IAMS Archives Manual (Chinese Edition)

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2 挽 救 人 类 的 记 忆 档 案 管 理 手 册 ( 华 文 版 ) Martha Lund Smalley 司 马 伦 Rosemary Seton 冼 茹 清 原 编 潘 乃 昭 编 刘 纫 馨 译 新 加 坡 三 一 神 学 院 亚 洲 基 督 教 研 究 中 心 2005

3 目 录 华 文 版 序. 4 前 言 5 一. 导 论. 6 二. 奠 定 基 础. 7 三. 档 案 应 纳 入 什 么?. 9 记 录 类 别 搜 集 原 则 保 存 原 则 有 限 制 的 记 录 遗 散 的 记 录 创 造 新 内 容 四. 记 录 应 保 存 在 何 处? 12 档 案 建 筑 档 案 架 防 灾 计 划 五. 分 类 整 理 详 记 以 便 使 用 档 案.. 15 初 步 行 动 组 织 详 述 / 制 造 检 索 六. 记 录 的 维 持 与 保 存.. 21 环 境 状 况 纸 类 资 料 特 别 型 式 材 料 : 视 听 及 电 子 档 案 七. 设 置 研 究 设 备 25 八. 档 案 储 存 库 的 电 脑 运 用 九. 推 广 档 案 30 附 录 A. 词 汇 表 B. 其 它 资 讯 2

4 C. 口 述 历 史 指 点 D. 记 录 管 理 E. 电 子 记 录 处 置 流 程 表 F. 始 步 检 查 表 3

5 华 文 版 序 这 档 案 管 理 手 册 ( 电 子 版 ) 乃 两 位 资 深 的 档 案 专 家 耶 鲁 大 学 司 马 伦 女 士 (Martha Lund Smalley) 与 伦 敦 亚 非 学 院 冼 茹 清 女 士 (Rosemary Seton) 合 编 的 Rescuing the Memory of our Peoples. Archives Manual 的 华 译 本 东 亚 地 区 的 教 会 对 保 存 历 史 档 案 的 意 识 较 为 薄 弱 因 而 对 自 己 的 历 史 缺 乏 了 解 自 我 身 份 也 较 难 建 立 起 来 新 加 坡 三 一 神 学 亚 洲 基 督 教 研 究 中 心 出 版 这 档 案 手 册 的 华 译 本, 盼 能 对 各 处 华 人 教 会 在 整 理 自 己 的 历 史 的 工 作 上, 引 起 推 动 的 作 用 新 加 坡 三 一 神 学 院 亚 洲 基 督 教 研 究 中 心 潘 乃 昭 刘 纫 馨 主 历 2005 年 1 月 4

6 前 言 本 手 册 的 初 稿 在 Joint International Association of Catholic Missiologists International Association for Mission Studies Documentation and Archives 联 办 的 挽 救 人 类 的 记 忆 的 会 议 上 发 表, 该 会 议 于 2002 年 9 月 22 日 -10 月 6 日 在 罗 马 举 行 我 们 感 谢 来 自 不 同 国 家 和 基 督 宗 教 传 统 的 与 会 者 及 档 案 同 行 所 给 予 的 帮 助 和 鼓 励 我 们 认 识 到 本 手 册 的 方 法 和 所 描 述 的, 未 必 通 宜 世 界 各 地 的 所 有 情 况, 但 我 们 希 望 本 手 册 能 成 为 一 个 动 力. 司 马 伦 Martha Lund Smalley 纽 黑 文 : 耶 鲁 大 学 神 学 院 冼 茹 清 Rosemary Seton 伦 敦 : 亚 非 学 院 2003 年 2 月 5

7 一. 导 论 历 史 不 是 过 去 发 生 过 的 事 迹, 而 是 后 人 记 述 的 故 事 1 档 案 是 让 后 人 能 讲 述 机 构 或 个 人 的 故 事 的 资 料 来 源, 包 括 : 信 件 会 议 记 录 报 告 法 律 文 体 刊 物 图 片 口 述 历 史 研 讨 会 记 录 或 其 它 活 动 和 事 件 的 文 献 资 料 缺 乏 了 这 些 记 录, 那 些 成 为 我 们 的 历 史 的 故 事 就 会 变 得 不 完 全 和 不 准 确 我 们 基 督 徒 应 明 白 档 案 的 必 要, 因 为 我 们 的 信 仰 明 确 地 让 我 们 交 识 着 上 帝 与 世 界 相 互 联 系 的 悠 远 历 史 意 识 到 我 们 的 信 心 是 基 于 上 帝 子 民 的 历 史, 可 以 让 我 们 醒 觉 到 在 不 断 进 展 的 相 互 联 系 的 故 事 中, 去 保 存 我 们 自 己 的 那 部 分 的 记 录 保 存 记 录 不 应 被 看 为 是 表 面 或 负 担 沉 重, 而 是 个 令 人 兴 奋 的 机 会, 能 记 载 我 们 的 过 去, 充 实 我 们 进 展 中 的 工 作 档 案 可 以 : 藉 着 提 醒 过 去, 塑 造 我 们 的 身 份 提 供 适 宜 的 出 版 物, 活 动 和 事 件 为 因 责 任 需 要 查 找 资 料 的 职 员 节 省 时 间 和 精 力 为 有 兴 趣 的 公 众 学 者 和 机 构 的 史 家 们 提 供 有 价 值 的 研 究 资 源 档 案 一 词 不 仅 是 记 录 本 身, 还 涉 及 存 档 的 地 方 档 案 的 保 存 可 以 有 不 同 的 方 法 : 1. 在 当 地 或 机 构 内 部 2. 由 区 域 或 国 家 或 政 府 机 关 3. 由 适 当 的 图 书 馆 档 案 馆 或 博 物 馆 每 一 个 机 构 都 需 要 根 据 自 身 的 情 况 来 确 定 一 种 保 管 模 式 希 望 本 手 册 提 供 资 讯 给 机 构 去 设 立 和 发 展 它 的 档 案, 无 论 是 内 部 或 与 其 它 机 构 合 作 位 于 马 达 加 斯 加 的 Antananarivo 国 家 FJKM 档 案 馆 马 达 加 斯 加 基 督 教 教 会 档 案 馆 位 于 伦 敦 宣 教 会 神 学 院 的 古 老 建 筑 档 案 馆 内 的 文 献 书 籍 和 图 片 来 源 于 以 前, 特 别 是 19 世 纪 前, 在 马 达 加 斯 加 的 宣 教 工 作. 1 资 料 来 源 于 2002 年 9 月, 美 国 档 案 协 会 ( org) 6

8 二. 奠 定 基 础 设 立 一 个 档 案 策 划 需 要 机 构 的 领 导 长 期 的 委 身 无 论 档 案 是 储 存 在 机 构 内 部 或 它 处, 都 必 须 持 续 提 供 工 作 人 员 空 间 和 经 济 的 支 持 理 想 的 来 说, 这 种 的 持 守 应 有 明 文 简 述 宗 旨, 作 为 书 面 的 提 醒 成 立 档 案 策 划 的 原 因 与 目 的 以 下 是 目 标 宣 言 的 例 子, 机 构 根 据 自 己 的 情 况 制 定 其 内 容 目 标 宣 言 教 会 档 案 我 们 确 信, 我 们 有 责 任 记 载 教 会 的 历 史, 我 们 愿 意 承 担 设 立 并 维 持 这 档 案 策 划 档 案 馆 的 责 任 在 收 集 和 保 存 有 历 史 意 义 的 教 会 记 录, 以 便 后 世 知 晓 我 们 的 故 事 档 案 馆 也 应 促 进 当 前 教 会 的 工 作, 保 存 法 律 和 财 务 记 录 和 汇 集 资 料 以 增 强 其 出 版 物 和 事 件 董 事 会 核 准 2002 年 8 月 31 日 该 意 象 的 宣 言 需 附 有 档 案 馆 基 本 原 则 和 程 序 的 文 献, 如 行 政 管 理 和 存 取 协 议 协 议 内 容 如 以 下 所 例 : 主 管 部 门 将 委 托 一 人 负 责 档 案 策 划, 并 在 空 间 物 品 职 员 方 面 的 需 要 给 予 支 持 被 指 派 的 档 案 员 或 史 料 员 工 直 接 向 主 管 部 门 汇 报, 他 被 授 权, 按 收 集 原 则 去 索 取 和 记 录 存 于 档 案 馆 内 活 着 的 人 的 机 密 记 录 只 限 于 机 构 的 职 员 有 需 要 时 使 用, 且 需 按 当 地 的 法 律 所 给 予 保 护 个 人 的 隐 私 空 间 的 条 件 除 此 局 限 以 外, 教 会 应 鼓 励 那 些 确 实 对 档 案 有 兴 趣, 也 愿 意 签 写 注 册 表 格 ( 包 括 通 知 档 案 馆 他 们 的 研 究 课 题 和 出 版 计 划 ) 的 人 士, 充 分 和 自 由 地 使 用 所 汇 集 的 资 料 7

9 指 定 专 人 负 责 档 案 是 至 关 重 要 的 8

10 三. 档 案 应 纳 入 什 么? 下 述 所 列 是 档 案 内 各 种 的 资 料, 其 重 要 的 程 度 也 因 不 同 处 境 而 有 异 法 律 文 件 : 法 规 章 程 及 社 团 文 件 税 务 报 告, 审 计 合 同 契 约, 房 地 产 文 件 洗 礼 婚 姻 及 葬 礼 等 记 录 行 政 与 政 策 文 件 : 常 年 报 告 董 事 会 委 员 会 理 事 会 会 议 记 录 人 事 部 记 录 程 序 和 策 略 手 册 财 务 记 录 记 录 活 动 的 资 料 刊 物 : 例 如 通 讯 或 小 册 子 事 件 的 节 目 册 宣 传 资 料 研 讨 会 记 录 信 件 备 忘 录 和 电 子 邮 件 讲 章 信 条 诗 歌 福 音 单 张 代 祷 信 见 证 教 材 视 听 资 料 聚 会 或 其 它, 教 会 音 乐, 教 育 节 目, 研 讨 会, 广 播 节 目 的 电 影 或 录 音 录 像 带 特 别 事 件 的 图 片, 如 研 讨 会 或 洗 礼 例 常 活 动 图 片, 如 崇 拜 或 授 课 收 藏 品, 如 横 幅 服 装 崇 拜 用 品 个 人 记 录 : 重 要 领 袖 的 记 事 本 日 记 或 私 人 文 件 机 构 中 的 重 要 人 物 的 个 人 口 述 历 史 当 你 考 虑 把 什 么 记 录 收 入 档 案 时, 应 记 得 以 下 的 问 题 : 1. 已 有 什 么? 当 决 定 收 集 什 么 记 录 于 档 案 时, 应 先 检 验 你 的 机 构 中 经 常 制 作 的 记 录 或 曾 汇 集 过 的 记 录 熟 悉 机 构 运 作 的 人 应 先 作 以 上 所 列 出 的 检 验, 记 下 已 经 存 有 或 应 该 存 有 的 资 料 初 步 的 检 查 可 能 发 现 一 些 重 要 的 记 录 并 不 在 目 前 的 机 构 内 如 果 不 在 此, 它 们 在 何 处? 在 机 构 领 导 的 家 中 吗? 或 某 个 橱 柜 内? 可 能 需 要 一 些 侦 查 的 工 作 去 搜 集 那 些 记 录, 包 括 联 络 机 构 前 任 领 导 2. 汇 集 原 则 为 何? 机 构 的 档 案 馆 的 大 小, 在 于 维 持 这 策 划 的 资 源, 若 只 有 有 限 的 空 间 和 财 政 支 持, 决 定 什 么 该 优 先 收 录 就 显 得 尤 其 重 要 定 下 和 执 行 一 致 的 汇 集 原 则, 更 胜 于 任 9

11 意 收 集 上 述 的 众 多 资 料 较 理 想 的 是 有 份 书 写 的 档 案 馆 的 汇 集 原 则, 分 发 给 整 个 机 构, 也 可 留 给 将 来 的 职 员 3. 记 录 的 保 存 原 则 为 何? 机 构 通 常 有 记 录 管 理 员 和 档 案 员 记 录 管 理 员 的 职 责 在 于 检 查 当 时 的 记 录, 并 确 认 记 录 的 历 史 价 值 以 便 存 档 档 案 员 的 职 责 在 于 为 机 构 照 料 和 管 理 这 些 已 被 评 价 为 有 鉴 证, 历 史 和 研 究 价 值 的 记 录, 且 永 久 保 留 在 储 存 库 内 记 录 管 理 员 和 档 案 员 可 按 他 们 的 常 识 和 对 所 服 务 机 构 的 需 要 裁 决 取 舍 不 是 每 个 机 构 的 记 录 都 需 送 到 档 案 馆 如 有 多 份 记 录, 仅 存 两 份 即 可, 其 余 销 毁 常 规 信 函 如 通 知 信 或 订 购 单 等 无 需 存 档 有 些 记 录 容 量 大 也 不 太 重 要, 可 抽 样 保 存, 如 保 留 10 年 中 的 一 年 的 记 录 在 适 宜 存 档 的 档 案 中, 有 些 是 暂 时 性, 有 些 属 永 久 性 参 阅 附 录 D 记 录 管 理 有 更 详 介 绍, 若 有 流 程 图 指 引 如 何 处 理 记 录 将 更 有 助 如 附 录 E 4. 档 案 馆 中 是 否 有 不 能 让 所 有 人 参 阅 的 记 录? 任 何 机 构 的 档 案 都 具 有 保 密 性 或 损 害 个 人 的 可 能 或 许 有 需 要 把 一 些 档 案 封 闭 几 年 记 录 若 被 限 制 使 用, 不 宜 无 限 期 最 好 是 有 一 个 封 查 年 限 的 特 别 协 议 如,10 年 或 50 年, 或 当 事 人 有 生 之 年 5. 对 你 的 档 案 馆 重 要 的 文 献 是 否 在 他 处? 有 些 记 载 世 界 各 地 的 教 会 组 织 的 来 源 与 发 展 重 要 资 料, 只 能 在 欧 洲 和 北 美 档 案 馆 寻 见, 这 是 不 足 为 奇, 因 为 这 些 资 料 也 记 载 了 差 派 的 组 织 的 事 工 我 们 必 须 从 现 在 开 始 确 认, 去 保 存 和 使 用 那 些 记 载 差 派 的 机 构, 或 帮 助 他 们 发 起 的 机 构 的 历 史 记 录, 以 显 微 影 片 记 录 以 便 共 享 使 用, 是 档 案 馆 一 般 的 程 序 数 码 技 术 也 给 分 享 资 料 提 供 新 的 机 会 显 微 影 片 和 数 码 技 术 可 能 将 散 失 的 文 献 重 新 汇 集, 但 这 方 面 的 努 力 必 须 基 于 一 个 稳 定 的 档 案 机 构 和 详 细 记 录 的 基 础 6. 需 要 创 造 新 内 容 吗? 一 些 机 构 可 能 发 现 他 们 的 处 境 是, 他 们 没 有 任 何 记 载 他 们 历 史 的 记 录, 或 不 足 以 详 述 机 构 的 现 实 与 历 史 的 完 整 故 事 如 此, 需 要 刻 意 地 制 造 文 献 制 造 新 档 案 的 内 容 的 方 法 如 下 : 请 合 适 的 人 撰 写 回 忆 和 反 思 发 送 问 卷 给 教 会 或 个 人, 请 他 们 提 供 资 讯 委 托 某 人 来 研 究 机 构 的 历 史, 并 记 录 其 发 现 发 起 一 个 口 述 历 史 的 策 划 查 寻 会 议 记 录 和 其 他 重 要 文 件 是 否 存 在 与 机 构 有 关 者 的 个 人 文 件 里 取 得 散 落 在 它 处 的 文 件 副 本 10

12 虽 然 从 新 开 始 制 造 档 案 比 依 靠 机 构 随 意 去 制 造 记 录 更 有 缺 陷, 但 填 补 其 遗 漏 有 时 是 需 要 一 些 积 极 的 策 划 参 阅 附 录 C, 有 更 多 关 于 口 述 历 史 的 策 划 口 述 历 史 地 位 的 评 论 : 今 天 的 档 案 馆 汇 集 了 令 人 吃 惊 的 一 大 批 文 献 当 现 代 机 构 制 造 出 文 件 影 片 录 音 带 电 脑 文 件 和 电 子 邮 件 信 息, 档 案 馆 尽 力 保 存 有 历 史 意 义 的 片 段 即 使 是 汇 集 文 献 的 1%, 它 也 已 经 是 一 座 文 献 的 金 字 塔, 我 们 仍 在 挣 扎 着 一 个 事 实, 那 就 是 我 们 可 以 保 存 一 个 事 件 的 整 体, 却 让 其 中 的 精 髓 流 失 正 如 在 我 的 历 史 测 量 的 课 所 教 导 的 最 好 的 并 不 一 定 是 最 多 的, 保 存 得 最 好 的, 不 一 定 是 那 最 重 要 的. 记 忆 有 差 错, 受 访 者 也 有 不 足, 我 们 只 能 了 解 和 传 达 局 部, 如 同 透 过 墨 镜 观 看 尽 管 如 此, 我 们 希 望 人 们 能 看 到 从 这 些 记 录 所 反 射 出 的 光 辉 摘 录 于 1997 年 Robert Shuster 目 击 者 的 告 白, Billy Graham 中 心 档 案 馆 中 的 口 述 历 史 和 宣 道 11

13 四. 记 录 应 保 存 在 何 处? 机 构 决 定 建 立 档 案 计 划 时, 必 须 负 责 寻 找 一 个 适 当 的 地 方 来 储 存 档 案, 这 个 储 存 库 无 论 是 办 公 室 的 角 落 或 专 有 的 建 筑 都 应 符 合 某 些 标 准, 以 确 保 记 录 得 以 长 期 保 存 有 些 机 构 可 能 在 原 地 储 存 他 们 档 案, 有 的 机 构 则 寻 找 其 他 机 构 代 存 理 想 的 储 存 库 应 能 防 卫 以 下 所 列 的 档 案 的 敌 害 档 案 和 手 稿 易 受 热 气 和 潮 湿 侵 蚀, 易 被 各 种 害 虫 损 坏 ( 包 括 人 类!), 常 被 疏 忽 和 处 置 不 当 潮 湿 热 气 光 线 害 虫 处 理 失 误 火 灾 水 灾 污 垢 盗 窃 疏 忽 比 较 理 想 的 情 况 是, 档 案 馆 的 选 址 应 不 受 地 陷 地 震 水 灾 的 影 响 它 也 不 应 靠 近 火 灾 爆 炸 有 害 气 体 烟 或 污 染 等 潜 在 的 隐 患 源 建 筑 可 以 有 多 种 的 外 型 和 大 小 创 新 的 建 筑 和 有 创 意 地 利 用 旧 的 建 筑 都 可 以 成 为 储 存 库, 例 如 古 老 的 教 堂 在 任 何 的 气 候 都 是 荫 凉 的, 也 适 宜 作 为 档 案 馆 的 建 筑 在 热 带 气 候 的 地 区, 建 筑 的 其 中 部 分 若 是 在 地 下 可 提 供 较 低 的 温 度 环 境 请 参 阅 下 列 图 表 评 估 建 筑 是 否 适 宜 作 为 储 存 档 案 之 用 档 案 建 筑 查 表 具 有 足 够 的 发 展 空 间 安 全 的 防 盗 和 无 闲 杂 人 员 系 统 安 全 的 防 蛀 防 腐 系 统 窗 口 安 置 防 虫 侵 入 的 拦 护 网 窗 口 安 置 防 光 线 直 射 的 遮 光 物 稳 定 的 环 境 和 季 节 变 化 屋 顶 和 窗 户 防 渗 漏 入 口 和 通 道 畅 通 可 调 节 的 荧 光 灯 易 清 理 的 电 流 插 座 防 火 系 统 能 控 制 到 范 围 内 的 温 度 ( 如, 存 档 区 不 受 周 末 无 空 调 的 影 响 ) 12

14 空 调 并 非 必 须 如 果 : 在 季 节 变 化 缓 和 的 情 况 下 环 境 是 稳 定 的 恒 定 温 度 和 湿 度 ( 参 阅 指 导 方 针 的 第 6 章 ) 四 周 空 气 不 污 染 在 无 法 提 供 稳 定 电 源 的 地 区 不 可 太 依 靠 空 调. 档 案 架 不 锈 金 属 架 是 被 推 荐 的, 因 为 木 架 有 火 灾 和 成 为 昆 虫 的 食 物 来 源 的 隐 患 如 不 能 有 金 属 架, 用 当 地 经 防 虫 处 理 的 硬 质 木 材 亦 可 架 子 应 有 坚 固 的 构 造 架 子 应 远 离 墙 体 以 利 空 气 循 环 架 子 底 部 层 离 地 15 厘 米, 以 防 水 患 架 子 的 深 度 足 够 放 置 档 案 盒 如 果 空 间 有 限, 地 板 的 负 荷 量 许 可, 移 动 ( 紧 凑 ) 架 是 个 好 的 解 决 办 法 标 准 的 架 在 轨 道 上 移 动, 架 子 中 间 不 需 要 有 固 定 的 通 道 静 态 固 定 架 移 动 ( 紧 凑 ) 架 处 理 和 行 政 空 间 除 了 储 存 空 间, 档 案 馆 也 需 要 有 职 员 们 处 理 档 案, 材 料 存 放 处 和 足 够 的 行 政 空 间 受 危 害 的 记 录 13

15 防 灾 计 划 灾 难 随 时 而 来, 小 的 可 以 是 忘 记 关 窗, 大 的 可 以 是 风 灾 水 灾 火 灾 我 们 强 烈 举 荐 所 有 收 集 档 案 的 要 有 一 个 防 灾 计 划, 在 紧 急 时 可 实 施 计 划 如 下 : 估 计 建 筑 物 和 收 藏 品 能 承 受 的 风 险, 如 火 灾 和 水 灾 包 括 档 案 馆 设 施 的 每 层 图 表, 指 明 出 口, 沟 渠 等 设 置 减 少 风 险 的 程 序, 如 防 火 设 施 标 示 档 案 馆 内 珍 贵 和 易 损 物 的 位 置 标 示 应 急 物 名 单 的 位 置, 塑 料 片, 纸 巾 和 风 扇 图 示 紧 急 时 职 员 应 行 之 务, 以 先 后 有 序 最 好 能 设 立 电 话 专 线 或 联 络 职 员 的 表, 以 便 尽 快 获 得 援 助 列 出 复 原 和 营 救 计 划 14

16 五. 分 类 整 理 详 记 以 便 使 用 档 案 初 步 行 动 登 记 入 册 资 料 被 寄 送 到 档 案 馆 后 应 登 记 入 册, 确 知 资 料 已 入 馆 与 其 存 放 之 处 可 根 据 所 特 列 的 资 料 填 入 如 下 表 格 新 编 记 录 记 录 制 作 人 ( 机 构 或 个 人 ): 收 件 日 期 : 接 受 来 件 数 量 : 与 已 在 储 存 库 中 资 料 的 关 系 : 与 其 它 文 献 的 关 系 : 来 件 存 放 位 置 : 暂 时 / 永 久 编 号 : 比 较 理 想 的 是, 存 入 储 存 库 的 资 料 应 连 同 有 关 内 容 的 清 单 或 摘 要 储 存 库 接 受 的 资 料 可 能 来 自 一 个 机 构 中 的 不 同 部 门, 或 来 自 不 同 的 机 构 或 个 人 因 此, 资 料 应 鉴 别 其 来 源 按 类 保 存, 接 收 到 的 盒 子 或 包 裹 需 清 楚 的 标 明 名 字 或 有 关 的 号 码, 及 在 新 编 记 录 中 的 资 讯. 澄 清 拥 有 权 对 储 存 库 中 的 资 料 来 自 不 同 机 构 和 个 人 尤 其 重 要, 需 有 文 字 记 录 说 明 是 否 已 转 让 资 料 拥 有 权, 或 仅 是 储 存 如 果 资 料 是 被 捐 赠 给 这 储 存 库, 产 业 拥 有 权 就 转 给 这 储 存 库, 如 果 资 料 是 储 存, 日 后 可 能 被 取 走 拥 有 权 的 情 况 会 影 响 资 料 处 理 的 程 度 整 理 记 录 一 个 房 间 或 一 个 柜 厨 里 即 使 充 满 了 未 经 确 认 或 未 分 类 的 记 录, 不 是 一 个 档 案 室, 是 不 能 用 的 资 源 记 录 必 须 经 过 分 类 编 排 和 描 述 后, 对 机 构 和 研 究 人 员 才 有 用 在 Ivato 有 待 处 理 的 档 案 Madagascar Courtesy, Berthe Raminosoa, Archivist, FJKM 教 会 两 个 重 要 的 管 理 档 案 的 原 则 : 起 源 原 则 ( 源 头 ) 和 原 有 的 次 序 原 则 起 源 ( 源 头 ): 同 出 处 的 资 料 应 收 集 在 一 起 勿 将 甲 机 构 和 个 人 与 乙 机 构 和 个 人 混 杂, 应 分 别 储 存 和 列 出 15

17 原 有 次 序 : 尽 可 能 把 档 案 的 排 列 程 序 按 照 它 们 的 制 造 排 列 如 果 失 去 了 这 个 次 序 或 混 乱 了, 需 重 新 排 列 且 要 正 确 地 反 映 出 该 机 构 的 结 构 和 发 展, 若 是 个 人, 应 反 映 他 / 她 人 生 和 事 业 的 重 要 阶 段 维 持 记 录 原 有 的 秩 序 对 机 构 是 比 对 个 人 的 文 件 更 重 要 虽 然 有 正 规 的 档 案 管 理 训 练 是 最 好, 有 责 任 的 人 也 能 胜 任, 按 以 下 的 步 骤 把 记 录 分 类 和 详 述. 熟 习 该 机 构 历 史 的 义 工 常 能 胜 任. 编 排 记 录 需 要 什 么? 分 类 档 案 的 大 桌 子, 在 分 类 期 间 不 可 受 扰 乱 有 途 径 获 得 有 关 机 构 或 个 人 的 资 讯, 如 历 史 回 忆 录 和 常 年 报 告 有 方 法 记 录 系 列 记 录 和 卷 宗 的 资 讯 注 释 和 索 引 卡 可 按 所 需 的 秩 序 排 列 排 放 次 序 可 依 此 排 列 时 间 : 分 类 和 编 排 是 个 冗 长 的 过 程 整 理 档 案 的 五 个 步 骤 : 第 一 步 : 登 记 与 分 类 详 查 所 有 记 录, 编 造 一 个 有 关 现 有 档 案 的 范 围 和 类 别 的 目 录 如 果 记 录 来 自 不 同 的 机 构 和 个 人, 应 分 别 分 类 并 个 别 标 签 确 定 原 件 来 源 和 按 制 作 的 个 人 或 机 构 分 置, 这 叫 确 定 起 源 第 二 步 : 将 现 有 记 录 分 门 别 类 根 据 你 的 详 细 目 录, 确 定 现 有 的 记 录 内 应 有 那 些 组 别, 若 记 录 都 是 源 于 同 一 个 机 构 ( 下 述 个 案 1) 或 许 把 记 录 按 机 构 中 各 行 政 部 门 而 分, 每 个 部 门 就 是 记 录 的 一 个 组 别 另 一 方 面, 如 记 录 源 于 不 同 机 构 ( 下 述 个 案 2), 应 根 据 各 个 机 构 为 记 录 的 组 别 个 案 1: 所 有 档 案 均 来 自 [ 荷 兰 ] 阿 鲁 巴 长 老 会 在 此 个 案 中, 基 本 的 分 类 或 记 录 如 下 述 分 类 组 别 : 档 案 类 : 1. 常 年 会 议 记 录 2. 长 老 会 会 议 记 录 3. 出 版 部 门 4. 财 政 部 门 5. 其 他 均 与 阿 鲁 巴 长 老 会 有 关 个 案 2: 储 存 库 的 记 录 来 源 于 阿 鲁 巴 长 老 会, 阿 鲁 巴 联 合 神 学 院 和 阿 鲁 巴 无 家 者 庇 护 所 在 此 个 案 中, 基 础 的 分 类 或 记 录 组 如 下 述 分 类 : 1. 阿 鲁 巴 长 老 会 档 案 2. 阿 鲁 巴 联 合 神 学 院 档 案 3. 无 家 者 庇 护 所 档 案 第 三 步 : 划 分 记 录 组 成 为 系 列 16

18 在 已 鉴 定 的 基 本 的 组 别 中, 把 记 录 再 划 分 为 系 列 --- 同 样 的 纸 张 外 形, 或 同 样 的 功 能 或 同 样 的 主 题 系 列 的 例 子 有 : 受 托 管 理 团 会 议 记 录 执 行 委 员 会 会 议 记 录 常 年 会 议 记 录 百 年 庆 典 记 录 通 信 财 政 报 告 出 版 图 片 第 四 步 : 整 理 同 一 系 列 的 资 料 在 许 多 情 况 下, 记 录 系 列 已 按 某 种 方 式 排 列, 如, 会 议 记 录 按 年 代 顺 序 ; 通 信 按 现 有 的 分 类 系 统 如 已 有 这 些 程 序, 档 案 员 应 尊 重 原 有 的, 保 留 收 到 资 料 时 的 秩 序 如 果 没 有 能 辨 认 的 程 序, 档 案 员 就 需 确 定 最 合 理 而 有 用 的 程 序, 依 此 来 组 织 资 料 第 五 步 : 将 记 录 放 进 贴 有 标 签 的 文 件 夹, 盒 子 或 抽 屉 存 放 记 录 的 常 规 是 将 文 件 夹 放 置 于 盒 子 或 抽 屉 将 记 录 放 入 大 小 适 宜 的 文 件 夹, 方 便 确 定 记 录 内 的 片 段 能 按 秩 序 保 存, 以 便 日 后 使 用 以 摘 要 标 题 注 明 在 文 件 夹, 而 不 是 列 出 文 件 夹 内 的 项 目 如, 将 委 员 会 会 议 记 录 放 置 在 一 个 系 列 的 卷 宗 或 文 件 夹, 应 有 委 员 会 的 名 字 和 日 期 的 范 围 粘 贴 在 每 一 个 文 件 夹 上 文 件 夹 标 签 如 下 : 第 5 盒 阿 鲁 巴 长 老 会 执 行 委 员 会 第 31 夹 1999 年 1-5 月 会 议 记 录 给 文 件 夹 盒 子 或 抽 屉 编 号 有 助 于 取 阅 与 重 新 排 列 购 置 特 别 的 存 档 用 的 质 量 上 乘 的 文 件 夹 和 盒 子 是 值 得 的, 但 不 是 必 须 有 些 时 候, 记 录 是 合 订 装, 可 将 有 摘 录 记 录 的 卡 夹 在 这 合 订 本 内, 以 便 确 认 私 人 文 件 的 分 类 和 编 排 私 人 文 件 的 种 类 和 系 列 很 可 能 与 机 构 的 档 案 不 同 下 述 系 列 资 料 是 典 型 的 私 人 收 藏 : 日 记 或 记 事 本 通 信 按 通 信 人 分 类, 再 按 日 期 分 发 出 信 件 的 副 本 或 草 稿 笔 记 本, 讲 章, 公 文 委 员 会 文 件 ( 若 档 案 室 中 有 一 套 完 整 的 机 构 的 委 员 会 文 件, 余 项 销 毁 ) 作 者 的 出 版 物 草 稿 或 出 版 物 短 暂 之 物 : 如 讣 告, 广 告, 贺 卡 等 图 片 工 制 品, 如 收 藏 盒 子, 一 副 眼 镜 等 在 一 个 系 列 内, 通 常 是 照 年 月 排 列, 虽 然 有 时 以 主 题 会 更 适 当, 可 以 反 应 出 个 人 生 活 中 不 同 的 活 动 17

19 记 录 的 名 单 和 摘 要 : 制 造 检 索 在 你 组 织 了 档 案 后, 编 写 检 索 或 档 案 指 南 很 重 要, 你 才 可 以 维 持 和 分 布 有 关 档 案 的 资 讯 索 引 应 包 括 以 下 事 项 : 1. 档 案 的 名 字 2. 参 阅 号 码 3. 数 量 / 范 围 ( 书 架 上 尺 码, 多 少 个 盒 子, 多 少 册 ) 4. 存 档 日 期 范 围 5. 机 构 的 简 历 ( 或 个 人 简 传 ) 提 供 档 案 的 背 景 6. 档 案 范 围 和 内 容 7. 排 列 系 统 的 说 明 8. 每 个 卷 宗 每 个 盒 子 的 名 单, 记 录 原 有 的 的 标 签 或 档 案 员 提 供 的 卷 宗 与 盒 子 的 标 签 盒 子 / 文 件 夹 抽 屉 号 码 应 包 括 在 这 清 单 内, 以 便 查 索 如 果 有 合 乎 逻 辑 排 列 的 资 料 的 名 单, 书 架 上 资 料 的 真 正 排 列 就 不 那 么 重 要, 需 有 个 数 目 字 的 系 统 联 系 检 索 中 的 名 单 与 真 正 存 放 的 位 置, 以 便 查 索 制 作 检 索 有 不 同 模 式 和 方 法, 目 的 是 在 于 记 录 档 案 的 内 容, 提 供 这 资 讯 给 机 构 里 面 的 个 人 或 外 界 研 究 员 这 种 指 南 能 以 纸 张 或 电 脑 文 件 分 发 能 上 载 到 互 联 网 将 资 讯 广 泛 分 发 检 索 应 详 备, 让 研 究 员 确 定 是 否 值 得 到 储 存 库 查 考 此 课 题 在 此 有 一 些 丰 富 的 检 索 例 子 纽 西 兰 长 老 会 外 国 宣 教 会 委 员 会 Billy Graham 福 音 传 道 者 协 会 : 媒 体 办 公 室 档 案, 存 档 号 联 合 卫 理 公 会 会 督 政 务 会 档 案 手 册 Willard Livingstone Beard 档 案 手 册 检 索 目 录 列 表 实 例 : A.( 英 式 ) 档 案 : 基 督 徒 文 学 联 合 协 会 分 组 : 委 员 会 记 录 系 列 : 委 员 会 会 议 记 录 卷 宗 : 01. 委 员 会 的 阅 读 小 册 子 1806 年 5 月 25 日 年 5 月 12 日 02. 版 权 委 员 会 1835 年 11 月 15 日 年 10 月 18 日 03. 财 政 委 员 会 1826 年 4 月 12 日 年 9 月 28 日 04. 特 别 帐 目 调 查 委 员 会 1825 年 6 月 年 11 月 23 日 B.( 美 式 ) 档 案 系 列 : 妇 女 与 儿 童 宣 教 工 场 的 督 徒 文 学 委 员 会 有 限 公 司 系 列 : 组 织 和 政 策 记 录 次 系 列 : 法 律 文 件 18

20 盒 子 文 件 夹 内 容 日 期 1 1 合 并 证 书 1934 年 6 月 14 日 1 2 法 规 1945 年,1952 年 1 3 CCLWCMF 和 NCCCUSA 1956 年 7 月 20 日 协 议 书 1 4 法 规 1956 年,1957 年 1 5 CCLWCMF 1958 年 和 世 界 读 写 能 力 与 基 督 徒 文 字 委 员 会,DFM 协 议 原 则 1 6 全 体 决 议 1970 年 1 7 CCLWCMF 1970 年,1979 年 与 媒 体 协 议 原 则 网 上 检 索 实 例, 分 组 ( 系 列 ) 视 窗 如 下 ( 19

21 无 需 重 新 发 明 自 从 有 了 文 字, 机 构 就 制 造 档 案 世 界 各 地 的 宗 教 组 织 和 宗 教 团 体 都 有 手 册 和 指 南, 指 导 他 们 的 教 会 和 机 构 附 录 A, 资 料 样 本 有 个 新 的 普 通 国 际 标 准 档 案 描 述 (ISADG),1999 年 9 月 已 被 国 际 档 案 馆 理 事 会 的 描 述 标 准 委 员 会 采 用 在 世 界 通 用 从 互 联 网 进 入 标 准 (91 页 ) 可 下 载 ICA 的 网 址 : 有 各 种 语 言 环 球 网 络 向 那 些 想 要 保 存 他 们 档 案 的 教 会 和 宗 派 提 供 基 本 的 指 南 美 国 信 义 会 联 合 卫 理 公 会 南 浸 信 会 历 史 图 书 馆 和 档 案 室 Billy Graham 中 心 长 老 会 历 史 协 会 英 国 的 The Mundus Gateway to Missionary Collections 提 供 很 多 世 界 档 案 馆 的 联 系 : 20

22 六. 记 录 的 维 持 与 保 存 检 查 档 案 的 状 况 为 了 确 定 档 案 是 否 完 好 无 损, 整 体 地 检 查 资 料 是 明 智 的 如 果 无 法 彻 底 检 查, 抽 样 检 查 也 可 以 检 查 的 目 的 是 辨 别 档 案 是 否 需 要 修 复 或 保 管, 以 及 估 定 整 体 档 案 的 保 存 需 要 为 记 录 争 取 一 个 好 的 环 境 保 藏 档 案 最 重 要 的 因 素 有 : 避 免 极 度 的 温 度 和 湿 度 适 当 地 包 装 和 处 理 记 录 维 持 储 存 库 的 清 洁 与 干 燥, 避 免 虫 蛀 和 发 霉 银 鱼 蛀 书 虫 蟑 螂 白 蚁 和 其 他 有 害 物 都 可 能 侵 袭 书 和 档 案 它 们 喜 欢 因 潮 湿 引 起 纸 张 浆 糊 内 的 食 物 图 片 中 的 白 明 胶 同 样 吸 引 虫 子 2 在 放 入 储 藏 室 以 前 检 查 所 有 记 录 的 虫 蛀 和 发 霉 情 况 用 装 有 麝 香 草 酚 晶 的 容 器 熏 制 有 虫 蛀 的 记 录 擦 去 或 吸 去 记 录 上 明 显 的 污 物 定 期 清 理 和 检 查 储 藏 室 防 止 虫 蛀 和 发 霉 比 事 后 才 消 除 容 易 储 藏 室 内 不 得 饮 食 纸 制 资 料 保 存 温 度 和 湿 度 要 尽 可 能 保 持 不 变 下 述 范 围 是 有 关 保 护 纸 和 羊 皮 纸 的 推 荐 : 温 度 :16-20 /60-68 F 相 对 湿 度 :45-60% 理 想 的 情 况 是 档 案 用 不 锈 的 钉 书 钉 装 订 后 贮 藏 在 无 酸 的 文 件 夹 与 盒 子 中 若 无 酸 的 容 器 太 贵 或 无 法 得 到, 就 用 上 等 的 纸 板 这 将 预 防 潮 湿 高 温 和 虫 蛀 有 的 地 方 用 布 包 裹, 特 别 是 丝 绸, 最 能 预 防 蛀 书 虫 文 件 夹 应 宽 松 整 齐 地 放 入 容 器 中, 不 至 卷 曲 或 滑 落 应 除 掉 所 有 能 生 锈 的 纸 夹 和 橡 胶 圈 若 纸 张 需 要 一 起 保 存, 用 铜 或 塑 胶 纸 夹 将 文 件 包 在 无 酸 性 的 纸 内 绝 不 可 用 透 明 胶 纸 作 修 订 工 作 大 型 的 资 料 要 平 放 在 文 件 夹 中, 放 在 地 图 抽 屉 里 记 录 不 宜 迭 压 或 完 全 装 入 塑 胶 袋 中 档 案 盒 子 ] 2 Rita 和 John England 著, 服 事 亚 洲 信 念 与 智 慧, 亚 洲 神 学 图 书 馆 管 理 员 指 南,[ 菲 ] 奎 松 城,2001, P

23 迭 压 是 一 种 将 一 个 文 件 夹 在 两 片 塑 胶 之 间, 然 后 用 机 器 密 封 年 代 初 期 这 过 程 被 认 为 是 解 决 所 有 保 存 的 问 题, 尤 其 是 处 理 易 脆 和 破 损 的 文 件 它 被 视 为 特 选 的 处 理 方 法, 甚 至 用 来 保 存 未 受 腐 蚀 的 文 件 ( Comma,2001 年,P.63) 现 在 一 般 认 为 这 对 文 件 不 利, 因 他 不 是 稳 定 的 步 骤, 也 不 能 复 原, 目 前 在 需 要 保 存 单 张 易 损 坏 或 巨 形 的 文 件 如, 为 了 咨 询 或 陈 列, 封 装, 用 牢 固 的 聚 脂 材 料 是 被 提 倡 的 塑 胶 薄 膜 可 依 照 尺 寸 裁 剪, 细 心 密 封 四 边, 牢 固 地 托 住 纸 张 密 封 用 机 器 或 用 双 边 的 聚 酯 透 明 胶 纸, 封 装 是 可 复 原 的 过 程 封 装 用 的 塑 胶 处 理 职 员 和 研 究 员 要 小 心 处 理 文 件 某 些 情 况 下 用 手 套 是 适 当 的 重 的 或 容 易 破 损 的 档 案 在 参 考 时 要 注 意 给 予 支 撑 不 得 倾 身 或 搁 置 在 文 件 上 复 印 时 要 特 别 小 心 在 大 多 数 的 情 况 下, 只 能 由 档 案 室 职 员 复 印 应 尽 量 避 免 频 繁 复 印 细 致 的 资 料, 包 括 照 片 复 制 件 的 使 用 可 用 复 制 件 保 护 容 易 破 损 和 使 用 频 繁 的 项 目 复 印 微 型 或 数 码 复 制 原 件 使 用 复 制 件 的 另 一 个 好 处 是, 使 用 范 围 不 必 局 限 于 一 处 保 管 破 损 的 和 易 损 坏 的 档 案 有 的 记 录 可 能 已 经 破 损, 需 要 大 刀 阔 斧 才 能 修 复 这 种 修 复 方 法 称 为 保 管, 通 常 最 好 是 让 这 方 面 的 专 家 来 处 理 若 觉 得 有 记 录 需 要 被 保 管, 按 下 述 方 法 评 估 : 修 复 有 多 急 迫? 修 复 的 用 费? 有 用 于 这 方 面 的 资 金 或 需 要 特 别 的 筹 款? 有 其 他 保 管 方 法 吗? 更 好 的 包 装 是 否 能 稳 定 它 的 情 况? 可 否 以 复 印 或 复 制 来 替 代 原 件? 是 否 能 让 它 保 持 原 状? 特 别 类 型 资 料 的 保 存 视 听 资 料 22

24 为 了 确 保 照 片 录 音 带 录 象 带 电 影 胶 片 和 数 码 视 听 记 录, 需 要 特 别 处 理 一 般 情 况 下, 应 在 下 述 的 环 境 贮 藏 图 片 电 影 胶 片 录 音 和 录 象 磁 带 : 温 度 越 低 越 好 (4-20 C/40-68 F) 越 干 燥 越 好 ( 相 对 湿 度 25%-50%) 温 度 和 湿 度 最 好 是 只 有 微 量 的 变 差 ( 正 负 不 超 过 10%) 温 度 与 湿 度 监 控 器 如 果 不 能 在 存 档 区 内 维 持 这 些 温 度 和 湿 度 的 平 衡 怎 么 办? 不 要 失 望, 尝 试 尽 可 能 保 在 定 数. 这 里 有 一 些 实 用 的 小 窍 门 帮 助 保 存 不 同 类 型 视 听 的 媒 介 图 片 1. 不 要 在 图 片 的 背 面 用 原 子 笔 标 注 油 墨 会 渗 透 到 正 面 可 将 参 考 编 号 小 心 地 用 耐 光 墨 水 书 写 还 未 镶 好 的 图 片 的 参 考 编 号 可 用 能 清 晰 标 记 的 轻 铅 笔 写 在 图 片 的 背 面 2. 若 可 能, 将 图 片 放 入 化 学 稳 定 的 聚 脂 或 纸 袋 中 ( 如, 聚 脂 薄 膜 或 非 酸 性 纸 ) 这 样 的 袋 子 可 以 防 止 图 片 卷 曲, 减 少 图 片 之 间 的 接 触 也 可 以 把 同 样 的 资 讯 标 注 在 袋 子 上, 或 夹 另 一 张 标 记 在 袋 子 内. 3. 如 不 能 用 袋 子, 就 必 需 贮 藏 图 片 在 长 期 存 放 仍 不 至 于 卷 曲, 也 不 会 过 多 被 触 摸 的 方 式 4. 必 需 拿 图 片 的 边 缘, 以 免 触 摸 到 图 象 5. 图 片 易 受 水 的 侵 蚀, 贮 藏 地 方 应 远 避 水 源 如 档 案 馆 遭 受 水 灾, 首 先 要 抢 救 的 是 图 片 6. 图 片 易 受 虫 蛀 的 损 坏, 如 果 虫 蛀 是 严 重 的 问 题, 最 好 是 贮 藏 在 金 属 盒 中 7. 图 片 不 宜 重 复 扫 描 或 影 印 磁 带 制 成 录 音 带 和 录 象 带 的 磁 带 是 相 当 易 脆 的 1. 绝 对 不 能 把 录 音 带 和 录 象 带 贮 藏 在 过 热 和 过 湿 的 环 境 里 高 温 将 导 致 磁 带 沾 粘, 使 包 装 退 损, 过 湿 将 导 致 菌 类 滋 生 2. 避 免 直 接 暴 光, 这 将 导 致 弯 曲 3. 贮 藏 磁 带 的 环 境 应 尽 量 干 净 一 点 的 灰 尘 或 碎 片 也 能 导 致 磁 带 受 损, 遗 失 资 讯 4. 录 象 带 应 以 盒 端 存 放 ( 像 图 书 馆 书 架 上 的 书 ) 不 要 平 放 5. 若 可 能, 磁 带 应 贮 藏 在 具 保 护 性 ( 不 是 真 空 ) 的 塑 胶 容 器, 而 不 是 纸 板 容 器 6. 除 去 磁 带 上 录 制 的 标 号, 防 止 意 外 重 复 录 制 在 原 带 里 7. 只 可 从 播 放 器 中 放 入 或 取 出 空 或 在 未 录 制 过 的 部 分, 不 可 在 录 制 时 取 出 磁 带 8. 应 常 常 清 洁 使 用 磁 带 的 器 材 和 加 防 尘 封 盖 旧 款 的 磁 带 使 用 器 材 应 挑 出 来 保 23

25 留 9. 用 后 应 倒 回 到 磁 带 末 尾, 不 应 在 停 止 于 中 间 一 段 时 贮 藏 10. 若 在 野 外 录 制 磁 带, 送 回 档 案 馆 的 过 程 中 应 避 免 高 温 及 粗 暴 地 处 理 11. 若 磁 带 贮 藏 的 温 度 和 湿 度 比 播 放 处 更 底, 在 使 用 磁 带 前 应 有 一 个 适 应 时 间 12. 尽 量 使 用 好 品 质 的 磁 带 目 前 没 有 档 案 的 形 式 的 磁 带, 所 以 最 终 磁 带 将 会 被 制 成 另 一 种 格 式 13. 应 标 明 所 有 的 磁 带 14. 需 要 复 制 变 质 的 磁 带, 这 叫 重 新 定 格 式 任 何 磁 带 超 过 10 年 都 需 要 重 新 定 格 式 电 子 记 录 记 录 在 传 统 中 被 认 为 是 实 物, 如 纸 质 文 件, 但 今 天, 记 录 经 常 被 制 成 和 存 贮 在 数 码 或 电 子 格 式 如 电 子 文 件, 软 盘,CD-ROMs, 数 码 录 象 等 怎 样 才 能 确 保 它 们 被 保 留 原 来 的 内 容, 仍 能 在 适 当 年 日 里 被 使 用? 保 守 的 储 存 库 将 电 子 档 案 都 存 录 在 硬 件 里 当 机 构 和 个 人 完 全 进 入 电 子 时 代 之 际, 这 种 情 况 日 益 难 以 维 持 目 前, 为 了 保 全 记 录 要 求 打 印 成 硬 件 也 会 有 危 险 为 了 保 全 而 需 要 另 外 的 步 骤 去 选 择 和 打 印 记 录, 肯 定 会 限 制 要 保 留 的 记 录 的 数 量 和 种 类 ; 而 那 些 没 被 保 全 的 记 录 可 能 是 非 常 重 要 的 鉴 证 一 些 保 存 电 子 数 据 的 基 本 策 略 : 1. 媒 介 的 重 整 : 把 数 据 从 一 媒 体 复 制 到 另 一 个 同 样 的 媒 体, 如, 硬 盘 软 盘 和 CD- ROM 2. 媒 体 转 换 : 转 存 电 子 数 据 至 另 一 种 媒 介 如 转 到 非 数 码 媒 体 高 品 质 的 非 酸 的 中 性 纸 能 保 存 一 个 世 纪 或 更 久, 高 品 质 的 显 微 胶 片 能 保 存 300 年 或 更 久 纸 或 显 微 胶 片 另 外 的 优 势 是 无 须 特 别 的 硬 件 或 软 件 来 寻 获 或 查 阅 3. 格 式 转 换 : 转 换 数 据 格 式 为 能 在 一 种 装 置 内 减 少 不 同 格 式 如, 转 换 WordPerfect 至 Word 格 式 4. 移 植 : 转 换 数 据 以 便 在 与 原 来 所 设 置 的 不 同 的 硬 盘 和 软 盘 使 用 这 包 括 传 递 数 据 至 档 案 馆 的 中 心 服 务 器 或 电 脑 室 这 时, 最 重 要 的 是 档 案 管 理 员 能 与 制 作 记 录 的 人 员 同 工, 提 高 他 们 对 保 存 电 子 数 据 的 问 题 的 意 识 如 果 记 录 是 以 电 子 格 式, 储 存 库 有 必 要 定 期 地 从 新 转 换 格 式, 避 免 过 时 的 格 式, 需 要 使 用 过 时 的 硬 件. 应 设 计 一 个 时 间 表, 请 专 人 负 责 在 规 定 间 隔 检 验 是 否 仍 可 阅 读 下 述 类 型 的 电 子 数 据 : 电 子 邮 件 文 字 处 理 和 万 维 网 文 件 数 据 库 参 阅 附 录 E 若 机 构 有 网 址, 记 得 定 期 保 存 网 址 内 有 档 案 价 值 的 要 点 24

26 七. 设 置 研 究 设 备 为 研 究 员 准 备 研 究 设 备 是 让 人 能 单 独 查 阅 参 考 资 料, 搜 查 档 案 检 索 和 运 用 档 案 的 地 方 也 可 包 括 陈 列 处 和 其 他 设 备 各 类 研 究 员 都 会 来 使 用 档 案 : 机 构 或 社 团 的 成 员, 学 生, 学 者, 从 事 商 业 研 究 的 学 者 ( 如, 来 自 影 视 公 司 ) 或 公 众 人 士 他 们 可 能 是 经 验 丰 富 的 研 究 员, 完 全 知 道 他 们 所 要 的 也 知 道 如 何 找 到, 也 有 不 太 清 楚 如 何 进 行 的 人 研 究 员 对 你 是 很 重 要 的, 因 为 他 们 可 能 成 为 朋 友 和 支 持 者 他 们 的 工 作 可 以 帮 助 人 注 意 到 你 的 档 案 需 要 追 踪 在 你 储 存 库 作 研 究 后 的 出 版 物 许 多 储 存 库 要 求 研 究 员 填 写 以 下 的 表 格, 请 求 允 许 从 档 案 中 引 证 : 允 许 出 版 表 格 姓 名 ( 请 用 正 楷 ) 日 期 地 址 电 话 电 邮 依 据 档 案 馆 的 要 求, 我 请 求 授 权 出 版 档 案 馆 收 藏 的 以 下 的 原 稿 资 料 ( 应 注 明 所 收 藏 资 料 ) 出 版 计 划 书 目 资 料 : 研 究 工 作 可 以 是 很 昂 贵 和 费 时 的 事, 尤 其 是 需 要 到 海 外 去 考 虑 是 否 有 可 能 设 立 旅 行 资 助 金 资 助 研 究 员 无 论 如 何, 要 准 备 提 供 在 档 案 馆 附 近 的 有 关 居 住 和 膳 食 的 资 讯 阅 览 室 阅 览 室 或 参 考 档 案 的 地 方 应 与 研 究 员 不 能 进 入 的 储 藏 处 分 开, 理 想 来 说, 是 一 个 安 静 的 学 习 地 方, 远 离 行 政 的 活 动 范 围 阅 览 室 包 括 : 研 究 员 和 管 理 员 所 需 的 桌 椅 桌 椅 要 足 够 宽 大, 档 案 可 能 是 很 大 的 工 具 书 和 参 考 资 料 的 架 子 光 线 适 当 书 目, 检 索, 或 用 来 作 电 子 检 索 的 电 脑 记 录 使 用 量 的 来 宾 簿 陈 列 处 及 告 示 板 25

27 用 来 暂 放 和 输 送 资 料 的 推 车 开 放 原 则 规 则 和 程 序 应 有 告 示 清 楚 注 明 何 人 可 应 用 档 案, 也 可 将 此 告 示 寄 给 询 问 的 人 士 可 能 需 要 设 立 预 约 制 度 应 告 示 开 放 时 间, 日 期, 包 括 寄 给 研 究 员 的 资 讯 应 备 有 关 档 案 内 容 的 资 讯, 让 人 索 取 ( 参 阅 检 索 部 分 ) 保 存 来 访 者 记 录, 包 括 来 访 日 期 和 地 址 等 是 为 了 安 全 和 统 计 的 目 的 理 想 的 来 说, 阅 览 室 应 有 人 监 视 ( 大 多 数 盗 窃 档 案 是 在 参 考 档 案 时 发 生 ) 监 督 应 能 环 视 阅 览 室 内 所 有 的 人 若 不 可 能 有 监 督, 研 究 员 只 允 许 一 次 借 阅 一 卷 / 册, 归 还 时 要 受 检 查 应 有 索 取 资 料 和 文 件 使 用 的 记 录, 例 如, 备 有 询 问 或 借 取 的 字 条 应 制 定 并 告 示 阅 览 室 内 的 规 则 登 记 表 我 据 此 请 求 允 许 来 查 阅 档 案 馆 的 原 稿 若 蒙 准 予, 我 将 遵 守 档 案 馆 使 用 这 些 资 料 的 档 案 馆 的 规 则, 包 括 不 得 发 表 资 料 的 全 部 或 部 分, 除 非 特 别 授 权 日 期 姓 名 研 究 的 范 围 和 目 的 : 永 久 地 址 电 邮 地 址 电 话 号 码 : 联 系 单 位 / 学 术 资 格 : 影 印 让 研 究 员 自 己 影 印 档 案 是 不 明 智 的, 除 非 有 严 格 的 监 督 若 有 足 够 的 职 员, 应 提 供 有 收 费 的 影 印 服 务 应 拒 绝 影 印 易 损 坏 的 资 料 可 以 考 虑 其 他 形 式 的 影 印, 如 显 微 胶 片 较 少 损 害 文 件 应 尊 重 档 案 版 权 以 防 为 出 版 而 复 印, 却 未 得 到 版 权 拥 有 者 的 允 许 研 究 员 规 则 样 本 研 究 员 每 次 只 可 借 一 盒 或 一 册 研 究 员 只 到 阅 览 室 参 考 借 给 他 们 的 资 料, 不 可 带 出 研 究 员 不 得 在 原 件 上 书 写 标 记 或 损 坏 原 件 研 究 员 只 能 用 铅 笔 做 记 录 ( 若 不 会 干 扰 他 人, 允 许 使 用 笔 记 本 电 脑 ) 阅 览 室 内 不 得 饮 食 26

28 研 究 员 请 勿 打 扰 他 人 研 究 员 应 小 心 处 理 资 料, 特 别 是 翻 页 或 处 理 图 片 时 ( 参 阅 处 理 部 分 ) 复 印 档 案 应 有 限 制, 参 阅 上 文 部 分 教 会 及 宣 教 档 案 的 版 权 一 般 情 况 下, 版 权 是 属 于 教 会 或 宣 教 机 构 教 会 收 到 的 信 函 及 私 人 文 件 的 版 权 比 较 复 杂 通 常 版 权 属 于 文 件 的 作 者, 若 是 在 他 / 她 工 作 期 间 书 写 的 文 件, 版 权 应 属 于 该 机 构 27

29 八. 档 案 储 存 库 的 电 脑 运 用 电 脑 在 档 案 室 有 广 泛 的 用 途 1. 一 般 用 途 文 件 处 理 用 于 一 般 的 行 政 事 务, 如, 通 信, 固 定 格 式 的 书 信 电 脑 出 版 手 册, 传 单, 通 讯 等 预 算 案 的 电 子 数 据 表 2. 可 使 用 国 际 互 联 网 电 子 邮 件 阅 读 及 下 载 资 讯 及 电 子 刊 物 档 案 的 网 络, 传 递 电 子 数 据 到 档 案 网 络, 主 题 的 网 站 与 会 员 名 单 3. 设 立 档 案 馆 的 控 制 理 智 控 制 文 件 处 理 的 名 单 和 清 单 自 动 化 目 录 系 统 自 动 化 管 理 系 统 实 体 的 控 制 有 关 档 案 所 在 和 保 存 处 理 的 数 据 库 4. 成 象 及 数 码 化 ( 除 电 脑 外 还 需 用 扫 描 仪 ) 作 为 处 理 文 件 和 图 象 如 图 片 发 展 资 讯 科 技 的 策 略 购 置 硬 件 ( 电 脑, 服 务 器, 扫 描 仪 ) 和 软 件 ( 办 公 室 系 统, 数 据 配 套 ) 需 要 投 入 时 间 和 金 钱, 所 以 在 做 决 定 之 前 需 要 估 计 下 述 因 素 : 我 们 的 需 要 是 什 么? 研 究 员 需 要 的 是 什 么? 在 这 1 年 或 3 年 或 5 年 内, 能 用 于 电 脑 上 的 经 费 是 多 少? 哪 一 种 硬 件 / 软 件 最 适 合 我 们 的 需 要 / 或 研 究 员 的 需 要? 本 国 或 本 区 域 使 用 什 么 电 脑 系 统? 哪 种 电 脑 最 可 靠, 也 有 很 好 的 支 援 服 务? 系 统 容 易 安 置 和 运 作 吗? 维 持 费 多 少? 需 要 多 少 的 培 训 才 能 掌 握 这 系 统? 28

30 能 得 到 技 术 上 的 支 持 或 只 能 靠 系 统 帮 助? 档 案 需 先 经 过 多 少 处 理 才 可 电 脑 化? 在 本 区 域 是 否 有 电 流 供 应 的 问 题? 切 记 一 个 有 效 的 手 操 的 检 索 系 统 胜 于 常 常 发 生 故 障 的 电 脑 化 系 统 29

31 图 片 九. 推 广 档 案 推 广 档 案 是 档 案 员 重 要 的 任 务, 宣 传 和 传 播 有 关 的 档 案 的 资 讯 可 以 : 让 档 案 更 广 使 用 建 立 档 案 馆 的 支 援 让 档 案 员 与 人 有 联 系 ( 这 是 值 得 作 和 愉 快 的 ) 是 筹 款 的 途 径 指 南 小 册 子 / 传 单 展 览 讲 座 出 版 物 有 关 档 案 内 容 的 的 手 册 系 列 或 小 册 子, 是 传 播 有 关 档 案 馆 的 资 讯 和 推 广 其 用 途 的 好 方 法 这 类 的 出 版 物 可 以 是 整 个 收 藏 的 手 册, 也 可 以 是 不 同 主 题 的 一 系 列 的 手 册 手 册 和 小 册 子 应 提 供 储 存 库 的 位 置 ( 如 果 方 向 复 杂 应 附 录 地 图 ) 和 开 馆 时 间, 使 用 的 安 排 如 经 费 许 可, 图 解 更 加 引 人 入 胜 在 不 定 期 的 通 讯 或 在 原 有 的 通 讯 中 加 上 固 定 的 专 栏, 同 样 能 有 提 醒 机 构 成 员 档 案 的 存 在 与 内 容 网 页 网 页 也 逐 渐 被 用 来 作 推 广 若 有 服 务 器 则 能 将 有 关 档 案 馆 的 资 讯 置 入 互 联 网, 达 到 更 多 的 群 众 网 页 应 提 供 有 关 收 藏 资 料, 档 案 馆 位 置 等, 如 上 述 图 解 是 非 常 重 要 的, 在 网 页 上 它 能 产 生 很 大 的 效 果 图 象 来 自 伦 敦 大 学 亚 非 研 究 中 心 档 案 图 库, 描 述 汕 头 医 院 男 病 房,1953 年 [PCE] 30

32 展 览 在 馆 内 的 展 览 : 也 就 是 在 储 存 库 或 附 近 建 筑 物 内 的 展 览 处 预 备 展 览 可 能 是 很 辛 苦 的, 但 它 却 是 让 人 们 知 道 档 案 馆 里 有 什 么 的 一 个 好 办 法 无 论 大 型 或 小 型 展 览 都 能 达 到 此 目 的 巡 回 展 览 也 是 好 主 意, 可 以 带 到 教 会 学 校 社 区 中 心 等 地, 一 般 来 说, 把 原 件 从 储 存 库 拿 出 并 不 妥 当, 应 用 上 品 的 复 制 品 替 代 或 者 应 考 虑 放 映 有 关 档 案 馆 的 幻 灯 片 或 影 片 成 功 展 览 的 点 子 1. 展 区 应 被 监 护 以 保 安 全 2. 灯 光 应 受 限 制, 用 低 能 紫 外 线 荧 光 灯 3. 要 确 保 原 件 有 很 好 的 保 护 4. 如 果 安 全 有 问 题, 用 上 品 的 复 制 品 胜 于 用 原 件 5. 每 隔 数 月 应 更 换 展 品 以 避 免 原 件 受 损 6. 选 择 引 人 注 目 的 展 览 品 7. 小 的 三 度 空 间 物 体 能 衬 托 所 陈 列 的 书 卷 和 文 件 8. 简 洁 而 易 读 的 标 题 9. 若 是 大 型 展 览, 同 时 出 版 小 册 子 或 目 录 是 上 策. 10. 邀 请 客 人 参 加 预 展 或 招 待 会 11. 以 工 作 坊 和 讲 座 来 辅 助 展 览 会 12. 用 媒 体 来 推 广 展 览 销 售 业 务 可 考 虑 以 制 作 明 信 片 书 签 和 铅 笔 等 来 推 广 档 案 馆 这 些 都 需 要 沉 重 的 财 政 开 支, 需 要 先 肯 定 不 仅 是 收 支 平 衡 工 作 坊 及 请 家 庭 成 员 参 与 给 普 通 或 有 特 别 兴 趣 的 小 组 提 供 工 作 坊 使 用 档 案, 配 合 机 构 的 公 共 教 育 计 划 ( 若 有 ), 在 处 理 档 案 工 作 时, 邀 请 机 构 的 退 休 者 和 前 雇 员 的 家 庭 是 很 有 帮 助 的 他 们 的 私 人 文 件 或 口 述 历 史 是 机 构 历 史 的 重 要 部 分 31

33 设 立 一 个 机 构 之 友 档 案 馆 拥 有 互 谊 和 互 助 的 群 体 将 会 有 很 大 的 帮 助 可 以 请 他 们 帮 助 筹 款 协 办 展 览 会 其 他 活 动 或 在 档 案 馆 帮 助 不 过 要 记 得, 维 持 通 讯 录, 寄 发 通 讯 都 是 耗 时 的 传 播 出 去 不 要 低 估 发 展 档 案 馆 的 兴 趣 和 支 持 的 数 量, 你 的 档 案 馆 是 个 珍 贵 的 保 藏, 等 待 人 去 探 索. 终 结 现 在 是 开 始 行 动 的 时 候 了 参 阅 附 录 F 中 的 清 单 32

34 3 附 录 A: 词 汇 表 声 明 : 这 些 术 语 有 不 同 的 用 法, 例 如, 欧 洲 和 北 美 之 间 的 不 同, 在 此 尝 试 使 用 法 一 致 或 在 适 当 时 用 同 义 词 使 用 政 策 : 是 个 指 定 谁 能 使 用 档 案 的 政 策 登 记 入 册 : 记 录 或 文 件 被 存 放 到 储 存 库 里, 是 登 记 新 项 目 的 过 程 入 册 登 记 薄 : 登 记 播 应 记 录 姓 名 / 登 记 编 号, 登 记 日 期, 相 关 信 件, 登 记 地 点 等 无 酸 : 纸 张 和 卡 片 含 有 少 量 酸 或 无 酸 这 对 保 存 档 案 很 重 要 空 调 器 : 在 一 个 范 围 内 控 制 温 度 和 湿 度 的 器 材 评 估 : 估 价 记 录 的 价 值 是 为 了 决 定 需 要 用 多 少 时 间 去 管 理, 其 次, 决 定 是 否 要 永 久 保 留 成 为 历 史 档 案 的 一 部 分 或 被 销 毁 档 案 : 机 构 的 记 录 被 评 估 为 有 鉴 证 历 史 和 研 究 的 价 值, 永 久 保 存 在 储 存 库 内 档 案 员 : 通 常 是 有 专 业 资 格 的 人, 责 任 是 照 顾 和 管 理 档 案 工 制 品 / 仿 制 品 : 一 个 被 造 物, 例 如, 服 装, 雕 塑, 文 具 常 与 档 案 和 文 件 在 一 起 展 览 时 尤 其 有 用 视 听 : 有 关 声 音 和 视 觉 名 单 盒 / 检 验 单 : 档 案 内 容 的 基 本 清 单, 通 常 用 在 转 换 时 期, 详 细 清 单 还 未 编 写 之 前. 他 的 重 要 是 作 为 控 制 之 用. 标 题 : 在 图 表 之 下 端 描 述 内 容 的 文 字 保 管 : 有 时 与 保 存 互 用, 意 思 是 照 顾 和 维 持 档 案 资 料, 包 括 清 理 贮 藏 与 补 修 保 管 特 别 指 对 损 坏 档 案 资 料 的 修 补 和 修 复 的 方 法 与 过 程 版 权 : 一 种 法 律 权 利, 通 常 属 于 创 作 者, 以 防 止 未 经 授 权 就 复 印 或 复 制 版 权 可 持 续 某 个 年 限, 例 如 50 年 或 70 年, 依 国 家 的 立 法 而 定, 之 后 就 过 了 版 权 期 若 该 文 献 是 由 机 构 雇 员 出 于 职 责 书 写, 版 权 属 于 机 构 不 是 个 人 数 据 库 : 由 一 组 包 含 资 讯 的 文 件 组 成, 以 区 段 排 列, 如 主 题 区 段 日 期 区 段 名 字 区 段 等 存 放 : 把 资 料 转 移 到 一 个 储 存 库, 没 有 转 移 拥 有 权 摘 要 名 单 : 档 案 检 索, 描 述 制 造 记 录 的 机 构 或 档 案 馆 的 组 织 和 活 动, 以 及 他 们 的 实 量, 年 代 的 范 围 科 目 内 容, 也 包 括 有 规 则 的 文 件 夹 的 清 单 类 似 详 细 清 单 2 数 码 化 : 将 档 案 资 料 复 制 成 电 子 型 式, 如 在 软 盘, CD, 易 由 电 脑 进 入 或 通 过 互 联 网 防 灾 计 划 : 一 个 书 写 程 序 去 处 理 灾 难 的 发 生, 如 火 灾, 地 震, 目 的 在 减 少 损 坏, 也 包 括 修 复 项 目 处 置 : 有 关 记 录 的 命 运 的 最 后 决 定, 或 是 毁 灭 或 是 转 移 到 档 案 馆 文 献 : 是 事 务 的 证 件, 通 常 是 合 法 的, 也 是 档 案 中 的 个 别 项 目 捐 赠 : 具 体 和 永 久 的 赠 给 储 存 库 的 文 件, 也 可 以 是 金 钱 电 子 记 录 : 被 贮 藏 在 一 个 需 要 电 子 媒 介 或 电 脑 装 置 才 能 使 用 的 记 录 短 暂 之 物 : 混 杂 的 印 刷 品, 如 : 广 告, 海 报, 节 目 本, 小 册 子, 都 是 作 为 短 暂 的 用 途 但 有 历 史 的 价 值 卷 宗 : 一 组 文 献 通 常 是 与 同 样 的 事 件, 主 题 或 个 人 有 关 联, 合 并 在 一 起 或 放 在 一 个 3 更 广 泛 的 术 语 表 请 查 阅 : 档 案 室 和 图 书 馆 保 护 基 本 术 语 表 : 英 国 西 班 牙 德 国 意 大 利 和 俄 国 通 用, 国 际 档 案 理 事 会, 手 册,1988,4 K.G.Saur, 美 圆

35 文 件 夹 内 检 索 : 有 关 档 案 资 讯 的 源 头, 如, 详 细 目 录 或 摘 要 清 单, 指 南, 数 据 库 等 可 以 是 书 写, 印 刷 或 电 子 型 式 资 料 夹 : 机 构 的 所 有 档 案, 或 是 个 人 或 家 庭 的 文 件 类 似 记 录 组 格 式 : 记 录 资 讯 的 实 体 媒 介, 如, 纸 张 文 件, 图 片, 卷 册 等 烟 熏 : 在 密 封 的 房 间 以 毒 烟 处 理 文 件, 目 的 在 消 灭 虫 发 霉 腐 朽 和 菌 类 手 册 : 通 常 该 出 版 物 提 供 有 关 储 存 库 内 的 收 藏 总 揽. 硬 件 : 电 脑 系 统 的 实 体 部 分 互 联 网 : 国 际 电 脑 网 络 系 统, 用 共 同 交 换 资 讯 的 标 准 详 细 清 单 :1. 在 记 录 管 理 中, 在 发 展 保 留 程 序 前 的 记 录 的 调 查 表 2. 档 案 索 引 用 来, 描 述 制 造 记 录 的 机 构 或 档 案 馆 的 组 织 和 活 动, 以 及 他 们 的 实 量, 年 代 的 范 围 科 目 的 内 容, 也 包 括 盒 子 和 文 件 夹 的 清 单 机 械 处 理 的 记 录 : 只 能 用 适 当 的 设 备 阅 读 的 记 录, 如, 录 音 带, 电 脑 磁 盘 等 手 稿 : 未 出 版 的 手 写 或 打 字 的 档 案 有 时 指 私 人 的 文 件, 而 不 是 机 构 的 档 案 移 动 书 架 / 紧 凑 书 架 : 有 轨 道 的 紧 凑 的 背 对 背 的 书 架 一 排 移 动 书 架 只 需 要 一 个 通 道 因 而 节 省 空 间 口 述 历 史 : 预 先 准 备 的 访 谈 的 口 述 记 录, 是 当 事 人 叙 述 他 所 居 住 过 的 地 方 所 发 生 过 的 事 和 历 史. 口 述 记 录 可 能 附 上 访 谈 的 腾 稿 原 有 的 顺 序 : 记 录 或 文 件 被 创 作 和 应 用 时 的 顺 序 文 件 : 个 人 的 文 件 的 集 合 有 时 用 来 形 容 机 构 的 书 面 记 录 ph 笔 : 测 量 纸 的 酸 度 数 值 范 围 0-14, 7.0 是 中 性 点,7.0 以 下 为 酸 性, 以 上 为 碱 性 保 存 : 确 保 档 案 内 容 尽 可 能 长 久 受 到 保 护, 如, 通 过 细 心 照 顾, 安 全 地 贮 藏 和 包 装 参 阅 保 管 起 源 : 保 存 在 档 案 馆 中 的 由 办 公 室 个 人 或 机 构 创 造 的 记 录 和 文 件 记 录 : 由 商 业 机 构 或 政 府 在 日 常 进 程 中 记 载 的 文 献 或 其 他 资 料 记 录 中 心 : 一 个 建 筑 房 间 或 一 个 地 方, 有 些 过 期 和 其 他 不 再 用 的 机 构 的 记 录, 等 待 最 后 的 处 置 记 录 组 : 机 构 所 有 的 档 案 或 个 人 或 家 庭 的 文 件 类 似 资 料 夹 记 录 管 理 员 : 控 制 着 记 录 的 制 作, 应 用 和 存 放 者, 这 些 记 录 具 有 商 业 机 构 和 政 府 机 关 的 用 途 记 录 管 理 : 对 记 录 的 制 造, 应 用 和 存 放 的 控 制, 这 些 记 录 具 有 商 业 机 构 和 政 府 机 关 的 用 途 储 存 库 : 用 于 储 存 档 案 的 建 筑 物 房 间 或 地 方 研 究 设 备 : 研 究 员 可 以 查 考 档 案, 检 索 和 有 关 印 刷 资 料 的 地 方, 又 称 阅 览 室 和 检 索 室 研 究 员 : 一 个 学 者 或 公 众 人 士, 他 在 阅 览 室 或 检 索 室 查 考 档 案, 也 称 使 用 者 保 存 程 序 : 机 构 所 制 作 的 记 录 系 列 的 清 单, 指 明 它 们 被 处 置 前 应 被 保 存 的 时 间 系 列 : 档 案 资 料 有 类 似 的 格 式 或 由 机 构 中 一 个 部 门 制 作, 或 有 类 似 的 目 的, 例 如, 教 会 登 记 薄, 妇 女 协 会 会 议 记 录, 图 片 等 软 件 : 安 置 在 电 脑 的 规 划, 使 程 序 得 以 运 作, 例 如 :Access,Excel 支 组 : 在 记 录 组 内 的 一 批 相 关 的 资 料, 通 常 包 括 副 属 的 管 理 单 位 的 记 录 代 用 品 : 档 案 复 制 成 多 种 格 式, 以 便 保 存 原 件 传 递 : 档 案 的 实 体 与 管 理 移 动, 如, 搬 入 储 藏 库 34

36 附 录 B: 其 他 资 讯 1. 进 深 阅 读 : BS5454:2000 年 档 案 馆 和 展 览 会 的 建 议 和 BS5454:2000 年 解 释 手 册, 英 国 标 准 协 会 BSS5454:2000 Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents and Guide to the Interpretation of BSS5454:2000. British Standards Institution. Buchanan, S.A., 图 书 馆 和 档 案 馆 的 防 灾 和 恢 复,RAMP 研 究 指 导 方 针, 联 合 国 教 科 文 组 织, 巴 黎,1988 Buchanan, S.A., Disaster planning preparedness and recovery for libraries and archives: A RAMP study with guidelines, UNESCO, Paris, Chapman, P, 档 案 馆 与 图 书 馆 文 物 保 存 与 保 藏 策 略 的 指 导 方 针, 联 合 国 教 科 文 组 织, 巴 黎,1990 Chapman, P, Guidelines on preservation and conservation policies on the archives and libraries heritage, UNESCO, Paris (1990) Comma, , 国 际 档 案 馆 杂 志,P 本 刊 享 有 冗 长 的 文 章 和 热 带 气 候 中 档 案 保 存 的 注 释 书 目 于 热 潮 Comma , International Journal on Archives, pp This issue is chiefly devoted to a lengthy article and annotated bibliography on the preservation of Archives in Tropical Climates. Duchein, M, 档 案 馆 建 筑 和 设 备 Duchein, M, Archive buildings and equipment, ISA Handbook series Vol 6, rev & enlarged ed. P. Walne, Ellis, Judith Ed, 档 案 保 存, 第 二 版, 澳 大 利 亚 档 案 协 会,1993 Ellis, Judith Ed, Keeping Archives, 2 nd Edition, The Australian Society of Archives, 口 述 历 史 会 谈 手 册, 美 国 洲 立 及 地 方 历 史 协 会 (AASLH) 出 版 :1717 教 会 街, 那 什 维 尔, 电 话 : , , 传 真 : A Guide to Oral History Interviews -Technical Leaflet published by the American Association for State and Local History (AASLH):1717 Church Street, Nashville, TN, , , fax: Hammond, J, 适 应 重 复 使 用 旧 的 档 案 馆 建 筑 Hammond, J, Adaptive re-use of old buildings for archives, American Archivist, 45 no 1 (1982) pp 世 界 档 案 理 事 会, 防 灾 与 档 案 管 理 手 册, 防 灾 委 员 会, 世 界 档 案 理 事 会 : 研 究 系 列,1997 International Council on Archives, Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives, Committee on Disaster Prevention, International Council on Archives: Studies Series (1997). Mcllwaine, J, 非 洲 档 案, 伦 敦,Zell,

37 Mcllwaine, J, Writings on African Archives, London: Zell, Perotin, Y.A, 热 带 档 案 学 手 册, 巴 黎 / 海 牙,1966 Perotin, Y.A, Manual of Tropical Archivology, Paris/The Hague, Rhys-Lewis, Jonathan, 发 展 中 国 家 档 案 馆 和 图 书 馆 的 保 存 与 保 藏 行 动, 方 针 与 计 划 的 咨 询 指 导, 伦 敦,2000,P.6 Rhys-Lewis, Jonathan, Conservation and Preservation Activities in Archives and Libraries in Developing Countries, An Advisory Guideline on Policy and Planning, London, 2002 p.6, 宗 教 档 案,ICA/SKR 时 事 通 讯, 国 际 档 案 理 事 会 档 案 部 分 和 宗 教 命 名, 第 一 版, 2002 年 1 月 网 址 :newsletter@ica-skr.org. Religious Archives, Newsletter of ICA/SKR, Section of Archives and Religious Denominations in the International Council on Archives. First Issue, Jan Ritchie, Donaid A, 当 代 口 述 历 史, 可 在 美 国 档 案 协 会 查 阅 : Ritchie, Donaid A, Doing Oral History, available from Society of American Archivists. Schuller, S, 热 带 国 家 的 视 听 材 料, 国 际 保 护,2000 年,21,P.4-9 Smalley, Martha Lund 合 著, 档 案 学 初 级 读 本, 建 筑 和 维 持 档 案 馆 计 划 的 实 用 手 册, 耶 鲁,2000 Schuller, S, Audio and video materials in tropical countries, International Preservation News, 21, 2000, pp 4-9. 档 案 馆 的 标 准, 第 3 版,2001 在 联 盟 财 政 获 取 入 门 贮 藏 和 保 存 方 面 有 益 可 下 载 于 Standard for record repositories, 3 rd edition, Has useful sections on constitution and finance, staff, acquisitions, access, storage and preservation. Yakel, Elizabeth, 开 辟 档 案 馆, 可 用 美 国 档 案 协 会 网 址 : Yakel, Elizabeth, Starting An Archives, available from Society of American Archivists. 2. 常 用 网 址 档 案 及 档 案 管 理 联 合 协 会 : Association of Commonwealth Archivists and Record Managers. 澳 大 利 亚 档 案 协 会 : Australian Society of Archivists. 美 国 斯 坦 福 大 学 为 公 众 出 版 的 保 管 / 保 存 的 资 讯 : Conservation/Preservation Information for the General Public (from Stanford University). 美 国 联 合 卫 理 公 会, 历 史 档 案 的 普 通 代 理 : General Commission on History and Archives, United Methodist Church (U.S.). 美 国 路 德 宗 福 音 派 档 案 : Archives of the Evangelical Lutheran Church in America. 36

38 国 家 档 案 馆 理 事 会 : International Council on Archives. 国 际 档 案 管 理 职 责 : International Records Management Trust. 国 际 州 立 地 区 及 当 地 口 述 历 史 团 体 及 出 版 物 名 单 : Listing of international, state, regional, and local oral history groups and their publications. 国 立 保 存 办 事 处 : 保 存 指 导 传 单 : National Preservation Office: Preservation Guidance Leaflets available. 口 述 历 史 协 会 : Oral History Association (U.S.). 福 音 派 传 教 档 案 资 源 : Resources for Evangelical Mission Archives. 保 卫 我 们 的 档 案 遗 产, 原 文 和 图 表 : Safeguarding our Documentary Heritage, text and illustrations can be downloaded. 美 国 档 案 馆 协 会 : Society of American Archivists. 英 国 档 案 馆 协 会 : Society of Archivists (UK). 联 合 国 教 科 文 组 织 档 案 入 门 有 世 界 范 围 的 有 关 常 用 的 档 案 : UNESCO Archives Portal has information about useful Archive sites worldwide. 训 练 机 会 1. 专 业 训 练 档 案 学 训 练 课 程 长 短 不 一, 从 一 年 到 几 个 月 都 有, 提 供 范 围 包 括 澳 洲 加 拿 大 中 国 印 度 欧 洲 诸 国 及 美 国 The School of Library, Archives and information Studies at University College London, 有 硕 士 文 凭 和 证 书 课 程, 特 别 提 供 给 海 外 档 案 管 理 员 国 际 档 案 International Council on Archives 的 Archival Education and Training 部 门, 最 近 在 编 一 个 档 案 教 育 与 训 练 学 院 的 通 讯 录 可 进 一 步 与 档 案 学 院 沟 通 联 系, 中 国 人 民 大 学, 北 京 中 关 村 大 街 50 号,100872, 可 查 阅 中 国 ICA-SAE 网 址 : 远 程 在 线 学 习 联 合 国 教 科 文 组 织 教 育 和 培 训 网 址 可 衔 接 到 远 程 在 线 学 习 课 程, 有 此 课 程 的 国 家 包 括 : 法 国 德 国 俄 国 英 国 和 美 国 37

39 2. 档 案 工 作 坊 和 培 训 日 完 整 的 专 业 培 训 可 能 是 冗 长 和 昂 贵 的 2 天 或 1 天 的 基 本 档 案 及 档 案 管 理 课 程 非 常 适 合 没 有 经 验 者 可 由 有 经 验 的 档 案 专 业 人 士 主 持 提 供 的 手 册 包 含 讨 论 的 课 题, 使 课 程 更 有 价 值 培 训 内 容 如 下 :1 档 案 和 记 录 : 定 义 与 原 理 ;2 记 录 保 存 系 统 ;3 基 本 保 存 : 储 藏 与 处 置 ;4 防 灾 与 修 复 ;5 档 案 种 类 导 论 ;6 档 案 馆 中 资 讯 科 技 的 应 用 38

40 附 录 C: 口 述 历 史 指 点 口 述 历 史 的 策 划 是 记 载 机 构 的 历 史 的 良 机 在 开 始 口 述 历 史 访 谈 前, 清 楚 地 知 道 目 的 和 准 则 是 非 常 重 要 的 以 下 是 在 开 始 前, 需 要 问 的 问 题 : 计 划 的 目 的 与 目 标 是 否 清 楚? 是 否 实 际? 资 金 分 配 是 否 允 许 计 划 的 目 的 得 以 完 成? 是 否 有 足 够 的 资 源 可 以 有 访 谈 的 腾 稿? 访 谈 该 是 录 音 或 录 象? 是 否 运 用 预 算 费 所 能 购 得 的 最 好 的 设 备? 你 所 制 作 的 磁 带 是 否 符 合 档 案 的 规 格, 储 藏 的 方 式 也 能 确 认 能 被 保 存? 有 何 程 序 决 定 采 访 谁? 谁 做 采 访? 怎 样 为 采 访 者 提 供 培 训 及 监 视 他 们? 采 访 者 是 否 知 道 如 何 设 立 开 放 式 的 问 题, 以 达 到 果 效? 如 何 构 成 这 采 访? 用 什 么 系 统 来 确 保 有 关 采 访 的 时 间 地 点 和 环 境 的 资 讯 被 记 录 和 保 存? 如 何 告 知 受 访 者 有 关 他 们 所 传 递 的 资 讯 的 权 利? 如 何 确 保 这 些 权 利 受 到 尊 重? 如 何 将 采 访 资 料 编 目 及 摘 要, 以 便 将 来 被 使 用? 只 要 细 心 计 划 和 执 行, 口 述 历 史 可 以 非 常 成 功 若 想 承 担 此 策 划, 在 开 始 前 一 定 要 彻 底 地 研 究 实 施 步 骤 查 阅 附 录 B, 有 关 的 资 源 的 清 单 39

41 附 录 D: 记 录 管 理 记 录 管 理 课 程 是 一 个 非 常 活 跃 的 和 深 思 熟 虑, 有 关 鉴 别 和 保 存 文 件 的 特 别 方 法 管 理 课 程 的 第 一 步 是 做 一 个 记 录 详 细 清 单, 提 供 有 关 机 构 拥 有 什 么 种 类 的 记 录 和 他 们 被 安 置 的 地 方 的 资 讯. 记 录 清 单 记 录 类 别 现 在 位 置 日 期 范 围 法 律 文 件 常 年 报 告 董 事 会 会 议 记 录 委 员 会 会 议 报 告 委 员 会 和 任 务 分 配 报 告 产 业 报 告 预 算 与 审 计 财 务 分 类 帐 日 常 通 信 电 子 邮 件 事 件 与 研 讨 会 报 告 私 人 卷 宗 宣 传 小 册 子 通 讯 图 片, 磁 带, 录 象 带 其 他 机 构 的 材 料 其 他 材 料 完 成 详 细 清 单 后, 指 派 的 档 案 员 和 机 构 的 领 导 一 同 来 决 定 各 类 档 案 将 保 存 多 久 一 些 记 录 只 是 暂 时 保 存, 一 些 则 是 永 久 保 存 在 满 足 法 律 或 财 政 需 要, 运 作 或 行 政 的 需 要, 历 史 意 义 的 需 要 的 基 础 上, 来 判 定 各 类 档 案. 如 : 某 种 财 政 记 录 需 保 存 几 年, 因 税 务 的 需 要, 就 算 它 们 对 机 构 没 有 什 么 运 作 的 价 值 某 些 行 政 记 录, 如 旅 行 安 排, 在 它 们 的 作 用 完 成 不 再 有 用. 某 些 记 录 将 被 永 久 保 存, 因 为 它 们 对 记 载 机 构 的 历 史 很 重 要 这 里 是 一 个 记 录 保 存 程 序 的 例 子 : 记 录 保 存 程 序 记 录 类 保 存 多 久 董 事 会 会 议 记 录 永 久 当 无 需 频 繁 查 阅 时 移 置 档 案 室 常 年 报 告 永 久 " 法 规, 宪 章 永 久 " 40

42 常 年 预 算 永 久 " 常 年 审 计 永 久 " 小 册 子 / 宣 传 永 久 " 通 讯 / 报 告 永 久 " 重 要 委 员 会 会 议 记 录 永 久 " 图 片 永 久 " 个 人 记 录 永 久 " 产 业 记 录 暂 时 保 存 售 卖 后 20 年 税 务 记 录 暂 时 保 存 7 年 银 行 通 知 暂 时 保 存 7 年 销 费 报 告 暂 时 保 存 7 年 支 付 发 票 暂 时 保 存 3 年 日 常 通 信 暂 时 只 在 有 用 期 间 旅 行 安 排 暂 时 只 在 有 用 期 间 当 然, 除 非 依 照 程 序 表 行 事, 否 则 就 没 有 必 要 有 机 构 的 领 导 应 差 派 特 别 的 职 员, 负 起 责 任 执 行 保 存 程 序 表 记 录 管 理 员 应 被 正 式 委 派 并 付 与 权 利 来 履 行 其 任 务 多 数 情 况 下, 记 录 分 成 下 述 4 类 : 每 日 或 每 周 用 的 记 录 : 应 在 办 公 室 内, 随 时 可 取 到 很 少 使 用 的 记 录 ( 每 个 月 或 一 年 几 次 ), 或 只 需 保 存 一 段 时 期 : 可 以 储 藏 在 较 远 处 ( 如, 办 公 室 内 的 储 藏 室 ) 不 常 用 但 有 历 史 价 值 的 记 录 : 应 存 放 在 机 构 的 储 存 库, 安 全 和 稳 妥 的 地 方 没 有 永 久 的 法 律 或 历 史 价 值, 不 再 有 用, 无 税 务 和 法 律 用 途 : 可 以 丢 弃 设 立 一 个 档 案 日 许 多 机 构 在 评 估 记 录 时 发 现, 设 立 一 年 一 次 的 档 案 日 是 有 益 的 在 档 案 日, 不 常 用 的 记 录 ( 如 上 述 ), 从 现 有 的 办 公 室 文 件 夹 分 开, 放 在 清 楚 地 注 明 内 容 和 应 被 保 留 的 日 期 的 盒 子 里 有 历 史 价 值 的 记 录 应 送 到 档 案 馆 没 有 永 久 价 值 的 记 录 应 丢 弃 或 废 物 利 用 在 这 一 天, 记 录 管 理 员 应 清 理 储 藏 地 方, 把 注 明 要 丢 弃 的 记 录 分 开. 41

43 附 录 E: 电 子 记 录 处 置 流 程 表 取 自 圣 公 会 档 案 委 员 会 : 照 料 及 保 护 教 区 档 案 ; 纽 西 兰 圣 公 会 档 案 室 : 如 何 处 置 电 子 记 录 电 子 记 录 是 那 些 保 存 在 电 脑 硬 驱 或 软 盘 里 的 记 录 包 括 文 字 处 理 文 件 ( 信 件 崇 拜 程 序, 通 讯 ) 和 数 据 库 如 教 区 名 册 是 内 容 而 不 是 文 字 处 理 的 文 献 格 式 需 要 被 保 存 大 部 分 教 区 电 子 文 件 已 有 印 刷 的 记 录 电 脑 磁 盘 会 损 坏, 用 来 寻 找 数 据 的 硬 件 及 软 件 也 很 快 会 落 伍 文 件 ( 如 书 信 ) 数 据 库 ( 如 教 会 名 册 ) 教 会 网 址 这 当 案 在 教 会 的 记 录 中 是 否 是 印 刷 格 式? 是 否 这 当 案 在 教 会 的 记 录 中 是 否 是 印 刷 格 式? 是 否 如 可 能, 打 印, 修 改 后 的, 尤 其 是 最 新 消 息 的 部 分 请 互 联 网 网 网 络 提 供 者 指 示 如 何 储 存 网 页 删 除 电 子 档 案, 或 要 保 存 一 份 电 子 文 件 副 本? 请 教 电 脑 辅 助 如 何 运 作 进 行 否 打 印 并 存 放 在 教 区 记 录 内 删 除 电 子 记 录 是 复 制 至 好 品 质 的 软 盘 或 CD ROM 上 监 控 所 选 格 式 的 稳 定 确 保 有 副 本 保 留 在 档 案 里, 以 备 随 时 修 订 记 录 42

44 附 录 F: 始 步 检 查 表 与 机 构 的 领 导 会 谈, 要 得 到 他 们 的 承 诺 来 发 展 和 维 持 档 案 的 计 划, 包 括 财 政 和 人 员 的 支 持 准 备 这 些 书 写 文 件 : 目 标 声 明, 收 藏 政 策, 存 取 方 针 为 什 么 要 保 存 档 案? 保 存 什 么? 谁 能 使 用 档 案? 指 派 一 些 人 成 为 机 构 的 记 录 管 理 员 或 档 案 员 准 备 一 个 安 全 的 空 间 来 处 理 档 案 让 记 录 管 理 员 和 档 案 员 熟 悉 机 构 的 组 织 结 构 和 历 史 提 供 档 案 员 有 关 档 案 方 法 的 培 训 调 查 主 公 司 或 政 府 机 构 所 提 供 的 资 料 请 档 案 员 调 查 能 得 到 那 几 种 的 历 史 记 录, 现 保 存 于 何 处? 确 定 这 些 记 录 中 有 那 些 需 要 永 久 贮 藏 在 档 案 馆 内 设 立 特 别 的 程 序 和 时 间 表, 可 以 继 续 为 档 案 馆 获 取 有 历 史 价 值 的 档 案 登 记 已 收 存 的 记 录 或 登 记 入 册 和 初 步 的 清 理 存 入 档 案 馆 的 资 料 依 据 档 案 原 理 组 织 记 录 确 保 记 录 的 保 存, 除 掉 生 锈 的 夹 子 或 橡 胶 带, 把 记 录 装 入 品 质 好 的 文 件 夹 或 盒 子 里, 控 制 记 录 储 存 处 的 温 度 和 湿 度 预 备 检 索 和 列 出 记 录, 以 便 使 用 设 立 阅 读 室 的 规 则 和 手 续 分 发 小 册 子 和 摘 要, 综 述 档 案 馆 的 节 目 43