干部人事档案管理制度

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1 受控状态 : 受控 非受控 发放号 : 干部人事档案管理制度 XTJ/G2-R ( 第二版 ) 编制 : 郑国祥 易灵 审核 : 廖晓平 批准 : 李 丁 湖南省特种设备检验检测研究院 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-1

2 1. 目的 干部人事档案管理制度 为了加强在编职工人事档案材料的管理, 提高科学管理水平, 有效地保护和 利用档案材料, 根据中央组织部 干部档案工作条例 干部档案整理工作细 则 ) 特制定本制度 2. 基本内容 人事档案保管制度包括以下六部分 : 工作人员配备 管理范围 干部档案整 理 档案保管与保护 档案利用 档案转递 3. 工作人员配备 员 管理正式人事档案, 必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人 4. 管理范围 4.1 本院管理人事档案的范围, 原则上应与干部管理范围相一致, 其分工如下 : 干部职工档案正本, 由省特检院人力资源部门统一保管 ; 干部档案副本, 由干部职工所在分院相关部门保管 ; 4.2 本院干部职工退休以后, 由该干部职工所在分院的相关部门保管 4.3 干部职工死亡以后, 由其所在分院保存五年后, 移交当地所在档案部门保存, 按同级国家档案馆接收范围的规定进馆 4.4 干部辞职 退职 自动离职 被辞退 ( 解聘 ) 后, 未就业的, 其档案仍由省特检院人力资源部保管 另就业的, 其档案转至有关的组织 人事部门保管, 不具备保管条件的, 转人事部门所属的人才流动服务中心保管 4.5 干部被开除公职以后, 未就业的, 其档案由省特检院人力资源部保管 ; 另就业的, 其档案转给有关的人事部门保管 凡通过劳动部门就业的, 其档案由有关的劳动部门保管 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-2

3 XTJ/G2-R 人力资源管理制度 干部人事档案管理制度 4.6 干部在受刑事处分和劳动教养期间, 其档案由省特检院人力资源部保管 刑满释放和解除劳教以后, 重新安排工作的, 其档案由有关的人事部门或政府人 事部门所属的人才流动服务中心保管 凡通过劳动部门就业的, 其档案由有关的 劳动部门保管 4.7 干部出国不归, 失踪, 逃亡以后, 其档案由省特检院人力资源部保管 4.8 干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案, 由省特检院人力资源 部指定有关部门专人保管 5. 干部档案整理 5.1 整理工作的基本要求 整理干部档案, 须做到认真鉴别 分类准确 编排有序 目录清楚 装订整齐 通过整理使每卷档案达到完整 真实 条理 精炼 实用的要求 整理干部档案, 事先要收集好干部档案材料, 并备齐档案盒 卷皮 目录纸 衬纸 切纸刀 打孔机 缝纫机等必需的物品和设备 整理干部档案的人员, 必须努力学习党的干部工作方针 政策和档案工作的专业知识, 熟悉整理干部档案的有关规定, 掌握整理工作的基本方法和技能, 认真负责做好整理工作 5.2 档案材料的鉴别 判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容 发现有同名异人 张冠李戴的, 或不属于干部档案内容和重复多余的材料, 应清理出来 对其中有保存价值的文件, 资料, 可交文书档案或转有关部门保存 不属于干部档案内容, 比较重要的证件 文章等, 组织不需要保存的, 退给本人 无保存价值又不宜退回本人的, 应登记报主管领导批准销毁 ; 审查材料是否齐全 完整 政审材料一般应具备审查结论 调查报告 上级批复 主要证明材料 本人的交待等 处分材料一般应具备处分决定 ( 包括免予处分的决定 ) 调查报告 上级批复 个人检讨或处分的意见等 上述材料, 属于成套的, 必须齐全 ; 每份归档材料, 必须完整 对头尾不清 来源和时间不明的材料, 要查清注明后再归档, 凡是不清楚或对象不明确的材料, 不能归档 ; 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-3

4 5.2.3 审查材料是否手续完备 凡规定需由组织盖章的, 要有组织盖章 审查结论 处分决定 组织鉴定 民主评议和组织考核中形成的综合材料, 应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面 任免呈报表须注明任免职务的批准机关 批注时间和文号 出国 出境 审批表, 须注明出去的任务 目的及出去与返回的时间 凡不符合归档要求, 手续不完备的档案材料, 须补办完手续后再归档 ; 鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题, 需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料, 不能归入干部档案, 应交有关组织处理 ; 鉴别时, 发现档案中缺少的有关材料, 要及时进行登记并收集补充 5.3 档案材料的分类 对归档的材料必须按照 干部档案工作条例 中关于正 副本十类内容的划分进行分类 干部档案正本, 由历史地 全面地反映干部情况的材料构成 其内容分类 : 第一类履历材料 : 干部职务变动登记表 干部履历表 ( 书 ) 简历表, 干部 职工 教师 医务人员 军人 学生等各类人员登记表, 个人简历材料, 更改姓名的材料, 城镇待业人员登记表等有关个人履历材料, 大中专毕业生毕业统一安排工作登记表, 履历表中含录干审批内容的放九 5 类 第二类自传及属于自传性质的材料 ; 学生自传 科技人员自传 教师自传 医务人员自传 入党时写的自传 后备干部自传 ( 提升后 ) 技术自传等有关个人自传方面的材料 第三类鉴定 ( 含自我鉴定 ) 考察 考核材料: 以鉴定为主要内容的各类人员登记表, 组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料 ; 作为干部任免, 录用干部的正式考察综合材料 ; 干部考核登记表和九三年以来的年度考核登记表 ; 毕业生鉴定表 ( 如果四类中无毕业生登记表, 此表优先放四类 ); 后备干部登记表 ;89 年春夏之交鉴定 ; 有关审计工作形成的材料 ( 审计中发现问题并给予处分的放八类 ) 第四类学历 学位 学绩 培训和专业技术情况的材料 : 报考中专及高等院学生登记表 学生推荐审查表 ; 学习 ( 培训结业 ) 成绩表 学籍卡 学历证明材料 ; 选拔留学生审查登记表 ; 凡属毕业生登记表 ; 专业技术人员职称审批表 ; 干部的创新发明 科研成果著作及有关重大影响的论文 ( 如获奖或载全国性 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-4

5 报刊上发表的 ); 出国留学生审批表 出国人员进修审批表 出国留学结业鉴定表 ; 党校学习思想小结 ; 党校学员考核登记表 ; 公务员培训登记表 ; 文化补习合格证 第五类政审材料 : 审查干部政治历史情况 ( 包括党籍问题 ) 的调查报告 审查结论 上级批复 本人对结论的意见 检查交待或说明情况的材料, 主要证明材料 ; 甄别 复查结论 ( 意见 决定 ) 调查报告 批复及有关的依据材料 ; 入党 入团 参军 出国等政审材料 家庭政治情况调查表 ; 更改干部的民族 年龄 国籍 入党入团和参加工作时间的组织审查意见, 上级批复以及所依据的证明材料 ; 确定知青下放工龄 ;89 年动乱学生政治表现 ; 革命烈士证明书 第六类加入党团的材料 : 中国共产党入党志愿书, 入党申请书 (1-2 份全面系统的 ) 和转正申请书, 中国共产党党员登记表, 不予登记的决定 组织审批意见及所依据的材料 ; 民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表 认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料, 退党材料, 取消预备党员资格的组织意见 ; 中国共产主义青年团入团志愿书 申请书, 团员登记表 退团材料 ; 加入民主党派的有关材料 第七类奖励 ( 包括科技和业务奖励 ) 材料 各种先进人物登记表 先进模范事迹 嘉奖 通报表扬等材料 ; 科技 ( 科研 ) 成果 科学论文 创造发明 技术革新 优秀科普作品奖励表 ; 劳动模范申请书 ; 劳动模范退休特殊贡献待遇审批表 ; 专家一次性津贴审批表 第八类干部违犯党纪 政纪 国法等材料 处分决定 ( 免于处分的处理意见 ), 查证核实报告, 上级批复 本人对处分的意见和检查 交待材料 ; 通报批评材料 ; 甄别 复查报告 决定, 上级批复及本人意见 ; 法院审判工作形成的判决书等 第九类工资 任免 退 ( 离 ) 休等材料 (1) 工资情况的材料职务工资变动登记表 ; 干部工资级别登记表 ; 干部调升级资审批表 ; 调整工资区类别审批表 ; 工资制度改革审批表 ; 浮动工资转为固定工资审批表 ; 企业职工 ( 干部 ) 工资情况清理表 ; 定级和解决待遇 增加退 ( 离 ) 休费的审批材料 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-5

6 (2) 任免材料 : 干部任免呈报表 ( 包括附件 ); 干部提调呈报表 ; 军队干部提升 授衔报告表 军衔审批表 ; 公务员过度审批表 参照公务员过渡审批表 (3) 出国 出境材料 : 出国 出境人员审批表 登记表 ; 驻外使馆审批表 (4) 党代会 人代会 政协会议 工青妇等群众团体代表会 民主党派代表会代表登记表 (5) 机关单位选拔 聘用 录用 转干 转业材料 : 聘用干部合同书, 续聘审批表 ; 吸收录用国家干部审批表 ; 解聘 辞退材料 ; 入伍登记表 复员或军队转业干部军人审批表 ; 调动工作审批表 ; 待遇 退 ( 离 ) 休 退职材料 : 退职 退 ( 离 ) 休审批表及本人写的申请书或报告 ; 申请停薪留职的报告 批复 ; 离职通知书 ; 复职审批表 ; 退 ( 离 ) 休干部提高待遇审批表 (6) 离休干部审批表 ; 退休干部审批表 ; 提高离退休待遇审批表 第十类其他可供组织参考有保存价值的材料 : 有残疾的体检表 残废等级材料 ; 干部逝世后报纸报道的消息或讣告, 悼词 ( 生平 ), 非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等 ; 法院系统 人民陪审员登记表 ; 照顾招收退休退职死亡干部子女报批表 ; 预备役军官登记表 ; 转业干部转服预备审批表 ; 只生一个孩子审批表 干部档案副本内容, 是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成 : 第一类的近期履历材料 第三类的主要鉴定, 干部考核材料 第四类的学历 学位, 评聘专业技术职务的材料 第五类的政治历史情况的审查结论 ( 包括甄别 复查结论 ) 材料 第七类的奖励材料 第八类的处分决定 ( 包括甄别 复查结论 ) 材料 第九类的任免呈报表和工资 待遇的审批材料 其它类别多余的重要材料, 也可归入副本 内容交叉的材料, 可根据材料的主要内容或用途确定类别 带自传的履历或简历表, 以自传为主, 归第二类 履历表和简历表有鉴定的, 以履历为主, 归第一类 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-6

7 有任免职务内容的干部登记表, 任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料 提升工资级别的评级 评定军衔的鉴定表等材料, 以其主要用途为主, 归第九类 政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论 调查报告 处分决定等材料, 一律归第八类 ; 凡未给予处分, 以政治历史问题为主的, 归第五类, 以违纪错误为主的归第八类 5.4 档案材料的排序与编目 每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序, 并在每份材料的右上角编上类号和顺序号, 在其右下角编写页数 档案材料排序的基本方式 : 按档案材料形成时间排序的 : 第一类 第二类 第三类 第四类 第七类 第十类材料 ; 按档案材料内容的主次关系进行排序的 : 第五类 第六类 第八类材料 其中第五类 第八材料的排列顺序为 :(1) 上级批复 ;(2) 结论或处分决定 ; (3) 本人对结论或处分决定的意见 ;(4) 调查报告 ;(5) 证明材料 ;(6) 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列 第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前 ; 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按时间先后依次排序 ; 第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况, 采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序 按材料性质相对集中排序的方法是 :(1) 工资情况的材料 ;(2) 任免材料;(3) 出国 出境材料;(4) 各种代表会登记表 ;(5) 聘用录用 转干 转业材料;(6) 待遇 退( 离 ) 休 退职材料 ; (7) 其它材料 每种材料再根据形成材料的时间顺序排列 每卷干部档案必须有详细的档案材料目录 目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写 具体要求 : 按照类别排列顺序及档案材料目录格式, 逐份逐项地进行填写 ; 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-7

8 根据材料题目填写 材料名称 无题目的材料, 应拟定题目 材料的题目过长, 可适当简化 拟定或简化题目, 必须确切反映材料的主要内容或性质特点 凡原材料题目不符合实际内容的, 须另行拟定题目或在目录上加以注明 ; 材料形成时间, 一般采用材料落款标明的最后时间 复制的档案材料, 采用原材料形成时间 ; 填写 材料份数, 以每份完整的材料为一份 ( 包括附件 ); 材料页数的计算, 采用图书编页法, 每面为一页, 印有页码的材料 表格, 应如数填写 ; 书写目录要工整 正确 清楚 美观, 不得使用圆珠笔 铅笔, 红色及纯蓝墨水书写目录 填写目录后, 要检查核对, 做到准确无误 ; 书写目录时, 每类目录之后, 须留出适量的空格, 供补充档案材料时使用 5.5 复制与技术加工 档案材料载体变质或字迹褪色不清时, 须进行抢救 抢救材料, 一般可采用修复 打印, 抄写 复印等方法 凡打印 抄写的材料, 必须认真细致, 核对无误, 注明复制单位和日期 建立档案副本的材料不够时, 可选择正本中的材料进行复制, 将复制件存副本, 其原件必须存入正本 为便于装订 保管和利用, 延长档案材料的寿命, 对一些纸张不规则 破损 卷角 折皱的材料, 应进行技术加工 其主要方法 : 对超出 A4 开规格的档案材料, 在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下, 可酌情进行剪裁 ; 不能剪裁的材料, 须进行折叠 折叠时, 要根据材料的具体情况, 采用横折叠 竖折叠 横竖交叉或梯形折叠等办法 折叠后的档案材料, 要保持整个案卷的平整, 文字, 照片不得损坏, 便于展开阅读 ; 对破损 卷角 折皱和小于 A4 开规格的档案材料, 要进行裱糊 主要方法有 : 单面裱糊 夹面裱糊, 开窗裱糊 鱼鳞或梯形托裱, 胶纸粘贴等 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸 浆糊和胶水必须能防虫蛀, 不腐蚀纸张 裱糊后的档案材料要凉干, 不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤 ; 对过窄或破损未空出装订线的档案材料, 须进行加边 打眼装订, 不得压字和损伤材料内容 ; 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-8

9 拆除档案材料上的大头针, 曲别针, 订书针等金属品, 以防止氧化锈毁材料 5.6 装订与验收入库 每个干部的档案材料, 必须装订成卷 装订后的档案, 目录在卷首, 材料排列顺序与目录相符 ; 卷面整洁 全卷整齐 平坦, 装订结实实用, 具体做法 : 将目录与材料核对无误 ; 把全卷材料理齐 材料条件好的应做到四面整齐, 条件较差的, 以装订线一边和下边两面为齐 ; 在材料左侧竖直打上统一的装订孔 孔距规格应符合 条例 附件一的规定 ; 一律使用 条例 附件一规定的标准干部档案卷皮 档案卷皮须书写档案人的姓名 籍贯 档案号 书写姓名不得用同音字或不规范的简化字 干部档案整理装订成卷后, 必须进行认真细致的检查, 经验收合格后, 方能入库 5.7 整理工作的注意事项 干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行 中华人民共和国档案法 中华人民共和国保守国家秘密法 和干部档案工作的有关规定 严格遵守安全保密制度, 保守党和国家的秘密 在整理档案时, 严禁吸烟, 以确保档案的安全 ; 不得私自涂改, 抽取或伪造档案材料 ; 不得擅自处理或销毁档案材料 整理中按规定剔出的档案材料, 须进行登记, 经主管领导审查批准后分别情况予以处理 ; 在整理档案过程中, 要加强对档案材料的管理, 防止丢失档案材料和泄露干部档案内容 6. 档案保管与保护 6.1 根据安全保密, 便于查找的原则要求, 对干部档案应严密 科学地保管 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-9

10 6.1.1 干部档案管理部门, 要建立坚固的 防火 防潮的专用档案库房, 配置铁质的档案柜, 库房面积每千卷需 20 至 25 平方米 库房内应设置空调 去湿 灭火等设备 ; 库房的防火 防潮 防蛀 防盗 防光 防高温等设施和安全措施应经常检查 ; 要保持库房的清洁和库内适宜的温 湿度 ( 要求 : 温度 14 一 24, 相对湿度 45 一 65%); 保管干部档案, 应建立登记和统计制度 每年全面检查核对一次档案, 发现问题及时解决 ; 要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术, 逐步实现档案管理工作的科学化 现代化 6.2 档案盒 目录和档案袋的样式 规格实行统一的制作标准 7. 档案利用因工作需要查阅和借用干部档案, 须遵守下列规定 : 7.1 查阅单位应填写 查阅干部人事档案审批表 ( 见 XTJ/GJ2-R ), 按照查阅干部档案的规定办理审批手续 不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案 ; 7.2 省特检院人力资源部档案管理人员, 根据审批表, 确定是否提供和提供什么材料 ; 7.3 凡查阅干部档案, 查阅单位应派两名正式中共党员干部到省特检院人力资源部人事档案查阅室查阅 ; 7.4 档案一般不外借 确因工作需要借用时, 必须办理报批和登记手续, 指定人员填写 人事档案借阅单 ( 见 XTJ/GJ2-R ), 经过人事分管领导批准, 并严格履行登记手续, 不得擅自转借他人, 借出档案时间不超过两周, 逾期未还者, 档案管理人员应进行跟催, 在归还档案时, 档案管理人员应依 人事档案借阅单 的记载逐一核对, 并检查档案资料的完整性, 确认无误后方可在 人事档案借阅单 备注栏注明归还日期 ; 7.5 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案 ; 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-10

11 7.6 查阅档案, 必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改 圈划 抽取 撤换档案材料 查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容, 违犯者应视情节轻重, 予以批评教育直至纪律处分 属于假公济私者, 按违犯 中华人民共和国档案法 处理 ; 7.7 借用 查阅档案的单位或个人, 不得擅自拍摄复制档案内容, 因工作需要从档案中取证的, 必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制 ( 拍摄 ) 8. 档案转递 8.1 干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位 8.2 转递档案应遵守下列规定 : 干部档案应通过机要交通转递或派专人送取, 不得邮寄或交干部本人自带 转出的档案必须完整齐全, 并按规定经过认真的整理装订, 不得扣留材料或分批转出 ; 转递档案必须按统一规定填写 干部人事档案转递通知单 ( 见 XTJ/GJ2-R ) 的项目详细登记, 严密包封, 在档案转出后 ( 逾期一个月未见回执 ), 及时去函去电索取, 以防丢失 ; 接收调入人员的档案时, 要做到仔细查看单位 姓名 职务是否相符, 档案内容是否与档案转递单位开列的项目相符, 档案材料是否其群, 整理装订是否符合要求, 并建立接收人员档案登记薄 ; 收到档案的单位, 经核对无误后, 应在回执上签名盖章立即退回 逾期一个月未退回者, 转出单位应写信催问, 以防丢失 ; 为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递, 干部调配 任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门并建立必要的联系制度 8.3 严格执行转递制度, 避免产生 无头档案 对已出现的 无头档案, 应认真查转 对确属查不到干部下落的, 凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-11

12 9. 附则 9.1 本院人事档案按以上规定管理, 列入人事档案管理的范围是在编干部职工 9.2 聘用人员建立临时人事档案仅用于本院人事管理, 临时人事档案包含个人简历 员工面试评价表 身份证复印件 学历学位证书复印件 职称及职业资格证书 离职证明 员工基本信息登记表 ( 见 XTJ/GJ2-R ) 劳动合同等相关材料 材料的收集 保管参照上述规定管理 已离职的临聘人员临时档案自离职之日起两年后销毁 10. 相关表格 10.1.XTJ/GJ2-R 查阅干部人事档案审批表 10.2.XTJ/GJ2-R 人事档案借阅单 10.3.XTJ/GJ2-R 干部人事档案转递通知单 10.4.XTJ/GJ2-R 员工基本信息登记表 2016 年 06 月 01 日发布 2016 年 06 月 10 日实施 R07-12

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