第一章

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忘童
7 years ago
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1 公文線上簽核系統 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印中華民國 103 年 11 月

2 目錄第一章共用功能介紹... 3 第一節系統登入... 3 第二節主畫面介紹... 4 第三節公文資訊... 5 第四節系統安裝說明... 6 第五節設定個人資訊與憑證註冊... 8 第六節查詢... 8 第七節與差勤代理同步設定..13 第二章創稿開啟公文製作系統第一節行文機關與個人通訊錄第三章來文簽辦作業第一節來文新增簽稿作業第二節選擇公文範本第三節修改公文作業第四章密件作業第五章詞庫功能第一節維護詞庫類別第二節維護詞庫第三節使用詞庫第六章簽核公文管理作業第一節公文核章作業第二節刪除簽稿第三節夾帶附件第七章流程管理作業第一節陳核 / 會辦作業第二節受會辦理第八章已決行公文送發文作業第九章已決行公文送歸檔第十章後會作業第十一章併案作業第十二章銷號作業第十三章申請重分作業第十四章申請改分作業第十五章展期申請作業第十六章調案申請作業第十七章版本導覽

3 第十八章電子公布欄第一節電子公布欄畫面第二節最新公布第三節電子公布欄功能第四節個人公告登載第五節個人公告維護第六節公布查詢第十九章其他功能介紹第一節如何執行補簽功能第二節稽催通知回復第三節表單取號第四節範本類別

4 第一章共用功能介紹第一節系統登入操作步驟 : 1. 教職員請由校務行政入口網登入系統 2. 計畫類人員及兼任助理由臺灣師範大學首頁 > 教職員 > 校務行政系統 > 公文線上簽核系統 ( 計畫類人員及兼任助理 ) 登入 3. 教職員登入校務行政入口網後, 請點公文線上簽核系統 ( 教職員入口 ) 登入公文系統 4. 計畫類人員及兼任助理需輸入帳號密碼後按下登入按鈕 3

功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6.

5 第二節主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息跑馬燈通知 2. 單位與職位 : 顯示使用者在系統組織中所在之單位與職位名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 1. 公告事項 2. 單位職位 3. 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 4. 功能按鈕 5. 篩選文號 7. 筆數頁數 6. 公文顯示 4

6 第三節公文資訊 1. 電子文號規定 (11 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 單位 (2 碼 ) + 流水號 (5 碼 ) + 支號 (1 碼 ) 2. 共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功能說明個人資訊的修改 ( 姓名登入密碼電話號碼傳真號碼 ) 此功能為單位登記主管系統管理員設定代理人分為即時代理與預約代理從檔案室調卷的公文在此檢視 1. 表單查詢 : 調案單展期單改分單等表單查詢功能 2. 公文查詢 : 對未編目公文 ( 辦理中自行存查銷號 ) 已編目公文查詢功能各角色操作手冊快速指南影音教學檢視傳閱或發文副知的公文承辦人員可在此檢視已發布之電子公告稽催回復手動取得公文號碼 5

7 第四節系統安裝說明 1. 首先到線上說明下載安裝公文系統快速安裝 2. 左邊選單第 7 點 + 號展開, 依電腦的 IE 版本下載安裝檔, 在檔案上按右鍵另存目標到您要儲存的位置 6

8 3. 完成後至檔案儲存位置, 在下載的檔案公文系統快速安裝 IE11 版.exe 連點二下滑鼠左鍵執行 ( 以 IE11 版為例 ) 4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫面, 請按下完成按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現請按任意鍵繼續訊息時按下鍵盤任一按鍵即可關閉安裝畫面 7

9 第五節設定個人資訊與憑證註冊 1. 在公文系統工具列中, 點選個人資訊按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊 3. 初次使用系統時, 應先連接讀卡機並插入自然人憑證, 此時點選註冊按鈕, 系統會自動帶出自然人憑證的資料, 憑證即註冊成功第六節查詢要查詢曾經辦過的舊公文或想了解目前公文的流程則可利用公文查詢方式查閱公文點選系統上的查詢功能, 會看到各種查詢功能供選擇 8

10 第一項公文查詢 1. 點選公文查詢後, 系統會開啟公文查詢畫面, 在此可看到很多篩選方式, 以提供承辦人利用各種條件作公文查詢動作像是收創文號日期速別等 2. 假設不記得公文的文號, 亦可以利用全文檢索方式查詢辦理過的公文全文檢索採關鍵字搜尋, 可針對公文的主旨與內容中的關鍵字來找尋公文 3. 已編目與未編目差異 : 已編目 : 公文送至文書組歸檔的公文需在已編目查詢未編目 : 公文未送文書組歸檔, 採自存方式留存備份的公文在未編 9

11 目查詢 4. 當篩選條件設定完畢後, 按下方的公文查詢即可查閱公文 5. 已銷號的公文, 若要取消銷號, 則可在公文查詢中找到該份公文後, 選取即可執行取消動作第二項舊檔查詢 1. 點選舊檔查詢後, 系統會開啟舊檔公文查詢畫面, 提供使用者查詢 102 年度以前在舊公文系統之公文資料第三項表單查詢 1. 點選表單查詢後, 系統會開啟表單查詢畫面, 提供使用者查詢申請改分單展期申請單調案單等各種表單資料第四項代理查詢 1. 點選代理查詢後, 系統會開啟代理查詢畫面, 提供使用者查詢職位被代理期間, 代理人幫您處理的公文資料 10

12 第五項郵件招領公告查詢 1. 點選郵件招領公告查詢後, 系統會開啟郵件招領公告查詢畫面, 提供使用者查詢目前有哪些郵件待招領第六項郵寄紀錄查詢 1. 點選郵寄紀錄查詢後, 系統會開啟郵寄紀錄查詢畫面, 提供使用者查詢個人承辦的郵寄公文 11

13 第七節與差勤代理同步設定可設定代理人是否與您所設的差勤代理人同步第一項操作設定 1. 開啟個人資訊 2. 設定是否要與差勤代理同步 ( 若不使用差勤系統所設代理人, 取消勾選即可 ) 12

14 第二項代理同步規則說明 1. 請假期間, 若差勤系統與公文系統設定不同之代理人, 以公文系統所設定之代理人為優先, 依 1. 即時代理 2. 預約代理 3. 差勤同步作為公文系統啟動代理人之排序 2. 請假期間, 若指定的差假代理人同時請假, 將依據同仁於差勤系統代理人設定所預設之次一順位代理人做為公文代理人 3. 若因同仁所設定之差勤代理人離職等原因, 導致公文線上簽核系統無法同步, 公文系統將以通知請假同仁 13

15 第二章創稿開啟公文製作系統操作步驟 : 1. 在公文系統工具列中, 點選創文按鈕 2. 選擇公文範本操作步驟 : 1. 在選擇公文格式視窗中, 系統會帶出公文範本 ( 一般範本定型稿 ) 發文機關全銜發文字軌速別密等解密條件等供可選擇的視窗發文字軌會依承辦人所承辦單位自動帶出, 可不需自行挑選選擇範本完畢後, 請點選建立按鈕 2. 開啟 WEB 製作並選擇公文範本後, 系統會將個人聯絡方式速別密等自動帶出在開新範本時所選擇的資訊 14

系統會帶出序號一, 再按一次會出現序號二如需要下一層次分項段落, 請點選工具列的 ( 增加縮排 ), 最多可一 ( 一 ) 1 (1)

16 3. 公文內容輸入與編輯 4. 在主旨欄位的部份, 請直接繕打一段到底的文字即可 ( 請直接繕打無須斷行, 系統會自動斷行 ) 5. 說明與辦法的繕打模式相同, 直接在說明與辦法繕打文字, 如需要分項段落文字, 請將游標位於說明與辦法後, 按下 Enter 鍵, 系統會帶出序號一, 再按一次會出現序號二如需要下一層次分項段落, 請點選工具列的 ( 增加縮排 ), 最多可一 ( 一 ) 1 (1) 甲 ( 甲 ) 子 ( 子 ) 四層次, 如果想要回到上一層次分項段落時, 請將游標位於欲回到上一層段落後面, 點選工具列的 ( 減少縮排 ) 即可 15

17 如果您要刪除段落, 請將游標位於欲刪除段落後面, 點選上方工具列的, 自動會把該段落刪除 6. 正副本欄位的繕打方式, 請點選上方工具列的, 在共用通訊錄內, 分為校內與校外機關校內 : 以電子公布欄的形式發布於校內的單位校外 : 使用電子交換機關群組 7. 選擇單位後在正副本點選系統自動帶進該筆單位資料, 或者亦可以拖曳的方式, 拖曳至正副本欄位移除方式在正副本欄位點選欲移除機關, 點選即可移除 16

18 選擇單位後, 使用拖曳的方式或在正副抄本欄位點選中間藍色箭頭圖示加入該筆資料輸入完畢後, 點選確定查詢功能可以切換至搜尋的頁籤, 在此輸入機關名稱後點選搜尋, 系統會將符合關鍵字的相關機關帶出來, 包括內建於系統的機關群組, 選擇您要的機關名稱後, 可用拖曳的方式, 拖曳至正副本欄位, 或是點選正副本欄位旁的加入, 移除方式在正副本欄位點選欲移除機關, 點選即可移除 1. 輸入機關名稱後點選搜尋 2. 系統會帶出含有機關名稱的所有機關正副本欄位輸入完畢後, 點選確定鈕, 系統自動將您挑選的機關帶入 17

19 附註 : 傳遞方式點選上網公告, 點選確定鈕後需要選擇上網公告類型 8. 檔號資訊請點選上方檔號圖示, 系統會帶出挑選檔號視窗預設會顯示現在年度的檔號 ( 如 0103 年 ), 若要另外查詢請在年度號分類號類目名稱案次號案名擇一輸入後點選查詢 18

20 也可以將您個人常用的分類號加入到左方常用檔號內, 請選擇常用的檔號後, 點選或直接拖曳即可移除方式在我的常用分類號選擇欲刪除的分類號, 點選即可移除最後選擇公文的檔號, 在點選左下角的選取鈕即可 ( 將常用檔號拖曳或加入至個人常用檔號 ) 分類號輸入後, 系統會顯示於製作的右上方 9. 完成輸入相關欄位後, 點選取號上傳, 即可取得一發文號 10. 回到公文系統中, 點選待處理公文夾, 即可看見取號成功之公文 19

第一節行文機關與個人通訊錄若要將共用通訊錄中的單位加入個人通訊錄裡, 以利日後作業方便, 可自行將所要的行文機關資訊建立至個人通訊錄中操作步驟如下 : 1. 在共用通訊錄中, 可以點選搜尋頁籤, 搜尋欲加入的機關名稱 2. 搜尋出來後, 選擇機關單位名稱, 點選新增至個人通訊錄按鈕, 系統提示新增成功 ( 圖 2) 3. 切換至個人通訊錄, 即可看到剛剛加入的機關單位 ( 圖 3) 4.

21 第一節行文機關與個人通訊錄若要將共用通訊錄中的單位加入個人通訊錄裡, 以利日後作業方便, 可自行將所要的行文機關資訊建立至個人通訊錄中操作步驟如下 : 1. 在共用通訊錄中, 可以點選搜尋頁籤, 搜尋欲加入的機關名稱 2. 搜尋出來後, 選擇機關單位名稱, 點選新增至個人通訊錄按鈕, 系統提示新增成功 ( 圖 2) 3. 切換至個人通訊錄, 即可看到剛剛加入的機關單位 ( 圖 3) 4. 可將剛剛加入的機關全選後按創建群組, 並輸入群組名稱後按確定, 即可將剛剛加入的機關, 加入至群組名稱內 ( 圖 4) 5. 若要解除群組, 點選該群組後, 點選取消群組鈕即可解除群組 ( 圖 5) 6. 若要移除機關名稱或群組, 點選該群組或機關單位後, 點選移除鈕即可移除 ( 圖 6) 若要搜尋行文機關時, 請再切換至搜尋頁籤後, 在關鍵字中填入您要搜尋的單位後, 按搜尋即可 1. 輸入機關名稱後點選搜尋 (EX: 行政院 ) 2. 系統會帶出含有行政院的所有機關圖 1 20

22 可將常用的機關設定於個人通訊錄中, 在搜尋頁籤中, 搜尋出來的機關單位, 可選擇該筆機關名稱後, 點選新增至個人通訊錄, 該機關名稱以後就可以從個人通訊錄中挑選, 毋需反覆搜尋該機關單位挑選 2. 點選新增至個人通訊錄 1. 挑選搜尋結果的機關名稱 3. 系統提示新增成功圖 2 ( 選擇欲加入之機關單位, 點選新增至個人通訊錄按鈕 ) 圖 3 21

23 1. 選擇要創建群組之受文者, 按創建群組 2. 輸入群組名稱圖 4 3. 按取消群組可解除群組圖 5 圖 6 22

24 第三章來文簽辦作業第一節來文新增簽稿作業操作步驟 : 1. 來文函覆作業, 須先在待處理公文夾中, 將承辦之來文執行簽收 2. 在簽核系統作業畫面中, 在待處理公文夾中直接勾選要函覆之來文或點選公文號後, 按下新增簽稿按鈕, 系統即會開啟製作系統 ( 勾選來文文號, 點選主畫面上方的新增簽稿按鈕 ) 第二節選擇公文範本 ( 點選文號後, 選擇上方的新增簽稿按鈕 ) 操作步驟 : 1. 顯示一般範本定型稿範本如下, 選定公文範本與資訊選定後按建立 23

25 2. 系統即會將公文格式, 在製作視窗中開啟注意事項 : 甲來文新增簽稿作業在編輯公文內容操作與創文作業相同, 請參照前述章節方式來編輯公文內容乙若需簽稿併陳, 請先以新增簽稿功能完成取號後, 再重複執行新增簽稿作業即可, 簽或稿何種公文格式先新增皆可第三節修改公文作業操作步驟 : 1. 開啟欲修改的公文 ( 點選文號左鍵兩下 ) ( 開啟後, 點選簽稿文號, 右方出現簽稿原文 ) 24

26 2. 請點選上方圖示的清稿 / 編輯按鈕 3. 系統會詢問是否要執行清稿請點選是 4. 開啟公文編輯模式請點選是 5. 此時請在公文製作編輯畫面, 修改您公文內容文字 6. 修改完畢後, 請點選上方工具列中的修改上傳 7. 上傳成功後, 系統會顯示修正後的公文內容, 請重新執行核章作業 25

27 第四章密件作業操作步驟 : 1. 創文或新增簽稿後, 於選擇公文範本視窗中, 於密等欄位選擇密級以上 2. 選擇或輸入解密條件後點選建立 3. 系統即會將公文格式, 在製作系統視窗中開啟輸入完畢公文內容後, 按下列印按鈕 26

28 4. 取號後回主畫面, 做送出的動作 27

29 第五章詞庫功能第一節維護詞庫類別創稿或新增簽稿選好公文範本時, 點選詞庫按鈕第一項新增詞庫類別右上方分為個人單位機關三種詞庫分類, 機關詞庫範圍為全校共享, 單位詞庫則是只有單位內部共享, 個人詞庫只屬個人所使用操作步驟如下 : 1. 選取欲編輯的詞庫種類 ( 個人單位機關 ) 此範例為新增個人詞庫類別 2. 點選新增類別 3. 輸入類別名稱 28

30 4. 新增後顯示結果第二項修改刪除詞庫類別 1. 選取欲修改的類別 2. 輸入欲修改的名稱後按下確定 29

31 1. 選取欲刪除的類別 2. 確認後按下 Yes 第二節維護詞庫對現有的詞庫類別新增刪除詞庫等維護功能 ( 一 ) 新增詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要新增的詞庫類別 2. 輸入要儲存的詞庫文字 3. 按下鈕, 系統顯示新增成功 30

32 ( 二 ) 刪除詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要刪除的詞庫 2. 按下刪除詞庫按鈕 3. 確認此筆詞庫是否要刪除後按下是 4. 顯示刪除成功訊息按下是第三節使用詞庫操作步驟如下 : 1. 先將滑鼠游標移置要插入詞庫字句的位置, 按下詞庫 2. 選取詞庫的種類, 分為個人單位機關三種 3. 選取詞庫的類別 4. 滑鼠左鍵雙擊兩下選取要插入的詞庫字句後按下確定 31

33 5. 顯示結果如下 32

34 第六章簽核公文管理作業第一節公文核章作業完成創文與新增簽稿取號作業後, 需在簽核系統中執行核章, 核章作業就如同在紙本上核章的意思一樣, 只是將紙本的核章, 移到線上系統操作操作步驟 : 1. 請您先點選待處理公文, 選擇您要核章的公文後, 開啟該筆公文的簽核畫面 2. 先在左方卷宗資訊內容中選擇要核章之公文 ( 簽稿 ), 系統即會在右邊的公文畫面顯示公文內容, 點擊方之後, 系統就會自動帶出您的職章位於簽稿下 3. 核章完畢後, 請確實的點選公文上方的儲存, 否則系統將不會儲存您的核章第二節刪除簽稿提供承辦人自行創建公文後, 發現該簽稿重複或是欲刪除簽稿另新增簽稿辦理公文的作業註 : 若該份公文是您所創的, 則必須要有兩份 ( 含 ) 以上的簽稿, 才可刪除, 來文則不受此限制 33

35 操作步驟 : 1. 在開啟公文後左邊的卷宗資訊裡, 點選欲刪除的簽稿 2. 確定要刪除後, 按下簽稿畫面中的刪除簽稿按鈕即可將公文刪除請注意 : 系統出現點選確定後, 系統帶出簽稿已刪除訊息, 點選確定, 該份簽稿就會被刪除, 此時無法救回備註 : 若此公文有核章時刪除簽稿會顯示如下圖系統訊息, 有核章的公文需先執行清稿將核章清除後儲存上傳, 在無核章的情況下才能執行刪除簽稿動作第三節夾帶附件公文若有實體附件或電子附件需夾帶時, 可使用此功能將電子附件夾帶與實體公文記錄至系統中第一項新增附件操作步驟 : 1. 在待處理公文中開啟公文, 並點選左方的簽稿, 選取承辦附件 2. 點選新增附件, 系統便會切換至新增附件操作區 34

36 1. 點選簽稿中的承辦附件 2. 點選新增附件 3. 在新增附件視窗中, 輸入附件名稱勾選是否為發文附件選擇媒體形式附件數量計量單位按下瀏覽按鈕選擇本機端 ( 自己的電腦主機 ) 要上傳的電子檔案, 完成後按下新增附件 4. 在承辦附件區可檢視已新增成功附件 5. 若要新增實體附件, 請在新增附件畫面中輸入附件名稱是否為發文附件選擇媒體形式除電子文件外, 其餘皆屬實體附件類型附件數量計量單位與附件說明, 完成後點選下方新增附件按鈕 6. 新增的附件若為實體附件, 在做好陳核 / 會辦的作業後, 請在已送未收開啟公文後點選承辦附件, 再點選開啟附件另送清單按鈕, 列印出的傳遞單就會帶出流程會經過的單位或承辦人 35

37 第二項修改刪除下載附件操作說明 : 1. 附件新增成功後, 即可在承辦附件區檢視新增成功之附件, 若要修改可直接修改上方附件資訊 ( 附件名稱是否為發文附件等 ) 後, 在點選下方修改附件按鈕 2. 若要刪除可直接點選下方刪除附件按鈕, 即可將附件刪除 3. 如需下載附件, 可開啟簽稿的承辦附件, 點選下方下載檢視按鈕 36

38 第七章流程管理作業第一節陳核 / 會辦作業提供承辦人針對公文, 設定欲會辦的單位人員順序陳核順序, 系統會依照您所設定的流程進行送件作業在會辦作業可選擇會辦方式會畢模式與陳核作業的差異在於將公文送至會辦單位前, 會先給原承辦單位主管審核後, 再將公文送至會辦單位當公文承辦後, 需要陳核給主管審核決行, 這時可以利用系統的陳核作業如您若要會辦單位前先給主管審核, 請您選擇送會作業 1. 會辦方式選項 : 順會 : 提供依順序送會辦理分會 : 提供同時送會辦理 2. 會畢模式選項會畢陳核 : 在會辦流程結束後, 該公文直接陳核主管會畢回承辦人 : 在結束會辦流程後, 送回至原承辦人 ( 在分會作業預設以會畢回承辦人, 待彙整後再行送出 ) 操作步驟 : 1. 在待處理公文勾選欲會辦的公文文號, 在上方點選送會陳核 37

39 會辦單位區域單位組織樹 2. 系統會先帶出一會辦單位區域, 請在右方單位組織樹選單中 ( 我的單位所有單位 ), 直接將右方單位或人名以拖曳 ( 左鍵按住不放直接移動滑鼠 ) 的方式拉至左方會辦清單陳核與決行區域 3. 選擇會辦方式選項會畢模式選項後 ( 範例為順會會畢陳核 ), 接著確認下方流程順序是否正確 ; 如不正確可直接拖曳移動 ( 陳核會辦流程不能互換 ) 或選取刪除, 確認無誤後按送出 38

40 4. 在待處理公文夾中, 先勾選需要陳核會辦的公文, 接著點選上方陳核送會按鈕後, 系統會帶出陳核會辦流程選單 5. 系統會先在左方陳核清單中帶出預設的陳核流程 ( 可移除 ), 您可以從右方單位選單 ( 我的單位所有單位 ) 展開您要選取的單位, 以拖曳的方式將主管拉至左方陳核會辦清單中 6. 拖曳完畢後, 可直接在左方陳核清單以拖曳的方式調整陳核順序, 或移除不陳核的流程 39

41 7. 最後點選送出, 系統會告知陳核送會成功備註 : 送出前可儲存陳核流程, 可利用新增儲存設定的自訂流程 40

42 第二節受會辦理針對原主辦單位承辦人, 將公文會送給您辦理時, 所提供的辦理程序第一項會畢作業操作步驟 : 1. 若會辦公文內容已核章或加註意見, 如需結束會辦流程, 核章後請點選會畢鈕 2. 系統會自動出現單位主管流程確認畫面, 按下送出即可 41

43 第八章已決行公文送發文作業操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選送發文按鈕, 需先做清稿 2. 按確定後, 公文將會送至總發文人員 42

44 第九章已決行公文送歸檔公文經由主管決行後送回承辦人待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如不發文則送至檔案室歸檔操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後點選送歸檔按鈕 2. 該公文即送至檔案室 ( 檔案室待點收 ) 處理公文 43

45 第十章後會作業公文經由主管決行後送回承辦人待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如需再會辦其他單位, 可利用此功能操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選後會按鈕 2. 此時系統會出現會辦設定畫面, 請將右方單位清單 ( 我的單位所有單位 ) 以拖曳的方式將加會單位或人員拉至左方流程清單中 3. 請確認流程順序 ( 可用拖曳方式調整 ), 設定會辦方式, 確認無誤後可以點選送出 44

46 第十一章併案作業承辦公文時, 如果發現兩件公文主旨大致相同, 就可以利用併案的方式承辦公文, 併案公文處理狀態必須為承辦人辦理中操作步驟 : 1. 勾選想要併案的公文 ( 母案 ) 後, 點選併案按鈕 2. 系統帶出的畫面中, 點選待合辦公文 ( 子案 ) 後, 點併案按鈕 3. 最後在點選右上角 X 關閉視窗, 即完成併案 4. 如果需要解除併案, 請點選該公文後再點選併案按鈕 45

47 5. 在併案畫面中點選取子案清單後, 再點選解併按鈕後點選右上角 X 關閉視窗, 完成解除併案 46

48 第十二章銷號作業此功能提供承辦人, 針對公文無需再辦理或是此份公文已失去辦理的意義, 讓承辦人將該文件完全消失於系統中 ( 註 : 來文不可由承辦人作廢 ) 操作步驟 : 1. 請在待處理公文勾選您欲銷號的公文 2. 點選銷號, 系統提示確定是否銷號, 您確認要銷號請點選確定 3. 系統會出現銷號理由, 請輸入銷號原因, 按下確定按鈕 47

49 第十三章申請重分作業提供承辦人針對本件公文需要由單位內的其他同仁辦理時所使用, 簡單說就是單位內重新分文操作步驟 : 1. 請在待處理公文, 點選您要申請重分的公文, 點選申請重分 2. 系統會請您輸入重分理由, 請在輸入欄位內輸入理由 3. 點選確定後, 系統會將公文送往前一流程, 由單位登記桌重新分文給單位內的其他同仁辦理 48

50 第十四章申請改分作業該文非該單位之辦理業務, 且清楚確認應該由另一個單位辦理時, 可填寫改分單送出請長官核示分給另一個單位操作步驟 : 1. 請在待處理公文公文夾中, 勾選欲辦理改分之公文文號, 然後點選申請改分按鈕 2. 系統會自動帶出改分單, 選定或輸入改分理由與建議改分單位後按上方表單儲存按鈕 3. 表單簽核畫面按下核章按鈕 ( 手動在落章位置以滑鼠點擊落章 ), 核章完畢後按下儲存按鈕 49

51 4. 按下改分單送出按鈕即可將改分申請單送往主管處核定 50

52 第十五章展期申請作業線上展期作業可以讓承辦人針對已逾期或快逾期的公文辦理展期作業操作步驟 : 1. 請在承辦公文未結案件公文夾中, 勾選欲辦理展期之公文文號, 然後點選展期申請按鈕 2. 系統會自動帶出展期申請單, 選定申請方式與用下拉式選單選擇展期原因與輸入展期天數後按上方表單儲存按鈕 3. 表單簽核畫面按下核章按鈕 ( 手動在落章位置以滑鼠點擊落章 ), 核章完畢後按下儲存按鈕 51

53 4. 按下展期單送出按鈕即可將展期申請單送往主管處核定 52

請先點選上方公文查詢資訊歸檔查詢資訊選擇已編目或未編目公文, 並輸入查詢條件 ( 範例為輸入年度號收創文號專案編號 )

54 第十六章調案申請作業承辦人員若想從檔案室調閱某一份文件, 可在公文查詢作業查出該筆資料後, 填寫調案申請作業操作步驟 : 1. 請先點選公文管理系統上方的公文查詢 2. 請先點選上方公文查詢資訊歸檔查詢資訊選擇已編目或未編目公文, 並輸入查詢條件 ( 範例為輸入年度號收創文號專案編號 ) 後點選左下公文查詢按鈕 3. 勾選下方符合查詢條件的公文文號, 再點選上方調案申請 4. 系統帶出線上調案單, 請利用下拉式選單選擇調卷項目 5. 確認調案單無誤後, 請點選上方表單儲存, 系統會告知已新增完成 6. 在調案單上核章儲存後, 再點選上方調案單送出 53

55 7. 調案單審核進度, 可以在調卷檢視中查看, 可點擊文號打開 8. 調案核准後, 在調卷檢視裡處理狀態為同意檔案調閱, 點擊文號即可打開檢視公文 54

56 9. 如果要延長展期時間, 在調卷檢視裡可以做調卷展期 (1) 按調卷展期, 輸入展期原因後按儲存 (2) 儲存後請在展期部分核章, 再按調卷展期單送出 (3) 調卷展期核准後, 會自動延長公文在調卷檢視裡可檢視的時間 55

57 第十七章版本導覽如已清稿將簽核紀錄消除於目前的公文稿面, 但仍需查看簽核主管們的簽核意見或主管們交辦的待辦事項並讓其他單位知道時, 可以使用版本導覽裡的列印或轉出影像檔的功能, 印出紙本或提供 PDF 檔給其他人使用版本導覽並轉出影像檔之操作步驟如下 : 1. 將公文點開後, 可於上方第二排功能列看到版本導覽的按鈕 2. 進入版本導覽後, 依您所要的版本做選擇並按下影像轉檔 56

58 3. 按下影像轉檔後, 可直接開啟或儲存 PDF 檔 4. 按下儲存鈕後, 再決定 PDF 檔的存放路徑 57

59 第十八章電子公布欄第一節電子公布欄畫面登入系統後若收到校內發文的公文, 則可在電子公布欄中檢視 (67) 為未讀件數, 點進公布欄, 尚未閱讀的公告會顯示是黃色資料夾 ( 圖 1) 第二節最新公布圖 1 電子公布欄, 為機關內部公告同仁的公文, 使用者可在此閱讀最新的公告內容操作步驟 : 1. 點選電子公布欄到最新公布 2. 系統即會出現目前電子公布欄中公告的公文 58

60 3. 點擊文號, 即可開啟閱讀公告內容 4. 公布欄開啟公文, 可使用螢光筆加註意見與便利貼功能 59

61 第三節電子公布欄功能第一項轉發點選轉發後, 系統會帶入單位內組織, 組織名稱前面有表示可以展開, 展開後面看到該單位內的所有承辦人, 在此可個別轉發給單位承辦人, 若無展開圖示表示只轉發給單位 ( 登記桌 ) 第二項新建群組與刪除群組操作步驟 : 點選新增, 再按新增群組即完成群組新增 60

62 群組新增後, 從左方組織拉選成員至群組名稱資料夾中, 當拉選完即完成群組自建的動作勾選欲刪除的群組或群組成員後, 按刪除鈕, 即可刪除 61

63 第三項隱藏選擇要隱藏的公文並將選取打勾, 會出現隱藏鈕, 執行隱藏後, 該份公文將不顯示於電子公布欄中如不小心隱藏要轉發的公文, 則可以在公布查詢中設定篩選條件, 查詢不小心被隱藏的公文, 再於選取欄位打勾後執行取消隱藏, 即可將隱藏的公文回復到最新公告中 62

64 第四項請示若不知該份公文的轉發對象時, 則可利用請示功能, 請示主管該份公文需轉發給那些承辦人點選請示後, 系統將會帶出單位內組織, 此時再選取要請示的主管, 設定完畢後按下確定鈕, 則系統出現執行成功的訊息, 而主管也將收到請示的公文 63

65 第四節個人公告登載承辦人可於系統上直接將已決行的公文登載至電子公布欄上 1. 點選個人公告登載 2. 輸入已決行之公文文號後按下載入功能 3. 點選載入後下方將帶入文號與主旨內容, 點選後即可針對附件與公告受文者作設定, 設定完畢後按下上方的登載功能, 即完成公告 64

66 第五節個人公告維護承辦人可以把自己發布的公文選取, 執行下架刪除或修改於個人公告維護中將帶入自己登載的公文, 並可針對該份公文做下架刪除修改等動作 65

67 第六節公布查詢因公告均有一定的公告期限, 公布日期一到系統即會自動下架處理, 已下架公文就要到公布查詢中搜尋 66

68 第十九章其他功能介紹第一節如何執行補簽功能凡線上簽核之公文, 每位簽核人員皆須使用個人的自然人憑證加簽, 系統若跳出訊息提示有人尚未補簽, 即表示有人員是以本校發行之軟體憑證加簽, 承辦人須通知該員使用自己的自然人憑證完成補簽操作步驟 : 1. 承辦人員的工作桌有待補簽公文公文夾, 如有要補簽的公文會在此顯示 2. 確認讀卡機與自然人憑證準備就緒, 勾選該筆待補簽公文, 上方會出現補簽追認按鈕 3. 系統會跳出註記欄位, 該欄位不得空白, 請輸入理由後按確定, 系統若有讀取到憑證卡, 再輸入卡片密碼即可第二節稽催通知回復如果承辦人有收到公文被稽催的通知, 可在稽催通知裡做查看與回復稽催人員逾期理由 67

69 操作步驟 : 1. 在系統上方功能列有稽催通知功能, 可查詢被稽催的公文 2. 查詢出被稽催的公文, 在回復內容直接輸入理由不用儲存, 稽催人員即可看到這份文逾期的原因第三節表單取號非正式公文的表單, 需要有公文條碼號辦理表單時, 承辦人員可用此功能在系統上做取號, 並在系統上得到一個公文號碼作紙本的流程設定辦文操作步驟 : 1. 在系統上方功能列有表單取號功能, 可用此功能讓非公文的表單得到條碼號, 並可在公文系統上設定紙本辦文流程 2. 確認表單資料輸入完成, 按登錄按鈕, 會得到一個條碼號, 下載後可貼於表單上, 並且在待處理公文會出現此號碼的紙本流程, 在此可做流程設定與紙本表單送出辦理 68

70 第四節範本類別公文系統提供雲端儲存常用範本的功能, 在系統上方功能列有範本類別功能, 可用此功能新增於雲端儲存範本的資料夾分類, 與維護範本資料夾分類操作步驟 : 1. 按新增輸入排序與分類名稱, 按確定, 會新增一個類別 2. 分類設定完成後, 在創文作業時, 如果還不需要登錄取號或者公文內容以後也有需要使用, 可以按另存新檔儲存公文, 以便下一次開啟繼續繕打內文 69

71 3. 按下另存新檔, 會出現存檔選項視窗, 這時會看到剛剛與範本類別建立的資料夾類別, 請您點擊滑鼠左鍵兩下選擇類別, 再按新增 4. 範本名稱為必要輸入欄位, 說明可依狀況選擇是否輸入, 輸入完成後請按確定, 會出現新增 / 修改完成的提示訊息, 即表示儲存成功 70

72 5. 開啟舊檔的方式為登入系統後, 按創文, 選擇開啟網路舊檔, 再點選範本類別會看到剛剛儲存的範本, 點選後按開啟, 便可以繼續繕打公文 71

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業

目錄 1. 共用功能介紹系統登入主畫面介紹公文資訊系統安裝說明設定個人資訊創稿開啟公文製作系統來文簽辦作業來文新增簽稿作業公文簽核及檔案管理系統導入專案操作手冊 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印中華民國 100 年 11 月目錄 1. 共用功能介紹... 3 1.1 系統登入... 3 1.2 主畫面介紹... 3 1.3 公文資訊... 5 1.4 系統安裝說明... 6 2. 設定個人資訊... 8 3 創稿開啟公文製作系統... 9 4. 來文簽辦作業... 16 4.1. 來文新增簽稿作業...