公文寫作

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1 公文寫作及 文書業務宣導 主講人 : 文書組詹佳惠 日期 :2018 年 04 月 18 日 ( 三 ) 時間 : 上午 10:10 ~ 11:00 地點 : 旺宏館 721 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 1

2 公文寫作 簡報大綱 1 3 基礎 公文 概念 結構 公文 撰擬 語法要領 常見 錯誤 2

3 基礎 概念 公文意義與要件 意義 實質要件 公文為處理公務之文書. 與處理公務有關. 至少有一方為機關. 須有具體主張與明確目的. 正確援引適用法規. 依權責製作處理. 依規定程序傳遞. 合於公文程式. 依分層負責規定授權決行. 負責之表示 ( 蓋印 簽署 副署 ). 時間之表示 ( 製作 發文時間 ) 程序要件 形式要件

4 基礎 概念 公文程式之類別 (1/2) 令呈咨函 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時用 對總統有所呈請或報告時用 總統與立法院 監察院公文往復時用 機關間行文, 或人民與機關間之申請與答復時用 公告向公眾或特定之對象宣布周知時使用 4

5 基礎概念 公文程式之類別 (2/2) 其他 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 書函 : 甲 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 乙 舉凡答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情, 寄送普通文件 書刊, 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 開會通知單 公務電話紀錄 報告 箋函或便箋 聘書 說帖 紀錄 5

6 基礎概念 行文系統 兩機關有隸屬關係, 下級行文給上級 上行文 同級機關或無隸屬關係的機關或機關與人民間公文往復 平行文 用語 稱謂 用印皆不同 上級機關行文所屬下級機關 下行文 6

7 基礎概念 文書處理流程 7

8 公文結構 函 ( 稿 ) 最速件 1 日 速件 3 日 普通件 6 日 依限辦理 國立清華大學函 ( 稿 ) 檔號 :04001/1 保存年限 :5 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 受文者 : 發文日期 : 中華民國 105 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 起首語 + 主要意旨 + 期望語 ( 具體扼要敘述目的與期望, 文字不分項且不超過 50 字為宜 ) 說明 : 一...( 就本案之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述, 文字可分項, 採階梯式排序 ; 如未分項, 緊接冒號後書寫 ) ( 一 ) 1 (1) 二 如有附件或正副本附件不同時, 列於說明最後一項, 並應列明附件之名稱及數量 辦法 : ( 向受文者所提出具體請求或方案, 無法在主旨簡述時 ) 正本 : 副本 : 如為機關, 應寫全銜 注意分項符號用法 依保存年限區分表 校長 ( 上行文 - 蓋職章 ; 平行 下行文 - 蓋簽字章 ) 8

9 公文結構 簽 文別 簽辦日期及單位 檔號及保存年限 主文 會簽單位 決行層級 ( 依分層負責明細表 主旨 之擬辦屬原則性 擬辦 段, 則提出具體作法, 細節之建議意見 9

10 公文語法 稱謂語 大院 大部 稱 謂 語 對受文者稱呼 或自稱用語 鈞部 鈞長鈞座 貴局 貴處貴公司 臺端 先生女士 本 該 職稱 有隸屬關係之下級對上級用 ( 如 : 本校對教育部 ) 對無隸屬關係之上級機關用 ( 如 : 本校對立法院 考試院 監察院 ) 對平行 下級及對人民團體用 對屬員 或人民 自稱 機關名稱如一再提及可稱 該 ( 如該局 ) 對職員則稱 該員 或 職稱 10

11 公文語法 期望或目的語 期望語發文者對受文者表達期望之用語 請鑒核請核示請鑒查請核備請備查 請查照請辦理惠復請查明惠復請查照轉知 請查照請照辦請辦理見復請查明見復請查照轉知 請上級機關或首長查核 指示使用 請平行機關知悉辦理時用 請下級機關知悉辦理時用 鑒核 - 報核案件 核示 - 請示案件 鑒查 - 僅供瞭解 核備 - 知悉供查考 11

12 公文語法 引述語 復 ( 稱謂 ) 函 復文時, 將對方前次來文引述於說明的首段 引述語 引據其他機關或受文者來文時之用語 依 ( 依據 )( 稱謂 ) 辦理於告知辦理之依據時用 ( 發文年月日字號及文別 ) 諒蒙鈞察 ( 對上級 ) ( 發文年月日字號及文別 ) 諒達 ( 對平行 ) ( 發文年月日字號及文別 ) 計達 ( 對下級 ) 就同一事後續行文, 如須表明前次的行文時, 引述於說明的首段 12

13 公文語法 附送語 / 經辦語 附送語 致送資料 文件之用語 附陳 檢陳 檢送 檢附 附送 對上級附送附件時用 對平行或下級機關附送附件時用 亦可當成起首語 經辦語 案情處理過程之聯繫用語 遵經 遵即 業經 經已 均經 迭經 旋經 嗣經 對上級機關或首長用 通用 13

14 公文語法 數字使用原則 阿拉伯數字 / 中文數字 用語類別 用法舉例 代號 ( 碼 ) 國民身分證統 ISBN M 臺秘字一編號 編號 發文字號第 號 序數 日期 時間 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 3 名第 6 次會議紀錄 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 年 7 時 50 分 阿拉伯數字 電話 傳真 (02) 郵遞區號 門牌號碼 計量單位 100 台北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 7.36 公頃土地 1.5 筆 統計數據 ( 百分比 金額 80 % 3.59 % 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,4 人數 比數等 ) 42,789 人 1:3 14

15 撰擬 要領 基本原則 原 則 簡用語簡練清晰 淺 不用奇字 切忌用字艱深 明鮮明適切 格式正確 條理分明 要言不繁 用詞精準 正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 周詳 確時間 數字須精確

16 撰擬 要領 基本要求 認清角色 瞭解案情 充分資訊 確定角色, 才能以適當的語氣及程式寫作 應清楚地瞭解案情並詳加規劃, 提出具體建議或要求 公文寫作應考量所涉的法令及曾經有過的相關案例

17 撰擬要領 簽稿不同 一 格式架構不同 二 對象及目的不同 簽 為內部請示 建議用, 承辦人就職掌事項 有所陳述 請示 請求 建議時使用, 供長官瞭解案情並作抉擇之依據 稿 則是公文之草本, 依各機關程序核判後發出, 其主要用途為對外公務聯繫及交涉用 三 流程不同 稿 於決行判發後, 送文書組進行校繕及用印發文工作 簽 於決行後, 則直接歸檔, 並依裁示憑辦 17

18 撰擬要領 公文簽辦方式 須簽辦 須發文 以稿代簽 簽稿併陳 案情簡單照例承轉 僅為說明 或依法准駁 或限時辦發之案件 收文 先簽後稿 政策或重大案件 法律案 人事案 須簽辦 不發文 大簽 ( 制式簽 ) 小簽 ( 簡簽 ) 18

19 撰擬要領 先簽後稿 - 先簽 (1/2) 檔號 :04001/1 保存年限 :5 104 年 8 月 20 日簽於 00 處 00 組主旨 : 謹擬具本校 104 學年度校務發展檢討會議 規劃案, 簽請核示 說明 : 一 依本校 104 年 0 月 0 日第 0 次校務會報決議辦理 二 旨揭規劃內容摘述如下 : ( 一 ) 召開時間 :104 年 0 月 0 日 ( 星期 0) 上午 9 時至 25 日下午 4 時 ( 二 ) 召開地點 :00000 ( 三 ) 參加人員 : 副校長 等 32 人 ( 四 ) 經費 : 會議期間所需交通 食宿 保險及雜費費用, 由校控款支付 ( 五 ) 會議行程及會議議程如附件 1 2 擬辦 : 奉核可後, 擬發 開會通知單, 請參加人員準時與會 19

20 撰擬要領 先簽後稿 - 後稿 (2/2) 國立清華大學開會通知單 ( 稿 ) 受文者 : 如出列席者發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 會議行程及會議議程各 1 份開會事由 : 召開本校 104 學年度校務發展檢討會議 開會時間 :104 年 8 月 24 日 ( 星期一 ) 上午 9 時至 25 日 ( 星期二 ) 下午 4 時開會地點 : 主持人 : 校長 聯絡人及電話 : ( ) 出席者 : 副校長 主任秘書 教務長 學務長 總務長 院長 所長 系主任 列席者 : 副本 : 備註 : 敬請攜帶會議行程及會議議程資料與會 20

21 撰擬要領 只簽不發 - 簡單例行案件 密等及解密條件或保密期限 : 收文簽辦單 擬辦 : 一 案係 00 大學來函更改該校通訊資料 二 本校電子公文系統已於收文日更新資料 三 文擬於清華公佈欄公告周知後存查 檔號 :04001/1 保存年限 :5 公文文號 : 承辦單位 : 總務處文書組承辦人 : 王大同聯絡電話 : 21

22 撰擬要領 上行文 檔號 :04001/1 保存年限 :00 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 :000 字第 000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 00 研究推廣計畫書 1 份 計畫籌備會議紀錄 1 份 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢陳本校 00 研究推廣計畫書 暨計畫籌備會議紀錄各 1 份, 請鑒核 說明 : 依據鈞部 00 年 00 月 00 日台高教字第 0000 號函辦理 正本 : 教育部副本 : 22

23 撰擬要領 平行文 檔號 :04001/1 保存年限 :00 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 :000 字第 000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 國立清華大學書函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 本校 00 系學生計 00 人, 訂於 00 年 00 月 00 日上午 00 時前往貴館參觀, 屆時請派員指 導, 請查照 說明 : 本案聯絡人 :000, 電話 : 正本 : 新竹市立美術館 副本 : 23

24 常見錯誤 上行文 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文 國立清華大學書函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢送本校 行動科學計畫書 一式二份, 請查照 說明 : 依貴部 104 年 8 月 10 日高教字第 000 號函辦理 正本 : 教育部副本 : 教育部高教司 函 普通件 行動科學計畫書 1 式 2 份 檢陳 1 式 2 份 請鑒核 鈞部 刪除教育部高教司 24

25 常見錯誤 平行文 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 104 年度半年結算報告 1 份 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢陳本校 104 年度半年結算報告 1 份, 請鑒核 說明 : 依鈞部教育農林審計處 104 年 8 月 10 日 00 字第 0000 號函辦理 正本 : 審計部教育農林審計處副本 : 檢送 請查照 貴處 25

26 常見錯誤 數字 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 : 轉 0000 傳真 : 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢送貴公司捐贈本校清寒獎學金新臺幣 3 萬 6 仟元整自行收納款項收據 ( 受贈五字 001 號 ) 乙只, 請查照 正本 : 愛心股份有限公司副本 : 3 萬 6,000 元 1 紙 26

27 小提醒 對外行文係以本校立場行文, 請勿自稱 本系 本所 本院 本中心, 應稱 本校 本校除密件公文外, 已全面實施電子化, 請勿使用紙本進行簽核 致教育部公文, 請勿以其所屬之各級單位為正本或副本受文者 上行文 涉及准駁 ( 行政處分 ) 不宜使用書函格式 期望用語用於 主旨 段, 說明 段及 辦法 段不要重複敘述 同案若需行文上級機關及平行機關, 應分上行函與平行函辦理 公文簽辦後, 應隨時追蹤進度, 避免有在各單位會簽或會稿多時, 在最後陳核時, 要求長官立即核判情形 請就本身業務, 詳閱本校分層負責明細表 ( 秘書處網頁 ), 了解各類案件判行層級, 以增進公文傳送之效率 27

28 建議參考資源 文書處理手冊, 下載網址 : 3C0&s=AAA8C7F A 本校文書組網頁整理之 公文製作範例 : 28

29 文書組 業務宣導 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 29

30 郵 件 郵件係透過單位進行轉交, 務必請寄件人書明收件人所屬單位 ( 系 所 中心 ), 勿僅以館 舍 室為收件地址 ; 為免影響公務進行, 非屬公務郵件, 儘量避免透過公務信箱傳遞 查詢郵局寄送之掛號信件或包裹, 請告知掛號號碼 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 30

31 發 文 附件如為現金 票據 有價證券或貴重物品, 應由承辦單位檢齊封固書明名稱 數量, 並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員辦理封發 國立清華大學 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 支票 1 紙金額 3 萬 6,000 元 蓋印 蓋印 31

32 機密公文傳遞及歸檔 機密公文簽核方式 : 紙本簽核 機密公文傳遞方式 : 請使用 機密文書傳遞公文封 進行傳遞 機密公文歸檔方式 送存歸檔前, 請先將紙本公文依照 文件產生日期 的先後順序進行排序 ( 原則 : 晚者在上, 早者在下 ), 並依序編寫頁碼及蓋騎縫章 請使用 機密檔案專用封套 裝封 封面上各欄位請確實填寫 案由或案名 : 請簡要摘錄事由, 以不洩密為原則 保密期限 : 請依 來文保密期限 填寫 創簽或創稿公文保密期限填寫原則 : 保密期限原則不超過保存年限 封套背面封口彌封 : 請加蓋職名章 ( 主要是蓋在上 下 左 3 邊的接縫線上 ) 併同 實體附件歸檔清單 送文書組歸檔 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 32

33 公文 ( 附件 ) 歸檔注意事項 一. 辦理公文附件歸檔時, 歸檔附件以原件為原則, 附件屬抽存續辦或不歸檔, 承辦人員應於本文敘明, 並於附件註記文 ( 編 ) 號, 簽奉機關權責長官核准 ; 俟其辦畢後, 承辦人員應依規定辦理附件歸檔事宜 二. 附件為下列物品, 得不辦理歸檔 1. 機關檔案點收作業要點第五點所列物品 現金 有價證券及其他貴重物品 司法訴訟有關物證 流質 氣體 易燃品 管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 易變質而不適長期保存之物品 2. 書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品 ( 如海報 ) 3. 為個人物品, 如學生證 個人公文等可由當事人收存 三. 以附件隨文寄出為不歸檔原因, 於規不符, 建議在附件寄出前製作複本歸檔 四. 不歸檔原因 ( 單位自存 已掃瞄成核參資料 影本歸檔 ) 五. 當來文有附件需自行下載時, 請下載後加入核參資料 33

34 機關檔案點收作業要點第五點所列物品 一. 現金 有價證券及其他貴重物品 二. 司法訴訟有關物證 三. 流質 氣體 易燃品 管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 四. 易變質而不適長期保存之物品 相關法規 機關檔案點收作業要點 機關檔案管理作業手冊第 7 章點收 34

35 檔案應用限制欄位 承辦公文應依法選擇公文之應用限制項目, 勿任意選擇 [ 不開放 ] 之欄位 依據檔案法第 17 條與第 18 條, 申請閱覽 抄錄或複製檔案, 機關非有以下情形, 依法不得拒絕 : 有關國家機密 有關犯罪資料 有關工商秘密 有關學識技能檢定及資格審查之資料 有關人事及薪資資料 依法令或契約有保密之義務 其他為維公共利益或第三人之正當權益者 因此, 承辦公文在選取檔號與保存年限的同時, 如無以上理由, 應於公文系統內的 [ 應用限制 ] 欄位選擇 [ 開放 ] 項 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 35

36 用 印 36

37 37

38 38

39 39

40 40

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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