奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) 清 华 大 学 综 合 教 务 系 统 在 教 务 管 理 中 的 应 用 1 宣 华 王 映 雪 陈 怀 楚 摘 要 : 为 加 速 高 校 教 务 管 理 改 革 的 进 程, 运 用 先 进 的 信 息 技 术, 开 发 了 清 华 大 学 综 合 教 务 管 理 信 息 系 统 该 系 统 由 学 籍 管 理 教 学 计 划 管 理 成 绩 管 理 排 课 选 课 等 十 几 个 模 块 组 成 实 现 了 教 务 一 级 管 理 规 范 化 管 理 信 息 共 享 等 多 项 改 革 目 标 运 行 结 果 表 明, 综 合 教 务 管 理 系 统 不 仅 是 一 种 管 理 手 段, 而 且 是 促 进 教 务 体 制 改 革 实 现 教 务 管 理 信 息 化 现 代 化 的 重 要 举 措 关 键 词 : 教 务 管 理, 信 息 化, 一 级 模 式, 规 范 化, 资 源 共 享, 辅 助 决 策 一 前 言 教 务 管 理 工 作 是 高 等 学 校 教 育 工 作 的 一 项 重 要 内 容, 是 整 个 学 校 管 理 的 核 心 和 基 础 教 务 管 理 工 作 是 指 学 校 管 理 人 员 按 照 一 定 的 教 育 方 针, 运 用 先 进 的 管 理 手 段, 组 织 协 调 指 挥 与 指 导 各 方 面 人 员 的 活 动, 以 便 高 效 率 高 质 量 地 完 成 各 项 教 学 任 务, 完 成 国 家 所 制 定 的 教 育 目 标 教 务 管 理 工 作 是 学 校 教 学 工 作 的 中 枢, 是 保 证 高 校 教 学 机 制 正 常 运 转 的 枢 纽, 它 是 一 项 目 的 性 计 划 性 适 应 性 创 造 性 和 科 学 性 很 强 的 工 作 教 务 管 理 工 作 关 系 到 高 校 教 学 秩 序 的 稳 定 和 教 学 质 量 的 提 高, 关 系 到 高 校 的 发 展 和 人 才 的 培 养, 教 务 管 理 在 高 校 中 占 有 相 当 重 要 的 地 位 随 着 计 算 机 技 术 的 飞 速 发 展 和 高 等 教 育 体 制 改 革 的 不 断 深 入, 传 统 的 教 务 管 理 方 法 手 段 以 及 工 作 效 率 已 不 能 适 应 新 的 发 展 需 要, 无 法 很 好 地 完 成 教 学 管 理 工 作 提 高 教 务 管 理 水 平 的 主 要 途 径 是 更 新 管 理 者 的 思 想, 增 强 对 管 理 活 动 的 科 学 认 识 同 时, 运 用 先 进 的 信 息 技 术, 开 发 高 校 综 合 教 务 管 理 信 息 系 统, 是 深 化 教 务 体 制 改 革 的 有 利 措 施 清 华 大 学 综 合 教 务 管 理 信 息 系 统, 是 一 个 集 Client/Server 和 Browser/Web Server 技 术 于 一 体 涉 及 教 务 管 理 各 环 节 面 向 学 校 各 部 门 以 及 各 层 次 用 户 的 多 模 块 综 合 管 理 信 息 系 统 教 务 系 统 数 据 管 理 流 程 ( 见 图 1) 主 要 包 括 学 籍 管 理 收 费 管 理 注 册 管 理 选 课 管 理 成 绩 管 理 毕 业 审 查 以 及 课 程 管 理 教 学 计 划 管 理 排 课 等 多 个 模 块 这 些 模 块 既 相 互 独 立 又 相 互 联 系, 即 可 独 立 工 作 又 要 相 互 制 约, 构 成 了 复 杂 庞 大 的 综 合 管 理 信 息 系 统 教 务 系 统 的 出 台 和 运 行, 体 现 了 清 华 大 学 教 务 管 理 与 服 务 相 分 离 的 改 革 思 路, 实 现 了 教 务 一 级 管 理 规 范 化 管 理 信 息 共 享 提 供 辅 助 决 策 等 各 项 功 能, 推 动 了 学 校 的 信 息
2 奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) 化 进 程 图 l 清 华 大 学 综 合 教 务 系 统 数 据 管 理 流 程 二 教 务 系 统 的 一 级 管 理 模 式 教 务 系 统 配 合 学 校 体 制 改 革, 将 二 级 教 务 管 理 变 为 一 级 管 理 模 式 减 少 了 系 级 教 务 管 理 的 人 和 事, 减 少 了 管 理 层 次, 缩 短 了 信 息 流 通 渠 道, 提 高 了 管 理 水 平, 增 加 了 管 理 效 率 具 体 体 现 在 : (1) 全 校 课 程 统 一 管 理 全 校 各 系 所 开 设 的 课 程 集 中 为 一 个 数 据 表, 统 一 由 教 务 处 计 划 科 维 护 课 程 信 息 包 括 课 程 号 课 程 名 学 时 学 分 课 程 简 介 使 用 教 材 等 二 十 多 种 属 性, 分 别 提 供 给 教 学 计 划 学 生 选 课 成 绩 管 理 等 各 个 教 学 环 节 (2) 全 校 学 生 的 学 籍 统 一 管 理 学 生 从 入 学 开 始 到 推 荐 研 究 生 或 毕 业, 教 务 处 学 籍 科 管 理 学 生 的 入 学 信 息 在 学 信 息 异 动 信 息 奖 惩 信 息 及 毕 业 信 息 学 籍 信 息 作 为 学 生 基 本 状 况 的 描 述 信 息, 直 接 或 间 接 制 约 了 学 生 的 注 册 交 费 选 课 推 研 和 毕 业, 避 免 无 学 籍 学 生 注 册 选 课 等 管 理 漏 洞 同 时, 学 籍 信 息 集 中 管 理, 统 计 数 据 准 确 及 时 全 面 (3) 全 校 学 生 的 学 费 交 纳 统 一 管 理 学 生 交 纳 学 费 是 一 项 组 织 严 密 跨 越 系 统 的 复 杂 工 作 根 据 每 位 学 生 所 学 专 业 国 籍 家 庭 经 济 背 景 的 不 同 等 具 体 情 况, 在 学 籍 中 制 定 收
奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) 3 费 标 准 ; 收 费 系 统 根 据 收 费 标 准, 通 过 设 定 在 结 算 中 心 的 客 户 端, 长 期 为 学 生 办 理 收 费 业 务 收 费 系 统 除 办 理 现 金 收 缴 业 务 之 外, 同 时 办 理 汇 款 业 务 转 储 蓄 业 务 等 银 行 管 理 项 目 学 生 交 费 与 否, 直 接 会 影 响 到 注 册 和 选 课 教 务 系 统 为 结 算 中 心 和 注 册 中 心 建 立 了 紧 密 的 数 据 联 系, 使 没 有 交 费 的 学 生 不 能 注 册 不 能 注 册 则 不 能 选 课 等 教 务 管 理 规 定 得 以 实 现 数 据 库 为 部 门 之 间 建 立 的 有 机 联 系, 方 便 了 学 生, 简 化 了 流 程, 堵 住 了 漏 洞 (4) 全 校 学 生 的 注 册 工 作 统 一 进 行 每 学 期 开 学 初, 学 生 持 IC 卡 及 学 生 证 统 一 注 册 对 于 未 交 费 的 学 生, 系 统 语 音 提 示 请 先 交 费 等 信 息, 并 封 存 注 册 命 令 按 钮, 不 予 注 册 历 时 三 天 十 台 计 算 机 一 万 余 名 学 生 的 注 册 工 作 即 可 结 束, 同 时 发 布 各 种 统 计 信 息, 通 报 给 有 关 部 门 (5) 选 课 活 动 统 一 进 行 选 课 活 动 是 推 进 学 分 制 建 设 的 重 要 环 节, 也 是 教 务 管 理 的 难 点 之 选 课 工 作 顺 利 与 否, 直 接 关 系 到 教 学 秩 序 的 稳 定 选 课 子 系 统 采 用 B/S 结 构 方 式, 学 生 在 规 定 时 期 内, 在 校 园 网 的 任 何 一 台 计 算 机 上 均 可 进 行 选 课 在 教 务 处 的 统 一 组 织 下, 经 过 预 选 正 选 和 补 退 选 等 三 个 选 课 阶 段, 完 成 全 校 的 选 课 活 动 (6) 重 修 重 考 退 课 旁 听 等 各 种 手 续 统 一 办 理 选 课 结 束 后, 学 生 的 选 课 名 单 由 教 务 处 统 一 管 理, 在 教 室 资 源 容 许 的 条 件 下, 注 册 中 心 统 一 办 理 全 校 学 生 的 重 修 重 考 退 课 旁 听 等 各 种 手 续, 统 筹 安 排, 统 一 管 理 (7) 统 一 进 行 学 生 学 习 成 绩 的 学 期 审 查 试 读 管 理 及 毕 业 审 查 学 位 审 查 学 生 在 校 学 习 期 间, 要 在 各 阶 段 进 行 各 种 学 业 审 查 审 查 的 标 准 和 方 式 不 同, 将 导 致 审 查 结 果 的 不 同 教 务 系 统 设 定 了 各 种 审 查 功 能 和 标 准, 将 各 种 项 目 的 审 查 统 一 在 一 个 标 准 下 进 行, 准 确 及 时 公 正 公 平 地 向 有 关 部 门 提 供 审 查 结 果, 避 免 了 不 必 要 的 纠 纷 (8) 统 一 办 理 全 校 学 生 的 中 英 文 成 绩 单 成 绩 单 作 为 学 生 走 向 社 会 的 重 要 凭 证 之 一, 其 准 确 性 唯 一 性 和 权 威 性 代 表 了 学 校 的 声 誉 教 务 系 统 规 范 了 院 系 所 专 业 课 程 等 中 英 文 对 照, 实 现 了 中 英 文 成 绩 单 的 统 一 管 理 和 打 印 三 实 现 教 务 管 理 信 息 的 规 范 化 教 务 系 统 以 国 家 教 委 公 布 的 高 等 学 校 管 理 基 本 信 息 集 为 基 本 信 息 标 准, 采 用 国 家 教 育 部 以 及 北 京 市 教 委 等 颁 布 的 标 准, 将 教 学 计 划 等 教 务 业 务 工 作 标 准 化 规 范 化 首 先, 建 立 教 务 系 统 的 公 共 信 息 代 码 集, 统 一 规 范 系 所 代 码 专 业 代 码 班 级 代 码 教 师 代 码 成 绩 等 级 代 码 学 年 学 期 代 码 等 二 十 多 种 代 码 表 代 码 信 息 作 为 教 务 系 统 的 主 要 信 息 源 之 一, 贯 穿 整 个 教 务 系 统 之 中, 从 而 保 证 了 教 务 系 统 代 码 信 息 的 一 致 性 规 范 性 学 生 的 学 号 将 贯 穿 于 教 务 系 统 的 始 终 学 生 入 学 伊 始, 其 学 号 就 作 为 学 生 的 唯 一 标 识,
4 奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) 贯 穿 于 注 册 交 费 选 课 成 绩 奖 惩 及 异 动 等 全 部 教 务 管 理 过 程 之 中 课 程 号 ( 课 序 号 ) 作 为 课 程 的 唯 一 标 识 贯 穿 于 教 务 系 统 中 由 课 程 库 命 名 的 课 程 号, 标 识 了 课 程 的 所 有 属 性 课 序 号 则 作 为 补 充 代 码, 进 一 步 标 识 了 同 一 课 程 的 不 同 上 课 班 级 课 程 号 的 规 范 化 管 理, 不 仅 具 有 现 实 意 义, 更 具 有 一 定 的 历 史 意 义 教 学 计 划 规 范 化 是 教 务 管 理 规 范 化 的 前 提 教 学 计 划 作 为 教 务 活 动 中 的 纲 领 性 文 件, 在 教 务 管 理 系 统 中 起 到 了 关 键 性 的 作 用 教 务 系 统 一 改 传 统 观 念 和 传 统 习 惯, 将 教 学 计 划 在 数 据 结 构 上 进 行 了 统 一 规 范, 使 它 能 够 正 确 地 贯 彻 执 行 教 学 大 纲 规 范 排 课 指 导 选 课 : 同 时 作 为 学 期 审 查 毕 业 审 查 学 位 审 查 等 的 执 行 标 准 ; 作 为 教 学 评 估 教 学 工 作 量 统 计 等 重 要 教 学 环 节 的 操 作 依 据 四 全 校 教 务 信 息 共 享 与 服 务 教 务 系 统 采 用 了 数 据 集 中 存 放 信 息 网 络 共 享 的 模 式, 提 供 了 学 校 教 务 管 理 部 门 和 各 教 学 部 门 协 同 工 作 及 信 息 共 享 的 环 境 ( 见 图 2) 学 校 教 务 处 注 册 中 心 结 算 中 心 各 系 教 师 和 学 生 在 教 务 系 统 的 统 一 组 织 下, 共 享 一 个 数 据 库 各 部 门 各 司 其 职 分 工 合 作 秩 序 井 然 利 用 校 园 网 为 教 学 管 理 部 门 和 教 师 学 生 提 供 全 方 位 的 信 息 服 务 图 2 教 务 系 统 信 息 共 享 的 环 境 (1) 全 校 教 师 资 源 共 享 教 师 信 息 来 自 人 力 资 源 系 统, 教 务 系 统 最 大 限 度 地 满 足 教 学 的 需 求, 最 大 限 度 地 发 挥 教 师 的 作 用 (2) 全 校 教 室 实 验 室 资 源 共 享 全 校 统 一 排 课, 统 一 安 排 上 课 的 时 间 地 点, 统 筹 安
奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) 5 排 全 校 各 种 教 室 实 验 室 的 使 用 方 式, 极 大 地 提 高 了 教 师 实 验 室 的 利 用 率, 为 学 校 的 发 展 规 模 喝 校 园 规 划 提 供 了 建 设 性 的 意 见 (3) 全 校 课 程 资 源 共 享 与 信 息 服 务 课 程 库 提 供 了 全 校 所 开 课 程 的 全 部 信 息, 有 利 于 资 源 共 享, 更 有 利 于 本 硕 贯 通, 并 随 时 在 网 上 公 布 (4) 面 向 全 校 的 信 息 资 源 共 享 与 服 务 全 校 性 的 公 共 信 息 如 : 单 位 代 码 专 业 代 码 等 由 学 校 主 管 部 门 统 一 管 理 维 护, 并 随 时 在 网 上 公 布 (5) 面 向 不 同 身 份 的 信 息 资 源 共 享 与 服 务 各 个 教 学 部 门 以 自 己 的 帐 号 和 密 码 进 行 系 级 查 询, 可 及 时 得 到 本 系 学 生 的 注 册 情 况 交 费 情 况 学 籍 情 况 选 课 情 况 学 习 成 绩 的 排 名 情 况 不 及 格 情 况 推 研 情 况 及 毕 业 审 查 情 况 等 ; 还 可 以 下 载 本 系 教 师 的 学 生 选 课 名 单 录 入 本 系 教 师 所 授 课 程 的 考 试 成 绩 等 教 师 查 询 学 生 的 选 课 情 况 录 入 考 试 成 绩 等 学 生 个 人 进 行 选 课 成 绩 查 询 课 表 查 询 等 五 为 教 学 管 理 提 供 辅 助 决 策 教 务 系 统 还 具 备 为 教 学 管 理 提 供 辅 助 决 策 的 功 能, 主 要 表 现 在 以 下 几 个 方 面 (1) 为 教 学 质 量 评 估 提 供 了 系 所 信 息 专 业 信 息 教 师 信 息 选 课 信 息 成 绩 信 息 等 基 础 数 据, 并 进 行 相 应 的 统 计 计 算, 为 管 理 部 门 提 供 决 策 信 息, 促 进 教 学 质 量 的 提 高 (2) 教 务 系 统 保 留 了 历 年 的 课 程 信 息 专 业 信 息 教 学 计 划 课 程 安 排 等 信 息, 为 学 科 建 设 和 发 展 提 供 了 历 史 性 的 资 料 (3) 提 供 了 各 类 职 称 教 师 授 课 情 况 的 统 计 分 析, 其 中 包 括 授 课 教 师 的 职 称 结 构 年 龄 结 构 课 程 结 构 等 基 础 信 息, 为 师 资 队 伍 的 建 设 和 发 展 提 供 决 策 支 持 (4) 提 供 了 各 专 业 学 生 上 课 的 学 时 数 学 分 数 必 修 课 程 选 修 课 程 基 础 课 程 专 业 课 程 等 各 类 学 习 信 息, 为 出 台 新 的 改 革 措 施 提 供 支 持 此 外, 综 合 教 务 信 息 系 统 还 可 以 为 教 材 管 理 提 供 基 础 数 据, 为 网 络 学 堂 提 供 课 程 安 排 选 课 情 况 等 基 础 信 息 六 结 束 语 高 校 综 合 教 务 系 统, 不 仅 仅 是 减 轻 教 务 管 理 者 劳 动 强 度 的 一 种 手 段, 而 且 是 教 务 管 理 体 制 改 革 的 具 体 体 现 清 华 大 学 综 合 教 务 管 理 信 息 系 统 自 1998 年 开 始 运 行 以 来, 顺 利 地 完 成 了 学 籍 管 理 成 绩 管 理 教 学 计 划 管 理 排 课 选 课 等 各 项 教 务 管 理 活 动, 达 到 了 预 期 的 效 果 仅 2001 年 2 月 26 日 一 天, 选 课 达 23683 人 次 7546 人 数, 使 用 IP 数 达 3728 个 同 时 采 取 了 如 下 多 种 安 全 措 施, 将 系 统 建 立 在 数 据 准 确 安 全 快 速 传 输 的 基 础 之 上 :
6 奋 斗 的 历 程 丰 硕 的 成 果 ( 二 ) (1) 与 校 园 网 的 安 全 机 制 相 结 合, 设 立 综 合 教 务 系 统 的 防 火 墙 在 网 络 级 操 作 系 统 级 数 据 库 级 均 采 取 安 全 措 施, 保 证 系 统 的 安 全 (2) 系 统 设 定 客 户 端 使 用 者 的 权 限 范 围, 对 于 不 应 维 护 的 模 块 和 数 据 表, 仅 授 予 只 读 权 或 无 权 (3) 系 统 采 取 完 整 备 份 和 增 量 备 份 相 结 合 的 数 据 备 份 策 略 当 系 统 遭 遇 灾 难 性 破 坏 或 进 行 历 史 性 数 据 查 询 时, 能 够 及 时 恢 复 或 再 现 历 史 数 据 的 实 时 状 态 (4) 完 善 操 作 日 志 管 理 对 于 登 录 综 合 教 务 管 理 系 统 的 用 户, 系 统 自 动 记 录 下 该 用 户 操 作 的 模 块 操 作 时 间 操 作 地 点 等 信 息 ; 对 于 登 录 选 课 系 统 的 学 生, 系 统 亦 自 动 记 录 学 号 时 间 地 点 选 课 状 态 IP 地 址 等 信 息 完 善 的 日 志 管 理, 以 备 日 后 查 询 落 实 责 任 数 据 统 计 防 止 黑 客 等 (5) 设 定 安 全 通 道 和 密 码 及 时 更 新 策 略 对 于 利 用 浏 览 器 仅 仅 是 查 询 的 访 问, 系 统 提 供 密 码 修 改 功 能 ; 对 于 进 行 数 据 维 护 的 访 问, 如 进 行 网 上 教 师 成 绩 录 入, 系 统 在 每 次 开 放 录 入 状 态 之 际, 更 新 密 码 并 允 许 修 改 密 码, 同 时 在 登 录 时, 首 先 通 过 安 全 通 道 清 华 大 学 综 合 教 务 系 统 以 其 技 术 先 进 功 能 齐 全 界 面 友 好 安 全 可 靠 等 特 性, 配 合 了 学 校 体 制 改 革 的 进 程, 更 新 了 教 务 管 理 者 的 传 统 理 念, 促 进 了 教 务 管 理 信 息 化 的 发 展, 为 建 设 世 界 一 流 大 学 做 出 了 积 极 的 贡 献 参 考 文 献 [1] 沈 培 华, 王 映 雪 等. 清 华 大 学 信 息 系 统 总 体 规 划.211 项 目 工 程 设 计 文 档 [2] 王 映 雪 等. 清 华 大 学 综 合 教 务 系 统 总 体 方 案. 专 家 论 证 会 技 术 文 档 [3] 沈 培 华 等. 教 育 管 理 现 代 化 与 信 息 系 统 建 设. 清 华 大 学 教 育 研 究,2000