目錄第一章公文管理系統... 1 一主畫面功能說明... 1 第二章線上簽核功能前置作業... 2 一安裝 HiCOS 卡片管理工具... 2 二自然人憑證匯入... 3 三檢核線上簽核流程是否正確... 4 第三章來文公文處理作業... 5 一電子來文函復 - 發文... 5 二電子

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等桂
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1 臺中市政府學校公文整合資訊系統教育訓練講義承辦人作業民國 105 年 11 月增修版本 V2.0

2 目錄第一章公文管理系統... 1 一主畫面功能說明... 1 第二章線上簽核功能前置作業... 2 一安裝 HiCOS 卡片管理工具... 2 二自然人憑證匯入... 3 三檢核線上簽核流程是否正確... 4 第三章來文公文處理作業... 5 一電子來文函復 - 發文... 5 二電子來文簽辦 - 存查三紙本來文函復 - 發文四紙本來文簽辦 - 存查第四章創簽稿公文處理作業一線上簽核 - 創稿發文二線上簽核 - 創簽存查三紙本簽核 - 創稿發文四紙本簽核 - 創簽存查第五章受會公文處理作業一線上簽核受會公文第六章系統常用功能說明一退分 ( 線上簽核適用 ) 二線上簽核公文轉紙本簽核三線上簽核公文批核軌跡列印操作步驟四線上簽核傳送取回作業五未帶憑證申請六補簽追認作業七代理人設定八刪除函復文稿資訊 ( 紙本簽核適用 ) 九表單處理第五章電子公布欄功能說明一本機關公布欄二他機關公布欄三布告資料查詢四布告相關報表第六章 WEB 公文製作系統一編輯區域說明二使用者設定功能說明 ( 一 ) 自建通訊錄管理新增受文者... 48

3 2. 修改受文者刪除受文者新增群組名稱編輯群組成員匯出通訊錄匯入通訊錄 ( 二 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱及內容匯出詞庫匯入詞庫 ( 三 ) 符號管理新增符號修改符號刪除符號使用符號 ( 四 )PIN 碼暫存管理 ( 五 ) 顯示簽核資訊管理 ( 六 ) 是否開啟下一筆管理 ( 七 ) 發文機關管理編輯發文機關新增次要發文機關 ( 八 ) 自動存檔時間管理 ( 九 ) 顯示批核資料管理 ( 十 ) 列印選項設定 ( 十一 ) 發文列印選項設定 ( 十二 ) 敬陳抬頭管理 ( 十三 ) 視窗大小管理 ( 十四 ) 聯絡資訊選項設定附錄一第一次開啟 WEB 公文製作附錄二無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player) 一登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player 二手動安裝 Adobe Flash Player 附錄三 WEB 公文製作離線版一安裝程式二如何使用附錄四憑證簽章元件 - 安裝說明一 Internet Explorer(IE)... 84

4 二 Chrome(Google 瀏覽器 ) 三 Firefox( 火狐 ) 臺中市政府學校公文整合資訊系統民國 105 年 11 月增修版本 V2.0 長科系統服務股份有限公司協力教育訓練講義

第一章公文管理系統一主畫面功能說明 A 顯示使用者名稱課室線上人數, 切換身分主畫面或登出系統功能鈕 B 系統功能之細項作業選擇區, 分為作業查詢報表維護公文製作 C D E 系統快捷功能選單, 分別為承辦公文電子公布欄與常用作業公文訊息區 : 顯示目前個人承辦中受會承辦中

5 第一章公文管理系統一主畫面功能說明 A 顯示使用者名稱課室線上人數, 切換身分主畫面或登出系統功能鈕 B 系統功能之細項作業選擇區, 分為作業查詢報表維護公文製作 C D E 系統快捷功能選單, 分別為承辦公文電子公布欄與常用作業公文訊息區 : 顯示目前個人承辦中受會承辦中主管已決行會核中之公文件數電子公布欄區 : 顯示本機關他機關登載之布告件數系統訊息區 : 顯示傳閱公文逾期未結案公文件數之訊息最新布告 : 顯示系統維護人員登載之系統公告資訊提供下載區信任網站設定線上報修系統連線軟體公文系統 E 學院公文系統 _ 操作手冊公文系統 _ 常見問題 1

6 第二章線上簽核功能前置作業一安裝 HiCOS 卡片管理工具操作步驟 (1) 登入學校公文整合資訊系統網址於相關連結選單, 點選公文系統下載區 (2) 點選 Hicos 卡片管理工具下載並安裝即可 2

7 二自然人憑證匯入操作步驟 (1) 於維護功能選單, 點選個人資料維護 (2) 按憑證匯入鈕 (3) 輸入自然人憑證 PIN 碼 (4) 按確定鈕, 即完成匯入 3

8 三檢核線上簽核流程是否正確操作步驟 (1) 於查詢功能選單, 點選簽核流程清單 (2) 檢核線上簽核流程是否正確如需調整, 請洽機關系統維護人員設定 4

9 第三章來文公文處理作業一電子來文函復 - 發文操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 點選公文文號旁的圖示開啟公文製作 (4) 按新增簽稿鈕 (5) 選擇範本 ( 函或其他範本 ), 按確定鈕 5

10 (6) 繕打文稿內容 (7) 按上傳公文管理鈕 (8) 按傳送鈕 6

11 (9) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) (10) 主管決行後, 公文會回到決行公文頁籤 (11) 點選公文文號旁的圖示 (12) 按確定鈕開啟公文製作 7

12 (13) 按清稿 ( 全清 ) 鈕, 系統顯示提示訊息, 按確定鈕, 即可將主管於文稿批示之內容進行變更 (14) 按發文作業鈕 ( 系統自動帶入發文日期 ) (15) 按紙本列印鈕, 列印正副本受文者之紙本發文公文完成後, 按取消鈕離開發文作業視窗 8

13 (16) 按傳送發文鈕 (17) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕, 將公文傳送至下一關 ( 發文人員 ), 即完成公文流程 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) 9

14 二電子來文簽辦 - 存查操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 點選公文文號旁的圖示開啟公文製作 (4) 按簡易簽辦鈕 (5) 繕打擬辦內容 (6) 按上傳公文管理鈕 10

15 (7) 按傳送鈕 (8) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) (9) 主管決行後, 公文會回到決行公文頁籤 (10) 點選公文文號旁的圖示 11

16 (11) 按確定鈕開啟公文製作 (12) 按傳送歸檔鈕 (13) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕, 將公文傳送至下一關 ( 檔管人員 ), 即完成公文流程 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) 12

17 三紙本來文函復 - 發文操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 點選公文文號旁的圖示開啟公文製作 (4) 選擇範本 ( 函或其他範本 ), 按確定鈕 (5) 繕打文稿內容 (6) 按上傳公文管理鈕 13

18 (7) 按列印鈕, 列印公文文稿, 即可離開公文製作系統, 並將紙本公文陳核單位主管 (8) 主管批示後, 點選承辦處理匣 (9) 點選主辦公文頁籤 (10) 點選公文文號旁的圖示開啟公文製作 14

19 (11) 依主管批示情況, 修改主旨與說明等內容 (12) 按上傳公文管理鈕 (13) 按發文作業鈕 ( 系統自動帶入發文日期 ) (14) 按紙本列印鈕, 列印正副本受文者之紙本發文公文後, 按取消鈕即可離開發文作業視窗 15

20 (15) 於公文文號按滑鼠左鍵, 系統顯示處理選單, 點選管理資訊 (16) 輸入承辦相關資訊, 按儲存鈕 (17) 若有附件資料, 於下方按新增鈕輸入附件相關資料, 點選前方儲存後即可離開視窗, 將公文文稿送交文書人員, 即完成公文流程 16

21 四紙本來文簽辦 - 存查直接於來文紙本填寫承辦意見後, 將紙本公文陳核單位主管操作步驟 (1) 主管批示後, 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 於公文文號按滑鼠左鍵, 系統顯示處理選單, 點選管理資訊 (4) 輸入承辦相關資訊, 按儲存鈕 (5) 若有附件資料, 於下方按新增鈕輸入附件相關資料, 點選前方儲存後即可離開視窗, 將公文文稿送交文書人員, 即完成公文流程 17

22 第四章創簽稿公文處理作業一線上簽核 - 創稿發文操作步驟 (1) 於公文製作功能選單, 點選繕打新公文 - 線上簽核 (Web) 18

23 (2) 選擇範本 ( 函或其他範本 ) (3) 按確定鈕即可開啟公文製作臺中市政府學校公文整合資訊系統承辦人作業教育訓練講義 (4) 繕打文稿內容 (5) 按取公文文號鈕 19

24 (6) 系統顯示取號成功訊息, 發文文號即有公文文號帶入 (7) 按傳送鈕 (8) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) (9) 公文決行後, 操作步驟請參考 P.7-P.9 步驟二線上簽核 - 創簽存查操作步驟 (1) 於公文製作功能選單, 點選繕打新公文 - 線上簽核 (Web) 20

25 (2) 選擇範本 ( 上行簽或其他範本 ) (3) 按確定鈕即可開啟公文製作 (4) 繕打文稿內容 (5) 按取公文文號鈕 21

26 (6) 系統顯示取號成功訊息 (7) 按傳送鈕 (8) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) 22

27 (9) 公文決行後, 操作步驟請參考 P.11-P.12 步驟 9-13 三紙本簽核 - 創稿發文操作步驟 (1) 於公文製作功能選單, 點選繕打新公文 - 紙本簽核 (Web) (2) 選擇範本 ( 函或其他範本 ) (3) 按確定鈕即可開啟公文製作 23

28 (4) 繕打文稿內容 (5) 按取公文文號鈕 24

29 (6) 系統顯示取號成功訊息, 發文文號即有公文文號帶入 (7) 按列印鈕, 列印公文文稿, 即可離開公文製作系統, 並將紙本公文陳核單位主管 (8) 公文決行後, 操作步驟請參考 P.14-P.17 步驟 8-17 四紙本簽核 - 創簽存查操作步驟 (1) 於公文製作功能選單, 點選繕打新公文 - 紙本簽核 (Web) 25

30 (2) 選擇範本 ( 上行簽或其他範本 ) (3) 按確定鈕即可開啟公文製作 (4) 繕打文稿內容 (5) 按取公文文號鈕 26

31 (6) 系統顯示取號成功訊息 (7) 按列印鈕, 列印公文文稿, 即可離開公文製作系統, 並將紙本公文陳核單位主管 (8) 公文決行後, 操作步驟請參考 P.17-P.18 步驟

32 第五章受會公文處理作業一線上簽核受會公文操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選受會公文頁籤 (3) 點選公文文號旁的圖示開啟公文製作 (4) 輸入會辦意見 ( 非必填 ) (5) 按傳送鈕 (6) 於傳送下一關視窗, 按傳送並離開鈕 ( 需插入自然人憑證, 並輸入 PIN 碼 ) 28

33 29

34 第六章系統常用功能說明一退分 ( 線上簽核適用 ) 功能說明提供承辦人將文書人員分文之線上簽核公文, 退分回文書人員, 公文流程送至文書人員公文分文匣操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 於欲處理之公文文號按滑鼠左鍵, 系統顯示處理選單, 點選退分 (4) 輸入退分依據退分原因建議改分單位 (5) 按儲存並送核鈕 (6) 出現退分申請完成訊息, 按確定鈕 30

35 (7) 選擇簽核人員 (8) 按確定鈕, 即完成公文退分送核 (9) 退分中的公文於主辦公文匣的處理狀態呈現退分處理中 31

36 二線上簽核公文轉紙本簽核功能說明承辦人員可依據公文辦理情況, 將線上簽核公文轉為紙本簽核公文請先將公文紙本 ( 含簽核軌跡 ) 列印後, 才可進行紙本簽核設定公文簽核模式設定為紙本簽核後, 無法再變更為線上簽核模式操作步驟 (1) 點選承辦處理匣 (2) 點選主辦公文頁籤 (3) 於欲處理之公文文號按滑鼠左鍵, 系統顯示處理選單, 點選紙本簽核 32

37 (4) 輸入轉紙本簽核原因 (5) 按確定鈕, 即完成線上簽核公文轉紙本簽核公文設定 33

38 三線上簽核公文批核軌跡列印操作步驟線上簽核公文轉紙本簽核需列印批核軌跡, 相關處理步驟如下 : 34

公文若被開啟, 即無法取回, 需請目前人員退回操作步驟 (1) 於作業功能選單,

39 操作步驟 (1) 將卷軸移至最後一頁, 即可查看批核軌跡 (2) 按上方列印鈕 (3) 勾選批核列印選項, 例 : 列印批核軌跡列印批核意見等 (4) 按列印鈕, 即可列印批核軌跡四線上簽核傳送取回作業功能說明提供承辦人公文流程設定錯誤之取消功能, 取消後可於承辦處理清單重新進行設定公文若被開啟, 即無法取回, 需請目前人員退回操作步驟 (1) 於作業功能選單, 點選線上簽核傳送取回作業 (2) 於欲取回之公文文號, 點選圖示 (3) 輸入傳送取回原因 (4) 按儲存鈕, 即可取回 35

40 五未帶憑證申請功能說明提供承辦人可申請未帶憑證, 無須使用憑證即可傳送線上簽核公文操作步驟 (1) 於作業功能選單, 點選未帶憑證設定 (2) 按新增鈕 (3) 輸入未帶憑證申請資訊 (4) 按儲存鈕即完成申請六補簽追認作業功能說明提供承辦人於申請未帶憑證期間傳送之線上簽核公文, 需於公文結案前進行憑證補簽操作步驟 (1) 於作業功能選單, 點選補簽追認作業 36

41 (2) 輸入自然人憑證 PIN Code (3) 按執行鈕, 系統即進行自然人憑證補簽作業七代理人設定功能說明提供休假時職務代理人職務代理期間與休假事由之設定, 以利職務代理人於代理期間使用個人帳號可登入系統執行代理工作操作步驟 (1) 於作業功能選單, 點選代理人設定 (2) 選擇單位姓名, 輸入代理期間及事由代理期間供行事曆可點選事由可點選詞庫輸入 (3) 按儲存鈕, 即完成代理人設定 37

42 八刪除函復文稿資訊 ( 紙本簽核適用 ) 操作步驟 (1) 點選承辦公文匣 (2) 於公文文號右方點選垃圾桶圖示, 系統顯示提示訊息 (3) 按確定鈕, 即可刪除函復文稿資訊九表單處理功能說明提供承辦人進行公文展期速別調整公文退分檔案借調延後歸檔解密檔案之申請登錄 38

43 以公文展期申請示範操作步驟 (1) 點選表單處理匣 (2) 點選公文展期頁籤 (3) 點選可申請展期公文清單 (4) 點選展期 (5) 點選申請方式, 輸入展期天數展期原因或可點選圖示選擇展期原因系統預設線上申請, 紙本簽核公文可選擇紙本申請或線上申請, 線上簽核公文僅可線上申請系統預設 6 天, 可自行修改 (6) 按儲存鈕, 系統出現注意稽核要點之訊息 (7) 按確定鈕, 即可完成展期申請 39

44 線上申請 - 送核 (8) 系統自動回至展期公文清單, 按送核鈕 (9) 選擇公文展期簽核人員 (10) 按確定紐, 即完成送主管簽核註 : 送核後, 按取回鈕, 可將主管未簽核之表單取消簽核紙本申請 - 列印紙本 (8) 系統自動回至展期公文清單, 按展期單鈕, 即可列印公文展期申請單 40

45 第五章電子公布欄功能說明一本機關公布欄功能說明瀏覽本機關於登載期間內之所有布告資訊操作步驟 (1) 點選本機關公布欄 (2) 點選布告編號, 即可瀏覽布告內容按公告內容鈕, 可查看公文本文文稿按布告內容鈕, 可查看公文布告資訊 (3) 點選閱讀, 系統自動將該筆布告資訊移至已閱讀區 41

46 二他機關公布欄功能說明瀏覽他機關於登載期間內之所有布告資訊操作步驟 (1) 點選他機關公布欄 (2) 點選布告編號, 即可瀏覽布告內容按公告內容鈕, 可查看公文本文文稿按內容鈕, 可查看公文布告資訊 (3) 點選閱讀, 系統自動將該筆布告資訊移至已閱讀區 42

47 三布告資料查詢功能說明提供查詢所有已登載過之布告資料操作步驟 (1) 於查詢功能選單, 點選本機關公布欄查詢或他機關公布欄查詢 (2) 輸入查詢條件, 至少一個條件以上, 如公文文號發文日期等資訊 (3) 按查詢鈕, 系統產生符合條件之清單 ( 清單各欄位資訊皆可排序 ) 註 : 可點選布告編號查看布告登載內容 43

48 四布告相關報表操作步驟 (1) 於報表功能選單, 點選公布欄閱讀清單 (2) 輸入閱讀日期區間 (3) 按預覽鈕, 即可產生報表 44

49 第六章 WEB 公文製作系統一編輯區域說明區域功能說明 A 功能表開啟新檔新增簽稿簡易簽辦另存新檔一文多稿調整簽稿順序開啟例稿切換簽核模式切換換行規則文別轉換刪除簽稿合併列印段落顯示調整函轉套印系統匯入公文編輯視窗編輯表單範本便利貼螢光標記清稿 ( 全清 ) 清稿( 僅清字 ) 儲存匯出批次匯出另存來文列印批次列印列印簽稿會核單列印印信蓋用續頁表附件版本巡覽意見軌跡編輯工具 45

50 自建通訊錄管理個人詞庫管理符號管理 PIN 碼暫存管理顯示簽核資訊管理是否開啟下一筆管理發文機關管理自動存檔時間管理顯示批核資料管理列印選項設定發文列印選項設定敬陳抬頭管理視窗大小管理聯絡資訊選項設定區域功能說明開啟新公文, 系統提供範本開啟個人另存範本選擇分類號 B 工具列編輯速別密等決行層級等選取正副本受文者選取會辦單位刪除建立之簽稿調整簽稿顯示之順位編輯職稱電話傳真電子信箱等區域功能說明可將樹狀圖區域左右移動顯示 C 樹狀圖插入個人自建詞庫, 可新增修改刪除簽核意見輸入區域放大查看線上簽核公文意見軌跡 46

51 二使用者設定功能說明 ( 一 ) 自建通訊錄管理功能說明提供承辦人建立屬於自己的通訊錄, 以利編輯公文正副本受文者時, 可直接搜尋資料新增 47

52 1. 新增受文者操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 輸入受文者資料, 例如 : 機關名稱 / 姓名郵遞區號地址等機關名稱 / 姓名為必要欄位 (3) 按確定儲存鈕, 即可完成受文者新增 48

53 2. 修改受文者 49

54 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 點選編輯受文者 ( 查詢 / 修改 / 刪除 ) (3) 於依機關名稱 / 姓名查詢欄位輸入欲修改之受文者, 系統會自動搜尋符合資料 (4) 編輯受文者資料, 例如 : 別名郵遞區號等 (5) 按確定儲存鈕, 即可完成受文者修改 50

55 3. 刪除受文者 51

56 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 點選編輯受文者 ( 查詢 / 修改 / 刪除 ) (3) 於依機關名稱 / 姓名查詢欄位輸入欲刪除之受文者, 系統會自動搜尋符合資料 (4) 按確定刪除鈕, 即可完成受文者刪除 52

57 4. 新增群組名稱操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 點選群組管理頁籤 (3) 輸入群組名稱 (4) 按儲存鈕, 即可完成群組名稱新增 53

58 5. 編輯群組成員 54

59 55

60 6. 匯出通訊錄操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 於群組管理頁籤, 點選群組成員管理 (3) 按查詢鈕, 系統開啟查詢群組名稱視窗 (4) 於群組名稱關鍵字欄位輸入資料, 按查詢鈕, 再點選欲編輯之群組名稱, 按確定鈕 (5) 於機關關鍵字欄位輸入受文者名稱, 系統自動搜尋符合資料 (6) 點選欲加入群組之機關名稱 (7) 按選擇鈕, 即可將資料加入右方清單 (8) 按儲存鈕, 即可完成群組成員管理 56

61 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 點選匯出頁籤 (3) 選擇匯出受文者或群組, 按顯示清單鈕 (4) 勾選欲匯出之選項 (5) 按匯出鈕 (6) 選擇儲存路徑 (7) 按存檔鈕, 即可完成通訊錄匯出 57

62 7. 匯入通訊錄操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自建通訊錄管理 (2) 點選匯入頁籤 (3) 選擇匯入受文者或群組, 按選擇檔案鈕 (4) 點選欲匯入之檔案, 按開啟舊檔鈕 (5) 勾選欲匯入之選項 (6) 按匯入鈕, 即可完成通訊錄匯入 58

63 ( 二 ) 個人詞庫管理功能說明提供承辦人建立常用詞庫, 可於文稿或承辦意見欄位直接點選使用 1. 新增詞庫名稱及內容操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選新增頁籤 (3) 輸入詞庫名稱 (4) 輸入詞庫內容多筆內容可按 Enter 鍵換行後再輸入下一筆資料 (5) 按確定鈕, 即可完成詞庫新增 59

64 2. 修改詞庫名稱操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選修改頁籤 (3) 選擇欲修改之詞庫名稱, 按修改鈕 (4) 編輯詞庫名稱, 按確定鈕, 即可完成詞庫名稱修改 60

65 3. 修改詞庫內容操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選修改頁籤 (3) 選擇欲修改之詞庫名稱 (4) 編輯詞庫內容註 : 按新增內容鈕, 可新增一筆文字內容 (5) 按儲存鈕, 即可完成詞庫內容修改 61

66 4. 刪除詞庫名稱及內容操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選刪除頁籤 (3) 選擇欲刪除之詞庫名稱 (4) 按刪除鈕, 系統顯示提示訊息, 按確定鈕, 即可完成詞庫刪除 62

67 5. 匯出詞庫操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選匯出頁籤 (3) 於詞庫清單勾選欲匯出之詞庫, 按匯出鈕 (4) 選擇儲存路徑, 按存檔鈕, 即可完成詞庫匯出 63

68 6. 匯入詞庫操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選個人詞庫管理 (2) 點選匯入頁籤 (3) 選擇欲匯入之檔案, 按開啟舊檔鈕 (4) 勾選欲匯入之詞庫 (5) 按匯入鈕, 即可完成詞庫匯入匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔 64

69 ( 三 ) 符號管理功能說明提供承辦人設定自行常用符號, 於符號管理來新增修改及刪除符號 1. 新增符號操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選符號管理 (2) 按新增下一筆鈕, 系統會新增一列空白符號鈕 (3) 點選任一個空白符號鈕, 輸入符號名稱 ( 例如 :@) 註 : 符號快速鍵非必填欄位 (4) 按新增鈕 (5) 按確定鈕, 即可完成符號新增 65

70 2. 修改符號 3. 刪除符號操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選符號管理 (2) 點選欲修改之符號鈕 (3) 於符號名稱欄位修改內容, 按修改鈕 (4) 按確定鈕, 即可完成符號修改 66

4. 使用符號臺中市政府學校公文整合資訊系統承辦人作業教育訓練講義操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選符號管理 (2) 點選欲刪除之符號鈕 (3) 按清除鈕 (4) 按確定鈕, 即可完成符號刪除操作步驟 (1) 點選符號鈕, 即可插入本文編輯區 ( 四 )PIN 碼暫存管理功能說明提供承辦人可選擇開啟或關閉記憶 PIN 碼, 記憶 PIN

71 4. 使用符號臺中市政府學校公文整合資訊系統承辦人作業教育訓練講義操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選符號管理 (2) 點選欲刪除之符號鈕 (3) 按清除鈕 (4) 按確定鈕, 即可完成符號刪除操作步驟 (1) 點選符號鈕, 即可插入本文編輯區 ( 四 )PIN 碼暫存管理功能說明提供承辦人可選擇開啟或關閉記憶 PIN 碼, 記憶 PIN 碼有效時間至當天 23 時 59 分 59 秒操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選 PIN 碼暫存管理 (2) 選擇開啟或關閉 (3) 按確定鈕, 即可完成設定有效時間為輸入 PIN 碼後至當日 23:59:59 止 ( 基於資訊安全考量 ) ( 五 ) 顯示簽核資訊管理功能說明提供承辦人可選擇開啟或關閉簽核資訊, 當滑鼠移至批核修改文字處, 是否顯示簽核者與時間 67

72 開啟關閉操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選顯示簽核資訊管理 (2) 選擇開啟或關閉系統預設為開啟 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 六 ) 是否開啟下一筆管理功能說明提供承辦人設定線上簽核公文送出後, 是否開啟或關閉下一筆公文提示訊息 68

73 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選是否開啟下一筆管理 (2) 選擇關閉詢問開啟或自動開啟系統預設為詢問開啟自動開啟 : 公文送出後, 系統自動開啟下一筆公文 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 七 ) 發文機關管理功能說明提供承辦人設定主要發文機關及次要發文機關資訊 1. 編輯發文機關操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選發文機關管理 (2) 編輯主要發文機關資訊 (3) 按確定鈕, 即可完成編輯註 : 簽便簽範本顯示之單位名稱, 系統預設帶使用者任職單位 69

74 2. 新增次要發文機關操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選發文機關管理 (2) 按新增次要發文機關鈕 (3) 編輯次要發文機關資訊 (4) 按確定鈕, 即可完成次要發文機關新增 ( 八 ) 自動存檔時間管理功能說明提供承辦人設定自動存檔時間, 已取號或上傳之公文, 系統即會依設定之時間進行上傳公文管理 70

75 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選自動存檔時間管理 (2) 系統預設為 10 分鐘, 可自行調整存檔間隔時間自動存檔時間最少為 10 分鐘 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 九 ) 顯示批核資料管理功能說明提供承辦人設定是否顯示線上簽核公文之批核資料, 例如 : 批核軌跡及意見欄位批核紀錄及貼紙備註資訊批核軌跡及意見欄位批核紀錄貼紙備註資訊 71

76 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選顯示批核資料管理 (2) 系統預設為全部勾選, 若不需顯示之資料可取消勾選 (3) 按確定鈕, 即可完成設定設定完成後於下次系統載入或公文儲存後生效 ( 十 ) 列印選項設定功能說明提供承辦人設定公文列印選項預設勾選項目 72

77 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選列印選項設定 (2) 勾選或取消勾選列印選項 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 (4) 於文稿按列印鈕, 系統即會帶入自行設定之列印預設選項 ( 十一 ) 發文列印選項設定功能說明提供承辦人設定發文作業選項預設勾選項目 73

78 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選發文列印選項設定 (2) 勾選或取消勾選發文列印選項 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 十二 ) 敬陳抬頭管理功能說明提供承辦人自訂敬陳抬頭預設顯示文字操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選敬陳抬頭管理 (2) 輸入敬陳抬頭文字 (3) 按確定鈕, 即可完成設定 ( 十三 ) 視窗大小管理功能說明提供承辦人設定來文視窗顯示大小比例 74

功能說明提供承辦人設定聯絡資訊選項預設勾選項目操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選聯絡資訊選項設定

79 操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選視窗大小管理 (2) 調整欲顯示之來文比例系統預設為 50% (3) 按確定鈕, 即可完成設定設定完成後於下次系統載入或公文儲存後生效 ( 十四 ) 聯絡資訊選項設定功能說明提供承辦人設定聯絡資訊選項預設勾選項目操作步驟 (1) 於使用者設定功能選單, 點選聯絡資訊選項設定 (2) 勾選或取消勾選聯絡資訊選項 (3) 按確定鈕, 即可完成設定設定完成後於下次系統載入或公文儲存後生效 75

80 附錄一第一次開啟 WEB 公文製作說明承辦人第一次開啟 WEB 公文製作, 會出現輸入發文機關資料之視窗, 當發文機關資訊輸入完畢後, 於下次登入系統即不會再跳出此視窗操作步驟 (1) 編輯主要發文機關資訊 (2) 編輯完成後, 按確定鈕註 1: 可設定簽便簽等範本顯示之單位名稱, 系統預設帶使用者任職單位註 2: 可新增多筆次要發文機關 76

81 附錄二無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player) 一登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player 若電腦並未安裝 Flash Player, 於登入系統時自動詢問是否安裝, 請按安裝鈕即可 77

82 二手動安裝 Adobe Flash Player 至 ADOBE 官方網站按立即安裝鈕即可 78

83 附錄三 WEB 公文製作離線版一安裝程式 1. 請至公文系統下載區下載離線版安裝程式 2. 解壓縮後執行 Web 公文製作 ( 離線版 ) 檔案 3. 按繼續鈕 79

84 4. 按我同意鈕 5. 安裝完畢, 按完成鈕即可 80

85 二如何使用 1. 執行桌面捷徑 Web 公文製作 ( 離線版 ) 2. 於姓名欄位下拉選單選擇承辦人, 按確定鈕註 1: 需先由公文系統開啟 WEB 公文製作進行相關資料同步與下載註 2: 若此電腦有多位使用者, 請於姓名下拉選單選擇 81

86 3. 按新增簽稿鈕或開啟例稿鈕開啟公文製作進行文稿繕打 4. 文稿製作完成後, 可於編輯功能表選單, 點選另存新檔進行檔案儲存 82

87 5. 如欲列印紙本, 請點選列印圖示進行紙本公文列印 83

88 附錄四憑證簽章元件 - 安裝說明一 Internet Explorer(IE) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此操作步驟進行安裝 84

89 85

90 86

91 二 Chrome(Google 瀏覽器 ) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此操作步驟進行安裝 87

92 88

93 狀況一 : 重新啟動 Chrome 瀏覽器後, 畫面右上角提示訊息需點擊啟用擴充功能 89

94 狀況二 : 手動執行 Chrome 瀏覽器擴充功能設定 (1) 於網址列輸入下列網址 : 臺中市政府 / (2) 擴充套件 :2 個皆需點選加到 CHROME 按鈕 90

95 三 Firefox( 火狐 ) 說明開啟 WEB 公文製作時, 系統提示要求安裝或更新 WEB 公文製作憑證簽章元件, 請依照此操作步驟進行安裝 91

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第一章

桃園市政府 WEB 版公文製作系統操作手冊承辦人作業民國 106 年 2 月製版本 V4.0 目錄第一章 WEB 公文製作操作說明... 1 一編輯區域說明... 1 二進階功能說明... 3 ( 一 ) 自建通訊錄管理... 3 1. 新增受文者... 4 2. 修改受文者... 5 3. 刪除受文者... 7 4. 新增群組名稱... 9 5. 編輯群組成員... 9 6. 匯出通訊錄...