Microsoft Word - 第06章NoteExpress2.0.doc

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琬孔
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1 NoteExpress 2.0 参考文献管理软件简要教程

2 目录 NoteExpress 参考文献管理软件简要教程...1 目录...2 一什么是参考文献管理软件?...3 二 NoteExpress 参考文献管理软件的主要功能...3 三下载与安装...4 四参考文献题录的输入建立并管理个人数据库手工新建题录文献数据库检索结果批量导入从互联网检索和获取题录...7 五 " 过滤器 " 的概念及其安装过程过滤器定义安装过滤器...9 六以附件方式管理参考文献的全文以及相关文件准备工作添加附件批量链接附件...11 七研究时心得的记录 --- 笔记功能新建和添加笔记笔记链接到题录...13 七利用 Word&NoteExpress 撰写论文...14 八利用 NoteExpress 的检索功能自动形成研究方向的资料库...15 七. 参考文献题录的导出与交换导出 NoteExpress 的题录与 EndNote 交换题录...17 八从 1.9 到 2.0 的改变 NoteExpress2 数据库转换器

3 一什么是参考文献管理软件? 参考文献管理软件又叫书目管理软件在现今信息爆炸的年代, 全世界的研究人员和科学家比以前更多了, 加 publish-or-perish 的游戏规则, 促使研究报告和期刊的数目暴增, 因此当代的科研人员越来越犹如恒河沙数的资料一一阅读完辛苦的检索完 CD-ROM, 再把相关的研究报告看一遍, 当文献知识积累到一定程度后, 仅仅靠大脑记忆很辛苦, 也不可靠, 阅读文献时产生思考的结果不能即时, 有效的与文献本身联系起来写研究报告引用时又要大费周章人工输入 : 文中注释, 文后参考文献列表, 都需要大量引述逐一录入也是既沉闷又易出错, 苦不堪言用文字处理软件的 copy paste, 虽然快速, 却仍不能处理不同期刊要求不同引用格式的问题参考文献管理软件是解决这些困扰的利器二 NoteExpress 参考文献管理软件的主要功能文献的标题及相关摘要, 关键词等信息即通常所说的文献, 在 NoteExpress 中称为题录 (Reference), 存储在 References 文件夹下题录的集合称做题录库, 一方面是为了在写作时, 能即时插入需要的题录作为文中注释, 而不要写作时才一一翻检并且逐个输入 ; 另一方面, 多数文章看摘要, 少数文章看全文是一种良好的科研习惯, 可以节约科研工作者的宝贵时间以后的教程中, 书目也称为题录 (Reference) 在 NoteExpress 中, 通过给题录添加附件的方式管理参考文献的原文 1. 建立并维护个人的题录数据库用户通过手工输入, 批量导入或在线图书馆, 文献数据库批量下载后, 就开始在 NoteExpress 中建立并维护个人的参考文献 (Reference) 数据库或者说题录库用户可以按字段进行检索, 例如用关键词作者标题等以布尔逻辑查询记录, 并有数据库的一般管理功能如排序增删记录等这种个人研究领域的文献数据库, 无论在写研究报告要引用翻查文献记录的书目数据或上课开书单均很方便在累积至很多笔记录时, 与查 CD-ROM 无异, 可以通过浏览题录标题, 关键字, 摘要了解研究方向的最新动态, 各方观点等 NoteExpress 性能优异, 目前数据库能够管理的参考文献数是同类软件中最多的, 百万量级的数据可以轻松管理 2. 在 Word 中自动生成论文的参考文献格式化索引参考文献管理软件能减轻排版工作量加快产生研究报告的速度在编辑器 ( 比如 MS Word) 中 NoteExprss 可以按照各种期刊杂志的要求自动完成参考文献引用的格式化完美的格式, 精准的引用将大大增加论文被采用的几率同一篇论文可以按照多家期刊的格式要求多次输出, 需要做的仅仅就是按一个按钮, 而不需要手工重新调整参考文献 (Reference) 列表格式 3. 随时记录思想火花, 与当前研究方向联系起来除了管理显性的知识外, 类似日记, 科研心得, 论文草稿等瞬间产生的隐性知识也可以通过 NoteExpress 的笔记功能进行记录, 并且可以通过笔记与某个题录建立链接的方式联系起来, 方便以后查询和阅读 4. 个人知识管理笔记以及附件功能, 全文检索等, 使该软件可以管理硬盘上的所有文件, 可以作为强大的个人知识管理系统 ; 数据挖掘, 可以帮助您了解某些学者的所有著作, 某个研究方向的各种观点比较等比如搜索后自动形成某个专题的题录, 资料列表, 然后可以将搜索结果保存, 供研究某个专题时使用等 3

4 三下载与安装校内下载地址 : 图书馆首页 ( 文检课教学常用软件下载 NoteExpress2.0 校园版校外网下载地址 : 图 1 安装后的 MS Word 注意 : 使用默认设置安装, 安装前请关闭 MS Word, 安装成功后打开 MS Word 会有 NoteExpress 浅蓝色插件出现四参考文献题录的输入 1 建立并管理个人数据库 1) 文件新建数据库, 为个人数据库取名, 如 annyasample, 点击保存图 2 新建数据库 2) 可以通过文件打开数据库选择数据库可以同时打开多个常用数据库图 3 打开多个数据库 3) 选中其中一个数据库, 点击文件关闭数据库就可以关闭选定数据库 4

5 2 手工新建题录 1) 选中新建立的个人数据库 My Sample 下的 "References" 文件夹或下级文件夹 ( 取决于您想让新建的题录出现的位置 ) 2) 选择主菜单上的题录, 下面有新建题录子菜单, 点击该子菜单就创建了一个新的题录注意 : 如果在步骤 1) 中没有能够选中 References 文件夹或下级文件夹, 主菜单上不会出现题录菜单项也可以在当前题录列表上点右键, 选择弹出菜单的新建题录来新建题录, 如下图所示 : 图 4 新建题录作者的格式为 : 姓名 1; 姓名 2; 多个姓名之间用分号隔开中文作者的姓与名之间不要留空格, 这样当格式化输出时才会按照您希望的格式输出题录类型要准确, 如 " 期刊 " 文章" " 书 " " 学位论文 " 等等手工录入是最无奈的作法, 稍后我们介绍如何批量导入题录图 5 手工输入题录并保存 3 文献数据库检索结果批量导入国内的维普, 万方,CNKI, 国外的 PubMed,wiley,ScienceDirect 等全文数据库厂商都发布其数据库的题录文件, 或者可以通过在网站上检索后, 直接导出题录这些题录数据可以批量导入到 NoteExpress 数据库中供研究时使用下面我们将以 VIP,PubMed 为例介绍批量倒入题录 (Reference) 的方法 VIP 题录 (Reference) 批量导入步骤 : 1) 输入关键词检索后, 打勾选中自己感兴趣的搜索结果, 然后点击网页右上方下载题录按钮, 在之后显示的页面上下载内容选择 NoteExpress 输出格式, 最后点击确定按钮, 下载属性为.net 的文件 5

6 图 6 选择 NoteExpress 格式 2) 通过菜单文件导入题录进入 NoteExpress 的导入界面, 点击来自文件后面的., 指向下载的题录文件路径 ; 3) 在当前过滤器选择相应的过滤器 NoteExpress, 点击开始导入, 就可以导入题录 ; 图 7 VIP 题录 (Reference) 批量导入步骤一注意 : 当前过滤器中没有需要的过滤器, 可以点击另选一个过滤器进一步的选择 6

7 图 8 另选一个过滤器 PubMed 题录 (Reference) 批量导入步骤与 VIP 的题录导入过程类似 1) 南方医科大学图书馆 PubMed; 2) 输入检索关键词, 比如 "Aegean"; 3) Display 后面选择 MEDLINE, 之后选择 Send To File 保存 pubmed_result.txt 到本地 ; 图 9 PubMed 中选择 MEDLINE 4) 在 NoteExpress 主界面文件导入题录, 来自文件路径指向 3) 步骤中下载的 pubmed_result.txt 5) 过滤器选择 "PubMed"; 6) 点导入按钮, 完成 4 从互联网检索和获取题录互联网上有最新的科研信息,NoteExpress 集成了互联网 PubMed,WIS 等等在线文献库, 书店, 图书馆等信息源比如 CNKI 检索, 可以检索到关于某研究方向的最新书目 ( 包括介绍, 摘要, 链接等 ), 如果有阅读卡, 还可以在线阅读以 CNKI 检索为例, 互联网检索步骤如下 : 1) 点击菜单检索在线检索选择数据库, 弹出在线数据库列表 2) 选择中国期刊全文数据库 CNKI Journal 点击选择选择和填写检索条件, 点击添加按钮, 然后点击检索按钮, 如图 10 所示 : 7

8 3) 在搜索结果将需要保存的参考文献 (Reference) 信息前打勾 ( 默认 ), 选择某一条或多条 4) 在该选中的文献信息右上方上点击文件夹图标, 将选中的题录直接导入到个人数据库中图 10 在线数据库检索导入题录五 " 过滤器 " 的概念及其安装过程 1 过滤器定义过滤器, 顾名思义, 用来 " 过滤 " 数据的东西为什么要 " 过滤 "? 因为不同来源的数据有不同的安排格式, 比如软件的题录类型有 " 期刊文章 " 类型, 但是我们面对的三个来源的题录数据文件可能 : 第一种 : SO- FEBS letters, Vol.10, Iss.5, pp , 2005 第二种 : JN- FEBS letters, Vol.10(5): , 2005 第三种 : Journal: FEBS letters:10(5): , 2005 这三种格式对期刊名, 卷, 期, 页码及年的定义格式都不一样, 但是软件的 " 期刊文章 " 题录对于这几项内容的格式都是一致的相对于软件中数据的 " 有序 ", 原始数据就是杂乱 " 无序 " 的要把这些 " 无序 " 的数据按一定的规则, 自动的准确无误的添加到软件规定的地方, 才能更好的发挥文献管理软件的功能而对每个来源的数据, 按照它的自身格式给它制定的这种规则, 就是过滤器软件通过过滤器, 将过滤后的 " 有序 " 数据保存到文献管理软件中当选用不当的过滤器时, 会导致有用的信息丢失, 数据导入的地方出错 ( 如把卷信息导入到期等等 ), 最终造成麻烦一般常用的数据源,NoteExpress 都有对应的过滤器, 使用过滤器时, 请严格按照过滤器中的说明进行数据操作, 如果保存的数据不是安装规定的方式得到时, 可能过滤器不认识你 8

9 的数据, 造成导入失败技巧 : 一般外文数据库保存题录时, 请选择 RIS 格式 Endnote 格式或者 Tagged file 的输出方式, 再选 NoteExpress 的 Refman-(Ris) 这个过滤器导入数据, 多数情况下可以解决问题 2 安装过滤器南方医科大学图书馆中国期刊全文数据库是 CNKI 的镜像站点, 从该地址批量导出题录需要安装过滤器, 步骤如下 1) 图书馆首页文检课教学教学常用软件下载下载本地 CBM CNKI 过滤器, 然后解压 2) 工具过滤器过滤器管理器添加已有的过滤器, 打开第一步骤中解压的文件, 点击打开就可以安装已经存在的过滤器图 11 安装过滤器 3) 从南方医科大学图书馆中国期刊全文数据库批量导入题录是注意过滤器选择 CNKI 南方医科大学镜像, 其他步骤与从 CNKI 主站导入的步骤一致注意 : 如何过滤器是在 NoteExpress1.9 版本中使用的, 需要做转换才能在 NoteExpress2.0 版本中继续使用详细方法参见从 1.9 到 2.0 的改变一节六以附件方式管理参考文献的全文以及相关文件 1 准备工作 NoteExpress 可以将与题录相关的文献全文, 电子书或者任何格式的文件, 通过添加附件的方式与题录关联起来管理, 这样便拥有了用户个人的图书馆在做题录与全文管理之前必须做的准备工作就是选择全文所存放的文件夹步骤如下 : 1) 选中数据库名 annyasample 此之后做的修改都是针对此数据库的 2) 然后点击工具选项图 12 附件文件夹设置 9

10 复制文件到附件文件夹某题录添加附件后, 全文复制到指定目录相当于文件复制粘贴到指定目录 ; 移动文件到附件文件夹某题录添加附件后, 全文移动到指定目录剪切粘贴到指定目录 ; 不执行文件复制或移动某题录添加附件后, 全文的存储位置不做任何改动 3) 选择移动文件到附件文件夹 ( 推荐选项 ) 之后会弹出如下图对话框, 点击是 4) 选择附件存放的路径图 13 选择移动文件到附件文件夹图 14 指定一个附件文件夹 2 添加附件添加单条题录附件步骤如下 : 1) 选中某条题录, 然后点击附件 2) 在空白处单击鼠标右键, 通过右键菜单添加, 选择添加附件的类型如下图所示 : 图 15 题录添加附件 3) 当全文类型是 pdf, caj 单个文件时添加文件 ; 当全文是超星电子图书时需要新建题录, 方法是题录新建题录将 Reference Type 设为 Book, 保存该题录后添加文件夹, 将电子图书所在的文件夹地址指向即可 10

11 图 16 新建题录类型为书 3) 添加了全文的题录在题录库前有个明显的方块标记图 17 已经添加了全文的题录 3 批量链接附件除了添加单个题录附件功能,NoteExpress 还提供了附件批量链接功能, 一次可将多个题录的全文与其题录一一对应起来步骤如下 : 1) 选中要链接全文的题录文件夹, 工具批量链接附件 2) 选择文件夹, 指出全文所在的路径比如, 全文在 F 盘的 download 文件夹下最后点击开始按钮注意 : 文件名与题录标题名相差太大是无法使用批量链接附件此功能比如全文文件的名字是字母或数字的序列 _1.pdf, 它对应的题录 Title 是中文或英文标题 Agile Software Development 则在使用批量链接附件功能是两者是无法自动匹配 11

12 图 18 批量链接附件七研究时心得的记录 --- 笔记功能类似日记, 科研心得, 论文草稿等瞬间产生的隐性知识也可以通过 NoteExpress 的笔记功能进行记录, 并且可以与某个参考文献的题录链接起来方便管理 1 新建和添加笔记 1) 选中数据库 annyasample 下某个题录 2) 点击笔记, 在空白处输入文字即是该条题录的笔记图 19 新增笔记 3) 也可以直接点击新增按钮为题录增加一条笔记历次新增的笔记会列在笔记编辑器的左列栏双击笔记名即可弹出笔记编辑器 12

13 图 20 增加多条笔记 2 笔记链接到题录在 NoteExpress 可以新建笔记后再将题录作为笔记的附件链接链接后, 在阅读笔记时, 可以方便的展开笔记查看步骤如下 : 1) 点击某数据库下的笔记新建一条笔记, 笔记新建笔记图 21 新建笔记 2) 在弹出的笔记编辑窗口中编写笔记并保存 3) 选中笔记图 22 笔记链接到题录 4) 点击 " 确定 " 按钮, 完成将笔记链接到题录的操作注 : 目前一条笔记只能链接到一个题录如果已经被链接到题录 A 的笔记再次被链接到题录 B, 则笔记将不再同时链接到题录 A 13

14 七利用 Word&NoteExpress 撰写论文 NoteExpress 可以将参考文献题录作为文中注释插入文章中, 同时可以在文章末尾自动按照各个期刊杂志的格式要求自动生成参考文献列表这样处理既精确又快速, 节约了研究人员的宝贵时间具体的使用步骤如下 : 1) 将鼠标移至想插入文中注释处, 并加上一个空格以区分文章与引文 ; 2) 选择 NoteExprss Word 插件上的按钮 " 切换到 NoteExpress", 打开 NoteExpress 并选中某条参考文献 (Reference), 然后点击 Word 插件列表中的 " 插入引文 " 按钮 ; 如下图 : 图 23 在 Word 中插入引文 3) 在需要插入引文处重复步骤 2), 插入大量引用到的参考文献, 如下图所示 : 图 22 插入引文后的 word 文字 4) 点击 Word 插件上的按钮 " 格式化参考文献 ", 在出现的 " 格式 " 窗体中点击 " 浏览 " 按钮, 选择要使用的输出样式, 点 " 确定 " 按钮, 即可自动完成引文格式化, 如下图所示 : 图 24 格式化参考文献 5) 点击浏览, 选择输出样式图 25 选择输出样式也可以在 MS Word 插件的 " 设置 " 按钮中, 启动即时格式化功能, 这样用户插入文中 14

15 注释后,NoteExpress 可以当即在文章末尾生成格式化的参考文献列表甚至可以在 " 设置 " 中为 Word 插件的所有按钮设置快捷键 ; 8) 如果希望自己编辑输出样式的格式, 可以通过 NoteExpress 的菜单工具输出样式编辑当前样式来进行, 具体的编辑方式请参见帮助文件 ; 也可以将自己需要的输出样式要求提出在技术支持论坛, 由爱琴海软件技术支持人员帮您制作完成图 26 格式化参考文献后生成参考文献八利用 NoteExpress 的检索功能自动形成研究方向的资料库 NoteExpress 的检索功能速度快, 又可以通过组合检索条件形成最强大的检索功能检索结果可以通过拖拽单独保存, 这样就形成研究方向的资料库具体操作步骤如下 : 1) 在目录树中选中题录或下级文件夹 ( 如果检索笔记, 请选中笔记文件夹 ) 2) 选择主菜单检索, 选择下一级子菜单在数据库中检索注 : 步骤 2) 可以通过快捷键 F3 代替 3) 选择或填写搜索条件, 点击搜索界面上的 " 增加条件 " 按钮如果需要多个条件组合, 可以继续填写条件, 按 " 增加条件 " 按钮填写好检索条件后, 再点击 " 检索 ", 开始搜索过程如下图所示 15

16 图 27 检索题录 4) 直接将最近检索中的最新形成的文件夹 ( 刚才检索的结果 ) 右键保存检索下的子文件夹中即可, 如下图所示图 28 最近检索保存到保存的检索七. 参考文献题录的导出与交换 1 导出 NoteExpress 的题录导出 NoteExpress 的题录, 便于多个用户之间交流共享数据, 比如可以通过导入其他用户导出的题录数据, 达到分享的目的步骤如下 : 1) 通过菜单文件 - 导出题录, 选择导出题录数据的样式, 为方便与其它文献管理软件交换数据, 建议选择 RefMan(RIS) 样式 ; 16

17 图 29 导出题录信息 2) 选中要输出的参考文献题录 (Reference); 3) 通过菜单文件 -- 导出题录, 导出之前选中的题录 (Reference); 2 与 EndNote 交换题录在 NoteExpress 推出之前, 部分用户使用的是 EndNote 文献管理软件 EndNote 中题录 Reference) 导入 NoteExpress 的过程如下 : 1) 通过 EndNote 菜单 Edit Output Styles, 选择输出格式为 "EndNote Export"; 2) 选中要输出的题录 (Reference); 3) 通过 EndNote 菜单 File Export..., 导出题录数据为一个 txt 文件 ; 17

18 图 30 EndNote 题录转到 NoteExpress 步骤三 4) 通过 NoteExpress 菜单文件 --- 导入题录, 选择从 EndNote 中导出的数据, 再选择相应的过滤器 "EndNote Import", 点 " 导入 " 窗体的 " 导入 " 按钮 ; 图 31 EndNote 题录转到 NoteExpress 步骤四 5) 导入数据 18

19 八从 1.9 到 2.0 的改变 1 NoteExpress2 数据库转换器 NoteExpress 从 2.0 版本开始采用了新的数据格式, 因此在 NoteExpress1.9 版本中建立的个人数据库, 使用的过滤器和输出样式都需要通过 NoteExpress2 数据库转换器才能在 2.0 版本中继续使用以下就转换方法进行一一说明 2 如何转换个人数据库过滤器样式注意 : 请在执行转换过程之前做好备份工作原来在 1.9 版本中题录附有全文链接的, 只要不改动全文存放的位置, 不改动转换后数据库文件的位置都可以如常使用在 1.9 版本中新建个人数据库会生成数据库名.ned 的文件, 在 2.0 版本中则是数据库名.nel 两者不能通用如果您要在 2.0 中打开您已有的 1.0 数据库, 需要先进行数据库转换转换步骤如下 : 打开 Library Convert 点击开始 --> 运行 --> NoteExpress2 --> Library Convert 点击浏览, 指向将要进行转换的文件, 点击转换即可将原来.ned 的数据库文件转换成.nel 的文件过滤器和样式的转换方法一样结束 19

NoteExpress 使用和方法和技巧

NoteExpress 使用和方法和技巧素质教育培训计划读者篇 NoteExpress 使用方法和技巧上海交通大学图书馆李泳涵 2013 年 11 月 19 日 NoteExpress 简介 NoteExpress 使用数据输入数据管理写作主要内容素质教育培训计划读者篇 2013/11/20 2 素质教育培训计划读者篇 NoteExpress 简介上海交通大学图书馆李泳涵 2013 年 11 月 19 日参考文献管理软件