其他位置, 重命名完成 2. 快捷菜单法 将鼠标指针指向需要改名的文件或文件夹 ; 单击右键弹出 快捷菜单 ; 在 快捷菜单 中单击 重命名 命令 ; 在重命名框中输入新的文件名 ; 按 Enter 键或用鼠标单击编辑窗口的其他位置, 重命名完成 3. 鼠标法 选取需要重命名的文件或文件夹 ; 将鼠标指针指向选取的文件或文件夹名称 ( 不是图标 ) 处, 单击 ; 在重命名框中输入新的文件名 ; 按 Enter 键或用鼠标单击编辑窗口的其他位置, 重命名完成 4. 创建新文件夹创建的新文件夹既可以放置在桌面, 也可以放置在任何文件夹中 创建新文件夹之前, 应确定新文件夹所放的位置 新建文件夹既可以用菜单法, 也可以用快捷菜单法 菜单法的操作步骤为 : 确定创建新文件夹的上一级文件夹, 并选取该文件夹 ; 在 文件 菜单下, 执行其中的 新建 级联菜单中的 文件夹 命令 ; 在出现的 新文件夹 框中键人新文件夹的名称即可 5. 删除文件或文件夹当某文件或文件夹不再需要时, 我们可以将其删除, 删除后的文件或文件夹将被放入 回收站 当我们删除一个文件夹时, 其中包含的文件 文件夹也被一起删除 删除操作的前提是先要选取被删除的文件或文件夹, 然后选择以下任何一种方法进行删除 : 1. 在键盘上按 Del 键 2. 在 文件 菜单中选择 删除 命令 3. 用鼠标右键单击被选择的对象, 打开快捷菜单, 然后选择 删除 命令 35

36 4. 在工具栏上选择 删除 按钮 此外, 还可以直接用鼠标将要删除的文件或文件夹拖至 回收站 如果按住 Shift 键的同时将其拖至 回收站, 则是物理删除, 即不可能再从回收站将其恢复 6. 搜索文件或文件夹 1. 查找文件或文件夹 当用户创建的文件或文件夹太多时, 如果想查找某个文件或者某一类型的文件, 而又不知道文件的存放位置, 可借助 Windows 为用户提供的快速查找文件或文件夹的工具 在资源管理器中, 移动鼠标指针指向所需查找的文件所在的驱动器或文件夹, 单击鼠标右键, 弹出快捷菜单, 单击 搜索 级联菜单的 文件或文件夹 命令, 或单击工具栏上的 搜索 命令按钮, 打开 搜索结果 对话框, 如图 4-13 所示 在 要搜索的文件或文件夹名为 框中输入要搜索的文件名, 还可单击 搜索范围 列表框右侧的下拉按钮, 在弹出的下拉列表中选择搜索的范围, 单击 立即搜索, 搜索结果即显示在右窗格中, 如果已找到要搜索的结果而系统仍然在继续搜索, 可单击 停止 按钮结束当前的搜索 查找文件或文件夹, 除了在资源管理器中进行之外, 还可以直接单击 开始 菜单的 搜索 级联菜单的 文件或文件夹 命令来实现, 操作方式同上 2. 高级搜索 如果要快速定位, 或按一定的附加条件来查找, 可单击 搜索选项, 再选择以下选项中的一个或多个, 缩小查找范围 : (1) 日期 选中 日期, 查找在指定日期或指定日期之间创建或修改的文件 (2) 类型 选中 类型, 查找指定类型的文件, 例如文本或 写字板 文档 (3) 大小 选中 大小, 查找指定大小的文件 (4) 高级选项 选中 高级选项 指定附加查找条件 高级选项 提供的条件有 3 个 : 搜索子文件夹 : 搜索时包括子文件夹 区分大小写 : 区分字母的大小写 搜索慢速文件 : 指位于可移动媒体上的文件, 例如光盘或磁带备份 这些文件需要复制到更快速的媒体上之后才能共享其内容 36

37 第二节文字表格编辑操作 考点 52 文字软件的编辑操作 ( 一 )Word 2003 的启动和退出 Word 的常用启动方法有以下三种 : 1. 从 开始 菜单启动 打开 开始 菜单, 选择 所有程序 菜单中的 Microsoft Office 下的 Microsoft Office Word2003 命令, 单击左键即可 2. 从桌面的快捷方式启动 如果已为 Word 在桌面上建立了快捷方式, 可用鼠标双击该快捷方式图标 3. 利用 Word 的文档文件启动 用鼠标双击任意一个 Word 创建的文档文件, 或者在 开始 菜单的 文档 级联菜单中选择一个 Word 文档, 可在启动 Word 的同时, 打开该文档的编辑窗口 Word 成功启动之后, 屏幕上将出现一个 Word 窗口, 并自动创建一个文件名为 文档 1 的文件 ( 第三种方法除外 ) 要退出 Word, 即关闭 Word 应用程序, 可选择下列任何一种方法 : 1. 单击 文件 菜单中的 退出 命令 2. 单击 Word 窗口标题栏的 关闭 按钮 3. 双击 Word 窗口标题栏左上角的控制按钮 ( 二 ) 字处理软件窗口的基本组成 1. 标题栏 2. 菜单栏 菜单栏位于标题栏下面, 列出可用于建立 保存以及其他的文档操作命令, 它包含了在 Word 中所需要的绝大部分操作命令 3. 工具栏 工具栏由带图标的按钮组成, 代表菜单中常用的命令 4. 标尺 在 Word 窗口中有水平标尺和垂直标尺两种, 水平标尺位于编辑区的上部, 垂直标尺位于编辑区的左侧 5. 滚动条 在 Word 窗口中有水平滚动条和垂直滚动条两种, 当文档内容在屏幕上显示不全时, 使用滚动条可以快速查看文档的其他部分 6. 状态栏 状态栏在 Word 窗口的底部, 用于显示光标插入点所在位置的信息 ( 例如插入点的行号 列号 当前页等 ), 以及命令的简要描述等状态信息 ( 例如修订 扩展 改写等 ) 7. 文本编辑区 文本编辑区用来显示正在编辑的文档 ( 三 ) 文档的输入与编辑 1. 创建新文档 在启动 Word 时, 系统自动建立一个名为 文档 1 的空白新文档, 用户可以直接在编辑区中输入自己的文档内容 Word 对以后新建的文档根据创建的顺序, 依次默认命名为 文档 2 文档 3 等 Word 启动后, 用户可以通过单击 常用 工具栏中的 新建 按钮, 创建空白文档, 也可以单击 文件 菜单中的 新建 命令, 在 新建 对话框中选择 常用 选项卡的 空白文档 来创建 37

38 新的文档 2. 保存文档 在使用 Word 编辑文档时, 正在编辑的文档暂时被保存在内存中 要想长期保存编辑的文档, 应将其以文件形式存放到磁盘上 这样, 在关机后, 编辑的文档才不会丢失, 而且以后可以随时从磁盘装入内存编辑使用 保存文档的时候, 除了点击 常用 工具栏上的 保存 按钮, 或者 文件 菜单的 保存 命令之外, 还可用快捷键 Ctrl+S 来保存 在文档保存时, 如果该文档已经被保存过, 则系统按原文件名 类型和位置自动保存 当用户要以一个新的文件名 新的类型或在新的位置保存文件时, 可选择 文件 菜单的 另存为 命令, 操作过程与第一次保存文件时完全一样 用户在进行文件内容的输入和编辑时, 应注意随时使用 保存 命令, 以便及时将最新编辑的文本内容保存到磁盘文件中, 以免系统突然掉电或故障造成不必要的损失 3. 打开文档 如果要编辑保存在磁盘上的文档, 必须将该文档打开 所谓打开文档, 就是在内存中开辟一块区域, 将文档从磁盘调入指定的区域 打开文档的常用方法是 : 直接单击 常用 工具栏的 打开 按钮, 在 打开 对话框中首先找到文档所在的文件夹, 在文件列表中选择要打开的文档, 单击 打开 按钮即可 注意 : 如果要打开的多个文档名是连续排列的, 先单击第一个要打开的文档名, 然后按住 Shift 键, 再单击最后一个要打开的文档名, 于是包含在这两个文档名之间的所有文档全被选定 如果要打开的多个文档名是分散的, 则先单击第一个要打开的文档名, 然后按住 Ctrl 键, 再分别单击每个要打开的文档名来选定文档 4. 文档的编辑 编辑是指在文档中进行输入 ( 包括插入 ) 删除 修改 移动 复制等操作 (1) 光标的移动 在文档中进行编辑操作, 经常需要移动光标, 即定位插入点 ( 也叫操作点 ) 移动光标可以用键盘或鼠标实现 1 用鼠标移动光标 该操作十分简单, 只需用鼠标单击插入点即可将光标移到插入点位置 如果插入点不在屏幕显示的当前页, 可通过操作滚动条的方式, 使插入点所在的页面显示在屏幕上, 然后再用鼠标单击插入点即可 2 用键盘移动光标 在某些情况下, 该操作比鼠标操作更快 更方便, 例如将光标移到文档的开始或末尾等 (2) 文本的输入和插入 用户可以在文本区中输入文本的内容 随着字符的输入, 形插入点光标会自动向右移动, 当到达右边界时光标会自动移至下一行的行首, 不必人为加入换行符 如果要开始新的段落, 则应按下 Enter 键, 这时 Word 会自动插入一个段落标记, 并且将插入点光标移动到下一段落 ( 行 ) 的段 ( 行 ) 首 在完成文本的输入后, 或者对一个已存在的文件进行操作, 可能需要在指定位置插入一些新的内容 这时只要将插入点光标移到要插入的文本位置, 再输入文本即可 注意, 在进行插入操作时, 状态栏的 改写 按钮应为灰色, 即编辑处于插入状态 如果 改写 按钮为黑色, 需双击 改写 按钮使其变为灰色, 否则输入的文本会自动替换插入点后的内容 (3) 文本的选取 对大量的文本进行复制 移动 删除等操作之前, 首先要选取这些文本 选取文本可以用鼠标, 也可以用键盘, 被选取的文本默认情况下显示为黑底白字, 其效果通常与选择的字符及背景的颜色有关 每次只能选取一块文本进行操作 用鼠标选取文本最简单的方法是将鼠标指针移到要选取文本的开始位置, 按住鼠标左键拖动, 鼠标拖过地方所有的文本都被选中 当选定文本后, 如果要取消对它的选定, 可以在键盘上单击任何一个方向键, 或者按 Esc 键, 或 38

39 者用鼠标单击文档的任何位置即可 (4) 文本的移动 复制和删除 如果要移动文本, 首先应选取得移动文本的内容, 再 剪切 至剪贴板, 然后将插入点移到目标位置, 再进行 粘贴 操作 注意, 剪切 操作可用 编辑 菜单下的 剪切 命令, 或常用工具栏中的 剪切 按钮, 或 Ctrl+X 来实现 还有一种方法可以直接将选中的文稿拖动到目标位置, 具体操作是 : 首先选定要移动的文本, 使之 反白 显示, 再将鼠标指向被选中文本的任何位置上, 按住鼠标左键, 此时, 光标指针的下方出现一个虚框, 其左侧还有一条垂直虚线 拖动鼠标指针, 把垂直虚线拖到要插入文本的新位置即可 如果要复制文稿, 首先应选取待复制文稿的内容, 再 复制 到剪贴板, 然后将插入点放到目标位置, 再进行 粘贴 操作 注意, 复制 操作可用 编辑 菜单下的 复制 命令, 或常用工具栏中的 复制 按钮, 或 Ctrl+C 来实现 复制文稿的另一个更便捷的方法是, 先选中文稿, 然后在拖动该内容到目标位置的同时, 按住 Ctrl 键 如果要删除一段文稿, 首先应选取待删除文稿的内容, 再按 Delete 键或 Backspace 键 (5) 文本的查找 替换和定位 在 Word 中编辑文档, 有时要查找和修改某些指定的内容, 为此, Word 提供了一种高效率的查找和修改方法, 即 Word 中的 查找和替换 功能 利用这种功能, 可在整个文档中找出所有指定的内容, 并进行修改 1 在文档中查找和替换 如图 4-35 所示, 即为在一篇文档中查找指定文字, 并替换成其他文字的操作步骤 打开文档后, 首先要确定查找范围 尤其是长文档, 可能有几十页, 甚至上百页, 必须设置查找范围 如果不确定范围, 可能要花比较多的时间 查找范围的设定在 查找 选项卡中, 单击 高级 按钮后, 即弹出 查找 选项卡中更多的查找选项 在 查找 选项卡中单击 查找下一处 按钮, 可继续查找下一处符合条件的内容, 当找到该内容时, 查找暂停, 找到的内容反白显示 如果还要继续查找, 则继续单击 查找下一处, 直至查找范围的终点 在查找替换时, 在 替换 选项卡中, 单击 替换 按钮, 即可将当前找到的文字进行替换 如果单击 全部替换, 则系统自动将指定范围内的所有匹配的文字进行替换, 而不再询问是否替换 2 在文档中快速定位 在一个长文档中, 如果要快速将插入点光标定位到某一指定位置, 通过浏览方式来进行往往速度很慢, 一般我们通过 定位 操作来实现快速定位 操作方法是, 首先单击 编辑 菜单的 定位 命令, 弹出 查找和替换 对话框的 定位 选项卡, 然后通过页号 节 行等条件来进行定位 (6) 撤消和恢复操作 这是 Word 为纠正编辑过程中发生的错误而提供的操作 撤消 命令是指撤消前面进行的操作 重复命令则是指重复执行上一次的编辑命令或操作 在用撤消命令取消上一步操作或命令之后, 重复 命令将变为 恢复 命令 恢复 命令是执行与 撤消 命令相反的操作或命令 具体操作时, 可以单击 编辑 菜单中的 重复 或 撤消 命令, 也可单击常用工具栏的按钮, 还可按 Ctrl+Z( 撤消 ) 和 Ctrl+Y( 重复 ) ( 四 ) 排版操作对编辑好的文档需要进行排版操作, 即对文档进行格式化设置, 才能使文档看起来赏心悦目 引人入胜 文档的格式化设置包括设置字符格式 段落格式等许多工作, 这里主要介绍一些最基本的操作 39

40 1. 设置字符格式 字符格式设置包括字体 字号 字形的设置及对字符的各种修饰 在 Word 中, 字形 字体和字号的默认设置分别是常规 宋体 5 号字, 英文字体为 Times New Roman 如果要改变文档内容的字体和字号, 就需要进行设置 文档中字体格式的设置方法如图 4-38 所示 Word 默认的字体颜色是黑色, 如要编辑彩色文档, 可在 字体 选项卡中, 设置字体的颜色 若想在文字的下面添加下划线和着重号以引起阅读者的注意, 还可在 字体 选项卡中进行相应的设置 同时, 在 字体 选项卡中, 通过 效果 栏所提供的文字效果, 还可以将文字设置成上标 下标 阴文和阳文等特殊的文字效果, 它是对字体格式进行最全面设置的工具 如果只是对字体进行一些常规的格式设置, 可以直接利用 格式 工具栏上的命令按钮来实现, 它们是 字体 字号, 加粗 倾斜 下划线 边框 字符底纹 和 字符缩放 按钮, 还有 字体颜色 按钮 2. 设置段落格式 在 Word 中是以回车符作为段落结束标记的, 因此在一个段落结束时才输入回车符 由于标题行和空行也是以回车符结束的, 所以也可以看作独立的段落 段落标记不仅标志一个段落的结束, 同时还带有一个段落的格式编排 删除了段落标记, 也就删除了段落的格式 通过设置段落格式可以改变段落的外观 段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐 行间距和段间距等 (1) 文字对齐 文字对齐主要包括左对齐 右对齐 居中和两端对齐 ( 也称分散对齐 ) 具体操作是 : 首先选取想要进行对齐操作的文档, 然后在 格式 工具栏上单击相应的工具按钮即可, 也就是根据需要可以分别单击 两端对齐 居中 右对齐 或 分散对齐 按钮 (2) 段落缩进 段落缩进包括左缩进 右缩进 首行缩进和悬挂缩进, 其操作方式主要有以下 3 种 : 方法一 : 利用水平标尺中的缩进标记设置 在水平标尺上有 4 个缩进标记, 即左缩进 悬挂缩进 首行缩进和右缩进 移动这些标记可以设置文档的缩进量 方法二 : 利用 格式 工具栏设置 格式 工具栏有两个缩进的工具按钮, 即 增加缩进量 和 减少缩进量 按钮 每单击一次其中的一个按钮, 文档即相应的增加 ( 或减少 ) 缩进量 缩进量的值是默认制表位的值, 默认缩进量为 7.5 毫米, 相当于两个字符 方法三 : 利用 段落 对话框设置 将插入点光标移动到要缩进的段落, 单击 格式 菜单的 段落 命令, 弹出 段落 对话框的 缩进和间距 选项卡, 即可进行段落格式的设置 在该选项卡中通过输入相应的数字, 可以精确设置各种类型的缩进尺寸 如果要想取消缩进, 可以在选定段落以后, 在该选项卡的 特殊格式 框中选择 无 选项, 再单击 确定 按钮即可 (3) 行距的设置 使用 段落 对话框中 缩进和间距 标签中的 行距 功能可设置行距 单击行距右侧的下拉箭头, 弹出列表框, 其中列出了 6 种设置选项, 用户可任选其中的一种 如果选择了 最小值 固定值 或 多倍 行距, 还需在 设置值 中键入或选择磅值 系统的默认设置为单倍行距 考点 53 表格编辑操作 表格是由不同行列的单元格组成的, 在单元格中既可以填写文字, 也可以插入图片 表格经常用 于组织和显示信息, 有些内容如果用表格的形式来表现, 会更加清楚直观 例如, 可以用表格按列对 齐数字, 然后对数字进行排序和计算等操作 Word 为用户提供了方便生成和编辑表格的工具, 下面 40

41 介绍 Word 表格的基本操作 ( 一 ) 创建表格有三种创建表格的方式 : 使用 绘制表格 工具创建复杂的表格, 例如表格包含不同高度的单元格或每行有不同的列数等 ; 或者使用 插入表格 命令创建简单的表格 这两种方法都是先建表格再填写表格内容 还可以反过来做, 即先填写表格内容, 再建表格, 即将已有的文字段落转换为表格, 此乃第三种表格创建方式 1. 绘制表格 单击 常用 工具栏的 绘制表格 按钮, 当鼠标指针变成铅笔形状时, 按住鼠标左键拖动鼠标指针, 可按要求在所需的位置画出所需要的表格 绘制表格的具体方法如下 : 首先绘制表格的外框 按住鼠标左键从表格的左上角, 拖动光标至表格的右下角, 释放鼠标, 就形成了表格的外框 ; 再采用拖动鼠标的方式, 如同手拿铅笔一样, 在表格内绘制表格的行线和列线 还可以在表格内绘制其他线段如表格单元的拆分线 斜线等 同时也可以在表格外框添加行或列, 以延伸表格 2. 使用 常用 工具栏的 插入表格 按钮 将插入光标置于插入表格处, 单击 常用 工具栏中的 插入表格 按钮, 打开表格模板, 在打开的表格模板中按住鼠标左键, 从左上角开始向右下方拖动鼠标, 直至显示所需的行数和列数时, 松开鼠标按钮 3. 表格和文本之间的转换 在输入文本时将表格的内容同时输入, 并利用设置制表位的方法, 将各行的表格内容上 下对齐, 然后再利用 Word 的转换功能将表格文本转换成表格 还可以将单元格之间的内容利用相同的符号, 如空格进行分隔, 然后再转换为表格 同样, 也可将现有表格中的文字以类似的方法转换成纯文本内容 操作方法是, 先选中要转换的表格, 然后利用 表格 菜单中 转换 级联菜单下的 将表格转换为文字 命令, 选择适当的分隔符, 即可完成转换操作 ( 二 ) 在表格内移动光标 在单元格中键入文本时, 如需将插入点从一个单元格移到另一个单元格, 用鼠标单击该单元格即可 移动插入点使用鼠标虽然简单, 但键入文本时, 常使用键盘 如果用键盘来移动插入点就会节省时间, 操作也方便 ( 三 ) 在单元格中输入文字 首先用鼠标或用组合键将插入光标移到要插入数据的表格内, 在单元格中键入文本与在文档窗口 键入文本的方法完全一样 键入文本时, 如果到达单元格的边界, 将会自动换行 ; 如果希望另起一行 也可以按回车键, 使已键入的文本成为一个段落 ; 所有编辑文本的方法在单元格内也同样适用 ( 四 ) 修改表格 1. 选择单元格 行 列或整个表格 为了方便用户操作,Word 提供了多种方法来选定单元格 行列或整个表格 (1) 用鼠标在表格内选择 注意, 当鼠标指针置于表格上方时, 会在表格的左上角显示一个按钮, 单击该按钮, 即选中整个表格 拖动该按钮, 即可移动整个表格 (2) 用键盘选择表格项目 41

42 (3) 用菜单命令选择表格项目 用菜单命令选择的方法是 : 先单击表格中要选择的项目, 然后用 表格 菜单中的 选定行 选定列 及 选定表格 命令来实现 2. 在表格中添加单元格 行或列 可以分别采用菜单或工具栏按钮的方法添加单元格 行或列 如果用工具栏按钮操作, 先要在 视图 菜单下打开 表格和边框 工具 用菜单操作的步骤如下 ( 以插入单元格为例 ): 选择要插入的单元格 ( 行或列 ), 执行 表格 菜单下的 插入单元格 命令 删除列或行的方法基本相同 首先选定要删除的列或行, 然后单击 表格 菜单的 删除 级联菜单的 列 或 行 命令 ( 五 ) 表格数据计算 Word 表格具有多种类型的计算功能 在 Word 表格中进行计算的步骤如下 : 1. 单击要放置计算结果的单元格 2. 单击 表格 菜单中的 公式 命令 3.Word 将根据计算结果的单元格位置不同提出不同的建议公式 例如, 如果计算结果的单元格位于一行数值的右端, Word 将建议采用公式 =SUM(LEFT) 进行计算 ; 如果计算结果的单元格位于一列数值的底端,Word 将建议采用公式 =SUM(ABOVE) 进行计算 4. 在 粘贴函数 框中, 单击所需的公式 例如, 如果要进行求和, 单击 SUM Word 可以快速地对一行或一列数值求和, 先单击要放置求和结果的单元格, 再单击 表格和边框 工具栏中的 自动求和 按钮 注意, 如果要对整行或整列求和, 需要在每个空单元格中键入零值 第三节电子表格软件 考点 54 Excel 概述 ( 一 )Excel 的启动与退出 启动 Excel 的方法有多种 以下三种方式都可以启动 Excel 应用程序, 打开如图 4-43 所示的窗 口 : 1. 双击桌面的 Excel 的应用程序图标 2. 单击 开始 菜单, 选择 所有程序 菜单中的 Microsoft Office 下的 Microsoft Office Excel 2003 命令, 单击左键即可 3. 在 资源管理器 或 我的电脑 中找到 Excel 应用程序的存储位置, 双击 Excel 应用程序图标 退出 Excel 也有多种方式 在 Excel 应用程序窗口, 可以通过以下任何一种方法退出 Excel: 1. 单击标题栏右侧的 关闭 按钮 2. 单击 文件 菜单, 在 文件 的下拉菜单中单击 退出 命令 42

43 3. 双击标题栏左侧的控制菜单框 4. 单击标题栏左侧的控制菜单框, 然后在对应的下拉菜单中单击 关闭 命令 ( 二 )Excel 窗口简介 Excel 工作窗口主要包括标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作簿窗口以及状态栏等屏幕元 ( 三 ) 区域的概念与基本操作 1. 区域的概念及其表示方法 区域是指工作表中的单元格组, 它是一组单元格 在操作过程中, 有时需要对工作表中的一个区域进行求和, 有时需要对一个区域求平均值, 这时就需要用一种方法将操作区域表达出来 图 4-47 所示的区域可以分别用 D2:E5 E5:D2 E2:D5 或 D5:E2 这几种方法来表示 准确地说, 区域的表示方法是用区域符 ( 冒号 ) 将区域的两个对角的单元地址隔开, 它表示的是两个对角单元之间所有的单元格 2. 选择区域 有时,Excel 的操作是针对某一区域的, 在进行具体操作之前需要先选定操作区域 (1) 选定一个矩形区域 方法一 : 单击矩形区域的一个顶角单元, 然后拖动鼠标指针 ( 呈空心十字状 ) 至对角单元 区域选定后, 除左上角的单元以外, 其他单元的背景均为黑色, 参见图 4-47 方法二 : 单击矩形区域的某顶角单元后, 将鼠标指针指向与它对角的顶角单元, 按下 Shift 键的同时单击 方法三 : 利用扩展选取模式进行区域的选择 单击矩形区域的某顶角单元后, 按 F8 键进入扩展选取模式, 状态行将显示 EXT, 此时单击对角单元 区域选定后, 再一次按 F8 键, 关闭扩展选取模式, 状态行的 EXT 提示消失 (2) 选择整行 整列或全表 选择整行 ( 或整列 ): 单击行号 ( 或列号 ) 选择若干行 ( 或若干列 ): 在行号 ( 或列号 ) 上拖动鼠标 选择整个工作表 : 单击全选框 (3) 选择不连续区域 选择不连续区域时, 先按上述方法选择第一个区域, 在进行第二个区域的选择时, 应按住 Ctrl 键的同时再进行选择 (4) 释放选择区域 将鼠标指针指向任何一个单元, 再单击鼠标左键, 就可以释放选择的区域 3. 区域命名 对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域, 可以对其命名, 以后再使用时就不必重新进行选择, 只需通过引用它的名字就可以实现对这一区域的使用 此外, 在公式中引用区域时采用名字, 不仅可以提高公式的可读性, 而且还可以使公式应用变得更加灵活 若要为区域命名, 首先要选中命名的对象, 然后单击编辑栏左侧的 名字框, 输入区域的名字, 43

44 最后按下回车键 考点 55 工作表的基本操作 ( 一 ) 创建工作表创建工作表要通过建立新的工作簿来实现 1. 创建空白工作簿 建立新工作簿的方法有以下几种 : (1) 每次启动 Excel 时, 系统将自动建立一个新工作簿, 文件名为 Book1.xls 用户在保存工作簿时, 可另存为其他的文件名 (2) 单击常用工具栏中的 新建 按钮 (3) 选择 文件 菜单中的 新建 命令, 在 新建 对话框中选择 工作簿, 并按下 确定 按钮 2. 根据模板建立新工作簿 在 Excel 中, 系统提供两大类的模板 : 常用和电子表格方案 它们包含多种类型的文件模板 ( 二 ) 输入数据在向单元格输入数据时, 要先将鼠标指向某单元, 并单击左键, 使其成为当前单元, 然后再进行输入操作 当输入操作开始时, 编辑栏中的 输入 按钮和 取消 按钮将自动出现在编辑栏中, 内容输入完毕后, 可以单击编辑栏中的 取消 按钮或键入 Esc 键取消已输入的内容 ; 也可以单击编辑栏中的 输入 按钮或键入回车键确认输入的内容, 将其存入当前单元, 且当前单元自动下移一行 Excel 的数据有字符型 数值型 日期型等多种类型 下面分别介绍字符型 数值型和日期型这三种类型数据的输入特点 1. 输入字符型数据 字符型数据是指通常所说的字符串, 它可以由字母 汉字 数字和其他有效的显示字符组成 输入字符型数据时, 应注意以下几个问题 : (1) 对齐方式 输入的字符型数据在单元格中自动左对齐 (2) 超长处理 单元格的宽度是有限的, 当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时, 如果其右侧相邻的单元为空, 则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示 ; 如果其右侧相邻的单元不为空, 则超出的内容自动隐藏, 不再显示出来, 当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时, 被隐藏的内容将自动显示出来 (3) 数字字符串的输入 对于一些毋需计算的数字代码 ( 例如电话号码 职工编号等 ), 通常的处理方法是将它们保存为由数字字符组成的数字字符串 数字字符串不参加数学运算 为了与数值进行区别, 输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号, 即单引号, 这个引导符号仅在编辑栏中显示, 不出现在单元格中 也就是说, 引导输入符号 仅为控制符号, 它不是字符串的组成部分 2. 输入数值型数据 数值型数据是由 0~9 这十个数字与特殊符号 + - ( ) %, E e $ 等组成的 输入数值型数据时, 应注意以下几个问题 : (1) 对齐方式 输入的数值型数据在单元格中自动右对齐 (2) 超长处理 当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时, 系统自动将其转换为科学计数法的形式 例如输入 , 则单元格中显示 5.68E+12, 输入 则单元格中显示 E+12 44

45 3. 输入日期型数据 当输入的数据符合日期格式时,Excel 将以默认的日期格式存储数据 日期的输入一般是用 - 或 / 将不同的数字分隔开, 而且各个数字必须符合年 月 日的规则 例如输入 2001 年 3 月 12 日时, 可以采用 2001/3/ 这两种形式 如果不小心输成 并回车时, 单元格内将显示 , 即使用户将该单元格的格式改为日期型, 其显示格式仍然不变, 原因是 23 已经超过月份的规则 在 Excel 系统内部, 日期型数据是用所输入的日期距离 l900 年 1 月 1 日之间的天数来存储的 例如,1900 年 3 月 8 日在系统内部存储的是数值 68 日期型数据的屏幕显示方式与数值型数据相同, 在单元格中默认为右对齐 若单元格首次输入的内容是日期型数据, 则该单元格就被格式化为日期格式, 以后再向该单元格输入数值时, 系统将其转换为日期格式显示 例如某单元首次输入了 2001/3/12, 确认之后, 再重新输入 68 并确认, 这时单元中将显示 , 而不是数值 68 为了使该单元格的显示格式变为数值型, 需要用单元格相关命令重新设置该单元格的显示格式 ( 三 ) 输入公式 Excel 中的公式是由运算符 常量 单元格地址 函数和括号等组成的 输入公式时必须以 = 开头 1. 运算符 公式中常用的运算符有算术运算符 关系运算符等等 算术运算符包括 :()( 括号 ) +( 加 ) -( 减 ) *( 乘 ) /( 除 ) ( 幂 ) 运算的优先级别依次为括号 幂 乘除 加减, 同级运算时的顺序为从左向右依次计算 关系运算符包括 :>( 大于 ) >=( 大于等于 ) <( 小于 ) <=( 小于等于 ) =( 等于 ) <>( 不等于 ) 关系运算符之间没有优先级别 当出现算术和关系的混和运算时, 算术运算优先于关系运算 2. 公式输入 要将 A1 与 B1 单元格的数据之积减去 C1 单元格的数据后, 存放在 D1 单元格中 在输入公式的过程中, 公式同时显示在编辑栏和单元格中 一旦确认输入之后, 系统的默认状态是在编辑栏中显示公式, 在单元格中显示公式的计算结果 若想在单元格中也显示公式本身, 可以选择 工具 菜单下的 选项 命令, 在 选项 对话框的 视图 选项卡中将 公式 前的复选框选中 3. 公式修改 公式输入后, 有时需要修改, 修改公式可以在资料编辑栏进行, 方法如下 : 单击公式所在的单元格, 在编辑区中出现已输入的公式, 单击数据编辑区中公式需修改处, 进行增 删 改等编辑工作 修改完毕后, 单击 确定 按钮或 取消 按钮 ( 若单击 取消 按钮, 则刚进行的修改无效, 恢复修改前的状态 ) ( 四 ) 函数 Excel 提供了 11 类函数, 每一类有若干个不同的函数 函数可以单独使用, 也可以出现在公式中, 合理地使用函数将大大提高表格计算的效率 1. 函数的形式 函数的形式如下 : 函数名 ([ 参数 1],[ 参数 2] ) 函数名后紧跟括号, 括号内可以有一个或多个参数, 各个参数之间用逗号分隔, 也可以没有参数 例如,SUM(A2:A3,C4:D5) 有 2 个参数, 表示求 2 个区域中共 6 个数据的和 AVERAGE(26,Cl,A1:Cl) 有 3 个参数, 表示求 26 C1 中的数据和 A1:C1 中的数据, 共 5 个数据的 45

46 平均值 AVERAGE(A1:C1) 有 1 个参数, 表示求 A1:C1 中数据的平均值 PI( ) 返回 π 的值 ( ), 无参数 2. 常用函数 (1) 求和函数 SUM 格式 :SUM(numberl,number2, ) 功能 : 求各参数的代数和 其中,numberl number2 等参数可以是数值 单元地址或区域 SUM 函数最多可以有 30 个参数 例如,SUM(3,2) 是求数值 3 和 2 的和 SUM(A3,B2) 是求 A3 和 B2 单元中数值的和 SUM(A1:C5,El5) 是求 Al 到 c5 区域中各单元与 El5 单元中的数值之和, 也就是对 16 个单元求和 (2) 求平均函数 AVERAGE 格式 :AVERAGE(numberl,number2, ) 功能 : 求各参数的算术平均值 其中 number1 number2 等参数可以是数值 单元地址或区域 例如,AVERAGE(B2:D5) 是求 82 到 D5 区域中 12 个单元中的数值平均值 (3) 求最大值函数 MAX 格式 :MAX(number1,number2, ) 功能 : 求给定参数的最大值 (4) 求最小值函数 MIN 格式 :MIN(number1,number2, ) 功能 : 求给定参数的最小值 (5) 条件函数 格式 :IF(1ogical_test,value_if _true,value_if_false) 功能 : 首先执行条件表达式, 根据不同的计算结果, 函数返回不同的值 当条件表达式的值为 真 时, 返回函数中第二个参数的计算结果 ; 当条件表达式的值为 假 时, 返回函数中第三个参数的计算结果 例如, 在 A3 单元输入 =IF(B8>C8,10,20), 则 A3 单元的值可能是 10, 也可能是 20, 这要看函数中条件表达式的结果而定 具体来讲, 在 B8 单元存储的值比 C8 单元存储的值大时, 系统将 l0 作为计算结果填入 A3 单元, 反之则将 20 填入 A3 单元 3. 函数的输入 函数的输入可以通过单击 常用 工具栏的 粘贴函数 按钮来实现 函数的插入还可直接在单元格中输入的方式来插入, 但要注意, 输入函数和公式一样, 必须以 = 开头 ( 五 ) 自动填充在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块, 被称为填充柄 当鼠标指针指向填充柄时, 鼠标指针的形状将变为实心十字形状, 此时向上 下 左 右某个方向拖动鼠标, 凡是鼠标经过的连续单元格中将出现自动填充的内容, 这些自动填充的内容都与拖动前选中单元或区域的内容相关 1. 自动填充文字序列 Excel 系统为用户提供了一些标准的文字序列, 例如, 星期日 星期一 星期六 ; 一月 二月 十二月 ; 甲 乙 丙 癸 ;Sunday Monday Saturday 等等 当需要 46

47 输入这些序列时, 要输入这些序列, 只需在第一个单元格输入该序列的某个值, 然后拖动填充柄, 即可将序列自动填充 如果要求数据按等差数列递增, 先选两个单元格, 填入数据, 如 A1=1 B1=3; 将这两个单元格选中后, 向右拖动填充柄就将依次填入 等 如果需要将新的文字序列加入到序列列表中, 可以选择 工具 菜单中的 选项 命令, 在 选项 对话框中选中 自定义序列 选项卡 此时单击 自定义序列 列表框中的 新序列, 然后在屏幕右侧 输入序列 编辑表框中输入新序列的各个元素, 每键入一个元素后, 按回车键, 整个序列输入完毕, 再单击 添加 按钮即可 2. 自动填充有规律的数值 (1) 自动填充等差数列 首先, 在工作表中数列开始的第一个和第二个单元中分别输入等差数列的前两个值, 然后将它们选中, 向数列填充方向拖动选中区域右下角的填充柄, 直至等差数列完全填入为止 (2) 自动填充等比数列 首先在工作表中数列开始的第一个单元输入等比数列的第一个值, 在第二个单元输入以第一个值为基础的计算公式 ( 公式中必须含有第一个值的单元地址 ), 然后选中公式所在单元, 向数列填充方向拖动当前单元右下角的填充柄, 直至等比数列完全填入为止 考点 56 编辑工作表 对已经存在的工作簿进行编辑, 首先要将它打开, 并在工作表标签中选中要操作的工作表 ( 一 ) 修改单元格的内容当工作表中某单元的内容需要修改时, 要先选中该单元, 通过以下 3 种方式之一进行具体的修改 1. 重新输入 选中某单元, 重新输入新内容, 并 确认, 则新输入的内容将取代单元格中原有内容 2. 在编辑栏中进行编辑栏, 此时可将插入光标定位于编辑栏中编辑区域的适当位置, 进行插入字符 删除字符等修改, 修改完毕后 确认, 修改以后的新内容将取代原有内容 3. 在单元格中进行修改 双击待修改内容的单元格插入光标将自动定位于单元格中, 供用户对单元格的内容进行相应修改, 修改完毕后, 按回车键确认 ( 一 ) 复制数据 Excel 可以将已输入的数据复制到其他位置, 这个位置可以是同一张工作表的不同位置, 也可以是同一个工作簿的其他工作表或不同工作簿的工作表 复制完成后, 源区域的内容不变, 目标位置又复制了一份新内容 若源区域的内容为数值或字符串, 则复制的结果与源内容完全相同 ; 若源区域的内容为公式, 则要根据公式中所含地址的形式 ( 相对地址 绝对地址和混合地址 ) 自动进行调整 1. 利用工具栏复制数据 利用工具栏复制数据的具体步骤是 : 第一步 : 选定要复制的单元格区域, 使其反白显示 ; 第二步 : 单击常用工具栏的复制钮, 将选定区域复制到剪贴板, 屏幕上的相应内容被闪动的虚线框起来 ; 第三步 : 选定复制的目标位置 ; 第四步 : 单击常用工具栏中的粘贴钮, 将剪贴板上的内容粘贴到目标位置 2. 利用菜单复制数据 利用菜单复制数据的具体步骤是 : 47

48 第一步 : 选定要复制的单元格区域, 使其反白显示 ; 第二步 : 单击 编辑 菜单中的 复制 命令, 将选定区域复制到剪贴板, 屏幕上相应的内容被闪动的虚线框起来 ; 第三步 : 选定复制的目标位置 ; 第四步 : 单击 编辑 菜单中的 粘贴 命令, 将剪贴板上的内容粘贴到目标位置 3. 利用鼠标复制数据 用鼠标操作方式复制数据的操作步骤是 : 第一步 : 选定要复制的文本, 使其反白显示 ; 第二步 : 将鼠标指针指向选定区域的边框, 当鼠标指针由空心十字变为空心箭头时, 按下 Ctrl 键, 拖动选定区域到新位置 ; 第三步 : 先松开鼠标按钮, 再松开 Ctrl 键 利用鼠标复制数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况 ( 三 ) 移动数据 Excel 可以将已输入的数据移动到其他位置 移动完成之后, 原区域的内容和格式将被清除, 变为空白 如果被移动的单元格中存放着公式, 则移动完成后, 公式中含有的单元地址不发生变化, 公式的计算结果也不变 1. 利用工具栏移动数据 利用工具栏移动数据的具体步骤是 : 第一步 : 选定要移动的单元格区域, 使其反白显示 ; 第二步 : 单击常用工具栏的剪切钮, 将选定区域放到剪贴板上, 屏幕上的相应内容被闪动的虚线框起来 ; 第三步 : 选定移动的目标位置 ; 第四步 : 单击常用工具栏中的粘贴钮, 将剪贴板上的内容粘贴到目标位置 2. 利用菜单移动数据 利用菜单移动数据的具体步骤是 : 第一步 : 选定要移动的单元格区域, 使其反白显示 ; 第二步 : 单击 编辑 菜单中的 剪切 命令, 将选定区域放到剪贴板上, 屏幕上相应的内容被闪动的虚线框起来 ; 第三步 : 选定移动的目标位置 ; 第四步 : 单击 编辑 菜单中的 粘贴 命令, 将剪贴板上的内容粘贴到目标位置 3. 利用鼠标移动数据 用鼠标操作方式移动数据的操作步骤是 : 第一步 : 选定要复制的文本, 使其反白显示 ; 第二步 : 将鼠标指针指向选定区域的边框, 当鼠标指针由空心十字变为空心箭头时, 拖动选定区域到新位置 ; 利用鼠标移动数据的方法仅适用于源区域和目标区域在同一个工作表的情况 ( 四 ) 插入数据 1. 插入整行或整列 要在第 m 行的上面插入一个整行 ( 或在第 n 列的左侧插入一个整列 ) 的操作步骤如下 : 第一步 : 选定第 m 行 ( 或第 n 列 ) 的任一单元 ; 第二步 : 选择 插入 菜单中的 行 ( 或 列 ) 命令 2. 插入单元格 插入单元格的操作步骤如下 : 48

49 第一步 : 选定要插入单元格的位置 ; 第二步 : 选择 插入 菜单中的 单元格 命令 ( 或单击鼠标右键, 从弹出的单元格快捷菜单中选择 插入 命令 ), 进入图 4-53 所示的对话框 ; 第三步 : 在对话框中选择相应的插入方式, 并按下 确定 按钮 ( 五 ) 删除和清除数据 1. 删除数据 删除数据的最终结果是选定区域中存储的数据和存储这些数据的单元格一起从工作表中消失 删除数据的操作步骤如下 : 第一步 : 选中待删除数据的区域 ; 第二步 : 选择 编辑 菜单中的 删除 命令 ( 或单击鼠标右键, 从弹出的单元格快捷菜单中选择 删除 命令 ), 进入图 4-54 所示的对话框 ; 第三步 : 在对话框中选择相应的删除内容或移动方式, 并按下 确定 按钮 2. 清除数据 清除数据的最终结果是选定区域中存储的数据或存储这些数据的格式被取消, 但单元格本身不会从工作表中消失 清除数据的操作步骤如下 : 第一步 : 选中待清除数据的区域 ; 第二步 : 选择 编辑 菜单中的 清除 命令, 出现 清除 级联菜单, 如图 4-55 所示 ; 第三步 : 在级联菜单中选择相应的菜单项 选中一个区域, 再单击键盘上的 Del 键, 所完成的操作仅是 清除 选中区域的内容, 它不会清除选中区域已设定的输出格式 ( 六 ) 操作示例 在工作表中录入一张学生的成绩表, 表中要求有学号 姓名 英语 数学和计算机成绩, 学号用 文本数据录入 ( 七 ) 编辑操作中公式的变化 1. 编辑操作中公式的变化 (1) 相对地址 相对地址的表示形式为列号在前, 行号在后的一般地址, 例如 D6 若公式中含有相对地址, 系统记录的是该地址单元与公式所处单元地址之间的相对位置关系, 当公式被复制到目标位置后, 公式中的相对地址会相应地发生变化 例如,C3 单元存放着公式 =A1*B3, 系统记录的公式关系为两个单元相乘, 且两个单元地址均为相对地址, 第一个单元处于公式所在单元左侧两列 上方第二行, 第二个单元处于公式所在行左侧的相邻位置 将 C3 单元复制到 D4 单元,D4 单元将存放公式 =B2*C4 (2) 绝对地址 绝对地址的表示形式为在列号与行号的前面同时加上一个 $ 符号, 如 $D$6 若某公式中含有绝对地址, 系统记录的就是该地址单元本身 不论公式被复制到什么位置, 公式中的绝对地址不变 例如,C3 单元存放着公式 =$A$1*B3, 系统记录的公式关系为两个单元相乘, 第一个单元为绝对地址, 在公式的复制过程中不会发生变化 ; 第二个单元为相对地址, 在公式的复制过程中将依据相 49

50 对地址的特征自动变化 将 C3 单元复制到 D4 单元,D4 单元将存放公式 =$A$1*C4 (3) 混合地址 混合地址的表示形式为列号或行号的前面有一个 $ 符号, 如 $D6 D$6 等 若某公式中含有混合地址, 则在公式的复制过程中, 地址中的相对部分根据相对地址的变化规则自动调整, 地址中的绝对部分将不发生任何变化 例如,C3 单元存放着公式 =AS1*$B3, 将 C3 单元复制到 D4 单元,D4 单元将存放公式 =B$1*$B4 2. 三维地址引用 有时需要建立同一个工作簿中不同工作表之间的单元运算关系, 这时就会用到三维地址 所谓三维地址是指在当前工作表中引用同一个工作簿中其他工作表中的单元 三维地址的表示方法为 : 工作表名! 单元格地址 如当前工作表为 sheet1, 此时使用 sheet2 表中的 F5 单元时, 就要用到地址 sheet2!f5 ( 八 ) 求和方法综述对工作表中的单元格或区域求和是使用频度非常高的操作, 综合来看, 求和的实现方法主要有 3 种 1. 利用常用工具栏中的 自动求和 按钮进行求和操作 具体操作时, 先选中参与求和运算的单元区域和用来存放和值结果的空单元, 然后单击常用工具栏中的 自动求和 按钮 若用来存放和值结果的空单元处于选中区域的下方, 系统自动纵向求和, 并将求和公式自动填入空单元中 ; 若用来 : 存放和值结果的空单元处于选中区域的右方, 系统自动横向求和, 并将求和公式填入空单元中 ; 若用来存放和值结果的空单元既处于选中区域的下方, 同时也处于选中区域的右方, 系统将同时进行纵向与横向求和 2. 利用和运算进行求和 当求和单元较少时, 用和运算公式进行求和比较简便 3. 利用函数进行求和 当求和单元较多时, 用函数进行求和比较快捷 考点 57 格式化工作表 在创建和编辑工作表之后, 可以对工作表进行格式化, 以使工作表整齐 美观 ( 一 ) 数字格式化在 Excel 系统内部, 数字和日期都是以数字形式存储的 1. 设置数字格式 利用菜单操作方式设置数字格式的操作步骤如下 : 第一步 : 选中要格式化的区域 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 数字 选项卡第三步 : 在 分类 列表框中选择相应的显式类型, 此时在右侧 示例 栏将会显示该类格式的实际情况, 用户可根据自己需要在 示例 栏下方的设置区域进行格式调整, 直至满意为止 ; 第四步 : 按下 确定 按钮 2. 设置条件格式 在 Excel 中也可以根据某种条件来决定数字的显示格式 例如, 将学生成绩表中小于 60 分的成绩用红色填充 ( 二 ) 字符格式化 利用菜单操作方式设置字符格式的操作步骤如下 : 50

51 第一步 : 选中要格式化的区域 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 字体 选项卡 第三步 : 在 字体 选项卡中可以定义字型 字号 字符颜色 字符修饰效果等 ; 第四步 : 单击 确定 按钮 ( 三 ) 单元格数据对齐与标题居中 1. 数据对齐 单元格中的数据在水平方向可以实现左对齐 居中 右对齐等, 在垂直方向可以实现靠上 居中 靠下等对齐方式 (1) 水平方向对齐 利用格式工具栏可以方便地实现各种水平对齐 具体做法是, 先选择要对齐的单元格区域, 然后单击格式工具栏中的 左对齐 居中 或 右对齐 按钮 利用格式菜单同样能实现各种水平对齐 具体操作步骤为 : 第一步 : 选择要对齐的单元格区域 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 对齐 选项卡, 第三步 : 单击 水平对齐 栏的下箭头, 在下拉列表中选择相应的对齐方式 ; 第四步 : 单击 确定 按钮 (2) 垂直方向对齐 利用格式菜单可以实现各种垂直对齐 具体操作步骤为 : 第一步 : 选择要对齐的单元格区域 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 对齐 选项卡, 第三步 : 单击 垂直对齐 栏的下箭头, 在下拉列表中选择相应的对齐方式 ; 第四步 : 单击 确定 按钮 2. 标题居中 表格的标题通常输入在一个单元格中, 要使标题居中, 应该按表格的实际宽度进行跨单元居中, 也就是要实现合并及居中操作 利用格式工具栏可以方便地将标题居中 具体做法是, 选中包括标题内容在内的若干单元, 单击格式工具栏中的 合并及居中 按钮, 则标题将在选定的单元格进行合并之后, 再垂直靠下, 水平居中 利用格式菜单也可以将标题居中, 具体操作步骤为 : 第一步 : 选中包括标题的表格单元宽度的全部单元格 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 对齐 选项卡 ; 第三步 : 选中 合并单元格 前的复选框, 并且在 水平对齐 和 垂直对齐 栏分别选择 居中 ( 或者直接在 水平对齐 栏选择 跨列居中, 此时只能在同一行的若干单元之间居中 ); 第四步 : 单击 确定 按钮 ( 四 ) 网格线与边框 1. 取消网格线 在 Excel 系统默认状态下, 工作表中总是显示单元格之间的网格线 如果不想让它出现, 可以通过以下步骤实现 : 第一步 : 选择 工具 菜单中的 选项 命令, 进入 选项 对话框, 选择 视图 选项卡 ; 51

52 第二步 : 单击 网格线 前的复选框, 使其不起作用 ; 第三步 : 单击 确定 按钮 2. 加边框 表格做好后, 使用 打印预览 可以看到表格的实际输出效果 在系统默认状态下, 通过 打印预览 看到的表格没有格线 从这一现象可以看出, 网格线是否存在与实际输出时的表格线不是等同的 如果想在输出表格时含有表格线, 可以给表格加上边框线 加边框操作可以通过以下步骤实现 : 第一步 : 选择要加边框的单元格区域 ; 第二步 : 选择 格式 菜单中的 单元格 命令, 进入 单元格格式 对话框, 选择 边框 选项卡 ; 第三步 : 选择增加框线的位置 在 预置 栏中有三个按钮, 选中 无 按钮, 将取消选中区域的边框 ; 选中 外边框 按钮, 将为选中区域的外围加边框 ; 选中 内部 按钮, 将为选中区域的内部加框线 ; 既选中了 外边框 按钮, 也选中了 内部 按钮, 则选中区域的内外均加框线 除此之外, 还可以通过 边框 栏中的 8 个边框形式按钮, 来确定所选区域的上 下 左 右或对角方向是否需要框线 第四步 : 为框线设置颜色和样式 单击 颜色 栏的下箭头, 从弹出的调色板中可以为框线选择颜色 ; 单击 线形 栏中的某个 样式 可以为框线选择样式 第五步 : 单击 确定 按钮 考点 58 工作表的管理 ( 一 ) 插入工作表在系统默认状态下, 一个 Excel 工作簿含有 3 个工作表, 在需要时可以插入新的工作表 插入工作表的具体步骤是 : 先单击工作表标签中的某个工作表名, 选中插入位置, 然后选择 插入 菜单中的 工作表 命令, 系统将在当前工作表的前面插入一个工作表 ( 二 ) 删除工作表删除工作表时, 先在工作表标签选中待删除的工作表, 然后选择 编辑 菜单中的 删除工作表 命令, 系统会出现一个确认对话框, 让用户确认是否真的要删除选定的工作表, 若单击 确定 按钮, 则永久删除工作表, 单击 取消, 则不进行删除操作 ( 三 ) 复制工作表实际工作中, 有时会遇到非常相似的表, 它们有许多共同的内容 此时, 若已建好了其中的一个, 则可以将其复制到另外的工作表中, 再做一些必要的修改, 从而形成所需要的其他表, 这样可以提高工作效率 在同一个工作簿中复制工作表时, 可以先单击工作表标签中的某个工作表名, 将其选中, 然后按 52

53 住 Ctrl 键的同时将其拖动到工作表标签的目标位置 ( 四 ) 移动工作表 实际操作中, 有时需要调整工作表的先后顺序, 这就是工作表的移动 在同一个工作簿中移动工 作表时, 要先选中工作表标签中的某个工作表, 然后直接将其拖动到工作表标签的目标位置 ( 五 ) 重命名工作表 要修改某工作表的名字, 只需双击工作表标签中该工作表名, 使其反白显示, 然后再次单击, 插 入点将出现在工作表名中供用户编辑修改, 也可以重新输入全新的表名 ( 六 ) 输出工作表 1. 页面设置 在打印工作表之前, 应先进行打印页面设置 具体操作时, 可以选择 文件 菜单中的 页面设置 命令, 在弹出的 页面设置 对话框中, 进行页面 页边距 页眉 / 页脚和工作表的设置 具体来讲, 在页面设置对话框中, 主要可以进行以下设置 : (1) 设置打印方向和纸张大小 ; (2) 设置页边距和对齐方式 ; (3) 建立页眉和页脚 ; (4) 打印网格线 行号和列标 ; (5) 指定工作表的打印区域 ; (6) 在多页上打印标题 2. 打印预览 在页面设置完毕后, 可以进行打印预览, 实际模拟打印效果 具体操作时, 可以选择 文件 菜单中的 打印预览 命令, 系统将进入 打印预览 显示状态, 显示实际打印效果 在打印预览状态下, 单击 设置 按钮, 可以切换到 页面设置 对话框 ; 单击 打印 按钮, 可以切换到 打印 对话框 ; 单击 关闭 按钮, 可以退出 打印预览 状态 3. 打印 在 文件 菜单中选择 打印 命令, 将进入 打印 对话框, 在 打印 对话框中可以设置打印机的状态 选择打印的范围 打印的份数等 一切设置完毕后, 单击确定 按钮, 系统将开始打印 六 工作簿文件管理 ( 一 ) 创建工作簿 Excel 中创建新工作簿的操作, 既可以由常用工具栏实现, 也可以由菜单实现 方法一 : 单击常用工具栏上的 新建 按钮 方法二 : 选择 文件 菜单中的 新建 命令, 在 新建 对话框的 常用 选项卡中选择 工作簿, 最后单击 确定 按钮 ( 二 ) 打开工作簿 53

54 若需要修改工作簿中某个工作表的内容或格式, 则要先将工作簿打开 打开操作可以通过选择 文件 菜单的 打开 命令 ( 或者单击常用工具栏上的 打开 按钮 ), 进入 打开 对话框, 在对话框中指定文件的保存位置 文件类型和文件名称后, 单击 确定 按钮 此外, 要打开最近使用过的工作簿, 还可以单击 文件 菜单底部列出的工作簿文件名 系统默认状态下, 文件 菜单的底部将列出最近使用过的三个文件名 要想改变 文件 菜单底部是否列出最近使用过的文件, 以及它们的具体个数, 可以进入 工具 菜单 选项 命令对话框, 在对话框的 常规 选项卡中进行相应的设置 ( 三 ) 保存工作簿当工作表建立 编辑修改和格式编排完毕后, 要将其保存起来 由于工作表从属于工作簿, 无法单独保存, 所以工作表的保存操作要在保存工作簿的同时自动完成 在 文件 菜单中, 有三个命令都是用于存储 Excel 文件 ( 即工作簿 ) 的, 它们是 保存 另存为 和 保存工作区, 分别适用于不同的工作环境 一般来讲, 首次保存时, 用 保存 或 另存为 命令达到的效果是相同的, 它们都会进入 另存为 对话框 对于重新修改过的已存文件而言, 保存 命令是将修改后的工作簿以原先的旧文件名存储在原有位置, 也就是将原文件覆盖 ; 而 另存为 命令则是将修改后的工作簿以新文件名保存至指定位置, 修改前的文件不会有任何变化 使用 保存工作区 命令, 可以为当前 Excel 环境存储一个 瞬间映像, 也就是将当前打开的所有工作簿位置和众多工作区的设置全部记忆下来 第四节网络基本操作 考点 59 因特网上网基本操作 ( 一 ) 接入 Internet 1. 通过拨号方式接入 Internet (1) 配置调制解调器 (2) 设置拨号连接 2. 通过局域网接入 Internet ( 二 )IE 浏览器的使用使用万维浏览器网上的信息, 浏览器是必不可少的 目前广泛使用的浏览器是 Microsoft 公司的 Internet Explorer( 简称 IE) 由于 IE 和 Windows 有着完全相同的操作界面, 因而使用更容易一些 1. 启动浏览器 IE 54

55 2. 访问网页. 要访问以前曾访问过的网页时, 也可以单击 地址栏 右侧的下拉按钮, 在打开的地址列表中选择要访问的地址即可 3. 保存网页 4. 收藏夹的使用 主要操作方法有以下三种 : (1) 将地址栏中的网页图标拖放到工具栏中 收藏 按钮处 (2) 单击工具栏中的 收藏 按钮, 在浏览区左侧出现 收藏夹 窗口, 用户将地址栏中的网页图标拖放到 收藏夹 窗口内 (3) 在 收藏夹 窗口内单击 添加 按钮, 或单击 收藏 菜单中的 添加到收藏夹 命令, 在 名称 文本框内输入要收藏的网页名称, 在 创建到 列表框中选择要收藏文件夹 单击 确定 按钮, 将当前浏览的网页添加到收藏夹内 5. 操作示例 考点 60 电子邮件 电子邮件 ( ) 是一种利用计算机网络传送电子媒体信件的方式, 具有速度快 价格低 收发 方便 传送的信息量大 信息多元化等一系列优点, 而且电子邮件地址固定, 与发件人 收件人所在 的地理位置无关 ( 一 ) 运行 Outlook Express 用户通过双击桌面上的 Outlook Express 图标, 就可以启动 0utlook Express, 打开如图 4-22 所示的工作窗口 在该窗口中, 菜单栏下方有工具栏 工作区左边是文件夹列表, 文件夹列表中包括 : 收件箱 发件箱 已发送邮件 已删除邮件 和 草稿 文件夹 1. 收件箱 中保存 Outlook Express 从 Internet 上收到的邮件 2. 发件箱 保存已经编辑好, 但还没有发送的邮件, 或由于网络连接问题发送失败的邮件 3. 已发送邮件 中保存已经发送出去的邮件副本 4. 已删除邮件 中保存已删除的邮件, 但可以被恢复 5. 草稿 中放置还没有编辑完成的邮件, 可打开再进行修改, 然后再发送 如果 0utlook Express 中设置了通讯簿, 把与自己有联系的人的邮箱和其他信息保存起来, 可在 联系人 栏中显示, 双击可打开新邮件编辑窗口, 以该地址为目的地址编写新邮件 ( 二 ) 邮件的撰写与发送 1. 邮件的撰写与发送 单击工具栏的 新邮件 按钮, 可打开新邮件的撰写窗口 在 收件人 框中输入收件人的邮件地址, 若希望同时发送给多人, 可在收件人框中输入多个邮件地址, 用半角逗 55