問 題 分 析 與 決 策
一 問 題 是 什 麼? 1. 概 括 性 的 問 題 定 義? 疑 難 待 決 的 題 目! 2. 精 確 性 問 題 的 定 義? 問 題 是 預 期 狀 況 與 現 狀 之 間 存 在 差 距, 並 已 形 成 不 利 或 潛 在 的 不 利, 而 必 須 加 以 解 決 者
3. 解 決 與 擴 大 問 題 預 期 狀 況 愚 者 現 狀 擴 大 縮 小 智 者
(1) 預 期 狀 況 : 事 先 所 期 望 事 物 的 情 況 因 為 是 預 期 狀 況 是 一 種 假 設 的 前 提, 而 這 種 假 設 性 的 前 提, 是 來 至 於 事 物 未 發 生 前 的 虛 擬 狀 況, 故 發 生 變 化 的 可 能 性 是 非 常 的 高 其 原 因 有 ; 1. 受 到 組 織 外 部 環 境 的 影 響 2. 受 到 組 織 內 部 環 境 的 影 響 3. 受 到 本 身 條 件 的 影 響
(2). 現 狀 : 現 在 的 狀 態 了 解 現 狀 最 佳 的 策 略, 就 是 認 清 事 實 因 為 它 是 行 動 的 起 始 點, 唯 有 認 清 實 際 的 現 在 的 處 境, 行 動 起 來 才 會 有 力 量
(3). 智 者 ( 問 題 解 決 者 ): 1. 能 夠 認 清 現 狀, 掌 握 事 實 2. 對 現 狀 不 評 論, 保 持 中 性 立 場 3. 能 夠 掌 握 自 己 的 可 用 資 源 4. 能 夠 保 持 正 面 思 考, 積 極 面 對 與 處 理 最 常 說 的 話! 我 們 該 怎 做?
(4). 愚 者 ( 問 題 擴 大 者 ) : 1. 未 能 認 清 現 狀 2. 對 現 狀 加 以 批 判 3. 未 能 掌 握 自 己 可 控 的 資 源 4. 負 面 思 考, 批 評 責 怪 埋 怨 抱 怨 最 常 說 的 話! 這 是 誰 弄 的?
二 問 題 的 型 態 以 時 間 範 圍 來 分 類 (1). 救 火 型 問 題 : 燃 眉 之 急, 已 經 發 生 的 問 題, 脫 逸 的 問 題, 未 達 的 問 題 (2). 發 現 型 問 題 : 見 微 知 著, 須 尋 找 探 索 的 問 題, 須 要 做 到 更 好 的 問 題 (3). 預 測 型 問 題 : 預 判 危 機, 趨 吉 避 兇 的 問 題, 未 來 應 該 如 何 的 問 題
以 控 制 範 圍 來 分 類 (1)) 第 一 類 問 題 : (2)) 第 二 類 問 題 : 影 響 區 類 問 題 : 關 切 區 類 問 題 : 關 心 區 (3)) 第 三 類 問 題 :
三 問 題 與 管 理 階 層 高 階 經 營 層 : 多 思 考 預 測 型, 其 次 發 現 型, 救 火 型 次 之 中 階 管 理 層 : 以 發 現 型 為 主, 其 次 預 測 型, 救 火 型 次 之 基 層 管 理 層 : 以 救 火 型 為 主, 其 次 發 現 型, 預 測 型 次 之
四 對 問 題 的 掌 握 : Step1. 掌 握 現 狀 的 事 實 資 訊 Step2. 針 對 預 期 情 況 的 比 對 Step3. 覺 察 兩 者 之 間 的 差 異 Step4. 分 析 研 判 可 能 的 影 響 Step5. 產 生 要 去 解 決 的 意 圖
五 影 響 問 題 分 析 過 程 的 因 素 1. 問 題 分 析 概 念 圖 對 策 事 實 進 一 步 分 析 1. 地 位 7. 情 緒 2. 知 識 8. 生 理 條 件 3. 經 驗 9. 其 他 4. 人 格 5. 信 念 6. 價 值 觀 扭 曲
2. 未 能 發 現 問 題 的 原 因 缺 乏 提 出 問 題 的 勇 氣 缺 乏 思 考 精 神 組 織 文 化 的 影 響 管 理 者 的 影 響 個 人 的 心 態 與 能 力 習 慣 的 束 縛 其 他
3. 如 何 發 現 問 題 (1) 發 現 問 題 的 技 巧 (2)) 提 高 問 題 意 識 (3) 問 題 意 識 的 培 養 如 何 提 高 部 屬 的 問 題 意 識? 如 何 提 高 主 管 自 己 的 問 題 意 識? 4. 如 何 建 構 高 創 造 力 的 工 作 環 境 (1) 封 閉 式 的 對 話 (close) (2) 開 放 式 的 對 話 (open)
六 問 題 解 決 過 程 的 思 考 方 式 1. 邏 輯 性 思 考 (Logic) 2. 推 理 性 思 考 (Reasoning) 3. 創 造 性 思 考 (Create) 4. 系 統 性 思 考 (Systematic)
七 理 性 的 問 題 分 析 與 解 決 方 法 1. 現 況 評 估 4. 潛 在 問 題 分 析 2. 問 題 與 原 因 分 析 3 對 策 擬 定 與 決 策 分 析
1. 現 況 評 估 What s going on? 澄 清 有 關 發 生 現 象, 加 以 明 確 化! 釐 清 有 關 值 得 注 意 的 事 項, 將 抽 象 的 形 容 的 事 務 精 確 分 解 成 容 易 處 理 的 事 項
Step1. 事 件 的 現 象 描 述 研 發 部 小 宋, 拿 著 新 模 要 給 生 產 部 小 馮 試 模.. 生 產 部 小 馮 答 : 現 在 是 以 生 產 為 重, 所 以 沒 空! Step2. 事 件 的 現 況 詳 述 研 發 部 小 宋 於 12/01AM10:00 拿 著 R-001-004 型 號 的 新 模 要 給 生 產 部 小 馮 試 模. 生 產 部 小 馮 答 : 現 在 是 以 生 產 為 重, 因 為 12/01~12/15 產 能 滿 載, 要 趕 深 圳 達 陽 公 司 的 訂 單 20,000 件, 型 號 R-080-112 的 產 品, 所 以 沒 空!
2. 問 題 分 析 Why did this happen?. 敘 述 問 題 找 出 可 能 原 因 評 估 可 能 原 因 確 認 真 正 原 因
(1) 敘 述 描 繪 問 題 陳 述 問 題 事 件 的 現 況 詳 述, 是 否 描 述 一 種 與 現 狀 或 期 望 發 生 偏 差 的 事 實? (2) 明 確 的 問 題 描 述 文 句 WHAT(WHO) 人 事 物 WHEN 時 間 WHERE 地 點 EXTENT 方 式 及 程 度
Step 3. 陳 述 問 題 WHAT(WHO) 人 事 物 WHEN 時 間 WHERE 地 點 EXTENT 方 式 及 程 度 研 發 部 小 宋 於 12/01AM10:00 拿 著 R-001-004 型 號 的 新 模, 要 給 生 產 部 小 馮 試 模 目 前 生 產 部 現 在 是 以 生 產 為 重, 因 為 12/01~12/15 產 能 滿 載, 要 趕 深 圳 達 陽 公 司 的 訂 單 20,000 件, 型 號 R-080-112 的 產 品, 所 以 沒 空! 生 產 部 沒 空, 所 以 沒 辦 法 試! 如 果 R-001-004 型 號 的 新 模 在 12/15 之 前 試 模 完 成, 無 法 準 時 於 12/20AM11:00 交 給 中 漢 科 技 公 司 將 造 成 公 司 將 付 中 漢 公 司 違 約 金 新 台 幣 150 萬! Step 4. 確 立 問 題 點 如 果 R-001-004 型 號 的 新 模 在 12/15 之 前 試 模 完 成, 無 法 準 時 於 12/20AM11:00 交 給 中 漢 科 技 公 司 將 造 成 公 司 將 付 中 漢 公 司 違 約 金 新 台 幣 150 萬!
(3) 找 出 可 能 原 因 找 出 差 異 點 找 出 變 化 點 找 出 可 能 的 真 正 原 因 (4) 評 估 可 能 原 因 a. 思 考 與 觀 察 b. 測 試 及 驗 證 可 能 的 原 因
Step5. 找 出 可 能 原 因 事 件 發 生 的 問 題 點 : 如 果 R-001-004 型 號 的 新 模 在 12/15 之 前 試 模 完 成, 無 法 準 時 於 2/20AM11:00 交 給 中 漢 科 技 公 司 將 造 成 公 司 將 付 中 漢 公 司 違 約 金 新 台 幣 150 萬! 發 生 的 面 項 有 發 生 的 變 化 狀 況 可 能 發 生 的 地 方 卻 沒 發 生 可 能 原 因 WHAT/WHO 人 事 物 生 管 未 做 好 生 產 排 程 計 畫, 造 成 小 宋 與 小 馮 在 中 漢 科 技 工 司 工 作 上 的 衝 突 業 務 單 位 沒 發 生 會 計 單 位 人 事 單 位 目 前 公 司 只 有 會 簽 的 做 法, 沒 有 生 產 管 制 的 機 制 WHEN 時 機 11 月 份 小 宋 與 小 馮 發 生 的 衝 突, 其 他 月 份 並 沒 有 發 生 業 務 單 位 沒 發 生 未 做 好 溝 通 協 調 工 作 WHERE 地 點 研 發 部 與 生 產 兩 個 單 位 業 務 單 位 沒 發 生 會 計 單 位 人 事 單 位 目 前 公 司 只 有 會 簽 的 做 法, 沒 有 生 產 管 制 的 機 制 EXTENT 方 式 程 度 公 司 目 前 80% 訂 單 皆 示 一 個 月 之 內 的 訂 單 國 外 業 務 部 中 漢 公 司 臨 時 插 單
Step6. 找 出 可 能 的 真 正 原 因 真 正 原 因 期 意 味 指 出 發 生 問 題 點, 頻 率 發 生 最 高 風 險 最 大 的 地 方! 目 前 公 司 只 有 會 簽 的 做 法, 沒 有 生 產 管 制 的 機 制
Step7. 對 策 擬 定 短 期 對 策 : 1. 外 包 試 模 ( 可 能 成 本 可 能 風 險 可 能 對 策 緊 急 應 變 措 施.) 2. 與 小 馮 協 調 於 12/13 之 前 是 否 有 空 擋 ( 可 能 成 本 可 能 風 險 可 能 對 策 緊 急 應 變 措 施.) 3. 與 中 漢 公 司 研 議 是 否 可 延 後 交 期 ( 可 能 成 本 可 能 風 險 可 能 對 策 緊 急 應 變 措 施.) 中 期 對 策 : 建 立 溝 通 協 調 的 訓 練 輔 導 機 制 ( 可 能 成 本 可 能 風 險 可 能 對 策 緊 急 應 變 措 施.) 長 期 對 策 : 建 立 生 產 排 程 管 理 系 統 ( 流 程 & 表 單 )
3. 決 策 分 析 What course of action should be taken? 釐 清 決 策 目 的 及 基 本 設 定 評 估 標 準 對 策 擬 定 與 方 案 發 展 評 估 選 擇 方 案 評 估 風 險 制 定 決 策
利 用 必 要 條 件 過 濾 選 擇 方 案 決 策 敘 述 :: 建 立 生 產 排 程 管 理 系 統 ( 流 程 & 表 單 ) 必 要 條 件 方 案 一 方 案 二 方 案 三 方 案 四 生 管 部 門 自 行 設 計 業 務 生 管 生 產 資 訊 四 個 的 部 門 共 同 設 計 外 包 給 大 大 企 管 公 司 經 費 必 須 在 10 萬 元 以 下 除 薪 資 外 費 用 0 ok 除 薪 資 外 費 用 0 ok 15 萬 no 兩 個 月 內 完 成 上 線.. 一 個 月 ok 1.5 個 月 ok 一 個 月 ok 必 須 電 腦 化 選 擇 完 成 後 必 須 資 找 訊 部 門 再 行 規 劃 ok 從 規 劃 之 初 資 訊 部 門 及 共 同 參 與 ok 已 有 標 準 之 作 業 系 統 ok 符 合 符 合 不 符 合
利 用 優 先 條 件 比 較 選 擇 方 案 優 先 條 件 專 業 度 ( 含 電 腦 能 力 ) 權 重 4 方 案 一 重 要 生 管 部 門 度 自 行 設 計 生 產 排 成 管 理 3 權 重 重 要 度 12 方 案 二 業 務 生 管 權 生 產 資 訊 四 重 個 的 部 門 共 同 設 計 資 訊 館 生 產 排 4 成 管 理 權 重 重 要 度 16 方 案 三 權 重 權 重 重 要 度 適 用 性 實 用 性 效 率 性 衝 突 性 3 2 1 跨 部 門 的 運 用 4 該 部 門 自 行 規 劃 其 餘 相 關 部 門 的 認 同 度 1 2 12 2 2 跨 部 門 的 運 3 用 四 個 部 門 共 同 規 劃 團 隊 默 契 的 掌 控 1 2 9 2 2 Sum WT Sum Sum Sum 28 決 策 選 擇 優 先 順 序 第 二 順 位 第 一 順 位 29
(6). 評 估 風 險 考 慮 可 能 的 不 良 後 果 評 估 造 成 的 威 脅! 決 策 敘 述 : 業 務 生 管 生 產 資 訊 四 個 的 部 門 共 同 設 計 方 案 一 : 由 生 管 主 管 負 責 主 導 可 能 發 生 的 不 良 後 果 發 生 機 率 影 響 程 度 1. 資 訊 單 位 主 管 可 能 不 服 他 的 行 政 權 2. 業 務 單 位 主 管 的 管 理 能 力 無 法 協 助 生 管 高 高 大 中 方 案 二 : 由 副 總 負 責 主 導 發 生 機 率 影 響 程 度 1. 資 訊 單 位 主 管 可 能 不 服 他 的 行 政 權 2. 業 務 單 位 主 管 的 管 理 能 力 無 法 協 助 生 管 小 高 小 中
4. 潛 在 問 題 分 析 What trouble lies ahead and what can be done about it now? 釐 清 實 施 計 劃 的 潛 在 問 題 找 出 潛 在 問 題 的 可 能 原 因 發 展 並 實 施 預 防 措 施 擬 定 緊 急 應 變 計 劃 措 施
(1) 釐 清 實 施 計 劃 的 潛 在 問 題 行 動 敘 述 : 由 副 總 負 責 主 導, 建 立 生 產 排 程 管 理 系 統 ( 流 程 & 表 單 ) 計 劃 工 作 項 目 WHAT / WHO /WHEN 潛 在 可 能 問 題 點 可 能 發 生 性 ( 機 率 ) 可 能 的 嚴 重 性 12/25 開 始 由 副 總 負 責 主 導 業 務 生 管 生 產 資 訊 等 四 個 部 門, 建 立 生 產 排 程 管 理 系 統 ( 流 程 & 表 單 ), 預 計 2006 年 01 月 15 日 完 成 副 總 每 個 月 有 15 天 工 作 天, 至 漳 州 工 廠 工 作 高 高
(2). 找 出 潛 在 問 題 的 可 能 原 因 行 動 敘 述 : 建 立 該 專 案 之 追 蹤 管 理 系 統 計 劃 工 作 項 目 WHAT / WHO /WHEN 潛 在 可 能 問 題 可 能 發 生 原 因 由 生 管 小 馮, 執 行 專 案 進 度 管 理 機 制 予 回 報 作 業 小 馮 的 溝 通 方 示, 容 易 令 人 感 到 咄 咄 逼 人 小 馮 的 工 作 方 式, 自 從 加 入 公 司 皆 屬 於 個 人 專 案 執 行 者 (3). 找 出 潛 在 問 題 的 可 能 原 因 行 動 敘 述 : 訓 練 與 要 求 小 馮, 只 要 進 行 工 作 報 告 即 可, 不 需 討 論 到 人 的 部 份 潛 在 問 題 可 能 原 因 預 防 措 施 生 管 小 馮 在 工 作 回 報, 會 加 入 個 人 主 的 意 識, 容 易 扭 曲 事 情 的 真 相. 1. 小 馮 不 理 解 資 訊 單 位 的 作 業 模 式 2. 小 馮 的 溝 通 表 達 無 法 有 結 構 化 要 求 報 告 一 律 採 取 文 書 報 告, 報 告 的 格 式 先 進 行 標 準 化
(4). 發 展 並 實 施 預 防 措 施 (5). 擬 定 緊 急 應 變 計 劃 措 施 緊 急 應 變 措 施 的 名 稱 : 生 產 排 程 管 理 系 統 ( 流 程 & 表 單 ) 之 緊 急 應 變 措 施 緊 急 應 變 措 施 監 控 預 警 及 傳 遞 警 訊 方 式 要 求 資 訊 單 位 主 管, 與 大 大 資 訊 企 管 公 司 小 宋 保 持 資 訊 交 流 12 月 30 日 查 核 工 作 進 度 2006 年 01 月 10 日, 審 查 工 作 進 度 與 工 作 內 容 狀 況, 決 定 是 否 啟 動 緊 急 應 變 措 施!...