NoteExpress(NE) 文献 管理软件使用方法与技巧 上海交通大学图书馆
内容纲要 NE 简介 NE 数据库题录的导入和创建管理写作 2011-11-23 2
一 NE 简介
NE 简介 北京爱琴海软件公司生产的一款参考文献管理软件 主要功能 检索 管理 构建主题参考文献库 管理主题参考文献 : 树状主题参考文献层级管理 去重 统计分析 添加附件 ( 全文 图片 表格 音视频等 ) 主题参考文献库的拷贝与分享 写作 在文中插入参考文献 按期刊要求格式化参考文献 ; 应用 NE 提供的期刊模板写作 2011-11-23 4
NE 简介 几个相关概念 题录 题录文件夹 数据库 一条参考文献的标题 作者, 摘要 关键词等信息形成 NE 中的一条题录 题录来源于 :NE 的在线检索及导入 数据库检索然后导入 手工录入 多条题录形成一个可命名的题录文件夹 数个题录文件夹构成一个 NE 主题数据库或个人数据库过滤器 (filter) 将不同来源的题录按 NE 能识别的方式来导入和保存 在检索不同的数据库 并将需要的检索结果导入到 NE 时, 需要选择正确的过滤器样式 (style) 指期刊论文要求的引文 参考文献的格式手稿模板 (template) 指 NE 提供的直接应用某期刊论文要求的写作模板 2011-11-23 5
NE 软件下载路径 上交大图书馆 (www.lib.sjtu.edu.cn) 电子数据库 试用数据库 NE 个人文献管理软件 清华大学图书馆版 地址 :http://www.scinote.com/support/cgibin/download_sch.cgi?code=qinghua 2011-11-23 6
NE 软硬件系统要求 操作系统 :WIN2000 WIN XP WIN 2003 WIN 2007 等 MS WORD: 支持 MS OFFICE 2000 或以上版本 网络 : 若使用在线检索功能, 须保证计算机已连接了互联网 若在校外使用 NE 在线检索图书馆数据库的功能, 需设置代理服务器, 设置方式见下 : 2011-11-23 7
NE 校外使用在线检索功能的网络设置 打开 IE 工具 Internet 选项 连接 局域网设置 代理服务器 地址 : inproxy.sjtu.edu.cn 端口 : 8000 确定之后, 在跳出的对话网中填入交大 jaccount 的帐户名 密码确定后即可在校外代理查找和使用图书馆的电子数据库资源 2011-11-23 8
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NE 认识界面 工具栏 菜单栏 表头栏 题录列表栏 树型目录参考文献库组织 题录信息栏 2011-11-23 10
二 创建及认识 NE 数据库
NE 数据库 创建步骤 步骤 1: 点击新建数据库两种方法 步骤 3: 选择新建数据库存放位置 步骤 2: 填写新建数据库名 2011-11-23 12
NE 数据库 结构与内容 新建的数据库. 每个数据库下包含 5 项内容 : 题录 笔记 检索 组织 回收站 数据库下的题录子文件夹 子文件夹下的文件夹, 文件夹中存放题录信息 2011-11-23 13
了解事项 了解 NE 数据库树形结构 了解 NE 中题录的意思 了解 NE 数据库 5 个内容项的意思与作用 题录 即指 NE 数据库中保存的参考文献的题名 作者 摘要 来源 关键词等信息 笔记 阅读参考文献过程中所激发的思想火花, 一条笔记可与多条题录关联 ; 笔记可插入到 WORD 文档中 检索 指对 NE 题录文件夹所做的近期检索结果显示, 及设置为保存检索的检索结果的自动更新显示 组织 主要指 NE 对于题录信息重要程度的设置, 关于作者 关键词 作者机构 年份 期刊等的统计显示 回收站 回收被删除的题录和笔记, 并可根据需要恢复到相应文件夹中 NE 数据库中的笔记 组织 检索 回收站等 4 个栏目, 都是由对题录栏目的相关操作所形成的内容, 之间互有关联 2011-11-23 14
三 题录的导入或创建 1.NE 在线检索并导入 2. 检索不同的数据库并导入 3. 手工录入
NE 可在线检索的数据库 中国期刊网 (CNKI) 万方数据 维普 超星数字图书馆 豆瓣读书 Pubmed Wiley Web of science Elsevier sd Springerlink World scientific journals proquest Ingenta Highwire press Scirus Google scholar Amazon books 专利 : 中国专利 EP 世界专利等 国内外大学图书馆的目录 NE 在线检索功能大大超过 EndNote(EN) 2011-11-23 16
1 NE 在线检索并导入 利用 NE 在线数据库检索, 导入检索结果记录 选择需要在线检索的数据库 2011-11-23 17
NE 在线检索 web of science 示例 填写检索词 选择检索字段 将检索结果保存至文件夹 2011-11-23 18
导入的题录 / 检索结果列表区 题录文件夹名称 题录信息显示区 2011-11-23 19
2 检索数据库, 并导入 NE 检索不同数据库, 并利用数据库提供的导出功能, 将题录信息导入到 NE 数据库示例 (1): 检索 CNKI, 将相关的检索结果导出到 NE 数据库 步骤 检索 CNKI 选择需要保存的题录, 选择需要保存的题录内容, 选择所要导入的文献管理软件类型保存导入到 NE( 选择所要导入的文件 选择导入的过滤器 选择导入到的题录文件夹 ) 2011-11-23 20
示例 (1): 检索 CNKI 步骤 1: 在 CNKI 中进行检索 填入检索词 选择所要检索的字段 2011-11-23 21
步骤 2: 在 CNKI 中进行检索结果导出设置 2011-11-23 22
步骤 3: 将选择及作过设置的检索结果保存为一个文件 导入 NE, 选择此项 2011-11-23 23
步骤 4: 将保存好的 CNKI 检索结果导入到 NE 题录文件夹 选择正确的过滤器 2011-11-23 24
示例 (2): 检索 Google Scholar 首先, 设置 Google Scholar 2011-11-23 25
然后, 在检索 GOOGLE SCHOLAR 时, 检索结果信息中才会出现导入链接 2011-11-23 26
3 手工录入 步骤 3: 内容填写好后, 可 另存为 到某文件夹中 ; 默认保存在当前所在文件夹 步骤 1: 点击题录 新建题录 步骤 2: 在对应的字段填入题录的相应内容 2011-11-23 27
题录内容建设过程中的注意事项 如果对单独的数据库不太熟悉, 尽可能使用 NE 软件自带的在线检索功能 在外部数据库检索, 再将保存的题录导入到 NE 时, 注意选择相适应的过滤器校外在线检索 NE 自身接口兼容的数据库, 或是检索交大图书馆的单个数据库再行导入 NE 时, 注意 IE 工具的代理设置手工录入对于零星发现的纸质参考文献, 如图书 论文等的录入比较有用 2011-11-23 28
四 管理
NE 参考文献 / 题录的管理 1. 查重与去重 2. 统计分析 3. 排序 阅读查看 4. 添加附件 5. 笔记功能 设置优先级 6. 虚拟文件夹 7. 检索题录 / 笔记, 及保存检索 8. NE 题录文件导出, 及将 ENDNOTE(EN) 的题录导入到 NE 2011-11-23 30
1 查重与去重 2011-11-23 31
对于重复的题录, 可击鼠标右键, 从文件夹中删除 2011-11-23 32
2 统计 利用 NE 文件夹信息统计 功能, 可进行简单的作者 出版物 年份 期刊 机构 关键词等的统计分析及查看 NE 数据库结构中的 组织, 亦是此功能的表现 2011-11-23 33
选择所要统计分析的字段 2011-11-23 34
对于统计分析的结果, 点击可排序查看 选择具体某一条分析结果, 可查看或保存为一个文件 2011-11-23 35
统计功能在 组织 中的表现 NE 统计功能, 在树形结构中的部分表现 2011-11-23 36
3 排序 阅读 点击, 可按不同栏目排序 ; 并可自定义显示的表头栏目 按不同形式查看具体的题录 2011-11-23 37
4 添加附件 (1): 批量链接附件 将 NE 某一题录文件夹与你所保存的文件, 如全文 图表 视音频等按名称进行匹配, 若名称相同, 则会主动将某一文件与题录链接起来 2011-11-23 38
选择要批量添加附件的题录文件夹 选择所要链向的附件文件夹 若显示有匹配信息, 则点击应用 2011-11-23 39
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(2): 单条题录添加附件 方法 1: 鼠标右键点击所要添加附件的题录, 然后依据菜单提示添加附件 2011-11-23 41
5 笔记 设置优先级 笔记, 便于记录阅读文献过程中的思想火花 优先级, 用于标识题录对于主题研究的重要程度 添加笔记的方法 方法 1: 在阅读题录时, 可击右键为其新增笔记 方法 2: 选择主菜单的 笔记 新建笔记 将笔记链接到题录 点击题录列表下方的 笔记, 选中一条笔记, 点击右键, 在弹出的菜单上选择 链接到题录, 以弹出的菜单中选择所要链接的题录 一条笔记可链接于多少题录 2011-11-23 42
笔记添加方式一 : 笔记编辑界面 2011-11-23 43
笔记添加方式二, 及添加后的显示 附件标识 优先级标识 为某条题录添加笔记 设置优先级, 选中击右键 笔记标识 2011-11-23 44
笔记关联到题录 选中某条笔记, 点击鼠标右键, 出现对笔记操作的菜单, 选择 关联到题录 设置好笔记与题录的关联后, 在 NE 界面显示某条笔记所关联的题录 2011-11-23 45
6 虚拟文件夹 指将同一条题录, 关联到不同的题录文件夹 此功能有利于交叉主题的研究 步骤 1: 选中需要关联的题录, 鼠标右击 步骤 2: 选择弹出菜单栏中的 链接到文件夹 步骤 3: 从跳出窗口中选择需要链向的题录文件夹, 点击确定, 该条题录即被关联到另一个文件夹 2011-11-23 46
7 检索 (1): 检索个人题录库 快速检索题录库 个人题录库的高级检索界面 2011-11-23 47
(2): 保存有跟踪及更新价值的检索, 以便自动及时更新 将检索条件保存, 当题录库新增符合条件的检索结果记录时, 会自动更新 2011-11-23 48
8 参考文献题录的导出与交换 同一课题组间, 需要交流共享各自的文献资源 为便于此,NE 提供了 (1) 题录的导出功能 (2) 其他文献管理软件, 如 ENDNOTE 向 NE 导入的功能 2011-11-23 49
(1): 导出 NE 题录 步骤 2: 点击 文件 导出题录 步骤 1: 选中要导出的题录库 2011-11-23 50
步骤 3: 导出设置 选择导出题录存放位置 选择导出题录的格式 选择要导出的题录 2011-11-23 51
(2): 将 EN (EndNote) 的题录导入到 NE 步骤 1: 选中要从 EN 中导出的题录 ; 步骤 2: 点击 文件 EXPORT 步骤 3: 命名导出的题录文件 ; 选择导出格式 文件类型 ; 确定存放位置 ; 然后确定 2011-11-23 52
步骤 4: 打开 NE, 点击文件 导入题录 步骤 5: 选择所保存的从 EN 中导出的文件 ; 选择正确的过滤器 ; 选择所要导入到的文件夹 ; 点击开始导入 2011-11-23 53
使用 NE 管理功能时的注意事项 利用 NE 的管理功能对文件夹 题录进行相关操作时, 注意学会善用鼠标右键 NE 工具栏 NE 界面左边树形结构的导航栏善用笔记功能, 记录阅读过程中的思想火花善用设置优先级功能, 标识参考文献的重要程度善用文件夹统计功能, 以帮助您发现主题领域高影响力的作者 研究发展态势 有价值的关键词等, 开展高效的文献调研工作善用添加附件功能, 以有效管理您 PDF 视音频等资源内容善用 NE 数据库的导出交换功能, 以便于在课题组成员之间 个人不同电脑间 个人所使用的不同文献管理软件之间交流及共享参考资源 2011-11-23 54
五 写作 1. 边写 边查 边插入引文 2. 引文 / 参考文献按期刊要求格式化 3. 应用期刊写作模板
说明 NE 上述三项写作功能的实现, 取决于 : 样式 (Styles) NE 提供 1600 余种期刊 学位论文参考文献的格式样式 如果在 NE 中没有所需的输出格式, 可登录产品技术支持论坛输出样式 过滤器 连接配置文件板块发帖 ( 请将投稿要求或者征稿准则以及两篇范文做为附件附上 ), 或者是发电子邮件到一下邮箱 NoteExpress@163.com, 产品的技术支持会为您制作相应的输出样式, 下载安装后即可使用 手搞模板 (Templates) 2011-11-23 56
1 边写 边查 边插入引文, 及格式化参考文献 安装 NE 后, 打开 MS WORD, NE 写作相关插件会自动出现在工具栏 此工具栏帮您实现边写 边查 边引入, 及格式化参考文献的写作要求 编辑引文定位引文查找引文去除格式化 格式化参考文献插入笔记插入注释将选中的题录插入到 WORD 中, 作为参考文献 检索 NE 转到 NE 2011-11-23 57
选择 插入引文的方法 按期刊参考文献格式要求, 在 WORD 中插入引文 / 参考文献的方法 方法一 : 在 NE 数据库中选中一条题录 点击 WORD 文档上方的 NE 工具栏的插入键, 插入引文 若要修改格式, 则运用 格式化参考文献 工具按钮, 选择需要的期刊参考文献样式, 应用于参考文献的格式化 方法二 : 点击 WORD 文档上方 NE 工具栏的 检索 NE 的工具按钮检索及选择需要插入 WORD 文档中的题录, 插入引文若要修改格式, 则运用 格式化参考文献 工具按钮, 选择需要的期刊参考文献样式, 应用于参考文献的格式化 2011-11-23 58
方法一 步骤 1: 在 NE 中选中一条题录 步骤 2: 点击插入工具键 文中的引文 文后的参考文献生成 2011-11-23 59
方法二 选择需要插入的题录, 点击插入, 即在 WORD 中插入了引文和参考文献 参考文献格式的修改, 方法见下 2011-11-23 60
2 格式化参考文献 点击, 重新格式化引文及参考文献 文中插入的引文 前一种参考文献格式 2011-11-23 61
当前参考文献格式 点击, 出现格式选择窗口 快捷查找样式工具栏 样式列表 选择后确定 2011-11-23 62
重新格式化后的引文形式 格式化后的文后参考文献格式 2011-11-23 63
3 应用模板 步骤 1: 打开 NE, 点击工具 手稿模板 步骤 2: 选择需要的期刊写作模板, 应用之即可按期刊写作格式要求 ( 如标题 行间距 字体大小等 ) 来写作 2011-11-23 64
结语 NE 4 多 2 强的特点 4 多 : 可在线检索的数据库 期刊样式 模板 统计途径多 2 强 : 便捷性强 本土化特色强因此 NE 适于中国学者使用 能极大地方便研究人员管理个人参考文献, 及撰写学术论文 大大节省研究过程中用于文献管理的时间, 有利于推进科研进展 2011-11-23 65
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