機密文書處理法規暨實務講習

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1 機密文書檔案處理 - 常見問題及實例講解 行政院綜合業務處翁參議玉麟 103 年 6 月 1

2 大綱 法源依據 機密文書類型 機密文書保密期限 & 解密條件 機密文書處理流程 & 注意事項 機密文書等級變更或解密之權責 機密文書等級變更或解密之程序 2

3 相關法源 國家機密保護法及其施行細則 檔案法 機密檔案管理辦法 文書處理手冊 3

4 機密文書之類型 機密文書區分為 國家機密文書 及 一般公務機密文書 ( 文書處理手冊第 49 點 ) 國家機密事項依國家機密保護法及其相關規定辦理 一般公務機密事項依相關法規及保密規定辦理 4

5 國家機密之意義 定義 :( 國家機密保護法第 2 條 ) 為確保國家安全或利益而有保密之必要, 對政府機關持有或保管之資訊, 經依國家機密保護法核定機密等級之文書者 範圍 :( 國家機密保護法施行細則第 2 條 ) 1. 軍事計畫 武器系統或軍事行動 2. 外國政府之國防 政治或經濟資訊 3. 情報組織及其活動 4. 政府通信 資訊之保密技術設備或設施 5. 外交或大陸事務 6. 科技或經濟事務 7. 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者 5

6 國家機密之核定 應於必要之最小範圍內為之 ( 國家機密保護法第 5 條 ) 保密期限核定, 絕對機密不得逾 30 年 極機密不得逾 20 年 機密不得逾 10 年等規定 ( 國家機密保護法第 11 條 ) 6

7 國家機密之等級 國家機密保護法第 4 條規定, 國家機密等級區分如下 : 絕對機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害的事項 極機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害的事項 機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害的事項 7

8 一般公務機密之意義 指本機關持有或保管之資訊, 除國家機密外, 依法令或契約有保密義務者 ( 文書處理手冊第 51 點 ) 種類繁多, 且散見於各種法規中 均為 密 等級 ( 文書處理手冊第 50 點 ) 8

9 一般公務機密之核定 因各政府機關或個人權益應行保密之事項, 種類繁多, 且散見於各種法規中, 復以契約或行政事務經緯萬端 錯綜複雜, 恐難明定最高保密期限 由各機關本於權責並視案情訂定保密期限 法律規定 一般公務機密 之事項, 主要係為保護個人安全 ( 如檢舉人身分 ) 隱私 ( 如醫療 財務等或犯罪紀錄等 ) 或為確保政府機關行政運作 ( 如人事採購作業等 ), 除政府機關行政運作過程須保密之事項, 可於行政目的達成後, 予以解密外, 其餘有關個人權益之保護, 並無完成期限, 依法即應持續保密 各機關應就其主管業務, 依文書處理手冊第 49 點第 2 項各法規所定事項, 於必要之最小範圍內, 分別詳定應保密事項之具體範圍 9

10 一般公務機密之種類及適用法令 ( 一 ) 職務秘密 公務員服務法第 4 刑事訴訟法第 245 條第 3 項 稅捐稽徵法第 33 條 野生動物保育法第 12 條第 3 項 統計法施行細則第 45 條 水污染防治法第 26 條第 4 項 勞動檢查法第 11 條第 1 項 2 款 10

11 一般公務機密之種類及適用法令 ( 二 ) 郵電秘密 郵政法第 11 條 電信法第 7 條第 1 項 刑法第 133 條 11

12 一般公務機密之種類及適用法令 ( 三 ) 業務秘密 醫師法第 23 條 藥師法第 14 條 刑法第 316 條 護理人員法第 28 條 醫療法第 49 條 12

13 一般公務機密之種類及適用法令 ( 四 ) 採購秘密 政府採購法第 34 條機關辦理採購, 其招標文件於公告前應予保密 機關辦理招標, 不得於開標前洩漏底價, 底價於開標後至決標前, 仍應保密 機關對於廠商投標文件, 除供公務上使用或法令另有規定外, 應保守秘密 13

14 一般公務機密之種類及適用法令 ( 五 ) 人事秘密 公務人員陞遷法第 16 條 典試法第 28 條 考績法第 20 條 考績委員會組織規程第 7 條 14

15 一般公務機密之種類及適用法令 ( 六 ) 陳情檢舉 行政程序法第 170 條 行政機關對人民之陳情有保密必要者, 受理機關處理時, 應不予公開 獎勵保護檢舉貪污瀆職辦法第 10 條 受理檢舉機關, 對於檢舉人姓名 性別 出生年月日 國民身分證統一編號或護照號碼 居所或服務機關 學校 團體, 及被檢舉人之姓名或其他足資辨別之特徵等資料及檢舉書 筆錄或其他有關資料, 應予保密 15

16 機密文書保密期限 國家機密文書 : 絕對機密 - 不得逾 30 年 極機密 - 不得逾 20 年 機密 - 不得逾 10 年 國家機密涉及國家安全情報來源或管道, 應永久保密 一般公務機密文書 : 依法令或契約規定期限, 予以保密 16

17 機密文書解密條件 文書處理手冊第 60 點機密文書保密期限或解密條件之標示, 應以括弧標示於機密等級之右, 其解密條件之如下 : 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 附件抽存後解密 ( 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 ) 其他 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 ) 17

18 機密文書處理流程圖 創稿 來文 總收文分送各單位承辦人簽擬陳核 會簽 各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封 分文 繕校 蓋印 封發 歸檔, 以及機密公文電子交換等事項, 並儘可能實施隔離作業 ( 文書處理手冊第 55 點 ) 批示 送回承辦單位 送文書科 歸檔 18

19 機密文書注意事項 - 收文登錄 文書處理手冊第 59 點 收受機密文書時, 應詳細檢查封口有無異狀後, 並依內封套記載情形完成登錄 受文者為機關或機關首長者, 應送機關首長或指定人員啟封 ; 受文者為其他人員者, 逕送各該人員啟封 ; 另啟封人員, 應核對其內容及附件 機密文書之收發處理, 以專設文簿或電子檔登記為原則, 並加註機密等級 如採混合方式, 登記資料不得顯示機密之名稱或內容 19

20 機密文書注意事項 - 用印 屬 絕對機密 極機密 者 由承辦人員持往用印 監印人員僅憑機關首長簽署用印, 不得閱覽其內容 屬 機密 密 者之用印 得由指定繕校人員持往用印 20

21 機密文書注意事項 - 封發 文書處理手冊第 點 絕對機密 極機密 文書 : 承辦人員監督辦理 機密 密 文書 : 指定繕校 收發人員辦理 機密文書對外發文時, 應封裝於 雙封套 內 內封套 : 正面適當位置處加蓋機密等級, 並加封密, 封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋 密 字戳記 外封套 : 不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記 21

22 機密文書注意事項 - 傳遞方式 內部 ( 一 ) 密件發文時承辦人員須以專設文簿 ( 如承辦密件登記查考簿 ) 親自或派專人傳遞至發文單位, 不可與普通公文夾雜送繕以免發生洩密之虞 分文 ( 交辦 ) 陳核 ( 判 ) 送會 送繕 用印 退稿 歸檔等流程 絕對機密 及 極機密 文書 : 應由承辦人員親自持送 機密 及 密 文書 : 非由承辦人員傳遞時, 應密封交遞 22

23 機密文書注意事項 - 傳遞方式 對外 ( 二 ) 屬國家機密之 絶對機密 或 極機密 者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 必要時得派武裝人員或便衣人員護送 機密者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞 一般公務機密文書 密 等級者, 須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理 23

24 機密文書注意事項 - 歸檔 承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封, 並於封面上註明單位名稱 收發來文字號 案由或案名 ( 得以代碼或代名表示 ) 分類號 頁數 件數 附件數 案卷內文件起迄日期 保存年限 機密等級及保密期限或解密條件, 封口簽章後, 送檔案管理單位辦理歸檔 ( 機密檔案管理辦法第 4 條第 1 項 ) 檔案管理人員點收機密文書時, 僅得依封套上記載事項檢視, 不得拆開封套 ; 封套上記載不全者, 應退回補正 ( 機密檔案管理辦法第 4 條第 3 項 ) 24

25 機密文書注意事項 - 保管 機密檔案應與一般檔案分別存放, 應存放於具安全防護功能之箱櫃, 並裝置密鎖, 保管人員必須經常檢查 ( 機密檔案管理辦法第 6 條 ) 保管機密文書人員調離職務時, 應將所保管之機密文書, 逐項列冊點交單位主管或其指定人員 ( 文書處理手冊第 74 點 ) 對於機密文書之處理, 指定專人會同檔案 資訊 政風等業務承辦人員, 實施查核 ( 文書處理手冊第 75 點 ) 機密文書非經權責主管人員核准, 不得攜出辦公處所 ; 因職務而持有之機密文件, 應保存於辦公處所 ( 文書處理手冊第 67 點及第 76 點 ) 25

26 其他注意事項 ( 一 ) 機密案件經解密後, 應照普通案件放置保管, 非經解密者, 不得銷毀 ; 解密後, 其銷毀方式, 須依檔案法及相關規定辦理 ( 文書處理手冊第 73 點 ) 經核准銷毀之檔案於銷毀前, 應妥善集中放置於安全場所, 並應注意其運送過程之安全 檔案之銷毀, 應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控, 並應注意環境保護事宜 ( 機關檔案保存年限及銷毀辦法第 12 條 ) 絕對機密不得複製 ( 國家機密保護法第 15 條 機密檔案管理辦法第 16 條 ); 一般公務機密文書之知悉 持有 使用或複製, 除辦理該機密業務者外, 以經單位主管以上人員同意者為限 ( 文書處理手冊第 58 點 ) 26

27 其他注意事項 ( 二 ) 不同等級之國家機密合併使用或處理時, 以其中最高之等級為機密等級 ( 國家機密保護法第 17 條 ) 機密檔案應與一般檔案分別存放, 並依機密等級分別保管 機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃, 裝置密鎖存放之 ; 必要時, 應存放於保險室或密室中, 並裝置警報及監視系統 ( 機密檔案管理辦法第 6 條 ) 27

28 機密文書等級變更或解密權責 文書處理手冊第 72 點 機密等級變更或解密, 由承辦人員辦理 國家機密之變更或解密, 依國家機密保護法第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整, 致該機密事項非其管轄者, 相關保護作業由承受其業務之機關辦理 ; 無承受業務機關者, 由原核定機關之上級機關或主管機關為之 28

29 文書機密等級之變更或解密, 其權責劃分疑義實務案例說明 Q: 機關因公務需要函詢工程會政府採購法意見, 並將該函公文機密等級核定為密, 保密期限至 102 年 12 月 31 日止 現有立法委員請該會提供該會上開函復機關之公文, 惟因涉及該會公文之解密, 滋生處理文書機密等級之變更或解密之權責劃分疑義 就該會函復公文, 該會是否係屬上開規定所稱原核定機關, 得就該會函復內容認為無保密需要而逕行解密? A: 一 按文書處理手冊第 72 點第 3 款 : 處理文書機密等級之變更或解密, 其權責劃分如下 : ( 三 ) 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 上開規定所稱原核定機關係指製作原機密文書之核定機關, 倘機密文書核定機關如對外發文, 受文機關復文機密等級之解密, 應由該受文機關辦理 是以, 其他機關因公務需要函詢該會政府採購法意見而核定為密級之公文, 該會據此就函復疑義之公文機密等級亦核定為密, 該會即為函復此疑義公文機密等級之原核定機關 二 工程會所製作函復機關政府採購法意見之公文, 雖可依前開規定本於權責核定, 是否變更或解密, 倘因其內容涉及原函請釋機關業務上仍有保密之必要者, 為期審慎, 可另洽原請釋機關之意見, 再行斟酌, 惟不受原請釋機關意見之拘束 29

30 機密文書等級變更及解密程序 - 未標示保密期限或解除條件 原核定機關主動檢討或檢查 受文機關建議 是 填具 處理意見表 及辦理 通知單稿 通知受領該機密文書之受文機關 填具調案單將原卷調出, 檢視是否為原核定機關 否 建議單 建議原核定機關變更或註銷其機密等級 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 * 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 * 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之 紀錄單 * 原案照變更等級或非機密文件保管 30

31 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 檔 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 號 原機密案件日期文號文別 案 由 受文機關 抄送副本機關 原 機 密 等 級 新機密等級或註銷 變更機密等級理由 備 陳 考 核 說明 : 一 已辦之機密文書資料, 已失保密時效, 或因有關機關之建議, 其機密等級應予註銷或變更者, 先提出審查後, 填此表陳核 二 國家機密之變更或解密者, 依 國家機密保護法 第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 31

32 處理意見表說明 一 已辦之機密文書資料, 已失保密時效, 或因有關機關之建議, 其機密等級應予註銷或變更者, 先提出審查後, 填此表陳核 二 國家機密之變更或解密者, 依 國家機密保護法 第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 32

33 機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 建議單 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 主旨 :( 來文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 號 ( 文別 ), 建請惠予 ( 變更或註銷 ) 其機密等級 說明 : 旨揭文號之 ( 案由 ) 一案, 原為 ( 原機密等級 ), 因 ( 建議再分類理由 ), 建請惠予 ( 建議再分類等級 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 33

34 機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 通知單 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 原發文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 號 ( 文別 ), 有關 ( 案由 ) 一案原為 ( 原機密等級 ), 請惠予 ( 變更為新機密等級或註銷 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 34

35 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 ( 戳 ) ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 ( 原機密案件核定機關 ) 原機密案件 新等級或註銷 發文日期 發文字號 登 記 人 ( 職稱 ) ( 姓名 ) ( 日期 ) 發文日期 發文字號 說明 : 一 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 二 將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單 三 原案照變更之等級或非機密文件保管 35

36 常見問題及實例講解 36

37 案例 (1) 府 機密文書機密等級變更或註銷建議單 受文者 : 發文日期 : 發文字號 : 速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 如文主旨 : 為配合國家機密保護法第 39 條規定辦理機密文書機密等級重新檢討專案, 檢送貴管前致本府密級以相關公文 ( 詳如清冊 ), 敬請查照 說明 : 一 請參照國家機密保護法之相關規定, 重新核定貴管機關文書機密等級暨附解密條件見復 ; 回函時並註明原清冊之序號及檔號 二 清冊中 備考 欄內併案檢討有本府之復函, 即指其將隨同貴管之檢討結果同步調整機密等級, 毋庸再行建請本府檢討 正本 : 行政院 副本 : 37

38 案例 (2) 部參謀本部後勤參謀次長室機密文書機密等級變更或註銷通知單 主旨 : 檢送本室檔案機密等級變換建議 ( 處理 ) 表, 請惠予辦理機密等級註銷, 請查照 說明 : 依國家機密保護法第 條規定辦理 正本 : 行政院秘書處... 38

39 案例 (3) 相關機關來函時註明為 密件 並已敘明解密條件為 工作完成時解密, 其是否尚需相關機關再來函告知解密期限? 39

40 案例 (4) 民間團體以密件行文, 政府機關可 否自行銷密? 40

41 案例 (5) 受文機關可否依來文所涉業務性質, 自行設定解密條件? 41

42 案例 (6) 國立 大學保管臺灣省行政長官公署教育處之機密檔案, 因年代久遠已失保密時效, 行文教育部中部辦公室建請註銷機密等級, 該辦公室回復該檔案已移轉國史館存放一案 42

43 案例 (7) 中國回教協會函受文者 : 行政院秘書處密件等級 : 主旨 : 陳送本會 2007 年亞洲地區穆斯林青年 ( 領袖 ) 夏令研習營活動計畫書 1 份 ( 如附件 ) 敬請俞允指導辦理相關事宜, 並酌予補助舉辦所不足之部分經費新台幣壹拾萬元整, 俾利活動順利推展為感 正本 : 內政部 外交部 教育部副本 : 行政院秘書處 43

44 抄件 案例 (8) ( 機關 ) 函受文者 : ( 內部單位 ) 發文日期 : 發文字號 : 速件 : 密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 演習結束後解密 ) 附件 : 如文 主旨 : 函送 演習綱要計畫, 請查照 正本 : 副本 : 44

45 案例 (9) 機密文書機密等級變更或註銷建議單受文者 : 發文日期 : 發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 普通附件 : 如文主旨 : 檢送 機密文書機密等級變更或註銷建議表 1 份 ( 詳附件 ), 請重新審認機密等級, 以利文書歸檔作業, 請查照惠復 說明 : 依據鈞院秘書處文書處理手冊第 點規定辦理 正本 : 行政院副本 : 45

46 案例 (10) 機關公文檔案佚失, 如何辦理檢討該等公機密等級變更或註銷作業? 46

47 重點宣導 密等及解密條件或保密期限 : 請務必填列 本件至某年某月某日解密 保存年限訂定, 應高於保密期限 承辦單位不得擅自更改來文之等級及解密條件或保密期限 機密文書如非必要, 儘量免用或減少副本 辦畢歸檔注意事項 : 承辦人需檢視完整案件 ( 含附件 ) 並逐頁編寫頁碼, 以機密檔案專用封套予以封裝 按封套所載事項填列, 並於封口加蓋騎縫章及簽註日期 檔管人員不得拆開封套, 檢視封套上記載不全者, 退還補正 47

48 重點宣導 範例 國立交通大學機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 ( 原機密案件核定機關 ) 教育部 發文日期 發文字號 100 年 7 月 13 日 臺人 ( 二 ) 字第 號 原機密案件 發文日期 發文字號 58 年 10 月 11 日 台 (58) 人字第 號 新等級或註銷 註銷 登記人 職稱 : 組員 姓名 : 林 日期 : 年 月 日 說明 : 一 機密文書機密等級奉准變換或註銷時先調出原卷核對 二 將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單 三 原案照變換之等級或非機密文件保管 48

49 敬請指教 謝謝 49

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Microsoft PowerPoint ppt 機密文書處理理簡介 秘書室文書科賈學軍 98 年 4 月 30 日 1 人民知的權利與公務機密 人民有知的權利, 但公務機密往往涉及國家安全及利益 或與政務有重要影響 或涉及個人隱私暨權益, 因此世界各國均對公務機密嚴加保護, 即使在定有政府資訊公開法的民主先進國家, 亦明文規定將公務機密列列為不不公開事項 2 法源依據 國家機密保護法及其施行行細則 (92.10.1 施行行 ) 檔案法 (91.1.1.

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