第二章财务机构和财务人员 第一节财务机构设置和财务人员配备 务部 第六条财务机构的定义 财务机构是指从事财务管理及会计核算工作的职能部门, 主要指公司所属财 第七条财务机构设置的基本要求公司应当根据会计业务的需要单独设置财务部 ; 不具备单独设置财务部条件的分公司, 应当在有关部门中配备专职财务人员

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1 北京深华新股份有限公司会计基础工作规范 第一章总则 第一条制定依据为了加强会计基础工作, 建立规范的财务会计工作秩序, 提高财务会计工作水平, 根据相关规定及北京深华新股份有限公司 ( 以下简称公司 ) 经营管理具体实践, 制定本规范 第二条适用范围 公司所属子分公司的会计基础工作, 应当符合本规范的规定 第三条原则要求 公司应当依据有关法律 法规和本规范的规定, 加强会计基础工作, 严格执 行会计法规制度, 保证财务会计工作依法有序地进行 第四条主要内容 本规范主要包括财务机构和财务人员 会计核算 主要经济实务 会计监督 等方面的内容 第五条责任主体公司负责人对本公司的会计基础工作负有领导责任 ; 财务部门对本公司会计核算工作的及时性 准确性负责 ; 业务部门对各项经济业务 原始票据的真实性负责 1

2 第二章财务机构和财务人员 第一节财务机构设置和财务人员配备 务部 第六条财务机构的定义 财务机构是指从事财务管理及会计核算工作的职能部门, 主要指公司所属财 第七条财务机构设置的基本要求公司应当根据会计业务的需要单独设置财务部 ; 不具备单独设置财务部条件的分公司, 应当在有关部门中配备专职财务人员 设置财务部的, 应当配备财务部经理或财务负责人 ( 以下统称财务负责人 ); 在有关部门中配备专职财务人员的, 应当在专职财务人员中指定财务主管人员 公司下设的营业网点应根据业务需要配备相应的财务人员, 未配备财务人员的应由上一级公司负责营业网点的会计工作 第八条财务人员配置的基本要求财务负责人 财务主管人员应当具备下列基本条件 : ( 一 ) 坚持原则, 廉洁奉公 ( 二 ) 具有会计专业技术资格 ( 三 ) 主管一个机构或者机构内一个重要方面的财务会计工作时间不少于 2 年 ( 四 ) 熟悉国家财经法律 法规 规章和方针 政策, 掌握本行业业务管理的有关知识 ( 五 ) 有较强的组织能力 ( 六 ) 身体状况能够适应本职工作的要求 公司应当根据财务会计业务需要配备持有会计从业资格证书的财务人员 未取得会计从业资格证书的人员, 不得从事财务会计工作 重要财务岗位 ( 主管 出纳人员 ) 必须是公司正式员工 2

3 第九条回避制度公司负责人的直系亲属不得担任本公司及下属公司财务负责人 公司负责人和财务负责人的直系亲属不得在本公司财务部担任出纳岗 以上需要回避的直系亲属关系包括夫妻关系 直系血亲关系 三代以内旁系血亲及姻亲关系 第十条不相容岗位相分离财务会计工作岗位, 可以一人一岗 一人多岗或者一岗多人 但出纳人员不得兼管审核 会计档案保管和收入 费用 债权债务账簿的登记工作 负责凭证录入及审核 经办及审批等事项的人员不得由同一人担任 第二节财务人员职业道德 第十一条基本要求 财务人员在财务会计工作中应当遵守职业道德, 树立良好的职业品质 严谨 的工作作风, 严守工作纪律, 努力提高工作效率和工作质量 第十二条主要内容财务人员职业道德主要内容有八项, 包括以下方面 : ( 一 ) 爱岗敬业 热爱财务会计工作, 安心本职岗位, 忠于职守, 尽心尽力, 尽职尽责 ( 二 ) 诚实守信 做老实人, 说老实话, 办老实事, 执业谨慎, 信誉至上, 不为利益所诱惑, 不弄虚作假, 不泄露秘密 ( 三 ) 廉洁自律 公私分明 不贪不占 遵纪守法 清正廉洁 ( 四 ) 客观公正 端正态度, 依法办事, 实事求是, 不偏不倚, 保持应有的独立性 ( 五 ) 坚持准则 熟悉国家法律 法规和国家统一的会计制度, 始终坚持按法律 法规和国家统一的会计制度的要求进行会计核算, 实施会计监督 3

4 ( 六 ) 提高技能 增强提高专业技能的自觉性和紧迫感, 勤学苦练, 刻苦钻研, 不断进取, 提高业务水平 ( 七 ) 参与管理 在做好本职工作的同时, 努力钻研相关业务, 全面熟悉本公司经营活动和业务流程, 主动提出合理化建议, 协助领导决策, 积极参与管理 ( 八 ) 强化服务 树立服务意识, 提高服务质量, 努力维护和提升会计职业的良好社会形象 第三节财务会计工作交接 第十三条交接条件 财务人员工作调动或者因故离职, 必须将本人所经管的财务会计工作全部移 交给接替人员 没有办清交接手续的, 不得调动或者离职 第十四条交接的准备工作财务人员办理移交手续前, 必须及时做好以下工作 : ( 一 ) 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的, 应当填制完毕 ( 二 ) 尚未登记的账簿, 应当登记完毕 ( 三 ) 整理应该移交的各项资料, 对未了事项写出书面材料 ( 四 ) 编制移交清册, 列明应当移交的会计凭证 会计账簿 会计报表 印章 现金 有价证券 支票簿 发票 文件 其他会计资料和物品等内容 第十五条监交财务人员办理交接手续, 必须有监交人负责监交 一般财务人员交接, 由本公司财务负责人 财务主管人员负责监交 ; 财务负责人 财务主管人员交接, 由本公司负责人或分管领导负责监交, 必要时可由上级公司或上级主管部门派人会同监交 第十六条交接程序 4

5 移交人员在办理移交时, 要按移交清册逐项移交 ; 接替人员要逐项核对点收 ( 一 ) 现金 有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交 库存现金 有价证券必须与会计账簿记录保持一致 不一致时, 移交人员必须限期查清 ( 二 ) 会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料必须完整无缺 如有短缺, 必须查清原因, 并在移交清册中注明, 由移交人员负责 ( 三 ) 银行存款账户余额要与银行对账单核对, 如不一致, 应当编制银行存款余额调节表调节相符, 各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符 ; 必要时, 要抽查个别账户的余额, 与实物核对相符, 或者与往来机构 个人核对清楚 ( 四 ) 移交人员经管的票据 印章和其他实物等, 必须交接清楚 第十七条重要岗位交接财务负责人 财务主管人员移交时, 还必须将全部财务会计工作 重大财务收支和财务人员的情况等, 向接替人员详细介绍 对需要移交的遗留问题, 应当写出书面材料 第十八条交接文件的保管交接完毕后, 交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章, 并应在移交清册上注明 : 公司名称, 交接日期, 交接双方和监交人员的职务 姓名, 移交清册页数以及需要说明的问题和意见等 移交清册一般应当填制一式四份, 交接双方各执一份, 监交人员一份, 存档一份 第十九条保持工作的连续性 接替人员应当继续使用移交的会计账簿, 不得自行另立新账, 以保持会计记 录的连续性 第二十条临时交接 财务人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的, 财务负责人 5

6 财务主管人员或者公司分管领导必须指定有关人员接替或者代理, 并办理交接手 续 临时离职或者因病不能工作的财务人员恢复工作的, 应当与接替或者代理人 员办理交接手续 第二十一条特殊交接公司撤销时, 必须留有必要的财务人员, 会同有关人员办理清理工作, 编制决算 未移交前, 不得离职 接收公司和移交日期由主管部门确定 公司合并 分立的, 其财务会计工作交接手续比照上述有关规定办理 第二十二条法律责任 移交人员对所移交的会计凭证 会计账簿 会计报表和其他有关资料的合法 性 真实性承担法律责任 第三章会计核算 第一节会计核算的总体要求 第二十三条会计核算的基本要求公司应当按照会计准则及本规范要求设立会计账簿, 并按照要求设置并使用会计科目和会计报表, 认真进行会计核算, 及时提供真实 客观 准确 完整的会计信息 第二十四条会计核算的主要内容公司发生如下经济事项时, 应当办理会计手续 及时进行会计核算 : ( 一 ) 货币资金和有价证券的收付 ( 二 ) 债权债务的发生和结算 ( 三 ) 收入 支出 各项成本费用的计算 ( 四 ) 实物资产的收发 增减和使用 ( 五 ) 股东权益的增减 ( 六 ) 其他需要办理会计手续 进行会计核算的经济事项 6

7 第二十五条会计核算的依据 公司的会计核算应当以实际发生的经济业务为依据 第二十六条会计处理方法公司要按照 企业会计准则 和本规范规定的会计处理方法进行会计核算 为保证会计信息的可比性和一致性, 未经公司同意, 各子分公司不得擅自变更会计处理方法 第二十七条会计资料的格式和内容公司会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料的格式和内容必须符合公司相关制度的规定 公司不得伪造 变造会计凭证 会计账簿及其他会计资料, 不得设置账外账, 不得报送虚假会计报表 第二十八条会计年度 会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止 第二十九条记账本位币 会计核算以人民币为记账本位币 第三十条往来款项核对要求 公司应逐月核对内外部各类往来款项 第三十一条实物资产盘点要求公司应定期进行实物资产盘点 ( 包括货币资金 有价证券 固定资产 存货等 ), 保证账实相符 各类资产一般盘点时限为 : 7

8 存货类资产 : 至少每半年盘点一次, 并留存相关盘点资料 固定资产 : 至少每年盘点一次, 并留存相关盘点资料 货币资金 有价证券 : 每日盘点一次, 与相关账簿记录核对一致, 适当安排突击盘点工作, 并留存相关盘点资料 第二节 会计凭证 第三十二条原始凭证的基本要求 ( 一 ) 原始凭证的内容必须具备 : 凭证的名称 ; 填制凭证的日期 ; 填制凭证机构名称或者填制人姓名 ; 经办人员的签名或者盖章 ; 接受凭证机构名称 ; 经济业务内容 ; 数量 单价和金额 ( 二 ) 从外单位取得的原始凭证, 必须盖有填制单位的印章 ; 从个人取得的原始凭证, 必须有填制人员的签名或者盖章 自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章 ( 三 ) 凡填有大写和小写金额的原始凭证, 大写与小写金额必须相符 购买实物的原始凭证, 必须有验收证明 支付款项的原始凭证, 必须有收款单位和收款人的收款证明 ( 四 ) 一式几联的原始凭证, 应当注明各联的用途, 只能以一联作为报销凭证 一式几联的发票和收据, 必须用双面复写纸 ( 发票和收据本身具备复写纸功能的除外 ) 套写, 并连续编号 作废时应当加盖 作废 戳记, 连同存根一起保存, 不得撕毁 ( 五 ) 发生销货退回的, 除填制退货发票外, 还必须有退货验收证明 ; 退款时, 必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证, 不得以退货发票代替收据 ( 六 ) 职工因公出差的借款凭据, 必须附在记账凭证之后 收回借款时, 应当另开收据或者退还借据副本, 不得退还原借款收据 ( 七 ) 经上级有关部门批准的经济业务, 应当将批准文件作为原始凭证附件 ; 如果批准文件需要单独归档的, 应当在凭证上后附批准文件的复印件 8

9 第三十三条原始凭证填制的要求填制原始凭证, 字迹必须清晰 工整, 并符合下列要求 : ( 一 ) 阿拉伯数字应当一个一个地写, 不得连笔写 阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号 币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白 凡阿拉伯数字前写有币种符号的, 数字后面不再写货币单位 ( 二 ) 所有以元为单位 ( 其他货币种类为货币基本单位, 下同 ) 的阿拉伯数字, 除表示单价等情况外, 一律填写到角分 ; 无角分的, 角位和分位可写 00, 或者符号 例如: 或者 888. 有角无分的, 分位应当写 0, 不得用符号 代替 例如 : 应写成 , 不应写成 ( 三 ) 汉字大写数字金额如零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿等, 一律用正楷或者行书体书写, 不得用 0 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十等简化字代替, 不得任意自造简化字 大写金额数字到元或者角为止的, 在 元 或者 角 字之后应当写 整 字 例如 : 小写 元, 大写捌佰捌拾捌元捌角整 大写金额数字有分的, 分字后面不写 整 字 例如 : 小写 元, 大写捌佰捌拾捌元捌角捌分 ( 四 ) 大写金额数字前未印有货币名称的, 应当加填货币名称 ( 人民币符号 ), 货币名称与金额数字之间不得留有空白 ( 五 ) 阿拉伯金额数字中间有 0 时, 汉字大写金额要写 零 字 例如 : 小写 元, 大写捌佰零捌元整 阿拉伯数字金额中间连续有几个 0 时, 汉字大写金额中可以只写一个 零 字 例如 : 元, 大写捌仟零捌元整 阿拉伯金额数字元位是 0, 或者数字中间连续有几个 0 元位也是 0 但角位不是 0 时, 汉字大写金额可以只写一个 零 字 例如 : 小写 元, 大写捌佰捌拾捌元零捌分 ; 小写 元, 大写捌佰元零捌分 第三十四条原始凭证的更正 原始凭证不得涂改 挖补 发现原始凭证有错误的, 应当由开出单位重开或 者更正, 更正处应由该单位盖章 9

10 第三十五条原始凭证入账原则 财务机构 财务人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 第三十六条发票 ( 票据 ) 管理办法 ( 一 ) 发票的管理原则公司各部门对发票应实行专人管理, 领取发票由专人负责, 责任到人 财务部设发票管理台账, 由领用人签字 各部门取得的发票应在发票后注明用途 经手人 审核人等相关信息, 出租车票应注明往来地点, 以保证相关事项的追溯 不准转借 转让发票, 发票只准本公司的开票人按规定用途使用 ( 二 ) 合格发票的鉴别 1. 公司各部门应严格审查所取得的发票, 主要包括发票的抬头应为接受发票方的全称 ( 禁止收取简称或错误抬头发票 ) 金额大小写是否相符 发票章是否清晰 票面是否完整等 禁止以白条代替发票或者收取抬头是个人的发票 2. 取得的发票无抬头或抬头不符 金额大小写不一致 无出票单位盖章 票面缺损 发票开具内容与发票种类不符 ( 主要为增值税与营业税发票互混 ) 以及未按规定开具发票的均为无效发票, 相关人员应及时退回, 更换成合格发票 3. 财务部对提交报销的发票在经过审核确认为虚假发票的, 将对相关费用不予报销, 情节严重的提交公司处理 ( 三 ) 公司对外发票的开具 1. 公司对外开具的发票应由业务部门提供相关开票信息, 并提供合同等相关资料 增值税专用发票的开具还需对方提供税务登记证副本复印件 增值税一般纳税人证书复印件, 复印件需由对方机构加盖公章或者财务专用章 2. 发票启用前, 应先清点, 如有缺联 少份 缺号 错号等问题, 应整本退回 3. 填开发票时, 应按顺序开具, 并盖公司发票印章 各栏目内容应填写真实 完整, 包括客户名称 项目 数量 单位 金额 4. 需作废的发票应收回原发票整份保存, 并注明 作废 字样 5. 严禁超范围或携往外市使用发票 ; 严禁伪造 涂改 撕毁 挖补 转借 10

11 代开 买卖 拆本和单联填写发票 6. 开具发票后, 如发生销货退回情况需开红字发票的, 必须收回原发票, 并取得对方出具的退换货证明, 并依据税务相关规定进行处理 7. 使用发票的部门和个人应妥善保管发票, 不得丢失 ; 如发票丢失, 应于丢失当日用书面报告财务部 如因发票管理不善而发生税务部门罚款, 公司将直接追究有关部门和人员的经济责任 8. 增值税发票的有关特殊规定, 按有关规定执行 ( 四 ) 增值税发票的抵扣时效增值税专用发票的抵扣时效为票据开具之后的 180 天 ( 含 ), 各部门不论从外单位取得的还是本公司开具的都应及时传递, 如传递不及时造成的税收损失将追究相关责任人员的责任 第三十七条记账凭证的基本要求 ( 一 ) 记账凭证的内容必须具备 : 填制凭证的日期 ; 凭证编号 ; 经济业务摘要 ; 会计科目 ; 金额 ; 所附原始凭证张数 ; 填制凭证人员 稽核人员 记账人员 财务负责人 财务主管人员签名或者盖章 收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章 以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的, 也必须具备记账凭证应有的项目 ( 二 ) 填制记账凭证时, 应当对记账凭证进行连续编号 一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的, 可以采用分数编号法编号 ( 三 ) 记账凭证可以根据每一张原始凭证填制, 或者根据若干张同类原始凭证汇总填制, 也可以根据原始凭证汇总表填制 但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上 ( 四 ) 除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外, 其他记账凭证必须附有原始凭证 如果一张原始凭证涉及几张记账凭证, 可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面, 并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件 一张复始凭证所列支出需要几个机构共同负担的, 应当将其他机构负担的部分, 开给对方原始凭证分割单, 进行结算 原始凭证分 11

12 割单必须具备原始凭证的基本内容 : 凭证名称 填制凭证日期 填制凭证机构名称或者填制人姓名 经办人的签名或者盖章 接受凭证机构名称 经济业务内容 数量 单价 金额和费用分摊情况等 ( 五 ) 如果在填制记账凭证时发生错误, 应当重新填制 已经登记入账的记账凭证, 在当年内发现填写错误时, 可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证, 在摘要栏注明 注销某月某日某号凭证 字样, 同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证, 注明 订正某月某日某号凭证 字样 如果会计科目没有错误, 只是金额错误, 也可以将正确数字与错误数字之间的差额, 另编一张调整的记账凭证, 调增金额用蓝字, 调减金额用红字 发现以前年度记账凭证有错误的, 应当用蓝字填制一张更正的记账凭证 第三十八条会计凭证的传递 保管 ( 一 ) 会计凭证应当及时传递, 不得积压 ( 二 ) 会计凭证登记完毕后, 应当按照分类和编号顺序保管, 不得散乱丢失 ( 三 ) 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表, 按照编号顺序, 折叠整齐, 按期 ( 一般应在月末结账后 15 日内装订完毕 ) 装订成册, 并加具封面, 注明机构名称 年度 月份和起讫日期 凭证种类 起讫号码 对于数量过多的原始凭证, 可以单独装订保管, 在封面上注明记账凭证日期 编号 种类, 同时在记账凭证上注明 附件另订 和原始凭证名称及编号 各种经济合同 存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证, 应当另编目录, 单独登记保管, 并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号 ( 四 ) 会计凭证不得外借, 其他机构如因特殊原因需要使用会计凭证时, 应经本公司财务负责人 财务主管人员批准 向外机构提供的原始凭证复制件, 应当在专设的登记簿上登记 第三节 会计账簿 第三十九条会计账簿的种类 12

13 公司应按统一规定设置账簿 统一的会计账簿主要包括 : 总分类账 明细分类账 银行存款日记账 现金 日记账 其他辅助性账簿 第四十条现金日记账和银行存款日记账的要求 现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单代替 第四十一条会计账簿的打印和装订统一的会计账簿由财务信息系统自动生成 公司的总账 明细账和日记账应当至少每年打印一次, 并根据实际需求打印专项账 用财务信息系统打印的会计账簿必须连续编号, 经审核无误后装订成册, 并由财务人员 财务负责人和公司负责人签字或盖章 第四十二条会计账簿的核对公司应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物 货币资金 有价证券 往来单位或者个人等进行相互核对, 保证账证相符 账账相符 账实相符 ( 一 ) 账证核对 核对会计账簿记录与原始凭证 记账凭证的时间 凭证字号 内容 金额是否一致, 记账方向是否相符 ( 二 ) 账账核对 核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符, 包括 : 总账有关账户的余额核对, 总账与明细账核对, 总账与日记账核对, 财务部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的资产台账核对等 ( 三 ) 账实核对 核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符 包括 : 现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对 ; 银行存款日记账账面余额逐月与银行对账单相核对 ; 各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额相核对 ; 各种应收 应付款明细账账面余额与有关债务 债权机构或者个人核对等 第四十三条会计账簿的结账 13

14 公司应当按照规定, 在每月最后一天按时结账 ; 结账前, 必须将本期内所发 生的各项经济业务全部登记入账 第四十四条辅助性账簿的种类辅助账簿主要包括各种备查登记簿和卡片 ( 如固定资产卡片 ) 公司至少应当建立往来款项 存货 备品备件 固定资产 在建工程 运维工作的备查登记簿 备查登记簿可以采用电子表格形式, 可以由信息系统自动生成 第四节 财务报告 第四十五条财务报告的种类 公司财务报告主要包括各种会计报表 附注和报表分析 会计报表包括会计报表主表 各种管理报表 第四十六条财务报告的上报要求 公司应当按照相关管理部门的管理要求 ( 包括时间和格式 ), 定期编制并按时 报送财务报告 第四十七条会计报表内容的真实性要求会计报表的编制依据为登记完整 核对无误的会计账簿记录和其他有关财务资料 任何人不得篡改或者授意 指使 强令他人篡改会计报表的有关数字, 以保证数字真实 内容完整 计算准确 说明清楚 表表衔接 第四十八条会计报表的勾稽关系要求 会计报表之间 会计报表各项目之间, 有对应关系的数字应当对应一致 本期会计报表与上期会计报表之间的有关数字应当相互衔接 14

15 说明 如果不同会计年度会计报表中某项目的内容和核算方法有变更, 应当做专项 第四十九条财务报告的审计 公司定期安排会计师事务所对公司财务报告进行审计 第五十条财务报告的错误更正 如果发现对外报送的财务报告有错误, 公司应当及时办理退回 ( 或收回 ) 更 正手续, 重新编报财务报告 第五十一条财务报告的整理与装订公司应当定期打印财务报告, 依次编定页码 加具封面, 装订成册并加盖公章 封面上至少应当注明 : 公司名称, 财务报告所属年度 季度 月度, 编制日期, 并由制表人员 复核人员 财务负责人和公司负责人签名或盖章 第五十二条财务报告的法律责任人 公司负责人和财务负责人对本公司财务报告的真实性 合法性负法律责任 第五节 会计档案管理 第五十三条会计档案范围会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映机构经济业务的重要史料和证据 具体包括 : ( 一 ) 会计凭证类 : 原始凭证, 记账凭证 汇总凭证, 其他会计凭证 ( 二 ) 会计账簿类 : 总账, 明细账, 日记账, 固定资产卡片, 辅助账簿, 其他会计账簿 15

16 ( 三 ) 财务报告类 : 月度 季度 年度财务报告, 包括会计报表 附表 附注及文字说明, 其他财务报告 ( 四 ) 其他类 : 银行存款余额调节表, 银行对账单, 其他应当保存的会计核算专业资料, 会计档案移交清册, 会计档案保管清册, 会计档案销毁清册 预算 计划 制度等文件材料, 应当执行文书档案管理规定, 不适用本办法 第五十四条会计档案管理的责任主体公司必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷 归档 保管 查阅和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密 第五十五条会计档案保管原则公司应严格执行保密 安全制度, 确保档案和案卷安全 加强档案保管工作, 做好防盗 防火 防虫 防鼠 防潮 防高温工作, 定期检查档案保管工作 坚持原则, 按照档案管理工作的各项制度办事 搞好服务, 积极为档案办理人员做好服务, 提供方便 工作变动时, 必须做好档案和有关台账等资料的交接工作 第五十六条会计档案的整理 ( 一 ) 会计凭证将记账凭证连同所附原始凭证 凭证汇总表, 按照编号顺序, 去掉金属物, 选取适当厚度 ( 一般不超过 2 厘米 ) 为一册, 加上封面封底, 装订成册 装订时, 以上边和左边整齐为准, 右边和下边要求折叠整齐, 在左上角装订, 并用纸包封装订角 会计凭证案卷封面应写明机构名称 年度 月份, 本月共几册 本册是第几册, 记账凭证的起讫编号 张数, 保管期限, 档号 对于数量过多的原始凭证, 可以按上述要求单独装订成册, 加上封面封底, 16

17 并在封面注明记账凭证日期 编号, 存放在其他类会计档案中, 同时在记账凭证上注明 附件另订 及原始凭证名称和编号 ( 二 ) 会计账簿会计账簿案卷封面应写明公司名称 内部机构名称 账簿名称 所属年度 卷内张数 保管期限 档号 装订后的会计账簿应牢固 平整 不得有折角 掉页现象 ( 三 ) 财务报告月度 季度 年度财务报告应分别装订立卷 财务报告案卷封面应写明公司名称 内部机构名称 报表名称 所属年度 卷内张数 保管期限 档号 1. 会计报表编制完成并按时报送后, 留存报表均应按月装订成册 2. 会计报表应整理平整, 防止折角 ( 四 ) 其他类会计档案的整理立卷公司财务机构 财务人员对其他类会计档案要认真收集 审查 核对, 并分别进行整理立卷 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册应单独装订立卷, 单独编制卷号 第五十七条会计档案的借阅会计档案属于公司机密, 未经许可不得外借 外传 外公司人员未经本公司领导批准不得借阅 借阅部门保管的档案材料, 须经档案所属部门负责人批准 阅档必须在本公司内部, 不得携带外出 需要借出档案的, 须经本公司领导批准 借阅档案, 必须履行登记 签收手续 使用档案时, 注意保护档案, 不准涂改 抹面 批注 抽拆 折叠档案材料, 不准私自拍照并严守秘密, 如发现上述情况要依法追究责任 借出档案时, 应在借出的档案位置上, 放一代替卡, 标明卷号 借阅时间 借阅机构或借阅人, 以便查阅和催还 17

18 借阅档案者必须妥善保管档案, 不得任意转借或复印 不得拆卸 损污文件, 归还时保证档案材料完整无损 否则, 追究当事人责任 借出档案材料, 因保管不慎丢失时, 要及时追查, 并报告主管部门及时处理 第五十八条会计档案的保管年限会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 序号档案名称保管期限备注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15 年 2 记账凭证 15 年 3 汇总凭证 15 年 二 会计账簿类 4 总账 15 年 包括日记总账 5 明细账 15 年 6 日记账 15 年 现金和银行日记账保管 25 年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后 5 年 8 辅助账簿 15 年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月 季度财务报告 3 年 包括文字分析 10 年度财务报告 ( 决算 ) 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15 年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5 年 15 银行对账单 5 年 18

19 第五十九条会计档案的销毁保管期满的会计档案, 可以按照以下程序销毁 : ( 一 ) 由本公司档案管理机构会同财务机构提出销毁意见, 编制会计档案销毁清册, 列明销毁会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 ( 二 ) 公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见 ( 三 ) 销毁会计档案时, 应当由档案管理机构和财务机构共同派员监销 ( 四 ) 监销人在销毁会计档案前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案 销毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告本公司负责人 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证, 不得销毁, 应当单独抽出立卷, 保管到末了事项完结时为止 单独抽出立卷的会计档案, 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 第六十条会计档案移交公司因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的, 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案, 应当交由上一级公司代管, 法律 行政法规另有规定的, 从其规定 公司分立后原公司存续的, 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管, 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 ; 公司分立后原公司解散的, 会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交上级公司代管, 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证, 应当单独抽出由业务相关方保存, 并按规定办理交接手续 公司因业务移交其他公司办理所涉及的会计档案, 应当由本公司保管, 承接业务公司可查阅 复制与其业务相关的会计档案, 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证, 应当单独抽出由业务承接公司保存, 并按规定办理交接手续 19

20 公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的, 原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管 ; 公司合并后原各公司仍存续的, 其会计档案仍应由原各公司保管 公司之间交接会计档案的, 交接双方应当办理会计档案交接手续 移交会计档案的公司, 应当编制会计档案移交清册, 列明应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接会计档案时, 交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接, 并由交接双方的公司负责人负责监交 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 第六十一条电子会计档案的管理 ( 一 ) 公司采用电子计算机进行会计核算的, 应当保存打印出的纸质会计档案 ( 二 ) 电子会计档案主要内容包括 : 1. 电算化会计档案, 包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据 ; 会计数据是指记账凭证 会计账簿 会计报表 ( 包括报表格式和计算公式 ) 等数据 2. 通用会计软件 定点开发会计软件 通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序, 视同会计档案保管, 保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年 (1) 纸介质会计档案 包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证 会计账簿 财务会计报告等纸介质档案, 也包括应当依法保存的会计档案移交 保管 销毁清册等其他类档案 (2) 电子数据会计档案 包括以计算机硬盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的 只能以电子数据状态保存的会计数据, 包括会计凭证 会计账簿 会计报表 ( 包括报表格式与计算公式 ) 等数据和会计数据库 (3) 计算机系统档案 包括计算机硬件系统型号 存储空间和外部设备类型及其增减变化 ; 计算机操作系统及网络操作系统型号 ; 会计电算化软件系统名称 20

21 版本号, 与之配套的安装光盘 磁盘 用户服务卡以及用户手册等全套文档资料 3. 对电算化会计档案管理要做好防磁 防火 防潮和防尘工作, 重要会计档案应准备双份, 存放在两个不同的地点 4. 采用磁性介质保存会计档案, 要定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质损坏, 而使会计档案丢失 第六十二条电子档案的备份 ( 一 ) 定期备份与年度备份相结合在一定的时间间隔内如一会计年度, 把计算机系统中的所有会计数据拷贝 ( 备份 ) 存储到磁性介质或光盘上, 形成了脱离于原计算机系统的会计档案 对于在会计核算系统中产生的会计数据必须定期备份归档, 以便能在最短的时间内 在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统 ( 二 ) 保存会计核算软件的全套技术资料为了便于以后对会计核算软件的二次开发, 应把会计核算软件的全套技术资料作为会计档案保存, 包括 : 核算系统说明书 软件需求说明书 系统外部数据接口参数等 这些资料的保存年限应以财务核算系统停止使用为限 第六节 财务印鉴管理 第六十三条常用财务印章的种类及其使用范围 ( 一 ) 财务部行政章 : 用于本机构授权范围内的对外和对内行政事务 ( 二 ) 财务专用章 : 用于签发支票 银行转账 收取款项 汇票等事务, 盖在银行支票 汇票 发票和银行汇款或转账单证 ( 三 ) 印鉴名章 : 用于签发支票等银行结算票据, 包括公司负责人 财务负责人和其他财务人员的名章 ( 四 ) 发票专用章 : 主要用于对外开具发票时使用 ( 五 ) 现金收讫章 : 用于证明收入凭证为现金收入, 加盖在现金收入原始凭 21

22 证上 ( 六 ) 现金付讫章 : 用于证明付出凭证为现金付出, 加盖在现金付款原始凭证上 ( 七 ) 银行收讫章 : 用于证明收入凭证为银行收入, 加盖在银行收入原始凭证上 ( 八 ) 银行付讫章 : 用于证明付出凭证为银行付出, 加盖在银行付款原始凭证上 ( 九 ) 财务人员名章 : 用于加盖制单 记账 复核 错误更正等应承担会计责任的会计凭证 会计账簿 会计报表等会计资料上 ( 十 ) 附件章 : 用于加盖已作为记账凭证附件的原始凭证上 财务印鉴一般指财务专用章和印鉴名章 重要财务印章包括财务印鉴 ( 财务专用章和印鉴名章 ) 和发票专用章, 还包括网上银行密钥和客户使用证书等身份识别标识物和密码 第六十四条重要财务印章的刻制 公司应根据相关规定统一设计和刻制财务印章 财务印章刻制的公司名称应当是公司的全称, 且与营业执照的名称应该一致 第六十五条财务印章的保管保管基本原则 : ( 一 ) 财务印章须指定专人保管 ( 二 ) 严禁将所有财务印鉴同时交由空白支票保管人保管 ( 三 ) 严禁将发票专用章交由空白发票保管人保管 ( 四 ) 财务印章应当有必要的安全保管措施, 避免出现印章无人监管情形 具体保管要求 : ( 一 ) 印鉴名章应由本人或其授权人员保管, 但必须与财务专用章分人保管 ( 二 ) 电子印章应视同于实物印章管理, 严格按照实物印章的使用权限进行管理, 严禁空发, 严禁空打印红头 红章 22

23 ( 三 ) 网上银行使用的密钥和客户使用证书等身份识别标识物和密码应视同 财务印鉴进行管理, 必须由使用人妥善保管 第六十六条重要财务印章的使用 ( 一 ) 公司财务印鉴的使用须由财务负责人审批同意 ( 二 ) 财务印鉴和发票专用章保管人员应当按规定用途和适当授权用印 ( 三 ) 财务印鉴和发票专用章一般不得携带出本公司使用 ; 确因工作需要携带出本公司使用的, 必须经过本公司负责人或财务负责人批准同意, 保管人员要监督用印 ( 四 ) 不得将财务印鉴用作信用状况的任何证明, 也不得用财务印鉴为任何机构或个人提供任何担保 ( 五 ) 使用财务印鉴或发票专用章时, 印迹要端正 清晰 均匀, 并应当盖在规定位置, 不得使印迹倾斜 模糊或出现上下 位置颠倒 第六十七条重要财务印章的登记簿管理 公司应建立财务印章管理的登记簿, 对财务印章的启用 领用 更换 交接 和封存进行登记管理 第六十八条重要财务印章的更换因公司变更 损坏等原因需要更换财务印章时, 应将原印章上交至登记管理机关, 重新申请刻制 变更不用的旧印章应当在公告启用新印章时以正式文件公告作废 公司负责人 财务负责人或财务人员变更时, 应当及时变更作为印鉴名章, 同时变更本公司预留银行印鉴 第六十九条重要财务印章的丢失 财务印鉴和发票专用章等重要财务印章出现丢失 ( 被盗或被盗用 ), 应当立 即报告公安机关, 立即在当地主流媒体上声明作废, 重新申请刻制, 同时应当报 23

24 告上级公司或有关主管单位 银行预留印鉴丢失 ( 被盗或被盗用 ), 应当立即向开户银行挂失, 并出据书面申请 开户登记证 营业执照 公函和公安机关证明等相关文件, 变更银行预留印鉴 第七十条重要财务印章的交接 财务印章保管人员发生变动时, 须办理财务印章的交接手续 第七十一条重要财务印章的封存 公司办理注销登记后, 应立即将全部财务印章交登记管理机关封存 第四章主要经济实务 第一节货币资金 第七十二条现金的管理部门 公司财务部负责本级现金的使用和管理, 上级公司财务部负责对下级公司的 现金管理进行监督和检查 第七十三条库存现金的日常管理 ( 一 ) 逐笔登记现金日记账 : 库存现金要做到日清月结, 并逐笔序时登记现金日记账 ( 二 ) 每天盘点核对, 保证账实相符 : 出纳人员需每天下班前核对库存现金账面余额和库存现金实际余额, 确保账实相符 ( 三 ) 日常现金管理中应严格执行以下规定 : 1. 不准白条抵库 2. 不准坐支现金 3. 不准私人借用公款 4. 不准公司之间套换现金 5. 不准假造用途套取现金 24

25 6. 不准将公司收入的现金以个人名义存储 7. 不准保留账外现金 8. 不准超限额存放现金 9. 应尽量采用 无现金收付 模式, 对银行停止营业时间收取到的现金, 要做好必要的安全工作 10. 不准单人提取大额现金 11. 不准未经批准超范围使用现金 ( 四 ) 收付款戳记加盖方法 : 收付现金双方必须当面清点, 在收付款凭证上加盖 现金收讫 或 现金付讫 章 第七十四条收取现金的管理 ( 一 ) 现金应及时送存银行 : 收取现金收入及其他现金款项时, 应于当日送存开户银行收入户 ; 当日送存确有困难且数额较大时, 应与开户银行联系确定送存时间 ( 二 ) 辨别现金真伪 : 收取现金均需鉴别现金真伪, 如发现假币应按规定拒收, 并向有关部门报告 ; 交存银行时发现假币, 须由银行出具相关证明, 并向本公司负责人报告, 重大假币事件应及时向上级公司报告 第七十五条现金使用范围以下情况允许直接采用现金进行直接支付 : ( 一 ) 员工薪酬 ( 二 ) 支付给个人的劳务报酬 ( 含手续费 ) ( 三 ) 出差人员必须随身携带的差旅费 ( 四 ) 结算起点一千元以下的零星支出 ( 五 ) 确实需要支付现金的其他支出 因交通不便 抢险救灾以及其他特殊情况, 必须使用现金的, 需经使用人提出申请, 经所在公司负责人批准后方可支付现金 支付给个人的款项如果数额较大, 需采取转账或转账支票方式支付 25

26 第七十六条现金支出的审核重点支付现金时应重点审核下列内容 : ( 一 ) 现金的支付是否属于允许现金使用的范围 ( 二 ) 发票和费用报销单等付款凭证是否符合法律法规要求, 要素是否齐全 正确, 经济事项是否合法合规 ( 三 ) 经办人 复核人 使用部门负责人和有权审批人是否签字, 有权审批人是否超越授权 第七十七条库存现金的限额管理库存现金限额以每日账面现金余额来衡量, 公司库存现金限额最高不得超过人民币 元, 每日业务终了前, 超出库存限额的现金必须及时缴存银行 特殊情况下须超限额存放现金时, 必须在下班前向本公司分管领导报告, 在本级公司分管领导的安排下做好安全保卫工作 第七十八条库存现金的盘点 ( 一 ) 库存现金盘点频率公司财务负责人每月对本公司库存现金的盘点不得少于两次 ( 二 ) 库存现金的盘点重点库存现金盘点应重点关注现金账实是否相符, 并重点关注有无白条抵库 有无私借公款 有无挪用公款 有无账外资金等行为 ( 三 ) 库存现金的盘点人员库存现金的盘点不同于出纳人员的日常清查, 出纳人员的日常清查主要由本人负责, 盘点属于重要的监控手段, 由非出纳财务人员进行 上级公司对下级公司不定期抽查时, 应采取突击检查方式, 由上级公司财务人员现场盘点 记录, 下级公司财务负责人现场监督 核实 ( 四 ) 库存现金盘点表 的编制和管理每次盘点结束后, 盘点人应填制 库存现金盘点表, 由被盘点公司出纳及 26

27 财务负责人签字确认 附 : 库存现金盘点表 参考表样 公司库存现金盘点表 日期 : 年 月 日 公司名称 : 编制人 : 清查基准日 : 复核人 : 金额单位 : 元 ( 人民币 ) 清查日现金清点情况 账目核对情况 货币面额 张数 金额 项目 金额 100 元 基准日现金账面余额 50 元 加 : 清查基准日至清查日的现金收入 20 元 减 : 清查基准日至清查日的现金支出 10 元 调整后现金余额 5 元 2 元 实盘现金余额 1 元 长款 金额 原因 5 角 2 角 1 角 短款 金额 原因 5 分 2 分 1 分合计 公司负责人 : 财务负责人 : 盘点人 : 出纳员 : 27

28 公司应妥善保管本公司 库存现金盘点表, 以备查阅 ( 五 ) 库存现金盘点后长短款的账务处理盘点时如发现存在长款或短款情况, 公司应及时查明原因, 并区别情况进行账务处理 1. 长款属于记账错误 丢失单据等原因造成 : 应及时更正错账或补办手续, 核实后退还或补充支付多收或少付款项 2. 长款原因不明或无法确定对象的长款 : 作盘盈处理 3. 短款属于记账错误 : 应及时更正错账, 应追回多付或少收的款项 4. 短款无法追回或不明原因短款 : 应由过失人赔偿, 无法明确过失人的, 作盘亏处理 5. 丢失 盗抢 灾害等安全事故损失发生短款, 须由公安部门出具相关证明, 假币损失须由银行出具相关证明 第七十九条现金的安全管理公司应加强现金的安全保卫措施, 库存现金必须存放于保险箱内 对存取现金数额较大, 距离开户银行较近的, 要实行双人办理 ; 存取现金数额较大, 距离开户银行较远的, 应安排公务用车并双人办理 第八十条大力推行无现金交易模式 公司应大力推行无现金交易模式, 通过刷卡或网上银行等方式逐步实现无现 金收付 第二节银行存款 第八十一条账户开设 公司银行账户管理应严格按照相关管理规定实施 第八十二条账户变更 28

29 公司账户的新增 变更与撤销均须按照授权管理及 银行账户管理办法 的规定和流程进行审批 撤销账户时, 应将银行账户销户证明等资料原件附于该账户最后余额转销的记账凭证后 第八十三条账户使用公司必须严格实行 收支两条线, 不得串户使用资金, 不得混淆使用账户 ( 一 ) 收入类账户的使用管理收到销售回款 资费收入 运维费收入 其他渠道取得的收入 ( 政策支持性资金 ) 均存入一般收入户 收入户资金不应发生除支付银行结算费 上划资金以外的支出 ( 二 ) 费用类和支出类账户的使用管理公司对外及对个人支付的所有支出均需从该账户划转 ( 三 ) 专用账户的使用管理公司按照地方政策法规要求开立的专用账户需严格按照专用账户的使用范围存 取资金, 原则上账户在保障开展业务所需资金外不应留有余额 第八十四条账户清理 公司应每半年清理一次银行账户信息 第八十五条支付银行存款的管理支付银行存款时应重点审核下列内容 : ( 一 ) 发票和费用报销单等付款凭证是否符合法律法规要求, 要素是否齐全 正确, 经济事项是否合法合规 ( 二 ) 经办人 复核人 使用部门负责人和有权审批人是否签字, 有权审批人是否超越授权 ( 三 ) 通过网上银行支付资金时, 必须实行双人或三人授权支付的模式, 严禁由一人完成全部付款工作 对于密钥 客户使用证书等身份识别标识物和密码 29

30 视同财务印鉴进行管理, 必须由使用人妥善保管 ( 四 ) 不得利用本公司账户为其他公司或个人套取现金, 不得出借出租账户 不得套取银行信用 第八十六条银行存款余额调节表的编制公司应当指定专门的财务人员与银行对账, 每月至少核对一次, 在次月 5 日前完成上月银行存款余额调节表的编制, 并指派对账人员以外的其他财务人员进行审核 ( 一 ) 职责分工出纳人员不得同时从事银行对账单的获取和银行存款余额调节表的编制等工作 未设立独立核算部门或专职财务人员的公司银行对账和银行存款余额调节表编制工作应由上级公司财务人员承担, 不得由该公司人员承担 ( 二 ) 编制范围一个银行账号每月必须编制一张银行存款余额调节表 ; 即使某银行账号当月没有未达账项也须编制银行存款余额调节表 ( 三 ) 编制所需资料 1. 银行签章确认的对账单 2. 上月已调平的银行存款余额调节表 3. 银行存款日记账 ( 四 ) 银行对账单取得方式 1. 到开户行领取 ( 定期或不定期实行双人领取制 ) 2. 银行邮寄或银行送达等其他方式 ( 五 ) 银行存款余额调节表的编制方法编制银行存款余额调节表主要有以下三种方式 : 1. 以公司的账面银行存款余额为基础, 调节银行对账单金额, 使之一致 调节公式如下 : 公司账面存款余额 = 银行对账单余额 + 公司已收 银行未收 账项 - 公司已付 30

31 银行未付 账项 + 银行已付 公司未付 账项 - 银行已收 公司未收 账项 2. 以银行对账单余额为基础, 调节公司银行存款账面余额, 使之一致 调节公式如下 : 银行对账单余额 = 公司账面余额 + 公司已付 银行未付 账项 - 公司已收 银行未收 账项 + 银行已收 公司未收 账项 - 银行已付 公司未付 账项 3. 以从两个方面同时进行核对调节, 使调节后的双方余额一致 调节公式如下 : 银行对账单余额 + 公司已收 银行未收 账项 - 公司已付 银行未付 账项 = 公司账面存款余额 + 银行已收 公司未收 账项 - 银行已付 公司未付 账项 ( 六 ) 手工编制银行存款余额调节表的基本过程 1. 在本月银行存款日记账中找到并勾销同一银行账号在上月银行存款调节表中 银行已收 公司未收 和 银行已付 公司未付 的每一笔记录, 同时在上月银行存款调节表上写出这些记录在本月的凭证号 2. 在本月银行对账单中找到并在两边同时勾销同一银行账号在上月银行存款调节表中 公司已收 银行未收 和 公司已付 银行未付 的每一笔记录 3. 将该账号本月银行对账单和银行存款日记账逐笔同时在双方勾销, 余下未勾销的按 公司已收 银行未收 公司已付 银行未付 银行已付 公司未付 银行已收 公司未收 分类记录在银行存款余额调节表中 4. 将银行存款余额调节表中所有数据和内容填入后, 查看调整后金额是否已经调平 ; 如未调平, 应查明原因直至调节平衡 5. 公司 ( 或上级公司 ) 应当指定对账人员之外的其他财务人员对本公司和下级公司编制的银行存款余额调节表进行复核 6. 将经过复核人员审核无误的银行存款余额调节表按月装订成册 31

32 附 : 银行存款余额调节表 参考表样 公司 账户存款余额调节表 20 年 月 日 填报公司 : 账户类别 : 开户银行 : 账号 : 单位 : 元 项 目 金 额 项 目 金 额 公司银行存款账面余额 加 : 银行已收 公司未收金额 银行账户余额 加 : 公司已收 银行未收金额 其中 :1) 其中 :1) 2) 2) 3) 3) 4) 4) 5) 5) 减 : 银行已付 公司未付金额 减 : 公司已付 银行未付金额 其中 :1) 其中 :1) 2) 2) 3) 3) 4) 4) 5) 5) 调整后的银行存款余额 调整后的银行存款余额 公司负责人 : 财务负责人 : 复核 : 制表 : 32

33 在具体填写每项内容时, 可以加入未达账业务发生日期, 以便了解未达账龄 ; 可在 公司已收 银行未收 及 公司已付 银行未付 金额前增加会计凭证号码 第八十七条银行存款未达账项的管理 ( 一 ) 银行存款未达账项的定义和种类未达账项是银行收 付款结算凭证在银行与公司之间传递时, 由于收到凭证的时间不同而发生的一方已经入账而另一方尚未入账的账款 未达账项主要有以下四种情况 : 1. 银行已收 公司未收 : 银行代公司划收的款项已经入账, 而公司尚未接到银行的收款通知, 因而尚未入账的款项 如银行代收的业务收入款 2. 银行已付 公司未付 : 银行代公司划付的款项已经划出, 而公司尚未接到付款通知, 因而尚未记账的账款 如银行代扣的水电费 3. 公司已收 银行未收 : 公司已经收款入账, 而银行尚未办理收取的款项 如公司存入银行的转账支票, 银行尚未办理转账手续, 因而未增加公司存款 4. 公司已付 银行未付 : 公司已经付款记账, 而银行尚未支付的款项 如公司签发的支票, 公司已经入账, 而银行尚未办理转账手续, 因而未减少公司存款 ( 二 ) 强化未达账项的定期复核机制公司应当每月由出纳岗位人员填制 银行存款未达账项登记表, 财务人员复核并由财务负责人审核签字 公司每月要指派对账人员之外的其他财务人员对银行存款余额调节表和 银行存款未达账项登记表 进行全面检查和复核, 发现异常银行未达账项时要向财务负责人报告, 确因特殊原因无法处理的, 要向本公司负责人进行详细报告, 经审批后处理 常见的异常未达账项包括 : 1. 以现金为结算方式的 公司已收 银行未收 和 银行已付 公司未付 次月五个工作日没有到账的款项 2. 以银行为结算方式的 公司已收 银行未收 和 银行已付 公司未付 次月 33

34 五个工作日没有到账的款项 3. 账龄超过 1 个月的 银行已收 公司未收 和 公司已付 银行未付 ( 三 ) 对超过一定期限异常未达账项要及时进行清理和账务处理对超过 3 个月的 银行已收 公司未收 和 公司已付 银行未付 两类未达账项, 编制银行存款余额调节表的财务人员须出具详细说明 根据清理情况, 经本公司负责人审批同意后转入 其他应付款 或 应付账款 对 公司已收 银行未收 和 银行已付 公司未付 的未达账项, 应及时查明原因并进行相应的账务处理 对短期无法收回或支付手续不完善的, 经本公司负责人审批同意转入 其他应收款 或 应收账款 上述 应收 事项按照 应收账款 管理办法相关要求进行后续管理, 应付 事项只有在当事双方确定好事项和金额后, 经本公司负责人批准后方可支付 第三节银行支票管理 第八十八条银行支票的种类银行支票分为现金支票和转账支票 现金支票是公司向银行提取现金时使用的支票, 根据票据法规定, 现金支票只能用于支取现金 转账支票是用于同城各公司之间各种款项结算 转账支票只能用于转账 第八十九条银行支票的有效日期 银行支票自签发之日起 10 天内有效 第九十条银行支票的领用登记管理公司须建立纸质银行支票登记簿 ( 一 ) 购买登记在购入银行支票时, 出纳人员要一次性登记入库 登记时要区分现金支票和转账支票, 记载信息包括币种 购入时间 账户类 34

35 别 数量和票据号码等 ( 二 ) 日常领用登记 1. 领用银行支票时, 须经过一定的审批手续 2. 领用银行支票时, 领用人员须在银行支票登记簿上填写支票类别 支票号码 领用日期 用途 金额 批准人等信息, 领用人员须在登记簿上签字确认 在领用银行支票时, 支票存根联必须留存, 不得连同支票联一同领走 ; 凡难以事先确定金额的, 应注明最高限额 3. 为防止银行支票丢失或被盗, 对领用后不能及时支付或者不需支付的支票, 必须及时交财务部注销 4. 财务部对领出的银行支票有权随时督促报账 ( 三 ) 定期核对催收对已签发出去的银行支票, 银行支票管理 ( 发放 ) 人员要及时催报核销, 并定期核对 如发现出现丢失情况, 必须及时查找, 并向财务负责人汇报 第九十一条银行支票的签发要素 ( 一 ) 开具银行支票时必须将出票日期 收款人 金额 用途 印鉴等要素填写齐全 : 1. 出票日期 : 银行支票出票日期要填写清晰 ; 不准更改出票日期 2. 收款人 : 收款人必须写全称, 防止户名不符, 形成退票 ; 不准更改收款人名 3. 金额 : 不准更改大小写金额 4. 印鉴 : 现金支票收款人为本公司, 正反两面都要盖上银行预留印鉴 ; 现金支票收款人为其他单位, 正面盖上本公司的银行预留印鉴, 反面则由对方背书 ; 转账支票收款人为其他单位, 正面盖上本公司银行预留印鉴 ; 银行支票密码必须填写正确 ; 银行支票必须在签发时盖章, 不得事先盖章备用 ( 二 ) 银行支票要按顺序编号连续签发, 不得跳号 ( 三 ) 不得签发空白支票 ( 即指事先盖好印章的支票 ) 和远期支票, 事先难 35

36 以确定金额的, 必须注明最高限额 ( 四 ) 不准将支票出租 出借或转让其他单位或个人使用 ; 不准将支票作抵押 ( 五 ) 不得签发有缺陷的支票 有缺陷一般指 : 1. 印鉴不符, 即支票上的印章与银行预留印鉴不符, 或是支票上的印章盖得不全 2. 印章或字迹模糊不清 3. 污油支票, 即票面破碎 污损, 导致无法辨认或字迹不清 4. 账号户名不符 5. 更改处未盖预留印鉴 6. 账户已清户 7. 未填写用途或所填用途不当 8. 不是按规定用碳素墨水钢笔或签字笔书写 ( 也可机打 ) ( 六 ) 不得签发空头支票 第九十二条银行支票存根联的填写 银行支票的存根联必须填写出票日期 领用人 ( 或收款人 ) 的签名 金额和 用途, 存根联的内容与签发的支票必须一致 第九十三条银行支票领用人员对支票的管理 ( 一 ) 银行支票领用人员必须对所领用银行支票妥善保管, 不得将支票转交其他人保管或使用 ( 二 ) 由于保管不善致使银行支票丢失而使公司财产遭受损失的, 要追究支票领用人员责任, 应根据情况赔偿部分或全部经济损失 ( 三 ) 支票领用人员不准改变支票用途 第九十四条银行支票的作废 银行支票作废时, 支票两联均不得撕毁, 应在支票联和存根联均加盖 作废 36

37 印戳 如果银行不予收回, 则应将作废支票两联与对应的支票存根一起作为原始凭 证附件, 也可将作废的支票两联单独装订成册, 作为会计档案保存 第九十五条银行支票的遗失若使用人不慎将支票遗失, 应及时到银行挂失止付, 同时由使用人依法向人民法院申请公示催告 因支票遗失而造成的经济损失由过错人承担 销 第九十六条银行支票账户和空白支票的结清 银行支票对应存款账户结清时, 须将相关的全部空白银行支票交回银行注 第九十七条银行支票的日常保管 ( 一 ) 银行支票必须由专人 ( 一般是出纳 ) 实行保险箱保管 ( 二 ) 严禁擅自委托他人管理银行支票, 因工作原因需要进行工作交接或委托他人暂时保管的, 必须在支票登记簿上进行登记, 并由财务负责人签字 ( 三 ) 不准携带空白银行支票外出 ; 如有特殊情况确需携带空白银行支票外出, 须经本公司财务分管领导或财务负责人审批同意, 并登记清楚支票用途及限额 第九十八条银行支票的盘点 ( 一 ) 银行支票盘点的频率公司财务负责人每月对本公司支票情况的盘点不得少于两次 ( 二 ) 支票盘点报告表 的编制和管理支票盘点主要是审核购买 使用 库存的勾稽关系是否正确, 支票使用情况应以核算系统反映的信息为准 每次盘点结束后, 盘点人应填制 支票盘点报告表 ( 或类似表格 ), 由被盘 37

38 点公司的出纳及财务负责人签字确认 公司应妥善保管本公司 支票盘点报告表, 以备查阅 第九十九条银行支票的交接银行支票管理 ( 发放 ) 人员发生变动时, 必须办理银行支票和银行支票登记簿等相关事项的交接 第一百条收取外部银行支票时的审核收取外部银行支票时, 银行支票收取人员要认真审核支票各项内容的填写是否符合银行要求, 包括如下事项 : ( 一 ) 应当是无条件支付的 ( 二 ) 支票金额应当与有关原始凭证上列明的金额一致, 对于不一致的支票应当说明原因 ( 三 ) 大小写金额同时记载并且一致 ( 四 ) 付款人名称完备 ( 五 ) 出票人签章完备 ( 六 ) 出票日期完备 ( 七 ) 应当背书的支票, 背书完备正确 ( 八 ) 支票有效的必要记载事项齐全 ( 如文字 金额 签发日期等 ) ( 九 ) 支票文字无涂改 涂销或字迹不清 ( 十 ) 支票期限没有超过法定付款期限 第一百零一条收取外部支票后的送存 对收取的银行支票, 应及时送存银行 如支票被银行退回, 银行支票收取人员要尽快通知经办人员向出票公司索换 第一百零二条收取外部支票的遗失 本公司收受的现金支票遗失 ( 或被盗 ), 应当出具公函或有关证明, 并及时到 开户银行申请挂失止付 38

39 本公司收受的转账支票遗失 ( 或被盗 ), 银行不受理挂失, 失票人不能向银行 申请挂失止付, 但可以向人民法院提起公示催告或诉讼, 宣布遗失票据无效 第四节其他货币资金 第一百零三条应收票据的种类 应收票据是指签发保单后收到的商业汇票, 包括银行承兑汇票 ( 可简称 银行 汇票 ) 和商业承兑汇票 ( 可简称 商业汇票 ) 公司目前仅允许收取银行承兑汇票 第一百零四条收取银行承兑汇票时的审核内容 ( 一 ) 银行承兑汇票是否有涂改现象, 有更改的银行承兑汇票无效 ( 二 ) 银行承兑汇票的要素是否齐全, 欠缺 银行汇票 字样 无条件支付承诺 确定金额 付款人名称 收款人名称 出票日期 出票人签章等任何一项要素的, 银行承兑汇票无效 ( 三 ) 银行承兑汇票的出票人全称与出票人印章是否一致, 金额大小写是否相符 ( 四 ) 付款银行全称与银行印鉴是否相符, 银行承兑汇票的被背书人是否为本公司, 名称是否为全称 ( 五 ) 可以委托本公司的收入户开户行鉴定票据的真伪并进行查询, 可以要求在取得查询函后方收取银行承兑汇票 第一百零五条银行承兑汇票的管理 ( 一 ) 公司要严格限制银行承兑汇票的使用, 规避银行承兑汇票可能带来的损失 ( 二 ) 在收取银行承兑汇票时, 要严格审核票据的真伪以及签章是否清晰正确 ( 三 ) 银行承兑汇票的收取必须得到公司负责人的批准 39

40 第五节职工借款管理 第一百零六条借款范围 职工因公出差 零星采购等 第一百零七条借款方式 符合现金支付范围的借款可以借支现金, 其余应网银支付 第一百零八条审批权限全部借款需填写 借款单, 填写完整的借款理由, 正确书写借款金额, 经部门 ( 总 ) 经理签字, 财务部 ( 总 ) 经理复核, 公司总经理审批 借款金额应根据估算发生额合理预计, 不得大额超量借款 凡借款在 5000 元 ( 含 ) 及以上的, 应附详细用款说明, 借款人应严格按照借款用途使用 第一百零九条借款时限 ( 一 ) 差旅费借款的, 应该出差结束之日起的 30 日内报销, 并冲回借款 ( 二 ) 零星采购 其他借款的, 应在借款拨付之日起的 15 个工作日内报销, 并冲回借款 ( 三 ) 借款后, 因借款事项取消或者发生变化的, 应及时退还借款, 凡借款发生后 5 个工作日未用的, 视作逾期借款处理 第一百一十条借款的冲销凡报销时, 所附票据不真实, 不符合规定的, 应及时更换, 无法更换的财务部不予报销 擅自变更借款用途使用借款资金的, 财务部不予报销, 对所借款项应及时收回 第五章会计监督 40

41 第一百一十一条会计监督主体 各公司的财务部 财务人员对本公司的经济活动进行会计监督 第一百一十二条会计监督依据公司财务部 财务人员进行会计监督的依据是 : ( 一 ) 财经法律 法规 规章 ( 二 ) 会计法律 法规和国家统一会计准则 ( 三 ) 公司下发的各种管理办法与制度 ( 四 ) 本公司内部的预算 财务计划 业务计划等 第一百一十三条对会计账簿的监督公司财务部 财务人员对伪造 变造 故意毁灭会计账簿或者账外设账行为, 应当制止和纠正 ; 制止和纠正无效的, 应当向上级公司或上级主管单位报告, 请求做出处理 第一百一十四条对实物资产的监督公司财务部 财务人员应当对实物 款项进行监督, 督促建立并严格执行财产清查制度 发现账簿记录与实物 款项不符时, 应当按照国家有关规定进行处理 超出财务机构 财务人员职权范围的, 应当立即向本公司负责人报告, 请求查明原因, 做出处理 第一百一十五条对财务报告的监督 公司财务部 财务人员对指使 强令编造 篡改财务报告行为, 应当制止和 纠正 ; 制止和纠正无效的, 应当向上级公司或上级主管单位报告, 请求处理 第一百一十六条对财务收支的监督 ( 一 ) 对审批手续不全的财务收支, 应当退回, 要求补充 更正 ( 二 ) 对违反规定不纳入公司统一会计核算的财务收支, 应当制止和纠正 41

42 ( 三 ) 对违反国家统一的财政 财务 会计制度规定的财务收支, 不予办理 ( 四 ) 对认为是违反国家统一的财政 财务 会计准则规定的财务收支, 应当制止和纠正 ; 制止和纠正无效的, 应当向本公司负责人提出书面意见请求处理 公司负责人应当在接到书面意见起十日内做出书面决定, 并对决定承担责任 ( 五 ) 对违反国家统一的财政 财务 会计制度规定的财务收支, 不予制止和纠正, 又不向本公司负责人提出书面意见的, 也应当承担责任 ( 六 ) 对严重违反国家利益和社会公众利益的财务收支, 应当向上级公司或者上级主管单位或者财政 审计 税务机关报告 第一百一十七条对内部管理制度的监督公司财务部 财务人员对违反本公司内部会计管理制度的经济活动, 应当制止和纠正 ; 制止和纠正无效的, 向本公司负责人报告, 请求处理 公司财务部 财务人员应当对本公司制定的预算 财务计划 业务计划的执行情况进行监督 第一百一十八条依法接受外部财务监督公司必须依照法律和国家有关规定接受财政 审计 税务 上级单位等机关的监督, 如实提供会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料以及有关情况 不得拒绝 隐匿 谎报 按照法律规定应当委托注册会计师进行审计的公司, 应当委托注册会计师进行审计, 并配合注册会计师的工作, 如实提供会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料以及有关情况, 不得拒绝 隐匿 谎报 ; 不得示意注册会计师出具不当的审计报告 第六章附则 第一百一十九条本规范由公司董事会负责解释 42

43 第一百二十条本制度自二 O 一三年三月二十七日公司第八届五次董事会批准 之日起实施 43