成都理工大学会计档案管理办法 第一章总则第一条为进一步加强会计档案的管理, 有效保护和利用会计档案, 根据 中华人民共和国档案法 会计档案管理办法 ( 财政部令第 79 号 ) 高等学校档案管理办法 ( 中华人民共和国教育部令第 27 号 ) 成都理工大学档案工作规程 ( 成理校发 号

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1 成理校发 号 关于印发 成都理工大学会计档案管理办法 的通知 各单位 各部门 : 现将 成都理工大学会计档案管理办法 印发给你们, 请认真学习, 并遵照执行 特此通知 成都理工大学 2017 年 9 月 28 日 1

2 成都理工大学会计档案管理办法 第一章总则第一条为进一步加强会计档案的管理, 有效保护和利用会计档案, 根据 中华人民共和国档案法 会计档案管理办法 ( 财政部令第 79 号 ) 高等学校档案管理办法 ( 中华人民共和国教育部令第 27 号 ) 成都理工大学档案工作规程 ( 成理校发 号 ) 和 成都理工大学档案实体分类方案 等有关法律 法规 文件精神, 结合学校财务工作和会计档案工作的实际情况, 特制定本办法 第二条本办法所称的会计档案, 是学校在会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映学校经济业务事项的, 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 第三条会计档案工作是学校财务工作的重要组成部分, 是评估财务工作和档案工作的依据 学校应当加强会计档案管理工作, 建立和完善会计档案的收集 整理 保管 利用和鉴定销毁等管理制度, 采取可靠的安全防护技术和措施, 保证会计档案的真实 完整 可用 安全 第二章会计档案管理职责第四条计划财务处是学校会计资料的形成和立卷部门, 负责会计资料的形成 立卷和归档 档案馆是学校会计档案管理的组织协调部门, 负责对归档会计档案实行集中管理 2

3 第五条档案馆主要职责 : ( 一 ) 宣传 贯彻执行国家关于档案工作的法律 法规, 制定学校会计档案工作有关制度 ( 二 ) 监督 指导和检查计划财务处的档案业务工作 ( 三 ) 负责已移交会计档案的安全防范和保密工作 ( 四 ) 负责已移交会计档案的调阅工作 ( 五 ) 会同计划财务处等部门做好会计档案的鉴定 销毁等工作 第六条计划财务处主要职责 : ( 一 ) 宣传 贯彻执行国家档案工作的有关法律 法规, 将会计档案工作纳入部门管理制度, 纳入工作计划 规划, 纳入部门人员的岗位责任制 在布置 检查 总结 验收会计工作的同时, 要同时布置 检查 总结 验收会计档案工作 ( 二 ) 负责收集 积累本部门接收或形成的会计核算材料 ( 三 ) 对本部门形成的文件材料进行立卷整理, 并按规定向档案馆移交 ( 四 ) 负责未移交会计档案的安全防范 保密工作和调阅工作 ( 五 ) 负责制定会计档案查阅 复制 借出 鉴定 销毁等相关管理规定与业务流程 第三章会计档案的立卷与归档第七条会计档案的归档范围主要包括会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 ( 一 ) 会计凭证, 包括原始凭证 记账凭证 ; 3

4 ( 二 ) 会计账簿, 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片及其他辅助性账簿 ; ( 三 ) 财务会计报告, 包括月度 季度 半年度 年度财务会计报告 ; ( 四 ) 其他会计资料, 包括银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料 第八条同时满足下列条件的, 学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存, 形成电子会计档案 : ( 一 ) 形成的电子会计资料来源真实有效, 由计算机等电子设备形成和传输 ; ( 二 ) 使用的会计核算系统能够准确 完整 有效接收和读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证 会计账簿 财务会计报表等会计资料, 设定了经办 审核 审批等必要的审签程序 ; ( 三 ) 使用的电子档案管理系统能够有效接收 管理 利用电子会计档案, 符合电子档案的长期保管要求, 并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系 ; ( 四 ) 采取有效措施, 防止电子会计档案被篡改 ; ( 五 ) 建立电子会计档案备份制度, 能够有效防范自然灾害 意外事故和人为破坏的影响 ; ( 六 ) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案 4

5 第九条满足本办法第八条规定条件, 学校从外部接收的电子会计资料附有符合 中华人民共和国电子签名法 规定的电子签名的, 可仅以电子形式归档保存, 形成电子会计档案 第十条计划财务处应按会计档案归档范围 ( 见附件 1 成都理工大学会计档案归档范围和保管期限表 ) 和归档要求, 负责定期将应当归档的会计资料整理立卷, 编制会计档案保管清册 ( 一 ) 做好平时材料的收集 积累, 注意材料的完整 系统和准确 ( 二 ) 遵循会计核算材料的形成规律和特点, 按照保持其有机联系, 便于保管和利用的组卷原则, 将应归档的档案材料收集齐全 完整, 根据各类材料的时间顺序 内容价值 数量, 保管期限分别整理组卷 第十一条当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可由计划财务处临时保管一年, 再移交档案馆保管 因工作需要确需推迟移交的, 应当经学校档案馆同意 计划财务处临时保管会计档案最长不超过三年 临时保管期间, 会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定, 且出纳人员不得兼管会计档案 第十二条计划财务处在办理会计档案移交时, 应当编制会计档案移交清册, 并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续 移交清册, 一式二份, 计划财务处和档案馆各存一份 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交, 且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定 特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交 5

6 档案馆接收电子会计档案时, 应当对电子会计档案的准确性 完整性 可用性 安全性进行检测, 符合要求的才能接收 第四章会计档案的管理与利用第十三条会计档案库房应配备防火 防盗 防尘 防潮 防光 防高温 防有害气体 防有害生物的必要设施, 确保档案安全 第十四条会计档案库房应与办公用房 阅览室分开设置 第十五条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限一般分为 10 年和 30 年 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 第十六条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附件 1 执行, 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限 第十七条学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定, 并形成会计档案鉴定意见书 经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限 ; 对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁 第十八条会计档案鉴定工作由档案馆牵头, 组织计划财务处 审计处 监察处等单位或人员共同进行 第十九条经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : ( 一 ) 档案馆编制会计档案销毁清册, 列明拟销毁会计档案的名称 卷号 册数 起止年度 档案编号 应保管期限 已保管期限和销毁时间等内容 6

7 ( 二 ) 学校负责人 档案馆负责人 计划财务处负责人 档案馆经办人 计划财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见 ( 三 ) 档案馆负责组织会计档案销毁工作, 并与计划财务处共同派员监销 监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对 ; 在会计档案销毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名或盖章 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定, 并由档案馆 计划财务处和学校信息系统管理机构共同派员监销 第二十条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁, 纸质会计档案应当单独抽出立卷, 电子会计档案单独转存, 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷或转存的会计档案, 应当在会计档案鉴定意见书 会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 第二十一条按照相关制度利用会计档案, 在进行会计档案查阅 复制 借出时履行登记手续, 严禁篡改和损坏 利用会计档案, 须填写 成都理工大学会计档案利用审批表 ( 附件 2), 经计划财务处负责人审批同意后由计划财务处工作人员代为查阅 学校纪检 监察及审计部门在办案或审计过程中利用会计档案, 须填写 成都理工大学会计档案利用审批表, 并经所在单位负责人和档案馆负责人审批同意 会计档案一般不得对外借出 确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的, 应当严格按照规定办理相关手续 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案, 确保借入会计档案的安全完整, 并在规定时间内归还 7

8 对借出档案, 档案馆或计划财务处要定期催还, 发现损坏或丢失, 应写出书面报告, 根据不同情况, 报学校按规定严肃处理 第二十二条学校对会计档案工作实行考核和评估, 对表现突出的单位和人员给予表彰 奖励 对不按规定归档 拒绝归档或将档案据为己有, 玩忽职守造成档案损坏 丢失或擅自销毁档案, 涂改 伪造档案或擅自从档案中抽取 撤换 添加档案材料, 擅自提供 抄录 复制档案或擅自公布未开放档案等档案管理违法违纪行为, 视其情节轻重, 学校对有关责任人员给予严肃处理 应当给予党纪处分的, 由学校纪检监察部门处理 ; 涉嫌犯罪的, 移送司法机关依法追究刑事责任 第五章附则第二十三条本办法未尽事宜按照国家 四川省和学校等相关文件执行 ; 国家 四川省和学校有新规定的, 从其规定 第二十四条本办法自印发之日起施行, 由计划财务处 档案馆负责解释 附件 :1. 成都理工大学会计档案归档范围和保管期限表 2. 成都理工大学会计档案利用审批表 成都理工大学校长办公室 2017 年 9 月 28 日印发 8

9 附件 1 成都理工大学会计档案归档范围和保管期限表 财务会计报告 (CK12) 序号 归 档 范 围 保管期限 备注 1 部门财务报告 永久 2 部门决算 永久 3 事业单位会计月 季度报表 10 年 会计账簿 (CK13) 序号 归 档 范 围 保管期限 备注 1 日记账 30 年 2 总账 30 年 3 明细分类 分户账或登记簿 30 年 4 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管五年 会计凭证 (CK14) 序号 归 档 范 围 保管期限 备注 1 会计凭证 30 年 包括原始凭证 记账凭证和传票汇总表 其他会计资料 (CK15) 序号 归 档 范 围 保管期限 备注 1 工资发放名册 卡片 永久 2 银行存款余额调节表 10 年 3 银行对账单 10 年 4 纳税申报表 10 年 5 会计档案移交清册 30 年 6 会计档案保管清册 永久 7 会计档案销毁清册 永久 8 会计档案鉴定意见书 永久 9

10 附件 2 成都理工大学会计档案利用审批表 利用者 利用事由 利用单位 利用个人 经办人及联系电话工作单位及联系电话 利用档案名称 利用形式现场查阅 档案复印 档案外借 利用单位 意见 负责人 : 单位盖章 : 年 月 日 计划财务处意见 利用意见 : 同意 不同意 利用形式 : 现场查阅 档案复印 档案外借 指定档案查阅人 : 负责人 : 单位盖章 : 年月日 档案馆意见 利用意见 : 同意 不同意 利用形式 : 现场查阅 档案复印 档案外借 负责人 : 单位盖章 : 年月日 分管校领导意见 校领导签字 : 年月日 档案馆经办情况 利用情况 : 现场查阅 档案复印 档案外借 外借时间 : 归还时间 : 经办人 : 10 利用效果 利用者 : 年月日 填表说明 : 1. 单位利用会计档案的, 须经本单位主要负责人签字确认 ; 2. 利用学校会计档案须经计划财务处审批同意后, 由计划财务处指派专人进行查阅 复制 ; 3. 需办理档案外借的, 须经分管校领导审批同意

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