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瞻蝶麴
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1 ( 股 ) 公司電子公文系統操作手冊線上簽核與安裝股份有限公司 115 台北市南港區園區街 3-2 號 5 樓之 3 TEL: 傳真 : 中華民國年 3 月

2 目錄第一章安裝公文製作安裝公文製作前 (IE 6 前置設定 ) 安裝公文製作前 (IE 7 IE 8 前置設定 ) 安裝公文製作前 (Office Word XP 設定 ) 安裝公文製作前 (Office Word 2007 設定 ) 安裝公文製作程式第二章公文來文簽收登入系統線上稽催第三章公文製作公文製作公文暫存夾帶電子附件列印公文 ( 紙本公文傳遞 ) 第四章公文流程外來公文簽收 ( 收文 )( 承辦簽收 ) 公文流程傳遞 ( 收文 )( 承辦 ) 公文流程傳遞 ( 收發文 )( 承辦 ) 公文流程傳遞 ( 發文 )( 承辦 ) 公文追蹤公文經手預設流程簽核意見登打與列印主管授權決行作業 : 簽核意見登打與授權決行承辦人結案作業資料查詢第五章其他功能線上更新常用字集設定代理人設定自訂發文群組基本資料設定第六章登記桌操作登記桌收件匣 ( 會辦 : 加簽 ) 登記桌收文作業登記桌結案作業登記桌查詢已結案公文登記桌解除結案作業

安裝公文製作前 (IE 6 前置設定 ) 設定 IE 6 瀏覽器開啟 IE 6 瀏覽器, 檢視工具列中是否有 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search

3 第一章安裝公文製作本章節提供使用者在進行安裝 YamiiFlow 公文製作程式前, 有關使用者 IE 瀏覽器 IE 6.0 IE 7.0 需注意並設定事項與 Office XP , 進行 Word 列印紙本時需配合之設定相關安裝 YamiiFlow 公文製作程式之操作步驟 1 安裝公文製作前 (IE 6 前置設定 ) 設定 IE 6 瀏覽器開啟 IE 6 瀏覽器, 檢視工具列中是否有 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search 等不同種類工具列請在 Google 或 MSN 或 Web Search 的字樣上在點一下, 則字樣前的勾勾會不見, 且工具列也會消失, 如此便可以順利打開漢龍公文系統了然後到工具網際網路選項進入一般這個頁面的設定中 2

4 選項選第一個 : 每次查閱畫面時設定自訂層級再來到安全性的頁面, 分別點選信任的網站, 然後按下方的自訂層級按鈕, 會出現如右方的畫面, 請檢查 ActiveX 控制項與插件之下的選項是否有停用的選項, 將停用的選項變更為提示或啟動 3

加入信任網站請將學校公文網址加入, 例如 :http://edoc.xxxx.edu.

5 加入信任網站請將學校公文網址加入, 例如 : 即可然後按下新增確定或 ( 關閉 ) ( 註 : 如果貴機關公文網頁是有做 SSL 加密, 為 https 網址, 此網站則為取消封鎖快顯倘若是 Windows XP 作業系統 SP2 版本的使用者, 請將瀏覽器工具功能表下之網際網路選項的隱私權的封鎖快顯視窗功能取消即可 4

於空白的地方按下右鍵觀察是否有 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search 等不同種類工具列請在

6 選頁籤選項進階後再至設定區勾選安全性的允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行, 再按確定離開即可 2 安裝公文製作前 (IE 7 IE 8 前置設定 ) 設定 IE 7 IE 8 瀏覽器打開您的 IE 7 瀏覽器, 於空白的地方按下右鍵觀察是否有 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search 等不同種類工具列請在 Google 或 MSN 或 Web Search 的字樣上在點一下, 則字樣前的勾勾會不見, 且工具列也會消失 5

7 點選工具網際網路選項進入後, 請到一般這個頁面, 在瀏覽歷程記錄這一欄, 按下設定這個鈕, 會出現下方畫面, 將選項調整為每次造訪網頁時進入網際網路近端內部網路以及信任的網站的自訂層級中, 將 ActiveX 控制項與外掛 6

tw, 按下新增關閉 PS: 若此區域內所有網站需要伺服器驗證為打勾狀態, 則請先將勾選點掉再將網址輸入 ( 註 :

8 程式項目, 若預設為停用選項請調整為提示即可若預設為啟動提示選項請不需調整加入信任網站選擇信任的網站選項, 點選網站按鈕請將公文網址加入, 例 : 按下新增關閉 PS: 若此區域內所有網站需要伺服器驗證為打勾狀態, 則請先將勾選點掉再將網址輸入 ( 註 : 如果貴機關公文網頁是有做 SSL 加密, 為 https 網址, 此網站則為取消開啟快顯封鎖程式請將 IE 7 瀏覽器工具功能表下之網際網路選項的隱私權內開啟封鎖快顯視窗程式 7

安裝公文製作前 (Office Word XP 2000 2003 設定 ) 設定 WORD

9 功能取消, 然後將設定部份的安全性調整至接受所有 Cookie 的狀態選頁籤選項進階後再至設定區勾選安全性的允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行, 再按確定離開即可 3 安裝公文製作前 (Office Word XP 設定 ) 設定 WORD XP 巨集安全性打開任意一個 WORD 檔案, 進入功能列 : 工具巨集安全性 8

10 然後將安全性選擇中 4 安裝公文製作前 (Office Word 2007 設定 ) 設定 WORD 2007 巨集安全性打開任意一個 WORD 檔案, 點選自訂快速存取工具列 : 其他命令選擇信任中心信任中心設定確定 9

$:C:\HLDoc$

11 選擇信任位置新增位置確定瀏覽公文範本位置路徑 :C:\HLDoc 確定 10

12 完成 Office Word 2007 設定 5 安裝公文製作程式登入公文製作系統選擇個人設定線上更新步驟一請按此下載下載公文 Web Client 製作方式一 : 可選擇從程式目前所在位置執行這個程式確定方式二 : 可選擇將將程式存到磁碟可以存放到桌面至桌面找到 NDSetup.exe 點兩下進行安裝 11

13 進入歡迎畫面, 選擇下一步安裝完成, 請選擇完成若系統要求重新啟動電腦, 請執行重新啟動電腦捷徑項目 : (1) 桌面 (2) 程式集漢龍電子公文漢龍電子公文製作 12

點選進入學校公文系統主機依據您所屬單位的不同, 給予登入帳號與登入密碼後, 按下登入系統按鈕即可登打帳號及密碼進入系統註 :

14 第二章公文來文簽收本章節說明使用者登入公文系統介面與公文收文簽收之介面 1 登入系統點選桌面上的漢龍電子公文製作即可進入文稿製作系統或執行程式集的漢龍電子公文製作亦可當進入公文製作系統首頁, 1. 點選進入學校公文系統主機依據您所屬單位的不同, 給予登入帳號與登入密碼後, 按下登入系統按鈕即可登打帳號及密碼進入系統註 : 承辦人員請熟記個人的登入帳號密碼若按下放棄登入按鈕會關閉此登入視窗, 此時若要再重新登入, 請再次點選登入系統按鈕, 即可登入後的主要操作畫面介紹 : 左邊區塊標示出登入的承辦人員名稱 + 職稱與功能區中間區塊是個人行事曆右邊區塊為公佈最新消息區 13

是針對承辦人員此帳號, 依據限結辦日期計算, 若超過時間, 會於使用者登入系統, 自動顯示跳出警示視窗

15 註 : 系統首次登入時可能需要等待一段時間, 原因為頇本機端初始化元件注意 : 使用公文系統前之安裝與設定必頇先完成當結束作業時, 必頇登出此系統, 請點選登出系統 : 2 線上稽催線上稽催是針對承辦人員此帳號, 依據限結辦日期計算, 若超過時間, 會於使用者登入系統, 自動顯示跳出警示視窗 ( 如下圖 ) 若系統已登入, 可直接進行查詢線上稽催資訊如下 : 點選左列功能列其他最新消息即可 14

16 15

17 第三章公文製作本章節為說明使用 Yamiiflow 公文製作相關操作方式, 若需相關公文作業規則可參閱文書處理手冊 1 公文製作登入公文製作系統 : 按下功能區中的公文製作後, 右側出現所有可供使用的公文製作, 其中可為製作格式的計有各類發文用文稿函書函公告令開會通知單與簽 ( 自創簽 ) (1) 選取發文機關全銜 (2) 正本 : 可利用輸入關鍵字後, 點選, 尋找正確全銜之機關單位名稱 (3) 副本 : 可直接點選點選按鈕, 尋找內部單位 (4) 可拉動右側之捲軸往下可見到其他欄位註解 : 有箭頭符號的欄位為選取式, 如速別等其他無箭頭之欄位為一般式, 頇自行鍵入資料的所有機關欄位前輸入機關單位的關鍵字後, 點選按鈕, 即可出現根據關鍵字搜尋到 16

請點此選擇按鈕若本文含附件, 副本機關頇收到附件, 請點選此按鈕若本文含附件, 副本機關無頇收到附件, 請點選此按鈕當輸入公文內容時,

18 於副本處, 點選取單位, 例如 : 出現如下圖畫面, 左邊框 : 列出內部單位, 可直接選依據是否夾帶附件, 進行選取至右邊框選取後, 按確定註解 : 依據研考會制定, 發送公文之正本機關必含附件, 而副本機關可以依需要選擇是否含附件若本文無附件, 請點此選擇按鈕若本文含附件, 副本機關頇收到附件, 請點選此按鈕若本文含附件, 副本機關無頇收到附件, 請點選此按鈕當輸入公文內容時, 提供一個鍵入全形標點符號與常用字集的快速捷徑選單首先將游標移到欲插入全形標點符號或常用字集位子, 點選, 選擇一個適當的標點符號或字集後, 17

19 便可插入完成公文內容製作, 建議點選儲存按鈕, 系統會提供本稿的創稿文號紀錄至公文暫存之中 2 公文暫存公文暫存 : 儲存公文製作尚未完成之公文, 之公文草稿暫存可進行之作業 :(1) 刪除 : 點選刪除可刪除此份公文 (2) 複製 : 點選複製可複製此份公文 (3) 修改 : 點選主旨, 可進入繼續進行編修 3 夾帶電子附件填妥公文內容, 若有附件檔案, 請點選電子附件點選加入附件檔案 ; 務必填入附件名稱的內容 ( 如 : ) 加入附件檔案 (1) 點選選擇附件檔名,( 2) 以此類推, 加入檔案一檔案二完成後, 建議點選儲存 18

20 ( 承上圖 ) 檔案名稱命名 : 請控制在 20 字元內 ( 中文字 10 字 ) 系統欄位之請勿以英文數字為起始, 請控制在 20 字元內 ( 中文字 10 字 ) 建議 : 檔案大小請小於 1 M 若有含電子附件, 則附件需填入相關之附件說明欲檢視電子附件, 可至公文暫存查詢尚未傳送出去的公文草稿點選主旨進入檢視電子附件 19

公文列印, 進行列印紙本公文圖示 ),(2) 當資料皆鍵入正確此份函稿的資料會轉為 Word 文件,

21 檢視電子附件 (1) 可進行開啟檢視,( 2) 可進行刪除維護,( 3) 可進行瀏覽欲新增之電子附件,( 4) 確認公文完成點選儲存 4 列印公文 ( 紙本公文傳遞 ) 輸入公文內容完成後,(1) 點選儲存 ( 如 : 並儲存後, 請點選公文列印, 進行列印紙本公文圖示 ),(2) 當資料皆鍵入正確此份函稿的資料會轉為 Word 文件, 以標準的公文函稿格式呈現, 如右圖注意 : 在此,Word 僅作為列印預視用, 所以在 Word 中所修改的資料並不會對應回來源處, 亦不會存入資料庫 20

22 漢龍大學按下 Word 工具列的圖示執行列印即可 21

23 第四章公文流程 1 外來公文簽收 ( 收文 )( 承辦簽收 ) 按下功能區中的收件匣後, 右側區域顯示尚未簽收之公文 ( 外來文 ) 承辦人員可先點選連結, 進行內文預覽, 確認是否為承辦公文點選連結, 進行內文預覽 ; 開啟外來文呈現內文如下圖 22

24 ( 狀況 1) 若確定欲進行簽收 : 1. 請將選擇之公文勾選 2. 按下公文簽收按鍵 ( 如圖示 ) 後, 出現如右圖 ( 狀況 2) 若確定欲退文改分之公文 : 1. 請將選擇之公文勾選按下退文改分按鍵 ( 如圖示 ) 即可 2 公文流程傳遞 ( 收文 )( 承辦 ) 承上步驟, 若為承辦人處理承辦外來文 1. 設定公文流程點選公文流程 2. 選擇簽核名單 ( 可使用預設流程 ) 3. 傳送目的串簽再點選加簽以此類推完成流程設定, 點選呈核 ( 傳送 ) 按鈕系統將會依照您建 23

25 立之流程關卡進行傳送 3 公文流程傳遞 ( 收發文 )( 承辦 ) 收文簽收後, 進行公文承辦收件匣公文流程傳遞作業 :( 公文類別 : 全部 ) 若狀態為串簽或並簽進行公文簽核作業 1. 進行公文確認簽收如圖線上檢視公文內容電子附件 3. 進行公文簽核意見撰寫 4. 進行呈核傳送或退文 24

26 註 : 儲存按鈕可暫存簽核意見註 : 流程中退文, 選擇退回上一關或原承辦人簽核意見 4. 4 公文流程傳遞 ( 發文 )( 承辦 ) 製作公文製作完成一份公文, 並已經儲存取得創稿文號 ( 注意! 若需電子簽核, 簽核狀態需選電子簽核 ) 25

27 (1) 設定公文流程點選公文流程 (2) 選擇簽核名單 ( 可使用預設流程 ) (3) 傳送目的再點選加簽以此類推完成流程設定, 點選呈核 ( 傳送 ) 按鈕系統將會依照您建立之流程關卡進行傳送 26

28 5 公文追蹤公文追蹤 : 追蹤承辦人尚未結案的公文, 點選可查詢公文承辦與簽核狀況 27

29 6 公文經手公文經手 : 可查詢曾經辦理過的公文及會簽項目 ( 列出未結案及結案後十四天項目, 若以完成結案, 於結案註記顯示 ) 7 預設流程 (1) 選擇預設流程性質與輸入自訂流程之名稱以方便未來選擇 (2) 點選新增 (3) 出現如右圖之畫面 (4) 點選流程編號 : 例如 P001 進入到下圖 28

30 (1) 點選簽核名單進入選取單, 選擇傳送關卡 ( 如下圖說明 ) (2) 傳送目的 (3) 點選加簽新增流程關卡至顯示框頁, 以此類推 (4) 完成後, 點選儲存此預設流程說明點選簽核名單進入選取單, 選擇傳送關卡說明 29

31 8 簽核意見登打與列印簽核意見登打於公文內容下方之簽核意見欄位, 簽核意見可點選見配合公文流程關卡設定後, 點選核稿 ( 傳送 ) 暫存簽核意 ( 承上圖 ) 若需列印公文意見, 點選公文簽核列印按鍵, 如功能列 : 檔案 (F) 列印 (P) 或預覽列印 (Y) 30

32 9 主管授權決行作業 : 簽核意見登打與授權決行主管於收件匣, 進入公文內容檢視 : 簽核意見登打於公文內容下方之簽核意見欄位簽核意見可點選暫存簽核意見授權決行主管, 點選或按鈕核稿 ( 傳送 ) 31

33 ( 承上圖 ) 若需檢視各單位簽核意見內容, 點選公文簽核列印按鍵, 如 10 承辦人結案作業登入公文系統, 進入收件匣, 決行長官已擲回之公文欲進行結案確定結案, 請點選按鈕 32

34 顯示結案歸檔對話框 : 請確認結案日期檔案類別決行層次 ( 不能更改 ): 系統會自動帶出確定結案, 請點選確定 33

35 系統提示已完成結案注意 : 完成結案歸檔之公文, 將不會再顯示於收件匣公文暫存, 若欲查詢請至查詢曾經承辦的已結案歸檔之公文 11 資料查詢 34

36 資料查詢承辦公文可查詢承辦人 : 承辦中公文, 與已結案的歷史公文可查詢承辦人 : 承辦中公文, 與已結案的歷史公文公文類別包含 : 來文, 創文 35

37 第五章其他功能 1 線上更新系統 WEB 安裝程式下載位置 2 常用字集設定個人設定字集設定使用者可設定常用詞彙或標點符號 36

38 可自訂個人字集設定 (1) 選擇字集分類 : 標點符號或常用詞彙 (2) 輸入內容 (1) 再點選新增按鈕, 即可 3 代理人設定個人設定代理人設定代理人 : 1. 選擇代理人的單位與人員 2. 設定代理時間 3. 點選啟動作 4. 設定完成, 請點選儲存 * 若原身份有授權決行權限, 代理啟動後, 授權決行權限也將移轉至代理人 * 37

39 4 自訂發文群組個人設定預設群組 (1) 可自訂個人群組 (2) 建立群組名稱 (3) 點選按鈕, 點選例如 : 進入系統設定承上圖 (1) 新增其他機關單位 : 於輸入關鍵字, 例如 : 軍訓, 點選 ( 如下圖 ) (2) 選擇機關單位, 點選按鈕, 設定完成後, 請點選 38

40 (3) 新增內部單位 : 直接點選 1. 出現內部單位選取單位畫面 2. 選擇單位, 設定完成後, 請點選確定 (4) 新增人名 1. 於輸入人名, 2. 點選, 3. 即完成輸入直接輸入人名之群組 (5) 設定完成後, 請點選儲存亦可進行刪除, 調整群組設定 5 基本資料設定個人設定基本資料一設定個人資料 : 1. 可設定個人聯絡電話與傳真號碼 39

41 2. 確定輸入電子郵件啟動公文到件通知點選啟動設定完成, 請點選儲存 40

42 1 登記桌收件匣 ( 會辦 : 加簽 ) 第六章登記桌操作 1 登記桌收件匣, 若有其他單位不知道需傳送人員, 由登記桌協助 2 進入公文流程, 可進行加簽作業 41

43 2 登記桌收文作業 1 點選登記桌如圖進入登記桌收文作業畫面, 如圖 2 登記桌處理收文作業 : 利用下拉式選單, 選擇承辦單位與承辦人, 確認無誤後, 點選傳送如圖注意 : 可做批次分文 42

44 3 登記桌處理移文 / 退文作業 : 利用移文勾選方框, 如圖注意 : 可做批次移文確認無誤後, 點選移文, 如圖 3 登記桌結案作業 1 狀態 : 若公文承辦完成, 需由登記桌進行結案者點選結案歸檔如圖進入登記桌結案作業畫面, 如圖 43

45 2 登記桌處理結案作業 : 確認可結案之公文, 於狀態列會顯示紅字待結案請登記桌人員再進行結案作業 : 1. 確認分類號 2. 確認決行層次 3. 確認判核日期是否有誤 4. 勾選可結案公文 5. 點選, 即完成結案作業注意 : 可做批次結案 4 登記桌查詢已結案公文 1 登記桌查詢已結案公文 : 若欲查詢已結案公文, 請點選右上方之查詢已結案公文如圖 44

46 2 登記桌查詢已結案公文 : 輸入查詢條件結案類別結案日期公文主旨, 點選開始查詢 3 登記桌查詢已結案公文 : 可預覽查詢之已結案之公文點選類別可瀏覽公文之內容, 如下圖所示 4 預覽查詢之已結案之公文查詢已結案之公文可進行結除結案作業 : 公文主旨 45

47 5 登記桌解除結案作業 1 登記桌解除已結案公文作業 : 依據查詢已結案之公文, 若呈現之公文需要進行解除結案作業, 可進行結除結案作業 : 利用解除勾選方框, 如圖確認無誤後, 點選解除結案, 如圖解除結案之後, 再依照結案作業程序進行結案注意 : 可做批次解除結案 46

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