Microsoft Word - 勤而云ERP(阿里云版)使用手册 - v2.1.docx
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1 勤而云 ERP ( 外贸行业版 ) 进销存 ( 采购 销售 仓库 ) 入门教程 电话 : 网站 : 1/19
2 目 录 上海勤而科技有限公司 勤而云 ERP ( 外贸行业版 )... 1 进销存 ( 采购 销售 仓库 ) 入门教程... 1 一 前言... 3 二 查看阿里云购买信息... 3 三 设置管理员及公司 设置公司信息 设置本位币... 6 四 基础数据准备 用户与权限 新建客户和供应商 新建产品分类 新建产品 新建再订货规则 五 进销存实务 销售报价及销售订单 采购补货 产品入库 付款处理 电话 : 网站 : 2/19
3 一 前言 上海勤而科技有限公司 勤而云 ERP 作为一款优秀的云平台 ERP 服务, 其软件本身开发历史已有 10 年之久 随着系统的发展成熟, 已有越来越多的公司借助勤而云 ERP 管理日常业务的方方面面 本文以一个贸易公司为例, 讲述勤而云 ERP 中最常用的进销存 ( 采购 销售 仓库 ) 模块的使用, 对会计模块的简单操作亦有涉及 二 查看阿里云购买信息 (1) 登录阿里云账号, 然后选择 管理控制台 (2) 在 管理控制台 里选择 云市场 ; 如果 云市场 不在左侧的列表中, 请点击 产品与服务 边上的齿轮图标 ( 详见下一步 ): (3) 找到 云市场, 并点击右边的 + 号, 选中 云市场 然后 保存 电话 : 网站 : 3/19
4 (4) 选择 云市场 找到购买的服务, 点击 管理 系统的登录地址为 : 前台地址 ( 建议使用谷歌浏览器 ) 使用管理员账号 / 管理员密码登录 电话 : 网站 : 4/19
5 三 设置管理员及公司 1. 设置公司信息 点击菜单 [ 设置 -> 常用设置 ], 然后点击打开 设置你的公司信息 点击编辑, 将公司名称改为您的公司信息, 如 : xxxx 有限公司, 在一般信息中填入地址 电话 传真等信息, 添加银行账户 ; 在设置中将会计币别改为 CNY, 然后点击保存 我们还可以对公司作更多的设置 : 1 设置公司 Logo 点击下图箭头所指的位置上传公司的 Logo 图 1.4 设置公司 Logo 电话 : 网站 : 5/19
6 2. 设置本位币 上海勤而科技有限公司 对国内的公司而言, 除了将会计币别设为 CNY 外, 还应将其设置为本位币 ( 本位币的汇率为 1) 设置方法为 : 在公司信息编辑页面, 点击设置选项卡中币别右侧的箭头, 在弹出窗口中将汇率设置为 1 保存后, 然后勾选基本并保存 四 基础数据准备 1. 用户与权限 刚开始使用勤而云 ERP 时为快速上手, 可使用管理员用户做所有操作 但是为了更好的理解进销存及用户的角色, 我们可以针对每个模块设置 1 个用户 点击菜单 [ 设置 -> 用户 -> 用户 ], 新建用户, 如下 : 电话 : 网站 : 6/19
7 可根据公司业务实际情况, 选择赋予用户不用的权限 2. 新建客户和供应商 (1) 新建客户 销售人员登录系统系统后, 点击菜单 [ 销售 -> 销售 -> 客户 ], 点击新建, 输入客户名称 AAA 集团, 勾选 是一个公司, 输入地址 电话等信息 在联系人一栏点击新建, 输入联系人名称张三, 地址类型设为发票, 然后点击保存并关闭 ; 在销售与采购选项卡一栏, 默认已勾选客户, 点击保存 电话 : 网站 : 7/19
8 Tips: 联系人的地址类型包括 : 默认 发货 发票 联系人 其他 默认, 指当没有其他地址时使用的地址 ; 发票, 指系统生成发票时使用的地址 ; 发货, 指系统生成发货单时使用的地址 ; 联系人, 指与客户方联系时的接头人 (2) 新建供应商 采购人员登录系统后, 点击菜单 [ 采购 -> 采购 -> 供应商 ], 点击新建, 输入供应商名称 Apple Inc., 勾选 是一个公司, 输入地址 电话等信息 在联系人一栏点击新建, 输入联系人名称李四, 地址类型设为联系人, 然后点击保存并关闭 ; 在销售与采购选项卡一栏, 默认已勾选供应商, 点击保存 电话 : 网站 : 8/19
9 3. 新建产品分类 上海勤而科技有限公司 管理员登陆系统, 点击菜单 [ 仓库 -> 设置 -> 产品 -> 产品分类 ], 点击新建, 新建产品分类 苹果电脑, 上级类别设为 全部 / 可销售 Tips: 科目信息可在产品中也可在产品分类中设置, 且前者的优先级大于后者, 本案例在产品分类中设置 Tips: 勤而云 ERP 中产品分类默认由管理员管理, 仓库主管 销售经理 采购经理默认都看不到产品分类菜单, 若想操作产品分类需添加相应菜单 4. 新建产品 仓管人员登录系统后, 点击菜单 [ 仓库 -> 产品 -> 产品 ], 点击新建, 输入产品名称 苹果电脑, 勾选 可销售 可采购, 上传产品图片 在信息选项卡, 产品类型设为 库存商品, 计量单位设为 只, 销售价格设为 300; 在补货选项卡, 成本价设为 180, 路线设为 采购 ( 本案例中不勾选 按订单生产 ), 将 Apple Inc. 添加为该产品的供应商 ; 在会计选项卡, 内部分类设为 全部 / 可销售 / 拉杆箱, 库存核算设为 实时 ( 自动进行 ) 电话 : 网站 : 9/19
10 5. 新建再订货规则 上海勤而科技有限公司 仓管员在产品的表单视图中点击再订货规则, 然后点击新建, 设置采购的最小数量为 10, 点击保存 五 进销存实务 1. 销售报价及销售订单 销售人员接到客户 AAA 集团购买一台苹果电脑的请求后, 登录系统, 点击菜单 [ 销售 -> 销售 -> 报价单 ], 点击新建, 将客户设为 AAA 集团, 在订单明细选项卡点击添加一个项目, 产品设为 苹果电脑 (128G), 数量设为 1, 此时会提示没足够的库存, 这是因为仓库中并没有存货 ( 如果产品的路线已勾选 按订单生产 的话, 则没有此提示 ), 关闭此提示, 其余信息保留默认设置, 然后点击保存 电话 : 网站 : 10/19
11 将报价单发给客户 ( 可通过系统发送, 也可打印为 PDF 后另行通过邮件发送 ), 客户确认报价单后, 点击确认订单, 此时报价单转化成销售订单, 系统会自动生成发货单, 同时销售订单状态变为待开票 点击 打印, 可以打印并预览 PDF 报价单 / 销售订单, 如下 : 电话 : 网站 : 11/19
12 打印报表的语言, 是根据客户偏好的语言设定的, 请至 [ 联系人 -> 客户 ] 下更改 : 点击查看发货单, 可以看到发货单状态为 待出库方确认, 该状态表示库存不足 电话 : 网站 : 12/19
13 点击生成发票, 在弹出窗口选择 为整个销售订单开票, 然后点击创建和查看发票, 此时生成内部发票, 状态为 草稿 生成的内部发票, 会计人员可以通过菜单 [ 会计 -> 客户 -> 客户发票 ] 来查询 至此, 销售前期工作完成, 接下来需要采购产品入库再安排送货 2. 采购补货 此处使用由系统生成询价单的方式, 当然也可由采购人员手工创建询价单 我们在先前的步骤中已设置了产品的再订货规则, 库管员登录系统, 点击菜单 [ 仓库 -> 计划 -> 运行排程 ], 点击运行排程, 系统会根据再订货规则和销售订单及库存情况自动生成采购询价单 Tips: 在系统中设置好 MRP 计划的循环周期, 系统会定期运行 MRP 生成采购询价单, 我们这里采用手工运行排程的方式生成询价单 采购人员登录系统, 点击菜单 [ 采购 -> 采购 -> 询价单 ], 可看到已生成的采购询价单, 点击打开 : 电话 : 网站 : 13/19
14 Tips: 产品中路线未勾选 MTO 时, 要运行排程才能生成询价单, 采购数量会考虑最小库存规则, 本案例中生成的采购订单行数量为 20 只 ; 勾选 MTO 时, 采购数量不考虑最小库存规则, 采购订单行数量为 10 只 供应商确认询价单信息后, 点击确认订单, 此时询价单转换成采购单, 系统会自动生成入库单和内部发票, 同时销售订单状态变为 采购单被确认 点击入库, 可以看到入库单状态为 准备移动 点击收到的发票, 可以看到发票的状态为 草稿 生成的内部发票, 会计人员可以通过菜单 [ 会计 -> 供应商 -> 供应商发票 ] 来查询 至此, 采购前期工作完成, 等待仓库收货 3. 产品入库 Apple Inc. 将货物送到仓库后, 仓库管理人员登录系统, 点击菜单 [ 仓库 -> 操作 -> 全部操作 ], 电话 : 网站 : 14/19
15 点击上图箭头所示的位置, 接着打开入库单, 点击移动, 在弹出框中确认货物信息后, 点击应用, 此时入库完成, 入库单状态变为 已移动 入库单确认后, 系统会自动生成会计分录, 此时财务人员登录系统, 点击菜单 [ 开票 - 供应商账单 ] 查看付款状态 电话 : 网站 : 15/19
16 Tips: 系统自动生成会计分录是基于我们之前所做的两个设置 :(1) 在仓库中, 勾选了 存货点击过账, 将会计凭证过账 变动自动生成会计分录 (2) 在产品中, 设置了库存核算为 实时 ( 自动进行 ) 4. 付款处理 财务人员收到供应商开具的实际发票后, 需要与系统中之前生成的供应商账单草稿进行核对 点击菜单 [ 会计 -> 供应商 -> 供应商账单 ], 打开发票, 点击验证, 核准发票 电话 : 网站 : 16/19
17 发票核准后, 系统会自动生成会计分录, 状态为 已记账 上海勤而科技有限公司 公司同意付款后, 蔡文姬在供应商发票中点击付款, 在弹出的支付窗口中选择实际的付款方式 ( 现金或银行分录 ), 本案例选为 银行分录, 然后点击登记付款 至此, 供应商付款完毕, 采购过程结束 2.5 产品出库 采购的拉杆箱入库后, 仓老师点击出库单上的检查可用, 因为已有充足的库存, 此时出库单 状态会变为 准备移动 电话 : 网站 : 17/19
18 准备好送货后, 点击验证, 在弹出框中确认信息后, 点击应用, 此时出库完成, 出库单状态 变为 已移动 出库单确认后, 系统重新计算库存 2.6 收款处理 仓库人员送货后, 财务人员点击菜单 [ 会计 -> 客户 -> 客户发票 ], 打开发票, 点击记账, 核准发票 发票核准后, 系统会自动生成会计分录, 状态为 已记账 财务人员收到客户货款后, 在客户发票点击登记付款, 选择实际的付款方式, 然后点击登记付款, 系统会自动生成会计分录 至此, 客户收款完毕, 销售过程结束 电话 : 网站 : 18/19
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