黑大校发[2003] 号

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野庶冀
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西北政法大学文件西法大校发 2016 6 号关于印发学生档案管理办法的通知各单位 : 西北政法大学学生档案管理办法已经 1 月 7

1 西北政法大学文件西法大校发号关于印发学生档案管理办法的通知各单位 : 西北政法大学学生档案管理办法已经 1 月 7 日校长办公会研究通过, 现印发你们, 请遵照执行联系人 : 严芳联系电话 : 西北政法大学 2016 年 1 月 11 日 - 1 -

2 西北政法大学学生档案管理办法 (2016 年 1 月 7 日校长办公会通过 ) 第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理, 实现学生档案管理标准化规范化科学化, 不断提高学生档案管理工作水平, 根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定, 结合我校实际, 制定本办法第二条我校学生档案实行归口负责和分级管理相结合的方式学生工作部和研究生工作部 ( 以下简称学生管理工作部门 ) 分别归口管理国家计划招收的全日制本专科生和研究生的档案工作, 负责对全校学生档案工作进行指导和检查, 负责对全校遗留学生档案统一造册登记保管 ; 各学院具体负责本学院在校学生档案的保存和日常管理, 并接受学生管理工作部门的指导和检查 ; 学校各相关单位协助做好学生档案材料的收集归档转递等工作第三条学生档案管理人员应认真履行工作职责, 学习档案管理法规, 熟悉档案管理业务, 严守档案工作纪律, 努力提高档案管理和服务水平第二章学生档案材料收集范围第四条学生毕业时档案应包含以下材料 : ( 一 ) 入学材料 - 2 -

3 1. 本专科生 : 高中档案材料归档遵循来自同一地区学生档案材料统一的原则, 一般应包括高中学籍卡高中毕业生登记表高考报名登记表高考体检表高考志愿表入团 ( 入党 ) 申请书及志愿书等材料 2. 研究生 : 档案材料除原有个人档案外, 硕士研究生应包含报考硕士生入学考试报名信息表成绩单录取情况表, 博士研究生应包含招收博士学位研究生录取名单 ( 二 ) 学习材料各科课程学习成绩登记表等材料 ; 研究生学习材料具体包括研究生成绩单研究生中期考核表等材料 ( 三 ) 学籍材料学生结业肄业休学复学转学转专业退学保留学籍取消学籍取消入学资格等变更材料 ; 研究生学籍材料具体包括研究生休学申请表研究生复学申请表研究生退学申请表研究生学籍登记表等材料 ( 四 ) 鉴定及证明材料军训登记表新生入学登记表综合素质测评表毕业生登记表参军入伍等材料 ( 五 ) 实习材料实习鉴定表实习报告等材料 ; 研究生实训材料具体包括硕士研究生参加实务训练 / 社会实践鉴定表等材料 ( 六 ) 学位材料学生学位申请授予等材料 ; 研究生学位材料具体包括学位申请书论文评阅意见书答辩记录及学位授予等材料 - 3 -

4 ( 七 ) 奖励材料在校期间获得各级表彰奖励的材料 ( 八 ) 处分材料在校期间违反校纪校规, 触犯国家法律等形成的各类处分材料 ( 九 ) 组织材料入党入团申请书志愿书, 自传入党积极分子考察表政审材料思想汇报, 预备党员转正申请书, 党团组织建设上形成的其他材料 ; 参加民主党派的申请书登记表等材料 ( 十 ) 体检材料入学体检表复查体检表毕业生体检表等材料 ( 十一 ) 出国材料因公 ( 私 ) 出国 ( 出境 ) 审查表备案表, 在国 ( 境 ) 外学习进修情况或鉴定等材料 ( 十二 ) 工作材料入学前参加工作期间的工资考核职务 ( 职称 ) 劳动合同等材料 ( 十三 ) 其他具有保存价值应予归档的学生个人材料第三章学生档案材料的接收移交和归档要求第五条学生档案及归档材料在校内流转移交, 应遵照以下规定进行 ( 一 ) 招生就业处在招生工作结束后, 应及时按录取新生名册向各学院移交新生原始档案 - 4 -

5 ( 二 ) 研究生招生办公室在研究生复试录取后, 随录取通知书寄发调档函, 并及时按录取新生名册向各学院移交新生原始档案其中定向就业研究生的档案人事关系可以不转入本校 ( 三 ) 学院在对新生入学资格进行复查时, 应认真核查新生档案材料是否齐全如发现档案材料不齐全, 应及时通知学生本人, 由学生本人到生源地教育行政部门或学校索要, 三个月内移交学院档案保管人, 否则后果自负 ( 四 ) 学校各相关单位应当定期将工作中形成的符合本办法第四条规定的正式有效材料移交学院归档, 并办理移交手续学院应将接收的学生档案材料及时登记归档, 同时做好本单位有关工作中形成的学生档案材料的归档工作第六条各单位提供的归档材料必须是办理完毕手续完备的正式有效文件归档材料应当完整真实, 文字清晰, 对象明确, 有形成材料的主办单位及日期凡规定由组织审查盖章的, 应当加盖公章归档材料应使用规范的办公用纸, 文字须是铅印胶印油印或用蓝黑墨水黑色墨水墨汁书写不得使用圆珠笔铅笔红色墨水纯蓝墨水和复写纸书写归档材料应当是原件, 特殊情况存入复印件的, 应当在复印件上注明原件保管单位, 并加盖公章第七条归档材料移交时, 移交方须填写学生管理工作部门统一印制的学生档案材料交接单, 由交接双方经办人当面检查验收, 经核对无误后履行签字手续移交单填写一式两份, 交接双方各执一份 - 5 -

6 如移交材料不符合归档要求, 接收方有权拒收, 移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交第四章学生档案的转递第八条学生毕业 ( 结业肄业 ) 转学退学出国或死亡等学籍变动发生后, 应当及时办理档案转递手续学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封, 经密封后以机要或 EMS 方式寄送转递, 也可由接收单位派专人领取严禁个人自带档案转递第九条在校内转专业学习的学生, 学籍管理部门应当在学生学籍变更后, 及时将学生学籍变更通知书送达相关学院 ; 相关学院在接到学生学籍变更通知书后, 应及时办理学生档案转递工作, 履行档案交接手续第十条转到其他学校学习的学生, 相关学院应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递, 填写学生档案转递通知单, 按规定寄发或送交通过机要或 EMS 寄发的, 自寄发之日起 1 个月未收到回执者, 学院应与档案接收单位联系, 加以确认由其他学校转入我校的学生, 相关学院在收到学生档案后要认真检查验收, 经核对无误后将回执寄回对方第十一条毕业生档案的转递, 由招生就业处统一部署, 各学院具体负责, 根据国家有关法律法规并结合我校实际进行第十二条对学校同意退学的学生, 其档案由相关学院告知学生本人后寄送至学生户籍所在地公共就业和人才服务机构, 学校不保留学生档案 - 6 -

7 第十三条对学校给予退学处理或开除学籍处分的学生, 其档案由相关学院告知学生本人后寄送至学生户籍所在地公共就业和人才服务机构, 学校不保留学生档案第十四条对留级入伍复学等学生, 其档案由相关学院告知学生本人后由原年级辅导员转交至现年级辅导员处保管当年未报到入学的本专科新生, 其档案由相关学院转回生源所在地招生部门未报到入学的研究生新生, 其档案由相关学院转回学生档案来源单位第十五条毕业生或其他离校学生的档案, 在转递过程中因特殊原因造成档案遗失, 相关学院应报告学生管理工作部门, 采取相应补救措施第十六条因各种原因导致档案无法转递而滞留的, 其档案由相关单位移交至学生管理工作部门集中保存代管第五章学生档案的查阅与使用第十七条从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人辅导员导师等相关人员, 因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案, 并按规定予以登记校内其他人员因工作需要查阅学生档案的, 应提供所在单位出具的书面证明, 经档案管理部门负责人批准后, 在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案, 并按规定予以登记校外人员因工作需要查阅学生档案, 应当由 2 人以上持单位组织人事部门或公安保卫部门的介绍信, 出具有关身份证明, 说明查询内容及目的, 经档案管理部门负责人批准后方可查阅, - 7 -

8 并按规定予以登记档案管理人员应当在查阅者归还档案时, 认真核对清点档案材料第十八条学生档案一般不予借阅确因工作需要借阅的, 应当由借阅单位出具证明, 填写学生档案借阅审批表, 说明借阅理由及归还时间, 经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续学生档案借阅时间一般不得超过 1 周外借档案归还时, 档案管理人员应根据档案目录核对材料, 履行归还手续第十九条查 ( 借 ) 阅学生档案时, 应当严格遵守保密制度和阅档规定, 不得涂改勾画标记抽出撤换销毁档案材料未经档案管理部门负责人批准不得擅自摘记拍摄复制档案内容第二十条学生本人不得查阅个人档案确有特殊原因需要复制本人档案证明材料的, 应当由学生本人提出书面申请, 说明需要何种证明材料和使用意图, 经档案管理部门负责人批准后, 由档案管理人员按规定办理由他人代办的, 需出具书面委托和代办人身份证明, 方可按规定办理第六章学生档案工作的管理第二十一条学生档案属需妥善保管的重要文件学校各相关单位要确定专门管理人员, 完善档案管理硬件设施, 提高档案保管与存放条件, 确保学生档案的安全, 维护学生档案管理的严 - 8 -

9 肃性学生档案管理人员如发生工作变动, 应做好档案管理工作的交接手续第二十二条根据档案管理要求收集归档的材料, 任何人不得随意更改抽出销毁档案材料如遇特殊情况需对有关材料进行更改抽出或销毁的, 应当经学生管理工作部门和档案管理部门负责人集体讨论, 提出处理意见, 报学校分管领导批准后方可进行第二十三条学生管理工作部门要改进和完善学生档案管理的各项规章制度, 抓好学生档案管理队伍建设, 定期组织业务辅导和培训, 不断提高学生档案管理工作水平, 推进学生档案管理工作的标准化规范化和科学化第二十四条凡违反有关档案管理规定, 在工作中存在失职渎职行为, 造成学生档案缺损遗失泄密等危害和损失的, 按照学校相关规定严肃查处 ; 情节恶劣后果严重涉嫌犯罪的, 移送司法部门追究当事人的法律责任第七章附则第二十五条本办法由学校学生管理工作部门负责解释, 适用于全校全日制本专科生硕士研究生和博士研究生的档案管理第二十六条本办法自校长办公会议通过之日起施行 - 9 -

10 抄送 : 校党政领导, 校党委委员, 校纪委委员西北政法大学党政办公室 2016 年 1 月 13 日印发

5. 实习材料 : 各学习阶段实习鉴定表实习报告等材料 ; 6. 毕业材料 : 高校毕业生 ( 毕业研究生 ) 登记表毕业生 ( 毕业研究生 ) 就业通知书等材料 ; 7. 学位材料 : 各学习阶段学位申请授予等材料 ; 8. 奖励材料 : 在校期间获得各级表彰奖励的材料, 包括获得三好学生

5. 实习材料 : 各学习阶段实习鉴定表实习报告等材料 ; 6. 毕业材料 : 高校毕业生 ( 毕业研究生 ) 登记表毕业生 ( 毕业研究生 ) 就业通知书等材料 ; 7. 学位材料 : 各学习阶段学位申请授予等材料 ; 8. 奖励材料 : 在校期间获得各级表彰奖励的材料, 包括获得三好学生浙江大学学生档案管理暂行办法 ( 浙大发学 [2006]15 号 ) 第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理工作, 实现学生档案管理标准化规范化科学化, 不断提高学生档案管理工作水平, 充分发挥学生档案在学生教育管理与就业工作中的作用, 根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定, 结合我校实际, 特制定本办法第二条学生档案是反映学生个人经历和德智体等各方面表现的历史记录, 是用人单位了解毕业学生学习