電子公文線上簽核系統操作手冊 ( ) 台南總公司 :710 台南縣永康市中華路 1-54 號 10 樓電話 : 傳真 : 台北分公司 :115 台北市南港區園區街 3-2 號 5 樓之 3(H 棟 ) 電話 : 傳真 :0

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韶牧
5 years ago
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1 電子公文線上簽核系統操作手冊 ( ) 台南總公司 :710 台南縣永康市中華路 1-54 號 10 樓電話 : 傳真 : 台北分公司 :115 台北市南港區園區街 3-2 號 5 樓之 3(H 棟 ) 電話 : 傳真 :

2 目錄一系統範圍... 2 二系統作業流程圖及作業程序... 4 三登入系統 / 個人資料設定... 6 ( 一 ) 一般身分登入... 6 ( 二 ) 兼職身分登入... 7 ( 三 ) 登入系統後, 主畫面上方將出現個人基本資訊... 8 ( 四 ) 個人基本資料查詢與設定... 8 ( 五 ) 個人常用詞彙設定... 9 ( 六 ) 受文者群組設定 ( 七 ) 預設公文流程設定 ( 八 ) 流程關卡增減上下移動及刪簽作業四公文製作 ( 一 ) 公文製作 ( 一 ) 公文製作 ( 二 ) 電子附件夾帶 ( 四 ) 公文列印與傳送五承辦人作業 ( 一 ) 流程公文 ( 不是自己承辦的公文, 是被他人會辦的公文資料夾 ) ( 二 ) 經辦公文 ( 自己承辦的公文未傳送已判行或退回等公文資料夾 ) ( 三 ) 公文追蹤 ( 自己承辦的公文已傳送且尚未擲回原承辦人的公文資料 ) 六單位主管作業 ( 一 ) 修改公文內文與填寫簽辦意見 ( 必填 ) ( 二 ) 加減會辦關卡 ( 可選擇單位或人員 ) ( 三 ) 退文程序七公文會辦 ( 一 ) 登記桌作業 / 會辦作業 ( 二 ) 會辦單位承辦人員 ( 三 ) 會辦單位二級主管 ( 一級主管 ) 八核判作業九核判後承辦人作業十代理人會辦作業十一登記桌分文作業 ( 外來文 ) 十二承辦人外來文會辦作業 ( 一 ) 外來文退文作業 ( 二 ) 外來文會辦作業十三公文查詢 ( 一 ) 公文查詢作業 ( 二 ) 公文複製作業

3 一系統範圍本電子公文系統的主要功能項目如下 : ( 一 ) 公文製作 : 為標準規範公文格式包含創簽函書函令開會通知公告, 及內部書函內部開會通知內部公告九大類公文格式 ( 二 ) 登記桌作業 : 此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業功能 1. 分文作業 - 外來文從文書組分文至承辦單位的公文存放資料夾 2. 會辦作業 - 由其他單位會辦本單位的公文存放資料夾 3. 登記桌代理 - 登記桌人員請假時, 需要設定其他有登記桌權限的人為代理人 ( 三 ) 承辦人作業 : 1. 流程公文 - 由其他人所會辦的公文會存放在此資料夾 2. 經辦公文 - 自己所承辦的公文且未簽核傳送已傳送且已判行已傳送未判行或被退回等公文所存放的資料夾 3. 公文追蹤 - 自己所承辦的公文已傳送且在流程中的公文清單資料夾 ( 四 ) 公文查詢 : 自己承辦的公文其流程皆已結束, 並執行內部存查送文書組結案送文書組發文等作業之公文資料 1. 內部存查 - 提供公文查詢連結瀏覽列印及複製功能 2. 收文公文 - 提供公文查詢連結瀏覽列印功能 3. 發文公文 - 提供公文查詢連結瀏覽列印及複製功能 ( 五 ) 公文管理 : 此作業為權限管制, 必須有總收發作業權限人員才有的作業包含單位基本資料部門組織架構人員帳號權限等設定, 總收發前置作業發文登錄收文登錄點收作業歸檔調卷作業及相關統計報表等作業 ( 六 ) 資訊管理 : 個人電話 E_mail 常用詞彙正副本群組預設公文流程及請假時代理人設定等基本資料設定 ** 定義收發文號 / 創稿文號 ** 收發文號 : 外來文經文書組收文後, 系統會給於機關總收發文號 ( ) ; 發文函稿經校長判行後, 承辦人送收發室簽收並稿轉函後, 系統會給於機關總收發文號 ( ) 創稿文號 : 承辦人製作一份簽稿並儲存後, 系統會給創稿文號 (B ), 創稿文號分類如下 : B: 函書函令公告 C: 創簽 D: 開會通知 F: 內部書函內部公告 G: 內部開會通知 2

4 系統首頁畫面 3

5 二系統作業流程圖及作業程序 4

6 5

7 三登入系統 / 個人資料設定 ( 一 ) 一般身分登入 1. 瀏覽器 IE 公文主機網址輸入您的帳號與密碼後按下登入系統 2. 登入系統後出現稽催公文畫面, 提醒承辦人員尚未處理的待辦公文數量 6

功能資料夾下, 所需簽辦的公文數量統計逾期公文 : 為外來文自文書組最後一次分文日期起算, 依其公文速別 ( 最速件一天速件三天普通件六天 )

8 ( 二 ) 兼職身分登入 1. 如果使用者具有多重身份的情形, 於登入系統後會出現的兼職選項畫面, 請選擇其中一個身份登入待簽核 : 為承辦人作業選項之流程公文功能及經辦公文功能資料夾下, 所需簽辦的公文數量統計逾期公文 : 為外來文自文書組最後一次分文日期起算, 依其公文速別 ( 最速件一天速件三天普通件六天 ) 系統計算其限辦日期, 若超過其限辦日期尚未辦理結案, 系統將自動統計其逾期公文數量分文文件 : 為登記桌作業選項之分文作業功能及分文作業 + 會辦作業功能資料夾下, 所需分文會辦的公文數量統計 2. 登入系統後亦可選擇切換使用者功能, 以另一個身份再登入系統 7

9 ( 三 ) 登入系統後, 主畫面上方將出現個人基本資訊 --- 使用者單位 / 職稱 / 姓名等資訊 --- ( 四 ) 個人基本資料查詢與設定 1. 請至資訊管理選項, 選擇個人資料設定功能本系統必填的基本欄位有 : 電話分機傳真例如: 電話 (06) 分機 1688, 各單位如果沒有傳真號碼, 請輸入單位的傳真號碼輸入完畢之後, 請按更新資料作業, 即完成個人資料的設定此資訊將直接帶入在發文函公文上的聯絡人資訊 8

10 2. 代理人設定 ( 電子簽核版本作業 ) 請先在資訊管理 / 個人資訊設定 / 人員基本資料下點選休假設定, 系統會開啟代理人設定畫面先設定代理開時 / 結束時間, 再選取代理單位以及人員按下新增資料, 即將代理人資訊寫入系統並自動代理人作業 ( 五 ) 個人常用詞彙設定 1. 請至資訊管理選項, 選擇個人資料設定功能中, 右上角之個人常用詞彙設定頁籤, 按下新增 ; 系統會出現常用詞彙設定維護畫面, 輸入常用詞彙內容資料, 按下儲存, 及完成個人常用詞彙設定作業 9

11 2. 當您在公文製作經辦公文流程公文開啟時, 或電子簽核公文會簽作業時, 簽辦意見填寫, 可選用常用詞彙輸入, 便利中文字輸入作業 ( 標點符號的設定使用如常用詞彙 ) ( 六 ) 受文者群組設定 1. 請至資訊管理選項, 選擇個人資料設定功能中, 右上角之受文者群組設定頁簽, 按新增, 及出現受文者群組設定資料維護畫面 10

12 2. 在群組名稱輸入 " 行政會議組室 ", 再點選選擇群組設定此群組名單資料當按下選擇群組時系統會自動跳出受文者輔助輸入視窗, 點選內部單位, 並按查詢, 即可查出所有內部單位組室名稱, 再設定行政會議應出席組室, 然後按儲存 3. 當您開啟公文製作選項, 製作一份公文內容時, 在正副本欄位中點選群組選擇項, 即出現您所維護的行政會議組室群組選擇 11

13 4. 當您選擇此行政會議組室群組並按確定後, 回到公文內容在正副本欄位中將出現, 您所設定行政會議組室群組之所有組室 ( 七 ) 預設公文流程設定 1. 請至資訊管理選項, 選擇個人資料設定功能中, 右上角之預設流程設定頁籤, 按下新增, 系統會出現預設流程設定維護畫面 12

14 2. 輸入流程名稱採購會辦流程, 按下選擇單位, 畫面出現單位組織樹狀架構圖, 依序選擇要會辦的關卡例如 : 採購會辦流程其會辦順序為 1. 總務處 2. 會計室 3. 院長室, 依序選擇單位後, 按下確定, 畫面出現關卡的清單, 按下儲存, 即可完成預設流程的設定 3. 當您開啟公文製作選項, 製作一份公文內容時, 在流程設定頁簽功能中, 預設流程選單, 點選您所維護增加的採購會辦流程, 並按選擇流程, 即可使用預設流程快速的會簽關卡設定 13

15 ( 八 ) 流程關卡增減上下移動及刪簽作業 1. 減少流程關卡 - 為直接點選欲減簽的會辦單位, 設定為反藍色, 並按刪簽 2. 流程關卡順序改變 - 直接點選欲改變順序的會辦單位, 設定為反藍色, 並按上移下移 3. 如沒有反藍色設定選擇, 則所插入所增加流程關卡, 其系統預設位置為最後一關 4. 如欲插入原關卡中, 則需先將後一關設定為反藍色, 再選擇欲插入單位, 如欲在第 2 關 - 會計室插入人事室, 需將第 2 關 - 會計室設定為反藍色, 再執行插入作業 5. 選擇原先已設定的預設流程, 其關卡增減上下移動及刪簽操作規則, 同上述操作步驟 6. 流程關卡可直接點選設定單位或人員 14

16 四公文製作橫式公文格式一數字用語具一般數字意義 ( 如代碼國民身分證統一編號編號發文字號日期時間序數電話傳真郵遞區號門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字二數字用語屬法規條項款目編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制定修正及廢止案之法制作業者, 應依中央法規標準法法律統一用語表等相關規定辦理三分項標號書寫格式 ( 如下頁 ) 15

17 公文書橫式書寫改革 - 分項標號書寫格式一依據中華民國 89 年 8 月 16 日院頒文書處理手冊第 80 點第 1 項有關一般公文處理時限規定 : ( 一 ) 一般公文 : 1 最速件:1 日 2 速件:3 日 3 普通件:6 日 4 限期公文: (1) 來文或依其他規定訂有期限之公文, 應依其規定期限辦理 (2) 來文訂有期限者, 如受文機關收文時已逾文中所訂期限者, 該文得以普通件處理時限辦理 (3) 變更來文所訂期限者, 須聯繫來文機關確認中文字體及併同分項標號應另列縮格並以全形書寫 ; ()" 以半形為之於中文中使用之標點符號應以全形為之阿拉伯數字外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 16

18 ( 一 ) 公文製作 1. 進入系統後點選公文製作選項, 再選擇需要製作的公文類型格式 ; 以製作一份函為例, 請點選函公文類型, 系統將開啟函公文格式內容欄位 2. 點選函後, 系統將另開公文內容製作視窗, 此視窗包括公文內容 - 公文內容必須輸入相關欄位資訊簽核紀錄 - 公文內容及簽核紀錄顯示及流程設定 - 公文流程會辦關卡設定 17

19 3. 擬辦方式 : 一般不用特別選擇, 僅在紙本函稿列出時, 需要標明擬辦方式 ( 如下圖 ), 才作選擇設定 18

20 4. 傳送型態 : 公文於會簽流程傳送時其傳送方式電子簽核 - 為此份公文以電子流程會簽, 附件應轉為電子附件, 其圖示為電子含紙本 - 為此份公文以電子流程會簽, 附件無法轉為電子附件, 其圖示為紙本簽核 - 為此份公文以紙本方式會簽, 不走系統流程會辦管控作業, 其圖示為 19

21 5. 正副本單位輸入 : 對於正副本單位輸入, 請利用輔助輸入點選正副本單位, 利用全文搜尋功能, 找尋系統中現有機關資料, 若系統無您要搜尋機關資料時, 請以新增紙本單位功能輸入正副本單位 6. 請先分類受文者機關為電子紙本或內部單位, 然後輸入關鍵字再按查詢, 系統將符合關鍵字單位列出, 再選擇您所需正副本單位即可 ** 請注意關鍵字臺灣大學與台灣大學之搜尋差異 20

22 7. 新增紙本單位 : 進入正副本關鍵字查詢畫面, 選擇新增紙本單位功能, 輸入紙本機關必輸入欄位 : 機關名稱地址郵遞區號等欄位, 並按新增注意 ** 注意 : 機關名稱機關地址郵遞區號為必要輸入欄位 21

23 8. 紙本列印會辦單位間距調整 : 如欲在印出的紙本上, 其會辦單位之間的間隔加大, 可以在會辦單位中間多加入一個或多個頓號 22

24 9. 切換至流程設定頁面, 點選選擇單位系統會帶出單位組織樹狀架構, 設定欲會辦流程關卡 ( 如會計室總務處學務處教務處秘書室院長室 - 請依順序點選 ), 會辦關卡可以直接指定到單位或者是個人 23

25 10. 選擇公文列印 24

26 ( 二 ) 電子附件夾帶 ( 注意 : 請先將公文內容儲存後, 再來進行電子附件夾帶的動作 ) 1. 先輸入附件說明 2. 按下電子附件功能鈕, 系統出現附件夾帶的功能視窗 3. 會辦單位亦可夾帶附件 ( 刪除權限為自己夾帶僅能自己刪除 ) 4. 外來文於結案歸檔時相關會辦人員的附件皆歸檔存檔 5. 創稿發文於校稿作業時僅擷取原承辦人的夾帶的附件存檔發文 6. 公文電子附件檔名經文書組發文後, 系統自動會將原檔名 ( 報名表格式.doc) 加發文號 ( ) 後六碼以識別電子交換附件資料經文書組發文後其附件名稱為報名表格式 doc 25

27 7. 附件夾帶順序為 1 瀏覽 2 選定要夾帶的檔案 3 開啟 4 上傳 8. 電子附件命名規則 : 附件檔名長度最長不可超過 7 個中文字或 14 個英文字, 其單一檔案大小不可超過 500kB, 附件總計不超過 1024KB 9. 完成一份附件夾帶後, 系統將出現檔案 2 標籤, 讓使用者繼續夾帶附件, 最多可以夾帶 10 個檔案 26

28 ( 三 ) 流程設定 1. 完成公文內容輸入及電子附件夾帶後, 再切換流程設定頁簽, 設定傳送會辦時流程關卡 2. 利用選擇單位功能, 依序選擇會辦關卡, 如會辦順序為 :1 總務處 2 會計室 3 院長室, 請先選點選總務處再點選會計室, 最後再點選院長室, 再按確定另外, 可以在預設流程清單選擇預設流程 27

29 3. 如選擇會辦關卡其順序有誤, 以上移下移改變其順序或刪簽來刪除其關卡 ( 欲異動會簽關卡, 需要先選擇此關卡設定為反藍 ) 4. 直接將此流程加入最愛, 輸入流程名稱然後確定下次選用時, 即可從預設流程中直接選取到此流程 28

30 ( 四 ) 公文列印與傳送 1. 相關公文內容電子附件及流程關卡輸入設定完畢後, 請您先按儲存, 再按公文列印功能, 系統會自動 PDF Acrobat Reader, 請點選開啟檔案預覽公文內容與格式, 無誤後即可將公文列印出來, 執行後續紙本傳送作業 2. 若按傳送後, 系統將出現此公文是否確定傳送至下一關卡的訊息, 按確定後, 系統會再出現此公文創稿文號資料已送至下一個會辦關卡的資料夾訊息 29

31 五承辦人作業 ( 一 ) 流程公文 ( 不是自己承辦的公文, 是被他人會辦的公文資料夾 ) 類別 : 1. 發文創稿 - 創簽函書函開會通知單令公告內部開會內部公告 2. 收文 - 外來文 ( 函 ) 外來文( 書函 ) 外來文( 開會通知單 ) 外來文 ( 令 ) 外來文( 公告 ) 類型 : 公文於流程傳送時方的方式 1. 電子簽核 - 為此份公文以電子流程傳送不含紙本附件, 其圖示為 2. 電子含紙本 - 為此份公文以電子流程傳送並含紙本附件, 其圖示為 3. 紙本簽核 - 為此份公文以紙本流程方式傳送, 其圖示為到點時間 : 流程關卡中上一關人員執行傳送的時間速別 : 最速件速件普通件 30

32 ( 二 ) 經辦公文 ( 自己承辦的公文未傳送已判行或退回等公文資料夾 ) 類別 : 1. 發文創稿 - 創簽函書函 ( 內部 ) 開會通知單公告內部開會通知內部公告 2. 收文 - 外來文 ( 函 ) 外來文( 書函 ) 外來文( 開會通知單 ) 外來文 ( 令 ) 外來文( 公告 ) 類型 : 公文於流程傳送時方的方式 1. 電子簽核 - 為此份公文以電子流程傳送不含紙本附件, 其圖示為 2. 電子含紙本 - 為此份公文以電子流程傳送並含紙本附件, 其圖示為 3. 紙本簽核 - 為此份公文以紙本流程方式傳送, 其圖示為狀態 : 1. 未簽核 - 原承辦人製作完簽稿或未啟動流程傳送的狀態 2. 退回 - 簽核過程中會辦人員執行退文, 擲回承辦人作業的狀態 3. 未判行 - 簽核過程中最後會辦人員執行傳送且後面已無傳送關卡, 擲回承辦人作業的狀態 4. 判行 - 簽核過程中核判人員執行判行, 擲回承辦人作業的狀態 31

33 經辦作業下各狀態可執行作業功能內部送文書送文書情況刪除存查組結案組發文未簽核 ( 外來 X X X X 文 ) 未判行 ( 收文 ) X X X X O 未簽核 ( 外來文紙本 ) X X O X X 退回 ( 外來文 ) X X X X O 已判行 ( 外來文 ) 傳送作業未掛流程不能傳送退文作業僅能退文登記桌僅能退文登記桌僅能退文登記桌僅能退文登記桌狀態顯示未簽核未判行未簽核退回 X X O X X X 已判行未簽核 ( 發文 ) O X X X 未掛流程不能傳送 X 未簽核未判行 ( 發文 ) X O X X O X 未判行未簽核 ( 發文紙本 ) O O X O X X 未簽核退回 ( 發文 ) O O X X O X 退回已判行 ( 發文 ) X X X O X X 已判行未簽核 ( 對內 ) O O X X 未掛流程不能傳送 X 未簽核未判行 ( 對內 ) X O X X O X 未判行未簽核 ( 對內紙本 ) O O X X X X 未簽核退回 ( 對內 ) O O X X O X 退回已判行 ( 對內 ) X O X X X X 已判行 32

34 ( 三 ) 公文追蹤 ( 自己承辦的公文已傳送且尚未擲回原承辦人的公文資料 ) 類別 : 1. 發文創稿 - 創簽函書函 ( 內部 ) 開會通知單公告內部開會通知內部公告 2. 收文 - 外來文 ( 函 ) 外來文( 書函 ) 外來文( 開會通知單 ) 外來文 ( 令 ) 外來文( 公告 ) 複製 : 自創函稿可執行複製功能, 複製完畢後其資料將放置至經辦公文資料夾下類型 : 公文於流程傳送時方的方式 1. 電子簽核 - 為此份公文以電子流程傳送不含紙本附件, 其圖示為 2. 電子含紙本 - 為此份公文以電子流程傳送並含紙本附件, 其圖示為 3. 紙本簽核 - 為此份公文以紙本流程方式傳送, 其圖示為收發文號 / 創稿文號 : 可連結瀏覽此份公文, 並可查詢目前流程點歷史點及已簽會人員簽核意見未來點的查詢, 原公文列印功能目前流程 : 為目前該公文流程傳送點 33

35 六單位主管作業 ( 一 ) 修改公文內文與填寫簽辦意見 ( 必填 ) 1. 對於自己單位內所自創的簽 / 函稿 ( 非外來文 ), 承辦單位的一二級主管, 有權限修改承辦人所創的簽 / 函稿公文內容 ; 會辦單位的一二級主管無權限修改公文內容僅能填寫簽辦意見 2. 在一二級單位主管的承辦人作業選項下的流程公文功能資料夾, 將出現由承辦人所傳送的公文資料, 一二級主管可至點選該份公文, 依其權限瀏覽或修改公文內容 34

36 3. 點選公文文號可超連結該份公文, 進入公文內容頁籤, 依其權限瀏覽或修改公文內容, 並填寫簽辦意見如為直屬一級單位主管可視其授權代判權限, 將此份公文執行判行權限, 如果執行判行權限, 該份公文後面流程關卡將結束, 直接擲回原承辦人 4. 簽核記錄頁籤, 將顯示在有權限主管關卡所修改的公文內容資料顯示, 會辦過程中相關人員所夾帶的電子附件 35

37 5. 按下顯示簽核紀錄功能鍵, 將顯示會辦流程各關卡會辦人員會辦時間及填寫簽核意見 36

38 ( 二 ) 加減會辦關卡 ( 可選擇單位或人員 ) 1. 可至流程設定頁籤, 可刪簽 ( 依權限 ) 或加簽其它會辦其他單位及人員 ; 例如於會辦秘書室前先加會總務室, 則需先點選秘書室 ( 設定為反藍色後 ), 再利用選擇單位選取總務室關卡, 然後按確定, 即完成插入總務室關卡作業 37

39 2. 將加簽插入總務室放置在秘書室之前, 並先按儲存再按傳送, 公文將送傳下一關卡總務室 38

40 ( 三 ) 退文程序公文在簽會流程中, 任人會辦人員皆可執行退文作業, 請填寫簽辦意見後, 按退文, 該份公文將退回原承辦人 39

41 七公文會辦 ( 一 ) 登記桌作業 / 會辦作業 1. 當會辦關卡選擇為單位時, 公文將傳送至會辦單位登記桌之登記桌作業選項下的會辦作業功能資料夾會辦單位登記桌人員需至會辦作業將公文分文至承辦人員一級單位登記桌有權限分文至二級單位 ( 或人員 ) 2. 選取欲分文公文, 選擇承辦單位承辦人, 按分文該公文將傳送至該承辦人之流程公文資料夾下 40

42 ( 二 ) 會辦單位承辦人員 1. 會辦單位承辦人員, 可至公文內容頁簽, 夾帶電子附件, 在簽核紀錄頁簽, 將顯示會辦單位承辦人員所夾帶電子附件 2. 會辦單位承辦人員至承辦人作業選項流程公文功能資料夾, 點選該公文, 並至填寫簽辦意見及並按上簽功能, 僅將公文傳送其單位二級主管, 而不能加減任何流程關卡 41

43 ( 三 ) 會辦單位二級主管 ( 一級主管 ) 1. 至承辦人作業選項下流程公文資料夾點選公文, 可至公文內容頁簽, 夾帶電子附件, 在簽核紀錄頁簽將顯示會辦二級主管所夾帶電子附件, 並填寫簽辦意見 2. 至流程設定頁簽, 視其單位組織是否再加簽其一級主管或加簽其他會辦單位, 流程確認後, 再按傳送將公文傳送下一關 42

44 八核判作業 1. 核判人員至承辦人作業選項下流程公文資料夾, 點選欲核判公文 2. 可至公文內容修改公文內容, 並填寫簽辦意見後, 並按判行作業結束此公文流程, 該公文將自動擲回原承辦人 43

45 九核判後承辦人作業 1. 系統經核判人員判行後, 公文將自動擲回原承辦人員, 承辦人至承辦人作業選項下經辦公文資料夾, 點選公文已判行公文, 瀏覽此公文會辦過程中相關人員的簽核記錄資料 2. 結束流程公文 ( 狀態為已判行 ) 並執行後續內部存查送文書組結案送文書組發文等結束流程流程作業 44

46 2. 簽核紀錄狀態顯示意義如下 : 待處理 : 為原承辦人製作完簽稿或未啟動流程傳送的狀態串簽 : 為會辦簽核人員執行傳送作業的狀態退回 : 為會辦簽核人員執行退文作業的狀態判行 : 為核判人員執行判行作業的狀態流程結束 : 該公文經核判人員執行判行作業後, 公文擲回原承辦人的狀態登記桌分文 : 外來文經總務處文書組分文給單位登記桌的狀態文書組點收 : 公文於判行後承辦人送文書組結案及發文, 文書組並執行點收作業文書組歸檔 : 公文於文書組執行外來文點收發文辦結作業 45

47 3. 結束公文流程的公文其狀態為已判行訊息, 承辦人員必須點選某筆公文, 並選擇送送文書組結案送文書組發文功能作業, 系統會自動開啟該單位檔號歸類, 請選擇適當檔號後, 按確定, 該份公文將送至文書組辦理後續結案或發文程序 4. 內部創簽或不需發文函稿請選擇內部存查, 以結束該公文流程 46

48 十代理人會辦作業 1. 會辦過程中, 如會辦人員請假, 則代理人在承辦人作業選項下流程公文資料夾中, 將有代理他人的公文資料 ; 下面案例為人事室陳秀怡請假 ( 代理人謝惠珠 )- 謝惠珠帳號登入可看到陳秀怡公文 2. 代理人權限依原會辦人員權限, 如教務長如代理校長, 就擁有校長全部權限 ( 修改公文內容加減關卡及判行權限 ) 3. 會辦人員與代理人同時皆看得到代理期間全部公文, 公文簽辦以先傳送的人員為主 - 陳秀怡帳號登入亦可看到該份公文 47

49 十一登記桌分文作業 ( 外來文 ) 1. 外來文由文書組掛號後再分文給承辦單位, 此類外來文之公文將放置在登記桌作業選項下分文作業功能資料夾下 2. 由其他單位以流程會辦單位的公文, 將放置在登記桌作業選項下會辦作業功能資料夾下 48

50 3. 單位登記桌人員, 選取某份外來文並選擇承辦單位及承辦人, 按下簽收並分文功能, 公文將自動傳送至承辦人的承辦人作業選項下經辦公文功能資料夾 4. 如果該份外來文業務非本單位所承辦, 需將該份文退文給文書組重新分文 ; 退文作業為選取該份外來文, 並按下退文功能 5. 一級單位登記桌有權限分文至二級單位 ( 或人員 ) 49

51 十二承辦人外來文會辦作業 ( 一 ) 外來文退文作業 1. 承辦人在自己經辦公文資料夾下, 可以瀏覽文書組或登記桌所直接分文的外來文, 請注意相關限辦時效 2. 如果察覺該公文不是您該承辦的, 請直接點選該公文, 按退文改分功能該公文將直接退回文書組或上一關登記桌 50

52 ( 二 ) 外來文會辦作業 1. 直接點選該公文, 可切換至公文內容頁簽夾帶電子附件簽核紀錄頁簽瀏覽整份公文資料, 並填寫簽辦意見 2. 流程設定頁簽, 設定此份公文欲會辦傳送流程關卡後續會辦流程同自創函稿作業 51

53 十三公文查詢 ( 一 ) 公文查詢作業 1. 進入公文查詢 / 歷史公文查詢選項中, 點選欲查詢公文類別, 再鍵入收發文日期或創稿日期區間並按開始查詢, 將出現所有已結案內部存查或送文書組發文或結案公文資訊 2. 承辦人可依所選擇各項查詢條件, 重複查詢各類資料 52

54 ( 二 ) 公文複製作業 1. 設定不同查詢條件, 帶出不一樣查詢結果, 點選複製欄位, 系統會依據原公文內容複製一份不同創稿文號新的公文 2. 可重修改公文內容與流程設定, 並執行後續會辦作業 53

一使用前環境設定 : 1. 公文系統系統網址 :https://edoc.asia.edu.

55 一使用前環境設定 : 1. 公文系統系統網址 : 2. 安全憑證安裝 : 2.1 登入公文系統, 會顯示此安全憑證警告, 請點選繼續瀏覽此網站 1

56 2.2 要選是非安全性項目, 選擇是 2

57 2.3 點選網址列旁憑證錯誤的訊息, 然後檢視憑證 3

58 2.4 點選安裝憑證 4

59 2.5 下一步 5

60 2.6 將憑證放入以下的存放區, 瀏覽存放區選擇信任的憑證授權, 然後確定 6

61 2.7 點選完成 7

62 2.8 選擇是 8

63 2.9 匯入成功訊息 9

64 3. 信任網站以及快顯封鎖設定 : 3.1 設定信任網站及安全層級 : 在 IE 工具 / 網際網路選項中, 安全性頁籤中, 點選信任網站, 將電子公文網址輸入, 然後按新增 * 請注意, 信任網站要輸入的網址, 為公文系統網址列上實際的網址 10

65 11 輸入公文系統網址

66 3.1.2 信任網站 / 自訂層級, 所關 Active X 以及下載檔案設定在停用的控制項都勾啟用, 之後確定 12

67 3.2 允許快顯視窗 : 在隱私權頁籤, 快顯封鎖程式設定值中, 輸入公文系統網址後新增完畢後確定輸入公文系統網址 13

68 3.3 網際網路工具列 : MSN 或者 Google 的 Toolbar 預設有封鎖快顯視窗的功能, 建議移除以免影響公文系統使用移除方式,IE 瀏覽器的功能列檢視 / 工具列將外掛的工具打勾取消 14

69 4. 軟體安裝 : 如果您的系統沒有 Acobat Reader 請至公文系統 / 資源下載中安裝 5. 清除暫存檔 : 在 IE 工具列 / 網際網路選項, 一般頁籤中, 刪除 Cookie 刪除檔案 15

6. 個人資訊維護 : 6.1 登入後, 請至資訊管理 / 個人資料設定, 維護您的個人資料 6.1.1 先確認已建立的帳號名字部門職稱等資料是否正確, 聯絡電話例(06)313-6588, 分機 ( 例 3531 不用加轉 ) 傳真等資料請填入 6.

70 6. 個人資訊維護 : 6.1 登入後, 請至資訊管理 / 個人資料設定, 維護您的個人資料先確認已建立的帳號名字部門職稱等資料是否正確, 聯絡電話例(06) , 分機 ( 例 3531 不用加轉 ) 傳真等資料請填入電子郵件信箱請務必使用學校提供的信箱, 以免到件通知無法寄達, 如果沒有學校電子郵件信箱, 請儘速向資訊中心提出申請後填入 16

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