主要参考资料 : 主要参考资料 : 7 4. 会计档案管理办法, 财预字 [1984]85 号, 发布, 实施 5. 关于征求 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ) 意见的通知, 财会便 号, ,

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1 课程来源 会计档案管理办法 2015 解读 主讲教师 : 刘梅玲 为规范会计档案管理工作, 提高会计档案原 管理办法 现代化管理水平, 财政部 国家档案局对原 会计档案管理办法 ( 财会字 号 ) 进行了修订, 于 2015 年 12 月 11 日, 新 管理办法 以财政部 国家档案局令第 79 号发布了新的 会计档案管理办法, 将于 2016 年 1 月 1 日起施行 1 2 教师简介 : 刘梅玲 讲师 博士 硕导上海国家会计学院教研部 XBRL 中国地区组织体验中心 XBRL 国际组织最佳实践委员会委员中国会计学会会计信息化专业委员会联络人研究方向 :XBRL 会计信息化 企业信息化 3 4 学习目标 : 1. 了解 会计档案管理办法 的出台背景 2. 掌握 会计档案管理办法 对单位会计 管理机构的约束和指导 3. 掌握 会计档案管理办法 对单位档案 管理机构的约束和指导 4. 熟悉 会计档案管理办法 的前后对比 主要参考资料 : 1. 会计档案管理办法, 中华人民共和国财政部国家档案局令第 79 号, 发布, 实施 aizhengbuling/201512/t _ html 2. 财政部 国家档案局有关负责人就 会计档案管理办法 修订答记者问, , edu/201512/t _ html 3. 会计档案管理办法, 财会字 号, 发布, 实施 5 6 1

2 主要参考资料 : 主要参考资料 : 7 4. 会计档案管理办法, 财预字 [1984]85 号, 发布, 实施 5. 关于征求 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ) 意见的通知, 财会便 号, , uotongzhi/201412/t _ html 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ).doc 关于 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ) 的说明.doc 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ) 与现行 会计档案管理办法 对照表.docx 8 6. 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定, 国家档案局令第 8 号, 颁布 / 实施 7. 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定, 国家档案局令第 10 号, 颁布, 实施 8. 中华人民共和国会计法, 中华人民共和国档案法, 修订 10. 中华人民共和国电子签名法, 通过, 实施 11. 企业会计信息化工作规范, 财会 [2013]20 号, 主要参考资料 : 12. 国家发展和改革委员会办公厅 财政部办公厅 国家税务总局办公厅 国家档案局办公室, 关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知, 发改办高技 号, /n1741/c658330/content.html 13. GB/T , 电子文件归档与管理规范 14. 电子会计档案实现机制研究 _ 以中国联通为例 15. 创新档案管理打造绿色账本 _ 中国电信会计档案电子化管理试点实践 16. 保险业成功接收国内首张企业电子发票 课程框架 总则会计档案管理基础单位会计档案管理单位变动会计档案管理单位之间会计档案管理附则 9 10 版本变迁 引言 版本变迁出台背景 出台过程出台意义 发布 发布 实施 实施 发布 实施

3 版本变迁 内容调整 一完善了会计档案的定义和范围 二增加并明确了电子会计档案的管理要求 三完善了会计档案的销毁程序 四明确了会计档案出境的管理要求 五调整了会计档案的定期保管期限, 并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限 出台背景 1984 年财政部 国家档案局联合印发了 会计档案管理办法, 并于 1998 年对该办法进行了第一次修订 原 管理办法 实施 10 多年以来, 对规范和加强单位会计档案管理 促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用 近年来, 随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用, 会计档案的内容范围 承载形式 管理手段 利用方式等均发生了较大变化, 原 管理办法 已经无法较好地适应经济社会发展需要, 突出表现在 : 出台背景 ( 一 ) 随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升, 越来越多的会计凭证 账簿 报表等会计资料以电子形式产生 传输 保管, 形成了大量电子会计档案, 需要予以规范 ( 二 ) 随着我国会计法律法规的不断完善, 以及国家档案管理规范 标准的制定或修订, 原 管理办法 的有关表述已不再适用, 会计档案的范围 保管 利用 销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善 出台过程 从 2012 年开始, 财政部 国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作 2012 年一季度, 国家档案局会同财政部开始企业会计电子档案管理试点, 在中国电信广东分公司 中国联通湖北分公司 中国人保财险股份公司开展会计档案管理试点工作, 试行内部会计凭证的无纸化归档 涉及的单位内部原始凭证包括 : 企业内部产生的原始凭证 记账凭证 账簿和银行回单 出台过程 年财政部 国家档案局 国家税务总局 国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨, 并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作 ( 一 ) 推动电子发票的接收及归档保存 中国电信集团公司 中国联合网络通信集团有限公司 中国人民财产保险股份有限公司在深入开展会计档案电子化管理试点工作的基础上, 增加电子发票管理环节, 接收电子发票试点单位开具的电子发票, 开展电子发票查询比对 电子发票接收 审核验证 会计核算 记账 电子发票归档保存 电子发票调阅等工作, 同时推进企业与银行直联, 应用电子银行回单, 形成完整的电子会计档案, 接受内 外部审核 18 出台过程 试点工作要依托已有的会计核算系统, 完整地接收电子发票数据, 并通过建设完善电子会计档案管理系统, 实现电子发票的高效便捷归档及查询 ( 二 ) 做好电子发票系统与会计核算系统的对接 已经开展电子发票试点工作的北京京东世纪贸易有限公司和东港股份有限公司 上海爱信诺航天信息有限公司 重庆市远大印务有限公司 青岛海尔软件有限公司 中国电信股份有限公司深圳分公司 江苏苏宁易购电子商务有限公司 浙江浙科信息技术有限公司 成都京东世纪贸易有限公司等单位, 要配合会计档案电子化管理试点单位, 在已开展电子发票试点工作基础上, 完善电子发票系统的输出接口, 做好与会计档案电子化管理试点单位会计核算等相关系统的对接 3

4 出台过程 2014 年 6 月 27 日, 随着中国人民财产保险股份有限公司电子会计档案系统与北京市国税局电子发票平台成功实现对接, 国内首张可报销电子发票正式开出 厦门全国首个开展财政票据会计档案电子化管理试点工作的城市 厦门市财政局专门制定出台了 厦门市财政票据会计档案电子化管理暂时办法, 选择市第一医院 中山医院 仙岳医院 交警大队 4 家单位进行试点 出台过程 试点企业进一步节约了会计档案管理成本, 提高了会计档案管理效率 仅从内部原始凭证的试点效果看, 每家单位每年就可直接节约纸张 打印耗材及后续处理人力成本 保管成本等上千万元, 绿色档案 效应尽显 出台过程 随着试点工作的稳步推进, 电子发票相关政策的逐步完善,2014 年财政部 国家档案局着手修订原 管理办法, 形成了 会计档案管理办法 ( 征求意见稿 ), 先后于 2014 年 12 月 2015 年 5 月向社会两次公开征求意见, 形成了 会计档案管理办法 ( 修订草案 ) 2015 年 9 月财政部 国家档案局组织有关专家集中研究讨论 会计档案管理办法 ( 修订草案 ), 最终形成新 管理办法 出台意义 一有利于推动互联网创新经济的发展近年来, 党中央 国务院积极推动 互联网 + 行动和 大众创业万众创新, 我国基于互联网的新业态 新模式蓬勃兴起 新 管理办法 肯定了电子会计档案的法律效力, 电子会计凭证的获取 报销 入账 归档 保管等均可以实现电子化管理, 将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用, 为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持 出台意义 二有利于促进形成绿色 低碳的发展方式党的十八大报告强调, 要着力推进绿色发展 循环发展 低碳发展, 形成节约资源和保护环境的空间格局 产业结构 生产方式 生活方式 ; 党的十八届三中全会进一步提出要加快建立生态文明制度 新 管理办法 允许符合条件的会计凭证 账簿等会计资料不再打印纸质归档保存, 同时要求建立会计档案鉴定销毁制度, 完善销毁流程, 推动会计档案销毁工作有序开展 这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印 传递 整理成本以及归档后的保管成本, 减少社会资源耗费, 推动节能减排, 有利于形成绿色环保的生产方式 24 出台意义 三有利于推进国家治理能力现代化国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑, 需要通过广度信息聚合 深度数据挖掘 扁平网络传递, 实现决策科学化 管理精细化 电子会计档案电子会计资料的归属, 新 管理办法 明确将电子会计档案纳入会计档案范围, 将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用, 为政府决策和管理提供更多维度 更具参考价值的会计信息 4

5 一 制定目的和依据 第一章 : 总则 第一条至第五条 第一条为了加强会计档案管理, 有效保护和利用会计档案, 根据 中华人民共和国会计法 中华人民共和国档案法 等有关法律和行政法规, 制定本办法 制定目的与依据 / 适用范围 / 概念界定 / 领导与组织 一 制定目的和依据 第一条为了加强会计档案管理, 统一会计档案管理制度, 更好地为发展社会主义市场经济服务, 根据 中华人民共和国会计法 和 中华人民共和国档案法 的规定, 制定本办法 第一条为了加强会计档案管理, 有效保护和利用会计档案, 根据 中华人民共和国会计法 中华人民共和国档案法 等有关法律和行政法规, 制定本办法 二 适用范围 第二条国家机关 社会团体 企业 事业单位和其他组织 ( 以下统称单位 ) 管理会计档案适用本办法 二 适用范围 第二条国家机关 社会团体 企业 事业单位 第二条国家机关 社会按规定应当建账的个体团体 企业 事业单位工商户和其他组织 ( 以和其他组织 ( 以下统称单下简称各单位 ), 应当位 ) 管理会计档案适用本依照本办法管理会计档办法 案 三 概念界定 第三条本办法所称会计档案指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案

6 纸质非会计档案 纸质会计资料 纸质会计档案 会计核算等过程中接收或形成 记录和反映单位经济业务事项 具有保存价值 电子会计资料 电子会计档案 电子非会计档案 会计资料与会计档案 三 概念界定 第五条会计档案指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 具体包括 : 第三条本办法所称会计档案指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 原 管理办法 采用列举的方式, 提出了四类应当归档的会计资料, 但未对会计档案的内涵进行界定 列举之外的其他会计资料应当归档, 缺少相应的判断标准, 导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议 因此, 根据 档案法 以及相关制度办法关于档案的表述, 管理办法 ( 征求意见稿 ) 对会计档案进行了定义 四 领导与组织 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作, 共同制定全国统一的会计档案工作制度, 对全国会计档案工作实行监督和指导 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作, 并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导 四 领导与组织 机构 档案工作 财政部国家档案局 县级以上地方人民政府财政部门 档案管理部门 管理会计档案工作 制定会计档案工作制度 监督指导会计档案工作 全国全国全国 本行政区域 - 本行政区域 四 领导与组织 第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导 监督和检查 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作, 共同制定全国统一的会计档案工作制度, 对全国会计档案工作实行监督和指导 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作, 并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导 四 领导与组织 第五条单位应当加强会计档案管理工作, 建立和完善会计档案的收集 整理 保管 利用和鉴定销毁等管理制度, 采取可靠的安全防护技术和措施, 保证会计档案的真实 完整 可用 安全

7 四 领导与组织 收集 整理 保管 利用 会计档案管理工作 鉴定销毁 真实 完整 可用 安全 会计档案管理目标 四 领导与组织 第五条单位的档案机构或者档案工作人员所属机构 ( 以下统称单位档案管理机构 ) 负责管理本单位的会计档案 单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案 会计档案管理机构 39 具备档案管理条件的机构 代为管理本单位会计档案 单位 有单位档案管理机构 本单位会计档案 单位档案管理机构 管理本单位会计档案 单位的档案机构档案工作人员所属机构 40 四 领导与组织 第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建 立会计档案的立卷 归档 保管 查阅 和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅, 严防毁损 散失和泄密 第五条单位应当加强会计档案管理工作, 建立和完善会计档案的收集 整理 保管 利用和鉴定销毁等管理制度, 采取可靠的安全防护 技术和措施, 保证会计档案的真实 完整 可用 安全 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构 ( 以下统称单位档案管理机构 ) 负责管理本单位的会计档案 单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案 第二章 : 会计档案管理基础 第六条至第九条 会计档案范围 / 电子会计档案管理 五 会计档案范围 第六条下列会计资料应当进行归档 : ( 一 ) 会计凭证, 包括原始凭证 记账凭证 ; ( 二 ) 会计账簿, 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片及其他辅助性账簿 ; ( 三 ) 财务会计报告, 包括月度 季度 半年度 年度财务会计报告 ;

8 五 会计档案范围 五 会计档案范围 第六条下列会计资料应当进行归档 : 会计凭证 会计账簿 财务会计报告 其他会计资料 ( 四 ) 其他会计资料, 包括银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值 原始凭证 记账凭证 总账 明细账 日记账 辅助性账簿 月度 季度 半年度 年度 银行存款余额调节表银行对账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保管清册 的会计资料 固定资产卡片 其他具有保存价值的会计资料 会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书其他 五 会计档案范围 第五条会计档案指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核第六条下列会计资料算专业材料, 记录和反映单应当进行归档 : 位经济业务的重要史料和证据 ( 一 ) 会计凭证, 包括原具体包括 : 始凭证 记账凭证 ; ( 一 ) 会计凭证类 : 原始凭证, 记账凭证, 汇总凭证, 其他会 ( 二 ) 会计账簿, 包括总计凭证 账 明细账 日记账 ( 二 ) 会计账簿类 : 总账, 明固定资产卡片及其他辅细账, 日记账, 固定资产卡片, 助性账簿 ; 辅助账簿, 其他会计账簿 根据 会计法, 新 管理办法 对会计档案的范围进行了适当调整 46 五 会计档案范围 ( 三 ) 财务报告类 : 月度 ( 三 ) 财务会计报告, 包括月季度 年度财务报告, 包度 季度 半年度 年度财括会计报表 附表 附注务会计报告 ; 及文字说明, 其他财务报 ( 四 ) 其他会计资料, 包括银告 行存款余额调节表 银行对 ( 四 ) 其他类 : 银行存款账单 纳税申报表 会计档余额调节表, 银行对账单, 其他应当保存的会计核算专业资料, 会计档案移交清册, 会计档案保管清册, 会计档案销毁清册 案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书及其他 具有保存价值的会计资料 六 电子会计档案管理 第七条单位可以利用计算机 网络通 信等信息技术手段管理会计档案 六 电子会计档案管理 第八条同时满足下列条件的, 单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存, 形成电子会计档案 : ( 一 ) 形成的电子会计资料来源真实有效, 由计算机等电子设备形成和传输 ;

9 六 电子会计档案管理 六 电子会计档案管理 ( 二 ) 使用的会计核算系统能够准确 完整 有效接收和读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证 会计账簿 财务会计报表等会计资料, 设定了经办 审核 审批等必要的审签程序 ; GB/T 电子文件归档与管理规范 电子文件通用格式 (6.1) 文字型 :XML RTF TXT 扫描型 :JPEG TIFF 视频和多媒体 :MPEG AVI 音频 :WAV MP 六 电子会计档案管理 ( 三 ) 使用的电子档案管理系统能够有效接收 管理 利用电子会计档案, 符合电子档案的长期保管要求, 并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系 ; ( 四 ) 采取有效措施, 防止电子会计档案被篡改 ; 52 六 电子会计档案管理 GB/T 电子文件归档与管理规范 9.4 保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件 : a. 归档载体应作防写处理 避免擦 划 触摸记录涂层 b. 单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压 c. 存放时应远离强磁场 强热源, 并与有害气体隔离 d. 环境温度选定范围 :17 ~20 ; 相对湿度选定范围 : 35%~45% 归档电子文件在形成单位的保管, 也应参照上述条件 六 电子会计档案管理 六 电子会计档案管理 ( 五 ) 建立电子会计档案备份制度, 能够有效防范自然灾害 意外事故和人为破坏的影响 ; ( 六 ) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案 GB/T 电子文件归档与管理规范 把带有归档标识的电子文件集中, 拷贝至耐久性好的载体上, 一式 3 套, 一套封存保管, 一套供查阅使用, 一套异地保存 对于加密电子文件, 则应在解密后再制作拷贝 本标准推荐采用的载体, 按优先顺序依次为 : 只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体

10 六 电子会计档案管理 第九条满足本办法第八条规定条件, 单位从外部接收的电子会计资料附有符合 中华人民共和国电子签名法 规定的电子签名的, 可仅以电子形式归档保存, 形成电子会计档案 1 电子设备 形成 传输 2 会计核算系统接收读取审签输出 3 电子档案管理系统 4 防篡改措施 5 备份制度 接收管理利用检索 电子会计档案 6 属于永久保存或其他重要保存价值 电子会计资料 电子会计档案 纸质会计档案 仅保存电子会计档案 同时保存纸质会计档案 内部电子会计档案条件 55 1 电子设备 形成 传输 2 会计核算系统接收读取审签输出 3 电子档案管理系统 4 防篡改措施 5 备份制度 1 7: 真实 2 3 6: 准确 完整 可用 4 5: 安全 接收管理利用检索 电子会计档案 6 属于永久保存或其他重要保存价值 电子会计资料 电子会计档案 纸质会计档案 7 合法电子签名 仅保存电子会计档案 同时保存纸质会计档案 外部电子会计档案条件 58 六 电子会计档案管理 确保电子会计档案的真实 完整 可用 安全 第一 七项规定确保电子会计档案的真实 第二 三 六项确保电子会计档案的准确 完整 可用 第四 五项规定确保电子会计档案的安全 单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定 ; 单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定 59 六 电子会计档案管理 第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案 具备采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的, 由国务院业务主管部门统一规定, 并报财政部 国家档案局备案 第七条单位可以利用计算机 网络通信等信息技术手段管理会计档案 第八条同时满足下列条件的, 单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存, 形成电子会计档案 : ( 一 ) 形成的电子会计资料来源真实有效, 由计算机等电子设备形成和传输 ; ( 二 ) 使用的会计核算系统能够准确 完整 有效接收和读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证 会计账簿 财务会计报表等会计资料, 设定了经办 审核 审批等必要的审签程序 ; 随着互联网的飞速发展, 云计算时代的来临, 会计信息化步伐不断加快, 电子会计资料正逐步取代纸质会计资料, 在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用 六 电子会计档案管理 ( 三 ) 使用的电子档案管理系统能够有效第十二条采用电子接收 管理 利用电子会计档案, 符合计算机进行会计核算电子档案的长期保管要求, 并建立了电的单位, 应当保存打子会计档案与相关联的其他纸质会计档印出的纸质会计档案 案的检索关系 ; 具备采用磁带 磁盘 ( 四 ) 采取有效措施, 防止电子会计档案光盘 微缩胶片等磁被篡改 ; 性介质保存会计档案 ( 五 ) 建立电子会计档案备份制度, 能够条件的, 由国务院业有效防范自然灾害 意外事故和人为破务主管部门统一规定, 坏的影响 ; 并报财政部 国家档 ( 六 ) 形成的电子会计资料不属于具有永案局备案 久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案 60 在信息化时代, 电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟, 要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大, 也大大增加了档案的管理成本 此外, 所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能 简政放权的精神, 也并不符合目前实际的做法 10

11 61 六 电子会计档案管理 第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位, 第九条满足本办法第八应当保存打印出的纸质条规定条件, 单位从外部会计档案 接收的电子会计资料附具备采用磁带 磁盘 有符合 中华人民共和光盘 微缩胶片等磁性国电子签名法 规定的介质保存会计档案条件电子签名的, 可仅以电子的, 由国务院业务主管形式归档保存, 形成电子部门统一规定, 并报财会计档案 政部 国家档案局备案 为此, 管理办法 删除了备案的规定, 并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性 ( 对纸质会计档案的替代 ) 62 电子会计档案管理相关规定 企业会计信息化工作规范 工作规范 第十三条 保存位置电子会计资料应离开原生信息系统进行归档保存 归档定义对电子会计资料进行鉴别 整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程 工作规范 第十三条 归档过程首先要进行鉴定, 区分需归档和不需归档的部分, 去除不需归档数据和冗余数据对准备归档电子会计资料鉴定其真实性 完整性和有效性按重要程度区分保管期限, 组成保管单位 工作规范 第十三条 归档功能 将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式, 与其元数据一起按要求封装打包, 从会计信息系统中导出, 传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置 对已完成归档的电子会计资料进行标记, 以防止重复归档 最好还能定期删除已归档数据, 以释放存储空间 65 工作规范 第十三条 归档依据 电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准 电子文件归档与管理规范 (GB/ ) 元数据项的要求参见档案行业标准 文书类电子文件元数据方案 (DA/T ) 归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准 基于 XML 的电子文件封装规范 (DA/T ) 电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式, 具体要求可参见档案行业标准 版式电子文件 长期保存格式需求 (DA/T ) 66 11

12 工作规范 第十三条 归档意见企业在购买 实施会计软件时应充分听取本企业档案部门对于电子会计资料的归档范围 元数据项 归档后的存储位置 归档储存格式等方面的意见使电子会计资料能够顺利归档 工作规范 第四十条 第四十条企业内部生成的会计凭证 账簿和辅助性会计资料, 同时满足下列条件的, 可以不输出纸面资料 : ( 一 ) 所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务 ; ( 二 ) 由企业信息系统自动生成 ; ( 三 ) 可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出 ; ( 四 ) 企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制 ; ( 五 ) 企业对相关数据建立了电子备份制度, 能有效防范自然灾害 意外事故和人为破坏的影响 ; ( 六 ) 企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系 工作规范 第四十条 1. 会计资料范围 可无纸化管理的内部生成的会计资料包括 : 会计凭证 : 原始凭证 记账凭证 会计账簿 : 总账 明细账和日记账 辅助性会计资料 : 固定资产卡片 项目辅助账 银行存款余额表等各种会计资料 2. 业务范围 69 重复发生 : 一年内反复发生 日常 : 在企业的经营循环中, 可以预期将会发生的事项 工作规范 第四十条 3. 电子会计资料的原生性 ( 二 ) 由企业信息系统自动生成 本意指 原生 电子会计资料 原生 与 从纸面转换 相对应 4. 可查询性 ( 三 ) 可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出 ; 70 输出 : 包括显示和打印 及时 : 电子会计资料应当随时处于在线状态, 打开终端设备就可以访问到, 而不需要复杂的技术准备过程 71 工作规范 第四十条 5. 防篡改机制 防篡改, 确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求 防篡改数据的机制, 信息系统层面的问题, 不仅涉及会计软件功能, 还涉及诸如系统安全 职责分工和流程设计等内容 对企业而言 : 选用的会计软件应当遵循工作规范第二章的要求 会计软件本身在设计上应有防篡改机制, 包括对数据库的加密, 对各类系统操作权限的分离控制等 72 工作规范 第四十条 6. 备份制度 建立电子会计资料的备份制度, 保证会计资料安全的基本要求 电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素 备份的方法手段 : 异地备份 磁盘阵列 刻制光盘等 防止人为破坏, 需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施, 防止无关人员对设备的接触 小微企业要实行会计资料的无纸化管理, 可以采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务, 或者选择具备一定规模的会计代理记账机构 12

13 73 工作规范 第四十条 7. 建立索引 建立会计资料索引体系, 目的保证会计资料的线索性和相互关联性 每类会计资料要有系统的编码措施, 通过编码形成各类会计资料间的交叉索引, 即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料, 保证线索不断 通过索引能够找到会计资料 纸面资料, 索引必须包含资料的物理空间位置信息 电子资料, 信息系统应能通过索引 ( 编码 ) 访问到数据资料 74 工作规范 第四十条 7. 建立索引 企业应当制定会计资料索引体系的总体索引规则, 明确 : 哪些资料纸面存储, 应当如何检索 哪些资料电子存储, 应当通过信息系统的何种功能路径访问 75 工作规范 第四十一条 第四十一条企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料, 同时满足下列条件的, 可以不输出纸面资料 : ( 一 ) 会计资料附有外部单位或者个人的 符合 中华人民共和国电子签名法 的可靠的电子签名 ; ( 二 ) 电子签名经符合 中华人民共和国电子签名法 的第三方认证 ; ( 一 ) 所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务 ; ( 三 ) 可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出 ; ( 五 ) 企业对相关数据建立了电子备份制度, 能有效防范自然灾害 意外事故和人为破坏的影响 ; ( 六 ) 企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系 76 工作规范 第四十一条 1. 会计资料范围 外部获取会计资料, 指所记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料 主要原始凭证, 如发票 银行回单等 还包括银行对账单 购销合同等 外部资料不等于外部制作的资料 77 工作规范 第四十一条 2. 电子签名 中华人民共和国电子签名法 电子签名, 指数据电文中以电子形式所含 所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据 数据电文, 指以电子 光学 磁或者类似手段生成 发送 接收或者储存的信息 第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力 78 工作规范 第四十一条 3. 可靠的电子签名 电子签名法 第十三条电子签名同时符合下列条件的, 视为可靠的电子签名 : ( 一 ) 电子签名制作数据用于电子签名时, 属于电子签名人专有 ; ( 二 ) 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制 ; ( 三 ) 签署后对电子签名的任何改动能够被发现 ; ( 四 ) 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现 13

14 79 工作规范 第四十一条 4. 第三方认证第三方认证, 指用于电子签名的数字证书由独立于交易双方的第三方中介机构签发, 所生成的电子签名真实性由该第三方进行鉴定的机制 第三方认证, 要由依据 电子签名法 设立的电子认证服务机构, 来提供证书发放和签名鉴定等服务 电子认证服务机构的设立由国务院信息产业主管部门审批 公众可通过工业和信息化部网站查询依法设立的电子认证服务机构名录 80 工作规范 第四十二条 第四十二条企业会计资料的归档管理, 遵循国家有关会计档案管理的规定 会计档案, 具有长期保存价值并归档保存的 会计资料 会计档案管理的规定, 指财政部和国家档案 局制定的 会计档案管理办法 第三章 : 单位会计档案管理 第十条至第十九条 会计档案归档 / 利用 / 保管 / 销毁 七 会计档案归档 第十条单位的会计机构或会计人员所属机构 ( 以下统称单位会计管理机构 ) 按照归档范围和归档要求, 负责定期将应当归档的会计资料整理立卷, 编制会计档案保管清册 七 会计档案归档 第十一条当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可由单位会计管理机构临时保管一年, 再移交单位档案管理机构保管 因工作需要确需推迟移交的, 应当经单位档案管理机构同意 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年 临时保管期间, 会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定, 且出纳人员不得兼管会计档案 84 七 会计档案归档 第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时, 应当编制会计档案移交清册, 并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交, 且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定 特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交 14

15 七 会计档案归档 单位档案管理机构接收电子会计档案时, 应当对电子会计档案的真实性 完整性 可用性 安全性进行检测, 符合要求的才能接收 真实性 : 指电子文件的内容 结构和背景信息与形成时的原始状况一致 完整性 : 指电子文件的内容 结构 背景信息和元数据等无缺损 可用性 : 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性, 包括信息的可识别性 存储系统的可靠性 载体的完好性和兼容性等 安全性 : 有无病毒感染 GB/T 电子文件归档与管理规范 单位会计管理机构 N 年 N+1 年 N+2 年 N+3 年 单位档案管理机构 N+4 年 定期整理立卷 编制会计档案保管清册 临时保管 征求档案管理机构意见 编制会计档案移交清册 会计档案移交 会计档案 会计档案保管清册 临时保管 会计档案移交清册 会计档案检测 会计档案归档流程 电子会计档案元数据读取平台 七 会计档案归档 第十条单位的会计机构或会计人员所属机构 ( 以下统称单位会计第六条各单位每年形成的会管理机构 ) 按照归档范围和归档要求, 负责定期将应当归档的会计计档案, 应当由会计机构按照资料整理立卷, 编制会计档案保管清册 归档要求, 负责整理立卷, 装订成册, 编制会计档案保管清第十一条当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可由单位会册 计管理机构临时保管一年, 再移交单位档案管理机构保管 因工当年形成的会计档案, 在会计作需要确需推迟移交的, 应当经单位档案管理机构同意 年度终了后, 可暂由会计机构单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年 临时保管一年, 期满之后, 应当由保管期间, 会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定, 且会计机构编制移交清册, 移交出纳人员不得兼管会计档案 本单位档案机构统一保管 ; 未设立档案机构的, 应当在会计第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时, 应当编制会机构内部指定专人保管 出纳计档案移交清册, 并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续 人员不得兼管会计档案 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装 电子会计档案移移交本单位档案机构保管的会交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交, 且文件格式应当计档案, 原则上应当保持原卷符合国家档案管理的有关规定 特殊格式的电子会计档案应当与的封装 个别需要拆封重新整其读取平台一并移交 理的, 档案机构应当会同会计单位档案管理机构接收电子会计档案时, 应当对电子会计档机构和经办人员共同拆封整理, 案的准确性 完整性 可用性 安全性进行检测, 符合要求的才以分清责任 能接收 87 实际工作中, 很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门 审计部门 税务部门等的检查, 通常近三年的会计凭证 账簿 报表需要随时查阅 为减少审批手续, 提高工作效率, 会计机构往往申请推迟档案移交的时间 88 八 会计档案利用 第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案, 在进行会计档案查阅 复制 借出时履行登记手续, 严禁篡改和损坏 单位保存的会计档案一般不得对外借出 确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的, 应当严格按照规定办理相关手续 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案, 确保借入会计档案的安全完整, 并在规定时间内归还 会计档案利用程序 会计档案查阅登记 会计档案查阅 会计档案查阅人 / 单位 会计档案复制登记 会计档案复制 会计档案复制人 / 单位 会计档案借出登记 保管和利用会计档案 归还会计档案 单位档案管理机构 会计档案借出手续 会计档案借出 会计档案借用单位 八 会计档案利用 第七条各单位保存的会计档案不得借出 如有特殊需要, 经本单位负责人批准, 可以提供查阅或者复制, 并办理登记手续 查阅或者复制会计档案的人员, 严禁在会计档案上涂画 拆封和抽换 各单位应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度 第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案, 在进行会计档案查阅 复制 借出时履行登记手续, 严禁篡改和损坏 单位保存的会计档案一般不得对外借出 确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的, 应当严格按照规定办理相关手续 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案, 确保借入会计档案的安全完整, 并在规定时间内归还 实际工作中, 在业务主管部门的检查 国家审计部门的审计中或者出于司法需要, 会计档案会被借出

16 91 九 会计档案保管 第十四条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限一般分为 10 年和 30 年 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 92 企业和其他组织会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备注 一 会计凭证 1 原始凭证 30 年 2 记账凭证 30 年 二 会计账簿 3 总账 30 年 4 明细账 30 年 5 日记账 30 年 6 固定资产卡片 7 其他辅助性账簿 30 年 固定资产报废清理后保管 5 年 93 企业和其他组织会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限备注 三 财务会计报告 8 月度 季度 半年度财务会计报告 10 年 9 年度财务会计报告 永久 四 其他会计资料 10 银行存款余额调节表 10 年 11 银行对账单 10 年 12 纳税申报表 10 年 13 会计档案移交清册 30 年 14 会计档案保管清册 永久 15 会计档案销毁清册 永久 16 会计档案鉴定意见书 永久 94 会计档案保管期限 会计凭证 原始凭证 记账凭证 会计账簿 总账 明细账 日记账 辅助性账簿 固定资产卡片 : 固定资产报废清理后保管 5 年 财务会计报告 月度 季度 半年度 年度 30 年永久 10 年其他会计资料银行存款余额调节表银行对账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书 95 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 序档案名称号一会计凭证 1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 财政总预算 2 各收入机关编送的报表 10 年 3 行政单位和事业单位的 各种会计凭证 4 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 保管期限 行政单位事业单位 税收会计 10 年 10 年 备注 30 年包括 : 原始凭证 记账凭证和传票汇总表 30 年包括 : 拨款凭证和其他会计凭证 96 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 序号 档案名称 财政总预算 保管期限 行政单位事业单位 税收会计 二 会计账簿 5 日记账 30 年 30 年 6 总账 30 年 30 年 30 年 7 税收日记账 ( 总账 ) 30 年 8 明细分类 分户账或登记簿 30 年 30 年 30 年 备注 16

17 97 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 保管期限 序号 档案名称 财政行政单位税收总预算事业单位会计 备注 三财务会计报告 10 政府综合财务报告 永久 下级财政 本级部门和单位报送的保管 2 年 11 部门财务报告 永久 所属单位报送的保管 2 年 12 财政总决算 永久 下级财政 本级部门和单位报送的保管 2 年 13 部门决算 永久 所属单位报送的保管 2 年 14 税收年报 ( 决算 ) 永久 15 国家金库年报 ( 决算 ) 10 年 16 基本建设拨 贷款年报 ( 决算 ) 10 年 17 行政单位和事业单位会计月 10 年 所属单位报送的保管 2 年 季度报表 18 税收会计报表 10 年所属税务机关报送的保管 2 年 98 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 序号 档案名称 四其他会计资料 财政总预算 保管期限 行政单位事业单位 19 银行存款余额调节表 10 年 10 年 税收会计 20 银行对账单 10 年 10 年 10 年 21 会计档案移交清册 30 年 30 年 30 年 22 会计档案保管清册永久永久永久 23 会计档案销毁清册永久永久永久 注 : 税务机关的税务经费会计档案保管期限, 按行政单位会计档案保管期限规定办理 备注 99 九 会计档案保管 100 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管对比 序号一 1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 档案名称会计凭证 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 2 各收入机关编送的报表各收入机关编送的报表 3 行政单位和事业单位的各种会计凭证 4 各种完税凭证和缴 退库凭证 5 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 6 农牧业税结算凭证 行政单位和事业单位的各种会计凭证 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 101 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管对比 序号 档案名称 二 会计账簿 7 日记账 日记账 8 总账总账 9 税收日记账 ( 总账 ) 和税收税收日记账 ( 总账 ) 票证分类出纳账 10 明细分类 分户账或登记簿 明细分类 分户账或登记簿 11 现金出纳账 银行存款账 行政单位和事业单位固定资产卡片 12 行政单位和事业单位固定资产明细账 ( 卡片 ) 102 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管对比 三 财务会计报告 13 财政总预算 政府综合财务报告 14 行政单位和事业单位决算 部门财务报告 15 税收年报 ( 决算 ) 财政总决算 16 国家金库年报 ( 决算 ) 部门决算 17 基本建设拨 贷款年报 ( 决算 ) 税收年报 ( 决算 ) 18 财政总预算会计旬报国家金库年报 ( 决算 ) 基本建设拨 贷款年报 19 财政总预算会计月 季度报表 ( 决算 ) 行政单位和事业单位会计月 行政单位和事业单位会计 20 季度报表月 季度报表 21 税收会计报表 ( 包括票证报表 ) 税收会计报表 17

18 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管对比 四 其他会计资料 22 会计档案移交清册银行存款余额调节表 23 会计档案保管清册银行对账单 24 会计档案销毁清册会计档案移交清册 25 会计档案保管清册 26 会计档案销毁清册 27 会计档案鉴定意见书 九 会计档案保管 第十五条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行, 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限 单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的, 应当比照类似档案的保管期限办理 问 : 新 管理办法 将会计档案的定期保管期限由 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类调整为 10 年 30 年两类, 主要理由什么? 答 : 近年来, 国家档案局对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整, 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为 10 年 30 年 另外, 会计档案在很多民事案件中都作为重要证据, 民事案件的诉讼时效最长为 20 年, 但大部分会计档案的最低保管期限都低于 20 年 106 问 : 新 管理办法 将会计档案的定期保管期限由 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类调整为 10 年 30 年两类, 主要理由什么? 为便于单位档案的统一管理, 并结合会计档案的实际利用需求, 我们将会计档案的定期保管期限由原 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类调整为 10 年 30 年两类, 并将原附表 1 2 中保管期限为 3 年 5 年 10 年的会计档案统一规定保管期限为 10 年, 将保管期限为 15 年 25 年的会计档案统一规定保管期限为 30 年 其中会计凭证 会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至 30 年, 其他辅助会计资料的最低保管期限延长至 10 年 107 九 会计档案保管 第八条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 第十四条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限一般分为 10 年和 30 年 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起 108 九 会计档案保管 第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限, 各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表 第十五条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行, 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限 单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的, 所列档案名称不相符的, 应当比照类似档案的保可以比照类似档案的保管期限办理 管期限办理 18

19 109 十 会计档案销毁 第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定, 并形成会计档案鉴定意见书 经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限 ; 对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁 第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头, 组织单位会计 审计 纪检监察等机构或人员共同进行 会计档案销毁鉴定程序 已到保管期限的会计档案单位会计管理机构牵头单位审计管理机构单位档案管理机构会计档案鉴定组织单位纪检监察机构会计档案鉴定未了事项意见书确无保存价值仍需继续保存可销毁的会计的会计档案档案重新划定保管进入会计档案期限销毁程序 问 : 新 管理办法 增加了会计档案鉴定销毁的相关内容, 主要出于什么考虑? 答 : 会计档案的销毁会计档案管理的重要环 节, 其中鉴定销毁工作档案销毁的前提和基 础 原 管理办法 规定了会计档案销毁的具体程 序, 要求 单位负责人在会计档案销毁清册上 签署意见, 但未明确销毁前的鉴定工作和有 关责任, 这在一定程度上将销毁的最主要责任 归于单位负责人 112 问 : 新 管理办法 增加了会计档案鉴定销毁的相关内容, 主要出于什么考虑? 在实际工作中, 为避免可能发生的风险, 对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案, 单位负责人一般也不愿销毁, 大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间, 造成了资源浪费 因此, 新 管理办法 增加了鉴定销毁环节, 要求 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定, 并形成会计档案鉴定意见书 经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限 ; 对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁 十 会计档案销毁 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : 十 会计档案销毁 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : ( 一 ) 单位档案管理机构编制会计档案 ( 二 ) 单位负责人 档案管理机构负责 销毁清册, 列明拟销毁会计档案的名称 人 会计管理机构负责人 档案管理机构 卷号 册数 起止年度 档案编号 应保 经办人 会计管理机构经办人在会计档案 管期限 已保管期限和销毁时间等内容 销毁清册上签署意见

20 十 会计档案销毁 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : ( 三 ) 单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作, 并与会计管理机构共同派员监销 监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对 ; 在会计档案销毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名或盖章 纸质会计档案销毁程序 单位档案管理机构 单位负责人 单位会计管理机构 监销人 负责人经办人 负责人经办人 编制清册 签署意见 清点核对 监督销毁 签名 / 盖章 会计档案销毁清册 可销毁的纸质会计档案 名称卷号册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限销毁时间等 十 会计档案销毁 十 会计档案销毁 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案, 应 9.8 归档电子文件的鉴定销毁 当按照以下程序销毁 : 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定, 并由单位档案管理机构 会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销 GB/T 电子文件归档与管理规范 归档电子文件的鉴定销毁, 参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行, 且应在办理审批手续后实施 属于保密范围的归档电子文件, 如存储在不可擦除载体上, 应连同存储载体一起销毁, 并在网络中彻底清除 不属于保密范围的 归档电子文件可进行逻辑删除 119 电子会计档案销毁程序 单位档案管理机构 单位负责人 单位会计管理机构 监销人 信息系统管理机构 负责人经办人 负责人经办人 编制清册 签署意见 清点核对 监督销毁 签名 / 盖章 会计档案销毁清册 可销毁的电子会计档案 120 十 会计档案销毁 第十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁, 纸质会计档案应当单独抽出立卷, 电子会计档案单独转存, 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷或转存的会计档案, 应当在会计档案鉴定意见书 会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 20

21 121 会计档案保管清册 未结清的债权债务会计凭证 纸质会计档案 单独抽出立卷 仍需继续保管的会计档案 未了事项完结 进入会计档案销毁鉴定程序 其他未了事项会计凭证 电子会计档案 单独转存 会计档案鉴定意见书 会计档案销毁清册 仍需保管的会计档案处理程序 122 问 : 新 管理办法 并修改了监销的有关规定, 主要出于什么考虑? 监销保证销毁工作按照规定程序和要求 进行的一项制度安排 原 管理办法 规定, 销毁会计档案时, 应当由单位档案机构和会计机构共同派员 监销 国家机关销毁会计档案时, 应当由 同级财政部门 审计部门派员参加监销 财政部门销毁会计档案时, 应当由同级审 计部门派员参加监销 123 问 : 新 管理办法 并修改了监销的有关规定, 主要出于什么考虑? 会计档案销毁属于单位的内部管理事务, 国家机关 销毁会计档案再由财政部门 审计部门派员监销, 既增加了行政管理成本, 也难以真正发挥监督作用 为此, 新 管理办法 删除了财政部门 审计部门 派员监销的规定, 同时进一步明确了单位内部组织 监销的有关要求, 即 单位档案管理机构负责组织 会计档案销毁工作, 并与会计管理机构共同派员监 销 监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案 销毁清册所列内容进行清点核对 ; 在会计档案销毁 后, 应当在会计档案销毁清册上签名或盖章 十 会计档案销毁 第十条保管期满的会计档案, 除本办第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定, 并形成会法第十一条规定的情形外, 可以按照以计档案鉴定意见书 经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保下程序销毁 : 管期限 ; 对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁 (-) 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见, 编制档案销毁清册, 列第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头, 组织单位会明销毁会计档案的名称 卷号 册数 计 审计 纪检监察等机构或人员共同进行 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : ( 二 ) 单位负责人在会计档案销毁清册 ( 一 ) 单位档案管理机构编制会计档案销毁清册, 列明拟销毁会计档上签署意见 案的名称 卷号 册数 起止年度 档案编号 应保管期限 已保管期 ( 三 ) 销毁会计档案时, 应当由档案机限和销毁时间等内容 构和会计机构共同派员监销 国家机关 ( 二 ) 单位负责人 档案管理机构负责人 会计管理机构负责人 档销毁会计档案时, 应当由同级财政部门 案管理机构经办人 会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意审计部门派员参加监销 财政部门销毁见 会计档案时, 应当由同级审计部门派员 ( 三 ) 单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作, 并与会计管理参加监销 机构共同派员监销 监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案销毁 ( 四 ) 监销人在销毁会计档案前, 应当清册所列内容进行清点核对 ; 在会计档案销毁后, 应当在会计档案销毁清按照会计档案销毁清册所列内容清点核册上签名或盖章 对所要销毁的会计档案 ; 销毁后, 应当电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定, 并由单在会计档案销毁清册上签名盖章, 并将位档案管理机构 会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销 监销情况报告本单位负责人 124 问 : 明确电子会计档案的管理要求此次修订的重点, 新 管理办法 对电子会计档案作了哪些方面的规定? 答 : 新 管理办法 在会计档案的范围 保管 移交 销毁等方面对电子会计档案均进行了相 应规定, 主要包括 : 一将电子会计档案纳入了会计档案的范围, 规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 二规定满足一定条件时单位内部生成和外部 接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存 问 : 明确电子会计档案的管理要求此次修订的重点, 新 管理办法 对电子会计档案作了哪些方面的规定? 三要求电子会计档案移交时将电子会计档案 及其元数据一并移交, 且文件格式应当符合国家 档案管理的有关规定 ; 特殊格式的电子会计档案 应当与其读取平台一并移交 四要求电子会计档案的销毁由单位档案管理 机构 会计管理机构和信息系统管理机构共同派 员监销

22 十一 终止经营的会计档案管理 第四章 : 单位变动会计档案管理 第二十条至第二十三条 第二十条单位因撤销 解散 破产或其他原因而终止的, 在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案, 按照国家档案管理的有关规定处置 终止经营 / 分立后 / 合并后 / 建设期会计档案管理 十一 终止经营的会计档案管理 第十三条单位因撤销 解散 第二十条单位因撤破产或者其他原因而终止的, 销 解散 破产或在终止和办理注销登记手续其他原因而终止的, 之前形成的会计档案, 应当在终止或办理注销由终止单位的业务主管部门登记手续之前形成或财产所有者代管或移交有的会计档案, 按照国关档案馆代管 法律 行政家档案管理的有关法规另有规定的, 从其规定 规定处置 十二 分立后的会计档案管理 第二十一条单位分立后原单位存续的, 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管, 其他方可以查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的, 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置, 各方可以查阅 复制与其业务相关的会计档案? 分立后的会计档案管理 单位分立原单位续存分立后的续存方统一保管全部会计档案业务相关其他方可查阅 复制 131 各方协商由其中一方代管全部会计档案业务相关各方可查阅 复制 132 十二 分立后的会计档案管理 单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证, 应当单独抽出由业务相关方保存, 并按照规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案, 应当由原单位保管, 承接业务单位可以查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证, 应当单独抽出由承接业务单位保存, 并按照规定办理交接手续 22

23 单位分立未结清的会计事项 分立后的会计档案管理 : 未结清会计事项 单位分立 分立后的会计档案管理 : 业务移交其他单位 分立后的续存方统一保管 原单位存续 各方协商由其中一方代管 单独抽出由业务相关方保管 相关会计凭证 承接业务单位保管 业务移交其他单位办理 未结清的会计事项 原单位保管 全部会计档案 全部会计档案 业务相关 业务相关 相关会计凭证 相关会计档案 其他方可查阅 复制 各方可查阅 复制 承接业务单位可查阅 复制 承接业务单位保管相关会计凭证 单位分立业务移交其他单位办理未结清的会计事项原单位续存原单位保管分立后的续存方统一保管相关会计档案全部会计档案业务相关承接业务单位其他方可查可查阅 复制阅 复制 未结清的会计事项各方协商由其单独抽出由业中一方代管务相关方保管全部会计档案相关会计凭证业务相关各方可查阅 复制 分立后的会计档案管理 十二 分立后的会计档案管理 第二十一条单位分立后原单位存续的, 其第十四条单位分立后原单位存续的, 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管, 会计档案应当由分立后的存续方统一保其他方可以查阅 复制与其业务相关的会管, 其他方可查阅 复制与其业务相关计档案 的会计档案 ; 单位分立后原单位解散的, 单位分立后原单位解散的, 其会计档案其会计档案应当经各方协商后由其中一应当经各方协商后由其中一方代管或按照方代管或移交档案馆代管, 各方可查阅 国家档案管理的有关规定处置, 各方可以查复制与其业务相关的会计档案 单位分阅 复制与其业务相关的会计档案 立中未结清的会计事项所涉及的原始凭单位分立中未结清的会计事项所涉及证, 应当单独抽出由业务相关方保存, 的会计凭证, 应当单独抽出由业务相关方保并按规定办理交接手续 存, 并按照规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的单位因业务移交其他单位办理所涉及会计档案 应当由单位保管, 承接业务的会计档案, 应当由原单位保管, 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的会计单位可以查阅 复制与其业务相关的会计档案, 对其中未结清的会计事项所涉及档案 对其中未结清的会计事项所涉及的的原始凭证, 应当单独抽出由业务承接会计凭证, 应当单独抽出由承接业务单位保单位保存, 并按规定办理交接手续 存, 并按照规定办理交接手续 十三 合并后的会计档案管理 第二十二条单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的, 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的, 其会计档案仍应当由原各单位保管 十三 合并后的会计档案管理 原各单位保管 单位合并 原各单位续存 合并后的单位统一保管 原各单位解散 / 一方存续其他方解散 本单位会计档案 全部会计档案

24 十三 合并后的会计档案管理 第十五条单位合并后第二十二条单位合并后原各单位解散或一方存原各单位解散或者一方存续其他方解散的, 原各续其他方解散的, 原各单单位的会计档案应当由位的会计档案应当由合并合并后的单位统一保管 ; 后的单位统一保管 单位 单位合并后原各单位仍存续的, 其会计档案仍应由原各单位保管 合并后原各单位仍存续的, 其会计档案仍应当由原各单位保管 十四 建设期的会计档案管理 第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案, 需要移交给建设项目接受单位的, 应当在办理竣工财务决算后及时移交, 并按照规定办理交接手续 十四 建设期的会计档案管理 十四 建设期的会计档案管理 项目建设单位 项目建设 建设项目接受单位 竣工财务决算 会计档案交接 项目建设期会计档案 第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案, 应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位, 并按规定办理交接手续 第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案, 需要移交给建设项目接受单位的, 应当在办理竣工财务决算后及时移交, 并按照规定办理交接手续 第五章 : 单位之间会计档案管理 第二十四条至第二十六条 会计档案交接 / 出境管理 / 代理记账管理 十五 会计档案交接 第二十四条单位之间交接会计档案时, 交接双方应当办理会计档案交接手续 移交会计档案的单位, 应当编制会计档案移交清册, 列明应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度 档案编号 应保管期限和已保管期限等内容

25 纸质会计档案交接程序 十五 会计档案交接 交接会计档案时, 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接, 并由交接双方的单位有关负责人负责监督 交接完毕后, 交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章 经办人监督人 经办人监督人 纸质会计档案 会计档案移交单位 编制会计档案移交清册 会计档案逐项交接 会计档案移交清册 会计档案交接签名 / 盖章 名称 / 卷号 / 册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限等 会计档案接受单位 十五 会计档案交接 电子会计档案应当与其元数据一并移交, 特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交 档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验, 确保所接收电子会计档案的准确 完整 可用和安全 十五 会计档案交接 GB/T 电子文件归档与管理规范 9.2 移交 接收检验 文件形成单位在移交电子文件之前, 档案保管部门在接收电子文件之前, 均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验, 合格率达到 100% 时方可进行交接 十五 会计档案交接 GB/T 电子文件归档与管理规范 检验项目如下 : 载体有无划痕, 清洁 ; 有无病毒 ; 核实归档电子文件的真实性 完整性 有效性检验及审核手续 ; 核实登记表 软件 说明资料等齐全 ; 对特殊格式的电子文件, 应核实其相关的软件 版本 操作手册等完整 十五 会计档案交接 GB/T 电子文件归档与管理规范 检验结果分别由移交单位 接收单位填入 归档电子文件移交 接收检验登记表 的相应栏目 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收 对检验不合格者, 应退回形成单位重新制作, 并再次对其进行检验

26 经办人监督人 经办人监督人 会计档案元数据 会计档案读取平台 会计档案移交单位 编制会计档案移交清册 电子会计档案 会计档案逐项交接 会计档案接受单位 会计档案移交清册 会计档案交接签名 / 盖章 会计档案载体 / 技术环境检验 电子会计档案交接程序 名称 / 卷号 / 册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限等 准确完整可用安全 十五 会计档案交接 第十七条单位之间交接会计第二十四条单位之间交接会计档案时, 交接双方应当办理会档案时, 交接双方应当办理会计档案交接手续 计档案交接手续 移交会计档案的单位, 应当编移交会计档案的单位, 应当编制会计档案移交清册, 列明制会计档案移交清册, 列明应应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度 档案编移交的会计档案名称 卷号 号 应保管期限和已保管期限等内容 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限等内交接会计档案时, 交接双方应当按照会计档案移交清册容 所列内容逐项交接, 并由交接双方的单位有关负责人负责监交接会计档案时, 交接双方应督 交接完毕后, 交接双方经办人和监督人应当在会计档案当按照会计档案移交清册所列移交清册上签名或盖章 内容逐项交接, 并由交接双方的单位负责人负责监交 交接电子会计档案应当与其元数据一并移交, 特殊格式的电完毕后, 交接双方经办人和监子会计档案应当与其读取平台一并移交 档案接受单位应当交人应当在会计档案移交清册对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验, 确保所上签名或盖章 接收电子会计档案的准确 完整 可用和安全 十六 会计档案出境管理 第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带 寄运或者传输至境外的, 应当按照国家有关规定执行? 154 十六 会计档案出境管理 工作规范 第三十六条企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定 数据服务器部署在境外的, 应当在境内保存会计资料备份, 备份频率不得低于每月一次 境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时, 独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要 十六 会计档案出境管理 第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境 驻外机构和境内单位在境外设立的企业 ( 简称境外单位 ) 的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理 第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带 寄运或者传输至境外的, 应当按照国家有关规定执行 十七 代理记账会计档案管理 第二十六条单位委托中介机构代理记 账的, 应当在签订的书面委托合同中, 明确会计档案的管理要求及相应责任 近年来, 我国会计服务外包发展迅速, 很多小企业委托中介机构代理记账

27 十八 会计档案管理违规处理 第六章 : 附则 第二十七条至第三十一条 违规处理 / 不适用 / 参照执行 / 实施办法 / 施行废止 第二十七条违反本办法规定的单位和个人, 由县级以上人民政府财政部门 档案行政管理部门依据 中华人民共和国会计法 中华人民共和国档案法 等法律法规处理处罚 会计档案管理办法 单位 / 个人 违反规定 会计档案管理违规处理 十九 文书档案管理 第二十八条预算 计划 制度等文件 中华人民共和国会计法 材料, 应当执行文书档案管理规定, 不适用本办法 处理处罚 中华人民共和国档案法 县级以上人民政府档案行政管理部门 县级以上人民政府财政部门 二十 参照执行档案管理 第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户, 其会计档案的收集 整理 保管 利用和鉴定销毁等参照本办法执行 执行与参照执行 国家机关社会团体企业事业单位其他组织 档案收集 档案整理 档案保管 档案利用 档案销毁鉴定 单位 设立档案机构或配备档案工作人员 会计档案管理执办法行 参照执行 依法建账的个体工商户 档案收集 档案整理 档案保管 档案利用 档案销毁鉴定 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位 / 依法建账的个体工商户

28 十七 - 二十 其他管理要求 第二十六条单位委托中介机构代理记账的, 应当在签订的书面第十九委托合同中, 明确会计档案的管理要求及相应责任 条预算 计划 第二十七条违反本办法规定的单位和个人, 由县级以上人民政制度等府财政部门 档案行政管理部门依据 中华人民共和国会计法 文件材 中华人民共和国档案法 等法律法规处理处罚 料, 应当执行第二十八条预算 计划 制度等文件材料, 应当执行文书档案文书档管理规定, 不适用本办法 案管理规定, 第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的不适用单位和依法建账的个体工商户, 其会计档案的收集 整理 保本办法 管 利用和鉴定销毁等参照本办法执行 二十一 具体实施办法制定 第三十条各省 自治区 直辖市 计划单列市人民政府财政部门 档案行政管理部门, 新疆生产建设兵团财务局 档案局, 国务院各业务主管部门, 中国人民解放军总后勤部, 可以根据本办法制定具体实施办法 二十一 其他管理要求 第二十条各省 自治区 第三十条各省 自治区 直辖市人民政府财政部直辖市 计划单列市人门 档案管理部门, 国民政府财政部门 档案务院各业务主管部门, 行政管理部门, 新疆生产中国人民解放军总后勤建设兵团财务局 档案部, 可以根据本办法的局, 国务院各业务主管部规定, 结合本地区 本门, 中国人民解放军总后部门的具体情况, 制定勤部, 可以根据本办法制实施办法, 报财政部和定具体实施办法 国家档案局备案 166 二十二 施行与废止 第三十一条本办法由财政部 国家档案局负责解释, 自 2016 年 1 月 1 日起施行 1998 年 8 月 21 日财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 ( 财会字 号 ) 同时废止 167 二十二 其他管理要求 第二十一条本办法由第三十一条本办法由财财政部负责解释 自政部 国家档案局负责解 1999 年 1 月 1 日起执行 释, 自 2016 年 1 月 1 日起施 1984 年 6 月 1 日财政部 行 1998 年 8 月 21 日财政国家档案局发布的部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 会计档案管理办法 ( 自本办法执行之日起财会字 号 ) 同废止 时废止 168 问 : 新 管理办法 于 2016 年 1 月 1 日起开始施行, 财政部 国家档案局打算如何安排贯彻和执行? 答 : 新 管理办法 自 2016 年 1 月 1 日起施行, 为了贯彻落实好新 管理办法, 下一步, 我们将积极做好以下工作 : 一广泛开展新 管理办法 的宣传培训工作, 引导各部门 各单位的有关负责人和会计 档案工作人员准确理解和把握新 管理办法 的内容和要求 二加快制定新 管理办法 的新旧衔接办法, 指导各部门 各单位做好会计档案的新旧衔接工作 三根据新 管理办法 编写解读材料, 对此次修订的重点内容进行详细讲解和说明, 确保新 管理办法 的顺利实施 28

29 七 要点回顾及名词解释 要点回顾 : 引言 : 版本变迁 / 出台背景 / 出台过程 / 出台意义 总则 (1-5 条 ): 制定目的与依据 / 适用范围 / 概念界定 / 领导与组织会计档案管理基础 (6-9 条 ): 会计档案范围 / 电子会计档案管理 单位会计档案管理 (10-19 条 ): 会计档案归档 / 会计档案利用 / 会计档案保管 / 会计档案销毁 单位变动会计档案管理 (20-23 条 ): 终止经营 / 分立后 / 合并后 / 建设期的会计档案管理 单位之间会计档案管理 (24-26 条 ): 会计档案交接 / 会计档案出境管理 / 代理记账会计档案管理 附则 (27-31 条 ): 违规处理 / 文书档案不适用 / 参照执行 / 具体实施办法制定 / 施行与废止 课程涉及的关键概念 会计档案指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 谢谢大家!