第一部分【內容整理】

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艺蒙
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第六章第六章公文概述一公文的定義公文具有固定的程序格式和用語, 作為共同遵循的依據, 且擁有法律效力的約束性及強制性所謂公文, 依公文程式條例第一條云 : 稱公文者, 謂處理公務之文書 ; 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例之規定辦理因此公文乃是機關相互間, 或個人與機關相互間, 為處理公務, 表達意志目的與期望, 按一定程序和格式, 所撰寫具有特定格式之公務文書,

1 第六章第六章公文概述一公文的定義公文具有固定的程序格式和用語, 作為共同遵循的依據, 且擁有法律效力的約束性及強制性所謂公文, 依公文程式條例第一條云 : 稱公文者, 謂處理公務之文書 ; 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例之規定辦理因此公文乃是機關相互間, 或個人與機關相互間, 為處理公務, 表達意志目的與期望, 按一定程序和格式, 所撰寫具有特定格式之公務文書, 簡稱為公文根據此條文可知, 只要是處理公務的文書, 都可稱為公文, 並不侷限於公務員在職務上的製作, 故沒有公務員身分和法定職務的公民, 向公務機關單位有所陳述或請求的事項, 不論為公為私, 其所作成的文書, 也屬於公文的範圍而公文的內涵要件為 : ( 一 ) 必須是處理公務之文書 ( 二 ) 必須有一方是機關 ( 三 ) 必須符合一定程式二公文程式的類別公文程式, 是指製作公文的格式與程序每一類公文皆有特定的格式, 必須按照固定的要求來撰寫, 不可弄混此外, 通常一件公文, 從收文處理到文書核擬及發文處理等過程, 都有一定的製作傳遞程序必須遵守 178

2 第六章公文應依其性質, 使用適當的類別常用之公文類別, 可分為以下幾類 : ( 一 ) 令 : 公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 ( 二 ) 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 ( 三 ) 咨 : 總統與立法院監察院公文往復時使用 ( 四 ) 函 : 各機關處理公務有下列情形之一時使用 : 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示交辦批復時 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時 3. 同級機關或不相隸屬機關間行文時 4. 民眾與機關間之申請與答復時 ( 五 ) 公告 : 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定之對象宣布周知時使用 ( 六 ) 其他公文 : 其他因辦理公務需要之文書, 例如 : 書函開會通知單或會勘通知單公務電話紀錄 1. 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通報時使用 2. 舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情, 寄送普通文件書刊, 或為一般聯繫查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性召集會議或辦理會勘時使用凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發 ( 受 ) 話人如認有必要, 可將通話紀錄作成 2 份並經發話人簽章, 以 1 份送達受 ( 發 ) 話人簽收, 雙方附卷, 以供查考 179

3 手令或手諭簽報告箋函或便簽聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖定型化表單機關長官對所屬有所指示或交辦時使用承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述請示請求建議時使用公務用報告如調查報告研究報告評估報告等 ; 或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用聘用人員時使用對人事物之證明時使用對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用對會議提出報告或討論事項時使用記錄會議經過決議或結論時使用對上級人員略述事情之大要, 亦稱綱要起首用敬陳者, 末署職稱姓名詳述機關掌理業務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用三公文之期望目的及稱謂用語無須挪抬 ( 空格 ) 根據行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第號函, 為使各機關處理公文有一致遵循標準, 自即日起有關公文之期望目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 180

4 第六章公文的製作要點行政機關公文製作表解基本要求 : 簡淺明確 1. 正確 2. 清晰 3. 簡明 4. 迅速 5. 整潔 6. 一致 7. 完整一公文類別與結構 ( 一 ) 公文類別 1. 令 : (1) 公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則 : 可不分段 (2) 發布法規命令及人事命令 : 格式由人事主管機關訂定 (3) 蓋用機關印信 2. 呈 : 限對總統使用 3. 咨 : 總統與立法院監察院間使用 4. 函 : (1) 上級機關對下級機關 (2) 下級機關對上級機關 (3) 同級或不隸屬機關 (4) 民眾與機關間 5. 公告 : (1) 向公眾或特定對象宣布 (2) 張貼公布欄 ( 蓋機關印信 ) (3) 利用報刊等傳播 (4) 得用表格處理 (5) 刊 ( 登 ) 載於政府公報其他出版品或電子公布欄之公告, 免蓋用印信免署機關首長職銜姓名 6. 其他公文 : 書函開會 ( 會勘 ) 通知單公務電話紀錄手令或手諭簽報告箋函或便簽聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖定型化表單 ( 二 ) 公文結構 : 1. 主旨 : (1) 全文精要說明目的與期望 (2) 力求具體扼要 (3) 不分段一項完成 (4) 能用主旨 1 段完成的勿分割為 2 段 3 段 (5) 定有辦理或復文期限的須敘明 2. 說明 : (1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望語 ( 如請核示請查照等 ) (2) 只摘述來文要點 (3) 提出處理方法分析 ( 簽 ) (4) 公告用改為依據指出法條或機關名稱 (5) 須列明副本收受者的作為附件名稱份數 3. 辦法 : (1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語 (2) 視內容改稱建議請求擬辦公告事項核示事項 (3) 公告改為公告事項或說明 (4)3 段式內容截然劃分避免重複 ( 三 ) 注意事項 : 一文一事一項一意條列次序 : 採一字 ( 符號 ) 一碼為原則二公文用語與用字 ( 一 ) 稱謂用 : 1. 上級對下級 - 稱貴 2. 下級對上級 - 稱鈞鈞長大 ( 無隸屬 ) 3. 機關或首長對屬員 - 稱台端 4. 間接對機關團體 - 稱全銜或簡銜必要時稱該 5. 間接對機關職員 - 稱職稱 6. 機關對人民 - 稱先生女士或通稱台端君 7. 平行 - 稱貴 8. 自稱 - 稱本 9. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及 - 通稱貴機關或貴單位 ( 二 ) 期望用 : 視需要酌用希請查照照辦辦理見復核示鑒核請轉行照辦轉行轉告 ( 三 ) 統一用字 ( 語 ): 公布身分占有徵稅帳目牴觸計畫策劃雇員僱用聲請 ( 對法院 ) 申請 ( 對機關 ) 關於紀錄記錄領事館蒐集儘量貫徹澈底設機關置人員第九十八條第一百條第一百十八條制定 ( 法律 ) 訂定 ( 命令 ) ( 三 ) 注意事項 : 1. 使用標點符號 2. 避免艱深費解無意義模稜兩可 3. 肯定堅定互相尊重 4. 阿拉伯字註明承辦月日時分 5. 法條條文序數不用大寫 6. 司法審判文書另訂實施公文改革目的發揮溝通意見功能普遍提高行政效率 181

5 一公文用紙尺度 ( 一 ) 質料 :70~80GSM(g/m2) 以上米色 ( 白色 ) 模造紙或再生紙 ( 二 ) 尺度 : 採國家標準總號五號用紙尺度 A4 二書寫方式 ( 一 ) 書寫方式 : 公文應由左而右, 由上而下, 橫行書寫 ( 二 ) 紙張及版面 : 以 A4 紙張直式橫書為原則 ( 三 ) 裝訂 : 左側裝訂 ( 四 ) 邊界 : 1. 上緣 : 紙張上緣保留 2.5 公分 +0.3 公分 2. 下緣 : 紙張下緣保留 2.5 公分 +0.3 公分 3. 右緣 : 紙張右緣保留 2.5 公分 +0.3 公分 4. 左緣 : 紙張左緣保留 2.5 公分 +0.3 公分, 裝訂線至左緣保留 1.5 公分 +0.3 公分 ( 五 ) 頁碼 : 頁尾置中 ( 六 ) 字型 : 中文採楷書 ( 七 ) 行距 :10 點字行距 10 點 +3 點,12 點字行距 15 點 +3 點,16 點字行距 28 點 +4 點,20 點字行距 36 點 +5 點三分項條列序號 ( 一 ) 公文內容得視需要分項條列, 分項條列序號, 應全部以全形字元呈現, 但併同使用之圓括號 ( ), 以半形字元 ( ) 呈現, 以維持公文所用標點符號之一致性, 同時節省篇幅 ( 二 ) 分項條列時, 下一層應另列縮一格書寫, 其層次及縮格範例如下 : 層級縮格範例字形第一層一中文全形字第二層 ( 一 ) 中文全形字 ;( ) 半形字元第三層 1 阿拉伯數字全形字元第四層 (1) 阿拉伯數字全形字元 ; ( ) 半形字元第五層甲中文全形字第六層 ( 甲 ) 中文全形字 ;( ) 半形字元 182

6 第六章四行文系統公文的行文系統依公文授受雙方的關係為準, 可分為上行文平行文下行文等三種各級機關行文系統如下表所示 : 機關行文種類總統 <-> 行政院司法院考試院令 <-> 呈總統 <-> 立法院監察院咨 <-> 咨五院 <-> 五院平行函 <-> 平行函五院 <-> 其隸屬關係之部會下行函 <-> 上行函五院 <-> 其無隸屬關係之部會行政院 <-> 各直轄市及縣 ( 市 ) 政府立法院監察院考試院監察院 <-> 直轄市政府平行函 <-> 平行函下行函 <-> 上行函平行函 <-> 平行函各部會 <-> 直轄市政府平行函 <-> 平行函教育部 <-> 各級國立學校下行函 <-> 上行函直轄市及縣 ( 市 ) 政府 <-> 所屬各鄉 ( 鎮市區 ) 公所下行函 <-> 上行函直轄市及縣 ( 市 ) 政府 <-> 直轄市及縣 ( 市 ) 議會平行函 <-> 平行函直轄市及縣 ( 市 ) 教育局 <-> 所屬各級市 ( 縣 ) 立及私立學校下行函 <-> 上行函 183

7 五公文的結構於公文是處理公務的文書, 為使其發生效力, 須依合法的固定程式, 寫出具體的內容, 同時必須採用通順達意簡淺明確的文字, 以及運用合適的語氣來表達, 切忌長篇大論模稜兩可語意不清緣此, 在製作公文前, 若能先明白公文結構, 非但在撰寫公文時將可更加得心應手, 獲取高分, 有了縝密的結構, 充實的內容, 方可收到與對方溝通之效所謂公文結構, 是指組成公文之體系架構, 包含公文本文結構與整體結構本文結構內容大致可分為 : 引據申述歸結三項, 撰寫時應依此三步驟製作公文整體結構亦稱為行款, 所謂行款是指公文行文款式, 乃公文的形式, 亦即一件完整公文所應具備之項目公文的行款通常可分為十四部份, 除了令與公告外, 其他各類, 大致相似, 茲分述如下 : ( 一 ) 發文機關全銜 ( 二 ) 文別 ( 三 ) 機關地址及聯絡方式 ( 四 ) 受文者 ( 五 ) 發文日期 ( 六 ) 發文字號 ( 七 ) 速別 ( 八 ) 密等及解密條件或保密期限 ( 九 ) 附件 ( 十 ) 本文 ( 十一 ) 正本 ( 十二 ) 副本 ( 十三 ) 署名或蓋章戳 ( 十四 ) 檔號和保存年限等以下將提供現行公文標準格式, 並依公文行款說明其書寫方式 : ( 一 ) 公文的標準格式 184

8 第六章檔號 : 保存年限 : [ 機關全銜 ] [ 文別 ] ( 機關團體名稱, 不能簡寫或省略, 置中, 且字體比本文略大, 文別寫在名稱之後, 前方須空一格, 字體亦同機關全銜, 如令函呈等會銜公文機關排序 : 主辦機關會辦機關 ) 地址 : 市路號 ( 會銜公文列主辦機關, 令公告無此項 ) 聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e- mail)( 會銜公文列主辦機關, 令公告無此項 ) 市路號 ( 郵遞區號和地址, 寫作時可以此模式代之 ) 受文者 :( 發函對象, 使用全銜, 民眾姓名下寫先生女士或君令公告無此項 ) 發文日期 : 中華民國年月日發文字號 :(104) 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 :( 令公告無此項 ) 附件 :( 略 )( 令公告無此項 ) [ 本文 ]( 令 : 不分段 ; 公告 : 主旨依據公告事項三段 ; 函書函等 : 主旨說明辦法三段 ) 公告分段要領 : (1) 主旨應扼要敘述公告之目的和要求, 其文字緊接段名冒號之右書寫, 且不能分項 (2) 依據應將公告事件之原由敘明, 引據有關法規及條文名稱或機關來函, 非必要不敘來文日期字號有兩項以上依據者, 每項應冠數字, 並分項條列, 另列縮格書寫 (3) 公告事項 ( 或說明 ) 有二項以上者, 每項應冠數字並分項條列, 另列縮格書寫, 使層次分明, 清晰醒章簡則等文件時, 僅註明參閱某某文件, 公告事項內不必重複敘述函分段要領 : (1) 主旨 : 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體扼要, 且不能分項 (2) 說明 : 當案情必須就事實來源或理由, 作較詳細之敘述, 無法於主旨內容納時, 用本段說明本段段名, 可因公文內容改用經過原因... 等其他名稱 (3) 辦法 : 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時, 用本段列舉本段段名, 可因公文內容改用建議請求擬辦公告事項核示事項等其他名稱 ) 正本 :( 同受文者, 令公告無此項 ) 副本 :( 相關單位, 令公告無此項 ) [ 長 ][ 蓋章戳 ] ( 令 : 蓋機關印信機關首長簽名章 ; 公告 : 蓋機關印信機關首長簽名章 ; 函 : 蓋職章 ( 上行函用 )/ 簽名章 ( 平下行函用 ); 書函一般事務性之通知等 : 蓋機關單位條戳 ) 附件 :( 略, 令公告無此項 ) 185

9 ( 二 ) 款式之書寫要領款式項目書寫要領對齊方式發文機關全銜文別機關地址聯絡方式受文者發文日期發文字號速別發文機關必須填寫機關之全稱, 不可只寫簡銜, 如行政院大陸委員會不可只寫陸委會即使試題未告知全稱, 也應自己補全二個以上之機關會銜者, 應名銜並列, 字體要放大視公文類別而填寫, 如為呈則填呈字, 函則填函字文別要寫在發文機關全銜之後空一格處, 字體則要與發文機關一樣大詳細填寫機關之正確地址, 會銜者, 只列主辦機關之地址本項必需填寫, 但令或公告可除外詳細填寫聯絡人員姓名電話傳真電子郵件位址本項必需填寫, 但令或公告可除外受文者即行文的對象, 通常逐一填寫, 若為機關團體須寫全銜 ; 若為個人則應在姓名後標出職稱或稱謂行文的對象亦可概括, 如臺北市政府所屬各機關學校所屬各鄉鎮市公所公文中呈咨函書函申請函等, 皆應列出受文者 ; 至於機關內部所用的簽報告便箋, 也可將受文者寫在正文之後, 只要在對方的名銜之前加謹陳敬陳或此致此上等字樣即可公文程式條例第 6 條第 1 項規定 : 公文應記明國曆年月日其目的為法律上時效之依據公文程式條例第 6 條第 2 項規定 : 機關公文, 應記明發文字號其目的在便於查驗視公文速別填寫, 如最速件便填最速件 ; 速件填速件, 普通件則填普通件令或公告無須填寫此項置中對齊接續發文機關全銜置中起始置中起始 186

10 第六章密等及解密條件或保密期限視公文密等分填絕對機密極機密機密密等字 ; 如為普通件則填普通 ; 並應於其後註記本件於公布時解密本件至某年某月某日解密等字, 表示本件公文解密條件試題若無指出其內容時, 只須列出名稱即可令或公告無須填寫此項附件字體大小約為受文者字體的二分之一填寫公文附件名稱及數量, 並在本文說明段最後一項列出 ( 如為上行函寫檢陳乙份, 平行函或下行函則寫檢附或檢送乙份 ), 無則空白令或公告無須填寫此項本文本文為公文的主體, 通常可分為三類 : 令公告函令不分段 ; 公告分主旨依據公告事項三段 ; 函分主旨說明辦法三段依公文內容需求, 採主旨說明辦法三段加以靈活運用, 說明與辦法書寫時應分項條列如公文為公告, 則說明須改為依據, 辦法改為公告事項正本列舉全部收文之機關單位或人員或概括表達, 應與受文者相同副本列舉全部收受副本知機關 ( 單位 ) 或人員, 其中含附件者應註明, 如要求副本受收者作為時, 應在說明段內敘明若為本機關業務承辦單位或相關單位, 則可冠上本校本會本院本部等, 如本校總務處無受文者的公文, 當然無副本收受者署名或蓋章戳依公文種類及行文體使用正確首長簽字章或機關單位條戳上行函應具機關單位全名首長職稱和姓名, 蓋職章 ; 平行函及下行函僅寫首長職稱和姓名, 蓋簽名章上行函之職稱姓名字體應與內容大小相同, 平行函或下行函之字體則應特別放大檔號和保存年限於稿面適當位置列明, 通常寫在公文右上方 187

11 六作法說明 ( 一 ) 令公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 1. 製作要領 : (1) 公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則 : A. 令文可不分段, 敘述時動詞一律在前, 例如 : (A) 甲訂定施行細則 (B) 乙修正辦法第條條文 (C) 丙廢止辦法 B. 多種法律之制定或廢止, 同時公布時, 可併入同一令文處理 ; 法規命令之發布, 亦同 C. 公發布應以刊載於政府公報或其他出版品方式為之, 並得於機關電子公布欄公布 ; 必要時, 並以公文分行各機關 (2) 人事命令 : A. 人事命令 : 任免遷調獎懲 B. 人事命令格式由人事主管機關訂定, 並應遵守由左至右之橫行格式原則 2. 字型大小 : (1) 機關全銜文別 :20 點字 ( 置中對齊 ) (2) 令內容等主要資訊 :16 點字 ( ) (3) 發文日期發文字號等普通資訊 :12 點字 ( ) (4) 頁碼頁尾等參考資訊 :10 點字 ( 置中對齊 ) 3. 印信 : 蓋於發文字號及令內容之間右方 188

12 第六章 4. 範例 : 189

13 ( 二 ) 函 1. 函之製作要領 : (1) 一般原則 : A. 文字敘述應明白曉暢詞意清晰, 以達到簡淺明確之要求 B. 文句應正確使用標點符號 C. 文內避免層層套敘來文, 祇摘述要點 D. 應採用語氣肯定詞意妥切互相尊重之語詞, 避免使用艱深費解無意義或模稜兩可之詞句 E. 函的結構, 採用主旨說明辦法三段式, 案情簡單者, 得用主旨一段完成, 不必硬性分割為二段三段 ; 說明辦法兩段段名, 均可因事因案加以活用 (2) 分段款式 : 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體主旨扼要說明辦法當案情必須就事實來源或理由, 作較詳細之敘述, 無法於主旨內容納時, 用本段說明向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時, 用本段列舉本段段名, 可因公文內容改用建議請求擬辦公告事項核示事項等其他名稱 (3) 各段規格 : A. 每段均標明段名, 段名之上不冠數字, 段名之下加冒號 : B. 主旨一段不分項, 文字緊接段名之冒號下書寫 C. 說明辦法如無項次, 文字緊接段名冒號之右書寫 ; 如分項標號條列, 應另列縮格書寫 ( 一字一符號一碼 ) 為一二三...,( 一 )( 二 )( 三 )..., ,(1)(2)(3)...; 但其中 "()" 以半型為之 190

文書作業講稿

台灣首府大學 100 學年度第一學期公文寫作暨線上簽核教育訓練活動時間 : 第一梯次 :100 年 09 月 14 日 ( 星期三 ) 上午 10 時至 12 時第二梯次 :100 年 09 月 16 日 ( 星期五 ) 上午 10 時至 12 時活動地點 :TA312 電腦教室主講者 : 公文寫作 : 何連成老師電子公文 : 鄭仰程老師中華民國 100 年 9 月文書作業講稿壹公文的類別貳