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增汤
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1 公文製作前之基本概念公文系統操作各類文別流程介紹流程設定

2 公文系統操作新增電子公文權限系統環境設定公文製作教學檔公文系統操作 - 常見問題集

3 公文製作前之基本概念 - 公文系統操作新增電子公文權限填寫公文整合系統權限新增或異動申請書 ( 路徑 : 秘書室首頁表單下載公文相關表單 )

4 公文製作前之基本概念 - 公文系統操作系統環境設定使用新電腦或電腦重灌後, 請務必進行系統環境設定, 設定步驟請參閱秘書室網頁 ( 路徑 : 秘書室首頁電子公文專區電子公文 Q&A 公文線上簽核 - 系統使用環境設定 )

5 公文製作前之基本概念 - 公文系統操作公文製作教學檔相關教學檔可至秘書室首頁下載 ( 路徑 : 秘書室首頁公文製作教學檔 )

6 公文製作前之基本概念 - 公文系統操作公文系統操作 - 常見問題集 (1/2)

7 公文製作前之基本概念 - 公文系統操作公文系統操作 - 常見問題集 (2/2)

8 各類文別流程介紹簽呈來文流程圖注意事項檔案轉 tiff 檔軟體 -PDFCreat 發文流程圖收文及函稿併陳 ( 收發同號 )

9 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹簽呈流程圖承辦人公文系統取號承辦人送出流程首長判行一級主管判行 ( 註 1) 承辦人自行於系統中結案 ( 內簽公文結案作業 ) 註 1: 若各一級主管請假時其代理人代為決行時需蓋代理人職章後押代字並加蓋分層負責授權單位專用章

10 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹來文 (1/4) 流程圖秘書室各一級單位各單位首長判行事務組校外來文總收文人員分辦登記桌分辦承辦人簽辦一級主管判行 ( 註 1) 於公文系統中點選送存查 ( 註 2) 歸檔作業註 1: 若各一級主管請假時其代理人代為決行時需蓋代理人職章後押代字並加蓋分層負責授權單位專用章註 2: 若為紙本辦理, 於送存查時, 需將實體紙本公文送至事務組進行歸檔作業

11 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹來文 (2/4) 注意事項收文受文者為高雄醫學大學及高雄醫學大學 ( 院系所科行政單位等 ) 之校外來函, 均需納入公文系統編文號 ( 註 : 若承辦人員收到尚未編收文字號之紙本來文, 請至秘書室掛文 ) 外部來函若為電子公文來文, 一律採線上簽核辦理, 若承辦人員認為有需採紙本辦理之必要, 可將公文印出後, 自行於系統修改為紙本辦理 ( 請確認印出之紙本文, 右下角是否帶出收文字號, 若無自動帶出, 請承辦人員自行補寫 )

12 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹來文 (3/4) 檔案轉 tiff 檔軟體 -PDFCreator(1/2) 若簽文時需夾帶相關附件, 供主管參閱者, 需下載轉檔軟體可至官網下載 :

13 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹來文 (4/4) 檔案轉 tiff 檔軟體 -PDFCreator(2/2) 或至公文線上簽核系統下載

14 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹流程圖公文系統取號發文 ( 送繕發 ) 承辦人承辦人承辦人秘書室送出流程首長判行一級主管判行 ( 註 1) 送繕發 ( 註 2) 發文人員確認函稿與內文相符且無誤若不相符, 將退回補正秘書室發文人員轉成正式函文歸檔註 1: 若各一級主管請假時其代理人代為決行時需蓋代理人職章後押代字並加蓋分層負責授權單位專用章註 2: 若為紙本辦理, 於送繕發時, 需將實體紙本公文同步送至秘書室

15 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹收文及函稿併陳 ( 收發同號 )(1/5) 收發同號操作步驟 : 1. 將信箱點開 ( 步驟 1.) 點選製作 ( 步驟 2.)

16 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹收文及函稿併陳 ( 收發同號 )(2/5) 2. 點選文別 ( 例 : 函稿或函稿 ( 分層主管 )) 3. 繕打公文內容

17 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹收文及函稿併陳 ( 收發同號 )(3/5) 4. 不需另行取函 ( 稿 ) 之文號, 系統已自動代入收文文號 5. 需採線上簽核辦理之公文點選線上簽核 ( 註 : 來文及函覆之公文需採同一種辦理方式 )

18 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹收文及函稿併陳 ( 收發同號 )(4/5)

19 公文製作前之基本概念 - 各類文別流程介紹收文及函稿併陳 ( 收發同號 )(5/5) 收發同號之公文, 來文不需簽辦, 以函稿簽辦為主

20 流程設定一般公文 ( 來文函稿簽呈 )- 流程設定一般公文 ( 來文函稿簽呈 )- 核判層級平行送會公文 - 流程設定

21 公文製作前之基本概念 - 流程設定一般公文 ( 來文函稿簽呈 )- 流程設定 (1/2) 紙本辦理 : 1. 需陳送至機關首長決行之公文, 流程請設至陳核秘書室 ( 行政單位 )or 秘書室 ( 教學單位 ) 2. 紙本辦理之公文, 流程請依序設定, 但承辦單位內部不用設 ( 以秘書室為例, 流程不必設至組長及秘書, 只需設會辦單位及決行單位即可 ) 會辦單位只需設至一級單位 ( 如 : 會計室人事室教務處 ), 勿點選單位內組別或系所 Ex: 送會 ( 會計室 )-> 順會 ( 人事室 )-> 順會 ( 教務處 )-> 陳核 ( 秘書室 ( 行政單位 )) 注意單位內組別或系所通常沒有設置登記桌, 若點至無登記桌之單位, 容易造成公文無人收送

22 公文製作前之基本概念 - 流程設定一般公文 ( 來文函稿簽呈 )- 流程設定 (2/2) 電子簽核辦理 : 1. 需陳送至機關首長決行之公文, 流程請設至陳核秘書室 ( 行政單位 )or 秘書室 ( 教學單位 ) 2. 承辦單位內部需設定, 送會時只需設至一級單位 ( 如 : 會計室人事室教務處 ), 勿點選單位內組別或系所 Ex: 陳核 ( 秘書室莊惠雯 )-> 陳核 ( 秘書室蔡宜玲 )-> 陳核 ( 秘書室陳正生 ) -> 送會 ( 總務處 )-> 陳核 ( 秘書室 ( 行政單位 )) 注意單位內組別或系所通常沒有設置登記桌, 若點至無登記桌之單位, 容易造成公文無人收送

23 公文製作前之基本概念 - 流程設定一般公文 ( 來文函稿簽呈 )- 核判層級來文機關或受文單位為教育部之公文, 決行層級需至機關首長決行相關決行層級可參照秘書室首頁公文範例之分層負責明細表

24 公文製作前之基本概念 - 流程設定平行送會公文 - 流程設定 (1/2) 一學校平行送會至附屬機構之公文 ( 僅開放紙本辦理 ) 關卡屬性選一般關卡, 流程設定最後一關請於處理現況選平行送會按新增 ( 承辦單位及承辦人會自行代出秘書室王惠玲 ) ( 其核判層級需至機關首長決行 )

25 公文製作前之基本概念 - 流程設定平行送會公文 - 流程設定 (2/2) 二附屬機構平行送會至學校之公文 ( 紙本及線上簽核辦理皆已開放 ) 1. 辦理方式及流程設定比照校外來文 ( 其核判層級需至機關首長決行 ) 2. 待首長決行 ( 判行 ) 後承辦人於公文系統中點選平行送會系統將自行代出秘書室王惠玲按送件

26 公文寫作相關公文寫作範例公文用語公文用語 - 補充說明受文者之書寫受文者之書寫 - 常見錯誤

27 公文寫作相關公文寫作範例公文撰寫可參閱秘書室首頁公文範例

28 公文寫作相關公文用語 (1/5) 直接稱謂用語 : 有隸屬關係之機關 : 上級對下級稱貴 ; 下級對上級稱鈞 ; 自稱本例 : 高雄醫學大學對教育部稱鈞部 ; 對行政院稱鈞院

29 公文寫作相關公文用語 (2/5) 對無隸屬關係之機關 : 上級稱大 ; 平行稱貴 ; 自稱本 1. 對上級 ( 斜行單位 ) 本校對立法院司法院考試院及監察院行文稱大院 ; 對教育部以外之其他部會局處稱大部大局大處如 : 高雄醫學大學對監察院稱大院 ; 對監察院審計部稱大部 2. 對平行行政院所屬各部會署總處如 : 高雄醫學大學對科技部稱貴部對機關首長間 : 上級對下級稱貴, 自稱本 ; 對上級稱鈞長, 自稱本例 : 縣長稱鄉長為貴鄉長, 自稱本縣長

30 公文寫作相關公文用語 (3/5) 機關 ( 或首長 ) 對屬員稱臺端機關對人民稱先生女士或通稱君臺端 ; 對團體稱貴 ; 自稱本行文數機關或單位時, 如於文內同時提及, 可通稱為貴機關或貴單位

31 公文寫作相關公文用語 (4/5) 啟始語 : 對上級機關 : 檢陳對平行或下級機關 : 檢送期望用語, 視需要酌用 : 對上級長官上級機關 : 請鑒核請核示 ( 為表示尊敬, 請字前得加敬字 ) 對平行或下級機關 : 請查照請查照辦理請查照見 ( 惠 ) 復

32 公文寫作相關 - 公文用語公文用語 - 補充說明 (5/5) 為使各機關處理公文有一致遵循標準, 自 104 年 3 月 25 日起有關公文之期望目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 ( 教育部 104 年 4 月 13 日臺教綜 ( 三 ) 字第號函 )

33 公文寫作相關受文者之書寫 (1/4) 正本副本受文者排序 : a. 機關 ( 依上下級先中央後地方 )( 註 1) b. 機構 ( 註 1) c. 學校 ( 依大學專科高中國中國小排列 ) d. 公司 e. 自然人 ( 依姓氏筆劃排列 ) f. 發文機關或單位 ( 承辦單位列最後, 但應稱本, 不必再寫全銜 ) 例 : 高雄醫學大學秘書室 ( ) 本校秘書室 ( ) 註 1: 例各縣市衛生局一般均為機關, 但為了辦理血液 DNA 等檢驗業務, 會在衛生局下設檢驗室等機構

34 公文寫作相關受文者之書寫 (2/4) 正副本受文者部分, 請使用正確之機關全銜, 勿採用簡稱例 1 董事會( ) 財團法人私立高雄醫學大學董事會 ( ) 例 2 國衛院( ) 財團法人國家衛生研究院 ( ) 例 3 高雄市前鎮高中( ) 高雄市立前鎮高級中學 ( )

35 公文寫作相關受文者之書寫 (3/4) 機關全銜可至下列網址下載查詢 :

36 公文寫作相關 - 受文者之書寫受文者之書寫 - 常見錯誤 (4/4) 民眾部長信箱詢問報部 ( 教育部 ) 公文相關事項 Q: 大學行文教育部綜合規劃司, 應屬上行文或平行文? A: 教育部綜合規劃司系教育部之內部單位, 大學不宜直接行文該單位, 應行文教育部, 由教育部轉分該單位處理常見錯誤例 1: 教育部學生事務及特殊教育司 ( ) 教育部 ( ) 例 2: 教育部師資培育及藝術教育司 ( ) 教育部 ( )

37 公文製作應注意事項發文 ( 送繕發 ) 應注意事項附件處理之注意事項急件自取文各類文別之歸檔方式機密文書用印申請

38 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (1/10) 公文之內容, 秘書室有做修改之部分, 請於文稿製作中同步更改可使用清稿參考功能

39 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (2/10)

40 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (3/10) 內文編排 : 1. 空格需刪除 ( 步驟 : 點選顯示控制碼 ) 請使用全形冒號 :

41 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (4/10) 2. 項目符號建議使用內建格式

42 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (5/10) 需紙本寄送之公文, 受文者地址可於繕發時於公文系統鍵入 ( 步驟 : 文稿製作開啟舊檔將欲繕發之公文開啟點選上方印表機圖示 ( 公文套印 ) 於受文者地址欄位中鍵入地址後儲存 ) 51

43 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (6/10) 受文機關為群組 ( 如 : 各公私立大專校院全國高級中等學校 ) 且需採電子公文交換之公文, 請勿夾帶附件, 以免因發送時間過長, 導致連線中斷 ; 可於說明段中列出附件下載網址電子公文交換機關群組名稱 : a. 各公私立大專校院 b. 全國高級中等學校 c. 各公私立高級中學 d. 各公私立高級職業學校 e. 各直轄市及縣市衛生局 f. 各直轄市及縣市政府教育局 [ 處 ] 文稿製作中發文日期欄位請勿繕打勿自行將函 ( 稿 ) 轉為函

44 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (7/10) 首長判行後, 請於系統中執行送繕發動作, 步驟如下 ( 以線上辦理為例 ): 1. 點選製作

45 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (8/10) 2. 開啟公文編輯檔, 點選右上方清稿參考圖示 3. 下方將顯示線上簽核之預覽畫面, 請確認需修正之處, 若有修正, 請於上方之本文繕打區中同步修正後, 按儲存

46 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (9/10) 4. 點選右上方二台小電腦圖示 ( 上傳檔案 ) 5. 點選傳遞 ( 步驟 1.) 上方將顯示執行成功 ( 請繼續執行 ).. ( 步驟 2.) 點選回公文管理 ( 步驟 3.)

47 公文製作應注意事項 - 發文 ( 送繕發 ) 發文 ( 送繕發 ) 應注意事項 (10/10) 6. 點選公文前面綠色格子中之圓圈圈 ( 步驟 1.) 上面之送件程序請選送繕發, 後面收件人將自動帶出秘書室 ( 步驟 2.) 點選送件 ( 步驟 3.)

48 公文製作應注意事項 - 附件處理附件處理之注意事項 (1/3) 承辦人應備齊附件種類, 於繕發時請整理裝訂後註明隨文附件附件以正本為限, 如需附送副本收受機關或單位, 應在副本項內之機關或單位名稱右側註明 ( 含附件 ) 或 ( 以上均含附件 ), 並備齊附件範例 1 正本 : 高雄市政府衛生局副本 : 本校會計室 ( 含附件 ) 總務處出納組口腔衛生學系範例 2 正本 : 高雄市政府衛生局副本 : 本校會計室口腔衛生學系 ( 以上均含附件 )

49 公文製作應注意事項 - 附件處理附件處理之注意事項 (2/3) 文中若載明有附件, 請於文稿製作中下方表格內容區之附件欄註明附件名稱其表示方式 : 見主旨如說明 O 如說明所示或直接註明附件名稱及數量, 勿填寫如文或隨文

50 公文製作應注意事項 - 附件處理附件處理之注意事項 (3/3) 有時間性之公文, 其附件不隨正副本單位郵寄, 需另行送達者, 請於附件欄位中註明附件另送需電子交換之公文, 其附件檔案格式請以相容性高之公文電子交換附件檔格式為優先, 如 :PDF 檔 ODF 檔 ( 教育部 105 年 4 月 7 日臺教資 ( 五 ) 字第 B 號函 )

51 公文製作應注意事項 - 急件自取文急件自取文急件限期公文需當日寄出當日郵戳之公文, 請等候自取 ; 並請於送繕發時, 於函 ( 稿 ) 上以黃色便利貼註明須寄出或寄達日期 ( 自取文亦同 ) 紙本辦理之實體紙本函 ( 稿 ) 需送至事務組歸檔

52 公文製作應注意事項 - 各類文別歸檔方式各類文別之歸檔方式 1 創發( 含開會通知單稿 ): 首長核決後, 請點選送繕發 ( 系統會自行跳出秘書室, 請勿選人員名字, 若為紙本文, 請將函 ( 稿 ) 送至事務組 ) 2 來文: 首長核決後, 請點選送存查 ( 會自行跳出事務組, 請勿選人員名字, 若為紙本文, 請將紙本送至事務組 ) 3 簽呈: 由承辦人自行結案 ( 內簽作業內簽公文結案作業, 輸入文號後按結案 ), 若為紙本文, 實體紙本由承辦人自存 4 合約書: 結案方式同簽呈, 由承辦人自行結案

53 公文製作應注意事項 - 機密文書機密文書 (1/5) 機密文書 : 1. 國家機密文書 ( 國家機密保護法第 11 條 ) : 絕對機密 : 不得逾 30 年極機密 : 不得逾 20 年機密 : 不得逾 10 年國家機密涉及國家安全情報來源或管道, 應永久保密 2. 一般公務機密文書列為密等級依機密檔案管理辦法第 18 條規定, 機密檔案未經解密, 不得銷毀所以其保存年限不得低於保密期限

54 公文製作應注意事項 - 機密文書機密文書 - 解密條件 (2/5) 機密文書保密期限或解密條件之標示, 應具體明確, 以括弧標示於機密等級之右, 其解密條件如下 :( 文書處理手冊第 60 點 ) 1. 本件至某年某月某日解密建議寫法 2. 本件於公布時解密 3. 其他 ( 為一種概括式的表示方式, 仍需標示明確之解密條件, 如 : 演習結束後解密俟司法判決確定後檢討解密 ) 勿標示不明確的解密條件或保密期限例 : 保存期限屆滿後解密 ( ) 發文後解密 ( ) 工作完成後解密 ( ) 附件抽存後解密 ( )

55 公文製作應注意事項 - 機密文書機密文書 - 專用封套 (3/5) 若為創發之密件, 請務必於黃色公文夾外黏貼機密檔案專用封套, 封套格式可至秘書室首頁表單下載區下載密件之公文於製作時, 需於文稿製作表格內容區之密等及解密條件或保密期限之欄位填寫密等及解密條件例密 ( 本件至 105 年 6 月 16 日解密 )

56 公文製作應注意事項 - 機密文書機密文書 - 專用封套 (4/5) 機密檔案專用封套 - 收文請扼要記載案件或案卷內容, 惟不得揭示機密性或敏感性內容勿僅填寫密不錄由機密檔案專用封套 - 發文

57 公文製作應注意事項 - 機密文書機密文書寄出需注意事項 (5/5) 行政院院臺綜字第號函修正之文書處理手冊第六十三項 : 1 需封裝於雙封套內 2 封套之紙質, 須不能透視且不易破裂 3 內封套正面適當位置處需加蓋機密等級, 並加密封 4 封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋密字戳記 5 外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記

58 公文製作應注意事項 - 用印申請用印申請 (1/2) 秘書室首頁表單下載用印申請

59 公文製作應注意事項 - 用印申請用印申請 (2/2) 作業規範自 106 年 7 月 1 日起執行, 相關作業如下 : 1. 簽呈暨函 ( 稿 ) 之文件需用印, 應併同檢附蓋用印信申請表 ( 適用簽呈函 ) 申請用印 2. 不辦文稿證明文件用印, 僅限列於項目內之文件, 方可填寫蓋用印信申請表 ( 適用不辦文稿項目 ) 申請用印 3. 單位制式表格文件用印, 僅限列於項目內之文件, 方可依單位制式表單申請用印 4. 不屬以上三種文件者, 皆須陳送簽呈經核准並以蓋用印申請表始可用印 5. 蓋用印信申請奉核後正本留存秘書室

60 公文流程品質公文案件查詢創號銷號步驟公文逾限稽催

61 公文流程品質 - 公文查詢公文案件查詢 (1/3)

62 公文流程品質 - 公文查詢公文案件查詢 (2/3)

63 公文流程品質 - 公文查詢公文案件查詢 (3/3)

64 公文流程品質 - 創號銷號創號銷號步驟點選創號銷號登錄 ( 步驟 1.) 輸入欲銷號之公文文號 ( 步驟 2.) 點選新增 ( 步驟 3.)

65 公文流程品質 - 公文稽催公文逾限稽催案件經詳細檢討, 預計不能於規定時間內 ( 最速件 ( 一日 ) 速件( 三日 ) 普通件 ( 六日 )) 文書處理手冊第 78 點第 1 款辦結時, 承辦人應在屆滿處理時限以前, 報請權責主管核准展期文書流程管理作業規範第四十一點規定需辦理展期之同仁, 可至秘書室首頁表單下載區中下載展期單 ( 路徑 : 秘書室首頁表單下載公文相關表單 ) 稽催內容 : 1. 期前通知 : 到期前一日, 公文系統主動寄屆逾期通知提醒承辦人 2. 已逾期通知 : 固定於星期一寄發逾期通知 3. 紙本稽催 : 每月最後一個禮拜發紙本公文逾限未結稽催單需至一級主管 ( 學院院長通識教育中心主任科室主管 ) 核章後繳回秘書室備查若為紙本辦理之來文及發文函 ( 稿 ), 請確認實體紙本來文或紙本函 ( 稿 ) 是否已送至事務組歸檔

66 系統問題, 請洽秘書室廖怡惠小姐, 或洽葳橋資訊公司, 客服電話 : 轉 215 發文 ( 送繕發 ) 問題, 請洽秘書室廖怡惠 / 黃詠芯小姐公文流程問題, 請洽秘書室行政事務組秘書室分機 :

68 不辦文稿文件項目

69 單位制式表格文件項目

,259 55,000 20,400 IE webbased1 2 A r c h i v e s Q u a r t e r l y Mar

,259 55,000 20,400 IE webbased1 2 A r c h i v e s Q u a r t e r l y Mar 76 基層機關公文整合系統轉檔實務 Data Conversion Practices of the Official Document Integration System for Local Government Agencies Chuang, Wen-Ching Assistant Systems Designer, Information Technology Division, National