Endnote X中文用户手册（试用版）

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榆物无尤
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1 Endnote X 中文用户手册 ( 试用版 ) 罗昭锋 smilesun@ustc.edu 中国科学技术大大学二零零六年十月八日

2 序两年来做了一些 endnote 软件的推广工作, 觉得 endnote 确实是一款非常有用的软件, 可以为科学工作者带来很多便利节省时间提高我们的工作效率几年前就曾接触过 endnote, 因为那时候很少有中文的说明, 六百多页的英文说明书让人望而却步, 没有搞明白, 后来很长时间没有去碰这个软件从那时候起, 就非常渴望有一本简要的中文操作指南, 哪怕不全面只要能让人把重要的功能用起来就可以了 04 年秋答应校研究生会做一个文献管理软件的报告, 不得不硬着头皮去钻研, 算是基本上搞明白了怎么回事由于以上这种情况, 一直很想写本稍详细点的手册, 让初学者很快可以入门这次利用国庆假期来编写这个手册, 算是了却一桩心愿关于本手册所谓的版权问题, 我本人并不介意任何形式的转载, 甚至鼓励大家转载, 我希望有更多的人了解并使用这个软件我建议转载时留下论坛的地址或我的联系方式, 因为这个使用版本可能还有一些缺陷, 如果有问题读者可以通过论坛或和我联系, 以便改进另外, 我建议每位科学工作者, 不管你是教授还是研究生, 或者是技术人员, 至少熟练掌握一款文献管理软件最好能再熟悉一款文献分析的软件, 如 refviz 等如果大家发现本手册有错误, 或者你对本手册有任何建议, 欢迎来信或在论坛发表您的意见, 以便下一次修订时加以改进有关 endnote 使用过程中的问题, 可以到论坛讨论咨询 : 我的 smilesun@ustc.edu 编者 : 罗昭锋于中国科学技术大学

3 目录第一章 endnote 软件简介...1 Endnote 的基本功能...1 Endnote X 的新功能...2 本手册内容导航...3 第二章数据库的建立...4 本章内容导航...4 Endnote 程序主界面简介...4 数据库建立的第一种方式 : 手动输入建立数据库...7 数据库建立的第二种方式 : 用软件直接联网下载...9 第一步 : 设置常用数据库...9 第二步 : 联机检索及检索策略...9 数据库建立的第三种方式 : 网上数据库输出...13 从 web of science 输出文献资料...13 从 scopus 输出文献资料...14 数据库建立的第四种方式 : 格式转换...17 Pubmed 数据库文献格式的转换方法...17 中国学术期刊网文献转换方法...21 附件的管理...24 第三章菜单介绍及数据库管理...26 本章内容导航...26 程序界面及基本功能介绍...26 菜单总览...27 File 菜单...28 EDIT 菜单...28 Preference 偏好设定...31 Reference 参考文献...33 Tools 工具菜单...35 右键菜单介绍...36 第四章数据库的应用...37 本章内容导航...37 一工具条介绍...37 二如何利用数据库来撰写论文...39 三 output style 的修改...41 四利用论文模板撰写论文...43 五 Endnote 统计分析功能...47 六笔记的管理...49

第一章 endnote 软件简介 Endnote 是汤姆森公司推出的最受欢迎的一款产品, 是文献管理软件中的佼佼者不管是和其它公司的产品相比, 还是与汤姆森公司的另外两款软件 reference manager procite 相比, 个人更喜欢 endnote 常见文献管理软件有汤姆森公司的 endnote,reference manager,procite, 以及基于网络的

4 第一章 endnote 软件简介 Endnote 是汤姆森公司推出的最受欢迎的一款产品, 是文献管理软件中的佼佼者不管是和其它公司的产品相比, 还是与汤姆森公司的另外两款软件 reference manager procite 相比, 个人更喜欢 endnote 常见文献管理软件有汤姆森公司的 endnote,reference manager,procite, 以及基于网络的 refworks 其中 EndNote 是最受欢迎最好用的软件,Reference Manager 提供网络功能可同时读写数据库,ProCite 提供弹性的群组参考及可建立主题书目,WriteNote 是基于 Web 的 EndNote 中文文献管理软件中, 有 NoteExpress 文献之星医学文献王 PowerRef 等, 其中 NoteExpress 是目前较好的中文文献管理软件 Endnote 的基本功能 Endnote 通过将不同来源的文献信息资料下载到本地, 建立本地数据库, 可以方便地实现对文献信息的管理和使用工作原理如下图所示 : 通过将不同来源的数据整合到一起, 自动剔除重复的信息, 从而避免重复阅读来自不同数据库的相同信息同时可以非常方便地进行数据库检索, 进行一定的统计分析等另一个重要的功能是, 在撰写论文报告或书籍时,endnote 可以非常方便地管理参考文献格式还可以非常方便地做笔记, 以及进行某一笔文献相关资料的管理, 如全文网页图片和表 1

5 格等整个软件的架构主要包括数据库的建立, 数据库的管理和数据库的应用三个方面功能模块程序模块基本功能其它数据库建立的四种方式及注意事项, 常见问题的检索 ( 通配符, 起止年代, 检索策略处理, 及其它数据库的建立的储存与调用 ), 拷贝, 复制, 删除, 注意事项添加, 全文管理, 网址, 图片等, 转换,, 连接的更新, 及设定文献管理数据库的管理撰稿引文编排数据库的使用重复, 排序, 统计, 分析, 查找, 栏位显示查找重复,export 如何引用文献, 引用的几种方式, 输出格式, 论文模板, 自行设定学习并掌握文献管理软件, 可以提高我们阅读文献, 获取信息的效率, 可以省去撰稿文稿时手动编排文献的麻烦同时 endnote 可以非常方便地作笔记, 并对笔记进行管理为我们撰写综述, 或阅读大量文献时提供了极大的方便 Endnote X 的新功能 EndNote X(Endnote 10) 的新功能 : 一将建立的数据库文件 (Library) 储存成单一压缩文件 ( 包括.enl 相同名称的.DATA 数据夹以及该文件夹下的全部文件 ), 便于备份或交流 ; 将 library 储存成一个档案 : 在程序主界面 File Send to Compressed Library 在 Send to Compressed Library 窗口确认储存路径与文件名, 并确认存档类型为 EndNote Compressed Library (*.enlx) 储存开启 Compressed library 档案 : 必须使用 EndNote X 方可开启, EndNote 会自动将.ENLX 档案解压缩, 并于相同路径下产生.enl 和.DATA 资料夹二更方便地管理 PDF 全文档案可以直接利用拖曳功能将 PDF 档案移至 EndNote 的 Reference 中, 系统即可自 2

6 动建立连结, 也可以通过 copy-paste 方式建立链接 Link to PDF 字段 : 在每笔参考文献的 Link to PDF 一栏, 可以选择连结至计算机中既有的 PDF 全文档案, 或者将 PDF 档案复制至 EndNote 预设的 PDF 数据夹中三 Library 窗口一次可显示最多八个字段四可将参考文献 (Reference) 窗口中的空白字段隐藏五参考文献类型 (Reference Type) 改以字母顺序排列, 方便查询与使用六新增参考文献类型 (Reference Type) : Ancient Text Dictionary Encyclopedia 以及 Grant ; Electronic Source 改名为 Web Page 七查询功能新增 field begins with field ends with 以及 word begins with 等八增加与更新 import filter connection file 以及 output style 九 Endnote X 在文献详细信息界面还增加了 Hide Empty Fields, 更便于浏览本手册内容导航第二章介绍如何建立数据库将向你介绍如何建立数据库, 以及如何管理全文和读书笔记, 管理相关的信息等 ; 第三章介绍软件的一些基本功能以及如何实现详细介绍每个菜单的功能至少需要掌握如何排序, 如何检索, 如何定义和查找重复, 删除, 如何进行标注, 批量替换, 复制粘贴, 设定栏位显示, 以及数据库资料的输出等第四章介绍如何利用软件撰写论文要掌握利用 endnote 来编排参考文献格式 3

7 第二章数据库的建立本章内容导航数据库建立是管理及应用的基础, 所以本章首先介绍如何建立数据库建立数据库就是将不同来源的相关资料放到一个文件中, 汇聚成一个数据库文件, 同时剔除来源不同的相同文献信息, 便于分析管理和应用本章首先对程序主窗口进行了简单介绍, 然后, 介绍了几种建立数据库的不同方法 Endnote 程序主界面简介在介绍数据库的建立之前, 简单介绍一下程序的主窗口 : 运行 endnote 后, 出现的第一个界面如下 : 4

8 在以上的窗口中选择要打开的数据库文件, 可以新建一个数据库文件点击 cancel 不打开任何文件在上图中点击 OK, 就会打开 SELEX 的数据库文件, 进入后界面如下 : 在上面窗口中, 用鼠标双击某一条记录就可以显示该记录的详细信息, 并且可以进行编辑 Endnote 中一般的设定会被及时保存, 设定完毕或输入完毕, 关闭即可 5

9 下面我们新建一个名为 SPR 的文献数据库文件, 来介绍如何建立本地数据库 : 新建数据库的方法可以是在启动程序时选择 Create a new Endnote Library, 也可以在程序的主界面, 选择 file-new, 选择文件保存地址并输入文件名 : 新建的空数据库文件如下 : 6

数据库建立的第一种方式 : 手动输入建立数据库 Endnote 软件中建立数据库的方式有四种 : 手动输入, 直接联网检索, 网站输出, 格式转换手动输入主要针对少数几篇文献, 无法直接从网上下载, 或者一时的想法等工作量较大, 无法应付大量的文献工作在上图中点击快捷键 New Reference, 也可以在 references 菜单下选择 new reference New

10 数据库建立的第一种方式 : 手动输入建立数据库 Endnote 软件中建立数据库的方式有四种 : 手动输入, 直接联网检索, 网站输出, 格式转换手动输入主要针对少数几篇文献, 无法直接从网上下载, 或者一时的想法等工作量较大, 无法应付大量的文献工作在上图中点击快捷键 New Reference, 也可以在 references 菜单下选择 new reference New references 的界面如下 : 输入文献的信息的窗口如上图所示, 每条文献记录有多个字段组成, 包括 Author Year Title 等下拉菜单显示的是文献的类型, 选择文献类型是期刊论文 (Journal Artical) 或是书 (Book) 或是专利(patent), 所显示的字段会有所差别 Endnote X 中提供 39 中文献类型手动输入文献信息方式比较简单, 首先选择适当的文献类型, 按照已经设好的字段填入相应的信息即可并不是所有的字段都需要填写, 可以只填写必要的信息, 也可以填写的详细些注意 : 人名的位置必须一个人名填一行, 否则软件无法区分是一个人还是多个人名, 因为各个国家人名的表示差异较大关键词的位置也一样, 一个关键词一行 7

11 如下图所示, 输入完毕, 点击右上角的关闭即可如果作者已经存在与软件数据库中, 输入的人名会显示为黑色, 如果作者名第一次输入则显示为红色一条记录输入完毕, 点击右上角关闭即可该记录在主窗口显示如下 : 关于 PDF 文件, 网址以及图片等等的管理, 如何链接到一条记录将在本章末尾讲述 8

12 数据库建立的第二种方式 : 用软件直接联网下载第一步 : 设置常用数据库设置常用数据库, 如下图所示 : 击关闭打开数据库链接 (open connection manager), 出现下面的界面, 选择常用的数据库, 点第二步 : 联机检索及检索策略上面选定的数据库链接就会出现在,tools-connect- 下面, 选择 Pubmed 就可连接到 9

13 pubmed 网站进行检索相应的文献了检索框 : 上图中点击 PubMed, 如果你的计算机能够链接到 PubMed 网站的话, 就会出现如下的 10

此时你可以象链接到网站一样方便地进行检索了检索时注意检索词之间的逻辑关系如果是跨时间段检索, 注意在两个时间之间用英文冒号隔开在 pubmed 中支持具体日期格式, 可以检索某两天之间的文献, 如 2006/01/01:2006/06/30; 在 web of science 中只支持年代, 只能检索两个年代之间的资料, 如 2003:2004, 表示检索 2003 和 2004

14 此时你可以象链接到网站一样方便地进行检索了检索时注意检索词之间的逻辑关系如果是跨时间段检索, 注意在两个时间之间用英文冒号隔开在 pubmed 中支持具体日期格式, 可以检索某两天之间的文献, 如 2006/01/01:2006/06/30; 在 web of science 中只支持年代, 只能检索两个年代之间的资料, 如 2003:2004, 表示检索 2003 和 2004 年的相关文献在检索窗口的左下方有一些命令, 可以通过这些命令来增减检索栏位的多少, 如果需要用同样的检索条件检索不同的数据库, 可以将检索策略储存, 在检索其它数据库时简单调用即可当检索条件特别复杂的时候, 这样可以节省每次输入检索条件的时间, 还避免了可能误输入产生的错误需要注意一点的是 : 不同数据库提供的检索字段有很大差别, 如上图 pubmed 提供了 24 种检索栏位, 还可以搜索所有栏位 ; 而在 web of science 中, 只提供了 6 种检索栏位, 如下图所示, 如果直接调用 pubmed 中的检索策略到 WOS 中检索, 会产生一些错误, 因此, 需要做一些调整在上面 pubmed 检索框中, 点击 search, 将会返回检索结果 : 11

出现下载界面 : 待下载完成可以新建一个数据库, 或者拷贝到已经存在的数据库中注意, 上面下载的界面中, 文献只是暂存,

15 表明共检索到 29 条符合条件的记录, 点击 OK 即可全部下载在上面两个方框中也可以对数字进行修改, 如将 29 改为 10, 将只下载前 10 条文献记录检索到的文献按时间顺序依次排列, 排在前面的表示较新的文献, 排在后面的时间久远一些点击 OK, 出现下载界面 : 待下载完成可以新建一个数据库, 或者拷贝到已经存在的数据库中注意, 上面下载的界面中, 文献只是暂存, 如果直接关闭这些信息将丢失, 如果需要全部或部分信息, 应将需要的部分信息加以保存关于检索栏位的增删, 检索策略的储存与调用请自行摸索一下 12

数据库建立的第三种方式 : 网上数据库输出目前有很多网上的数据库都提供直接输出文献到文献管理软件的功能如 scopus,web of science 等 Web of science 可以直接输出到 endnote, 而 scopus 则需要通过格式转换才能正确地导入到 endnote

16 数据库建立的第三种方式 : 网上数据库输出目前有很多网上的数据库都提供直接输出文献到文献管理软件的功能如 scopus,web of science 等 Web of science 可以直接输出到 endnote, 而 scopus 则需要通过格式转换才能正确地导入到 endnote 中下面以这两个数据库为例加以说明从 web of science 输出文献资料链接到 WOS 数据库, 输入检索词 SELEX, 共检索到 490 条参考文献 : 在右边选择要输出的记录范围, 然后点击 EXPORT TO REFERENCE SOFTWARE, 将会进入如下界面 : 13

17 当文件传送到本地之后, 会跳出一个选择目标数据库的窗口 : 选择你要将这些资料送到哪个数据库, 选择之后, 点击打开即可将 WOS 网站上的资料输送到目标数据库中从 scopus 输出文献资料连接到 scopus 数据库, 检索 : 14

18 检索结果如下 : 共得到 585 条记录, 这里选择 page, 即选定当前页, 共 20 条记录, 点击 output: 15

19 注意从 scopus 输出文献时, 由于 endnote 中没有与 references 对应的栏位, 所以输出时不要选择 references, 否则导入时会出现错误 Export for 那里要选择 RIS 格式, 点击 Export, 选择输出位置和文件名, 例如 scopus.ris 打开 endnote 软件, 选择 file-import: 转换进行中 : 16

导入完毕,20 条记录全部显示在数据库中, 如下图所示 : 数据库建立的第四种方式 : 格式转换通过格式转换相对来说始终比较麻烦的格式, 不是迫不得已, 一般不会采用的转换一般把资料保存为文本文件, 然后导入到 endnote 中要选择正确的 filter, 否则无法正确转换对于中文的文献资料信息, 可以先保存为文本, 按照 endnote 程序的要求进行一定的替换, 然后再导入即可

20 导入完毕,20 条记录全部显示在数据库中, 如下图所示 : 数据库建立的第四种方式 : 格式转换通过格式转换相对来说始终比较麻烦的格式, 不是迫不得已, 一般不会采用的转换一般把资料保存为文本文件, 然后导入到 endnote 中要选择正确的 filter, 否则无法正确转换对于中文的文献资料信息, 可以先保存为文本, 按照 endnote 程序的要求进行一定的替换, 然后再导入即可具体方式请参见英文说明书也可以利用 ultraedit 来编写宏, 实现自动替换目前需要这样通过文本转换的主要是中文文献万方集团在国庆节后会推广他们新的服务器版软件, 将支持 endnote 直接访问和下载功能届时, 这种转换功能的意义将是不大的下面分别以 pubmed 网站的文献转换和中国学术期刊网的资料转换为例进行说明 Pubmed 数据库文献格式的转换方法连接到 pubmed 网站, 并进行检索, 检索结果如下图所示 : 17

21 将上图红色标记的位置改为 pubmed, 文献记录将显示为 : 将第二个标记的地方 send to 下拉菜单的地方选择 Text, 将会出现如下格式 : 18

22 将上述窗口保存为纯文本格式的文件, 或者拷贝粘贴到记事本里, 保存为纯文本文件然后通过 endnote 里的 import 导入即可在 endnote 主程序界面, 选择 file-import, 选择要导入的文件, 和转换格式,import 即可整个过程如下图所示 : 如果你需要的格式不在下来菜单中, 请选择 Other Filters: 19

23 在 other filters 的界面, 选择 pubmed( 本例中 ), 点击 choose, 回到转换窗口 : Import 后, 文献将全部导入 endnote 20

24 中国学术期刊网文献转换方法中文文献资料导入文献管理软件一直是个头疼的问题, 因为这些数据库还不能通过 endnote 直接访问,endnote 也没有合适的 filter 所以只能将这些资料保存为文本文件之后, 通过批量替换的方法, 在不同的字段前面加上一些 endnote 可以识别的标记进到中国学术期刊网, 选择高级检索, 结果显示如下 : 选择文献的全部信息, 如下 : 21

25 拷贝并粘贴到文本编辑软件中, 如 ultraedit, 如下图 : 然后利用 ultraedit 的编辑功能, 进行一系列替换, 将中国学术期刊网的标识替换成 endnote 可以识别的标识, 然后就可以导入 endnote 了替换后的文本如下 : 这些表示在 endnote 英文说明书中均有说明将上面替换后的文件保存为纯文本文件, 即可开始导入了 22

26 转换完毕如下 : 注意作者是一行表示一个作者, 所以每个 %A 后面只能跟一个作者, 这样导出后作者才正确向上图中有些记录显示了几个名字, 就是因为他们都是跟在一个 %A 后面导致的结果 23

附件的管理 Endnote 中涉及的附件可能有 pdf 图片 word 文档网页表格等 Endnote 管理附件的方式有两种, 一是将附件的地址记录在 endnote 中, 需要使用时打开链接即可 ; 二是将文件拷贝到 endnote 相应数据库的文件夹下面第一种方式无需对文件进行备份, 占用空间小, 但数据拷贝时, 会引起链接对象的丢失 ; 第二种方式需要将文件拷贝一份到数据库文件夹中,

27 附件的管理 Endnote 中涉及的附件可能有 pdf 图片 word 文档网页表格等 Endnote 管理附件的方式有两种, 一是将附件的地址记录在 endnote 中, 需要使用时打开链接即可 ; 二是将文件拷贝到 endnote 相应数据库的文件夹下面第一种方式无需对文件进行备份, 占用空间小, 但数据拷贝时, 会引起链接对象的丢失 ; 第二种方式需要将文件拷贝一份到数据库文件夹中, 占用一定空间, 数据库转移时能将附件一同带走, 较为方便对目前硬盘空间足够大的情况下, 建议尽量用后一种方式管理附件上图 URL 的位置, 可以通过超链接的方式管理全文, 在该界面的任意地方单击右键, URL-Link to URL 添加链接 ; 该连接可以是网址, 可以是文件的相对地址如果是网址, 可以通过拷贝网址, 然后直接粘贴的方式添加链接 Link to PDF 是 endnote X 新增加的功能, 专用于管理 pdf 附件可以通过右键的 PDFlink to PDF 添加, 也可以直接拖拽的方式添加也可以通过拷贝粘贴的方式添加注意这里可添加的附件并不局限于 PDF 文件, 可以是图片, 音乐或其它文件等添加到这里的文件也会被拷贝到数据库的文件夹下面 24

28 如果是图片可以通过右键 insert picture 的方式管理注意 image 下面只可以添加一个文件或图片这里的文件也不限格式, 可以是多种文件如果有多个文件建议添加到 link to PDF 25

29 第三章菜单介绍及数据库管理本章内容导航本章逐一介绍菜单每一项的功能首先介绍一下程序的界面, 包括快捷键介绍, 然后介绍菜单, 主要包括数据库资料的输出文件压缩文字批量替换连接管理偏好设定重复的设定与删除显示栏位设定批量添加栏位与信息排序拷贝和粘贴等程序界面及基本功能介绍各快捷键及窗口栏位说明如下 : 26

数据库检索 : 主要针对本地数据库 ; 排序 : 对数据库中的文献可以按几个字段用升序或降序进行排序, 也可以直接点击相应的栏位, 如 : 点击 Year, 数据库就会根据 Year 进行升序或降序排列, 再点击一次, 次序会反过来 ; 点击 Title 或 Research notes 都有同样的效果在 endnote 中不仅在主窗口点击栏位名, 会进行升序或降序排列, 在一些子窗口,

30 数据库检索 : 主要针对本地数据库 ; 排序 : 对数据库中的文献可以按几个字段用升序或降序进行排序, 也可以直接点击相应的栏位, 如 : 点击 Year, 数据库就会根据 Year 进行升序或降序排列, 再点击一次, 次序会反过来 ; 点击 Title 或 Research notes 都有同样的效果在 endnote 中不仅在主窗口点击栏位名, 会进行升序或降序排列, 在一些子窗口, 同样具有这种功能 ; 新建参考文献 : 在第二章介绍如何建库时已经讲到, 不再重复 ; PDF:endnote X 还提供直接拖拽添加 pdf 文献的功能, 同时, 如果选定的文献其中已插入 pdf 文件, 可以点击程序快捷键栏位的 pdf 图标, 直接将 pdf 文件打开 ; 栏位显示 : 上图中显示了 image pdf Year Title Research notes 以及 Journal 等六个栏位,endnote X 中最多可同时显示 8 个栏位, 以前的版本一直为五个菜单总览 27

File 菜单 New 新建一个数据库 ; Open 鼠标指向 open 会显示出二级菜单, 其中包括近期打开的数据库, 以便快速打开 ; Open library 是用于较早版本数据库转换的 ; Save a copy 保存一个备份 ; Export 将数据库的文献信息以某种格式输出 ; 可以选择按某种期刊参考文献格式输出, 也可以输出全部信息 ; 既可以输出为纯文本文件 (txt),

31 File 菜单 New 新建一个数据库 ; Open 鼠标指向 open 会显示出二级菜单, 其中包括近期打开的数据库, 以便快速打开 ; Open library 是用于较早版本数据库转换的 ; Save a copy 保存一个备份 ; Export 将数据库的文献信息以某种格式输出 ; 可以选择按某种期刊参考文献格式输出, 也可以输出全部信息 ; 既可以输出为纯文本文件 (txt), 也可以输出为网页格式 (htm), 还可以输出为 rtf 和 xml 格式该功能可以方便地用于报表成果列表等等 Import 用于导入来自其它软件的数据库文件, 以及文本格式的文献信息如来自 reference manager 以及 procite 的数据库文件 ; 有些网站不能直接用 endnote 连接检索, 有没有直接输出到文献管理软件功能, 此时可能需要将需要的文献信息下载到本地, 再通过一定的格式转换成 endnote 的数据库记录如何创建 filter 请自行参考英文说明书关于具体转换方式将在以后讲到 ; Send to 在 endnote X 中提供了一个新功能, 可以将数据库所有相关文件压缩成一个文件, 便于拷贝传输, 而无需象以前的版本那样同时需要拷贝文件和文件夹 EDIT 菜单本节内容包括文献记录的拷贝粘贴以无格式文本粘贴将一条记录拷贝成特定期刊的参考文献格式批量替换内容字体及格式设定参考文献的输出格式设定其它来源的文献信息导入 endnote 时的格式转换连接数据库的管理以及偏好设定等内容其中, 连接数 28

据库的设定本手册将不作介绍, 如有需要请参考英文说明书关于文献输出格式将在下一章中讲到 Undo 撤销上一次的操作 ; Cut 剪切选定的文献, 这种方式剪切下来的是文献的全部信息 ( 不包括全文等 ), 可以转移到另一个数据库中 ; Copy 拷贝的也是文献的全部信息, 可以粘贴到另一个数据库中, 也可以插入到 word 中某个位置, 此时相当于插入引用文献注意此项功能与下面 copy

32 据库的设定本手册将不作介绍, 如有需要请参考英文说明书关于文献输出格式将在下一章中讲到 Undo 撤销上一次的操作 ; Cut 剪切选定的文献, 这种方式剪切下来的是文献的全部信息 ( 不包括全文等 ), 可以转移到另一个数据库中 ; Copy 拷贝的也是文献的全部信息, 可以粘贴到另一个数据库中, 也可以插入到 word 中某个位置, 此时相当于插入引用文献注意此项功能与下面 copy formatted 的区别 ; Paste 粘贴 ; Paste with text 以文本形式进行粘贴 ; Clear 在主程序界面可以删除已选择的文献, 相当于右键菜单中的 delete references; 如果在次级窗口中, 可以用于清除某些选择的栏位 ;; Select all 全选, 快捷键 ctrl+a, 相当于 windows 中的 ctrl+a 功能 ; Copy formatted 以选择的杂志格式拷贝选定的参考文献, 可以直接粘贴到写字板或 word 等文字处理软件中 ; Change text 点击会出现如下次级窗口 29

33 Output style 文献输出的格式, 在图 3-1 中, 当前选择的输出格式是 nature 杂志的格式, 关于如何设定以及修改输出格式将在下一章详细介绍 ; Import filter 将其它数据库文献或文本文献导入 endnote 时, 需要合适的转换格式也可以自行设定合适的转换格式 ; Connection file 选择要链接的数据库, 点击 open connection manager 进入 connection manager 界面, 如下 : 勾选常用数据库之后, 这些数据库就会出现在 tools -connect 下面, 便于快速链接 30

34 Preference 偏好设定 31

35 点击 Display field 会进入如下窗口, 可以设定在程序主界面希望显示的栏位和次序 : 点击 duplicates, 进入如下界面, 设定重复的标准, 即哪些栏位相同才算重复 32

36 Reference 参考文献 Reference 下拉菜单中的命令比较简单如下图所示 : 灰色的表示在主窗口不能直接实现的命令, 必须进到具体某些记录中才能执行在主窗口双击某项记录, 即可看到该记录的详细内容, 此时 reference 的下拉菜单一部分变为可执行了 33

如果当前显示的只是已打开数据库的部分记录的话, 点击可以显示全部 ; show selected references 有时候显示全部记录会显得凌乱, 可以鼠标选择之后, 利用该命令只显示相关的文献, 使界面显得简洁 ; hide

37 New reference 新插入一条文献记录, 与 ctrl+n 和快捷键中的 new reference 均具有相同效果 Edit reference 编辑选定的文献 ; Delete reference 删除选定的文献 ; Search reference 在数据库中检索文献 ; Next reference 和 previous reference 与下图中的快捷键具有同样的功能 show all references 如果当前显示的只是已打开数据库的部分记录的话, 点击可以显示全部 ; show selected references 有时候显示全部记录会显得凌乱, 可以鼠标选择之后, 利用该命令只显示相关的文献, 使界面显得简洁 ; hide selected references 隐藏选择的文献, 只显示未选择的文献 ; sort references 对数据库文献进行排序, 如快捷键上的排序功能相同 ; change and Move Fields 对数据库中的资料进行批量修改, 批量移动 34

insert picture 向打开的一条记录中插入图片 ; insert object 向打开的一条记录中插入一个对象, 可以是图片, 也可以是 word 文件, 也可是 pdf 等 Endnote X 中增加了更为方便的 pdf 文件管理功能, 所以 pdf 可以不用这种方式来管理建议也不要用这种方式管理 find duplicates 根据偏好设定中定义的重复资料标准,

38 insert picture 向打开的一条记录中插入图片 ; insert object 向打开的一条记录中插入一个对象, 可以是图片, 也可以是 word 文件, 也可是 pdf 等 Endnote X 中增加了更为方便的 pdf 文件管理功能, 所以 pdf 可以不用这种方式来管理建议也不要用这种方式管理 find duplicates 根据偏好设定中定义的重复资料标准, 查找当前数据库中有没有重复的文献记录 ; URL 打开或者添加超链接 ; PDF 打开或添加 pdf 文件到选定的文献中, 同时还提供将 pdf 链接转为相对链接的功能 Tools 工具菜单 Spell check 该功能只有在可编辑状态下才能使用 ; Cite while you write 撰写稿件时引用文献会用到的功能, 下章介绍 ; Connect 连接到常用数据库检索, 如果不在最近打开的链接中, 可以到 edit-connection files-open connection manager 进行设定 Subject Bibliography 可以进行简单统计分析, 将在下一章详细介绍 ; Format paper 将某篇文章中临时引用的文献转换成指定的参考文献格式 ; Manuscript templates 论文模板,endnote X 中至少提供 177 种以上杂志的论文模板 Data visualization 可译为数据可视化分析, 需要借助外部软件, 如 refviz 等提供一种 35

39 程序化的聚类分析方法右键菜单介绍在程序的主界面, 点击右键, 会弹出如下窗口各功能在前面已有介绍, 这里不再重复 36

40 第四章数据库的应用本章内容导航 Endnote 安装之后, 会在文字处理软件中出现一个 endnote 工具条本章将首先介绍一下工具条, 然后介绍如何利用 endnote 来撰写论文, 最后简单介绍一下利用 endnote 来管理读书笔记和利用 endnote 对数据库信息作简单的分析一工具条介绍各快捷键介绍如下 : 37

41 Find citation(s) 撰稿引文时, 可以通过查找的方式找到希望引用的参考文献 ; Go to endnote 从 word 中跳转到 endnote; 如果 endnote 没有开启, 点击该按钮将开启 endnote 程序 ; Format bibliography 将临时引用的参考文献格式按照选定的杂志进行编排, 如果一边插入一边进行格式编排, 会占用较多内存 ; 如果不希望这样, 可以点击下面的 Unformat citations 快捷键 ; Insert selected citation(s) 插入选定的文献, 可以是一篇, 也可以是多篇 ; Edit citatation(s) 编辑易插入的引用文献, 譬如有些文献引用不合适, 或者顺序需要调整, 可用该功能完成 ; Insert note 在制定的位置插入输入的内容, 插入位置会留下一条文献记录的标记, 插入的内容会显示在后面参考文献中 ; Edit library reference(s) 如果发现某条参考文献内容有错误, 可以用该命令进行修改, 该命令将同步更新数据库和后面引用的参考文献 ; Unformat citations 不对临时插入的参考文献进行格式转换, 以节约计算机资源 ; Remove field codes 撰写的论文在投稿前, 需要用该命令移除 endnote 标记 ; 移除后将不能利用 endnote 对参考文献格式进行编排 ; Export traveling library 如果你接受到一个带 endnote 标记的文档, 可以通过该命令导出有关的参考文献信息, 此时导出的信息不完整, 只有列举参考文献时一些必要的信息, 如关键词摘要等都没有 ; Find figure(s) 查找图片 ; Generate figures list 生成图片列表 ; Cite while you write preferences 撰稿与引用偏好设定, 点击会进入到如下的界面 : 38

可以根据提示进行一些设定 Help 帮助二如何利用数据库来撰写论文 Endnote 功能之一是在你撰写论文或书籍时, 可以自动为你编排文献格式, 如果手动修改要完成这项任务, 需要你的电脑已经安装 endnote 和文字处理软件如 word 等打开 word 和 endnote 第一种方式, 在 word

42 可以根据提示进行一些设定 Help 帮助二如何利用数据库来撰写论文 Endnote 功能之一是在你撰写论文或书籍时, 可以自动为你编排文献格式, 如果手动修改要完成这项任务, 需要你的电脑已经安装 endnote 和文字处理软件如 word 等打开 word 和 endnote 第一种方式, 在 word 中将鼠标指在要插入文献的位置, 然后切换到 endnote 程序中, 选择要引用的参考文献, 点击工具条上的 Insert selected citation(s), 即可将选定的文献插入到该指定位置 ; 其它文献插入依此类推, 待全部文献插入完毕, 点击 Format bibliography 将进入如下画面 : 39

43 点击确定之后,word 文档中的参考文献就会按照设定的杂志格式编排好第二种插入文献的方式 :Copy-paste 在 endnote 数据库中, 选择要插入的文献, 右键单击, 选择 copy, 回到 word 中, 右键单击要插入文献的位置, 然后粘贴即可 ; 第三种方式查找方式, 利用 find citations 快捷键, 点击后出现如下窗口 : 以上这种方式既可以插入一篇文献, 也可以同时插入多篇文献 40

citation(s) 快捷键, 即可将文献插入在相应的位置待全部文献插入完毕, 按第一种方式中所述的方式, 选择特定的期刊,

44 第四种方式, 可以利用 endnote 中的 CWYW/Add in 快捷工具条来实现插入 : 在 endnote 主程序界面, 按如下方式设定 : 几个快捷键的含义如下 : 在 word 中将鼠标指在待插入文献的位置, 选定要插入的文献, 在 endnote 中点击上面的 insert citation(s) 快捷键, 即可将文献插入在相应的位置待全部文献插入完毕, 按第一种方式中所述的方式, 选择特定的期刊, 即可将参考文献排列成该期刊指定的格式三 output style 的修改目前 endnote 提供了两千多种期刊的引文格式, 如果你投稿的期刊是这两千余种期刊之 41

45 一, 你无需自行设定引文格式, 如果恰巧你投稿的期刊 endnote 中没有现成的引文格式, 你可以自行设定下面介绍如何自行设定, 参考引文的格式 : 在 endnote 主界面,edit-output style-open style manager 在已有期刊格式中, 可以选择自己需要的期刊格式如果没有完全符合要求的期刊格式, 可以自行创建所需的期刊格式一般情况下, 并不建议完全从头开始创建, 可以在上面窗口中选择引文格式预览, 然后找一种比较相近的期刊进行修改在上面的界面中点击 Edit, 即可进入到编辑界面 : 42

Page numbers 那一栏, 可以设定页码, 有些杂志的页码全部显示, 有些终止页只显示后两位, 如 1327-1332, 有些杂志显示为 1327-32 这种不同的表示方法可以在此设定 Citations 部分, 可是设定文章中, 参考文献引用的标记格式, 有些杂志文中的参考文献引用标记为 [1], 有的表示为 (1), 有点直接用数字表示 1, 还有些用不同的上标表示

46 Page numbers 那一栏, 可以设定页码, 有些杂志的页码全部显示, 有些终止页只显示后两位, 如 , 有些杂志显示为这种不同的表示方法可以在此设定 Citations 部分, 可是设定文章中, 参考文献引用的标记格式, 有些杂志文中的参考文献引用标记为 [1], 有的表示为 (1), 有点直接用数字表示 1, 还有些用不同的上标表示 Bibiliography 部分, 可以设定参考文献的格式, 如 nature 杂志引用期刊论文, 其格式为 : Author, Journal Volume (Issue), Pages (Year). 这表示, 文献信息各项内容的顺序依次为 :Author, Journal Volume (Issue), Pages (Year). 其中 volume 用黑体表示, 杂志用斜体表示,issue 和 year 用括号括起来按照文档编辑的方式, 结合和就可以进行修改了四利用论文模板撰写论文 Endnote 中除了提供两千多种杂志的参考文献以外, 还提供了 178 种杂志的全文模板如果你投稿的是这些杂志, 只需要按模板填入信息即可下面以投稿 nature 杂志为例, 说明如何利用全文模板 : 43

47 第一步 :tools-manuscript bibliography, 选择要投稿的期刊这里选 nature, 44

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50 按照提示添加内容即可五 Endnote 统计分析功能利用 endnote 可以做一些简单的统计分析功能在 toools 下面有个 Subject bibliography, 它的功能主要是输出数据库中某一类的文献信息, 这里主要介绍一下该功能可以做一点简单的统计分析点击 Subject bibliography 进到下面的画面 : 47

共有 59 篇文献 ( 有可能是同名的不同作者 ) 根据作者论文数的多少, 大致可以判断出该领域的活跃分子和高产科学家

51 选择 Author( 也可以选择其它的, 或选择多个, 这里以 author 作为示例 ), 点击 OK, endnote 就会列出每位作者的论文数两次点击 records, 就会按每位作者的论文数进行排序, 在当前示例数据库中,Gold,L. 共有 59 篇文献 ( 有可能是同名的不同作者 ) 根据作者论文数的多少, 大致可以判断出该领域的活跃分子和高产科学家如果在上图中选择 year, 数据库将会按照年代统计出每年发表的文章数根据论文数增长的趋势大致可以判断出该领域的大致发展趋势 48

52 还可以用作者单位进行分析, 了解哪些研究单位在该领域比较活跃在上述统计结果中, 进一步检索作者 Gold,L, 然后对该作者的论文进行年代和单位分析可以大致了解该作者的动向 Data visualization 在 tools 菜单的最下面, 有个 Data visualization 的外部命令按钮, 点击可以启动已经安装的文献信息分析软件如 refviz 等 Refviz 可以与常见文献管理软件无缝对接, 可以对 endnote 数据库中的文献进行聚类分析 Refviz 工作的原理类似我们正常阅读文献, 然后归类管理的方式 Refviz 分析文章中出现的关键词, 然后根据关键词进行分类同时, 这些软件还提供交互式的分类方法, 可以通过人为的干涉改变分类方法, 使其分类更符合我们的需要对于当今大量的文献,refviz 可以为我们提供了一种快速了解某一领域的方法六笔记的管理读完一篇文献后, 可以将重点内容或自己总结的概要或者一些想法或者其它相关的信息记录在这篇文献的记录中在 endnote 中有三个位置可以记录大量的文字内容 : abstract notes 和 research notes, 每处可以记录 32K 文字信息, 如果是纯文本, 差不多有五页纸的内容通常 notes 里有一些引用信息等, 只有 research notes 是空的, 建议你做笔记时记录再这里然后再偏好设定中, 设定 display fields, 将 research notes 设定为在主窗口显示这样在主窗口就可以浏览你记录的信息了因为是文字, 无法现场演示, 不知道重点是否突出, 重要的信息是否讲到了是不是书中有很多错误希望热心的读者一一指正, 需要更正的信息将会公布在论坛上, 并且如果有机会对本版进行修订时一并加以修改谢谢! 49

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endnot EndNote 个人资料管理软件上海交通大学图书馆汤莉华 E-mail:tlh@sjtu.edu.cn 2009 年 5 月 15 日个人资料管理软件2 此次讲座课件以 EndNote X2 版本为范例, 其他版本可参照使用软件下载地址 :ftp://public.sjtu.edu.cn/ 用户名 : tlh 口令 : public 个人资料管理软件3 EndNote 简介 EndNote 软件是