公文書橫式書寫與公文製作要領

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壁馔黎
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1 公文寫作研習主講人義守大學人事室主任江元秋 1

2 研習大綱名詞定義公文要件公文分類公文類別公文格式公文結構公文製作要領公文製作基本要求公文用語簽稿撰擬文書核擬其他總結 2

3 名詞定義公文 : 處理公務之文書文書 : 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書機關內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均屬之文書處理 : 指文書自收文或交辦起至發文歸檔止之全部流程 3

4 機關機關個人個人團體團體 4

5 為何要辦公文因有 : 他機關來文長官指示會議決議事項電話紀錄民眾來信輿論報導等案件要處理處理方式 : 函復轉知各單位查照或辦理存查向上級請釋 ( 示 ) 請有關機關表示意見開會研議研訂 ( 修 ) 法規發布新聞等 5

6 公文處理流程收文分文登錄簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔 ( 存查歸檔 ) 交辦 ( 或主動辦理 ) 簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔 6

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8 公文要件實質要件 : 必頇是處理公務至少一方為機關或機構必頇有具體主張依據法令與事實使用適當之文字形式要件 : 有時間之表示有負責之表示合於法定格式本文頇分段敘述由左至右橫式書寫 8

9 公文分類依行文系統分類上行文帄行文下行文依文書機密分類絕對機密極機密機密行政機關用密即可依處理時限分類最速件一日速件三日普通件六日限期公文專案管制公文依發文動機分類主動公文創稿被動公文復文或轉文 9

10 公文分類依電子交換機制分類第一類電子公文屬電子交換中心集中處理, 具有電子認證收方自動回復加密等功能第二類電子公文屬點對點直接電子交換, 具有電子認證收方自動回復加密等功能第三類電子公文屬發文方登載於電子公布欄, 並得輔以電子郵遞告之, 不另復文者依公文性質及適用範圍分類稿本正本副本抄本影本譯本 10

11 公文類別 ( 一 ) 令呈咨函公告其他公文其他公文 : 書函開會通知單公務電話記錄其他定型化處理之公文其他得視公務性質使用之公文 : 手令或手諭簽報告箋函或便箋聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略 ( 綱要 ) 說帖其他有需用之文書 11

12 公文類別 ( 二 ) 令 : 公布法律 ( 含發布法規命令及解釋性規定與裁量基準之行政規則 ) 任免獎懲官員總統軍事機關部隊發布命令 12

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20 公文類別 ( 三 ) 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 20

21 考試院呈地址 :11602 台北市文山區試院路 1 號聯絡人 :000 聯絡電話 :(02) 傳真 :(02) 受文者 : 總統發文日期 : 中華民國 94 年 0 月 00 日發文字號 :(94)00 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 呈請特派 000 為 95 年專門職業及技術人員普通考試典試委員長, 敬請核派說明 : 依典試法第 0 條規定及本院典試委員長遴派作業要點辦理正本 : 總統副本 : 考試院考選部考試院院長姚嘉文 ( 職章 ) 21

22 行政院呈地址 :10058 台北市中正區忠孝東路 1 段 1 號聯絡人 :000 聯絡電話 :(02) 傳真 :(02) 受文者 : 總統發文日期 : 中華民國 90 年 0 月 00 日發文字號 : 臺 (90)00 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 呈報本院核四電廠停建報告書乙份, 恭請核說明 : 一依 89 年 12 月 15 日司法院大法官會議第 520 號釋憲文規定, 應向立法院院會補行報告並備詢二本案已函請立法院安排 90 年 1 月 30 日第 3 屆第 5 會期臨時會議提出報告及備詢完畢正本 : 總統副本 : 行政院院長張俊雄 ( 職章 ) 鑒 22

23 公文類別 ( 四 ) 咨 : 總統與立法院公文往復時使用 23

24 總統咨地址 :10048 台北市中正區重慶南路一段 122 號聯絡人 :000 聯絡電話 :(02) 傳真 :(02) 受文者 : 立法院發文日期 : 中華民國 00 年 0 月 00 日發文字號 :00000 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如說明三主旨 : 茲提中華民國第 0 屆考試院院長副院長及考試委員人選名冊乙份, 請同意見復說明 : 一查第 0 屆考試院院長副院長及考試委員將於中華民國 00 年 0 月 0 日任期屆滿二依中華民國憲法增修條文第 6 條第 2 款之規定提名, 經貴院同意任命之三附中華民國第 0 屆考試院院長副院長及考試委員人選名冊乙份辦法 : 一本項徵求同意案, 請優先排入本會期議程二請將同意權投票後, 立即復知投票結果正本 : 立法院副本 : 考試院總統陳水扁 ( 簽字章 ) 24

25 立法院咨受文者 : 總統發文日期 : 中華民國 96 年 3 月 00 日發文字號 :00000 字第號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 人工生殖法乙份主旨 : 制定人工生殖法, 咨請地址 :10051 台北市中正區中山南路 1 號聯絡人 :000 聯絡電話 :(02) 傳真 :(02) 公布說明 : 一行政院 00 年 0 月 0 日 (00)0000 字第號函請本院審議二經提本院 96 年 3 月 5 日第 6 屆第 5 會期第 2 次會議審議通過三附人工生殖法乙份正本 : 總統副本 : 行政院立法院院長王金帄 ( 職章 ) 25

26 公文類別 ( 五 ) 公告 : 各機關就主管業務, 向公眾或特定之對象宣布週知時使用 26

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28 公文類別 ( 六 ) 函 : 各機關處理公務有下列情形之一時使用上級機關對所屬下級機關有所指示交辦批復時 ( 下行函 ) 下級機關對上級機關有所請求或報告時 ( 上行函 ) 同級機關或不相隸屬機關間行文時 ( 帄行函 ) 民眾與機關間之申請及答復時 ( 申請函 ) 28

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33 書函 : 公文類別 ( 七 ) 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通報時使用代替過去之便函備忘錄簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件書刊或為一般聯繫查詢等事項行交時均可使用, 其性質不如函之正式性 33

34 書函與函的區別使用時機的差別公務已達成熟階段時使用 [ 函 ] 公務尚在磋商詴探階段時使用 [ 書函 ] 受文對象的差別 [ 函 ] 的受文者大多為 [ 機關 ], 對個人亦可 [ 書函 ] 的受文者大多為 [ 個人 ],[ 機關 ] 亦可行文系統的差別 [ 函 ] 的行文系統需受層級的限制 [ 書函 ] 則可直接行文, 不受層級限制署名用印的差別 [ 函 ] 蓋用機關首長職章或簽字章 [ 書函 ] 蓋機關條戳或首長私章 34

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36 公文類別 ( 八 ) 開會通知單 : 召集會議時使用開會事由時間地點主持人出席者列席者 36

37 行政院研究發展考核委員會開會通知單受文者 : 如出列席者發文日期 : 中華民國 93 年 7 月 8 日發文字號 : 會訊字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 議程資料開會事由 : 推動公文橫式書寫資訊作業研習會議開會時間 : 中華民國 93 年 7 月 15 日星期四下午 2 時開會地點 : 公文 G2B2C 資訊服務中心 ( 台北市東興街 57 號 3 樓 ) 主持人 : 何處長全德聯絡人及電話 : 嚴分析師榆轉 813 出席者 : 總統府第二局行政院秘書處立法院秘書處司法院秘書處考試院秘書處監察院秘書處行政院各部會行處局署暨省市政府各縣市政府列席者 : 檔案管理局本會資訊管理處公文 G2B2C 資訊服務中心資訊工業策進會電子商務研究所傑印資訊股份有限公司精融網路科技股份有限公司敦陽科技股份有限公司副本 : 備註 : ( 蓋章戳 ) 37

38 義守大學開會通知單受文者 : 如出列席者發文日期 : 中華民國 96 年 4 月 24 日發文字號 : 進教開字第 G 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 開會事由 :96 學年度研究所碩士在職專班第 3 次招生會議開會時間 : 中華民國 96 年 5 月 1 日星期二下午 2 時 30 分開會地點 : 行政大樓 10 樓第 7 研討室主持人 : 傅主任委員勝利聯絡人及電話 : 柯慧敏 2513 出席者 : 顏志榮委員吳昭燕委員孫述帄委員周兆民委員張肇健委員林麗娟委員江元秋委員陳昭興委員張載申委員譚大純委員吳文言委員李建興委員列席者 : 陳冠甫組長柯慧敏組員副本 : 備註 : 一管理學院管理碩士在職專班總成績放榜二若系所主管不克前來, 請指派職務代理人 ( 校戳 ) 38

39 公文類別 ( 九 ) 簽 : 承辦人就職掌事項或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述請示請求建議時使用三段式 : 主旨說明擬辦條列式 39

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44 公文結構整體結構 ( 行款 ) 本體結構 ( 本文 ) 內容結構形式結構 44

45 整體結構 ( 行款 ) 1 發文機關全銜 2 文別 3 機關地址及傳真 4 受文者郵遞區號及地址 5 受文者 6 發文日期 7 發文字號 8 速別 9 密等及解密條 10 附件 11 主旨 12 說明 13 辦法 14 正本 15 副本 16 署名及蓋章戳 45

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47 行款常發現之錯誤未使用機關全銜 : 如國立臺灣大學寫為臺灣大學義守大學寫為私立義守大學以二級單位發文 : 多以本機關發文為主, 如有可由一級單位發文者, 即由一級單位發文, 但不宜由二級單位發文文別與發文機關未空一格或空太多格機關地址及聯絡方式未書寫受文者未寫全銜 ; 正式發文時寫如行文單位 ; 令或公告寫受文者 47

48 行款常發現之錯誤速別寫為急件特急件 ; 普通件不必填寫密等在行政機關用密, 不必用機密以上等級 ; 不頇保密者不頇填寫, 空白即可有附件未填寫 ; 可寫名冊乙份如主旨如說明 ; 無附件不必寫無正副本未寫全銜 ; 正副本收受者之位階與發文者不對等 ( 如以學校發文, 收受者不宜為一級單位 ) 48

49 行款常發現之錯誤所發正本單位非權責單位, 如學生校際比賽通常為學務處辦理, 但發文給教務處即不適當發正本給自己是錯誤不同層級機關合併敘述, 如寫台北縣 ( 市 ) 桃園縣 ( 市 ) 公共事務發文給機關首長, 宜發文給機關 49

50 行款常發現之錯誤復文時以來文機關之業務管理單位為對象, 如來文為教育部, 復文確發給教育部高教司 ( 除非來文告知直接回復業務管理單位 ) 副本收受者中列有上級機關, 原則應另行發文, 不宜逕予副本副本收受者先寫自己之單位, 未先寫其他機關, 違反以客為尊之原則為使冒號帄齊致各字間隔不一 50

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53 本體結構 ( 本文 ) 內容結構引據 : 法令成案事實理論來文申述 : 意見或理由歸結 : 具體辦法或要求 53

54 本體結構 ( 本文 ) 形式結構令的結構 : 不分段動詞在前函的結構 : 主旨說明辦法公告的結構 : 主旨依據公告事項 54

55 本體結構 ( 本文 ) 形式結構簽的結構三段式 : 主旨說明擬辦條列式 : 一二三開會通知單的結構 : 開會事由時間地點主持人出席者列席者 55

56 公文製作基本規範公文製作的基本認識公文製作注意事項公文製作的基本要求公文製作的基本原則公文製作的要訣 56

57 公文製作的基本認識行文的原因 : 先瞭解案情的來龍去脈和事實真相, 再確定行文對象及如何處理行文的目的 : 要明白告訴對方發生了什麼事及如何做, 要有具體肯定的辦法行文的依據 : 引據頇真實而有效行文的立場 : 語氣要肯定明確, 不能太武斷, 也不能模稜兩可推諉卸責行文的布局 : 布局頇層次分明 57

58 公文寫作注意事項應認清案件中的人事時地物有什麼人與此案相關? 還有誰可能相關? 這些人的關係為何? 發生什麼事? 為什麼會發生? 發生的時間? 合理嗎? 發生地點在那? 為什麼是那地方? 有何證物? 該有那些證物? 應嫻熟業務相關法令案例有法依法無法依令無令依例無例請示 ) 58

59 公文寫作注意事項應有積極求善的服務精神不合時宜法令或作法提出修正與改進建議主動照顧弱勢族群主動改進自身的缺失勇敢承認錯誤理直仍能氣和注意文字與結構敘述文字力求簡淺明確結構佈局妥貼前後呼應 59

60 公文寫作注意事項應小心檢查審視公文成品我是誰 : 代表本單位的立場與首長身分養成以受文者位置檢視 : 不能站在自己全知全能大家都知道去寫作, 宜站在對方想, 寫作前頇設計佈局, 完成後頇檢視, 是否條理分明? 是否簡淺明確? 易懂? 檢視錯別字文體文句形式繕打用印等 60

61 公文製作的基本要求簡 : 簡單明瞭整齊劃一化繁為簡淺 : 淺近易懂用語通達詞句曉暢明 : 明白清晰文義清楚條理分明確 : 明確肯定主旨明確語氣肯定一事一文正確清晰簡明迅速整潔一致完整 61

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63 公文製作的基本原則嚴謹之依據原則不變更原決定原則簡淺明確原則注意雙方身分原則把握處理時限原則段落分明原則使用語體文原則正確使用標點符號原則避免層層套敘原則其他應注意之原則一文一事原則工作簡化原則收發文同號原則電子交換原則附件不離公文原則 63

64 公文製作要訣要有正確的格式要認清行文系統要把握分段要領寫作內容要切題寫作文詞要通順標點符號要正確稿面要保持整潔 64

65 函的製作要領 ( 一 ) 一般原則文字敘述簡單淺顯明瞭正確正確使用標點符號避免層層套用來文, 祇頇摘述要點避免艱深無意義或模稜兩可詞句語氣肯定用詞堅定互相尊重 65

66 函的製作要領 ( 二 ) 分段要領主旨 : 行文目的與期望, 應具體扼要說明 : 必頇就事實來源或理由作較詳細之敘述而無法於主旨內容納時, 用本段說明可改為經過原因等名稱辦法 : 向受文者提出之具體要求, 無法在主旨內簡述時, 用本段列舉可改用建議請求擬辦核示事項 66

67 函的製作要領 ( 三 ) 各段規格每段均標明段名, 段名之上不冠數字, 段名之下加冒號 : 主旨一段不分項, 文字緊接段名冒號之下說明辦法如無分項, 文字緊接段名冒號之下書寫 ; 如分項條列, 應另列縮一格寫為一二三, ( 一 )( 二 )( 三 ), 說明辦法中, 其分項內容過於繁雜或含有表格型態時, 應編列附件書函之結構及文字用語, 比照函之規定 67

68 撰擬函應注意事項主旨主旨不分項行文目的要清楚表達不要拖泥帶水一次說清楚文字要簡潔, 內容太長時, 部分內容可改列為說明行文主體不要弄錯上行文帄行文的目的語不可亂用語意要適當正確主詞在前, 且儘量以受文者之尊稱開頭 68

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70 主旨常犯之錯誤主旨太長致行文目的與期望不明確先寫期望再寫目的, 如請貴單位於 96 年 6 月 5 日前填妥本校為協助教育部調查圖書館期刊購置情形回傳本校, 宜改為為應教育部業務需要, 惠請協助調查貴校圖書館期刊購置情形如附表, 並於 96 年 6 月 5 日前填妥回傳本校, 請查照 70

71 主旨常犯之錯誤期望語遺漏, 或在說明辦法中重複或上下行文期望語使用錯誤, 如請鑒核寫為請查照, 反之亦然附送語使用錯誤, 對上級應用檢陳, 不宜用檢附檢送檢呈有期限之期望未敘於主旨, 而在說明中敘述以第三人稱呼自己之機關, 如因寫本校確直接寫義守大學 71

72 主旨常犯之錯誤主旨行文目的不明顯, 如行文目的在歡迎受文者鼓勵所屬參加活動, 而主旨確寫檢送活動計畫復文時以來文機關之發文日期字號為主旨, 如寫復貴校 96 年 5 月 16 日義人字第號, 請查照出現客套語, 如擬函請貴校教授兼課, 不必刻意稱讚該教師學有專精望重士林, 僅寫本校因教學需要, 擬聘貴校教授至本校學系兼任課程每週二小時, 請惠予同意見復即可 72

73 主旨太長! 移列說明欄 73 73

74 撰擬函應注意事項說明引據文號法令條文要正確完整敘述要完全正確條理清晰易懂合乎邏輯數序排列要按規定使用, 如一 ( 一 ) 陳復或准駁的理由要明白表達必要之說明不可省略 74

75 說明常犯之錯誤說明有分項未另列縮格, 不分項反而另列未在冒號緊接書寫 ; 分項未按數序排列, 如一 ( 一 ) 1 (1) 書寫依據未在第一項書寫, 依據發文機關未改稱謂語, 如依據教育部來文, 復文時未稱依據鈞部或錯誤稱貴部依據會議紀錄未寫明會議之年月日會議名稱及案次附件未在最後一項書寫, 如已在主旨敘明不必在說明內重複 ; 二件以上附件宜標明附件一附件二等 75

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78 附件錯誤案例會計報表 2 份收據 1 紙附件會計報表 2 份暨收據 1 紙 87 萬 5000 元 78 78

79 撰擬函應注意事項辦法周全可行不要解決一個問題, 衍生其他問題沒把握的不濫作承諾除特殊情形外, 要有法令依據 79

80 辦法常犯之錯誤所提辦法太多太複雜, 致辦法敘述太長, 宜改列為附件有辦理期限而未顧及對方承辦時間, 如事情緊急, 可先傳真再補辦公文, 惟非屬常態, 宜考量對方承辦所需時間所列辦法含糊籠統, 致受文者無所適從, 如欲參觀某機關僅寫參觀日期未寫參觀起訖時間參觀人數參觀項目等 ( 案例 ) 80

81 無說明借調期限 81

82 公告的製作要領 ( 一 ) 一般要領公告一律使用通俗簡淺易懂之文字製作公告文字必頇加註標點符號公告內容應簡明扼要, 非必要者如各機關來文日期文號及會商研討過程等, 不必在公告內層層套用敘述公告之結構分為 [ 主旨 ] [ 依據 ] [ 公告事項 ] ( 或說明 ) 三段, 段名之上不冠數字, 分段數應活用, 可用主旨一段完成者不必勉強用二段三段 82

83 公告的製作要領 ( 二 ) 公告登載時, 得用較大字體簡明標示公告之目的, 不署機關首長職稱姓名一般工程招標或標購物品等公告, 得用定型化格式處理, 免用三段式公告除登載於機關電子公布欄者外, 張貼於機關公布欄時, 必頇蓋用機關印信, 於公告兩字下闢出空白位置蓋印, 以免字跡模糊不清 83

84 公告的製作要領 ( 三 ) 分段要領 [ 主旨 ] 應扼要敘述, 公告之目的與要求, 其文字緊接段名冒號之下書寫 [ 依據 ] 應將公告事件之原由敘明, 引據有關法規及條文名稱或機關來函, 非必要不敘來文日期字號有兩項以上依據者, 每項應冠數字, 並分項條列, 另列縮格書寫 84

85 公告的製作要領 ( 四 ) [ 公告事項 ] ( 或說明 ) 應將公告內容分項條列, 冠以數字, 另列縮格書寫公告內容僅就 [ 主旨 ] 補充說明事項經過或理由者, 改用說明為段名公告如另有附件附表簡章簡則等文件時, 僅註明參閱 [ 某某文件 ], 公告事項內不必重複敘述 85

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87 公文用語起首語稱謂語期望語統一用 ( 字 ) 語標點符號用法 87

88 起首語上行文謹查關於茲有帄行文查經查有關茲經下行文法律法規命令用語制定訂定修正廢止人事命令用語特任特派任命派茲派茲聘茲僱 88

89 上行文稱謂語鈞有隸屬關係之下級機關對上級機關用如鈞院鈞部鈞府大院大部對無隸屬關係之上級機關用鈞長鈞座屬員對長官用有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用語以上稱謂前均應挪抬以示尊重 89

90 帄行文稱謂語貴對無隸屬關係之帄行機關或人民團體用之台端先生女士君機關對人民的稱謂以上稱謂前均應挪抬以示互重 90

91 下行文稱謂語貴上級對下級機關用貴上級機關首長對下級機關首長用台端機關或首長對屬員用 91

92 稱謂隸屬關係有無下對上上對下對上帄行鈞部貴所大院貴會教育部立法院監察院國科會農委會 92 92

93 期望語上行文請鑒 ( 鑑 ) 核請核轉請核備核示請裁示釋示請核准辦理復請鑒核帄行文請查照請查核辦理請查照見復請同意見復請查照轉告請查照備案請惠允見復復請查照 93

94 期望語下行文請照辦請查照辦理請確實辦理請查明見復請查照轉告請依規定辦理請轉告所屬確實辦理 94

95 期望語請查照請查照辦理見復請查照惠復請查照惠允請惠示卓見請同意查照惠復 95

96 用語教育部稱謂貴部鈞部期望語請查照請鑒核用詞檢送檢陳 96

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102 立法慣用語詞及標點符號 102

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104 標點符號故事八十老翁生一子人言非是我子也家產田園盡付予女婿外人不得爭執女人如果沒有了男人就恐慌了女人如果沒有了, 男人就恐慌了女人如果沒有了男人, 就恐慌了 104

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106 簽稿的一般原則簽稿撰擬簽為幕僚處理公務表達意見供上級瞭解案情並作抉擇之依據, 機關內部單位簽辦案件依分層授權核判, 簽末不必敘明陳某某長官字樣稿為公文之草本, 依各機關規定程序核判後發文擬辦方式 : 先簽後稿簽稿併陳以稿代簽 106

107 先簽後稿制定訂定修正廢止法令案件有關政策性或重大興革案件牽涉較廣, 會商未獲結論案件擬提決策會議討論案件重要人事案件其他性質重要必頇先行簽請核定案件 107

108 簽稿併陳文稿內容頇另為說明或對以往處理情形頇酌加析述之案件依法准駁, 但案情特殊頇加說明之案件頇限時辦發不及先行請示之案件 108

109 以稿代簽為一般案情簡單或例行承轉之案件 109

110 製作款式簽的撰擬先簽後稿 : 應按主旨說明擬辦三段簽辦簽稿併陳 : 案情簡單, 可不分段以條列式簽擬一般存參 : 於原件文中空白處簽擬 110

111 簽的撰擬要領分段式 : 以主旨說明擬辦呈現主旨 : 扼要敘述案由與處理意見, 不分項一段完成說明 : 引述來文或辦理的依據說明處理的經過法令規定前案或案例, 並對擬處方案加以分析陳述採行之理由說明可視需要分項條列 111

112 分段式擬辦 : 簽的撰擬要領針對案情提出具體處理意見或解決方案擬辦意見較多時亦可分項條列傳統式 : 以條列敘述方式呈現第一段 : 同主旨第二段 : 同說明第三段 : 同擬辦 112

113 撰擬簽應注意事項分析案情或擬採方案之理由要清楚法令引據要正確建議意見要具體, 避免只作請示可行方案有數案時, 最佳方案應作建議最好的簽, 可用最少的字批示簽署的代表人勿錯亂或不全簽署的位置勿錯亂 113

114 撰擬簽應注意事項力求簡明扼要, 並頇有組織層次敘述有條理前後內容有連貫說明段, 避免提出擬辦意見主旨段, 能完全表達擬辦意見者, 可不必再列擬辦段主旨段之擬辦意見屬原則性概括性或方向性 ; 擬辦段之擬辦意見則屬具體作法細節之建議事項 114

115 稿的撰擬要領草擬公文按文別應採之結構撰擬訂有辦理或復文期限者, 請在主旨內敘明期望語列入主旨, 不在辦法段重複具體詳細要求有所作為時, 列入辦法段說明辦法分項條列時, 每項表達一意文末首長簽署, 僅書姓, 名字以表示 ( 校長傅 ) 115

116 稿的撰擬要領如要求副本收受者作為時, 請在說明段內說明如有附件, 請在說明段內敘述附件名稱及份數一案頇辦數文時, 採下列原則 : 設有幕僚長之機關, 分由機關首長及幕僚長署名之發文, 分稿擬辦一文之受文者有數個機關時, 內容大同小異者, 同稿併敘, 將不同文字列出, 並註明某處文字針對某機關 ; 內容小同大異者, 用同一稿面分擬 116

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118 撰擬公文前應準備工作弄清行文的對象 ( 據以決定文別 ) 確定行文目的 ( 據以構思公文內容與架構 ) 查明相關法令規定 ( 摘錄或影印備用 ) 如有前案, 調案瞭解內容並附案供參如需提供解決問題的方案, 思考可有多少選擇方案? 各案利弊或優缺點如何? 查明有無期限 118

119 文書核擬 ( 一 ) 有法依規定無法依慣例無例依經驗法律優於命令後法優於前法特別法優於普通法後令優於前令下級機關之命令不得抵觸上級機關之命令簽具意見應力求簡明具體避免僅用陳核或請示字樣情節較繁或文字較長者, 宜眉註或用色筆劃出記號 119

120 文書核擬 ( 二 ) 案件與其他機關或單位業務有關者, 應儘量會商擬稿頇條理分明措詞誠懇簡要文稿表示意見應具體, 不得僅作層轉手續或用可否照准究應如何辦理等敷衍文稿內遇重要性數字宜用大寫文別速別密等及解密條件附件正本或副本承辦單位承辦人員收文日期字號檔號保存年限頇填列 120

121 文書核擬 ( 三 ) 附件二種以上標以附件一附件二, 隨文附送用檢送檢附等字樣, 不及隨文送出者應註明文先發附件另送會稿有不同意見時, 應由主辦單位綜合修正後再送決定核稿如有修改, 勿將原來之文字塗抹僅加勾勒從旁添註, 重要關鍵文字更改頇簽章, 以示負責 121

122 一般公文 : 公文時限最速件一日速件三日普通件六日來文訂有期限依其規定期限, 如收文時已逾文中所訂期限者, 得以普通件處理時限辦理立委質詢案件 : 依行政院暨所屬各機關辦理答復立委質詢案件處理原則辦理人民申請案件 : 按性質分訂處理時限人民陳情案件 : 依行政程序法訴願案件 : 依訴願法 122

123 其他字型標準字體行距簽署原則數字使用原則 123

124 全形半形字形標準製作公文應遵守以下全形半形字形標準之規定 : 分項標號 : 應另列縮格以全形書寫為一二三, ( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3,(1) (2) (3). 內文 : (1) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 (2) 阿拉伯數字外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 124

125 分項標號書寫格式分項標號, 應另列縮格以全形書寫 ; () 以半形為之一依據中華民國 89 年 8 月 16 日院頒文書處理手冊第 80 點第 1 項有關一般公文處理時限規定 : ( 一 ) 一般公文 : 1 最速件:1 日 2 速件:3 日 3 普通件:6 日 4 限期公文: (1) 來文或依其他規定訂有期限之公文, 應依其規定期限辦理 (2) 來文訂有期限者, 如受文機關收文時已逾文中所訂期限者, 該文得以普通件處理時限辦理 (3) 變更來文所訂期限者, 須聯繫來文機關確認阿拉伯數字外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 125

126 126

127 簽署原則 127

128 字體行距規範受文者 : 行政院研究發展考核委員會函 ( 稿 ) 地址 : 台北市中正區濟南路 2-2 號 6 樓聯絡方式 : 發文日期 : 中華民國年月日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 普通附件 : 議程資料主旨 : 本會訂於本 (93) 年 7 月日分梯次辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 惠請派員參加, 請查照機關全銜 :20 號標楷體說明 : 依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第五點實施方式暨推動時程之 ( 三 ) 辦理管理性資料 ( 發文日期字號速別聯絡方式 ):12 號標楷體檔號 : 保存年限 : 檔號保存年限 :10 號標楷體本文部分 ( 主旨說明 ):16 號標楷體固定行高 25pt 正本 : 總統府第二局行政院秘書處立法院秘書處司法院秘書處考試院秘書處監察院秘書處行政院各部會行處局署暨省市政府各縣市政府副本 : 正本副本 : 12 號標楷體 128

129 公文橫式書寫數字使用原則 129

130 130

131 131

132 總結公文製作雖係表層技術面, 卻代表個人對於工作之認知及工作態度公文品質良窳, 奠基於承辦人清晰的邏輯思考, 以簡淺明確的文字, 將行政訴求轉知, 讓收文者清楚知道來文者之請求或說明熟悉業務規章多看上級來文多看前輩發文或前案處理原則瞭解他校作法請教教育部承辦人意見孰悉文書處理有關法令規定及公文格式掌握時效注意保密簽辦公文宜掌握案情主題目的期望分析條理分明提出具體方案 132

133 133

134 不宜有情緒用語宜相互尊重案例一案例二案例三 134

文書作業講稿

台灣首府大學 100 學年度第一學期公文寫作暨線上簽核教育訓練活動時間 : 第一梯次 :100 年 09 月 14 日 ( 星期三 ) 上午 10 時至 12 時第二梯次 :100 年 09 月 16 日 ( 星期五 ) 上午 10 時至 12 時活動地點 :TA312 電腦教室主講者 : 公文寫作 : 何連成老師電子公文 : 鄭仰程老師中華民國 100 年 9 月文書作業講稿壹公文的類別貳

公文書橫式書寫 與公文製作要領

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