<4D F736F F F696E74202D20B0EAA5DFA4A4BFB3A46ABEC7A4BDA4E5BC67A740ACE3B2DFC1BFB871205BB0DFC5AA5D205BACDBAE65BCD2A6A15D>

Transcription

1 國立中興大學 103 年度公文寫作講義 前臺南縣政府行政管理室主任 國立嘉義大學教育學系 國家文官學院公文講座 邱忠民講述 中華民國一 三年六月十七日

2 大專校院計畫申請公文範例 範例一 : 教育部 - 上行文 主旨 : 檢陳本校 計畫書 1 式 3 份, 請 准予撥款補助, 敬請 鑒核 說明 : 依 鈞部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例二 : 科技部 - 平行文主旨 ; 檢送本校 系 ( 所 ) 教授 申請貴會 計畫書 1 式 3 份, 請查核 說明 : 依據貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 參與貴 ( 機關 機構名稱機構名稱 ) 計畫 ( 案號 :000) 投標計畫書 1 式 3 份 投標廠商聲明書及相關評選文件各 3 份, 請查照辦理

3 大專校院計畫經費請款公文範例 範例一 : 教育部 - 上行文 主旨 : 檢陳本校 103 年度 計畫 核定補助款, 設備費新臺幣 126 萬 2,789 元整統一收據 1 紙 設備經費彙整表 1 份, 敬請核撥 範例二 : 科技部 - 平行文 主旨 : 檢送貴部補助本校 103 年度 專題研究計畫 第 1 期款計新臺幣 126 萬 2,789 元整統一收據 1 紙 請款明細表 1 份及 專題研究計畫補助合約書 1 份, 請查收惠撥 說明 : 依據本校 103 年度 專題研究計畫補助合約書 第 00 條規定辦理 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 教授 偕同貴 ( 機關 機構名機構名稱 ) 合作之 計畫 第 3 期委託經費計新臺幣 126 萬 2,789 元整統一收據 1 紙, 請查收惠撥

4 大專校院計畫展延及變更申請公文範例 範例一 : 教育部 - 上行文 主旨 : 檢陳本校 系 ( 所 ) 教授 主持 計畫 之 展期及 變更申請對照表 1 式 3 份, 請准予展延至 000 年 00 月 00 日, 敬請說明 : 本案因 ( 原因 ), 影響計畫之進行, 依該計畫第 00 點規定申請展期 範例二 : 科技部 - 平行文 核示 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 教授 主持 計畫 ( 編號 : ) 之 展期及變更申請對照表 1 式 3 份, 請惠允見復 說明 : 本案因 ( 原因 ), 影響計畫之進行, 依該計畫第 00 點規定申請展期 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 教授 主持 計畫 之 展期及 變更申請對照表 1 式 3 份, 擬將研究期限展延至 000 年 00 月 00 日, 請惠 允見復 說明 : 本案因 ( 原因 ), 影響計畫之進行, 依該計畫第 00 點規定申 請展期

5 大專校院計畫經費收支報告結案 公文範例 範例一 : 教育部 - 上行文 主旨 : 檢陳本校 計畫經費收支報告表 1 式 3 份, 敬請 說明 : 依 核備結案 鈞部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例二 : 科技部 - 平行文 主旨 : 檢送貴部補助本校 研究計畫 ( 編號 : ) 經費收支報告表 1 式 3 份, 請查收惠予結案 說明 : 依據貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 教授主持 計畫經費 收支報告表 1 式 3 份, 請查收惠予結案 說明 : 依據貴機關 ( 構 )103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理

6 大專校院邀請專家學者經費申請補助 公文範例 範例一 : 科技部 - 平行文 主旨 : 為本校 系 ( 所 ) 擬於 103 年 00 月 00 日至 00 日邀請 國 大 學 教授 來臺演講, 請惠允撥款補助, 請查照 說明 : 檢附 國 大學 教授 來臺演講費用明細表 1 份 範例二 : 勞動部 - 平行文 主旨 : 為本校 系 ( 所 ) 教授 因研究需要, 擬聘請 籍 先生為博士後研究員, 請惠允核給工作許可證, 請查照 說明 : 先生之專長為, 訂於本 (103) 年 00 月 00 日至本校 ( 系 ) 所進行學術研究交流 0 年 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文 主旨 : 為本校擬邀請 國知名學者 博士 來校訪問, 並參與 研討會, 請惠予補助經費, 請查照 說明 : 檢附 國 博士 來臺訪問期間費用明細表 1 份

7 大專校院邀請專家學者經費核銷 範例一 : 科技部 - 平行文 公文範例 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 邀請 博士 來臺演講補助費支出憑證 1 冊 成果報 告 3 份暨同意函 1 份, 請查收惠核 說明 : 一 依據貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 二 博士 來臺補助項目含來回機票款新臺幣 00 萬 0,000 元, 日酬金 0 天 新臺幣 00 萬 0, 元, 總計新臺幣 00 萬 0, 元整, 詳如支出憑證 範例二 : 其他不相隸屬機關 ( 構 ) - 平行文 主旨 : 檢送本校 系 教授申請 說明 : 貴 ( 機構 ) 補助於本 (103) 年 00 月 00 日 至 00 月 00 日止, 赴 ( 國名 ) ( 城市名 ) ( 機構 ) 講學經費支出相關資料如說明二, 請查收惠核 一 依據貴 ( 機構 )103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 二 檢附支付方式通知單 接受公款補助經費報告表 講學心得報告 領據暨核 銷單據 ( 含旅行社代收轉付收據 機票票根 證照影本及旅遊平安保險收據 等 ) 各 1 份

8 大專校院學生赴國外研討會申請 經費補助公文範例 範例一 : 科技部 - 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 碩 ( 博 ) 士生 申請 出國研究計畫 相關資料如說明三, 請惠允撥款補助, 請查照 說明 : 一 依據貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 二 補助計畫編號 : 三 檢附研究計畫補助經費第 0 期款計臺幣 00 萬 0, 元整統一收據 1 紙 請領明細表 博士生赴國外研究合約書暨 證明書各 1 份 範例二 : 科技發展基金會 - 平行文 主旨 : 為本校 系 ( 所 ) 碩 ( 博 ) 士班研究生 應邀於本 (103) 年 00 月 00 日赴 參加 會議, 並在會中發表論文, 請惠允撥款補助, 請查照 說明 : 檢附邀請函暨所需經費預算明細表各 1 份 範例三 : 教育文化基金會 - 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 博士生 出席國際學術會議相關表件 1 份暨論文摘要 3 份, 請惠允撥款補助, 請查照 說明 : 依據 貴會獎助助理教授暨博士班出席國際學會議申請辦法辦理

9 大專校院教師赴國外研討會申請 經費補助公文範例 ( 一 ) 範例一 : 教育部 - 上行文 主旨 : 為本校 系 ( 所 ) 教授 應邀於本 (103) 年 00 月 00 日至 00 說明 : 日赴 ( 國名 ) ( 城市名 ) 參加 國際研討 會, 並在會中發表論文, 請准予補助相關費用, 敬請鑒核 一 旨揭國際會議訂於本年 00 月 00 日至 00 月 00 日在 ( 國名 ) ( 城市名 ) 舉行, 教授 向該會提出之論文已獲接受, 並將安排在大會中發表, 本案未向其他單位申請補助 二 檢附 教授 申請書 論文發表接受證明文件 擬發表之論文影 本 近 0 年內代表著作 邀請函暨大會日程表各 1 份

10 大專校院教師赴國外研討會申請 經費補助公文範例 ( 二 ) 範例一 : 科技部 - 平行文 主旨 : 為本校 系 ( 所 ) 教授 應邀於本 (103) 年 00 月赴 說明 : ( 城市名 ) 參加 國際研討會, 並在會中發表論文, 請惠允撥款補助, 請查照 一 旨揭國際會議訂於 103 年 00 月 00 日至 00 日在 國 城市舉行, 教授 向該會提出之論文已獲接受, 並將安排在大會中發表 二 檢附 教授 會議申請書 個人資料表 論文被接受函 大會議程 擬發表之論文 分類號及關鍵詞表 授權書暨著作目錄等各 1 份

11 大專校院教師赴國外研討會申請 經費補助公文範例 ( 三 ) 範例二 : 科技發展基金會 - 平行文 主旨 : 為本校 系博士後研究 研究員 訂於本 (103) 年 00 月 00 日 說明 : 赴 ( 國名 ) 參加 會議, 並在會中發表論 文, 請惠允撥款補助, 請查照 一 旨揭國際會議訂於本 (103) 年 00 月 00 日至 000 年 00 月 00 日, 在 ( 國名 ) ( 城市名 ) 舉行, 研究員 向該會提出之論文已獲接受, 並將安排在大會中發表 二 檢附 研究員 申請書 被推薦者資料表 著作目錄 博士論 文摘要 推薦函 國際會議議程表 論文發表接受函 會議完整 論文暨其他相關研究資料等各 1 份

12 大專校院學生赴國外研討會 範例一 : 科技部 - 平行文 經費核銷公文範例 主旨 : 檢送本校 ( 所 ) 博士班研究生, 申請貴會獎助博士班研究生赴 ( 國名 ) 研究 之國外出差旅費報告表 支出憑證黏存單各 1 份暨新臺幣 00 萬 0, 元整統一收據 1 紙, 請查收惠核 說明 : 依據貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例二 : 科技發展基金會 - 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 博士生 赴 國參加 研討會 機票票根 旅行業代收轉付收據 核准函影本 出差旅費報告表 出席國際學術會議報告各 1 份, 請查收惠核 說明 : 依據貴會 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例三 : 其他不相隸屬機關 ( 構 )- 平行文 主旨 : 檢送本校 系 ( 所 ) 碩 ( 博 ) 士班研究生 申請出國研究計畫 之研究 相關資料 ( 如附件 ), 請查收惠核 說明 : 依據 貴機關 ( 構 )103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理

13 大專校院教師赴國外研討會 範例一 : 教育部 - 上行文 經費核銷公文範例 主旨 : 檢陳本校 系 ( 所 ) 教授 應邀至 ( 國名 ) ( 城市 說明 : 依 名 ) 參加 研討會 之補助經費計 新臺幣 00 萬 據影本各 1 份, 敬請 0,000 元整統一收據 1 紙, 機票票根影本 註冊費收 核備 鈞部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 範例二 : 科技部 - 平行文 主旨 : 檢送本校 系 教授 參加於 ( 國名 ) ( 城市名 ) 舉行之 國際研討會 機票票根 旅行業代收轉付收據 註冊費收據 出差旅費報告表 核准函影本及出國會議報告資料各 1 份, 請查收惠核 說明 : 依據 貴部 103 年 00 月 00 日 字第 號函辦理

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 公文寫作常見的缺失 未認清公文之行文系統 不熟悉各行款製作方法 不明瞭各公文結構體系 公文用語規範引用錯誤 公文書寫數字用法錯誤 法律統一用字用語錯誤 公文文末簽署用印錯誤 不知曉正副本機關全銜 公文使用錯別字未訂正

28 寫出好公文的五把鑰匙 一 認清發文機關與受文者之關係 ( 即行文系統 ) * 上行文 * 平行文 * 下行文 * 斜行文二 瞭解公文本文之內容結構 ( 即主旨說明辦法 ) * 主旨 = 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 * 說明 = 引據 + 申述 + 歸結 ( 三段式論證法 ) * 說明 = 事實 + 原因 + 結果 ( 因果關係法 ) 三 嫻熟公文專門用語用字規範 * 起首語 * 稱謂語 * 期望語 * 引述語 * 經辦語 * 論斷語 * 請示語 * 准駁語 * 抄送語 * 附送語 * 結束語四 遵守法律統一用字 用語及數字使用原則用語及數字使用原則 * 法律統一用字 * 法律統一用語 * 公文書橫式寫數字使用原則 * 公文標點符號用法 五 語言簡潔 字少而精, 儘量朝向 簡淺的文言文 濃縮的白話文 邁進

29 公文行文系統簡圖 上行文 行政院 教育部 立法院司法院考試院監察院 平行文 各大學中興大學其他部會 斜行文 下行文 所屬各院 所 系 處 室 組

30 公文行文系統解說 上行文 下級機關對所屬上級機關有所請求 或報告時使用 平行文 同級機關或不相隸屬機關間行文時 使用 下行文 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時使用 斜行文 不同級機關且不相隸屬機關間行文 時使用 申請書 民眾對機關間之申請及答復時使用

31 國立中興大學公文行文系統 國立中興大學 總統 上行呈 國立中興大學 行政院 上行函 國立中興大學 教育部 上行函 國立中興大學 立法院 司法院 考試院 監察院 斜行函 國立中興大學 行政院所屬各部 會 署 總處 平行函 國立中興大學 審計部 考選部 銓敘部 保訓會 斜行函 國立中興大學 最高法院 高等法院 地方法院 斜行函 國立中興大學 所隸屬各院 處 系 所 下行函 國立中興大學 所隸屬各委員會 中心 組 小組 分處 下行函 國立中興大學 所屬教 職 員 工及學生 下行函 國立中興大學 各公 私立大專院校 中 小學 平行函 國立中興大學 各研究機構 平行函 國立中興大學 各公司行號 民間團體 自然人 平行函 國立中興大學 各直接轄市政府 縣 ( 市 ) 政府 平行函 國立中興大學 各直接轄市議會 縣 ( 市 ) 議會 平行函

32 行文系統之區別實益 稱謂語 上行文 - 稱 鈞 如 : 國立中興大學對教育部稱 鈞部 平行文 ( 同級 )- 稱 貴 如 : 國立中興大學對各大專院校稱 貴校 平行文 ( 不相隸屬 )- 稱 貴 如 : 國立中興大學對內政部稱 貴部 下行文 - 稱 貴 如 : 國立中興大學對所屬各處 室稱 貴處 貴室 貴室 斜行文 - 稱 大 如 : 國立中興大學對立法 司法 監察等院稱 大院 民眾 - 稱 臺端 如 : 國立中興大學對學生家長 所屬員工稱 臺端 上行文 - 用 檢陳 平行文 - 用 檢送 起首語 下行文 - 用 檢發 或 檢附 檢附 ; 亦可用 檢送 如 : 國立中興大學對行政院 教育部用 檢陳 如 : 國立中興大學對各大專院校 各縣 ( 市 ) 政府用 檢送 如 : 國立中興大學對所屬各處 室用 檢附 亦可用 檢送 期望語 上行文 - 用 請鑒核 請 備查 請 察照 平行文 - 用 請查照 請 察照 請 查照惠辦 下行文 - 用 請查照 請 照辦 請 轉行照辦 斜行文 - 用 請詧照 如 : 國立中興大學對教育部用 請鑒核 請察照 如 : 國立中興大學對各大專院校 各部 會 各縣 ( 市 ) 政府用 請查照 請查照惠辦 如 : 國立中興大學對所屬各處 室用 請查照 希照辦 如 : 國立中興大學對立法 司法 監察等院用 請詧照

33 公文行文系統區別實益 - 稱謂語 上行文 對有隸屬關係之上級機關稱 鈞 如 : 國立中興大學對教育部稱 鈞部 ; 對行政院稱 鈞院 平行文 對平行機關稱 貴 或對無隸屬關係之機關稱 貴 如 : 國立中興大學對其他各級學校稱 貴校 ; 對教育部以外之其他部 會稱 貴部 貴會 對人民稱 臺端 ( 行政院文書處理手冊 十八 ( 三 )5. 已修訂台端為臺端 ) 如 : 國立中興大學對學生家長稱 臺端 斜行文 對無隸屬關係但較高級之機關稱 大 如 : 國立中興大學對監察院稱 大院 ; 對監察院審計部稱 大部 國立中興大學對司法院稱 大院 ; 對司法院所屬各級法院稱 大院 國立中興大學對考試院稱 大院 ; 對考試院考選部 詮敘部稱 大部 下行文 對有隸屬關係之下級機關稱 貴 如 : 國立中興大學對所屬各處 室 組稱 貴處 貴室 貴組 長官對部屬稱 臺端 ( 行政院文書處理手冊 十八 ( 三 )5. 已修訂台端為臺端 ) 如 : 國立中興大學或校長對所屬各院長 系主任 教授 員工稱 臺端

34 公文行文系統區別實益 - 期望語 上行文 文案須經有隸屬關係之上級機關審查 核定及函復時 - 用請鑒核 請核示 請釋示 請核備 文案僅係報有隸屬之上級機關知悉毋庸審查核定及函復 - 用請備查 請察照 請鑒察 平行文 因無上下隸屬或監督關係故無實質審查權及核定權 - 用請查照 請查照惠辦 請查照惠允 請查明見復 斜行文 對無上下隸屬關係但較上級機關 - 用請詧照 下行文 - 用請查照 希照辦 請轉行所屬照辦 希辦理見復

35 公文行文系統區別實益 - 引述語 上行文 接獲有隸屬關係之上級機關或首長之公文, 於引述時用 : 奉 如: 奉交研議 ; 或奉鈞院 函辦理 奉悉 如: 鈞長 0 月 0 日手諭奉悉 ; 或鈞院 函奉悉 平行文 接獲平行機關或對無隸屬關係之機關或首長之公文, 於引述時用 : 准 如 : 准依貴會 函申請設立案辦理 敬悉 如: 貴府 0 年 0 月 0 日 函敬悉 下行文 接獲有隸屬關係之下級機關或首長之公文, 於引述時用 : 據 如: 據貴里辦公處申請 君列入低收入戶案辦理 已悉 如 : 貴里辦公處申請增設路燈一案已悉 申請函 陳情書 電子信箱 接獲人民申請 陳情 電子信函, 於引述時用 : 接悉 如: 臺端 0 年 0 月 0 日致本縣縣長電子信函接悉

36 公文行文系統區別實益 - 附送語 上行文 對有隸屬關係之上級機關致送資料文件用 : 檢陳 附陳 抄陳 平行文 對平行機關致送資料文件用 : 檢送 附送 抄送 下行文 對有隸屬關係之下級機關致送資料文件用 : 附 檢附 檢發 檢發 抄發 亦得使用 檢送 附送 抄送

37 公文行文系統區別實益 - 簽署與用印 上行文 呈 ( 對總統 ) = 職全銜 + 姓名 + 職章 如 : 國立中興大學行文總統 = 國立中興大學校長 + 李德財 + 職章 上行函 ( 對上級 ) = 職銜 + 姓名 + 職章 如 : 國立中興大學行文教育部 行政院 = 校長 + 李德財 + 職章 平行文 斜行文 蓋機關首長職銜簽字章 如 : 國立中興大學行文行政院國家科學委員會 = 校長李德財 ( 簽字章 ) 如 : 國立中興大學行文立法院 司法院 考試院 = 校長李德財 ( 簽字章 ) 下行文 下行函 - 蓋機關首長職銜簽字章 如 : 國立中興大學行文所屬各院 所 系 處等 = 校長李德財 ( 簽字章 )

38 公文結構體系 ( 一 )

39 公文結構體系 ( 二 )

40 公文結構體系 ( 三 ) 公文整體結構 檔號及保存年限 發文機關及文別 地址及聯絡方式 受文者 發文日期 發文字號 速別 密等及解密條件 附件 主旨 說明 辦法 正本 副本 簽署及用印 函 = 主旨 + 說明 + 辦法 簽 = 主旨 + 說明 + 擬辦公文本文結構 公告 = 主旨 + 依據 + 公告事項 公文內容結構 主旨 = 起首語 + 主要意旨 + 期望語 說明 = 引據 + 申述 + 歸結 說明 = 事實 + 原因 + 結果 辦法 = 計畫 + 執行 + 考核

41 公文結構 - 整體結構 ( 行款 ) 本別 (16 號字 ) 檔號 :(10 號字 ) 保存年限 :(10 號字 ) 機關全銜 ( 文別 )(20 號字, 置中 )( 會銜公文機關排序 : 主辦機關 會辦機關 ) 機關地址 :(12 號字 )( 會銜列主辦機關, 令 公告不須此項 ) 承辦人 : (12 號字 ) 電話 :(02) - (12 號字 ) 傳真 :(12 號字 ) 電子信箱 :(12 號字 ) 郵遞區號 ( 數字依郵局規定 ) 地址 :(12 號字 ) 受文者 :( 令 公告不須此項 )(16 號字 ) 發文日期 :(12 號字 ) 發文字號 :(12 號字 )( 會銜機關排序 : 主辦機關 會辦機關 ) 速別 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 密等及解密條件或保密期限 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 附件 :(12 號字 )( 令不須此項 ) 本文 :(16 號字 )( 令 : 不分段 但人事命令可例外 公告 : 主旨 依據 公告事項三段式 函 書函等 : 主旨 說明 辦法三段式 ) 正本 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 副本 :(12 號字 )( 如有含附件者, 方要註明 : 含附件或含 附件 ) 署名或蓋章戳 (16 號字 ) 會銜公文 : 按機關排序蓋用機關首長簽字章令 : 蓋用機關印信 機關首長簽字章公告 : 蓋用機關印信 機關首長簽字章函 : 上行文 - 署機關首長職銜姓名蓋職章平 下行文 - 機關首長職銜簽字章書函 一般事務性之通知等 : 蓋機關 ( 單位 ) 條戳頁碼 (10 號字 )

42 公文結構 - 內容結構 ( 本文 ) 受文者 : 函 地址 :00000 市 區 路 00 號聯絡人 : 聯絡電話 : 轉 0000 傳真電話 : 電子信箱 :0000@000.edu.tw 檔號 : 保存年限 : 發文日期 : 中華民國 101 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 ( 字數不可超過 個字 ) 說明 : 一 ( 寫引據 - 寫出辦理本案之原因 - 係依據來函 法令 計畫 會議決議 簽呈 前案 理論 研究結果 媒體報導 等 ; 如無前述則寫事實, 即現況描述 - 就本案之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述 ) 二 ( 寫申述 - 分析利弊因素 ) 三 ( 寫歸結 - 發文機關見解 ) 四 ( 如欲要求副本收受者作為時其配合方法 ) 五 ( 如有附件時列於說明最後一項, 並應列明附件之名稱及數量 ) 辦法 :( 向受文者提出具體要求或作法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 上行函 - 蓋職章 ; 平行函 下行函 - 蓋簽字章 )

43 公文本文內容結構檔 受文者 : 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 函 號 : 保存年限 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 說明 : A 式 ( 三段式論證法 = 引據 + 申述 + 歸結 ) B 式 ( 因果關係法 = 事實 + 原因 + 結果 ); 一 A 式寫引據 B 式寫事實 二 A 式寫申述 B 式寫原因 三 A 式寫歸結 B 式寫結果辦法 :( 行政三聯制法 = 計畫 + 執行 + 考核 ) 一 計畫 ( 成立 組織 + 訂定 計畫 ) 二 執行 ( 如何加強訓練 ) 三 執行 ( 如何擴大宣導 ) 四 考核 ( 如何稽考 獎懲方法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 簽字章 )

44 公文主旨內容結構 - 起首語寫法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨開頭所用的發語詞 起首語 適用範圍 備註 關於 有關 為 函轉 上行文 平行文 下行文 檢陳 謹查 茲有檢送 經查 茲經 函詢 上行文適用 平行文適用 檢附 檢發 檢送 所詢檢發檢送下行文適用 制定 ( 法律 ) 訂定( 法規命令 行政規則 ) 修正 廢止 核釋特任 任命 茲聘 僱 公布 ( 法律 ) 發布 ( 法規命令 行政規則 ) 適用 下行文 ( 人事命令 ) 適用

45 公文主旨內容結構 - 期望語寫法檔號 : 保存年限 : 函 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 受文者 : 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞 上行文期望語平行文期望語下行文期望語 請 鑒核 ( 請求上級審查並決定准否辦理 執行 ) 敬請 核示 ( 請求上級審核並指示方法以便遵行 ) 請查照 請察照 ( 請求同級機關或不相隸屬機關知悉 ) 請 詧照 ( 請不相隸屬但地位較高之機關知悉, 如行政院對立法院 司法院 監察院 ) 請 查照 ( 請下級機關知照 知悉 ) 希照辦 希切實照辦 ( 請下級機關知悉後, 並照案辦理 ) 請備查 敬請核備請查照辦理 請查照惠辦請轉行照辦 ( 請求上級知悉並歸檔留供查考 ) 請 察照 ( 請求上級知悉其已依照辦理 ) 為表示尊敬, 請字之前得加 敬 字 期望語要挪抬 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其依照辦理 ) 請 查照惠允 請查明惠復 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其查明後回復 ) 為表互相尊重, 請字前得加 惠 字 期望語要挪抬 ( 請下級機關轉行所屬照案辦理 ) 請 辦理見復 ( 請下級機關照案辦理, 並作後續報告答復 ) 為表指揮監督關係請字得改為 希 字 期望語可挪抬, 亦可不挪抬

46 公文說明內容結構 - 三段式論證法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 說明 : ( 三段式論證法 = 引據 + 申述 + 歸結 ) 一 寫引據 = 即寫出本案公文行文之主要依據, 引據方法有依據法令 依據會議決議 依據來文及依據前案等 依據來文及依據前案等二 寫申述 = 係依引據而加以詳細申述意見或理由, 使下文得以歸結 申述宜就事論事, 據理說明, 措辭精當, 層次分明, 前後 連串, 論斷謹嚴 三 寫歸結 = 係就本案公文表明態度, 提出總結, 如重要影響 處理辦法或己見

47 公文說明內容結構 - 因果關係法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 說明 :( 因果關係法 = 事實 + 原因 + 結果 ) 一 寫事實 = 係就本案目前所發生的社會事實加以描述, 本項起首語常 用 邇來 二 寫原因 = 寫出之所以造成上述社會事實的原因, 本項起首語常 用 究其原因, 乃 三 寫結果 = 寫出因上述原因, 所造成的重要結果

48 公文辦法內容結構 - 行政三聯制法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 發文日期 : 中華民國 102 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 說明 : A 式 ( 因果關係法 = 事實 + 原因 + 結果 ); B 式 ( 三段式論證法 = 引據 + 申述 + 歸結 ) 辦法 :( 行政三聯制法 = 計畫 + 執行 + 考核 ) 一 計畫 ( 寫成立 專案 搶救 應變 研究 考核 宣導小組, 及訂定 計畫 措施 方案 對策 標準作業程序等 ) 二 執行 ( 寫執行方法 - 如 : 加強平時 定期 專業訓練或召開研討會 檢討會 座談會 觀摩會等 ) 三 宣導 ( 寫宣導方法 - 如 : 利用媒體 各種會議宣導等 ) 四 考核 ( 寫考核方法 - 如 : 要求下級機關將成果陳報 述明上級機關將監督 考核 稽查方式 要求下級機關提改善意見 管考辦法 怠於處理 不作為之懲處方式或違 者移送法辦等 )

49 公文簽辦方式 須簽辦毋庸發文 種類 - 內部簽 外部簽大簽 ( 制式簽 ) 形式 - 三段式簽 條列式簽便簽 ( 便箋 ) 小簽角簽 ( 簡簽 ) 簽稿會核單 收文 會辦單 須簽辦且須發文 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽

50 簽 簽的種類 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 簽的種類 大簽凡案情較重要與複雜或因業務需要而主動簽辦案件, 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦 大簽種類 三段式簽 條列式簽 內部簽 外部簽 小簽凡案情較簡單或對來文之處理案件, 不使用制式用紙, 僅直接 於來文空白角落處, 以條列式或敘述式簽辦處理意見 小簽種類 角簽 便簽 便箋 簡簽 簽稿會核單 簽辦單 會辦單

51 三段式簽 大簽之種類 ( 一 ) 於 簽 字及 簽辦單位 為之下, 採用 主旨 說明 擬辦 等三段式結構製作 擬辦 因屬案情較重要與複雜或業務需要而主動簽辦案件, 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦 條例式簽 於 簽 字之下, 緊接著以條列式一. 二. 三 等敘述 本著 引據 + 申述 + 歸結 之要旨用一 二 三 四 的條列方式來表達 製作要領 一 敘明案由 + 次就 二 有關事項予以說明 + 接著 三 提出擬辦意見 + 最後 四 期望語 條列式之簽因無主旨段, 故其期望語或目的語置於簽之最後一條

52 內部簽 大簽之種類 ( 二 ) 機關內部單位簽辦案件之簽 ( 又稱為內簽 ) 屬於簽給本機關內部單位主管或首長裁示之簽, 依各機關分層負責授權之規定核決, 簽末不必敘明 敬陳 長官 字樣 外部簽 下級機關首長對直屬上級機關首長之簽 ( 又稱為外簽 ) 屬於對外發出之上行文, 文末用 敬陳 長官 字樣, 如有正副首長, 排列順序依位階之低高而上下排列, 且不書其姓或名字 有幕僚長者後加 轉陳 外部簽宜比照一般文稿處理, 即簽經首長裁示後另行繕發, 並編列發文日期及字號, 按一般發文程序辦理, 原簽之稿則予存檔備查

53 簽 大簽的本文 ( 內容 ) 結構 中華民國 000 年 00 月 00 日於 單位 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 ( 有關 關於 為辦理 簽擬 敬陳 )+ 本案 +( 簽請核示 ) 說明 : 一 依據 來文機關及文號 手諭 ( 奉交下 ) 會議提示 業務需要 事實 計畫 方案 報導 ( 引據 ) 二 陳述現況及問題 ( 申述 ) 三 分析利弊因素 ( 申述 ) 四 承辦單位見解 ( 歸結 ) 五 如需動支經費, 請列明預算科目及數額 ( 經費 ) 六 如有補充說明或需其他單位配合請列明 ( 補充 ) 七 如有附件請列明附件名稱及份數 ( 附件 ) 擬辦 : 本 案於奉核後, 將如何 辦理 ( 提出具體可行方案 )

54 大簽之製作方法 ( 一 ) 大簽 主旨 的結構 主旨 : 什麼事 + 如何做 ( 不分項,50-60 字內敘畢 ) 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 大簽 主旨 的作法 主旨 : 有關 一案, 簽請鈞參 主旨 : 為辦理 一案, 簽請核示 主旨 : 敬陳 計畫, 簽請鑒核

55 大簽之製作方法 ( 二 ) 大簽的起首語 有關 關於 為辦理 敬陳 大簽的期望語 簽請鑒核 ( 簽報長官瞭解並作決定 ) 簽請核示 ( 提出擬辦意見給長官核定 ) 簽請鑒察 ( 將辦理情形簽報長官瞭解 ) 簽請鈞閱 ( 檢陳有關資料, 請長官過目 ) 簽請核閱 ( 檢陳有關資料, 請長官過目 ) 簽請鈞參 ( 提供長官參考 )

56 大簽之製作方法 ( 三 ) 大簽的 說明 結構 說明 : 一 首先敘明來文機關及文號 ( 如無來文, 則說明簽本案的主要依據 ) ( 引據 ) 二 陳述事實現況或問題 ( 申述 ) 三 利弊因素分析及法規依據 ( 申述 ) 四 提出承辦單位見解及如何辦理 ( 歸結 ) 五 如需動支經費, 其預算科目及數額 ( 經費 ) 六 如有補充說明或需其他單位配合請列明 ( 補充 ) 七 如有附件請列明所檢附附件之名稱及數量 ( 附件 )

57 大簽之製作方法 ( 四 ) 大簽的 擬辦 作法結構 提出具體可行方案 ( 即提出本案之具體處理方式 ), 供長官核裁 擬辦 : 是否可行 + 擬請鈞長核示 ( 錯誤 ) 擬辦 : 本案於奉核後 + 將如何處理 ( 正確 ) 擬辦 : 本計畫於奉核後 + 將如何處理 ( 正確 ) 擬辦 : 奉核可後 + 將如何處理 ( 正確 )

58 大簽之製作方法 ( 五 ) 大簽的 擬辦 作法舉例 擬辦 : 本案於奉核後, 函報縣府核轉交通部申請經費補助 擬辦 : 本計畫 ( 方案 ) 於奉核後, 影印分送各課室遵照辦理 擬辦 : 奉核可後, 發函請各部會 縣 ( 市 ) 政府派員參加 擬辦 : 奉核可後, 發函該公司於 00 年 00 月 00 日前辦理簽訂契約手續及繳納履約保證金, 違者將依政府採購法第 101 條第 1 項第 7 款予以處分

59 小簽之種類 小簽之種類 角簽 = 一般存參 ( 存查 副本 ) 或案情簡單之文件, 直接於來文第 1 頁空白角落處, 以條列式或敘述式簽擬處理意見 便簽 = 凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時, 可使用便條紙以 便簽 簽擬後, 置於來文之上, 上角訂妥並加蓋騎職名章後送判行 便箋 = 凡於簡單案情之簽擬 單位間之洽商與回復或受會意見之表示時使用 簡簽 = 凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時, 可使用 簡簽表 簽擬後, 置於來文之上加蓋職名章後送判行 簽稿會核單 = 凡簽擬意見需會簽較多單位表示意見, 且文內無適當位置可供撰擬時, 使用 簽稿會核單 簽擬後簽擬後, 置於來文之上加蓋騎職名章後送判行 簽辦單 = 凡來文中無適當位置可供簽擬, 或需會簽相關單位表示意見時使用 簽辦單 簽擬後, 置於來文之上加蓋職名章後送判行 會辦單 = 凡會銜公文需會簽其他機關表示意見, 或需會簽其他機關加註發文字號及簽署用印時使用 會辦單 簽擬 簽擬

60 小簽(簡單存查案件簡單存查案件)之製作要領 擬 : 一 敘明案由 ( 本案係 ) 如 : 一 本案係 社區發展協會函請補助經費新台幣 元, 以利辦理社區觀摩聯誼活動 二 相關事項逐一說明 ( 經查 案查 復查 ) 如 : 二 經審核該協會辦理該項活動, 對推動社區總體營造並無實質助益 如 : 三 復查本所未編列是項預算, 故無法核撥經費 三 提出擬辦意見 ( 奉核後 將如何辦理 ) 如 : 四 奉 核後擬予以婉復

61 小簽(重大複雜案件重大複雜案件)之製作要領 擬 : 一 案情來源 ( 如 : 本案係 ) 二 問題關鍵 ( 如 : 案查 ) 三 法令依據 ( 如 : 查依據 法第 條規定 ) 四 事實理由 ( 如 : 經查 ) 五 可能產生之作用及影響 ( 如 : 惟 ) 六 承辦人意見 ( 如 : 奉核後 將如何辦理 ) 七 請求語 ( 如 : 敬請核示 )

62 小簽之製作方法 決行者之批示語 同意語 1. 准 可 發 如擬 照准 准如所擬 如擬辦理 如擬辦理如承辦員擬 如課長擬 悉 閱 2. 只蓋章或簽名而不簽意見 駁回語 1. 不准 緩議 再議 駁回 未便照准 應毋庸議 著毋庸議 2. 不蓋章 不簽名 不表示意見 OK YES NO ( 附理由 ) Go ahead Go a head? 半照准?

63 公文之本別 ( 一 ) 稿本 - 為對外發文前所撰擬之草稿, 經簽署 核判 發文後所留下之公文稿, 置於文別後, 以夾註號填 ( 稿 ) 字, 字體大小以標楷體 20 號字 簽署以機關首長職銜之右僅書 姓, 名字則以 表示, 即 ( 姓 + ) ( 稿圈圈 ) 正本 - 指發文給直接作為或必須回應之機關 團體或個人列為正本 本別原則免列出本別原則免列出, 如欲列出, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 正辦 ) 副本 - 指發文給間接相關或必須暸解本案之機關 團體或個人列為副本, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 副知 )

64 公文之本別 ( 二 ) 抄本 - 指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本, 毋庸蓋印信或章戳, 故無須於正 副本欄位下另列抄本款 但須註明於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 ( 抄己 ) 影本 - 指將正本或副本影印留作查考, 毋庸蓋印信或章戳, 但須由使用人於文面空白處加註 本影本與正 ( 副 ) 本相符 後, 蓋私 ( 職 ) 章確認 ( 影相符 )

65 簽稿之製作方法 - 概述 簽 為幕僚處理公務表達意見, 以供上 級瞭解案情, 並作出抉擇之依據 稿 為擬發公文之草本, 撰擬後應依各 機關規定程序核判後發出 簽稿之撰擬方式 : 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽

66 簽 簽稿之製作方法 - 簽與稿之關係檔號 : 保存年限 : 中華民國 000 年 00 月 00 日於資訊管理處 主旨 : 為辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 簽請核示 說明 : 一一 依據 公文橫式書寫資訊作業實施計畫 第五點實施方式暨推動時程之 ( 三 ) 辦理 二 擬訂於 101 年 7 月 日假公文交換 G2B2C 服務中心辦理二場次研習營, 擬辦 : 奉核可, 擬函請各部會 縣市政府派員參加, 簽稿並陳, 敬請核示 受文者 : 發文日期 : 中華民國 101 年 6 月 30 日發文字號 : 研會資字第 號速別 : 最速件 行政院研究發展考核委員會函 ( 稿 ) 地址 :10106 臺北市中正區濟南路一段 2-2 號 6 樓聯絡方式 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 議程資料 1 份主旨 : 本會訂於本 101 年 7 月 日分梯次辦理 推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 惠請派員參加, 請查照 說明 : 一 依據 公文橫式書寫資訊作業實施計畫 第五點實施方式暨推動時程之 ( 三 ) 辦理 二 檢附本次研習營議程資料詳如附, 請貴機關依規定梯次指派文書 檔案主管人員及研考 資訊主辦人員各一名, 至電子化公文入口網 ( 最新消息中, 點選 推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 填寫報名資料 正本 : 總統府第二局 行政院秘書處 立法院秘書處 司法院秘書處 考試院秘書處 監察院秘書處 行政院各部會行處局署暨省市政府 各縣市政府副本 : 檔案管理局 本會資訊管理處 公文 G2B2C 資訊服務中心 資訊工業策進會電子商務研究所 傑印資訊股份有限公司 精融網路科技股份有限公司 敦陽科技股份有限公司 ( 均含附件 )

67 簽稿之製作方法 - 先簽後稿 制 ( 訂 ) 定或修正或廢止法令 政策或重大興革 尚無結論 重要人事, 或其他須先行簽請核示之案件, 應先簽准後, 再依簽辦公文稿發文 先簽後稿之案件種類如下 : 制定 訂定 修正 廢止法令案件 有關政策性或重大興革案件 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 擬提決策會議討論案件 重要人事案件 其他性質重要必須先行簽請核定案件 應於稿面加註 先簽後稿

68 簽稿之製作方法 - 簽稿併陳 文稿內容須另作說明或析述, 依法准駁而案情特殊, 或限期辦理不及先行請示之案件 此時將簽與文稿同時陳閱, 方便長官瞭解案情, 據以判發, 以提升公文處理效率, 稱為簽稿併陳 簽稿併陳之案件種類如下簽稿併陳之案件種類如下 : 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 須限時辦發不及先行請示之案件 應於稿面加註 簽稿併陳

69 簽稿之製作方法 - 以稿代簽 案情簡單, 文稿內容已明, 勿須另作說明, 或例行承轉之案件 此時直接辦稿陳核判後繕發, 不須另行上簽者, 稱為以稿代簽 以稿代簽之案件應在來文註明 以稿代簽 後承辦員蓋章即可, 兩紙並陳, 公文稿依程序陳核判發 其種類如下 : 一般案情簡單案件 例行承轉之案件 應於稿面加註 以稿代簽

70 發文機關全銜之製作方法 發文機關要標明全銜, 不得用簡銜 發文機關全銜置於文首中央位置, 置中, 字體放大 (20 號標楷體 ) 會銜公文之全銜, 由左而右, 先主辦後會辦, 中間加頓號 機關全銜較長, 如一列無法敘畢, 得以二列平均置中 機關全銜字型用大寫, 不得用簡寫 總統名義對外發文應標為 總統令 或 總統咨 人民之申請函或陳情書僅標為 申請函 或或 陳情書 即可

71 文別之製作方法 文別為 令 呈 咨 函 公告 書 函 簽及開會通知單 文別置於發文機關全銜之後, 中間留 間距, 字體放大 (20 號標楷 體 ) 總統 令 立法院 咨 臺灣臺南高等法院檢察署 函

72 地址與聯絡方式之製作方法 地址與聯絡方式上下併成二排, 置於機關全銜及文別之下, 從文面中間向右橫式延伸至最右 ( 從中 ) 字體稍小 (12 號標楷體 ) 地址款名加冒號後書寫郵遞區號 5 碼及地址 ( 縣市 鄉鎮市區 路段巷弄號 ) 段 巷 弄 號 樓 室前之數字用阿拉伯數字書之 聯絡方式冒號後書寫承辦人 電話 傳真 , 得全列或擇列, 亦得續列或並列 會銜公文僅列主辦機關 ( 即排列第一個機關 ) 之地址與聯絡方式 令 公告或開會通知單不須書此款名

73 郵遞區號及地址之製作方法 本款係為配合開窗口之公文封套而 設 上下並列由最左至右書寫, 字體稍 小 (12 號標楷體 ) 如 :54071 南投縣南投市光明路 1 號 如以公文電子傳輸, 本款可省略

74 受文者之製作方法 受文者置於郵遞區號及地址之下, 由最左至右書寫, 字體稍大 (16 號標楷體 ) 受文者為多數時之製作 - 撰擬公文稿 : 得全部列出或如 本縣各鄉, 鎮 ( 市 ) 公所 本市各國中小學校 如正 副本單位 或 如行文單位 - 正式發文時 : 應單一逐列各機關 團體或人民之全銜或姓名 - 國家考試時 : 得書如 部 會 行 處 局 署 或 縣 ( 市 ) 政府 受文者要書受文機關之全銜, 不得用簡銜 如為人民, 則書姓名後, 加 先生 女士 或 君 如有職銜者, 應先書其 姓 再加 職銜 ( 如部長 校長 教授 ) 後書 名字, 如王院長金平 賴市長清德 汪教授明生 公 ( 發 ) 布令及公告, 不須此款

75 發文日期之製作方法 公文應記明國曆年 月 日 ( 公程 6I) 年份以 中華民國 紀元為準, 日期以 年 月 日記載, 數字以阿拉伯數字 ( 英數字半形 ) 書寫, 如 : 中華民國 000 年 00 月 00 日 發文日期置於受文者之下, 字體稍小 (12 號標楷體 )

76 發文字號之製作方法 機關公文, 應記明發文字號 ( 公程 6Ⅱ) 發文字號 : XXX 字第 號 3 字代表機關前三碼中間 7 碼最後 1 碼 及單位代字為年度為流水號為分支稿號 發文字號字體稍小 (12 號標楷體 ), 數字以阿拉伯數字 ( 英數字半形 ) 製作 會銜公文, 各機關發文字號併列, 先主辦後會辦 人民之申請函或陳情書不須此款

77 速別之製作方法 ( 一 ) 速別得分為 : 最速件 速件 普通件 限期公文, 不得有自創如 : 特急件 急速件 火急件 限期公文 : 指來文主旨或依其他規定訂有期限之公文, 應依其規定期限辦理 速別係指希望受文機關辦理之速度, 應確實考量案件性質, 填列 最速件 速件 或 普通件 ( 以往速別如為普通件則應留空免填列普通件 ; 文書處理手冊 修正如為普通件仍應填列普通件 ) 令及公告不須此款

78 公文處理時限 速別之製作方法 ( 二 ) 一般公文 : 最速件 ( 限 1 日 ) 速件( 限 3 日 ) 普通件( 限 6 日 ) 不包括收文當日, 扣除例假日 限期公文 : 依來文所示期限辦畢, 不包括收文當日, 但不扣除例假日 來文訂有期限, 不能按期辦結時應於預定結案日前先行協調通知來文機關, 如來文機關同意更改處理期限, 毋庸辦理展期 ; 如不同意, 承辦人員應依規定辦理展期 來文訂有期限者, 如受文機關收文時 已逾 文中所定期限者, 該文得以 普通件 處理時限辦理

79 公文展期之申請 速別之製作方法 ( 三 ) 案件經詳細檢討, 預計不能於規定時間內辦結時, 承辦人 應在屆滿處理時限以前, 報請 權責主管 核准展期, 每次以 10 日為限 歷次展期日累計超過 30 日以上 者, 應報請 機關首長或幕僚長 核准 辦理展期之公文已逾期案件列計 公文會簽會核時限 : 最速件 (1 小時 ) 速件 (2 小時 ) 普通件 (4 小時 ) 公文夾顏色 : 最速件 ( 紅色 ) 速件 ( 藍色 ) 普通件 公文夾顏色 : 最速件 ( 紅色 ) 速件 ( 藍色 ) 普通件 ( 白色 ) 機密件 ( 黃色 )

80 密等及解密條件或保密期限之製作方法 ( 一 ) 應保守秘密之 一般公文, 其制作 傳遞 保管, 均應以 密 件處理之 ( 公程 12) 國家機密 等級區分為 絕對機密 極機密 機密 ( 國保法 4) 絕對機密 ( 洩漏後使國家安全或利益遭受非常重大損 害 ) 極機密 ( 洩漏後使國家安全或利益遭受重大損害 ) 機密 ( 洩漏後使國家安全或利益遭受損害 ) 解密條件, 如 本案 0 個月後解密 附件抽存後解密 公布後解密

81 密等及解密條件或保密期限之製作方法 ( 二 ) 保密期限 ( 國保法 11) - 絕對機密, 不得逾 30 年 - 極機密, 不得逾 20 年 - 機密, 不得逾 10 年 如非密件, 則在本段名加冒號後留空, 不必填列 普通 非密件 非密件 無 等字樣 本段字體稍小 (12 號標楷體 ) 令及公告不須此款

82 附件之製作方法 附件應註明附件名稱及數量 ; 附件在兩種以上時, 應冠以數字 ( 公程 10) 例如 : 附件 :1. 會議議程表 1 件 2. 交通路線圖 1 件 如於公文主旨或說明段最後一項已詳述附件名稱及數量時, 則附件欄可註明 見主旨 如主旨 見說明二 如說明七 不可只填 如文 或 隨文 如無附件, 於本段冒號後 留空, 不必填列 無 附件字體稍小 (12 號標楷體 ) 令不須此款

83 主旨之製作方法 ( 一 ) 主旨是全文的精要, 在表明行文的目的與 期望, 文字應力求具體扼要 言簡意賅 主旨段不分項 ( 一文一事原則 ), 文字不要 太多, 最好在 字內敘畢 字體稍大 (16 號標楷體 ) 實務上, 案情簡單可用 主旨 一段完成 者, 勿硬性在分割為二段 三段

84 主旨之製作方法 ( 二 ) 主旨於敘明行文目的後, 緊接 期望語, 如 請鑒核 請察照 請查照 或 請照辦, 期望語不分上行文 平行文 下行文, 均要挪抬 得視需要酌用 敬 謹 ( 上行文 - 以示尊敬 ) 希 ( 下行文 - 具訓飭作用 ) 概括之期望語如 請鑒核 請查照, 應列入 主旨 段最後, 不在 辦法 段內重複 條列式 之 書函 或 簽, 期望語列於最後一項 訂有辦理答復之期限者, 應在 主旨 段敘明, 此即 限期公文

85 主旨之製作方法 ( 三 ) 主旨的結構 主旨 : 什麼事 + 如何做 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 ( 言簡意賅, 最好不要超過 50 或 60 個字 )

86 主旨之製作方法 ( 四 ) 主旨的作法舉例 主旨 : 檢陳 計畫書, 請惠准撥款補助, 謹請鑒核 主旨 : 檢送 中華民國 101 年政府行政機關辦公日曆表 1 份, 請查照轉知 主旨 : 有關公務人員可否請休假或事假自費赴國外短期進修疑 義, 復如說明, 請查照 主旨 : 關於 作業辦法第 0 條規定適用疑義一案, 復請查照 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應, 請轉知所 屬機關學校照辦 主旨 : 所報 職務加給表 修正草案一案, 請照核復事項 辦辦理 主旨 : 修正 要點 部分規定, 並自即日生效, 請查照

87 主旨之製作方法 ( 五 ) 上行文 - 奉 - 茲 - 敬呈 ( 總統 ) - 奉交下 - 茲有 - 謹呈 ( 總統 ) - 關於 - 茲因 - 謹陳 ( 上級 ) - 有關 - 茲經 - 檢陳 ( 上級 ) - 敬陳 ( 長官 ) - 簽陳 ( 長官 ) 平行文 下行文 - 查 - 據 - 經查 - 有關 - 有關 - 關於 - 關於 - 為 - 為 - 所詢 - 准 - 檢發 ( 下行 ) - 依 - 檢附 ( 下行 ) - 所函 - 檢送 ( 下行 ) - 檢送 ( 平行 ) 法規公 ( 發 ) 布用語 - 令 - 制定 ( 法律用 ) - 公布 ( 法律用 ) - 訂定 ( 法規性命令 行政規則用 ) - 發布 ( 法規性命令 行政規則用 ) - 修正 ( 通用 ) - 廢止 ( 通用 ) - 核復 ( 一般性答復用 ) - 核釋 ( 解釋性規定用 ) 人事命令用語 - 令 - 特任 - 茲派 - 僱 - 茲聘 - 茲僱 - 僱用 - 特派 - 任命 - 派 - 聘

88 期望語 主旨之製作方法 ( 六 ) 上行文 平行文 下行文 - 請 鑒核 - 請 察核 - 請 核備 - 敬請 核示 - 謹請 釋示 - 請 裁示 - 請 核准辦理 - 請 備查 - 請 察照 - 請 鑒察 - 請 查照 - 請 察照 - 請 詧照 ( 地位較高 ) - 請 查照惠辦 - 請 查照惠允 - 請 查照惠復 - 請 查明見復 - 請 查照備案 - 請 查照轉告 - 請 同意見復 - 請 惠允見復 - 請 查照惠予同意 - 請查照 - 希照辦 - 希切實照辦 - 請辦理見復 - 請查明見復 - 請查照轉告 - 請轉行照辦 - 請轉知所屬照辦

89 說明之製作方法 ( 一 ) 案情必須就事實 來源或理由, 作較詳細之敘述時, 無法於 主旨 段內容納時, 用 說明 段說明 段名可改為 經過 原因 等名稱 說明如無項次, 文字緊接段名冒號後書寫, 如分項條列, 應另列空一格 ( 另列縮格 ) 書寫為一 二 三,( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3,(1) (2)(3) 字體稍大 (16 號標楷體 ) 說明 段分項條列內容過於繁雜, 或含有表格型態時, 應列表作為附件 如要求副本收受者作為時, 請在 說明 段述明 如有附件, 請在 說明 段最後一項列明附件名稱及份數

90 說明之製作方法 ( 二 ) 分項標號使用原則 : 一 分段項目符號應另列縮格以全形書寫為一 二, ( 一 ) ( 二 ),1 2,, (1) (2), 括弧 "()" 以半形為之 二 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 三 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 範例 主旨 :ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明 : 一 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 二 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 一 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 二 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 1 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 2 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (1)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (2)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 甲 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 乙 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 三 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 三 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ

91 說明之製作方法 ( 三 ) 說明的結構 說明一 : 引據 ( 依據 - 來函 法令 計畫 會議決議 簽呈 前案 理論 研究報告 媒體報導 ) 說明二 : 事實 ( 現況描述 就案情之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述 ) 說明三 : 原因 ( 分析利弊因素 ) 說明四 : 結果 ( 發文機關見解 ) 說明五 : 補充 ( 要求副本或其他單位配合之事項 ) 說明六 : 附件 ( 有附件時說明最後一項, 請列名附件 之名稱及數量 )

92 說明之製作方法 ( 四 ) 被動公文 ( 復文或轉文 ) 依據來文機關 ( 鈞府 貴會 臺端 )0 年 0 月 0 日 xxx 字第 號 ( 函 申請函 陳情書 ) 辦理 主動公文 ( 創稿 ) - 引據文號 ( 相關機關來文字號 ) - 引據法令 ( 現行有效的法令 ) - 引據計畫 ( 施政計畫 00 計畫 ) - 引據會議決議 ( 第 00 次行政院院會 00 年 0 月 0 日 000 協調會議 ) - 引據簽呈 ( 上級長官交辦事項, 經簽請核准後 ) - 引據前案 ( 以前處理過的案子 ) - 引據理論 ( 專家學者之理論或研究報告 ) - 引據報導 ( 重要權威媒體或雜誌之報導 ) - 引據事實 ( 目前所發生重大 眾所皆知之事實 )

93 引據之製作方式 全引 : 將全部抄引 說明之製作方法 ( 五 ) 節引 : 即重要部分用引號原文照錄, 不重要文字用刪節號 表達, 因此不得刪改原文 撮引 : 將撮要簡述, 於文首加 略以 略開 略云 略稱 略謂 等文字 可刪改原文, 但不能變更原意 單引 : 一文只引敘一件法條或文號 複引 : 一文輾轉連引多件法條或文號 簡引 : 僅引敘來文日期 發文字號 文別 案由或附件, 不引正文

94 說明之製作方法 ( 六 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 一 ) 全引 : 將全部抄引 例如 : 說明一 : 查公務員服務法第 14 條第 1 項規定 : 公務員除法令所規定外, 不得兼任他項公職或業務 其依法令兼職者, 不得兼薪及兼領公費

95 說明之製作方法 ( 七 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 二 ) 節引 : 即重要部分用引號原文照錄, 不重要文字用刪節號 表達, 因此不得改原文 例如 : 說明 : 一 查公務員服務法第 14 條第 1 項規定 : 公務員除法令所規定外, 不得兼任他項公職或業務

96 說明之製作方法 ( 八 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 三 ) 撮引 : 將撮要簡述, 於文首加 略開 略云 略稱 略以 略謂 略稱 略以 略謂等文字 可刪改原文但不能變更原意 例如 : 說明 : 一 查本部 95 年 11 月 10 日部法一字第 號書函意旨略以, 公務員以專家身分兼任政府機關任務編組之職務, 尚無違反公務員服務法第 14 條第 1 項規定

97 說明之製作方法 ( 九 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 四 ) 單引 : 一文只引敘一件 例如 : 說明 : 一 依行政院 101 年 5 月 10 日院臺忠字第 號函辦理 一 依身心障礙者權益保障法第 38 條之 1 規定辦理

98 說明之製作方法 ( 十 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 五 ) 複引 : 一文輾轉連引多件 同時引用法規及文號時 : 先法規後文號 同時引用法規時 : 法律 > 法規命令 > 行政規則 同時引用文號時 :1. 最上級機關 > 上級機關 > 本機關 2. 同一機關 - 先發文 > 後發文 3. 不同機關 - 後發文引先發文 例如 : 說明 : 旨揭函與 中央政府機關員額管理辦法 中央各 中央各機關學校事務勞力替代措施推動方案 本院 91 年 7 月 1 日院授人企字第 號 94 年 1 月 18 日院授人地字第 號及 94 年 10 月 11 日院授人企字第 號函有關工友不得新僱之規定未合, 爰予停止適用

99 說明之製作方法 ( 十一 ) 說明一的作法 引據的方式 ( 六 ) 簡引 : 僅只引敘來文日期 發文字號 文別 文別案由或附件, 不引正文 例如 : 說明 : 一 依據本局 100 年 2 月 9 日局地字第 號函訂之 100 年度兼任兼辦人事人員研習計畫 玖 各機關配合事項 - 之 ( 七 ) 辦理 一 依據貴府 100 年 3 月 28 日府都綜字第 號函送 100 年 3 月 23 日臺南市都市計畫委員會第 1 次會議紀錄, 審議案件第 3 案決議事項辦理

100 說明之製作方法 ( 十二 ) 定與訂之慣用語 制 定 如 : 茲 制定 環境教育法, 公布之 訂 定 如 : 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 特 訂定 本原則 明 定 如 : 查收受副本者, 公文程式條例第 9 條已 明定, 應視副本之內容為適當之處理 核 定 如 : 經簽擬 核定 之公文, 應於發文或辦結後予以銷號

101 說明之製作方法 ( 十三 ) 定與訂之慣用語 所 定 如 : 依公文程式條例 所定 機關公文傳真作業辦法第 3 條規定 詳 定 如 : 各機關應就其主管業務, 分別 詳定 應保密事項之具體範圍 另 定 如 : 各機關對於本辦法所規定之事項, 得 另定 辦法 定 之如 : 本法施行細則, 由行政院 定之

102 說明之製作方法 ( 十四 ) 定與訂之慣用語 新 訂 如 : 依 新訂 農業基本法規定, 農業應肯定及尊重農民多功能價值的貢獻, 增進農民福祉 增 訂 如 : 公文之分項標號小小標 (1) () 後的書寫方式, 各機關得視實際要自行 增訂 擬 訂 如 : 區域計畫法施行細則, 由內政部 擬訂, 報請行政院核定之 訂頒 如: 各機關辦理公文電子交換事宜, 其電腦化作業應依行政院 訂頒 之相關規定行之

103 辦法之製作方法 ( 一 ) 辦法係向受文者提出 具體作法, 段名可因內容改為 建議 請求 擬辦 核示事項 等 辦法段如無項次, 文字緊接段名冒號後書寫, 如分項條列, 應另列空一格書寫 字體稍大 (16 號標楷體 ) 辦法中, 其分項內容過於繁雜, 或含有表格型態時, 應列表作為附件

104 辦法之製作方法 ( 二 ) 辦法的製作方式 向受文者提出如何做或怎麼做 向受文者提出具體請求事項 向受文者提出擬辦事項 向受文者提出建議事項 向受文者提出核復事項 向受文者提出核示事項

105 正本之製作方法 正本係給直接或須作為 回應的對象, 必須全部逐一填列 正本應寫全銜, 但對自己單位得書簡 銜 字體稍小 (12 號標楷體 ) 令及公告或開會通知 ( 出席者 列席者 ) 不須此款

106 副本之製作方法 副本係指和本案無直接關係, 但必須瞭解案情而與本案有間接關聯性者 公文本文之左上角須註明 副本 副本款字體稍小 (12 號標楷體 ) 要求副本收受者作為時, 請先在 說明 段內敘述 公文含附件者, 其附件原則不給副本單位, 如需給予, 請在 副本機關名稱後面夾註號註明 含附件 或 含 附件 對上級機關, 儘量以不行使副本為宜 為留底做檔案, 得加發副本給自己單位, 但須排在最後 如無副本收受者, 則於副本加冒號後留空, 不填 無 令及公告不須此款

107 署名及蓋章戳之製作方法 ( 一 ) 機關公文依法應副署者, 由副署人副署之 ( 憲 37. 公程 3Ⅱ) 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位主管署名 蓋職章, 其效力與蓋用該機關印信之公文同 ( 公程 3Ⅲ ) 機關公文以電報 電報交換 電傳文件或其他電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署 ( 公程 3VI) 機關首長出缺由代理人代理首長職務時, 其機關公文應由首長署名者, 由代理人署名 ( 公程 4I)

108 署名及蓋章戳之製作方法 ( 二 ) 機關首長因故不能視事, 由代理人代行首長職務時, 其機關公文, 除署首長姓名註明不能視事事由外, 應由代行人附署職銜 姓名於後, 並加註代行二字 ( 公程 4Ⅱ) 人民之申請函, 應署姓名 蓋章, 並註明性別 年齡 職業及住址 ( 公程 5) 公文之簽署, 先依機關分層負責辦法之規定, 決定決行層級 文末首長簽署, 於敘稿時, 為簡化起見, 首長職 銜之右僅書 姓, 名字則以 表示, 即 姓 +

109 署名及蓋章戳之製作方法 ( 三 ) 簽署原則在公文稿或公文之首頁下方, 簽署原則由左而右, 由上而下簽署, 分成三排, 左排為承辦單位, 中間為會辦單位, 右排為決行者 承辦單位及會辦單位於簽註意見後蓋職名章並押日期 ( 如 0420/ 1530) ;最後決行者必須親署姓名並押日期以示負責 只蓋章, 不簽意見與只寫 如擬 之效力相同, 即表示同意該案 若該案違法, 仍無法因未簽述意見而規避責任 每件公文不管是承辦或是會辦, 不管是基層或主管, 均應看清文意 審察詳盡, 再依法理簽擬具體意見, 千萬不可盲從蓋章或簽名 送會單位較多時, 請填列機關簽稿會核單, 置於簽稿之上隨同附送

110 署名及蓋章戳之製作方法 ( 四 ) 簽署原則 : 由左而右, 由上而下 形式一 : 承辦人承辦科 ( 組 ) 長單位核稿單位副主管單位主管 形式二 : 承辦單位 ( 分機 : ) 批示 ( 第層決行 ) 承辦人 科 ( 組 ) 長 核稿秘書 主任秘書 單位核稿 次 長 單位副主管 次 長 單位主管部長

111 書函之製作方法 ( 一 ) 書函之使用時機 於公務未決階段, 需要磋商 徵詢意見或協調時使用 機關處理簡單性 例行性 固定性 通報性的公文時使用 政府機關答復簡單案情時使用 寄送普通文件 書刊於行文時使用 一般聯繫 查詢等事項行文時使用

112 書函之製作方法 ( 二 ) 書函的結構分為 三段式 或 條列式 本文結構 三段式書函比照函之作法, 本文以 主旨 說明 辦法 三段式敘述 條列式本文結構不分主旨 說明 辦法直接於 附件 欄位下以一 二 三 條列式敘述, 期望語置於最後一項

113 書函之製作方法 ( 三 ) 一般採取條列撰寫較簡便, 但對上級機關首長行文宜採三段式 書函的文字用語都比照一般的函 被動公文 ( 復文或轉文 ), 條列式第一條通常敘述來文日期 字號 所附附件 簡要事由等文字, 再加上 奉悉 ( 上行文 ) 敬悉 ( 平行文 ) 已悉 ( 下行文 ) 接悉 ( 人民 ) 等接件語, 至於目的期望語置於最後一項 以機關或單位名義發文, 文末蓋 機關或單位條戳

114 書函之製作方法 ( 四 ) 書函與函之區別 使用時機 函於公務已達成熟階段時使用 書函於公務尚在磋商 試探階段時使用 受文對象 函受文者大多為 機關 書函受文者大多為 個人 行文系統 函行文系統需受層級限制 書函可直接行文, 不受層級限制 署名用印 函之上行文蓋機關首長職章, 平行 下行文蓋簽字章 書函蓋機關條戳

115 公告之製作方法 ( 一 ) 適用時機 公告為各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定對象宣布週知時使用 適用方式 張貼各機關公布欄 ( 應署機關首長職銜簽字章 + 機關印信 ) 刊登在報章媒體或政府公報 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 刊載於機關電子公布欄 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 如需機關處理者, 得另行函送

116 公告之製作方法 ( 二 ) 公告之適用範圍 對公眾宣布事項並有所勸誡 工程招標或物品採購 ( 得用定型化格式, 免用三段式 ) 法規命令之訂定與修正草案之預告 法規命令之廢止 法人 團體 公司 企業之設立 變更或註 ( 撤 ) 銷登記 公告之本文結構 三段式 主旨 + 依據 + 公告事項 二段式 主旨 + 依據 一段式 主旨 主旨 + 依據 + 說明 主旨 + 公告事項

117 公告之製作方法 ( 三 ) 公告分段要領 主旨 主旨 = 公告 + 本案 ( 簡要敘述公告的目的或要求 ) 主旨段不要出現 請查照 或 特此公告周知 等期望語 依據 依據 = 引據有關法規及條文名稱或 機關來函 ( 不敘來文日期 ) 有兩項以上 依據 者, 每項應冠數字並分項條列, 另列縮格書寫, 先法規後來函文號 依據段中不須出現 依依 規定辦理 等文字 公告事項 將公告內容分項條列冠以數字另列縮一格書寫 公告內容僅就 主旨 段作補充說明事實經過或理由者, 本段改用 說明 為段名 公告如另有附件 附表 簡章等文件時僅說明參閱 文件, 公告事項內不必重複敘述

118 公告之製作方法 ( 四 ) 公告之行款製作 公告之行款毋庸製作 受文者 速別 及 速別 密等及解密條件或保密期限 如有附件時, 請列 附件 欄 得列 副本 欄, 另以 函 發送, 以免相關疏忽未見公告, 造成權益受損 兩個以上機關, 共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為 會銜公告 會銜公告, 發布機關名稱先主辦後會辦排列, 使用同一發文日期, 各機關發文字號併列, 蓋用各機關印信及首長職銜簽字章

119 公文寫作用語用字 一般公文用語用字 1. 起首語 2. 稱謂語 3. 引述語 4. 經辦語 5. 准駁語 6. 請示語 7. 期望語 8. 附送語 9. 抄送語 10. 結束語 法律統一用語 中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議認可 公文寫作 用語用字 法律統一用字 中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議及第 78 會期第 17 次會議認可 公文書橫式書寫數字使用原則 自 94 年 1 月 1 日起全面適用

120 法律統一用字表 用字舉例統一用字錯誤用字說明 公布 分布 頒布布佈 佈 字已含 人 在內 徵兵 徵稅 稽徵徵征徵指國家召集 ; 征指出兵征伐 部分 身分分份不可計數用分, 如本分 部分 身分證 可計數用份, 如 1 份 2 份 帳 帳目 帳戶帳賬賬是帳的俗字 韭菜韭韮韮是韭的俗字 礦 礦物 礦藏礦鑛礦與鑛自古並用, 指銅 鐵 璞石等 釐訂 釐定釐定釐厘厘是釐的俗字 使館 領館 圖書館館舘舘是館的俗字 穀 榖物 榖 谷 穀是糧食的禾木植物之總稱, 如五穀 谷是兩山間之流水道, 如谷底 山谷 行蹤 失蹤 蹤 踪 踪是蹤的俗字

121 法律統一用字表 用字舉例統一用字錯誤用字說明 妨礙 障礙 阻礙礙碍碍是礙的俗字 賸餘賸剩剩是賸的俗字, 賸是用有餘之意 占 占有 獨占占有占佔佔是占的俗字 牴觸 牴抵 牴 是 觸 也 ; 抵 是 推 也 雇員 雇主 雇工雇僱名詞用 雇 僱 僱用 聘僱僱雇動詞用 僱 贓物 贓 臟 贓 指貪污受賄所得的財務 臟 指內臟器官的統稱 黏貼 黏 粘 一從黍, 一從米 ; 從黏較多 計畫 畫 劃 名詞用 畫 如 : 年度計畫 企畫書 策劃 規劃 擘劃劃畫動詞用 劃 如 : 規劃辦理 策劃成立 蒐集蒐搜蒐是聚集 ; 搜是索求, 如搜查 搜尋 菸葉 菸酒菸煙菸由菸草採葉烘烤製成故用菸

122 法律統一用字表 用字舉例統一用字錯誤用字說明 儘先 儘量儘盡儘當動詞解作極盡, 如儘先 儘量 麻類 亞麻麻蔴蔴是麻的俗字 電表 水表表錶錶是表的俗字 當副詞解作任憑 不加限制, 如儘管 盡當動詞解作全力用出, 如盡力 盡責任當副詞解作都 全, 如盡人皆知 盡數收回 擦刮刮括刮是拭擦 除去, 如刮垢 刮目相看刮目相看 括是包容, 如包括 概括 ; 又作搜求, 如搜括 拆除 拆 撤 拆是打開 分散, 如拆卸 拆除 拆夥 拆散 撤是免除 取回, 如撤銷 撤職 撤除 撤換 磷 硫化磷磷燐磷是化學非金屬元素 ; 燐是化學元素, 如燐火 貫徹徹澈徹是貫通 自始至終, 如透徹 徹頭徹尾 澈底澈徹澈是水清見底, 如澈底 清澈 祇祇只副詞 並 並 并 並 = 同 位置相等 ( 形 ), 一齊 共同 完全 ( 副 ), 和 ( 連 ); 并 = 合 ( 動 ), 并州 ( 名 ) 聲請 聲 申 對法院用 聲請

123 法律統一用字表 用字舉例統一用字錯誤用字說明 申請申聲對行政機關用 申請 關於 對於於于于為於的古字, 今統一用於字 給與與予給與實物 給予 授予予與給予名位 榮譽等抽象事項 紀錄紀記名詞用 紀錄 記錄記紀動詞用 記錄 事蹟 史蹟 遺蹟蹟跡蹟指功業 前人或事務的遺痕, 如古蹟 蹤跡跡蹟跡指腳印 痕跡, 如足跡 跡象 蹤跡 糧食糧粮粮是糧的俗字 覆核覆複覆核係指由上級再審核一遍 復查復複復查係指由原單位或當事人再審查一遍 複驗複復複驗係指由不同單位或機關多方審驗

124 法律統一用語表 統一用語 說 明 設 機關 如 : 教育部組織法 第四條 : 教育部設左列各司 處 室 置 人員 第九十八條 如 : 司法院組織法 第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任, 不寫為 : 第九八條 第一百條 不寫為 : 第一 條 第一百十八條 不寫為 : 第一百 一 十八條 自公布日施行 不寫為 : 自公 佈 之 日施行 處 五年以下有期徒刑 科 五千元以下罰金 處 五千元以下罰鍰 自由刑之處分, 用 處, 不用 科 罰金用 科 不用 處 且不寫為 : 科五千元以下 之 罰金 罰鍰用 處 不用 科 且不寫為 : 處五千元以下 之 罰鍰 124

125 法律統一用語表 統一用語說明 準用 第 條 之規定法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫 本法 第 條, 而逕書 第 條 又如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金 第二項 之未遂犯罰之法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫 本條 第 項, 而逕書 第 項 如刑法第三十七條第四項 依第一項宣告褫奪公權者, 自裁判確定時發生效力 制定 與 訂定 法律之創制, 用 制定 ; 行政命令之制作, 如 訂定 製定 製作 書 表 證照 冊 據等, 公文書之製成用 製定 或 製作, 即用 製 不用 制 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 百 千 法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為 : 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 零 萬 法律條文中之數字 零 萬 不寫為 : 万

126 公文書數字用法 - 使用阿拉伯數字 代號 ( 碼 ):ISBN 國民身分證統一編號 :M 編號 : 附表 ( 件 )1 發文字號 : 院臺秘字第 號 序數 : 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀錄 第 7 組

127 公文書數字用法 - 使用阿拉伯數字 日期 時間 : 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理 電話 傳真 :(02) 郵遞區號 門牌號碼 : 臺北市中正區忠 正四路 1 段 2 號 3 樓 304 室

128 公文書數字用法 - 使用阿拉伯數字 計量單位 :150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 統計數據 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃 土地 1.5 筆 1 式 3 份 百分比 : 80 % % 金額 : 6 億 3,944 萬 2,789 元 人數 : 639,442,789 人 比數 : 1:3

129 公文書數字用法 - 使用中文數字 描述性用語 : 有關 一案 一律 一致性 再一次 一律一致性 一再強調 一流大學 前一年 一分子 三大面向 四大施政主軸 一次補助 一個多元族群的社會 每一位同仁 一支部隊 一套規範 不二法門 三生有幸 新十大建設 國土三法 組織四法 零歲教育 核四廠 第一線上 第二專長 第三部門 公正第三人 第一夫人 三級制政府 國小三年級

130 公文書數字用法 - 使用中文數字 專有名詞 : 地名 : 九九峰 書名 : 三國演義 人名 : 李四 店名 : 五南書局 頭銜 : 恩史瓦第三世 慣用語 : 星期 : 星期一 週一 正月初五 比例 : 十分之一 概數 : 三讀 三軍部隊三軍部隊 約數 : 約三 四天 二三百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人

131 公文書數字用法 - 使用阿拉伯數字 法規條項款目 編章節款目之統計數據 : 事務管理規則共分 15 編 415 條條文 法規內容之引敘或摘述 : 依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定 者, 處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料 通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰

132 公文書數字用法 - 使用中文數字 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 令 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 行政院令 修正 事務管理規則 第一百十一條條文 函 行政院函 修正 事務管理手冊 財產管理第五十點 第五十一 點 第五十二點, 並自中華民國九十三年二月十六 日生效...

133 公文書數字用法 - 使用中文數字 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 法規草案總說明 法 草案總說明 :... 爰擬具 法 草案, 計五十一條 條文對照表 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之 說明 欄 - 修正條文第十六條之說明 : 一 關稅法 第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低 為百分之五, 本條第一項爰予配合修正

134 起首語 上行文 - 奉 - 茲 - 敬呈 ( 總統 ) - 奉交下 - 茲有 - 謹呈 ( 總統 ) - 關於 - 茲因 - 謹陳 ( 上級 ) - 有關 - 茲經 - 檢陳 ( 上級 ) - 敬陳 ( 長官 ) - 簽陳 ( 長官 ) 平行文 下行文 - 查 - 據 - 經查 - 有關 - 有關 - 關於 - 關於 - 所詢 - 准 - 檢發 ( 下級 ) - 依 - 檢附 ( 下級 ) - 所函 - 檢送 ( 平行 ) 法規公 ( 發 ) 布用語 - 令 - 制定 ( 法律用 ) - 公布 ( 法律用 ) - 訂定 ( 法規性命令 行政規則用 ) - 發布 ( 法規性命令 行政規則用 ) - 修正 ( 通用 ) - 廢止 ( 通用 ) - 核復 ( 一般性答復用 ) - 核釋 ( 解釋性規定用 ) 人事命令用語 - 令 - 特任 - 茲派 - 僱 - 茲聘 - 茲僱 - 僱用 - 特派 - 任命 - 派 - 聘

135 上行文 - 請 鑒核 - 請 鑒察 - 請 察核 - 請 核備 - 請 核示 - 請 釋示 - 請 裁示 - 請 核准辦理 - 請 備查 - 請 察照 期望語 平行文 請查照 請察照 請詧照 請查照見復 請查明見復 請查照備案 請查照轉告 請同意見復 請惠允見復 請惠予辦理 下行文 - 請查照 - 請照辦 - 請切實照辦 - 請辦理見復 - 請查明見復 - 請查照轉告 - 請轉行照辦 - 請轉知所屬照辦 核備 - 上級機關未表示相反意見, 則原處分或法規即生效 ; 反之, 核備上級機關未表示相反意見, 則原處分或法規即生效 ; 反之, 上級機關亦可以持相反意見而撤銷原處分或宣示該法規無效, 並得僅就部分內容予以核備

136 上行文稱謂語 鈞院 鈞部 - 有隸屬關係之下級機關對上級機關用, 如鈞院 鈞會鈞會 大院 大部 - 對無隸屬關係但較上級機關用, 如行政院各部會 各縣市政府對立法院 司法院 考試院 監察院暨其所屬各部會稱大院 大部 大會 鈞長 鈞座鈞座 - 屬員對長官用 - 有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用 以上稱謂前均應挪抬 ( 空 1 格 ) 以示尊重

137 平行文稱謂語 貴 - 對平行機關 無隸屬關係之機關或人民 團體用 臺端先生女士君 - 機關對人民的稱謂 以上稱謂前均應挪抬 ( 空 1 格 ) 以示尊重

138 下行文稱謂語 貴 - 上級機關對下級機關用 - 上級機關首長對下級機關首長用 臺端 - 機關或首長對屬員用 以上稱謂前均應挪抬 ( 空 1 格 ) 以示尊重

139 本 自稱之使用語 - 機關 學校 團體自稱 ( 如 : 本府 本校 本公司 ) - 機關首長 學校校長 團體負責人自稱 ( 如 : 本院長 本校長本校長 ) 職 - 屬員對長官自稱 ( 如 : 職邱忠民 ) 本人 - 人民對機關自稱 ( 如 : 本人邱丙丁 ) 生 - 學生對學校自稱 ( 如 : 生邱奕昕 ) 該 - 對機關 學校 團體之全銜一再提起時, 得於第二次以後稱 該 ( 如 : 該部 該校 該協會 ) 職稱 - 對職員一再提起時, 得於第二次以後稱 職稱 ( 如 : 邱主任 )

140 引述語 ( 一 ) 奉 ( 上行文或簽用 ) 奉鈞府 00 年 00 月 00 日 字第 號 奉鈞長 00 年 00 月 00 日交辦有關 00 線道路拓寬案 准 ( 平行文或對無隸屬關係之機關 團體用 ) 准貴府 00 年 00 月 00 日 字第 號函偕同會勘案 准依貴會 00 年 0 月 0 日 字第 號申請設立案 據 ( 下行文或對人民用 ) 據臺端 00 年 00 月 00 日申請列入低收入戶案 據貴所 00 年 0 月 0 日 字第 號函 工程計畫書

141 引述語 ( 二 ) 奉悉 ( 接獲上級機關公文於引敘時或簽陳時用 ) - 鈞院 00 年 0 月 0 日 字第 號函奉悉 - 鈞長 00 年 0 月 0 日手諭奉悉 敬悉 ( 接獲平行或無隸屬關係機關公文於引敘時用 ) - 貴府 00 年 0 月 0 日 字第 號函敬悉 - 貴 長 00 年 0 月 0 日 字第 號箋函敬悉 已悉 ( 接獲下級機關公文於引敘時用 ) - 貴所 00 年 0 月 0 日 字第 號函已悉 接悉 ( 接獲人民 法人團體公文於引敘時用 ) - 臺端 00 年 0 月 0 日陳情書接悉

142 復 函 引述語 ( 三 ) ( 對平行機關 下級機關 不相隸屬機關或人民復文時用 ) - 復貴府 00 年 00 月 00 日 字第 號函 - 復貴所 00 年 00 月 00 日 字第 號函 - 復貴會 00 年 00 月 00 日 字第 號函 - 復臺端 00 年 00 月 00 日陳情書 依 ( 依據 根據 ) 辦理 ( 對上級機關或平行機關告知辦理的依據時用 ) - 依本院 00 年 00 月 00 日第 0000 次院會決議辦理 - 依鈞院 00 年 00 月 00 日 字第 號函辦理 - 依據貴府 0 年 0 月 0 日 字第 號函辦理 - 根據 法第 00 條規定辦理

143 引述語 ( 四 ) 諒蒙鈞察 諒察 ( 對上級機關發文後續函說明或追蹤時用 ) - 本府 00 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙鈞察 - 本所 00 年 00 月 00 日 字第 號函諒察 諒達 ( 對平行機關發文後續函說明或追蹤使用 ) - 本部 00 年 00 月 00 日 字第 號函諒達 計達 ( 對下級機關 人民或法人團體發文後續函說明或追蹤使用 ) - 本會 00 年 00 月 00 日 字第 號函計達

144 經辦語 ( 一 ) 遵經 遵即 遵查 - 對上級機關或首長用如 : 有關本校 教授 涉及性騷擾案, 本校遵經鈞部訂定校園性騷擾防制辦法之規定, 由校評會審議予以解聘 業經 經已 爰經 嗣經 ( 業 = 已 ) - 表示本案件已經辦理過 ( 上行 平行 下行適用 ) 如 : 有關公文橫式書寫資訊作業, 業經行政院於 000 年 00 月 00 日 字第 號函頒 公文書橫式書寫推動方案, 可供參考

145 經辦語 ( 二 ) 均經 並經 - 表示兩件以上案件, 都已經辦理過 ( 上行 平行 下行通用 ) 如 : 關於文書及檔案管理電腦化之作業規範及技術規 範, 均經行政院於 00 年 00 月 00 日修正完畢 迭經 歷經 續經 - 表示案件已經辦理好幾次了 ( 上行 平行 下行通用 ) 如 : 有關臺端申請籌設 安養院案, 迭經本府 000 年 00 月 00 日 字第 號函暨 000 年 00 月 00 日 字第 號函, 函復補正土地 使用分區證明

146 經辦語 ( 三 ) 當經 前經 復經 旋經 又經 即經 - 表示本案當時曾經辦理過 ( 上行 平行 下行通用 ) 如 : 公文書自 94 年度改採由左至右橫行格式後, 前經 行政院函頒之 法律統一用語用字表 仍續延用 茲經 現經 案經 - 表示本案件, 現正如何辦理 ( 上行 平行 下行通用 ) 如 : 關於統一規定橫式公文製作數字書寫方式, 案經 本院秘書處詳慎研究, 如附件之 公文書橫式書 寫數字使用原則

147 查 按語 - 論斷語 ( 一 ) - 於案情說明後, 要進一步敘明事實 引述規定或依據時用 如 : 有關工友請事假擬義一案, 查 工友管理要點第 10 點規定, 工友請假, 各機關學校應比照公務人員請假規則及相關規定辦理 復查 再查 - 繼續要敘述其他有關之事實 狀況或規定時用 如 : 復查 公務人員請假規則第 3 條規定略以, 公務人員因事得請事假, 每年准給 5 日 另查 - 要敘述相反面向之事實 狀況或有關規定時用 如 : 另查 銓敘部民國 00 年 00 月 00 日 字第 號函釋規定 : 已滿規定期限之事假, 自滿假之日起不予扣除例假日, 按日扣除奉薪 又查 - 針對相反面向之事實 狀況再作敘述或補充規定時使用 如 : 又查 銓敘部民國 00 年 00 月 00 日 字第 號書函釋略以 : 重申該部 00 年 00 月 00 日 字第 號函釋規定, 超過規定期限之事假, 公務人員請假規則雖無規定一定之期限, 但機關長官得視請假事實予以核定

148 按語 - 論斷語 ( 二 ) 經 - 要敘述已作如何處理時用如 : 貴廠商參與本機關辦理之辦公文具採購案 經 發現有政府採購法第 101 條情形, 茲依規定並附記如說明一 業經 - 要敘述本案於以前已經處理過了時使用 如 : 最有利標評選辦法, 業經 本會於 00 年 0 月 0 日以 字第 號令修正發布 並經 - 要敘述本案於以前同時處理過了時使用如 : 查本要點前係配合政府改造方向, 推動政府業務委託民間辦理予以訂定, 並經本院以 00 年 0 月 0 日人政力字第 號函分行各機關據以實施 頃經 - 要敘述剛剛所作的處理情形時用

149 按語 - 論斷語 ( 三 ) 經查 - 於敘述背景或指示後, 接續要敘述查明之事實或有關規定時用 案查 - 要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料, 或曾作之有關處理情形時用 第查 - 要探究敘明有關事實或規定時用

150 茲 按語 - 論斷語 ( 四 ) - 起敘語或行文中要開始導入正題時用, 另作現在 此處用 如 : 茲為期審慎周妥, 本府於民國 000 年 00 月 00 日邀相關機關開會研商 茲依上開教育部函釋及相關規定就所詢事項分別說明如下 : 茲以 - 要轉向敘述緣由時用 如 : 茲以工友管理事項係授權由各機關學校辦理, 爰工友請假應以具有請假 之具體事實及當事人之請求, 由機關學校長官本於權責認定並衡酌給假 茲經 - 於事故發展過程中, 要敘述已作如何處理時用 茲據 於緣由說明後, 要提出建議意見或實施辦法前, 先引述有關依據 - 於緣由說明後, 要提出建議意見或實施辦法前, 先引述有關依據時用

151 甫經 按語 - 論斷語 ( 五 ) - 要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用如 : 旨揭計畫 甫經 本會於 00 年 00 月 00 日以 字第 A 號 函 ( 諒達 ) 發布 案經 - 要敘述有案可查之處理經過時用如 : 有關鄉民代表轉任公務人員且年資銜接者, 應如何倂計核休假一節 案經 銓敘部 00 年 00 月 00 日 字第 號書函規定 : 復經 - 要繼續敘述已作如何處理時用 嗣經 - 要接續敘述時間在後而具有銜接性 階段性或步驟性之處理情形時用如 : 查本要點前係配合政府改造方向, 推動政府業務委託民間辦理予以訂定, 並經 本院以 00 年 00 月 00 日 字第 號函分行各機關據以實施, 嗣經 本院 00 年 00 月 00 日 字第 號函及 00 年 00 月 00 日 字第 號函二度修正在案

152 請示語與准駁語 請示語 准駁語 准駁語 上行文 是否可行? 是否有當? 是否允當? 可否之處? 如何之處? 平行文 敬表同意 同意照辦 不能同意辦理 恕難同意 歉難同意 礙難同意 無法照辦 下行文 應予照准 准予照辦 自應照准 應准照辦 應予不准 應予駁回 未便照准 礙難照准 應毋庸議 應從緩議 應予免議

153 抄送語與附送語 抄送語 ( 副本 ) - 上行文 抄陳 - 平行文 抄送 附送語 ( 附件 ) - 上行文 附陳 檢陳 - 平行文 附送 檢送 - 下行文抄發 - 下行文檢附 檢同 檢發

154 謹呈 敬呈 對總統簽末用 結束語 謹陳 敬陳 上陳 對本機關首長簽末用 此致 此上此上 便條 便箋用便箋用

155

156 實務常見公文的文言語彙 ( 一 ) 文言語彙白話解釋實務例句 俾以便請貴部切實如期完成該法修正草案, 俾提報行政院會審議 併 合在一起 併 = 兩者合在一起, 如 : 簽稿併陳 併以敘明 併科罰金併以敘明併科罰金 ; 並 = 位置相等, 如 : 並無不當 並行不悖 並駕齊驅 甫 剛剛 貴府甫升格為直轄市, 請迅將附屬機關組織規程報院核備 復 1. 答覆 2. 再次 1. 復臺端 000 年 00 月 00 日陳情書 2. 有關人身自由權, 憲法第 8 條定有明文 ; 復依大法官會議 迭經常 履次民眾迭有反應, 警察取締交通不力, 致車禍肇事逃匿頻仍 得 可有可無 1. 得 = 任意規定, 可有可無, 如沒有這樣做, 亦不違反規定 如 : 公文得分段敘述, 冠以數字, 採由左而右之橫行格式 2. 應 = 強制規定, 一定要這樣做, 如沒有這樣做就違反規定 如 : 公文應記明國曆年 月 日 機關公文應記明發文字號 殆 幾乎 恐怕 公務員收受賄賂, 刑法已定有處罰明文, 有關免予處分一案, 殆無可議之處 亟 急切 本案因事涉跨縣市共管事項, 亟需 貴府鼎力襄助 遽 突然 立即 迫於我國與菲律賓關係遽然變動, 所請引進外勞案, 礙難照 准

157 實務常見公文的文言語彙 ( 二 ) 文言語彙白話解釋實務例句 逕直接本案屬貴管業務, 請查明後逕復陳情人 迄 到 至今 本府 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙鈞察, 惟迄未見復 頃不久 剛剛本案頃獲行政院同意, 本府刻已積極規劃中 悉 1. 知曉 1.00 月 00 日大函敬悉, 承囑關於 案, 刻已積極辦理中 2. 全部 2. 各機關至 12 月底未執行完成之工程剩餘款, 應悉數繳回國庫 咸皆 都邇來竊盜案頻傳, 民眾咸認與失業率遽增 治安敗壞有關 旋隨即 頃刻本案經本縣都市計畫委員會審議通過後, 本府旋即報院備查 之 的 公文書較文言化, 須使用 的 的語句, 宜全部用 之 表 示 如 : 臺端所提之建議, 本府已轉稅務局研議並逕復之 臻達到貴府所提興建小巨蛋計畫未臻完備, 俟環境影響評估報告通過後再議 殊 極其 非常 貴屬劉員公爾忘私, 英勇救人, 殊堪嘉許, 特頒發獎金 1 萬元, 用茲 嘉勉

158 實務常見公文的文言語彙 ( 三 ) 文言語彙白話解釋實務例句 滋發生 生出生出中輟生流連網咖, 易滋事端, 各校宜加強中輟生調查與輔導 嗣往後 從此有關公文橫式書寫資訊作業, 嗣經行政院函頒 公文書橫式書寫推動方案, 可供參考 俟等到本案因年度預算已用罄, 俟辦理追加減預算通過後再予執行 抑或貴屬員工上班遲到抑有早退者, 人事單位應加強不定期查勤 尤 更加 該所人事管理鬆散, 員工除上班遲到早退外, 尤有甚者既不 上班亦未請假 安豈可法官職司審判, 安能置法令規定於不顧? 爰 於是 為建構學校營養午餐之管理制度, 爰訂定 國中 小學校營 養午餐品質暨經費管控辦法 1 份 係 是 主管人員是否實際負領導責任, 係由機關依個案實際情況予 以審認 蓋 大概 公務員請假, 職務代理人都流於形式, 蓋未實際負代理之責

159 實務常見公文的文言語彙 ( 四 ) 文言語彙白話解釋實務例句 裨益 有所利益 實施十二年國教, 除解決學生升學壓力外, 對減輕家長教育 經費負擔亦有所裨益 短絀 經費不足 本項重劃案, 因年度經費短絀, 俟明年度預算通過後再議 略以 大概是 法務部 101 年 10 月 23 日法律字第 號書函略以, 違 法行政處分之撤銷, 應自原處分機關或其上級機關知有撤銷 之原因時起 2 年內為之 臚列 逐一陳列或逐一表列 有關貴縣各鄉 ( 鎮 市 ) 公所為民服務電話禮貌抽測結果, 茲臚列如下 : 賡續 持續不斷 各國小運用社會資源補助低收入戶學生免費使用早餐案, 對 低收入戶經濟改善裨益甚鉅, 本年度請賡續辦理 更迭 經常變動 貴府ㄧ級主管人事更迭頻仍, 恐影響行政效率, 應檢討改進 剋日立即 馬上臺南大學七股分校籌建案, 業延宕多年, 為免一再辦理預算保留, 排擠教育預算經費, 請貴府剋日查明見復 或謂另一說法或謂為趕上班時間致闖紅燈, 惟此皆企圖減輕罰則搪塞之詞 惠允懇求同意為辦理本校 50 週年校慶暨運動會, 請貴府惠允借用體育場

160 實務常見公文的文言語彙 ( 五 ) 文言語彙白話解釋實務例句 函囑 來函吩咐 鈞部函囑查復有關本校 教師 性侵害案, 經查該案已繫 屬地方法院審理中, 俟法院判決確定後, 旋即奉復 拮据 經費很不足 本案因本府預算拮据, 俟明年財源情況及寬列預算後再議 擷取 選擇採用 不肖廠商藉由得標辦理學童營養午餐之機會, 擷取不法暴利 前揭 前面 ( 或上 前揭 ( 或上揭 ) 不法暴利, 例如全班有 30 名學生, 報銷 ( 或上揭 ) 面 ) 所提過 30 支雞腿, 卻只有供應 20 支雞腿 闕漏欠缺臺端申請營利事業登記一案, 獨闕漏商店圖記, 請剋日補正 闕如 欠缺 本件性騷擾案, 申訴人一再聲稱事發時不在場, 惟相關不在 場證明闕如, 尚難證明非其所為 盱衡 檢視情況 盱衡我國與菲律賓之緊張關係, 本項合作計畫暫緩簽定為宜 卓見高明的見解有關提高勞工最低標準工資案, 請惠賜卓見, 俾為修正參考 旨揭 主旨所提過 旨揭 性騷擾 係指性侵害犯罪以外, 對他人實施違反其意 願而與性或性別有關之行為

161 實務常見公文的文言語彙 ( 六 ) 文言語彙白話解釋實務例句 贅述 冗長的說明 滿 20 歲為成年, 民法第 12 條規定甚明, 至於其身心發展正常與否? 並不影響其已為成年之法律事實, 本案應毋庸贅述 轉圜 挽救 臺端駕駛違規超速, 有照片可稽, 且已逾 15 日陳述意見之不變期間, 所請免予處罰, 尚無轉圜空間 縝密 周詳細密 國家考試評分標準影響考生權益甚鉅, 考選部於訂定試評規 則時應力求公平縝密 庶幾 幾乎 有關由員工上班前打掃辦公廳環境一案, 本府員工庶幾無人 反對, 故明年請賡續辦理 熟稔 澈底明瞭 為期考試週延合法公正, 各監試人員務請熟稔考試規則 甚鉅 非常重大 校園霸凌事件影響受害學生身心甚鉅, 各校應嚴加防治 挹注 注入 茲因教育預算逐年縮減中, 有關各校充實圖書 材料及設備 等經費, 請發動校友樂捐予以挹注 囿於受限於本案囿於本鄉財源窘困, 謹請鈞府寬列預算惠予全額補助 誤植 繕入錯字 有關小巨蛋興建經費, 原函誤植為 新臺幣 16 億 39,44 萬 2,789 元, 請更正為 新臺幣 6 億 39,44 萬 2,789 元

162 實務常見公文的文言語彙 ( 七 ) 文言語彙白話解釋實務例句 毋庸不用 不必有關國民身分證遺失申請補發, 毋庸本人親自到場辦理 無訛沒有錯誤公文發文前應由校對或監印人員校對無訛後, 始得用印發文 罔顧 不予理會 澱粉業者罔顧消費者飲食安全, 竟於澱粉中違法滲入 順丁烯二酸, 各縣 ( 市 ) 衛生局應嚴加查緝, 並予以加重處分 邇來 最近 近來 邇來詐騙集團猖狂, 嚴重影響社會秩序, 各檢調機關應積極查緝, 掃蕩不法, 有效維護民眾身心 財產之安全 合先敘明 未敢擅專 概括的先以說明 不敢擅自定奪 有關公務人員請求權益救濟, 查依公務人員保障法第 3 條規定, 本法所稱公務人員係指法定機關依法任用之有給專任人員及公立學校編制內依法任用之職員, 合先敘明 本案擬逕送調查局偵辦, 惟恐影響員工士氣及機關聲譽, 未敢擅專, 特簽請鈞長裁示 應毋庸議不必再討論本案既經行政院審查核定, 照案執行應毋庸議 併予澄明 昭然若揭 同時澄清說明 事情真相已大白 性侵害與性騷擾尚有不同, 兩者之處罰尚無參照援用之問題, 併予澄明 本案案情已昭然若揭, 請本於職權妥適自處, 並將處分結果報府備查

163 實務常見公文的文言語彙 ( 八 ) 文言語彙白話解釋實務例句 諒蒙鈞察 礙難照辦歉難照辦 上級機關大概已經收悉 抱歉無法遵照辦理 窒礙難行困難重重, 無法執行 本府 00 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙 鈞察 依大學法第 23 條規定, 入學修讀碩士學位, 需取得學士學位或具有同等學力 吳君僅係國中畢業, 申請就讀 EMBA 一案, 礙難 ( 歉難 ) 照辦 貴所所提興建公園化公墓經費補助案, 尚未通過環境影響評估, 恐窒礙難行, 請俟環境影響評估通過後再議 刻不容緩 不容許拖延 汛期將屆, 各縣 ( 市 ) 防洪物資之準備與演練已是刻不容緩 究其原因 考量其原由 貴縣競爭力評比殿後, 究其原因乃一級主管調動頻仍所致 綜上所述 總結上所言 綜上所述, 主管人員是否實際負領導責任, 由各機關依個案 實際情況予以審認 莫衷一是 無法決斷 實際負領導責任之主管人員得支領主管職務加給, 惟主管人員是否實際負領導責任莫衷一是, 由各機關依個案實際情況予以審認 莫此為甚以此最嚴重該員上班時間收受賄賂又上酒家, 公務員違法亂紀莫此為甚 彰明較著非常明確該員違反公務懲戒法員已彰明較著, 實不宜寬恕之

164 實務常見公文的文言語彙 ( 九 ) 文言語彙白話解釋實務例句 惠示卓見給予高見有關 12 年國教計畫案, 請貴協會惠示卓見, 俾為實施參考 俾憑辦理辦理依據請貴所將該案計畫書及經費收支概算表送府, 俾憑辦理 為資周妥 本於權責本於職權 為求得周詳妥善 本於應有的職權與責任 有關 H7N9 禽流感之防治, 為資周妥, 應從境外阻絕開始, 凡進入本國之旅客, 於機場應接受嚴格檢測, 始准予入關 有關貴校擬辦理戶外教學一案, 涉及教學教法 經費 交通及飲食安全等問題, 請本於權責 ( 職權 ) 自行核處 自行核處 自行決定及 有關 88 水災受災戶住宅積水認定及補助額度, 請貴所結合 處理 各村里辦公處村里長本於權責 ( 職權 ) 自行核處 尚無不同 完全相同 鄉 ( 鎮 市 ) 公所與區公所之組織及職能尚無不同, 僅區公所係市政府之派出機關, 區長官派, 屬非法人團體 前案可稽 兩案並陳 以前面的案例作為憑據 兩個方案文案一同陳閱 有關國中小學因縮編, 原擔任組長者, 現因縮編致已無擔任主管, 可否續領主管加給案? 與精省縮編無異, 有前案可稽 核四續建與否? 眾說紛紜, 意見分歧, 茲就續建與停建之利弊兩案並陳, 謹陳鈞長核示 簽稿並陳 將簽與函稿 本項促各縣 ( 市 ) 衛生局檢測澱粉含順丁烯二酸案, 因事涉全 同時陳閱 民飲食安全, 須限時辦發不及先行請示之案件, 特簽稿並陳

165 公文寫作參考文獻 公文製作原理與實作邱忠民著麗文文化事業股份有限公司高雄市郵政劃撥 : 電話 :(07) 公文國考秘笈邱忠民著 臺南市仁德區淨修街 143 巷 10 號 電話 :(06) 郵政劃撥 : 邱忠民帳戶 自版

166 感謝聆聽 感恩與祝福 敬請指教 有任何公文寫作疑問請 E mail: r @ms26.hinet.net 或來電 邱忠民誠摯服務