会计档案管理办法 2012-01-10 00:00 财政部国家档案局文件 财会字 [1998] 32 号 关于印发 会计档案管理办法 的通知 各省 自治区 直辖市 计划单列市财政厅 ( 局 ) 档案局, 新疆生产建设兵团, 国务院各部委 各直属 机构, 国务院机关事务管理局, 中共中央直属机关事务管理局 : 财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 自 1984 年实施以来, 对加强单位会计档案管理 促进会计工作, 为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用 随着我国社会主义市场经济的发展, 经济和会计工作中的新情况 新问题不断出现, 原会计档案管理规定已不适应经济发展和会计改革的要求 为此, 财政部和国家档案局在总结 会计档案管理办法 实施情况和充分调查研究的基础上, 依据 会计法 和 档案法 的有关规定, 对 会计档案管理办法 进行了修订, 现予印发, 自 1999 年 1 月 1 日起施行 1984 年 6 月 1 日财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 自新办法实施之日起同时废止 请布置所属单位贯彻实施 附件 : 会计档案管理办法 一九九八年八月二十日 附件 : 会计档案管理办法 第一条为了加强会计档案管理, 统一会计档案管理制度, 更好地为发展社会主义市场经济服务, 根据 中
华人民共和国会计法 和 中华人民共和国档案法 的规定, 制定本办法 第二条国家机关 社会团体 企业 事业单位 按规定应当建账的个体工商户和其他组织 ( 以下简称各 单位 ), 应当依照本办法管理会计档案 第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导 监督和检查 第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷 归档 保管 查阅和销毁等 管理制度, 保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅, 严防毁损 散失和泄密 第五条会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据 具体包括 : ( 一 ) 会计凭证类 : 原始凭证, 记账凭证, 汇总凭证, 其他会计凭证 ( 二 ) 会计账簿类 : 总账, 明细账, 日记账, 固定资产卡片, 辅助账簿, 其他会计账簿 ( 三 ) 财务报告类 : 月度 季度 年度财务报告, 包括会计报表 附表 附注及文字说明, 其他财务报告 ( 四 ) 其他类 : 银行存款余额调节表, 银行对账单, 其他应当保存的会计核算专业资料, 会计档案移交清 册, 会计档案保管清册, 会计档案销毁清册 第六条各单位每年形成的会计档案, 应当由会计机构按照归档要求, 负责整理立卷, 装订成册, 编制会 计档案保管清册 当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由会计机构编制移 交清册, 移交本单位档案机构统一保管 ; 未设立档案机构的, 应当在会计机构内部指定专人保管 出纳人 员不得兼管会计档案 移交本单位档案机构保管的会计档案, 原则上应当保持原卷的封装 个别需要拆封重新整理的, 档案机构 应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理, 以分清责任 第七条各单位保存的会计档案不得借出 如有特殊需要, 经本单位负责人批准, 可以提供查阅或者复制, 并办理登记手续 查阅或者复制会计档案的人员, 严禁在会计档案上涂画 拆封和抽换
各单位应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度 第八条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 3 年 3 年 10 年 15 年 25 年五 类 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限, 各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附 表所列期限执行 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的, 可以比照类似档案的保管期限办理 第十条保管期满的会计档案, 除本办法第十一条规定的情形外, 可以按照以下程序销毁 : (-) 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见, 编制档案销毁清册, 列明销毁会计档案的名称 卷 号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 ( 二 ) 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 ( 三 ) 销毁会计档案时, 应当由档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关销毁会计档案时, 应当由同 级财政部门 审计部门派员参加监销 财政部门销毁会计档案时, 应当由同级审计部门派员参加监销 ( 四 ) 监销人在销毁会计档案前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案 ; 销 毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告本单位负责人 第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证, 不得销毁, 应当单独 抽出立卷, 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷的会计档案, 应当在会计档案销毁清册和会计档案 保管清册中列明 正在项目建设期间的建设单位, 其保管期满的会计档案不得销毁 第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案 具备采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的, 由国务院业务主管部门统一规定, 并报财政部 国家档案局备案
第十三条单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的, 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计 档案, 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管 法律 行政法规另有规 定的, 从其规定 第十四条单位分立后原单位存续的, 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管, 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 ; 单位分立后原单位解散的, 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管, 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证, 应当单独抽出由业务相关方保存, 并按规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由单位保管, 承接业务单位可查阅 复制与其业务 相关的会计档案, 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证, 应当单独抽出由业务承接单位保存, 并按 规定办理交接手续 第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的, 原各单位的会计档案应当由合并后的单位 统一保管 ; 单位合并后原各单位仍存续的, 其会计档案仍应由原各单位保管 第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案, 应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位, 并按规定办理交接手续 第十七条单位之间交接会计档案时, 交接双方应当办理会计档案交接手续 移交会计档案的单位, 应当编制会计档案移交清册, 列明应移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度 和档案编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接会计档案时, 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接, 并由交接双方的单位负责人负 责监交 交接完毕后, 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章 第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境 驻外机构和境内单位在境外设立的企业 ( 简称境 外单位 ) 的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理 第十九条预算 计划 制度等文件材料, 应当执行文书档案管理规定, 不适用本办法 第二十条各省 自治区 直辖市人民政府财政部门 档案管理部门, 国务院各业务主管部门, 中国人民 解放军总后勤部, 可以根据本办法的规定, 结合本地区 本部门的具体情况, 制定实施办法, 报财政部和
国家档案局备案 第二十一条本办法由财政部负责解释 自 1999 年 1 月 1 日起执行 1984 年 6 月 1 日财政部 国家档案 局发布的 会计档案管理办法 自本办法执行之日起废止 附表一 : 企业和其他组织会计档案保管期限表 附表二 : 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 会计档案保管期限表 表一企业和其他组织会计档案保管限表 序号 档案名称 保管 期限 备 注 一会计凭证类 15 年 1 原始凭证 15 年 2 记账凭证 15 年 3 汇总凭证 15 年 二会计账簿类 4 总账 15 年包括日记总账 5 明细账 15 年 现金和银行存款日记账 6 日记账 15 年 保管 25 年 固定资产报废清理后保 7 固定资产卡片 15 年 管 5 年 8 辅助账簿 15 年包括各级主管部门汇总 三财务报告类 包括各级主管部门汇总 财务报告 9 月 季度财务报告 3 年包括文字分析 10 年度财务报告 ( 决算 ) 永久包括文字分析 四其他类
11 会计移交清册 15 年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5 年 15 银行对账单 5 年 表二 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 序 档案名称 财政 保管限期行政单位 税收 备注 号 总预算 事业单位 会计 一 会计凭证类 1 国家金库编类的各种报表及缴 库退库凭证 10 年 10 年 2 各收入机关编送的报表 10 年 3 行政单位和事业单位的各种会 计凭证 15 年 包括 : 原始凭证 记账凭证和传票汇总表 4 各种完税凭证和缴 退库凭证 15 年 缴款书存根联在销号后 保管 2 年 5 财政总预算拨款凭证和其他会 计凭证 15 年 包括 : 拨款凭证和其他 会计凭证 6 农牧业税结算凭证 15 年 二 会计账簿类 7 日记帐 15 年 15 年 8 总账 15 年 15 年 15 年 9 税收日记账 ( 总账 ) 和税收票 证分类出纳账 25 年 10 明细分类 分户账或登记簿 15 年 15 年 15 年 11 现金出纳账 银行存款账 25 年 25 年 12 行政单位和事业单位固定资产行政单位和事业单位固
明细账 ( 卡片 ) 定资产报废清理后保管 5 年 三 财务报告类 13 行政总预算 永久 14 行政单位和事业单位决算 10 年 永久 15 收税年报 ( 决算 ) 10 年 16 国家金库年报 ( 决算 ) 10 年 17 基本建设拨 凭款年报 ( 决算 ) 10 年 18 行政总预算会计旬报 3 年 19 行政总预算会计月 季度报表 5 元 所属单位报送的保管 2 年所属单位报送的保管 2 年 20 行政单位和事业单位会计月 季度报表 5 年 所属单位报送的保官 2 年 21 税收会计报表 ( 包括票证报表 ) 10 年 电报保管 1 年, 所属税 务机关报送的保管 3 年 四 其他类 15 年 15 年 15 年 22 会计移交清册 15 年 15 年 15 年 23 会计档案保管清册 永久 永久永久 24 会计档案销毁清册 永久 永久 永久 注 : 税务机关的税务经费会计档案保密期限, 按行政单位会计档案保管期限规定办理