文件修訂記錄版次修訂說明備註日期 V1.0 定版 101/09/28 V1.1 新增個人通訊錄匯入匯出方法 101/11/06

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1 操作手冊 - V 1.1 英福達科技股份有限公司編印中華民國 101 年 11 月

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3 目錄第一章公文辦理作業第一節建立公文第二節來文辦理第三節公文製作畫面介紹第四節公文製作功能按鈕第五節公文製作格式調整按鈕第六節公文製作常用符號使用方式第七節主旨第八節說明與分項段落第九節選擇檔號第十節選擇受文者第十一節登錄取號第二章公文附件第一節開啟新增附件介面第二節新增附件第三節修改附件第四節刪除附件第三章流程設定第一節線上簽核第二節紙本簽核第四章併案

4 第一節併案與解併第五章受會辦理第一節會畢第二節加會第三節申請重分第四節取消會辦第六章銷號第一節銷號第七章展請申請第一節展請申請第八章調案第一節調案申請

5 第一章公文辦理作業此章介紹登入系統後對於創文來文辦理及繕打公文內容做介紹並會針對公文製作畫面功能按鈕格式調整等來解說第一節建立公文欲進行創簽稿建立一份公文時, 可透過下列之說明來新增一份公文, 當完成這些步驟後, 最後可取號登入公文管理系統操作步驟步驟 1: 進入公文系統後, 按下步驟 2: 系統開啟一新增文件畫面, 於範本欄中選取欲建立之公文範本種類, 右邊文件屬性部份選擇發文機關全銜發文字軌速別密等解密條件等按下 - 1 -

6 第二節來文辦理本節在說明當收到一份來文時的辦理方式操作步驟步驟 1: 點選按下步驟 2: 按下選取欄位選取來文選取欄位步驟 3: 按下步驟 4: 系統顯示公文範本, 選取公文種類發文機關全銜發文字軌速別密等解密條件等可選擇按下 - 2 -

7 備註 : 來文辦理可勾選右上角的再按下按鈕, 將來文內文抄轉為公文內容第三節公文製作畫面介紹本節在說明公文製作畫面介紹一功能按鈕列二格式調整按鈕列三檢視模式調整按鈕列四符號按鈕列五主旨列, 可輸入文字六說明列, 可輸入文字 - 3 -

8 第四節公文製作功能按鈕本節在說明公文製作功能介紹圖示功能說明變更按下按鈕或按下按鈕後, 右方可選擇的公文屬性選擇此份公文所屬檔號分類選擇可發文的公文範本, 才會顯示此按鈕, 建立此份公文的受文者與發文方式將公文上傳系統保存, 並且取得文號捨棄尚未取號的公文草稿函書函簽的範本內容互相轉換第五節公文製作格式調整按鈕本節在說明公文製作格式調整按鈕介紹圖示功能說明 - 4 -

9 新增文件, 相當於按下按鈕或按下按鈕, 於同一卷宗下編輯多份公文, 稱為多份簽稿匯入檔案, 將 IFD DI 二種類型的檔案匯入此份範本減少輸入的次數另存新檔, 將此份公文內容保存至本機電腦可選擇儲存為 IFD DI 二種類型的檔案, 供匯入再利用轉文字檔, 將此份公文內容轉換為記事本格式 TXT 檔案並儲存至本機電腦,TXT 格式無法匯入再利用列印, 透過印表機列印出當前內容復原, 恢復上一個執行的動作重做, 執行被復原的動作詞庫, 建立常用文句詞語, 在稿面指定位置上插入用語數字轉換, 講阿拉伯數字轉換為各種提供的格式, 較常轉換為中文大寫數字粗體, 選擇的文字改變為粗體斜體, 選擇的文字改變為斜體底線, 選擇的文字增加底線上標, 選擇的文字改為上標下標, 選擇的文字改為下標使用裝置字體, 使用電腦本機預設的字體減少縮排, 將游標所在段落縮排減少增加縮排, 將游標所在段落縮排曾加刪除段落, 將游標所在段落連同文字刪除 - 5 -

置左對齊, 將製作畫面的游標所在段落靠左對齊置中對齊, 將製作畫面的游標所在段落置中對齊置右對齊, 將製作畫面的游標所在段落靠右對齊左右對齊, 將製作畫面游標所在段落每行字首與字尾必定靠齊左方與右方, 與分散對齊類似分散對齊, 將製作畫面的游標所在段落分散間格以段落首字對齊左方, 段落尾字靠右對齊增加行距,

10 置左對齊, 將製作畫面的游標所在段落靠左對齊置中對齊, 將製作畫面的游標所在段落置中對齊置右對齊, 將製作畫面的游標所在段落靠右對齊左右對齊, 將製作畫面游標所在段落每行字首與字尾必定靠齊左方與右方, 與分散對齊類似分散對齊, 將製作畫面的游標所在段落分散間格以段落首字對齊左方, 段落尾字靠右對齊增加行距, 增加游標所在段落與上一段落的空白距離減少行距, 減少游標所在段落與上一段落的空白距離增加字距, 增加游標所在段落文字之間距離減少字距, 減少游標所在段落文字之間距離第六節公文製作常用符號使用方式本節在說明公文製作常用符號的使用方式操作步驟步驟 1: 文字游標移動至需要插入常用符號的位置步驟 2: 按下常用符號列的符號步驟 3: 檢視模式調整按鈕列 - 6 -

11 備註 : 常用符號列, 按下按鈕, 有更多分類供選擇, 避免因輸入法無法輸入特殊符號的問題第七節主旨進行繕打主旨時, 可透過下列之說明來主旨欄位繕打, 這個步驟後, 可在繕打說明部分操作步驟步驟 1: 滑鼠游標移動至主旨 : 後方, 滑鼠左鍵單擊步驟 2: 在主旨欄位的部份, 請直接輸入一段到底的文字即可, 系統到特定位置會自動斷行第八節說明與分項段落進行繕打說明時, 可透過下列之說明來做說明欄位繕打動作, 這個步驟後就可取檔號及受文者操作步驟步驟 1: 滑鼠游標移動至說明 : 後方, 滑鼠左鍵單擊步驟 2: 在說明欄位的部份, 直接輸入一段到底的文字即可 - 7 -

12 步驟 3: 按下 Enter 鍵, 產生分項段落步驟 4: 按下 Enter 鍵, 產生下一段分項段落步驟 5: 游標移至分項段落前, 按下增加縮排鍵來產生小項按鈕或是鍵盤左方 Tab - 8 -

13 步驟 6: 游標移至分項段落前, 按下減少縮排上方 Backspace 鍵回到上一大項分項段落按鈕或是鍵盤 Enter 第九節選擇檔號進行選取檔號時, 可透過下列之說明選取檔號, 這個步驟後就可選取受文者操作步驟 - 9 -

14 步驟 1: 按下步驟 2: 滑鼠左鍵單擊選擇檔號步驟 3: 按下步驟 4: 稿面右上角顯示選擇的檔號

15 第十節選擇受文者進行選取受文者時, 可透過下列之說明選取受文者, 這個步驟後就可登入取號操作步驟步驟 1: 按下

16 步驟 2: 共用通訊錄, 為外部機關群組, 支援電子發文, 可透過搜尋的方式選擇

17 步驟 3: 個人通訊錄可自行建立常用的正副本機關, 減少查詢次數註 1: 個人通訊錄匯入方法 : 1. 開啟公文系統點選創文 2. 選擇文別的區塊直接按下確定即可

18 3. 選擇行文機關 4. 點選個人通訊錄匯入個人通訊錄 5. 點選將已輸入好的資料匯入

19 6. 匯入完成後會出現完成訊息 7. 確認是否有匯入完成

20 註 2: 個人通訊錄匯出方法 : 1. 點選個人通訊錄匯出個人通訊錄並選取匯出格式 2. 選擇檔案儲存區

21 步驟 4: 組織為機關內部單位人員, 預設是以電子佈告欄方式發文步驟 5: 手動輸入做為欲行文之機關單位無法電子交換的情況下使用紙本寄送必須輸入名稱郵遞區號地址步驟 6: 共用通訊錄中滑鼠左鍵單擊選擇受文者, 滑鼠左鍵單擊加入將受文者加入正本

22 步驟 7: 共用通訊錄透過搜尋, 輸入關鍵詞, 按下按鈕, 滑鼠左鍵單擊選擇受文者, 按下加入按鈕將受文者加入正本步驟 8: 滑鼠左鍵單擊選擇受文者, 按下機關加入個人通訊錄按鈕, 將常用

23 步驟 9: 個人通訊錄中的受文者來自共用通訊錄組織手動輸入, 這些分類中按下按鈕時所加入, 使用方式, 滑鼠左鍵單擊選擇受文者, 按下加入本按鈕將受文者加入正步驟 10: 組織透過搜尋, 輸入關鍵詞人名單位名稱, 按下按鈕, 滑鼠左鍵單擊選擇受文者, 按下加入加入正本按鈕將受文者

24 步驟 11: 手動輸入, 輸入名稱郵遞區號與地址, 按下加入將受文者加入正本按鈕步驟 12: 選擇完成, 按下

25 第十一節登錄取號進行登入取號時, 可透過下列之說明完成登入取號的動作操作步驟步驟 1: 公文內容製作完畢, 按下按鈕, 公文上傳至系統中, 取得唯一的公文號碼第二章公文附件此份公文須有附件要隨文送出, 可設定附件是否要發文, 而此章會說明公文附件新增修改刪除第一節開啟新增附件介面進行開啟新增附件時, 可透過下列之說明開啟新增附件操作步驟步驟 1: 以下說明二種情境, 剛執行完成, 或是剛登入系統

26 ( 一 ) 點選按鈕並使用滑鼠左鍵單擊選擇再於右方按下 ( 二 ) 剛登入系統請使用滑鼠左鍵單擊選擇, 右方使用滑鼠左鍵雙擊開啟公文 ( 三 ) 開啟畫面後請使用滑鼠左鍵單擊選擇再於右方按下

27 第二節新增附件進行新增附件時, 可透過下列之說明新增附件操作步驟步驟 1: 輸入附件名稱, 名稱會直接顯示在稿面上的附件欄位步驟 2: 是否為發文附件, 表示此附件是否要隨發文出去, 預設正本單位都含附件步驟 3: 媒體型式, 除了電子文件可以上傳本機電腦上的檔案, 其餘都屬實體附件步驟 4: 瀏覽, 媒體型式為電子文件時才可透過瀏覽上傳本機檔案步驟 5: 新增附件, 上列動作皆完成確認上傳附件時, 按下按鈕完成附件新增

28 步驟 6: 新增附件完成步驟 7: 設定為發文附件, 稿面會在附件欄位顯示名稱步驟 8: 新增紙本附件除了輸入附件名稱, 媒體型式必須改為非電子文件, 本範例使用媒體型式為紙本步驟 9: 新增附件完成

29 步驟 10: 設定為發文附件, 稿面會在附件欄位顯示名稱第三節修改附件若要修改附件資訊時, 可透過下列之說明來修改附件資訊操作步驟步驟 1: 請使用滑鼠左鍵單擊選擇鍵雙擊選擇要修改的附件再於右方滑鼠左

30 步驟 2: 附件名稱, 直接輸入要修改的附件名稱步驟 3: 是否為發文附件, 點選來改變步驟 4: 媒體型式, 直接點選修改為其他類型步驟 5: 如果媒體型式不為電子文件, 則不會出現步驟 6: 如果修改完畢, 按下按鈕完成修改第四節刪除附件若要刪除附件時, 可透過下列之說明來刪除附件操作步驟步驟 1: 刪除有兩種方式, 職接勾選後刪除, 或在修改介面中刪除 ( 一 ) 請使用滑鼠左鍵單擊選擇再於右方滑鼠左鍵雙擊選擇要刪除的附件

31 ( 二 ) 按下按鈕完成刪除 ( 三 ) 請使用滑鼠左鍵單擊選擇再於右方滑鼠左鍵單擊選取欄位選擇要刪除的附件, 再按下

會透過下列之說明來判斷和線上簽核流程設定操作步驟步驟 1: 線上簽核可由以下方式判斷, 最快的方式為檢視簽核欄位是否為,

32 第三章流程設定公文流程分為紙本簽核流程與線上簽核流程, 各又分為陳核與會辦, 會辦為徵詢意見, 陳核具有決定權, 最大的陳核權限稱為決行, 本章開始介紹各種流程設定方式第一節線上簽核本節介紹在進行線上簽核時, 會透過下列之說明來判斷和線上簽核流程設定操作步驟步驟 1: 線上簽核可由以下方式判斷, 最快的方式為檢視簽核欄位是否為, 其次按下選取欄位上方出現的程皆表示此份公文為線上簽核流步驟 2: 請使用滑鼠左鍵單擊選擇鼠左鍵雙擊開啟公文, 右方使用滑步驟 3: 請按下核章按鈕, 滑鼠移至欲核章的位置, 按下滑鼠左

33 鍵單擊落章, 最後按下儲存步驟 4: 不需要會辦時, 請按下按鈕, 進入陳核流程設定介面步驟 5: 預設會帶出單位主管到最高層級主管, 最後一位陳核單位會顯示為決行層級, 表示最高決行單位, 但過程中的各個陳核主管也可以代為決行

34 步驟 6: 不需要的可移除流程, 請按下步驟 7: 流程確認後按下按鈕公文即送至順序 1 的主管步驟 8: 需要會辦時, 請按下按鈕, 進入會辦流程設定介面步驟 9: 下方同按下按鈕時預設會帶出單位主管到最高層級主管上方多出會辦方式會畢模式可供選擇 ( 一 ) 順會表示依照順序給予會辦單位, 依序通過 ( 二 ) 分會則是將公文一分為多份同時送出給予所有會辦單位

35 ( 三 ) 會畢陳核表示會辦單位完成會畢之後繼續給予上級審核 ( 四 ) 會畢回則會辦單位完成會畢之後流程會回到原承辦人步驟 10: 滑鼠左鍵單擊選擇單位, 滑鼠左鍵單擊不放拖曳到上方會辦區域中步驟 11: 下方也會帶出對應的單位表示他的流程順序

36 步驟 12: 需要移除會辦單位請於上方會辦區域中按下方也會同時移除按鈕, 下步驟 13: 流程確認後按下按鈕公文即送至順序 1 的主管

37 第二節紙本簽核本節介紹在進行紙本簽核時, 會透過下列之說明來判斷和紙本簽核流程設定操作步驟步驟 1: 紙本簽核可由以下方式判斷, 最快的方式為檢視簽核欄位是否為, 其次按下選取欄位上方出現的皆表示此份公文為紙本簽核流程步驟 2: 請按下按鈕, 進入陳核與會辦流程設定介面

38 步驟 3: 預設會帶出單位主管到最高層級主管, 最後一位陳核單位會顯示為決行層級, 表示最高決行單位, 但過程中的各個陳核主管也可以代為決行步驟 4: 不需要的可移除流程, 請按下步驟 5: 滑鼠左鍵單擊選擇單位, 滑鼠左鍵單擊不放拖曳到上方會辦區域中

39 步驟 6: 下方也會帶出對應的單位表示他的流程順序步驟 7: 需要移除會辦單位請於上方會辦區域中按下方也會同時移除按鈕, 下步驟 8: 流程確認後按下按鈕公文即送至順序 1 的主管

40 第四章併案公文案情相同可作合併簽辦作業, 減少重複動作, 若兩份公文同時都在身上屬於同類型簽核流程, 同時為紙本簽核或同時為線上簽核並且狀態必須都為辦理中第一節併案與解併進行併案與解併動作時, 可透過下列之說明來併案與解併操作步驟步驟 1: 選擇欲做為母案之公文按下選取欄位步驟 2: 按下

41 步驟 3: 滑鼠左鍵單擊選擇子案文號按下步驟 4: 取消併案解併, 滑鼠左鍵單擊選擇子案文號, 再按下鈕按步驟 5: 確認完成請按下右上角的關閉

42 第五章受會辦理會稿指別單位會過來的公文稿, 文需要哪些單位幫忙協助提供意見, 或讓哪些單位知道這件事, 當為受會對象時即為受會第一節會畢若此份公文狀態為受會辦理中, 可透過下列之說明來對進行公文會畢動作操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 處理狀態為受會辦理中表示為會辦, 滑鼠左鍵雙擊開啟公文步驟 2: 請按下核章按鈕, 滑鼠移至欲核章的位置, 按下滑鼠左鍵單擊落章, 最後按下儲存

43 步驟 3: 請按下按鈕, 完成此份公文會辦第二節加會若此份公文須要給其他單位知道或是增加意見, 可透過下列之說明來對進行公文加會動作操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 處理狀態為受會辦理中表示為會辦, 滑鼠左鍵雙擊開啟公文步驟 2: 請按下核章按鈕, 滑鼠移至欲核章的位置, 按下滑鼠左鍵單擊落章, 最後按下儲存

44 步驟 3: 請按下按鈕, 增加會辦單位或人員步驟 4: 請按下按鈕, 完成加會第三節申請重分若此份公文將分發錯, 可透過下列之說明來由這邊做申請重分動作操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 處理狀態為受會辦理中表示為會辦, 滑鼠左鍵雙擊開啟公文

45 步驟 2: 按下步驟 3: 輸入申請重分理由按下步驟 4: 公文退回到登記桌待分文備註 : 會辦公文如果沒有經過登記桌而直接送至, 則不會出現按鈕, 如果認為不需會辦可按下按鈕繼續流程

46 第四節取消會辦若此份公文不經由其他的單位知道或是增加意見, 可透過下列之說明來讓取消會辦動作操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 處理狀態為受會辦理中表示為會辦, 滑鼠左鍵雙擊開啟公文步驟 2: 按下步驟 3: 公文送至下一處理流程第六章銷號公文以文號管制, 公文銷號代表取消管制, 需注意處理狀態必須為

47 辦理中第一節銷號本節在說明當要消號的公文方式操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 處理狀態為辦理中, 選擇欲執行銷號之公文按下選取欄位再按下步驟 2: 顯示提示訊息, 按下步驟 3: 滑鼠左鍵單擊選擇理由步驟 4: 輸入理由按下

48 步驟 5: 顯示提示訊息, 已完成銷號第七章展請申請針對機關來文時校管制, 防止公文拖延積壓, 提高行政效率, 辦理時間不足者, 應於期限屆滿前依規定辦理展期第一節展請申請本節在說明當要對公文辦理展期方式操作步驟步驟 1: 滑鼠左鍵單擊, 選擇欲執行展期之公文按下選取欄位再按下

49 步驟 2: 系統自動顯示一張展期申請單步驟 3: 展期天數輸入後, 右上方展期後限辦日期會自動增加

50 步驟 4: 選擇展期原因步驟 5: 按下表單儲存

51 步驟 6: 完成表單製作步驟 7: 請按下核章按鈕, 滑鼠移至欲核章的位置, 按下滑鼠左鍵單擊落章, 最後按下儲存

52 步驟 8: 請按下第八章調案員若想從檔案室調閱某一份文件, 可在公文查詢作業查出該筆資料後, 填寫調案申請作業第一節調案申請本節在說明當在申請調案單的辦理方式操作步驟

53 步驟 1: 按下按鈕, 再按下步驟 2: 按下按鈕, 輸入查詢條件步驟 3: 按下

54 步驟 4: 按下選取欄位再按下步驟 5: 顯示調案單, 確認內容正確請按下表單儲存

55 步驟 6: 請按下按鈕, 滑鼠移至欲核章的位置, 按下滑鼠左鍵單擊落章, 最後按下步驟 7: 請按下步驟 8: 調案單送出至單位主管待核判

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業公文簽核及檔案管理系統導入專案操作手冊 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印中華民國 100 年 11 月目錄 1. 共用功能介紹... 3 1.1 系統登入... 3 1.2 主畫面介紹... 3 1.3 公文資訊... 5 1.4 系統安裝說明... 6 2. 設定個人資訊... 8 3 創稿開啟公文製作系統... 9 4. 來文簽辦作業... 16 4.1. 來文新增簽稿作業...

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