专业刊物，№140

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1 专 业 刊 物, 140 议 会 图 书 馆 指 南 (2009 年 修 订 版 ) 基 思 卡 宁 厄 姆 著 王 琳 刘 英 赫 译 卢 海 燕 审 校 De Gruyter Saur, 2009

2 目 录 前 言... 1 序 言... 3 第 一 章 导 论... 5 第 二 章 议 会 信 息 需 求 第 三 章 服 务 类 型 第 四 章 馆 藏 发 展 政 策 第 五 章 服 务 方 式 第 六 章 信 息 和 图 书 馆 服 务 第 七 章 研 究 服 务 第 八 章 质 量 界 定 第 九 章 用 户 需 求 认 知 第 十 章 员 工 需 求 第 十 一 章 信 息 通 讯 技 术 与 议 会 图 书 馆 第 十 二 章 财 务 第 十 三 章 议 会 图 书 馆 与 议 会 其 他 部 门 的 关 系 第 十 四 章 议 会 图 书 馆 经 验 共 享 第 十 五 章 为 公 众 和 学 校 提 供 的 信 息 服 务 第 十 六 章 议 会 资 料 的 存 档 第 十 七 章 结 语 注 : 议 会 图 书 馆 指 南 根 据 英 文 版 Guidelines for Legislative Libraries 2nd, completely updated and enlarged edition 翻 译 译 校 者 单 位 均 系 中 国 国 家 图 书 馆 立 法 决 策 服 务 部

3 前 言 第 一 版 议 会 图 书 馆 指 南 1 在 一 定 时 期 内 所 体 现 出 的 价 值 是 显 而 易 见 的 世 界 范 围 内 信 息 环 境 的 快 速 变 化, 尤 其 是 议 会 图 书 馆 的 快 速 发 展, 对 于 指 南 的 更 新 提 出 了 新 的 要 求 2006 年 在 首 尔 举 行 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 上, 与 会 人 员 经 过 讨 论 形 成 一 致 性 的 意 见, 即 为 指 南 的 修 订 寻 求 资 金 支 持 当 时, 我 即 将 从 英 国 下 议 院 图 书 馆 退 休, 同 意 承 担 此 项 工 作 此 项 工 作 得 到 了 很 多 人 的 帮 助, 特 别 是 我 在 第 一 章 中 谈 到 的 顾 问 小 组 的 成 员 他 们 对 于 指 南 早 期 草 稿 的 评 价 意 见 十 分 有 价 值, 我 对 他 们 充 满 智 慧 的 建 议 和 辛 勤 的 付 出 表 示 深 深 的 感 谢 同 时, 我 也 得 到 了 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 历 任 主 席 的 支 持 在 作 出 为 新 版 本 寻 求 支 持 的 最 初 决 定 时, 美 国 国 会 图 书 馆 法 律 图 书 馆 服 务 主 管 唐 纳 谢 德 尔 (Donna Scheeder) 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 挪 威 议 会 图 书 馆 馆 长 格 罗 桑 德 格 伦 (Gro SandGroind), 在 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 的 任 期 间, 指 南 修 订 工 作 的 多 数 任 务 已 经 完 成 新 西 兰 议 会 图 书 馆 馆 长 莫 伊 拉 弗 雷 泽 (Moira Fraser), 在 2009 年 米 兰 国 际 图 联 会 议 上 开 始 担 任 主 席, 此 时 修 订 工 作 已 经 进 入 最 后 阶 段 衷 心 感 谢 他 们 三 位! 我 也 有 幸 得 到 来 自 议 会 图 书 馆 的 许 多 同 事 的 支 持 特 别 是 在 参 加 2009 年 8 月 罗 马 举 行 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 期 间, 在 与 各 位 同 仁 进 行 讨 论 中, 我 得 到 了 他 们 关 于 指 南 的 重 要 反 馈 我 对 于 指 南 第 一 版 的 编 辑 德 莫 特 恩 格 尔 1 译 者 注 : 以 下 文 中 简 称 指 南 1

4 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 印 象 深 刻 然 而 令 人 遗 憾 的 是, 他 于 2007 年 7 月 ( 在 指 南 修 订 工 作 开 始 之 前 ) 去 世, 因 此 我 未 能 与 他 进 行 讨 论, 如 能 进 行, 必 将 对 于 修 订 工 作 大 有 裨 益 最 后, 感 谢 我 的 夫 人 朱 莉 (Julie), 在 我 从 事 修 订 工 作 中 所 给 予 我 的 全 力 支 持 我 希 望 修 订 版 能 和 第 一 版 一 样, 发 挥 作 用 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 2009 年 11 月 2

5 序 言 信 息 是 议 会 的 命 脉, 议 会 需 要 信 息 服 务 来 帮 助 他 们 管 理 信 息 流, 而 这 些 信 息 流 对 于 维 持 世 界 民 主 至 为 重 要 这 是 在 2008 年 10 月 由 各 国 议 会 联 盟 各 国 议 会 秘 书 长 协 会 和 国 际 图 联 在 主 题 信 息 民 主 2 会 议 上 发 出 的 联 合 倡 议, 旨 在 说 明 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 对 于 立 法 机 关 的 重 要 性 获 得 可 靠 及 时 的 信 息 对 于 民 主 立 法 机 关 的 正 常 运 作 非 常 必 要 议 会 图 书 馆 通 过 提 供 权 威 的 独 立 的 无 党 派 的 信 息 服 务 为 议 会 的 高 效 率 工 作 做 出 贡 献 新 的 信 息 通 讯 技 术 根 本 性 地 改 变 了 议 会 对 于 知 识 和 信 息 的 管 理, 近 几 十 年 来 这 些 服 务 在 许 多 地 方 得 到 了 广 泛 的 开 展 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 既 定 目 标 之 一 是 开 发 和 推 广 为 议 会 提 供 信 息 和 知 识 的 标 准 以 及 最 佳 做 法 指 南 对 那 些 致 力 于 在 发 展 中 国 家 的 议 会 建 立 图 书 馆 和 研 究 机 构 的 人 来 说 尤 为 重 要 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 和 部 分 经 验 丰 富 的 委 员, 已 经 提 出 建 议 并 支 持 这 些 举 措 因 此 新 版 指 南 将 具 有 无 可 估 量 的 价 值 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 活 动 近 年 来 已 经 扩 大 到 世 界 各 大 洲 和 大 多 数 的 国 家 随 着 参 加 活 动 人 员 数 量 的 增 长, 跨 越 了 文 化 和 语 言 的 障 碍, 与 在 相 似 环 境 下 工 作 的 同 事 共 同 分 享 知 识 和 经 验 的 价 值 日 益 凸 显 出 来 新 成 立 的 议 会 图 书 馆, 或 者 近 期 有 计 划 扩 大 规 模 的 小 型 图 书 馆 或 研 究 服 务 机 构, 可 能 会 发 现 指 南 在 帮 助 他 们 确 定 适 度 服 务 水 2 3

6 平 方 面 尤 其 有 用 指 南 第 一 版 出 版 以 来, 信 息 通 讯 技 术 的 发 展 大 大 改 变 了 议 员 们 的 工 作 方 式 因 此, 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 为 议 会 工 作 提 供 支 持 的 方 式 也 发 生 了 变 化 通 过 使 用 新 的 方 法 和 技 术, 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 可 以 协 助 议 会 处 理 超 载 信 息, 支 持 议 会 审 议 提 高 立 法 质 量 第 二 版 指 南 涵 盖 了 新 的 技 术, 并 将 对 议 会 工 作 提 供 支 持 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 曾 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席, 英 国 下 议 院 图 书 馆 高 级 管 理 人 员, 也 是 多 年 来 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 热 情 的 支 持 者, 他 在 很 大 程 度 上 重 写 了 指 南 他 得 到 顾 问 工 作 组 的 帮 助, 该 工 作 组 成 员 来 自 世 界 各 议 会 图 书 馆 及 研 究 服 务 机 构 我 由 衷 的 感 谢 他 们 的 支 持, 特 别 是 对 基 思 (Keith) 深 表 谢 意 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 莫 伊 拉 弗 雷 泽 (Moira Fraser) 4

7 第 一 章 导 论 背 景 第 一 版 指 南 由 已 故 的 德 莫 特 恩 格 尔 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 编 写, 于 1993 年 出 版 3 对 于 为 国 会 议 员 提 供 研 究 和 信 息 服 务 的 工 作 人 员 来 说, 其 具 有 重 大 的 指 导 价 值, 并 且 已 经 被 翻 译 成 多 种 语 言 德 莫 特 (Dermot) 在 1991 至 1993 年 期 间, 担 任 英 国 下 议 院 图 书 馆 馆 长, 其 在 1976 至 1991 年 间 任 副 馆 长 一 职, 加 入 国 际 图 联 已 经 超 过 二 十 年, 连 续 四 年 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 秘 书, 之 后 又 连 续 四 年 担 任 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 由 于 德 莫 特 (Dermot) 所 具 有 的 出 色 的 工 作 能 力, 他 被 指 定 负 责 第 一 版 指 南 的 编 写 工 作, 并 与 拥 有 丰 富 经 验 的 一 批 同 事 共 同 开 展 此 项 工 作 在 编 写 指 南 过 程 中, 德 莫 特 (Dermot) 和 同 事 们 深 知 日 渐 加 快 的 变 革 步 伐, 特 别 是 虽 然 1993 年 版 指 南 已 经 在 一 定 程 度 上 涉 及 了 图 书 馆 计 算 机 化 的 内 容, 例 如 在 线 数 据 库 的 发 展, 但 很 显 然 在 术 语 解 释 中 没 有 包 括 随 之 而 来 的 众 多 词 汇, 如 电 子 邮 件 因 特 网 局 域 网 以 及 网 站 等 而 这 些 词 汇 恰 恰 是 信 息 服 务 的 核 心 内 容, 这 也 是 需 要 更 新 版 本 的 一 个 原 因 当 然 指 南 的 更 新 并 非 只 是 出 于 技 术 变 革 的 推 动 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 在 讨 论 中 明 确, 需 要 对 第 一 版 指 南 未 包 括 ( 或 者 未 详 细 涉 及 ) 的 主 题 进 行 意 见 征 询 例 如 为 用 户 提 供 更 好 服 务 所 涉 及 的 服 务 营 销 以 及 用 户 培 训 等 内 容 3 议 会 图 书 馆 指 南, 德 莫 特 恩 格 尔 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 编 写,1993 年 由 K.G. Saur 出 版 社 出 版 5

8 新 版 指 南 由 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 完 成, 在 2006 年 退 休 之 前 的 十 三 年 中, 基 思 (Keith) 是 英 国 下 议 院 图 书 馆 高 级 管 理 团 队 的 一 员, 经 常 参 加 国 际 图 联 会 议, 并 且 参 加 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 工 作 长 达 八 年 他 拥 有 一 个 优 秀 的 顾 问 团 队, 成 员 来 自 世 界 不 同 国 家 并 具 有 丰 富 经 验, 他 们 对 所 有 章 节 的 初 稿 进 行 了 讨 论 他 们 是 : 因 诺 森 特 鲁 甘 伯 瓦 (Innocent Rugambwa), 乌 干 达 议 会 图 书 馆 和 研 究 机 构 负 责 人 ; 唐 纳 谢 德 尔 (Donna Scheeder), 美 国 国 会 图 书 馆 法 律 图 书 馆 服 务 部 主 管 ; 雅 勒 舍 尔 德 斯 塔 (Jarle Skjørestad), 挪 威 议 会 研 究 部 主 任 ; 珍 妮 特 西 顿 (Janet Seaton), 苏 格 兰 议 会 原 信 息 中 心 主 任 ; 玛 丽 泽 弗 里 德 (Mary Seefried), 澳 大 利 亚 昆 士 兰 州 议 会 图 书 馆 馆 长 ; 艾 莉 瓦 伦 蒂 (Ellie Valentine), 作 为 工 作 人 员, 曾 在 美 国 国 际 开 发 署 在 巴 基 斯 坦 亚 美 尼 亚 乌 克 兰 等 地 的 项 目 组 工 作 ; 威 廉 扬 (William Young), 加 拿 大 国 会 图 书 馆 馆 长 与 第 一 版 相 比, 新 版 指 南 在 很 大 程 度 上 是 重 新 撰 写 而 非 简 易 修 订, 它 是 对 过 去 快 速 发 展 变 化 十 六 年 的 集 中 反 6

9 映 但 是 初 版 指 南 的 基 本 原 则 和 建 议 以 及 一 些 内 容 仍 旧 保 留 这 些 基 本 原 则, 正 如 在 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 讨 论 时 表 明 的, 适 用 于 不 同 规 模 不 同 资 源 不 同 时 期 和 不 同 发 展 阶 段 的 图 书 馆 尽 管 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 所 在 的 工 作 机 构 以 及 他 们 的 政 治 背 景 存 在 很 大 的 差 异, 但 他 们 在 见 面 时 经 常 为 他 们 的 共 同 点 而 感 到 惊 奇 议 会 图 书 馆 最 简 单 的 定 义 是 专 业 图 书 馆 他 们 为 国 会 议 员 及 议 员 身 边 的 工 作 人 员 提 供 服 务 作 为 一 个 整 体, 他 们 为 某 些 机 构 提 供 支 持, 并 扮 演 额 外 的 不 同 角 色, 如 作 为 管 理 者, 或 者 是 向 公 众 和 学 校 提 供 议 会 信 息 服 务 如 果 你 要 计 划 建 立 一 个 立 法 机 构, 那 么 可 能 想 知 道 是 否 需 要 一 个 图 书 馆? 并 且 还 会 想 到 图 书 馆 建 筑 以 及 文 献 资 料 的 收 集 等 问 题 例 如 钱 伯 斯 二 十 一 世 纪 词 典 将 图 书 馆 定 义 为 收 藏 用 于 学 习 参 考 外 借 之 用 以 及 用 于 公 共 或 私 人 使 用 的 图 书 胶 片 录 音 制 品 录 像 制 品 等 的 房 间 或 者 建 筑 物 维 基 百 科 的 定 义 则 更 具 有 现 代 感, 它 认 为 图 书 馆 是 收 藏 信 息 资 源 和 服 务 之 地, 它 由 公 共 机 构 社 会 机 构 或 者 私 人 个 体 组 织 使 用 和 管 理 在 更 传 统 的 意 义 上, 图 书 馆 即 指 图 书 的 收 藏 地 与 定 义 更 为 相 关 的 你 可 能 还 是 会 想, 一 个 新 建 的 立 法 机 构 是 否 需 要 一 个 图 书 馆 对 于 图 书 馆 的 定 义 有 一 种 被 动 的 感 觉, 并 未 真 正 描 述 出 21 世 纪 国 会 议 员 需 求 的 现 实 特 点 国 会 议 员 需 要 在 机 场 或 新 闻 发 布 会 进 行 即 时 性 评 论 ; 希 望 证 明 对 手 以 及 他 / 她 的 数 据 已 经 过 时 ; 需 要 有 助 于 在 电 视 或 者 广 播 上 公 开 讨 论 ; 需 要 提 出 的 问 题 对 政 府 行 政 部 门 的 防 御 或 推 诿 具 有 穿 透 力, 所 有 这 些 都 需 要 信 息 具 有 即 时 性 和 准 确 7

10 性, 而 这 当 然 不 能 仅 从 图 书 馆 的 定 义 中 得 出 它 还 需 要 工 作 人 员 具 有 专 业 的 技 能 和 知 识, 例 如 快 速 查 找 信 息 的 技 能 ; 准 确 评 估 信 息 的 技 能 ; 还 包 括 在 一 般 情 况 和 立 法 过 程 中, 对 议 员 有 可 能 感 兴 趣 的 广 泛 主 题 所 具 有 的 相 应 的 专 业 知 识 各 国 议 会 联 盟 最 近 出 版 了 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南 4 该 指 南 说 明, 一 个 实 力 雄 厚 的 议 会 除 拥 有 其 他 设 施 之 外, 还 要 有 综 合 的 图 书 馆 和 信 息 服 务 英 联 邦 议 会 协 会 出 版 的 民 主 立 法 推 荐 标 准 : 研 究 小 组 报 告 则 明 确 指 出 议 员 及 其 工 作 人 员 将 会 得 到 足 够 的 研 究 支 撑 图 书 馆 的 服 务, 以 及 信 息 通 讯 设 施 的 使 用 5 这 些 指 南 是 广 泛 征 询 意 见 的 结 果, 既 表 明 现 代 民 主 议 会 普 遍 性 的 认 同, 也 是 现 代 议 员 需 要 图 书 馆 服 务 研 究 服 务 和 信 息 服 务 的 证 明 如 果 认 为 这 些 指 南 行 之 有 效, 在 你 需 要 之 时 可 与 这 些 图 书 馆 取 得 联 系 第 一 版 指 南 出 版 之 时, 正 值 人 们 对 民 主 是 怎 样 运 行 的 问 题 赋 予 极 大 关 注, 亦 即 在 1989 年 柏 林 墙 被 象 征 性 的 拆 除 之 后, 指 南 被 翻 译 成 俄 文, 并 且 传 播 到 许 多 新 独 立 的 国 家 的 从 业 人 员 手 中 这 一 进 程, 当 然 并 不 局 限 于 在 东 欧 剧 变 后 可 以 发 展 的 议 会, 而 是 全 球 性 的 在 这 一 进 程 中 有 一 种 普 遍 认 识, 即 新 兴 的 民 主 需 要 一 个 有 效 的 议 会, 议 会 如 果 欲 妥 善 的 做 好 本 职 工 作 就 需 要 有 效 的 研 究 和 信 息 服 务 4 各 国 议 会 联 盟 : 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南,2006 年 ish/handbks.htm#democracy 5 英 联 邦 议 会 协 会 小 组 研 究 报 告 : 民 主 立 法 推 荐 标 准,2006 年 12 月 /uploadedfiles/information_services/publications/cpa_electronic_publications/recommended% 20Benchmarks%20for%20Democratic%20Legislatures.pdf 8

11 但 是 认 真 思 考 议 会 图 书 馆 如 何 以 新 的 方 式 最 好 的 满 足 议 员 的 要 求 以 及 事 实 上 议 会 如 何 发 挥 其 作 用, 并 不 局 限 于 这 些 所 谓 的 新 兴 的 民 主 国 家 伴 随 着 互 联 网 产 生 的 巨 量 信 息 ( 无 论 是 精 确 的 还 是 令 人 怀 疑 的 ), 以 及 为 用 户 提 供 信 息 的 服 务 方 式 因 技 术 发 展 而 发 生 的 巨 大 改 变, 那 些 历 史 悠 久 的 议 会 图 书 馆, 在 满 足 用 户 不 断 增 长 的 要 求 和 期 望 的 同 时, 要 面 对 快 速 变 化 的 用 户 需 求 如 果 按 照 各 国 议 会 联 盟 和 注 册 会 计 师 指 南 开 展 工 作, 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 ( 相 对 于 那 些 为 议 员 工 作 的 个 人 ) 只 需 要 为 议 会 工 作 而 不 需 要 为 行 政 机 关 服 务 这 些 人 员 的 工 作 与 立 法 机 构 的 其 他 工 作 人 员 相 比, 存 在 着 明 显 的 区 别 大 多 数 立 法 机 构 的 工 作 人 员 将 其 工 作 集 中 于 关 注 法 律 本 身 的 构 建 立 法 程 序 和 委 员 会 工 作 人 员 所 关 注 的 是 议 会 和 委 员 会 的 会 议 录 ; 负 责 报 告 的 工 作 人 员 关 注 的 是 辩 论 ; 其 他 人 则 关 注 管 理 餐 饮 游 客 等 等 但 是 图 书 馆 和 信 息 服 务 机 构 的 工 作 人 员 则 关 注 在 广 泛 和 全 面 的 条 件 下 议 员 作 用 的 发 挥, 并 且 铭 记 无 论 他 们 在 何 处 工 作, 信 息 服 务 必 须 符 合 议 员 的 需 要 规 则 在 变 化, 但 可 能 包 括 对 由 议 员 代 表 该 地 区 选 民 代 表 工 作 的 支 持, 或 者 支 持 出 现 在 媒 体 上 的 关 于 为 国 家 或 地 区 所 做 贡 献 的 辩 论 议 员 所 需 要 的 大 量 信 息 都 来 自 外 部, 所 以 工 作 人 员 必 须 不 仅 要 意 识 到 外 部 世 界 和 组 织 的 变 化 以 及 与 该 变 化 相 关 的 事 实 和 政 策 问 题, 同 时 必 须 善 于 开 展 代 表 议 员 利 益 的 谈 判 立 法 机 构 的 工 作 人 员 因 其 工 作 的 特 殊 性 需 要 忍 受 专 业 上 的 隔 离 他 们 几 乎 没 有 机 会 与 其 他 议 会 图 书 馆 和 信 息 服 务 9

12 机 构 的 工 作 人 员 面 对 面 的 交 流 和 讨 论, 在 工 作 性 质 上 与 其 他 机 构 和 图 书 馆 也 绝 少 有 直 接 可 比 性 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 发 展 ( 截 至 2009 年 8 月, 该 服 务 组 已 有 111 名 成 员, 来 自 50 多 个 国 家 6 ) 是 缓 解 这 种 隔 离 的 一 种 途 径 服 务 组 内 部 开 展 的 讨 论 常 常 是 充 满 活 力 并 且 信 息 丰 富 它 是 议 会 图 书 馆 在 相 互 学 习 中 成 长 壮 大 的 有 力 证 明 有 些 地 区 性 的 组 织 也 发 挥 着 类 似 的 作 用, 其 中 最 大 的 即 是 欧 洲 议 会 研 究 和 文 献 中 心 此 外, 还 有 一 些 国 会 图 书 馆 的 其 他 区 域 性 协 会, 例 如 覆 盖 大 洋 洲 北 欧 国 家 以 及 非 洲 东 部 和 南 部 的 协 会 另 外, 还 有 许 多 国 会 图 书 馆 之 间 保 持 着 双 边 关 系 指 南 各 章 内 容 指 南 其 余 章 节 内 容 简 要 概 括 如 下 : 第 二 章, 议 会 与 议 员 的 作 用 他 们 对 信 息 和 研 究 的 需 求, 以 及 对 议 会 提 供 信 息 和 研 究 服 务 的 一 般 原 则 和 个 性 化 的 需 求 都 在 该 章 论 述 第 三 章, 服 务 类 型 讨 论 的 核 心 内 容 包 括 : 信 息 服 务 研 究 服 务 互 联 网 服 务 以 及 以 图 书 采 购 和 以 图 书 外 借 为 代 表 的 传 统 图 书 馆 服 务 一 些 图 书 馆 可 能 除 此 之 外 还 提 供 范 围 更 为 广 泛 的 服 务, 例 如 为 议 会 提 供 信 息 通 讯 技 术 服 务, 为 公 众 学 校 和 档 案 馆 提 供 有 关 议 会 的 信 息 等 第 四 章, 论 述 纸 质 和 数 字 化 文 献 资 料 的 馆 藏 发 展 政 策 6 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 格 罗 桑 德 格 伦 (Gro SandGroind) 向 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 会 议 (2009 年 8 月 在 罗 马 召 开 ) 提 交 parlamento.it/ifl a/45147/89665/paginabicamerali.htm 10

13 讨 论 范 围 包 括 : 文 献 资 料 的 类 型 收 集 的 一 般 准 则 采 选 的 政 策 以 及 对 外 借 馆 藏 应 如 何 进 行 管 理 第 五 章, 服 务 方 式 既 包 括 对 议 员 特 殊 咨 询 的 响 应 方 式, 也 包 括 通 过 议 会 内 部 局 域 网 或 其 他 方 式 提 供 文 献 服 务 的 方 式 此 外 还 谈 及 一 些 尚 未 提 供 的 服 务 第 六 章, 着 重 论 述 了 在 为 议 会 服 务 的 背 景 下 的 信 息 服 务 和 一 般 图 书 馆 服 务 它 涵 盖 实 体 图 书 馆 总 咨 询 台 可 能 遇 到 的 咨 询 问 题 的 范 围 以 及 回 复 咨 询 所 需 要 的 资 源 第 七 章, 研 究 和 分 析 服 务 它 着 眼 于 国 会 研 究 服 务 的 特 殊 性 研 究 人 员 的 技 能 成 果 形 式 以 及 怎 样 组 织 服 务 第 八 章, 如 何 界 定 议 会 图 书 馆 的 服 务 质 量, 包 括 如 何 选 择 文 献 资 料 资 料 的 内 容 以 及 如 何 提 供 给 用 户 本 章 还 论 述 了 质 量 标 准 的 发 展 第 九 章, 服 务 营 销 包 括 了 解 用 户 需 求 的 重 要 性 开 发 产 品 以 满 足 用 户 需 求, 用 户 培 训 第 十 章, 人 才 需 求, 讨 论 不 同 人 才 角 色 需 要 的 各 种 技 能 和 能 力 本 章 着 眼 于 人 员 的 招 聘 培 训 以 及 发 展, 既 包 括 专 业 的 技 能 和 知 识, 也 包 括 更 为 广 泛 的 各 种 技 能 第 十 一 章, 议 会 局 域 网 和 互 联 网 的 内 容, 以 及 议 会 图 书 馆 在 为 网 站 提 供 和 编 辑 内 容 所 具 有 的 潜 力 本 章 还 论 述 了 网 站 工 作 的 全 局 管 理 和 安 排, 以 及 图 书 馆 需 要 发 挥 何 种 作 用 作 为 电 子 议 会 的 概 念, 也 讨 论 了 日 渐 广 泛 使 用 的 Web 2.0 工 具 11

14 第 十 二 章, 议 会 图 书 馆 的 财 务 工 作, 包 括 预 算 支 出 和 审 计 议 会 本 身 也 具 有 一 整 套 的 财 务 操 作 流 程, 议 会 图 书 馆 应 该 如 何 遵 从 该 流 程 第 十 三 章, 论 述 议 会 中 组 织 机 构 和 管 理 的 多 样 性, 以 及 图 书 馆 和 研 究 服 务 怎 样 适 应 这 样 的 组 织 机 构 本 章 还 论 述 了 议 员 通 过 图 书 馆 委 员 会 和 其 他 途 径, 在 确 定 图 书 馆 发 展 方 向 上 所 可 能 发 挥 的 作 用 第 十 四 章, 地 区 图 书 馆 和 国 际 图 书 馆 间 的 关 系 问 题 包 括 国 际 图 联 ( 特 别 是 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 ) 地 区 协 会 议 会 之 间 的 双 边 关 系 第 十 五 章, 议 会 图 书 馆 在 为 公 众 提 供 的 关 于 议 会 的 信 息 服 务 和 教 育 中 的 角 色 作 用, 特 别 是 在 为 学 校 提 供 的 类 似 服 务 中 的 作 用 第 十 六 章, 图 书 馆 如 何 在 议 会 文 献 资 料 ( 包 括 纸 质 和 数 字 文 献 资 料 ) 的 归 档 方 面 发 挥 作 用, 以 及 数 据 记 录 管 理 政 策 和 档 案 资 料 的 使 用 第 十 七 章, 在 第 一 版 指 南 论 述 的 主 题 背 景 下, 高 度 概 括 议 会 图 书 馆 充 满 活 力 的 特 性, 并 对 如 何 迎 接 新 的 挑 战 阐 述 观 点 12

15 第 二 章 议 会 信 息 需 求 本 章 着 眼 于 国 会 议 员 对 图 书 馆 研 究 和 信 息 服 务 的 需 求, 以 及 议 会 图 书 馆 的 独 特 之 处 首 要 问 题 是, 议 会 是 做 什 么 的? 或 者 议 会 应 该 做 什 么? 这 个 问 题 的 答 案 影 响 着 对 议 会 图 书 馆 员 的 需 求 对 该 问 题 可 以 无 休 止 的 讨 论, 但 是 在 本 书 中 不 适 合 进 行 这 样 的 讨 论 各 国 议 会 联 盟 的 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南 7 将 议 会 的 功 能 总 结 如 下 : 虽 然 专 家 们 可 能 对 这 些 功 能 的 精 确 表 述 有 不 同 意 见, 但 是 普 遍 认 为 以 下 各 项 是 各 国 议 会 应 当 承 担 的 任 务 : 制 定 法 律 批 准 国 家 预 算 中 的 税 收 和 支 出 监 督 行 政 行 为 政 策 和 工 作 人 员 批 准 条 约 并 且 监 督 条 约 的 实 施 讨 论 国 家 和 国 际 重 要 事 件 审 理 及 纠 正 申 诉 批 准 修 订 宪 法 依 此, 议 会 对 于 民 主 的 贡 献 在 于, 不 仅 仅 从 高 效 的 业 务 组 织 这 个 意 义 上 有 效 的 承 担 这 些 任 务, 更 要 以 服 务 于 社 会 各 7 见 脚 注 4 13

16 方 需 要 的 方 式 来 完 成 不 论 如 何 定 义 议 会 的 角 色, 显 而 易 见 的 是, 议 会 上 述 很 多 功 能 的 发 挥 都 依 赖 于 巨 大 的 信 息 需 求 例 如, 在 实 施 对 行 政 行 为 的 监 督 时, 国 会 议 员 很 可 能 要 面 对 掌 握 着 所 需 实 质 信 息 的 官 僚 机 构 如 果 国 会 议 员 想 发 挥 影 响, 就 需 要 有 自 己 的 信 息 来 源 否 则, 在 讨 论 国 家 和 国 际 事 件 时, 政 敌 可 能 会 抓 住 这 个 机 会, 认 为 缺 少 准 确 信 息 但 是 这 个 问 题 也 可 能 会 导 致 公 众 提 供 信 息 的 意 愿 和 渴 望 过 高, 例 如, 当 讨 论 立 法 时, 尤 其 是 容 易 引 起 争 议 的 立 法 时, 就 可 能 存 在 游 说 团 体 和 其 他 人 员, 他 们 会 只 提 供 给 议 员 能 够 支 持 他 们 自 身 观 点 的 信 息 随 着 对 政 策 改 变 危 机 和 新 闻 迅 速 回 应 的 媒 体 越 来 越 多, 立 法 者 的 压 力 也 逐 渐 增 大 立 法 者 所 处 的 社 会 专 业 性 越 来 越 强, 各 个 事 件 之 间 更 容 易 发 生 关 联 立 法 者 在 高 强 度 的 时 间 压 力 下 工 作, 经 常 需 要 及 时 回 应, 然 而 可 以 用 来 考 虑 的 时 间 却 非 常 有 限 因 此, 立 法 者 的 工 作 压 力 相 当 大, 同 时 要 依 赖 于 国 会 议 员 能 够 提 供 清 楚 易 懂 并 且 简 短 的 咨 询 需 求 这 是 政 客 被 期 待 拥 有 的 一 种 技 巧, 这 种 技 巧 对 议 会 图 书 馆 有 重 要 的 含 义 比 如, 向 国 会 议 员 提 供 的 结 论 要 简 要 明 晰, 复 杂 的 技 术 和 法 律 问 题 要 进 行 不 被 歪 曲 的 简 化 首 先, 信 息, 尤 其 是 含 有 数 据 的 信 息, 需 要 及 时 更 新 建 立 在 已 经 过 时 的 信 息 基 础 上 的 讨 论 是 非 常 尴 尬 的 准 确 性 可 以 说 是 同 样 重 要, 它 是 基 本 的, 尤 其 是 当 议 员 在 公 开 讨 论 以 及 被 提 问 和 回 答 问 题 时, 不 仅 在 立 法 机 关 中 如 此, 在 电 视 节 目 接 受 记 者 采 访 与 选 民 的 会 议 以 及 类 似 的 活 动 中 也 是 如 此 国 会 议 员 并 不 认 为 议 员 之 间 存 在 等 级 差 别 是 影 响 图 书 14

17 馆 和 国 会 议 员 关 系 的 一 个 因 素 议 员 可 通 过 选 民 推 选 加 入 立 法 机 关, 他 们 认 为 自 己 的 需 求 更 具 优 先 性, 即 便 不 比 议 会 里 其 他 成 员 的 需 求 重 要, 起 码 也 是 同 等 重 要 所 有 国 会 议 员 都 希 望 自 己 的 需 求 能 够 得 到 平 等 的 重 视 然 而, 平 等 对 待 只 能 带 来 议 员 们 过 多 的 特 殊 需 求, 所 以 大 多 数 图 书 馆 并 不 给 予 这 些 需 求 以 完 全 平 带 的 重 视 程 度 立 法 机 构 是 涉 及 观 念 和 政 策 冲 突 的 高 度 敏 感 的 机 构 : 立 法 机 构 的 工 作 人 员 需 要 了 解 这 一 现 实, 并 且 能 发 挥 政 治 嗅 觉 以 便 为 议 员 提 供 有 用 的 信 息, 同 时 表 明 政 治 中 立 使 用 户 相 信 自 己 获 得 的 信 息 和 建 议 是 公 正 的 议 会 图 书 馆 的 服 务 优 势 是 什 么? 而 非 建 议 议 员 使 用 其 他 资 源 深 刻 了 解 议 会 议 会 的 需 求 以 及 节 奏 这 意 味 着 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 了 解 议 员 的 工 作 流 程, 能 够 回 应 他 们 的 需 求 为 议 会 工 作 而 不 是 为 政 府 工 作 虽 然 政 府 也 会 乐 于 向 国 会 议 员 提 供 信 息, 但 是 只 提 供 能 够 支 持 政 府 政 策 的 信 息 在 其 他 方 面, 政 府 可 能 不 愿 意 发 布 信 息, 由 此 使 议 员 对 可 供 选 择 的 其 他 信 息 来 源 产 生 了 需 求 如 果 国 会 议 员 要 有 效 的 监 督 政 府, 他 们 就 会 需 要 独 立 的 信 息 来 源 15

18 公 正 性 很 多 人 愿 意 向 议 会 以 及 议 员 个 人 提 供 信 息 只 是 希 望 推 进 他 们 自 己 的 事 业 或 者 利 益 以 及 政 策 计 划 尤 其 是 政 府, 愿 意 提 供 给 议 会 的 可 能 仅 仅 提 供 支 持 政 府 政 策 的 信 息, 借 以 更 好 的 诠 释 他 们 的 观 点 而 通 过 议 会 图 书 馆 得 到 的 信 息 却 是 可 以 支 持 或 者 驳 斥 政 府 的 观 点 这 种 服 务, 可 以 说 是 主 要 的 服 务, 对 政 治 派 别 中 各 方 的 议 员 都 必 须 是 可 用 的 以 及 能 够 平 等 获 得 的 国 会 议 员 需 要 相 信 从 议 会 图 书 馆 获 得 的 任 何 信 息 都 是 公 平 公 正 的 不 同 信 息 的 综 合 议 会 图 书 馆 可 用 资 料 的 范 围 和 数 量 超 出 了 繁 忙 的 国 会 议 员 能 够 应 付 的 程 度 因 此 常 常 需 要 以 一 种 可 行 的 和 公 正 的 方 式 搜 集 出 主 要 观 点, 这 需 要 对 问 题 有 敏 锐 的 政 治 意 识, 这 是 很 复 杂 的 并 要 求 技 术 含 量 的 覆 盖 所 有 的 公 共 政 策 议 会 图 书 馆 可 以 提 供 一 站 式 服 务, 国 会 议 员 从 中 可 以 搜 集 到 所 需 不 同 领 域 的 信 息 必 要 的 保 密 要 求 尽 管 议 会 图 书 馆 提 供 的 多 数 信 息 一 般 都 能 获 取 到, 但 是 议 员 搜 集 信 息 的 保 密 性 很 重 要, 他 们 的 查 询 不 会 透 漏 给 其 他 人, 例 如 政 敌 或 政 府 16

19 集 体 记 忆 议 会 图 书 馆 可 以 发 挥 知 识 库 的 作 用, 通 过 储 存 对 国 会 议 员 可 能 有 用 的 信 息 实 现 服 务 员 工 依 靠 经 验, 非 正 式 的 建 立 一 个 集 体 知 识 库, 以 帮 助 预 测 需 求, 并 且 能 够 使 更 多 的 新 员 工 受 益 于 老 员 工 的 经 验 议 会 图 书 馆 能 够 从 历 史 性 辩 论 或 者 立 法 过 程 中 保 存 基 本 要 素, 这 些 历 史 性 辩 论 或 者 立 法 过 程 可 能 构 成 也 可 能 不 构 成 立 法 记 录 的 一 部 分 用 户 有 专 业 的 需 求 然 而 矛 盾 的 是, 这 些 需 求 不 仅 专 业, 而 且 涉 及 面 很 广 从 议 员 对 信 息 需 求 的 意 义 上 来 说, 需 求 是 专 业 的, 因 为 所 需 求 的 信 息 要 以 一 种 适 应 议 员 快 节 奏 生 活 及 议 员 角 色 性 质 的 形 式 提 供 给 他 们 了 解 议 员 需 求 的 人 应 提 供 简 洁 公 正 及 时 的 信 息 ( 公 正 提 供 的 信 息 可 以 通 过 高 于 党 派 的 方 式 被 使 用 ) 但 是 从 涵 盖 公 共 政 策 的 整 个 领 域 这 个 意 义 上 来 说, 需 求 又 是 广 泛 的 个 别 议 员 可 能 在 公 共 利 益 的 某 些 领 域 内 培 养 出 某 种 专 业 ( 或 者 可 能 以 专 家 的 身 份 进 入 议 会 ) 但 是 很 明 显, 没 有 一 个 人 能 通 晓 政 府 可 能 立 法 或 者 他 们 可 能 被 要 求 出 具 意 见 的 所 有 领 域 这 样 就 需 要 一 种 信 息 服 务, 既 能 对 个 别 议 员 很 熟 悉 的 具 有 专 业 知 识 的 主 题 也 可 以 对 一 些 不 熟 悉 主 题 提 供 建 议 和 指 导 因 此, 尽 管 议 会 图 书 馆 狭 义 上 可 以 被 看 作 是 为 专 业 客 户 提 供 服 务 的 专 业 图 书 馆, 但 是 他 们 不 同 于 一 般 的 专 业 图 书 馆, 原 因 在 于 他 们 需 要 在 人 的 认 知 的 广 度 上 提 供 信 息, 而 不 是 集 中 在 只 关 乎 一 个 专 业 领 域 简 而 言 之, 议 会 着 眼 于 全 人 类 的 知 识 17

20 第 三 章 服 务 类 型 决 定 议 会 图 书 馆 大 小 和 规 模 的 根 本 因 素 是 其 所 服 务 的 立 法 机 关 的 性 质 如 果 立 法 机 关 或 者 议 会 规 模 很 大, 经 常 召 开 会 议, 并 且 在 社 会 中 具 有 积 极 强 大 的 作 用, 那 么 议 员 则 需 要 有 一 个 能 够 提 供 广 泛 服 务 的 图 书 馆 如 果 议 会 弱 小, 并 不 经 常 开 会, 它 将 很 难 维 持 一 个 永 久 图 书 馆 的 存 在 议 会 图 书 馆 可 能 负 责 议 会 中 一 定 范 围 的 服 务 议 会 希 望 图 书 馆 提 供 服 务, 但 是 并 没 有 一 个 清 单 明 确 规 定 哪 些 服 务 应 该 提 供 哪 些 不 应 提 供, 并 且 每 个 国 家 之 间 也 存 在 着 很 大 的 不 同 这 些 取 决 于 议 会 的 管 理 和 组 织 : 图 书 馆 可 能 是 一 个 较 大 部 门 的 一 部 分 或 者 其 本 身 就 是 一 个 拥 有 权 力 的 独 立 部 门 如 果 是 后 者, 图 书 馆 将 承 担 一 定 的 责 任 虽 然 国 会 研 究 服 务 往 往 是 图 书 馆 服 务 的 一 部 分, 但 并 不 意 味 着 总 是 如 此 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 委 员 在 2006 年 进 行 的 调 查 表 明, 具 有 研 究 服 务 的 议 会 中, 在 研 究 服 务 机 构 和 图 书 馆 在 同 一 个 部 门 的 情 况 下 他 们 的 服 务 是 分 开 的, 而 在 其 分 属 不 同 部 门 的 情 况 下 则 更 是 如 此 8 为 议 会 可 提 供 哪 些 服 务 还 取 决 于 可 利 用 的 资 源 很 明 显, 一 个 小 的 只 有 几 名 员 工 ( 在 许 多 情 况 下 甚 至 更 少 ) 的 图 书 馆 并 不 能 像 较 大 并 且 资 源 丰 富 的 图 书 馆 一 样 提 供 一 定 范 围 和 广 度 的 专 业 知 识 服 务 所 以, 相 应 的 不 是 应 该 提 供 某 些 服 务 的 清 单, 而 是 应 该 提 供 议 会 图 书 馆 拥 有 什 么 议 会 拥 8 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame)2006 年 8 月 在 首 尔 召 开 的 议 会 图 书 馆 会 议 上 提 交 的 调 查 结 果 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 的 工 作 安 排,2006 年 1 月 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 通 讯 报 道 ( 原 文 注 释 中 报 道 时 间 有 误, 此 处 为 译 者 更 正 ) 18

21 有 什 么 的 清 单, 或 者 议 会 不 能 提 供 什 么 的 清 单 大 多 数 服 务 会 以 这 样 或 那 样 的 形 式 在 多 数 议 会 中 出 现 如 下 的 分 类 并 非 是 固 定 不 变 的 : 例 如 在 一 个 议 会 中 认 为 是 研 究 性 的 服 务 可 能 在 另 一 议 会 中 被 认 为 是 信 息 服 务 如 果 议 会 是 为 公 众 提 供 服 务, 则 在 为 公 众 提 供 的 服 务 与 为 议 员 提 供 的 服 务 之 间 会 有 重 叠 传 统 的 图 书 馆 服 务 容 易 忽 视 的 是, 在 网 络 信 息 服 务 快 速 增 长 的 时 代, 人 们 对 本 指 南 导 论 中 定 义 的 服 务 仍 有 需 求, 这 仍 是 关 于 图 书 馆 应 该 做 什 么 的 普 遍 想 法 图 书 馆 的 传 统 服 务, 包 括 图 书 馆 为 参 考 和 外 借 所 用 提 供 藏 书 ( 光 盘 缩 微 胶 片 等 ), 工 作 人 员 与 用 户 进 行 沟 通 提 供 用 户 所 需 的 文 件 或 者 信 息 等 等 阅 览 室 是 物 理 服 务 空 间 的 组 成 部 分, 需 配 备 阅 览 桌 和 工 作 站 并 提 供 安 静 的 研 究 环 境 议 会 图 书 馆 收 藏 的 一 个 关 键 部 分 是 对 议 会 文 件 和 记 录 的 收 藏 很 多 老 的 议 会 大 楼 为 图 书 馆 预 留 了 豪 华 的 房 间 图 书 馆 可 能 有 借 书 服 务, 当 其 自 身 的 资 源 无 法 满 足 议 员 的 专 业 需 求 时, 将 通 过 馆 际 互 借 从 其 他 图 书 馆 获 得 图 书 一 些 议 会 图 书 馆 与 国 家 图 书 馆 或 其 他 专 业 图 书 馆 保 持 密 切 联 系 以 满 足 这 样 的 要 求 在 某 些 情 况 下, 议 会 图 书 馆 也 发 挥 着 国 家 图 书 馆 的 作 用 一 些 议 会 图 书 馆, 无 论 是 否 是 国 家 图 书 馆, 都 对 公 众 开 放 议 员 可 以 进 入 图 书 馆 向 工 作 人 员 提 出 咨 询 ( 或 者 可 以 自 己 利 用 资 源 不 去 打 扰 工 作 人 员 ) 或 者 可 以 通 过 电 话 电 子 邮 件 或 者 短 信 寻 求 帮 助 咨 询 将 会 从 参 考 库 网 络 或 者 其 他 渠 道 得 到 回 复 19

22 信 息 服 务 自 从 任 何 类 型 的 图 书 馆 都 提 供 信 息 服 务 后, 在 传 统 服 务 和 信 息 服 务 之 间 就 没 有 固 定 不 变 的 界 限 然 而, 将 信 息 服 务 确 定 为 一 个 独 立 的 概 念 仍 十 分 重 要 在 此 背 景 下, 信 息 服 务 是 指 为 满 足 议 员 的 需 要 提 供 及 时 准 确 的 信 息 信 息 服 务 和 研 究 服 务 的 区 别 并 非 总 是 清 晰, 但 是 信 息 服 务 通 常 是 指 那 些 从 纸 质 或 网 络 资 源 中 获 取 并 迅 速 提 供 参 考 信 息, 在 答 复 的 过 程 中 并 不 需 要 学 科 专 业 知 识 他 们 还 可 帮 助 议 员 ( 或 其 工 作 人 员 ) 自 己 进 行 检 索 研 究 服 务 大 多 数 拥 有 最 低 限 度 资 源 的 议 会 图 书 馆 都 有 某 种 形 式 的 研 究 服 务, 无 论 研 究 服 务 机 构 与 图 书 馆 是 否 在 同 一 部 门 即 使 不 在 同 一 部 门 二 者 之 间 也 有 密 切 的 联 系 ( 如 果 这 种 密 切 的 联 系 不 存 在, 那 么 十 分 遗 憾 ) 在 规 模 上 比 较 大 的 改 变 会 影 响 所 做 的 工 作, 但 是 研 究 服 务 的 本 质 在 于 它 为 议 员 提 供 具 有 学 科 专 业 性 的 政 策 分 析 简 报, 并 且 可 能 提 供 的 是 比 信 息 服 务 更 长 更 具 实 质 性 的 简 报 这 可 以 通 过 不 同 的 方 式 来 完 成, 但 是 典 型 的 研 究 服 务 既 会 提 供 一 般 可 用 资 料 ( 例 如 关 于 最 新 立 法 的 简 报 或 者 当 下 热 点 的 简 报 ), 也 会 提 供 针 对 个 别 议 员 特 殊 需 求 的 专 门 资 料 局 域 网 的 发 展 意 味 着 可 能 提 供 更 广 泛 的 资 料, 并 预 示 着 从 满 足 个 人 需 要 到 向 所 有 人 提 供 前 瞻 性 文 献 资 料 发 展 趋 势 的 出 现 然 而, 这 并 不 意 味 着 量 身 定 制 的 服 务 因 所 占 工 作 量 比 例 的 减 少 而 变 得 不 重 要 在 不 同 的 议 会 之 间, 研 究 服 务 的 范 围 也 不 相 同 特 别 是 对 有 些 议 会 研 究 服 务 20

23 部 门 来 说, 组 织 为 议 会 委 员 会 提 供 研 究 支 持 是 其 很 重 要 的 一 部 分 工 作, 但 是 对 其 他 议 会 研 究 服 务 部 门 却 并 非 如 此 有 些 议 会 研 究 服 务 部 门 把 通 知 国 会 议 员 关 于 个 别 选 民 的 问 题 作 为 其 核 心 任 务, 而 其 他 议 会 研 究 部 门 则 并 不 将 此 项 工 作 视 为 其 工 作 的 一 部 分 正 如 我 们 所 看 到 的, 信 息 服 务 和 研 究 服 务 的 区 别 并 非 固 定 不 变 在 国 际 图 联 的 介 绍 中, 各 国 议 会 联 盟 和 议 会 秘 书 协 9 会 于 2008 年 10 月 22 日 在 日 内 瓦 举 行 关 于 信 息 民 主 的 会 议 欧 洲 议 会 图 书 馆 的 伊 恩 瓦 特 (Iain Watt) 认 为 正 出 现 一 种 新 的 趋 势 在 覆 盖 信 息 服 务 和 研 究 服 务 他 指 出 即 使 图 书 馆 和 研 究 机 构 为 一 体, 但 他 们 是 独 立 分 开 的 专 业 领 域 近 年 来 我 们 已 经 看 到 二 者 的 会 聚 图 书 馆 的 职 责 是 提 供 更 多 的 增 值 产 品, 例 如, 不 仅 只 是 提 供 参 考 服 务 还 包 括 总 结 和 概 述 同 时, 研 究 服 务 往 往 会 产 生 较 少 的 需 要 大 工 作 量 的 研 究 论 文 而 是 更 多 短 小 的 切 中 要 点 的 简 报, 两 种 服 务 正 在 融 合 两 种 服 务 体 现 出 的 趋 势 是, 随 着 议 会 工 作 变 得 更 加 专 业 更 富 技 术 性 和 挑 战 性, 需 要 提 高 服 务 的 学 科 专 业 性 议 会 信 息 系 统 基 础 设 施 议 会 对 信 息 通 讯 技 术 设 施 进 行 管 理, 然 而 需 要 对 物 理 设 施 ( 计 算 机 电 缆 集 线 器 等 ) 和 通 过 物 理 设 施 提 供 的 内 容 和 服 务 之 间 的 区 别 进 行 划 分 议 会 不 同 部 门 会 有 个 性 化 的 需 求, 例 如, 追 踪 立 法 修 正 案, 制 作 辩 论 报 告 或 者 向 议 员 传 播 研 究 和 信 息 服 务 多 数 议 会 图 书 馆 如 果 有 实 体 馆 藏, 当 然 希 9 国 际 图 书 馆 协 会 联 合 会 各 国 议 会 联 盟 和 议 会 秘 书 协 会 : 信 息 民 主 : 满 足 国 会 议 员 的 信 息 和 知 识 需 求 (2008 年 10 月 16 日 日 内 瓦 ) 21

24 望 拥 有 在 线 目 录, 既 可 以 作 为 管 理 工 具 也 可 以 使 其 用 户 访 问 实 体 ( 或 虚 拟 ) 馆 藏 自 从 信 息 通 讯 技 术 成 为 图 书 馆 获 取 处 理 和 传 播 信 息 的 一 个 关 键 组 成 部 分, 议 会 图 书 馆 即 对 其 如 何 工 作 产 生 了 兴 趣 图 书 馆 控 制 基 础 设 施 工 作 的 程 度 是 会 发 生 变 化 的, 但 是 如 果 他 们 要 取 得 成 功 并 且 图 书 馆 需 要 一 种 机 制 来 确 保 其 所 需 和 优 先 事 项 予 以 考 虑, 需 要 作 出 紧 密 的 工 作 安 排 互 联 网 和 局 域 网 服 务 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 包 括 为 议 会 提 供 互 联 网 服 务 和 局 域 网 服 务 议 会 局 域 网 很 可 能 是 议 会 信 息 和 研 究 服 务 部 门 为 议 员 提 供 服 务 的 一 种 关 键 方 式 互 联 网 是 议 会 为 公 众 提 供 信 息 服 务 日 益 重 要 的 方 式 图 书 馆 也 会 通 过 互 联 网 将 部 分 文 献 资 料 提 供 使 用 如 果 服 务 是 提 供 给 那 些 完 全 可 以 使 用 他 们 的 人 并 且 这 些 在 信 息 服 务 领 域 工 作 的 人 具 有 专 业 知 识 和 经 验, 互 联 网 和 局 域 网 上 资 料 的 设 计 和 组 织 十 分 重 要 这 也 许 意 味 着, 此 种 服 务 内 容 的 编 辑 和 组 织 管 理 责 任 应 隶 属 于 议 会 图 书 馆 的 统 一 管 理 之 下 为 公 众 和 学 校 服 务 议 会 日 益 意 识 到 需 要 向 公 众 和 社 会 尤 其 是 在 校 学 生 宣 传 其 所 做 的 工 作 由 于 议 会 图 书 馆 工 作 人 员 善 于 筛 选 组 织 和 传 播 信 息, 他 们 将 更 好 的 发 挥 这 些 作 用 社 会 公 众 需 要 通 过 议 会 追 踪 立 法 进 程 了 解 发 生 了 什 么, 这 是 他 们 常 规 需 要 的 一 部 分 因 此, 在 为 议 员 提 供 信 息 服 务 的 同 时, 为 公 众 和 学 校 提 供 服 务 是 明 智 的, 因 为 二 者 的 信 息 需 求 会 存 在 交 叉 22

25 出 版 物 保 存 和 归 档 某 些 议 会 图 书 馆 也 负 责 维 护 议 会 的 历 史 即 保 存 过 去 的 议 员 信 息 议 员 文 章, 多 数 图 书 馆 有 计 划 出 版 和 推 广 其 特 殊 馆 藏, 以 及 在 立 法 会 议 特 殊 场 合 ( 国 际 会 议 周 年 纪 念 等 ) 针 对 特 定 主 题 的 专 藏 在 一 些 议 会 中, 议 会 文 件 档 案 保 存 机 构 是 议 会 图 书 馆 的 组 成 部 分, 而 在 其 他 议 会 中 则 是 独 立 的 服 务 部 门 上 述 内 容 并 非 议 会 图 书 馆 提 供 服 务 的 详 细 清 单, 但 是 它 确 实 涵 盖 了 在 其 范 围 内 可 能 提 供 的 服 务 如 果 这 些 服 务 不 属 于 图 书 馆, 则 一 定 会 由 议 会 的 其 他 部 门 承 担 23

26 第 四 章 馆 藏 发 展 政 策 背 景 所 有 图 书 馆 都 需 要 考 虑 应 获 得 什 么 样 的 文 献 以 及 应 将 多 少 预 算 用 于 发 展 馆 藏 本 章 着 眼 于 议 会 图 书 馆, 尤 其 是 独 立 于 国 家 图 书 馆 的 议 会 图 书 馆 的 馆 藏 建 设 问 题 馆 藏 包 括 电 子 文 献 和 纸 质 文 献 资 料 ( 还 包 括 缩 微 文 献 资 料 ) 议 会 图 书 馆 馆 藏 范 围 取 决 于 议 员 和 其 他 用 户 的 专 业 需 要 其 中 可 能 包 括 : 图 书, 既 包 括 参 考 图 书 也 包 括 一 般 图 书 期 刊 活 页 文 选 和 其 他 短 时 效 收 藏 品 报 纸 ( 纸 质 和 电 子 ) 在 线 数 据 库 非 在 线 电 子 ( 数 字 ) 文 献 资 料 ( 包 括 网 址 归 档 ) 缩 微 文 献 资 料 视 听 文 献 资 料 个 别 图 书 馆 可 能 需 要 考 虑 影 响 采 购 政 策 的 因 素, 如 在 第 二 章 讨 论 的 为 议 员 提 供 及 时 准 确 和 公 正 的 信 息 24

27 可 能 影 响 采 购 决 策 的 问 题 关 于 采 购 的 预 算 怎 么 样? 如 果 不 足, 是 否 有 可 能 增 加? 图 书 馆 是 否 可 以 免 费 获 得 重 要 的 文 献 资 料? 有 些 议 会 图 书 馆 是 缴 存 图 书 馆 : 即 有 权 免 费 获 得 在 国 内 出 版 的 任 何 图 书 的 复 本 缴 存 的 结 果 让 人 喜 忧 参 半, 因 为 部 分 文 献 资 料 对 于 议 会 图 书 馆 有 价 值, 而 同 时 也 接 收 到 一 些 与 议 员 信 息 需 求 不 相 干 的 文 献 资 料 当 然, 即 使 议 会 图 书 馆 不 是 缴 存 图 书 馆, 也 可 能 获 得 大 量 免 费 文 献 资 料 在 预 算 紧 张 的 情 况 下, 缴 存 对 于 议 会 图 书 馆 格 外 重 要, 但 是 如 果 不 加 选 择 的 接 受 免 费 文 献 资 料 并 将 其 分 类 和 上 架 则 会 影 响 收 藏 政 策 的 实 施 需 要 强 有 力 的 政 策 处 理 免 费 文 献 资 料, 并 以 简 易 的 程 序 登 记 入 册 议 会 图 书 馆 与 其 他 提 供 快 速 可 靠 文 献 资 料 的 图 书 馆 是 否 有 良 好 的 联 系? 议 会 的 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 是 否 强 大? 如 果 它 是 可 靠 的, 将 会 扩 大 数 字 文 献 资 料 的 获 取 范 围 并 能 在 局 域 网 提 供 使 用 图 书 馆 藏 书 都 用 于 外 借 还 是 完 全 用 于 参 考? 是 否 开 展 基 于 馆 藏 专 业 文 献 资 料 的 研 究 服 务? 图 书 馆 为 纸 质 文 献 资 料 留 有 多 大 的 存 储 空 间? 上 述 所 有 问 题 的 答 案 都 会 影 响 到 采 购 决 策 纸 质 文 献 资 料 和 在 线 资 料 之 间 的 平 衡 一 旦 预 算 获 得 通 过, 如 果 同 样 的 信 息 通 过 纸 质 和 在 线 两 种 方 式 都 可 使 用, 则 需 要 考 虑 二 者 之 间 支 出 的 平 衡 对 于 一 些 频 繁 使 用 的 文 献 资 料, 可 能 两 种 方 式 都 予 以 采 用, 因 为 对 许 多 用 户 来 说, 这 样 的 状 况 依 旧 存 在, 即 利 用 手 头 熟 悉 的 参 考 图 书 可 能 比 在 线 检 索 更 加 快 速 更 受 欢 迎 如 果 馆 藏 外 借, 25

28 则 该 图 书 应 是 纸 质 图 书 ( 除 非 开 发 了 符 合 要 求 的 数 字 图 书, 并 且 在 使 用 灵 活 性 上 可 与 纸 质 图 书 媲 美 ) 一 般 来 说, 从 图 书 馆 员 的 观 点 来 看, 有 选 择 即 比 只 有 数 字 形 式 的 资 料 要 好 这 表 明 普 遍 感 兴 趣 的 材 料 可 以 通 过 局 域 网 获 得, 再 次 证 明 了 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 是 足 够 强 劲 的 ( 如 果 不 是 图 书 馆 主 张 大 力 改 善 ) 它 还 意 味 着, 在 大 多 数 情 况 下, 更 便 于 工 作 人 员 检 索, 并 且 比 纸 质 资 源 易 于 更 新 处 理 数 字 资 料 的 一 个 问 题 就 是 它 更 新 或 改 变 的 速 度 很 快, 并 且 对 议 会 图 书 馆 来 说, 对 这 些 版 本 进 行 跟 踪 十 分 重 要 增 长 或 无 增 长 另 一 个 决 策 点 是 采 购 政 策 是 否 允 许 馆 藏 增 长 这 主 要 是 针 对 纸 质 文 献 资 料 而 言, 对 许 多 图 书 馆 来 说 空 间 问 题 是 一 个 主 要 问 题 但 是 也 需 要 考 虑 到 数 字 资 料 储 存 一 样 需 要 成 本 所 以 该 问 题 的 答 案 可 能 取 决 于 图 书 馆 是 一 个 拥 有 少 量 馆 藏 的 新 图 书 馆 还 是 已 经 建 立 的 成 熟 的 图 书 馆 保 存 文 献 是 图 书 馆 的 一 个 重 要 功 能 即 使 议 会 议 事 的 官 方 报 告 和 议 会 文 件 都 可 在 线 使 用, 所 有 的 图 书 馆, 除 了 那 些 很 容 易 使 用 国 家 图 书 馆 或 其 他 图 书 馆 所 藏 的 相 同 资 料 的 图 书 馆, 可 能 仍 愿 意 保 留 至 少 一 份 完 整 的 纸 质 文 献 倘 若 能 被 保 存 在 安 全 的 条 件 下 ( 例 如 远 离 水 灾 和 火 灾 ), 并 且 纸 张 是 无 酸 的, 那 么 它 是 比 数 字 形 式 更 具 保 障 性 和 持 久 性 的 形 式 如 果 这 样 做, 很 明 显 其 他 纸 质 文 献 资 料 的 保 存 空 间 将 被 压 缩 一 个 新 近 建 立 的 图 书 馆 可 能 觉 得 有 必 要 继 续 建 立 纸 质 文 献 资 源 然 而, 一 个 成 熟 的 图 书 馆, 应 该 考 虑 到 纸 质 馆 藏 的 零 增 长 意 味 着 新 资 料 的 收 藏 应 与 旧 资 料 的 清 理 或 者 馆 藏 的 减 少 对 等 所 有 图 书 馆 都 26

29 需 要 考 虑, 在 数 字 时 代 他 们 所 需 纸 质 文 献 馆 藏 的 程 度, 即 使 有 足 够 的 空 间, 仍 有 人 员 费 用 和 维 护 费 用 的 问 题 也 就 是 采 购 政 策 要 与 馆 藏 剔 除 政 策 相 匹 配 文 献 资 料 的 选 择 议 会 图 书 馆 需 要 决 定 采 选 文 献 资 料 的 原 则 专 业 图 书 馆 员 所 熟 悉 的 模 式 对 此 有 所 助 益 基 本 的 原 则 是, 在 经 费 允 许 的 范 围 内, 图 书 馆 应 采 购 图 书 电 子 信 息 资 源 报 纸 期 刊 活 页 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 在 履 行 议 会 职 责 的 过 程 中 可 能 需 要 的 其 他 文 献 资 料 图 书 馆 和 研 究 人 员 所 需 的 为 议 员 提 供 信 息 和 研 究 服 务 的 相 关 文 献 资 料 等 等 其 他 议 会 工 作 人 员 出 于 工 作 需 要 的 目 的 也 可 收 集 文 献 资 料 在 线 信 息 和 纸 质 文 献 信 息 不 应 该 被 认 为 是 孤 立 的 而 应 该 作 为 互 补 资 源 依 据 这 个 原 则, 将 有 助 于 按 学 科 领 域 对 丰 富 馆 藏 资 源 进 行 分 类 议 会 当 然 希 望 全 面 收 集 议 会 文 件 以 及 辩 论 和 会 议 记 录 的 官 方 报 告 它 还 需 要 一 个 非 常 好 的 但 不 一 定 完 全 综 合 的 政 府 出 版 物 的 收 集 ( 一 些 专 业 性 很 强 的 出 版 物 对 议 员 来 说 没 有 什 么 兴 趣 ) 当 谈 到 图 书 和 期 刊, 必 须 要 有 选 择 性 地 收 集, 而 议 员 在 履 行 职 责 时 所 可 能 需 要 的 文 献 资 料 是 考 虑 选 择 的 关 键 标 准 因 此, 文 献 资 料 的 收 集 可 能 就 集 中 于 一 些 学 科, 例 如 法 律 政 治 和 政 体, 社 会 科 学, 科 学 政 策 问 题 以 及 关 于 外 国 图 书 这 不 意 味 排 除 其 他 学 科, 但 确 实 应 该 有 一 个 强 有 力 的 选 择 策 略 一 种 极 端 的 情 况 是, 有 的 议 会 图 书 馆 不 想 收 集 关 于 一 些 学 科 的 任 何 文 献 资 料 例 如, 编 织 和 蛋 糕 制 作 的 相 关 文 献 资 27

30 料 而 那 些 有 广 泛 研 究 的 学 科 的 文 献 资 料 将 被 收 集 和 保 存 议 会 本 身 的 相 关 文 献 资 料 即 包 括 在 内 对 于 某 些 学 科, 图 书 馆 将 不 同 程 度 的 收 集 一 些 文 献 资 料, 但 并 不 希 望 获 得 太 多 专 业 性 很 强 的 资 料 例 如, 议 会 图 书 馆 希 望 收 集 有 关 经 济 政 策 和 理 论 的 图 书, 但 不 是 指 那 些 高 度 复 杂 的 经 济 理 论 数 学 论 文 在 这 些 一 般 原 则 中 需 要 有 一 种 方 法 对 已 出 版 文 献 的 种 类 进 行 评 价 即 使 属 于 某 一 学 科 领 域 并 且 图 书 馆 的 收 藏 是 综 合 性 的, 少 儿 图 书 也 不 应 在 购 买 范 围 之 内 10 但 是 对 于 可 能 成 为 政 治 问 题 的 任 何 学 科, 图 书 馆 需 要 获 得 ( 或 者 至 少 是 借 阅 ) 相 关 文 献 资 料 例 如, 某 案 例 中 整 容 手 术 成 为 一 个 政 治 问 题, 图 书 馆 可 能 需 要 有 关 该 问 题 的 政 策 方 面 的 资 料 同 时, 大 量 的 研 究 服 务 中 有 足 够 多 的 专 家 会 证 明 购 买 经 济 学 和 其 他 学 科 的 艰 深 的 专 业 图 书 是 合 理 的, 是 对 议 员 有 益 的 图 书 馆 需 要 思 考 是 否 购 买 当 代 小 说 这 取 决 于 图 书 馆 是 否 为 议 员 提 供 包 括 他 们 的 业 务 爱 好 在 内 的 综 合 性 的 服 务, 这 种 情 况 一 般 不 被 考 虑 除 非 有 重 大 的 政 治 影 响 然 而, 在 一 些 国 家, 当 代 民 族 作 家 的 小 说 的 收 集 具 有 提 高 议 员 民 族 文 化 遗 产 意 识 的 作 用 在 某 些 情 况 下, 图 书 馆 可 能 有 一 个 明 确 的 使 命 即 提 高 议 员 第 二 语 言 的 使 用, 而 该 种 语 言 的 小 说 可 能 就 是 提 高 方 式 的 一 种 对 一 些 已 经 提 供 小 说 阅 读 服 务 的 图 书 馆 来 说, 他 们 可 能 很 难 停 止 这 项 服 务 新 的 或 者 发 展 中 的 图 书 馆 在 决 定 收 集 此 项 文 献 资 料 之 前 需 要 仔 细 考 虑, 收 集 此 项 文 献 资 料 会 增 加 议 会 或 者 选 区 业 务 承 担 额 外 资 源 的 人 力 和 财 力 上 的 负 担 然 而, 在 某 些 情 况 下 可 能 需 要 考 虑 实 用 主 义 的 需 10 除 非 议 会 图 书 馆 负 责 为 学 校 提 供 教 育 服 务, 在 这 种 情 况 下, 议 会 需 要 购 藏 少 儿 文 献 资 料, 详 见 第 十 五 章 28

31 要 如 果 对 小 说 的 少 量 收 藏 有 助 于 让 人 们 走 进 图 书 馆, 并 且 使 得 议 员 们 认 为 如 此 更 为 有 利, 那 么 即 值 得 收 藏 此 项 业 务 可 与 公 共 图 书 馆 合 作, 但 是 需 要 记 住 这 并 非 议 会 图 书 馆 的 主 要 核 心 任 务 报 纸 是 任 何 一 家 议 会 图 书 馆 馆 藏 的 重 要 组 成 部 分, 将 在 第 六 章 中 进 行 深 入 讨 论 它 是 多 数 议 会 图 书 馆 预 算 投 入 的 重 要 部 分, 因 为 议 员 经 常 被 新 闻 推 动 尽 管 现 在 多 数 报 纸 可 在 线 使 用 ( 虽 然 不 一 定 是 完 整 的 文 本 ), 议 员 仍 希 望 获 得 纸 质 版 本, 包 括 那 些 在 他 们 所 代 表 的 地 区 流 通 的 版 本 研 究 服 务, 如 果 开 展 该 项 服 务, 则 需 要 获 得 专 业 文 献 资 料 图 书 数 据 库 和 其 他 文 献 资 料, 这 些 文 献 资 料 对 一 般 图 书 馆 来 说 过 于 专 业 研 究 人 员 希 望 尽 可 能 方 便 地 使 用 这 些 专 业 文 献 资 料, 他 们 视 其 为 图 书 馆 整 体 馆 藏 的 一 部 分 并 且 可 以 被 所 有 的 使 用 者 在 需 要 时 进 行 使 用 对 议 会 图 书 馆 来 说, 馆 藏 发 展 的 特 别 重 要 区 域 之 一 即 包 括 政 治 和 公 共 政 策 在 内 的 灰 色 文 献 在 许 多 国 家, 都 有 产 生 源 源 不 断 的 各 种 主 题 报 告 的 一 些 活 跃 的 研 究 小 组 或 者 智 囊 团 利 益 团 体 竞 选 组 织 和 政 党 也 将 针 对 当 前 热 点 问 题 制 作 小 册 子 其 中 一 些 组 织 发 展 建 设 良 好 而 其 他 可 能 在 短 时 期 内 成 立 然 后 消 失 无 论 是 发 展 良 好 的 组 织 还 是 短 期 存 在 的 组 织 所 制 作 的 文 献 资 料, 在 捕 捉 公 共 政 策 方 向 的 变 化 上 十 分 具 有 影 响 力 追 踪 这 些 出 版 物 并 非 易 事, 他 们 通 常 只 用 很 短 的 时 间 印 刷, 并 且 制 作 该 文 献 资 料 的 组 织 可 能 没 有 使 用 主 流 出 版 渠 道 但 是 它 们 可 以 为 公 开 辩 论 做 出 重 大 贡 献, 因 此 议 会 图 书 馆 应 该 努 力 进 行 收 集 和 保 存 29

32 缩 微 品 ( 缩 微 胶 片 或 电 影 ) 是 许 多 图 书 馆 仍 在 使 用 的 档 案 保 存 方 式 尽 管 它 是 一 种 即 将 过 时 的 技 术 但 仍 有 有 用 之 处 如 果 有 些 文 献 资 料 值 得 保 留 但 使 用 不 多, 通 过 缩 微 方 式 进 行 保 存 将 不 会 花 费 如 数 字 化 那 样 的 成 本 但 是 在 有 数 字 化 替 代 品 的 情 况 下, 图 书 馆 应 仔 细 考 虑 是 否 采 购 新 的 缩 微 品 外 借 馆 藏 议 会 图 书 馆 通 常 ( 但 并 非 一 成 不 变 ) 藏 有 外 借 议 员 以 及 其 他 可 能 使 用 者 的 图 书, 他 们 也 可 能 为 议 员 或 者 研 究 人 员 从 其 他 图 书 馆 借 阅 图 书 外 借 馆 藏 文 献 的 便 利 使 用, 可 减 少 议 会 图 书 馆 建 立 自 身 馆 藏 的 需 求 如 需 要 对 外 借 馆 藏 范 围 界 定, 一 个 核 心 的 标 准 即 是 议 员 在 履 职 过 程 中 是 否 合 理 需 要 外 借 馆 藏 与 本 章 已 阐 述 的 一 般 馆 藏 在 学 科 上 较 为 相 似, 专 业 性 图 书 几 乎 没 有 需 求 但 是 采 选 政 策 是 综 合 性 的, 议 员 可 能 对 未 收 藏 的 学 科 的 图 书 仍 有 合 理 需 要 如 果 与 其 他 图 书 馆 有 较 好 的 联 系 并 能 获 得 其 外 借 图 书, 将 十 分 有 价 值, 尤 其 是 在 没 有 全 国 性 的 馆 际 互 借 计 划 的 情 况 下 或 者 议 员 所 要 求 的 时 间 紧 迫 一 家 图 书 馆 不 可 能 完 成 的 情 况 下, 其 价 值 将 更 明 显 一 些 议 会 图 书 馆 馆 长 为 议 员 设 有 分 支 机 构 或 集 中 登 记 的 资 源 中 心 这 些 中 心 或 者 分 支 机 构 通 常 有 小 型 的 外 借 图 书 收 藏 ( 或 者 从 主 要 馆 藏 中 提 供 部 分 ), 可 以 在 图 书 馆 闭 馆 期 间 但 是 议 员 又 需 要 服 务 的 情 况 下 ( 晚 上 或 者 周 末 ), 在 几 个 小 时 内 为 议 员 提 供 图 书 馆 文 献 资 料 和 服 务 他 们 也 可 能 通 过 计 算 机 和 互 联 网 满 足 议 员 们 的 需 求 30

33 档 案 文 献 资 料 在 一 些 议 会 中, 图 书 馆 还 负 责 议 会 文 件 和 其 他 文 献 资 料 的 归 档 收 集 保 存 和 系 统 化 的 使 用 和 获 取 档 案 的 作 用 将 在 第 十 六 章 中 详 细 讨 论 31

34 第 五 章 服 务 方 式 导 论 本 章 介 绍 议 会 图 书 馆 如 何 为 用 户 服 务 以 及 可 能 收 到 何 种 咨 询 用 户 范 围 包 括 : 议 会 议 员 和 他 们 的 工 作 人 员, 以 及 议 会 工 作 人 员 正 如 我 们 已 经 证 实 的, 议 会 图 书 馆 可 能 也 为 其 他 群 体 提 供 服 务, 例 如 为 普 通 公 众 提 供 关 于 议 会 的 信 息 服 务, 但 是 本 章 集 中 讲 的 是 核 心 用 户 以 下 内 容 适 用 于 研 究 服 务 和 信 息 服 务, 更 具 体 的 内 容 将 在 有 关 章 节 相 关 特 殊 服 务 问 题 予 以 阐 述 同 时 我 们 也 对 服 务 边 界 的 确 定 进 行 简 述 国 会 议 员 在 不 同 的 时 间 出 于 不 同 的 原 因 需 要 获 得 研 究 服 务 和 信 息 服 务, 并 且 他 们 往 往 会 迫 切 的 需 要 信 息 为 了 满 足 这 些 不 同 的 需 要, 议 会 图 书 馆 希 望 尽 可 能 的 提 供 多 样 化 的 服 务 手 段 从 广 义 上 讲, 提 供 服 务 的 方 式 可 以 是 对 用 户 个 人 咨 询 的 回 复, 或 者 是 通 过 议 会 局 域 网 进 行 一 般 服 务 ( 通 常 情 况 下, 但 不 完 全 ) 就 是 说, 服 务 可 能 是 即 时 性 的 ( 对 个 人 咨 询 的 回 复 ), 也 可 能 是 前 瞻 性 的 ( 预 测 到 需 求 并 提 供 给 所 有 人, 或 者 提 供 给 目 标 群 体 ) 这 将 在 之 后 进 行 简 要 的 解 释, 但 是 二 者 之 间 确 实 存 在 着 巨 大 的 区 别 用 户 可 能 希 望 随 时 随 地 的 服 务, 而 随 着 技 术 的 进 步 和 允 许, 近 些 年 服 务 的 重 点 已 从 即 时 性 向 前 瞻 性 转 变 但 是 大 多 数 的 议 会 图 书 馆, 对 个 人 咨 询 的 回 复 仍 旧 是 其 服 务 的 核 心 部 分 此 外, 社 交 网 络 工 具 的 发 展 为 议 会 图 书 馆 与 用 户 交 流 提 供 了 额 外 的 但 是 不 同 的 机 会, 一 些 工 具 在 指 南 编 写 时 还 处 于 早 期 试 验 的 阶 段 32

35 个 人 咨 询 个 人 咨 询 以 及 对 个 人 咨 询 的 回 复 可 能 以 多 种 不 同 的 方 式 进 行 这 些 方 式 也 适 用 于 因 为 其 他 原 因 与 用 户 的 沟 通 : 亲 自 前 往 议 员 ( 或 者 其 他 咨 询 者 ) 前 往 图 书 馆 或 者 研 究 机 构 的 办 公 室 ( 该 办 公 室 坐 落 于 议 员 方 便 到 达 之 地 ), 与 咨 询 工 作 人 员 直 接 沟 通, 或 者 与 咨 询 委 托 人 沟 通 另 一 种 情 况 是, 一 名 工 作 人 员 前 往 议 员 办 公 室 或 者 被 安 排 到 一 个 委 员 会 进 行 工 作, 该 工 作 人 员 与 议 员 可 能 在 议 会 处 所 的 其 他 地 方 会 面 沟 通 电 话 方 式 议 员 可 以 致 电 议 会 图 书 馆 可 以 给 特 定 的 工 作 人 员 打 电 话, 或 者 与 一 个 用 于 一 般 性 咨 询 的 号 码 联 系 工 作 人 员 可 能 自 行 处 理 该 咨 询, 或 者 接 到 咨 询 后 将 其 转 交 给 有 专 业 知 识 的 同 事 进 行 回 复, 也 可 能 将 咨 询 者 带 到 有 专 业 知 识 的 同 事 那 里 拥 有 总 值 班 咨 询 电 话 是 必 要 的, 因 为 它 很 容 易 宣 传, 便 于 用 户 记 忆 它 的 运 作 时 间 也 需 要 广 泛 宣 传 但 是 这 不 意 味 着 与 处 理 特 定 种 类 咨 询 的 专 家 或 者 部 门 的 直 接 联 系 应 该 被 排 除 然 而 在 电 话 是 打 给 工 作 人 员 个 人 的 情 况 下, 他 们 不 在 时 由 谁 接 听 电 话 需 要 做 清 楚 的 安 排, 或 者 设 置 语 音 邮 件 系 统 明 确 相 关 人 员 会 离 开 多 久 电 子 邮 件 方 式 再 次, 电 子 邮 件 可 以 发 送 至 需 要 定 期 查 看 的 一 般 性 的 电 子 邮 件 地 址, 或 者 发 送 至 工 作 人 员 个 人 的 邮 箱 因 此 让 用 户 了 解 情 况, 进 行 以 下 操 作 是 可 行 的, 即 公 布 一 般 性 电 子 邮 件 地 址 的 查 看 时 间, 或 者 自 动 回 复 已 经 收 到 咨 询 并 且 给 出 咨 询 何 时 被 初 步 回 复 的 提 示 当 使 用 个 人 电 子 邮 33

36 件 地 址 时, 相 关 工 作 人 员 使 用 不 在 办 公 室 系 统 十 分 重 要, 因 为 这 样 可 以 使 用 户 意 识 到 如 果 其 联 系 的 人 员 不 在, 该 用 户 需 要 时 可 以 联 系 其 他 人 不 在 办 公 室 的 信 息 中 应 对 于 在 这 种 情 况 下 与 谁 联 系 予 以 规 定 网 站 形 式 从 议 会 的 局 域 网 或 者 网 站 直 接 发 送 是 生 成 和 输 送 电 子 邮 件 的 方 式 之 一 该 方 式 的 优 点 是 可 以 设 计 一 种 格 式, 将 需 要 回 复 的 咨 询 的 相 关 信 息 从 中 抽 离 出 来 例 如, 需 要 回 复 的 截 止 日 期 可 能 也 有 必 要 联 系 咨 询 者, 以 明 晰 其 确 切 的 信 息 需 求 如 果 没 有 这 样 做 可 能 会 导 致 浪 费 了 时 间 但 是 却 没 有 提 供 所 需 的 答 案 随 着 移 动 电 子 邮 件 设 备 的 日 益 普 及, 这 是 一 个 更 为 重 要 的 通 信 手 段 信 函 方 式 信 函 方 式 是 多 数 议 会 所 使 用 但 已 销 声 匿 迹 的 通 信 手 段, 它 由 电 子 邮 件 所 取 代 与 电 子 邮 件 相 似, 信 函 可 能 寄 给 一 个 普 通 的 咨 询 点 或 者 是 个 人, 并 且 接 收 应 被 及 时 告 知 这 可 能 包 括 回 复 咨 询 的 工 作 人 员 的 联 系 信 息 另 外, 与 电 子 邮 件 相 似, 如 果 没 有 提 供 信 息 服 务, 也 应 该 对 咨 询 用 户 予 以 回 复 短 信 一 些 图 书 馆 在 最 简 单 的 咨 询 中 试 验 使 用 短 信 这 种 方 式 在 国 会 议 员 个 人 他 们 的 工 作 人 员 或 者 其 他 授 权 的 用 户 提 出 咨 询 的 情 况 下, 建 立 一 种 机 制 确 认 咨 询 者 的 需 求 十 分 重 要 咨 询 者 可 能 并 不 总 是 以 十 分 有 益 的 形 式 提 出 咨 询 其 中 的 原 因 可 能 包 括 : 他 们 并 没 有 想 清 楚 究 竟 需 要 什 么, 所 以 接 收 咨 询 的 人 需 要 进 行 确 认 ; 如 果 咨 询 来 自 为 议 员 工 作 的 人 34

37 员, 他 们 可 能 已 经 歪 曲 了 咨 询 或 者 可 能 尚 未 完 全 了 解 他 们 被 要 求 去 查 找 什 么 ; 他 们 可 能 对 可 能 查 找 到 的 内 容 做 了 不 切 实 际 的 假 设 ; 他 们 可 能 并 不 清 楚 他 们 何 时 需 要 信 息 或 者 为 何 种 目 的 需 要 信 息 这 些 因 素 势 必 要 求 议 会 图 书 馆 建 立 适 当 的 程 序, 以 确 定 议 员 真 正 需 要 什 么 这 就 意 味 着 在 如 何 开 展 咨 询 方 面 需 要 对 工 作 人 员 进 行 培 训 假 设 所 有 的 需 求 都 已 经 书 面 说 明, 则 上 述 建 立 适 当 的 程 序 以 及 对 工 作 人 员 进 行 培 训 似 乎 并 不 十 分 必 要, 但 是 出 于 前 文 所 述 的 原 因, 其 所 进 行 的 提 问 并 不 必 然 是 其 切 实 所 需 当 议 员 自 行 前 往 图 书 馆 或 者 通 过 电 话 进 行 咨 询 时, 对 咨 询 请 求 进 行 必 要 的 澄 清 是 相 当 容 易 的 ( 尽 管 在 面 对 一 位 匆 忙 的 国 会 议 员 时, 工 作 人 员 可 能 有 时 并 不 愿 意 这 样 做 ) 在 咨 询 经 过 第 三 方 过 滤 的 情 况 下 对 其 予 以 澄 清 更 为 困 难, 例 如 咨 询 由 为 议 员 工 作 的 研 究 人 员 提 出 或 者 咨 询 通 过 电 子 邮 件 或 者 信 函 方 式 提 出 在 上 述 两 种 情 况 下, 建 立 一 种 向 咨 询 的 发 起 人 询 问 的 机 制 十 分 重 要, 否 则 咨 询 者 会 无 法 得 到 其 所 需 服 务 因 此 在 开 展 咨 询 时 应 记 住 如 下 要 点 : 确 保 从 咨 询 者 了 解 关 于 其 需 求 的 尽 可 能 多 的 细 节 国 会 议 员 可 能 提 出 十 分 普 通 的 咨 询, 其 实 其 正 在 寻 求 一 些 相 当 具 体 的 信 息 尤 其 在 咨 询 具 有 调 查 统 计 性 质 的 情 况 下, 应 尽 量 确 保 咨 询 回 复 所 覆 盖 的 范 围 是 明 确 的 例 如, 如 果 是 关 于 近 期 犯 罪 统 计 的 咨 询, 近 期 的 含 义 是 什 么? 地 域 覆 盖 面 应 包 括 什 么? 应 该 是 全 国 范 围 还 是 部 分 地 区? 在 一 个 联 邦 制 国 家, 这 一 点 尤 为 重 要 35

38 弄 清 楚 信 息 需 求 的 目 的, 因 为 这 可 能 会 影 响 到 采 取 何 种 方 式 回 复 最 为 有 效 例 如, 它 是 一 个 演 讲 中 抽 取 的 单 独 信 息? 还 是 国 会 议 员 感 兴 趣 的 主 题 的 一 般 背 景 信 息? 确 定 咨 询 者 关 于 此 主 题 已 经 拥 有 的 信 息 这 样 可 以 避 免 不 必 要 的 工 作 确 保 回 复 的 截 止 期 限 是 明 晰 的 要 求 尽 快 回 复 并 不 很 明 确, 因 为 咨 询 者 可 能 要 求 的 是 从 几 分 钟 到 几 天 都 可 能 咨 询 是 否 需 尽 快 回 复 还 取 决 于 对 特 定 事 件 是 否 需 要 及 时 反 应, 例 如 议 会 辩 论 或 者 电 视 播 放 的 事 件 截 止 期 限 的 明 晰 既 有 助 于 帮 助 国 会 议 员 获 得 他 / 她 所 需 的 内 容, 也 有 助 于 帮 助 议 会 工 作 人 员 有 效 安 排 他 们 的 工 作 当 咨 询 是 一 项 研 究 型 咨 询, 可 能 需 要 具 有 专 业 知 识 的 人 员 予 以 回 复, 如 果 可 能, 回 复 咨 询 的 人 与 提 出 咨 询 的 人 进 行 面 谈 是 必 要 的 这 是 因 为 学 科 专 家 可 以 解 释 什 么 是 有 用 的, 并 且 更 知 道 通 过 提 问 什 么 样 的 问 题 可 以 确 立 咨 询 者 的 需 求 建 立 传 递 咨 询 回 复 和 送 达 的 优 先 机 制 近 来 可 能 主 要 是 通 过 电 子 邮 件 或 者 电 话 的 形 式, 但 也 有 可 能 是 纸 张 形 式, 尤 其 是 如 果 咨 询 回 复 中 包 括 的 资 料 不 是 现 成 的 电 子 资 料 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 到 目 前 为 止, 本 章 主 要 涉 及 对 个 人 咨 询 的 回 复 其 仍 旧 是 多 数 议 会 图 书 馆 的 核 心 工 作, 但 是 局 域 网 的 发 展 意 味 着 为 用 户 按 照 他 们 自 行 检 索 的 格 式 提 供 普 遍 使 用 的 资 料 比 过 去 更 为 容 易 然 而, 它 不 应 该 被 认 为 是 随 着 电 子 时 代 的 发 展 才 36

39 开 始 发 生 的 在 多 数 议 会 图 书 馆 中, 用 户 可 以 不 受 工 作 人 员 的 直 接 干 预 而 查 阅 参 考 工 具 书 或 者 浏 览 藏 书 多 数 图 书 馆 还 提 供 关 于 当 前 热 点 问 题 或 者 议 案 的 简 报 文 件, 用 户 也 可 以 不 受 工 作 人 员 的 直 接 干 预 而 获 得 该 文 件 正 如 我 们 所 看 到 的, 议 员 早 已 通 过 电 话 方 式 或 者 信 函 方 式 远 程 向 图 书 馆 咨 询 已 经 发 生 的 变 化 是, 在 多 数 议 会 图 书 馆 目 前 可 以 远 程 访 问 其 资 源 图 书 馆 可 以 通 过 议 会 局 域 网 或 者 通 过 互 联 网, 制 作 一 系 列 的 标 准 参 考 信 息 和 政 策 分 析 这 种 资 料 可 以 被 看 作 是 对 日 常 常 见 问 题 的 回 复 同 样, 通 过 局 域 网 和 互 联 网, 可 以 获 得 广 泛 的 议 会 和 官 方 文 件, 这 些 文 件 的 直 接 获 得 意 味 着 许 多 个 人 咨 询 可 以 得 到 解 决 这 种 做 法 减 少 了 在 许 多 议 会 图 书 馆 中 个 人 咨 询 的 需 求, 并 且 意 味 着 在 即 时 被 动 工 作 ( 即 对 个 人 咨 询 进 行 回 复 ) 到 积 极 主 动 工 作 ( 其 中 的 大 部 分 是 指 提 供 普 遍 使 用 的 文 献, 任 何 国 会 议 员 或 者 他 们 的 工 作 人 员 在 任 何 时 候 都 可 获 得 该 文 献 资 料 ) 之 间 有 一 个 转 接 点 对 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 标 注 日 期 十 分 重 要, 如 果 对 其 修 改, 也 需 要 标 示 新 的 日 期 然 而, 这 并 不 是 首 先 会 出 现 的 显 著 区 别 例 如, 咨 询 用 户 可 能 被 指 向 已 经 制 作 完 成 的 并 可 在 局 域 网 获 得 的 文 件, 而 不 是 为 他 们 准 备 一 个 特 定 的 回 复 然 而 制 作 出 的 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 可 能 会 受 已 接 收 的 咨 询 的 影 响, 以 及 图 书 馆 工 作 人 员 关 于 哪 些 问 题 是 目 前 热 点 问 题 的 认 识 的 影 响 版 权 的 问 题 也 必 须 考 虑 一 些 议 会 图 书 馆 受 益 于 版 权 法 的 豁 免 或 者 对 某 些 文 献 资 料 ( 例 如 政 府 文 件 ) 的 使 用 是 被 豁 免 的 其 他 情 况 下, 在 一 些 文 献 资 料 ( 例 如 新 闻 和 广 播 资 37

40 料 ) 储 存 和 传 播 前, 可 能 需 要 与 版 权 持 有 人 进 行 谈 判 如 果 制 作 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 并 且 该 资 料 可 被 议 员 在 不 经 工 作 人 员 任 何 直 接 干 预 的 情 况 下 获 得, 与 回 复 个 人 咨 询 相 比, 将 更 难 确 定 议 员 的 需 求 是 否 得 到 了 满 足 议 会 图 书 馆 了 解 其 用 户 的 需 求 一 直 都 很 重 要 在 提 供 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 占 据 越 来 越 大 的 比 重 并 且 该 资 料 可 被 远 程 获 得 时, 这 一 点 变 得 更 加 重 要 在 第 九 章 更 多 了 解 用 户 的 需 求 的 主 题 中 会 有 更 多 阐 述 明 确 服 务 范 围 我 们 已 经 看 到, 国 会 议 员 对 信 息 和 研 究 的 合 理 需 求 非 常 广 阔, 可 能 覆 盖 整 个 公 共 政 策 领 域 议 会 经 常 讨 论 的 议 题 十 分 广 泛, 既 有 本 地 区 的 本 国 的, 也 有 国 际 的, 并 且 有 时 非 常 的 具 体 和 个 性 化, 例 如 个 人 选 民 的 有 关 问 题 几 乎 任 何 问 题 都 可 能 变 成 国 会 议 员 的 兴 趣 点 当 然, 这 就 是 议 会 图 书 馆 和 研 究 机 构 的 特 色 之 一 这 意 味 着 很 难 明 确 范 围 然 而, 图 书 馆 确 定 其 能 为 议 员 做 什 么 不 能 为 议 员 做 什 么 是 很 必 要 的 最 根 本 的 原 则 就 是, 咨 询 的 任 何 问 题 应 该 与 议 员 的 议 会 职 责 相 关 议 会 和 议 会 之 间 会 有 不 同, 但 咨 询 的 正 当 理 由 可 以 包 括 : 立 法 ( 例 如, 法 案 的 背 景 资 料, 或 者 关 于 修 订 的 建 议 ) 委 员 会 的 工 作 媒 体 宣 传 38

41 选 区 的 问 题 和 个 案 ( 虽 然 一 些 议 会 图 书 馆 不 建 议 做 这 些 ) 提 议 的 议 会 问 题 议 会 内 外 的 发 言 关 于 议 会 事 务 的 出 访 对 公 共 利 益 事 项 的 一 般 简 报 以 下 为 图 书 馆 可 以 合 理 表 述 的 其 不 能 予 以 帮 助 的 事 项 范 围 的 清 单 很 明 确 的 一 点 是 这 些 事 项 是 否 包 括 在 其 中 将 因 不 同 国 家 而 有 不 同, 但 是 清 单 上 的 第 一 项 至 关 重 要 : 来 自 议 员, 议 员 的 工 作 人 员 家 人 或 朋 友 的, 出 于 个 人 的 商 业 的 或 者 经 济 利 益 的 请 求 有 关 不 在 公 共 领 域 的 其 他 议 员 的 个 人 信 息 的 请 求 起 草 演 讲 稿 写 文 章 或 者 演 讲 的 请 求 ( 与 为 其 提 供 背 景 资 料 和 建 议 是 有 区 别 的 ) 关 于 学 校 或 学 生 项 目 而 非 议 会 项 目 的 帮 助 请 求 在 议 会 制 而 非 总 统 制 的 体 制 中, 来 自 部 长 们 关 于 其 自 身 部 门 所 涉 及 的 问 题 的 请 求 ( 在 议 会 制 中, 部 长 们 可 能 既 是 国 会 议 员 也 是 部 长 ) 遵 守 这 样 的 界 定 可 能 并 不 容 易 很 重 要 的 一 点 是, 应 在 宣 传 页 或 者 其 他 宣 传 资 料 中 说 明 图 书 馆 可 提 供 的 服 务 范 围 39

42 ( 更 多 的 关 于 用 户 需 求 的 内 容 详 见 第 九 章 ) 在 存 有 争 议 的 情 况 下, 一 线 的 工 作 人 员 确 信 其 会 得 到 更 高 级 工 作 人 员 的 支 持 十 分 重 要 在 设 有 议 员 图 书 馆 委 员 会 的 情 况 下, 如 果 该 委 员 会 支 持 此 规 则, 将 十 分 有 益 值 得 注 意 的 是, 通 过 文 字 描 述 说 明 可 以 提 供 什 么 样 的 服 务 要 比 说 明 不 能 提 供 什 么, 更 具 有 积 极 的 意 义 40

43 第 六 章 信 息 和 图 书 馆 服 务 导 论 在 第 三 章 中 我 们 已 经 对 信 息 服 务 ( 或 者 参 考 咨 询 服 务 ) 和 研 究 服 务 进 行 了 区 分, 信 息 服 务 通 常 被 视 为 是 从 纸 质 资 源 或 在 线 资 源 中 提 供 快 速 参 考 信 息 的 服 务, 在 回 复 的 过 程 中 并 不 需 要 专 业 知 识 另 一 方 面, 研 究 服 务 ( 第 七 章 中 进 行 论 述 ) 会 提 供 专 门 的 政 策 分 析 简 报 给 国 会 议 员, 并 且 比 信 息 服 务 提 供 更 为 长 期 和 更 具 实 质 性 的 简 报 信 息 服 务 和 研 究 服 务 之 间 的 区 别 并 不 是 固 定 不 变 的, 例 如, 信 息 专 家 可 以 开 发 学 科 专 业 知 识 重 要 的 是, 提 供 服 务 的 人 要 明 晰 咨 询 属 于 信 息 服 务 还 是 研 究 服 务, 否 则 会 给 用 户 带 来 不 必 要 的 迷 惑, 或 者 让 用 户 获 得 与 其 需 求 不 相 符 合 的 咨 询 结 果, 或 者 图 书 馆 中 两 个 不 同 的 部 门 在 做 同 一 个 咨 询, 忽 视 了 除 了 一 位 图 书 馆 员 在 为 读 者 做 咨 询, 而 另 一 位 也 同 时 在 做 的 事 实 通 常 情 况 下, 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 并 不 同 属 于 议 会 中 的 一 个 部 门 即 使 属 于 同 一 部 门, 也 可 能 存 在 提 供 信 息 服 务 和 提 供 研 究 服 务 的 工 作 人 员 之 间 缺 乏 适 度 的 沟 通 和 了 解 的 问 题, 所 以 明 确 这 两 种 服 务 的 界 限 是 非 常 重 要 的 如 果 相 关 工 作 人 员 完 成 工 作 并 且 表 现 出 对 彼 此 的 相 互 理 解 和 尊 重, 那 么 任 何 组 织 机 构 都 可 以 顺 利 进 行 工 作 尽 管 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 想 在 彼 此 之 间 尽 可 能 的 进 行 区 分, 但 他 们 不 应 该 期 望 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 必 然 了 解 服 务 范 围 界 定 第 三 章 还 简 要 的 介 绍 了 通 常 会 在 议 会 图 书 馆 出 现 的 一 般 图 书 馆 服 务 : 第 三 章 所 引 用 的 图 书 馆 的 定 义 中 涉 及 的 服 务 的 种 类 会 令 你 有 所 期 待, 图 书 馆 馆 藏 文 献 资 料 ( 包 括 图 书 41

44 期 刊 缩 微 品 数 据 库 光 盘 等 ) 及 其 外 借, 已 经 在 第 四 章 中 讨 论 过 本 章 的 内 容 涵 盖 了 议 会 图 书 馆 的 一 般 性 服 务 和 信 息 服 务 它 涉 及 : 实 体 图 书 馆 总 咨 询 台 或 总 咨 询 服 务 点 咨 询 来 源 以 及 如 何 接 收 咨 询 咨 询 类 型 解 答 咨 询 的 资 源 实 体 图 书 馆 无 论 最 初 是 否 为 议 会 而 建, 多 数 历 史 悠 久 的 议 会 图 书 馆 都 拥 有 一 个 或 多 个 专 们 用 作 图 书 馆 的 豪 华 房 间, 这 也 常 常 是 新 建 议 会 大 厦 的 特 色 之 一 随 着 局 域 网 或 者 互 联 网 上 可 传 递 的 服 务 的 增 长, 关 于 场 所 的 需 要 与 实 际 提 供 的 规 模 可 能 会 成 为 问 题, 当 然, 长 期 以 来 的 情 况 是, 咨 询 可 以 通 过 电 话 回 复 或 者 将 回 复 资 料 寄 给 咨 询 者, 但 这 可 能 夸 大 已 经 发 生 的 变 化 然 而, 直 到 最 近 ( 当 然 是 说 指 南 的 最 初 版 本 编 写 的 时 候 ), 如 果 国 会 议 员 或 者 他 / 她 的 工 作 人 员 计 划 翻 阅 图 书 馆 文 献 资 料, 亲 自 前 往 图 书 馆 可 能 是 必 要 的 现 在 许 多 最 常 见 的 咨 询 资 料, 例 如 议 会 辩 论 文 件 以 及 报 纸, 可 以 在 国 会 议 员 自 己 的 办 公 室 在 线 获 得 然 而, 使 用 者 可 能 仍 认 为 阅 读 报 纸 和 其 他 资 料 的 纸 质 版 比 在 线 阅 读 更 为 容 易 并 且 如 果 他 们 的 办 公 室 在 附 近, 或 者 他 们 因 为 其 他 原 因 在 附 近, 他 们 可 能 42

45 更 倾 向 于 当 面 咨 询 工 作 人 员 而 不 是 通 过 电 子 邮 件 或 者 电 话 还 有 另 外 一 种 可 能 即 大 量 的 文 献 资 料, 尤 其 是 较 旧 的 文 献 资 料, 并 不 适 于 在 线 使 用 图 书 馆 也 可 能 订 阅 在 线 的 数 据 库 财 政 上 的 考 虑 或 者 所 需 的 检 索 技 能 可 能 使 得 这 样 的 一 些 数 据 库 不 切 实 际, 但 是 对 于 其 他 人 来 说 则 可 提 供 给 所 有 的 网 络 用 户 并 且 有 利 可 图 此 外, 如 果 图 书 馆 提 供 图 书 借 阅 服 务, 其 地 理 位 置 很 可 能 位 于 图 书 馆 的 重 要 区 域 正 是 如 此, 那 么, 许 多 已 经 建 立 的 图 书 馆 可 能 在 过 去 的 十 年 中 都 经 历 了 到 馆 用 户 数 量 的 下 降, 即 使 所 提 供 的 服 务 的 整 体 使 用 率 可 能 上 升 这 就 提 出 了 两 个 问 题, 一 个 是 对 已 经 建 立 的 图 书 馆 而 言, 另 一 个 则 是 对 新 开 发 或 新 设 计 的 图 书 馆 而 言 已 经 建 立 的 图 书 馆, 以 及 近 来 已 经 发 展 的 或 者 近 来 搬 至 新 场 所 的 图 书 馆, 可 能 发 现 自 身 有 尚 未 充 分 利 用 的 空 间 并 且 使 用 者 所 访 问 的 只 是 较 少 的 一 部 分 当 然 空 间 可 能 仍 被 大 量 的 用 于 文 献 资 料 的 储 存, 但 更 多 的 文 献 资 料 的 在 线 使 用 可 能 引 发 保 存 对 如 此 多 的 文 献 资 料 的 质 疑 这 也 可 能 是 工 作 人 员 的 一 个 重 要 工 作 部 分 该 空 间 可 能 是 一 个 古 迹 所 在, 也 许 设 计 作 为 图 书 馆, 并 且 可 能 在 议 会 房 产 中 占 有 战 略 位 置 无 论 这 些 因 素 是 否 适 用, 图 书 馆 都 可 能 面 临 着 如 何 最 好 的 利 用 其 空 间 的 困 境, 在 议 会 中 将 其 用 于 其 他 目 的 可 缓 解 此 困 境 但 是 如 果 该 空 间 是 具 有 战 略 意 义 的 位 置 或 者 属 于 古 迹 所 在, 图 书 馆 可 能 因 为 担 心 减 少 与 国 会 议 员 的 接 触 而 不 愿 意 放 弃 在 任 何 情 况 下, 某 种 战 略 地 位 的 信 息 服 务 台 或 者 总 咨 询 台, 方 便 的 会 议 厅 以 及 其 他 国 会 议 员 经 常 光 顾 的 地 点, 在 可 预 见 的 43

46 未 来 仍 是 所 需 要 的, 因 为 并 不 是 所 有 的 业 务 都 可 通 过 网 络 或 者 电 话 方 式 办 理 即 使 是 在 一 个 较 低 的 水 平, 图 书 馆 仍 有 机 会 通 过 类 似 商 店 的 橱 窗 提 供 服 务 这 意 味 着 寻 求 新 的 方 式 利 用 空 间 并 提 高 服 务 意 识 是 必 要 的 根 据 议 会 的 性 质 的 不 同, 解 决 方 案 也 不 相 同, 但 可 以 有 如 下 思 路 : 使 图 书 馆 具 有 更 多 的 休 闲 空 间, 可 能 提 供 休 闲 类 的 期 刊 或 其 他 资 料, 并 且 提 供 茶 咖 啡 或 者 类 似 的 点 心 利 用 空 间 进 行 展 示 展 览, 并 不 必 然 与 图 书 馆 的 工 作 直 接 相 关, 但 是 可 能 属 于 国 会 议 员 的 兴 趣 所 在 提 供 可 使 用 电 脑 和 笔 记 本 电 脑 的 办 公 用 地 这 对 国 会 议 员 有 一 定 的 吸 引 力, 如 果 国 会 议 员 办 公 室 离 图 书 馆 有 些 远 或 者 议 会 所 提 供 的 办 公 场 所 不 足, 尤 其 当 图 书 馆 就 在 议 事 厅 委 员 会 会 议 室 或 者 其 他 国 会 议 员 经 常 光 顾 的 地 方 附 近 当 研 究 人 员 针 对 目 前 的 热 点 问 题 提 供 建 议 时 召 开 会 议 这 样 做 的 优 势 在 于 鼓 励 国 会 议 员 和 研 究 人 员 面 对 面 的 接 触 : 这 是 并 不 经 常 发 生 的 事 情, 尤 其 是 较 大 的 议 会 图 书 馆 或 者 研 究 服 务 部 门 并 不 设 在 议 事 厅 和 其 他 设 施 附 近 其 他 的 议 会 官 员 也 可 以 准 备 会 议, 例 如 用 以 解 释 议 员 的 津 贴 等 利 用 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 的 设 施 ( 既 包 括 物 理 的 也 包 括 虚 拟 的 ) 为 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 提 供 培 训 如 果 正 在 开 发 一 个 新 的 图 书 馆, 无 论 是 在 一 个 新 的 议 会 中 或 者 是 现 有 议 会 正 重 建 其 处 所, 需 要 提 出 的 问 题 是 图 书 馆 需 要 怎 样 的 物 理 空 间 鉴 于 信 息 获 取 和 传 播 方 式 的 变 化, 试 44

47 图 复 制 已 经 建 立 的 图 书 馆 的 豪 华 的 阅 览 室 或 者 配 套 房 间 可 能 并 不 明 智 然 而, 这 并 不 意 味 不 值 得 拥 有 一 个 物 理 实 体 的 图 书 馆, 使 得 使 用 者 视 而 能 见 易 于 使 用, 可 以 咨 询 工 作 人 员 和 查 阅 相 关 文 献 资 料 事 实 恰 恰 相 反 理 想 状 态 是, 图 书 馆 在 议 会 会 议 厅 委 员 会 会 议 室 或 者 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 经 常 光 顾 的 其 他 地 方 拥 有 一 些 非 常 明 显 的 总 咨 询 台 或 者 其 他 接 待 点 某 种 阅 读 空 间 用 以 报 纸 期 刊 和 进 行 其 他 图 书 馆 文 献 资 料 的 咨 询 也 是 可 行 的 一 些 图 书 馆 正 在 尝 试 24 小 时 开 放, 允 许 使 用 者 在 白 天 或 者 晚 上 的 任 何 时 间 都 可 以 查 找 资 料 2009 年 8 月 罗 马 召 开 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 上, 尼 娜 斯 文 森 (Nina Svendsen) 介 绍 了 挪 威 议 会 图 书 馆 的 一 个 类 似 项 目 11 总 咨 询 台 或 咨 询 点 总 咨 询 台 或 咨 询 点 是 一 个 需 要 进 一 步 探 讨 的 概 念 这 样 的 总 咨 询 台 可 能 是 一 个 实 体, 也 可 能 是 虚 拟 的 但 最 有 可 能 的 是 二 者 的 结 合 随 着 远 程 访 问 图 书 馆 文 献 资 料 的 增 长, 实 体 的 总 咨 询 台 可 能 不 那 么 重 要, 但 考 虑 到 其 可 以 设 置 在 方 便 于 国 会 议 员 的 某 些 地 方, 总 咨 询 台 仍 然 是 一 个 有 价 值 的 概 念, 它 是 物 理 实 体 图 书 馆 存 在 和 图 书 馆 能 够 提 供 服 务 的 标 记 便 于 国 会 议 员 可 能 意 味 着 在 议 事 厅 附 近, 或 者 在 委 员 会 会 议 室 附 近 如 果 做 不 到 这 样 它 至 少 应 该 在 国 会 议 员 经 常 聚 集 或 者 路 过 的 地 方, 可 能 在 他 们 去 往 办 公 室 或 者 餐 厅 的 路 上 视 而 可 见 的 总 咨 询 台 不 断 的 提 醒 着 图 书 馆 的 存 在 ( 用 11 尼 娜 斯 文 森 : 挪 威 议 会 图 书 馆 bicamerali.htm 45

48 户 可 以 求 助 于 其 中 的 许 多 其 他 信 息 来 源 ), 并 且 为 工 作 人 员 提 供 了 面 对 面 的 与 用 户 进 行 沟 通 交 流 的 机 会 总 咨 询 台 的 主 要 职 能 是 : 图 书 馆 接 收 咨 询 的 联 络 点 在 拥 有 一 定 数 目 专 业 工 作 人 员 的 较 大 图 书 馆 中, 用 户 可 直 接 与 他 们 联 系, 但 是 用 户 不 必 知 道 应 该 联 系 谁, 所 以 总 咨 询 台 是 非 常 重 要 的 咨 询 点 的 工 作 人 员 应 该 能 够 熟 练 与 用 户 谈 判 包 括 明 确 咨 询 者 所 需 要 的 信 息 以 及 提 交 的 截 止 期 限 表 面 上 看, 国 会 议 员 可 能 提 交 了 一 个 一 般 性 的 咨 询, 但 是 实 际 上 可 能 在 一 般 咨 询 的 框 架 下 寻 求 一 些 很 具 体 的 信 息 由 于 尽 快 这 个 词 对 不 同 的 人 来 说 含 义 不 同, 所 以 需 要 建 立 咨 询 回 复 时 间 表 如 果 时 间 允 许, 应 该 联 系 可 能 对 咨 询 做 出 回 复 的 专 业 人 员, 使 得 他 们 与 咨 询 者 直 接 对 话 但 是 也 可 能 有 这 样 一 种 情 况, 即 繁 忙 的 国 会 议 员 不 愿 等 待 这 个 过 程 因 此, 对 咨 询 点 的 工 作 人 员 进 行 关 于 接 收 咨 询 和 谈 判 的 培 训 十 分 重 要 工 作 人 员 也 需 要 了 解 他 们 处 理 咨 询 时 保 密 工 作 的 需 要 ( 关 于 此 问 题 将 在 第 五 章 进 行 更 详 细 的 论 述 ) 回 复 一 般 参 考 / 信 息 咨 询 咨 询 范 围 会 根 据 图 书 馆 的 大 小 及 其 专 业 工 作 人 员 的 数 目 多 少 而 有 所 不 同 在 小 型 图 书 馆, 前 台 的 工 作 人 员 可 能 需 要 回 复 更 广 范 围 的 咨 询 如 果 图 书 馆 拥 有 具 备 专 业 知 识 的 工 作 人 员, 他 们 能 够 解 答 咨 询, 则 由 其 回 复 咨 询 也 是 必 要 的 帮 助 国 会 议 员 和 其 他 咨 询 者 查 找 信 息 通 常 议 会 局 域 网 上 有 所 需 查 找 的 信 息, 使 用 者 也 乐 于 在 一 定 的 指 导 下 自 行 46

49 查 找, 因 此 如 果 时 间 允 许 并 且 使 用 者 愿 意, 借 此 机 会 进 行 快 速 辅 导 是 一 个 很 好 的 做 法 咨 询 的 来 源 以 及 如 何 接 收 咨 询 图 书 馆 的 信 息 服 务 部 门 ( 与 图 书 馆 的 其 他 部 门 ) 需 要 明 确 向 谁 接 收 咨 询 以 及 如 何 接 收 咨 询 因 为 图 书 馆 是 为 国 会 议 员 服 务 的, 所 以 上 述 第 一 个 问 题 的 答 案 十 分 明 显, 但 是 也 有 其 他 的 人 员 以 及 议 员 本 身 可 能 会 有 正 当 的 理 由 向 图 书 馆 提 出 咨 询 这 些 人 员 中 最 为 明 显 的 是 国 会 议 员 的 工 作 人 员, 他 们 代 表 议 员 进 行 工 作, 并 且 可 能 被 要 求 去 表 达 他 们 为 之 工 作 的 议 员 的 意 愿 ( 有 必 要 制 定 一 些 相 应 的 规 则, 尽 可 能 的 阻 止 他 们 为 深 化 个 人 利 益 而 不 是 为 了 他 们 为 之 工 作 的 国 会 议 员 的 利 益 而 进 行 咨 询 ) 议 会 的 工 作 人 员 ( 明 显 区 别 于 为 议 员 个 人 工 作 的 人 员 ) 也 可 以 有 正 当 理 由 而 提 出 咨 询 咨 询 的 另 一 个 可 能 的 来 源 是 为 政 府 工 作 的 公 务 人 员, 例 如, 希 望 核 实 议 会 的 会 议 记 录 一 些 议 会 图 书 馆 与 国 家 图 书 馆 有 密 切 的 联 系, 那 么 国 家 图 书 馆 也 会 是 提 出 咨 询 的 另 一 个 潜 在 来 源 其 他 互 惠 安 排 可 能 在 图 书 馆 与 其 寻 求 帮 助 方 之 间 是 互 惠 互 利 的 这 些 包 括 大 学 专 业 组 织 或 者 利 益 团 体 更 广 泛 的, 一 些 议 会 图 书 馆 还 负 责 处 理 来 自 公 众 的 关 于 议 会 的 咨 询 最 后 一 项 将 在 第 十 五 章 述 及 无 论 谁 提 出 咨 询 以 及 提 出 怎 样 的 咨 询, 都 需 要 建 立 明 确 的 规 则 因 此 应 该 明 白 的 是, 如 果 必 要, 工 作 人 员 可 将 咨 询 转 交 相 关 部 门 第 五 章 主 要 对 亲 自 前 往 电 话 电 子 邮 件 等 咨 询 服 47

50 务 方 式 进 行 了 论 述 但 是 以 下 几 点 是 比 较 重 要 的 : 尽 可 能 与 总 咨 询 台 建 立 广 泛 的 联 络 方 式 对 电 话 号 码 电 子 邮 件 地 址 以 及 任 何 其 他 的 联 系 方 式 应 进 行 广 泛 宣 传 例 如, 将 其 摆 放 在 图 书 馆 馆 藏 文 献 的 突 出 位 置, 在 向 议 员 和 图 书 馆 员 培 训, 以 及 环 境 允 许 的 地 方 进 行 宣 传 这 是 将 总 咨 询 台 的 意 图 变 为 现 实 的 最 好 机 会 咨 询 的 类 型 总 咨 询 台 会 收 到 何 种 类 型 的 咨 询? 这 可 能 因 各 种 因 素 的 变 化 而 有 所 不 同 其 中 很 重 要 的 一 个 因 素 是 议 会 是 否 有 研 究 服 务 机 构 如 果 有 研 究 服 务 机 构, 该 机 构 可 能 处 理 议 会 收 到 的 很 多 基 于 专 业 学 科 的 咨 询, 当 然 也 包 括 需 要 具 有 专 业 知 识 给 予 完 整 答 案 的 咨 询 正 如 我 们 所 看 到 的, 总 咨 询 台 可 以 作 为 咨 询 接 收 综 合 服 务 点, 无 论 咨 询 是 由 研 究 服 务 机 构 还 是 信 息 服 务 机 构 解 答 然 而, 在 没 有 研 究 服 务 机 构 的 小 型 图 书 馆, 咨 询 台 可 能 需 要 处 理 很 广 范 围 的 咨 询, 也 许 他 们 会 寻 求 外 界 的 帮 助 国 会 议 员 的 特 点 之 一 是 他 们 可 以 合 法 的 咨 询 几 乎 所 有 的 问 题, 因 为 几 乎 所 有 的 问 题 可 能 都 在 国 会 议 员 的 职 责 范 围 内 图 书 馆 通 常 会 回 复 这 些 基 于 国 会 议 员 职 责 的 咨 询, 但 是 不 希 望 回 复 来 自 国 会 议 员 的 关 于 其 个 人 或 商 业 利 益 的 咨 询 以 下, 对 主 要 类 型 的 议 员 咨 询 做 一 简 单 界 定, 但 是 鉴 于 上 述 原 因, 它 不 能 涵 盖 所 有 的 可 能 性 : 48

51 新 闻 资 料 国 会 议 员 对 来 自 报 纸 和 其 他 新 闻 来 源 例 如 电 视 广 播 节 目 通 常 有 看 似 无 限 的 嗜 好 他 们 可 能 查 找 特 别 感 兴 趣 的 主 题 的 资 料, 或 者 思 考 他 们 可 能 会 被 问 及 的 问 题, 或 者 提 到 了 他 们 的 故 事 媒 体 对 政 府 的 决 策 做 何 反 应, 他 们 也 有 兴 趣 议 会 辩 论 和 程 序 先 前 在 议 会 上 关 于 特 定 主 题 的 讨 论 是 一 个 重 要 的 信 息 来 源, 无 论 咨 询 者 是 该 主 题 的 支 持 者 抑 或 反 对 者, 无 论 该 主 题 是 近 期 的 还 是 很 久 之 前 的 议 会 文 件 和 政 府 出 版 物 这 些 可 能 是 提 供 短 兵 相 接 的 辩 论 资 料 或 者 了 解 政 府 正 在 努 力 实 现 的 目 标 的 主 要 来 源 法 律 包 括 已 经 通 过 并 生 效 的 立 法 以 及 目 前 正 通 过 议 会 程 序 的 法 案 历 史 事 实 例 如 日 期 既 往 政 策 执 行 引 经 据 典 许 多 国 会 议 员 认 为 在 演 讲 中 辅 以 适 当 的 引 经 据 典 会 提 高 演 讲 水 平 传 记 文 献 资 料 无 论 是 生 活 中 的 人 还 是 历 史 人 物, 或 是 议 员 准 备 会 面 的 有 关 人 物 的 背 景 资 料, 抑 或 是 其 过 去 崇 拜 的 一 个 人 物 的 背 景 书 目 文 献 资 料 国 会 议 员 希 望 针 对 他 们 感 兴 趣 的 主 题 有 一 个 阅 读 书 目 清 单 旅 游 和 地 理 文 献 资 料 例 如 列 车 或 者 飞 机 时 刻 表, 来 自 地 图 集 的 信 息 等 49

52 公 司 施 压 团 体 和 其 他 组 织 的 信 息 他 们 可 能 是 试 图 影 响 国 会 的 团 体, 或 者 也 可 能 是 这 样 的 情 况, 即 国 会 议 员 接 触 来 自 特 定 公 司 或 者 组 织 机 构 的 人 并 且 寻 求 相 关 背 景 资 料 很 重 要 的 一 点 是, 总 咨 询 台 和 其 他 部 分 的 信 息 服 务, 他 们 的 作 用 并 不 仅 仅 是 被 动 的, 然 而, 他 们 希 望 获 得 来 自 用 户 的 需 求 基 本 上, 这 意 味 着 工 作 人 员 应 该 对 时 事 有 良 好 的 意 识, 并 且 对 议 会 的 事 务 以 及 议 会 程 序 的 基 本 知 识 有 一 定 的 了 解 这 应 该 使 他 们 对 每 天 咨 询 有 所 预 计 并 为 其 做 好 准 备 但 应 该 更 进 一 步, 在 资 源 允 许 的 情 况 下, 为 当 前 热 点 问 题 或 者 未 来 热 点 问 题 预 先 准 备 材 料 具 体 可 以 通 过 很 多 方 式 来 操 作 理 想 情 况 下, 可 在 议 会 局 域 网 上 放 置 文 献 资 料, 在 网 上 已 有 的 情 况 下, 仍 需 要 一 定 空 间 来 放 置 纸 质 文 献 资 料 对 于 相 同 的 文 献 资 料, 能 够 同 时 通 过 局 域 网 和 实 体 形 式 获 得, 则 会 更 令 人 满 意 策 略 性 的 将 文 献 资 料 放 置 于 使 用 者 可 能 看 到 的 地 方, 除 了 使 用 者 可 以 在 线 使 用 外, 还 有 重 要 的 作 用 一 些 可 行 的 方 法 是 : 收 集 感 兴 趣 的 主 题 的 新 闻 资 料 可 以 采 取 多 种 形 式 可 能 是 文 献 资 料 的 收 集, 并 定 期 补 充, 在 有 需 要 时 可 进 行 检 索 可 能 是 热 点 问 题 的 资 料 选 择, 或 者 每 天 对 感 兴 趣 的 剪 报 的 收 集 议 会 辩 论 材 料 打 包 放 在 一 起 这 些 材 料 可 能 包 括 来 自 议 会 程 序 的 材 料 政 府 声 明 新 闻 材 料 或 者 来 自 对 某 话 题 感 兴 趣 的 组 织 的 讨 论 这 些 资 料 可 以 由 信 息 服 务 部 门 和 研 究 服 务 部 门 整 合 在 一 起, 并 且 可 以 包 括 有 关 的 研 究 简 报 50

53 当 前 感 兴 趣 的 主 题 的 书 目 这 些 通 常 比 之 前 讨 论 的 几 点 有 一 个 稍 微 长 远 的 角 度 的 预 期 他 们 包 括 图 书 期 刊 和 有 用 的 网 站 的 链 接 用 于 回 复 咨 询 的 资 源 随 着 越 来 越 多 的 资 料 可 以 在 线 使 用, 今 天 的 信 息 服 务 工 作 人 员 可 能 首 先 使 用 的 是 在 线 资 源 在 线 资 源 包 括 局 域 网 资 源 ( 议 会 局 域 网 ), 当 然 还 有 互 联 网 上 的 资 源 然 而, 因 为 很 多 的 专 业 资 料 是 收 费 才 可 使 用 的, 基 于 订 阅 的 在 线 信 息 很 可 能 是 一 个 重 要 的 来 源 尽 管 工 作 人 员 可 能 首 先 会 转 向 在 线 资 源, 这 并 不 意 味 着 印 刷 型 资 源 应 该 被 遗 忘 国 会 议 员 的 需 求 可 能 多 样 化 并 且 广 博, 认 为 所 有 的 需 要 的 资 源 都 可 以 通 过 Google 检 索 到 是 错 误 的 此 外, 对 于 一 些 简 单 的 咨 询, 通 过 手 头 的 参 考 工 具 书 进 行 查 找 比 在 互 联 网 上 检 索 更 快 图 书 馆 需 要 自 行 决 定 在 在 线 资 源 的 花 费 资 金 和 纸 质 资 源 的 花 费 资 金 上 的 平 衡, 但 几 乎 不 可 避 免 的 是, 随 着 时 间 的 推 移 后 者 的 花 费 比 例 将 不 断 上 升 其 中 的 一 个 因 素 是 该 图 书 馆 是 一 个 已 经 建 立 的 并 且 有 丰 富 的 历 史 纸 质 文 献 资 料 馆 藏 的 图 书 馆 还 是 一 个 较 新 的 仅 具 有 限 资 源 的 图 书 馆 ( 较 新 的 图 书 馆 可 能 已 经 继 承 较 旧 的 更 成 熟 的 图 书 馆 的 资 源 或 者 可 以 对 其 进 行 访 问 ) 无 论 所 使 用 的 资 源 是 纸 质 文 献 资 料 还 是 类 似 范 围 的 在 线 资 源, 都 是 所 需 要 的 资 源 本 章 前 述 对 咨 询 类 型 的 划 分 给 出 了 可 能 所 需 的 资 源 的 提 示 从 另 一 角 度 看, 这 些 主 要 的 资 源 ( 其 中 有 一 些 会 重 叠 ) 可 以 概 括 为 : 51