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聆邢
5 years ago
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1 102 學年度公文製作研習線上簽核系統使用要領主講人 : 李蓉茱小姐中華民國年 1 2 月 1 9 日

2 課程大綱 Ch1. 系統帳號申請與設定 Ch2. 設定系統環境與登入公文系統 Ch3. 個人資訊更新及憑證註冊 Ch4. 系統畫面簡介 Ch5. 代理設定 Ch6. 單位登記桌作業說明 Ch7. 承辦人作業說明 Ch8. 電子布告欄操作說明 Ch9. 公文查詢功能簡介 Ch10. 實機示範及常見問題提示

3 Ch1. 系統帳號申請及設定

4 Ch1. 帳號申請文書組首頁 / 書表下載 / 下載帳號新增 ( 異動 ) 申請書必要欄位, 請務必填寫依個人需求勾選需經單位主管核章

5 Ch1. 帳號設定高師大首頁 / 單一登入密碼管理平台 / 變更與設定 / 初次設定完成單一登入帳號及密碼的設定

6 Ch2. 設定系統環境與登入公文系統

7 Ch2. 設定系統環境高師大首頁 / 重要連結 / 公文線上簽核專區下載快速安裝包請依您的 IE 版本下載各版本 (IE8 IE9 IE10) 安裝包

8 Ch2. 登入公文系統高師大首頁 / 重要連結 / 公文線上簽核及管理系統輸入帳號及密碼 ( 同單一登入帳號及密碼 ) 出現此提示訊息, 表示帳號或密碼輸入錯誤無法從 LDAP 取得使用者身份資訊

9 Ch3. 個人資訊更新及憑證註冊

10 Ch3. 個人資訊更新第一次使用系統, 請至個人資訊設定自己的聯絡方式

11 Ch3. 個人憑證註冊承辦人如需使用本系統進行線上簽核, 於第一次進入系統時, 請務必至個人資訊註冊自然人憑證, 才可以進行線上簽核

12 Ch4. 系統畫面簡介

13 Ch4. 系統畫面簡介 - 主畫面 (1) 公告區系統資訊區必要角色工具列共用工具列數位儀表板頁籤功能選單工作桌

14 Ch4. 系統畫面簡介 - 主畫面 (2) 勾選文號, 系統會依據目前狀態, 提供可執行作業流程系統角色 1 勾選公文流程工具列動態工具列公文夾系統角色 2 公文卷宗清單

15 Ch4. 系統畫面簡介 - 公文清單資訊

16 Ch4. 系統畫面簡介 - 頁籤功能選單頁籤功能選單 : 提供將左方畫面切換至待處理公文等資料夾, 包括以下四項功能 : 工作桌 : 可利用此功能將畫面切換至個人工作桌, 以方便查閱待處理公文自訂流程 : 在陳核送會所儲存的常用流程, 可將公文拖曳至此建立標準流程報表列印 : 依據帳號所擁有的角色權限 ( 如承辦人單位登記桌主管等 ), 系統提供不同的報表使用系統管理 : 根據擁有的角色不同, 會有相對應的系統設定可使用樣式管理 : 可調整系統字型大小

17 Ch4. 系統畫面簡介 - 工作桌一個工作桌代表一個職位設定, 在系統中, 一個職位可以設定多個角色不同角色系統設定不同查詢公文夾提供待辦理公文查詢及角色特殊公文查詢功能 ( 如 : 單位登記桌可進行單位未結案件查詢 ) 兼職及代理時, 系統會增加兼職與代理工作桌, 方便查詢

18 Ch4. 系統畫面簡介 - 資料夾 (1) 待處理公文 ( 各項流程主要操作區 ): 無論收文創稿別單位要會辦的或被退文或是給主管核判的公文列出, 簡單說就是有公文送到您手上需處理的已送未收 ( 提供抽回機制 ): 針對公文流程送出後, 可以馬上抽回來重做的保險機制, 但若對方已經確認簽收, 則無法抽回承辦公文未結案件 ( 提供展期申請 ): 顯示由您承辦且尚未結案的公文 ( 含已逾期未結案 ) 追蹤公文 ( 查詢資料夾 ): 您主動加入追蹤的公文會顯示於此公文夾, 可查詢公文目前狀態被代理公文 ( 查詢資料夾 ): 被代理期間由代理人簽核送出的公文列表承辦逾期案件 ( 查詢資料夾 ): 顯示由您承辦尚未結案且已超過限辦日期的公文

19 Ch4. 系統畫面簡介 - 資料夾 (2) 承辦已結未歸案件 ( 查詢資料夾 ): 承辦公文已經結案但尚未進入檔案室歸檔的公文待補簽公文 ( 查詢資料夾 ): 先行送出未加簽署的公文, 會存在於待補簽公文匣中, 可在此作事後補簽動作單位未結案件 ( 查詢資料夾 ): 單位內所有承辦人尚未結案之公文清單 ( 含已逾期未結案 ) 單位到期案件 ( 查詢資料夾 ): 檢視單位公文依時效所統計的到期案件單位逾期案件 ( 查詢資料夾 ): 檢視單位所承辦的逾期未結案公文單位辦理中 ( 查詢資料夾 ): 目前正在本單位內辦理的公文, 包含其他單位會辦的公文

20 Ch5. 代理設定

21 Ch5. 代理設定 - 即時代理代理設定即時代理拖曳代理人至代理欄位儲存

22 Ch5. 代理設定 - 預約代理代理設定預約代理設定代理的起迄時間拖曳代理人至代理欄位下方出現代理資訊即可

23 Ch6. 單位登記桌作業說明分文作業分文作業流程圖分文分文請示申請改分紙本送件作業

24 Ch6. 單位登記桌作業 - 分文作業流程圖主任秘書分文分文請示退回會辦單位文書組組長分文 ( 其他單位 ) 會辦公文其他單位分文請示總收文分文單位登記桌退回重分 ( 退上一關 ) 申請改分分文請示分文退回改分單位主管分文承辦人退回重分 ( 退上一關 ) 申請改分

25 Ch6. 單位登記桌作業 - 分文分文作業 : 於卷宗勾選文號後執行分文

26 Ch6. 單位登記桌作業 - 分文請示當登記桌不確定公文該由何承辦人辦理時, 可選擇分文請示功能請主管協助分文指派

27 Ch6. 單位登記桌作業 - 申請改分當登記桌確認此份公文非本單位承辦, 可用申請改分功能, 填寫改分申請單並經單位主管同意後改分

28 Ch6. 單位登記桌作業 - 紙本送件流程 (1) 公文是否頇改為紙本方式辦理, 僅收文人員與該公文的承辦人有此權限修改紙本公文於系統簽收的時候, 系統會跳出提示訊息線上簽核為紫色圖示紙本流程為綠色圖示

29 Ch6. 單位登記桌作業 - 紙本送件流程 (2) 登記桌或承辦人員可利用卷宗資訊內的流程資訊查看到該公文的流程設定與簽辦進度

30 Ch6. 單位登記桌作業 - 紙本送件流程 (3) 登記桌人員與簽收紙本公文後具有修改流程送下一關與送回承辦人功能選用

31 Ch6. 單位登記桌作業 - 紙本送件流程 (4) 公文辦理如遇到加會或修改會辦單位, 承辦人自行跑文需要跳簽等狀況, 登記桌人員則可執行修改流程

32 Ch7. 承辦人作業說明公文作業流程圖系統作業流程圖 ( 來文 ) 系統作業流程圖 ( 創文 ) 創文操作說明來文辦理操作說明

33 Ch7. 承辦人作業 - 公文作業流程圖創文承辦人簽擬陳核會簽批示送會陳核單位發文承辦人總發文 ( 單位函稿開會通知等 ) ( 簽呈 ) ( 函稿開會通知單等 ) 單位存查自行存查送文書組歸檔來文總收文承辦單位登記桌承辦人簽擬陳核會簽批示承辦人送文書組歸檔分文分文送會陳核泛指外部單位以電子交換或紙本寄送之來文包含函稿書函開會通知單簽.. 等公文

34 Ch7. 承辦人作業 - 系統作業流程圖 ( 來文 ) 來文 ( 線上簽核 ) 來文 ( 紙本簽核 ) A 新增簽稿新增文件請務必點選一般範本內之公文簽辦單 1 核章附貼簽稿列印紙本檔號設定陳核或送會改為紙本繕打簽擬意見會辦設定加簽作業返回待處理公文資料夾開啟文件新增附件流程設定 A 送出陳核

35 Ch7. 承辦人作業 - 系統作業流程圖 ( 創文 ) 創文 ( 線上簽核 ) 創文 ( 紙本簽核 ) A 新增文件登錄取號檔號設定核章列印行文機關陳核或送會改為紙本內容繕打 ( 主旨說明等 ) 會辦設定加簽作業返回待處理公文資料夾開啟文件新增附件流程設定陳核 A 送出

36 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (1) 1. 點選創文系統會帶出公文範本公文屬性以供設定公文範本包含一般範本及定型稿, 其中定型稿表示公文已擬好內容, 承辦人僅需修改部份文字即可一般範本定型稿

37 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (2) 範本選擇完畢後, 系統會帶入所選擇的範本樣式如有漏列欄位, 請選擇屬性變更重新增修

38 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (3) 2. 設定檔號本步驟未完成, 系統無法登錄取號點選檔號後, 系統會預設帶入當年年度號與單位檔號可將經常使用之檔號設為常用檔號

39 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (4) 3. 繕打內文主旨部份為一段到底的文字, 無需 Enter 斷行說明若無分項則可於冒號後面直接繕打內文若有分項則可於要分項的句首點選上方工具列增加縮排功能

40 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (5) 4. 設定行文機關點選行文機關後, 系統會跳出行文機關設定畫面行文機關設定方式如下 :. 共同通訊錄. 個人通訊錄. 組織. 手動輸入可用滑鼠左鍵採拖曳方式將單位拉至受文者欄位, 或點選加入按鈕將行文機關加入系統中設定完畢後, 即可在公文稿面正副受文者看到點選的機關

41 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (6) 5. 會辦設定如需會辦其它單位 ( 人員 ), 請點選會辦設定可用滑鼠左鍵採拖曳方式將單位 ( 人員 ) 拉至會辦區設定完畢後, 即可在公文稿面會辦單位呈現

42 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (7) 6. 登錄取號公文繕打完畢確認內容正確無誤後, 即可作登錄取號動作發文字的部份, 系統會預設帶入各單位之發文字軌發文號的部份, 系統編碼原則預設為 10 位數字, 前 3 碼為年度號, 第 4 碼為收創文號 ( 收文為 0, 創文為 1), 第 5 至第 10 碼則為流水號, 依取號順序自動編碼取號前取號後

43 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (8) 登錄取號後畫面會增加簽核功能及流程設定等工具列

44 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (9) 7. 新增附件公文若有附件, 則可於卷宗資訊承辦附件中新增附件新增成功畫面如下

45 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (10) 8. 核章定稿後請務必核章, 如需簽註意見, 請點選加註意見選項

46 Ch7. 承辦人作業 - 創文操作說明 (11) 9. 陳核或送會無會辦單位, 請選擇陳核流程如需會辦單位, 請選擇送會流程

47 Ch7. 承辦人作業 - 來文辦理操作說明 (1) 1. 勾選受分之來文案件 2. 點選新增簽稿

48 Ch7. 承辦人作業 - 來文辦理操作說明 (2) 3. 請選擇一般範本內之公文簽辦單 1

49 Ch7. 承辦人作業 - 來文辦理操作說明 (3) 範本選擇完畢後, 系統會帶入所選擇的範本樣式如有漏列欄位, 請選擇屬性變更重新增修 4. 設定檔號 5. 繕打內文 6. 會辦設定 7. 附貼簽稿 8. 核章 9. 陳核或送會 ( 以上 4~6 及 8~9 步驟同創文操作步驟 )

50 Ch8. 電子布告欄操作說明

51 Ch8. 電子公布欄 - 說明公文的受文者為校內單位或校內人員時, 會以電子公佈欄的方式發文總發文 A 單位 ( 登記桌 ) B 單位 ( 登記桌 ) 請示 A 單位 ( 主管 ) 受文者為校內單位, 公文將傳至單位登記桌之電子公佈欄, 再由登記桌進行轉發或請示轉發轉發 A 單位 ( 承辦人 ) A 單位 ( 承辦人 ) B 單位 ( 承辦人 ) B 單位 ( 承辦人 ) C 單位 ( 個人 ) 受文者為校內人員, 公文將直接傳至個人之電子公佈欄

52 Ch8. 電子公布欄 - 檢視電子布告欄旁邊會有數字, 數字代表目前尚未閱讀的公文件數被點閱過即代表簽收點閱後可進行轉發隱藏請示未點閱已點閱

53 Ch8. 電子公布欄 - 加註意見便利貼單位登記桌開啟電子公佈欄公文, 可使用便利貼加註意見然後進行轉發請示

54 Ch8. 電子公布欄 - 轉發及請示單位登記桌在檢視內容後, 可轉發給單位內人員, 以單位內的組織樹選擇欲轉發的人員或請示主管

55 Ch8. 電子公布欄 - 點閱記錄電子公佈欄轉發後, 可透過點閱記錄及點閱圖示得知單位內傳遞的狀況轉發請示 / 轉發主管登記桌

56 Ch8. 電子公布欄 - 公布查詢可透過公布查詢, 輸入相關條件後, 可查詢到符合條件的歷史公告資料, 不受到隱藏或過期的限制

57 Ch9. 公文查詢功能簡介

58 Ch9. 公文查詢 - 查詢可利用公文查詢, 透過查詢資料夾來快速查詢公文的動態已編目公文 : 已歸檔完成的公文未編目公文 : 辦理中自行存查銷號及單位發文的公文

59 Ch9. 公文查詢 - 查詢已知完整的公文文號 : 輸入一項精確的檢索資訊, 如 : 收創文號或來文字號或

60 Ch9. 公文查詢 - 查詢只知關鍵字來文 / 受文機關或日期區間等相關資訊民國 102 年 12 月 10 日民國 102 年 12 月 20 日教育部師資培育可設定查詢區間 : 選擇收 / 創文日期來文日期或發文日期並搭配主旨的關鍵字來文機關受文者做查詢選取自己的名字, 查詢自己的公文

61 Ch9. 公文查詢 - 舊檔查詢公文線上簽核系統上線 (101 年 11 月 19 日 ) 之前的公文, 使用舊檔查詢電子發文輸入文號主旨關鍵字或選擇承辦人員作為搜尋條件總務處文書組李蓉茱

62 Ch10. 實機示範及常見問題提示

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業公文簽核及檔案管理系統導入專案操作手冊 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印中華民國 100 年 11 月目錄 1. 共用功能介紹... 3 1.1 系統登入... 3 1.2 主畫面介紹... 3 1.3 公文資訊... 5 1.4 系統安裝說明... 6 2. 設定個人資訊... 8 3 創稿開啟公文製作系統... 9 4. 來文簽辦作業... 16 4.1. 來文新增簽稿作業...