Microsoft Word - MSP11授予、保持、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销认证和证书自动失效程序.doc

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1 授予保持更新扩大缩小暂停恢复撤销认证和证书自动失效管理程序 1 目的制定本程序以确保中心的认证授予保持更新扩大缩小暂停恢复撤销获证组织全部或部分认证范围和证书自动失效工作符合规定的要求 2 适用范围本程序适用于管理体系认证证书的授予保持更新扩大缩小暂停恢复撤销和证书自动失效的管理 3 职责 3.1 中心主任负责证书的授予及证书的保持更新扩大缩小暂停恢复和撤销的批准 3.2 业务部负责证书保持更新扩大缩小暂停恢复撤销和证书自动失效的控制 ; 3.3 业务部负责提出认证暂停恢复撤销的建议和作废证书的收回和销毁 ; 经批准后发放更新暂停恢复和撤销的通知书, 并组织各办事机构对自动失效证书进行管理 ; 3.4 综合部负责对认证更新暂停恢复撤销的建议进行审核, 并负责更新获证组织数据库的信息 3.5 财务部负责证书的制作和发放, 失效证书管理 4 工作程序 4.1 授予 ( 更新 ) 认证资格的条件和程序授予 ( 更新 ) 认证资格的条件 a) 认证申请方是具有法律地位的组织, 或是具有法律地位较大组织的一部分 ; b) 国家或地方或行业有要求时, 认证申请方具有规定的资质 ; c) 认证申请方申请认证( 再认证 ) 范围在法律地位文件和资质规定的范围内 ; d) 认证申请方的申请材料真实准确有效; e) 认证申请方已与中心签署认证( 再认证 ) 合同, 承诺始终遵守认证及中心的有关规定, 并按照认证合同规定缴纳认证费用

2 f) 认证申请方建立和实施的管理体系符合认证标准要求 g) 组织应积极遵守国家有关产品质量法律法规和标准, 对于存在违规现象的, 需采取纠正措施, 且方案正在得到落实 ; h) 认证之日前一年内 ( 至少 ), 未发生过重大的违反法律法规 -- 组织的管理体系在原证书有效期内良好保持并按期接受了中心的监督审核 -- 再认证的现场审核及不符合项关闭在原证书有效期内实施完成授予 ( 更新 ) 认证资格的程序 a) 中心向认证申请方提供认证有关信息的公开文件, 认证申请方已知悉并理解 ; b) 认证申请方向中心正式提交管理体系认证申请书和相关附件 ; c) 认证申请方与中心签署管理体系认证合同并按照规定缴纳认证 ( 再认证 ) 费用 ; d) 认证申请方申请认证的管理体系文件经审查已覆盖申请认证范围, 并符合认证标准 ; e) 认证申请方申请认证的管理体系, 经中心委派的审核组的审核符合认证标准准则和其他必要的附加要求审核组不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施, 并经验证有效审核组提出同意推荐认证注册的结论意见 ; f) 经中心认证决定小组审定, 认证决定小组提出的问题已经得到妥善解决, 并经验证有效, 认为受审核方在认证范围内已满足授予认证 ( 再认证 ) 注册资格的条件, 报中心主任批准, 由主任签发认证证书 ; g) 中心向认证申请方颁发认证证书, 并授权使用认证标志 h) 认证证书的发证日期在认证决定结论为符合要求的日期之后, 证书有效期为三年 4.2 保持认证资格的条件和程序保持认证资格的条件 a) 获证组织的法律地位资质持续符合国家的最新要求, 并认证范围在其有效的法律地位文件和资质规定的范围内 ; b) 获证组织的管理体系持续符合认证准则要求 ; c) 获证组织持续遵守认证及中心有关的规定 ;

3 d) 获证组织于获证期间在认证范围内未发生重大事故和国家检查不合格 ; e) 获证组织在获证期间未发生误用认证证书和认证标志, 如有发生能及时有效地采取纠正和纠正措施, 并将误用产生的影响降至最小程度 ; f) 获证组织对顾客或相关方的重大投诉和抱怨能及时有效地处理 ; g) 获证组织能按照中心要求向中心通报管理体系和重要过程变更等信息 ; h) 获证组织履行与中心签署认证合同中规定的责任和义务, 并按照认证合同规定缴纳认证费用 i) 在认证证书有效期内, 如果获证组织发生或需要变更, 获证组织填写证书变更申请书, 遵守中心有关变更的规定 ; 并按申请受理和审核程序执行保持认证资格的程序 a) 获证组织在获证期间内始终接受中心的监督, 并在规定的限期内接受中心的监督审核, 如果能持续符合认证标准和其他必要的附加要求, 在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取有效的纠正和 ( 或 ) 纠正措施审核组长做出保持认证资格的决定, 并由中心向获证组织颁发监督审核通知书 ; b) 在认证证书有效期内如有认证要求变更, 中心将变更要求以公开文件及其他方式通报获证组织, 执行认证申请受理与审核程序, 并经中心验证在认证范围内管理体系满足变更的要求 ; c) 需要换发证书情况下, 执行认证申请受理与审核程序, 经必要的审查 ( 审核 ) 和中心认证决定小组对相关材料进行审定, 认为获证 ( 申请 ) 组织在认证范围内能满足保持认证资格的条件, 经中心主任批准换发认证证书 4.3 扩大认证范围的条件和程序扩大认证范围的条件 a) 国家或地方或行业有要求时, 获证组织在扩大认证范围内具有规定的资质 ; b) 获证组织申请扩大认证范围在法律地位文件和资质规定的范围内 ; c) 获证组织的管理体系覆盖申请扩大的认证范围, 并符合认证标准要求 ; d) 至少近一年来, 获证组织在申请扩大认证范围内未发生重大事故和国家检查不合格 ; e) 获证组织与中心签署认证合同中列有的认证范围未包括扩大认证范围的, 需要补

4 充扩大的认证范围, 并按照认证合同规定缴纳补充认证费用扩大认证范围的程序 a) 获证组织向中心提出扩大意向, 中心向获证组织提供与扩大认证范围有关信息的公开文件, 获证组织已知悉并理解 ; b) 获证组织向中心正式提交扩大认证范围的证书变更申请书和相关附件 ; c) 需要时, 获证组织与中心补充签署或修订认证合同, 并按照规定补充缴纳认证费用 ; d) 获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系文件经审查已符合认证标准 ; e) 获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系, 经中心委派的审核组的审核符合认证标准和其他必要的附加要求在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施, 并经验证有效, 审核组提出推荐扩大认证范围的结论意见 ; f) 经中心认证决定小组评定, 或认证决定小组评定提出的问题已得到有效解决, 认为获证组织在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件, 报中心主任批准, 由中心主任签署换发认证证书, 但认证证书的注册号和有效期保持不变 ; 扩大认证范围的具体操作要求详见认证申请受理与审核程序中的具体规定需要时, 各地公司应识别扩大认证范围后是否对仍保证认证范围内的活动持续符合认证要求, 应评价所产生的负面影响或增加的认证风险适当时, 提出处理措施意见 ; 4.4 缩小认证范围的条件和程序缩小认证范围的条件 a) 获证组织的认证范围内部分产品范围现场区域生产线主要过程等不再继续符合认证标准和其他附加要求 ; b) 获证组织的认证范围内部分产品范围现场区域生产线主要过程等不愿再继续保持认证资格, 但前提是获证组织不能将不可分开的负有直接责任的关键过程环境风险或职业健康安全风险较大的部分从管理体系中剔除掉 ; c) 组织不再生产某类产品或不再提供某种服务 d) 客户未能在规定的时限内解决造成暂停的问题, 在不影响客户责任和整个管理体系符合标准的完整性前提下, 与客户协商, 可以将不满足体系要求的部分, 从认证范围中删除缩小认证范围的程序

5 a) 获证组织向中心正式提交缩小认证范围的证书变更申请书, 或各办事机构提出缩小获证组织认证范围的建议, 并提供理由和证据 ; b) 需要时, 各办事机构应识别缩小认证范围后原认证范围内的活动是否持续符合认证要求, 应评价可能产生的负面影响或增加的认证风险适当时, 提出处理措施意见 ; c) 经中心认证决定小组评定, 认为获证组织缩小的认证范围符合认证准则要求, 报中心主任批准, 由主任签署换发认证证书, 但认证证书的注册号和有效期保持不变 ; d) 需要时, 获证组织与中心修订认证合同 ; 认证范围的缩小应与认证标准的要求一致需要时, 各办事机构应识别缩小认证范围后其认证范围内的活动是否持续满足认证要求, 应评价所产生的负面影响或增加的认证风险适当时, 提出处理措施意见 ; 4.5 暂停认证资格的条件和程序暂停认证资格的条件具备相关证明材料表明获证组织存在影响认证的持续有效性和公信力的以下情况之一时 : a) 在监督审核中发现的不符合项 ( 严重不符合项 ), 在商定的时间内采取的纠正纠正措施未被接受 ( 或未被证实有效 ) 证明材料须附审核报告不符合项报告及相应的纠正和纠正措施材料 ;b) 获证的管理体系持续地或严重地不满足认证要求, 包括对管理体系有效性的要求 c) 不能在规定的时限内接受监督审核或再认证审核, 证明材料须附原因说明, 并注明上次审核日期 d) 未按管理体系认证证书和标志管理规定要求使用本中心签发的管理体系证书和认证标志, 证明材料须提供相应证据 ; e) 管理体系发生重大变更已不满足原认证覆盖范围要求, 未及时通知中心得到妥善处理, 证明材料须附表述具体情况的报告 ; f) 发生影响产品质量绩效的重大事故, 或国家行业监察发现重大问题, 证明材料须附相应材料或说明 ; g) 特殊行业, 在特定时期国家有要求予以暂停的, 证明材料须附国家有关要求的文件 ; h) 未按规定及时交纳有关认证费用 ;

6 i) 对其投诉或任何其它信息证实表明获证组织不再符合中心的相关规定要求, 证明材料须附不再符合中心的相关规定要求的分析报告或追踪审核报告 j) 违反与中心签订的合同及其协议的规定, 证明材料须具体说明条款内容 k) 获证客户主动请求暂停 l) 其他不满足中心认证要求的情况暂停认证资格的程序 a) 中心发现获证组织存在以上情况, 应将暂停认证的原因写入暂停撤销恢复认证决定申请表, 并在 2 个工作日内按相关要求附相关证明材料, 上报业务部原则上, 不能按时接受监督审核的组织, 中心应在距离上次现场审核第 12 个月后的 7 个工作日内办理相关暂停申请 ; 不能按时接受再认证审核的组织, 中心应在要求的再认证审核日期后的 7 个工作日内办理相关暂停申请 b) 技术审核后, 将暂停撤销恢复认证决定申请表报中心主任审批, 做出暂停认证的决定, 并在主任审批后 2 个工作日内制作暂停撤销恢复认证决定通知书 ( 标准集中换版除外 ), 并向获证组织发送, 同时在获证组织数据库中标识证书状态并要求其暂停使用认证证书和认证标志, 因不能接受监督 / 再认证审核而引起的暂停, 暂停通知书需在应实施监督审核日期 ( 如第 12 个月 ) 后的 30 天内发到获证客户处对于组织发生重大事故的, 相关信息需报 CNAS, 详见管理体系信息通报管理程序 e) 多数情况下暂停期将不超过 6 个月, 一般分为 3 个月和 6 个月两档, 审核项目管理人员根据具体情况分别选择 3 个月或 6 个月作为暂停期限, 并在暂停撤销恢复认证决定通知书中写明未能按规定时限接受再认证审核办理的暂停, 不能超过证书有效期 4.6 恢复认证资格的条件和程序恢复认证资格的条件获证组织提供的证明材料表明, 已针对暂停认证资格的原因采取了有效的纠正措施, 产生原因已经消除, 重新符合了相关的认证要求, 包括 : a) 受审核方未在中心规定的时限内接受监督审核被暂停的, 需附监督审核计划和监督审核报告 ; b) 发生重大事故被暂停的, 需附组织事故调查分析报告 ( 自身的和国家有关部门的 ) 以及中

7 心就此事故进行追综审核的审核报告, 表明纠正及纠正措施充分有效 ; c) 因投诉被暂停的, 需提交中心针对投诉的调查报告以及组织针对投诉原因采取的纠正措施及验证材料 ; d) 因未交纳审核费用被暂停的, 需附交费证明 ( 如汇款凭证复印件 ) e) 其他针对暂停证书原因提交的纠正材料或证明性文件恢复认证资格的程序 a) 当获证组织在认证暂停期间内采取有效纠正措施后, 业务部应及时进行跟踪检查, 验证其纠正 / 纠正措施的有效性 b) 中心验证 ( 必要时需进行现场验证 ) 获证组织的纠正 / 纠正措施有效后, 填写暂停撤销恢复认证决定申请表, 提出恢复认证的建议, 并附跟踪验证的相关资料, 并在对纠正及纠正措施验证有效的 2 个工作日内上报业务部 c) 技术部审核后, 将暂停撤销恢复认证决定申请表报中心主任审批, 做出恢复认证的决定, 并在主任审批后 2 个工作日内制作出暂停撤销恢复认证决定通知书 ( 标准集中换版除外 ), 并向获证组织发送同时在获证组织数据库中标识证书状态并报给综合部在中心网站上标识证书状态 4.7 撤消认证资格的条件和程序撤消认证资格的条件有证据表明获证组织的管理体系在获证后不能持续满足认证准则的要求, 存在以下情况之一时 : a) 破产严重违反国家法规或中心有关规定的获证组织, 证明材料须附违反中心规定的具体说明 ; b) 获证组织在暂停资格的限期内未能有效地对问题实施纠正, 须附暂停认证证书通知书及对不符合纠正情况跟踪验证的情况报告 ; c) 因不能按时接受监督审核被暂停的情况, 认证证书暂停使用的期限超过暂停撤销恢复认证决定通知书中规定的暂停期限, 证明材料须附暂停认证证书通知书 ; d) 发生影响质量的重大事故, 造成严重不良社会影响的, e) 经调查 ( 审核 ) 造成事故的原因是因为体系存在严重缺陷或组织未能在暂停期内

8 就重大事故的原因进行调查并采取有效的纠正措施证明材料须附相关调查分析 ( 审核 ) 报告 f) 获证客户主动要求撤消证书, 需附组织撤消证书申请, 并盖组织公章其他重大影响管理体系有效性的情况, 证明材料须具体说明撤消认证资格的程序 a) 同获证组织将撤销认证的原因写入暂停撤销恢复认证决定申请表, 上报中心业务部 b) 综合部审核后, 负责将暂停撤销恢复认证决定申请表报中心主任审批, 作出撤销认证的决定, 并在主任审批后 2 个工作日内, 制作暂停撤销恢复认证决定通知书 ( 标准集中换版除外 ), 并发送到获证方并负责收回并销毁认证证书监督原获证方销毁其使用的标志等后续工作, 并做销毁记录在获证组织数据库中标识证书状态同时报给技综合部在中心网站上更改证书状态 e) 获证组织在证书有效期内不愿继续保持认证注册资格时, 可以由其授权人正式 ( 盖公章 ) 提出申请, 交还证书原件, 并保证不在任何场继续使用认证证书及标志, 经中心执行上述审批手续后撤消证书 4.8 证书的自动失效对于到期自动失效的获证组织, 业务部依据失效证书名录在获证组织数据库中加以失效标识, 并不显示在网络信息查询中 4.9 数据分析业务部应每季度对本中心暂停恢复撤销的情况及现保有证书数量进行统计 ( 包括原因分析 ), 并于每季度前 10 个工作日内报财务部 4.10 通知书编号的规定格式通知书编号由年份号标准代号类别识别码顺序号构成, 格式如下 : YY Q1 Q XXXX ( 年份号 )( 标准代号 ) ( 类别识别码 ) ( 顺序号 ) YY 表示通知书发出年份的后 2 位 :07,08,

9 Q1 表示管理体系认证依据的标准或规范的代号 : a) GB/T ISO9001:2008 为 Q1; Q 表示通知书类别识别码 : 监督审核合格为 Q; a) 暂停认证证书为 S; b) 撤销认证证书为 W; c) 恢复认证证书为 R XXXX 表示当年发出通知书的顺序累计号 :0001,0002, 5 相关的记录 5 1 管理体系认证申请书 MSF 证书变更申请书 MSF 暂停恢复撤销认证决定申请表 MSF 暂停恢复撤销认证决定通知书 MSF11-02

授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销认证和证书自动失效管理程序

授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销认证和证书自动失效管理程序北京中联天润认证中心文件名称 : 认证资格管理程序文件修改记录文件名称修改条款修订前内容概要修订后内容概要修订原因认证资格管理程序全部认证资格管理程序 4.5.2 b) 认证资格管理程序认证资格管理程序 3 ; 4.2.1i);4.3. 2b)&f); 4.4.2; 4.5.2; 4.6.2; 4.7.2; 认证资格管理程序 4.5.2 b) c) 认证资格管理程序 5 版式 4.6.2