國 立 中 山 大 學 公 文 線 上 簽 核 作 業 要 點 ( 修 正 草 案 ) 對 照 表 修 正 規 定 現 行 規 定 說 明 一 國 立 中 山 大 學 ( 以 下 簡 稱 本 校 ) 為 規 範 公 文 線 上 簽 核 系 統 ( 以 下 簡 稱 本 系 統 ) 應 遵 循 之 共 同 性 事 項, 特 訂 定 本 要 點 本 要 點 僅 規 範 本 系 統 之 電 子 公 文 簽 核 管 理 部 分, 檔 案 管 理 部 分, 另 依 檔 案 法 暨 本 校 檔 案 管 理 等 相 關 法 令 辦 理 二 依 據 文 書 處 理 手 冊 及 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 規 定, 機 關 公 文 在 安 全 網 路 作 業 環 境 下, 採 用 電 子 認 證 權 限 控 管 或 其 他 安 全 管 制 措 施, 並 在 確 保 電 子 文 件 之 可 認 證 性 一 國 立 中 山 大 學 ( 以 下 簡 稱 本 校 ) 為 規 範 公 文 線 上 簽 核 系 統 ( 以 下 簡 稱 本 系 統 ) 應 遵 循 之 共 同 性 事 項, 特 訂 定 本 要 點 本 要 點 僅 規 範 本 系 統 之 電 子 公 文 簽 核 管 理 部 分, 檔 案 管 理 部 分, 另 依 檔 案 法 暨 本 校 檔 案 管 理 等 相 關 法 令 辦 理 本 點 未 修 正 新 增 要 點 依 據 及 目 的 之 說 明
下, 進 行 線 上 傳 遞 與 簽 核 工 作 三 本 系 統 使 用 人 員 因 業 務 職 掌 及 角 色 不 同, 區 分 為 : 總 收 文 人 員 登 記 桌 ( 分 辦 人 員 ) 承 辦 人 核 稿 人 員 (1-3 層 ) 主 管 (1-3 層 ) 發 文 人 員 檔 案 管 理 人 員 等 7 類 ; 其 中 一 層 決 行 案 件, 則 隨 業 務 質 性, 分 別 對 應 由 校 長 副 校 長 或 主 任 秘 書 核 判 四 本 系 統 之 使 用 人 員, 為 本 校 組 織 架 構 表 列 各 單 位 ( 含 系 校 級 中 心 ) 所 屬 同 仁 五 本 系 統 使 用 人 員 以 本 校 員 工 編 號 及 密 碼 登 入 本 系 統, 簽 核 公 文 時, 應 採 用 電 子 憑 證, 以 符 合 二 使 用 本 系 統 之 簽 核 角 色 計 有 : 總 收 文 人 員 登 記 桌 ( 分 辦 人 員 ) 承 辦 人 二 級 主 管 一 級 閱 ( 核 ) 稿 秘 書 一 級 副 主 管 一 級 主 管 主 任 秘 書 副 校 長 校 長 總 發 文 人 員 檔 案 管 理 人 員 等 12 類 三 除 外 包 之 服 務 員 外, 全 校 各 單 位 ( 含 系 校 級 中 心 ) 同 仁 一 律 適 用 本 系 統 四 本 系 統 使 用 者 以 本 校 員 工 編 號 及 密 碼 登 入 本 系 統, 簽 核 公 文 時, 應 採 用 電 子 憑 一 點 次 變 更 二 配 合 本 校 實 際 現 況, 區 分 各 項 業 務 角 色 別, 文 字 酌 作 修 正 一 點 次 變 更 二 說 明 系 統 之 使 用 人 員 點 次 變 更
電 子 簽 章 法 之 規 定 六 本 系 統 使 用 自 然 人 憑 證 為 電 子 憑 證 ; 無 法 申 請 自 然 人 憑 證 之 外 籍 教 師 兼 任 行 政 主 管 及 自 願 購 置 第 三 方 憑 證 之 同 仁, 由 學 校 購 買 中 華 電 信 HiCOS IC 卡 簽 證 首 年 建 置 費 用 及 每 年 系 統 使 用 費 由 學 校 支 付, 外 籍 教 師 及 兼 任 行 政 主 管 之 個 人 卡 組 費 及 年 費 由 各 單 位 或 教 師 個 人 之 自 籌 經 費 支 付, 自 願 購 置 第 三 方 憑 證 同 仁 之 個 人 卡 組 費 及 年 費 由 個 人 自 行 支 付 七 納 入 不 納 入 本 系 統 之 公 文 類 別 ( 一 ) 納 入 本 系 統 之 公 文 類 別 : 證, 以 符 合 電 子 簽 章 法 之 規 定 五 納 入 不 納 入 本 系 統 之 公 文 類 別 ( 一 ) 納 入 本 系 統 之 公 文 類 別 : 新 增 使 用 自 然 人 憑 證 及 無 法 申 請 自 然 人 憑 證 者 相 關 費 用 之 說 明 點 次 變 更
1 校 外 來 文 ( 電 子 文 或 紙 本 文 ) 2 承 辦 人 創 稿 創 簽 公 文 3 各 單 位 校 內 轉 知 及 副 知 之 公 文 ( 二 ) 不 納 入 本 系 統 之 類 別 : 本 校 各 類 請 購 申 請 單 經 費 核 銷 單 財 產 異 動 單 獎 學 金 申 請 單 等 非 屬 公 文 格 式 之 各 式 表 單 八 本 系 統 實 施 後, 凡 本 校 公 文 及 附 件, 均 以 線 上 簽 核 為 原 則, 惟 如 有 下 列 情 事 之 一 者, 得 採 紙 本 簽 核 : ( 一 ) 密 件 公 文 : 一 律 採 紙 本 簽 核, 僅 作 線 上 流 程 傳 遞 ( 二 ) 急 要 公 文 或 特 殊 公 文 : 急 要 公 文 遇 有 線 上 簽 核 系 統 無 法 運 作 或 須 越 級 陳 核 1 校 外 來 文 ( 電 子 文 或 紙 本 文 ) 2 承 辦 人 創 稿 創 簽 公 文 3 各 單 位 校 內 轉 知 及 副 知 之 公 文 ( 二 ) 不 納 入 本 系 統 之 類 別 : 本 校 各 類 請 購 申 請 單 經 費 核 銷 單 財 產 異 動 單 獎 學 金 申 請 單 等 非 屬 公 文 格 式 之 各 式 表 單 六 簽 核 種 類 使 用 之 條 件 ( 一 ) 線 上 簽 核 : 各 層 級 人 員 全 程 使 用 本 系 統 製 作 公 文 線 上 簽 核 及 公 文 管 理 ( 流 程 管 理 ) ( 二 ) 紙 本 簽 核 : 各 層 級 人 員 使 用 本 系 統, 除 下 列 情 況 得 採 紙 本 實 體 陳 送 外, 其 餘 均 應 採 用 一 點 次 變 更 二 說 明 本 系 統 實 施 後, 仍 得 採 紙 本 簽 核 之 幾 種 情 形 三 原 第 六 點 第 二 項 第 5 款 密 件 公 文 改 列 第 八 點 第 一 項 四 原 第 六 點 第 二 項 第 6 款 急 要 公 文 改 列 第 八 點 第 二 項
時, 得 採 紙 本 簽 核 ; 公 文 因 特 殊 事 由, 經 主 管 同 意 後, 亦 得 採 紙 本 簽 核 ( 三 ) 特 殊 附 件 : 1 海 報 大 型 書 圖 或 已 裝 訂 成 冊 之 預 算 書 計 畫 書 合 約 書 報 告 書 建 議 書 等 大 型 附 件 2 有 價 證 券 支 票 現 金 原 始 憑 證 須 用 印 之 文 件 等 3 附 件 屬 性 或 格 式 特 殊 者 ( 光 碟 磁 片 磁 帶 實 體 物 品 ) 附 件 如 採 紙 本 傳 遞, 應 檢 附 實 體 附 件 傳 遞 清 單, 並 以 卷 宗 夾 傳 送 ; 凡 採 紙 本 簽 核 之 公 文, 一 概 以 紙 本 點 收 並 歸 檔 本 系 統 簽 核 1 附 件 為 原 始 憑 證 須 用 印 之 表 冊 收 據 有 價 證 券 支 票 現 金 證 書 計 畫 書 合 約 書 報 告 書 建 議 書 摺 頁 光 碟 磁 片 磁 帶 實 體 物 品 ; 惟 表 單 如 能 以 附 件 夾 帶 方 式 陳 核 者, 得 採 用 本 系 統 簽 核 2 本 文 及 附 件 檔 案 大 小 超 過 10MB(megabyte) 3 保 存 年 限 10 年 以 上 ( 含 ) 之 公 文 4 無 法 掃 描 成 A4 之 資 料 5 機 密 等 級 為 密 等 以 上 之 機 密 文 書 或 其 他 陳 核 過 程 需 保 密 之 公 文 6. 本 系 統 無 法 運 作 時, 急 要 公 文 或 特 五 原 第 六 點 第 二 項 第 1 款 附 件 為 原 始 憑 證 需 用 印 之 表 冊 改 列 為 第 八 點 第 三 項 特 殊 附 件, 分 別 1~3 款 情 況 說 明 六 刪 去 原 第 六 點 第 二 項 第 2 款 本 文 及 附 件 檔 案 大 小 超 過 10MB(megabyt e) 第 3 款 保 存 年 限 10 年 以 上 ( 含 ) 之 公 文 及 第 4 款 無 法 掃 描 成 A4 之 資 料 ( 大 型 附 件 併 入 第 三 項 第 1 款 ) 之 規 定
九 本 系 統 之 權 責 劃 分 ( 一 ) 總 務 處 ( 文 書 組 ) : 系 統 管 理 單 位 1 各 單 位 新 增 人 員 單 位, 應 填 具 帳 號 申 請 單, 由 總 務 處 文 書 組 統 一 審 核 管 控 2 本 系 統 之 公 文 稽 催, 除 各 單 位 需 自 行 辦 理 稽 催 外, 全 校 稽 催 之 執 行 單 位 為 總 務 處 文 書 組, 執 行 情 形 定 期 陳 報 管 考 單 位 ( 二 ) 秘 書 室 : 管 考 單 位 ( 三 ) 圖 書 與 資 訊 處 : 資 訊 技 術 服 務 及 伺 服 器 維 護 單 位 殊 公 文 得 採 紙 本 簽 核 ; 因 特 殊 事 由, 經 主 管 同 意 後, 亦 得 採 紙 本 簽 核 七 本 系 統 之 權 責 劃 分 ( 一 ) 本 系 統 統 籌 管 理 單 位 為 總 務 處 文 書 組 ( 二 ) 本 系 統 人 員 之 新 增 離 職 職 務 異 動 之 資 料 更 新 及 告 知 新 進 人 員 申 辦 自 然 人 憑 證 卡 之 權 責 單 位 為 人 事 室 ( 三 ) 各 單 位 新 增 人 員 單 位, 應 填 具 本 校 教 職 員 公 文 製 作 帳 號 申 請 單, 由 總 務 處 文 書 組 統 一 審 核 管 控 ( 四 ) 單 位 內 之 公 文 移 文 代 理 人 等 請 假 設 定 之 權 責, 為 各 一 點 次 變 更 二 說 明 相 關 單 位 之 權 責 三 原 第 七 點 第 一 三 七 項 改 列 為 第 九 點 第 一 項 總 務 處 ( 文 書 組 ) 之 權 責 四 新 增 秘 書 室 為 管 考 單 位 五 原 第 七 點 第 六 項 改 列 為 第 九 點 第 三 項 圖 書
( 四 ) 人 事 室 : 1 將 申 辦 自 然 人 憑 證 列 為 新 進 人 員 報 到 手 續 應 備 項 目, 由 新 進 人 員 自 行 申 請 自 然 人 憑 證 2 人 員 之 新 增 離 職 職 務 異 動 之 資 料 更 新 3 分 層 負 責 表 之 建 置 與 維 護 ( 五 ) 各 單 位 : 1 單 位 內 之 公 文 移 文 代 理 人 等 請 假 設 定 之 權 責, 為 各 單 位 之 單 位 登 記 桌 或 主 管 2 單 位 間 人 員 調 動 之 設 定 權 限, 為 一 級 單 位 之 單 位 登 記 桌 或 主 管 十 代 理 限 制 本 系 統 可 依 不 同 角 色 而 作 不 同 之 代 理 設 定 代 理 人 設 定 僅 限 於 同 一 層 級 或 單 位 之 單 位 登 記 桌 或 主 管 ( 五 ) 單 位 間 人 員 調 動 之 設 定 權 限, 為 一 級 單 位 之 單 位 登 記 桌 或 主 管 ( 六 ) 本 系 統 技 術 服 務 伺 服 器 維 護 之 單 位 為 圖 書 與 資 訊 處 ( 七 ) 本 系 統 之 公 文 稽 催, 除 各 單 位 需 自 行 辦 理 稽 催 外, 全 校 稽 催 之 執 行 單 位 為 總 務 處 文 書 組, 執 行 情 形 定 期 陳 報 行 政 會 議 八 代 理 限 制 本 系 統 可 依 不 同 角 色 而 作 不 同 之 代 理 設 定 代 理 人 設 定 僅 限 於 同 一 與 資 訊 處 之 權 責 六 原 第 七 點 第 二 項 改 列 為 第 九 點 第 四 項 人 事 室 之 權 責, 分 別 1 2 款 情 況 說 明, 新 增 第 3 款 分 層 負 責 表 之 建 置 與 維 護 七 原 第 七 點 第 四 五 項 改 列 為 第 九 點 第 五 項 各 單 位 之 權 責, 分 別 1 2 款 情 況 說 明 一 點 次 變 更 二 不 得 重 複 代 理 修 改 為 不 得 越 級 代 理
上 下 一 層 級 職 務 代 理, 不 得 越 級 代 理 請 假 人 因 故 未 能 即 時 設 定 代 理, 得 由 其 主 管 或 登 記 桌 代 為 設 定, 以 避 免 延 宕 公 務 時 程 十 一 校 外 機 關 來 文 處 理 ( 一 ) 受 文 者 為 國 立 中 山 大 學 之 電 子 來 文 或 紙 本 來 文 經 掃 描 後, 由 文 書 組 掛 總 收 文 號, 分 文 至 承 辦 單 位, 辦 結 後 應 送 文 書 組 歸 檔 ( 二 ) 受 文 者 為 單 位 ( 或 個 人 ) 之 電 子 來 文 或 紙 本 來 文, 由 文 書 組 轉 發 該 單 位, 由 單 位 自 行 掛 單 位 收 文 號, 辦 結 後 由 單 位 登 記 桌 決 定 自 行 存 查 或 由 承 辦 人 存 查, 毋 須 送 文 書 層 級 或 上 下 一 層 級 職 務 代 理, 不 得 重 複 代 理 請 假 人 因 故 未 能 即 時 設 定 代 理, 得 由 登 記 桌 代 為 設 定, 以 避 免 延 宕 公 務 時 程 新 增 校 外 機 關 來 文 之 分 文 處 理 方 式 及 校 級 公 文 與 單 位 ( 或 個 人 ) 公 文 辦 結 後 之 歸 檔 方 式 說 明
組 歸 檔 ( 三 ) 承 辦 單 位 分 文 人 員 ( 登 記 桌 或 主 管 ), 應 隨 時 ( 至 少 每 4 小 時 ) 注 意 到 文 狀 況, 並 即 時 分 文 予 各 承 辦 人, 避 免 耽 擱 十 二 分 派 給 一 級 單 位 之 公 文, 可 由 一 級 單 位 登 記 桌 轉 分 派 給 一 級 單 位 承 辦 人 或 所 屬 二 級 單 位 辦 理 ; 而 直 接 分 派 給 二 級 單 位 之 公 文, 則 由 二 級 單 位 登 記 桌 分 派 二 級 單 位 承 辦 人 十 三 公 文 如 涉 及 二 個 單 位 以 上 業 務, 則 由 業 務 比 重 較 高 之 單 位 主 政 ; 如 所 涉 業 務 內 容 比 重 相 同 時, 則 由 來 文 所 述 之 首 新 增 單 位 派 文 方 式 之 說 明 新 增 如 涉 及 二 個 單 位 以 上 業 務 之 公 文 主 政 單 位 判 定 原 則
項 業 務 判 定 主 政 單 位 十 四 承 辦 單 位 未 簽 收 或 已 簽 收 尚 未 分 文 之 公 文, 如 認 為 案 件 非 屬 該 單 位 所 轄 業 務, 應 於 線 上 填 寫 改 分 申 請 單, 經 單 位 主 管 核 可 後, 退 回 總 收 文 進 行 改 分, 不 得 擱 置 或 逕 予 退 件 ; 如 改 分 後 仍 有 爭 議, 則 陳 請 主 任 秘 書 裁 示, 並 據 以 分 文 十 五 會 辦 單 位 對 於 會 稿 公 文 及 附 件, 僅 可 檢 視 並 於 會 辦 欄 中 加 註 意 見, 不 得 直 接 修 改 對 於 預 期 可 能 發 生 爭 議 之 公 文, 宜 先 協 調 獲 共 識 後, 再 行 簽 新 增 公 文 改 分 處 理 方 式 之 說 明 新 增 會 辦 單 位 對 於 會 稿 公 文 及 附 件, 僅 可 檢 視 及 加 註 意 見, 不 得 直 接 修 改 之 說 明
辦, 以 免 影 響 公 文 時 效 十 六 發 文 處 理 ( 一 ) 總 發 文 : 各 單 位 以 國 立 中 山 大 學 名 義 之 校 級 公 文 發 文 稿, 經 備 齊 附 件, 且 簽 會 及 核 判 流 程 完 備, 經 文 書 組 於 下 午 四 點 前 公 文 點 收 完 畢 者, 原 則 當 日 發 出 ; 如 逾 下 午 四 時 送 達 或 程 序 不 完 備, 則 於 次 一 工 作 日 或 補 齊 程 序 後, 始 得 發 出 公 文 ( 二 ) 單 位 發 文 : 1 以 校 內 各 單 位 名 義 發 文 之 單 位 文 ( 受 文 者 為 校 內 單 位 或 人 員 者 ), 使 用 單 位 全 銜 及 單 位 章 戳, 決 行 後 由 承 辦 人 送 單 位 發 文 發 文 後 回 到 單 位 登 記 新 增 發 文 處 理 方 式 之 說 明
桌, 辦 理 完 成 後 由 單 位 登 記 桌 決 定 自 行 存 查 或 由 承 辦 人 存 查, 毋 須 送 文 書 組 歸 檔 2 單 位 文 僅 供 校 內 使 用, 不 能 對 校 外 發 文 單 位 文 發 文 時 不 經 教 育 部 公 文 交 換 系 統, 故 公 文 及 附 件 不 受 電 子 交 換 之 限 制 ( 附 件 檔 上 限 10MB) 十 七 密 件 公 文 一 律 採 紙 本 簽 核, 公 文 於 簽 核 及 歸 檔 過 程, 全 程 均 須 使 用 專 用 封 套, 且 除 一 級 主 管 書 面 授 權 外, 不 得 進 行 任 何 掃 描 或 影 印 等 複 製 行 為 密 件 公 文 於 系 統 進 行 流 程 傳 遞 時, 主 旨 一 律 顯 示 密 不 錄 由 新 增 密 件 公 文 處 理 方 式 之 說 明
十 八 各 單 位 承 辦 之 公 文, 如 未 能 於 規 定 時 限 內 辦 結, 承 辦 人 應 於 本 系 統 中 填 寫 展 期 申 請 單, 敘 明 展 期 原 因 及 展 延 日 期, 經 權 責 主 管 核 可, 並 以 展 延 3 次 為 限 十 九 公 文 如 含 實 體 附 件, 於 進 行 公 文 線 上 傳 遞 時, 應 注 意 檢 齊 附 件, 再 將 公 文 傳 遞 送 出, 且 附 件 應 儘 速 送 達 收 件 單 位 送 發 公 文 之 實 體 附 件, 應 由 承 辦 人 備 齊 應 有 份 數, 送 交 文 書 組 點 收 後 發 文 二 十 紙 本 簽 核 之 公 文, 以 及 含 實 體 附 件 之 線 上 簽 核 公 文, 歸 檔 時 均 新 增 公 文 展 期 處 理 方 式 之 說 明 新 增 公 文 含 有 實 體 附 件 時 之 處 理 方 式 之 說 明 新 增 紙 本 簽 核 之 公 文, 以 及 含 實 體 附 件 之 線 上 簽 核 公 文, 歸 檔 時 之 處 理
需 至 系 統 登 錄 附 件 資 訊, 並 列 印 歸 檔 清 單 送 文 書 組 歸 檔 二 十 一 稽 催 及 歸 檔 ( 一 ) 校 級 公 文 逾 期 未 辦 結 或 辦 結 後 5 日 未 歸 檔, 系 統 每 日 會 針 對 承 辦 人 進 行 稽 催, 並 以 e-mail 通 知 單 位 主 管 承 辦 人 及 公 文 停 留 人 ( 二 ) 校 級 公 文 承 辦 人 應 於 辦 結 後 5 日 內 送 文 書 組 點 收 歸 檔, 使 用 軟 體 臨 時 憑 證 簽 核 的 公 文 送 歸 檔 前 必 須 完 成 實 體 憑 證 補 簽 二 十 二 紙 本 來 文 及 附 件 經 掃 描 轉 製 為 電 子 型 式 而 完 成 線 上 簽 核, 辦 畢 後 其 紙 本 來 文 如 無 重 複 歸 檔 之 必 要 方 式 之 說 明 新 增 稽 催 及 歸 檔 之 規 定 一 新 增 紙 本 來 文 及 附 件 經 掃 描 轉 製 為 電 子 型 式 而 完 成 線 上 簽 核, 辦 畢 後 紙 本 來 文 之 保
者, 得 不 歸 檔 暫 依 收 文 序 次 妥 善 收 存, 俟 經 一 定 期 限 後, 予 以 銷 毀, 惟 具 有 長 期 保 存 價 值 檔 案, 如 涉 及 個 人 權 益 與 信 證 稽 憑 之 機 關 間 紙 本 來 文 除 外 二 十 三 如 屬 重 要 性 低 且 僅 需 公 告 週 知 之 資 訊, 應 以 發 布 於 公 布 欄 為 原 則, 不 宜 採 發 文 轉 知 方 式 辦 理 二 十 四 本 要 點 經 行 政 會 議 通 過, 並 陳 請 校 長 核 定 後 發 布 施 行, 修 正 時 亦 同 九 本 要 點 經 行 政 會 議 通 過, 並 陳 請 校 長 核 定 後 發 布 施 行, 修 正 時 亦 同 存 方 式 說 明 二 依 據 機 關 檔 案 點 收 作 業 要 點 第 5 點 第 2 項 規 定 增 訂 新 增 如 屬 重 要 性 低 且 僅 需 公 告 週 知 之 資 訊, 其 發 布 原 則 之 說 明 點 次 變 更