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灶祁
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1 中国农学通报 2013,29(2): Chinese Agricultural Science Bulletin 加快农业部人事档案信息化建设初探严静 ( 农业部人力资源开发中心 / 中国农学会, 北京 ) 摘要 : 随着信息时代的到来和迅猛发展, 人们的工作生活甚至是意识形态都在以前所未有的速度发生着改变人们享受着信息化带来的各种便捷, 各行各业各个领域都在朝着信息化时代阔步前行信息时代的来临也为人事档案工作注入了新的活力, 提出了新的发展要求笔者简要回顾了中国档案行业信息化发展脉络, 并着重分析了当前人事档案的发展状况, 指出了人事档案信息化发展处于起步阶段笔者结合多年的档案工作经验, 针对农业部系统人事档案信息化工作如何开展进行了分析探讨, 提出了统筹部署集中建库联动更新异质存放异地保管等建设性意见关键词 : 人事档案 ; 信息化 ; 农业部中图分类号 :C939 文献标志码 :A 论文编号 : Research on Speeding up the Information Construction of Personal Files in Ministry of Agriculture Yan Jing (Human Resources Development Centre, Ministry of Agriculture/ China Association of Agricultural Science Societies, Beijing ) Abstract: With the coming and the development of information age, people s way of life and working and even their ideologies are changing at an unprecedented rate. People now are enjoying the conveniences that informatization provides and various sectors and industries are moving in giant strides to embrace the informatization. Information Age have also injects new vitality into personal files management, demanding new changes for development. This paper presents a brief review of the informatization process in China s archives management, focusing on the current situation, and also points out that the informatization of personnel files is now in its initial stage. The author, working in the field for many years, intends to undertake an analytic discussion on how to carry out the informatization work of personnel files in Ministry of Agriculture. And suggestions like overall deployment, centralized archives construction, joint update, different storage and separate depository are made subsequently. Key words: personnel files; information; the ministry of agriculture 0 引言笔者通过近 1 年的学习研究撰写本文, 意在填补农业部人事档案信息化工作理论研究的空白在本文发表前, 农业部人事劳动司已开始对机关公务员档案和部属单位领导班子成员档案进行建库试点, 这说明部里有关领导已形成了人事档案信息化发展意识, 但此项工作毕竟刚刚起步, 与建设农业部全系统人事档案信息化目标的实现还有较大差距, 缺乏理论研究和顶层设计做支撑, 对项目的整体运行与实施还缺乏经验和缜密的研究目前, 此项研究的领军人奠基人已于 2009 年建立了干部档案管理信息系统, 全部人事档案实行数字化管理, 这就是中组部, 中国干部档案业务归口管理的最高行政机构然而目前中组部对干部档案信息化建设也只停留在内部管理上, 虽然要求各地各部门上报的中管干部档案必须同时报备电子档案, 但对中国全行业的工作尚无指导性意见本文的研究旨在形成区域性管理, 使人事档案信息化建设形成规模化, 提出统筹规划建设意见, 避免盲目建设形成数字孤岛 1 人事档案信息化是时代发展的必然要求人事档案是历史的全面的记录一个人的学习经作者简介 : 严静, 女,1971 年出生, 河北人, 政工师, 本科, 主要从事人事档案管理及人事代理工作研究多次被聘请为农业部系统全国农业行业系统部外系统人事档案管理培训班的授课老师, 代表作品有流动人员人事档案管理浅析干部档案审核中的几点思考农业部干部人事档案管理办法等 Tel: , nryanj@126.com 收稿日期 : , 修回日期 :

2 208 中国农学通报历工作表现社会关系政治思想业务技术水平工作变动工作实绩等情况的文件材料它是社会公共信息非常重要的一个组成部分从人力资源开发管理的角度来看, 人事档案可以为个人求职单位求才提供大量丰富动态真实有效的原始资料和数据 ; 从档案的衍生职能看, 它可以成为各级组织人事劳动部门为职工个人评定职称办理社会保险和退休手续提供出国政审和涉外公证材料出具报考研究生的相关材料等提供依据然而由于人事档案的政治特殊性, 使其长期蒙着一层神秘的面纱, 从不轻易示人即使是在计算机技 [1] 术网络技术信息技术高度发达的今天, 人事档案工作依然停滞在较为原始的管理运作模式下, 费时费力, 效率低下随着信息时代的到来和迅猛发展, 人们的工作生活甚至是意识形态都在以前所未有的速度发生着改变人们享受着信息化带来的各种便捷, 各行各业各个领域都在朝着信息化时代阔步前进档案管理工作也不例外 1.1 中国档案管理信息化发展脉络档案管理信息化首先要求将传统档案信息数字化档案数字化, 是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程狭义地说, 包括档案目录信息数字化档案全文信息数字化多媒体档案信息数字化等 [2] 党和国家各级政府一贯重视档案事业的发展, 在标准化制度化建设方面与时俱进, 不断发展创新 2003 年, 中央办公厅明确提出 : 建设档案数据库的任务 ;2004 年, 中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步加强信息资源开发利用工作的若干意见要求 : 推进以传统载体形式保存的档案的数字化进程 ; 2007 年, 国民经济和社会发展信息化十一五规划提出 : 支持数字图书馆数字博物馆数字档案馆等信息资源建设, 优化信息资源结构 2008 年 12 月 20 日, 令计划主任在全国档案工作座谈会上的讲话中要求 : 要实施数字化带动战略, 加快推进档案存储数字化步伐, 逐步将传统的纸质档案音像档案照片档案转换为数字化档案, 从而实现档案资源的安全保存和便捷利用 [3] 这一系列政策的出台, 有效推动了电子文件的规范化管理, 专业档案资源体系建设逐步形成, 同时加快了档案信息化建设的步伐 1.2 人事档案信息化的内涵人事档案是档案构成中重要而特殊的一族随着档案信息化事业的发展, 人事档案的信息化建设任务也逐渐被提到组织人事工作日程中所谓人事档案信息化, 就是指利用数据库技术数 [4] 据压缩技术高速扫描技术等技术手段, 将传统纸介质的人事档案, 系统转化成计算机可识别的数字档案信息库 ; 是在国家人事档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对人事档案信息资源进行处置管理和为组织人事工作提供服务, 加速实现人事档案管理的信息化 [5] 进程换句话说, 人事档案信息化是指人事档案管理模式从以人事档案实体为重心向以人事档案信息为重心转变, 从以管理者为重心向以利用者为重心转变的过程这是一个长期的发展过程, 在这一过程中, 要不断地采用现代信息技术装备人事档案部门, 从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平 2 中国人事档案信息化建设发展现状及趋势分析中国人事档案信息化建设发展可大致分为 3 个阶段 2.1 基本信息提取利用阶段人事档案信息化建设发展的初级阶段目前, 中国多数人才职介等人事档案管理服务中介机构均已采用这一管理手段, 即 IC 卡管理系统这一管理方式摆脱了原始的纯手工操作, 大大提高了办公效率和档案信息的利用率, 信息利用较为简便直观, 主要包含个人基本信息档案在中介服务机构的管理服务信息等, 大大提高了档案的调取查找速度但同时, 对信息采集与数据库维护要求较高, 工作量加大, 容易出现错误信息, 影响利用效果 ; 且这种卡片式的数据库模式直观信息十分有限, 仅限于满足中介服务机构基础性管理使用, 多数的提供利用工作仍需翻看原始纸质档案, 有时还要摘录复制档案信息, 不便于档案信息的全面有效利用 2.2 数字化原始信息库初步形成阶段人事档案信息化建设发展的中级阶段 21 世纪初, 已有多家软件研发公司研发了多款人事档案数字化管理软件, 但终因对人事档案工作缺乏了解对人事档案的构成和作用缺乏认识, 以及国家对人事档案信息化建设工作尚未形成统一的制度化标准等原因, 使得此类软件研发成果始终得不到有效利用与推广直至 2009 年, 中组部与北京航星永志科技有限公司合作研发了干部档案管理信息系统, 并建立了人事档案数子化信息库 2011 年起, 中组部发文要求, 凡上报中组部管理的干部档案, 一律要上报电子版这为国内人事档案信息数字化建设指明了方向人事档案数字化的形成, 使得人事档案信息的采

3 严静 : 加快农业部人事档案信息化建设初探 209 集与提供利用更加准确全面快捷 ; 但由于目前仍缺乏顶层设计和系统规划, 其提供利用依然受限, 数据信息不能作为社会化资源实现共享 2.3 人事档案信息数字化网络形成利用阶段人事档案信息化建设发展的高级阶段随着数字化档案信息库的建立与管理的日趋完善, 人事档案信息不再是一个个数字孤岛 [6], 其网络化运行管理模式已经形成, 实现信息资源网络化共享, 信息数据利用准确快速便捷然而, 高速发展的信息技术必将对人事档案工作及其管理者不断提出挑战例如, 如何面对大量的数据库日常更新与维护, 如何确保数据库信息的安全, 以及如何应对新型工作内容和管理模式对档案工作者的知识结构提出的新要求等 3 人事档案信息化发展前景 3.1 人事档案信息化是社会发展的必然趋势服务是档案工作的永恒主题 [7], 也是人事档案工作的生命之源没有档案的提供利用服务, 档案就是死档案, 其价值和潜力就无法体现人事档案信息化建设是人事档案工作适应社会信息化发展, 更好地为组织人事工作服务的必然趋势从信息行业发展角度看目前, 社会上越来越多的信息技术企业对档案数字化工作的关注和介入, 不仅为这项工作的推进起到了积极的作用, 而且为不少 IT 企业拓展了新的极具吸引力的业务, 成为新的业绩增长点 ; 有的地方甚至涌现出专门从事档案数字化加工业务的企业, 并且效益大都不错但是由于人事档案对信息加工企业的政治性组织严密性和人员素质要求相对较高目前, 中组部指定的具有人事档案数字化加工资质的公司在北京只有 1 家, 远不能满足大规模的运转加工需要, 行业发展空间巨大从人事档案组织管理角度看, 人事档案的异地异质存放 [8], 也有利于保管和利用 [9] 3.2 档案载体多样化的优势有利于档案移交后日常借阅和利用通过数字化, 实现了人事档案全文计算机管理, 档案信息化水平有了质的提高, 实现了档案利用计算机化有利于原始档案的保护原始档案一般只有 1 份, 一旦损毁或丢失, 损失无法弥补在数字化之前, 档案借阅和利用只有直接使用原始档案, 档案安全难以保障, 涂改造假甚至材料丢失情况时有发生数字化后, 档案日常借阅和利用通过档案管理信息系统就可以实现, 无需再频繁使用原始档案, 使原始档案得到了有效保护有利于增强抗灾害能力各种灾害对档案的危害是非常严重的, 如在汶川大地震中, 当地气象部门的气象记录档案和文书档案大部分被损毁, 少量没有损毁的也被水浸泡, 难以复原由于气象记录档案有 2 套备份 ( 省地市均有备份 ), 损失可以挽回 ; 而文书档案没有备份, 损失无法挽回档案载体的多样化, 不仅使建立档案异地灾难备份成为可能, 而且万一档案损毁或丢失, 还可以通过数字化产品和缩微产品制作复制件, 有效减轻灾害损失 4 对农业部人事档案信息化建设的构想鉴于中国人事档案信息化建设尚处于起步阶段, 缺乏顶层设计作支撑, 因此对此项工作的开展, 应由农业部人事劳动司牵头, 组织部属单位中有经验的人员组成课题组全面负责课题组要在认真做好充分的基础调研的基础上, 进行可行性分析, 做出理性思考科学发展部署统一长期规划, 切不可盲目操作项目实施前, 基础设施建设和应用系统建设要完善适用 ; 要做好人员队伍建设, 强化岗前培训, 建设一支既掌握现代化信息技术又精通干部档案业务的复合型专业人才 [10] 队伍 ; 要强化基础信息建设, 基础信息要准确齐全, 避免重复劳动和做无用功 4.1 对农业部人事档案数字化加工的模式分析及流程设计人事档案数字化加工模式可分为外包加工和自主加工两种初次建库时由于工作量大, 应采用外包集中突击加工的方式, 即 : 由部人事劳动司出面联系有资质的专业的组织与之合作, 统筹安排部属各人事档案管理单位同步进行, 这样既有利于统一标准保证质量统筹掌握部系统人事档案及人员整体情况, 也有利于今后部系统人才合理利用, 提高部系统人事档案管理整体水平, 为农业部组织人事工作服好务同时, 要做好工程估算鉴定整理经费预算合同洽商安全保障数据接收成果管理等工作经过档案部门近些年的研究与实践, 对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法, 以图像 [11] 形式存储人事档案数字化加工流程设计要严密细致, 具体流程设计如图 1 首先, 加工方每天要有专人负责提取原始档案, 交接人要做好档案出入库的登记签字 ; 档案取出后, 进入扫描前准备, 要对档案进行排序标流水号录入档案目录记录档案的物理状态对有破损不清的档案材料进行修裱和修复拆除装订分配扫描任务 ; 扫描组开始对档案信息逐一进行扫描 ; 每扫描完一卷档案, 交由质检组做扫描质检, 对不合格的影像要进行返工 ; 整卷扫描合格后, 将原始档案还原装订并归还, 进入图像

4 210 中国农学通报 [12] 图 1 人事档案数字化加工流程图处理环节, 提高图像的视觉效果, 使之形成高清影像 ; 高清影像同样要进行质检, 质检不合格的仍旧要返工, 重新进行扫描 ; 整卷影像质检合格后, 进行批量合并, 使之形成完整的数字卷档案 ; 同样质检合格后, 要进行著录标引 ; 著录质检合格后, 就可将整卷数字档案刻录成光盘 ; 再通过总质检自动数据挂接数据备份, 最后将数据上载到档案管理系统需要注意的是, 由于加工流程复杂且经手人员很多, 尤其要注意各流转环节的安全性控制, 保障原始档案的绝对安全, 同时要严把加工管理和质量控制关 4.2 数字化加工前的前处理加强统筹规划数字化工作需要耗费大量的人力物力财力, 如果建设不当, 不仅达不到预期效果, 而且会造成巨大的浪费, 还会出现档案实体和信息的 [13] 安全等一系列隐忧对此, 数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划有步骤地进行, 统筹协调好人事档案信息的数字化工作加强基础工作和全程控制, 保证档案数字化质量档案数字化工作中无论建立档案目录数据库进行档案原文扫描, 还是数据检索利用, 都离不开数字化前处理的分类整理著录鉴定等各项基础工作 [14] 数字化工作流程复杂, 任何一个环节出现差错, 都将影响整个数字化工作的质量因此, 要做好档案数字化的全程控制, 注意全面的质量检查, 加强数据的全方位质量控制, 对全过程进行管理, 保证档案数字化的质量建立数字档案信息安全保障体系数字化档案信息的安全保障工作, 不能完全照搬传统档案的安全管理模式, 必须着重加强主机安全网络安全数据库安 [15] 全等方面的工作, 配备必要的软硬件设施, 建立健全信息安全管理制度同时要加强对数字化加工人员的安全管理和教育, 以完备的防范体系来保证档案数字化工作各环节万无一失 4.3 人事档案信息库管理与利用模式分为自主管理和委托代管从农业部系统人事档案管理现状看, 目前自主管理的人事档案多为组织人事干部兼管, 由于日常工作繁杂, 人力物力均显不足, 人事档案信息化工作的顺利开展实施运行不但难以保证, 还会造成人力物力财力的极大浪费 ; 因此, 笔者认为, 采用统一委托代管的方式更适合例如 : 可以

5 严静 : 加快农业部人事档案信息化建设初探 211 由部人事劳动司指定部人力资源开发中心统一代管部机关及部属各单位人事档案, 并统一筹建数字化人事档案信息库其中, 指定农科院水科院为二级代管单位, 由院人事局 ( 处 ) 统一代管并上报由于统一代管使人事档案管理形成较大规模, 可聘用相应数量的专职人员, 分工协作, 既便于统一管理, 又利于材料随归随扫, 入库及时, 确保人事档案的完整与安全 4.4 数字化档案库的利用与保存数字化档案库建好后, 统一由建库单位将电子档案库分别提供给用人单位如此, 一是在用人单位实现传统档案载体向数字化档案转变的过程, 既最大限度地保管好档案原件, 也方便了组织人事工作的利用, 充分发挥出档案为组织人事工作服务的价值 ; 二是实现数字化档案库的异地异质保存, 提高了人事档案的抗灾害能力此外, 在日常管理中, 代管单位与用人单位要定期联动更新电子档案库 5 结语总之, 人事档案的信息化建设是一项复杂的系统工程, 牵涉到法规政策管理技术等方方面面, 许多问题需要深入探索研究笔者的写作目的在于推动农业部人事档案信息化发展进程, 希望农业部能抓住国家信息化建设和加强信息资源开发利用的契机, 转变管理理念, 创新农业部人事档案工作机制, 把部系统各单位组织人事干部从繁重的档案管理工作中解脱出来, 全身心地投入对组织人事工作的改革探索和深入研究中 ; 同时让专业人员统一管理人事档案, 力求建立农业部新型人事档案管理模式目前, 中组部和个别地方部门已相继建立了数字化人事档案库, 在建库保管利用等方面获得了许多宝贵的经验鉴于此, 农业部也于 2012 年 11 月起着手试建机关在职人员和部属领导班子成员数字档案库从实际运行效果看, 由于工作开展较为仓促, 事前没有做深入细致的调研, 档案基础材料缺失较多, 相关业务人员缺乏经验且未进行岗前培训, 工作环节协调不畅等等诸多原因, 极大影响了实施进度和成果质量 ; 但同时, 也为农业部下一步对该项工作的全面推进积累了宝贵的经验希望笔者所提观点及理论能对农业部人事档案信息化工作的发展有所助益相较之下, 中国地方性档案馆 ( 室 ) 的信息化建设起步较早, 有许多好的值得借鉴的经验例如数字化档案库的异地保管, 原始纸介质档案的多源化异质保存等当然, 摆在面前的还会有层出不穷的问题例如主机安全网络安全数据库安全个人信息安全等, 系统为组织人事工作服务的深层次开发利用, 哪些个人信息可以向社会公开等一系列问题在今后的工作中继续研究解决参考文献 [1] 刘爱民. 如何做好新时期机关档案工作 [Z]. 北京. 国家档案局档案馆 ( 室 ) 业务指导司,2012:5. [2] 佚名. 档案信息化讲座 [DB/OL].( ) [ ]. [3] 王良诚. 传统档案载体数字化 [R]. 广西 :: 机关档案信息化业务研讨会,2012:11. [4] 赵春晖. 浅谈当今档案数字化建设 [J]. 黑龙江科技信息,2007(20): 227. [5] 王媛. 浅谈档案信息化建设 [J]. 档案天地,2012(4). [6] 王良诚. 档案信息化概论 [R]. 广西 : 机关档案信息化业务研讨会, 2012:15. [7] 周玲. 对档案信息化建设的思考 [J]. 档案学通讯,2003(6). [8] 王良诚. 电子文件管理策略与要求 [R]. 广西 : 机关档案信息化业务研讨会,2012:158. [9] 刘爱民. 电子文件管理宏观政策 [Z]. 北京 : 国家档案局档案馆 ( 室 ) 业务指导司,2012:2-5. [10] 王莹, 张辉. 档案信息化建设存在的问题与发展趋势 [J]. 黑龙江史志,2010(7):58. [11] 张秀红. 纸质档案数字化重点问题探讨 [J]. 科技资讯,2012(5):219. [12] 北京汉龙思琪数码科技有限公司. 纸介质档案数字化加工流程图 [EB/OL]. [ ]. [13] 王学平. 浅议我国档案数字化建设实践与发展策略 [J]. 档案学通讯,2011(6):54. [14] 胡歌鸣. 人事档案信息化建设的现状与创新 [J]. 才智,2012(6). [15] 喻玲, 曹熙红. 浅谈档案数字化深加工 [J]. 兰台世界,2009(7):19.

<4D F736F F D20B9FAB1EACEAFD7DBBACF3739BAC5A3A8B9D8D3DAD3A1B7A2A1B6B1EAD7BCBBAFCAC2D2B5B7A2D5B9A1B0CAAEB6FECEE5A1B1B9E6BBAEA1B7B5C4CDA8D6AAA3A9>

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