暨南大学档案工作

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歪詹
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1 暨南大学档案工作简报 2012 年第 1 期 ( 总第 28 期 ) 暨南大学档案馆编印二〇一二年六月二十九日导读要闻档案共享档案业务 1

要闻国务院侨办调研组莅馆检查指导档案工作 2012 年 4 月 12 日, 国务院侨办秘行司路敬梅调研员和王建国副科长一行二人莅馆调研我校档案工作, 林文兴馆长负责接待林文兴馆长首先对国侨办领导百忙之中抽空指导表示感谢与欢迎, 接着从档案管理模式的转变学生档案管理方式的改进档案信息化建设的推进条码管理的尝试基础设施建设与档案队伍建设新变化与新特点

2 要闻国务院侨办调研组莅馆检查指导档案工作 2012 年 4 月 12 日, 国务院侨办秘行司路敬梅调研员和王建国副科长一行二人莅馆调研我校档案工作, 林文兴馆长负责接待林文兴馆长首先对国侨办领导百忙之中抽空指导表示感谢与欢迎, 接着从档案管理模式的转变学生档案管理方式的改进档案信息化建设的推进条码管理的尝试基础设施建设与档案队伍建设新变化与新特点等六个方面以及档案工作中的突出问题和解决方案向调研组作了详细的汇报国侨办 2012 年暨南大学档案工作调研会路敬梅调研员 ( 左二 ) 王建国副科长( 左一 ) 林文兴馆长( 右一 ) 人事档案室陈志雄同志从库房和档案状况库房安全人员和设备管理利用等四个方面向调研组领导详细汇报了我校人事档案的工作情况, 重点介绍了管理利用情况为了遵守保密要求, 又能提高服务水平和工作效率, 人事档案室对我校人事档案的调入转换转出都实行纸质电脑记录两方面同时管理, 纸质可作为查案凭证, 计算机则方便查询统计 ; 教职工的履历学习经历家庭情况等都在数字化过程中, 档案目录的电子化也将在人事管理信息化二期工程中增加这些举措充分发挥了档案在选人用人查实凭证等方面的作用珠海校区档案室程辉同志就珠海校区档案室的基本情况档案工作现状存在的问题三方面向调研组领导详细汇报了我校珠海校区档案室的工作情况路敬梅调研员对我校档案工作多年来取得的成果表示满意, 她从三个方面充分肯定了我校的档案工作 : 一是学校领导高度重视档案工作, 档案工作卓有成效近年来, 学校在办学条件较为艰难的情况下, 在人财设备和场地安排等方面大力支持档案工作, 保证了档案工作的有序开展学校档案部门也紧紧围绕学校中心工作积极开展工作, 积极为学校教学科研管理等工作做好服务二是业务建设起点高档案馆制定了各项档案管理规范, 日常管理科学规范细致三是档案编研材料水平不断提高同时, 她指出 : 我校档案工作在做实档案信息资源建设体系的基础上还应做好档案信息资源的利用体系和安全体系建设 ; 要进一步落实档案馆对深圳旅游学院珠海学院和华文学院三个学院档案分室的业务指导工作 ; 2

应加快推进档案信息化建设二期工程 ; 围绕学校中心工作, 优化档案服务质量, 提升档案服务效能, 充分发挥档案馆作为爱国爱校主义教育基地的作用继续推进部门立卷工作规范档案管理依据教育部国家档案局第 27 号令 ( 高等学校档案管理办法 ) 文件精神, 高校档案工作应实行部门立卷制度为了规范部门档案管理, 根据暨南大学档案管理办法的有关规定, 国际交流合作处党政办公室

整理规范和移交流程, 推广了档案管理新系统的使用范围 2012 年 4 月 25 日, 档案馆和审计处在审计处会议室召开了暨南大学审计档案管理暂行办法研讨会双方就审计档案的归档范围形式年限, 以及基建修缮项目的审计档案是否独立归档等问题进行了热烈的研讨档案馆从档案管理的专业角度对暨南大学审计档案管理暂行办法 ( 草稿 ) 给予了指导性意见

3 应加快推进档案信息化建设二期工程 ; 围绕学校中心工作, 优化档案服务质量, 提升档案服务效能, 充分发挥档案馆作为爱国爱校主义教育基地的作用继续推进部门立卷工作规范档案管理依据教育部国家档案局第 27 号令 ( 高等学校档案管理办法 ) 文件精神, 高校档案工作应实行部门立卷制度为了规范部门档案管理, 根据暨南大学档案管理办法的有关规定, 国际交流合作处党政办公室基建处人事处科学技术研究处出版社等机关直属单位和各学院都相继开展了部门立卷工作, 并已取得良好效果为进一步规范学校档案管理, 提高学校档案保管利用质量,2012 年 3 月 9 日, 在管理学院党政管理干部业务培训会, 档案馆就档案收集整理和暨南大学档案管理系统应用等方面进行了培训通过系统的讲解, 使参加培训的人员提高了对文书档案归档工作的认识, 熟悉了文书档案归档范围整理规范和移交流程, 推广了档案管理新系统的使用范围 2012 年 4 月 25 日, 档案馆和审计处在审计处会议室召开了暨南大学审计档案管理暂行办法研讨会双方就审计档案的归档范围形式年限, 以及基建修缮项目的审计档案是否独立归档等问题进行了热烈的研讨档案馆从档案管理的专业角度对暨南大学审计档案管理暂行办法 ( 草稿 ) 给予了指导性意见审计处也结合档案馆的指导意见从审计专业角度进一步梳理了基建财务两个专业审计资料的归档范围和移交形式, 进一步完善了暨南大学审计档案管理暂行办法 2011 年 12 月至 2012 年 4 月, 档案馆和实验室与设备管理处就我校积累多年设备投标材料归档范围整理组卷方法保管年限移交流程以及暨南大学档案管理系统的使用进行商讨经过多次商讨, 进一步完善了暨南大学仪器设备类档案工作规范和暨南大学仪器 3

4 设备档案归档范围及保管期限表通过和以上各部处学院的工作交流, 进一步推进了我校档案部门立卷工作而暨南大学档案管理系统的启用, 实现了更智能更人性化的管理, 简化了机关直属单位及教学单位的预立卷程序, 有利推进了部门立卷制度的施行, 同时也使档案管理部门更好地监督指导各部门归档工作, 提高了我校档案工作水平通过培训和商讨, 也发现了档案工作中存在的一些问题, 档案馆将与各部处学院协力合作, 规范工作程序, 简化工作流程, 力争在档案管理工作上取得共赢不断推进档案信息化建设高校档案信息化建设是学校校园信息化建设的重要组成部分为了全面实现我校档案现代化管理, 更有效服务学校中心工作, 档案馆启动了档案信息化建设项目的申请, 并在国侨办及学校的关心支持下, 于 2010 年 4 月正式启动, 至今已进行到了第二期档案管理系统已实现与 OA 系统内公文流转的无缝连接, 即公文流转完毕即时推送至档案管理系统, 同时公文流转的背景信息一并推送至档案管理系统与文件统一管理实现了电子文件的实时归档要求, 相比以往的物理归档更及时更准确更齐全截止 2011 年 12 月, 我馆目录数据库已完成案卷级目录数据条文件级目录数据条, 多媒体目录数据 4963 条, 已归档电子文件 9203 份, 馆藏档案已扫描份, 通过档案数字化加工处理的馆藏档案主要是教学档案中的学籍表成绩单录取名册毕业名册和基建图纸等历年利用量最高的档案, 极大方便了档案调阅数字化丰富了档案信息资源, 提高了档案利用的效率, 各部门人员调阅档案信息不再受限于繁琐的借档手续 ; 实现多人同时在线共享调阅同一份案卷的目的 ; 减少了档案原件的损耗, 提高了我校档案管理整体水平, 并有效提升了我校其它各部门业务运转效率, 逐步实现电子文件与纸质档案同步归档的双轨制管理完成国务院侨办档案数字化项目并获得好评 2011 年我馆受国务院侨办委托, 负责国务院侨办异地保存的纸质档案数字化工作项目实施期间, 为了保证安全, 我馆派左晋佺同志具体负责此项工作, 从档案调卷图象质检到归档的整个流程, 左晋佺同志以高度负责的工作态度严谨的工作作风, 克服了身在异地单兵作战的困难, 对项目运行的每一个技术环节都严格认定和质量把关, 经过 4 个月的辛勤努力, 产生影像文件页条目 5805 条, 形成光盘数据 3 套 33 张, 硬盘数据两份, 项目成果已经国务院侨办验收合格左晋佺同志圆满完成了此项工作, 为国务院侨办档案数字化工作做出了一定的贡献, 得到侨办领导的高度赞扬 4

档案共享暨南校园百年变迁简介暨南大学自 1906 年创办至今已走过 106 年的历程,

5 档案共享暨南校园百年变迁简介暨南大学自 1906 年创办至今已走过 106 年的历程, 历经南京真如上海孤岛福建建阳上海虹口和广州时期各个不同时期的校园状况校舍景物, 是反映当时学校变化发展和办学条件的真实记录, 也是历史变迁社会鼎革的重要印记目前学校在广州深圳珠海三地设有四个校区, 并在广州番禺筹建新的校区, 学校建设蓬勃发展, 面貌焕然一新, 暨南大学已进入历史上最辉煌的时期, 正沿着现代化国际化综合化的目标阔步前进一南京时期的暨南校园 ( ) 国立暨南学校南京校舍图国立暨南学校校门国立暨南学校风雨操场教室 5

6 二真如时期的暨南校园 ( ) 真如时期国立暨南大学校舍平面图真如时期大学部教学楼图书馆 ( 郑洪年校长捐建 ) 6

7 三孤岛建阳时期的暨南校园 ( ) 孤岛时期, 国立暨南大学并无固定校舍, 仅靠租赁房屋办学, 校址数度变迁图为保存下来的当时在上海康定路上的部分校舍竖立在校门前的牌坊正面为校名国立暨南大学, 背书声教南暨四上海虹口时期的暨南校园 ( ) 7

8 五广州 1958 年重建至 1978 复办后的暨南校园 ( ) 20 世纪 60 年代的暨南大学基本建设总体规划模型建筑群中央部分为教学大楼, 右上角为教工住宅区, 左上角为学生宿舍 2010 年广州主校区校园地图 8

旧教学大楼由香港知名人士暨南大学董事会副董事长王宽诚捐赠人民币 100 万元兴建 1960 年竣工, 总建筑面积

新教学大楼, 总投资 10656 万元, 其中国家财政拨款 6000 万元, 学校自筹 3256 万元,

平方米, 共 16 层,160 多间教室, 可容纳 12000 名学生同时上课旧图书馆,1983

与原第一军医大学图书馆连为一体, 总建筑面积 13000 平方米 2003 年拆除新图书馆,2004

9 旧教学大楼由香港知名人士暨南大学董事会副董事长王宽诚捐赠人民币 100 万元兴建 1960 年竣工, 总建筑面积平方米, 中西合璧, 气势磅礴是当时广东省高校中规模最大规格最高的教学大楼已于 2004 年拆除新教学大楼, 总投资万元, 其中国家财政拨款 6000 万元, 学校自筹 3256 万元, 广州富力地产公司捐赠 1400 万元,2005 年 12 月动工, 2007 年 10 月竣工, 建筑面积平方米, 共 16 层,160 多间教室, 可容纳名学生同时上课旧图书馆,1983 年由教育部批准并拨款兴建,1984 年竣工, 图书馆坐北朝南, 共四层, 为回字型建筑, 与原第一军医大学图书馆连为一体, 总建筑面积平方米 2003 年拆除新图书馆,2004 年动工兴建,2007 年 9 月正式启用建筑面积约平方米形似一个抽象的大门, 寓意学无止境大门框下弧形内凹部分, 体现包容和内聚的暨南精神, 形如展开待阅的鸿篇巨册, 气势磅礴, 神圣而典雅 9

10 珠海校区全景珠海校区教学大楼,2002 年 8 月竣工巍峨壮丽的教学楼形如一本展开待阅的巨著, 寓意莘莘学子徜徉于知识的海洋华文学院教学楼深圳旅游学院综合楼,1995 年竣工, 由港中旅中国中旅福建中旅华侨城等企业捐资兴建, 外形如帆船, 寓意乘风破浪锐意进取 10

11 档案业务 2012 年 1-5 月, 已收集整理 2011 级本科新生档案 4883 份 ; 清点往届留存的本科研究生档案份 ; 对馆藏在校和往届留存份学生档案进行存址录入 ; 为做好毕业生档案流转问题的宣传工作, 向应届毕业生编印派发 5300 多份学生档案须知 2012 年 1-5 月, 收集各类材料含校内外文件本科生学籍材料研究生学位材料等共计 2799 卷又 2587 件根据暨南大学档案管理办法, 现整理上架党群档案 17 盒, 行政档案 60 盒, 教学档案 42 盒, 外事档案 113 盒, 学籍档案 328 卷, 学位档案 2510 卷 ; 另外, 整理党群类遗留档案 13 盒, 行政类遗留档案 36 盒 2012 年 1-5 月, 提供利用档案 1684 人次,1820 卷次 2012 年 3 月, 为统战部编写我校统战历史, 提供我校 1958 年复办以来历届统战部部长人员名单及任命时间等档案材料重新整理我校已停用印章 228 枚 2012 年 4 月, 销毁已保管 15 年到期的 1997 年会计凭证 666 册 2012 年 5 月日, 林文兴馆长参加了广东省档案学会高校委员会组织的西北高校考察调研活动, 广东省档案学会高校系统委员会会员单位档案工作负责人及档案工作者一行 31 人组成的西北线调研组先后赴西安交通大学档案馆陕西师范大学档案馆兰州大学档案馆考察交流与调研, 三所高校档案馆具有深厚的历史文化积淀, 其档案资源建设档案服务方式档案信息化建设以及特色档案编研等工作做得有声有色此行考察调研, 不仅使考察调研组全体成员开阔了眼界, 获取了经验, 增进了广东省档案人和西北高校档案同仁地友谊, 也得到了很多思考和借鉴人事处李勇标老师在档案馆工作人员指导下, 经过一学期的努力, 将 1000 多件早期遗留档案认真分类有序归整, 并于 2012 年 1 月初完成归档, 及时保护了学校档案的信息与实体安全 ; 无独有偶, 党政办陈龙老师和教育学院教务办张靖磊老师分别完成了早期遗留的近 200 件档案和 13 卷档案的立卷归档工作 ; 而长期以来档案部门立卷制度的优秀践行者国际交流合作处王昱老师, 平时工作中便保持着良好的档案预立卷习惯, 今年 5 月底又将 113 卷外事档案归整完毕, 移交至档案馆几位老师都在档案管理系统的功能支持下, 秉承对学生学校高度负责的态度, 很好地完成了档案的部门立卷工作, 为后期档案信息化加速进程奠定了良好基础马兴中先生移交暨南学堂创办人国立暨南大学郑洪年校长櫜园诗稿一册教育学院移交礼品档案 2 件报 : 国务院侨办秘行司文电处广东省教育厅办公室广东省档案局监督指导处送 : 校领导发 : 校内各单位各学院主编 : 林文兴执行编辑 : 董信君李秋丽左晋佺原颖蓓郭北穗联系电话 :(020) 或 (020) 网址 : odangan@jnu.edu.cn 11

闽教职成〔2013〕33号

闽教职成〔2013〕33号福建省示范性现代职业院校建设工程项目建设规划 (2016-2020) 主管部门学校名称福建省教育厅福建省邮电学校联系人冯力联系电话 13609596106 电子邮件 44537044@qq.com 编制日期修订日期 2016 年 4 月 23 日 2016 年 5 月 30 日一建设基础... 1 ( 一 ) 学校概况... 1 ( 二 ) 建设基础... 1 ( 三 ) 存在问题...