附件 1 成都理工大学档案查借阅制度 第一条为了有效地利用档案信息资源, 更好地为学校教学 科研和党政管理等各项工作服务, 根据 中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法 ( 教育部 27 号令 ) 等有关法规 政策, 结合我校档案工作实际, 特制订本制度 : 第二条本制度中档案主要指本校的党群

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1 成理校发 号 关于印发成都理工大学档案资料查借阅制度的通知 各单位 各部门 : 为了更好地发挥学校档案在教学 科研和各项管理工作中的作用, 既保证档案安全, 又提高利用效率, 根据 中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法 和 成都理工大学档案管理办法, 结合我校档案工作实际, 学校修订了 成都理工大学档案查借阅制度 成都理工大学人事档案查借阅制度 和 成都理工大学地质资料查借阅制度, 现予印发, 请遵照执行 附件 :1. 成都理工大学档案查借阅制度 2. 成都理工大学人事档案查借阅制度 3. 成都理工大学地质资料查借阅制度 成都理工大学 2012 年 11 月 19 日 主题词 : 档案资料查借阅制度通知 成都理工大学校长办公室 2012 年 11 月 19 日印发 ( 共印 25 份 ) 1

2 附件 1 成都理工大学档案查借阅制度 第一条为了有效地利用档案信息资源, 更好地为学校教学 科研和党政管理等各项工作服务, 根据 中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法 ( 教育部 27 号令 ) 等有关法规 政策, 结合我校档案工作实际, 特制订本制度 : 第二条本制度中档案主要指本校的党群 行政 教学 科研 产品 基建 财会 出版 设备 外事 实物等类别的档案 第三条单位和个人向档案部门移交 捐赠 寄存档案, 对其档案享有优先利用权, 并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见 第四条本校教职工持本人工作证, 学生持本人学生证, 外单位人员须持单位介绍信及身份证, 在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后, 可以查阅档案馆已开放的档案 具体规定如下 : ( 一 ) 校内各单位 各部门因工作需要查阅不涉密档案, 可指派相关工作人员凭有效证件直接到档案馆查阅 ; 因工作需要查阅涉密档案, 须填写 成都理工大学查借阅档案审批表 ( 以下简称 审批表 ), 由所在单位负责人审核, 并经立卷归档单位负责人和档案馆负责人审批, 其中查阅学校党委会议 校长办公会议记录 上级文件等不宜公开的档案, 须经党办校办主任审批, 上级保密文件须经学校保密委员会审批 ( 二 ) 校内师生员工因私查阅学校档案应填写 审批表, 并 2

3 经立卷归档单位负责人和档案馆负责人审批, 方可查阅 若查阅涉及本人信息的学籍档案 职称评聘文件等, 可凭有效证件直接到档案馆查阅 ( 三 ) 校外单位利用本馆不涉密档案, 须持单位介绍信和个人有效证件, 填写 审批表, 经档案馆负责人审批同意, 再按规定办理查阅手续, 档案一律只提供馆内查阅服务, 不外借 确因特殊原因需复制档案内相关内容, 须经相关部门负责人审批 ( 四 ) 港 澳人员 台湾同胞, 海外侨胞要求利用本馆开放档案的, 须持相关部门介绍信, 填写 审批表, 经档案馆负责人审批 ; 境外组织和个人要求利用馆藏档案, 须持相关部门介绍信, 填写 审批表, 经学校对外合作与交流处和学校保密委员会审批 第五条电话查询档案, 只限咨询一般问题, 凡要求将查档结果寄往查询单位和本人, 或查阅他人不涉密档案 ( 如学籍档案 ), 必须凭单位介绍信或本人委托信并先支付相应查档服务费后, 方可办理 第六条馆藏档案原则上限在馆内查阅, 不得借出, 确因特殊事由需外借, 填写 审批表, 须经立卷单位负责人和档案馆负责人审批 借出期限为一周 ; 若需续借, 应在到期前办理续借手续 第七条涉密档案一律不外借 第八条档案利用者应爱护档案, 要对档案信息及载体的安全和完整负责, 不得随意增删 涂改 拆卷 抽页 剪裁 调换 撕毁 转借 圈点或勾画档案, 不得擅自公开和擅自复制 摘抄档案内容, 不准泄密 失密, 做到归还档案完好无损, 更不能丢 3

4 失 第九条档案利用者须认真填写 查档登记表, 档案用毕应及时送回档案馆, 并在查借阅登记册上注销 第十条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构 加盖档案馆公章的档案复制件, 与原件具有同等效力 第十一条本校各职能部门因工作需要查阅档案不得收费, 复制档案可按相关规定收取档案复制成本费 ; 校外单位与个人 校内师生员工因个人目的利用馆藏档案的, 按学校规定收取相应费用 社会组织和个人利用其所移交 捐赠的档案, 学校档案馆应当无偿和优先提供 第十二条档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务, 加强业务指导与监督 严禁擅离职守, 严防泄密 失密事故发生 第十三条档案工作人员及档案利用者要严格遵守上述规定, 对违反规定者, 视情节轻重, 给予批评教育 罚款直至追究法律责任 第十四条本办法由学校档案馆负责解释 第十五条本办法自公布之日起实施 附表 : 成都理工大学档案查借阅审批表 4

5 附表 成都理工大学档案查借阅审批表 姓名单位职务联系电话 查档人 查 ( 借 ) 阅档案名称 卷 ( 件 ) 数密级页数 查 ( 借 ) 阅事由 利用形式 ( 查阅 借阅 摘录 复印等 ) 内容 ( 如需复印, 须提出复印理由并列出材料明细, 以便审核 ) 查借阅时间借阅期限归还时间 查 ( 借 ) 档部门 意见 负责人 : 单位盖章 立卷归档部门 意见 负责人 : 单位盖章 相关职能部门 意见 负责人 : 单位盖章 档案馆 意见 负责人 : 单位盖章 备注 若查阅档案较多, 请将清单附于表后, 并加盖部门公章 5

6 附件 2 成都理工大学人事档案查借阅制度 第一条为进一步加强我校人事档案管理工作, 充分发挥人事档案的信息资源作用, 更好地为我校各项工作服务, 根据 中华人民共和国档案法 干部档案工条例 ( 组通字 号 ) 关于进一步规范干部档案查借阅工作的通知 ( 组通字 号 ) 等有关规定, 本着 严格管理 安全保密 规范程序 方便利用 的原则, 制定本规定 第二条查借阅事由有下列用途之一的, 可以查借阅人事档案 : ( 一 ) 干部考察 任免 调动 政治审查 组织处理 入党 出国 ( 境 ) 职称评审 退( 离 ) 休 工资待遇 治丧等工作 ( 二 ) 办理案件 ( 三 ) 办理社会保险 公证等 ( 四 ) 经上级批准进行的编史修志 撰写大事记或人物传记 举办展览或纪念活动等 第三条查借阅手续 ( 一 ) 查借阅教职工人事档案, 查借阅单位须填写 成都理工大学查借阅教职工人事档案审批表, 查借阅单位主要负责人同意并加盖公章后, 经学校党委组织部或人事处审批同意后, 方能查借阅 6

7 ( 二 ) 查阅学生档案, 查阅单位须填写 成都理工大学查借阅学生档案审批表, 查阅单位主要负责人同意并加盖公章后, 指派学院辅导员或部门工作人员到人事档案室查阅 ( 三 ) 校内教职工因私办理人事档案证明, 须填写 成都理工大学办理人事档案证明审批表, 由所在单位负责人审核签字 加盖公章, 并经学校党委组织部或人事处审批同意后方可办理 ( 四 ) 外单位需查阅我校教职工人事档案时, 查档人须持查档介绍信 工作证等证件, 经学校党委组织部或人事处审批同意后方能查阅 ( 五 ) 人事档案一般不外借, 因特殊情况需要借阅, 应严格履行审批手续, 在 5 天内归还 若需延长使用时间, 应及时办理续借手续 第四条查借阅纪律 ( 一 ) 须两名中共党员方能查借阅教职工人事档案 ( 二 ) 查阅档案必须严格遵守保密制度和查档规定, 严禁涂改 划圈 ( 线 ) 抽取 添加 撤换档案材料 ( 三 ) 不得擅自拍摄或复制档案内容 特殊情况需要复制的, 须事先在 成都理工大学查借阅人事档案审批表 中列出需要复制的材料明细, 并经相关部门领导批准方可复制 摘抄 复制的档案材料, 须经档案馆审核, 并办理登记手续, 用后由查借阅单位存档或登记销毁 ( 四 ) 任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系 直系血亲关系 三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案 7

8 ( 五 ) 查借阅档案人员不得向无关人员泄露或擅自公布档案内容, 违者视情节轻重, 予以批评教育 纪律处分 直至追究法律责任 ( 六 ) 阅档时, 要爱护档案, 严禁吸烟 喝水, 防止损毁档案 查阅完毕后, 须进行登记 第五条本办法由学校档案馆负责解释 第六条本办法自公布之日起实施 附表 :1. 成都理工大学查借阅教职工人事档案审批表 2. 成都理工大学查阅学生档案审批表 3. 成都理工大学办理人事档案证明审批表 8

9 附表 1 成都理工大学查借阅教职工人事档案审批表 查档人 姓名单位职务政治面貌 姓名单位职务工资号 查档对象 查 ( 借 ) 阅事由 利用形式 ( 查阅 借阅 摘录 复印等 ) 内容 ( 如需复印, 须提出复印理由并列出材料明细, 以便审核 ) 查 ( 借 ) 档部门意见 负责人 : 单位盖章 : 组织部 ( 人事处 ) 意见 负责人 : 单位盖章 : 档案馆意见 负责人 : 单位盖章 : 备注 若查阅对象较多, 请将名单附于表后, 并加盖部门公章 9

10 附表 2 成都理工大学查阅学生档案审批表 姓名单位职务政治面貌 查档人 姓名学院班级学号 查档对象 查阅事由 利用形式 ( 查阅 摘录 复印等 ) 内容 ( 如需复印, 须提出复印理由并列出材料明细, 以便审核 ) 查档部门意见 负责人 : 单位盖章 : 档案馆意见 负责人 : 单位盖章 : 备注 若查阅对象较多, 请将名单附于表后, 并加盖部门公章 10

11 附表 3 成都理工大学办理人事档案证明审批表 姓名性别工资号联系方式 所在部门 职务 申请事由 本人签名 : 所在部门审核意见 负责人 : 单位盖章 : 组织部 ( 人事处 ) 审批意见 负责人 : 单位盖章 : 档案馆经办情况 人事档案室 : 档案馆负责人 : 填表说明 : 1 办理档案证明应经所在单位审核以及组织部或人事处审批; 2 当事人须持本人身份证前来办理; 3 委托他人代办, 被委托人须持本人身份证原件, 及委托人身份证复印件并由委托人在身份证复印件上写委托书 委托书须写明不能亲自办理的原因和被委托人姓名 身份证号码 具体委托事项和时间并签名 11

12 附件 3 成都理工大学地质资料查借阅制度 第一条为了深入贯彻落实科学发展观, 充分发挥成果地质资料档案信息资源在我校教学科研工作以及服务国民经济建设的作用, 促进科技成果的推广应用服务, 根据 地质资料管理条例 ( 国务院 349 号令 ) 地质资料管理条例实施办法 ( 国土资源部 16 号令 ) 和 涉密地质资料管理细则 ( 国土资发 号 ) 等有关规定, 并结合成都理工大学地质资料管理的工作实际, 制定本制度 第二条地质资料是指在地质工作中形成的, 以纸质或电磁介质保存的文字 图表 声像等资料 按地质资料所载信息的性质不同, 将其划分为公开性地质资料和未公开性地质资料 公开性地质资料是指公益性地质资料, 以及保密性 保护性以外的其他地质资料 非公开性地质资料是指保密性和保护性地质资料 第三条成都理工大学档案馆按规定对馆藏地质资料进行管理, 公告各类地质资料目录, 向学校师生提供借阅利用服务 第四条借阅地质资料的程序 : 出具借阅所需证件 查询目录 借阅登记 阅览资料 阅毕依序整理还原 归还资料登记 管理人员检查清点 第五条公开性地质资料的借阅复制, 按以下要求办理 ( 一 ) 公开性地质资料, 向广大师生公开提供借阅服务 借阅者须凭部门证明或个人身份证和学生证等有效证件, 直接到档 12

13 案馆办理借阅 利用手续 ( 二 ) 公开性地质资料的复制须经馆领导审批同意 整套资料复制应符合下列条件 : 所复制的地质资料属公益性地质资料, 或者能出具有关文件证明其复制的资料用于国防及抢险救灾等公益性事业, 或者能出具有关凭证证明其已通过招 拍 挂及协议出让方式获得了矿业权并已交纳了有关费用 第六条非公开地质资料的借阅复制, 按以下要求办理 ( 一 ) 学校教师因科研需要借阅国家非公开性成果地质资料, 到我校档案馆主页下载并填写 国家非公开性成果地质资料使用审核表 ( 以下简称 审核表 ) 和 国家非公开性成果地质资料使用承诺书 ( 以下简称 承诺书 ), 科研项目组负责人对 审核表 和 承诺书 中的相关信息进行审核, 审核无误后签字, 并加盖所在学院公章, 方可到档案馆办理借阅 ( 二 ) 外单位借阅或复制非公开地质资料, 借阅复制人应出示 涉密地质资料借阅复制证书 ( 以下简称 证书 ) 单位介绍信以及本人工作证或有效证件 ; 档案馆负责人审批同意后, 方可办理借阅 利用手续 ( 三 ) 办理借阅或复制服务时, 档案馆工作人员和借阅复制人都应认真填写 涉密地质资料借阅复制登记表 的内容 ( 四 ) 借阅保护期内地质资料, 阅者须提供地质资料汇交人同意的书面证明文件 第七条馆藏地质资料均不得离馆外借 查阅和复制地质资料须在学校档案馆内或档案馆指定的复印室进行 第八条借阅和复制地质资料, 借阅单位和个人应按学校有关 13

14 规定缴纳服务性费用 第九条任何单位和个人未经批准不得私自将地质资料携带出馆, 不得私自对地质资料进行复制 扫描 拷贝 摄录和拍照等, 不得涂写 注记 剪裁 拆散或损坏地质资料, 不得转让 出售从档案馆收集的地质资料 第十条本办法若与国家法律法规相抵触, 以国家法律法规为准 第十一条本办法由学校档案馆负责解释 第十二条本办法自公布之日起实施 附件 :1. 国家非公开性成果地质资料使用审批表 2. 国家非公开性成果地质资料使用承诺书 14

15 附件 1 国家非公开性成果地质资料使用审批表 项目名称 项目负责人 联系电话 经办人 联系电话 资料内容 用途 项目组意见 负责人 : 项目负责人所 在单位意见 负责人 : ( 盖 章 ) 档案馆 审批意见 负责人 : ( 盖章 ) 15

16 附件 2 国家非公开性成果地质资料使用承诺书 编号 [ ] 第号 根据 地质资料管理条例 ( 国务院 349 号令 ) 地质资料管理条例实施办法 ( 国土资源部 16 号令 ) 和 涉密地质资料管理细则 ( 国土资发 号 ) 等有关规定的相关要求, 特制定本承诺书 1 使用人仅限于在本项工作( 指所持项目任务书内规定的工作 ) 的范围内使用国家非公开性成果地质资料, 不得扩展到其他领域或单位 但获得特别许可的除外 2 使用人对被许可使用的国家非公开性成果地质资料不拥有复制 传播 出版 翻译成外语等权利, 不具备向第三方提供国家非公开性成果地质资料的权利 使用人可根据需要对资料内容进行必要的修改和对资料格式进行转换, 但未经许可, 不得将修改 转换后的资料对外发布和提供第三方使用, 并应将修改 转换的情况及其修改 转换的内容向提供方报告备案 使用人不得将国家非公开性成果地质资料或其衍生成果在计算机互联网上登载 使用人不得以任何其他方式使用或传播而致泄密 3 使用人必须根据国家成果地质资料的密级, 按国家有关保密法律法规的要求采取有效的保密措施, 严防泄密 4 使用人在使用成果地质资料中违反国家法律法规或国土资源主管部门的规定, 其使用权即无条件终止, 并承担相应的法律责任 5 使用人违反本协议的任何约定, 提供方有权收回其所提供的成果地质资料及相关资料, 使用人不能保留任何拷贝或使用基于该非公开性成果地质资料开发的任何成果, 并需赔偿因违约侵权给提供方造成的一切经济损失, 同时对由此产生的一切非经济后果负全部责任 6 资料使用完毕, 立即归档 7 此承诺书一式两份, 使用人一份, 档案馆一份 经办人签字 : 项目负责人签字 : 档案馆负责人签字 : ( 单位盖章 ) ( 单位盖章 ) 年 月 日 年 月 日 16

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