第一章

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太练仇
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1 桃園市政府公文整合資訊系統教育訓練講義主管批核作業民國 106 年 10 月製版本 V5.0

2 目錄第一章公文管理系統... 1 一主畫面功能說明... 1 第二章線上簽核公文批核前置作業... 2 一自然人憑證匯入... 2 二憑證簽章元件安裝... 2 第三章線上簽核常用作業說明... 3 一公文批核操作說明... 3 ( 一 ) 公文批核處理線上簽核批核處理公文批核線上簽核批核處理公文退件二表單批核處理三提陳分文處理第四章常見問題說明一已批核公文取回作業二表單取回作業三未帶憑證審核四未帶憑證申請五補簽追認作業六代理人設定附錄一 WEB 公文製作操作說明一編輯區域說明二進階功能說明 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱及內容匯出詞庫匯入詞庫 ( 二 )PIN 碼暫存管理 ( 三 ) 顯示簽核資訊管理 ( 四 ) 是否開啟下一筆管理 ( 五 ) 自動存檔時間管理 ( 六 ) 顯示批核資料管理 ( 七 ) 視窗大小管理... 41

3 附錄二憑證簽章元件 - 安裝說明一 Internet Explorer(IE) 二 Chrome(Google 瀏覽器 ) 三 Firefox( 火狐 ) 桃園市政府公文整合資訊系統教育訓練講義民國 106 年 10 月製版本 V5.0

4 第一章公文管理系統一主畫面功能說明 A. 顯示使用者名稱課室, 主畫面與登出系統功能鈕 B. 系統功能之細項作業選擇區, 分為作業查詢報表維護 C. 系統快捷功能選單, 分別為單位主管與常用作業公文訊息區 : 顯示目前待分公文簽核公文及表單批核之公文件數 D. 系統訊息區 : 顯示單位未結傳閱公文之相關件數最新布告 : 顯示系統維護人員登載之系統公告資訊 E. 提供下載區信任網站設定線上報修系統連線軟體及系統環境檢測 1

5 第二章線上簽核公文批核前置作業一自然人憑證匯入 (1) 於維護功能選單, 點選個人資料維護 (2) 按憑證匯入鈕 (3) 輸入自然人憑證 PIN 碼 (4) 按確定鈕, 即完成自然人憑證匯入二憑證簽章元件安裝此功能操作說明請參照 P42 2

6 第三章線上簽核常用作業說明一公文批核操作說明 ( 一 ) 公文批核處理功能說明提供主管開啟業務單位陳核公文, 進行公文線上批核及登錄批核資訊公文批核匣之公文資訊為: 待單位主管批核處理之公文資訊批核處理匣之公文資訊為: 待一層主管批核處理之公文資訊 1. 線上簽核批核處理公文批核說明提供主管進行公文線上批核公文傳送 : 提供主管批核後, 如需送至上層相關權責主管, 可將公文傳送至下一簽核主管, 公文流程送至下一簽核主管批核處理匣公文決行 : 提供主管批核決行後, 可將公文送至承辦人, 公文流程送至承辦人員決行公文清單 (1-1) 適用 : 公文擬辦內容無須修訂, 主管可直接批示送出 (1) 點選公文批核匣或批核處理匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿圖示, 系統開啟公文製作畫面 (3) 於擬辦內容瀏覽承辦人公文文稿內容 (4) 輸入批示意見僅傳送公文時, 可不需輸入批示意見 3

傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入憑證 PIN 碼 (8) 按傳送並離開鈕, 將公文送至承辦人員 (6)

7 依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判進行決行回至承辦人進行傳送至下一簽核主管 (5) 按決行鈕, 將公文送至承辦人 (5) 按傳送鈕, 將公文送至下一簽核主管決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 (6) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入憑證 PIN 碼 (8) 按傳送並離開鈕, 將公文送至承辦人員 (6) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入憑證 PIN 碼 (8) 按傳送並離開鈕, 將公文送至下一簽核主管 4

8 (9) 傳送出去後, 系統顯示是否開啟下一筆? 提示訊息確定取消如欲開啟下一筆公文, 按確定鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿如不開啟下一筆公文, 按取消鈕, 即可回至待批核公文清單主管若要取消是否開啟下一筆? 提示訊息, 請參考 P.39 是否開啟下一筆管理設定 5

9 (1-2) 適用於主管執行修改承辦人送核之公文擬辦內容, 並可於修改後批示送出 (1) 點選公文批核匣或批核處理匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿圖示, 系統開啟公文製作畫面 (3) 於擬辦內容進行文稿修改修改內容將以其他顏色顯示 (4) 輸入批示意見僅傳送公文時, 可不需輸入批示意見 6

10 依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判進行決行回至承辦人進行傳送至下一簽核主管 (5) 按決行鈕, 將公文送至承辦人 (5) 按傳送鈕, 將公文送至下一簽核主管決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 (6) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入憑證 PIN 碼 (8) 按傳送並離開鈕, 將公文送至承辦人員 (6) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入憑證 PIN 碼 (8) 按傳送並離開鈕, 將公文送至下一簽核主管 7

11 (9) 傳送出去後, 系統顯示是否開啟下筆公文? 提示訊息確定取消如欲開啟下一筆公文, 按確定鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿如不開啟下一筆公文, 按取消鈕, 即可回至待批核公文清單 8

12 (1-3) 適用於主管執行修改承辦人送核之公文決行層級, 並可於修改後批示送出 (1) 點選公文批核匣或批核處理匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿圖示, 系統開啟公文製作畫面 (3) 於擬辦內容點擊決行層級欄位 (4) 選擇分層負責用語及決行層級 (5) 按上傳公文管理鈕, 進行公文檔案上傳 9

傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (8) 輸入憑證 PIN 碼 (9) 按傳送並離開鈕, 將公文送至承辦人員 (7)

13 依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判進行決行回至承辦人進行傳送至下一簽核主管 (6) 按決行鈕, 將公文送至承辦人 (6) 按傳送鈕, 將公文送至下一簽核主管決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 (7) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (8) 輸入憑證 PIN 碼 (9) 按傳送並離開鈕, 將公文送至承辦人員 (7) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (8) 輸入憑證 PIN 碼 (9) 按傳送並離開鈕, 將公文送至下一簽核主管 10

14 (10) 傳送出去後, 系統顯示是否開啟下筆公文? 提示訊息確定取消如欲開啟下一筆公文, 按確定鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿如不開啟下一筆公文, 按取消鈕, 即可回至待批核公文清單 11

15 2. 線上簽核批核處理公文退件說明提供主管將業務單位送陳核之線上簽核公文, 因資料不齊內容有誤等因素, 進行公文線上批示及登錄批示意見, 可將公文退至上一送件人員或承辦人員, 公文流程送至承辦人員之承辦清單或上一送件人員之待批核清單方法一 : 開啟文稿進行陳核公文之退件, 可退件至承辦人員或任一送件人員 (1) 點選公文批核匣或批核處理匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿圖示, 系統開啟公文製作畫面 (3) 輸入批示意見僅傳送公文時, 可不輸入批示意見 (4) 按退件鈕 12

16 (5) 選擇傳送方式與收件者傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (6) 輸入憑證 PIN 碼 (7) 按傳送並離開鈕, 將公文送至收件人員 (8) 退件出去後, 系統顯示是否開啟下一筆? 提示訊息確定取消如欲開啟下一筆公文, 按確定鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿如不開啟下一筆公文, 按取消鈕, 即可回至待批核公文清單 13

確定鈕, 公文即退回送件人員二表單批核處理功能說明提供相關權責主管於表單簽核匣進行承辦人申請公文展期檔案檢調

17 方法二 : 於公文管理系統進行承辦人陳核公文之退件, 可退件上一送件人員 (1) 點選公文批核匣或批核處理匣 (2) 點選欲退件公文之退件圖示 (3) 系統顯示請確認是否將此公文 (XXXXXXXXXX), 退回 (XXX) 提示訊息, 按確定鈕, 公文即退回送件人員二表單批核處理功能說明提供相關權責主管於表單簽核匣進行承辦人申請公文展期檔案檢調延後歸檔速別調整之簽核以公文展期單簽核示範說明 (1) 點選表單簽核匣 (2) 點選公文展期頁籤 (3) 點選簽核 14

18 (4) 於處理類別, 點選同意如有簽核意見, 可於簽核意見欄中輸入內容 (5) 按確定鈕, 即完成該筆表單簽核 15

19 三提陳分文處理功能說明提供相關權責主管核閱來文之公文內容, 登錄公文之承辦單位承辦人員, 避免輾轉延誤情況一 : 分文處理 (1) 點選單位分文匣或提陳分文匣 (2) 點選線上簽核頁籤 (3) 點選欲分文之公文文號 (4) 按分文鈕 (5) 點選欲分文之承辦人員 (6) 按確定鈕, 即完成公文分文設定補充說明 (1) 主管核閱來文之公文內容後, 亦可請文書人員進行分文設定 (2) 單位之間會辦, 則需由單位主管進行分文設定 16

20 情況二 : 退分處理 (1) 點選單位分文匣或提陳分文匣 (2) 點選線上簽核頁籤 (3) 點選欲退分之公文文號 (4) 按退分鈕 (5) 輸入退分原因 (6) 按確定鈕, 即完成公文退分設定 17

21 第四章常見問題說明一已批核公文取回作業功能說明提供主管公文批核或退件之取消功能, 取消後可於公文批核匣重新進行設定若收件人已將公文傳送至下一流程, 則無法執行傳送取回 (1) 於作業功能選單, 點選線上簽核傳送取回作業 (2) 點選欲取回之公文文號旁鈕 (3) 輸入傳送取回原因 (4) 按儲存鈕, 即可將公文取回至待批核公文清單 18

22 二表單取回作業功能說明提供主管取回已簽核之公文展期檔案檢調延後歸檔速別調整申請之表單取回後表單資訊於表單簽核匣, 主管可重新簽核 (1) 於作業功能選單, 點選表單取回作業 (2) 點選欲進行取消處理之表單頁籤 (3) 於欲取回之表單, 點選取回 19

23 (4) 系統顯示提示訊息, 按確定鈕, 即可取回該筆表單資料三未帶憑證審核功能說明提供主管審核未帶憑證之申請, 主管審核後, 申請人員不需使用憑證即可傳送公文 (1) 於作業功能選單, 點選未帶憑證審核 (2) 點選審核 20

24 (3) 於審核類別點選同意 (4) 點選儲存, 即完成未帶憑證審核 21

25 四未帶憑證申請功能說明提供未帶自然人憑證者, 可進行未帶憑證申請, 以利傳送線上簽核公文申請後需請權責主管進行未帶憑證審核 (1) 於作業功能選單, 點選未帶憑證申請 (2) 按新增鈕 (3) 輸入未帶憑證申請資訊 (4) 按儲存鈕, 即完成申請, 申請後需請權責主管進行未帶憑證審核 22

26 五補簽追認作業功能說明提供主管於申請未帶憑證期間傳送之線上簽核公文, 需於公文結案前進行憑證補簽 (1) 於作業功能選單, 點選補簽追認作業 (2) 輸入自然人憑證 PIN Code (3) 按執行鈕, 即可進行自然人憑證補簽 23

27 六代理人設定功能說明提供休假時職務代理人職務代理期間與休假事由之設定, 以利職務代理人於代理期間使用個人帳號可登入系統執行代理工作 (1) 於作業功能選單, 點選代理人設定 (2) 選擇單位姓名, 輸入代理期間及事由代理期間供行事曆可點選事由可點選詞庫輸入 (3) 按儲存鈕, 即完成代理人設定 24

28 取消代理人設定 (1) 於作業功能選單, 點選代理人設定 (2) 輸入代理期間代理期間供行事曆可點選 (3) 按查詢鈕, 系統產生符合條件之清單 (4) 點選取消代理, 即完成取消代理人設定切換代理身分功能說明代理人設定完成後, 代理人可於公文管理系統直接切換被代理人公文管理系統, 進行代理公文辦理及可切換回自行之承辦業務作業畫面 (1) 於公文管理系統主畫面, 按切換身分鈕 (2) 於被代理人姓名前, 點選切換身分, 系統自動切換被代理人公文管理系統畫面 (3) 點選回承辦業務, 代理人可切換回自行之承辦業務作業畫面 25

29 附錄一 WEB 公文製作操作說明一編輯區域說明區域功能說明調整簽稿順序段落顯示調整套印系統 A 功能表便利貼螢光標記清稿 ( 僅清字 ) 公文編輯視窗匯出批次匯出另存來文列印批次列印附件版本巡覽意見軌跡編輯工具自建通訊錄管理個人詞庫管理符號管理 PIN 碼暫存管理顯示簽核資訊管理是否開啟下一筆管理自動存檔時間管理顯示批核資料管理列印選項設定發文列印選項設定視窗大小管理聯絡資訊選項設定 26

30 區域功能說明設定公文檔號設定速別密等擬辦方式決行層級設定公文正副本受文者 ( 視公文範本顯示此功能 ) B 工具列設定公文會辦單位將文稿內容進行清稿文字醒目提示色彩調整簽稿顯示之順位編輯職稱電話傳真電子信箱等提供文字加註功能 27

31 螢光標記功能說明提供主管可將重要文字以螢光筆標記 (1) 於公文製作編輯區選擇欲標示之文字 (2) 按螢光標記鈕, 即完成標示若欲取消標示, 則選擇標示文字後再次按螢光標記鈕即可 28

32 便利貼功能說明提供貼紙加註功能並可閱讀已加註者的意見, 貼紙可移動位置放大縮小或刪除, 其他人的貼紙可移動及刪除, 若刪除他人便利貼則會記錄於貼紙備註資訊 (1) 按便利貼鈕 (2) 輸入意見文字內容 (3) 按確定鈕, 即完成新增若欲編輯或刪除便利貼, 則點選便利貼按下滑鼠右鍵, 即可選擇編輯或刪除功能 29

33 區域功能說明可將樹狀圖區域左右移動顯示 C 樹狀圖插入個人自建詞庫, 可新增修改刪除簽核意見輸入區域放大查看線上簽核公文意見軌跡針對整份文稿輸入意見針對不同文稿可輸入不同意見切換公文匣功能說明提供使用者依個人操作習慣, 將公文匣欄位顯示於 WEB 公文製作左側或右側畫面 30

34 (1) 點選切換公文匣, 可將公文匣欄位顯示於左側或右側 31

35 二進階功能說明 ( 一 ) 個人詞庫管理功能說明提供主管建立常用詞庫, 可於文稿或批示意見欄位直接點選使用 1. 新增詞庫名稱及內容 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選新增頁籤 32

36 (3) 輸入詞庫名稱 (4) 輸入詞庫內容多筆內容可按 Enter 鍵換行後再輸入下一筆資料 (5) 按確定鈕, 即完成詞庫新增 2. 修改詞庫名稱 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選修改頁籤 (3) 選擇欲修改之詞庫名稱, 按修改鈕 (4) 編輯詞庫名稱, 按確定鈕, 即可完成詞庫名稱修改 33

37 3. 修改詞庫內容 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選修改頁籤 (3) 選擇欲修改之詞庫名稱 (4) 編輯詞庫內容註 : 按新增內容鈕, 可新增一筆文字內容 (5) 按儲存鈕, 即可完成詞庫內容修改 34

38 4. 刪除詞庫名稱及內容 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選刪除頁籤 (3) 選擇欲刪除之詞庫名稱 (4) 按刪除鈕, 系統顯示提示訊息, 按確定鈕, 即可完成詞庫刪除 35

39 5. 匯出詞庫 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選匯出頁籤 (3) 於詞庫清單勾選欲匯出之詞庫, 按匯出鈕 (4) 選擇儲存路徑, 按存檔鈕, 即可完成詞庫匯出 36

40 6. 匯入詞庫 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選匯入頁籤 (3) 選擇欲匯入詞庫檔案, 按開啟舊檔鈕 (4) 勾選欲匯入的詞庫 (5) 按匯入鈕, 即可完成詞庫匯入匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔 37

( 二 )PIN 碼暫存管理功能說明提供主管設定開啟或關閉記憶 PIN 碼功能 (1)

當滑鼠移至批核修改文字處, 是否顯示簽核者與時間 (1) 於使用者設定功能選單, 點選

41 ( 二 )PIN 碼暫存管理功能說明提供主管設定開啟或關閉記憶 PIN 碼功能 (1) 於使用者設定功能選單, 點選 PIN 碼暫存管理 (2) 選擇開啟或關閉 (3) 按確定鈕, 即可完成設定超過有效時間後, 開啟第一筆公文傳送下一關須再次手動輸入 PIN 碼 ( 三 ) 顯示簽核資訊管理功能說明提供主管可選擇開啟或關閉簽核資訊, 當滑鼠移至批核修改文字處, 是否顯示簽核者與時間 (1) 於使用者設定功能選單, 點選顯示簽核資訊管理 (2) 選擇開啟或關閉系統預設為開啟 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 38

42 ( 四 ) 是否開啟下一筆管理功能說明提供主管設定線上簽核公文送出後, 是否開啟或關閉下一筆公文提示訊息 (1) 於使用者設定功能選單, 點選是否開啟下一筆管理 (2) 選擇關閉詢問開啟或自動開啟系統預設為詢問開啟自動開啟 : 公文送出後, 系統自動開啟下一筆公文 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 39

可自行調整存檔間隔時間最少為 20 分鐘 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 六 ) 顯示批核資料管理

43 ( 五 ) 自動存檔時間管理功能說明提供主管設定自動存檔時間, 已取號或上傳之公文, 系統即會依設定之時間進行上傳公文管理 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自動存檔時間管理 (2) 系統預設為 20 分鐘, 可自行調整存檔間隔時間最少為 20 分鐘 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 六 ) 顯示批核資料管理功能說明提供主管設定是否顯示線上簽核公文之批核資料, 例如 : 批核軌跡及意見欄位批核紀錄貼紙備註資訊 40

功能說明提供主管設定來文視窗顯示大小比例 (1) 於使用者設定功能選單, 點選視窗大小管理 (2)

44 (1) 於使用者設定功能表單, 點選顯示批核資料管理 (2) 系統預設為全部勾選, 若不需顯示之資料可取消勾選 (3) 按確定鈕, 即可完成設定設定完成後於下次系統載入或公文儲存後生效 ( 七 ) 視窗大小管理功能說明提供主管設定來文視窗顯示大小比例 (1) 於使用者設定功能選單, 點選視窗大小管理 (2) 調整欲顯示之來文比例系統預設為 50% (3) 按確定鈕, 即可完成設定設定完成後於下次系統載入或公文儲存後生效 41

45 附錄二憑證簽章元件 - 安裝說明一 Internet Explorer(IE) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此進行安裝 42

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48 二 Chrome(Google 瀏覽器 ) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此進行安裝 45

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51 狀況一 : 重新啟動 Chrome 瀏覽器後, 畫面右上角提示訊息需點擊啟用擴充功能 48

52 狀況二 : 手動執行 Chrome 瀏覽器擴充功能設定於網址列輸入下列網址 %E5%B8%82?utm_source=chrome-ntp-icon 兩個擴充套件皆需點選加到 CHROME 按鈕 49

53 50

54 三 Firefox( 火狐 ) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此進行安裝目前僅支援 v51 以下版本 51

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目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫

目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫桃園市政府 WEB 版公文製作系統發文作業操作手冊民國 104 年 9 月製版本 V1.0 目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理... 2 1. 新增詞庫名稱及內容... 2 2. 修改詞庫名稱... 3 3. 修改詞庫內容... 4 4. 刪除詞庫名稱... 5 5. 匯出詞庫... 6 6. 匯入詞庫...