上海电子信息职业技术学院文件 沪电信职院 号 关于印发 上海电子信息职业技术学院学生档案管理 办法 的通知 各教学单位 职能部门 : 现将 上海电子信息职业技术学院学生档案管理办法 印发给你们, 请结合本部门工作实际, 认真研究执行 附件 : 上海电子信息职业技术学院学生学生档案管

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1 上海电子信息职业技术学院文件 沪电信职院 号 关于印发 上海电子信息职业技术学院学生档案管理 办法 的通知 各教学单位 职能部门 : 现将 上海电子信息职业技术学院学生档案管理办法 印发给你们, 请结合本部门工作实际, 认真研究执行 附件 : 上海电子信息职业技术学院学生学生档案管理办 法 上海电子信息职业技术学院 2019 年 7 月 1 日 1

2 附件 : 上海电子信息学院学生档案管理办法 第一章总则第一条为进一步加强学生档案收集和管理工作, 提高学生档案管理水平, 有效保护和利用学生档案, 根据 中华人民共和国档案法 教育部 高等学校档案管理办法 普通高等学校学生管理规定 和中共中央组织部 关于印发 干部人事档案材料收集归档规定 的通知 ( 中组发 号 ) 的相关规定, 结合本校实际, 制定本办法 第二条学生档案是反映学生个人经历和德 智 体 美 劳等各方面表现的历史记录, 是用人单位了解毕业学生学习 工作 生活 成长情况的真实依据 学生档案主要指在校学生从参加高考 录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料 学生档案管理是指对反映学生个人经历和德 智 体 美 劳等各方面表现的各种文件材料进行收集 整理和归 ( 建 ) 档, 以及学生档案的利用 转递等的管理工作 第三条学生档案管理要坚持真实性 完整性 安全性 规范性原则, 实行统一管理 学生档案管理科负责对全校学生档案管理工作进行指导和监督, 各二级学院具体负责学生档案收取与确认工作 学校有关部门应协助做好学生档案材料的收集 归档 转递等工作 2

3 第二章档案材料收集第四条为使学生档案满足人事工作的需要, 毕业时学生档案中应有以下材料 : ( 一 ) 入学材料 : 一般应包括高中学籍卡 高中毕业生登记表 高考报名登记表 高考体检表 高考志愿表 入团 ( 入党 ) 申请书及志愿书等材料 ; ( 二 ) 学习材料 : 在校学习阶段主修 选修 辅修的各科类课程学习成绩单等材料 ; ( 三 ) 学籍材料 : 在校学习阶段退学 结业 肄业 休学 转学 保留入学资格 复学等变更材料 ; ( 四 ) 毕业材料 : 高校毕业生登记表 毕业生就业通知书等材料 ; ( 五 ) 奖励材料 : 在校学习阶段获得的各级表彰奖励材料, 包括各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料 ; ( 六 ) 处分材料 : 在校期间违反校纪校规 触犯国家法律等形成的各类处分决定文件或处理材料 ; ( 七 ) 组织材料 : 入党 ( 入团 ) 申请书 志愿书 自传 入党积极分子考察表 政审材料 思想汇报 预备党员转正申请书 党团组织形成的其他有关材料 ; 参加民主党派的申请书 登记表等材料 ; ( 八 ) 其他具有保存价值 应予归档的学生个人材料 第五条学生档案材料保存需使用统一的学生档案袋 第三章档案移交和材料归档 3

4 第六条学生档案及归档材料在校内流转 移交过程中, 应遵照以下规定进行 : ( 一 ) 招生部门在招生工作结束后, 应及时向学生档案管理科移交新生邮寄档案, 并办理移交手续 ( 二 ) 新生报到时, 各二级学院应在开学 2 个月内收取学生本人携带的原始档案 ( 三 ) 新生入学后, 二级学院在对新生入学资格进行复查时, 应认真核查新生档案材料, 如发现档案材料不齐全的, 应及时向该生催调补齐 确因客观原因无法补齐的, 须在该生档案目录上注明 复查合格后正式建立学生档案, 进行登记 编号, 向学生档案管理科移交, 并办理移交手续 ( 四 ) 校内有关部门和单位应当定期将工作中形成的 符合本办法第四条规定的正式有效材料移交学生档案管理科归档, 并办理移交手续 学生档案管理科应将接收的学生档案材料及时登记 归档 第七条各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕 手续完备的正式有效文件 归档材料应当完整 真实, 文字清晰, 对象明确, 标明归档材料的主办部门 ( 单位 ) 及日期 归档材料应使用规范的办公用纸, 文字须是打印 铅印 胶印 油印或用蓝黑墨水 黑色墨水 碳素笔书写 不得使用圆珠类油笔 铅笔 红色墨水 纯蓝墨水和复写纸书写 归档材料应当是原件, 特殊情况存入复印件的, 应当在复印件上注明原件保管单位, 并加盖公章 4

5 毕业生登记表 是学生在校期间的重要学籍和学习履历证明, 应根据学生在校期间情况如实填写 及时归档 第八条学生档案或相关归档材料在移交时, 移交方须填写 档案材料移交单, 由交接双方经办人当面检查验收, 核对无误后履行签字手续 移交单一式两份, 交接双方各执一份 如移交材料不符合归档要求, 学生档案管理科有权拒收, 移交部门 ( 单位 ) 应当按档案管理规定重新组织办理补交 第四章档案转递第九条学生毕业 ( 结业 肄业 ) 转学 退学 出国或死亡等原因发生学籍变动的, 应当及时办理档案转递手续 本人不能办理的, 由所在二级学院协助办理 学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋, 经严格密封后通过专门机构寄送 转递, 必要时可派专人送取 原则上学生档案不得交由本人自带, 如有特殊原因可自带的, 应出示用人单位调档函或相关证明 第十条转到其他院校学习的学生, 学生档案管理科应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递手续, 按规定寄发或送交学生档案, 并与档案接收单位联系, 确认签收 ; 由其他院校转入我校的学生, 学生档案管理科应在收到学生档案后认真检查验收 第十一条毕业生档案的转递, 由学生档案管理科统筹负责, 通过 EMS 高校档案专递进行转递工作, 并应遵照以下要求 : 5

6 ( 一 ) 毕业生到机关 事业单位 国有企业等具有档案管理权限的单位就业的, 其档案寄送至就业单位档案管理部门 ; 到私营企业 外资企业就业或自主创业 从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的, 档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构, 由其提供人事代理服务 ( 二 ) 毕业升学的学生, 其档案凭录取院校调档函寄送至录取院校 ( 三 ) 毕业生出国留学的, 由学生本人提出申请, 并提供相关调档函件可将档案转递至留学服务中心或具备海外学历认证资质的人事代理机构 ( 四 ) 未落实就业单位或暂缓就业的毕业生, 其档案需按规定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部门, 也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构 因学校不具备毕业生人事关系代理及档案管理资质, 原则上不建议毕业生将档案留在学校存放 因特殊情况确有需要的, 可申请档案暂由学校保管, 保管期限最长为两年, 两年内未办理档案转递手续的, 其档案由学校发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构 ( 五 ) 毕业生到就业单位报到或档案寄送至公共就业和人才服务机构后, 应立即向报到单位档案管理部门或公共就业和人才服务机构查询本人档案是否签收 如未收到档案, 应及时咨询学生档案管理科 ( 六 ) 如遇相关文件或政策调整, 以最新文件或政策的要求为准 第十二条退学学生档案由学生原籍所在地指定的档案管理部门 6

7 保管 第十三条受学校退学处理决定 开除学籍处分决定的学生, 其档案由学生档案管理科寄送至学生原籍所在地指定的档案管理部门 第十四条当年未报到入学的在校生新生, 其档案由学生档案管理科退回至其原先就读学校 第十五条毕业生或其他离校学生的档案, 在转递过程中因特殊原因遗失的, 学生档案管理科应及时联系相关单位, 协调采取相应补救措施 第五章档案查阅与使用第十六条从事学生教育与管理工作的相关人员, 因工作需要可在档案管理人员监督下查阅学生档案, 并办理登记手续 校内其他人员因工作需要查阅学生档案的, 须提交 查阅学生档案申请单, 在档案管理人员监督下查阅学生档案, 并办理登记手续 校外人员因工作需要查阅学生档案, 应持单位组织 人事部门或公安部门的介绍信, 出具有关身份证明, 说明查询内容及目的, 可在档案管理人员监督下查阅学生档案, 并办理登记手续 档案管理人员应当在查阅人归还档案时, 认真核对 清点档案材料 第十七条学生档案原则上不予外借, 确因工作需要必须外借的, 应当由外借单位出具证明, 说明外借理由及归还时间, 经学生处负责人批准后办理外借手续 7

8 第十八条查 ( 借 ) 阅学生档案时, 应当严格遵守保密制度和阅档规定, 不得涂改 勾画 标记 抽出 撤换 销毁档案材料 未经批准不得擅自摘记 拍摄 复制档案内容 第十九条学生本人不得查阅个人档案 确有特殊原因 ( 如毕业联系工作 办理出国手续等 ) 需要复印本人有关材料的, 应当由学生本人提出书面申请, 说明材料内容和使用意图, 经二级学院批准后, 由档案管理人员办理相关手续 由他人代办的, 需出具书面委托和代办人身份证明 第六章档案日常管理第二十条学生档案属需妥善保管的秘密材料 学生档案管理科要完善档案管理硬件设施, 优化档案保管与存放环境, 确保学生档案的存放安全, 维护学生档案管理的严肃性 学生档案管理人员如发生工作变动, 应当及时做好档案管理工作的交接手续 第二十一条根据档案管理要求收集的归档材料, 任何人不得随意更改 抽出 销毁 第二十二条学校不断改进和完善学生档案管理的规章制度, 加强学生档案管理队伍建设, 定期组织业务培训, 不断提高学生档案管理工作水平, 推进学生档案管理工作的标准化 规范化和科学化 第二十三条每年毕业生派遣前和新生入学后的三个月内, 学生档案管理科部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理 建档的各 8

9 项工作 第二十四条二级学院应当配备学生档案管理员 学生档案管理科定期对各二级学院的学生档案管理工作进行督查, 及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题 第二十五条学生档案日常管理要设立专门的学生档案存放空间, 档案存放处要坚固 安全, 应具备防火 防潮 防盗 防光 防鼠 防虫蛀 防尘 防高温等功能, 并应经常检查以确保安全 第七章附则 第二十六条本办法适用于我校在籍在册学生档案管理 第二十七条本办法由学生处负责解释 9

10 上海电子信息职业技术学院办公室 2019 年 7 月 1 日印发 10

第五条为适应国家人事工作需要, 在校期间学生档案应及时收集 整理, 不断充实完善 毕业时学生档案一般应包含以下材料 : 1. 入学材料 : 招收入学的学生档案材料, 一般应包括高中学籍卡 高中毕业生登记表 高考报名登记表 高考体检表 高考志愿表 入团 ( 入党 ) 申请书及志愿书等材料 2. 学习材

第五条为适应国家人事工作需要, 在校期间学生档案应及时收集 整理, 不断充实完善 毕业时学生档案一般应包含以下材料 : 1. 入学材料 : 招收入学的学生档案材料, 一般应包括高中学籍卡 高中毕业生登记表 高考报名登记表 高考体检表 高考志愿表 入团 ( 入党 ) 申请书及志愿书等材料 2. 学习材 广东生态工程职业学院学生档案管理办法 ( 试行 ) 第一章总则 第一条为加强学生档案管理工作, 充分发挥学生档案在学生教育 管理与就业工作中的作用, 实现学生档案管理的标准化 规范化 科学化, 根据 中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法 以及学校学生管理工作的相关规定, 结合我校实际, 特制定本办法 第二条学生档案是反映学生个人经历和德 智 体等各方面表现的各种文件材料, 是学生成长过程的历史记录,

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