高等职业教育 十一五 规划教材 高职高专计算机应用技术系列教材 Access 数据库技术与应用 黄秀娟主编 李娜李天真副主编 北京

Transcription

1 社 心 版 中 出 版 学 科 术出 k.cn o 技 o b 教 a. 职 ww w

2 高等职业教育 十一五 规划教材 高职高专计算机应用技术系列教材 Access 数据库技术与应用 黄秀娟主编 李娜李天真副主编 北京

3 内容简介本书以 Access 2003 为教学软件, 每章通过设置相应的教学目标和工作任务来培养学生的实际操作能力 本书围绕 迷你超市业务信息管理系统 的开发, 由浅入深地介绍了公司管理数据库系统的总体规划 创建数据库和数据表 数据表的应用 选择查询对象的设计 创建交叉表查询与操作查询 窗体对象界面设计 窗体对象功能设计 报表对象的设计 数据访问页设计 宏对象设计 数据库系统的安全性和系统维护等内容 每章都有知识链接, 让读者通过完成各个任务来学习 Access 2003 中主要的操作方法和相关知识, 强调学生综合能力的培养 本书可作为高职高专院校培养学生实践能力的教材, 适用的专业有计算机信息管理 计算机网络技术 电子商务及工业自动化等, 也可作为广大计算机爱好者学习 Access 的自学用书 图书在版编目 (CIP) 数据 Access 数据库技术与应用 / 黄秀娟主编. 北京 : 科学出版社,2008 ( 高等职业教育 十一五 规划教材 高职高专计算机应用技术系列教材 ) ISBN Ⅰ.A Ⅱ. 黄 Ⅲ. 关系数据库 - 数据库管理系统,Access- 高等学 校 : 技术学校 - 教材 IV. TP 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2008) 第 号 责任编辑 : 孙露露 / 责任校对 : 耿耘 责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 耕者设计工作 科学出版社发行 2008 年 6 月第一版 2008 年 6 月第一次印刷印数 : 出版 北京东黄城根北街 16 号邮政编码 : 印刷 各地新华书店经销 * 开本 : /16 印张 :15 1/4 字数 : 定价 :24.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < >) 销售部电话 编辑部电话 版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ; 科学出版社职教技术出版中心

4

5 本书编写人员 主编黄秀娟 副主编李娜李天真 参编 ( 按姓氏笔画排序 ) 柳祎郑彤 科学出版社职教技术出版中心

6

7 前 言 Access 2003 是 Office 2003 办公集成软件中的小型关系数据库信息处理系统 和其 他关系数据库相比,Access 2003 的最大优点是简单易学, 操作方便, 易于和其他办公 软件相互交换数据, 从而得到了广泛的应用 本书力图将教学与企业业务管理的实际操作有机地结合起来, 根据课程的教学目标 设计了若干个实训项目, 并且这些实训项目均依托于一个典型的范例 迷你超市业务 信息管理系统 通过循序渐进的教学和训练, 使学生掌握 Access 2003 的基本设计方法, 能够熟练运用 Access 2003 进行数据处理, 从而达到全面掌握 Access 2003 数据库应用的 目的 本书在编写时充分考虑了高职高专的教学特点, 以培养学生的应用能力为目的, 注 重实用性和易掌握性, 力求简单易懂 全书共分 11 章, 每章都有教学目标和工作任务, 每章后面都有相关的知识链接 全书以如何创建设计 迷你超市业务信息管理系统 为实例, 展开详尽的叙述, 通 过实例讲解知识 介绍操作技能, 知识与技能的讲解采用层层递进的方法, 既有利于教 学的组织, 也有利于读者自学 只要读者能够模仿实例完成实践过程, 就能够完成 迷 你超市业务信息管理系统 的设计过程, 进而具备应用 Access 2003 开发小型数据库应 用系统的基本能力 本书配有电子档案, 可浏览网址 : 总之, 本书凝聚了作者多年教学及数据库应用系统开发的经验, 可读性 可操作性 强, 不仅可以作为在校学生学习数据库应用技术的教材, 还适合作为数据库应用系统开 发人员的技术参考书 参加本书编写的人员有湖州职业技术学院的黄秀娟 李娜 李天真 郑彤和柳祎 本书由黄秀娟统稿并担任主编, 李娜 李天真担任副主编 由于作者水平有限, 书中难免有疏漏和不足之处, 敬请广大读者批评指正 科学出版社职教技术出版中心

8 目 录 第 1 章公司管理数据库系统的总体规划 Access 的启动与退出 通过 开始 菜单启动 Access 通过打开新的数据库来启动 Access 通过桌面新建启动 Access 通过建立桌面的快捷图标启动 Access 通过命令行指定参数打开 Access 退出 Access 浏览 罗斯文 示例数据库 Access 的帮助系统 Office 助手 帮助 上下文相关帮助 获得问题的帮助 获得 Web 上的帮助 规划数据库... 8 知识链接 思考与练习 第 2 章创建数据库和数据表 创建数据库和表 创建 迷你超市业务信息管理系统 数据库 使用表向导创建数据表 使用设计视图创建数据表 通过数据输入创建表 通过导入表创建表 设计表结构 字段的基本操作 字段的属性设置 主键及索引的创建 知识链接 思考与练习... 31

9 Access 数据库技术与应用 第 3 章数据表的应用 数据表的关联 定义表间关系 编辑和删除关系 设置参照完整性 设置联接类型 子数据表的使用 编辑数据表的数据 编辑数据表中的数据 查找和替换记录 排序和筛选记录 OLE 类对象的插入 格式化数据表视图 知识链接 思考与练习 第 4 章选择查询对象的设计 用向导创建简单查询 使用简单查询向导创建查询 查找重复项查询向导 查找不匹配项查询向导 使用 设计 视图创建查询 创建选择查询 创建提示准则的参数查询 知识链接 科学出版社职教技术出版中心 思考与练习 第 5 章创建交叉表查询与操作查询 创建交叉表查询 使用交叉表查询向导创建查询 在设计视图修改交叉表查询 创建操作查询 创建 销售数据记录 _ 生成表 查询 创建 销售记录 _ 追加查询 创建 销售单价 _ 更新表 更新查询 创建删除查询 SQL 查询 使用 SQL 语句创建数据定义查询 vi

10 目 录 使用 SQL 语句创建选择查询 使用 SQL 语句创建动作查询 知识链接 思考与练习 第 6 章窗体对象界面设计 窗体的创建 使用向导创建窗体 使用设计视图创建窗体 创建窗体的子窗体 同时创建主窗体和子窗体 在已有窗体中添加子窗体 知识链接 思考与练习 第 7 章窗体对象功能设计 窗体的常用控件与编程设计 商品进货数据录入 窗体页眉功能设计 商品进货数据录入 窗体页脚功能设计 商品进货数据录入 窗体主体功能设计 商品销售数据录入 窗体功能设计 商品销售数据录入 窗体页眉功能设计 商品销售数据录入 窗体主体功能设计 商品销售数据录入 窗体页脚功能设计 窗体的修饰 安排控件的空间布局 修改控件外观 改善窗体的外观 知识链接 思考与练习 第 8 章报表对象的设计 利用向导创建报表 使用自动报表创建报表 使用向导工具创建报表 使用图表向导创建图表报表 报表设计视图 使用设计视图创建报表 使用设计视图修改报表 vii

11 Access 数据库技术与应用 8.3 创建子报表 在已有报表中创建子报表 在报表中添加子报表 报表的预览和打印 报表的页面设置 预览报表 报表的打印 知识链接 思考与练习 第 9 章数据访问页设计 创建数据访问页 利用自动创建数据访问页 利用向导创建数据访问页 利用 设计 视图创建数据访问页 编辑数据访问页 为数据访问页添加控件 在数据访问页上创建图表 美化和完善数据访问页 发布数据访问页 通过保存到 Web 文件夹 发布数据访问页文件 将数据访问页发布到 Web 服务器上 知识链接 思考与练习 第 10 章宏对象设计 创建宏和宏组 创建宏 科学出版社职教技术出版中心 创建宏组 宏的调试和运行 用宏定制菜单 知识链接 思考与练习 第 11 章数据库系统的安全性和系统维护 设置数据库密码 设置数据库密码 撤销数据库密码 为数据库设置安全机制 viii

12 目 录 11.3 管理数据库 拆分数据库 数据库的集成 知识链接 思考与练习 参考文献 ix

13 第 1 章 公司管理数据库系统的总体规划 Access 2003 Access 2003 Access 2003 : Access Access 教学目标 科学出版社职教技术出版中心 工作任务

14 Access 与 安装 Office 2003 及其组件后, 就可以启动这些组件了 Access 2003 的启动方法与 Office 2003 其他组件的启动方法相似, 有多种启动和退出方式 常用的启动方式有如下五种 通过 开始 菜单启动 Access 通过 开始 菜单启动 Access 是最普通的启动方式 ( 见图 1.1), 操作方法如下 : 1) 单击 Windows 任务栏的 开始 程序 选项 2) 在 程序 子菜单中选择 Microsoft Office Microsoft Office Access 2003 选项即可 Office 2003 Access 2003 Access 2003 Access 2003 Access 2003 图 1.1 通过 开始 菜单启动 Access 通过打开新的数据库来启动 Access 通过打开新的数据库来启动 Access, 操作方法如下 : 2

15 1) 单击 开始 新建 Office 文档 选项, 打开 新建 Office 文档 对话框, 如图 1.2 所示 2) 单击 常用 选项卡, 选择 空数据库 图标 图 1.2 新建 Office 文档 对话框 3) 单击 确定 按钮, 这时将弹出 文件新建数据库 对话框, 如图 1.3 所示 在 文件名 一栏中输入数据库名称, 如 人事管理, 单击 创建 按钮, 此时打开如图 1.4 所示的 Access 2003 启动窗口 图 1.3 文件新建数据库 对话框 科学出版社职教技术出版中心 图 1.4 启动后的数据库文件 3

16 Access 与 通过桌面新建启动 Access 通过桌面新建启动 Access( 见图 1.5), 操作方法如下 : 1) 用鼠标右键单击桌面, 然后指向 新建 选项, 选择 Microsoft Access 应用程序 2) 重新命名数据库 3) 双击数据库, 即可打开它 图 1.5 通过桌面新建启动 Access 通过建立桌面的快捷图标启动 Access 通过建立桌面的快捷图标启动 Access, 操作方法如下 : 1) 单击 开始 程序 Microsoft Access 选项 2) 按住 Ctrl 键, 用鼠标拖动 Microsoft Access 选项到桌面, 即可创建 Access 的快捷方式 3) 双击桌面的快捷图标即可启动 Access 通过命令行指定参数打开 Access 通过命令行指定参数打开 Access, 操作方法如下 : 1) 单击 开始 运行 选项 4

17 2) 在 运行 文本框中输入 Access 的命令行和参数, 也可通过 浏览 按钮选择 Access 的具体路径, 如图 1.6 所示 图 1.6 通过命令行指定参数打开 Access 退出 Access 退出 Access, 操作方法如下 方法 1: 单击 Access 窗口右上角的关闭按钮 方法 2: 双击 Access 窗口左上角的控制菜单图标按钮 方法 3: 执行 文件 菜单中的 退出 命令 Access Access 提供了七种数据库对象 : 表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 可以利用打开 Access 2003 自带的示例 罗斯文 示例数据库来查看数据库的七个对象 操作方法如下 : 1) 启动 Access, 打开 Access 系统界面 2) 单击 帮助 菜单, 选择 示例数据库 罗斯文示例数据库 选项, 如图 1.7 所示 3) 表 对象的查看 在数据库窗口中选择一个表, 双击打开查看其格式 数据表是存储数据的容器, 是关系数据库的基础 4) 查询 对象的查看 选择几个查询双击查看 查询显示从多个表 ( 最多为 16 个 ) 中选取的数据 科学出版社职教技术出版中心 5) 窗体 对象的查看 窗体是数据库和用户的一个联系界面, 用于显示包含在表或查询完的数据和操作数据库中的数据 窗体中可以包含图片 图形 声音 视频等多 种对象 6) 报表 对象的查看 用友好和实用的形式来打印表和查询完的数据 报表中可 5

18 Access 与 以加入图形来美化打印效果 7) 页 对象的查看 数据访问页是用在 Internet 或 Intranet 上浏览的 Web 页, 可以用来输入 编辑 浏览数据库中的记录, 能够进行记录的维护工作 图 1.7 进入 罗斯文示例数据库 界面 8) 宏 对象的查看 宏主要是用于执行特殊的操作和响应用户激发的事件, 如单击命令按钮操作等 9) 模块 对象的查看 在模块中使用 VBA 代码的目的主要有两个 : 一是创建在窗体 报表和查询中使用的自定义的函数 ; 二是提供在所有类模块中都可以使用公共的子过程 Access / Office Access Access 2003 具有强大的帮助系统, 全部采用了 HTML 帮助的形式 通过帮助系统, 用户可以随时获得问题的回答 6

19 1.3.1 Office 助手 帮助 Office 助手 是最重要的帮助手段 默认情况下, Office 助手 是被激活的, 如果用户隐藏了 Office 助手, 可激活并使用 Office 助手, 操作方法如下 : 1) 单击 帮助 菜单, 选择 显示 Office 助手 选项即可 2) 右击 Office 助手 图标, 在快捷菜单中选择 隐藏 选项, 可以隐藏 Office 助手 3) 右击 Office 助手 图标, 在快捷菜单中选择 选择助手 选项, 可以打开 Office 助手 对话框, 如图 1.8 所示 图 1.8 Office 助手 对话框 4) 单击 助手之家 选项卡, 选择一位用户喜欢的 小助手 5) 单击 选项 选项卡, 设置使用 Office 助手的方式 6) 单击 Office 助手 图标, 如图 1.9 所示, 在出 现的提示框中输入要获得的帮助信息的关键词, 就可以打开帮助的对话框 上下文相关帮助 图 1.9 通过 Office 助手获得帮助 科学出版社职教技术出版中心 在应用 Access 2003 开发数据库应用系统的过程中, 还会在不同的操作界面上主动提供相应的提示或说明文字, 这就构成了所谓的 上下文帮助 这种上下文帮助信息几乎出现在各类设计视图中, 在表对象的设计视图 查询对象的设计视图 窗体对象的设计视图等处, 都会有简短的帮助文字信息伴随 例如图 1.10 所示的 公司职员基本情况 表对象视图中, 当光标停留在某一个字段文本框中时, 设计视图右下部即会出现关于字段名称的命名规则说明, 这样一些随时出现的说明文字即为 Access 2003 提供的上下文帮助 7

20 Access 与 图 1.10 Access 2003 上下文帮助 示例 获得问题的帮助 在 Access 2003 的右上方, 有一个帮助组合框, 用户在其中输入想得到的帮助主题, 确认即可弹出有关的帮助信息 如在组合框中输入 查询, 按 Enter 键, 就可得到如图 1.11 所示的帮助提示, 选择你所需要的帮助项单击即可获得帮助 获得 Web 上的帮助 单击 帮助 菜单, 选择 Microsoft Office Online (M) 选项, 当用户的计算机已经与 Internet 相连时, 网络浏览器会自动打开 Microsoft Office Online 主页, 图 1.11 从帮助组合框中获得帮助读者可以下载更新的内容 补丁 模板和一些实用程序, 还可以搜索信息, 获取读者需要的各种帮助 根据 迷你超市业务信息管理系统 的相关资料, 分析迷你超市关于销售方面的数据流程, 画出流程图和相应的功能结构图 迷你超市是一个零售的小型超市, 公司人员有销售员 进货员等, 超市的中心任务就是销售 8

21 1. 超市的主要任务 (1) 基础资料的管理销售人员在销售商品时, 产生大量信息, 其中主要包含有关产品的信息 订购时, 销售人员一般只填写产品编码, 但产品还有许多主要信息, 如产品的名称 价格 外形 包装等 同样只填写供应商的编号, 但有关供应商还有许多信息, 即供应商名称 供应商地址 联系方式等 填写雇员的编号, 但有关雇员还有许多信息, 如雇员姓名 地址 联系方式等 这些基础资料均应有公司相关管理人员进行登录管理 (2) 产品进货单的登录, 管理和库存的修改管理人员要随时查阅产品的库存, 然后确定哪些产品应该及时进货 产品进货时要及时登录, 并要修改相应的库存 (3) 及时查阅柜存情况根据销售和库存, 及时查阅柜存的商品数量, 了解顾客对产品的反馈意见以及对新产品的要求, 及时补充和调整销售策略 (4) 及时查阅产品的销售情况根据产品的销售变化及时调整产品供应商和销售人员, 及时查阅统计销售人员的业绩, 以加强对销售人员的奖惩管理 2. 绘制数据流程图 通过以上分析, 画出迷你超市关于销售业务的数据流程图 ( 见图 1.11) 进货单 商品数据录入 库存数据 修改库存 职员职员登职员数据 销售统计 上柜销售 销售记录 库存查询 库存报表 柜存查询 科学出版社职教技术出版中心 柜存报表 利润统计 销售员业绩 销售利润 图 1.11 迷你超市业务信息管理系统数据流程图 9

22 Access 与 3. 绘制销售系统功能图 画出超市的销售系统功能结构图 ( 见图 1.12) 迷你超市业务管理系统 进货管理上柜管理销售管理查询管理报表管理基础管理 图 1.12 迷你超市销售业务系统功能结构图 (1) 商品进货管理进货管理的主要任务是对采购产品数据实现输入功能, 当雇员一旦输入产品代码后, 则能自动显示产品的进货单价, 并能提供打印进货单功能 (2) 商品上柜管理上柜管理的主要任务是柜台的产品数据实现输入功能, 当雇员一旦输入产品代码后, 则能自动显示产品的单价, 自动更新柜台数据, 并能提供打印柜台数据单功能 (3) 商品销售管理销售管理的主要任务是进行销售, 当雇员一旦输入产品代码后, 则能自动显示产品的销售单价, 当输入订购的数量后, 则自动显示金额, 并能自动更新柜台数据 (4) 查询管理查询管理主要任务是满足用户各查询的需要, 主要包括 产品查询 销售查询 和 其他查询 三个模块, 每个模块下包含一些相关的查询 另外, 根据业务管理的需要及时设计新的查询 (5) 报表管理报表管理的主要任务是如实反映迷你超市业务管理系统的各种统计数据, 主要包括 产品报表 库存报表 销售报表 等 (6) 基础管理基础管理的主要任务是完成基础资料的导入工作, 它包括添加产品 添加雇员 添加供货商等 因为后台数据十分重要, 所以必须要有相应的安全措施, 通过权限的设置, 只允许获授权人进行数据的添加或修改 要开发一个数据库应用系统, 首先就得对该信息系统进行分析与设计, 管理信息系统简称为 MIS(Management Information System) 一般 MIS 开发可分为四个步骤进行, 10

23 即信息系统的分析 信息系统的设计 信息系统的实现和信息系统的测试 1. 数据库概念 简单地说, 数据库是一个持久数据的集合, 这些数据用于某企业的应用系统中, 用 户应该可以按照特定的方式存储数据, 一旦数据被存储至数据库, 用户可以方便的查询这些信息 此外, 数据库还应该便于数据的添加 修改和删除 数据库技术就是研究如何科学地组织和存储数据, 如何高效地获取和处理数据, 以及如何保障数据安全, 实现数据共享 2. 信息系统的分析 通过对作息系统中各项业务之间地调查和了解, 初步确定有关人员的职责分工和各业务之间的联系 例如, 迷你超市业务信息管理系统中, 初步确定分为销售人员和管理人员, 并对他们制定相应职责等 然后, 将主要业务数据流通过数据流程图方式进行描述 例如, 迷你超市业务信息管理系统中, 以销售为核心, 要确定数据的来源, 库存数据和柜存数据的查询等, 确保柜台数量的供应 最后, 通过进一步归纳整理, 将系统的功能进行初步的划分和确定, 在迷你超市业务信息管理系统中, 初步将销售系统功能划分成五大块, 即销售管理 进货管理 查询管理 报表管理 基础管理等 3. 信息系统的设计 通过对信息系统的分析, 接下来进一步对其设计, 设计的主要任务是完成每个功能模块 数据库结构和输入输出有关界面的设计 4. 信息系统的实现 当对信息系统进行分析和设计后, 接下来的任务就是考虑如何来实现该系统, 这里有几点是需要考虑的 (1) 信息系统开发工具的确定目前较成熟的信息系统开发工具很多, 例如可以用 SQL Server, 可以用 Visual Basic Visual C 等 本书采用 Access 2003 作为系统的开发工具 Access 2003 比较实用, 相对简单一些, 比较适合小型公司的系统发开, 也适合高职高专学生作为数据库系统入门学习 (2) 各功能模块实现设计数据库管理系统, 首先要确定好数据库中的各种对象, 例如表 窗体 查询 报表等 ; 并确定相关属性和有关功能, 对于较复杂的功能, 可能要编写程序来完成 本 科学出版社职教技术出版中心 11

24 Access 与 书从第 2 章开始到第 10 章, 逐一完成迷你超市业务管理系统相关功能模块的开发, 最终形成一个完整的信息管理系统 5. 信息系统的测试虽然在第 4 步已经完成信息系统的多个功能模块, 但未必就是正确的, 还必须进行系统测试 所谓系统测试, 简单做法是通过输入各种数据来验证系统的正确性, 如有错误加以改正 本书将在第 11 章中介绍系统的测试 1. 请列举 Access 2003 数据库中各个基本对象的名称和其特征 2. 请列表说明 Access 2003 数据库设计视图常用工具栏中各个工具按钮的名称和作用 3. 请说明 Access 2003 帮助系统提供的四种帮助形式, 结合你的实践说明你在哪种情况下会采用哪种帮助形式 12

25 第 2 章 创建数据库和数据表 Access 2003 教学目标 科学出版社职教技术出版中心 工作任务 Access 2003

26 Access 与 数据库的基本思想是将数据库看成一个大的容器, 我们可以称其为一级容器, 而表对象是 Access 2003 中置于数据库容器中的一个二级容器对象, 用于存储有关特定实体的数据集合 迷你超市业务信息管理系统包含 公司职员基本情况 库存数据记录 柜存数据记录 和 销售数据记录 四个基础表 创建 迷你超市业务信息管理系统 数据库 1. 创建工作文件夹利用 Windows 资源管理器在计算机的硬盘上创建一个工作文件夹, 如 E:\ 超市销售系统, 今后的所有实践操作都保存在此文件夹中, 方便操作管理 2. 创建空 Access 数据库操作方法如下 : 1) 启动 Access 2003, 打开如图 2.1 所示界面 图 2.1 Access 2003 界面 2) 单击 新建文件 按钮, 在 新建文件 对话框中, 单击 空数据库 超链接, 如图 2.2 所示 3) 在出现的 文件新建数据库 对话框中选定数据库文件的存储位置 : E:\ 超市销售系统, 指定数据库文件名为 迷你超市业务信息管理系统, 如图 2.3 所示 14

27 创建 图 2.2 新建数据库窗口 图 2.3 新建 迷你超市业务信息管理系统 保存界面 4) 单击 创建 按钮, 即进入数据库设计视图, 一个空的数据库创建成功, 如 图 2.4 所示 科学出版社职教技术出版中心 图 2.4 迷你超市业务信息管理系统 数据库设计视图 15

28 Access 与 5) 数据库格式的转换 默认的数据库格式是 Access 2000 的格式,Access 2003 新增了不少功能, 我们可以选择系统菜单 : 工具 数据库实用工具 转换数据库 转换为 Access 文件格式, 根据向导可以完成数据库的转换 使用表向导创建数据表下面用表向导创建 公司职员基本情况 表, 操作步骤如下 : 1) 单击图 2.4 中 对象 下的 表 选项, 再单击 数据库 窗口工具栏上的 新建 按钮, 弹出 新建表 图 2.5 新建表 对话框对话框, 如图 2.5 所示 2) 双击 表向导 选项, 弹出如图 2.6 所示 表向导 对话框 ( 一 ) 图 2.6 表向导 对话框 ( 一 ) 3) 选中 商务 单选按钮, 然后选择 示例表 列表中的 雇员, 在 示例字段 列表中显示出要创建一个表时可能会用到的各种字段 在 示例字段 列表中, 可以从中选择需要的字段, 然后单击按钮, 于是该字段就被移到 新表中的字段 列表中, 确定作为新表的一个字段 如果 示例字段 列表中的所有字段都需要, 可以单击按钮 如果想从 新表中的字段 列表中删除一个字段, 可以先选中该字段, 然后单击按钮 同样, 如果想删除全部字段, 可以单击按钮 如果想修改字段名, 单击 重命名字段 按钮即可, 系统会弹出如图 2.7 所示 重命名字段 对话框, 输入重命名字段名, 单击 确定 按钮返回 表向导 对话框 ( 一 ) 图 2.7 重命名字段 对话框 16

29 创建 4) 选好新表中所要的字段后, 单击 下一步 按钮, 弹出如图 2.8 所示 表向导 对话框 ( 二 ) 在 请指定表的名称 文本框中键入表名, 如 公司职员基本情况 如果在表中需要用到主键, 可选择 是, 帮我设置一个主键 单选按钮 ; 否则, 选择 不, 让我自己设置主键 单选按钮 公司职员基本情况 图 2.8 表向导 对话框 ( 二 ) 5) 单击 下一步 按钮, 系统弹出如图 2.9 所示 表向导 对话框 ( 三 ) 图 2.9 表向导 对话框 ( 三 ) 选中 直接向表中输入数据 单选按钮, 单击 完成 按钮, 结束表的创建, 输入数据后的 公司职员基本情况 表如图 2.10 所示 科学出版社职教技术出版中心 17

30 Access 与 图 2.10 数据表浏览视图 使用设计视图创建数据表利用表向导虽然方便, 可是往往不能完全符合我们的要求 如果需要创建的数据表已经存在于其他数据库中, 则可用导入表的方法来创建表 只有表设计器能完全按照用户的需要设计表结构 下面我们用表设计器来创建 库存数据记录 表, 如图 2.11 所示 图 2.11 库存数据记录 表浏览视图 库存数据记录 表用于储存库存商品数据, 其表结构设计如表 2.1 所示 表 2.1 库存数据记录 表字段属性 字段名称 货号 货名 规格 计量单位 进货单价 库存数量 进货日期 收货人 供货商 数据类型 文本 文本 文本 文本 数字 数字 日期 / 时间 文本 文本 字段大小 单精度型 长整型 长日期 小数位数 2 索引 主键 有 有 有 有 操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 单击 对象 栏下的 表 选项, 然后单击 数据库 窗口工具栏上的 新建 18

31 创建 按钮, 弹出如图 2.12 所示的 新建表 对话框 3) 双击 设计视图, 弹出如图 2.13 所示的 表设计 视图 4) 在 表设计 视图中, 按表 2.1 输入 字段名称 选择 数据类型 设计 字段属性 后, 出现如图 2.14 所示 库存数据记录 表的结构 图 2.12 新建表 对话框 5) 单击 保存 按钮,Access 2003 会弹出 另存为 对话框, 如图 2.15 所示, 输入新表名称 公司职员基本情况 图 2.13 表设计 视图 科学出版社职教技术出版中心 图 2.14 库存数据记录 结构 19

32 Access 与 库存数据记录 图 2.15 另存为 对话框 6) 单击 确定 按钮, 表创建结束, 新建的表就显示在数据库窗口右侧的列表框中, 如图 2.16 所示 图 2.16 迷你超市业务信息管理系统 数据库窗口 2.17 图 2.17 提示信息框 通过数据输入创建表 要创建一个新表, 除了利用 表向导 和 表设计器 之外, 还可以通过输入数据创建表 我们为 迷你超市业务信息管理系统 创建 柜存数据记录 表, 如图 2.18 所示 20

33 创建 图 2.18 柜存数据记录 浏览视图 操作方法如下 : 1) 按 F11 键切换到 数据库 窗口, 如图 2.19 所示 图 2.19 通过数据输入创建表 2) 单击 对象 栏下的 表 选项, 然后单击 数据库 窗口工具栏上的 新建 按钮, 选择 数据表视图 或双击 通过输入数据创建表, 弹出如图 2.20 所示对话框 科学出版社职教技术出版中心 图 2.20 输入数据对话框 21

34 Access 与 3) 在图 2.20 中直接输入数据, 系统将根据输入的数据内容, 定义新表的结构, 如图 2.21 所示 图 2.21 柜存数据记录 表 图 2.22 另存为 对话框 4) 然后关闭该对话框, 进入 另存为 对话框, 如图 2.22 所示 5) 在 另存为 对话框中, 输入表名 柜存数据记录, 在单击 确定 按钮, 结束表的创建, 同时表被加入到数据库中, 如图 2.23 所示 图 2.23 加入表后的数据库窗口 通过导入表创建表在 Access 2003 中有两种从外部获取数据的方法 : 导入和链接 这些外部数据源可以是 Access 数据库 文本文件 Excel FoxPro SQL Server 数据库等, 当我们建立了 22

35 创建 一个空的数据库后, 如果外部数据已存在, 就可以利用 Access 的导入功能创建数据库对象了 操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 在数据库窗口中选择 表 对象, 单击 新建 按钮, 弹出如图 2.24 所示 新建表 对话 ; 或者右击数据库窗口, 在弹出的快捷菜单中选择 导入 选项 3) 在 新建表 对话框中单击 导入表 命令, 则会打开 导入 对话框 4) 选中外部数据文件名, 单击 导入 命令, 系统会弹出 导入对象 对话框, 如图 2.25 所示 图 2.24 新建表 对话框 5) 在 导入对象 对话框的各个选项卡中选中需要导入的数据库对象名, 这里我们选择 表 选项, 然后选中要导入的表, 之后单击 确定 按钮即可 6) 导入表成功后的数据库子窗口如图 2.26 所示 图 2.25 导入对象 对话框图 2.26 导入表成功后的数据库子窗口 表的设计是一个不断反复完善的过程, 任何一个高明的程序设计者也无法保证他的 表一经设计就完美无缺, 同样需要在开发过程中进行修改 科学出版社职教技术出版中心 23

36 Access 与 字段的基本操作 1. 修改字段名 2.1 节中我们 通过数据输入创建表 为 迷你超市业务信息管理系统 创建了 柜存数据记录 表 现在字段名不符合我们的要求, 需要修改, 操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 表 选项中, 单击 柜存数据记录, 单击数据库工具栏中的 设计 按钮, 打开表设计视图, 双击鼠标左键或单击右键选择 重新命名列 选项 3) 然后输入新的字段名, 保存所做的修改即可 修改后的表结构如图 2.27 所示 图 2.27 柜存数据记录 结构视图 2. 插入新字段插入和删除字段是数据库表设计过程中经常用到的操作, 操作方法如下 : 1) 在 设计 视图中打开需要修改的表 2) 将插入点定位到需要插入字段位置的下一个字段中 3) 单击工具栏上的按钮, 就可以在该字段前面插入一个空行, 如图 2.28 所示 图 2.28 插入字段 24

37 所示 创建 4) 若要删除一个字段, 选择该字段行, 然后单击工具栏上的按钮即可, 如图 修改字段的排列顺序 操作方法如下 : 1) 在 设计 视图中打开需要修改的表 2) 移动鼠标到某个字段行前面的竖栏上, 鼠标变成箭头, 单击鼠标, 该字段全部被选中 图 2.29 删除字段 3) 按住鼠标不放, 然后往上或往下拖动鼠标, 那么该字段行跟着移动, 在合适的行上松开鼠标, 该字段就停留在该处了 4. 更改数据类型 在 Access 中有 文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超级链接 查阅向导 十种数据类型 各种数据类型中输入的是不同的数据, 要更改数据类型, 操作方法如下 : 1) 在 设计 视图中打开要更改字段数据类型的表, 这里我们可以打开 公司职员基本情况 表 2) 单击要更改的字段的 数据类型 列, 然后在打开的表中选择新的数据类型, 如把 员工编号 的数据类型改为 数字, 如图 2.30 所示 3) 所有的修改完成后保存数据表 数字 图 2.30 选择数据类型 科学出版社职教技术出版中心 25

38 Access 与 Access 字段的属性设置表设计器的下半部分 ( 见图 2.30 下部 ) 都是用来设置表中字段的 字段属性 的, 字段属性包括有 字段大小 格式 输入法模式 等, 设置它们会对表中的数值产生影响 设置字段属性的操作方法如下 : 1) 在 设计 视图中打开数据表 2) 设置好字段的数据类型, 在表设计器的下半部分出现字段属性的设置框 3) 按表 2.2 表 2.3 所示设计 柜存数据记录 销售数据记录 表属性 4) 保存所做的修改 表 2.2 柜存数据记录 表字段属性 字段名 货号 货名 规格 计量单位 销售单价 上柜数量 上柜日期 上柜人 字段类型 文本 文本 文本 文本 数字 数字 日期 / 时间 文本 字段长度 单精度型 长整型 长日期 10 小数位数 2 索引 主键 有 有 有 表 2.3 销售数据记录 表字段属性 字段名 销售序列号 货号货名规格计量单位销售单价销售数量销售日期销售人员 字段类型 自动编号 文本文本文本文本数字数字 日期 / 时间 文本 字段长度长整型 单精度型长整型长日期 8 小数位数 2 索引主键有有有有 主键及索引的创建 主键又称主关键字, 是表中唯一能标识一条记录的字段, 可以是一个字段或多个字段的组合, 利用主键可以设置索引, 这样可以加快查询的速度, 保存记录的唯一性 26

39 创建 1. 定义主键操作方法如下 : 1) 在 设计 视图中打开需要设置主键的表 2) 选择一个能唯一标识每条记录的字段作为主键, 如果没有, 可以为该表添加一个字段, 并且把该字段的数据类型改为 自动编号, 这样就定义了一个流水码, 可以唯一标识表中每条记录 3) 选中要定义主键的字段, 单击鼠标右键, 在快捷菜单中选择 主键 命令, 或单击工具栏上的主键按钮即可 4) 关闭 设计 视图, 保存所做的设置 读者可以自己根据图 2.31 所示为上述操作中创建的表设置主键 (a) (b) 科学出版社职教技术出版中心 (c) (d) 图 2.31 设置主键 27

40 Access 与 2. 建立索引 建立索引的方法是单击工具栏上的 图标, 弹出如图 2.32 所示的对话框 图 2.32 创建索引系统默认以主关键字作为索引, 也可以选择其他字段作为索引 选择其他字段作为索引的方法是单击索引表 字段名称 下的方格, 然后单击其右侧的下拉式按钮, 这时弹出的下拉列表框将显示出表的其他字段 在下拉列表框中可以选择表的字段 在 排序次序 中可以选择索引的排列顺序为 升序 或 降序 1. 有关概念 1) 关系 : 一个关系就是一张二维表, 在 Access 中, 一个关系就是一个表对象 2) 属性 : 表中的一列称为属性, 给每一列起一个名即为属性名, 属性的个数即为关系的度 在 Access 中, 称为字段 3) 域 : 一个属性的取值范围叫作域 4) 元组 : 表中的一行称为一个元组 在 Access 中, 称为记录 5) 主码 : 表中的某个属性或属性组, 若它们的值唯一地标识一个元组, 则称该属性组为候选码 若一个关系有多个候选码, 则选定其中一个为主码, 即主键 28

41 创建 2. 字段名称和类型 创建表的过程实质就是定义表中各字段名称 数据类型 说明和有关属性的过程 (1) 字段名称 字段名称就是一个字段的主要标识 起名时应遵循一定的规则, 它的长度应在 64 个字符以下, 可以由字母 汉字 数字等组合而成 重要的是, 字符名取名时不能与 Access 中函数或属性同名, 否则会造成意想不到的后果, 我们可以以中文为字段名取名 (2) 字段数据类型字段具有十余种数据类型 : 文本 数字 备注 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超级链接 查询向导等, 下面作一简单介绍 1) 文本类型 (text) 由于此种类型用得较多, 缺省长度为 50 个字符, 最大长度为 255 2) 数字类型 (number) 它用于存放需计算的数据 根据存储字节大小, 可以细分为整型 长整型 单精度型 双精度型等 3) 备注类型 (meno) 较长文本如个人简历等用文本型是存放不下的, 因此可采用备注型字段, 其长度可达到 64KB 4) 日期 / 时间类型 (date/time) 用于存放日期和时间, 在日期和时间中, 有许多格式, 如常规日期 长日期 中日期 短日期等, 还可以自定义为 yyyy-mm-dd, 其中 yyyy 表示年份,mm 表示月份,dd 表示日期 5) 货币类型 (currency) 对于明确是货币数据的, 则应当用货币类型的字段, 以保证精确到小数点左边 15 位和小数点右边 4 位 同时, 可以存储成各种适用货币形式, 例如商品的进货价格和销售价格都可以用货币形式 6) 自动编号类型 (auto number) 由系统为每条记录指定一个唯一顺序号 一般情况下, 系统采取每增加一条记录, 自动编号数据就增加 1 的形式 例如, 销售记录的序列号可以用自动编号 7) 是 / 否类型 (Yes/No) 对于只有是/ 否两种选择的可采用是 / 否类型的字段, 注意它有三种格式, 可取其中之一 : 真 / 假 是 / 否 开 / 关等 8)OLE 对象类型 (OLE object) 在 Access 中, 如果需要通过连接或嵌入技术存储 的对象, 则要设为 OLE 对象 例如,Excel 中的电子表格 Word 文档 声音 图像 视频等各种对象类型的文件 9) 超级链接类型 (hyperlink) 如果在表中需存放 Internet 的网址或访问某 Office 文档的路径和文件名, 则可选择此类型, 如邮箱地址字段就可用超级链接类型 10) 查阅向导类型 (lookup wizard) 如果只允许用户在规定的数据库中选择, 从而减少错误, 用查阅向导类型最好 科学出版社职教技术出版中心 29

42 Access 与 3. 字段属性 (1) 字段说明使用 字段说明 可以帮助用户或其他的程序设计人员了解该字段的用途 字段说明 可以不输入 (2) 字段属性在为字段定义了名称 数据类型及说明以后, 用户通常还希望规定字段的其他特性 ( 如字段大小, 显示格式等 ), 这时就会用到字段的属性 不同类型的字段其所拥有的字段属性各不相同 Access 在字段属性区域中设置了 常规 和 查阅 两个选项卡 表 2.4 中列出了 Access 2003 中常见的字段属性 下面介绍常用的两种属性 1) 输入掩码 : 用于定义数据的输入格式以及输入数据的某一位上允许输入的数据类型 Access 2003 允许为除了 备注 OLE 对象 和 自动编号 数据类型之外的任何数据类型字段定义 输入掩码 属性 输入掩码 属性最多可以由三部分组成, 各部分之间要用分号分隔 第一部分定义数据的输入格式 第二部分定义是否按显示方式在表中存储数据 若设置为 0, 则按显示方式存储 ; 若设置为 1 或将第二部分空缺, 则只存储输入的数据 第三部分定义一个占位符以显示数据输入的位置 用户可以定义一个单一字符作为占位符, 缺省占位符是一个下划线 表 2.4 字段属性 属性用途 字段大小格式输入掩码小数位数标题默认值有效性规则有效性文本必填字段允许空字符串索引输入法模式 Unicode 压缩 定义文本 数字或自动编号数据类型字段长度定义数据的显示格式和打印格式定义数据的输入格式定义数值的小数位数在数据表视图 窗体和报表中替换字段名定义字段的缺省值定义字段的校验规则当输入或修改的数据没有通过字段的有效性规则时, 所要显示的信息确定数据是否必须被输入到字段中定义文本 备注和超级链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串定义是否建立单一字段索引定义焦点移至字段时是否开启输入法定义是否允许对文本 备注和超级链接数据类型字段进行 Unicode 压缩 2) 有效性规则和有效性文本 : 有效性规则 属性允许用户输入一个表达式来限定被接受进入字段的值 有效性文本 属性允许用户输入一段提示文字, 当输入的数据 30

43 创建 没有通过设定的有效性规则时,Access 2003 自动弹出一个提示框显示该段提示文字 两者配合使用 1. 请说明在关系数据库的数据表中主关键字段的含义 2. 如何修改数据表的结构? 结合你的实践说明其操作方法 3. 数据类型有哪几类? 在字段属性设置中应注意哪些问题? 4. 何为字段的查阅属性设计? 在什么情况下需要进行字段的查阅属性设计? 5. 为 迷你超市业务信息管理系统 创建三个辅助表 供货商名单 收货人员名单 和 售货人员名单, 并将其与相应的表设置 查阅属性, 请思考这样做的好处 6. 列出 Access 支持的索引类型, 并说明建立索引的作用 7. 请叙述从 外部导入数据 和 从外部链入数据 的差别, 并说明在什么样的情况下需要进行这些操作 科学出版社职教技术出版中心 31

44 第 3 章 数据表的应用 教学目标 Access 2003 工作任务

45 在 迷你超市业务信息管理系统 数据库中, 数据是由三个主要的工作表提供的 要同时浏览三个数据表中的相关数据, 同时操作三个数据表, 必须先在三个数据表之间建立关系, 使得这些数据表中的相关数据对应起来, 然后通过数据表视图浏览三个表中的数据 定义表间关系 第 2 章中我们为 迷你超市业务信息管理系统 所创建的数据表, 相互间实际上是独立的, 要使这些表之间具有某种联系, 必须定义关系, 主要关系有 一对一 一对多 和 多对多 创建关系的操作方法如下: 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 关闭所有打开的表, 因为不能在已打开的表之间创建或修改关系 3) 单击工具栏上的 关系 按钮或单击 工具 菜单下的 关系 选项 4) 如果数据库没有定义任何关系, 将会自动打开 显示表 对话框, 如图 3.1 所示 如果需要添加一个关系表, 而 显示表 对话框没有显示, 则单击工具栏上的 显示表 按钮 ; 如果关系表已显示, 请跳到步骤 6) 5) 首先单击要添加的表, 然后单击 添加 按图 3.1 显示表 对话框钮, 或直接双击要添加的表名称, 添加 库存数据记录 柜存数据记录 和 销售数据记录 三个表, 单击 关闭 按钮, 关闭 显示表 对话框, 如图 3.2 所示 科学出版社职教技术出版中心 图 3.2 关系 对话框 6) 在 关系 对话框中, 选中 库存数据记录 中字段 货号, 按住鼠标左键并 33

46 Access 与 拖动鼠标到 柜存数据记录 中的 货号 位置, 松开鼠标左键, 弹出 编辑关系 对话框, 如图 3.3 所示 图 3.3 编辑关系 对话框 7) 在 编辑关系 对话框中, 选中 实施参照完整性 复选框, 再单击 创建 按钮, 两表间就建立了一个关系 8) 重复上面的步骤, 为 柜存数据记录 和 销售数据记录 创建关系, 如图 3.4 所示 图 3.4 迷你超市业务信息管理系统 中的关系 9) 关闭 关系 对话框, 并保存关系, 保存数据库 编辑和删除关系对于已经建立好的关系, 如果某些方面不符合需要, 可以对其进行修改 1. 编辑已有关系操作方法如下 : 1) 关闭所有打开的表 34

47 2) 如果没有切换到 数据库 窗口, 可以按 F11 键从其他窗口切换到 数据库 窗口 3) 单击工具栏上的 关系 按钮 4) 如果没有显示要编辑的表的关系, 单击工具栏上的 显示表 按钮, 并双击每一个所要添加的表 5) 双击要编辑关系的关系连线, 弹出 编辑关系 对话框, 设置关系选项, 如图 3.5 所示 图 3.5 编辑关系 对话框 6) 单击 确定 按钮返回 关系 对话框, 保存关系, 保存数据库 2. 删除关系 操作方法如下 : 对于已经定义好的关系, 不仅可以进行编辑和修改, 而且当关系已 没有存在的必要时, 也可以将关系删除 在 Access 2003 中, 编辑和删除关系很容易 在 关系 对话框中, 右击将要修改或删除关系连线的中部, 从弹出的快捷菜单中选择 删除 选项即可, 如图 3.6 所示 设置参照完整性 图 3.6 删除关系 参照完整性就是保证具有关联的 关系 之间引用的完整性 ; 或者说, 保证有表间 关联关系的表的引用完整性 设置参照完整性的操作方法如下 : 科学出版社职教技术出版中心 35

48 Access 与 1) 打开数据库, 关闭所有打开的表 2) 如果没有切换到 数据库 窗口, 可以按 F11 键从其他窗口切换到 数据库 窗口 3) 单击工具栏上的 关系 按钮 4) 如没有设置表中 关系, 弹出 编辑关系 对话框 ; 如果已经设置关系, 双击关系连线即可打开 编辑关系 对话框 5) 在 编辑关系 对话框中单击选中 实施参照完整性 复选框, 此时 级联更新相关字段 和 级联删除相关记录 两个复选框就可以使用了, 如图 3.7 所示 图 3.7 设置 参照完整性 6) 单击 确定 按钮, 返回 关系 对话框, 如图 3.8 所示 图 3.8 设置 参照完整性 后的关系 7) 关闭 关系 对话框, 保存关系, 保存数据库 设置了实施参照完整性, 就可以使我们在表中修改一个记录的时候, 不会影响到查询的操作 特别是在有很多表而且各个表之间都有关系联接时, 设置实施参照完整性会带来更多的方便 设置联接类型 Access 中表与表之间的关系通过联接来体现 联接将最终作用于查询 基于多表的 36

49 窗体和报表, 直接影响所生成的记录数据 根据查询结果产生条件, 将联接划分为三种类型 : 即内部联接 左边外部联接和右边外部联接 设置联接类型的操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 切换到 数据库 窗口 3) 打开 关系 对话框 4) 双击两个表之间连线的中间部分, 以打开 编辑关系 对话框 5) 单击 联接类型 按钮, 打开如图 3.9 所示的 联接属性 对话框 6) 单击所需要的联接类型, 再单击 确图 3.9 联接属性 对话框定 按钮, 返回 编辑关系 对话框, 完成了联接类型的设置 子数据表是一个嵌套在其他数据表中的表, 可以帮助读者浏览 查询窗体和窗体数据表中的相关数据 在 Access 2003 中, 只要创建数据表的关系后, 就建立了父表和子表的关系 操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 数据表 视图中打开父表 库存数据记录 3) 单击 货号 左侧的第一个 + 号即可展开子数据表 柜存数据记录 ; 再单击货名左侧的第二个 + 号, 即可展开子数据表 销售数据记录, 如图 3.10 所示 4) 在展开的子数据表中可以直接输入或修改相应的数据, 单击 货号 左侧的 - 号即可折叠子数据表 科学出版社职教技术出版中心 37

50 Access 与 图 3.10 子数据表 在数据库中使用数据时, 基本的操作有浏览 更新 删除等, 这些操作在上节介绍的表 设计 视图中也可以直接进行 在数据浏览视图中还能查找和替换记录, 对数据进行排序和筛选等 编辑数据表中的数据 1. 数据的粘贴操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 打开数据表 公司职员基本情况 3) 选择 地址 列, 单击右键, 在弹出的快捷菜单中选择 复制 选项, 如图 3.11 所示 图 3.11 选择表中 地址 字段列 38

51 4) 再选择要粘贴的列, 如 备注 列, 单击右键, 在弹出的快捷菜单中选择 粘 贴 选项, 系统弹出提示信息框, 单击 是 按钮即可, 如图 3.12 所示 图 3.12 粘贴后的数据表浏览视图 2. 删除列操作方法如下 : 在上述实践中, 选择 备注 列, 单击右键, 在弹出的快捷菜单中选择 删除列 选项, 系统弹出提示对话框, 如图 3.13 所示, 单击 是 按钮, 则可将 备注 列删除 3. 删除记录 图 3.13 删除列 对话框 操作步骤 : 打开数据表, 选择要删除的行, 按 Del 键即可 查找和替换记录 当表中记录很多时, 用户通过浏览方式查看表中的数据信息, 会有一定的困难, 若要使用 Access 系统的数据查找操作来完成, 就方便得多 1. 查找 科学出版社职教技术出版中心 操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 打开数据表 公司职员基本情况 3) 按 Ctrl+F 键弹出 查找和替换 对话框的 查找 选项卡, 如图 3.14 所示, 填入相应的查找内容 查找范围 匹配 搜索及条件, 开始查找 39

52 Access 与 图 3.14 查找 选项卡 2. 替换操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 打开数据表 公司职员基本情况 3) 按 Ctrl+H 键弹出 查找和替换 对话框的 替换 选项卡, 如图 3.15 所示, 输入要查找的数据, 再输入要替换的数据, 确定查找范围, 确定匹配条件, 单击 查找下一个 按钮, 光标将定位到第一个与 查找内容 相匹配的数据项的位置, 再单击 替换 按钮即可 图 3.15 替换 选项卡 排序和筛选记录在 表 浏览视图中, 表中的数据显示顺序通常是根据数据输入先后顺利排列的 但更多的时候, 用户使用数据是希望按照某种需求排列在表中 Access 系统提供了重新排列数据顺序的工具, 可以通过对表中记录进行排序操作, 实现对表中记录的重新排列 筛选也是查找表中数据的一种操作, 但与查找有所不同, 它所查找到的信息是一个或一组满足规定条件的记录而不是具体操作的数据项 1. 排序操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 40

53 2) 打开 公司职员基本情况 表 3) 将光标停留在 员工编号 列的任何位置, 单击工具栏上的降序按钮即可, 排序前和排序后的状态分别如图 3.16 和图 3.17 所示 图 3.16 排序前 图 3.17 排序后 Null Null (" ") Null 2. 数据筛选 科学出版社职教技术出版中心 简单地说, 筛选就是一个简单的查询, 但筛选在功能上弱于查询, 在 Access 2003 中可以使用四种方法筛选记录 : 按选定内容筛选 按窗体筛选 内容排除筛选 和 高级筛选 / 排序 (1) 按选定内容筛选操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 表 浏览视图中打开 销售数据记录 表, 在该表中单击 货名 字段等于 彩果糖 的任一记录的 货名 字段, 单击工具栏上 按选定内容筛选 按钮, 41

54 Access 与 结果如图 3.18 所示 图 3.18 按 彩果糖 内容筛选结果 3) 如果要取消对数据表的筛选操作, 可以按工具栏上的 取消过滤器 按钮或在 记录 菜单中选择 取消筛选 / 排序 选项 (2) 按窗体筛选操作方法如下 : 1) 打开数据库 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 表 浏览视图中打开 销售数据记录 表, 单击工具栏上 按窗体筛选按钮, 单击字段 货名 列下拉箭头, 选择 大九制话梅, 如图 3.19 所示 图 3.19 按窗体筛选 示意图 3) 单击工具栏上的 应用筛选 按钮, 即可得筛选结果如图 3.20 所示 图 3.20 筛选结果 (3) 按内容筛选操作方法如下 : 1) 打开上述完成的 销售数据记录表, 右键单击 货名 字段的任一条, 出现如 42

55 图 3.21 所示菜单 2) 在 筛选目标 文本框中输入 大九制话梅, 按 Enter 键即可得到筛选结果, 如图 3.22 所示 (4) 高级筛选 / 排序前面集中筛选都是针对单个数据表的, 使用 高级筛选 / 排序 可以针对多个数据库中多个表或查询 操作方法如下 : 1) 打开 销售数据记录表 2) 单击 记录 菜单, 选择 筛选 高级筛选 / 排序 选项, 弹出如图 3.23 所示对话框 图 3.21 筛选目标 对话框 图 3.22 筛选结果 图 3.23 高级筛选 / 排序 对话框 3) 在 排序 下拉列表框中选择 升序, 在 条件 文本框中输入筛选条件 彩果糖 4) 单击工具栏上的 应用筛选 按钮, 结果如图 3.24 所示 科学出版社职教技术出版中心 图 3.24 筛选结果 43

56 Access 与 OLE 类对象的插入 OLE 对象 : 一种支持 OLE 协议 ( 用于对象的链接和嵌入 ) 的对象 来自 OLE 服务器的 OLE 对象 ( 如 Windows 画笔图片或 Microsoft Excel 电子表格 ) 可以链接或嵌入到字段 窗体或报表中 在选择数据类型为 OLE 对象时, 在视图中任凭如何输入都不能填入数据, 这就说明 OLE 类对象是利用 Access 外已经做好的程序插件插入到 Access 字段中, 使数据表富于动感 下面就如何做 OLE 类对象做一个字段 操作方法如下 : 1) 打开 迷你超市业务信息管理系统 2) 创建一个新表 表 1 3) 按如图 3.25 所示填入 图片 和 音调 两个字段, 其数据类型都为 OLE 对象 图 3.25 在表中输入数据字段 4) 在浏览视图中打开 表 1, 光标停在记录编辑处, 右击, 在弹出的快捷菜单中选择 插入对象 选项, 打开如图 3.26 所示的插入对象对话框 图 3.26 插入对象对话框 44

57 5) 选中 由文件创建 单选按钮, 单击 浏览 按钮, 选择磁盘中存放的图片文件或声音文件, 返回 插入对象 对话框, 单击 确定 按钮即可 6) 在插入图片和声音文件的数据表浏览视图中, 双击图片字段或声音字段, 就可欣赏到插入的图片或听到音乐了, 如图 3.27 所示 图 3.27 打开声音文件 格式化数据表视图 通过对数据表格式的设置, 可以美化数据表视图, 操作方法如下 : 1) 双击打开数据表 公司职员基本情况 2) 选择 格式 菜单中 数据表 选项, 打开 设置数据表格式 对话框, 如图 3.28 所示 图 3.28 设置数据表格式 对话框 科学出版社职教技术出版中心 3) 选择自己喜欢的样式, 单击 确定 按钮即可得到预期的效果, 如图 3.29 所示 45

58 Access 与 图 3.29 格式化后的数据表 读者可以根据自己的喜好设置其他表的格式, 并为数据表设置字体 1.Access 2003 数据表对象之间的关联 在数据库应用系统中, 一个数据库中常常包含若干个数据表, 用以存放不同类别的数据集合 而这些数据集合存放于同一个数据库中, 因为它们之间存在着相互联接的关系, 这种数据集合间的相互联接称之为关联 在关系数据库的实现中, 主要存在两种关联 : 一对一的关联和一对多的关联 数据表关联的目的是为实现关系联接运算, 即将两个数据表中的相关记录联接形成一个新关系中的一条记录, 这个新关系称为关联数据表 (1) 一对一关联一对一关联是指两个数据表对象中的各条记录之间存在这样一种对应关系, 只有两个数据表中某一条记录的联接关键字段值相等时, 两个数据表中的这一条记录才能联接成为关联数据表中的一条记录 一对一关联要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这两个数据表的主关键字段 (2) 一对多关联一对多关联不同于一对一关联, 它不要求两个数据表中的联接关键字段分别是这两个数据表的主关键字段, 这意味着联接关键字段值相等的记录可能不只一条, 如此一来, 一对多关联就存在两种不同的形式 第一种一对多关联形式为, 取主表中的所有记录, 并逐一从表中选取那些主表中联接关键字段值相等的记录, 联接形成关联数据表中的一条记录 第二种一对多关联形式为, 取从表中的所有记录, 并逐一从主表中选取那些与从表中联接关键字段值相等的记录, 联接形成关联数据表中的一条记录 2. 参照完整性定义 在 Access 数据库中建立关系的数据表之间彼此相关, 当修改其中任一数据表中的数据时, 可能影响到它们之间的关系 例如, 当删除主表中某一记录时, 如果相关表中存在相关记录, 就会导致找不到主表达式与之对应的父记录, 这样就破坏了表之间的原 46

59 有参照完整性 参照完整性是一个规则系统,Access 使用这个系统来确保相关表中记录 之间关系的有效性, 并且不会意外地删除或更改相关数据 参照完整性的设置要满足一定的条件, 在符合下列全部条件时, 用户可以设置参照 完整性 : 1) 来自于主表的匹配字段是主键或具有唯一索引 2) 相关的字段都有相同的数据类型 但是有两种例外的情况 : 自动编号字段可以 与 字段大小 属性设置为 长整型 的数字字段相关 ; 字段大小 属性设置为 同步 ID 的自动编号字段与一个 字段大小 属性设置为 同步 ID 的数字字段相关 3) 两个表都属于同一个数据库 如果表是链接表, 它们必须是 Access 格式的表, 并且必须打开保存此表的数据库以设置参照完整性 不能对数据库中的其他格式的链接表实施参照完整性 当实行参照完整性后, 必须遵守下列规则 : 1) 不能在相关表的外部键字段中输入不存在于主表的主键中的值 2) 如果在相关表中存在匹配的记录, 不能从主表中删除这个记录 3) 如果某个记录有相关的记录, 则不能在主表中更改主键值 如果要 Access 为关系实施这些规则, 在创建关系时, 请选中 实施参照完整性 复选框 如果已经实行了参照完整性, 但用户的更改破坏了相关表规则中的某个规则, Access 将显示相应的消息, 并且不允许这个更改操作 3. 数据表的编辑 在表的数据表视图中, 不仅可以对数据表的数据进行浏览记录 编辑记录 添加和删除记录 插入和删除行或列 重命名列等操作, 还可以在数据表视图中进行查找和替换字段值 排序或筛选记录等操作 (1) 查找和替换在 Access 中, 查找和替换所需数据的方法有很多, 可以查找特定的数值 一条记录或一组记录 我们可以按记录编号查找记录 : 在 数据表 视图中打开相应的表, 然后双击记录编号框, 键入要查找的记录编号, 按 Enter 键确认, 即可查找到该记录编号的记录 但是, 我们可能要寻找特定记录或查找字段中的某些值, 还可能希望替换查找到的某些值, 这时可以使用 编辑 菜单栏中的 查找 对话框, 在 查找内容 文本框中输入要查找的内容 (2) 筛选记录如果只需要查看满足某一条件的记录, 可以通过筛选对数据表视图中显示的记录进行限制 Access 提供了四种筛选记录的方法 : 按内容筛选 按窗体筛选 输入筛选目标 和 高级筛选 / 排序 (3) 隐藏列如果数据表具有很多字段, 以致屏幕宽度不够显示其全部字段, 需要拖动水平滚动 科学出版社职教技术出版中心 47

60 Access 与 条的方式左右移动来观察各个字段的数据, 而有些字段根本不需要显示, 这时就可以将这些字段设计为隐藏列 隐藏列的含义是令数据表中的某一些列的数据不可视 其操作方式很简单, 右击选中的列, 在快捷菜单中选择 隐藏列 选项即可, 也可以单击菜单栏上的 格式 隐藏列 选项 如果需要显示被隐藏的列, 单击菜单栏上的 格式 取法隐藏列 选项, 在弹出的对话框中勾选要显示的字段名即可 (4) 冻结列若遇到一个很宽的数据表, 屏幕上无法显示其全部字段, 就会给输入或查看数据带来一些困难, 如我们希望 库存数据记录 表中的 货号 货名 和 进货单价 三列能够固定在屏幕左端不移动 这样的需求可以通过冻结列操作来实现 冻结列的操作方法是, 在数据表视图中选定所有要冻结的列, 单击菜单中的 格式 冻结列 选项即可 如果要取消冻结列, 单击菜单栏上的 格式 取消所有列的冻结 选项即可 1. 请简述 Access 2003 数据表视图的作用 组成形式以及常用工具按钮的功能 2. 如何在 Access 2003 数据表视图中进行添加数据 修改数据 删除数据 数据排序与数据筛选的操作? 3. 试在 销售数据记录 表中查找 维维豆奶 的销售情况 4. 请说明子数据表的数据显示规则 5. 为 公司职员基本情况 表插入照片内容 6. 隐藏列和冻结列的含义有何不同? 48

61 第 4 章 选择查询对象的设计 教学目标 工作任务 科学出版社职教技术出版中心

62 Access 与 在 Access 2003 中, 系统提供了功能齐全的向导来帮助用户建立查询, 用户只需要根据所要创建的查询类型来选择不同的查询向导进行创建 在 Access 2003 中提供了四种查询向导, 即简单查询向导 交叉表查询向导 查找重复项查询向导和查找不匹配项查询向导 使用简单查询向导创建查询以 迷你超市业务信息管理系统 中所创建的数据表 库存数据记录 和 销售数据记录 为数据源, 创建 商品进销价目查询, 了解商品进货及销售价目比较 操作方法如下 : 1) 打开数据库文件 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 数据库 窗口, 选择 查询 为操作对象 3) 在 数据库 窗口, 单击 新建 按钮, 进入 新建查询 对话框, 如图 4.1 所示 4) 在 新建查询 对话框, 选择 简单查询向导, 单击 确定 按钮,Access 2003 将启动简单查询向导, 并显示 简单查询向导 对话框 ( 一 ), 如图 4.2 所示 图 4.1 新建查询 对话框图 4.2 简单查询向导 对话框 ( 一 ) 5) 在 简单查询向导 对话框 ( 一 ) 中, 从 表 / 查询 下拉列表框中选择 表 : 库存数据记录, 然后在 可用字段 列表中选择要添加到查询中的字段, 并单击按钮, 将其添加到 选定的字段 列表框中, 单击按钮将添加所选择表或查询的全部字段, 也可直接双击所需字段 6) 用同样的方法选择 表 : 销售数据记录 及可用的字段 50

63 选择查询对象的设计 7) 选择完所有的字段后, 单击对话框中的 下一步 按钮, 如果所选字段中没有数字类型的字段, 直接进入 简单查询向导 对话框 ( 四 ), 如图 4.6 所示 8) 如果前面所选的字段中有数字类型字段, 而且该字段不是主关键字或主关键字的一部分, 即会打开 简单查询向导 对话框 ( 二 ), 如图 4.3 所示 如选择 明细 ( 显示每个记录的每个字段 ) 单选按钮, 则最终生成的查询将显示检索到每个记录的全部字段 在 简单查询向导 对话框 ( 二 ) 中, 根据需要也可选择查询类型为 汇总, 再单击 汇总选项 按钮, 打开 汇总选项 对话框, 如图 4.4 所示 在该对话框中, 可以为可计算总计的字段选择四种总计计算的方式 各种总计计算是将同组中的所有记录的相应字段按照所选择的总计类型进行计算 假如每一个分组只有一个记录, 总计运算没有意义 完成后, 单击 确定 按钮关闭该对话框, 返回 简单查询向导 对话框 ( 二 ) 图 4.3 简单查询向导 对话框 ( 二 ) 图 4.4 汇总选项 对话框 科学出版社职教技术出版中心 图 4.5 简单查询向导 对话框 ( 三 ) 51

64 Access 与 9) 单击 下一步 按钮, 打开 简单查询向导 对话框 ( 三 ), 如图 4.5 所示 在 简单查询向导 对话框 ( 三 ) 中, 确定查询中对日期进行分组的方式 10) 单击 下一步 按钮进入 简单查询向导 对话框 ( 四 ), 如图 4.6 所示, 为要创建的查询指定标题 : 商品进销价目查询, 单击 完成 按钮结束向导的运行, 完成查询的创建 图 4.6 简单查询向导 对话框 ( 四 ) 11) 运行 商品进销价目查询, 观察查询结果 打开表 库存数据记录 和表 销售数据记录 查询 商品进销价目查询, 对照其结果, 如图 4.7~ 图 4.9 所示 图 4.7 库存数据记录 表 52

65 选择查询对象的设计 图 4.8 销售数据记录 表 查找重复项查询向导 图 4.9 商品进销价目查询 当需要在表或查询中查找具有重复字段值的记录时, 可以用重复项查询向导 下面 我们创建一个销售数据记录中有重复项记录的查询 操作内容如下 : 1) 打开数据库文件 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 数据库 窗口, 选择 查询 为操作对象 3) 在 数据库 窗口, 单击 新建 按钮, 进入 新建查询 对话框, 如图 4.10 所示 4) 在 新建查询 对话框, 选择 查找重复项查询向导, 单击 确定 按钮,Access 2003 将启动查找重复项查询向导, 并显示 查找重复项查询向导 对话框 ( 一 ), 如 科学出版社职教技术出版中心 图 4.11 所示 5) 在 查找重复项查询向导 对话框 ( 一 ) 中, 选择要查找的表 销售数据记录, 单击 下一步 按钮, 打开 查找重复项查询向导 对话框 ( 二 ), 如图 4.12 所示 6) 在 查找重复项查询向导 对话框 ( 二 ) 中, 选择要查找重复值的字段, 这里 53

66 Access 与 选择 货名, 单击 下一步 按钮, 打开 查找重复项查询向导 对话框 ( 三 ), 如图 4.13 所示 图 4.10 新建查询 对话框图 4.11 查找重复项查询向导 对话框 ( 一 ) 图 4.12 查找重复项查询向导 对话框 ( 二 ) 图 4.13 查找重复项查询向导 对话框 ( 三 ) 54

67 选择查询对象的设计 7) 在 查找重复项查询向导 对话框 ( 三 ) 中选择除重复字段外的其他字段, 在此选择 计量单位 销售单价 销售数量 销售日期 和 销售人员, 单击 下一步 按钮, 打开 查找重复项查询向导 对话框 ( 四 ), 如图 4.14 所示 图 4.14 查找重复项查询向导 对话框 ( 四 ) 8) 在 查找重复项查询向导 对话框 ( 四 ) 中, 在 请指定查询的名称 文本框中输入查询的名称 查找销售数据记录的重复项, 单击 完成 按钮, 结束向导的运行并打开刚建成的查询, 如图 4.15 所示 图 4.15 查找销售数据记录的重复项 查找不匹配项查询向导 科学出版社职教技术出版中心 不匹配查询可以在一个表中搜索在另一个表中没有相关记录的记录行 下面我们创建一个 库存数据记录与销售数据记录不匹配 来查询没有销售记录的商品 55

68 Access 与 操作方法如下 : 1) 打开数据库文件 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 数据库 窗口, 选择 查询 为操作对象 3) 在 数据库 窗口, 单击 新建 按钮, 进入 新建查询 对话框, 如图 4.16 所示 4) 在 新建查询 对话框, 选择 查找不匹配项查询向导, 单击 确定 按钮, Access 2003 将启动查找不匹配项查询向导, 并显示 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 一 ), 如图 4.17 所示 图 4.16 新建查询 对话框图 4.17 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 一 ) 5) 在 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 一 ) 中选择要查找的表或查询, 这里我们选择 表 : 库存数据记录, 单击 下一步 按钮, 打开 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 二 ), 如图 4.18 所示 图 4.18 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 二 ) 56

69 选择查询对象的设计 6) 在 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 二 ) 中选择要查找包含相关记录的表或查询, 这里我们选择 表 : 销售数据记录, 单击 下一步 按钮, 打开 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 三 ), 如图 4.19 所示 图 4.19 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 三 ) 7) 在 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 三 ) 中选择两个表中都存在的字段 货号, 单击 下一步 按钮, 打开 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 四 ), 如图 4.20 所示 8) 在 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 四 ) 中选择查询结果中将要出现的字段, 单击 下一步 按钮, 打开 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 五 ), 如图 4.21 所示 在 请指定查询名称 文本框中输入查询名称 库存数据记录与销售数据记录不匹配, 单击 完成 按钮结束向导的运行并打开刚刚创建的不匹配查询, 如图 4.22 所示 通过上述所创建的查找不匹配项查询, 可以查找没有出售的商品记录 科学出版社职教技术出版中心 图 4.20 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 四 ) 57

70 Access 与 图 4.21 查找不匹配项查询向导 对话框 ( 五 ) 图 4.22 库存数据记录与销售数据记录不匹配 浏览视图 使用查询向导可以快速地创建一个查询, 可是能实现的功能比较单一, 不能完全满足我们的要求, 所用的字段也只是从数据源中直接选择 对于复杂的查询, 只有在 设计 视图中才能做出来, 也可以用 设计 视图修改用向导创建的查询 创建选择查询选择查询主要用来浏览 检索 统计数据库的数据 下面我们使用 设计 视图创建 销售业绩查询 和 销售利润查询 1. 创建 销售业绩查询 操作方法如下 : 1) 打开数据库文件 迷你超市业务信息管理系统 2) 在 数据库 窗口, 选择 查询 为操作对象 3) 在 数据库 窗口, 单击 新建 按钮, 进入 新建查询 对话框, 如图

71 选择查询对象的设计 所示 选择 设计视图, 单击 确定 按钮, 打开 显示表 对话框, 如图 4.24 所示 图 4.23 新建查询 对话框 图 4.24 显示表 对话框 4) 在 显示表 对话框中, 激活 表 选项卡, 双击 库存数据记录 和 销售 数据记录 表, 单击 关闭 按钮, 关闭 显示表 对话框, 如图 4.25 所示 如果没有 显示表 对话框, 则单击主窗口工具栏中的 显示 按钮 图 4.25 添加表后的查询 设计 视图 5) 将 库存数据记录 表字段 货号 货名 规格 计量单位 进货单 价 库存数量 及 销售数据记录 表中的字段 销售单价 销售人员 销售日 期 拖到设计网格的字段中 6) 在 销售数量 和 销售人员 之间插入两个汇总字段 销售金额 和 销售 利润 由于源表中没有 销售金额 字段, 需要在生成器中生成表达式 将光标停留 在需要设计的字段行 销售金额 上, 单击查询设计视图工具栏上的设计器按钮, 在弹出的 表达式生成器 对话框中生成表达式 销售金额 :sum([ 销售数据记录 ]![ 销 科学出版社职教技术出版中心 售单价 ] * [ 销售数据记录 ]![ 销售数量 ]), 如图 4.26 所示 用同样的方法设置字段 销售利润 表达式 : 销售利润 :sum([ 销售数据记录 ]![ 销售数量 ] * [ 销售数据记录 ]![ 销售单价 ]-[ 销售数据记录 ]![ 销售数量 ] * [ 库存数据记录 ]![ 进货单价 ]) 7) 单击查询设计视图工具栏上的总计按钮, 在查询设计视图下部的参数设置区中增加一个名为 总计 的行, 其间的参数均为 分组 ( 分类字段 ), 将 销售数量 : 销售数量 的参数设计为 总计, 将 销售金额 和 销售利润 的参数改为汇总字段 表达式 ( 一个汇总查询至少应有一个分类字段和一个汇总字段 ) 59

72 Access 与 图 4.26 表达式生成器 对话框 8) 将光标停留在 销售金额 字段行, 单击查询设计视图工具栏上的属性按钮, 弹出 字段属性 对话框, 如图 4.27 所示 将 常规 选项中的 格式 设置为 货币, 单击右上角的关闭按钮, 返回到 设计 视图, 如图 4.28 所示 图 4.27 字段属性 对话框 图 4.28 销售业绩查询 设计过程 图 4.29 保存新建查询时的 另存为 对话框 9) 设计结束后, 单击主窗口工具栏上的保存按钮, 在如图 4.29 所示的 另存为 对话框的 查询名称 文本框中输入新创建的查询名称 销售业绩查询 10) 至此查询创建完成, 单击查询设计视图工 60

73 选择查询对象的设计 具栏上的运行按钮, 即可查看查询结果, 如图 4.30 所示 图 4.30 销售业绩查询 浏览视图 2. 创建 销售利润查询 操作方法如下 : 按上面介绍的方法, 创建一个 销售利润查询, 如图 4.31 和图 4.32 所示 其中 销售金额 和 销售利润 的表达式分别为 : 销售金额 :sum( 销售数据 记录! 销售单价 * 销售数据记录! 销售数量 ) 销售利润 :sum( 销售数据记录! 销售单价 * 销售数据记录! 销售数量 - 库存数据记录! 进货单价 * 销售数据记录! 销售数量 ) 图 4.31 设置 商品销售利润查询 字段后的 设计 视图 科学出版社职教技术出版中心 61

74 Access 与 创建提示准则的参数查询 参数查询可以显示一个或多个提示参数值 ( 准则 ) 的预定义对话框, 也可以创建提示查询参数的自定义对话框 下面我们为 销售业绩查询 设置时间参数, 以便查询某一时间段的销售业绩 操作方法如下 : 图 4.32 商品销售利润查询 浏览视图 1) 在 设计 视图中打开上节中已经创建的 商品销售业绩查询 2) 将光标停留在字段 销售日期 的 条件 栏中, 输入 Between [ 开始时间 ] And [ 终止时间 ] 3) 或者选择 查询 菜单中的 参数 命令, 打开如图 4.33 所示的 查询参数 对话框, 并设置好参数 4) 保存所做的设置, 单击执行按钮, 系统会弹出 输入参数值 对话框, 如图 4.34 所示, 输入相应的参数 系统根据参数执行相应的查询, 把查询结果显示在 数据表 对话框中 图 4.33 设置参数类型 图 4.34 参数输入框 表是数据库中用来存储数据的对象 当用户需要查找所需的数据时, 可以通过 数据表 视图对数据完成一系列的检索操作, 但是这种操作效率非常低下, 而且不便于查找, 那么 查询 便成了解决这一问题的有效手段 1. 查询的概念查询是对数据源进行一系列检索的操作 这可以从表中按照一定的规则取出特定的 62

75 选择查询对象的设计 信息, 在取出数据的同时可以对数据完成统计 分类和计算的功能, 然后按照用户的要求对数据进行排序并加以表现 查询的结果不仅可以作为窗体 报表和数据访问页的数据来源, 而且也可以作为新数据表或另外一个查询的数据来源 2. 查询的目的 查询是数据库中的一种对象, 目的是让用户根据限定的条件对表或者查询进行检索, 筛选出符合条件的记录, 构成一个新的数据集合, 这样方便用户对数据进行查看 更改和分析 而查询是针对数据源的操作命令, 其运行结果是一个 动态 的数据集合, 虽然从查询的运行视图上看到的数据集合形式与从 数据表 视图上看到的数据集合形式完全一样, 但无论它们在形式上多么的相似, 其实质是完全不同的 以后的章节中将讲到窗体和报表, 它们的数据源主要来源于查询所产生的结果 窗体可以为用户提供一个使用查询的界面, 把对数据库查询的结果加以合理的安排, 并按一定的方式加以表现 报表的数据来源也主要是查询, 报表主要是对查询的结果数据进行统计分析并进行布局控制, 添加控件 Access 的查询对象主要应用可视化工具来实现关系数据库查询操作, 而且可以使用这个工具生成合适的 SQL 语句, 直接将其粘贴到需要该语句的程序代码或模块中 3. 查询的种类 在 Access 2003 中, 查询可以根据其对数据源操作和结果的不同分为五大类 : 选择查询 交叉表查询 操作查询 参数查询和 SQL 查询 选择查询 : 选择查询是最常见的一种查询类型, 它从一个或多个表 查询中检索数据, 并且在可以更新记录 ( 一定的限制条件下 ) 的数据表中显示结果 也可以使用选择查询来对记录进行分组, 并且对记录作总计 计数 平均值以及其他类型的总和计算 交叉表查询 : 使用交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构, 这样可以更加方便地分析数据 交叉表查询计算数据的总计 平均值 计数或其他类型的总和, 这种数据可分为两组信息 : 一类在数据表左侧排列 ; 另一类在数据表的顶端 数据表行和列的交叉处显示该字段的计算结果 操作查询 : 操作查询是这样一种查询, 使用这种查询只需进行一次操作就可以许多记录进行更改和移动 它包括四种查询 : 删除查询 更新查询 追加查询和生成表查询 参数查询 : 参数查询是在执行时显示自己的对话框以提示用户输入信息, 检索要插入到字段中的记录或值 可以设计此类查询来提示更多的内容, 例如, 可以设计它来提示输入两个日期, 然后 Access 检索在这两个日期之间的所有记录 SQL 查询 :SQL 查询是用户使用 SQL 语句创建的查询 可以用结构化查询语言 SQL 来查询 更新和管理 Access 这样的关系数据库 科学出版社职教技术出版中心 63

76 Access 与 SQL 查询通常应用的场合有 : 联合查询 传递查询 数据定义查询和子查询 实际上 Access 2003 的各种查询都可以通过 SQL 查询实现, 但是通常只有这几种特殊查询才使用 SQL 查询 1. 请叙述 Access 2003 查询对象的作用及其与数据表对象的差别 2. 请说明选择查询的特点及其应用范围 3. 举例说明 不匹配查询 和 重复项查询 的作用 4. 依据 库存数据记录 表中数据和 销售数据记录 表中数据, 计算 2007 年 4 月 1 日到 4 月 7 日 时间内销售毛利 64