目 錄 壹 依據 1 貳 公文類別 2 參 公文製作技巧 4 肆 文書處理應行注意事項及常見缺失 25 附件 1 公文處理流程圖 30 附件 2 公文簽辦方式 31 附件 3 大簽 32 附件 4 機密公文註銷機密等級方式 33 附件 5 公文書橫式書寫數字使用原則 35 附件 6 印之種類 39

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1 公務人員 105 年度 公文品質提升教育訓練 講授資料 講授人 : 銓敘部總務司沈副司長西麟 中華民國 10 5 年 7 月 7 日

2 目 錄 壹 依據 1 貳 公文類別 2 參 公文製作技巧 4 肆 文書處理應行注意事項及常見缺失 25 附件 1 公文處理流程圖 30 附件 2 公文簽辦方式 31 附件 3 大簽 32 附件 4 機密公文註銷機密等級方式 33 附件 5 公文書橫式書寫數字使用原則 35 附件 6 印之種類 39 附件 7 常見錯( 別 ) 字一覽表 41 附件 8 中式信封寫法範例 42 附件 9 縣 ( 市 ) 政府公文查核缺失表 ( 參考 ) 44 附件 10 公示送達公告範例( 新訂 ). 46

3 壹 依據 一 原則 : 機關依下列規定 1. 公文程式條例 1 印信條例屬法律性質, 即中央法規標準法第 2 條規定之法律 是全國各級行政機關處理公文, 應依其規定辦理 2 2. 行政院文書處理手冊 ( 以下簡稱文書處理手冊 ) 屬行政規則, 即行政程序法第 159 條第 2 項第 1 款規定 3 適用對象為行政院及所屬機關, 作為規範機關內部文書處理之原則性規定 4 旨在供各機關文書處理之作業規範及共同遵循標準, 並未課予法律責任 至所指機關公文書如有內容與事實不符或曲解法令情形一節, 應視個案所涉相關作用法令, 由權責機關認定, 不在手冊規範內 5 ( 地方政府之文書, 係各級地方政府之組織及行政管理事項, 屬 地方制度法 規定之地方自治事項, 地方政府可參照 文書處理手冊 規定或另訂相關規範, 據以遵循 行政院 103 年 10 月 16 日院臺綜字第 號函 ) 3. 機關公文電子交換作業辦法 4. 機關公文傳真作業辦法 5. 中央行政機關法制作業應注意事項 6. 文書流程管理作業規範 7. 行政院文書處理相關釋例 二 例外 : 1. 雲林縣政府及所屬各機關文書處理作業規範 ( 以下簡稱縣府文書處理作業規範 ) 2. 行政慣例, 文書處理手冊第 28 點 (4) 規定 : 承辦人員對於文書之擬辦, 法令已有明文規定者, 依規定擬稿送核, 無法令規定而有行政慣例者依慣例 此行政慣例係指機關處理公文常有之作法, 與民法第 1 條規定 法律所未規定者, 依習慣 ; 無習慣者, 依法理 之意旨不同 6 3. 機關公文以電報交換 電傳文件 傳真或其他電子文件行之者, 其制作 傳遞 保管 防偽及保密辦法, 由行政院統一訂定之 但各機關另有規定者, 從其規定 公文程式條例第 12 條之 1 三 品質 : 處理公文如符合以上規定, 即可提升公文品質 7 四 分類 : ( 一 ) 從分別來講 : 主管機關為行政院 行政院 院長電子信箱釋例 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 院臺秘字第 號函釋 行政院 院長電子信箱釋例 行政院 院臺秘字第 號函釋 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 院臺綜字第 號函釋 1

4 文書處理 從公文收文到歸檔全部流程進行過程 8 公文製作 根據某一具體事實或一項議題, 依公文格式完成一篇公文 公文製作是文書處理中一環 ( 二 ) 從類別來講 : 應考公文 應付國家考試或基礎訓練驗收成果考試用 屬公文製作 實務公文 屬機關與機關間或與人民間往來之文書 屬文書處理 五 效力 ( 一 ) 彰顯公務人員素質 ( 二 ) 係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效果歸屬於機關, 承辦人不需對外承擔機關公文的責任 9 ( 三 ) 得為行政訴訟標的 10 ( 如訴願書 契約書等 ) 行政院 院臺秘字第 號函釋 ( 四 ) 得為獎勵及領取獎金之依據 ( 如獎狀 勳獎證書等 ) 六 性質即公文製作一般基本要求 依文書處理手冊第 16 點規定, 應達到公文程式條例第 8 條所規定, 公文文字應 簡 淺 明 確 之要求, 其作業要求包括正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 茲就重要歸類以下 : ( 一 ) 文體 : 白話文 ( 即人人能看得懂, 沒有文言句, 沒有方言 ) ( 二 ) 字體 : 正楷字 ( 即非草書, 亦非簡體字或錯別字 ) ( 三 ) 型體 : 又稱行款或格式 依文書處理手冊標準格式製作 包括字型大小 ( 發文機關 20 號字 受文者 本文 16 號字 簽署依章大小外其餘 12 號字 ), 標點符號使用等 ( 實務上各機關均以電腦套印完成 ) ( 四 ) 整體 :⑴ 內容及用語 ⑵ 格式 ( 或行款 ) ⑶ 書法 標點及整潔 11 貳 公文類別 一 一般文書 : 依公文程式條例分 6 大類 ; 文書處理手冊分 6 大類 16 小類 ; 雲林縣政府文書處理作業規範分 5 大類 16 小類, 茲區分如下表 表 1: 公文類別區分一覽表 8 文書處理手冊第 4 點 院臺綜字第 號函及 行政院院長信箱釋復等 行政程序法第 92 條 : 本法訴稱行政處分, 係指行政機關就公法上具體事件所為之決定或其他公權力措施而對外直接發生法律效果之單方行政行為 考選部閱卷規則第 25 點 2

5 類別 公文程式條例 文書處理手冊 雲林縣政府及所屬各機關文書處理作業規範 令 說 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 呈 對總統有所呈請或報告時使用 咨 總統與立法院 監察院公文往復時使用 明 其 他 函 公告 各機關處理公務有下列情形之一時使用 : ⑴ 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 ⑵ 下級機關對上級機關有所請求或報告時 ⑶ 同級機關或不相隸屬機關間行文時 ⑷ 民眾與機關間之申請或答復時 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定之對象宣布周知時使用 書函 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 開會通知 召集會議時使用 電話紀錄 凡公務上聯繫 洽詢 通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發 ( 受 ) 話人如認有必要, 可將通話紀錄作成 2 份, 以 1 份送達受 ( 發 ) 話人簽收, 雙方附卷, 以供查考用 手令或手諭 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 簽 報告 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 公務用報告如調查報告 研究報告 評估報告等 ; 或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用 箋函或便簽 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 聘書 聘用人員時使用 證明書 對人 事 物之證明時使用 證書或執照 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 契約書 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用 提案 對會議提出報告或討論事項時使用 會議紀錄 記錄會議經過 決議或結論時使用 節略 說帖 定型化表單 對上級人員略述事情之大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 詳述機關掌理業務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用 二 特種文書 : 依特種法令規定之文書 ( 如行政救濟請願書 訴願書 司法文書 調 解書 外交文書 法制文書 軍事文書等 ), 由行政機關依需要自行訂定 三 公文製作流程 : 文書處理, 係指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止全部流程 ( 如附件 1) 3

6 叁 公文製作技巧 一 簽辦方式 : 要發文 與 不要發文 兩大類 ( 如附件 2) 二 簽辦類別 : 簽屬上行文 係承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首 長有所陳請 簽 : 係 公文程式條例 及文書處理手冊 所稱之公文書, 屬其他公文 為承 辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請求 請 示 建議時使用 13 分兩種 ( 如附件 3) 1 內簽 : 機關內部簽辦案件之 簽 主要用於機關內部單位主管及首長簽請 裁示時, 簽末不須敘明 敬陳 OO 長官 字樣 各機關得自行參照文書 處理手冊規定辦理 ( 參照附件 3 內簽標準格式 ) 2 外簽 : 下級機關首長對上級機關首長所用之 簽 屬於對外發出之上行文, 各段內容 : 該簽比照一般文稿處理, 即簽請首長核示後可另行繕發, 編列發文字 號, 原簽之稿則予存檔備查 簽末必需敘明 敬陳 OO 長官 本作法 各機關應一致採用 14 ( 參照附件 3 外簽標準格式 ) 至於簽末敬陳長官排序 係由大到小 ( 如敬陳 O 長 副 O 長 ) 亦或由小到大 ( 如敬陳副 O 長 O 長 ) 文書處理手冊未作明確規定, 可由各機關自行規定, 惟其範例多 以由小到大, 本人亦認為由小到大較妥, 因簽陳程序多為由層級低者 逐級往上之故 甲. 簽 之行款 : 所稱 行款 係指 格式 如屬機關內簽, 僅寫內部 單位如 簽於民政處 或 簽於衛生局 等 ; 如係外簽則寫機關全銜如 簽於雲林縣政府民政處 ( 如各機關習慣對陳送市政府大簽均用 民 政處 簡稱時, 依其行政慣例 ) 乙. 主旨 段 = 起首語 ( 有關 關於 為辦理 敬陳 )+ 本案 ( 目的 案 旨 ) 一案 15 + 期望語 ( 請鑒核 請核示 請鈞閱 請核閱 請鑒察 請 16 鈞參等, 需注意者, 請 與 核示 中間不再須空一格 ) 丙. 說明 段 :( 不可逕自改為 經過 原因 等名稱 17 ) (1) 引述語或引敘語 ( 對本案之來龍去脈作說明或交代 ) 其寫法為 : 1 依 機關 年 月 日 號函辦理 2 依鈞長 年 月 日手諭或口頭指示辦理 3 依 報 ( 報紙名稱 ) 年 月 日第 版刊載辦理 12 行政院 院臺綜字第 號函釋 13 行政院 院臺綜字第 號及 院臺綜字第 號函釋 14 文書處理手冊第 19 點第 2 款第 3 目 15 一案 一詞因其屬描述性用語, 依數字使用原則第 3 點規定, 使用中文數字, 不可用 1 案 表示行政院 院長電子信箱釋例 16 行政院 104 年 3 月 26 日院臺綜字第 號函, 統一規定公文寫法 17 行政院 修正文書處理手冊第 16 點第 3 目之 2⑴ 將之刪除 4

7 2. 小簽 4 依憲法或 法第 條規定辦理 (2) 依 引據 申述 歸結 要旨表達 ; 無法依 引據 申述 歸結 表達 時, 先說明來文或主旨之緣由, 再採 事實 原因 結果 方式研辦 (3) 陳述現況及問題, 針對來文之觀點或現狀作利弊因素分析 (4) 提出承辦幕僚見解 (5) 其他補充說明或檢附相關附件及參考資料 丁. 擬辦 段為提出具體可行方案 ( 即提出本案之具體處理方案 ), 供長 官核裁 戊. 須注意者, 說明 段不提擬辦意見, 擬辦 不重覆說明 18 ; 且不可再 19 有期望語 至具體詳細要求有所作為時, 請列入 辦法 段內 己. 簽末署名 : 如屬機關內簽, 不需加註 敬陳副局長 局長 等語 ; 如屬 外簽則需加註 敬陳副局長 局長 等語, 及蓋首長職名章 1 便簽 : 建議機關內部簽儘可能以該簽較為便利 甲 以 一 二 三,( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3 條列方式表達 至 以後再有項次時, 手冊未作規範, 由 各機關自行運用 行政院 院臺秘字第 號函釋 乙, 表達方式, 第 1 段敘明案由, 相當主旨性質, 惟不同者在於最後不要寫 請 核示 等期望語 若寫 一案 時不可寫 1 案 或 乙案 20 丙 第 2 段以後分別敘述案情 說明及建議等事項 丁 最後 1 段相當擬辦, 末尾加期望語 請核示 或 當否? 請核示 至於 是否用 當否 字語, 可視簽文性質決定, 如所敘前項事項是既定事實 時, 當否 可省略, 反之加上比較尊敬 2 角簽 : 對於一般存參或案情簡單之文件, 得於在對方來文第 1 頁空白角落或用 3. 函 ( 稿 ) A4 空白紙來簽辦 21 因此, 無主旨, 僅有擬辦, 期望語或目的語多置於簽之 結尾 若文面已無足夠空間可供使用時, 亦可以 簽 ( 以條例式簽擬 ) 之 22 方式連同原件一併陳核 23 ⑴ 稿面填列方式 1 檔號及保存年限 : 甲. 檔號 : 依照本機關送國家檔案管理局核定之 檔案分類暨保存年限區分表 填列 至於發出之公文檔號及保存年限欄則予以空白, 留由收文機關填註 文書處理手冊第 19 點第 2 款第 2 目之 4 文書處理手冊第 19 點第 3 款第 2 目之 3 丙 行政院 94.5 院長電子信箱釋例 縣府文書處理作業規範第 17 點 ( 一 ) 簽之撰擬 ⑶-2 及文書處理手冊第 19 點第 2 款第 1 目之 3 行政院 院長電子信箱釋例 縣府文書處理作業規範第 61 點 5

8 乙. 保存年限 : 依檔案法規定分 1 年 3 年 5 年 10 年 15 年 20 年 25 年 30 年及永久, 共 9 個級距, 由承辦人依該公文性質予以填列, 不可自創保存年限如 4 年 8 年 等 也不要所有公文均以 永久 保存, 造成日後無法銷毀之困境 2 文別 : 發文機關全銜, 置於文稿正中央, 不可用簡稱 若屬擬辦稿件, 需後加註 ( 稿 ) 等, 如令 ( 稿 ) 呈( 稿 ) 函( 稿 ) 書函( 稿 ) 等文別 惟經核定後發文時該 ( 稿 ) 則已刪除 實務上多已電腦套印 3 地址 : 填列承辦單位所在地之郵遞區號 ( 五碼 ) 及地址 ( 填至樓層為原則 ) 另有關承辦人姓名 聯絡電話 傳真方式及 , 均需詳實填具 ( 行 政院 104 年 4 月 29 日修正文書處理手冊 ) 4 受文者 : 指正本或副本收文機關 機構 團體 公司 廠商 或人民 甲. 只有單一機關或團體時 : 應書寫其 全銜, 而非 簡銜, 例如 國家發展委員會 為全銜, 而 國發會 則為簡稱 乙. 對民眾時 : 書寫 OOO 先生 OOO 女士 24 或 OOO 君 25 若有職稱時則書寫 姓職稱 OO ( 如王科長 OO), 而不寫 職稱 OOO ( 如科長王 OO) 丙. 有數個機關時 : 在擬稿時得以概括式敘述稱呼以求速捷 如 : 本縣各機關學校 各縣市政府 等, 受文者單位較多時, 亦可以 如行文單位 列舉 ; 但正式公文發文時, 最好受文者 1 文列 1 個, 用以方便辨識及明確其責任 5 發文日期 : 以實際發文日為準, 如中華民國 000 年 00 月 00 日 ( 年月日須用阿拉伯數字, 不可用中文數字 ) 6 發文字號 : 依機關年度發文代字表填註 ( 應冠以承辦單位代字 ) OO 字第 號 ( 共 11 碼, 前 3 碼為年度號後 7 碼為流水號, 最後 1 碼為分支碼, 用於有二件以上供作雙稿 多稿公文使用, 得以 1-9 A-Z a-z 方式表示 26 7 速別 : 係指希望受文機關辦理之速別 甲. 應確實考量案件性質, 填列 最速件 速件 或 普通件 27 乙. 如為限期公文, 則不必填列 28 丙. 普通件可填列亦可不填 8 密等及解密條件或保密期限 :( 無則空白免填 ) 公務機密之核定, 係專屬政府機關之權責, 唯政府機關始得為之, 是民間 機關對人民稱 先生 女士 係對民眾之敬稱 至以 女士 為尊稱婦女之詞, 並無年齡上之區別 行政院 電子信相函釋 古今皆以 君 為尊稱他人之詞, 故公文用語以 君 通稱人民或個人, 並無不妥 行政院 院臺秘字第 號函釋 行政院 院長電子信箱釋例 縣府文書處理作業規範第 61 點 ( 二 ) 行政院 修正文書處理手冊第 31 點第 2 目 6

9 團體之來函其上自訂有機密等級者, 對政府機關並無拘束效力 ; 至人民陳 情案件是否列為一般公務機密文書之 密 等級, 應由受文機關視具體個 案, 依相關法令規定本於權責判斷 29 甲. 密等填 絕對機密 極機密 機密 密 4 種 絕對機密 極機密 機密 參照國家機密保護法第 4 條至第 7 條規定訂之 密 屬一 般公務機密, 對於本機關持有或保管之資訊, 除國家機密外, 依法令有保 密義務者定之 30 乙. 解密條件或保密期限於其後以括弧註記 如非機密件, 則不必填列 保密 期限或解除機密條件之標示, 應以括弧標示於機密等級之右 其解密條件 31 如下 : ( 一 ) 本件至某年某月某日解密 ( 二 ) 本件於公布時解密 ( 三 ) 附件抽存後解密 ( 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 ) 註 : 該項行政院 文書處理手冊修正刪除 ( 四 ) 其他 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 如 : 工作完成時解密 32 會議結束後解密 等或另行檢討後辦理解密, 如 延長 2 年 ) ( 五 ) 對於機關內部函稿以 發文後解密 之公文應於文稿如何註記一節? 行政院 院長電子信箱相關釋例以, 可於稿面適當位置標註文 字, 以利機關內部各流程遵循, 惟不宜於公文之 密等及解密條件或 保密期限 欄位標示 丙. 保密期限 : 絕對機密 最高不得逾 30 年 極機密 最高不得逾 20 年 機密 最高不得逾 10 年 33 密 未規定由各機關自行訂之, 但應不得 逾機密最高年限為妥, 由各機關自行訂定 若有延長之必要時, 由原核 定機關或請其上級機關有核定權責人員為之, 期限自核定日起算 延長 期限不得逾原定期限, 並以二次為限 丁. 機密等級註銷方式, 原則分 主動註銷 與 被動註銷 ⑴ 主動註銷 由本機關定期檢討機密公文是否有保存之必要, 而辦理 解密並通知原受文機關解密 或主動通知原發文機關是否需註銷該屬 機密之公文 (2) 被動註銷 由原受文機關函請原發文機關, 建議其解除機密等級 ( 如 附件 4) 或接獲原發文機關通知註銷機密公文等級 (3) 他機關來文機密等以上公文, 其保存期限已屆時, 本機關得否以期限 屆滿為由, 逕與註銷機密等級或銷毀? 行政院 院臺綜字第 號函釋以, 收文機關不得以機密文書已屆滿公文保存年限, 29 行政院 院臺綜字第 號函釋 30 文書處理手冊第 51 點 31 縣府文書處理作業規範第 61 點 ( 三 ) 院長電子信箱釋例 33 國家機密保護法第 11 條第 2 項 7

10 逕與註銷機密等級或銷毀 得依文書處理手冊第 57 點規定, 填具 機密文書機密等級變更或註銷建議單 建議原核定機關辦理解密 戊. 一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件, 如已逾 30 年以上, 且具有下列情形之一者, 得由各受文機關檔案管理單位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級 34 : ⑴ 受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或解密, 原核定機關未予處理, 致機密等級無法變更或註銷 ⑵ 未能確認機密文書原核定機關 業務承受機關或原核定機關之上級機關或主管機關 9 附件 :( 無則空白免填 ) 甲. 應註明附送給正本受文者之附件名稱及數量, 無附件則不需填列 ; 已於文內敘明附件名稱及數量者, 為求簡化得於附件欄註記有關字樣 ( 例 : 如文 如主旨 如說明 等 35 ) 乙. 發文附件未隨公文送出者, 應於附件欄之附件名稱及數量右側註明 ( 附件另送 ), 並於遞送附件時註明原發文字號 丙. 附送正 副本受文者之附件不同時, 應於文內分別敘明附件名稱及數量 丁. 附件在 2 種以上時, 應冠以數字 戊. 公文之附件不限於文件性質之資料, 亦可能為現金 票據 有價證券或貴重物品等 公文正 ( 副 ) 本收文者對於隨文附件之處理, 係視公文性質而定 正本 副本及抄本 :( 副本及抄本若無則空白免填 ) 甲. 正本 : 分別逐一書明全銜, 或以明確之總稱概括表示, 例如行政院行文所屬各機關 各地方政府及內部各單位, 可使用 各部會行總處署 各縣市政府 及 本院各單位 等總稱概括表示 37 其採郵遞發文者, 應詳列郵遞地址 地址非眾所周知者, 應請詳細註明以便發文 若有數個正本時, 排列先後順序為 1. 機關 ( 先中央機關後地方機關 )2. 機構 3. 學校 4. 團體 5. 公司 6. 廠場 7. 自然人 8. 發文機關內部單位 乙. 副本 : 1. 填寫方式同正本 2. 副本使用應注意事項 38 : ⑴ 受理之案件, 主體機關或通案分行之機關用正本, 其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本 ⑵ 收到其他機關來文, 一時未能函復, 需向其他機關查詢者, 可將查詢公文之副本副知來文機關 行政院 修正文書處理手冊第 72 點第 5 目新增條文 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 院臺綜字第 號函釋 同上 文書處理手冊第 48 點 8

11 ⑶ 移文案件, 應將移文單之副本副知來文者 ⑷ 因緊急情況越級行文時, 得以副本抄送其直屬上級或下級機關 ⑸ 副本除知會外, 尚需收受副本機關處理者, 應於文內 說明 段內最後項, 加敘請就某一事項予以處理之字樣 ⑹ 附件以正本為限, 若需附送副本機關或單位時, 應在 副本 項內之機關或單位名稱右側註明 含附件 或 含 附件 若未註明含有附件, 即可認定該副本未含附件 副本份數用 1 份 2 份 而不用 一份 二份或乙份 方式敘述 檢送副本用語如下 : 上行文用 檢陳 ; 平行文用 檢送 ; 下行文用 檢附 檢發 或 檢送 副本收受者若不服該行政處分者, 得否據以提起行政救濟? 行政院 院臺秘字第 號函釋, 公文程式條例第 9 條規定 : 公文, 除應分行者外, 並得以副本抄送有關機關或人民 ; 收受副本者, 應視副本之內容為適當之處理 是利害關係若不服該行政處分者, 自得依訴願法第 18 條規定及其他有關法規, 提起救濟 丙. 抄本 : 加發於機關內部, 毋庸蓋條戳或首長簽字章, 但應於文面標示 抄本 ( 件 ) 公文抄本外流係屬機關內部管理事項, 與其有無蓋印或簽屬無涉 簽署 ⑴ 論首長是否不能視事或請假, 文末首長簽署, 敘稿時為簡化起見, 首長職銜之後均僅書 姓, 名字則以 OO 表示 43 ⑵ 發文時由監印人員蓋印及簽署如下 44 : 1 發布令等 : 蓋機關印信及首長職銜簽字章 2 呈 : 用機關首長全銜 姓名 蓋職章 3 函 : 上行文署機關首長職銜 姓名 蓋職章 平行文蓋職銜簽字章或職章 下行文蓋職銜簽字章 4 書函 開會通知單等蓋機關條戳 5 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位主管署名 蓋職章 6 機關首長出缺由代理人代理首長職務時, 其機關公文由首長署名者, 由代理人署名 ; 機關首長因故不能事視 ( 如請假 出國 ), 由代理人代行首長職務期間, 機關公文除署首長職銜姓名, 註明不能視事理由外, 由代理人附署職銜 姓名, 加註 代行 二字 45 惟其與稿內仍以註明機 行政院 院長信箱釋復 行政院 函釋 參見文官學院公文製作與習作講義案例解析三範例 行政院 院長電子信箱釋例 文書處理手冊第 19 點第 3 款 (3) 之戊 縣府文書作業規範第 89 點 9

12 4. 令 (1) 使用時機 關首長為主, 而以實際發文日首長不在勤時, 始依上開規定署名 46 7 公文之核決, 依分層負責規定之最後決定人, 於稿面適當位置簽名或蓋 章 至最後決定人為機關首長, 若首長因故不能視事時, 由代理人於稿 面適當位置簽名或蓋章, 自不能使用首長職名章 47 1 總統 : 公布法律 宣布解 ( 戒 ) 嚴令 大赦令 特赦令 減刑令 復職令 任免文武官員令 授予榮典令 發布緊急命令及褒揚令等 令文不分 段, 動詞一律在前 2 一般機關 : 發布法規命令, 地方機關發布自治法規或發布人事命令 (2) 製作要領 1 公布法令通常不分段, 敘述時動詞在前, 如 茲制定 OOOO 法, 公布之 ( 法律用 公布 立法院三讀通過, 總統公布, 法規命令及行政規則用 發布 ) 2 如有附件另起 1 列, 並縮格書寫 ( 如附大陸地區人民來臺就讀 OOOO 學校辦 法 ) 3 蓋機關印信及首長職銜簽字章 ; 刊登公報無須蓋印 4 人事命令分 任免 遷調 獎懲 三種 依函格式, 說明項最後加 註 若有不服於 30 日向保訓會提出申復 等訓示文字 5. 呈 : 公文程式條例第 2 條第 1 項第 2 款規定 : 呈 對總統有所呈請或報告用之 6. 函 簽呈 屬 簽 同時也是 呈 以其屬機關或首長對總統有所呈請之公文, 與簽定義相同 48 ⑴ 有上行函 平行函 下行函與申請函 4 種 49 1 上行函 : 有隸屬關係之下級機關對上級機關有所請示 報告 請求時用之 2 平行函 : 無隸屬關係之同級機關或不相隸屬的機關互相洽辦 諮商 通報 答復時用之 3 下行函 : 有隸屬關係之上級機關對下級機關有所交辦 指示 批復時之 4 申請函與答復函 : 申請函為人民對機關或團體有所建議 請求 洽詢或申辦 時用之 ; 答復函為機關或團體對人民有所答復時用之 ⑵ 函之格式 1 分 主旨 說明 辦法 一般實務上多以 主旨 說明 二 段為主 除非公文性質特殊必須用到 辦法 時才用 2 主旨 寫作要領 : 文書處理手冊第 40 點第 3 款之 6 及新北市政府文書處理實施要點第 55 點第 4 款之 6 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 院臺秘字第 號函釋 行政院 院臺綜字第 號函釋 隸屬關係指依機關組織法所定有否指揮監督關係 詳請參閱本講義第 16 頁公文用語一覽表註記 10

13 甲. 僅主旨一段時 : 起首語 + 本案處理情形 + 辦理或復文期限 ( 若無則免 )+ 期望語或目的語 起首語一般通用以 有關 關於, 至法規之送發用 函送 檢送 均可, 並無均用 函送 或將 檢送 改為函送之硬性規定 50 期望語( 請 核示 查照 辦理見復 轉行照辦 等 ) 目的語及稱謂, 均無須抬頭 ( 即空一格 ) 書寫 51 乙. 主旨 + 說明 二段時: ( 甲 ) 主旨 : 起首語 + 本案 + 期望語或目的語 ( 乙 ) 說明 : 一 ( 第 1 段 ): 引述語或引敘語 ( 對本案之來龍去脈作說明 ) 其寫法可歸納為復文 轉文 創文, 例如以下 : A 復文: 復 ( 來文 ) 機關 00 年 00 月 00 日字號及文別 B 轉文: 依 ( 依據 根據 ) 註: 對上級機關引據語用 依 函辦理 或 依據 函辦理 ; 對平行機關用 依據 函辦理 或 復 函 ; 對下級機關用 復 函 或 根據 函辦理 來文機關 年 月 日字號及文別辦理 C 轉文與復文兼有: 依 ( 依據 根據 ) 來文機關 年 月 日字號及文別辦理 ; 並兼復來文機關 年 月 日字號及文別 D 創文: 依憲法或 法第 條規定辦理 E 創文: 本部 年 月 日字號及文別鑒察或鈞察 ( 第 2 次行文給上級機關函 ) F 創文: 本部 年 月 日字號及文別諒達或計達 ( 第 2 次行文給平行機關或下級機關函 ) G 創文: 本府 年 月 日字號及文別 ( 續辦 ) H 復文: 奉交研議或奉鈞院 年 月 日 函辦理 I 復文: 准貴會 年 月 日 函申請設立案辦理 J 復文: 據台端 年 月 日申請列入低收入戶案辦理 K 復文: 鈞長 月 日手諭奉悉或鈞院 年 月 日 函奉悉 L 復文: 貴委員 年 月 日華翰敬悉 M 復文: 台端 年 月 日陳請書已 ( 收 ) 悉 N 復文: 台端 年 月 日申請書或致本部部長電子信箱接悉 O 轉文: 依本府 處案陳 ( 機關或內部單位 ) 年 月 日 函或便箋辦理或依交通部案陳 部 ( 機關 ) 年 月 日 函辦理 二 ( 第 2 段 ): 現況說明 ( 當案情必須就事實 來源 法規 理由 原則 前案 經過等作較詳細之敘述 )+ 分析利弊因素 + 發函單位見解之方式來說明 行政院 90 年 4 月 12 日院臺 90 秘字第 號函釋 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函釋 11

14 三 不可再有期望語 丙 三段式有 辦法 項時 : 向受文者提出的具體要求無法在 主旨 內簡述時, 用本段列舉 本段段名, 得因公文內容改用 建議 請求 擬辦 核示事項 等 52 不可再有期望語 7. 公告 ⑴ 公告屬平行文, 是向民眾或特定群體宣告所用, 其對象頗多, 故公告之行款與函略有不同, 通常無 受文者 及 速別, 而且因向公眾公開宣告, 無秘密可言, 故行款亦無 密等及解密條件或保密期限, 通常無附件 ⑵ 實務上常見公告之行款最後有 副本 欄, 乃因公告機關為免相關機關疏忽未見公告, 造成權益受損, 故除一般公告方式外, 另以發 函 方式發送 104 年 4 月 29 日增加公示送達公告 ( 見附件 10) ⑶ 公告結構可簡化為 主旨 依據 公告事項 ( 或說明 ) 三段 甲 主旨 : 公告 + 本案 ( 何事 ); 或本案 ( 何事 )+ 特此公告或特以公告 ( 簡要敘述使人一目了然公告的目的或要求 ) 不加期望語 可用主旨完成者, 不必湊成 2 3 段 53 乙 依據 : 法規和條文名稱或某某機關來函 ( 不敘來文日期 ) 有 2 項以上者, 每項應冠數字, 並分項條列, 另列縮格書寫 丙 公告事項 ( 或說明 ): 有 2 項以上者, 每項應冠以數字並分項條列, 另列縮格書寫 倘公告內容僅就 主旨 補充說明事實經過或理由者, 則本段改用 說明 為段名 ⑷ 定型化公告 : 一般工程招標或採購物品得用定型化格式處理 ( 依行政院公共公程委員會公告格式 ), 免用 3 段式 ⑸ 公告方式 : 甲. 張貼機關公布欄 ( 此種公告應署機關首長職銜簽字章及蓋用機關印信, 必須蓋於公告二字右側空白位置 ) 乙. 登在報章或政府公報 ( 可免署機關首長職銜簽字章, 免蓋機關印信 ) 丙. 載於機關電子公布欄 ( 可免署機關首長職銜簽字章, 免蓋機關印信 ) 8. 書函 1 格式與函同, 僅款式 結構較具彈性, 其性質不如函之正式 甲 當公務尚在未決階段, 需要磋商 徵詢意見 協調溝通時 乙 舉凡答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情 丙 寄送普通文件 書刊或一般聯繫 查詢等情況須行文時 2 書函用途很廣, 不受行文系統與層級之限制, 應用起來靈活方便 書函之屬性 : 上行文 平行文 下行文均可 3 與 函 之區別甲. 使用時機 : 公務已達成熟階段時使用 函 ; 尚在磋商 試探階段時使用 縣府文書作業規範第 13 點 ( 二 ).3 文書處理手冊第 17 點 ( 三 ) 之 1 12

15 書函 乙. 行文對象 : 函 受文者大多為 機關, 對 個人 亦可 ; 書函 受 文者大多為 個人, 對 機關 亦可 丙. 行文系統 : 函 之行文系統須受層級限制 ; 書函 則可直接行文, 不 受層級限制 丁. 署名用印 : 函 因受行文系統之不同蓋用機關首長職章或簽字 ; 書函 則蓋機關條戳 三 簽 稿之關係 : 簽 係承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 ; 函 係各級機關間或民眾與機關間於處理公務時使 用 ; 函 ( 稿 ) 為機關內部撰擬 函 之類別公文及待判發公文之草本 54 兩者 關係有以下 4 種 : 1. 只簽不稿 : 來文屬於簡單性 例行性 告知性 或副知性或存查性之案件, 承辦人 員辦理後, 經機關首長或授權人員批示後, 就可移送檔案單位去歸檔並予結案銷號, 不必以機關名義對外發文 放置順序 簽 文置最上面, 來文及附件 置下面 2. 先簽後稿 : ⑴ 使用時機 : 於制 ( 訂 ) 定 修正 廢止法令案件 55 重大政策與興革 重要人事 其他須先行簽請核示之案件 牽涉較廣會商未獲結論案件, 或擬提決策會議討 論等案件, 應先簽報首長或授權人員核准後, 再行辦理公文稿後依發文程序依 機關名義對外發文 56 ⑵ 簽辦方式 : 應按 主旨 說明 擬辦 三段式辦理 57 ⑶ 置放順序 : 於公文稿面適當處加註 先簽後稿 其置放順序為 : 對方 來文 置於最下面, 經首長或授權人員核准之 簽 置於中間, 上面再置放 公文稿 3. 簽稿併陳 :( 在稿面適當位置 即簽文第一頁左上空白處 加註 簽稿併陳 或 以 稿代簽 等提示語, 以便長官核閱 58 ) ⑴ 使用時機 : 簽與稿同時往上陳, 而其文稿內容屬於須另作說明或析述 依法准駁 59 而案情特殊 限期辦理不及先行請示之案件 此時將 簽與文稿 同時陳閱, 方便長官瞭解案情, 據以判發, 以提昇公文處理效率 ⑵ 簽辦方式 : 視情形使用 簽, 如案情簡單可使用便簽, 不分段以條列式 ⑶ 置放順序 : 其置放順序為 : 對方來文置於最下面, 所辦之公文 稿 置於中間, 最上面置放 簽, 於簽之紙面上加註 簽稿併陳, 若有多稿時, 並於各稿面 加註雙稿, 如 稿 1 稿 2 等 ( 須注意者為 簽稿 併 陳, 非 簽稿 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 修正文書處理手冊第 19 點第 1 目之 2⑴ 甲 縣府文書作業規範第 16 點 ( 二 ) 撰辦方式 縣府文書作業規範第 17 點 ( 一 ) 簽之撰擬.1 文書處理手冊第 31 點第 10 目之 8 及行政院 院臺秘字第 號函釋 行政院院長電子信箱釋復 縣府文書作業規範第 16 點 ( 二 ) 擬辦方式.2 13

16 並 陳 ) 4. 以稿代簽 : 案情簡單, 文稿內容毋須另作說明, 或例行承轉之案件 60 直接就辦文 稿陳核判後繕發, 不需另行上簽者, 稱為 以稿代簽, 應在稿面註明 以稿代 簽 字樣 其置放順序為 : 對方 來文 置於最下面, 最上面置放所辦之 公文 稿 四 數字使用原則 : 機關公文製作, 不論採何種簽稿之擬辦方式, 其簽 稿均應一體適用 公文 書橫式書寫數字使用原則 61 ( 如附件 5) 惟基於各機關公文數字用語樣態不一, 未能逐一列舉, 爰提供用法舉例一覽表 ( 如附件 5-1), 俾供各機關參考, 是以, 除相關法規就數字用法另有規定外, 各機關得視案情 性質等, 自行靈活運用, 唯不論採用何種方式, 均應力求數字書寫正確無誤為首要 62 字 4 一般數字概分為 阿拉伯數字 中文數字 大寫國字 及 羅馬數 種 公文以使用 阿拉伯數字 和 中文數字 為原則 1. 阿拉伯數字 ( ) ⑴ 具一般數字意義, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 ( 如代碼 身分證字號 編號 發文字號 日期 時間 序位數 電話 傳真 郵遞區號 門牌號 計量單位 統計數據等 ) ⑵ 屬法規條項款目 編章節款目之統計數據者 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ( 如 第 3 條第 2 款第 5 目 ) ⑶ 以國曆為主, 如民國 104 年 8 月 28 日, 當第 2 次出現時, 民國 可以省略僅書寫 104 年 8 月 28 日, 或 本 (104) 年 8 月 28 日, 再次出現時寫 本年 8 月 28 日 即 可 (4) 文上日期之簽註如 105 年 7 月 7 日上午 10 時 28 分, 可以 或 方式表達 63 ⑸ 公文簽文中引用條款用, 如 行政程序法第 150 條第 1 項第 1 款, 而不用 行政 程序法第一五 O 條第一項第一款 2. 中文數字 ( 一. 二. 三. 四. 五. ) ⑴ 用語具描述性 專有名詞或慣用語等用中文數字 ( 如地名 人名 店名 頭銜等 ) ⑵ 屬法規制定 修正及廢止之法制作業者, 應依 中央法規標準法 法律統一 用語表 等相關規定辦理, 使用中文數字 五 文字使用原則 1. 公文稱謂用語一覽表 縣府文書作業規範第 16 點 ( 二 ) 擬辦方式.3 行政院 院長信箱釋例 行政院 及 院長信箱釋例 文書處理手冊第 20 點 ( 八 ) 及行政院 院長電子信箱釋例 14

17 區 別 本機關 或首長 屬員 備註 上級機關平行機關 有隸屬 鈞 或鈞長 職 無隸屬 ( 含人民 團體 ) 大貴貴 下級 機關 人民屬員自稱 先生 女士 臺端 ( 台 端 ) 尊台 君 臺端 與 台端 兩者通用 64 ; 君 為尊稱他人之名詞, 公文用 君 並無不妥 65 註 : 中央機關與地方機關相關 直接稱謂用語 如何論斷? 臺端 ( 或職 稱 ) (1) 關於 直接稱謂用語, 文書處理手冊第 18 點規定甚明, 至地方機關行文中央機關及直轄市政府之間, 應先釐清發文者與受文者之間隸屬關係, 再依手冊規定使用稱謂用語 ( 行政院 院臺秘字第 號函釋 ) (2) 按 地方制度法 第 14 條規定, 直轄市及縣 ( 市 ) 為地方自治團體 依地方自治精神, 中央與地方政府皆屬國家事務的共同管理者, 並無上下隸屬關係, 而是共同協力的夥伴關係 因此, 直轄市 縣 ( 市 ) 或其所屬教育局與教育部或其所屬國民及學前教育署間既無上下隸屬關係, 各該機關之間行文即屬平行文 ( 函 ) ( 行政院 部長電子信箱釋復 ) (3) 有關行政院所屬各機關與各地方政府間行文之稱謂用語一節, 中央與地方政 府依地方自治精神, 並無上下隸屬關係, 惟依 地方制度法 規定之精神, 中 央政府對於地方政府有自治監督權, 並得按事項之性質, 分別為適法性或適當 性監督 是以, 有關地方政府或其所屬機關與中央政府或其所屬機關間, 其公 文稱謂用語, 宜視不同自治監督關係及案件類型, 由各該機關本於權責辦理 ( 行政院 部長電子信箱釋復 ) 2. 公文起首語 期望語等一覽表 區分上級機關對下級機關平行機關或對人民下級機關對上級機關備註 起首語 引敘語或引述語 經辦語 關於 有關 所詢 檢送 函送 為制定 ( 法律 ) 訂定( 法規命令 行政規則 ) 修正 核釋特任 特派 任命 派 茲派 茲聘 僱據 已悉 依 復 諒達 關於 有關 所詢 函送 檢送 檢附 檢發 為派 茲派 茲聘 敦聘 僱 准 據 敬悉 接悉 復 依 諒達 業經 經已 茲經 爰經 前經 並經 又經 關於 有關 檢陳 奉 奉交下茲敦聘 奉 奉悉 案陳 鈞察 鑒察 遵經 遵即 遵查 本 鑒 不可寫成 鑑 行政院 97 年 1 月 9 日院臺秘字第 號函釋 行政院 91 年 12 月 30 日院臺秘字第 號函釋 15

18 准駁語 請示語 期望語 或目的 語 應予照准 准予照辦 准予備查 未便照准 應毋庸議 應從緩議 應予駁回 應予不准 希查照 希照辦 希辦理見復 希轉行照辦 希切實辦理 希查照轉告 希查照轉行照辦 希照辦並轉知所屬照辦 希轉告所屬切實照辦 應予照准 未便照准 66 敬表同意 同意照辦 歉難同意 無法照辦 請查照 請詧照 ( 用於地位較高之平行機關 ) 請查照辦理 請查核辦理 請同意見復 請惠允見復 惠請俞允 請查照轉告 請查照備案 請查照見復 復請查照 是否可行 是否有當 是否允准 可否之處 如何之處 請鑒核 請核示 請核定 請釋示 請備查 請鑒察 請核轉 請核備 請核准施行 復請鑒核 僅用於簽或報告 詧 係用於無隸屬關係之上級機或平行機關間地位較高者 抄送語抄發抄送抄陳有抄件時用 附送語附 附送 檢附 檢送附陳 檢陳有附件時用 結束語 編 號 此致 謹陳 敬陳 本表期望語 請核定 請備查 請核備 請查照 之區分 67 : 僅用於簽或 便條 僅用於便箋 請核定 : 係指上級政府或主管機關, 對於下級政府或機關所陳報之事項, 加以審查, 並作成決定, 以完成該事項之法定效力之謂 其涵義與 核准 同 請備查 : 依地方制度法第 2 條所定該法用詞之定義, 係指下級政府或機關間就其得 全權處理之業務, 依法完成法定效力後, 陳報上級政府或機關知悉之謂 68 請核備 : 查現行法令並無定義, 惟若干法令有使用 核備 用語者, 如 人民團體 法 ( 主管機關為內政部 ) 娛樂稅法 ( 主管機關為財政部 ) 等, 是以 核 備 一詞之定義及用法, 應就個案所依法令而定, 如有疑義, 可洽有關主 管機關詳予說明 請查照 : 依教育部國語推行委員會編纂之國語詞典 ( 修訂本 ) 對於該用詞之釋義, 係指公文上為使對方知悉 辦理之期望語, 通常用於平行機關 公文常用按語及接語一覽表 按語說明備註 1 查用於第二段之後, 要引敘有關依據 規定 狀況或事實時 行政院 修正文書處理手冊第 18 點第 1 目增加之 行政院 院長電子信箱釋例 行政院 院長電子信箱釋例 同上 16

19 用 2 復查要繼續敘述其他有關依據 規定 狀況或事實時用 3 另查要敘述不同面向之有關規定 狀況或事實時用 4 經 要敘述已經做了怎樣之處理時用 5 經查 於敘述指示或背景後, 接續要敘述所查之有關規定 狀況或事實時用 6 案查 要敘述以往曾經做過之處理情形, 或曾經辦理之有關檔存資料時用 7 惟查 要敘述所查明之反面有關規定或不同事實時用 8 惟 要敘述不合時宜之規定 困難所在 或需要顧慮之處等反面因素時使用 9 案經要敘述有案可稽之處理經過情形時用 10 甫經要敘述於近期內, 已經做過的處理情形時用 11 頃經要敘述剛剛所做的處理情形時用 12 茲經於事故發展過程中, 要敘述已經做了怎樣處理時用 13 復經 要繼續敘述已經做了怎樣處理時用 14 嗣經 要接續敘述時間在後, 同時有銜接性 階段性或步驟性之處理情形時用 15 按 在公文內, 要分析道理時用 17 不宜作為起首語 16 爰在公文內, 承接上述事實或理由, 要提出因應之作法時用 不宜作為起首語 17 乃為因應上述原因, 接著要敘述採行之作法時用 不宜作為起首語 18 茲 作 此處 或 現在 之意, 做為起敘語或在行文中要開始導入正題時使用 19 茲以 要轉向敘述緣由時用 20 茲據 在說明緣由後, 要提出實施辦法或建議意見前, 先引據有關依據時用 21 以 要敘述理由時用 22 復以要敘述另一個併列之因素時用 23 至於要轉向敘述訂一個問題或部分時用 24 又接敘前面事實加強說明時用 25 另對於前述時事作補充或反面說明時 26 在案係指某事情已由前次文件敘述, 表示有案卷可考查 4. 公文常用轉折語 不宜作為起首語, 宜置各項起頭 不宜作為起首語, 宜置各項起頭 不宜作為起首語, 宜置各項起頭 行政院 院長電子信箱釋復 文言語彙白話解釋實務例句 俾 併 甫 以便 合在一起 剛剛 請貴部切實如期完成該法修正草案, 俾提報行政院會審議 併 = 兩者合在一起, 如 : 簽稿併陳 併予敘明 併科罰金 ; 並 = 位置相等, 如 : 並無不當 並行不悖 並駕齊驅 貴府甫升格為直轄市, 請迅將附屬機關組織規程報院核備

20 復 迭 得 殆 亟 遽 逕 迄 頃 悉 咸 旋 隨即 頃刻 本案經本縣都市計畫委員會審議通過後, 本府旋即報院備查 之 的 臺端所提之建議, 本府已轉稅務局研議並逕復之 之 字在文內可否使用, 並無硬性規定, 各機關得自行視案情 性質靈活使用 ( 行政院 院長信箱釋復 ) 臻 達到 貴府所提興建小巨蛋計畫未臻完備, 俟環境影響評估報告通過後 再議 殊極其 非常貴屬劉員公爾忘私, 英勇救人, 殊堪嘉許, 特頒發獎金新臺幣 1 萬元整, 用茲嘉勉 滋發生 生出中輟生流連網咖, 易滋事端, 各校宜加強中輟生調查與輔導 嗣 往後 從此 有關公文橫式書寫資訊作業, 嗣經行政院函頒 公文書橫式書寫 推動方案, 可供參考 俟等到本案因年度預算已用罄, 俟辦理追加減預算通過後再予執行 抑或貴屬員工上班遲到抑有早退者, 人事單位應加強不定期查勤 尤 更加 該所人事管理鬆散, 員工除上班遲到早退外, 尤有甚者既不上班亦未請假 安 豈可 法官職司審判, 安能置法令規定於不顧? 爰 於是 為建構學校營養午餐之管理制度, 爰訂定 國中 小學校營養午餐品質暨經費管控辦法 1 份 係 是 主管人員是否實際負領導責任, 係由機關依個案實際情況予以審認 蓋大概公務員請假, 職務代理人都流於形式, 蓋未實際負代理之責 裨益 1. 答覆 2. 再次 經常 履次 可有可無 幾乎 恐怕 急切 突然 立即 直接 到 至今 不久 剛剛 1. 知曉 2. 全部 皆 都 有所利益 幫 助 補益 1. 復臺端 年 月 日陳情書 2. 有關人身自由權, 憲法第 8 條定有明文 ; 復依大法官會議 民眾迭有反應, 警察取締交通不力, 致車禍肇事逃匿頻仍 1. 得 = 任意規定, 可有可無, 如沒有這樣做, 亦不違反規定 如 : 公文得分段敘述, 冠以數字, 採由左而右之橫行格式 2. 應 = 強制規定, 一定要這樣做, 如沒有這樣做就違反規定 如 : 公文應記明國曆年 月 日 機關公文應記明發文字號 公務員收受賄賂, 刑法已定有處罰明文, 有關免予處分一案, 殆無可議之處 本案因事涉跨縣市共管事項, 亟需貴府鼎力襄助 迫於我國與菲律賓關係遽然變動, 所請引進外勞, 礙難照准 本案屬貴管業務, 請查明後逕復陳情人 本府 年 月 日 字第 號函諒蒙鈞察, 惟迄未見復 本案頃獲行政院同意, 本府刻已積極規劃中 1. 月 日大函敬悉, 承囑關於 案, 刻已積極辦理中 2. 各機關至 12 月底未執行完成之工程剩餘款, 應悉數繳回國庫 邇來竊盜案頻傳, 民眾咸認與失業率遽增 治安敗壞有關 實施十二年國教, 除解決學生升學壓力外, 對減輕家長教育經費 負擔亦有所裨益 18

21 短絀經費不足本項重劃案, 因年度經費短絀, 俟明年度預算通過後再議 略以 臚列 賡續 大概是 逐一陳列或逐 一表列 持續不斷 法務部 101 年 10 月 23 日法律字第 號書函略以, 違法行政處分之撤銷, 應自原處分機關或其上級機關知有撤銷之原因時起 2 年內為之 有關貴縣各鄉 ( 鎮 市 ) 公所為民服務電話禮貌抽測結果, 茲臚 列如下 : 各國小運用社會資源補助低收入戶學生免費使用早餐案, 對低收入戶經濟改善裨益甚鉅, 本年度請賡續辦理 更迭 經常變動 貴府ㄧ級主管人事更迭頻仍, 恐影響行政效率, 應檢討改進 剋日 立即 馬上 臺南大學七股分校籌建案, 業延宕多年, 為免一再辦理預算保留, 排擠教育預算經費, 請貴府剋日查明見復 或謂另一說法或謂為趕上班時間致闖紅燈, 惟此皆企圖減輕罰則搪塞之詞 惠允 懇求同意 為辦理本校 50 週年校慶暨運動會, 請貴府惠允借用體育場 函囑 來函吩咐 鈞部函囑查復有關本校 教師 性侵害案, 經查該案已繫屬地方法院審理中, 俟法院判決確定後, 旋即奉復 拮据 經費很不足 經費原本拮据, 不肖廠商又藉由得標辦理學童營養午餐之機會, 擷取不法暴利 擷取 選擇採用 不肖廠商藉由得標辦理學童營養午餐之機會, 擷取不法暴利 前揭 ( 或 前面 ( 或上 前揭 ( 或上揭 ) 不法暴利, 如全班有 30 名學生, 報銷 30 支雞 上揭 ) 面 ) 所提過 腿, 卻只有供應 20 支雞腿 闕漏 欠缺 臺端申請營利事業登記一案, 獨闕漏商店圖記, 請剋日補正 闕如 欠缺 本件性騷擾案, 申訴人一再聲稱事發時不在場, 惟相關不在場證明闕如, 尚難證明非其所為 盱衡檢視情況盱衡我國與菲律賓之緊張關係, 本項合作計畫暫緩簽定為宜 卓見 高明的見解 有關提高勞工最低標準工資案, 請惠賜卓見, 俾為修正參考 旨揭 主旨所提過 旨揭 性騷擾 係指性侵害犯罪以外, 對他人實施違反其意願而與性或性別有關之行為 贅述 冗長的說明 滿 20 歲為成年, 民法第 12 條規定甚明, 至於其身心發展正常與否? 並不影響其已為成年之法律事實, 本案應毋庸贅述 轉圜 挽救 臺端駕駛違規超速, 有照片可稽, 且已逾 15 日陳述意見之不變期間, 所請免予處罰, 尚無轉圜空間 縝密 周詳細密 國家考試評分標準影響考生權益甚鉅, 考選部於訂定試評規則時應力求公平縝密 庶幾 幾乎 有關由員工上班前打掃辦公廳環境一案, 本府員工庶幾無人反對, 故明年請賡續辦理 熟稔 澈底明瞭 為期考試週延合法公正, 各監試人員務請熟稔考試規則 甚鉅 非常重大 校園霸凌事件影響受害學生身心甚鉅, 各校應嚴加防治 挹注 注入 茲因教育預算逐年縮減中, 有關各校充實圖書 材料及設備等經費, 請發動校友樂捐予以挹注 囿於 受限於 本案囿於本鄉財源窘困, 謹請鈞府寬列預算惠予全額補助 誤植 繕入錯字 有關小巨蛋興建經費, 原函誤植為 新臺幣 16 億 39,44 萬 2, 789 元, 請更正為 新臺幣 6 億 39,44 萬 2,789 元 毋庸 不用 不必 有關國民身分證遺失申請補發, 毋庸本人親自到場辦理 無訛 沒有錯誤 公文發文前應由校對或監印人員校對無訛後, 始得用印發文 19

22 罔顧 邇來 合先敘明 未敢擅專 不予理會 最近 近來 概括的先以說明 不敢擅自定奪 澱粉業者罔顧消費者飲食安全, 竟於澱粉中違法滲入 順丁烯二酸, 各縣 ( 市 ) 衛生局應嚴加查緝, 並予以加重處分 邇來詐騙集團猖狂, 嚴重影響社會秩序, 各檢調機關應積極查緝, 掃蕩不法, 有效維護民眾身心 財產之安全 有關公務人員請求權益救濟, 查依公務人員保障法第 3 條規定, 本法所稱公務人員係指法定機關依法任用之有給專任人員及公立學校編制內依法任用之職員, 合先敘明 本案擬逕送調查局偵辦, 惟恐影響員工士氣及機關聲譽, 未敢擅 專, 特簽請鈞長裁示 應毋庸議不必再討論本案既經行政院審查核定, 照案執行應毋庸議 併予同時澄清說性侵害與性騷擾尚有不同, 兩者之處罰尚無參照援用之問題, 併澄明明予澄明 事情真相已大本案案情已昭然若揭, 請本於職權妥適自處, 並將處分結果報昭然若揭白府備查 指針對前文上本所 年 月 日 字第 號函諒蒙鈞察 諒蒙鈞察級機關大概已收悉了指針對前文諒達平行機關應本府 年 月 日 字第 號函諒達 已收悉了 計達 礙難照辦 歉難照辦 窒礙難行 指針對前文下級機關應已收悉了 抱歉無法遵照辦理困難重重, 無法執行 本院 年 月 日 字第 號函計達 依大學法第 23 條規定, 入學修讀碩士學位, 需取得學士學位或具有同等學力 吳君僅係國中畢業, 申請就讀 EMBA 一案, 礙難 ( 歉難 ) 照辦 貴所所提興建公園化公墓經費補助案, 尚未通過環境影響評估, 恐窒礙難行, 請俟環境影響評估通過後再議 刻不容緩不容許拖延汛期將屆, 各縣 ( 市 ) 防洪物資之準備與演練已是刻不容緩 究其原因 考量其原由 貴縣競爭力評比殿後, 究其原因乃一級主管調動頻仍所致 綜上所述 總結上所言 綜上所述, 主管人員是否實際負領導責任, 由各機關依個案實際情況予以審認 莫衷一是 無法決斷 實際負領導責任之主管人員得支領主管職務加給, 惟主管人員是否實際負領導責任莫衷一是, 由各機關依個案實際情況予以審認 莫此為甚 以此最嚴重 該員上班時間收受賄賂又上酒家, 公務員違法亂紀莫此為甚 彰明較著非常明確該員違反公務懲戒法員已彰明較著, 實不宜寬恕之 惠示卓見給予高見有關 12 年國教計畫案, 請貴協會惠示卓見, 俾為實施參考 俾憑辦理辦理依據請貴所將該案計畫書及經費收支概算表送府, 俾憑辦理 為求得周詳有關 H7N9 禽流感之防治, 為資周妥, 應從境外阻絕開始, 凡進為資周妥妥善入本國之旅客, 於機場應接受嚴格檢測, 始准予入關 本於權責本於應有的有關貴校擬辦理戶外教學一案, 涉及教學教法 經費 交通及飲本於職權職權與責任食安全等問題, 請本於權責 ( 職權 ) 自行核處 自行決定及有關 88 水災受災戶住宅積水認定及補助額度, 請貴所結合各村自行核處處理里辦公處村里長本於權責 ( 職權 ) 自行核處 尚無不同完全相同鄉 ( 鎮 市 ) 公所與區公所之組織及職能尚無不同, 僅區公所係市政府之派出機關, 區長官派, 屬非法人團體 以前面的案有關國中小學因縮編, 原擔任組長者, 現因縮編致已無擔任主前案可稽 20

23 兩案併陳 簽稿併陳 例作為憑據兩個方案文案一同陳閱將簽與函稿同時陳閱 管, 可否續領主管加給案? 與精省縮編無異, 有前案可稽 核四續建與否? 眾說紛紜, 意見分歧, 茲就續建與停建之利弊兩案併陳, 謹陳鈞長核示 本項促各縣 ( 市 ) 衛生局檢測澱粉含順丁烯二酸案, 因事涉全民飲食安全, 須限時辦發不及先行請示之案件, 特簽稿併陳 資料來源 : 銓敘部吳政務次長聰成編, 公文製作及習作研究會講習資料 5. 公文常用混淆字 常用字用字用法備註 緣 與 原 及 與 暨 做 與 作 於 與 假 坐 與 座 鑑 與 鑒 察 查 與 詧 予 與 與 雇 與 僱 呈 與 陳 緣 原 及 暨 做 作 一般在說明歷史的發展或研究的出發點, 如 緣由 在說事理或問題的所在, 如 原由 表示並列關係連接名詞或名詞短語, 不能連接動詞或形容詞 連接並列的兩項往往有主次 前後之分, 不能顛倒, 這是跟連詞 和 與 不同的 屬文體型, 與 及 同義, 多用於正式書信或文章中, 表示並列關係 暨 的文言色彩較 及 重, 暨 常用於鄭重的語用場合, 例如橫幅 請柬 賀函等封面 具體東西的製造, 通常有可見的材料, 也通常是每個人易於描述的事 例如 : 做飯 做手工藝 做桌子 做文章 較為抽象事物的製造或活動, 或者書面語色彩較重的語詞, 多半用 作, 例如 : 作罷 作廢 作對 作亂 參見網頁 條文中如僅有一連接詞時, 須用 及 字 ; 如有 2 個連接詞時, 則上用 與 字, 下用 及 70 字, 不用 暨 字作連接詞 於掌握在自己管轄區域內地點 如 於本局 5 樓會議室舉行 假非自己所管, 係屬他人或機關所管地點 如 假國家劇院舉辦 坐屬動詞性質, 動作時用, 如坐下 坐船 座屬名詞性質, 如一座山 一座塔 座位 本作盛水的大盆 由於水清可以照影, 引申為觀察 警 鑑 戒 區别 請看 等意, 例如 : 鑑賞 鑑戒 鑑別 台鑒 鑒 看的意思, 與 鏡 音義相近, 即引為鑒戒之意 請鑒核 請鑒詧 察 查 詧 予 與 雇 僱 呈 察, 可當動詞, 細看 考查 分辨之意 ; 亦可當形容詞, 精明之意 查, 可當動詞, 檢點 考察 清理之意 ; 亦可當名詞, 同 楂 或 槎, 如 : 查卉, 指樹木砍伐後再生枝 詧 字, 係 察 之古字, 用於平行機關地位較高者, 一般機關多不再使用 用於抽象事物, 如名位 榮譽等 用於實際事物, 如酬勞 實物等 用於屬名詞性質, 如雇員 雇主 雇工等 用於屬動詞性質, 如約僱 聘僱 僱用等 1. 公文程式條例第 2 條第 2 款規定 : 呈 : 對總統有所呈請或報告時用之 2. 簽呈 並非文書處理手冊規定之類別, 原手冊附錄 4 標點符號表有關夾註號之舉例 簽呈, 審其文義與 簽 之定義相同, 修正後已刪除此一名詞 參見夏老師的部落格網頁資料 行政院 院臺綜字第 號函 70 國家文官學院, 公文製作與習作, 修訂 6 版, 第 42 頁 21

24 復 與 覆 陳 復 覆 屬員對機關長官或下級機關首長對上級機關首長行文書處理手冊第 19 點文時所採用, 如 陳 長官 或 簽稿併陳 等 第 1 目 有返 還 還原及再 又等義 實務上常以 復 行政院 及 院長電子信箱為慣用字 釋復有翻倒 傾倒 回 還及重 再等義 六 用印原則 1. 機關印信應用何種顏色文書處理手冊並無一致性規定, 僅第 40 點明定蓋印及簽署 注意事項 實務上各機關蓋用 印 關防 職章 之顏色為紅色, 蓋 用 簽字章 機關條戳 等則以藍色 黑色為主 新北市政府公文簽署章戳之顏色原為藍色, 為實施公文全程電子化, 節省行政成 本並提升公文處理效率, 自 102 年 4 月 15 日起, 自行針對部分公文採以 新北市政 府公文用紙 印製並由機器印上黑色簽字章 ( 或條戳 ), 基此, 機關公文蓋用 簽 字章 等章戳之顏色, 係由各機關本於權責自行決定 職名章為各級承辦人所用, 以蓋紅色為主, 至於過去實務上對於有服喪 重孝 在身者, 於百日內以蓋 藍色 以資區別, 現今已多不再使用 4. 主管級以上是否可刻製 甲 乙 章其效力如何? 事務管理手冊僅規定機關依照 規定自行刻製職名章, 分交各有關單位或人員妥善使用, 並無統一規定甲 乙章 使用時機, 各機關得視業務需要自行訂定相關規定辦理 監印人員應備置印信蓋用登記表, 對已核定需蓋印之文件, 應予登錄並載明發文 字號, 申請表應妥為保管, 以備查考 機關首長交接時, 印信蓋用登記表及蓋用 印信申請表應隨同印信專案移交 印信種類 ( 參考附件 6) 名稱形式刻文用途備註 印信 職章 條戳 首長簽字章 鋼印 職名章 銅製直柄正方形 銅製直柄正方形 ( 又稱小官章 ) 木質或橡皮長方形 木質或橡皮長方形 ( 又稱職銜簽字章 ) 鋼製圓形 角質或木質長方形 ( 又稱姓名章 ) 機關名稱, 如 新北市政府, 外加邊框 機關首長職全銜, 如 新北市政府市長, 外加邊框 機關單位全銜, 如 新北市政府, 無邊框 機關首長簽名, 如 市長 OOO, 無邊框 機關全銜, 圓周直徑不超過 5 公分為限, 圓形框 1. 機關首長 副首長及主任秘書, 刻機關全銜或簡稱 職稱及姓名 2. 一級單位主管, 刻單位名稱 職稱及姓名 3. 其他核閱人員及承辦人, 刻職稱及姓名 機關正式公文 呈文 簽呈 各種證券 報表及其他公務文件 書函 開會通知單 移文單 建議單 通知單 催辦單等 對外行文用 職員證 證書 證券等 1. 用於承辦公文或公務文書上, 於文書處理過程中之文面適當位置蓋章, 以明責任 2. 針對 2 頁以上文稿, 於騎縫處蓋職名章, 以代替騎縫章 文書處理手冊第 84 點及 行政院院長電子信箱釋例 行政院 院長電子信箱釋復 行政院 院臺綜字第 號函釋 行政院 院臺秘字第 號及 院臺秘字第 號函函釋 行政院 修正文書處理手冊第 40 點第 10 目 22

25 決行章 橡皮正方形 由左至右刻 案奉核定 代為決行 用於代判 代決文稿時 校對章角質或木製長方形刻 校對章 字樣, 外加邊框 用於校對文書時 騎縫章角質或木製長方形刻 騎縫章 字樣, 外加邊框 用於公文 2 頁以上 附件或契約書黏貼處時 附件章角質或木製長方形刻 附件章 字樣, 外加邊框 用於公文附件上或附件標籤時 收件章 電子文件章 橡皮製圓形 角質或木製長方形 刻機關全銜加 收件章 字樣, 附日期及時間, 圓形框 刻 電子文件章 字樣, 外加邊框 7. 公文用印方式 縣府文書作業規範第 89 點第 3 款 收文時用 於收發電子文件時用 1 發布令 證書 契約 公告等, 蓋機關印信及首長職銜簽字章 2 呈 : 機關首長全銜 姓名, 蓋職章 3 函 : 上行文署機關首長職銜 姓名 蓋職章 平行文蓋職銜簽字章或職章 下行文蓋職銜簽字章 4 書函 開會通知單 會勘通知單等 : 蓋機關條戳 5 機關內部單位授全對外行文時, 由該單位主管署名 概職章 6 機關首長出缺由代理人代理首長職務時, 機關公文應由首長署名者, 由代理人 署名 機關首長因故不能視事者 ( 指因故不能執行職務, 例如出國 請假等 75 ), 由代理人代行職務期間, 除署名機關首長職銜姓名, 註明不能視事理由外, 由 代行人附署職銜 姓名, 加註 代行 二字 惟其以發文當日機關首長是否 在機關為準 76 7 箋函使用係以個人或單位名義於洽商或回復公務時用之, 非以機關名義對外行 文, 實務上多以署首長姓名 蓋用私章為之, 毋須蓋用印信 77 七 流程管理 ( 參照 行政院文書流程管理作業規範 ) 1. 下班前 2 小時送達承辦人 逾時送達時仍以收文當日為公文收件日 2. 一般公文 : 最速件 :1 日 ( 紅色卷夾 ) 速件 :3 日 ( 藍色卷夾 ) 普通件 :6 日 ( 白 78 色卷夾 ) 機密件( 黃色卷夾或特製之保密封套 ) 3. 急要公文 : 隨到隨辦 4. 限期公文 : 1 來文或依其他規定訂有期限者, 依規定期限辦理 其期限大於 6 日者, 仍以 6 日為辦結日 2 來文訂有期限, 但收文時已逾所訂期限者, 以普通件 (6 日 ) 辦理 變更來文 所訂期限者, 須連繫來文機關確認 5. 專案管制公文 : 行政院 院臺綜字第 號函釋 同上 行政院 院長電子信箱釋復 行政院 修正文書處理手冊第 37 點第 4 目之 4 及縣府文書作業規範第 133 點第 1 款 23

26 1 立法委員質詢案件 : 依據立法院職權行使法第 51 條及 行政院及所屬各機關辦 理答復立法委員質詢案件處理原則 規定辦理 79, 期限 20 日 2 監察案件 : 依據 監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項 規定辦理 80, 期限 2 個月 3 人民申請案件 : 應按其性質, 區分類別 項目, 分定處理時限, 予以管制 81 依 行政程序法第 51 條規定, 按各人民申請事項類別, 訂定處理期限公告之;未訂 定處理期限者, 其處理期限為 2 個月 4 人民陳情案件 : 依據行政程序法第 7 章及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案 件要點之規定辦理 82, 應予登記 區分 統計及列入管制, 並視業務性質分別訂 定處理期限, 各種處理期限 不得超過 30 日 ;其未能在規定期限內辦結者, 應依分層負責簽請核准延長, 並將延長理由以書面告知陳情人 5 訴願案件 : 應依訴願法第 85 條規定 3 個月內 辦理 6. 會辦公文 1 機關間會商以電話 電子傳遞 面洽等方式商詢 83 若以簽稿送會或先以書函 行文磋商 徵詢意見 簽稿送會時, 送會機關應核章至首長層級後送會 ( 府第 一層核定案, 應由機關首長親自核章 ) 2 機關內部單位間, 除以簽稿送會外, 得以便簽先行洽商 應經單位主管親自核 章後送會 3 內會公文單位間會辦時限 : 最速件 :1 小時 速件 :2 小時 普通件 :4 小時 84 4 受會機關對於他機關送會之案件, 應在會辦處簽章, 不得逕自批改文件內容, 如有意見應即提出, 一經會簽, 即認為同意, 應 共同負責 簽稿同時會章 公文, 僅在 簽 之會辦處蓋章, 稿 部分無需蓋章 公文管制 : ⑴ 以文管制 : 係對一般性公文採用, 其管制原則係以收文 ( 創稿 ) 編號之個件進管制 86 亦即一般公文視案情 重要性公文, 以文為管制統計單元之管理方式 重點為各 文 是否於限期內處理完畢, 不問案情之內容, 並於辦結即銷號歸檔 87 ⑵ 以案管制 : 限期案件 專案管制案件等具專案性文書, 以案為管制統計單元之管理方式 以 案 管制之公文, 其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案, 處理中有發文需要者, 另以他號方式處理 ( 發文件按一般公文創號或原案附號處理, 收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理 ), 並於全案辦結時一併歸檔 88 包括訴願案 人民申請案 人民陳情案 立委質詢案 監察案件 縣府文書作業規範未增列 文書處理手冊第 78 點第 2 目 縣府文書作業規範第 133 點第 2 款 縣府文書作業規範第 133 點第 3 款 縣府文書作業規範第 133 點第 4 款 行政院 修正文書處理手冊第 29 點第 2 目之 1 參照國家文官學院公文製作及習作第 7 章第 1 節各類公文處理時限第 1 款第 7 目 縣府文書作業規範第 79 點 行政院 院長電子信箱釋復 行政院文書流程管理作業規範第 5 點第 25 款 行政院文書流程管理作業規範第 5 點第 26 款 24

27 或其他指定案件等 8. 辦理時間計算 : ⑴ 限期公文 專案管制案件 訴願案件 人民申請案件等, 均含假日 ⑵ 一般公文發文使用日數 : 1 一般公文自收文次日或交辦日起至發文日止, 所需日數扣除假日 2 限期公文於來文所訂或規定期限內辦結, 未超過 6 日者, 以實際處理日數計算, 超過 6 日者, 以 6 日計算 ; 逾越來文所訂或規定期限辦結, 以實際處理日數計算 3 專案管制案件 立法委員質詢案件 監察案件 人民申請案件 人民陳情案件 訴願案件之計算基準, 於規定處理時限內辦結者列為 依限辦結, 超過規定 處理時限辦結者列為 逾限辦結 4 處理時限以時為計算基準者, 自收文之時起算 ; 以半日為計算基準者, 以收文 次日起算, 但收文當日辦結者, 以半日計算 9. 分層負責 : 文書處理手冊第 35 點 ( 一 ) 規定 : 文稿之判行按分層負責之規定辦 理 準此, 文書之核決權責, 決定者係依分層負責規定之最後決定人, 文稿 之判行按分層負責之規定辦理 是以, 文書既經機關首長或依分層負責規定授 權各層之主管決行, 即應依其批示決定辦理 89 肆 文書處理應行注意事項及常見缺失 一 承辦人應注意事項擬稿人員於辦擬文稿時除應依文書處理手冊第 5 章第 28 點規定外, 仍請注意以下事項, 以求周妥 ⑴ 把握 三整 原則, 即 完整 平整 工整 1 完整 : 內容無缺漏 文字放對位置 案情分析清楚 擬辦建議具體 2 平整 : 公文裝訂整齊, 對齊要領為 資料左側及上側對齊 後裝訂, 訂書針最好用硬物敲平, 以免割傷手指 ( 對於參加考試時的平整指的是格式要正確, 字體該大則大 該小時要小及置中與縮排原則 ) 3 工整 : 沒有錯漏別字, 文稿電腦對齊及附件標籤整齊標示 (2) 免發生獨字成行 獨行成頁情形, 特別是句點 占一行 ⑶ 公文用語非 文言文 法律文 亦非 口語文, 屬於 白話文, 使人易懂明瞭 但須避免使用過於尖澀文字, 如 否則 ⑷ 附件需清點完整, 不可有遺漏, 附於稿後並以見書紙或標籤標示清, 附件編號應與文內所述相同, 不可對應錯誤 張冠李戴 或遺漏 ⑸ 稿後之文稿最好附於卷夾左側, 以便核稿人比對 ⑹ 受文者附件不同時, 應分別裝訂並以附件標示受文者名稱 ⑺ 打文稿應注意行距, 以便核稿者修正或加註文字 ⑻ 漏蓋職名章或日期時間簽錯 ( 實務上經常發生 ) ⑼ 公務員有保密之義務, 對於各種文書除經允許公開者外, 應保守機密, 不得洩漏 ; 89 行政院 院臺秘字第 號函釋 25

28 各機關就其主管業務發表新聞時, 應指定專人統一辦理 私人日記 通信 撰文 及著作, 其內容不得涉及機密及依法應保密事項 二 核稿人應注意事項 ⑴ 初核者係承辦人員之直接主管 覆核者係承辦人直接主管之上級核稿者 92 ⑵ 核稿由文稿左上方第 1 字到右下方最後 1 字 ( 含標點符號 ), 逐字核閱, 檢視錯 漏 別 缺字等樣態 ⑶ 核稿人有不明白時, 可以電話話請承辦人面談, 瞭解案情及表達己見, 切勿逕予 退件或打? 號或寫 看不懂 等籠統字句, 造成承辦人不知如何辦, 而延誤 時效 ⑷ 核稿人員在文稿上簽章, 而未簽註意見者, 認為同意 93 三 會稿人應注意事項 ⑴ 會核者係與本案有關之主管人員 ( 如無必要則免送會 ) 94 ⑵ 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者, 如稿內所敘與會核時並無出入, 應不再送 會, 以節時間及手續 ⑶ 各單位對於其他單位送會之簽稿, 如有意見應即提出, 如未提出意見, 一經簽會, 即認為同意, 應共同負責 ⑷ 會稿單位對於文稿有不同意見時, 應由主辦單位綜合修改後, 再送決定, 會銜者 亦同 ⑸ 非政策性之緊急文稿, 為爭取時效, 得先發後會 95 四 閱稿人員應注意事項 實務上公文陳核過程中除上開核稿人員, 機關亦得本於權責交由相關人員閱稿, 協 助機關首長於核決前審閱文稿之適當性, 以強化公文品質 96 其閱稿內容包括以下 : ⑴ 簽稿是否相符 ⑵ 前後案情是否聯貫 ⑶ 有關單位是否已會洽 ⑷ 程式 數字 名稱 標點符號及引用法規條文等是否正確 ⑸ 文意是否通順 ⑹ 措詞是否恰當 ⑺ 有無錯別字 ⑻ 對於文稿內容如有不同意見, 應洽商主管單位或承辦人員改定, 或加簽陳請長官 核示, 不宜逕行批改 行政院 修正文書處理手冊第 76 點新增條項 縣府文書作業規範第 78 點 縣府文書作業規範第 77 點第 2 款及文書處理手冊第 30 點第 2 款 文書處理手冊第 33 點 文書處理手冊第 30 點 縣府文書作業規範第 79 點之 1 行政院 院長點子信箱釋例 26

29 五 常見缺失 1 總收文或單位收文人員未依規定辦理收文編號登錄, 或未加蓋收文日期編號戳或條碼 2 稿有 2 頁以上未依規定加蓋 ( 列印 ) 騎縫章或職名章 3 公文未依規定編寫頁碼 檔號及保存年限 4 會議紀錄未併開會通知歸檔 5 公文修改人員未核章, 另修改過多未清稿, 版面混亂 6 未留足夠的核章位置 7 未能依時效管制類別分類登錄, 例如將人民陳情及申請案件等錯誤登錄為一般公文 8 總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日完成登錄作業 9 部分來文內容涉及二個單位以上案件, 常有發生一再簽請改分情形, 並有單位收受改分公文後, 另行以改分日期登錄起算時效現象 10 尚未建構文書流程管理原則 標準 方法 獎懲規定及稽核計畫之研訂等管理制度, 或舊有制度未依新頒規定重予檢討研修 11 對於統計資料異常情形未能即時查明原因, 例如當月份之 截至上月待辦件數 與前月份 待辦公文件數 欄位數據落差過大等現象 12 處理公文以 先存後辦 或 附件抽辦, 文存 方式, 逃避時效管制 13 部分來文屬急件或時效性未能適當處理, 延誤處理時限 14 未依規定辦理機關本部公文檢核, 或對所屬機關進行定期 不定期公文檢核 15 公文會簽時間過於冗長, 時效管制未能落實 16 代理人制度未能落實, 延誤公文處理時效 17 部分人民陳情案件案情單純, 可於較短時間內辦結, 惟仍以 30 日之處理時限進行管制 18 部分人民陳情案件於承辦單位函請陳情人到會面談, 或於函請他機關表示意見後即辦理銷號, 並未以案情實質妥處為解除列管條件 19 對民眾申請調閱檔卷未依個人資料保護法規定注意個資, 逕由民眾影印資料 20 法規引用錯誤而不自知 六 常見問題 ( 一 ) 常有的錯字 ( 如附件 7) 公文用字上常見問題之一是 回復 還是 回覆? 按公文用字之正確用法, 應以教育部國語推行委員會編纂之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 為憑, 該辭典對於 復 與 覆 之釋義, 均可作為 回答 之意, 有時兩字不得互用, 如 光復國土 不可寫 光覆國土 ; 覆水難收 不可寫 復水難收 等, 惟實務上常以 復 做為 回復 慣用字 97 ( 二 ) 民眾可否以私人收藏為由, 向機關索取公文封? 行政院 院長電子信箱釋例以, 公文封依 物品管理手冊 規定, 係屬消耗之公用物品, 使用人應依規定核發領用, 且不得有侵占 盜賣物品等 97 行政院 及 院長電子信釋例 27

30 情事, 為防杜可能危害, 無法提供私人收藏 其信封寫法如附件 8, 信封上字 體大小向無規範, 僅係對收受人員之尊重 98 至文書處理手冊所附公文封套格式 ( 如文書處理手冊附件 8), 旨在簡化 各機關文書作業流程, 可省去受文者 受文者地址 發文日期 字號之填寫 各機關可視業務需求, 參酌上開規定自行製作, 並未硬性規定製作該類封套 99 ( 三 ) 公文經收文後遺失可否向原發文機關要求補發? 文書處理手冊第 25 點 ( 六 ) 規定, 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文, 經原發文機關補發後要求補辦收文手續時, 仍應沿用原收文日期及原收文號 至公文之補發, 因非屬常態, 原則是要避免, 且公文態樣多元, 並非所有公文 100 均能補發, 該手冊自不宜規定公文補發之程序 ( 四 ) 非編制內人員可否簽辦公文? 公文在法律上可否做為司法證據? 行政院 院臺秘字第 號函釋 : 查行政院訂頒之 事務管理 手冊 文書處理 26( 三 ) 規定 : 負責主辦某項業務之人員, 對其職責範圍內 之事件, 認為必須以文書宣達意見或查詢事項時, 得自行擬辦 上開所稱人 員, 並未做硬性規定 是非編制內人員可否簽辦公文, 請本於權責自行卓處 公文可否為司法訴訟證據部分, 行政院 院長信箱釋復以, 公文係 以機關名義所為之公法上意思表示, 公務員依規定製作並對外行文之公文書, 即對外產生法律效果, 其發律效果歸屬於機關 至公文在法律上是否成為證據 一節, 應由司法機關本於權責進行認定 ( 五 ) 公文陳核時被單位主管或副主管退回修改, 專門委員是否須負督導之責? 行政院 院長信箱釋復以, 查 公務員服務法 第 2 條已明定公務人 員對於長官監督範圍內所發之命令有服從義務 承辦人員簽擬公文本應依分層 負責相關規定, 陳請長官核定或判行, 至核稿 閱稿及判行等應注意事項, 文 書處理手冊 第 32 點 第 34 點及第 35 點均已規定甚明 是以所詢單位主管核 稿時認有其他意見時, 承辦人員仍應遵從長官指示, 重行簽辦陳核 ; 至貴單位 專門委員是否負督導之責, 係屬機關內部事務, 宜由貴機關本於權責自行認定 ( 六 ) 依分層負責授權規定, 經授權人批示之公文, 是否須再蓋首長或主官職名章? 行政院 院長信箱釋復以, 查文書處理手冊第 35 點規定, 對陳判之 文稿, 應名確批示 公文既經依分層負責授權批定, 不論其批示 閱 如 擬 可 或僅簽名 ( 蓋章 ), 應即視為同意簽擬意見 七 公文查核缺失表 ( 如附件 9) 八 文書處理最新修正內容 ( 行政院 104 年 7 月 29 日修正 ) 1. 屬於簡單案情, 無涉及准駁性 解釋案件及寄送普通件 書刊或一般聯繫 查詢等事項行文時用 書函 2. 各單位間相互溝通或徵詢或表達意見時, 所用名稱為 便簽 而非 便箋 98 行政院 院長電子信釋例 99 行政院 院長電子信釋例 100 行政院 院長電子信釋例 28

31 3. 公文三段式原為 主旨 說明 辦法, 爾後會出現 主旨 說明 公告事項 之格式 4. 期望 目的及准駁用語, 增加 應予照准 未便照准 等 5. 機密文書在總收文登記表案由內註明 密不錄由 外, 增列 或以代碼或代名表示 6. 爾後公文稿面右上角之 地址 承辦人 電話 傳真 等欄位必須齊全 7. 召集會議宜用開會通知單或以電話通知, 增列 電子郵件 通知 8. 保密期限或解除機密條件之標示, 若附件已完成機密等級及解密條件標示者, 刪除 附件抽存後解密 之提示語 9. 開會通知單格式改為 通知單, 以因應會勘通知之用 10. 期望語及稱謂語不必挪抬 ( 空格 ) 敬陳長官時用平抬方式 職 時之 職 字不必側書與縮小, 且職與 不必挪抬 ( 空格 ) 或平抬, 亦即職與 謹簽同為一列 11. 公文用 一案 而非 乙案或 1 案 公文數字增列 1 式 2 份 一書 2 冊 用字 公告格式增加 公示送達 欄位 ( 如附件 10) 參考資料 邱華君編, 字詞乾坤, 多識界圖書文化有限公司,103 年 11 月二版鐘昱男編, 公文寫作要領, 台北市政府人事處,95 年 12 月 行政院 文書處理手冊,104 年 7 月版 行政院 文管理流程作業規範,103 年 5 月 1 日版 行政院 文書處理相關釋例,105 年 1 月 26 日更新版 行政院 院長電子信箱 釋復,105 年 1 月 26 日更新版 行政院研究發展考核委員會 文書流程管理實務與常見缺失 國家文官學院, 公文製作及習作,104 年 3 月修訂 6 版 雲林縣政府及所屬各機關文書處理作業規範 台北市政府教育局 公文製作常見缺失研討 本資料僅供雲林縣政府及所屬機關人員參考請勿自行傳送或影印予他機關, 敬謝合作! 行政院 院長電子信箱釋例 行政院 院臺秘字第 號函 29

32 附件 1 公文處理流程圖 30

33 附件 2 公文簽辦方式 收文 要發 不發 確定發文方式 令 呈 函 公告 其他方式 簽辦方式 ( 只簽不稿 ) 以稿 簽辦方式 簽稿 先簽 小簽 ( 便簽 ) 小簽 ( 角簽 ) 大 簽 代 併 後 簽 陳 稿 31

34 附件 3 大簽分 內簽 與 外簽 內簽是簽給本機關內單位主管或首長用之簽 外簽是下級機關首長簽給上級機關首長行文時應一致採用 參照文書處理手冊第 19 點第 2 款 內簽標準格式如下 : 參照文書處理手冊附錄 6- 簽作法舉例 ( 機關內簽用 ) 第 3 目 最速件 簽稿併陳 檔號 : 保存年限 : 簽 ooo 年 oo 月 oo 日於秘書室 主旨 : 有關 一案, 簽請核示 說明 : 一 依據 ooooooooooooooooooooooooooooo 二 來文主旨事由做簡要說明 ( 如引用法條用 時, 內文字, 數字 標點符號需一致, 惟條文之國字可改為阿拉伯數字 ) 三 oooooooooooooooooo, 如奉核可, 擬請 ooooooooooooo 外簽標準格式如下 : 外簽標準格式如下 : 參照文書處理手冊附錄 6- 簽作法舉例 ( 下級機關首長對上級機關首長用 ) 切不必寫長官姓名最速件見 p408 8) 簽 ooo 年 oo 月 oo 日於秘書室 主旨 : 有關 一案, 簽請核示 說明 : 二 依據 辦理 檔號 : 保存年限 : 二 來文主旨事由做簡要說明 ( 如引用法律或法規命令名稱時, 不需加 號, 引用行政規則時可加 號 ; 但引用法條內容時, 內文字, 數字 標點 符號需一致, 惟條文之國字可改為阿拉伯數字 ) 三 oooooooooooooooooo 擬辦 : 本案奉核後, 擬請 ooooooooooooo 敬陳 副 長 長 ( 排序依各機關規定, 不必寫長官姓名 ) 職 謹簽 ( 若蓋職章不必加職字, 職 字不必側書 ) 32

35 附件 4 機密公文註銷機密等級方式 ( 文書處理手冊第 73 點 ) 主動註銷 被動註銷 原我方發出之公文, 由 我方主動 註銷經檢討無機密保持之必要時, 填具 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 及 機密文書等級變更或註銷通知單 核定後 : 1. 通知檔管人員註銷機密等級 2. 通知所有收文機關註銷本公文機密等級 原我方發出之公文, 由 對方主動 請求註銷對方收文機關經檢討機密文書無保存機密之必要時, 填具 機密文書機密等級變更或註銷建議單 核定後 : 1. 通知我方是否可註銷該機密公文之機密等級 2. 我方以 機密文書等級變更或註銷通知單 通知對方註銷機密等級或變更機密等級 原對方發出之公文, 由 我方主動 請求註銷我方發出 機密文書機密等級變更或註銷建議單 予對方 1. 收悉對方 機密文書等級變更或註銷通知單 後即註銷機密等級 2. 無需再回文對方告知已註銷 原對方發出之公文, 由 對方主動 請求註銷對方發出 機密文書等級變更或註銷通知單 1. 我方依照該通知註銷原對方機密公文之機密等級 2. 無需再回文對方 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時, 應依標 示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務單位依文處理手冊規定辦理註銷機密等 級 ( 文書處理手冊第 73 點第 2 款 ) 33

36 附件

37 附件 5 公文書橫式書寫數字使用原則 93 年 9 月 17 日行政院院臺秘字第 號函一 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 特訂定本原則 二 數字用語具一般數字意義 ( 如代碼 國民身分證統一編號 編號 發文字號 日期 時間 序數 電話 傳真 郵遞區號 門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位 統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 三 數字用語屬描述性用語 專有名詞 ( 如地名 書名 人名 店名 頭銜等 ) 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字 四 數字用語屬法規條項款目 編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制訂 修正及廢止案之法制作業者, 應依 中央法規標準法 法律統一用語表 等相關規定辦理 35

38 附件 5-1: 數字用法舉例一覽表 阿拉伯數字 / 中文數字 阿拉伯數字 中文數字 阿拉伯數字 中文數字 用語類別用法舉例 代號 ( 碼 ) 國民身分證統 ISBN M 附表( 件 )1 院臺秘字第一編號 編號 發文字號 號 臺 79 內字第 號序數第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀錄 第 7 組民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 日期 時間 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理電話 傳真 (02) 郵遞區號 門牌號碼 100 台北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公計量單位頃 土地 1.5 筆統計數據 ( 如百分比 金 80 % 3.59 % 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,442,789 人 1:3 額 人數 比數等 ) 一律 一致性 再一次 一再強調 一流大學 前一年 一分子 三大面向 四大施政主軸 一次補助 一個多元族群的社會 每一位同仁 一支部隊 一套規範 不二法門 三生有幸 描述性用語新十大建設 國土三法 組織四法 零歲教育 核四廠 第一線上 第二專長 第三部門 公正第三人 第一夫人 三級制政府 國小三年級專有名詞 ( 如地名 書名 九九峰 三國演義 李四 五南書局 恩史瓦第三世人名 店名 頭銜等 ) 慣用語 ( 如星期 比例 星期一 週一 正月初五 十分之一 三讀 三軍部隊 約三 概數 約數 ) 四天 二三百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人法規條項款目 編章節款事務管理規則共分 15 編 415 條條文目之統計數據依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定者, 處新法規內容之引敘或摘述臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 法規制訂 修正及廢止案 1. 行政院令 : 修正 事務管理規則 第一百十一條條文 之法制作業公文書 ( 如 2. 行政院函 : 修正 事務管理手冊 財產管理第五十點 第五令 函 法規草案總說明 十一點 第五十二點, 並自中華民國九十三年二月十六日生條文對照表等 ) 效 法 草案總說明 :... 爰擬具 法 草案, 計五十一條 4. 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之 說明 欄 - 修正條文第十六條之說明 : 一 關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五, 本條第一項爰予配合修正 36

39 附件 5-2: 法律統一用字表 用 字 舉例 統一用字曾見用字 說 明 公布 分布 頒布 布 佈 徵兵 徵稅 稽徵 徵 征 部分 身分 分 份 帳 帳目 帳戶 帳 賬 韭菜 韭 韮 礦 礦物 礦藏 礦 鑛 釐訂 釐定 釐 厘 使館 領館 圖書館 館 舘 穀 穀物 穀 谷 行蹤 失蹤 蹤 踪 妨礙 障礙 阻礙 礙 碍 賸餘 賸 剩 占 占有 獨占 占 佔 牴觸 牴 抵 雇員 雇主 雇工 雇 僱 名詞用 雇 僱 僱用 聘僱 僱 雇 動詞用 僱 贓物 贓 臟 黏貼 黏 粘 計畫 畫 劃 名詞用 畫 策劃 規劃 擘劃 劃 畫 動詞用 劃 蒐集 蒐 搜 菸葉 菸酒 菸 煙 儘先 儘量 儘 盡 麻類 亞麻 麻 蔴 電表 水表 表 錶 擦刮 刮 括 拆除 拆 撤 磷 硫化磷 磷 燐 貫徹 徹 澈 澈底 澈 徹 祗 祗 只 副詞 並 並 并 連接詞 聲請 聲 申 對法院用 聲請 申請 申 聲 對行政機關用 申請 關於 對於 於 于 給與 與 予 給與實物 給予 授予 予 與 給予名位 榮譽等抽象事物 紀錄 紀 記 名詞用 紀錄 記錄 記 紀 動詞用 記錄 事蹟 史蹟 遺蹟 蹟 跡 蹤跡 跡 蹟 糧食 糧 粮 覆核 覆 複 復查 復 複 複驗 複 復 37

40 附件 5-3: 法律統一用語表 統一用 語 說 明 設 機關 如 : 教育部組織法 第五條: 教育部設文化局, 置 人員 如 : 司法院組織法 第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任 第九十八條 不寫為 : 第九八條 第一百條 不寫為 : 第一 00 條 第一百十八條 不寫為 : 第一百 一 十八條 自公布日施行 不寫為 : 自公 佈 之 日施行 處 五年以下有自由刑之處分, 用 處, 不用 科 期徒刑 科 五千元以下罰金用 科 不用 處, 且不寫為 : 科五千元以下 之 罰金 罰金 處 五千元以下罰鍰用 處 不用 科, 且不寫為 : 處五千元以下 之 罰鍰 罰鍰 準用 第 條 之規定 第二項 之未遂犯罰之 法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫 本法 第 條 而逕書 第 條 如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金 法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫 本條 第 項, 而逕書 第 項 如刑法第三十七條第四項 依第一項宣告褫奪公權者, 自裁判確定時發生效力 制定 與 訂定 法律之 創制, 用 制定 ; 行政命令之制作, 用 訂定 製定 製作 書 表 證照 冊據等, 公文書之製成用 製定 或 製作, 即用 製 不用 制 一 二 三 四 法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為 壹 貳 參 肆 五 六 七 八 伍 陸 柒 捌 玖 佰 仟 九 十 百 千 零 萬 法律條文中之數字 零 萬 不寫為 : 0 万 38

41 附件 6 印之種類 名 稱形 式刻 文用 途 印信 銅製直柄正方形 機關名稱, 如 雲林機關正式公文 縣政府, 外加邊框 職章 銅製直柄正方形 機關首長職全銜, 如 雲林縣縣長, 外加邊框 呈文 簽呈 各種證券 報表及其他公務文件 條戳 木質或橡皮長方形 機關單位全銜, 如 雲書函 開會通知單 移文單 林縣政府, 無邊框 建議單 通知單 催辦單等 簽字章 木質或橡皮長方形 機關首長簽名, 如 市對外行文用 長 OOO, 無邊框 機關全銜, 圓周直徑 職員證 證書 證券等 鋼印 鋼製圓形 不超過 5 公分為限, 圓形框 職名章 角質或木質長方形 刻職稱及姓名, 如 科用於承辦公文或公務文書上 長 OOO, 外加邊框 決行章 橡皮正方形 由左至右刻 案奉核用於代判 代決文稿時 定 代為決行 校對章 角質或木製長方形 刻 校對章 字樣, 用於校對文書時 外加邊框 騎縫章 角質或木製長方形 刻 騎縫章 字樣, 用於公文 2 頁以上 附件或契約外加邊框 書黏貼處時 附件章 角質或木製長方形 刻 附件章 字樣, 用於公文附件上或附件標籤外加邊框 時 刻機關全銜加 收件 收文時用 收件章 橡皮製圓形 章 字樣, 附日期及時間, 圓形框 電子文刻 電子文件章 字於收發電子文件時用 角質或木製長方形件章樣, 外加邊框 39

42 附件 6-1 圖 1: 參見國家文官學院 公文製作及習作, 修訂 6 版, 頁

43 附件 7 常見錯 ( 別 ) 字一覽表 正確 錯誤 正確 錯誤 正確 錯誤 坐落 座落 記帳 記賬 儘管 僅管 片段 片斷 連任 聯任 陷阱 陷井 追蹤 追縱 餅乾 餅干 功績 功蹟 蟬聯 禪聯 屢次 履次 補獲 補穫 夥伴 伙伴 消弭 消彌 興致 興緻 爾後 邇後 脈搏 脈膊 躁鬱 燥鬱 打仗 打戰 祥和 詳和 嗣後 俟後 倒楣 倒霉 精采 精彩 囿於 宥於 聯想 連想 畜生 畜牲 規劃 規畫 裝潢 裝璜 氣概 氣慨 儘量 盡量 砥礪 砥勵 急遽 急劇 部署 佈署 札記 扎記 伎倆 技倆 妨礙 防礙 帳棚 帳蓬 貿然 冒然 煩躁 煩燥 身分證 身份證 寒暄 寒喧 計畫 計劃 勘誤 堪誤 服侍 服恃 策劃 策畫 扎根 紮根 交代 交待 約僱 約雇 羞恥 羞齒 鍛鍊 鍛練 謄本 騰本 帽簷 帽沿 偶爾 偶而 周到 週到 遏制 扼制 編輯 編緝 雇員 僱員 邇來 爾來 坍方 塌方 贊成 讚成 作揖 做揖 度量 肚量 明瞭 明了 資料來源 : 參照邱華君編, 字詞乾坤, 多識界圖書文化有限公司,103 年 11 月二版, 頁 118 至

44 附件 8 中式信封寫法範例 張部長哲琛勛啟 銓敘部 台北市文山區試院路一之二號 張部長哲琛勛啟 42

45 43 附件 8-1 部長 勛啟台北市羅斯福路 1 段 123 號內政部一列寫完二列寫完 部長 勛啟台北市羅斯福路一段一二三號五樓內政部新北市板橋區中山路一段二號五樓

46 附件 9 縣 ( 市 ) 政府公文查核缺失表 ( 參考 ) 項目序號缺失情形記點公文號 1 機關基本資料錯誤 : 如發文代字 機關銜別 連絡資訊等 ( ) 2 公文核判日期與實際發文日期逾 2 日 3 未判行或未會稿完成 4 分層負責或文末分層負責註記字樣錯誤 抽查公文發文及歸檔處理情 5 文稿欄目填註錯誤 : 如檔案分類 保存年限 文稿類型 附件用印等 6 校對欄未蓋章 7 備註欄位未依規定填具 8 附件欄未敘明或附件未標示 9 電子交換公文, 附件電子檔未上傳或附件格式錯誤 10 是否依規定辦理應電子交換之發文案件 11 附件內容有誤或份數不足, 未修正影印檢 齊 12 文稿核章方式及註記時間錯誤 13 未列印紙本公文或公文未採雙面列印 ( 公告除外 ) 14 文內數字 ( 日期 金額 ) 未依規定填具 15 公文格式段落錯誤 16 正副本受文者欄位, 未依規定填具 17 受文者地址不詳或錯誤 18 傳輸內容與原稿不符 44

47 形 文稿內容經刪改 更正 加註處未加蓋職名章 文稿修改過多者, 應列印抄本併附於原稿後, 並加蓋承辦人職名章為騎縫 項目 序號 缺 失 情 形記點公 文 號 21 未列印條碼 條碼錯誤 22 未上傳多稿電子檔 23 立場錯誤 : 如府文自稱 本局 發 文 及 24 訂有 期限 之公文, 如確有特殊原因, 為收文機關無法及時收到處理者, 應先以電話通知, 並於文內敘明 已先行電話聯繫, 如屬非電子交換之紙本公文, 應預留 5 日之郵寄工作天數 歸檔公文處理情 25 未以密件方式辦理 ( 如 : 來文為密件或案件具有檢舉控訴性質者 ) 26 先存後辦 27 未依規定編寫頁碼 28 紙本與電子流程不吻合 展期申請單和專案案件申請單簽核未符合授權之規定 展期申請單和專案案件申請單未附於原文案卷歸檔 31 其他 : 說明 : 本表各機關自行訂定內容有別, 應依各機關所訂內容檢核, 本表僅供參考 45

48 附件 10 公示送達公告範例 ( 新訂 ) 備 註 46

49 雲林縣政府 雲林縣 斗六市雲林路二段 515 號 電話 : 便民服務專線 : 雲林縣所轄區域直撥 1999 外縣市請撥 :(05)