档案201401

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2 为进一步推动世界文献遗产的保护!宣传!利用和传承"促进中印尼文化交流"应印尼东方音乐基金会的邀 请"!"#$ 年 #% 月 $& 日# && 月 ' 日"在第二届世界南音联谊会大会唱暨印尼东方音乐基金会成立 $% 周年庆 典期间"福建省档案馆赴印尼雅加达和泗水"分别与印尼东方音乐基金会!泗水东爪哇安溪公会等华侨社团联合 举办$百年跨国两地书## #福建侨批档案展%巡回展& 中国驻印尼大使馆参赞兼总领事刘玉飞'印尼东方音乐基 金会主席陈锡石!印尼福建社团联谊会总主席俞雨龄!印尼闽南同乡联谊会总主席许世经!世界福州三亚十邑同 乡总会总主席张锦雄和东爪哇泉属会馆主席郑硕顶!东爪哇漳属同乡会主席陈平泉!东爪哇安溪公会主席廖其 鑫等分别出席了雅加达和泗水活动开幕式( 来自中国大陆'香港'澳门'台湾地区'菲律宾'马来西亚'新加坡'越 南'缅甸等地的福建华侨华人及乡亲共!%%% 多人参观了展览"产生了良好的社会反响( 刘玉飞参赞兼总领事表示"此次展览以图文并茂的形式展示侨批的产生'发展'繁荣与衰亡的历程"真实而 生动地彰显了海外华侨华人爱国爱乡'乐善好施的精神风貌"对于凝聚侨心"发挥侨力"增进与海外华人华侨的 情感'文化纽带联系"具有十分重要的意义( 她感谢福建省档案馆为此付出的辛勤努力"希望能在侨居地多举办 类似的展览( 印尼当地主流的华文媒体对活动进行了报道"许多华侨对侨批展产生浓厚兴趣"他们不时认真记录和拍摄" 当印尼环球银行董事主席洪明辉看到展览中一首描述华侨辛苦打拼的歌谣时" 便拿起笔簿在一旁认真记录"并 带着感情述说华侨打拼之不易)印尼泗水金门会馆辅导会副主席李金昌一直关注着侨批"了解侨批的世界意义 和文化价值"他自豪地告诉身边的华侨说"侨批是今年 ( 月 #) 日成功入选联合国教科文组织*世界记忆名录+ 的)一些上了年纪的华侨华人谈及移民奋斗史"不禁潸然泪下"印尼东方音乐基金会筹委会副主席吴重洋见到了 其父亲吴序山 #)*+ 年写给家中兄长的侨批时"欣喜万分"赶忙把这个信息告诉给一同前来观展的好友"对办展 的工作人员连声感谢"并站在展板前与侨批合影"他还电话告知家住泗水的弟弟一定要去参观在泗水举办的侨 批巡回展)世界华文文学家协会副理事长'泗水活动筹委会主席廖彩珍回忆起从小帮助华侨华人书写侨批的亲 身经历"讲述了侨批在沟通侨乡与侨居地所起的重要作用&他们表示"此次展览让更多的海外华侨华人了解了侨 批"希望有机会一定要到福建省档案馆查阅侨批档案"更希望福建省档案馆多走出国门举办各类与华侨有关的 展览"有的华侨华人还表达了捐赠华侨资料的意愿& 出席活动的福建省档案局纪峰处长介绍了!"&$ 年侨批档案成功入选*世界记忆名录+的情况"他感谢包括 印尼在内的广大海外华侨华人为此而付出的辛勤劳动"并表示此次展览作为献给华侨社团的一份礼物"将留在 印尼继续展出"希望有更多的华侨华人参与到侨批的征集保护队伍中来&!省档案局鉴定整理处"编研处供稿#

3 目录总第 193 期 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 佳作欣赏 和老首长聊天儿时, 自然谈到双方的老人 他问我母亲现在的生活状况, 我脱口而出 : 她跟我大哥在老家生活 老首长立即打断我的话, 给我讲了一个故事 上世纪 70 年代初, 一位副营长乘火车从烟台回潍坊探亲 车上, 副营长与一位知识分子模样的长者闲聊起来 谈笑间, 副营长不无自豪地说 : 丈母娘现在享福了, 跟我们在部队大院过 话音未落, 刚才还和蔼可亲的长者立马严肃起来, 语重心长地说 : 你这位年轻人, 恕我直言, 你刚才说的话不妥 你要记住, 不是老人跟你过, 你永远都是跟老人过 没错, 当年的那个副营长就是眼前的老首长 回到家, 我一宿辗转难眠 同样的五个字, 顺序不同, 意味也天差地别 : 老人跟我过, 首先就是表明孝心, 其次还说明自己有一定经济实力 说 老人跟我过 时, 要么洋洋得意之外带有自我表扬的成分, 要么好像这是一种无奈, 一种推脱不掉的家庭分工 而 我跟老人过, 说话者始终把自己摆在儿女的位置上, 是一种自谦 孝敬, 以及对老人的尊重 吴永亮 谁跟谁过 新时期县级综合档案馆功能定位及建设问题探析 试论建设南平市智慧档案馆的若干构想 现代档案馆档案资源整合 加大档案收集力度 基地功能 加强实物档案管理 加强档案资政服务 加强政府信息查阅中心建设 业务广场 教师业务档案管理刍议 数字平台 优化公路系统档案信息化建设 专业技术人员档案信息化管理实践与探索 以福建省松溪县为例 发挥档案馆的档案安全保管 丰富档案资源体系 助推 档案梦 实现 浅析纸质档案与电子档案的比较 人事档案与企业建设 干部人事档案管理存在的问题及建议 浅谈依法治档 小议旅游档案管理 全国中小学校应用学籍信息管理系统的意义 经验交流 转变服务理念 医院人事档案管理之我见 着力提高社会档案意识 怎样加强劳动保障监察档案管理 浅谈医院基建档案管理 档案员在医院发展中的职能 QQ 对话录 刘公懿 陈道红 詹华英 陈玉君 那旭明 章可霞 吴 欣 提升档案馆服务功能王同欣 茅开维 陈怡园 卢 镔 李琳萍 宋秀明 杨 央 黄梅萍 杨元珍 黄晓琼 施瑞忠 胡珍妹 曾仰惠 何建滨 怎样提高业务水平朱文 19 陈 静

4 学术探讨 经验交流 高校档案工作与校园文化构建 以福建师范大学为例 何丹明 41 叶光前 43 关于取消档案利用收费之房屋登记档案利用若干 问题的思考 试述影响基层档案工作科学发展的问题与对策 柯秀娥 45 学习园地 经验交流 漳州市档案系统 中国梦 档案梦 我的梦 演讲比赛演讲辞 48 档苑心语 走近你 为了不能忘却的纪念 黄墨卷 兰台淘宝人 吴鹏举 蓬勃档案朝气 彰显档案魅力 吴信用 梦飞兰台 黄寅音 一切归档 李 静 53 主办单位 55 总 古往今来 福建省档案学会 编 58 刘源 何家栋对一段历史公案的回忆 考证 副 总 编 韩文军 兼执行编辑 编 林 务 勤 刊 址 邮 编 电 话 传 真 刊 号 闽内资准字 K 第030号 印 刷 中共福建省委办公厅 随笔 高山仰止 景行行止 有感于集美大学爱国主义教育活动 百年学村 图片展 冯沿江 郭碧梅 封面 网之韵(摄影) 封二 福建省档案馆在印尼成功举办 百年跨国两地书 福建侨批档案展 封三 百年跨国两地书 福建侨批档案展剪影(摄影) 纪 峰 杨素萍 郑宗伟 封底 集美大学 百年学村 图片展剪影(摄影) 郑德雄 省档案局鉴定整理处 编研处 封面刊名书法 丁志隆 出版发行 福建档案 编辑部 刘少奇 毛泽东和四清运动 致我们的青春年华 福建省档案局 李玉清 黄朝福 福州市华林路 省政府大院 5 号楼 文印中心 出版日期 单月 20 日 郑 伟 内部资料 免费交流

5 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 新时期县级综合档案馆功能定位 及建设问题探析 陈道红 县级综合档案馆是开展县域档案工作的基本阵地, 其功能作何设置, 作用如何发挥, 决定整个县域档案事业能否实现健康发展 加快发展 当前, 福建各地县级综合档案馆新馆建设正积极推进, 势头良好 如何结合实际, 科学合理地规划 建设档案馆功能, 具有非常积极的现实意义 一 县级综合档案馆功能定位剖析档案馆功能设置直接决定着其将来作用的发挥, 也关系到档案馆本身和整体档案工作在区域内经济 政治 社会 文化发展中的地位, 因此, 其定位问题极其重要 县级国家综合档案馆功能, 应按照 五位一体 公共型档案馆的要求, 结合自身条件和现实需要, 作如下定位 : ( 一 ) 档案资料收集和管护基地收集和管护档案, 是县级国家综合档案馆最基本的功能 收集是县级国家综合档案馆集中管理本区域档案资源的基础和前提, 首先应有完善的收集办法 收集的范围要科学合理地界定, 凡是本行政区域内具有长久保存和利用价值的各种门类 各种载体和形式的档案及有关资料, 都应依法和最大限度地纳入收集范围 ; 其次应建立系统的 科学的收集规划, 凡是整理规范 符合进馆条件的档案, 都应有计划有步骤地收集 档案收集进馆后, 管护是县级国家综合档案馆保管利用中心功能的具体体现, 首先应有足够的库存空间, 其次应 有满足档案管护要求的设备设施, 另外还应建立科学严谨的管护办法, 以确保档案实体安全和信息安全 ( 二 ) 档案信息编辑发布和提供利用中心档案信息具有不可替代的凭证作用和参考作用, 在经济和社会生活中扮演着极其重要的角色 在档案作用越来越被社会认识和重视的今天, 档案信息的编辑发布和提供利用工作也越发重要 也越发需要深化 作为行政区域内集中保管档案的场馆, 理应责无旁贷地扛起档案信息编辑发布和提供利用中心的功能, 集中提供可靠的 真实的档案信息, 以更好地提高档案利用效率, 发挥档案独特作用 ( 三 ) 档案监督管理扁平控制总部县级档案机构一般都是局 馆合署办公, 肩负着监督立档单位档案工作的职责, 鉴于人少事多的现实, 很有必要引进扁平化的管控方式, 赋予县级国家综合档案馆档案监管扁平控制总部的功能 通过引进扁平化管理, 构筑档案监管的新模式 新流程, 变以前的分散管理为集成管理, 从而实现减少管理层次 拓宽管理幅度 提高工作效率的目的 ( 四 ) 档案文化展示宣扬平台加强档案文化建设, 以档案文化建设的突破和创新, 实现国家综合档案馆工作由被动服务到主动作为的角色转换, 从而提升档案馆的品味和形象, 是 全国各级国家综合档案馆的普遍共识 县级国家综合档案馆功能在新时期应主动适应 主动作为, 努力成为公共文化场所 在县级国家综合档案馆舍设计时就应更加注重开放性与文化功能, 通过学术报告 文化展览 教育宣传等活动形式, 开展爱国爱乡教育, 以此扩展档案馆的公共文化服务领域, 淡化档案查阅的单一功能, 以更贴近百姓生活, 满足社会文化需求 ( 五 ) 档案业务交流提高会所档案工作者是因从事档案工作而归类的一群特殊群体 长期以来, 由于受条件制约, 档案工作者缺乏温馨舒适的环境, 其工作常常被社会所忽视, 甚至误解, 其作用的发挥也常常不为领导和社会所认识 所认可, 导致档案工作者归属感低 自豪感弱 成就感少, 在一定程度上影响了个体的工作积极性, 群体的向心力 凝聚力和战斗力 因此, 在定位县级国家综合档案馆功能时, 有必要把档案业务交流提高会所的功能突显出来, 把档案馆打造成本行政区域内 档案工作者之家, 为全体档案工作者提供一个温馨舒适的环境, 提供一个业务交流 提高的平台, 以稳定档案工作队伍, 吸引优秀人才, 更好地开展档案工作 二 建设上述功能存在的主要问题和困难 ( 一 ) 档案收集管护面临外有压力和内有制约的形势 3

6 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 外部方面 首先, 档案信息资源的庞大化, 档案材料数量呈几何式增长 : 一是党和国家的组织机构调整和改革的步伐加快 频率增加, 随之带来了档案材料数量的巨大丰富和增加 二是各类社会团体如雨后春笋, 蓬勃发展, 她们活动所形成的档案, 也是宝贵的国家和社会财富, 需要加以收集 三是经济加快发展 项目实施 重大活动等形成的档案材料, 以及涉及民生 社会改革所形成的档案, 等等, 愈显重要 如何收集和管理好庞大的档案信息资源是当前所有档案机构面临的严峻课题 再者, 档案载体不断丰富和拓展 在档案数量增加的同时, 档案的形式和载体也前所未有地丰富, 最突出表现为 : 实物档案多样化, 电子档案全面化 这些新出现的载体, 对档案的保护和管理提出了新的挑战 第三, 档案收集的竞争化 一是与图书馆 博物馆 纪念馆等传统对手的竞争日趋激烈 他们利用资金 品牌 专业 人力资源相对较强等方面的优势, 加大征集珍贵档案资源力度 二是经济富裕后, 民间各类收藏兴趣爱好者加入了竞争行列, 并且其实力有日益壮大的趋势 内部方面 首先是档案馆基础建设滞后 横观福建省, 符合国家档案馆建设规范和档案保管要求的县级国家综合档案馆聊聊无几, 普遍存在库房紧张 办公狭窄 设施落后等影响档案正常收集 有效保管的问题 就上杭县档案馆来说, 存在现有库房严重不足且不符合档案保管要求 办公空间远远无法满足正常业务要求等问题, 致使档案接收滞后达 20 年, 档案的修复 扫描等正常业务基本无法开展 其次是档案接收种类单一 县级国家综合档案馆接收基本以机关单位所形成的文书档案居多, 真正利用价值较高的专业档案 涉民档案以及实物 音像 光盘等其他种类和载体的档案极少, 县级国家综合档案馆往往成为机关单位文书档案的保存室, 没有 真正起到集中保管本区域各类档案资源, 为当地经济社会发展发挥档案最大价值的作用 ( 二 ) 档案监管利用存在关系不顺和方法陈旧的瓶颈监管方面 一是存在档案发展环境的不利问题 应该说, 在当前和以后相当一段时期内, 全社会存在一个对档案重要性重新认识, 对档案价值重新发现的过程 在这个过程中, 对档案和档案工作的态度, 最普遍的表现, 一是领导层的说起来重要, 做起来次要 ; 二是社会层的事不关已, 高高挂起 这些看法和认识, 将严重影响档案工作监管 二是档案机构的边缘化问题 县级档案机构都为党群系列参公事业单位, 兼带政府的档案行政管理职能, 执法对象都为同级党群政府部门, 想执法奈何腰不硬, 效果可想而知 利用方面 由于基础工作的拖欠, 县级国家综合档案馆的档案 资料基本处于原始状态, 没有很好的分类 整理 归纳, 只有书面的 简单的案卷目录 全引目录, 馆藏指南 全宗介绍 专题目录等编制不全或未编制 档案信息化也处于初始阶段, 且进展缓慢, 无法适应现代利用需求 提供利用上只是被动式的 等客上门, 缺乏针对性 广泛性和有效性 馆藏价值还远未开发出来 ( 三 ) 档案馆功能拓展面临人员短缺的窘境县级国家综合档案馆绝大多数存在人员短缺窘境 一是人员编制少 从龙岩市的情况看,7 个县 ( 市 区 ) 中, 5 个县 ( 市 ) 只核定 10 个编制, 加上当地党委 政府中心工作抽调, 真正在岗在位发挥作用的基本只有 5 至 7 人 二是专业人员少 如龙岩市 7 个县 ( 市 区 ) 综合档案馆目前仅拥有档案专业毕业人员 6 人, 而计算机毕业人员更少 三是现有人员不安心 不愿呆在档案馆, 工作主动性和积极性不足, 不愿 自觉深入地学习 钻研档案业务等现象, 在很大一部分工作人员中存在 ( 四 ) 档案馆生存空间遇到做事缺资的挤压经费投入严重不足, 是档案馆基础工作和档案馆基本建设长期滞后的直接原因 从近几年的档案信息化工作开展情况看, 也受投入不足影响, 无法深入 有序地开展, 处于停停打打的窘境 而数字化档案馆建设更是只停留在初始阶段, 绝大部分县级国家综合档案馆无财力建设数字档案馆, 致使档案馆工作无法搭上信息化的快车, 效率没法提高 三 解决问题的主要措施和办法 ( 一 ) 从创造条件和主动拓展上入手, 排除档案馆收集管护受到的压力首先, 夯实档案基础设施 一是加快县级国家综合档案馆新馆项目建设进程 按照国家 档案馆建设标准 档案馆建筑设计规范 要求, 高起点规划, 高标准建设, 一举达到馆舍宽敞 库房充足 功能完备条件, 为应收尽收 安全保管档案资源作好准备 二是确保设施设备的现代化 在保护抢救方面, 需要配置档案库房防盗监控 消防自动灭火等报警 自动装置, 配置档案保存环境温湿度有效调节 运转协调的控制设备, 建立专门用于档案破损修复 有害生物杀灭的抢救室, 还要设立特藏室用于保存特别珍贵档案等 其次, 构建富有特色的馆藏档案资源 档案资源没有特色, 就没有生命力, 其价值就不能很好地升华 国家机关 政党 社会组织所形成的各类档案依然是县级国家综合档案馆档案资源体系的主体, 但目前更应将关注点逐步转到 : 一是重视新型载体档案的收集 二是将建设有中国特色社会主义特定历史条件下, 各种所有制成分的机构 组织 团体及个人所形成的数量庞大 形态各异 价值不同的档案, 纳入馆藏档案资源体系范围 三是对重大事件 重 4

7 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 大活动 重点工程建设项目的档案及照片 录音 录像和实物等进行全程收集, 另外还应收集有地方特色的名人 名产 名胜和各种文化遗产档案及革命历史档案, 真正形成独特的地方特色档案资源 四是用全新的眼光去发现档案资源点, 收集与民众生活密切相关的涉民档案, 如国有企业破产改制 住房制度改革 社会医疗保障 资信档案等来解决档案馆资源贫乏 内容单调 利用率低等问题, 以此增强档案馆的现实性 社会性 文化性, 打开档案馆对外的影响力和辐射力, 更好地为本区域经济社会发展服务 五是进行档案资源的有效整合 县级要建立以国家综合档案馆为主体, 各主管部门配合的档案资源建设监管体制, 变专业档案的多头管理 分散保管为综合档案馆的集中统一保管, 最大限度地优化配置档案资源 第三, 依法规范档案收集管护工作 根据国家规定, 结合县级档案馆实际, 建立健全系统的 全面的 操作性强的各项规章制度, 使档案馆的收集 保管 开放 利用 鉴定 数字化等都做到有章可依 依章执行 特别是档案收集工作, 应按国家档案局第 9 号令规定, 依法重新修订县级国家综合档案馆收集范围, 逐步构建结构科学 信息丰富 载体多样 特色显著的馆藏档案资源体系, 为建立公共型综合性档案馆, 发挥馆藏档案在区域经济建设 政治建设 文化建设 社会建设和生态文明建设中的特殊作用, 创造档案资源条件 ( 二 ) 从丰富手段和创新方法上着墨, 畅通档案监管利用存在的瓶颈首先, 对现有的手段和方法进行巩固 提高和深化 档案监督方面, 要积极开展档案执法检查 移交工作专项督查等, 使其规范化 常态化 同时创新思维, 建立档案资源监管常效机制, 如福建省古田县建立的一把手调动档案交接制度, 就是一个很值得推广的做法 在档案利用方面, 要把馆藏指南 全宗 介绍 案卷目录 全引目录 专题目录等传统档案检索工具的定期更新作为县级国家综合档案馆的一项重要常规工作内容, 列入目标考核, 确保传统查询工具能准确 有效查找档案, 提高档案利用效率 其次, 以档案管理违法违纪行为处分规定出台为契机, 使档案监督由以前的柔性监督转为现在的刚性监督, 加大监督力度, 提高监督效果 第三, 充分利用信息化推动和促进档案监督利用工作 当前, 就是大力推进数字档案馆建设, 依托数字档案馆平台, 一是建立档案监管扁平化控制平台 依托数字化的县级国家综合档案馆, 做到信息互动的扁平化, 实现档案馆与立档单位之间档案管理信息的共享 ; 组织机构的扁平化, 在档案业务上, 绕开立档单位的领导层, 直接指导和监督立档单位档案人员开展相关业务工作 ; 业务流程的扁平化, 立档单位与档案馆之间的业务实现文件形成 立档整理 移送接收的在线一条龙无缝对接 使县级档案局 馆工作人员不出档案馆可与立档单位档案人员进行实时交流和业务督导, 实现区域内档案工作的动态监督 二是建立虚拟档案馆 对档案目录和档案原文进行数字化处理, 建立档案目录电脑查询和更深入的档案原文全文查询, 减少档案调卷, 节约查询时间, 提高利用效率 还可通过数字档案系统, 轻松实现专题目录形成 档案编辑出版的一键完成, 大力提高档案工作效率, 并缓解县级国家综合档案馆人少事多的压力 ( 三 ) 从增加人员和强化培养上切入, 解决档案馆发展面临的窘境首先, 切实按照新时期县级国家档案馆功能建设的需要, 不断充实各岗位工作人员 鉴于县级档案馆工作人员列入参公管理 增编核定困难较大的现实, 一是通过变通手法增加编制人员, 如龙岩市某县档案馆设置档案咨询中 心, 由县编委核定事业编制 ( 非参公 ) 3 名, 较好地缓解了人员短缺问题 ; 二是临时聘用亟需的工作人员, 如安保人员 保洁人员等 ; 三是通过服务外包的形式, 完成一些阶段性的工作任务, 如档案数据化工作 数字档案馆建设等等 其次, 善于进行内部挖潜, 最大限度地发挥现有编制内工作人员的作用 一是通过学习培训 自我提高等形式, 激励现有人员不断更新知识 挖掘潜力 提高能力, 实现一人多用 精干高效, 实现档案馆队伍的专业化 精干化 高效化 二是建立人员内部轮岗和 AB 岗制度, 促动现有人员自觉提高综合素质, 增强其责任心使命感, 主动适应档案馆各岗位工作要求, 以缓解人员紧缺的问题 三是善于从内部培养 选拔 输送人才, 鼓励干部走出去, 开阔眼界, 积蓄能力, 在其他岗位上更好服务于档案事业, 为档案事业加快发展营造良好的人脉基础 第三, 根本的也是亟需的, 就是积极推动有权机关从立法层面确定档案馆人员配备比例, 增强相关条款内容的操作性和执行性, 使地方编制管理单位切实按需确定档案馆人员编制, 保证档案馆有人可用 ( 四 ) 从优化环境和保障投入上努力, 释放档案馆生存空间遇到的挤压首先, 加强档案部门上下与横向的沟通与联系, 形成系统内合力 一是加强档案部门内部上下联系, 上级档案部门应树立档案工作一盘棋观念, 每年精确选择若干项符合实际 操作性强 切实可行的工作, 上下一起努力, 形成合力, 造出影响 二是加强兄弟档案部门之间的交流合作, 相互学习 相互借鉴 相互提高, 共同在档案战线上做出成绩 通过上下与横向的共同努力, 实现档案工作有为有位的目标, 以加强和提高全社会对档案与档案馆的印象以及对档案馆作用的认识 其次, 迈出档案馆大门做好档案工 5

8 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 作, 营造良好的外部环境 应勤向领导汇报工作, 寻求领导的支持, 以解决档案馆工作的各种实际困难 同时还应加强与政府各部门的沟通, 多参与政府部门倡导的各种活动, 加强指导与联系, 提高部门的档案意识 另外, 必须解放思想, 善于和敢于采取和运用先进的管理理念和信息化成果来经营 来管理档 案馆, 把档案馆管理推上新台阶, 跟上时代步伐 第三, 从立法层面解决档案馆投入问题, 保障档案经费依法到位 档案馆事业是一项国家事业, 各级政府依法保障档案馆事业投入是其义务 通过档案法律法规修改, 强化档案馆事业投入方面的内容, 并进行细化, 规定相应的投 入比例, 增强可操作性, 避免档案馆投入在地方财政预算编制时的无依性和现实操作中的随意性局面, 保障档案馆的必要经费投入, 保证档案馆事业的健康快速发展 ( 作者单位 : 上杭县档案局 ) 试论建设南平市智慧档案馆的若干构想 詹华英 根据 全国文明城市测评体系 市 县级国家综合档案馆测评办法 档案馆建设标准, 市级档案馆要达到国家一级档案馆, 档案馆馆舍建设是必要条件 2010 年 8 月南平市政府把档案新馆建设作为南平市政府武夷新区社会事业重点储备项目, 列入规划 目前我市正全力推进智慧南平建设, 要将南平打造成为一个生产生活便捷, 城市管理高效 公共服务完备 生态环境优美 人文智慧丰富的现代化都市, 因此我市档案部门要充分借助智慧南平建设, 在继续巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上, 积极采用云计算 物联网等新技术, 瞄准武夷新区下智慧档案馆建设的新目标, 将档案信息化建设推向新阶段 一 智慧档案馆较传统档案馆优势所在智慧档案馆是采用物联网 云计算等新技术智能管理多元化档案资源 具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式 智慧档案馆着重加强档案馆社会服务工作, 文档一体化和数字档案资源的全球化, 使传 统档案馆工作的封闭性 分散性 时空间隔性不复存在, 被极大限制的档案信息资源的能量将得到巨大的释放, 档案的利用方式发生了根本性变革, 同时便于加强馆网合作, 实现档案信息资源的整合与共享 智慧档案馆能够提供符合利用者已有硬件及软件的电子文件拷贝, 或通过网络提供远程档案服务, 使利用者摆脱时间和空间的限制, 随时随地获取所需信息 ( 一 ) 对电子档案的管理存在优势 传统档案馆适合对纸质档案管理, 而电子档案的出现给传统档案馆带来了很大的冲击, 电子档案自身的特点决定了电子档案管理方法有许多不同于纸质档案的地方 如电子档案的系统依赖性, 归档范围就不能只是办理完毕 具有保存价值的电子文件, 还需要考虑该电子文件的生成环境 由于电子文件信息与载体的可分离性, 档案实体整理的概念逐渐弱化, 取而代之的是对档案信息内容的整理, 原来的按照实体进行排列和分类的方式将被新的信息资源组织方式替代 智慧档案馆适合对电子档案的保管 鉴定 检索等方面的管理 ( 二 ) 社会服务功能上存在优势 传统档案馆工作是以档案馆为中心开展的, 档案利用工作所投入的资金 人力和设施都非常少, 非常不利于档案用户的利用 此外, 传统档案在利用时, 档案利用者大多亲自到档案馆, 然后向档案馆提出利用需要, 档案馆的工作人员然后根据相应的管理制度为档案利用者提供档案供其阅览 在整个利用工作过程中, 用户需要花费很大的时间成本和人力成本, 光亲临现场就使得很多档案利用者望而却步, 因为利用一份档案, 需要利用可用交通工具, 跨越物理距离, 在路途中花费的财力和时间是非常可观的, 如果档案利用者对此次档案利用活动做一个效益成本分析, 成本远大于效益的话, 档案利用者将会放弃此次消费, 或者转而用其它形式的信息资源替代 智慧档案馆完全构建在信息技术平台上, 档案的整个流转流程都可以通过网络进行, 因此档案利用者不需要花费相应的财力和时间成本, 只需通过一台可以联网的电脑终端连接到智慧档案馆的档案服务器上, 通过相应的认证机制, 就可以查阅自己需要的档案 这将 6

9 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 在很大程度上提高了档案利用者的档案信息资源利用需求 另一方面, 档案管理者为了满足档案利用者的档案利用需求, 实现自身价值, 也积极通过开发便于档案利用者利用档案的档案管理软件, 为档案利用者提供便捷的档案利用方式 智慧档案馆使得档案利用者和档案管理者之间的互动性大大增强, 重构了良好的档案利用环境, 从而改变了传统档案馆重藏轻用的局面 ( 三 ) 管理手段和管理方式上存在优势 传统档案馆管理工作中, 档案管理主要以手工为主, 不论是档案的收集还是保管, 编研 统计和利用都是通过人工实现的 信息技术出现以后对整个档案的工作流程都进行了重构 智慧档案馆的档案收集工作由以前的实体归档转变成了物理归档和逻辑归档, 而且归档工作也变的非常容易, 只需通过网络把相应的信息复制到档案数据库里 档案保管工作也不是传统上的既要注意档案实体的管理, 又要进行档案信息资源的管理 在新形势下, 档案保管人员的主要精力花在档案信息资源的保管上就可以了 档案统计 编研和利用更是容易和方便, 只需通过相应的档案管理软件就可以轻松实现这些功能 二 南平市建设智慧档案馆的必要性和可行性 ( 一 ) 文明城市建设的需要 要创建文明城市, 南平市档案馆必须达到国家一级档案馆 根据标准, 市级档案档案馆面积最少要达到 6600 平方米, 而目前南平市档案馆总建筑面积只有 2359 平方米 库容量不足制约档案事业发展, 新馆建设将根据国家档案局颁布的 档案馆建设标准 中国家二类档案馆标准, 围绕公共档案馆 五位一体 建设功能, 创建国家一级档案馆 ( 二 ) 具备了建设的条件 南平市被确定为首批全国 90 个智慧城市试点之 一, 全市加快智慧城市建设, 档案部门信息化项目建设列入智慧城市项目之一 目前电子政务工作中各部门业务专网互不用相通, 档案信息系统 烟囱林立 格局, 特别是民生档案, 各系统片面强调封闭性和安全性, 档案馆无法及时收集相关档案信息, 即影响档案信息化建设 整体效应的发挥, 也制约了系统本身的应用拓展空间, 而电子政务互联 共享是大势所趋, 因此智慧城市建设将进一步破除网络互联互通和档案信息资源共享技术 制度瓶颈, 切实转变观念 智慧档案馆建设要积极融入智慧城市建设, 加强档案信息整体发展意识, 着重于加强以信息基础设施优化整合, 积极推进 三网 融合 ( 三 ) 提供了现实基础 目前馆藏档案电子目录著录及全文扫描工作已开展, 档案馆正逐步建成数字档案馆 根据南平市 十二五 档案规划, 要拓展档案馆各项功能, 围绕中心 服务大局 加快开展档案全文数据化工作, 初步建立规范化 可共享的分布式档案全文 照片档案 录音档案 录像档案数据库 ; 完成分布式档案基础数据库项目 ( 二期 ) 建设 ; 逐步推进开放馆藏档案目录数据库向社会共享利用工作 ; 加强网上档案信息服务平台建设 ; 有效推进电子文件管理工作 从发展的眼光看, 数字档案馆最终要向智慧档案馆发展 三 南平市智慧档案馆建设的总体构想南平市智慧档案馆一期工程主要解决总体方案的研究与制定智慧档案馆框架搭建等问题 紧紧依靠国家和南平信息化基础设施建设环境, 充分利用政务网平台 公众网平台以及各类网络资源, 以先进的信息技术为手段, 集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台, 开发应用符合功能要求的管理系统, 推动馆藏档案资 源数字化 增量档案电子化, 逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务, 力争构建一个初级阶段的智慧档案馆, 为将来全面建设智慧档案馆打下基础 南平市智慧档案馆最终应以实现基于电子文档一体化和业务数据仓储式管理 基于南平记忆理念的数字文献资源管理 基于物联网技术的档案智能管理 基于智慧泛在理念的档案信息服务 基于真实可信和长期可用的档案安全存储 基于智能技术的档案馆工作科学管理 基于网格化管理的全市档案业务监督指导为主要建设内容, 其目标是通过构建档案智慧接收 智慧利用 智慧保管 智慧监督平台, 实现档案资源的高度智能化管理和开发利用 ( 一 ) 建设档案智慧接收平台 一是建设基于文档一体化的电子档案管理平台, 加强电子档案的接收 检验 迁移 转换 存储等功能 ; 二是建设业务数据库采集管理平台, 集中管理各单位有长久保存价值的业务档案数据库 ; 三是建设媒体信息采集平台, 通过视频文件条目管理系统和视频条目 WER 发布管理系统, 实现档案馆对网站 广播 电视等媒体信息的智能采集和自动归档 ; 四是建设基于南平记忆理念的数字文献资源收集和管理平台, 有计划地大规模积累城市历史文化资源, 并通过专用网站提供权威的城市历史文化资源, 搭建城市记忆体系 ( 二 ) 构建档案智慧利用平台 重点推进物联网射频技术在档案智能化识别 整合和管理中的应用, 实现档案实体信息与内容信息的一体化 交互化管理 在对原有数字档案馆信息发布平台进行智慧化改造的基础上, 重点研究建立地理空间框架 数字档案馆信息查阅中心和基于 三网融合 的档案馆信息服务体系, 拓展公安警用 国土资源管 7

10 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 理 应急保障 民政管理 旅游服务 公众服务等领域档案服务, 构造以人为本 市民参与 社会协同的档案应用服务机制 ( 三 ) 实现档案智慧保管平台 围绕 三地三中心 ( 南平市档案馆计算机中心 福建省档案馆备份中心 广东省异地备份中心 ) 和 三库两平台 ( 硬件设备库 基本软件典藏库和电子档案格式登记库, 数据迁移平台和仿真平台 ) 策略建设安全存储备份平台和迁移平台, 重点实现电子档案封装技术 电子档案智能备份迁移技术和各类数据资源的分层次存储技术, 加强对数字档案管理过程的智能跟踪与记录, 保证数据在不断发展变化的软硬件系统中能被正确读取使用 全面实行重要档案信息安全等级保护制度, 完善数字认证 档案信息安 全等级测评等工作机制, 建立重要档案备份中心, 建设档案安全平台, 为智慧档案馆建设提供可靠的档案安全保障 ( 四 ) 完善档案智慧监督平台 建设面向全市各部门的档案业务管理系统, 通过智慧技术实现档案流 工作流的全程管理, 推动部门间信息共享和业务协同 建设网格化管理的档案业务监督指导体系, 实现档案归档及时指导 档案质量智能化监控 档案业务知识支持服务和档案管理模型的智能化构建, 完善在线档案业务监督指导模式, 提升监管效能 为应对智慧档案馆中巨大的信息处理 传输任务, 应利用云计算等技术搭建虚拟化存储利用平台, 并部署有线和无线两种宽带网络, 使系统具备较高的计算能力 数据传输能力 安全存储能力和应用扩展能力 建设智慧档案馆是一个长期的过程, 也是一项复杂的工作, 当前, 档案部门建设智慧档案馆虽然有一定的基础, 但缺乏政策支持 法律规范和理论研究, 没有统一规划和相应技术标准, 在资金 技术和人才等也有很多不足, 市档案部门要以智慧南平建设为抓手, 以档案信息共享和资源整合为核心, 以公共档案服务平台建设为突破口, 集成新一代档案信息技术, 着力构建智慧档案安全保障体系, 加快智慧档案应用体系 智慧档案基地和智慧基础设施建设, 加大档案信息资源开发利用力度, 全面提高资源利用效率的绿色智慧档案馆 ( 作者单位 : 南平市档案局 ) 现代档案馆档案资源整合 陈玉君 资源建设是档案馆的重要任务之一 拥有档案资源的规模与质量, 是新时期衡量一个档案馆发展水平的重要指标, 也是一个档案馆立足社会 服务社会的资本 结构合理 门类齐全 内容丰富 具有地方特色 是档案资源建设的目标, 而要实现这一目标, 必须以档案资源整合为带动, 进一步解放思想, 开阔思路, 走出传统的圈子, 以全新的眼光发现档案, 用有效的方法积累档案 什么叫档案资源整合? 将现有的档案资源都堆砌在一起, 这不叫档案资源整合 档案资源整合是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整, 目的是使档案资源的布局更合理 结构更优化, 更有利于保存 开发利用和档案资源效 益的最大化 它不仅是指对过去和现在的国家机构 社会组织和个人在社会活动中形成的, 对国家和社会有保存价值的全部档案的管理要做到由分散到集中 由无序到有序, 更重要的是要按照我国档案工作 统一领导 分级管理 的原则, 通过对各级各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合, 使档案机构和档案资源结构合理 配置优化, 为各级国家档案馆提升服务功能 形成服务体系奠定坚实的基础, 以适应现代经济社会发展对档案馆服务功能的要求 一 档案资源整合的必要性档案资源分散, 既不便于管理, 也不便于利用, 而且容易遗失 毁损 整 合档案资源是加强资源管理的需要, 是提高利用效率的需要, 是确保档案安全的需要, 是强化综合档案馆地位和职能的需要 1. 档案资源整合是拓展档案馆基本功能和社会功能的需要 档案馆作为党和国家的科学文化事业机构, 不仅具备收集 保管 利用档案这三项基本功能, 而且还具备保存人类文化遗产 维护历史真实面貌 资政襄政 繁荣科研 发展经济 宣传教育等社会功能 档案资源是档案馆开展工作的基础条件, 要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能, 提高档案馆为公众服务的能力和水平, 就必须要以各级国家档案馆为中心, 对档案资源进行整 8

11 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 合 一方面将分散在各个部门和单位的档案资源进行集中, 完善各级国家档案馆实现基本功能的基础条件 ; 另一方面按照能够最大限度地对社会开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工 只有通过档案资源整合, 才能把档案馆真正建成已公开现行文件向社会提供利用的中心和档案信息服务中心 2. 档案资源整合是新形式下贯彻集中统一管理原则的需要 集中统一管理是档案工作的基本原则, 也是新形势下提升档案工作水平, 更好地利用档案资源为社会服务的根本保证 档案资源整合主要通过物理资源整合 数据资源整合 应用系统整合加以实现, 重在体现档案信息的系统性 有效性与共享性 它不仅仅是在物理形态上实现了各级国家档案馆对本行政区域内档案资料的集中, 更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一 档案资源整合既是新形式下贯彻集中统一管理原则的需要, 也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径 3. 档案资源整合是提升档案实力, 服务社会的需要 伴随着我国改革开放和经济社会的不断发展, 对档案工作提出了更高的要求, 要求各级国家档案馆能够适应形式的变化, 功能得到进一步强化和提升, 能够为经济社会发展和社会公众提供更丰富的服务内容和更高质量的服务水平 要做到这一点, 各级国家档案馆必须提升自身的综合实力 档案馆的综合实力, 一是体现在对档案资料的占有程度上 ; 二是体现在对各级各部门的档案信息能够实行有效的调配和管理 ; 三是体现在对档案资料系统性的开发利用的手段和水平上 提升实力的根本目的是为了服务于社会的需要 档案资源整合 工作的内在本质即是要求各级国家档案馆要依法加强档案接收工作, 把属于接收范围内的档案完整 及时地接收进馆, 并根据形势发展, 适时调整接收范围, 把经济建设中产生的各种新型档案和民生档案纳入接收范围 同时要求各级国家档案馆加强对档案资料的系统性开发利用, 按照经济建设和社会需求提供优质服务 档案资源整合工作是新形势下, 对各级国家档案馆提升自身实力, 服务社会的要求的集中体现和实现这一目标的具体途径 二 档案资源整合的途径档案资源的整合是档案馆资源建设的一项重要内容, 是档案馆创新服务机制更好地为现实服务的有效途径 1. 打破条块部门限制, 确定合理的档案流向 解决好有限的档案资源 存储点位多 不成系统的问题 所谓整合, 就是打破条块部门系统的限制, 由各级档案主管部门合理规划档案资源的归属和流向, 并通过多种途径和方式, 使国家档案资源更利于集中保管利用, 充分发挥其综合优势, 实现国家档案资源的共享 2. 利用现代信息技术和网络实现 馆际整合 馆室整合 在长期历史发展过程中, 由于行政区划调整 机构沿革 人事变动等复杂因素, 造成各级档案馆的馆藏 我中有你 你中有我 的错综交叉的局面 为了充分开发利用这部分档案信息资源, 就要求各级档案馆之间要加强横向 纵向联系, 发扬互通有无的协作精神, 通过彼此互换目录 提供复制件等多种方式, 达到档案资源共享, 最终实现档案资源在更大范围更大程度的整合 3. 建立文档中心, 将一些部门档案及时管理尽早接收 各级党政各部门形成的档案资料很 多都与老百姓的切身利益息息相关, 按规定要在各单位档案室保存 年后才能接收进馆, 不方便社会公众的利用 在档案馆建立文件中心, 可随时将能够公开的档案信息资源向社会开放, 即可提供更加快捷的服务, 也能实现档案资源在更大范围和更大程度的整合 4. 重大活动档案资源及时接收进馆 一个地区的重大活动 重大事件 重要工程 著名人物 知名品牌产品等档案, 是档案中的精华, 事物本身也决定其档案具有极其重要的意义和价值 因此, 要及时接收进馆 由于这部分档案形成的时间集中, 一般只有几天时间, 如果不及时地将这些材料征集进馆, 时过境迁就不能确保材料的齐全完整 对于一些筹办时间较长的重大活动, 因为负责筹划 组织 领导重大活动的机构, 一般不是常设的, 往往是由一些相关机关单位组成的, 如果我们墨守成规, 那么, 反映重大活动的档案就会归入不同的立档单位全宗, 这样就势必影响重大活动档案的完整性 要妥善解决这一问题, 档案部门可以提前介入, 直接参与重大活动有关材料的收集 归档, 待重大活动结束后即将全部档案接收进馆 档案资源的整合是档案资源建设的难点, 围绕档案资源整合需要解决的问题较多, 各级档案馆应创新管理理念, 进一步理顺管理体制, 提高管理人员素质, 把档案资源整合作为档案资源建设的首要任务, 下大力气抓好 抓实 抓出成效, 使档案馆工作迈上一个新台阶 ( 作者单位 : 漳州市直管公房经营管理处 ) 9

12 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 加大档案收集力度 发挥档案馆的档案安全保管基地功能 刘公懿 那旭明 2009 年 10 月 日, 国家档案局在上海召开了全国档案馆工作会议 会上, 国家档案局杨冬权局长在工作报告中首次提出了 努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地 爱国主义教育基地 档案利用中心 政府信息查阅中心 电子文件中心 的 五位一体 的国家档案馆的功能定位 在这五个功能建设中, 档案保管安全基地是国家档案馆功能中最重要 最基础的一项功能, 这一功能发挥得好坏直接关系到整个档案馆事业的发展和档案馆其他功能的发挥 从目前各级档案馆的现状来看, 档案馆作为档案安全保管基地的功能没有得到充分发挥 各级档案馆除了要加快档案馆库的建设外, 更重要的是要加大档案收集力度, 将档案安全保管基地建设放在各项功能建设中的首位来抓, 使档案馆的这一功能得到充分发挥, 同时为档案馆其他功能的发挥创造条件 一 影响档案馆档案安全保管基地功能发挥的因素 ( 一 ) 在数量上, 大量的档案没有接收进馆从某省 2007 年档案统计年报中可以得知, 市级国家综合档案馆每馆平均馆藏档案为 9.3 万卷 ( 另 5300 件 ), 县级国家综合档案馆每馆平均 3.7 万卷 ( 另 1455 件 ) 虽经 5 年的收集, 目前各级档案馆的馆藏档案仍然不多, 多数县级档案馆的馆藏档案在 5~10 万卷左右, 市级 档案馆在 10~20 万卷左右 而据有关档案部门统计, 一个县需要进馆的永久 长期保存的档案一般在 30~50 万卷左右, 市级需要进馆的档案也在 50 万卷以上 所以, 从现有的档案馆保存档案数量上来看, 大量的档案仍然保存在各单位而没有接收进馆, 各级档案馆还没有真正形成当地的档案安全保管基地 ( 二 ) 在接收范围上, 许多单位的档案没有纳入档案馆的接收范围由于历史的原因, 在国家档案局 9 号令颁布之前, 各级国家档案馆往往只将本地一级单位和部分二级单位的档案列入进馆范围 如市一级国家综合档案馆只接收市直各部 委 办 局 行 社 群团部门及副处以上单位的档案, 档案行政管理部门也只要求这些单位报送档案登记表和电子目录, 实际上也只监管到这些单位的档案 又如县级国家综合档案馆只接收县直主管部门和副科级以上单位档案 大量二级单位形成的永久 长期档案过去都没有接收进馆, 而这些单位形成的档案又是直接面向广大人民群众的民生档案, 如某市房改办需要进馆的档案就有 2 万多卷 据某市统计, 目前有 200 多个副处级以下的二级单位没有列入当地国家综合档案馆接收档案的范围, 几乎占了当地现在应接收单位总数的一半以上 由于大量的单位没有纳入当地档案馆接收档案范围, 这些单位形成的大量档案也就没有接收进馆, 档案馆实际上没有真正成为当地保管档案的基地 ( 三 ) 在已列入档案馆接收单位中, 大量的业务档案没有接收进馆在各级国家综合档案馆已列入接收范围的单位中, 有许多单位只向档案馆移交部分应进馆档案, 还有大量的业务档案或部门形成的档案没有向档案馆移交 如有的法院只向档案馆移交文书档案几千卷, 而几万卷的诉讼档案没有移交进馆 又如有的县级土地管理部门只向档案馆移交文书档案几百卷, 而二三十万卷的土地登记 收储 征用 测绘 拍卖等业务档案没有移交进馆 又如有的乡镇每年只向档案馆移交党政办的几卷档案, 还有大量的乡镇人大办 组织 纪检 经管办 团委 妇联等部门的档案没有向档案馆移交 又如有的审计局只向档案馆移交文书档案, 而大量的审计业务档案却没有向档案馆移交等等 而且, 已经列入各级档案馆接收范围的单位, 仍有一些单位由于种种原因, 没有向档案馆移交过各种档案 如公安系统的各类档案, 每县均有几万卷应向档案馆移交而没有移交 ( 仅仅公安派出所的户籍档案, 每县就有几万卷应向档案馆移交 ) 由于已列入档案馆接收范围的单位仍有大量档案没有移交进馆, 档案馆档案保管基地的功能就无法 10

13 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 得到充分发挥 ( 四 ) 许多国有企业特别是改制企业档案没有接收进馆国有企业档案是国家档案的重要组成部分, 但长期以来, 各级国家综合档案馆几乎没有将国有企业档案列入接收范围 虽然部分地区档案馆接收了一些国有关闭企业的档案, 但仍有许多地区的档案馆没有接收国有改制企业的档案 一是由于国有改制企业档案量大, 如某市关闭国有企业就有六十多家, 三十多万卷档案, 档案馆没法接收这么多档案 二是这些关闭企业档案整理不符合档案馆进馆要求, 无法接收进馆 三是一些国有企业改为民营企业后, 几千几万卷国有档案变成了民营企业的私有财产, 拒绝向档案馆移交, 如某市原国有中型水电站在改制为民营后, 本应向档案馆移交的文书档案 人事档案 会计档案等国有档案没有向档案馆移交, 公民要使用这些档案十分困难 由于大量的国有企业档案没有接收进馆, 使当地档案馆作为保管档案基地的功能得不到应有的发挥 ( 五 ) 一些撤销单位的档案没有接收进馆按照国家规定, 国家综合档案馆接收撤销单位的档案, 但由于种种原因, 各地仍有一些撤销单位的档案没有接收进馆 如某市近年来大量中小学校的撤并过程中, 有几百个小学被撤销, 这些单位的档案多数没有人过问, 大量的档案没有接收进馆 又如, 某市十多个公路收费站撤销后, 大量的档案仍然没有规范整理向档案馆移交, 等等 对于撤销二级单位的档案去向, 许多档案馆没有主动去接收, 被撤销单位的主管部门也很少过问, 致使一些撤销单位的档案没 有接收进馆, 公民要查找这些档案时无处查找, 档案馆作为保管档案基地的功能也得不到体现 二 加大档案收集力度, 充分发挥档案馆的档案安全保管基地功能 ( 一 ) 认真贯彻国家档案局第 9 号令, 扩大档案馆的接收范围 2011 年 11 月国家档案局发布了 各级各类档案馆收集档案范围的规定 ( 第 9 号令 ), 这个规定比较于过去的档案馆收集范围来说扩大了许多, 增加了国有企业 事业单位 各部门所属二级单位, 同时进一步明确了要接收专门档案 声像档案 电子档案等 这对于各级档案馆扩大档案的接收范围 建立覆盖全体人民群众的档案资源体系提供了依据 各级各类档案馆必须认真贯彻国家档案局第 9 号令, 制定本档案馆收集档案范围的实施细则, 将本地区所有国家机关 团体 企业事业单位, 不管是处级 科级 还是股级单位, 不管是一级机关还是二三级单位, 只要是国有单位, 都要列入当地国家综合档案馆的收集范围 同时还要将本地名优特产品 名胜古迹 名人 本地历史 典型村居等非国有档案列入收集范围, 使各级国家综合档案馆的收集范围得到进一步扩大, 把档案馆真正建成当地档案保管的基地 ( 二 ) 抓好机关二级单位档案的接收工作由于过去各级档案馆只将少数机关二级单位列入收集档案范围, 各级档案行政管理部门也只对副处级单位 ( 市级 ) 或副科级单位 ( 县级 ) 进行监督指导, 造成各地大多数机关二级单位的档案管理处于管理混乱 整理不规范 没有向档案馆移档案等现象 而机关二级 单位数量多 ( 如某市级二级单位有 260 多个 ) 档案数量又大 ( 每个县 市都有 10 万卷以上 ) 档案内容涉及民生的多 档案利用率高等, 因此, 各级档案行政管理部门和各级档案馆要将机关二级单位的档案规范整理和接收进馆工作作为当前一项重要工作来抓 如果一个地区的档案馆将应接收的机关二级单位档案全部收集进馆了, 馆藏档案数量将大幅度增加, 这个档案馆的档案保管基地功能就能得到较好的发挥 ( 三 ) 做好机关业务档案的接收工作目前, 各地各级已列入档案馆接收档案范围的机关普遍向档案馆移交了文书档案, 但仍有大量的机关没有将本单位的业务档案向档案馆移交, 而这部分业务档案数量往往占本单位档案数量的一半以上, 有的占了百分之八十以上 如某市大多数县法院的诉讼档案都没有向档案馆移交, 而这部分档案占法院档案数量的百分之八十以上 又如某市县级国土资源部门的业务档案基本上没有向本县档案馆移交, 而这些业务档案也占该单位档案数量的百分之八十以上, 等等 因此, 各级档案馆要将接收机关业务档案作为一项重要工作来抓, 各级档案行政管理部门也要加强这项工作的监督力度, 对拒绝向档案馆移交业务档案的机关开展执法检查, 加大违法行为的查处力度, 确保应向档案馆移交的业务档案按规定移交进馆 一旦各机关的业务档案移交进馆, 每个档案馆的数量也将大幅度增加, 档案馆档案保管基地的功能也能得到发挥 同时, 对于已列入各级档案馆接收范围而档案至今未向档案馆移交过档案的单位, 各级档案行政管理部门和各级档案馆要加大档案执法力度和档案接收力度, 确保这些单位 11

14 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 按时向各级档案馆移交档案 特别是对于在贯彻国家档案局第 9 号令中新列入接收档案范围的单位, 各级档案行政管理部门要加强档案收集 规范整理 向档案馆移交等工作的指导和监督力度, 使这些单位的档案工作逐步走上规范化, 将应向档案馆移交的档案及时向各级档案馆移交 这样, 各级档案馆的馆藏量将会得到极大丰富, 档案馆档案保管基地的功能将得到充分发挥 ( 四 ) 做好国有企业特别是改制企业档案的接收工作由于过去各级档案馆没有将国有企业列入档案接收范围, 而改制国有企业档案又因量大和整理不规范而无法接收进馆, 致使大量国有企业档案没有接收进馆 为了丰富馆藏, 各级档案馆要按照国家档案局第 9 号令的规定, 将接收国有企业档案, 特别是接收改制国有企业档案作为重要工作来抓, 加快国有企业档案接收进馆的进度, 特别要注重关闭 国有企业档案的接收工作, 防止这些国有档案丢失和损毁 同时, 各级档案行政管理部门和各级档案馆要加强对原国有企业改制为民营企业的国有档案的接收进馆工作, 改制前国有的文书档案 会计档案 经营档案 劳动人事档案等必须向档案馆移交, 不得作为民营企业的私有财富 只有包括关闭改制企业在内所有国有企业档案全部接收进馆, 才能使各级档案馆的馆藏得到极大丰富, 档案馆档案保管基地的功能才能得到更好发挥 ( 五 ) 做好撤销单位档案的接收工作各级档案行政管理部门和各级档案馆要全面了解本地区历年来撤销单位的情况, 对已经撤销的单位, 不论原单位是科级 股级, 不论单位大小, 凡是属于国有的企业 事业 机关 团体, 甚至是集体所有单位, 对于有长远利用价值的档案都要进行一次清理收集 规范整理 向当地档案馆移交, 如已经撤并的 中 小学校, 撤销的公路收费站, 一些学会 协会 公司 行社 居委会 ( 几个居委会合并成立社区 ) 等等 只有将本地区撤销单位所有国有档案接收进馆, 这些档案才不会散失和损毁, 才能为日后社会各方面利用档案提供方便, 各级档案馆档案保管基地的功能才能得到进一步的发挥 总之, 目前各级档案馆的档案馆藏数量不多 门类不全, 仍有大量应进馆的档案没有接收, 档案馆作为档案保管基地的功能没有得到充分发挥 各级档案部门要进一步扩大档案的接收范围, 加大机关业务档案 机关二级单位档案 国有企业档案 撤销单位档案等接收力度, 确保档案馆档案安全保管基地功能得到充分发挥, 确保社会各方面长远利用档案的需要 ( 作者单位 : 刘公懿, 龙岩市档案局 ; 那旭明, 闽西职业技术学院 ) 加强实物档案管理 丰富档案资源体系 章可霞 实物档案是法人 其它组织以及个人在其工作活动中产生的对国家和社会具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案, 包括奖品 印信 字画 礼品等 它是档案家族的一员, 是国家档案资源体系的重要组成部分 加强对实物档案管理, 将丰富国家档案资源体系, 充分发挥实物档案历史见证 资政襄政的社会作用和教育功能 一 加强实物档案管理的重要性 长期以来, 特别是近年随着经济社会持续 快速 健康发展, 各项事业取得明显成绩, 各级党委 政府以及各部门在履行职能中因工作突出受到各类表彰, 获得各种证书 奖状 奖牌 奖杯等荣誉实物 同时随着政务活动 外事活动以及社会交往的日益频繁, 各级 各类国家机构和组织也保存了一定数量的标志 证件 奖章 纪念品等重大活动实物, 接受了一定数量的锦旗 赠 匾 工艺品等赠品实物以及题词 赠言等字画实物等 这些实物, 是各项活动的具体记录, 是经济社会发展的见证, 属实物档案范畴, 是国家档案资源体系的重要组成部分, 将其系统收集 整理, 集中陈列, 对全面真实地反映当地经济社会发展, 见证历史, 发挥教育激励作用, 具有重要意义 根据 档案法 各级各类档案馆收集档案范围 ( 国家档案局令第九 12

15 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 号 ) 福建省档案条例 和 福建省重大活动档案管理办法 ( 福建省政府令第 114 号 ) 等有关规定, 实物档案作为国家档案资源体系的组成部分, 列入单位档案管理范围和国家综合档案馆收集范围 如龙岩市人民政府在 关于贯彻福建省重大活动档案管理办法的实施意见 中将实物档案列入重大活动档案材料归档范围, 龙岩市档案馆收集档案范围细则 ( 试行 ) 将实物档案列为档案收集的一个种类 但是, 目前实物档案管理在各级档案行政管理部门 各级各类档案馆 各单位尚未引起足够的注意, 基本处于被忽视状态, 管理状况不容乐观 大量的奖品 印信 字画 礼品等实物档案未能得到妥善保管, 未能发挥作用, 甚至出现丢失 破损等问题, 亟需加强管理, 安全保管 要建设覆盖人民群众的 内容丰富 结构合理的国家档案资源体系, 必须加强对实物档案的管理 ; 必须将实物档案作为国家档案资源体系的一个重要组成部分, 作为单位和国家综合档案馆档案资源的一个重要类别认真对待 ; 必须以对历史 对社会高度负责的态度, 增强依法做好实物档案管理的自觉性 主动性和责任感, 采取必要措施对实物档案实施有效管理, 以保证实物档案收集齐全 归档及时 保管得当, 防止实物档案散失 二 加强实物档案管理的措施 ( 一 ) 建立体制, 丰富档案资源体系实物档案作为国家档案资源体系的重要组成部分, 按照 统一领导 分级管理 集中保管 的档案工作原则, 依其重要程度, 实行由国家综合档案馆和单位分级集中管理体制, 以丰富单位档案资源内容, 增加国家综合档案馆档案资源种类, 利于实物档案的安全保管和有效利用 能否及时 完整的移交, 直接关系实物档案的齐全 完整, 是实现实物档案分级集中管理的前提, 是丰富档案资源体系的保障 因此, 要实现实物档案分级集中管理, 必须建立 完善实物档案移交机制, 理顺实物档案移交渠道, 提高实物档案移交的自觉性, 确保移交实物档案的完整性与规范性 首先, 实物档案移交应及时 完整 按分级集中管理原则, 实物档案移交包括单位内归档移交和向国家综合档案馆移交两个层次 第一层次, 单位内归档移交, 即属于归档范围的实物, 在其形成 获得或收集后 1 个月内向单位档案室或档案人员移交, 任何部门或个人不得将实物损坏 私存或转送他人 第二层次, 向国家综合档案馆移交, 即属于进馆范围的实物档案, 随单位其他门类档案定期向档案馆移交, 其中, 赠品实物可在获得后二个月内提前移交, 牌匾实物 撤并单位印信实物应随时移交 其次, 实物档案移交应符合要求 对于归档保存的实物, 第一应完整 整洁 无破损, 标明主题和时间 没有明确主题和时间的, 移交单位或个人应对实物档案的主题和时间进行说明 ( 包括主题 背景 时间 地点 人物等 ) 第二应使用数码相机数字化, 将实物档案及形成的数码照片一并移交归档 第三移交时, 应填写 实物档案移交 ( 接收 ) 登记表, 交接双方进行认真的检查 清点, 保证实物档案质量 ( 二 ) 明确范围, 确保实物档案完整实物档案是各项活动的具体记录, 是经济社会发展的见证, 各单位在行使职能活动时形成 获得或收集的, 具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围 按照分级集中管理体制, 实物档案由国家综合档案馆 单位分别保管 依据其重要程度和保存价值, 保管 范围可分别确定为 : 1. 移交进馆集中保管的实物档案范围 (1) 单位获得的上一级党委 政府 ( 含 ) 以上的荣誉奖牌 奖杯 奖章 锦旗 奖状 荣誉证书等荣誉实物 ; (2) 单位举办或承办重大活动中形成的 具有保存利用价值的活动标志 证件 证书 奖状 奖杯 奖章 锦旗 题词 纪念品 票证 首日封 纪念邮票 组织机构印章 赠送的礼品等凭证性实物 ; (3) 本级党委 政府及领导在国内外交往活动中, 各单位在外事活动中获赠的重要礼品 纪念品 工艺品等赠品实物 ; (4) 上一级党委 政府 ( 含 ) 以上领导人, 国内外知名人士的题词 书画 赠言手迹等字画实物 ; (5) 本级党委 人大 政府 政协 纪检机构成立以来使用过的牌匾实物 ; (6) 撤销合并单位的印章, 包括钢印 胶印 木印等印信实物 ; (7) 其它具有重要保存利用价值的实物 2. 单位集中保管的实物档案范围 (1) 单位获得的各种荣誉 ( 除移交本级综合档案馆外 ) 的奖牌 奖杯 奖章 锦旗 奖状 荣誉证书等荣誉实物 ; (2) 单位组织各种活动 召开会议等形成的具有纪念意义的证件 奖状 题词 纪念品等凭证性实物 ; (3) 单位对外交往中获赠的题词 字画 锦旗 纪念品 工艺品等赠品 字画实物 ; (4) 单位机构成立以来使用过的牌匾, 职能部门印章, 证件和徽章样品等牌匾 印信实物 ; (5) 其它具有保存价值的实物 13

16 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 ( 三 ) 规范管理, 充分发挥实物档案作用科学 规范的管理, 是实物档案完整 有序 安全, 有效发挥作用的保证 1. 科学分类, 规范实物档案整理 实物档案整理, 主要是依据实物档案特性, 对其进行分类 编号 编目 一是实物档案分类 分类是实物档案整理的核心, 按物品性质可将实物档案分为荣誉实物 凭证性实物 赠品实物 字画实物 牌匾实物 印信实物及其它实物等类别 也可先按物品形状分为平面实物 立体实物, 再按物品性质分类 二是实物档案编号 实物档案档号由全宗号 分类号 ( 目录号 ) 顺序号构成 顺序号, 可按物品性质依其时间先后顺序排列, 以 件 为单位编制 编定档号后, 应在不影响实物品像的合适位置粘贴档号章, 一般平面实物可将档号章粘贴在物品右下方, 立体实物可将档号章粘贴在物品底部 档号章项目包括全宗号 分类号 ( 目录号 ) 件号 另外, 在档案室内, 应将进馆与不进馆实物档案分别编号, 以便移交和管理 三是实物档案编目 实物档案按档号顺序编制目录, 目录著录项应包括件号 实物题名 实物来源 形成时间 保管期限 实物类别 备注等内容 2. 采取措施, 保障实物档案安全 采取有效措施, 对实物档案进行妥善保管, 切实保障实物档案安全 一是实物档案日常管理 实物档案应实行专人 专柜保管, 档案馆应设置专库保管, 做到定期检查清点, 保持整洁, 如有破损及时修复 存放锦旗 证书 字画等易虫蛀的橱柜, 应放防虫药品 奖状 字画可卷成筒状保管, 锦旗可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管 二是实物档案利用管理 实物档案必须严格履行借阅手续, 原则上只能使用实物 档案照片, 如确需使用实物档案原件, 须写明利用目的, 经单位分管领导批准后才能利用 归还实物档案时, 档案人员应仔细检查, 核查无误后才可签字注销 3. 开发利用, 发挥实物档案作用 实物档案具有历史见证 资政襄政的社会作用和教育功能, 应通过各种途径, 充分发挥其作用 一是建立实物档案展厅或陈列室 一些规模较大 实物档案量较多的单位, 可在单位内设立实物档案陈列室, 集中展示单位荣誉 对外交往 历史沿革等情况, 对干部职工进行单位历史 荣誉教育, 增强干部职工的荣誉感 归属感 国家综合档案馆可在档案馆内建立实物档案展厅, 面向机关企事业单位人员 学生及市民集中开放实物档案, 充分发挥其激励和教育作用 二是在网络 媒体设立实物档案图片展 可在单位 档案馆网站 ( 网页 ) 上, 设立实物档案图片展, 或在报纸短期开辟实物档案图片专栏, 在更大范围内进行展示, 发挥其见证历史 激励和教育作用 三是编印实物档案画册 将国家综合档案馆馆藏实物档案的照片, 经系统整理后编印成册, 能全面反映一个地区经济社会发展状况, 展示经济社会发展成就, 起到宣传 教育作用 ( 四 ) 明确职责, 确保实物档案管理到位加强实物档案管理, 需相关部门各尽其责 通力配合, 才能建起齐全 完整 规范 有效的实物档案资源, 才能为国家档案资源体系添砖加彩 1. 档案行政管理部门职责 实物档案作为国家档案资源体系的重要组成部分, 其管理应纳入档案行政管理部门监督 指导 检查范围, 加强监管, 积极提供指导服务 首先, 将实物档案管理纳入档案业务日常指导范围, 及时发现和纠正实物档案管理存在的问 题和不足, 确保实物档案规范管理 安全保管和有效利用 其次, 将实物档案管理纳入档案监管范围, 特别是督促各单位按重大活动管理办法 档案馆收集范围等档案法规 规范, 做好实物档案单位内归档移交和向国家综合档案馆移交工作, 为实物档案资源的齐全 完整提供保障 第三, 将实物档案管理纳入档案行政执法检查范围, 通过将实物档案管理纳入档案执法检查内容, 或不定期的开展实物档案专项执法督查, 以增强各单位依法管理实物档案的意识, 推动实物档案管理工作步入法制化轨道 2. 各单位职责 实物档案作为单位档案资源的一个类别, 其管理应纳入本单位档案工作范围, 作为单位档案管理工作的一部分, 建章立制 规范管理 首先, 各单位应加强对实物档案管理工作的领导, 建立实物档案管理制度, 指定专人负责, 配备必须的实物档案保管设施, 为实物档案管理提供制度 人员和物质保障 其次, 单位档案管理部门或档案人员应切实履行职责, 做好实物档案收集 整理 保管 利用 移交等日常管理工作, 保证实物档案收集的完整性 整理的规范性和利用的有效性 第三, 鉴于目前实物档案管理存在散乱 流失等问题, 各单位可进行一次全面的实物档案清理移交 规范建档活动, 将经全面收集 规范整理的实物档案, 按分级集中管理范围, 及时向单位档案部门或国家综合档案馆移交 3. 国家综合档案馆职责 实物档案作为国家综合档案馆档案资源结构的一个种类, 其管理应列入档案馆收集 管理 利用范围, 作为档案馆管理工作的重要内容, 按规定全面接收 规范整理 妥善保管, 并及时提供利用服务 首先, 档案馆应加强对实物 14

17 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 档案的管理, 建立馆藏实物档案收集 整理 保管 利用等管理制度, 配备管理人员和专门库房, 切实做好实物档案各项日常管理工作, 确保实物档案安全 其次, 档案馆应强化服务意识, 通 过提供实物档案利用, 为经济社会发展 为国民教育提供及时 有效的现实服务, 是实物档案管理工作的目的, 同时通过服务又可进一步促进实物档案管理工作的开展 第三, 档案馆应以馆藏 实物档案资源为依托, 深入挖掘实物档案资源的潜在价值, 通过编研开发, 为经济社会发展提供系统的 超前的 可供借鉴的实物档案信息服务 ( 作者单位 : 龙岩市档案局 ) 加强档案资政服务 助推 档案梦 实现 吴 欣 当前, 档案的利用面已越来越广泛, 逐渐成为政府治理 民主决策 百姓维权 文化传播 道德建设的重要依据 而档案具有的 原始凭证 作用, 赋予了档案天生就具备了 资政 作用 当一张张沉睡的档案被档案工作者唤醒, 汇集成册, 成为党和政府部门决策部署的重要参考资料时, 档案资政服务早已成为档案综合服务的重要组成部分 而如何更加充分地利用档案资源, 加强档案的资政服务功能, 为地区建设科学发展 跨越发展服务, 实现档案人的 档案梦, 助推 中国梦, 也已成为现阶段各级档案部门热议的话题之一 一 当前我国档案界开展档案资政服务的做法所谓档案资政, 就是各级国家档案馆依托馆藏档案信息资源, 根据党和政府的中心工作和重大活动, 提供有价值的档案信息, 为党政领导和相关部门决策服务, 从而使档案信息资源达到资政的目的的一种服务手段和方式, 近年来, 我国多地都开展了档案资政服务, 很好地为地区的经济政治文化发展服务, 具有启迪和借鉴意义 如 : ( 一 ) 上海市档案局开办 档案服务专报, 根据一个阶段以来市档案馆档案与政府公开信息查阅服务窗口的情况 进行汇总 研读 分析 提炼 归纳出一些具有苗头性 倾向性 规律性的热点问题, 提请有关领导和部门审阅, 为市委政府和各部门决策提供依据和服务, 积极发挥了参谋助手作用 ( 二 ) 辽宁省档案馆发行 辽宁档案资政, 紧密围绕省委 省政府重大部署和社会热点问题, 深入挖掘馆藏资源, 主动为领导和相关部门提供资政服务, 供决策参考 已刊发的 辽宁省近百年来发生重大疫情及防疫情况 历史上辽宁地区禽流感发生及防疫情况简介 近现代辽宁工业发展概述 等许多档案资政专题材料, 为辽宁省制定相关政策 编制长远发展规划提供详实准确依据 尤其是结合地区特色, 发行的 日伪时期辽宁地区温泉调查 对深入开发辽宁省温泉资源提供了直接参考, 为当地经济发展提供了服务 ( 三 ) 重庆市发行的 重庆档案信息拾萃, 充分发挥重庆市档案馆藏资源的特殊优势, 结合社会不同时期重庆市委 市政府的工作部署和社会的焦点 热点和工作重点, 去伪存真 去粗取精 不定时, 不定期地发行档案信息拾萃, 为市委 市政府领导和相关部门提供借鉴和参考 此举做法既增加了档案工作在市委 市政府工作中的地位和作 用, 提升档案工作的声誉和影响, 也提升了档案工作者和积极性和服务能力 二 加强档案资政服务的意义以上几个地区所提供的档案资政服务, 都充分体现了现阶段档案资政服务在地方经济政治文化建设中的重要作用, 而事实也证明, 充分发挥档案资政作用, 对档案本身 对地方党委政府等都具有具有重要意义, 成为档案人实现 档案梦, 助推 中国梦 的重要推手 ( 一 ) 加强档案资政服务, 是档案及档案馆实现自身价值的体现 为领导决策服务, 为政府中心工作服务, 这是档案部门与生俱来的服务对象和领域, 也是档案部门生存和发展的重要条件 经济发展到哪里, 档案工作就延伸到哪里 社会发展到哪里, 档案就服务到哪里, 档案资政已成为档案最为重要的作用之一 ( 二 ) 加强档案资政服务, 是提高执政水平的现实需要 提高执政水平和能力, 核心在于深刻认识和掌握执政的内在规律, 而这种规律正是从以往执政历史过程中的经验和教训中得来的 与此同时, 吸取历史智慧, 能够让决策者避免决策的盲目和短期化, 保持政策的稳定和连续等 ( 三 ) 加强档案资政服务, 是凝聚 15

18 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 执政合力的重要举措 通过对过去的了 源 同时还要注重馆藏档案资源体系的 可根据当地特色资源提供档案资政服 解 不仅可以汲取正反两方面的经验教 建设 为日后档案利用提供良好基础 务 比如本溪档案馆多年来积极围绕地 训 对现有问题进行决策部署 还能以 使档案资政作用具有延续性与长期性 区特色资源 编写了多本编研资料 为 史育人 增强使命感 增强凝聚力 更 三 要转变观念 切实转变工作 当地经济发展起到了重要作用 其 北 作风 从以往的被动服务转变为主动服 方中药城 的建立 档案部门提供的资 三 开展档案资政服务的几点思考 务 我们要认识到 档案工作者的职责 政服务功不可没 一 要提高意识 充分认识到档 不仅仅是要将档案保管好 还应主动了 二 档 案 资 政 服 务 要 做 到 及 时 案资政服务是档案工作的主要任务 档 解本馆馆藏档案的相关内容 只有这 化 经常化 党和政府工作每个时期都 案资料是一笔宝贵财富 它不仅在研究 样 才能更快 更好地为资政服务 同 有不同的重点工作 档案资政服务要紧 历史时具有查考 凭证和参考作用 也 时 要加强档案工作者的主动性 将原 跟形势 及时随其变化而选择 档案资 对我们总结经验教训 推进当前中心工 来的有需要才提供的服务方式 转变为 政 的新方向和确定新主题 这样才能 作有着巨大的作用 档案工作者一方面 主动发现需求 主动提供利用的服务方 真正起到资政作用 同时 把档案资政 要保存好这些档案 为日常利用提供服 式 做到找准位置主动服务 把要我服 服务经常化 这不仅仅是符合事物发展 务 另一方面要利用好这些资料 为现 务 变为我要服务的自觉行动 要紧紧 科学规律 更有助于档案部门形成品牌 实服务 要千方百计让这些档案重新焕 围绕服务这个主题 不断更新服务观 效应 让档案工作走出去 发出活力 在经济建设 文化建设 思 念 拓展服务领域 改革服务方式 创 三 档案资政服务的产品要有深 想教育 提高党的执政能力等方面发挥 新服务机制 从不同服务对象 不同服 度 档案资政既要求编 又要求研 不 其社会效益 务内容 不同服务需求出发 全方位 能只是相关档案内容的简单汇集 还应 多层次 多角度地开展好优质服务 不 有编者的建议和意见 这也必然对档案 断提升资政水平 编研队伍的建设提出了更高的要求 首 好地为地方建设服务 二 要立足馆藏 善于利用并挖 掘档案资源 档案馆内拥有大量反映历 史的档案资料 这些资料或是反映当时 四 科学开展档案资政服务的要点 先 需要事先针对现实的相关资政服务 所取得的成绩 或是反映历史经验教训 一 要对党和政府的中心工作及 领域和对象有初步了解和掌握 其次 的 而且这种资源往往是独有的 具有 重大战略决策及时了解和掌握 档案工 对所选用的资料要取其精华 并在提要 可信度高 借鉴性强等特点 可以说 作人员要随时掌握地区党和政府工作进 中简明扼要阐述 便于查阅和参考 再 档案馆具备了得天独厚的条件优势 档 程和动态 抓住领导关注的重大问题 次 档案部门要从长远大计出发 加强 案部门在开展资政服务时 必须要立足 敏锐的捕捉和把握 资政 时机 这样 档案编研队伍的建设 于馆藏 熟知馆藏并善于挖掘馆藏资 才能使档案真正 资政 另一方面 还 作者单位 福州市档案局 加强政府信息查阅中心建设 提升档案馆服务功能 王同欣 政府信息查阅中心是我国近些年来 众提供各种政府公开信息资源以供其查 还存在着不少的问题 在今后的工作 在档案系统中建立起来的一个新型的服 阅利用 作为我国政府信息公开平台的 中 如何不断满足社会公众对政府公开 务窗口 它与档案馆相辅相成 互为补 一个重要组成部分 政府信息查阅中心 信息资源的需求 已经摆在档案部门面 充 成为公众获取政府公开信息的重要 在数年的工作实践中产生了巨大的社会 前的一个重要课题 下面笔者将就此浅 窗口 政府信息查阅中心的宗旨是为公 效益 积累了很多宝贵的经验 同时也 谈几点自己的看法 仅供交流参考 16

19 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 一 现阶段政府信息查阅中心工作中存在的问题 ( 一 ) 缺少必要地约束力目前我国缺少由全国人大统一颁布的关于政府信息公开方面的法律, 档案馆接收政府的公开信息主要依据 2008 年国务院颁布的 中华人民共和国政府信息公开条例 和各地方政府制定的规范性文件 这些中央以及地方法规由于缺乏法律层面的约束力, 使得政府信息查阅中心在政府公开信息的接收方面存在一定的困难, 例如 : 很多的政府部门未能及时在 15 个工作日内将已产生的政府公开信息移交至档案馆, 甚至一些政府部门常年未向档案馆移交政府公开信息 ; 由于移交文件的主动权掌握在各政府部门手中, 送多送少, 送哪些文件基本都由其自行决定, 档案馆接收到的文件往往不够全面, 尤其是一些公众较为关心而对政府部门而言又具有一定敏感性地文件, 档案馆通常接收到的只是其中很小的一部分 ; 另外, 一些送交的文件不完整, 往往存在着转发文的正文部分以及一些文件的附件部分缺失等现象, 一些文件还存在着字迹不清 页面破损等现象 ; 这些问题的存在在很大程度上妨碍了公众所能获取到的政府公开信息 另外, 由于缺乏统一的法律法规的约束指导, 一些垂直管理部门制定的政府信息公开方面的规范性文件往往和各级政府制定的规范性文件发生冲突, 给政府信息查阅中心的接收管理工作带来了一定的困难 ( 二 ) 缺少配套的政府公开信息管理规范政府信息查阅中心的设立适应了我国在新时期的档案和政府信息公开工作, 在很大程度上满足了社会公众对档案以外的政府公开信息的需求, 实现了 档案馆服务的无缝对接 由于采用了集中式的管理, 政府公开信息的管理成本已经大大降低了 目前, 我国对政府公开信息的管理制度仍处于初步地实践探索阶段, 各种性质内容的政府公开信息生命周期还不明确, 与其相对应的各项管理规定基本上还是空白, 面对大量接收进馆的政府公开信息, 档案部门的管理往往缺乏依据, 处于尴尬的境地 在现阶段政府公开信息的管理急需制定统一完整的文件目录 各类不同材质文件的保管方式 文件保存环境的各项指标 文件保存应采取的措施 文件的提供利用制度 文件的鉴定和销毁制度等相关制度以提高文件利用的效率, 降低文件保管的成本 ( 三 ) 文件利用的针对性不强根据本地政府公开信息服务工作利用情况的统计分析可以发现, 当前已公开的政府公开信息的接收利用工作存在这样一些特点 : 从接收方面看, 大多数的政府信息查阅中心接收文件基本采取由送交单位自主送交的办法, 送交什么样的文件, 送交多少文件都由送交单位自主决定, 政府信息查阅中心只是被动接收 在这样的一种文件送交制度下, 往往政府信息查阅中心接收到的文件有 90% 以上是生命周期短, 与公众的切身利益没有直接关系的文件, 甚至有些文件刚刚移交到政府信息查阅中心就已经退出了该文件的执行期 从利用方面看, 绝大多数的利用者都是为了解决切身利益而前往政府信息查阅中心利用文件的, 这直接导致了利用率较高的文件往往是一些各级政府 人事和劳动部门 土地和建设部门 教育部门 卫生部门 物价部门 环保部门等单位制定的有关人事劳动 土地征迁 教育 卫生 物价 环保等方面的文件, 而其它 的文件利用率非常低 正是由于这种接收与利用方面的不匹配, 导致了一边是一部分公众急需的文件无法在政府信息查阅中心找到, 直接影响到了公众对政府信息查阅中心的信任 ; 另一边是大量的文件利用率很低, 甚至是从接收进馆以来就一直默默地存放在文件柜中一次也没有被利用过, 这大大降低了政府公开信息的总体利用率, 无形中浪费了很多办公资源, 加大了政府公开信息总体的保管成本 ( 四 ) 宣传力度不够政府信息查阅中心是我国近几年才发展起来的新鲜事物, 社会知名度较低 由于宣传力度不够, 很多老百姓并不知道档案馆内部还有一个政府信息查阅中心可以为其提供一个查阅利用政府公开信息的平台 另外, 由于政府公开信息的接收工作还有很多不到位的地方, 存在着文件接收带有很大的随意性, 事关公众切身利益的文件接收不齐全等问题, 一些利用者往往是满怀希望而来, 最后失望而归 这些现象的出现给政府信息查阅中心的形象带来了负面的影响, 使得愿意前往政府信息查阅中心查阅利用文件的人较少 二 改进政府信息查阅中心服务水平的对策 ( 一 ) 夯实服务基础, 改善服务环境在当前我国尚未形成一套成熟健全的政府公开信息法律体系的大背景下, 要想做好政府公开信息的接收利用工作, 仅凭档案部门的一家之力是不现实的 政府公开信息的接收利用工作要想取得预期的社会效益需要各级党委 政府以及相关职能部门的重视 支持与理解 在当前的形式下, 档案部门应当多与当地的主管领导沟通协调, 结合本 17

20 省科协第十三届学术年会档案分会论文选登 地 本部门的实际情况提出一些具有建设性的建议, 争取获得工作上的大力支持, 具体来说可在这几个方面实现突破 : 一是档案部门要指定专人或争取独立编制的人员负责政府公开信息的收集管理工作, 并且要争取将政府信息查阅中心的日常经费开支和相关人员的工资纳入政府的财政预算, 首先从人员和经费上保障政府信息查阅中心的正常运作 ; 二是要将政府公开信息的产生和报送纳入到文件的制发流程当中, 各相关单位在制发每一份文件时就应当对该文件的性质进行审定, 若属于主动公开的政府公开信息就应当在发文时多印制一份, 并编制好文件目录, 送交至档案部门, 这样就可以在源头上保障政府公开信息的及时送交 ; 三是要制定一套系统的政府公开信息送交工作考评体系, 并将各单位的政府公开信息送交工作纳入到该单位的工作绩效年度考评当中, 从制度上保障政府公开信息的送交工作能够顺利进行 从档案部门自身的角度来说, 一方面要集中主要的精力重点收集那些关系到老百姓切身利益的, 如劳动就业 社会保险 医疗卫生 土地征迁 计划生育 环境保护 教育 物价 税收等方面的规范性文件, 确保这些文件信息收集的及时性 完整性和多样性对于提高政府公开信息的利用率至关重要 ; 另一方面, 档案部门要加紧对各种类型的政府公开信息进行学术体系上的探讨和研究, 在不断地实践中尽快制定和完善符合实际需要的政府公开信息的保管 利用和销毁的统一规范 档案部门还应积极利用现代办公系统和政务网传输系统, 在第一时间收集有价值的政府公开信息 这样既可以丰富政府公开信息的内容和形式, 又可以大大降低政府公开信息的收集成本, 对经济条件相对弱后的档案馆具有十分重要的意义 ( 二 ) 加大宣传力度, 提高社会知名度 政府信息查阅中心是档案部门的一个重要服务窗口, 是实现政府公开信息巨大社会价值的重要平台, 只有不断提高政府公开信息的查阅利用率才能真正体现这些政府公开信息的社会价值, 而要想吸引更多的人民群众前来档案部门查阅利用政府公开信息, 档案部门除了要做好文件的接收工作, 大力的宣传也是一个必不可少的条件 当前, 对政府信息查阅中心的宣传大多数还停留在档案系统内部, 宣传信息基本上集中在档案部门的专业刊物上, 面向普通公众的宣传较少 要想让更多的老百姓知道在档案部门可以直接找到他们所需要的政府信息, 档案部门还应在传统媒体和新兴媒体两方面加大宣传力度, 具体来说 : 一方面要在广播 报刊 电视等传统媒体上大力宣传, 让更多的社会公众知晓 ; 另一方面档案部门还要积极深入农村 走进社区利用宣传车 手机短信 板报展览 发放宣传手册等群众容易接受的方式进行宣传, 这样可以让更多平时信息接受较为闭塞的群众知晓档案部门的这一服务平台 在加强传统媒体宣传的同时, 档案部门还应注重在以互联网为代表的新兴媒体上的宣传 档案部门应加强自身的门户网站建设, 及时让广大的网民了解到档案部门正在提供政府公开信息的利用服务 ; 档案部门还可以尝试开通服务微博, 及时发布一些与人民群众切身利益息息相关的政府主动公开信息, 加强与广大微博用户的沟通互动, 让档案部门的这一服务理念能够更加快速广泛的传播开来 ( 三 ) 积极尝试多项公开与政府公开信息利用服务的融合我国目前的信息公开体系包括 : 政务公开 政府信息公开 党务公开和各种专项公开 ( 如 : 医务公开 警务公开等 ) 这些不同的公开体系分属于不同的 政府部门 党委部门以及一些具有社会管理职能和公益性质的企事业单位 这些不同性质的公开工作大多数还处于探索实践阶段, 还没有一些统一的管理方式, 公开过程中产生地大量主动公开信息往往只能由各信息产生的单位自行保管 这种分散的保管方式需要消耗大量的信息保管成本, 也给利用者带来了一些不便 仔细分析这些分属于不同部门的公开信息, 虽然内容不尽相同, 但大多数属于政府公开信息的范畴, 适用于政府公开信息的理论体系, 这就为实现将大多数公开信息进行集中式的管理提供了前提条件 现在大多数的档案部门已经将现行文件利用中心和政府信息公开查阅场所合为一体, 这是一个很好的工作改进 在档案部门今后的工作实践中, 应该积极探索如何将更多不同性质的公开信息资源整合起来, 由档案部门进行统一的管理并面向社会提供利用服务 这样的集中式管理利用可以在很大程度上降低我国文件体系的管理成本, 同时简化政府公开信息的流动环节, 充分实现政府公开信息的社会价值 档案部门要以这种集中式的管理为契机, 大力提高自身的服务水平, 积极为人民群众查阅利用公开信息提供快速 便捷的 一站式 服务, 使得人民群众能够以最少的时间, 最小的代价, 在档案馆中就能找到自己所需要的各类公开信息 档案馆应当以这种全方位的信息公开服务为契机, 改变过去那种单纯地依靠群众上门来查阅利用档案的服务方式, 化被动为主动, 全面提升档案馆的服务功能, 将档案馆建设成人民群众全面获取信息的重要平台 ( 作者单位 : 莆田市档案局现行文件利用中心 ) 18

21 QQ 对话录 编者按 : 陆续请有关同志谈谈对省档案学会群里讨论的业务问题的看法, 以共同研讨 怎样提高业务水平 朱 文 对话进行了近一年 感谢群友的信任, 在省档案学会的群里 在私聊中提出问题 ; 感谢培训班学员的认真, 在课堂上 在培训班自建的群里大胆商榷 原来并不想期期有文, 未曾想问题多多 是你们的问题促进我更加细致地思考问题和重温知识 也要感谢学会和编辑部的同志, 每期提供半页版面发表拙文 特别要感谢提出不同意见或疑问的同志, 促进我力求深入全面地分析和准确地解释问题 诚挚希望同志们都来写文章讨论问题, 共同提高 其实,5 期也就是 5000 字, 无法涉及所有的问题 关键在于自学 如何通过自学提高业务水平? 第一, 应当了解和掌握一些与档案管理相关的基本原理 其中, 有两个内容是比较核心的 一是价值鉴定理论 这关系到档案的生存 8 号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 中大的规定就有 13 条,10 号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 仅企业管理类就有 18 条, 一一记住, 或者时时查对, 都颇有困难 从鉴定档案价值的基本原理上去把握原则, 就比较容易作出档案存除和保管期限划分的决定 在档案编纂上, 同样需要鉴定档案的真伪 价值, 需要对史料价值有 感觉 二是逻辑思维方法 这关系到档案分类 排列是否有序, 又关系到查找是否快捷 档案管理逻辑思维的核心是保持文件之间的历史联系 ( 实际上就是一种逻辑联系 ) 当然, 一些逻辑上的概念也要先理解清楚 例如, 档案不进馆的单位, 档号中是否要加全宗号 按年度 - 机构 - 保管期限分类, 要不要给内部机构全宗号 弄清 全宗 是什么 意思, 就知道怎么处理了 把握上述两个基本原理就会使自己有一个高的站位, 从而在根本上理解业务要求 价值鉴定关系到我们管理的档案是否 有用, 逻辑思维关系到档案管理是否 有序 但是, 多数的档案教科书 培训课程不大讲原理 这就要靠自学, 以便从根本上理解问题和掌握方法 第二, 要研读标准规范 这里用 研读 一词, 是强调学标准要认真思考 要细心, 甚至要抠字眼 在 研读 中要比较新旧标准, 了解变化 例如, 以件为单位简化整理编的是 归档文件目录 年度归档文件整理说明, 就不必在盒内装 卷内目录 备考表 又如, 卷内文件排列与简化整理件的排列的排序原则是有所不同的 还可以比较相近的标准, 例如 8 号令和 10 号令, 了解机关和企业的异同 更要了解产生变化 差别的原因, 在理解的基础上将标准规范的要求细化到工作中去 标准规范是根据档案学的原理制定的, 可以通过理解标准规范进而理解档案管理的基本原理 标准规范用最准确 精炼的语言阐述业务要求, 直接切入怎么做, 学习标准规范可以较快掌握档案整理方法 因此, 学习标准规范是迅速提高业务水平的 捷径 各档案网站都上传了工作标准规范, 为学习标准规范提供极大方便 顺便说说, 作为档案行政管理机关, 要不断总结档案工作的实际经验适时修订标准规范, 因为标准规范也会 老化 过时 如果不必或不能修订标准规范, 可以开展标准规范的统一解释工作 如同司法机关要经常根据实际案例作出 司法解释 这是因为, 首先, 标 准规范再完备, 也难免存在 漏洞, 会出现过于原则 抽象甚至含糊的问题 其次, 档案工作标准规范的修订往往滞后实际工作需要 第三, 不同的人对标准规范常常有可能从不同的角度进行理解, 产生不同解释 统一解释可以起到填补漏洞 局部修正的作用 第三, 要边干边学 我们工作的最终成果体现在档案管理和利用的质量和效率上 因此, 要努力在实践中学习 分析 总结, 不断提高业务水平 对于标准 规范的理解不能止于条文字面 标准规范是对复杂的档案管理进行归纳 总结作出的一般的 抽象的规定 而档案工作实际是具体的, 各门类 各单位的档案构成 内容是有差别的 正所谓 理论是灰色的, 而生活之树是常青的 档案整理的方法应当以标准规范为指南根据不同情况加以细化, 结合工作实践加以深化 同时, 执行标准规范要与各立档单位的具体情况相结合 例如, 件如何排列 ( 见本刊 2013 年第 1 期 ) 分类如何处理要考虑是否使用计算机 文件量多寡 部门整理还是集中档案室整理等因素, 根据不同情况, 在不违背基本原则的前提下, 选择不同的方式 档案工作的特色是理论与实际紧密结合 我们要把基本原理 标准规范融入实践, 使各方面知识融会贯通, 成为档案业务的达人 做知行结合的笃行者, 而非坐而论道的空谈家 ; 做长于理性的思辨者, 而非短于思维的直观人 ; 做鲜活知识的创造者, 而非陈旧教条的守护人 让我们一起朝着这个方向努力 19

22 业务广场 教师业务档案管理刍议 茅开维 教师业务档案是衡量学校师资管 科研需要的师资队伍 做好这些工作所 再次 业务档案是教师职称评审任 理 教学水平 教学质量的重要标志之 需的资料和依据 绝大部分要靠业务档 职的重要依据 在教师专业技术职务评 一 也是教师教学 科研能力的真实记 案提供 借助于各学校的教师业务档 定工作中 业务档案以其内容的真实性 录 结合师资队伍建设来深化对教师业 案 提供和分析众多的信息 全面了解 及量化尺度的准确性 赢得了广大教师 务档案的管理是学校档案管理工作中值 师资队伍的现状及基本结构 从而做出 和职能部门的信任 教师申报职称所提 得探讨的一个问题 合乎实际的预测 制定出师资队伍发展 供的任职年限内的课时节数 科研成 规划 实现对各学校的宏观指导 果 获奖项目 教学质量评估数据 年 一 建立教师业务档案的重要性 教师业务档案不同于学校建立的档 其次 业务档案是形成教师激励机 度考核结果等材料 职能部门都是依据 案 它以教学 科研为主线 以服务于 制的助推器 业务档案记载了教师教 业务档案来逐一核对 这些信息 只能 教学管理为目的 在师资队伍建设中发 学 科研及业绩的科学量化得分 综合 从业务档案中获取 无其他档案可以替 挥着积极的作用 评估结果 真实地反映了每一位教师的 代 业务档案在整个职称评定过程中 首先 业务档案是师资队伍建设的 工作优劣 水平高低 能力大小 既方 提供了确凿的原始材料和数据 起到了 信息源 教师在教学科研中的主导地 便又实用 不论在质方面还是量方面都 可靠的凭证作用 合理评定职称是对教 位 决定了抓住师资队伍建设是办好一 有较强的可比性 为教师定级 晋级 师辛勤耕耘的肯定 体现了优胜劣汰的 所 明星 学校的关键 而师资队伍建 提升业务考核 教学质量评估 评奖 公平竞争原则 对增强师资队伍的活力 设的成败又与师资管理的效能密切相 选模 选拔学科带头人和培养优秀人才 起到了积极的推动作用 关 有效的师资管理工作 应全面地了 提供了具有科学性和准确性的依据 避 二 教师业务档案的收集和管理 解教师的政治思想水平和业务素质 准 免了凭印象 听反映 靠关系等弊端 一 业务档案材料的收集 建档 确地掌握教师队伍的基本现状 在此基 业务档案的建立 可以充分调动教师的 础上研究 制定师资队伍建设的规划 积极性 培养教师的竞争意识 激励教 对涉及教师的教学 科研等实践活 措施 培养一支结构合理 专业配套 师奋发向上 不断进取 使教师队伍的 动的文字 图表 声像等材料 内容包 数量适度 质量优良 适应学校教学 整体素质得到提高 括 1 反映教师个人基本情况 主要有 20 范围

23 业务广场 教师基本情况登记表 学历 ( 学位 ) 证书复印件 职称申报材料 年度考核表 职称聘任通知书 专业技术资格证书 ( 聘书 ) 教师资格证书等复印件以及业务自传等 2 反映教师教学 科研情况材料 主要是教师各个学期的任教课目 授课节数 开展实验建设等工作量统计表 教学计划进度表 教案 教学质量评估结果 某专项教改的综合材料 公开发表的论 ( 译 ) 文 论 ( 译 ) 著 教材等篇目登记表 专利证书复印件 科研成果鉴定书等 3 反映教师业务培训的材料 包括教师参加各类各层次业务培训 进修的毕 ( 结 ) 业证书复印件 成绩单 鉴定表等 4 反映教师奖惩情况的材料 包含各级组织授予教师的各类荣誉称号 获奖证书复印件 奖牌 ( 奖杯 ) 的照片 声像等材料以及对教师教学事故处理的意见等 ( 二 ) 强化教师业务档案的管理首先, 以 人头 为归档单位, 实行组卷 将学校各教学实体 ( 处 室 ) 的教师, 以 人头 为归档单位实行组卷, 按姓氏笔画 ( 或拼音字母 ) 顺序排列上架 这样既避免了遗漏, 查找起来又简便快捷 其次, 分门别类, 编写目录 业务档案由于在组卷方式上不像文书档案那样统一 业务档案组卷只要按材料分类, 编写卷内目录, 以时间先后顺序装进袋中即可 同时, 按各教学实体教师姓名的姓氏笔画 ( 或拼音字母 ) 顺序编写出档案目录, 以便检索 第三, 建立索引卡片, 便于把握 教师基本情况卡片上将每位教师的姓名 工作部门 出生年月 政治面貌 学历 职称 任教专业 进修状况等都填 写清楚 第四, 及时剔除增补, 进行动态跟踪保管 离退休教师退出教学工作岗位, 其业务档案的记载也随之终结, 应将这类档案单独上架, 作为历史资料保存起来 ; 对调动离校的教师, 其业务档案随之移送给对方单位职能部门 ; 对外单位调入的教师, 及时向对方组织索取其业务档案 ; 对新分配来校的教师应及时建立业务档案 三 提高档案人员的素质和管理手段 ( 一 ) 培训提高, 优化整体素质档案管理工作需要有专业技术和管理才能的双重人才担任 他们的知识结构, 应具有一定的政治理论水平 系统的专业知识和现代化科学文化知识 要有较强的事业心和历史责任感, 能吃苦耐劳, 勤勤恳恳为他人 铺路, 默默无闻地甘当 配角 档案人员的业务素质要求较高, 不仅要有良好的阅读 写作和书写能力, 预测能力和协调关系的能力, 而且要有历史 语言文字 现代科学技术和管理科学等方面的知识 目前从事学校档案管理工作的大都是兼职人员, 业务素质普遍需要提高 对此, 可采取短期培训和边工作边学习的方式, 或组织校内外学习交流, 互相取长补 短, 达到共同提高的目的 ( 二 ) 稳定队伍, 提高管理质量教师业务档案, 除师资管理部门设专 兼职人员负责管理外, 各教学实体 ( 处 室 ) 的业务干事 资料员都兼职管理, 形成一个业务档案管理网络 它与学校档案室是学校档案管理工作的一部分, 对于这支业务档案管理队伍, 应与档案室的档案管理人员一视同仁 同等对待 按照工作需要和有关规定, 对他们实行专业技术职务聘任制, 以保持队伍的相对稳定 同时鼓励管理人员潜心学习, 努力工作, 不断提高档案管理质量, 更好地为学校建设服务 ( 三 ) 改进方式, 实现资源共享目前多数学校的业务档案管理工作仍靠手工操作, 管理人员忙于繁琐的事务性劳动, 分散处理档案信息, 不能综合 有效地发挥这些信息的作用, 很难适应师资队伍建设需要 随着学校体制改革的深入, 资源共享 这一目标, 摆在我们面前, 这其中也包括业务档案信息在内的信息资源 要真正实现 资源共享, 首先要解决学校内外不断增长的对档案信息的需求与档案管理水平滞后间的矛盾, 利用先进的管理手段, 不断提高档案管理水平 采用计算机处理业务档案信息, 自动整理编目 自动统计 自动检索, 开发适用的软件, 解决档案信息的快速加工 传递等问题, 并且建立档案综合信息数据库系统, 实行大容量储存, 高速检索, 准确统计分析以辅助决策和人工智能, 有效地提高工作效率, 逐步实现 信息资源共享 的目标 ( 作者单位 : 仙游师范学校 ) 21

24 业务广场 浅析纸质档案与电子档案的比较 陈怡园 纸质档案与电子档案在保存形式与方法 鉴定方法以及管理模式上都有很大差异, 电子档案较纸质档案虽然优势较多, 但也存在一些不足, 利用二者优势才能让档案管理工作更上一层楼 一 纸质档案与电子档案概述我国早在东汉末年就开始应用纸张来书写文字, 虽然现今电子化趋势日益明显, 但纸质档案在世界上的应用仍较为普遍, 纸质档案在很多国家的图书馆馆藏中仍然占据很大的比例 所谓纸质档案, 顾名思义, 就是将日记 书稿 图纸 电报 公文 契约等各类档案用纸张形式的载体记录下来以方便日后查阅, 较电子档案具有较强的稳定性, 在未来的档案管理中仍是一种不可取代的管理模式 电子档案是随着世界电子 计算机与网络科技的进步而发展起来的新兴档案管理形式 它主要是通过磁盘或者光盘等电子设备对图像 文字 声音以及影像等资料进行保存和管理, 电子档案的最大特点是便于储存, 方便查找, 较纸质档案管理效率更高 电子档案管理是适应社会进步与发展的潮流 提高档案管理效率的必备方式 二 纸质档案与电子档案的比较 1. 收集与整理方法的差异 纸质档案收集一般是通过对已经存在的纸质文件按照形成时间 用途 类型等进行分类组卷编号, 以方便日后检索查阅 而电子档案在收集前需要充足的准备, 包括计算机与网络设备 光盘与磁盘存储等设备的具备 电子档案的收集过程中不存在案卷与组卷等基本单位, 可以通过光盘与磁盘等对各类电子文件进行分门别类 日后可以根据时间与名称等任意检索, 迅速找到要查询的档案 在整理方法上纸质档案只需根据已有的卷宗的类型与编号进行系统化的整理, 而电子档案需要备份数据库, 脱机保存的档 案需要在脱机磁盘内进行分区归类整理 此外, 电子档案在收集与整理前必须能够识别所有电子档案格式的格式转换设备 2. 档案鉴定程序上的差异 纸质档案的鉴定工作通常在档案形成以后, 且要经过多次鉴定, 包括价值鉴定 生存期鉴定和复审鉴定等阶段 而电子文件由于具有很大的不稳定性, 易于丢失, 鉴定程序一般放在档案形成以前 在电子档案形成最初就要确定电子文件的保存价值与保存期限, 还要进行严格的技术鉴定, 审查电子档案有无携带病毒等不安全的风险因素 3. 载体寿命与库房保管上的差异 纸质档案只要对存放环境温度与湿度进行控制, 防止火灾或氧化等化学反应, 就可以存放成百上千年 而电子档案的载体是磁盘或是光盘, 这些载体需要计算机设备进行识别和读取, 计算机由于不断更新换代, 寿命有限, 磁盘与光盘也受到制作材质与磁性干扰老化的影响, 一般寿命只有 10 多年 在保管上电子档案要求较高, 纸质档案只需注意防止自然灾害以及人为损坏即可, 电子档案却要特别注意环境的温度与湿度, 防止磁盘消磁, 此外, 还要注意电子载体附近不可摆放磁性物质, 以免干扰或减弱载体磁性使电子档案不能顺利读取 4. 安全防护上的差异 纸质档案在安全保护方面只要对纸张存放的环境及时维护即可, 而电子档案却时刻会受到计算机设备损坏或者是网络病毒的影响, 安全影响因素较多 由于电子档案可以将载体与档案本身进行分离, 因此电子档案的管理对计算机设备具有一定的依赖性, 一旦电子设备如计算机 光盘 磁盘等受到损坏, 电子档案的安全将受到很大程度上的威胁 目前防范攻击电子档案病毒的方法主要有防火墙技术与入侵检测技术, 随着病毒的不断升 级, 电子档案的安全防护技术也需要不断更新换代 5. 档案利用方式上的差异 纸质档案由于稳定性较高, 不容易被伪造, 在档案利用上可阅览 外借 复印 通过以上方式可让档案利用者获得信息 电子档案利用方式较宽泛, 借助计算机与网络在软件管理系统上, 利用者就可以读取相关档案信息, 也可迅速检索出想要查阅的其它相关电子档案 有些档案管理部门还应用先进的管理软件进行电子档案管理, 用户可以方便地通过网络不受时空限制在系统界面内查阅相关档案信息, 非常快捷方便, 这种高效率是纸质档案所不能媲美的 6. 档案检索与编目上的差异 纸质档案与电子档案除了以上差异外, 在检索与编目的方法上也存在很大不同 纸质档案是进行分类整理后, 进行目录的编制 检索方式是通过手工翻阅目录来完成的 而电子档案在计算机上将磁盘的序列号目录逐一进行检索, 可实现快速分类 排序, 基本实现了全文自动检索 三 利用纸质档案与电子档案的优势进行档案管理 1. 不能忽略传统的档案管理形式 有些单位认为电子档案可以节约库房空间, 可以节约很多人力与工作时间而完全抛弃了纸质档案这种传统的档案管理模式 结果在工作中遇到了设备故障 电子档案丢失等问题 因此, 我们要对传统的纸质档案管理加以重视, 充分利用, 与电子档案相互配合 2. 纸质档案与电子档案要互相补充 协调式发展 在档案的管理上, 要利用纸质档案的稳定性与电子档案的高效性 只有纸质档案与电子档案互相补充 协调发展才能够充分发挥其优势资源 ( 作者单位 : 古田县土地开发储备中心 ) 22

25 业务广场 人事档案与企业建设 卢 镔 一 人事档案与企业建设的关系 在 只有努力地实现人事档案管理 才 业绩上的提高 从而促进企业不断地朝 1.人事档案的核心内容 能够促进人力资源的建设 为企业的发 着健康的方向蓬勃发展下去 人事档案 人事档案的内容是多方面的 在企 展培养更多优秀的人才 不断地充实企 管理能够较为系统地对企业的员工进行 业经营的不同阶段人事档案管理有着不 业背后的力量 为企业的发展奠定坚实 培训 不断地提高自身的办事效率 实 同的内容 从总体上说 人事档案反映 的后盾 现他们的个人价值 进而为企业的发展 了人力资源对于企业发展的影响 所以 说人事档案管理反映了员工多方面的内 二 加快人事档案对于企业建设的 重要性 创造更多的财富 给企业带来较大的经 济收益 人事档案管理的最终目的就是 容 是对员工情况的全面了解 企业中 1.从根本上规范企业的建设体系 实现企业的发展 这与个人的业绩有很 人事档案管理反映了企业发展和人力资 加快人事档案管理和建设首先能够 大的联系 将人事档案管理与企业的业 源的现状 通过了解员工的年龄 学 规范企业的建设体系 在每一个企业的 绩联系起来 能够不断地壮大企业的规 历 工作经验 特长等具体情况 对员 建设过程中 都需要首先构建一个完整 模 实现经济的高效运转 工有一个较为全面的了解 同时在对人 的体系 对整个公司的建设情况 发展 事档案管理的时候还要进行必要的绩效 规模 发展流程和经营模式进行必要的 考核 进而来增进企业的建设和发展 约束和总结 而人事档案管理作为企业 人事档案管理和企业的建设是不可分割 体系的重要组成部分 加快人事档案管 的 缺少了适当的人事档案管理方法就 理在很大程度上促进了企业的发展 便 无法实现企业的正常运营 将会对于企 于帮助企业进行较为完善的体系构建 都出现了一个较为严重的问题 那就是 业的经济发展状况造成很大的负面影 完善企业的发展模式和欠缺 对于企业 很多的企业对这项工作不够重视 将人 响 人事档案管理的核心内容就是以员 的发展来说 要首先保证人力资源的优 事档案管理这项很专业的工作当做一种 工的业绩为考核标准 这个过程中不断 化配置 人力资源是企业发展和运营的 很简单的问题处理 造成了人事档案管 地督促相关的工作人员提高自身素质 核心内容 企业一切的经营活动都不能 理很不完善的局面 很多的企业都没有 发挥优势 为企业的发展做出贡献 缺少人员的安排和统筹 所以说人事档 充分地通过先进的技术设备和工具进行 案管理对于企业的建设和发展起到至关 人事档案管理 而是通过人工的处理或 重要的作用 只有做好人事档案管理 者是一些简单的入机 通过应付的手段 才能够实现企业的飞速发展 进行简单的处理 这将会严重地导致企 2.企业建设中的人事档案的基本要 求 企业建设中对于人事档案管理有着 较高的要求 因为对于人事档案管理来 说 是一项较为系统的工作 关系到员 2.为企业的建设和发展创造更多的 业绩和效益 三 目前企业建设过程中人事档案 处理出现的问题 1.没有通过最先进的工具进行人事 档案处理 在很多的企业中进行人事档案管理 业的发展没有条理 造成企业在发展和 建设的过程中发展缓慢的现象 出现这 工的各方各面 员工的业绩等情况均会 人事档案管理具有着至关重要的作 些问题的原因就是很多的企业在发展的 影响到企业的发展和经营情况 因此说 用 首先人力作为企业的一项不可见的 过程中 没有充分地意识到人力资源对 必须要格外地注意这些工作的认真贯 资本 却是对于企业的发展有着至关重 于企业发展的重要性 对于企业内部组 彻 企业的建设和发展首先需要人事档 要的影响 人力资源的配置实现了企业 织的认识不全面 只看到了表面的经营 案管理形成一个具体化的系统 通过现 的飞速运行和高效运转 只有不断地推 状况 而忽视了背后真正影响企业的发 代科技的手段对它进行有效的管理 从 进人事档案管理 才能够加紧人力资源 展的原因 也正是由于认识的欠缺 才 整体上保证人事档案管理有较为清晰的 的建设 提高相关工作人员的基本能力 导致了人事档案管理的种种漏洞 严重 概况 人事档案作为企业经营的一项重 和素质 不断地督促他们去完善自我 地阻碍了企业的发展和经营 要的内容 是企业成长和发展的关键所 提高业务水平和素质 实现个人在公司 2.对于人事档案的利用不够 较为 23

26 业务广场 机械化 很多的企业在经营和建设的过程中出现了对于人事档案利用不够的现象, 就是说在很多的企业经营和建设的过程中, 他们只是一味地将人事档案管理的工作做好, 却将之束之高阁, 弃之一边, 没有充分地发挥它该有的作用 所以很多的企业将人事档案管理转变成了一种机械化的劳动, 将人力资源的工作做得有名无实 其实这是一种极其错误的观念, 人事档案管理属于人力资源管理, 它更加强调的是一种软实力的提升, 它所做的工作大多属于企业的高层面, 不参与企业的直接运营, 但并不是说人事档案管理不重要, 而现实恰恰相反, 它起到了至关重要的作用, 人力资源通过对于人员进行调动 安排等情况, 能够对企业内部的人员做到合理的分配, 实现的是公司的高度协调性, 这对于企业的发展来说是至关重要的, 它在无形之中提升了企业的软实力 3. 没有根据人事档案进行有效的业绩考核 人事档案管理是企业的一项大工程, 不仅仅要做到对于人事档案的管理有较为清晰的认识, 促进企业的建设, 同时在这个基础上还要对人事档案管理有创新和应用, 不断地为企业的发展创造更多的机会 很多的企业忽视了对于人事档案管理的应用, 例如在年度的绩效考核上, 很多企业没有充分地认识到这一点的重要性, 它们的薪金大都是固定的, 没有根据人事档案管理的相关内容进行适当的奖励, 这就会严重地降低了员工工作的积极性, 在很大的程度上造成了企业人才的丧失, 不利于促进企业的发展和运行 尤其是在一些小型的企业中, 这方面的缺陷尤为明显, 缺乏了有效的业绩考核方式, 就会使得企业没有合适的管理体制和奖惩措施对于人力资源管理来说是很不利的 对于企业的发展来说, 要尽快地调整企业对于人 事档案管理的奖惩制度, 通过合适的绩效考核的方式和适当的激励制度来促进员工的工作积极性的发挥, 不断地解决企业人力管理制度中存在的问题 四 如何积极地处理好人事档案与企业建设的关系 1. 严格地保证人事档案的真实性和可信度 人事档案管理是企业的建设和管理中的重要的问题之一, 关于人事档案的管理和统计工作, 首先要保证相关信息的真实性和可信度, 只有这样才能够使得对相关的工作人员有一个统一的评价标准, 方便在年度的考核过程中实现相应的激励 真实性和可行度同时反映的也是一个诚信问题, 对于企业的人力资源的建设, 诚信折射的是一个人的品质, 关系到其今后的工作状态和工作业绩, 因此只有进行客观的自我评价, 真实地说明个人的情况, 实事求是地进行自我评定, 才有可能不断地获得工作中的成功 个人的能力和品质是企业建设中的关键所在, 在进行人事档案管理的过程中要不断地进行个人诚信度的考察, 同时相关的管理人员在进行人事档案管理的时候, 也应该实事求是, 准确无误地进行人力资源的统筹和安排, 保证个人信息的安全性和可信度, 只有这样才能够在公司的发展中, 有足够的人力资源可享用, 为企业的发展培养大量的人才, 只有增进了人才的培养, 才能够不断地实现企业发展规模的壮大 2. 通过现代化的信息技术手段辅助管理 进行企业的建设和管理, 要通过现代化的技术手段进行有必要的人事档案管理, 随着社会生产力的逐渐提升, 信息技术的发展和创新, 信息管理系统已然成为了现代管理技术中的一项很重要的内容和工具 通过信息化的技术手段进行人事档案管理, 成为现代管理者的一项必备的素质和能力 实现这一现代 化的要求, 首先需要培养相关的信息技术人才, 在人力资源进行招聘的时候, 要格外地注重此方面的人才招收, 通过不断地进行信息化水平的测试和面试, 选择那些既具有管理才能又具有信息操作能力的人才作为人事档案管理的相关工作者 同时, 鉴于信息化时代的逐渐推进, 要格外地重视现代人才的二次培训, 企业上下的各个部门的相关工作人员都应该不断地学习一些先进的计算机等知识, 拓宽自己的知识面, 增强自身的实力, 为企业的信息化管理和发展做出应有的贡献 3. 提高企业内部工作人员的素质和能力建设 提高企业内部相关工作人员的素质和能力是实现人事档案管理的关键和根本所在 实现企业的建设和管理, 归根到底需要的是人力资源内部的整合和发展, 这对于企业内部的整体结构的配置和安排有较强的帮助作用, 是实现企业经营和发展和关键 提高企业内部工作人员的素质和能力, 离不开整个企业内部的培训, 需要给员工们营造一种较为浓烈的文化氛围, 启发相关的工作人员积极的学习, 促进个人能力的不断发展 对相关人员进行相应的考核, 不断地将知识的认识转化成自身的能力, 促进个人的发展, 为企业的建设创造更多的财富, 实现较大的经济效益 同时企业内部的工作人员要提高学习的意识, 不断地进行自我反思, 认识到自己工作的欠缺和不足, 进一步提升自身 总之, 企业的发展与人事档案管理是息息相关的, 企业的发展进程和建设正是由于众多的工作人员的共同努力来实现的, 只有不断地提升个人的能力培养, 强化责任意识, 才能够将自己的满腔热情投入到工作之中去, 实现企业得到更好更快地发展 ( 作者单位 : 中国海峡人才市场 ) 24

27 业务广场 干部人事档案管理存在的问题及建议 李琳萍 干部人事档案是反映干部职工个人经历 政治思想 品德作风 业务能力 学识水平 工作实绩的真实记录, 是各级党组织历史地 全面地考察了解和科学选拔任用干部的重要依据 干部人事档案材料的收集归档是干部人事档案工作中的基础工作, 不断充实干部人事档案的内容, 才能形成比较完整的干部人事档案, 从而更好地为干部工作提供优质服务 本文就干部人事档案管理过程中遇到的问题提几点建议 一 存在的问题 1. 管档人员配备不到位 一些单位未将干部人事档案工作列入议事日程, 定期听取汇报, 存在一般应付的思想 ; 没有按规定比例配备专职人员, 即使配备也没有做到专人专用, 不能确保主要时间和精力的投入, 导致档案整理不及时, 对收集来的零星材料没有及时归入档案, 影响了档案的正常利用 2. 基础设施配套不到位 部分单位库房面积未按规定配套, 未做到 三室 分开或 二室 分开 也没有严格做好 六防 工作, 存在安全隐患 3. 材料鉴别难 收集难, 整档工序繁琐 一是管档人员多数未受过正规培训, 材料鉴别口径不一致, 归类不统一 二是材料收集不及时, 造成流失, 特别是人事变动 工资调整 年度考核等材料, 未能及时督促有关部门收集归档, 造成档案不齐或数据不准 三是干部档案纸张与档案规范用纸规格不一致, 致使有的材料印制超过装订线, 给立卷归档工作带来不便, 且整理过程需反复折装剪裁, 增加了整档人员的工作量, 使档案遭受损害 4. 干部档案管理权限不明晰 因历史原因, 各档案室没有按管理权限保管干部人事档案, 造成材料收集难, 存在有人无档 有档无人及一人多档的现象 一些在职人员找不到或根本未建立档案, 影响了工改 退休 待遇干部任用等工作的开展 而部分没有管档资格的单位还保管着本系统人员, 特别是职 工档案, 导致这些档案成为 死档 5. 档案开发与利用不够, 服务方式单调 目前干部档案除满足于工资制度改革 工龄认定 老干部待遇落实等一般性日常管理, 未注重信息开发和分析, 很难适应不断改革深化的干部管理工作 二 几点建议 1. 领导重视, 规范管理档案 单位领导要重视关心干部人事档案工作, 听取工作汇报, 将其作为一项经常性 长期性的工作列入议事日程 要保证管档人员有足够时间和精力做好工作, 工作量较大的部门可抽人做好遗留档案的归档整理 组织专题培训及讨论会, 进一步明确工作目标, 探讨方法, 统一标准, 使工作有章可循, 保证档案管理井然有序 一是根据省委组织部 关于进一步规范省管干部档案查借阅工作的通知 文件精神, 结合地方实际, 进一步规范干部 职工档案查借阅工作制度 二是凡在档案重要位置有涂改的一般给予退回重填 确实无法退回的应建立登记簿登记存档 三是简化整档工序 制作更适用干部档案管理的档案盒, 如借鉴文件夹形式, 档案整理时不裁剪不装订, 只需分类编号登记卷内目录, 夹入档案夹, 新增材料时只需插入相应类别, 需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分, 不必整本拿出这有利于档案保密, 延长档案寿命, 还能简化档案整理工序, 提高工作效率 2. 建好队伍, 规范收集档案 人事档案的管理应本着 分级负责, 归口收集 原则, 彻底解决档案交叉管理 无人管理 有人无档 有档无人等现象, 防止档案材料投递错误或遗失 制发干部人事档案材料收集归档工作的相关文件, 具体规定人事档案收集归档范围 收集方法 归档要求 建立以各单位组织人事干部为主体的档案收集工作信息员队伍, 负责做好本单位人员的档案收集和送交工作 档案管理人员在接收补充整理档案过程中, 发现缺件要随时登 记, 主动与本人或单位信息员联系催交 对比较集中统一的工作所形成的应归档材料, 如工资审批表 年度考核表 公务员登记表 干部任免审批表等, 管档人员要及时与相关单位 部门联系催交, 有关单位和部门要主动配合, 及时充实更新人事档案信息 同时要备齐设备, 档案库房应具达到 六防 要求 3. 计算机管理, 提升查档效率 建立干部人事档案电子目录 ( 直接用 Excel 录入即可 ), 在原有按姓氏排列目录的同时, 建立按单位排列的目录, 并送交市委组织部档案室, 进行汇总后按单位分发给信息采集员, 使各单位对本单位工作人员档案存放何处做到心中有数, 确保各类材料快捷 准确地投档 同时, 使用干部人事档案管理系统对档案进行扫描录入建立电子档案 干部电子档案按统一规定的十大类分别保存, 点击相应目录即可查看档案材料, 需要利用的材料可直接打印输出, 避免实体档案复印时出现的黑边 缺失 字迹模糊等问题, 省去实体档案查阅过程查目录 找档号 取档案等程序, 尤其是大批量 紧急查档还可多台计算机同时查阅, 提高干部人事档案查阅效率, 使档案查阅更加高效便捷安全 4. 积极作为, 科学利用资源 一是建立和完善干部档案数据库, 及时更新, 动态化管理干部人事档案信息 二是根据实际建立干部档案副本 1 建立干部工作业绩档案, 及时将干部的工作情况 工作业绩和在重大活动 重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案, 为凭实绩用干部提供必要的依据 2 建立干部能力档案, 重点收集个人文化程度 专业水平 继续教育情况以及参加各种资格考试 注册考试等反映个人才能资料, 真实 准确 完整 立体地反映干部的情况, 提高决策工作的水平 ( 作者单位 : 福安市城乡居民社会养老保险管理中心 ) 25

28 业务广场 浅谈依法治档档 宋明一 认识依法治档的重要性和必要 宋秀明浅者认为, 要规范档案工作监督管理, 不 质, 好的法律 法规, 需要好的执法者 性 断建立和完善执法检查程序, 一是检查 来执行 因此, 建设一支高素质的档案 长期以来, 由于社会 历史等方面 程序要规范, 在执法检查中, 应当加强 管理工作人员队伍, 成为依法治档的重 原因造成了社会档案意识较为薄弱和人 宏观监督与指导, 建立完善检查程序, 要因素, 对档案人员不仅要有较高的政 们法制观念的淡薄 因此, 我们在依法 这个程序应包括检查前的准备 ; 检查中 治素质 政策水平和处理问题 业务能 治档工作中, 要通过新闻媒体宣传 档 要明确操作方法 ; 检查后要有结论评 力的要求, 同时还要深刻领会与掌握档 案法 档案的沿革和现实的效用, 展示 价, 并将其完全记录在案, 对检查中发 案学基础知识 信息科学 经济学 社 开发档案信息资源所取得的社会效益 现的问题及时加以整改, 对检查工作中 会学 法律等相关知识, 而对档案管理 经济效益, 使广大公民特别是各级领导 的好经验 好做法及时进行总结和推 人员高素质的培养, 离不开经常性的教 干部认识到依法治档的重要性和必要 广 二是对违法行为处理要严谨, 执法 育培训, 为严把档案管理人员素质质量 性, 从而加强对档案工作的领导, 把档 检查的目的, 主要在于及时发现违法行 关, 必须建立培训考核制度, 使档案管 案事业建设列入重要的议事日程 要建 为进行必要的纠正或处理 要按照 档 理人员定期培训 持证上岗 继续教育 立领导干部带头学法懂法用法制度, 把 案法 行政处罚法 及 档案管理行 等业务培训形成制度, 使获得档案管理 档案法制观念的强与弱 依法治档水平 政处罚程序规定 进行处理, 防止程序 资格的人员, 真正成为政治过硬 业务 的高与低, 作为领导干部及档案专业人 违法, 这是最根本的原则 三是要注重 精通的高素质档案管理工作者 员年度考核的一项重要内容 档案行政 档案执法的公正, 依法对档案违法案件 ( 三 ) 建立档案行政执法责任制 管理部门和各机关 团体 企事业单位 进行查处, 在执法检查过程中, 必须有 改革和完善行政执法机制, 档案执法是 的档案机构要制定长期的学习 宣传 一套完整的程序加以规范 约束, 这样 档案行政管理部门依法管理档案事业的 培训或不定期地组织一些行之有效 丰 才能保证执法检查的严肃性 行政处罚 重要手段, 要按照 档案法 所规定的 富多彩的宣传活动, 不断增强广大公民 的准确性 工作过程的科学性 职权和程序, 通过行政处罚 行政强制 的档案意识和法律意识, 使全社会了解 三 提高档案管理人员素质 执行 行政奖励 行政监督检查等具体 档案的重要性, 自觉维护 档案法 的 ( 一 ) 切实加强领导 提高依法治 行政行为, 切实保证档案法规得到正确 权威性, 积极参与依法治档活动 档的权威性, 档案作为各级党委 政府 有效的实施, 要按照 档案法 的总体 二 加强对档案工作的监督管理 以及社会活动的真实记录, 是各项事业 要求, 建立以各级档案行政管理部门负 依法对档案工作进行监督管理, 是 持续发展的重要依据, 在依法治档中, 责人为依法治档责任人的行政执法责任 档案法 赋予档案行政部门的职责, 也 各级领导干部能否切实依照档案有关法 制, 将有关职责分解落实到具体执法岗 是依法治档的重要内容之一, 档案法 律法规的规定处理档案事务, 加强领 位, 使执法主体 执法范围 执法权 的颁布实施以来, 各地档案行政部门已 导, 是档案事业能否持续发展的关键所 限 执法程序 执法标准 执法责任明 采取积极有效的措施, 履行监督检查职 在 因此, 要切实增强领导干部的档案 确规范 要建立健全档案行政执法责任 责, 开展了执法检查活动, 对增强社会 法律意识, 提高法律素质, 从根本上走 人员, 依法追究法制责任或予以行政处 档案法制意识, 依法治档, 产生了很大 出有法不依的困扰 分, 防止和克服在执法检查或对违法案 的推动作用 但在执法检查过程中, 也 ( 二 ) 进一步提高档案管理人员的 件查处中的执法过错行为 不同程度地暴露出一些问题 因此, 笔 素质 进一步提高档案管理人员的素 ( 作者单位 : 三明市人民政府办公室 ) 26

29 业务广场 小议旅游档案管理 杨 央 随着旅游产业的不断发展壮大, 旅游市场的广度和深度前所未有, 并已逐渐成为国民经济和社会发展的重要组成部分 旅游档案作为旅游产业发展的衍生物, 以其自身承载的历史价值和特定规律, 在丰富和发展旅游文化 推动旅游产业繁荣发展中发挥关键作用 旅游档案是旅游业发展的真实记录, 是旅游业管理的基础和手段, 是衡量一个地区旅游发展及旅游管理水平的重要依据, 是制订旅游规划 开展旅游活动 拓宽旅游市场 进行旅游研究 评定服务旅游质量等级最基本 最直接的参考资料 因而, 旅游档案是旅游产业发展的一项重要的基础性工作 一 当前旅游档案管理中存在的问题 ( 一 ) 管理力量薄弱 由于档案管理工作的特殊性, 一些基层单位频繁更换档案管理人员, 且档案管理员身兼数职, 无法专心从事档案工作 ( 二 ) 基础设施陈旧 一些基层单位由于资金短缺, 档案管理设施设备陈旧, 严重制约旅游档案服务功能的发挥 ( 三 ) 管理机制不健全 一些基层领导不太重视旅游档案管理工作, 未制定相应的激励机制 措施, 造成档案工作人员理论知识欠缺 业务意识淡薄, 严重影响旅游档案工作的质量 水准 二 旅游档案的基本内容在旅游行政管理 旅游设施建设 旅游经营管理等方面形成的具有保存价值的文件 图表 声像等门类和载体的各种原始记录都应该收集归档为旅游档案 具体包括 :(1) 旅游政策和行政管理方面的档案 如上级领导部门 旅游主管部门形成的有关旅游法规文件 行政规章 会议文件 领导人讲话等材料 (2) 星级饭店档案 旅游星级饭店在经营管理 旅游服务以及星级评定等工作中形成的各类文件材料 (3) 旅行社档案 旅行社在旅游接待 产品线路推广 A 级评定 境外市场拓展 导游人员培训 和考核等方面形成的文件 资料 (4) 旅游景区 ( 点 ) 建设方面的档案 如人文景观 自然景观等旅游景区点设施的兴建 扩建 景观维护 A 级景区评定过程中形成的文件 图纸和技术资料等 (5) 旅游市场开发档案 如开发旅游项目 举行大型游乐活动 参加旅游展销会以及在进行旅游景点 旅游产品和旅游线路推广等活动中形成的文件材料 (6) 旅游统计方面的档案 如旅游管理部门 旅行社和饭店企业在出入境旅游 国内旅游 旅游教育 旅游基本建设 旅游资源调查等工作中形成的统计报表 分析材料等 (7) 旅游部门在会计核算中形成的档案 如会计报表 账本 凭证等原始记录 (8) 旅游安全方面的档案 包括旅游安全 投诉案件和事故处理 现场取证 保险与理赔 紧急救援等工作中形成的原始记录 (9) 旅游商品方面的档案 主要包括旅游商品在设计 生产 流通各环节中形成的各种文件材料 (10) 旅游文化档案 如地方性文艺节目的音像资料, 地方志 民间传说 传统手工艺品等方面的文字记录等 (11) 名人档案 著名人物的题词 画 书信 留言 录音 录像等原始记录 三 旅游档案的特色价值 ( 一 ) 对传承和弘扬地方历史文化具有重要意义 档案人员通过搜集 整理 制作文书档案 声像档案和实物档案, 有效保存珍贵资料, 为后期旅游发展提供有力参考和借鉴 ( 二 ) 全面记录产业发展 经营管理全过程 档案人员通过连续地对各种载体 ( 文书 声像 实物 技术研发等 ) 的搜集 整理 保护 开发和利用, 全面 真实地再现旅游产业发展 经营管理全过程 ( 三 ) 有效提高管理人员综合素质 旅游档案的开发利用, 必将有力推动旅游设施建设 旅游服务等档案基础设施得以改进和完善 通过对旅游档案 人才队伍的培养, 进一步扩大服务对象, 提高旅游档案社会地位和服务辐射力 转变档案工作人员服务理念, 优化服务意识, 深化服务利用, 推动旅游档案工作积极 有效开展 ( 四 ) 为旅游产业发展提供后勤保障 通过对旅游档案进行系统的专业化管理, 起到对旅游产业发展 资源开发利用 企业经营管理等方面的关键性保障作用, 为旅游产业各项工作的开展提供依据 通过加强档案信息化管理, 简化档案查阅程序, 使旅游档案更贴近民众, 更好 更快地为民所用 四 提高旅游档案管理水平的途径 ( 一 ) 加强对档案管理工作重要性的认识 胡锦涛同志曾指出 : 档案是人类活动的记录, 是人们认识和把握客观规律的重要依据 借助档案, 我们能够更好地了解过去, 把握现在, 预见未来, 档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面, 是一项崇高的事业 各级领导和档案管理人员对档案工作重要性的正确认识是搞好和推进当地档案管理工作的重要基础 ( 二 ) 提高档案管理人员综合素质 针对档案管理工作的特殊性, 指定专人负责档案管理工作, 通过继续教育 专业技能培训等手段, 加大对档案管理人才的培养力度 依托市区院 校等周边教育基地, 定期举办旅游档案人员技能培训, 提升专业知识水平 制定健全 完善的档案保管制度, 确保档案实体和档案信息完整 规范 安全 有序的管理和利用 ( 三 ) 推进旅游档案管理现代化, 创新旅游档案管理思维 网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择 要发挥新科技在旅游档案中的作用, 在旅游系统信息中心建立档案信息管理项目, 使用网上档案管理系统, 便于检索查阅, 为旅游产业发旅游提供快捷 高效 优质的信息服务 ( 作者单位 : 三明市旅游局 ) 27