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1 預算系統 系所單位版 會計室使用手冊 大葉大學電子計算機中心 2009 年 9 月

2 目 錄 登入 ICARE 系統... 1 預算系統 _ 系所單位版... 2 壹 預算查詢... 3 一 預算餘額查詢... 3 二 預算使用明細... 4 三 執行數查詢... 4 貳 預算編製... 5 一 工作計畫... 5 ( 一 ) 新增年度工作計畫...6 ( 二 ) 預算明細表...13 ( 三 ) 預算彙總表...14 ( 四 ) 總預算金額表...15 ( 五 ) 儀器設備計畫清冊...16 ( 六 ) 儀器設備計畫清冊 EXCEL...16 ( 七 ) 上傳附件...17 ( 八 ) 送審...18 二 排定計畫順序 第 I 頁

3 參 編制報表 一 預算餘額查詢 第 II 頁

4 登入 icare 系統 網址 : 操作說明 : 點選 身分, 輸入帳號及密碼, 點選 認證 即可, 如圖 0-1 圖 0-1 登入會計預算系統 : 操作說明 : 先點選 教職員共用區 之 動態選單, 如圖 0-2, 再選取 經費類別 後點選 預算系統 即可, 如圖 0-3 圖 0-2 第 1 頁

5 圖 0-3 預算系統 _ 系所單位版 圖 0-4 第 2 頁

6 壹 預算查詢 功能說明 : 查詢校內 92 學年度以後各部門專案計畫之預算與經費查詢 一 預算餘額查詢 圖 1-1 圖 1-2 操作說明 : 步驟一 : 輸入欲查詢之條件如 單位 學年度 預算別 等, 輸入完畢後再按下 查詢 鍵即可查詢 如圖 1-3 圖 1-3 步驟二 : 查詢資料畫面, 使用者可選擇 列印報表 或 開啟 excel 選項進行操作 如圖 1-4 圖 1-4 第 3 頁

7 二 預算使用明細 圖 1-5 操作說明 : 步驟一 : 輸入欲查詢之條件如 單位 學年度 預算別 等, 輸入完畢後再按下 查詢 鍵即可查詢 如圖 1-6 圖 1-6 步驟二 : 查詢資料畫面, 使用者可選擇 列印報表 或 開啟 excel 選項進行操作 如圖 1-7 三 執行數查詢 圖 1-7 圖 1-8 第 4 頁

8 操作說明 : 步驟一 : 選擇 學年度 及 單位 後按下 查詢 鍵即可查詢 如圖 1-9 圖 1-9 步驟二 : 查詢資料畫面, 使用者可點選 金額 查明細, 亦可按下 列印 鍵進行操 作 如圖 1-10 貳 預算預算編製 圖 1-10 一 工作計畫 圖 2-1 功能說明 : 進行工作計畫之編輯 送審及列印報表之相關功能 圖 2-2 第 5 頁

9 操作說明 : 選擇學年度及單位別後按下 查詢 鍵, 即可開始進行操作 年度可選包含本年度往後推三個年度 如圖 2-3 圖 2-3 欄位說明 : 審核結果 : 退件 : 預算金額需調整, 小於等於核定的預算金額才可再送審 核准 : 無任何審核意見 ( 一 ) 新增年度工作計畫 功能說明 : 進入新增工作計畫頁面 結案後功能即無法使用 圖 2-4 第 6 頁

10 按鈕說明 : a. 工作計畫部份 圖 2-5 儲存 : 儲存目前編修 送審 結案後功能即無法使用 上傳計畫附件 : 上傳說明附件, 系統更改檔名為學年度 + 單位代號.DOC 操作說明 : 按下 上傳附件 按 瀏覽 選擇上載檔案, 確認後按下 上載 即可 完成後畫面會出現 計畫 Word 附件下載 欄位 如圖 圖 2-6 圖 2-7 第 7 頁

11 刪除本計畫 : 刪存目前編修計畫 送審 結案後功能即無法使用 按下將提示刪除 後果 如圖 2-8 圖 2-8 複製歷史資料 : 列出所屬單位已建立預算資料, 可複製至正在編修的計畫中修改 結案後功能即無法使用 按下後跳出視窗如圖 2-9 操作說明 : 選擇工作計畫後, 系統會在下方出現預算內容 點選複製項目後再按下複製即可 一次僅能複製一組工作計畫 學年度 : 由進至遠列出目前有資料的學年度 僅計畫 : 只複製已勾選計畫內容 僅預算 : 只複製已勾選預算內容, 加入目前編輯中計畫 計畫 + 預算 : 複製已勾選計畫及預算內容 含細項說明 : 有勾選預算時才可選擇, 連同細項說明清冊一併複製 複製至新計畫 : 產生一筆新計畫並把已勾選的計畫和預算複製至該計畫 複製至編輯中計畫 : 把已勾選的計畫和預算複製至目前正在編輯的計畫 圖 2-9 第 8 頁

12 列印 : 列印目前編輯畫面的年度工作計畫暨預算申請書 如圖 2-10 圖 2-10 複製報表 : 把目前編輯畫面的年度工作計畫暨預算申請書複製起來, 可至其他編輯 器, 例如 Word Excel 貼上 如圖 2-11 圖 2-11 回列表 : 回到 工作計畫暨預算申請列表 第 9 頁

13 b. 預算內容部份 圖 2-12 增列 : 增加一列空白預算資料, 預算編號會根據計畫編號加流水號產生 未有計畫編號時及結案後功能即無法使用 預算明細表儲存 : 儲存該計畫的所有預算明細 未有計畫編號時及結案後功能即無法使用 欄位說明 : a. 計畫內容部份 圖 2-13 第 10 頁

14 預算單位 : 自動帶出登入使用者的所屬單位 計畫編號 : 新增時空白, 儲存後產生, 規則為單位代號 + 三碼流水號 (ex ), 起始流水號為 003,001 保留為人事費, 由會計室統一建檔 ;002 保留為折舊提列, 由系統轉檔 計畫名稱 : 點擊欄位右邊之 校務發展計畫 帶出選取視窗 以下拉式選單選取 校務發展計畫, 再於下方項目名稱欄位勾選 計畫內容, 確認後按下 存檔 鍵將已勾選之項目帶入 如圖 2-14 圖 2-14 對應工作重點 : 以下拉式選單選擇 校務發展計畫實施預定內容 : 於選取 計畫名稱 時一併勾選帶入 計畫實施預定內容 : 使用者輸入, 不限字數 計畫實施預期效益 : 使用者輸入, 不限字數 b. 預算內容部份 圖 2-15 第 11 頁

15 預算編號 : 依使用者新增順序自動產生, 規則為計畫編號 + 流水號 (ex ) 對應上年度 : 由使用者選取, 用於將來會計系統的年度預算比較 預算會計科目 : 以點選方式列出會計資訊系統所維護的二級預算科目供選擇 平行送審時, 若會計室在待審中不得維護經常門科目, 若祕書室在待審中不得維護資本門科目 如圖 2-16 圖 2-16 經費來源 : 下拉選擇 [A] 獎補助款 [B] 校內經費 [C] 訓輔專款 [D] 訓輔配合款 單位/ 組別 : 列出所屬單位的所有組別供下拉選擇 細項說明 : 若科目未選, 跳出視窗先選科目, 再切換到細項說明的視窗 條列明細後加總帶回 資本門 - 預算科目為 1 開頭的帶出下列視窗, 明細科目為預算科目之三級科目 圖 2-17 工讀費 - 預算科目為 5142 帶出下列視窗, 工讀項目抓自學務處資料 圖 2-18 第 12 頁

16 其他經常門費用 - 預算科目為 5 開頭帶出, 明細科目為預算科目之三級科目 圖 2-19 金額 : 由明細金額加總 其他說明 : * 預算科目及經費來源相同者僅能有一筆 * 一進入審核程序則只能查詢 列印, 不得修改 * 科目編號 1 開頭的為資本門, 科目編號 5 開頭的為經常門 * 祕書室及會計室審核通過後印出紙本呈送單位主管 ( 二 ) 預算明細表 功能說明 : 預覽及列印預算明細表 主要列出該單位資本門 經常門 各計畫之合計 圖 2-20 第 13 頁

17 操作說明 : 按下 預算明細表 後系統會列出報表, 確認後再按下 列印預算明細表 即可列印 如圖 2-21 ( 三 ) 預算彙總表 圖 2-21 功能說明 : 預覽及列印預算彙總表 主要列出該單位各組二級預算科目合計 圖 2-22 第 14 頁

18 操作說明 : 按下 預算彙總表 後系統會列出報表, 確認後再按下 列印預算彙總表 即可列印 如圖 2-23 ( 四 ) 總預算金額表 圖 2-23 功能說明 : 預覽及列印總預算金額表 列出各計畫的資本門 經常門小計及合計 圖 2-24 操作說明 : 按下 總預算金額表 後系統會列出報表, 確認後再按下 列印總預算金額表 即可列印 如圖 2-25 圖 2-25 第 15 頁

19 ( 五 ) 儀器設備計畫清冊 功能說明 : 預覽及列印儀器設備計畫清冊 列出各計畫儀器設備之明細 圖 2-26 操作說明 : 按下 儀器設備計畫清冊 後系統會列出報表, 確認後再按下 列印儀器設備計畫清冊 即可列印 如圖 2-27 圖 2-27 ( 六 ) 儀器設備計畫清冊 EXCEL 功能說明 : 儀器設備計畫清冊以 EXCEL 檔案儲存或開啟 圖 2-28 第 16 頁

20 操作說明 : 按下 儀器設備計畫清冊 EXCEL 後系統會跳出檔案下載視窗, 按下 開啟 或 儲存 鍵即可 如圖 2-29 ( 七 ) 上傳附件 圖 2-29 功能說明 : 上傳說明附件, 系統更改檔名為學年度 + 單位代號.DOC 圖 2-30 操作說明 : 按下 上傳附件 後按 瀏覽 選擇上載檔案, 確認後按下 上載 即可 完成後畫面會出現 單位總計畫 Word 附件下載 欄位 如圖 圖 2-31 第 17 頁

21 圖 2-32 ( 八 ) 送審 功能說明 : 送審所屬單位所有工作計畫暨預算申請, 遞交祕書室或會計室, 送審期間不得修改 按下按鈕時會有訊息提醒是遞交所有的年度計畫 結案後功能即無法使用 合計金額須小於預算上限才可送審 圖 2-33 操作說明 : 按下 送審 後會出現提醒視窗, 確定後即會送審至秘書室或會計室 完成後可點選 審核紀錄 欄位觀看審核結果 如圖 圖 2-34 第 18 頁

22 圖 2-35 二 排定計畫順序 功能說明 : 進行計畫重要性之排序作業, 由審核人訂出計畫優先順序供祕書室參考 圖 2-36 操作說明 : 步驟一 : 選擇學年度後按下 查詢 鍵, 即可開始進行操作 如圖 2-37 圖 2-37 第 19 頁

23 步驟二 : 輸入欲更改之順序值, 優先順序值只要能分出大小即可 按下 儲存 鍵存 檔後系統會自動整理 如圖 2-38 參 編制報表 圖 2-38 一 預算餘額查詢 圖 3-1 功能說明 : 查詢校內 96 學年度以後各單位之儀器設備清冊, 亦可將使用此功能列印清冊或將其轉為 Excel 檔 圖 3-2 操作說明 : 如 圖 3-3, 輸入欲查詢之條件如 學年度 單位 等, 輸入完畢後再按下 查詢 / 轉 Excel 檔 鍵即出現 點選開啟或按右鍵下載 pdf 檔 字樣如 圖 / 檔案下載視窗如 圖 3-4-2, 點選後系統即出現清冊 pdf 檔如 圖 / 清冊 Excel 檔如 圖 3-5-2, 如需列印則點選 列表機 / 列印 圖樣 第 20 頁

24 圖 3-3 圖 圖 圖 圖 第 21 頁

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