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竦高怀
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1 檔案管理局跨平台公文製作簽核模組使用者操作說明書版本 : 1.0 安鈦資訊有限公司中華民國 102 年 1 月 24 日

2 目錄壹系統環境及介面說明... 4 一用戶端執行需求與環境... 4 ( 一 ) 硬體需求... 4 ( 二 ) 作業系統... 4 ( 三 ) 瀏覽器... 4 二系統介面介紹... 5 ( 一 ) 主畫面... 5 ( 二 ) 功能表... 6 ( 三 ) 工具列... 7 ( 四 ) 樹狀圖... 9 ( 五 ) 編輯區... 9 ( 六 ) 訊息提示框... 9 貳系統功能操作...10 一編輯...10 ( 一 ) 開新檔案...10 ( 二 ) 另存新檔 ( 三 ) 開啟舊檔 ( 四 ) 匯入 DI...12 ( 五 ) 匯入文字檔...12 ( 六 ) 函轉...13 ( 七 ) 編輯文稿屬性...13 ( 八 ) 受文者選取...15 ( 九 ) 主旨搜尋...16 ( 十 ) 檔案復原...17 ( 十一 ) 文別轉換...17 ( 十二 ) 刪除簽稿...18 ( 十三 ) 合併列印...18 二簽核...19 ( 一 ) 插入 / 刪除...19 ( 二 ) 核章...19 ( 三 ) 特殊核章...19 ( 四 ) 便利貼...20 ( 五 ) 會核意見...22 ( 六 ) 手寫...23 ( 七 ) 預存手寫...24 ( 八 ) 清稿...24 三一般...24 ( 一 ) 儲存...24 ( 二 ) 匯出...25 ( 三 ) 列印

3 ( 四 ) 附件...26 四使用者設定...28 ( 一 ) 自建通訊錄管理...28 ( 二 ) 辭庫管理...32 ( 三 ) 符號管理...35 ( 四 ) 章戳管理...37 ( 五 ) 手寫管理...37 五發文...38 ( 一 ) 稿轉函...38 ( 二 ) 發文作業

4 壹系統環境及介面說明一用戶端執行需求與環境 ( 一 ) 硬體需求 1. 中央處理器 : 建議 Intel Core 2 Duo 雙核以上 2. 記憶體 : 至少 4G 以上 3. 瀏覽器增效模組 : Adobe Flash Player 版本 11.1 ( 二 ) 作業系統支援下列作業系統 : 1. Microsoft Windows XP( 含 ) 以上 2. Linux Kernel 2.6( 含 ) 以上 3. Mac OS 10.5( 含 ) 以上 ( 三 ) 瀏覽器支援下列瀏覽器 : 1. Internet Explorer 7.0( 含 ) 以上 2. Google Chrome 版本 m ( 含 ) 以上 3. Mozilla FireFox 版本 ( 含 ) 以上 4. Safari 版本 5.1.7( 含 ) 以上 4

5 二系統介面介紹 ( 一 ) 主畫面包含功能表工具列樹狀圖編輯區及訊息提示框 5

6 ( 二 ) 功能表透過呼叫公文管理系統所提供的模式及權限資訊, 功能表提供不同的功能項目, 於製作模式下, 各功能表提供之功能項目如下 : 功能表編輯功能項目開新檔案另存新檔開啟舊檔匯入 DI 匯入文字檔函轉編輯文稿屬性檔號選取受文者選取主旨搜尋檔案復原文別轉換刪除簽稿合併列印簽核核章特殊核章便利貼清稿 ( 全清 ) 清稿 ( 僅清字 ) 一般使用者設定儲存匯出列印附件增加縮排減少縮排復原重做剪下複製貼上加上序號刪除序號上標下標增加行距減少行距自建通訊錄管理辭庫管理符號管理章戳管理手寫管理於簽核模式下, 各功能表提供之功能項目如下 : 功能表簽核一般使用者設定功能名稱插入刪除核章特殊核章便利貼會核意見手寫儲存匯出列印附件增加縮排減少縮排復原重做剪下複製貼上加上序號刪除序號上標下標增加行距減少行距自建通訊錄管理辭庫管理符號管理章戳管理手寫管理預存手寫 6

7 ( 三 ) 工具列公文製作模組提供多個方便操作編輯之工具按鈕圖示, 供使用者操作運用, 可將滑鼠游標在圖示上停留一兩秒, 即顯示該圖示之文字說明, 相關圖示功能請參閱下表 : 圖示功能名稱提供此功能功能描述開新檔案製作開啟新公文, 系統提供範本開啟舊檔匯入 DI 清稿 ( 全清 ) 清稿 ( 僅清字 ) 受文者選取存檔加上序號刪除序號製作製作製作製作 / 簽核製作製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核開啟舊有的檔案匯入 DI 檔文稿內經過新增刪除或修正的文字內容及圖形貼附, 透過清稿動作, 轉換成修正後之文稿內容, 並切回製作編輯模式文稿內經過新增刪除或修正的文字內容透過清稿動作, 轉換成修正後之文稿內容選取正副本受文單位儲存公文無序號段落可加上序號刪除已存在的序號復 (Ctrl+Z) 重 (Ctrl+Y) 原做製作 / 簽核製作 / 簽核將剛才所作的動作回復,1 次還原 1 個動作放棄剛才所作的復原動作無剪 (Ctrl+X) 下製作 / 簽核將選擇區塊內文字剪下無複 (Ctrl+C) 製製作 / 簽核將選擇區塊內文字複製 7

8 圖示功能名稱提供此功能功能描述貼上製作 / 簽核無將剪下或複製的文字貼上 (Ctrl+V) 製作 / 簽核增加行距增加說明文字段落間的距離減少行距上標下標回復上下標增加縮排 (Tab) 減少縮排 (Shift+Tab) 附件列印刪除簽稿離開檢視模式顯示比例取號製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作減少說明文字段落間的距離將選取或新增的字串字型改變為上標將選取或新增的字串字型改變為下標將上標下標字體回復設定說明 : 下條列式編號往下一階段編號設定, 如 ( 三 ) 變成 1 設定說明 : 下條列式編號回到上一階段編號, 如 ( 三 ) 變成三附件新增刪除或異動列印目前簽稿刪除使用者建立之簽稿關閉模組下拉式選取標準檢視頁寬檢視整頁檢視或多頁檢視預設為 100%, 下拉式選單提供 50% 75% 100% 125% 150% 200%, 也可自行輸入顯示比例由公文管理端自建取號按鈕 8

9 跨平台公文製作簽核模組安鈦資訊有限公司圖示功能名稱提供此功能功能描述流程送出製作 / 簽核由公文管理端自建流程送出插入 / 刪除簽核是否允許文件編輯核章簽核提供核章及特殊核章便利貼簽核提供附貼以提示相關人員注意事項會核意見簽核提供輸入意見並核章手寫批示簽核立即手寫意見預存手寫簽核儲存手寫意見 ( 四 ) 樹狀圖筆畫寬度簽核手寫批示筆劃的粗細調色盤簽核配合插入 / 刪除及手寫功能使用, 可以選擇顏色主畫面左方樹狀圖框, 內容依數量多寡提供展開 / 縮合操作介面, 並提供簽稿版本巡覽及系統訊息等資訊, 說明如下 : 1. 簽稿 : 以樹狀圖表示來文文稿 ( 簽稿 1 稿 2) 及附件等資訊, 點選單一文稿, 顯示文稿內容於編輯區, 使用者可進行檢視或編輯 ; 點選附件圖示會展開附件樹狀圖, 點兩下需先存檔後再開啟該檔進行檢視或編輯 2. 版本巡覽 : 顯示各版本瀏覽,( 初始版本簽核過版本清稿版本等 ) 3 系統訊息 : 紀錄訊息提示框呈現過的訊息 ( 五 ) 編輯區提供使用者編輯公文, 同時可運用工具列之工具編輯公文 ( 六 ) 訊息提示框系統介面右上方提供訊息提示框, 提醒使用者操作現況 9

10 貳系統功能操作一編輯 ( 一 ) 開新檔案使用者可以選擇需要的公文範本步驟 1: 點選編輯功能表下開新檔案, 開啟開新檔案視窗開新檔案視窗顯示範本名稱範本說明聯絡資訊及文稿屬性步驟 2: 點選欲開啟之範本, 編輯完文稿屬性後, 按下確定按鈕步驟 3: 開啟所選取之範本, 可編輯公文 10

11 ( 二 ) 另存新檔當編輯完公文後, 使用者可將常用公文儲存至伺服器, 並為此文件命名, 所儲存之檔案可透過開啟舊檔方式匯入公文步驟 : 輸入檔名後, 按下確定按鈕 ( 三 ) 開啟舊檔 1. 檔案清單使用者欲使用之前以另存新檔方式所儲存的檔案, 可透過開啟舊檔匯入公文步驟 1: 點選編輯下開啟舊檔, 滑鼠點擊檔案清單文件, 可以預覽此文件內容步驟 2: 點選確定按鈕, 開啟此份文件 2. 最近開啟的文件系統紀錄 10 筆最近開的文件, 供使用者開啟步驟 1: 滑鼠點擊檔案列表中之文件, 可預覽此文件內容 11

12 步驟 2: 點選確定按鈕, 開啟此份文件 ( 四 ) 匯入 DI 使用者可使用已匯出之公文 DI 檔, 欲直接匯入檔案步驟 1: 點選編輯功能表下匯入 DI 步驟 2: 選取欲匯入 DI 檔, 點選開啟, 即匯入 DI 檔 ( 五 ) 匯入文字檔使用者可使用已匯出之公文文字檔, 欲直接匯入檔案步驟 1: 點選編輯功能表下匯入文字檔步驟 2: 選取欲匯入文字檔, 點選開啟, 即匯入文字檔 12

13 ( 六 ) 函轉使用者收到來文, 欲另開新稿件帶入來文資訊步驟 : 點擊來文後, 點選編輯下函轉 ( 七 ) 編輯文稿屬性使用者欲編輯文稿屬性, 點選編輯文稿屬性, 開啟下圖視窗以函為例 : 欄位屬性說明如下 : 1. 稿件名稱 : 可自行編輯稿件名稱, 例 :( 稿件 1) 2. 發文全銜 : 由管理端提供全銜名稱, 供使用者選取 3. 速別 : 下拉式選取普通件速件或最速件 4. 密等 : 預設為空白 ( 即普通 ), 下拉式選取密機密或極機密或絕對機密 5. 解密條件或保密期限 : 下拉式選取本件於公布時解密本件至某年某月某日解密本件於工作完成或會議終了時解密附件抽存後解密或其他 13

14 6. 擬辦方式 : 於擬辦方式管理設定後, 下拉式選取以稿代簽簽稿並陳或代擬代判 7. 分層負責 : 分層負責管理設定後, 可選取分層負責, 例以下本案依分層負責規定授權業務主管決行決行 8. 決行層級 : 分層負責管理設定後, 可選取決行層級, 例第一層決行 9. 稿署名 : 下拉式選取稿署名 10. 署名 : 下拉式選取署名 11. 檔號及保存年限 : 選擇分類號後, 自動帶入保存年限 12. 聯絡資訊 : 依登入者聯絡資訊, 可點選, 於新視窗內修改 13. 發文日期 : 承辦人於編輯公文時不需輸入, 該文送達至發文人員時, 系統會自動帶出發文日期 14. 發文字號 : 承辦人於編輯公文時不需輸入, 該文送達至發文人員時, 系統會自動帶出上發文字號 14

15 ( 八 ) 受文者選取除了範本令公告及簽不用選取受文者外, 其餘皆須選取於公文本文區點選正副本或點圖示, 跳出受文者選取視窗, 即可編輯受文者, 建立正副本單位時立即產生對應欄位說明欄位名稱資料型態說明刪除按鈕可刪除受文者序數字受文者順序受文者名稱文字於文稿中受文者之名稱正副本稱謂文字於文稿中正副本之名稱順序數字可指定受文者順序對應通訊錄名稱文字指受文者對應到通訊錄內之受文者名稱附件按鈕是否含有附件發文方式下拉式選單選擇發文方式郵遞區號及地址文字可編輯受文者之郵遞區號及地址 15

操作說明 ( 九 ) 主旨搜尋正本 : 可加入多筆受文者或群組並可編輯副本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並可編輯抄本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並可編輯自訂群組 : 可將自建群組加入至正本副本及抄本中全部刪除 : 可以一次刪除多筆受文者臨時群組 : 使用者欲將該次選取的受文者編輯成群組, 可選取多個受文者後, 新增自訂群組名稱

16 操作說明 ( 九 ) 主旨搜尋正本 : 可加入多筆受文者或群組並可編輯副本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並可編輯抄本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並可編輯自訂群組 : 可將自建群組加入至正本副本及抄本中全部刪除 : 可以一次刪除多筆受文者臨時群組 : 使用者欲將該次選取的受文者編輯成群組, 可選取多個受文者後, 新增自訂群組名稱預覽正副本受文者資訊 : 顯示目前受文者清單資訊新增 : 於輸入區, 輸入欲搜尋之受文者後, 點選新增, 加入此受文者搜尋方式 : 全文檢索輸入方式 : 單筆及多筆使用者欲利用主旨來搜尋簽稿時, 系統搜尋另存新檔公文之主旨步驟 1: 點選編輯功能表下主旨搜尋步驟 2: 輸入文件主旨, 點選搜尋按鈕, 搜尋符合之文件步驟 3: 點選欲開啟之文件主旨, 點選確定按鈕, 即開 16

17 ( 十 ) 檔案復原啟此份文件當使用者欲復原檔案時, 系統提供 5 個檔案復原版本, 供使用者選取所需版本回復步驟 1: 點選編輯功能表下檔案復原步驟 2: 選取欲復原之檔案, 點選確定, 即開啟此份簽稿 ( 十一 ) 文別轉換當使用者繕打公文時, 如須轉換公文格式, 例如函轉簽簽轉函及函類別互轉, 下面說明以函轉簽為例函轉簽步驟 1: 點選編輯功能表下文別轉換步驟 2: 點選欲轉換之範本格式, 點選確定按鈕, 即完成文別之轉換 17

18 ( 十二 ) 刪除簽稿使用者欲刪除簽稿步驟 : 點選欲刪除之簽稿後, 點選刪除簽稿按鈕 ( 十三 ) 合併列印當使用者須針對不同受文者, 須個別帶入不同分繕欄位內容點選編輯功能表下合併列印, 開啟合併列印視窗步驟 : 在本文編輯區中輸入變數, 以 ^^ 來選擇分繕欄位操作說明 : 18

19 匯入 : 選擇匯入檔案, 匯入合併列印欄位資料匯入檔案格式? 儲存 : 關閉視窗並於主畫面樹狀圖產生分繕表合併列印匯入格式說明 : 於記事本上依序輸入所需合併列印欄位資料, 欄位資料之間以逗號分隔方式, 並儲存成 CSV 檔二簽核 ( 一 ) 插入 / 刪除於公文內容插入 / 刪除公文文字及段落 ( 二 ) 核章使用者欲將公文送出前, 核章確認 ( 三 ) 特殊核章使用者有多個章戳時, 可以一次選取多個章戳進行核章點選簽核功能下特殊核章, 開啟章戳選取視窗步驟 : 勾選章戳後, 按下確定按鈕 19

20 ( 四 ) 便利貼使用者欲提示相關人員注意事項, 可以貼附便利貼 1. 開啟便利貼功能點選簽核功能下便利貼, 開啟編輯視窗畫面呈現 : 2. 便利貼大小及位置可調整縮小後畫面呈現 20

21 3. 可以重新編輯便利貼於便利貼上按右鍵選擇編輯便利貼回到編輯視窗 21

22 ( 五 ) 會核意見使用者表示對此份公文的意見, 可以貼附簽核意見 1. 開啟會核意見功能點選簽核功能下會核意見, 開啟編輯視窗畫面呈現 : 2. 會核意見大小及位置可調整 3. 可以重新編輯會核意見於會核意見上按右鍵選擇編輯便利貼 22

23 開啟編輯視窗 ( 六 ) 手寫使用者可配合手寫板進行手寫批示 1. 開啟手寫管理點選功能表或圖示之手寫功能 2. 使用手寫功能畫面 23

24 ( 七 ) 預存手寫使用者可以將手寫批示內容儲存起來, 可於下次選取使用 ( 八 ) 清稿清除文稿上所有簽核物件, 並將插入 / 刪除文字放入文稿內 1. 清稿 ( 全清 ) 清除文面上新增刪除的文字內容及圖形貼附, 並回到製作編輯模式 2. 清稿 ( 僅清字 ) 三一般清除文面上新增刪除的文字內容一般功能表下之增加縮排減少縮排復原重做加上序號刪除序號上標下標增加行距及減少行距, 以上之功能描述請詳閱工具列說明 ( 第 8 頁至第 9 頁 ) ( 一 ) 儲存將目前公文狀態儲存步驟 : 點選儲存按鈕, 完成儲存動作 24

( 二 ) 匯出當使用者須匯出文書本文檔或文稿頁面檔時, 可點選一般功能表匯出, 即跳出匯出格式選擇視窗匯出格式可選擇 DI TXT HTML PDF TIFF 及 JPEG 步驟 : 選擇匯出 PDF, 可選擇圖片解析度 (DPI), 按下匯出 ( 三 ) 列印當使用者須列印紙本公文及簽核紀錄時, 點選一般

25 ( 二 ) 匯出當使用者須匯出文書本文檔或文稿頁面檔時, 可點選一般功能表匯出, 即跳出匯出格式選擇視窗匯出格式可選擇 DI TXT HTML PDF TIFF 及 JPEG 步驟 : 選擇匯出 PDF, 可選擇圖片解析度 (DPI), 按下匯出 ( 三 ) 列印當使用者須列印紙本公文及簽核紀錄時, 點選一般功能表列印, 開啟列印視窗, 可選擇是否需列印裝訂線雙面列印及列印簽核紀錄步驟 1: 勾選裝訂線雙面列印及列印簽核紀錄步驟 2: 按下列印按鈕選項說明 : 1. 勾選列印裝訂線 : 列印裝訂線 2. 勾選雙面列印 : 採用雙面列印 3. 勾選列印簽核紀錄 : 顯示簽核紀錄, 包含簽核人員姓名職稱角色及時間 25

26 ( 四 ) 附件編輯公文時, 如須加入附件, 可使用附件管理來新增修改及刪除附件新增步驟 1: 點選新增附件, 選取附件檔案, 系統帶入檔案名稱於附件名稱及說明, 使用者也可自行編輯附件說明 ( 補圖 ) 步驟 2: 點選確認按鈕, 即加入附件清單步驟 3: 點選完成按鈕, 完成附件新增作業, 並關閉視窗提供新增多筆附件, 並於視窗下方顯示檔案容量 26

27 修改步驟 : 點圖示, 可以重新選擇附件檔案, 並修改檔案名稱及說明於主畫面樹狀圖, 點兩下附件完成下載功能, 附件編輯完成, 必須重新上傳, 才完成附件更新刪除步驟 : 點圖示, 即刪除此筆附件 27

28 加入附件系統即會顯示附件容量大小, 請注意電子交換的附件容量大小不可超過 2048KB(2MB) 若您選取的資料超過 2048KB, 系統會以訊息提示, 且不允許附件檔案上傳四使用者設定 ( 一 ) 自建通訊錄管理使用者可建立屬於自己的通訊錄, 使用者設定功能表下自建通訊錄管理, 開啟通訊錄管理 1. 受文者管理新增受文者步驟 : 輸入受文者資料, 受文者資料欄位填寫完畢按確定儲存按鈕 28

29 編輯受文者提供查詢目前機關所使用之受文者, 可編輯或刪除該使用者所建立之受文者步驟 : 於機關名稱 / 姓名欄位輸入資料, 系統自動搜尋符合資料, 點選清單上受文者, 系統帶入受文者欄位資料 2. 群組管理編輯完欄位資料後, 點選確定儲存按鈕新增群組名稱 : 可新增多筆群組名稱步驟 : 輸入群組名稱後按儲存, 點選多筆新增可以一次新增多筆群組名稱編輯群組名稱步驟 1: 點查詢按鈕, 開啟查詢群組名稱視窗, 29

30 步驟 2: 點選欲查詢之群組名稱按確定按鈕步驟 3: 系統帶入編輯群組名稱欄位, 編輯完後按儲存按鈕刪除自建群組步驟 1: 點查詢按鈕, 開啟查詢群組名稱視窗, 步驟 2: 點選欲查詢之群組名稱按確定按鈕步驟 3: 系統帶入編輯群組名稱欄位, 按刪除按鈕群組成員管理 : 將受文者加入至群組內步驟 1: 點查詢跳出查詢群組名稱, 點選欲查詢之群組名稱按確定步驟 2: 於機關關鍵字欄位輸入關鍵字, 系統將搜尋結果以清單方式呈現步驟 3: 點選該受文者後, 點選選擇按鈕加入群組內, 並按儲存按鈕, 完成新增群組成員 30

31 匯出作業步驟 1: 於下拉式選單, 選擇匯出受文者或群組步驟 2: 點選顯示清單按鈕步驟 3: 勾選欲匯出項目, 點選匯出按鈕匯入作業步驟 1: 於下拉式選單, 選擇匯入受文者或群組步驟 2: 點選選擇檔案按鈕步驟 3: 跳出檔案選擇視窗, 選擇欲匯入檔案步驟 4: 勾選欲匯入項目, 點選匯入按鈕 31

32 ( 二 ) 辭庫管理使用者可依自己書寫公文時之需求, 設定常用字至辭庫, 以免經常重複輸入相同字之時間新增 : 新增辭庫名稱及內容步驟 : 輸入辭庫名稱及內容, 點選確認按鈕, 即儲存修改 : 修改辭庫名稱步驟 1: 辭庫名稱下拉式選單, 選擇欲修改之辭庫名稱, 點選修改按鈕, 修改辭庫名稱 32

33 步驟 2: 開啟編輯辭庫名稱視窗, 編輯完辭庫名稱, 點選確定, 會回到選單視窗刪除 : 刪除辭庫名稱及內容步驟 : 辭庫名稱下拉式選單, 選擇欲刪除之辭庫名稱, 點選刪除按鈕, 彈出確認是否刪除辭庫名稱及內容視窗, 點選確認按鈕, 完成辭庫名稱及內容刪除匯出辭庫 33

34 步驟 1: 勾選欲匯出之辭庫名稱, 點選匯出按鈕, 匯出辭庫步驟 2: 選擇儲存位置, 並編輯檔案名稱, 點選存檔按鈕匯出格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔匯入辭庫步驟 1: 點選匯入頁籤, 選擇欲匯入之文字檔步驟 2: 勾選欲匯入之辭庫, 按下匯入匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字 34

35 元作為分隔使用辭庫步驟 : 點兩下欲插入本文編輯區之辭庫內容, 即插入本本編輯區 ( 三 ) 符號管理系統預設一列常用符號, 當使用者欲新增自己的常用符號時, 可以於符號管理來新增修改及刪除符號欄位說明 1. 符號名稱 : 可自行輸入符號 2. 符號快速鍵 : 以 Ctrl 鍵 +Alt 鍵 + 數字鍵 0~9 為主, 例 : Ctrl+Alt+0 鍵選項說明新增符號步驟 1: 點選一個符號鈕, 輸入符號名稱及符號快速鍵欄位內容 35

36 步驟 2: 點選新增按鈕, 完成符號新增, 點選確定按鈕, 儲存至資料庫新增下一筆 : 出現一排新的符號列修改符號步驟 : 點選符號列表內之符號鈕, 如果此符號鈕已有資料, 修改符號名稱欄位內容, 點選修改, 覆蓋原本的符號鈕刪除符號步驟 : 點選符號列表內之符號鈕, 如果此符號鈕已有資料, 清空符號名稱欄位內容, 點選修改, 即刪除此符號使用符號步驟 : 點選符號鈕, 即插入本文編輯區 36

37 ( 四 ) 章戳管理使用者於第一次使用核章功能時, 須至章戳管理新增一個章戳才能使用, 使用者設定功能表下章戳管理, 開啟編輯章戳視窗新增章戳步驟 1: 編輯欄位資料後, 點選加入清單按鈕, 於章戳清單顯示章戳步驟 2: 選取預設章戳後, 點選儲存按鈕欄位說明 : (1) 章戳名稱, 由系統帶入使用者名稱 (2) 上中下 : 編輯章戳內容, 例如單位, 職稱 (3) 時間位置 : 日期時間顯示位置於章戳右方或下方 ( 五 ) 手寫管理使用者可以新增手寫批示及儲存, 下次可選取使用 37

38 選項說明 : 新增 : 點選新增按鈕, 於視窗空白處開始手寫, 點選完成手寫, 並命名此手寫批示刪除 : 點選刪除按鈕下拉選單, 選擇欲刪除項目, 點選選取 : 點選下拉選單, 選擇欲加入項目, 點選選取按鈕, 即帶入文稿內五發文 ( 一 ) 稿轉函繕校人員進行稿轉函及發文作業步驟 : 點選稿轉函, 彈出是否確定進行稿轉函對話框, 點選確定按鈕, 即進行稿轉函, 點選取消按鈕, 則取消稿轉函動作 ( 二 ) 發文作業如稿轉函成功, 會開啟發文作業視窗, 進行發文作業 38

39 欄位說明欄位名稱資料型態說明群組文字序數字序號發文勾選按鈕可勾選是否發文含附件勾選按鈕可勾選是否含附件受文者名稱文字顯示受文者名稱正副本稱謂文字顯示正副本稱謂本別文字, 如 : 正本副本抄本顯示本別發文方式文字, 如 : 電子交換紙本傳遞郵寄內部行文其他顯示發文方式機關代碼數字顯示機關代碼郵遞區號數字顯示郵遞區號地址文字顯示地址選項說明 1. 修改受文者內容當發現受文者內容有誤時, 可重新選取受文者步驟 : 點選修改受文者內容按鈕, 開啟正副本選取視窗, 可重新選取受文者 2. 預覽 : 預覽列印公文 3. 列印受文者清單發文後, 文書人員可列印此清單做留存或是可套印地址籤條於電腦標籤紙上, 以便黏貼於公文信封寄送步驟 : 點選列印受文者清單按鈕, 即列印受文者清單 4. 列印發文清單 : 列印發文清單 39

40 5. 電子交換 & 列印 : 將勾選轉交換檔 & 列印的受文者, 進行電子交換及列印 6. 電子交換 : 勾選電子交換的受文者轉出 DI 檔及 SW 檔, 送至電子交換指定的資料夾 7. 紙本列印 : 列印勾選列印的受文者 8. 離開 : 關閉此發文作業視窗 9. 行文機關保密 (1) 如勾選行文機關保密, 列印結果會將正副本的各個單位 ( 所勾選的列印單位 ), 逐一帶入受文者並列印出來 (2) 如勾選行文機關保密, 電子交換的結果會將受文者分開顯示在正副本及受文者, 會根據正副本可交換的單位產生同數量的 DI 檔及 SW 檔 10. 身分證字號遮隱如勾選身分證字號遮隱, 於預覽時產生身分證字號遮蔽 11. 騎縫章 : 如須列印騎縫章可勾選 12. 雙面列印 : 如須雙面列印可勾選 13. 裝訂線 : 如須列印裝訂線可勾選 40

目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫

目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫桃園市政府 WEB 版公文製作系統發文作業操作手冊民國 104 年 9 月製版本 V1.0 目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理... 2 1. 新增詞庫名稱及內容... 2 2. 修改詞庫名稱... 3 3. 修改詞庫內容... 4 4. 刪除詞庫名稱... 5 5. 匯出詞庫... 6 6. 匯入詞庫...