考核相关表格博士资格考核相关表格助教考核表工作日志表考试相关材料等 ( 三 ) 在校教育管理过程中形成的有关材料 : 研究生入学 ( 学籍 ) 登记表, 休学转学转专业出国退学等学籍异动证明材料, 奖惩记载 ( 校级 ), 国际交流申请表, 组织审查申请材料, 调阅档案申请材料等 (

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母应
5 years ago
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1 附件 1 南方科技大学研究生档案管理细则 ( 暂行 ) 第一章总则第一条为切实加强南方科技大学研究生档案管理工作, 促进研究生档案管理工作的规范化科学化, 根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法律法规, 结合我校实际, 特制定本细则第二条研究生档案主要由两部分构成, 分别为 : 学生入学前形成的人事档案和学生的学程档案第二章研究生档案归档内容第三条人事档案包括 : 高考档案, 本专科档案, 党团组织材料, 有就业经历的学生要有工作期间的相关档案材料等第四条学程档案是指学生在报名录取培养毕业学位授予就业等活动过程中形成的, 记载个人学习情况思想政治品德科研能力奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料其内容包括 : ( 一 ) 招生过程中形成的有关材料 : 硕士 / 博士学位研究生录取登记表, 研究生考试成绩单 ( 包含复试成绩 ) 等 ( 二 ) 培养过程中形成的有关材料 : 培养计划表论文开题

2 考核相关表格博士资格考核相关表格助教考核表工作日志表考试相关材料等 ( 三 ) 在校教育管理过程中形成的有关材料 : 研究生入学 ( 学籍 ) 登记表, 休学转学转专业出国退学等学籍异动证明材料, 奖惩记载 ( 校级 ), 国际交流申请表, 组织审查申请材料, 调阅档案申请材料等 ( 四 ) 学位授予过程中形成的有关材料 : 学位授予材料 ( 学位授予通知书 ) 学位论文答辩申请书学位论文评阅意见书学位论文答辩情况表学位论文答辩资格审查表学位证书证明等 ( 五 ) 毕业就业过程中形成的有关材料 : 毕业生登记表, 研究生就业通知书副联等 ( 六 ) 党团材料 : 入党申请书思想汇报党校培训证书复印件共青团组织推优材料入党积极分子考察登记表函调党内外群众评议意见自传入党志愿书等 ( 七 ) 应当归档的其他材料第三章研究生档案归档材料要求第五条归档材料需满足如下要求 : ( 一 ) 归档材料必须真实, 不能造假涂改 ( 二 ) 归档材料对象明确文字清楚填写规范齐全完整成套材料必须头尾完整, 凡规定由组织审查盖章的必须有公章, - 2 -

3 规定同本人见面的要有本人签字 ( 三 ) 归档材料一般应当为原件证书证件等特殊情况用复印件存档的, 必须注明复制时间, 并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织 ( 人事 ) 部门公章 ( 四 ) 不属于归档范围的材料不得擅自归档 ( 五 ) 如因特殊原因补充提交的档案材料, 需提供真实有效性证明第四章研究生人事档案管理细则第六条培养单位对人事档案的收集整理和移交 ( 一 ) 招生当年 5 月至 6 月, 招生办按录取人员名单将调档函随录取通知书一起寄送给学生, 调档函内应写明档案接收人的详细地址和电话 ( 二 ) 同年 6 月至 9 月, 各培养单位在陆续收到学生档案后, 要及时对档案进行核对整理登记做好接收记录, 填写南方科技大学研究生入学报到档案交接单, 将纸质版电子版各 1 份交至研究生院 ( 三 ) 统计档案未到学生的情况, 填写南方科技大学研究生档案到档情况表, 将纸质版电子版各 1 份交至研究生院 ( 四 ) 对于自带档案的学生, 需在向培养单位提交档案的同时, 填写档案自带声明书, 随后由培养单位将该生档案和声明书一并提交给研究生院 - 3 -

4 ( 五 ) 各培养单位在开学后两周内, 到研究生院领取南方科技大学档案专用袋在接收学生档案后, 将档案装进南科大档案专用袋, 并用铅笔在档案袋背面右上角注明学生学号, 按照学号由小到大排序以上工作全部完成方可将学生档案移交至研究生院档案室归档第七条研究生院不接收境外联培学生的档案第八条对于境外联培学生, 只收集整理移交报考录取时和在校期间形成的学程档案材料, 由培养单位负责存留, 时长为十年第九条研究生院档案室将学生档案分培养单位, 按学号大小排列收档, 并建立档案信息汇总表电子文档, 及时对档案开封状态借阅政审等情况进行记录和跟进第十条研究生人事档案的使用范围 ( 一 ) 涉及到研究生本人入党政治审查组织处理等情况, 可提供查 ( 借 ) 阅 ( 二 ) 用人单位因业务和工作需要, 需了解研究生本人档案相关情况时, 可提供查阅第十一条因业务和工作需要查 ( 借 ) 阅档案时, 应遵循下列规定 : ( 一 ) 查 ( 借 ) 阅人员必须是政治可靠的有中共党员身份的教师或相关人事组织部门的干部 - 4 -

5 ( 二 ) 查 ( 借 ) 阅人须持工作证或身份证, 并认真填写研究生档案查 ( 借 ) 阅登记表 ( 三 ) 本校以外单位借阅档案, 需提供加盖公章的申请材料 ( 四 ) 查 ( 借 ) 阅未开封档案需由查 ( 借 ) 阅人与档案管理者共同拆封, 查阅档案内容, 填写档案清单, 查 ( 借 ) 阅完毕后共同在档案清单上签字 ( 五 ) 研究生档案原则上不得外借, 确因特殊情况必须借用者, 应写明借阅理由, 经培养单位主管学生工作的领导批准后, 办妥手续, 方可借出, 并在 10 个工作日内归还 ( 六 ) 任何个人不得查 ( 借 ) 阅本人或直系亲属档案第十二条学生档案的转递工作由档案室负责牵头, 学位办培养办招生办及各培养单位共同参与, 协作完成具体工作程序如下 : ( 一 ) 研究生就业工作负责人在毕业生派遣后十日内向档案室送交毕业生就业通知书及毕业生档案投递信息 ( 含纸质材料和电子文本, 包括邮政编码省市自治区直辖市街道单位等详细信息的档案投递地址 ), 并及时将毕业生改派动态信息通知档案室 ( 二 ) 在每批毕业生派遣前一个月内, 由档案室和各职能部门及培养单位负责把每位毕业生所有应归档的材料 ( 含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档的材料 ) 共同审核无误后, - 5 -

6 装入毕业生档案袋 ( 三 ) 档案室根据深圳市机要函件的交送规定, 按照毕业生档案详细投递地址, 将毕业生档案及时寄送到生源地或就业单位所在地的县级以上人力资源和社会保障局, 或寄送到就业报到证上具有档案接收或管理权限的就业部门 ( 或单位 ) ( 四 ) 考取校本部外校或外单位博士或博士后的毕业生, 负责研究生就业的工作人员应及时通知档案室将档案转至录取院校或单位第十三条为避免产生档案丢失情况, 转递学生档案时应遵守下列规定 : ( 一 ) 学生档案应通过机要函件投递或派专人送取, 原则上不得由学生本人自带 ( 二 ) 转出的档案必须完整齐全, 并按规定经过认真的整理装订, 不得扣留材料 ( 三 ) 转出档案需装入南方科技大学专用档案袋, 封条密封, 同时列明在校期间新增档案清单, 并加盖档案专用章第十四条在校生退学, 须凭退学决议书和调档函办理档案转递手续退学学生应在退学决议下达之日起三个月内将档案转出在校生转学, 须持本人身份证经相关部门加盖公章及负责人签字后的高等学校学生转学申请 ( 确认 ) 表, 办理档案转递手续 - 6 -

7 第十五条由于特殊情况, 部分取得毕业资格但未签订就业协议的学生, 如需提取本人档案, 须持调档函 ( 注明理由 ) 本人身份证办理档案转递手续第十六条毕业离校时未准确落实工作单位的毕业生, 档案室会以机要件形式将其档案寄送到生源地具有档案管理权限的相关部门接收第十七条研究生人事档案保管的具体要求 ( 一 ) 研究生档案需用档案柜存放, 档案室要保持整洁, 维持适宜的温度湿度, 并做好抗震防盗防火防水防潮防尘防虫防鼠防高温防强光等工作 ( 二 ) 档案管理人员不得私自保存转移销毁档案, 不得擅自提供或向他人泄露档案内容 ( 三 ) 档案室需安装铁门铁窗工作人员离开档案室前需关闭门窗切断电源, 确保库房安全 ( 四 ) 非档案管理人员不得随意进入档案室, 因特殊原因需要进入者, 必须由档案管理人员陪同第五章研究生学程档案管理细则第十八条基本原则学程档案实行研究生院和培养单位联合管理机制具有永久和长期保存价值的档案内容, 由培养单位负责管理 ; 需归入学生人事档案的资料, 按相关规定由研究生院各办公室提交给档案室 - 7 -

8 第十九条学程档案归档清单及各培养单位保管期限具体归档文件名称归档时间及培养单位保管文件期限如表 1 所示 : 表 1 资料名称产生单位是否培养培养单入人入人事档单位位存留事档案时间是否时间案存留备注硕士 / 博士研究生录招生当年招生办是取登记表 10 月否研究生考试成绩单硕士成绩由哈招生办否否 ( 包含复试成绩 ) 工大保存其他博士研究生申请材料 ( 本硕期间招生当年成绩单, 学位论文, 招生办否是长期装订成册保存 10 月毕业证书和学位证书, 学历认证报告 ) 培养计划申请表培养办否是长期培养计划更改申请表培养办否是长期博士硕士论文开题考核 : 考核申请表委员提名及确认回执委员更换申请培养办否是长期表答辩过程记录表考核评议表表决票终版开题报告博士资格考核 : 考核培养办否是长期 - 8 -

9 申请表委员提名及确认回执委员更换申请表答辩过程记录表考核评议表表决票终版考核报告研究生助教考核表培养办否是长期研究生助教工作日志表考试相关材料 : 试卷样卷参考答案 ( 或评分标准 ) 考试情况登记表试卷答题本任课老师签字的班级成绩单培养办否是长期培养办否否长期研究生培养成果统计及佐证材料培养办否是长期资料提供时间学位授予材料学位办是毕业当年 7 月否视校学位评定委员会召开时间而定研究生成绩单学位办是毕业当年 7 月是永久硕士学位证书证明学位办否否哈工大留存 - 9 -

10 硕士学位论文评阅意见表学位办否否哈工大留存硕士学位论文答辩情况表硕士学位论文答辩资格审查表硕士学位论文答辩申请书学位办否否哈工大留存学位办否否哈工大留存学位办否否哈工大留存毕业生登记表研工办是毕业当年 6 月否研究生就业通知书副联综合办是毕业当年 6 月否签署就业协议学生需要提供研究生学籍登记表研工办是毕业当年 5 月否学籍异动证明材料研工办是毕业当年 5 月否研工办留存国际交流申请表研工办否否研工办留存党团材料 ( 入党申请书思想汇报党校各培养单位党支部是毕业当年 6 月否

11 培训证书复印件共青团组织推优材料入党积极分子考察登记表函调党内外群众评议意见自传入党志愿书等 ) 奖惩材料 ( 校级 ) 研工办是毕业当年 5 月是长期研工办留存组织审查申请研工办否否由研工办保留优秀硕士研究生登毕业当年研工办是记表 6 月否调阅档案申请材料研工办否否由研工办保留备注 : 长期为学生毕业后 10 年第二十条各培养单位归档流程及方法 ( 一 ) 形成积累学程档案形成部门和个人, 依据学程档案归档清单 ( 详见表 1), 及时收集和整理应归档材料, 不得遗失, 并对材料的真实性负责 ( 二 ) 整理组卷 1 对于需要归档的文件, 以保持其有机联系和便于查找利用为标准, 将相关内容的材料组成案卷, 拟写案卷题名文件材料按正件在前, 附件在后 ; 结论性材料在前, 辅证性材料在后 ; 批复在前, 请示在后的要求排列各种材料推荐使用 A4 纸, 文中密不可分的插图照片应贴入文字材料内 2 按文件排列顺序编写页号, 无论单面或双面, 只要有文字,

12 均应一面编写一个页号, 不可缺号或重号 3 自查排列书写是否符合要求, 标题是否确切, 发现问题及时更正 ( 三 ) 案卷检查整理好的归档文件须经本单位领导检查, 主要检查文件材料是否准确真实完整 ( 四 ) 案卷保管参考人事档案保管方法, 结合各单位实际情况妥善处理 ( 五 ) 案卷移交案卷移交时, 交接双方必须办理移交手续, 列明案卷移交目录一式两份, 注明交接人和移交时间第六章附则第二十一条本细则由南方科技大学研究生院负责解释第二十二条本细则自公布之日起实施

13 附件 2 南方科技大学研究生入学报到档案交接单学姓培养档案所在是否开封接收人号名单位原单位 ( 签字 )

14 附件 3 南方科技大学研究生档案到档情况表南方科技大学研究生档案到档情况表序号姓名学号培养单位档案情况已到未到

15 附件 4 南方科技大学研究生院档案借阅记录册南方科技大学研究生院档案借阅记录册序号借阅借阅借阅联系借阅借阅档案归还档案备注时间部门人电话事由材料编号时间室交清单接人

16 附件 5 档案自带声明书本人系院系级专业学生, 学号应本人意愿, 将人事档案自带到若在档案自带过程中出现档案打开损坏丢失或档案接收单位不接收等一切后果, 责任由本人自行承担声明人 : 日期 : 年月日

党志愿书等 ( 七 ) 应当归档的其他材料第三章研究生归档材料要求第五条归档材料需满足如下要求 ( 一 ) 归档材料必须真实, 不能造假涂改 ( 二 ) 归档材料对象明确文字清楚填写规范齐全完整成套材料必须头尾完整, 凡规定由组织审查盖章的必须有公章, 规定同本人见面的要有本人签字 (

党志愿书等 ( 七 ) 应当归档的其他材料第三章研究生归档材料要求第五条归档材料需满足如下要求 ( 一 ) 归档材料必须真实, 不能造假涂改 ( 二 ) 归档材料对象明确文字清楚填写规范齐全完整成套材料必须头尾完整, 凡规定由组织审查盖章的必须有公章, 规定同本人见面的要有本人签字 ( 南方科技大学研究生档案管理细则第一章总则第一条为切实加强南方科技大学研究生学生档案管理工作, 促进研究生学生档案管理工作的规范化科学化, 根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法律法规, 结合本院实际情况, 特制定本管理办法第二条研究生档案主要由两部分构成, 分别为 : 学生入学前形成的人事档案和学生的学程档案, 学程档案指学生在报名录取培养毕业学位授予就业等活动过程中形成的,