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2 普通高等教育 十二五 重点规划教材计算机系列中国科学院教材建设专家委员会 十二五 规划教材 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 黄剑尹静主编韦相和阮凌副主编崔玉环冯立超屈静国张焕成杨亚锋阎少宏编彭亚绵杨爱民封丽 者 高职高志连锁经营类教材系列 北京

3 内容简介 本书是 Access 数据库技术与应用 ( 史国川 黄剑主编, 科学出版社出版 ) 的配套教材 全书内容共分为三部分, 包括各章学习指导 上机实验指导和国家计算机二级考试 Access 样卷与参考答案 本书含有与主教材内容相对应的 13 个实验, 每一个实验都是根据教学目标而设计的 每个实验由 实验目的 实验内容与操作步骤 两部分构成, 其中 实验内容与操作步骤 部分详细地介绍了实验的具体操作过程并给出了实验结果 本书全面配合全国计算机等级考试大纲, 实例丰富, 体系清晰, 通过大量的实验和模拟题可使学生对 Access 的理解及应用能力得到较大幅度的提高 本书除可作为面向高等院校的教学用书外, 也可作为全国计算机等级考试的培训辅导书, 还可作为广大 Access 爱好者的学习参考书 书繁体字版名为 SolidWorks 2001 PLUS 教学范本, 由知城数位科技股份图书在版编目 (CIP) 数据 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 / 黄剑, 尹静主编. 北京 : 科学出版社,2011 ISBN Ⅰ. 1A Ⅱ. 1 黄 2 尹 Ⅲ. 1 数据库 - 高等学校 - 教材 Ⅳ. 1TP5303 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2011) 第 号 责任编辑 : 赵丽欣郭丽娜杨阳 / 责任校对 : 刘玉靖责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 东方人华平面设计部 印刷科学出版社发行各地新华书店经销 * 2011 年 7 月第一版开本 : / 年 7 月第一次印刷印张 :19 1/2 印数 : 字数 : 定价 :34.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < >) 销售部电话 编辑部电话 版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ; 科学出版社职教技术出版中心

4 普通高等教育 十二五 重点规划教材 计算机系列学术编审委员会 主任 : 杨静宇 许 勇 副主任 : 严云洋 朱贵喜 韩忠愿 谢圣献 戴仕明 方厚加 杨国为 舒 坚 编委成员 : 卜红宝 丁为民 丁永红 尹 静 毛红梅 王维民 韦相和占德胜史国川史春联乔正洪刘旭东 刘志高刘家琪朱胜强江家宝严峥吴婷 吴克力 宋正虹 张 宏 张华明 张希伟 张居晓 李焕李胜李 海 李 寒 李千目 李元振 李俊青 杨 勃 邵杰陈伟陈汉兵陈海燕 周 勇周卫民姚昌顺姜 华胡虚怀赵 明 赵传申 凌海云 徐卫军 郭龙源 钱 进 陶保壮 梁 明 程 勇 童爱红 葛武滇

5 前 言 Microsoft Access 是 Microsoft 公司的 Office 办公自动化软件的组成部分, 是应用广 泛的关系型数据库管理系统之一, 既可以用于小型数据库系统开发, 又可以作为大中型数据库应用系统的辅助数据库或组成部分 在计算机等级 全国计算机应用证书等多种计算机知识考试中都有 Access 数据库应用技术 本书是与 Access 数据库技术与应用 ( 史国川 黄剑主编, 科学出版社出版 ) 一书相配套的辅助教材, 用以加强理论课和实验课的教学, 以提高学生实际的应用能力 本书的目的是通过理论与实践相结合的教学, 使学生掌握关系型数据库的基本操作, 理解关系型数据库的有关概念, 具备一定的数据库结构设计的能力, 并能综合运用所学知识, 进行小型数据库应用系统的开发工作 本书共分以下三部分 第一部分是 Access 数据库技术与应用 学习指导 经典例题和练习题 第二部分是实验指导 Access 数据库程序设计实验是 Access 数据库程序设计课程的重要组成部分, 属于学科基础实验范畴, 是与相关教学内容相配合的实践性教学环节 学生通过实验, 验证课堂学习的知识, 掌握数据库 数据表建立 查询 窗体 报表 宏以及数据访问页的方法, 从而具有小型数据库管理系统的设计能力 其中每一个实验都根据教学目标而设计, 详细介绍了实验的操作过程并给出了实验结果 通过这些实验的练习, 学生对 Access 数据库应用系统的开发能有一个完整的概念, 从而更好地掌握数据库应用系统开发的基本技能 第三部分是国家计算机等级考试二级模拟试卷 模拟试卷紧扣全国计算机等级考试大纲, 并在深入研究等级考试真题的基础上编写而成, 适用于参加考试的人员考前训练使用 为了方便教学, 本书配有源代码 素材, 请需要者到 上下载或发邮件至 SciencePress@yeah.net 索取 本书由黄剑 尹静任主编, 韦相和 阮凌任副主编 参与本书工作的人员还有王珊珊 陈海燕 卢振侠 李芹 陈芳 许娟 张凌云 许勇 赵传申 李海等 另外, 本书得到了院系领导的大力支持, 教研室的老师们也提出了许多宝贵的意见和建议, 在此表示衷心感谢! 由于编者水平有限, 书中错误与疏漏在所难免, 敬请读者批评指正 科学出版社职教技术出版中心 编者

6 目 录 前言第 1 章数据库系统的基础知识 数据库的基础知识 数据库设计基础 SQL 的基本语句 经典题解 同步自测 同步自测答案... 8 第 2 章关系数据库设计理论 关系数据库 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 3 章 Access 2003 数据库 Access 简介 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 4 章数据表的设计与操作 创建数据库 建立表 维护表 操作表 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 5 章查询的设计与应用 认识查询 创建选择查询... 35

7 iv Access 数据库技术与应用学习及实验指导 5.3 在查询中进行计算 创建交叉表查询 创建参数查询 创建操作查询 创建 SQL 查询 操作已创建的查询 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 6 章窗体的设计与应用 认识窗体 创建窗体 自定义窗体 美化窗体 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 7 章报表的设计与应用 报表的定义与组成 报表的分类 创建报表 编辑报表 报表排序和分组 使用计算控件 创建子报表 创建多列报表 设计复杂的报表 科学出版社职教技术出版中心 预览 打印和保存报表 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 8 章数据库访问页 数据访问页视图 创建数据访问页 编辑数据访问页... 79

8 目录 v 8.4 在 IE 中查看数据访问页 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 9 章宏的设计与应用 宏的概念 宏的操作 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 10 章模块与 VBA 程序设计 模块的基本概念 创建模块 VBA 程序设计基础 经典题解 同步自测 同步自测答案 第 11 章 Access 实验 实验 1 初识 Access 数据库 实验 2 数据库的建立 实验 3 表的建立 实验 4 建立表之间的关系 实验 5 表的维护操作 实验 6 表的记录相关操作 实验 7 查询的应用 实验 8 窗体的应用 实验 9 报表的应用 实验 10 数据访问页 实验 11 宏的应用 实验 12 模块的应用 实验 13 简单应用系统的实现 第 12 章上机考试指导 数据表及数据表的操作 查询及查询操作

9 vi Access 数据库技术与应用学习及实验指导 12.3 窗体中控件的使用 窗体的属性 报表中控件的使用 同步自测 同步自测答案 第 13 章笔试模拟试卷及答案分析 笔试模拟试卷 笔试模拟试卷答案分析 第 14 章上机模拟试卷及答案分析 上机模拟试卷 上机模拟试卷答案分析 附录考试大纲 全国计算机等级考试二级 Access 数据库程序设计考试大纲 (2010 年版 ) 参考文献 科学出版社职教技术出版中心

10 第 1 章数据库系统的基础知识 1.1 数据库的基础知识 数据与数据处理数据是指存储在某一种媒体上能够识别的物理符号 数据包含两个方面的内容 (1) 描述事物特性的数据内容 (2) 存储在某种媒体上的数据形式 数据处理是指将数据转换成信息的过程 这里的信息是指一种被加工成特定形式的数据, 这种数据形式对接收者来说是有意义的 在计算机中, 使用计算机外存储器来存储数据, 如磁盘 ; 通过计算机软件来管理数据 ; 通过应用程序对数据进行加工处理 计算机数据管理数据处理的核心问题是数据管理 计算机对数据的管理是指如何对数据分类 组织 编码 存储 检索和维护 计算机数据管理随着计算机硬件 软件技术和计算机应用范围的发展, 相继经历了以下几个阶段 (1) 人工管理 数据与程序不具有独立性, 数据不能长期保存, 程序与程序之间存在着大量的重复数据称为数据冗余 (2) 文件系统 程序和数据有了一定的独立性, 数据文件可以长期保存在外存储器上 在文件系统的支持下, 程序只需用文件名便可以访问数据文件, 但是同一数据项可能重复出现在多个文件中导致数据冗余 (3) 数据库系统 数据和程序具有较高的独立性, 且数据共享性高 冗余度小, 同时出现了统一管理数据的数据库管理系统 (4) 分布式数据库系统 数据库技术与网络通信技术的结合产生了分布式数据库系统 网络技术的发展为数据库提供了分布运行的环境, 从主机 / 终端体系结构发展到客户机 / 服务器 (Client/Server,C/S) 系统结构 (5) 面向对象的数据库系统 数据库技术与面向对象的程序设计技术产生了面向对象的数据库系统 它吸收了面向对象的程序设计方法的核心概念和基本思想, 采用面向对象的观点来描述现实世界实体 ( 对象 ) 的逻辑组织 对象之间的限制和联系等

11 2 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 数据库的概念 1. 数据库 数据库是存储在计算机存储设备中的 结构化的相关数据的集合 它不仅包括描述 事物的数据本身, 而且包括相关数据之间的逻辑关系 2. 数据库应用系统 数据库应用系统是指系统开发人员利用数据库系统资源开发的面向某一类实际应 用的软件系统 3. 数据库管理系统 数据库管理系统是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件 数据库管理系统是 为数据库的建立 使用和维护而配置的软件 4. 数据库系统 数据库系统是指引进数据库技术后的计算机系统, 能实现有组织地 动态地存储大 量相关数据, 提供数据处理和信息资源共享的便利手段 数据库系统由硬件系统 数据库集合 数据库管理系统及相关软件 数据库管理员 (DataBase Administrator, DBA) 和用户共 5 部分组成 数据库系统的主要特点如下 : (1) 实现数据共享, 减少数据冗余 (2) 采用特定的数据模型 (3) 具有较高的数据独立性 (4) 具有统一的数据控制功能 数据模型 数据库需要根据应用系统中数据的性质 内在联系, 按照管理的要求来设计和组织 数据模型就是从现实世界到机器世界的一个中间层次 (1) 客观存在并相互区别的事物称为实体 实体可以是实际的事物, 也可以是抽象的事物 描述实体的特性称为属性 属性值的集合表示一个实体, 而属性的集合表示一种实体的类型, 称为实体型 同类型的实体的集合, 称为实体集 (2) 实体间的联系及种类如下 1 一对一联系 (one-to-one relationship): 在 Access 中, 一对一联系表现为主表中的每一条记录只与相关表中的一条记录相关 2 一对多联系 (one-to-many relationship): 在 Access 中, 一对多联系表现为主表中的每一条记录与相关表中的多条记录相关 一对多联系是最普遍的联系 3 多对多联系 (many-to-many relation): 在 Access 中, 多对多联系表现为一个表 科学出版社职教技术出版中心

12 第 1 章数据库系统的基础知识 3 中的多条记录与相关表中的多条记录相关 (3) 为了反映事物本身及事物之间的各种联系, 数据库中的数据必须有一定的结构, 这种结构用数据模型来表示 数据库管理系统所支持的传统数据模型分为 3 种, 如下所示 1 层次数据模型 在数据库中, 满足以下两个条件的数据模型称为层次模型 : 有且仅有一个结点无双亲, 这个结点称为 根结点 其他结点有且仅有一个双亲 2 网状数据模型 在数据库中, 满足以下两个条件的数据模型称为网状模型 : 允许一个以上结点无双亲 一个结点可以有多于一个的双亲 3 关系数据模型 用二维表结构来表示实体以及实体之间联系的模型称为关系数据模型 关系数据模型是以关系数学理论为基础的, 在关系模型中, 操作的对象和结果都是二维表, 这种二维表就是关系 1.2 数据库设计基础 1. 数据库的设计步骤 (1) 需求分析 确定建立数据库的目的 (2) 确定需要的表 可以着手将需求信息划分成各个独立的实体 (3) 确定所需字段 确定表中要保存哪些字段 (4) 确定联系 对每个表进行分析, 确定一个表中的数据和其他表中的数据有何联系 (5) 设计求精 对设计进行进一步分析, 查找其中的错误 2. 设计原则 (1) 关系数据库的设计应遵从概念单一化 一事一地 的原则 (2) 避免在表之间出现重复字段 (3) 表中的字段必须是原始数据和基本数据元素 (4) 用外部关键字保证有关联的表之间的联系 1.3 SQL 的基本语句 在 SQL 语言中, 使用最频繁的就是 SELECT 语句了 SELECT 语句构成了 SQL 数据库语言的核心, 它的语法包括几个主要的子句, 分别是 FROM WHERE 和 ORDER BY 子句 在一般语法格式描述中使用了如下符号 < >: 表示在实际的语句中要采用实际需要的内容进行替代 [ ]: 表示可以根据需要进行选择, 也可以不选

13 4 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 : 表示多个选项只能选其中之一 { }: 表示必选项 SELECT 语句的一般格式如下 : SELECT [ALL/DISTINCT] * < 字段列表 >FROM < 表名 > [WHERE < 条件表达式 >] [ORDER BY < 列名 >{[ASC DESC]}]; 该语句的含义是 : 在 FROM 后面给出的表名中找出满足 WHERE 条件表达式的元组, 然后按 SELECT 后列出的目标表形成结果表 在格式中,SELECT 后面是查询目标表, 其中 : ALL: 表示检索所有符合条件的元组, 默认值为 ALL DISTINCT: 表示检索要去掉重复组的所有元组 *: 通配符 * 表示检索结果为整个元组, 即包括所有的列 WHERE 子句用来规定哪些数据值或哪些行将被作为查询结果返回 在该从句中可以使用 = > < >= <= < > LIKE 等运算符 ORDER BY 子句可以将查询结果按指定字段进行升序或降序排列 其中,ASC 代表升序,DESC 代表降序 一 选择题 1.4 经典题解 1. 数据独立性是数据库技术的重要特点之一 所谓数据独立性是指 A) 数据与程序独立存放 B) 不同的数据被存放在不同的文件中 C) 不同的数据只能被对应的应用程序所使用 D) 以上三种说法都不对解析 : 所谓数据库系统的数据独立性是指应用程序对数据总体的逻辑结构 物理存储结构之间较高的独立性 因此选项 A B C 说法不正确 答案 :D 2. 用树形结构表示实体之间联系的模型是 A) 关系模型 B) 网状模型 C) 层次模型 D) 以上三个都是解析 : 若用图来表示, 层次数据模型是一棵倒立的树, 网状数据模型是一个网络, 而关系数据模型则是一个二维表 因此选项 A B D 不正确 答案 :C 3.Access 中表和数据库的关系是 A) 一个数据库可以包含多个表 B) 一个表只能包含两个数据库 C) 一个表可以包含多个数据库 D) 一个数据库只能包含一个表解析 : 表是数据库中用来存储数据的对象, 是整个数据库系统的基础 Access 允许 科学出版社职教技术出版中心

14 第 1 章数据库系统的基础知识 5 一个数据库中包含多个表, 用户可以在不同的表中存储不同类型的数据 因此选项 B C D 的说法是不正确的 答案 :A 4. 假设数据库中表 A 与表 B 建立了 一对多 关系, 表 B 为 多 的一方, 则下述说法中正确的是 A) 表 A 中的一个记录能与表 B 中的多个记录匹配 B) 表 B 中的一个记录能与表 A 中的多个记录匹配 C) 表 A 中的一个字段能与表 B 中的多个字段匹配 D) 表 B 中的一个字段能与表 A 中的多个字段匹配解析 : 在 Access 中, 一对多联系表现为主表中的每条记录与相关表中的多条记录相关联, 联系到本题, 正确的表述应该是表 A 中的一个记录能与表 B 的多个记录匹配 答案 :A 5. 数据表中的 行 称为 A) 字段 B) 数据 C) 记录 D) 数据视图解析 : 在数据表中, 数据以行和列的形式保存, 类似于通常使用的电子表格 表中的列称为字段, 表中的行称为记录, 记录是由一个或多个字段组成的, 一条记录就是一个完整的信息 答案 :C 6. 数据库系统的核心是 A) 数据模型 B) 数据库管理系统 C) 数据库 D) 数据库管理员解析 : 数据库系统的核心是数据库管理系统 数据库管理系统是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件 数据库管理系统是为数据库的建立 使用和维护而配置的软件 数据库在建立 运用和维护时由数据库管理系统统一管理 统一控制 答案 :B 7. 如果表 A 中的一条记录与表 B 中的多条记录相匹配, 且表 B 中的一条记录与表 A 中的多条记录相匹配, 则表 A 与表 B 存在的关系是 A) 一对一 B) 一对多 C) 多对一 D) 多对多解析 : 在 Access 中, 多对多的联系表现为一个表中的多条记录在相关表中同样可以有多条记录与之对应 即表 A 中一条记录在表 B 中可以对应多条记录 而表 B 中的一条记录在表 A 中也可对应多条记录 答案 :D 8. 商品 与 顾客 两个实体集之间的联系一般是 A) 一对一 B) 一对多 C) 多对一 D) 多对多解析 : 考虑一件商品只能被一个顾客买走, 而一个顾客可以购买多个商品, 因此商品和顾客这两个实体之间的联系是多对一的联系 答案 :C 9. 数据库 DB 数据库系统 DBS 数据库管理系统 DBMS 之间的关系是 A)DB 包含 DBS 和 DBMS B)DBMS 包含 DB 和 DBS

15 6 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 C)DBS 包含 DB 和 DBMS D) 没有任何关系 解析 : 数据库系统是指引进数据库技术后的计算机系统, 能实现有组织地 动态地 存储大量的相关数据, 提供数据处理和信息资源共享的便利手段 它包括硬件系统 数据库集合 数据库管理系统及相关软件 数据库管理员和用户 答案 :C 10. 常见的数据模型有 3 种, 它们是 A) 网状 关系和语义 B) 层次 关系和网状 C) 环状 层次和关系 D) 字段名 字段类型和记录解析 : 数据模型分为三种, 分别是层次数据模型 网状数据模型 关系数据模型 答案 :B 11. 下列实体的联系中, 属于多对多联系的是 A) 学生与课程 B) 学校与校长 C) 住院的病人与病床 D) 职工与工资解析 : 在本题中, 选项 A, 多名学生可以选择一门课程, 而且每一名学生又可以选择多门课程 ; 选项 B, 一个学校只能有一个校长 ; 选项 C, 一张病床只能住一个病人 ; 选项 D, 一个职工只能领一份工资, 一份工资只能由一个职工领取 因此只有选项 A 是多对多联系 答案 :A 12.SQL 的含义是 A) 结构化查询语言 B) 数据定义语言 C) 数据库查询语言 D) 数据库操纵与控制语言解析 :SQL 的含义是结构化的查询语言, 包括了数据定义 查询 操纵和控制 4 种功能 答案 :A 13. 在 SQL 的 SELECT 语句中, 用于实现选择运算的是 A)FOR B)WHILE C)IF D)WHERE 解析 :SELECT 语句的语法包括几个主要子句, 分别是 :FORM WHERE 和 ORDER BY 子句, 在语名中 WHERE 后跟条件表达式, 用于实现选择运算 答案 :D 14. 下列叙述中错误的是 A) 在数据库系统中, 数据的物理结构必须与逻辑结构一致 B) 数据库技术的根本目标是要解决数据的共享问题 C) 数据库设计是指在己有数据库管理系统的基础上建立数据库 D) 数据库系统需要操作系统的支持解析 : 数据库系统中 DBMS 提供的两层映像机制保证了数据库中数据的逻辑独立性和物理独立性 其中, 模式 / 内模式映像定义了数据库中数据全局逻辑结构与这些数据在系统中的物理存储组织结构之间的对应关系 当数据中数据物理存储结构改变时, 可以调整模式 / 内模式映像关系, 保持数据库模式不变, 从而使数据库系统的外模式和各个应用程序不必随之改 因此选项 A 的说法不正确 科学出版社职教技术出版中心

16 第 1 章数据库系统的基础知识 7 答案 :A 15. 在现实世界中, 每个人都有自己的出生地, 实体 人 与实体 出生地 之间的联系是 A) 一对一联系 B) 一对多联系 C) 多对多联系 D) 无联系解析 : 一对多的联系表现为表 A 的一条记录在表 B 中可以有多条记录与之对应, 但表 B 中的一条记录最多只能与表 A 的一条记录与之对应 本题中一个出生地可以出生很多人, 而一个人只能有一个出生地 答案 :B 16. 下列叙述中正确的是 A) 数据库系统是一个独立的系统, 不需要操作系统的支持 B) 数据库的根本目标是要解决数据的共享问题 C) 数据库管理系统就是数据库系统 D) 以上三种说法都不对解析 : 操作系统是数据库系统能运行的前提条件, 也就是说, 数据库系统的运行环境必须有操作系统的支持 数据库管理系统不等同于数据库系统, 数据库系统包含数据库管理系统 数据库的根本目标是实现数据的共享问题 答案 :B 17. 在企业中, 职工的 工资级别 与职工个人 工资 的联系是 A) 一对一联系 B) 一对多联系 C) 多对多联系 D) 无联系解析 : 每个 工资级别 有多个职工的工资与之对应, 而每个职工的工资只能有一个 工资级别 与之对应 因此, 本题中两者的联系是一对多联系 答案 :B 二 填空题 1. 在数据库系统中, 实现各种数据管理功能的核心软件称为 解析 : 数据库管理系统是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件 数据库管理系统是为数据库的建立 使用和维护而配置的软件, 是实现数据管理功能的核心软件 答案 : 数据库管理系统 2. 数据管理技术发展过程经过人工管理 文件系统和数据库系统三个阶段, 其中数据独立性最高的阶段是 解析 : 数据库系统是数据管理技术中数据独立性最高的阶段 答案 : 数据库系统 1.5 同步自测 一 选择题 1. 用二维表来表示实体及实体之间联系的数据模型是

17 8 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 A) 实体 联系模型 B) 层次模型 C) 网状模型 D) 关系模型 2. 数据库 DB 数据库系统 DBS 数据库管理系统 DBMS 三者之间的关系 是 A)DBS 包括 DB 和 DBMS C)DB 包括 DBS 和 DBMS 3. 在下列关于数据库系统的叙述中, 正确的是 A) 数据库中只存在数据项之间的联系 B) 数据库的数据项之间和记录之间都存在联系 C) 数据库的数据项之间无联系, 记录之间存在联系 D) 数据库的数据项之间和记录之间都不存在联系 4. 数据库系统的核心是 B)DBMS 包括 DB 和 DBS D)DBS 就是 DB, 也就是 DBS A) 数据库 B) 数据库管理员 C) 数据库管理系统 D) 文件 5. 为了合理组织数据, 应该遵从的设计原则是 A) 一事一地 的原则, 即一个表描述一个实体或实体间的一种联系 B) 表中的字段必须是原始数据和基本的数据元素, 并避免在之间出现重复字段 C) 用外部关键字保证有关联的表之间的联系 D) 以上各条原则都包括 二 填空题 1. 数据模型不仅表示反映事物本身的数据, 而且表示 (1) 2. 实体与实体之间的联系有 3 种, 它们是 (2) (3) 和 (4) 3. 数据库管理员的英文缩写 (5) 一 选择题 1.6 同步自测答案 1.D 2.A 3.A 4.C 5.D 二 填空题 (1) 相关事物之间的联系 (2) 一对一联系 (3) 一对多联系 (4) 多对多联系 (5)DBA 科学出版社职教技术出版中心

18 第 2 章关系数据库设计理论 2.1 关系数据库 关系数据模型关系数据模型的结构清晰, 用户界面简单, 一个关系的逻辑结构就是一张二维表 关系以文件的形式存储在磁盘上, 这种用二维表的形式来表示实体和实体间联系的数据模型称为关系数据模型 1. 关系术语 (1) 关系 一个关系就是一个二维表, 每个关系有一个关系名 在 Access 中, 一个关系存储为一个表, 表名就是关系名 (2) 元组 在二维表中, 水平方向的行称为元组, 每一行就是一个元组 在 Access 中, 数据元组被称为记录, 一个记录即构成数据表中的一行 (3) 属性 在二维表中, 垂直方向的列称为属性, 每一列有一个属性名 在 Access 中, 属性用字段来表示, 字段名即是属性名 字段的基本属性有字段名称 数据类型 字段大小等 (4) 域 属性的取值范围 (5) 关键字 关键字的值能唯一地确定一个元组的属性或属性组合 在 Access 中, 表示为字段或字段的组合, 主关键字或候选关键字就起唯一标识一个元组的作用 (6) 外部关键字 如果表中的一个字段不是本表的关键字, 而是另外一个表的关键字或候选关键字, 该字段就称为外部关键字 2. 关系的特点关系模型尽管简单, 但是不能把日常用的表格直接地按照一张表一个关系放到数据库中, 在关系模型中对关系有一定的要求, 一个关系必须具备以下特点 (1) 关系必须规范化 关系规范化是指关系模型中的每个关系模式都必须满足一定的要求, 规范化有多种层次的范式要求 (2) 在同一个关系中不能出现相同的属性名 (3) 关系中不允许有完全相同的元组, 即任意两行的数据不完全一样 (4) 在一个关系中, 元组的次序无关紧要 即任意的两行数据交换位置, 不影响关系的实际含义 (5) 在一个关系中, 属性的次序无关紧要 即任意的两列数据交换位置, 不影响关系的实际含义

19 10 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 3. 实际关系模型 一个具体的关系模型由相关的数据模式组成 在 Access 中, 一个数据库中包含相 互之间存在联系的多张表, 该数据库文件就对应着一个实际的关系模型 在不同的表中, 存在一些公共的字段名, 往往通过这些公共字段名来反映各个表之间的联系 关系运算 关系的基本运算分为两类 : 传统的关系运算 ( 并 差 交 ) 和专门的关系运算 ( 选择 投影 联接 ) 1. 传统的关系运算 (1) 并 具有相同结构的表之间才能进行并运算, 并运算的结果是把两个表中的元组合并组成新的集合 例如 A1 A2, 就是将 A2 中的记录追加到 A1 记录的后面 (2) 差 具有相同结构的表之间才能进行差运算 设 A1 和 A2 是具有相同结构的两个关系, 则 A1-A2 是由属于 A1 但不属于 A2 的元组组成的集合 (3) 交 设 A1 和 A2 是具有相同结构的两个关系, 则 A1 A2 的结果是由既属于 A1 又属于 A2 的元组组成的集合 交运算的结果是 A1 和 A2 的共同元组 2. 专门的关系运算 (1) 选择 从关系中找出满足给定条件的元组的操作称为选择 例如, 从课程成绩表中找出成绩大于 80 的记录 (2) 投影 从关系中指定若干属性组成新的关系称为投影 经过投影运算后, 可以得到一个新的关系, 新关系中包含的属性一般比原关系要少 例如, 从员工关系中查询员工的姓名和所属部门的操作就是投影运算 (3) 联接 将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模式, 产生的新关系中包含满足联接条件的元组 (4) 自然联接 在联接运算中, 以字段值对应相等为条件进行的联接操作称为等值联接, 自然联接是去掉重复属性的等值联接 自然联接是最常用的联接运算 科学出版社 2.2 经典题解一 选择题 1. 数据库设计的根本目标是要解决 A) 数据共享问题 B) 数据安全问题 C) 大量数据存储问题 D) 简化数据维护存储问题和简化数据维护是数据库设计的重要方面 职教技术出版中心 解析 : 数据库设计的根本目的是要解决数据的共享问题 数据安全问题 大量数据

20 第 2 章关系数据库设计理论 11 答案 :A 2. 在关系数据库中, 能够唯一地标识一个记录的属性或属性的组合, 称为 A) 关键字 B) 属性 C) 关系 D) 域解析 : 关键字是能够唯一地标识一个元组的属性或属性的组合 在 Access 中, 主关键字和候选关键字就起唯一标识一个元组的作用 一个关系就是一个二维表, 在 Access 中, 一个关系存储为一个表, 表名就是关系名 在二维表中, 垂直方向的列称为属性 在 Access 中, 属性用字段来表示, 字段名即是属性名 域是属性的取值范围 答案 :A 3. 在关系运算中, 选择运算的含义是 A) 在基本表中, 选择满足条件的元组组成一个新的关系 B) 在基本表中, 选择需要的属性组成一个新的关系 C) 在基本表中, 选择满足条件的元组和属性组成一个新的关系 D) 以上三种说法均是正确的解析 : 从关系中找出满足给定条件的元组的操作称为选择 选择的条件以逻辑表达式给出, 使逻辑表达式的值为真的元组将被选取 答案 :A 4. 在关系运算中, 投影运算的含义是 A) 在基本表中选择满足条件的记录组成一个新的关系 B) 在基本表中选择需要的字段 ( 属性 ) 组成一个新的关系 C) 在基本表中选择满足条件的记录和属性组成一个新的关系 D) 上述说法均是正确的解析 : 从关系中指定若干属性组成新的关系称为投影 投影是从列的角度进行的运算, 相当于对关系进行垂直分解 经过投影运算可以得到一个新的关系 答案 :B 5. 将两个关系拼接成一个新的关系, 生成的新关系中包含满足条件的元组, 这种操作称为 A) 选择 B) 投影 C) 联接 D) 并解析 : 联接是关系的横向结合 联接运算将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模式, 生成的新关系中包含满足联接条件的元组 具有相同结构的表之间才能进行并运算, 并运算的结果是把两个表中的元组合并组成新的集合 答案 :C 6. 表的组成内容包括 A) 查询和字段 B) 字段和记录 C) 记录和窗体 D) 报表和字段解析 : 在表中将数据以行和列的形式保存, 表中的列称为字段, 字段是 Access 信息的最基本载体, 说明一条信息在某一方面的属性 ; 表中的行称为记录, 记录是由一个或多个字段组成的, 一条记录就是一个完整的信息 答案 :B

21 12 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 7. 在下列关系运算中, 不改变关系表中的属性个数但能减少元组个数的是 A) 并 B) 交 C) 投影 D) 笛卡儿积 解析 : 两个具有相同结构关系 R 和 S, 它们的交是由既属于 R 又属于 S 的元组组成 的集合 因此它不改变关系表中属性的个数但是能减少元组的个数 答案 :B 8. 关系型数据库管理系统中所谓的关系是 A) 各条记录中的数据彼此有一定的关系 B) 一个数据库文件与另一个数据库文件之间有一定的关系 C) 数据模型符合满足一定条件的二维表格式 D) 数据库中各个字段之间彼此有一定的关系解析 : 一个关系就是一个二维表, 每个关系有一个关系名 在 Access 中, 一个数据库中包含相互之间存在联系的多个表 这个数据库文件就对应一个关系模型 因此在关系数据库中所谓的关系是指满足一定条件的二维表格式 答案 :C 二 填空题 1. 如果表中一个字段不是本表的主关键字, 而是另外一个表的主关键字或候选关键字, 这个字段称为 解析 : 如果表中的一个字段不是本表的主关键字或候选关键字, 而是另外一个表的主关键字或候选关键字, 该字段 ( 属性 ) 称为外部关键字, 简称外键 答案 : 外部关键字 2. 一个关系表的行称为 解析 : 在数据库的表中, 数据以行和列的形式保存 行称为记录, 列称为属性 答案 : 记录 3. 在关系数据库中, 把数据表示成二维表, 每一个二维表称为 解析 : 在关系数据中, 一个关系就是一个二维表, 每个关系有一个关系名 在 Access 中, 一个关系存储为一个表, 具有一个表名 答案 : 关系 4. 在关系运算中, 要从关系模式中指定若干属性组成新的关系, 该关系运算称为 解析 : 投影是指从关系模式中指定若干属性组成新的关系 答案 : 投影 2.3 同步自测 科学出版社职教技术出版中心 一 选择题 1. 关系数据库的任何检索操作都是由三种基本运算组成的 下面选项中不是基本

22 第 2 章关系数据库设计理论 13 运算的是 A) 选择 B) 联接 C) 合并 D) 投影 2. 关系数据库管理系统中的关系是指 A) 数据库与数据库之间的关系 B) 数据库中各个字段之间的关系 C) 各个记录中数据之间的关系 D) 数据模型满足一定条件的二维表格式 3. 从表中取出满足条件的列的操作是 A) 选择 B) 联接 C) 差 D) 投影 二 填空题 1. 学生关系中的班级号属性与班级关系中的班级号属性相对应, 则班级号是学生 关系中的 (1) 2. 用二维表的形式来表示实体之间联系的数据模型叫做 (2) 3. 二维表中的列称为关系的 (3), 二维表中的行称为关系的 (4) 4. 在关系数据库的基本操作中, 从表中取出满足条件的元组操作称为 (5) ; 把两个关系中相同属性值的元组连接到一起形成新的二维表的操作称为 (6) ; 从表中取出属性值满足条件列的操作称为 (7) 5. 自然联接指的是 (8) 2.4 同步自测答案 一 选择题 1.C 2.D 3.D 二 填空题 (1) 外键 (2) 关系模型 (3) 字段 ( 或属性 ) (4) 记录 ( 或元组 ) (5) 选择 (6) 联接 (7) 投影 (8) 去掉多属性的等值联接

23 第 3 章 Access 2003 数据库 3.1 Access 简介 Access 的主要特点 Access 主要有以下特点 (1) 具有方便实用的强大功能 (2) 可以利用各种图例快速获得数据 (3) 可以利用报表设计工具 (4) 能够处理多种数据类型 (5) 采用 OLE 技术, 能够方便地创建和编辑多媒体数据库 (6) 支持 ODBC 标准的 SQL 数据库的数据 (7) 设计过程自动化, 大大提高了数据库的工作效率 (8) 具有较好的集成开发功能 (9) 提供了断点设置 单步执行等调试功能 (10) 可以与 Internet/Intranet 集成 Access 数据库的系统结构 Access 数据库由数据库对象和组两部分组成, 其中对象又分为以下 7 种 (1) 表 表是数据库中用来存储数据的对象, 是整个数据库系统的基础 数据库中 应该为每个不同的主题建立单个表, 这样可以提高数据库的工作效率, 并可以减少因数据输入而产生的错误 (2) 查询 查询是数据库设计目的的体现, 数据库建完以后, 数据只有被使用者查询, 才能真正体现它的价值 (3) 窗体 窗体是 Aceess 数据库对象中最具灵活性的一个对象, 其数据源可以是表或查询 (4) 报表 报表是一种数据库应用程序进行打印输出的方式 (5) 数据库访问页 它是一种特殊类型的 Web 页, 用户可以在此 Web 页中与 Access 数据库中的数据进行连接, 查看 修改 Access 数据库中的数据, 为通过网络进行数据发布提供了方便 (6) 宏 宏实际上是一系列操作的集合, 其中每个操作都能实现特定的功能 (7) 模块 模块是将 VBA(Visual Basic for Application) 声明和过程作为一个单元进行保存的集合, 是应用程序开发人员的工作环境 科学出版社职教技术出版中心

24 第 3 章 Access 2003 数据库 经典题解 1. 在以下叙述中, 正确的是 A)Access 只能使用系统菜单创建数据库应用系统 B)Access 不具备程序设计能力 C)Access 只具备了模块化程序设计能力 D)Access 具有面向对象的程序设计能力, 并能创建复杂的数据库应用系统解析 :Access 内嵌的 VBA 编程语言, 功能强大, 采用目前主流的面向对象机制和可视化编程环境 答案 :D 2. 不属于 Access 对象的是 A) 表 B) 文件夹 C) 窗体 D) 查询解析 :Access 数据库由数据库对象和组两部分组成 对象又分为 7 种, 包括表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 答案 :B 3.Access 数据库具有很多特点, 下列叙述中, 不是 Access 特点的是 A)Access 数据库可以保存多种数据类型, 包括多媒体数据 B)Access 可以通过编写应用程序来操作数据库中的数据 C)Access 可以支持 Internet/Intranet 应用 D)Access 作为网状数据库模型支持客户机及服务器应用系统解析 :Access 数据库的主要特点包括处理多种数据类型 ; 采用 OLE 技术, 可以方便地创建和编辑多媒体数据库 ; 与 Internet/Intranet 的集成 ; 具有较好的开发功能, 可以采用 VBA 编写数据库应用程序等 而从数据库模型来说,Access 属于关系数据库模型 答案 :D 4. 下列属于 Access 的对象的是 A) 文件 B) 数据 C) 记录 D) 查询解析 :Access 的数据库对象包括表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 因此本题只有查询为其对象 答案 :D 3.3 同步自测 一 选择题 1.Access 的数据库类型是 A) 层次数据库 B) 网状数据库 C) 关系数据库 D) 面向对象的数据库

25 16 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 2. 退出 Access 数据库管理系统可以使用的快捷键是 A)Alt+F+X B)Alt+X C)Ctrl+C D)Ctrl+O 二 填空题 1.Access 数据库由 7 种数据库对象组成, 这些数据库对象包括 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 和 (7) 2.Access 数据库的文件扩展名是 (8) 3.4 同步自测答案 一 选择题 1.C 2.A 二 填空题 (1) 表 (2) 查询 (3) 窗体 (4) 报表 (5) 数据库访问页 (6) 宏 (7) 模块 (8).mdb 科学出版社职教技术出版中心

26 第 4 章数据表的设计与操作 4.1 创建数据库 数据库设计的步骤数据库设计的步骤如下 (1) 分析建立数据库的目的 (2) 确定数据库中的表 1 表不应包含备份信息, 表间不应有重复信息 2 每个表应只包含关于一个主题的信息 (3) 确定表中的字段 每个表中都包含关于同一主题的信息, 并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件 (4) 确定主关键字 (5) 确定表之间的关系 创建数据库 1. 创建空数据库创建空数据库有两个途径 : 启动 Access 时创建和在 Access 程序窗口中使用 新建 命令创建 在建立空数据库的基础上, 再按用户需求向其中添加表 查询 窗体和报表等对象以扩展数据库 此种方法比较灵活, 但是用户必须分别定义数据库的每一个对象 2. 使用 数据库向导 创建数据库 数据库向导 中提供了一些基本的数据库模板, 利用这些模板可以方便 快速地创建数据库 一般情况下, 在使用 数据库向导 前, 应先从 数据库向导 所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板, 如果所选的数据库模板不满足要求, 可以在建立之后, 在原来的基础上进行修改 4.2 建立表 Access 的数据类型 用户在设计表时, 必须要定义表中字段使用的数据类型 Access 常用的数据类型有 :

27 18 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超链接 查阅向导等 1. 文本数据类型 文本数据类型所使用的对象为文本或文本与数字的组合, 例如姓名 地址 ; 也可以 是不需要计算的数字, 例如电话号码 邮编 Access 的默认文本型字段为 50 个字符, 但是用户输入时只保存输入到字段中的字符, 而不保存文本型字段中未用位置上的空字 设置 字段大小 属性可控制能输入的最大字符长度 文本型字段的取值最多可达到 255 个字符, 如果取值的字符个数超过了 255, 可以使用备注数据类型 2. 备注数据类型 备注数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题, 可保存较长的文本和数字, 例如简短的备忘录或说明 备注数据类型存储的内容最多为 个字符 3. 数字数据类型 数字数据类型可以用来存储进行算术运算的数字数据 数字数据类型包括字节 整数 长整数 单精度数和双精度数 4. 日期 / 时间数据类型 日期 / 时间数据类型是用来存储日期 时间或日期时间组合的 每个日期 / 时间字段需要 8 个字节的存储空间 5. 货币数据类型 货币数据类型是数字数据类型的特殊类型, 等价于具有双精度属性的数字数据类型 向货币字段输入数据时, 不必键入美元符号和千位分隔符,Access 会自动显示这些符号, 并添加两位小数到货币字段中 6. 自动编号数据类型 自动编号数据类型较为特殊, 每次向表中添加新记录时,Access 会自动插入一个唯一的顺序号, 即在自动编号中指定某一数值 需要注意的是, 自动编号数据类型一旦被指定就会永久地与记录连接 自动编号数据类型占 4 个字节的空间, 它是以长整型存于数据库中的 7. 是 / 否数据类型 是 / 否数据类型是针对只包含两种不同的取值的字段而设置的, 又常被称为 布尔 型数据 8.OLE 对象数据类型 科学出版社职教技术出版中心 OLE 对象数据类型是指字段允许单独地 链接 或 嵌入 OLE 对象 添加数据

28 第 4 章数据表的设计与操作 19 到 OLE 对象字段时,Access 给出以下选择 : 插入 ( 嵌入 ) 新对象 插入某个已经存在的文件内容或链接到某个已经存在的文件 用户在窗体或报表中必须使用 结合对象框 来显示 OLE 对象 OLE 对象字段最大可为 1GB, 它受磁盘空间限制 9. 超链接数据类型超链接数据类型是用来保存超链接的 超链接型字段包含作为超链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合 超链接使用的语法为 :Displaytext#Address#Subaddress Displaytext 在字段或控件中显示的文本 Address 到文件 (UNC 路径 ) 或页面 (URL) 的路径 Subaddress 在文件或页面中的地址 ( 每一部分最多包含 2048 个字符 ) 10. 查阅向导数据类型查阅向导为用户提供了建立一个字段内容的列表, 可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容 使用查阅向导可以显示下列两种列表中的字段 (1) 从已有的表或查询中查阅数据列表, 表或查询的所有更新都将反映在列表中 (2) 存储了一组不可更改的固定值的列表 建立表结构表结构包括表中的字段名称 数据类型 字段说明和字段属性等, 建立表结构有以下三种方法 1. 使用 数据表 视图 数据表 视图是按行和列显示表中数据的视图 在 数据表 视图中, 可以进行字段的编辑 添加 删除和数据的查找等各项操作 数据表 视图是 Access 中最常见的视图形式 2. 使用 设计 视图一般情况下, 使用 设计 视图建立表结构, 要详细说明每个字段的字段名和所使用的数据类型 3. 使用 表向导 使用 表向导 创建表是在 表向导 的引导下, 选择一个表作为基础来创建所需要的表, 这种方法简单 快捷 向表中输入数据 1. 使用 数据表 视图直接输入数据建立表结构之后, 就可以向表中输入数据了 在 数据表 视图下, 直接将各个字

29 20 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 段的数值输入即可, 输入完一条记录时, 系统会自动添加一条新的空记录, 全部数据输入完成后, 单击工具栏上的 保存 按钮, 保存表中的数据 2. 获取外部数据 在实际工作中, 用户可以使用各种工具生成表格 如果在创建数据库表时, 所需建立的表已经存在, 那么只需将其导入到 Access 数据库中即可 所谓的导入就是将符合 Access 输入 / 输出协议的任一类型的表导入到 Access 的数据库表中 字段属性的设置 表中每个字段都有一系列属性的描述 字段的属性表示字段所具有的特性, 不同的字段类型有不同的属性 当选择某一字段时, 设计 视图下部的 字段属性 区就会依次显示出该字段的相应属性 1. 控制 字段大小 通过 字段大小 属性可以控制字段使用的空间大小 该属性只适用于数据类型为 文本 或 数字 的字段 对于一个文本类型的字段, 其字段大小取值范围为 0~255, 默认值为 50; 对于一个 数字 型字段, 可以单击 字段大小 属性框, 然后单击右侧的向下箭头按钮, 并从下拉列表中选择一种类型 2. 选择所需 格式 格式 属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式 3. 设置 默认值 默认值 是一个十分有用的属性 在一个数据库中, 往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分 例如 学生 表中的 性别 只有 男 女 两种值, 这种情况就可以设置一个默认值 4. 定义 有效性规则 有效性规则 是 Access 中另一个非常有用的属性, 利用该属性可以防止非法数据输入表中 有效性规则的形式以及设置目的随字段的数据类型不同而不同 对 文本 类型字段, 可以设置输入的字符个数不能超过某一个值 ; 对 数字 类型字段, 可以让 Access 只接受一定范围内的数据 ; 对 日期 / 时间 类型的字段, 可以将数据限制在一定的月份或年份以内 5. 使用 输入掩码 科学出版社职教技术出版中心 在输入数据时, 如果希望输入的格式标准保持一致, 或希望检查输入时的错误, 可以使用 Access 提供的 输入掩码向导 来设置一个输入掩码 对于大多数数据类型都可以定义一个掩码 定义输入掩码属性所使用的字符如表 4.1 所示

30 第 4 章数据表的设计与操作 21 表 4.1 输入掩码属性所使用字符的含义 字符 说 明 0 数字 (0 到 9, 必选, 不允许使用加号 + 和减号 - ) 9 数字或空格 ( 非必选, 不允许使用加号和减号 ) # 数字或空格 ( 非必选, 空白将转换为空格, 允许使用加号和减号 ) L 字母 (A 到 Z, 必选 )? 字母 (A 到 Z, 可选 ) A 字母或数字 ( 必选 ) a 字母或数字 ( 可选 ) & 任一字符或空格 ( 必选 ) C 任一字符或空格 ( 可选 )., : ; - / 小数点占位符及千位日期与时间的分隔符 ( 实际使用的字符取决于 Windows 控制面板中 区域设置 中指定的区域设置 ) < 将其后所有字符转换为小写 > 将其后所有字符转换为大写! 使输入掩码从右到左显示, 而不是从左到右 键入掩码中的字符始终都是从左到右填入 可以在输 入掩码中的任何地方包括感叹号 \ 使接下来的字符以原义字符显示 ( 例如,\A 只显示为 A) 密码 将 输入掩码 属性设置为 密码, 以创建密码输入项文本框 文本框中键入的任何字符都按原字 符保存, 但是显示为星号 (*) 建立表之间的关系 1. 表间关系的概念在 Access 中, 每个表都是数据库中一个独立的部分, 它们本身具有很多的功能, 但是表与表之间可能存在着相互的联系 在 Access 中表与表之间的关系可以分为一对一 一对多和多对多 3 种关系 一般情况下, 将一端表称为主表, 将多端表称为相关表 2. 参照完整性关系是通过两个表之间的公共字段建立起来的 一般情况下, 由于一个表的主关键字是另一个表的字段, 因此形成了两个表之间的一对多的关系 参照完整性就是在输入或删除记录时, 为维持表之间已经定义的关系而必须遵循的规则 表中每个字段都有一系列属性的描述 字段的属性表示字段所具有的特性, 不同的字段类型有不同的属性 如果实施了参照完整性, 那么当主表中没有相关记录时, 就不能将记录添加到相关表中, 也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录, 更不能在相关表中有相关记录时, 更改主表中的主关键字值

31 22 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 3. 建立表间的关系使用数据库向导创建数据库时, 向导自动定义各个表之间的关系, 同样使用表向导创建表的同时, 也将定义该表与数据库中其他表之间的关系 但如果用户没有使用向导创建数据库或表, 那么就需要自己定义表之间的关系 4.3 维护表 修改表的结构 修改表的结构主要包括增加字段 删除字段 修改字段 重新设置主关键字等 修改表的结构只能在 设计 视图中完成 1. 添加字段 在表中添加一个字段不会影响其他字段和现有数据 但利用该表建立的查询 窗体或报名表, 新字段是不会自动加入的, 需要我们手工添加上去 2. 修改字段 修改字段包括修改字段的名称 数据类型 说明等 3. 删除字段 当删除含有数据的表时, 会出现提示框需要用户确认, 而且还将利用该表所建立的查询 窗体或报表中的该字段进行删除, 即删除字段时, 还要删除整个 Access 中对该字段的使用 4. 重新设置关键字 如果原定义的主关键字不合适, 可以重新定义 重新定义主关键字需要先删除原主关键字, 然后再定义新的主关键字 编辑表中内容的操作主要包括定位记录 选择记录 添加记录 删除记录 修改数据以及复制字段中的数据 (1) 定位记录 数据表中有了数据后, 修改是经常要做的操作, 其中定位和选择记录是首要的任务 常用的记录定位方法有两种 : 一是使用记录号定位, 二是使用快捷键定位 (2) 选择记录 选择记录是指选择用户所需要的记录 用户可以在 数据表 视图下用鼠标或键盘两种方法选择数据范围 (3) 添加记录 打开需要添加数据的数据表, 在数据表视图中, 从菜单栏中选择 插入 新记录 命令, 可插入一条新记录 (4) 删除记录 表中的信息如果出现了不需要的数据, 就应该将其删除 在数据表 科学出版社职教技术出版中心

32 第 4 章数据表的设计与操作 23 中, 可以一次删除多条记录 要一次删除多条相邻的记录, 则在选择记录时, 先单击第一条记录的选定器, 然后拖动鼠标经过要删除的每条记录, 最后单击工具栏上的 删除记录 按钮, 这时 Access 就删除全部选定的记录 (5) 修改数据 在已经建立的表中, 如果出现了错误的数据, 可以对其进行修改 在 数据表 视图中修改数据的方法非常简单, 只要将光标移到要修改的相应的字段直接修改即可 修改时可以修改整个字段的值, 也可以修改字段的部分数据 (6) 复制数据 在输入或编辑数据时, 有些数据可能相同或相似, 这时可以通过复制和粘贴操作将某字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中 调整表的外观调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚 美观 调整表格外观的操作包括改变字段次序 调整字段显示宽度和高度 设置数据字体 调整表中网络线样式及背景颜色 隐藏列等 1. 改变字段次序在默认设置下, 通常 Access 显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同 但是, 在使用 数据表 视图时, 往往需要移动某些列来满足查看数据要求 此时, 可以改变字段的显示次序 2. 调整字段显示宽度和高度调整字段显示高度和宽度有两种方法 : 鼠标和菜单命令 3. 隐藏列和显示列在 数据表 视图中, 为了便于查看表中的主要数据, 可以将某些字段暂时隐藏起来, 需要时再将其显示出来 4. 冻结列在通常的操作中, 常常需要建立比较大的数据表, 由于表过宽, 在 数据表 视图中, 有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到, 影响了数据的查看 解决这一问题的最好方法是利用 Access 提供的冻结列功能 在 数据表 视图中, 冻结某字段列或某几个字段后, 无论用户怎样水平滚动窗口, 这些字段总是可见的, 并且总是显示在窗口的最左边 5. 设置数据表格式在 数据表 视图中, 一般在水平方向和垂直方向都显示网络线, 网络线采用银色, 背景采用白色 但是用户可以改变单元格的显示效果, 也可以选择网络线的显示方式和颜色, 表格的背景颜色等

33 24 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 字号 6. 改变字体显示 为了使数据显示美观清晰 醒目突出, 用户可以改变数据表中数据的字体 字型和 4.4 操作表 查找数据 1. 查找指定的内容 用户在指定查找内容时, 希望在只知道部分内容的情况下对数据表进行查找, 或 者按照特定的要求来查找记录 如果出现以上情况, 可以使用通配符作为其他字符的占位符 在 查找和替换 对话框中, 可以使用以下通配符 : *, 通配任何个数的字符, 它可以在字符串中当作第一个或最后一个字符使用?, 通配任何单个字母的字符 [], 通配方括号内任何单个字符!, 通配任何不在括号内的字符 -, 通配范围内任何一个字符, 必须以递增排序来指定区域 (A 到 Z) #, 通配任何单个数字字符 2. 查找空值或空字符串 在数据库操作表中, 可能会有尚未存储数据的字段, 如果某个记录的某个字段尚未存储数据, 我们称该记录的这个字段的值为空值 空值与空字符串的含义有所不同 空值是缺值或还没有值, 字段中允许使用 Null 值来说明一个字段里的信息目前还无法得到 空字符串是用双引号括起来的空字符串 ( 即 ), 且双引号中间没有空格, 这种字符串长度为 替换数据 1. 替换指定的内容 在 Access 中, 通过使用 查找和替换 对话框可以在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容 2. 更改默认设置 科学出版社职教技术出版中心 用户在进行查找和替换操作时, 有时希望以全字匹配方式搜索当前字段 ; 有时则希望搜索所有字段, 并且只需要符合字段的任一部分即可 ; 而有时则要搜索与当前字段起

34 第 4 章数据表的设计与操作 25 始字符匹配的数据, 这时可以通过更改系统默认设置来实现 排序记录 1. 排序规则排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中所有的记录进行重新排列 排序时可按升序, 也可按降序 排序记录时, 不同的字段类型, 排序规则有所不同, 具体规则如下 : (1) 英文按字母顺序排列, 大 小写视为相同, 升序时按 A 到 Z 排序, 降序时按 Z 到 A 排序 (2) 中文按拼音字母的顺序排序, 升序时按 A 到 Z 排序, 降序时按 Z 到 A 排序 (3) 数字按数字的大小排序, 升序时从小到大排序, 降序时从大到小排序 (4) 日期和时间字段, 按日期的先后顺序排序, 升序时按从前到后的顺序排序, 降序时按从后向前的顺序排序 排序时需要注意以下几点 : (1) 对于 文本 型的字段, 如果它的取值有数字, 那么 Access 将数字视为字符串 因此, 排序时是按照 ASCII 码值的大小来排序, 而不是按照数值本身的大小来排序 如果希望按其数值大小排序, 应在较短的数字前面加上零 (2) 按升序排列字段时, 如果字段的值为空值, 则将包含空值的记录排列在列表中的第一条 (3) 数据类型为备注 超链接或 OLE 对象的字段不能进行排序 (4) 排序后, 排序次序将与表一起保存 2. 按一个字段排序记录按一个字段排序记录, 可以在 数据表 视图中进行 3. 按多个字段排序记录按多个字段排序时,Access 首先根据第一个字段指定的顺序进行排序, 当第一个字段具有相同的值时,Access 再按照第二个字段进行排序, 依此类推, 直到按全部指定的字段排好序为止 按多个字段排序记录的方法有两种, 一种是通过 数据表 视图实现排序 ; 另一种是使用 筛选 窗口完成排序 在选择按多个排序依据的字段进行排序时, 必须注意字段的先后顺序 Access 先对最左边的进行排序, 然后依次从左到右进行排序, 在保存数据时, 将排序结果和表一起保存 若要取消对记录的排序, 则将鼠标指向记录内容后单击鼠标右键, 然后在快捷菜单中选择 取消筛选排序 命令即可 筛选记录使用数据表时, 经常需要从众多的数据中挑选出一部分满足某种条件的数据进行处理 例如, 在 教师 表中, 不应包含离退休教师, 需要从教师表中删除 对于筛选记

35 26 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 录,Access 提供了 4 种方法 : 按选定内容筛选 按窗体筛选 按筛选目标筛选以及高级筛选 按选定内容筛选 是一种最简单的筛选方法, 使用它可以很容易找到包含某字段值的记录 ; 按窗体筛选 是一种快速的筛选方法, 使用它不用浏览整个表中的记录, 可同时对两个以上字段值进行筛选 ; 按筛选目标筛选 是一种较为灵活的方法, 根据输入的筛选条件进行筛选 ; 高级筛选 可进行复杂的筛选, 挑选出符合多重条件的记录 经过筛选后的表, 只显示满足条件的记录, 而不满足条件的记录将被隐藏起来 4.5 经典题解 一 选择题 1. 在数据表视图中, 不能 A) 修改字段的类型 B) 修改字段的名称 C) 删除一个字段 D) 删除一条记录解析 : 在 数据表 视图中可以进行字段的编辑 添加 删除, 记录的删除和数据查找等操作, 但使用 数据表 视图建立的表结构, 只说明了表中字段名, 却没有说明每个字段的数据类型和属性值, 也无法修改 答案 :A 2. 数据类型是 A) 字段的另一种说法 B) 决定字段能包含哪类数据的设置 C) 一类数据库应用程序 D) 一类用来描述 Access 表向导允许从中选择的字段名称解析 :Access 常用的数据类型有文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超链接 查阅向导等, 不同的数据类型决定了字段能包含哪类数据 答案 :B 3. 排序时如果选取了多个字段, 则输出结果是 A) 按设定的优先次序依次进行排序 B) 按最右边的列开始排序 C) 按从左向右优先次序依次排序 D) 无法进行排序解析 : 在 Access 中按多个字段排序时,Access 首先根据第一个字段指定的顺序进行排序, 当第一个字段具有相同的值时,Access 再按照第二个字段进行排序 ( 也就是按设定的字段优先次序进行排序 ), 依此类推, 直到按全部指定字段排好序为止 答案 :A 4. 在关于输入掩码的叙述中, 错误的是 A) 在定义字段的输入掩码时, 既可以使用输入掩码向导, 也可以直接使用字符 科学出版社职教技术出版中心

36 第 4 章数据表的设计与操作 27 B) 定义字段的输入掩码, 是为了设置密码 C) 输入掩码中的字符 0 表示可以选择输入数字 0 到 9 之间的一个数 D) 直接使用字符定义输入掩码时, 可以根据需要将字符组合起来解析 : 定义输入掩码是为了使输入的格式标准保持一致或检查输入时的错误, 故选项 B 的说法是错误的 答案 :B 5. 下面说法中, 错误的是 A) 文本型字段, 最长为 255 个字符 B) 要得到一个计算字段的结果, 仅能运用总计查询来完成 C) 在创建一对一关系时, 要求两个表的相关字段都是主关键字 D) 创建表之间的关系时, 正确的操作是关闭所有打开的表解析 : 在 Access 查询中, 可以执行许多类型的计算 可以预定义计算, 也可以由用户自定义计算 预定义计算即所谓的 总计 计算, 是系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算, 它包括总和 平均值 计数 最大值 最小值 标准偏差或方差等 用户自定义计算可以用一个或多个字段的值进行数值 日期和文本计算 答案 :B 6.Access 提供的数据类型中不包括 A) 备注 B) 文字 C) 货币 D) 日期 / 时间解析 :Access 常用的数据类型有文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超链接 查阅向导等 文字不是 Access 的数据类型 答案 :B 7. 在已经建立的数据表中, 若在显示表中内容时使某些字段不会移动显示位置, 可以使用的方法是 A) 排序 B) 筛选 C) 隐藏 D) 冻结解析 : 在 数据表 视图中, 冻结某字段列或某几个字段列后, 无论用户怎样水平滚动窗口, 这些字段总是可见的, 并且总是显示在窗口的最左边 答案 :D 8. 下面关于 Access 表的叙述中, 错误的是 A) 在 Access 表中, 可以对备注型字段进行 格式 属性设置 B) 若删除表中含有自动编号型字段的一条记录后,Access 不会对表中自动编号型字段重新编号 C) 创建表之间的关系时, 应关闭所有打开的表 D) 可在 Access 表的设计视图 说明 列中, 对字段进行具体的说明解析 : 在定义表之间的关系之前, 应把要定义关系的所有表关闭, 而不是关闭所有打开的表 答案 :C 9. 在 Access 表中, 可以定义 3 种主关键字, 它们是 A) 单字段 双字段和多字段 B) 单字段 双字段和自动编号

37 28 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 C) 单字段 多字段和自动编号 D) 双字段 多字段和自动编号解析 : 为了使保存在不同表中的数据产生联系,Access 数据库中的每个表必须有一个或一组字段能唯一标识每条记录, 这个字段就是主关键字 主关键字可以是一个字段, 也可以是一组字段 为确保主关键字段值的唯一性,Access 不允许在主关键字字段中存入重复值和空值 自动编号字段是在每次向表中添加新记录时,Access 自动插入的唯一顺序号 数据表若未设置其他主关键字, 在保存表时会提示创建主键, 单击 是 按钮, Access 会为新建的表创建一个 自动编号 字段作为主关键字 答案 :C 10. 建立 temployee 表, 表结构如表 4.2 所示, 表内容如表 4.3 所示 在 temployee 表中, 姓名 字段的字段大小为 10, 在此列输入数据时, 最多可输入的汉字数和英文字符数分别是 A)5 5 B)5 10 C)10 10 D)10 20 表 4.2 temployee 表结构 字段名称 字段类型 字段大小 雇员 ID 文本 10 姓名 文本 10 性别 文本 1 出生日期 日期 / 时间 职务文本 14 简历 备注 联系电话文本 8 表 4.3 temployee 表内容 雇员 ID 姓名性别出生日期职务简历联系电话 1 王宁女 经理 1984 年大学毕业, 曾是销售员 李清男 职员 1986 年大学毕业, 现为销售员 王创男 职员 1993 年专科毕业, 现为销售员 科学出版社职教技术出版中心 4 郑炎女 职员 1999 年大学毕业, 现为销售员 魏小红女 职员 1956 年专科毕业, 现为管理员 解析 : 文本数字类型所使用的对象是文本或文本与数字的组合 Access 默认文本型字段大小是 50 个字符, 字段大小为 10 的字段中, 可以输入 10 个汉字或 10 个英文字符 答案 :C 11. 在上题所建立的 temployee 表中, 若要确保输入的联系电话值只能为 8 位数字, 应将该字段的输入掩码设置为 A) B) C)######## D)????????

38 第 4 章数据表的设计与操作 29 解析 : 输入掩码属性所使用字符具有特定的含义 0: 必须输入 0 到 9 之间的数字 ; 9: 可以选择输入数据或空格 ;#: 可以选择输入数据或空格 ( 在 编辑 模式下空格以空白显示, 但是在保存数据时将空白删除, 允许输入加号和减号 );? : 可以选择输入 A 到 Z 之间的字母 答案 :A 12. 以下关于空值的叙述中, 错误的是 A) 空值表示字段还没有确定值 B)Access 使用 NULL 来表示空值 C) 空值等同于空字符串 D) 空值不等于数值 0 解析 : 在 Access 表中, 如果某个记录的某个字段尚未存储数据, 则称记录的这个字段的值为空值 空值与空字符串的含义有所不同, 空值是缺值或还没有值, 字段中允许使用 NULL 值来说明一个字段里的信息目前还无法得到 ; 空字符串是用双引号括起来的空字符串即 ( ), 且双引号中间没有空格, 是长度为 0 的字符串 答案 :C 13. 使用表设计器定义表中字段时, 不是必须设置的内容是 A) 字段名称 B) 数据类型 C) 说明 D) 字段属性解析 : 表的 设计 视图分为上下两部分 : 上半部分是表的设计器, 下半部分是字段属性区 在表设计器中, 从左至右分别为字段选定器 字段名称列 数据类型 列和说明列 说明信息不是必需的, 但它能增加数据的可读性 答案 :C 14. 邮政编码是由 6 位数字组成的字符串, 为邮政编码设置输入掩码, 正确的是 A) B) C)CCCCCC D)LLLLLL 解析 : 在输入数据时, 如果希望输入的格式标准保持一致, 或希望检查输入时的错误, 可以设置输入掩码 输入掩码属性所使用字符的含义见表 4.1 答案 :A 15. 如果字段内容为声音文件, 则该字段的数据类型应定义为 A) 文本 B) 备注 C) 超链接 D)OLE 对象解析 :Access 常用的数据类型有文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超链接 查阅向导等, 不同的数据类型决定了字段能包含哪类数据 OLE 对象主要用于将某个对象 ( 如 Word 文档 Excel 电子表格 图表 声音以及其他二进制数据等 ) 链接或嵌入到 Access 数据库的表中 答案 :D 16. 要求主表中没有相关记录时就不能将记录添加到相关表中, 则应该在表关系中设置 A) 参照完整性 B) 有效性规则 C) 输入掩码 D) 级联更新相关字段解析 : 参照完整性是在输入或者删除记录时, 为维持表之间已定义的关系而必须遵守的规则 如果实施了参照完整性, 那么当主表中没有相关记录时, 就不能将记录添加到相关表中, 也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录, 更不能在相关表

39 30 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 中有相关记录时, 更改主表中的主关键字值 答案 :A 17. 在 Access 数据库的表设计视图中, 不能进行的操作是 A) 修改字段类型 B) 设置索引 C) 增加字段 D) 删除记录解析 : 在 Access 数据库的表的设计视图中, 只能对字段进行相应的操作, 不能对记录进行操作, 因此, 可进行的操作是修改字段类型 设置索引 增加字段 答案 :D 18.Access 数据库中, 为了保持表之间的关系, 要求在子表 ( 从表 ) 中添加记录时, 如果主表中没有与之相关的记录, 则不能在子表 ( 从表 ) 中添加该记录 为此需要定义的关系是 A) 输入掩码 B) 有效性规则 C) 默认值 D) 参照完整性解析 : 如果实施了参照完整性, 那么当主表中没有相关记录时, 就不能将记录添加到相关表中, 也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录, 更不能在相关表中有相应记录时, 更改主表中的主关键字 答案 :D 19. 有关字段属性下列叙述错误的是 A) 字段大小可以用于设置文本 数字或自动编号等类型字段的最大容量 B) 可对任意类型的字段设置默认值属性 C) 有效性规则属性是用于限制此字段输入值的表达式 D) 不同的字段类型, 其字段属性有所不同解析 : 通过 字段大小 属性, 可以控制字段的使用空间大小, 因此 A 正确 ; 在一个数据库中, 只能对一些数据内容相同或含有相同部分的字段进行设置默认值, 因此 B 错误 ; 利用 有效性规则 可以防止非法数据输入到表中, 因此 C 正确 ; 不同的字段类型, 其字段属性有所不同, 因此 D 正确 答案 :B 20. 以下关于货币数据类型的叙述, 错误的是 A) 向货币字段输入数据时, 系统自动将其设置为 4 位小数 B) 可以和数值型数据混合计算, 结果为货币型 C) 字段长度为 8 字节 D) 向货币字段输入数据时, 不必键入美元符号和千位分隔符解析 : 货币数据类型是数字数据类型的特殊形式, 等价于具有双精度属性的数字数据类型 向货币字段输入数据时, 不必键入美元符号和千位分隔符,Access 会自动显示这些符号, 并添加两位小数到货币字段中, 因此 A 的说法不准确 答案 :A 二 填空题 科学出版社职教技术出版中心 1. 在数据表视图下向表中输入数据, 在未输入数值之前, 系统自动提供的数值字段的属性是

40 第 4 章数据表的设计与操作 31 解析 : 使用 数据表 视图建立的表结构中所有字段的数据类型都为 文本 型 答案 : 文本数据类型 2. 如果表中一个字段不是本表的主关键字, 而是另外一个表的主关键字或候选关键字, 这个字段称为 解析 : 如果表中的一个字段不是本表的主关键字或候选关键字, 而是另外一个表的主关键字或候选关键字, 该字段 ( 属性 ) 称为外部关键字, 简称外键 答案 : 外部关键字 3. 在数据表输入数据时, 若要求所要输入的字符必须是字母, 则要设置的输入掩码是 解析 : 在数据表输入数据时, L 表示必须输入字母 (A~Z) 答案 : L 4. 在 Access 中数据类型主要包括自动编号 备注 日期/ 时间 OLE 对象 和查阅向导等 解析 : 在 Access 中数据类型主要包括自动编号 文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 是 / 否 OLE 对象 超链接和查阅向导等 答案 : 文本数字货币是 / 否超链接 5. 参照完整性是一个 系统,Access 使用这个系统用来确保相关表中记录之间 的有效性, 并且不会因为意外而删除或更改相关数据 解析 : 参照完整性是一个准则系统,Access 使用这个系统用来确保相关表中记录之间关系的有效性, 并且不会因为意外而删除或更改相关数据 答案 : 准则关系 4.6 同步自测 一 选择题 1.Access 表中字段的数据类型不包括 A) 文本 B) 备注 C) 通用 D) 日期 / 时间 2. 必须输入 0 到 9 数字的输入掩码是 A)0 B)& C)A D)C 3. 必须输入任一字符或空格的输入掩码是 A)0 B)& C)A D)C 4. 下列关于冻结列的叙述中, 错误的是 A) 冻结列即将记录中标志性的字段或常用的几个字段冻结到数据表的左端 B) 无论数据表如何水平滚动, 冻结的列都不会从窗口中消失 C) 冻结列之后, 还可以使用同样的方法继续冻结其他未冻结的列 D) 用户可以改变已冻结列的顺序

41 32 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 二 填空题 1.Access 数据库中, 表与表之间的关系分为 (1) (2) 和 (3) 2. 参照完整性是一个 (4) 系统,Accesss 使用这个系统用来确保相关表中记 录之间 (5) 的有效性, 并且不会因为意外而删除或更改相关数据 3. 在 Access 中数据类型主要包括自动编号 (6) 备注 (7) 日期 / 时间 (8) (9) OLE 对象 (10) 和查阅向导等 4. 能够唯一标识表中每条记录的字段为 (11) 5.Access 提供了两种字段数据类型保存文本或数字组合的数据, 这两种数据类型 是 (12) 和 (13) 4.7 同步自测答案 一 选择题 1.C 2.A 3.D 4.D 二 填空题 (1) 一对一 (2) 一对多 (3) 多对多 (4) 准则 (5) 关系 (6) 文本 (7) 数字 (8) 货币 (9) 是 / 否 (10) 超链接 (11) 主关键字 (12) 文本 (13) 备注 科学出版社职教技术出版中心

42 第 5 章查询的设计与应用 5.1 认识查询 查询的功能查询是对数据库表中的数据进行查找, 同时产生一个类似于表的结果 在 Access 中可以方便地创建查询, 在创建查询的过程中定义要查询的内容和准则,Access 将根据定义的内容和准则在数据库的表中搜索符合条件的记录 利用查询可以实现以下功能 : (1) 选择字段 在查询中, 可以只选择表中的部分字段 利用这一功能, 可以通过选择一个表中的不同字段生成所需要的多个表 (2) 选择记录 根据指定的条件查找所需要的记录, 并显示找到的记录 (3) 编辑记录 主要包括添加记录 修改记录和删除记录等 在 Access 中, 可以利用查询添加 修改和删除表中的记录 (4) 实现计算 查询不仅可以找到满足条件的记录, 而且还可以在建立查询的过程中进行各种统计计算 另外还可以建立一个计算字段, 利用计算字段保存计算结果 (5) 建立新表 利用查询得到的结果可以建立一个新表 (6) 建立基于查询的报表和窗体 为了从一个或多个表中选择合适的数据显示在报表或窗体中, 用户可以先建立一个查询, 然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据源 每次打印报表或打开窗体时, 该查询就从表中检索出符合条件的最新记录 这样也提高了报表或窗体的使用效果 查询的类型 Access 数据库中的查询有很多种, 每种方式在执行上有所不同, 查询有选择查询 交叉表查询 参数查询 操作查询和 SQL 查询 1. 选择查询选择查询是最常用的查询类型, 它根据指定的查询准则, 从一个或多个表中获取数据并显示结果 也可以使用选择查询对记录进行分组, 并且对记录进行总计 计数 平均以及其他类型的计算 选择查询能够使用户查看自己所想查看的记录 执行选择查询时, 需要从指定的数据库表中搜索数据, 数据表可以是一个表或多个表, 也可以是一个查询 查询的结果是一组数据记录, 即动态集 2. 交叉表查询交叉表查询是将来源于某个表中的字段进行分组, 一组列在数据表的左侧, 一组列在数据表的上部, 然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的统计值 交叉表查

43 34 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 询就是利用了表中的行和列来统计数据的 3. 参数查询 参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准则的查询 这种查询可以根据用户输 入的准则来检索符合相应条件的记录 利用参数查询可以实现随机的查询需求, 提高了查询的灵活性 4. 操作查询 操作查询与选择查询相似, 都是由用户指定查找记录的条件, 但选择查询是检查符合特定条件的一组记录, 而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作 操作查询包括以下类型 (1) 生成表查询 利用一个或多个表中的全部或部分数据建立新表, 生成表查询主要应用于创建表的备份 创建从指定时间显示数据的报表 创建包含旧记录的历史表等 (2) 删除查询 从一个或多个表中删除记录 (3) 更新查询 对一个或多个表中的记录做全面的修改 (4) 追加查询 从一个或多个表中选区的一组记录添加到一个或多个表的尾部 5.SQL 查询 SQL 查询就是用户使用 SQL 语句来创建的一种查询 SQL 查询主要包括联合查询 传递查询 数据定义查询和子查询等 4 种类型 (1) 联合查询是将将一个或多个表 一个或多个查询的字段组合作为查询结果中的一个字段, 执行联合查询时, 将返回所包含的表或查询中对应字段的记录 (2) 传递查询是将直接将命令发送到 ODBC 数据, 它使用服务器能接受的命令, 利用它可以检索或更改记录 (3) 利用数据定义查询可以创建 删除或更改表, 或者在当前的数据库中创建索引 (4) 子查询是包含另一个选择或操作查询中的 SQL SELECT 语句, 可以在查询设计网格的 字段 行输入这些语句来定义新字段, 或在 准则 行来定义字段的准则 通过子查询测试某些结果的存在性 建立查询的准则 科学出版社职教技术出版中心 在日常的工作中, 用户的查询并非只是简单的查询, 往往需要指定一定的条件, 这种带条件的查询需要通过设置准则来实现 准则是运算符 常量 字段值 函数以及字段名和属性等的任意组合, 能够计算出一个结果 (1) 使用运算符作为准则 运算符是组成准则的基本元素 Access 提供了关系运算符 逻辑运算符和特殊运算符 (2) 使用函数作为准则 Access 提供了大量的标准函数, 如数值函数 字符函数 日期时间函数和统计函数等 (3) 使用文本值作为准则 在 Access 中建立查询时, 经常会使用文本值作为查询

44 第 5 章查询的设计与应用 35 的准则 使用文本值作为查询的准则可以方便地限定查询的范围和查询的条件, 实现一些相对简单的查询 (4) 使用处理日期结果作为准则 在 Access 中建立查询时, 有时需要以计算或处理日期所得到的结果作为准则 使用处理日期结果作为准则可以方便地限定查询的时间范围 (5) 使用字段的部分值作为准则 在 Access 中建立查询时, 可能需要只使用字段中包含的部分值作为查询准则 使用字段的部分值作为准则可以方便地限定查询范围 (6) 使用空值或字符串作为准则 空值是使用 Null 或空白来表示字段的值 ; 空字符串是用双引号括起来的空字符串, 且双引号之间没有空格 在查询时常常需要使用空值或空字符串作为查询的准则, 来查看数据库表中的某些记录 需要注意的是 在准则中的字段名必须用方括号括起来 ; 数据类型应与对应字段定义的类型相符合, 否则会出现数据不匹配的错误 5.2 创建选择查询 创建不带条件的查询一般情况下, 建立查询的方法有两种 : 使用 查询向导 和 设计 视图 1. 使用 查询向导 使用 查询向导 建立查询操作比较简单, 用户可以在向导的指示下选择表和表中字段 2. 使用 设计 视图在 设计 视图 ( 显示数据库对象, 包括表 查询 窗体 宏和数据访问页的设计的窗口 ) 中, 使用向导或从头开始创建查询 创建带条件的查询在日常工作中, 用户的查询并非只是简单的查询, 往往带有一定的条件 例如, 查找 1992 年参加工作的男教师 这种查询需要通过 设计 视图来建立, 在 设计 视图的 准则 行输入查询条件, 这样 Access 在运行查询时, 就会从指定的表中筛选出符合条件的记录 由此可见, 使用条件查询可以很容易地获得所需要的数据 5.3 在查询中进行计算 总计查询 在建立查询时, 可能更关心的是记录的统计结果, 而不是表中的记录 例如, 某年参加工作的教师人数, 每名学生各科的学习成绩等 为了获取这些数据, 需要使用 Access

45 36 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 提供的总计查询功能 所谓总计查询就是在成组的记录中完成一定计算的查询 使用查询 设计 视图中的 总计 行, 可以对查询中全部记录或记录组计算一个或多个字段的统计值 在创建总计查询时要使用查询 设计网络 中的 总计 行上的总计项 总计项共有 12 个, 包括 7 个函数和 5 个其他总计项 (1)Sum: 求某字段的累加值 (2)Avg: 求某字段的平均值 (3)Max: 求某字段的最大值 (4)Min: 求某字段的最小值 (5)Count: 求某字段中非空值数 (6)StDev: 求某字段值的标准偏差 (7)Var: 求某字段值的方差 (8)Group By: 定义要执行计算的组 (9)First: 求在表或查询中第一条记录的字段值 (10)Last: 求在表或查询中最后一条记录的字段值 (11)Expression: 创建表达式中包含统计函数的计算字段 (12)Where: 指定不用于分组的字段准则 在选择统计函数时, 可以根据需要进行不同的选择 例如, 若要计算最高分, 选择 Max 函数 ; 若要计算平均分, 选择 Avg 函数 分组总计查询 在实际应用中, 用户可能不仅要统计某个字段中的所有值, 而且还需要把记录分组, 对每个组的值进行统计 在 设计 视图中, 将用于分组字段的 总计 行设置成 Group By, 就可以对记录进行分组统计了 添加计算字段 当需要统计的数据在表中没有相应的字段, 或者用于计算的数据值来源于多个字段时, 这时就应该在 设计网络 中添加一个计算字段 计算字段是根据一个或多个表中的一个或多个字段并使用表达式建立的新字段 1. 认识交叉表查询 5.4 创建交叉表查询 科学出版社职教技术出版中心 所谓交叉表查询, 就是将来源于某个表中的字段进行分组, 一组列在数据表的左侧, 一组列在数据表的上部, 然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值 在创建交叉表查询时, 用户需要指定三种字段 : 一是放在数据表最左端的行标题,

46 第 5 章查询的设计与应用 37 它把某一个字段或相关的数据放入指定的一行中 ; 二是放在数据表最上面的列标题, 它对每一列指定的字段或表进行统计, 并将统计结果放该列中 ; 三是放在数据表行与列交叉位置上的字段, 用户需要为该字段指定一个总计项 对于交叉表查询, 用户只能指定一个总计类型的字段 2. 创建交叉表查询创建交叉表查询有两种方法 : 交叉表查询向导 和查询 设计 视图 使用 交叉表查询向导 建立查询操作比较简单, 用户可以在向导的指示下选择表和表中字段 ; 在 设计 视图中, 可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计, 能够使用向导或从头开始创建交叉表查询 在启动查询之后, 希望中止查询的运行, 可以按 Ctrl+Break 组合键 ; 如果在查询设计网络中包含了某个字段, 但又单击了 交叉表 单元格中的 不显示 选项和 总计 单元格中的 Group By 选项, 则 Access 将按照 行标题 对该字段进行分组, 但在查询结果中不会显示此行 ; 列标题 字段的值可能包含通常不允许在字段名出现的字符, 例如小数, 如果遇到这种情况,Access 将在数据表中以下划线取代此字符 5.5 创建参数查询 如果用户希望根据某个或某些字段的不同的值来查找记录, 就需要使用 Access 提供的参数查询 参数查询利用对话框, 提示用户输入参数, 并检索符合所输入参数的记录或值 用户可以建立一个参数提示的单参数查询, 也可以建立多个参数提示的多参数查询 1. 单参数查询创建单参数查询, 就是在字段中制定一个参数, 在执行参数查询时, 用户输入一个参数值 2. 多参数查询用户不仅可以建立单个参数的查询, 如果需要也可以建立多个参数的查询 在执行多参数查询时, 用户依次输入多个参数值 5.6 创建操作查询 操作查询是指仅在一个操作中更改许多记录的查询 操作查询共有 4 种类型 : 生成表查询 删除查询 更新查询与追加查询 操作查询与选择查询 交叉表查询以及参数查询有所不同 选择查询 交叉表查询和参数查询只是根据要求从表中选择数据, 并不对表中数据进行修改 而操作查询除了从表中选择数据外还对表中的数据进行修改 由于运行操作查询时, 可能会对数据库中的表作大量的修改, 因此, 为了避免因误操作引起的不必要的改变,Access 在数据库窗

47 38 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 口中的每个操作查询图标之后显示一个感叹号, 以引起用户注意 1. 生成表查询 在 Access 中, 从表中访问数据要比从查询中访问数据快得多 如果经常要从几个 表中提取数据, 最好的方法是使用 Access 提供的生成表查询, 即从多个表中提取数据 组合起来生成一个新表永久保存 2. 删除查询 删除查询可以从单个表中删除记录, 也可以从多个相互关联的表中删除记录 删除 查询永久删除指定表中的记录, 并且删除的记录不能用 撤销 命令恢复 删除查询每次删除的是整个记录, 而不是指定字段中的数据 ; 如果只删除指定字段中的数据, 可以使用更新查询将该值改为空值 3. 更新查询 在建立和维护数据库的过程中, 常常需要对表中的记录进行更新和修改 如果用户通过 数据表 视图来更新表中的记录, 那么当更新的记录很多, 或当更新的记录符合一定条件时, 最简单有效的方法是利用 Access 提供的更新查询 Access 不仅可以更新一个字段的值, 而且可以更新多个字段的值 4. 追加查询 维护数据库时, 常常需要将某个表中符合一定条件的记录添加到另一个表上 Access 提供的追加查询能够很容易地实现一组记录的添加 不管是哪一种操作查询, 都可以在一个操作中更改许多记录, 并且在执行操作查询后, 不能撤销更改操作 5.7 创建 SQL 查询 SQL 查询是用户使用 SQL 语句直接创建的一种查询 SQL 查询分为联合查询 传递查询 数据定义查询和子查询等四种 1. 联合查询 联合查询是将来自一个或多个表或查询的字段组合为查询结构中的一个字段或列 2. 传递查询 科学出版社职教技术出版中心 传递查询是 SQL 特定查询之一 Access 传递查询是自己并不执行而传递给另一个数据库来执行的查询 传递查询可以直接将命令发送到 ODBC 数据库服务器中 使用传递查询时, 不必与服务器上的表进行链接, 就可以直接使用相应的表 应用传递查询的主要目的是减少网络负荷 一般创建传递查询时, 需要完成两项工作, 一是设置要连接

48 第 5 章查询的设计与应用 39 的数据库 ; 二是在 SQL 窗口中输入 SQL 语句 3. 数据定义查询数据定义查询与其他查询不同, 利用它可以直接创建 删除或更改表, 或者在当前数据库中创建索引 在数据定义查询中要输入 SQL 语句, 每个数据定义查询只能由一个数据定义语句组成 Access 能够支持的数据定义语句如下 : (1)CREATE TABLE 创建表 (2)ALTER TABLE 在已有表中添加新字段或约束 (3)DROP 从数据库中删除表, 或者从字段或字段组中删除索引 (4)CREATE INDEX 为字段或字段组创建索引 4. 子查询在对 Access 表中的字段进行查询时, 可以利用子查询的结果进行进一步的查询, 例如, 通过子查询作为查询准则来测试某些结果的存在性 ; 查找主查询中等于 小于或大于子查询返回值的值 但是不能将子查询作为单独的一个查询, 必须与其他查询相结合 子查询的 SELECT 语句不能定义联合查询或交叉表查询 5.8 操作已创建的查询 查询建立后, 根据实际需要, 可以在查询 设计 视图中编辑已经建立的查询 1. 运行已创建的查询创建查询时, 用户可以通过工具栏上的 运行 按钮看到查询结果 创建查询后, 如果想查看查询的结果, 在 数据库 窗口中, 单击 查询 对象, 选择要运行的查询, 然后单击 打开 按钮, 或者直接双击要运行的查询 2. 编辑查询中的字段编辑查询中的字段操作主要包括添加字段 删除字段 移动字段或更改字段名 3. 编辑查询中的数据源在已创建查询的 设计 视图窗口上半部分, 每个表或查询的 字段列表 中, 列出了可以添加到 设计网格 上的所有字段 但是, 如果在列出的所有字段中没有所要的字段, 就需要将该字段所属的表或查询添加到 设计 视图中 ; 如果在 设计 视图中列出的表或查询没有用, 可以将其删除 4. 调整查询的列宽在 设计网格 中, 有时因在某单元格中输入内容过多而影响查看 这时, 可以通过调整相应的列宽来解决这一问题

49 40 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 5. 排序查询的结果 在 设计网格 中, 有时因查询时没有对数据进行整理, 查询后得到的数据无规律, 影响查看 如果能够对查询的结果进行排序, 就可以方便用户的查看 5.9 经典题解 一 选择题 1. 将表 A 的记录复制到表 B 中, 且不删除表 B 中的记录, 可以使用的查询 是 A) 删除查询 B) 生成表查询 C) 追加查询 D) 交叉表查询 解析 : 删除查询用于删除表中同一类的一组记录 生成表查询是从多个表中提取数 据组合起来生成一个新表永久保存 追加查询是将某个表中符合一定条件的记录添加到 另一个表上 交叉表查询是将来源于某个表中的字段进行分组, 一组列在数据表的左侧, 一组列在数据表的上部, 然后在数据表行与列交叉处显示表中某个字段的各种计算值 故要将表 A 的记录复制到表 B 中, 且不删除表 B 中的记录, 可以使用追加查询 答案 :C 2. 在 Access 的数据库中建立了 tbook 表, 若查找 图书编号 是 和 的记录, 应在查询设计视图的准则行中输入 A) and B)not in ( , ) C)in ( , ) D)not( and ) 解析 : 在查询准则中, 特殊运算符 in 是用于指定一个字段值的列表 列表中的任意 一个值都可与查询的字段想匹配 本题的查询准则可以写成 in ( , ), 或者写成 or 答案 :C 3. 下面显示的是查询设计视图的设计网格部分, 从图 5.1 所示的内容中, 可以判断 出要创建的查询是 图 5.1 查询设计视图的设计网络 科学出版社职教技术出版中心 A) 删除查询 B) 追加查询 C) 生成表查询 D) 更新查询解析 : 选择追加查询以后, 设计网格 中会显示一个 追加到 行, 本题的图中有这一行. 故应该是追加查询 答案 :B

50 第 5 章查询的设计与应用 建立 temployee 表, 表结构如表 5.1 所示, 表内容如表 5.2 所示 若在 temployee 表中查找所有姓 王 的记录, 可以在查询设计视图的准则行中输入 A)Like 王 B)Like 王 * C)= 王 D)= 王 * 表 5.1 temployee 表结构 字段名称 字段类型 字段大小 雇员 ID 文本 10 姓名 文本 10 性别 文本 1 出生日期 日期 / 时间 职务 文本 14 简历 备注 联系电话 文本 8 表 5.2 temployee 表内容 雇员 ID 姓名 性别 出生日期 职务 简历 联系电话 1 王宁 女 经理 1984 年大学毕业, 曾是销售员 李清 男 职员 1986 年大学毕业, 现为销售员 王创 男 职员 1993 年专科毕业, 现为销售员 郑炎 女 职员 1999 年大学毕业, 现为销售员 魏小红 女 职员 1956 年专科毕业, 现为管理员 解析 : 用 * 表示该位置可匹配零或多个字符 temployee 表中查找所有姓 王 的记录, 对应 姓名 字段的正确准则表达式是 Like 王 * 答案 :B 5. 若以 4 题建立的 temployee 表为数据源, 图 5.2 显示的是查询设计视图, 从设计视图所示的内容中判断此查询将显示 图 5.2 查询设计视图 A) 出生日期字段值 B) 所有字段值 C) 除出生日期以外的所有字段值 D) 雇员 ID 字段值

51 42 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 解析 : 在查询字段中使用 *, 表示查询所有字段的值 答案 :B 6. 若以 4 题建立的 temployee 表为数据源, 计算每个职工的年龄 ( 取整 ), 并显示如图 5.3 所示的结果, 那么正确的设计是 A) 图 5.3 每个职工的年龄 B) C) 科学出版社职教技术出版中心

52 第 5 章查询的设计与应用 43 D) 解析 :Date 函数返回当前系统日期,Year 函数返回日期表达式年份的整数 选项 B 先计算 /, 算出的是一个小数, 用当前日期去减一个小数, 明显是错误的 ; 选项 C 先算出的是时间差, 其中包括月和日的时间差, 再除以 365, 获得的也是一个带小数的年数, 是错误的 ; 选项 D 中先得到出生年份, 再除以 365, 也是错误的 答案 :A 7. 现有一个已经建好的 按雇员姓名查询 窗体, 如图 5.4 所示 运行该窗体后, 在文本框中输入要查询雇员的姓名, 当按下 查询 按钮时, 运行一个是 按雇员姓名查询 的查询, 该查询显示出所查雇员的雇员 ID 姓名和职称等三段 若窗体中的文本框名称为 tname, 设计 按雇员姓名查询, 正确的设计视图是 A) 图 5.4 按雇员姓名查询

53 44 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 B) C) D) 解析 :Access 中窗体对象的引用格式为 :Forms! 窗体名称! 控件名称 [ 属性名称 ] 关键字 Forms 表示窗体对象集合, 感叹号! 分割开对象名称和文件名称, 属性名称 部分默认, 则为控件基本属性 科学出版社职教技术出版中心 答案 :C 8. 图 5.5 是使用查询设计器完成的查询, 与该查询等价的 SQL 语句是

54 第 5 章查询的设计与应用 45 图 5.5 使用查询设计器完成查询 A)select 学号, 数学 from sc where 数学 >(select avg( 数学 )from sc) B)select 学号 where 数学 >(select avg( 数学 )from sc) C)select 数学 avg( 数学 )from sc) D)select 数学 >(select avg( 数学 )from sc 解析 : 由题目中的图片可以得出, 查询条件的是 数学成绩大于数学平均分, 需要显示的字段是 学号 和 数学,SQL 语句中也应包含这些数据 答案 :A 9. 在图 5.6 中, 与查询设计器的筛选标签中所设置的筛选功能相同的表达式是 图 5.6 使用查询设计器完成查询 A) 成绩表. 综合成绩 >=80 AND 成绩表. 综合成绩 =<90 B) 成绩表. 综合成绩 >80 AND 成绩表. 综合成绩 <90 C)80<= 成绩表. 综合成绩 <=90 D)80< 成绩表. 综合成绩 <90

55 46 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 解析 : 由题目中的图片可以得出, 查询条件是 综合成绩在 80 和 90 之间 ( 包含 80 和 90) 选项 B 查询条件设置错误 ; 答案 C D 不符合 SQL 语法规则 答案 :A 10. 图 5.7 显示的是查询设计视图的 设计网格 部分 从所显示的内容中可以判断出该查询要查找的是 图 5.7 查询设计视图的 设计网格 A) 性别为 女 并且 1980 以前参加工作的记录 B) 性别为 女 并且 1980 以后参加工作的记录 C) 性别为 女 或者 1980 以前参加工作的记录 D) 性别为 女 或者 1980 以后参加工作的记录解析 : 在图中创建的查询中, 查询条件涉及了两个字段 性别 和 工作时间, 条件要求 性别 为女, 工作时间 <1980 年, 即 :1980 年以前参加工作的记录 答案 :A 11. 若要查询某字段的值为 JSJ 的记录, 在查询设计视图对应字段的准则中, 错误的表达式是 A)JSJ B) JSJ C) *JSJ D)Like JSJ 解析 : 在查询字段中使用 *, 表示查询所有字段的值 *JSJ* 表示查询某字段内容中间含的 JSJ 的值的记录 答案 :C 12. 已经建立了包含 姓名 性别 系别 职称 等字段的 temployee 表 若以此表为数据源创建查询, 计算各系不同性别的总人数和各类职称人数, 并显示如图 5.8 所示的结果 科学出版社职教技术出版中心 正确的设计是 图 5.8 交叉表查询

56 第 5 章查询的设计与应用 47 A) B) C)

57 48 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 D) 解析 : 这里需要注意一下图上标题栏 教师统计 : 交叉表查询 创建交叉表查询, 必须要指定一个或多个 行标题 选项, 一个 列标题 选取项和一个 值 选项 答案 :B 13. 在 Access 中已建立了 工资 表, 表中包括 职工号 所在单位 基本工资 和 应发工资 等字段, 如果要按单位统计应发工资总数, 那么在查询设计视图的 所在单位 的 总计 行和 应发工资 的 总计 行中分别选择的是 A)sum, group by B)count, group by C)group by,sum D)group by, count 解析 : 在 设计 视图中, 将 所在单位 的 总计 行设置成 group by, 将 应发工资 的 总计 行设置成 sum 就可以按单位统计应发工资总数了 其中的 group by 的作用是定义要执行计算的组 ;sum 的作用是返回字符表达式中值的总和, 而 count 的作用是返回表达式中值的个数, 即统计记录个数 答案 :C 14. 在创建交叉表查询时, 列标题字段的值显示在交叉表的位置是 A) 第一行 B) 第一列 C) 上面若干行 D) 左面若干列解析 : 在创建交叉表查询时, 用户需要指定三种字段 : 一是放在数据表最左端的行标题, 它把某一字段或相关的数据放入指定的一行中 ; 二是放在数据表最上面的列标题, 它对每一列指定的字段或表进行统计, 并将统计结果放入该列中 ; 三是放在数据表行与列交叉位置上的字段, 用户需要为该字段指定一个总计项 答案 :A 15. 在 Access 中已建立了 学生 表, 表中有 学号 姓名 性别 和 入学成绩 等字段 执行如下 SQL 命令 : Select 性别,avg( 入学成绩 )From 学生 Group by 性别其结果是 A) 计算并显示所有学生的性别和入学成绩的平均值 B) 按性别分组计算并显示性别和入学成绩的平均值 C) 计算并显示所有学生的入学成绩的平均值 科学出版社职教技术出版中心

58 第 5 章查询的设计与应用 49 D) 按性别分组计算并显示所有学生的入学成绩的平均值解析 : avg( 入学成绩 ) 的作用是求 入学成绩 的平均值 ;Select 是 SQL 的查询语句 ;Group By 的作用是定义要执行计算的组 所以本题 SQL 命令的作用是将学生表按性别分组, 计算并显示学生的性别和入学成绩的平均值 答案 :B 16. 在 Access 中, 查询的数据源可以是 A) 表 B) 查询 C) 表和查询 D) 表 查询和报表解析 : 在 Access 中, 查询是对数据库表中的数据进行查找, 同时产生一个类似于表的结果 因此查询的数据源可以是表和查询 答案 :C 17. 在一个 Access 的表中有字段 专业, 要查找包含 信息 两个字的记录, 正确的条件表达式是 A)=left([ 专业 ],2)= 信息 B)Like * 信息 * C)= 信息 * D)Mid([ 专业 ],1,2)= 信息 解析 : 在 Access 中建立查询时, 可能需要只使用字段中包含的部分值作为查询准则, 其格式为 Like *XXX* 答案 :B 18. 如果在查询的条件中使用了通配符方括号 [ ], 它的含义是 A) 通配任意长度的字符 B) 通配不在括号内的任意字符 C) 通配方括号内列出的任一单个字符 D) 错误的使用方法解析 : 在查询中, [ ] 的含义是通配方括号内的任一单个字符 答案 :C 19. 现有某查询设计视图如图 5.9 所示, 该查询要查找的是 图 5.9 某查询设计视图 A) 身高在 160 以上的女性和所有的男性 B) 身高在 160 以上的男性和所有的女性 C) 身高在 160 以上的所有人或男性 D) 身高在 160 以上的所有的人解析 : 由本题所示图可看出, 在性别字段中可以是女性也可以是男性, 但在身高字段中要求女性的身高必须大于 160, 而对男性没有任何要求, 所以本题所查找的应该是

59 50 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 身高在 160 以上的女性和所有的男性 答案 :A 二 填空题 1. 若要查找最近 20 天之内参加工作的职工记录, 查询准则为 解析 : 查询准则中, 特殊运算符 Between 用于指定一个字段值的范围, 指定的范围 之间用 And 连接 而 Date() 函数是用于返回当前系统日期 本题要求查询最近 20 天之 内的记录, 故查询准则应该为 :Between Date() And Date()-20 答案 :Between Date() And Date() 创建交叉表查询时, 必须对行标题和进行分组 (Group By) 操作 解析 : 所谓交叉表查询, 就是将来源于某个表中的字段进行分组, 一组列在数据表 的左侧, 一组列在数据表的上部, 然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值 也就是说, 创建交叉表查询时, 必须对行标题和列标题进行分组操作 答案 : 列标题 3. 结合型文本框可以从表 查询或中获得所需的内容 解析 : 文本框主要用来输入和编辑字段数据, 它是一种交互式控件 文本框分为 3 种类型 : 结合型 非结合型 计算型 结合型文木框能够从表 查询或 SQL 语言中获得所需要的内容 答案 :SQL 语言 4. 在 SQL 的 Select 命令中用短语对查询的结果进行排序 解析 : 在 SQL 的 Select 命令中,ORDER BY 短语用来对查询的结果进行排序 答案 :ORDER BY 一 选择题 5.10 同步自测 1. 以下关于查询的叙述正确的是 A) 只能根据数据库表创建查询 B) 只能根据已建查询来创建查询 C) 可以根据数据库表和已建查询来创建查询 D) 不能根据已建查询创建查询 2.Access 判断的查询类型有 A) 选择查询 交叉表查询 参数查询 SQL 查询和操作查询 B) 基本查询 选择查询 参数查询 SQL 查询和操作查询 C) 多表查询 单表查询 交叉表查询 参数查询和操作查询 D) 选择查询 统计查询 参数查询 SQL 查询和操作查询 3. 以下不属于操作查询的是 科学出版社职教技术出版中心

60 第 5 章查询的设计与应用 51 A) 交叉表查询 B) 更新查询 C) 删除查询 D) 生成表查询 4. 在查询设计视图中 A) 只能添加数据库表 B) 可以添加数据库表, 也可以添加查询 C) 只能添加查询 D) 以上说法都不对 5. 假设某数据库表中有一个姓名字段, 查找姓李的记录的准则是 A)Not 李 * B)Like 李 C)Left([ 姓名 ],1)= 李 D) 李 二 填空题 1. 创建分组统计查询时, 总计项应该选择 (1) 2. 根据对数据源的操作方式和结果的不同, 查询可以分为 5 类 : (2) 交 叉表查询 (3) 操作查询和 SQL 查询 3. 查询 设计视图窗口分为上下两部分, 上半部分为 (4), 下半部分为 设计网格 4. 书写查询准则时, 日期值应该用 (5) 括起来 5.SQL 查询就是用户使用 SQL 语句来创建的一种查询 SQL 查询主要包括 (6) 传递查询 (7) 和子查询 4 种 5.11 同步自测答案 一 选择题 1.C 2.A 3.A 4.B 5.C 二 填空题 (1)Group By (2) 选择查询 (3) 参数查询 (4) 字段列表 (5) 半角的井号 # (6) 联合查询 (7) 数据定义查询

61 第 6 章窗体的设计与应用 6.1 认识窗体 窗体的概念和作用 窗体是 Access 数据库中的一种对象, 通过窗体用户可以方便地输入数据 编辑数 据 显示和查询表中的数据 利用窗体可以将整个应用程序组织起来, 形成一个完整的应用系统 但任何形式的窗体都是建立在表或查询基础上的 窗体有多种形式, 不同的窗体能够完成不同的功能 窗体中的信息主要有两类 (1) 设计者在设计窗体时附加的一些提示信息 例如, 一些说明性的文字或一些图形元素, 如线条 矩形框等, 使得窗体比较美观, 这些信息对数据库表中的每一条记录都是相同的, 不随记录而变化 (2) 所处理的表或查询的记录 这些信息往往与所处理的记录密切相关, 当记录变化时, 这些信息也随之变化 利用控件可在窗体的信息和窗体数据来源之间建立链接 窗体的主要作用是接收用户输入的数据或命令, 编辑 显示数据库中的数据, 构造方便 美观的输入输出界面 窗体的组成和结构 窗体由多个部分组成, 每个部分称为一个 节 大部分窗体只有主体节, 如果需要也可以在窗体中包含窗体页眉 页面页眉 页面页脚及窗体页脚等部分 窗体页眉位于窗体顶部位置, 一般用于设置窗体的标题 窗体使用说明或打开相关窗体及执行其他任务的命令按钮等 窗体页脚位于窗体底部, 一般用于显示对所有记录都要显示的内容 使用命令的操作说明等信息 也可以设置命令按钮, 以便执行必要的控制 页面页眉一般用来设置窗体在打印时的页头信息 页面页脚一般用来设置窗体在打印时的页脚信息 主体节通常用来显示记录数据, 可以在屏幕或页面上只显示一条记录, 也可以显示多条记录 另外窗体中还包含标签 文本框 复选框 列表框 组合框 选项组 命令按钮 图像等图形化的对象, 这些对象被称为控件, 在窗体中起不同的作用 窗体的类型 科学出版社职教技术出版中心 Access 提供了 7 种类型的窗体, 分别如下 (1) 纵栏式窗体 纵栏式窗体将窗体中的一个显示记录按列分隔, 每列的左边显示字段名, 右边显示字段内容 在纵栏式窗体中, 可以随意地安排字段, 可以使用 Windows 的多种控制操作, 还可以设置直线 方框 颜色 特殊效果等 通过建立和使用纵栏式窗体, 可以美化操作界面, 提高操作效率 (2) 表格式窗体 通常, 一个窗体在同一时刻只显示一条记录 如果一条记录的内

62 第 6 章窗体的设计与应用 53 容比较少, 单独占有一个窗体的空间, 就显得很浪费 这时可以建立一种表格式窗体, 即在一个窗体中显示多条记录的内容 (3) 数据表窗体 数据表窗体从外观上看与数据表和查询显示数据界面相同 数据表窗体的主要作用是作为一个窗体的子窗体 (4) 主 / 子窗体 窗体中的窗体称为子窗体, 包含子窗体的基本窗体称为主窗体 主窗体和子窗体通常用于显示多个表或查询中的数据, 这些表或查询中的数据具有一对多关系 在这种窗体中, 主窗体和子窗体彼此链接, 主窗体显示某一条记录的信息, 子窗体就会显示与主窗体当前记录相关的记录信息 主窗体只能显示为纵栏式的窗体, 子窗体可以显示为数据表窗体, 也可以显示为表格式窗体 当在主窗体中输入数据或添加记录时,Access 会自动保存每一条记录到子窗体对应的表中 在子窗体中, 可创建二级子窗体, 即在主窗体内可以包含子窗体, 子窗体内又可以含有子窗体 (5) 图表窗体 图表窗体是利用 Microsoft Graph 以图表方式显示用户的数据 可以单独使用图表窗体, 也可以在子窗体中使用图表窗体来增加窗体的功能 图表窗体的数据源可以是数据表, 也可以是查询 (6) 数据透视表窗体 数据透视表窗体是 Access 为了以指定的数据表或查询为数据源产生一个 Excel 分析表而建立的一种窗体形式 数据透视表窗体允许用户对表格内的数据进行操作 ; 用户也可以改变透视表的布局, 以满足不同的数据分析方式和要求 数据透视表窗体对数据进行的处理是 Access 其他工具无法完成的 (7) 数据透视图窗体 数据透视图窗体用于显示数据表和窗体中数据的图形分析窗体 数据透视图窗体运行通过拖动字段和项, 或通过显示或隐藏字段下拉列表中的项, 查看不同级别的详细信息或指定布局 窗体的视图表和查询有两种视图 : 数据表 视图和 设计 视图, 而窗体有 3 种视图, 即 设计 视图 窗体 视图和 数据表 视图 窗体的 设计 视图是用于创建窗体或修改窗体的窗口 ; 窗体的 窗体 视图是显示记录数据的窗口, 主要用于添加或修改表中的数据 ; 窗体 数据表 视图是以行列格式显示表 查询或窗体数据的窗口 在 数据表 视图中可以编辑 添加 修改 查找或删除数据 创建窗体的工作是在 设计 视图中进行的 在 设计 视图中可以更改窗体的设计, 例如, 添加 修改 删除或移动控件等 在 设计 视图中创建了窗体之后, 就可以在 窗体 视图中或 数据表 中进行查看 6.2 创建窗体 使用 自动创建窗体 如果使用 自动创建窗体 创建一个显示选定表或查询中所有字段及记录的窗体, 在建成后的窗体中, 每一个字段都显示在一个独立的行上, 并且左边带有一个标签 自动创建窗体 : 纵栏表 自动创建窗体 : 表格 自动创建窗体 : 数据表 的创建过程完全相同

63 54 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 使用 窗体向导 使用 自动创建窗体 虽然可以快速地创建窗体, 但所建窗体只适用于简单的单列 窗体, 窗体的布局也已确定, 如果要加入用户对各个字段的选择, 可以使用 窗体向导 来创建窗体 1. 创建基于一个表的窗体 使用 窗体向导 创建的窗体, 其数据源可以来自于一个表或查询, 也可以来自于多个表或查询 2. 创建多个基于表的主 / 子窗体 创建基于多个表的主 / 子窗体最简单的方法是使用 窗体向导 在创建窗体之前, 要确定作为主窗体的数据源与作为子窗体的数据源之间存在着 一对多 的关系 在 Access 中, 创建主 / 子窗体的方法有两种 : 一是同时创建主窗体与子窗体 ; 二是将一个已有的窗体作为子窗体添加到另一个已有的窗体中 对于子窗体, 可以创建固定显示在主窗体之中的样式, 也可以创建弹出式子窗体 使用 数据透视表向导 数据透视表是一种交互式的表, 它可以实现用户选定的计算, 所进行的计算与数据在数据透视表中的排列有关 例如, 数据透视表可以水平或者垂直显示字段值, 然后计算每一行或列的合计 数据透视表可以将字段值作为行标题或列标题在每个行列交叉处计算出各自的数值, 然后计算小计和总计 例如, 计算各系不同职称的人数 可以将 职称 作为列标题放在数据透视表的顶端, 将 系别 作为行标题放在数据透视表的左列, 将计算出来的相应职工人数放在行列交叉处 一般情况下可以使用 数据透视表向导 创建数据透视表窗体 窗体中的控件 6.3 自定义窗体 科学出版社职教技术出版中心 控件是窗体上用于显示数据 执行操作 装饰窗体的对象 在窗体中添加的每一个对象都是控件 Access 包含的控件有文本框 标签 选项组 复选框 切换按钮 组合框 列表框 命令按钮 图像控件 绑定对象框 未能绑定对象框 子窗体 / 子报表 分页符 线条 矩形以及 ActiveX 自定义控件, 它们可以通过窗体 设计 视图中的工具箱访问 控件的类型可以分为结合型 非结合型与计算型 结合型控件主要用于显示 输入 更新数据库中的字段 ; 非结合型控件没有数据来源, 可以用来显示信息 线条 矩形或图像 ; 计算型控件用表达式作为数据源, 表达式可以利用窗体或报表所引用的表或查询字段中的数据, 也可以是窗体或报表上的其他控件中的数据 (1) 标签控件 标签主要用来在窗体或报表上显示说明性文字 标签不显示字段或表达式的数值, 它没有数据来源 当从一条记录移到另一条记录时, 标签的值不会改变

64 第 6 章窗体的设计与应用 55 可以将标签附加到其他控件上, 也可以创建独立的标签, 但独立创建的标签在 数据表 视图中并不显示 使用标签工具创建的标签就是单独的标签 (2) 文本框控件 文本框主要用来输入或编辑字段数据, 它是一种交互式控件 文本框分为三种类型 : 结合型 非结合型与计算型 结合型文本框能够从表 查询或 SQL 语言中获得所需要的内容 ; 非结合型文本框并没有连接到某一字段, 一般用来显示提示信息或接收用户输入数据等 ; 在计算型文本框中, 可以显示表达式的结果 当表达式发生变化时, 数值就会被重新计算 (3) 复选框 切换按钮 选项按钮控件 复选框 切换按钮和选项按钮是作为单独的控件来显示表或查询中的 是 或 否 的值 当选中复选框或选项按钮时, 设置为 是, 如果不选则为 否 对于切换按钮, 如果按下切换按钮, 其值为 是, 否则其值为 否 (4) 选项组控件 选项组是由一个组框及一组复选框 选项按钮或切换按钮组成 选项组使用户选择某一组确定的值变得十分得容易 因为, 只要单击选项组中所需要的值就可以为字段选定数据值 在选项组中每次只能选择一个选项 如果选项组结合到某个字段, 则只有组框架本身结合到此字段, 而不是组框架内的复选框 选项按钮或切换按钮 选项组可以设置为表达式或非结合选项组, 也可以在自定义对话框中使用非结合选项组来接受用户的输入, 然后根据输入的内容来执行相应的操作 (5) 列表框与组合框控件 如果在窗体上输入的数据总是取自某一个表或查询中记录的数据, 或者取自某固定内容的数据, 可以使用组合框或列表框控件来完成 这样既可以保证输入数据的正确, 也可以提高数据的输入速度 窗体中的列表框可以包含一列或几列数据, 用户只能从列表中选择值, 而不能输入新值 组合框的列表是由多行数据组成, 但平时只显示一行, 需要选择其他数据时, 可以单击右侧的向下箭头按钮 使用组合框, 既可以进行选择, 也可以输入文本, 这也是组合框和列表框的区别, 从这点上可以看出组合框的应用比列表框要广泛一些 (6) 命令按钮 在窗体中可以使用命令按钮来执行某项操作 使用 Access 提供的 命令按钮向导 可以创建 30 多种不同类型的命令按钮 (7) 选项卡与图像控件 当窗体中的内容较多无法在一页全部显示时, 可以使用选项卡来进行分页, 用户可以单击选项卡上的标签, 就可以进行页面的切换 控件的使用在窗体 设计 视图中, 用户可以直接将一个或多个字段拖到主体节区域中,Access 可以自己为该字段结合适当的控件或结合用户指定的控件 结合适当控件的操作方法是 : 单击窗体设计工具栏上的 字段列表 按钮,Access 显示窗体数据源的字段列表, 然后从字段列表中拖动某一个字段到主体区域中 创建控件的方式取决于要创建的是结合控件 非结合控件还是计算控件 窗体和控件的属性在 Access 中, 属性用于决定表 查询 字段 窗体及报表的特性 窗体中的每一个控件都具有各自的属性, 窗体本身也有相应的属性 属性决定了窗体的结构和外观,

65 56 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 包括它所包含的文本或数据的特性 使用属性表可以设置属性 在选定窗体 节或控件后, 单击工具栏上的 属性 按钮, 可以打开属性表 在属性表中, 单击要设置的属性, 在属性框中输入一个设置值或表达式可以设置该属性 如果属性框中有箭头, 也可以单击该箭头, 并从列表中选择一个值 如果属性框的旁边显示 生成器 按钮, 单击该按钮以显示一个生成器或显示一个可用于选择生成器的对话框, 通过该生成器可以设置其属性 在表达式生成器中共有 4 个区域, 最上面的是表达式区域, 用以存放当前表达式的编辑结果 涉及窗体和控件外观 结构的属性有很多, 它们分别放在了属性表中的格式 数据或其他属性组中 如果需要使用某属性组中的属性, 可以单击属性表中相应的选项卡 (1) 常用的格式属性 格式属性主要是针对控件的外观或窗体的显示格式而设置的 控件的格式属性包括标题 字体名称 字体大小 字体粗细 前景颜色 背景颜色 特殊效果等 窗体的格式属性包括默认视图 滚动条 记录选定器 浏览按钮 分隔线 自动居中 控制框 最大最小化按钮 关闭按钮 边框样式等 (2) 常用的数据属性 数据属性决定了一个控件或窗体中的数据来自何处, 以及操作数据的规则, 当然这些数据是绑定在控件上的数据 控件的数据属性包括控件来源 输入掩码 有效性规则 有效性文本 默认值 是否有效 是否锁定等 ; 窗体的数据属性包括记录源 排序依据 允许编辑 数据入口等 控件的 控件来源 属性告诉系统如何检索或保存在窗体中要显示的数据 输入掩码 属性用于设定控件的输入格式, 仅对文本型或日期型有效 默认值 属性用于设定一个计算型控件或非结合型控件的初始值, 可以使用表达式生成器向导来确定默认值 有效性规则 属性用于设定在控件中输入数据的合法性检查表达式, 可以使用表达式生成器向导来建立合法性检查表达式 是否锁定 属性用于指定该控件是否允许在 窗体 运行视图中接收编辑控件中显示数据的操作 是否有效 属性用于决定鼠标是否能够单击该控件 窗体的 记录源 属性一般是本数据库中的一个数据表对象名或查询对象名, 它指明了该窗体的数据源 窗体的 排序依据 属性值是一个字符串表达式, 由字段名或字段名表达式组成, 指定排序的规则 允许编辑 允许添加 允许删除 属性值需在 是 或 否 两个选项中选取, 它决定了窗体运行时是否允许对数据进行编辑修改 添加或删除等操作 数据入口 属性值需在 是 或 否 中两个选项选取, 如果选择 是, 则在窗体打开时, 只显示一个空记录, 否则显示已有记录 科学出版社职教技术出版中心 (3) 常用的其他属性 其他属性表示了控件的附加特征 控件的其他属性包括名称 状态栏文字 自动 Tab 键 控件提示文本等 窗体的其他属性包括独占方式 弹出方式 循环等 窗体中的每一个对象都有一个名称, 这个名称是由 名称 属性来定义的, 控件的名称必须是唯一的 如果在组合框和文本框的控件中使用自动校正, 自动校正 属性将

66 第 6 章窗体的设计与应用 57 会更正控件中的拼写错误 控件提示文本 属性可以使使用窗体的用户在将鼠标放在一个对象上后就会显示提示文本 窗体的 独占方式 属性如果被设置为 是, 则可以保证在 Access 窗口中仅有该窗体处于打开状态, 即该窗体打开后, 将无法打开其他窗体或 Access 的其他对象 窗体的 循环 属性值可以选择 所有记录 当前记录 和 当前页, 表示当移动控制点时按照何种规律移动 所有记录 表示从某条记录的最后一个字段移到下一条记录 当前记录 表示从某条记录的最后一个字段移到该记录的第一个字段 当前页 表示从某条记录的最后一个字段移到当前页中的第一条记录 窗体和控件的事件 在 Access 中, 不同的对象可触发不同的事件 但总体来说,Access 中的事件主要有键盘事件 鼠标事件 对象事件 窗口事件和操作事件等 (1) 键盘事件 键盘事件是操作键盘所引发的事件 键盘事件主要有 键按下 键释放 和 击键 等 键按下 是在控件或窗体具有焦点时, 在键盘上按任何键所发生的事件 键释放 是在控件或窗体具有焦点时, 释放一个按下的键所发生的事件 击键 是在控件或窗体具有焦点时, 当按下并释放一个键或键组合时发生的事件 (2) 鼠标事件 鼠标事件即操作鼠标所引发的事件 鼠标事件应用较广, 特别是 单击 事件 单击 事件表示当鼠标在该控件上单击时发生的事件 双击 事件表示当鼠标在该控件上双击左键时发生的事件 ; 对于窗体来说, 此事件在双击空白区域或窗体上的记录选定器时发生 鼠标按下 事件表示当鼠标在该控件上按下左键时发生的事件 鼠标移动 事件表示当鼠标在窗体 窗体选择内容或控件上来回移动时发生的事件 鼠标释放 事件表示当鼠标指针位于窗体或控件上时, 释放一个按下的鼠标键时发生的事件 (3) 对象事件 常用的对象事件有 获得焦点 失去焦点 更新前 更新后 和 更改 等 获得焦点 事件是当窗体或控件接收焦点时发生的事件 失去焦点 事件是当窗体或控件失去焦点时发生的事件 当 获得焦点 事件或 失去焦点 事件发生后, 窗体只能在窗体上的所有可见控件都失效或窗体上没有控件时, 才能重新获得焦点 更新前 事件是在控件或记录用更改了的数据更新前发生的事件 此事件也可能在控件或记录失去焦点, 或单击 记录 菜单中的 保存记录 命令时发生 ; 此事件还可能在新记录或已存在记录上发生 更新后 事件是在控件或记录用更改过的数据更新之后发生的事件 ; 此事件也可在控件或记录失去焦点时, 或单击 记录 菜单中的 保存记录 命令时发生 ; 此事件还可能在新记录或已有的记录上发生 更改 事件是在当文本框或组合框的部分内容更改时发生的事件 (4) 窗口事件 窗口事件是指操作窗口时所引发的事件 常用的窗口事件有 打开 关闭 和 加载 等

67 58 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 打开 事件是在窗体打开, 但第一条记录显示之前发生的事件 关闭 事件是在关闭窗体, 并从屏幕上移除窗体时发生的事件 加载 事件是在打开窗体, 并且显示了它的记录时发生的事件, 此事件发生在 打开 事件之后 (5) 操作事件 操作事件是指与操作数据有关的事件 常用的操作事件有 删除 插入前 插入后 成为当前 不在列表中 确认删除前 和 确认删除后 等 删除 事件是当删除一条记录时, 但在确认删除和实际执行删除之前发生的事件 插入前 事件是在新记录中键入第一个字符, 但还未将记录添加到数据库之前发生的事件 插入后 事件是在一条新记录添加到数据库中之后发生的事件 成为当前 事件是当焦点移动到一条记录, 使它成为当前记录, 或当重新查询窗体的数据源时发生的事件 不在列表中 事件是当输入一个不在组合框列表中的值时发生的事件 确认删除前 事件是在删除一条或多条记录后, 但在 Access 显示一个对话框提示确认或取消删除之前发生的事件, 此事件在 删除 事件之后发生 确认删除后 事件是在确认删除记录并且实际上记录已经删除, 或在取消删除后发生的事件 1. 使用自动套用格式 6.4 美化窗体 在使用向导创建窗体时, 用户可以从系统提供的固定样式中选择窗体的格式 这些样式就是窗体的自动套用格式 2. 设置窗体的 格式 属性 除了可以利用自动套用格式对窗体进行美化外, 还可以根据需要对窗体的格式 窗体的显示元素等进行美化和设置 3. 添加当前日期和时间 用户可以在窗体中添加当前日期和时间, 如果当前窗体中含有页眉, 则将当前日期和时间插入到窗体页眉中, 否则插入到主体节中 如果要删除日期和时间, 可以先选中它们, 然后再按 Del 键或 Delete 键 4. 对齐窗体中的控件 科学出版社职教技术出版中心 创建控件时, 常用拖曳的方式进行设置, 因此控件所处的位置很容易与其他控件的位置不协调, 为了窗体中的控件更加整齐 美观, 应当将控件的位置对齐

68 第 6 章窗体的设计与应用 经典题解 一 选择题 1. 下列不属于 Access 窗体的视图是 A) 设计视图 B) 窗体视图 C) 版面视图 D) 数据表视图解析 : 窗体有 3 种视图, 分别为设计视图 窗体视图和数据表视图 答案 :C 2. 假定已设计好了一个窗体, 在窗体视图中显示此窗体如图 6.1 所示 图 6.1 窗体视图 在设计视图中设置此窗体的 格式 属性, 正确的设置是 A) B) C) D)

69 60 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 解析 : 由题目图片可知, 窗体的记录选定器应该为 否, 浏览按钮为 否, 分隔 线为 否, 控制框为 否, 最大最小化按钮为 无, 关闭按钮为 否 答案 :C 3. 假设已在 Access 中建立了包含 书名 单价 和 数量 等三个字段的 tofg 表, 以该表为数据源创建的窗体中, 有一个计算订购总金额的文本框, 其控件来源为 A)[ 单价 ]*[ 数量 ] B)=[ 单价 ]*[ 数量 ] C)[ 图书订单表 ]![ 单价 ]*[ 图书订单表 ]! [ 数量 ] D)=[ 图书订单表 ]![ 单价 ]*[ 图书订单表 ]! [ 数量 ] 解析 : 计算控件的控件源必须是以 = 开头的一个计算表达式, 表达式中的字段名前不用加表名, 并且以 [] 括起来 答案 :B 4. 确定一个控件在窗体或报表上的位置的属性是 A)Width 或 Height B)Width 和 Height C)Top 或 Left D)Top 和 Left 解析 :Width 表示控件的宽度,Height 表示控件的高度,Top 表示控件的顶部与它所在容器顶部的距离,Left 表示控件的左边与它所在容器左边的距离 可以通过 Top 属性和 Left 属性来确定一个控件的位置 答案 :D 5~8 题中使用图 6.2, 窗体的名称为 fmtest, 窗体中有一个标签和一个命令按钮, 名称分别为 Label1 和 bchange 图 6.2 fmtest 窗体 科学出版社职教技术出版中心 5. 在 窗体视图 显示该窗体时, 要求在单击命令按钮后标签上显示的文字颜色变为红色, 以下能实现该操作的语句是 A)label1.ForeColor = 255 B)bChange.ForeColor = 255 C)label1.ForeColor = "255" D)bChange.ForeColor = "255" 解析 : 前景颜色 (ForeColor ) 和 背景颜色 (BackColor) 属性值分别表示显示控件的底色和控件中文字的颜色 答案 :A 6. 若将窗体的标题设置为 改变文字显示颜色, 应使用的语句是 A)Me =" 改变文字显示颜色 " B)Me.Caption=" 改变文字显示颜色 " C)Me.text=" 改变文字显示颜色 " D)Me.Name=" 改变文字显示颜色 "

70 第 6 章窗体的设计与应用 61 解析 : 窗体中, 使用 Me.Caption 属性设置窗体的标题 答案 :B 7. 在 窗体视图 中显示窗体时, 窗体中没有记录选定器, 应将窗体的 记录选定器 属性值设置为 A) 是 B) 否 C) 有 D) 无解析 : 在窗体属性中, 要使窗体中没有记录选定器, 必须把 记录选定器 的属性值设置为否 答案 :B 8. 为窗口中的命令按钮设置单击鼠标时发生的动作, 应选择设置其属性对话框的 A) 格式选项卡 B) 事件选项卡 C) 方法选项卡 D) 数据选项卡解析 :Access 中的事件主要有键盘事件 鼠标事件 对象事件 窗口事件和操作事件等, 所以为窗体中的命令按钮设置鼠标时发生的动作, 应选择属性对话框的事件选项卡 答案 :B 9. 如果加载一个窗体, 先被触发的事件是 A)Load 事件 B)Open 事件 C)Click 事件 D)DblClick 事件解析 :Access 加载窗体是运行指定的宏或用户定义的事件过程, 然后显示窗体的记录 可以使用 Load 事件过程设置窗体或控件中的值也可以设置窗体或控件的属性,Load 事件发生在 Open 事件后及 Resize 事件前,Load 事件不能被取消 Click 事件发生在窗体单击时,DblClick 事件发生在窗体双击时 答案 :B 10.Access 数据库中, 用于输入或编辑字段数据的交互控件是 A) 文本框控件 B) 标签控件 C) 复选框控件 D) 组合框控件解析 : 文本框主要用来输入或编辑字段数据, 是一种交互式控件 ; 标签主要用来在窗体或报表上显示说明文本 ; 复选框是作为单独的控件来显示表或查询中的 是 或 否 的值 ; 组合框即可以进行选择, 也可以输入文本, 如果在窗体上输入的数据总是取自某一个表或查询中记录的数据, 或者取自某固定内容的数据, 可以使用组合框来完成 答案 :A 11. 窗口事件是指操作窗口时所引发的事件 下列事件中, 不属于窗口事件的是 A) 打开 B) 关闭 C) 加载 D) 取消解析 : 窗口事件是指操作窗口时所引发的事件, 常用的窗口事件有 打开 关闭 和 加载 等 答案 :D 12.Access 数据库中, 若要求在窗体上设置输入的数据是取自某一个表或查询中记录的数据, 或者取自某固定内容的数据, 可以使用的控件是

71 62 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 A) 选项组控件 B) 列表框或组合框控件 C) 文本框控件 D) 复选框 切换按钮 选项按钮控件 解析 : 组合框既可以进行选择, 也可以输入文本, 其在窗体上输入的数据总是取自 某一个表或者查询中记录的数据, 或者取自某固定内容的数据 ; 列表框除不能输入文本外, 其他数据来源与组合框一致 而文本框主要用来输入或编辑字段数据, 是一种交互式控件 ; 复选框是作为单独的控件来显示表或查询中的 是 或 否 的值 答案 :B 二 填空题 1. 在设计窗体时使用标签控件创建的是单独标签, 它在窗体的视图中不能显示 解析 : 标签主要用来在窗体或报表上显示说明性文本 可以将标签附加到其他控件上, 也可以创建独立的标签 ( 也称单独的标签 ), 但独立创建的标签在 数据表 视图中并不显示 答案 : 数据表 2.Access 数据库中, 如果在窗体上输入的数据总是取自表或查询中的字段数据, 或者取自某固定内容的数据, 可以使用 控件来完成 解析 : 如果在窗体上输入的数据总是取自某一个表或查询中记录的数据, 或者取自某固定内容的数据, 可以使用组合框或列表框来完成 列表框可以含一列或几列数据, 用户只能从列表中选择值, 而不能输入值 组合框的列表是由多行数据组成, 但平时只显示一行, 需要选择其他数据时, 可以单击右侧的向下箭头按钮, 使用组合框即可以进行选择, 也可以输入文本, 这也是组合框和列表框的区别 答案 : 组合框或列表框 3. 窗体由多个部分组成, 每个部分称为一个 解析 : 窗体由多个部分组成, 每一个部分称为一个 节 答案 : 节 一 选择题 6.6 同步自测 科学出版社职教技术出版中心 1. 下面关于列表框和组合框的叙述正确的是 A) 列表框和组合框可以包含一列或几列数据 B) 可以在列表框中输入新值而组合框不能 C) 可以在组合框中输入新值而列表框不能 D) 在列表框和组合框中均可以输入新值 2. 为窗体上的控件设置 Tab 键顺序, 应选择属性表中的 A) 格式选项卡 B) 数据选项卡 C) 事件选项卡 D) 其他选项卡

72 第 6 章窗体的设计与应用 下列有关选项组叙述正确的是 A) 如果选项组结合到某个字段, 实际上是组框架内的复选框 \ 选项按钮或切换按钮 结合到该字段上的 B) 选项组中的复选框可选可不选 C) 使用选项组只要单击选项组中所需要的值, 就可以为字段选定数据值 D) 以上说法都不对 4. 特殊效果 属性值用于设定控件的显示效果, 下列不属于 特殊效果 属性值 的是 A) 平面 B) 凸起 C) 蚀刻 D) 透明 5. 窗口事件是指操作窗口时所引起的事件, 下列不属于窗口事件的是 A) 打开 B) 关闭 C) 加载 D) 取消 二 填空题 1. 窗体中数据来源主要包括表和 (1) 2. 窗体由多个部分组成, 每个部分称为一个 (2) 3. 纵栏式窗体将窗体中的一个显示记录按列分隔, 每列的左边显示 (3) 右 边显示 (4) 4. 在显示具有 (5) 关系的表或查询中的数据时, 子窗体特别有效 5. 组合框和列表框的主要区别是是否可以在框中 (6) 6.7 同步自测答案 一 选择题 1.C 2.D 3.C 4.D 5.D 二 填空题 (1) 查询 (2) 节 (3) 字段名 (4) 字段内容 (5) 一对多 (6) 输入数据值

73 第 7 章报表的设计与应用 7.1 报表的定义与组成 报表的定义与组成 1. 报表的定义 报表是 Access 数据库的对象之一, 它根据指定规则打印输出格式化的数据信息 例如, 学校的学生信息表 教师信息表等 报表包括以下功能 : 可以呈现格式化的数据 ; 可以分组组织数据进行汇总 ; 可以包含子报表及图表数据 ; 可以打印输出标签 发票 订单和信封等多种样式报表 ; 可以进行计数 求平均 求和等统计计算 ; 可以嵌入图像或图片来丰富数据显示 2. 报表的视图 Access 的报表操作提供了 3 种视图 : 设计 视图 打印预览 视图和 版面预览 视图 设计 视图用于创建和编辑报表的结构 ; 打印预览 视图用于查看报表的页面数据输出形态 ; 版面预览 视图用于查看报表的版面设置 3 个视图的切换可以通过 报表设计 工具栏中 视图 工具按钮位置的 3 个选项 : 设计 视图 打印预览 视图和 版面预览 视图来进行选择 3. 报表的组成 打开一个报表 设计 视图, 可以看出报表的结构有如下几部分区域组成 (1) 报表页眉 在报表的开始处, 用来显示报表的标题 图形或说明性文字, 每份报表只有一个报表页眉 (2) 页面页眉 用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称, 报表的每一页有一个页面页眉 (3) 主体 用于打印表或查询中的记录数据, 是报表显示数据的主要区域 (4) 页面页脚 打印在每页的底部, 用来显示本页的汇总说明, 报表的每一页有一个页面页脚 (5) 用来显示整份报表的汇总说明 在所有记录都被处理后, 只打印在报表结束处 报表设计区 科学出版社职教技术出版中心 设计报表时, 可以将各种类型的文本和字段控件放在报表 设计 窗体中的各个区域内, 数据处理一次一条记录 而且可以根据分组字段的值 页的位置或在报表中的位置, 使一些操作作用在一些区段 在报表的 设计 视图中, 区段被表示成带状形式,

74 第 7 章报表的设计与应用 65 称为 节 报表中的信息可以安排在多个字节中, 每个节在页面上和报表中具有特定的目的并按照预期顺序输出打印 (1) 报表页眉节 报表页眉中的任何内容都只能在报表的开始处, 即报表的第一页打印一次 在报表页眉中, 一般是以大字体将该份报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中 可以在报表中设置控件格式属性以突出显示标题文字, 还可以设置颜色或阴影等特殊效果 ; 可以在单独的报表页中输入任何内容 一般来说, 报表页眉主要用在封面 (2) 页面页眉节 页面页眉中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端 通常, 它是用来显示数据的列标题 可以给每个控件文本标题加上特殊的效果, 如颜色 字体种类和字体大小等 一般来说, 把报表的标题放在报表页眉中, 该标题打印时仅在第一页的开始位置出现 如果标题移动到页面页眉中, 则该标题在每一页上都显示 (3) 组页眉节 根据需要, 在报表设计 5 个基本节区域的基础上, 还可以使用 排序与分组 属性来设置 组眉 / 组页脚 区域, 以实现报表的分组输出和分组统计 组页眉节内主要安排文本框或其他类控件显示分组字段等数据信息 可以建立多层次的组页眉及组页脚, 但不可分出太多的层 ( 一般不超过 3~6 层 ) (4) 主体节 主体节用来处理每条记录, 其字段数据均须通过文本框或其他控件 ( 主要是复选框和绑定对象框 ) 绑定显示 可以包含计算的字段数据 根据主体节内字段数据的显示位置, 报表又划分为多种类型 (5) 组页脚节 组页脚节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据 在实际操作中, 组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用 可以从 视图 菜单中选择 排序与分组 选项 (6) 页面页脚节 一般包含页码或控制项的合计内容, 数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中 (7) 报表页脚节 该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面 通过在报表区域安排文本框或其他一些类型控件, 可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字 7.2 报表的分类 1. 纵栏式报表纵栏式报表 ( 也称为窗体报表 ) 一般是在一页中主体节区内显示一条或多条记录, 而且以垂直方式显示 纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示 这种报表可以安排显示一条记录的区域, 也可同时有显示一对多关系的 多 端的多条记录的区域, 甚至包括合计 2. 表格式报表表格式报表是以整齐的行 列形式显示记录数据, 通常一行显示一条记录 一页显示多行记录 表格式报表与纵栏式报表不同, 其记录数据的字段标题信息不是被安排在

75 66 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 每页的主体节区内显示, 而是安排在页面页眉节区显示 可以在表格式报表中设置分组字段 显示分组统计数据 3. 图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型 报表中使用图表, 可以更直观地表示出数据之间的关系 4. 标签报表标签是一种特殊类型的报表 在实际应用中, 经常会用到标签, 如物品标签 客户标签等 在各种类型报表的设计过程中, 根据需要可以在报表页中显示页码 报表日期甚至使用直线或方框等来分隔数据 此外, 报表设计可以同窗体设计一样设置颜色和阴影等外观属性 7.3 创建报表 在 Access 中, 提供 3 种创建报表的方式 : 使用 自动报表 功能 使用向导功能和使用 设计 视图创建 实际应用过程中, 一般可以首先使用 自动报表 或向导功能快速创建报表结构, 然后再在 设计 视图环境中对其外观 功能加以 修缮, 这样可以大大提高报表设计的效率 1. 使用 自动报表 创建报表 自动报表 功能是一种快速创建报表的方法 设计时, 先选择表或查询作为报表的数据源, 然后选择报表类型 : 纵栏式或表格式, 最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据 此外, 基于 数据库 窗体中当前选定的一个表对象或查询对象, 可以通过在 插入 菜单中或 数据库 工具栏上选择 自动报表 命令直接创建纵栏式显示报表 这种方法创建出报表只有主体区, 没有报表页眉 页脚和页面页眉 页脚节区 2. 使用 报表向导 创建 使用 报表向导 创建报表, 报表向导 会提示用户输入相关的数据源 字段和报表版面格式等信息, 根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作, 加快了创建报表的过程 3. 使用 图表向导 创建报表 Access 中可以应用 图表向导 将数据以图表形式显示出来 如果用户对使用向导生成的图表向导不满意, 可以在 设计 视图中对其进行进一步修改和完善 4. 使用 标签向导 创建报表 科学出版社职教技术出版中心 在日常工作中, 可能需要制作 物品 标签之类的标签 在 Access 中, 用户可以

76 第 7 章报表的设计与应用 67 使用 标签向导 快速地制作标签报表 5. 使用 设计 视图创建报表除可以使用自动报表和向导功能创建报表外,Access 中还可以从 设计 视图开始创建一个新报表, 主要操作过程有 : 创建空白报表并选择数据源 ; 添加页眉页脚 ; 布置控件显示数据 文本和各种统计信息 ; 设置报表排序和分组属性 ; 设置报表和控件外观格式 大小位置和对齐方式等 7.4 编辑报表 1. 设置报表格式 Access 中提供了 6 种预定义报表的格式, 有 大胆 正式 浅灰 紧凑 组织 和 随意 通过使用这些自动套用格式, 可以一次性更改报表中所有文本的字体 字号及线条粗细等外观属性 2. 添加背景图案报表的背景可以添加图片以增强显示效果 3. 添加日期和时间在报表 设计 视图中给报表添加日期和时间 此外, 也可以在报表上添加一个文本框, 通过设置其 控件源 属性为日期或时间的计算表达式 ( 例如,=date() 或 =Time() 等 ) 来显示日期与时间 该控件位置可以安排在报表的任何节区里 4. 添加分页符和页码在报表中, 可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置 注意 : 分页符应设置在某个控件之上或之下, 以免拆分了控件中的数据 如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页, 可以通过设置组标头 组注脚或主体节的 强制分页 属性来实现 此外, 报表中的页码往往也是必不可少的 5. 使用节报表中的内容是以节划分的 每一个节都有其特定的目的, 而且按照一定的顺序打印在页面及报表上 在 设计 视图中, 节代表各个不同的带区, 每一节只能被指定一次 在打印报表中, 某些节可以指定很多次, 可以通过放置控件来确定在节中显示内容的位置 通过对属性值相等的记录进行分组, 可以进行一些计算或简化报表使其易于阅读 (1) 添加或删除报表页眉 页脚和页面页眉 页脚 页眉和页脚只能作为一对同时添加 如果不需要页眉或页脚, 可以将不要的节的 可见性 设为 否, 或者删除该节的所有控件, 然后将其大小设置为 0 或将其 高度 属性设为 0 如果删除页

77 68 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 眉和页脚,Access 将同时删除页眉 页脚中的控件 (2) 改变报表的页眉 页脚或其他节的大小 可以单独改变报表上各个节的大小, 但 是, 报表只有唯一的宽度, 改变一个节的宽度将改变整个报表的宽度 ; 可以将鼠标放在节的底边 ( 改变高度 ) 或右边 ( 改变宽度 ) 上, 或左右拖动鼠标改变节的宽度 也可以将鼠标放在节的右下角上, 然后沿对角线的方向拖动鼠标, 同时改变高度和宽度 (3) 为报表中的节或控件创建自定义颜色 如果调色板中没有需要的颜色, 用户可以利用节或控件属性表中的 前景颜色 ( 对控件中的文本 ) 背景颜色 或 边框颜色 等属性框并配合使用 颜色 对话框来进行相应属性的颜色设置 6. 绘制线条和矩形 在报表设计中, 经常还会通过添加线条或矩形来修饰版面, 以达到一个更好的显示效果 1) 在报表上绘制线条操作步骤如下 : 打开报表后, 单击工具箱中的 线条 工具 ; 单击报表的任意处可以创建默认大小的线条, 或通过单击并拖动的方式可以创建自定义大小的线条 如果要细微调整线条的长度或角度, 可单击线条, 然后同时按下 Shift 键和方向键中的任意一个 如果要细微调整线条的位置, 则同时按下 Ctrl 键和方向键中的一个 利用 格式 工具栏中的 线条 / 边框宽度 按钮和 属性 按钮, 可以分别更改线条样式 ( 实线 虚线和点划线 ) 和边框样式 2) 在报表上绘制矩形绘制矩形的具体操作步骤如下 : 在 设计 视图中打开报表后, 单击工具箱中的 矩形 工具 ; 单击窗体或报表的任意处可以创建默认大小的矩形, 或通过单击并拖动的方式创建自定义大小的矩形 ; 利用 格式 工具栏中的 线条 / 边框宽度 按钮和 属性 按钮, 可以分别更改线条样式 ( 实线 虚线和点划线 ) 和边框样式 7.5 报表排序和分组 默认情况下, 报表中的记录是按照自然顺序, 即数据输入的先后顺序来排列显示的 在实际应用过程中, 经常需要按照某个指定的顺序来排列记录, 例如, 按照年龄从小到大排列等, 称为报表 排序 操作 此外, 报表设计时还经常需要就某个字段按照其值的相等与否划分成组来进行一些统计操作并输出统计信息, 这就是报表的 分组 操作 1. 记录排序 科学出版社职教技术出版中心 使用 报表向导 创建报表时, 操作到 排序与分组 对话框会提示设置报表中的记录排序, 这时最多可以对 4 个字段进行排序, 并且限制排序只能是字段, 不能是表达式 实际上, 一个报表最多可以安排 10 个字段或字段表达式进行排序

78 第 7 章报表的设计与应用 记录分组分组是指报表设计时按选定的某个 ( 或几个 ) 字段值是否相等而将记录划分成组的过程 操作时, 先选定分组字段, 将这些字段上字段值相等的记录归为同一组, 字段值不等的记录归为不同组 报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出, 增强了报表的可读性和信息的利用 一个报表中最多可以对 10 个字段或表达式进行分组 对已经设置排序或分组的报表, 可以进行以下操作 : 添加排序 分组字段或表达式, 删除排序 分组字段或表达式, 更改排序 分组字段或表达式 7.6 使用计算控件 报表设计过程中, 除在版面上布置绑定控件直接显示字段数据外, 还经常要进行各种运算并将结果显示出来 例如, 报表设计中页码的输出 分组统计数据的输出等均是通过设置绑定控件的控件源为计算表达式形式而实现的, 这些控件就称为 计算控件 1. 报表添加计算控件计算控件的控件源是计算表达式, 当表达式的值发生变化时, 会重新计算结果并输出显示 文本框是最常用的计算控件 2. 报表统计计算报表设计中, 可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示, 操作方法就是使用计算控件设置其控件源为合适的统计计算表达式 在 Access 中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式 (1) 主体节内添加计算字段 在主体节内添加计算控件对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时, 只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可 例如, 当在一个报表中列出学生 3 门课 计算机实用软件 英语 和 高等数学 的成绩时, 若要对每位学生计算 3 门课的平均成绩, 只要设置新添计算控件的控件源为 =([ 计算机实用软件 ]+[ 英语 ]+[ 高等数学 ])/3 即可 这种形式的计算还可以前移到查询设计中, 以改善报表操作性能 若报表数据源为表对象, 则可以创建一个选择查询, 添加计算字段完成计算 ; 若报表数据源为查询对象, 则可以再添加计算字段完成计算 (2) 组页眉 / 组页脚节区内或报表页眉 / 报表页脚节区内添加计算字段 在组页眉 / 组页脚区内或报表页眉 / 报表页脚节区内添加计算字段对某些字段的一组记录或所有记录进行求和或求平均统计计算时, 这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计, 而且要使用 Access 提供的内置统计函数 (Count 函数完成计数,Sum 函数完成求和, Avg 函数完成求平均 ) 来完成相应计算操作 例如, 要计算上述报表中所有学生的 英语 课程的平均成绩, 需要在报表页脚节内对应 英语 字段列的位置添加一个文本框计算控件, 设置其控件源属性为 =Avg([ 英语 ]) 即可 如果是进行分组统计并输出, 则统计计算控件应该布置在 组页眉 / 组页脚 节区内相应位置, 然后使用统计函数设置控件源即可

79 70 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 7.7 创建子报表 子报表是插在其他报表中的报表 在合并报表时, 两个报表中的一个必须作为主报表, 主报表可以是绑定的也可以是非绑定的, 也就是说, 报表可以基于数据表 查询或 SQL 语句, 也可以不基于其他数据对象 非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的 容器 主报表可以包含子报表, 也可以包含子窗体, 而且能够包含多个子窗体和子报表 在子报表和子窗体中, 还可以包含子报表或子窗体 但是, 一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表 例如, 某个报表可以包含一个子报表, 这个子报表还可以包含子窗体或子报表 创建子报表有以下几种方法 (1) 在已有报表中创建子报表 在创建子报表之前, 首先要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的联系, 这样才能保证子报表中记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系 (2) 将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表 在 Access 数据库中, 可以将某个已有报表 ( 作为子报表 ) 添加到其他已有报表 ( 作为主报表 ) 中 注意 : 子报表在链接到主报表之前, 应当确保已经正确地建立了表间关系 (3) 链接主报表和子报表, 通过 报表向导 或 子报表向导 创建子报表, 在某种条件下 ( 例如, 同名字段自动链接等 )Access 数据库会自动将主报表与子报表进行链接 注意 : 设置主报表 / 子报表链接字段时, 链接字段并不一定要显示在主报表或子报表上, 但必须包含在主报表 / 子报表的数据源中 7.8 创建多列报表 Access 数据库提供了创建多列报表的能力 多列报表最常用的是标签报表形式, 此外, 也可以将一个设计好的普通报表设置成多列报表 报表属性 7.9 设计复杂的报表 科学出版社职教技术出版中心 用户可以单击工具条中的 属性 按钮或单击 视图 菜单中 属性 命令来显示报表属性对话框 报表属性中的几个常用属性如下 (1) 记录来源 : 将报表与某一数据表或查询绑定起来 ( 为报表设置表或查询数据源 ) (2) 打开 : 可以在其中添加宏的名称 打印 或 打印预览 报表时, 就会执行该宏 (3) 关闭 : 可以在其中添加宏的名称 打印 或 打印预览 完毕后, 自动执行该宏 (4) 网格线 X 坐标 (GridX): 指定每英寸水平所包含点的数量 (5) 网格线 Y 坐标 (GridY): 指定每英寸垂直所包含点的数量

80 第 7 章报表的设计与应用 71 (6) 打印版式 : 设置为 是 时, 可以从 TrueType 和打印机字体中进行选择 ; 如果设置为 否, 可以使用 TrueType 和屏幕字体 (7) 页面页眉 : 控制页标题是否出现在所有的页上 (8) 页面页脚 : 控制页脚注是否出现在所有的页上 (9) 记录锁定 : 可以设定在生成报表所有页之前, 禁止其他用户修改报表所需要的数据 (10) 宽度 : 设置报表的宽度 (11) 帮助文件 : 报表的帮助文件 (12) 帮助上下文 ID: 可以用来创建用户的帮助文本 节属性节的属性对话框中常用的属性如下 (1) 强制分页 : 把这个属性值设置成 是, 可以强制换页 (2) 新行或新列 : 设定这个属性可以强制在多列报表的每一列的顶部显示两次标题信息 (3) 保持同页 : 设成 是, 一节区域内的所有行保存在同一页中 ; 设成 否, 跨页边界编排 (4) 可见性 : 把这个属性设置为 是, 则可以看见区域 (5) 可以扩大 : 设置为 是, 表示可以让节区域扩展, 以容纳长的文本 (6) 可以缩小 : 设置为 是, 表示可以让节区域缩小, 以容纳较小的文本 (7) 格式化 : 当打开格式化区域时, 先执行该属性所设置的宏 (8) 打印 : 打印或 打印预览 这个节区域时, 执行所设置的宏 给报表加页分割一般情况下, 报表的页面输出是根据打印纸张的型号及打印页面设置参数来决定输出页面内容多少, 内容满一页后才会输出至下一页 但在实际使用中, 经常要求按照用户需要在规定位置选择下一页输出, 这时, 就可以通过在报表中添加分页符来实现 操作时, 首先打开一个报表的 设计 视图, 单击工具箱中的页分割按钮, 然后拖放到需要分页的位置即可 由于分页采用水平方式进行, 要求报表控件布置在分页符的上下, 以避免控件数据被分割显示 最后, 可以选择 打印预览 命令查看输出效果并命名保存报表 7.10 预览 打印和保存报表 预览报表可显示打印页面的版面, 这样可以快速查看报表打印结果的页面布局, 并通过查看预览报表的每页内容, 在打印之前确认报表数据的正确性 打印报表则是将设计报表直接送往选定的打印设备进行打印输出 按照需要可以将设计报表以对象方式命名保存在数据库中

81 72 Access 数据库技术与应用学习及实验指导 1. 预览报表 (1) 预览报表的页面布局 通过 版面预览 可以快速检查报表的页面布局, 因为 Access 数据库只是使用基表中的数据或通过查询得到的数据来显示报表版面, 这些数据只是 报表上实际数据的示范 如果要审阅表中的实际数据, 可以使用 打印预览 的方法 在报表 设计 视图中, 单击工具栏中 视图 按钮右侧的向下箭头, 然后单击 版面预览 按钮 选择 版面预览 按钮后, 对于基于参数查询的报表, 用户不必输入任何参数, 直接单击 确定 按钮即可, 因为 Access 数据库将会忽略这些参数 如果要在页间切换, 可以使用 打印预览 窗体底部的定位按钮 如果要在当前页中移动可以使用滚动条 (2) 预览报表中的数据 在 设计 视图中顶览报表的方法是在 设计 视图中, 单击工具栏中的 打印预览 按钮 页间切换可以使用 打印预览 窗体底部的定位按钮 ; 页中移动可以使用滚动条 2. 打印报表 第一次打印报表以前, 还需要检查页边距 页方向和其他页面设置的选项 当确定一切布局都符合要求后, 就可以按照打印报表的操作步骤进行 3. 保存报表 通过使用 预览报表 功能检查报表设计, 若满意, 就单击工具栏上的 保存 按钮保存报表 第一次保存报表时, 应按照 Access 数据库对象命名规则在 另存为 对话框中输入一个合法名称, 然后单击 确定 按钮 一 选择题 7.11 经典题解 1. 图 7.1 是某个报表的设计视图 根据视图内容, 可以判断出分组字段是 科学出版社职教技术出版中心 图 7.1 某个报表的设计视图