华中科技大学科研外协项目管理办法第一章总则第一条为加强学校科研外协项目及经费管理, 切实维护国家及学校利益, 根据关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发号 ) 教育部关于直属高校落实财务管理领导责任严肃财经纪律的若干意见 ( 教财号

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室鱼
5 years ago
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1 校科技号华中科技大学科研外协项目管理办法全校各有关单位 : 现将华中科技大学科研外协项目管理办法印发给你们, 请遵照执行华中科技大学 2016 年 12 月 30 日 -1-

2 华中科技大学科研外协项目管理办法第一章总则第一条为加强学校科研外协项目及经费管理, 切实维护国家及学校利益, 根据关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发号 ) 教育部关于直属高校落实财务管理领导责任严肃财经纪律的若干意见 ( 教财号 ) 教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见 ( 教财号 ) 等相关规定, 结合我校科研项目及经费管理有关文件, 特制定本办法第二条科研外协项目指我校在承担纵横向科研项目或开展相关研究过程中, 需要委托校外独立法人单位进行协作研究的项目设备购置原材料购买等内容不属于科研外协项目范畴, 具体参照学校采购管理办法执行第三条根据项目合同内容和经费来源, 科研外协项目可分为合作转拨项目和协作转拨项目两大类合作转拨项目是指我校与第三方或多方合作, 联合申报共同承担上级部门或委托方的科研项目, 根据任务书或合同书的约定, 需要转拨科研经费至合作单位认定标准为 : 在我校与上级部门或委托方的项目合同中明确约定合作方名称研究任 -2-

3 务分工内容和相应研究经费等内容对于合作转拨的经费, 学校不提取任何管理费用协作转拨项目是指项目负责人在开展科学研究过程中为完成特定的研究目标, 因为学校现有条件限制, 必须委托合作单位以外的其他独立法人单位进行的技术开发试验设计咨询等协作活动, 而拨付部分研究经费至外协单位根据上级部门或委托方下达的项目任务书或经费预算, 协作转拨分为有明确约定和无明确约定协作单位两种情况因协作转拨而发生的费用统称为科研协作费, 按学校相关管理办法提取管理费用第四条科研外协项目合同按照来源及用途分为两类一类为我校与上级部门或委托方签订的项目合同 ( 以下统称为主合同 ); 另一类为我校与合作单位或协作单位签订的项目合同 ( 以下统称为外协合同 ) 科研外协项目合同的签订和履行应遵循合理自愿公平诚信的原则, 不得编制虚假合同及相关信息合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的, 按国家和学校有关规定办理第二章管理职责第五条学校科研外协项目管理工作由科研财务审计设备等职能部门和采购中心各院系及我校科研外协项目负责人协作完成 -3-

4 第六条科学技术发展院先进技术与装备研究院和人文社会科学处 ( 以下简称学校科研主管部门 ), 负责科研外协项目的审核合同签订及过程管理工作, 并协助完成科研经费拨付和监督管理工作第七条财务处和审计处分别负责科研外协经费拨付以及监督管理工作, 协助上级部门或委托方完成外协经费督查和审计工作第八条采购与招标中心负责学校科研协作采购与招标的具体实施工作第九条各院系负责审核外协单位资质和履约能力, 审查合同条款, 以及本单位科研外协项目管理和监督工作, 以确保科研外协项目及时全面高质量地完成第十条项目负责人是科研外拨经费的直接责任人, 对外拨经费合规性合理性真实性和相关性承担经济和法律责任, 负责确定研究任务拟定合同条款确认外协单位资质和履约能力, 监督外协单位规范使用经费, 以及外协项目协调执行结题和验收等工作第三章资质审查与合同签订第十一条对于合作转拨以及协作转拨中指定协作单位的情况, 我校科研外协项目负责人应在项目申报前对外协单位利益关联事项主动进行披露并书面承诺项目获批主合同签 -4-

5 订后, 应在项目子合同或外协合同签订前, 对有利益关联的外协单位在院系进行公示, 公示期不少于两天同时, 科发院和院系应对外协单位资质证明材料进行审查第十二条关联事项包含但不限于下列情况 : 外协单位高层管理人员或主要股东为我校项目负责人或其配偶近亲属 ; 外协单位高层管理人员或主要股东为我校正式职工项目负责人如未按要求主动披露上述事项的, 一经发现, 所签订的科研外协合同自动作废, 同时学校将追回已拨经费并按相关规定处理第十三条外协单位资质证明材料包含但不限于以下内容 : (1) 外协单位是公司企业的, 应提供收款单位法人营业执照组织机构代码税务登记证资质证书 ; 对已办理三证合一的单位, 提供加载了统一社会信用代码的营业执照 (2) 外协单位是高校科研院所社会团体等公益组织的, 应提供收款单位组织机构代码等相关资料外协单位必须具有承担相关研发工作或技术服务的能力, 必要时, 外协单位应具备保密资质质量体系军工科研生产许可证等资质, 以确保能够履行合同内容和完成指定任务外协单位应主动接受我校资质审查, 并提供真实合法有效的资质材料必要时学校可增加现场考察环节第十四条合同评审或技术要求评审 -5-

6 ( 一 ) 协作转拨项目在正式签订外协合同前, 对于以下情况须经外协合同评审或技术要求评审 :(1) 横向项目与同一单位外协金额累计超过 50 万 ;(2) 纵向项目与同一单位外协金额累计超过 100 万元以上项目均指同一主合同项目协作转拨项目的外协合同评审或技术要求评审, 须由学校科研主管部门组织同行专家进行, 学院相关负责人参加 ( 二 ) 协作转拨项目外协合同签订前, 若主合同明确要求外协合同进行合同评审或技术要求评审, 则应按主合同要求执行第十五条外协合同签订外协合同的签订应与主合同的要求或采购与招标中心的招标结果一致, 合同条款中应明确技术指标经费拨款进度等相关内容 ( 一 ) 合作转拨项目主合同签订后, 根据主管部门或委托单位要求, 对于需要根据主合同签订项目子课题合同的, 子合同加盖学校科技合同章 ( 二 ) 协作转拨项目主合同中指定外协单位并明确外协经费的, 外协合同的签订参照合作转拨外协项目管理, 应根据主合同签订外协合同, 加盖学校科技合同章 ( 三 ) 协作转拨项目主合同中指定外协单位但未明确外协经费的, 由学校采购与招标中心按照单一来源方式进行采购, 并由学校采购与招标中心签订外协采购合同 -6-

7 ( 四 ) 对于协作转拨项目中未指定外协单位的, 按照学校采购管理办法执行确定外协单位和经费后, 由学校采购与招标中心签订外协采购合同第十六条科研外协内容涉及国家秘密的应及时确定密级, 严格按国家有关规定审查外协承担单位是否具备相应的保密资质, 并签订保密协议 ; 科研外协内容有质量体系要求的还须审查外协承担单位是否具备相应的质量体系资质第十七条合作方项目研究成果固定资产归属等按照相关类型项目管理办法或依据项目上级主管部门的规定 ; 协作单位科研外协项目相关权属必须在外协合同中明确约定第十八条外协项目合同文本可选用国家或学校的格式文本, 也可与外协单位协商后自拟, 但要严谨规范, 合同要件齐备双方有关人员签字, 加盖双方公章或合同章后正式生效第四章项目实施和结题验收第十九条科研外协合同生效后, 任何一方不得随意变更研究内容和有关条款外协合同部分条款如需变更, 则须经双方协商一致后, 根据项目来源及任务下达方有关管理程序办理, 或签订补充协议第二十条学校对单个合同经费超过 50 万元以上科研外协项目进行定期或不定期检查, 检查内容包括工作进度完成状况 -7-

8 经费使用情况及存在问题若外协项目未按外协合同约定完成阶段研究进度指标的, 则学校暂缓外拨下一阶段经费第二十一条对于合作转拨的项目按项目合同执行, 项目的结题验收按照上级主管部门或委托方的要求进行对于协作转拨的项目则按外协合同执行, 项目的结题验收根据外协合同条款约定进行第二十二条协作转拨科研外协项目完成后, 应及时办理结题手续, 结题方式分为结题报告和会议验收两种 ( 一 ) 结题报告 1. 协作方是公司或企业的, 协作经费累计不超过 30 万元 2. 协作方是国内外高校或科研院所等事业单位的, 且单个外协项目合同不超过 50 万元 ; 项目完成后, 由我校负责人向学校科研主管部门提交科研协作转拨项目结题 / 验收登记表 ( 二 ) 会议验收 1. 协作方是公司或企业的, 与该协作方签订合同累计金额超过 30 万元 2. 协作方为高校或科研院所国有大中型企业的, 单个外协项目合同额超过 50 万元我校项目负责人向学校科研主管部门提出项目验收申请后由学校科研主管部门组织专家进行验收, 院系有关人员参加, 协作单位汇报并提供相应验收材料及财务支出情况, 承担专家 -8-

9 评审费及相关费用验收专家组应出具正式验收意见并签字验收完成后, 科研外协项目负责人应及时报送科研外协项目结题 / 验收登记表及验收意见到学校科研主管部门备案第二十三条结题和验收前, 我校外协项目负责人必须督促外协单位按照合同约定完成归属我校的软件著作权专利技术秘密等知识产权和样机装置等国有资产验收建账工作未完成资产验收建账项目的不能结题或验收第二十四条科研外协项目结题和验收后, 外协单位应向我校提交合同约定的全套技术资料, 如技术研究报告测试分析报告样机专利软件等我校外协项目负责人保存备案, 以备随时提供给上级部门检查第二十五条科研外协项目因故无法按时完成时, 我校科研外协项目负责人应及时经学院向学校科研主管部门报告, 学校视情况予以处理因非主观原因未能按时完成, 在项目延期不影响源项目整体进展的情况下, 外协单位可申请一定的宽限期若不能延期且导致较严重后果, 按照合同约定追究相关人员和协作单位责任第二十六条科研外协项目因故需要终止或解除时, 经双方协商一致, 可签署终止或解除协议并根据具体情况完成后续管理程序, 如外协单位应向我校移交已完成工作成果和资料, 退回部分或全部科研经费等 -9-

10 第五章经费管理第二十七条合作转拨的科研项目有预算的, 签订合同时必须根据项目总预算向外协单位下达详细的转拨经费预算, 外协单位必须严格按照转拨经费预算使用经费协作转拨的科研项目的外协单位必须在国家法律规定的范围内合理使用协作经费协作转拨项目的外协经费审批额度实行累加制度, 任何单位和个人不得通过拆分签订合同等形式逃避审批累加额度包括 : 某项目支出外协项目经费总和 ; 某项目与某协作单位签订外协项目经费总和 ; 同一负责人一年内与同一协作单位签订外协项目经费总和原则上横向项目中协作转拨的科研经费不得超过项目总经费的 50% 第二十八条科研外协经费拨付原则上必须依据研究工作开展情况进行, 以分期拨付为主, 并按华中科技大学经费支出审批权限规定 ( 校财号 ) 等文件规定进行审批 ( 一 ) 合作转拨的科研项目经费拨付应按照项目下达部门或委托方拨款计划和进度进行收到上级拨款后立即拨付相应经费, 不得延误, 确保项目按期完成合作转拨的科研项目经费凭科研合同资质材料等在财务处预算科办理转拨手续 ( 二 ) 协作转拨的科研项目尤其是大额项目经费拨付必须严格按照研究进度分期拨款, 一般分项目启动年度检查中期检查验收通过后等阶段拨付验收通过前不得一次拨付全 -10-

11 款, 确需一次全额拨付的, 必须在项目完成后进行协作转拨的科研项目经费凭相关资料在院系所属财务核算片区办理报销手续第二十九条外协单位应向我校提供真实合法有效的决算材料和财务凭证档案, 应根据要求接受上级部门我校或第三方会计师事务所进行驻场审计或延伸审计第三十条对检查或审计中发现的问题, 外协单位应及时采取有效措施加以纠正 ; 情节严重的, 我校可终止合同, 追回已拨经费并追究外协单位违约责任 ; 构成犯罪的, 依法移送司法机关追究其刑事责任第六章附则第三十一条本办法自颁布之日起执行, 由学校科研主管部门财务处和采购与招标中心负责解释附件 1: 华中科技大学科研外协项目管理工作流程附件 2: 科研外协项目合同评审意见书参考模板附件 3: 科研协作转拨项目结题 / 验收登记表附件 4: 科研外协项目验收意见书 -11-

12 华中科技大学科学技术发展院主动公开 2016 年 12 月 30 日印发 -12-