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1 國立臺灣藝術灣藝術大學公文線上簽核資訊系統建置委外服務 ( 承辦人 二級二級單位主管 ) 文件編號 : TTM A 版次 : V1.0 文件日期 : 101/11/01 葳橋資訊股份有限公司

2 文件制 / 修訂履歷 制 / 修訂 制 / 修訂 制 / 修訂 作 備 版次 日期 說明 者 註 V /10/26 初版蔡嘉偉 V /11/01 排版調整 功能內容整理 & 補充李連軒 V /11/01 第一次發行楊薪白 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :i

3 目錄 1. 公文管理系統操作說明 ( 承辦人 二級單位主管 二級單位主管 ) 公文流程說明 公文處理狀況說明 ( 承辦人 二級單位主管 ) 個人憑證註冊方法 公文撰寫說明 公文繕打編輯注意事項 多稿之檔案命名方式說明 ( 含簽稿併陳 ) 單行不成頁的處理方式 其他公文系統操作方式 個人設定 查詢作業 承會辦作業 檔案檢調應用 稽催研考作業 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :ii

4 1. 公文管理系統操作說明 ( 承辦人 二級單位主管 ) 1.1 公文流程說明 圖 公文處理狀況說明 ( 承辦人 二級單位主管 ) 變更承辦人 : 送回承辦人 : 送登記桌 : 會辦 : 加會 : 退會 : 登記桌完成公文分辦, 若承辦人發現公文非自己承辦, 會透過 送登記桌 方式將公文退回登記桌, 此時登記桌即可使用此程序更換承辦人 公文因各種原因需退回承辦人處理 ( 例如, 公文會辦時, 發現部份資料需請承辦人補充 ), 透過此程序可將流程退回原承辦人 公文因各種原因需送交登記桌處理 ( 例如, 承辦人點收公文後, 發現非公文承辦人, 因此請登記桌改分 ), 透過此程序可將流程退回登記桌 本單位辦理之公文, 須其他單位協助辦理或是須知會其他單位, 辦理天數自會辦收件日起開始計算 公文辦理途中需增加其他會辦單位 會錯會辦科室, 被會辦科室將公文退回主辦科室 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :1

5 判行 : 送點收 : 送繕發 : 退上一關卡 : 收文退件 : 點收退件 : 核判主管決行後的公文, 公文管理系統選擇處理狀況並送件, 公文流程自動會送到公文原辦單位承辦人, 並將紙本公文一併附上 遭文書組點收退件的公文, 補齊資料後, 重新送給文書組點收歸檔 收文覆文或創稿公文經判行後, 送交文書組登錄對外發文 將點收後的公文, 僅退給上一位送文者 ( 若再執行一次將又退給原退文者 ) 主辦科室收文後發現不是本科室辦理的公文, 退回文書組改分並將紙本公文需將紙本一併附上 文書組在點收公文時, 發現少附件或內容有誤不同需更正時, 將會執行此動作 陳核主管 : 將公文送予上層主管批示, 例 : 送科長 組長 處長 主任.. 等 陳核核稿秘書 : 判行 : = 按鈕 = 退回重擬 : = 按鈕 = 分辦 : 將公文送予一級單位核稿秘書, 再由核稿秘書往上陳核 核判主管決行後的公文, 透過公文管理系統點選, 公文流程自動會送到公文原辦單位承辦人, 並將紙本公文一併附上 主管在公文核判後, 認為有需要再進行修正或補充的內容, 登記桌可透過此功能, 在系統內退回給公文主辦單位承辦人重新擬辦, 並將紙本公文一併附上 = 按鈕 = 在待分辦頁籤內, 將公文收到來文後, 公文案件分予承辦人辦理 收文退件 : = 按鈕 = 主辦科室收文後發現不是本科室辦理的公文, 退回文書組改分 分辦閱畢 : = 按鈕 = 送件 : 收到其他單位之副本通知後, 點按 閱畢 表示已完成該文收件閱讀之動作 = 按鈕 = 選定處理狀況後, 點按送件要求系統依指定的狀況進行公文流程作業 退上一關卡 := 按鈕 = 將公文退回給上一流程處理關卡 取消判行 : = 按鈕 = 取消送件 : = 按鈕 = 主管判行後的公文, 於承辦人未點收前, 主管要求重新核判, 登記桌可在已核判的頁籤內, 點選已判行公文, 進行取消判行取消判行動作, 並將紙本公文遞回主管重新進行判行動作 送件公文於對方未點收前, 可在已送未收的頁籤內, 點選已送出公文, 進行取消送件消送件動作 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :2

6 1.3 個人憑證註冊方法 個人憑證註冊步驟 此註冊教學步驟提供承辦人第一次上線時的憑證註冊方式, 針對日後上線的線上簽核使用, 如下圖所示 圖 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :3

7 步驟 3. 開始進行個人自然人憑證註冊 PS: 在進行註冊以前, 請先確定讀卡機安裝完成與自然人憑證卡是否已經插在讀卡機上面 圖 步驟 4. 點選, 進行註冊 步驟 5. 輸入身分證字號, 並點按確定 圖 步驟 6. 在步驟 5 輸入完身分證字號並點選確定後, 再輸入 PIN Code 碼, 按確定 PS: 預設 PIN Code 碼為民國出生年月日, 共六碼 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :4

8 步驟 7. 完成註冊, 會在系統左上方顯示成功訊息, 並在我的憑證旁邊顯示圖示, 代表憑證註冊成功, 完成上述步驟後, 憑證註冊完成 提醒叮嚀 : 圖 使用線上簽核, 讀卡機與自然人憑證卡, 為必要物件, 務必安裝於電腦上唷 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :5

9 1.4 公文撰寫說明 創號公文作業步驟 進入公文流程管理系統, 下面以線上簽核公文函稿為例 步驟 1. 點按文稿製作 ( 公文製作 ) 圖 步驟 2. 選擇公文格式或公文範本左區塊 : 一般文別右區塊 : 公文範本 步驟 3. 選擇範本 : 點橫式函稿範本兩下 步驟 3. 選擇格式 : 點函 ( 稿 ) 兩下 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :6

10 步驟 4. 可點按參考紐, 參考舊檔轉貼 步驟 5. 登打相關公文資料 隱藏內容區內容區功能功能 (X) 隱藏 圖 可調整繕打區顯示大小 步驟 6. 編輯本文, 不用 enter 斷行, 系統會依段落自動對齊 步驟 7. 編輯正副本受文者, 可將輸入游標停於此, 操作受文者功能鈕 ( 步驟 8), 或自行登打 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :7

11 步驟 8. 點按受文者 圖 步驟 9. 輸入受文者關鍵字 步驟 10. 勾選共用受文機關 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :8

12 步驟 11. 選取所需受文者資料 步驟 13. 已加入之受文者資料 步驟 12. 操作向右鍵 步驟 14. 點選頓號符號 圖 步驟 15. 操作迴紋針夾帶附件 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :9

13 步驟 16. 操作瀏覽 上傳 ; 注意 : 確認夾帶附件後, 請記得點按按鈕 圖 特別注意 : 檔號輸入為必要條件 ( 有下拉式選單可以選擇 ) 特別注意 : 電話與傳真號碼為必填欄位, 無輸入系統將無法創取號 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :10

14 步驟 17. 當公文性質是 創發文號創發文號 時, 操作取號並存檔, 取號同時開始計算公文時效至結案 ( 發文或存查 ); 請特別注意, 範例畫面為 創號 公文才取號, 若文書組來文時已經掛上總收文號的公文, 請單點儲存, 並留意不要進行取號動作 圖 步驟 18. 存檔後方可操作預覽列印, 列印公文 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :11

15 行距調整功能距調整功能 步驟 19. 操作列印功能 步驟 20. 點按離開 圖 步驟 21. 若要走線上簽核的創號及覆稿公文, 點選 線上簽核線上簽核 按鈕即可按鈕即可 PS: 未有文號之公文將無法轉線上簽核辦文 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :12

16 顯示簽辦方式 步驟 22. 設定公文流程流程 ( 點按後出現步驟 23 畫面 ) 簽辦意見 圖 承辦人可以事先預設參考的公文辦文流程流程 步驟 23. 設定完畢後, 點按確定離開 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :13

17 步驟 24 點按 送件 鈕 ( 點按後出現步驟 25 畫面 ) 圖 步驟 25. 確認預設預設送件送件程序 ( 含處理狀況及收件人 ) 步驟 26. 確認無誤, 執行送件, 系統會回應送件成功 ; 若為陳核, 處理狀況請挑選 陳核主管 系列選項 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :14

18 圖 若為紙本公文, 系統送件紀錄步驟由登記桌進行操作, 承辦人僅需將紙本交由登記桌送件即可 ( 是否一定要由登記桌送件紙本公文, 可依各單位作業習慣為準則 ) 覆文公文作業步驟 步驟 27. 線上簽核公文, 送件時會進行封裝, 請於點按 送件 前安裝讀卡機並插入憑證, 輸入 Pin Code 無誤後, 即可送件 步驟 1. 選擇待處理待處理夾, 待處理頁籤 步驟 2. 點開信封信封表示收件表示收件 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :15

19 步驟 3. 點選進行公文製作編輯 圖 注意事項 1: 要開接收信封後, 才可以進行公文製作 注意事項 2: 點按製作按鈕後, 會進入公文格式挑選畫面, 此時選定公文格式後即可開始編輯公文 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :16

20 步驟 4. 選定公文格式後, 比照創號公文操作說明說明方式方式撰寫撰寫公文即可 ; 覆文公文可點按參考來文 di 鈕檢視複檢視複製來文 di 內容 圖 步驟 5. 選擇辦理方式後, 直接點選儲存點選儲存 圖 後續送件程序皆與創號公文相同 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :17

21 2. 公文繕打編輯注意事項 2.1 多稿之檔案命名方式說明 ( 含簽稿併陳 ) 簽稿併陳 簽稿併陳 簽稿並陳公文由於文號相同, 僅有稿需要進行取號, 若有需要, 簽的部份手動輸入文號即可 線上簽核進行簽稿並陳的 簽 存檔時, 手動輸入 " 稿 " 的文號即可 ; 若為紙本簽核, 則 簽 可不須文號文號 圖 檔案 文號 公文 ( 簽 ) 公文 ( 函稿 ) 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :18

22 2.2 單行不成頁的處理方式 請於列印畫面操作放大行距 縮小行距做調整, 調整完需記得點按 儲存行距 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :19

23 3. 其他公文系統操作方式 3.1 個人設定 個人身分身分維護 個人 (1). 功能說明 圖 功能說明提供使用者調整預設權限 待處理夾預設頁籤等設定 (2). 功能畫面指引與說明點按左側基本資料建置基本資料建置後, 會進入下圖的 個人個人身分身分維護維護 畫面, 確認輸入修改的資料後, 點按 修改 左上角會顯示 (OK) 修改成功 ( 請繼續執行 ) 公文到件通知功能, 系統設定 是 可變更進公文管理, 首頁待處理夾看到的頁籤畫面 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :20

24 步驟一. 點選欲變更身份 & 頁籤選項 步驟二. 點選儲存預設值 多身分代理人維護 多身分 (1). 功能說明 步驟三. 點選修改 圖 完成上述步驟後, 請於系統重新登入, 將會看到帶入個人預設的頁籤選項 功能說明提供使用者指定特定同仁可於需要的時後做為自己的代理人員 (2). 功能畫面指引與說明點按後會進入下圖的代理人設定畫面, 此時點按 新增代理人 會進入新增代理人設定畫面 圖 A. 新增代理人 : 點按新增代理人新增代理人鈕, 帶出資料畫面如下圖 B. 新增所有同部門成員為代理人 : 點按新增所有同部門成員為代理人鈕, 在此角色下將所有同部門的同仁成為代理人 C. 基本值設定 : 點按基本值設定基本值設定鈕, 可設定是否啟動代理人, 預設為是 從 部門成員 區塊中點選可代理自己職務之同仁, 挑選完成後, 點按 >> 按鈕, 可將選取的人員名稱置於 代理人 欄位下方, 表示設定該人員於所需要的時後可為代理人 ; 點按 << 按鈕可將選定的 代理人 取消 : 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :21

25 3.1.3 多身分個人行事曆 (1). 功能說明 圖 功能說明提供使用者指定特定日期由選定的代理人員代理公文管理業務 (2). 功能畫面指引與說明直接點按 多身分個人行事曆維護 選項, 即可帶出當月份個人的協助代理 代理情況, 點按 上個月 下個月 即可進行月份切換 ; 以下圖為例, 該使用者於 9 月 19 日需協助 測試員 代理文書組總收文的工作, 於 9 月 20 日請 測試員 代理測試單位一般承辦人的工作 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :22

26 啟動表單代理人機制流程 : 假設 9 月 20 日要出差, 需啟動代理人機制請人協助代理公文管理業務, 即可點按日曆 20 號, 如下圖 圖 點按後出現如下圖的行事曆設定畫面 圖 點按 新增 則出現代理行事曆建置畫面, 如下圖所示, 輸入相關訊息 由 代理人 中挑選指定的代理人, 並且於 啟動代理人 中勾選 是, 完成後點按 確定 即可成功啟動代理人機制 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :23

27 圖 於代理別人公文管理業務當天, 系統權限會自動開立出有 ( 代理 ) 字樣的代理權限供使用者切換身分 個人簽核流程設定 (1). 功能說明 圖 功能說明公文線上簽核時並無紙本可在上方註明流程及所需的分會辦單位資料, 在每次送除公文前必須設定流程, 加快並便利後續的主官或其他單位的處理速度, 個人簽核流程設定可設定常使用的線上流程, 在公文線上簽核流程設定時選取套用 (2). 功能畫面指引與說明點左側承會辦作業承會辦作業中 個人簽核流程設定 進入操作畫面 ( 如下圖 ) 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :24

28 圖 簽核流程名稱 : 建議可用用途別命名,ex: 採購簽 資訊用請辦單 等 A. 新增 : 點按新增新增鈕, 新增此筆資料 B. 修改 : 點選已新增的資料, 修改欄位資訊, 點按修改修改鈕, 完成資料修改 C. 刪除 : 點選已新增的資料, 點按刪除刪除鈕, 刪除此筆資料 D. 共用流程 : 點按共用流程共用流程鈕, 可複製拷貝由管理員設定的機關內常用的共同流程, 畫面如下圖 圖 a. 拷貝流程 : 勾選共用流程資料後, 點按拷貝流程拷貝流程鈕即可複製到個人簽核流程中 E. 內容 : 點按內容內容鈕, 設定簽核流程, 畫面如下圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :25

29 1. 輸入相關流程資料 2. 點按新增, 然後重複動作 1 圖 完成流程設定 個人簽核工具設定 (1). 功能說明 圖 功能說明公文線上簽核工具可在此畫面中做預設值變更的動作, 此部分功能可是個人作業需要加以做調整, 若無採預設值即可 (2). 功能畫面指引與說明點按左側承會辦作業承會辦作業中 個人線上簽核工具設定 進入操作畫面 ( 如下圖 ) 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :26

30 PS: 圖 該功能預設值設定後, 將會依下次進入線上簽核系統, 套入該功能設定, 故依個人作業需要, 進行修改即可 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :27

31 3.2 查詢作業 圖 提供使用者多種不同的公文查詢方式 公文案件查詢 公文 (1). 功能說明 功能說明使用者可以各種所知的公文資訊, 查詢該公文的詳細資料 (2). 功能畫面指引與說明點按左側查詢作業查詢作業中 公文案件查詢, 如下圖所示 圖 A. 查詢 : 只輸入起始欄可以部分字串查詢, 若輸入區間條件, 則以完整文號條件查詢, 畫面中其餘各項條件皆可以其中部分條件查詢, 並可以複合條件方式查詢 B. 清除 : 清空在查詢作業畫面中所輸入之查詢條件 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :28

32 3.2.2 舊版公文案件查詢 (1). 功能說明 功能說明此畫面提供舊版公文系統的查詢 公文處理流程查詢 (1). 功能說明 圖 功能說明查詢公文目前流程 (2). 功能畫面指引與說明輸入總收發文號後, 點選查詢 圖 即可看到目前此筆公文流程 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :29

33 3.2.4 未辦結公文查詢 (1). 功能說明 圖 功能說明可在此查詢到個人主辦未結的公文 (2). 功能畫面指引與說明在收文日期挑選日期區間後, 點選查詢 圖 可在此畫面看到未辦結公文, 並可點選明細按鈕看公文詳細資訊 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :30

34 3.2.5 個人工作待辦 (1). 功能說明 圖 功能說明此畫面顯示主辦案件 會辦案件等公文資料, 提供檢視 (2). 功能畫面指引與說明點按左側查詢作業查詢作業中 個人工作待辦 進入操作畫面 ( 如下圖 ) 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :31

35 注釋 : 1 主辦未結案件 : 此資料頁籤係表示承辦人負責經辦且尚未結案之公文案件 2 今日到期案件 : 此資料頁籤係表示承辦人負責經辦且尚未結案, 而辦理期限在今日到期之公文案件 3 已逾期案件 : 此資料頁籤係表示承辦人負責經辦且尚未結案, 而辦理期限已逾期之公文案件 4 應收未收案件 : 此資料頁籤係表示其他單位送來本單位尚待簽收之公文案件 5 待辦案件 : 此資料頁籤係表示其他單位送來本單位尚待送件之公文案件 6 已送未收案件 : 此資料頁籤係表示本單位送至其他單位尚待簽收之公文案件 A. more : 點按 more 會展開此頁籤中的公文資料, 如下圖 圖 B. 各公文的欄位底色代表該公文是否逾期或到期, 如 C. 欄位名稱有底線者 ( 公文文號 收文日期收文日期 性質性質 處理狀況等 ), 點選後可依此欄位值做排序顯示 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :32

36 3.2.6 會辦公文查詢 (1). 功能說明 功能說明此處供承辦人查詢自己單位所受會辦過的公文紀錄 ( 完成簽收分辦動作的公文才屬於受會辦 ) (2). 功能畫面指引與說明輸入所需的查詢條件 ( 可複選 ) 後, 點按 查詢, 即可查閱所需資訊, 星號欄位為必填欄位 圖 圖 PS: 上圖範例僅輸入日期為提供查詢條件, 若條件輸入更詳細, 查詢出的會辦公文案件也會較為精確 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :33

37 3.3 承會辦作業 簽核待處理夾 (1). 使用時機 圖 使用時機提供科 組主管針對公文系統進行公文分派辦理作業 (2). 功能畫面指引與說明點按左側承會辦作業承會辦作業中 簽核待處理夾 或直接於公文管理系統主畫面左上方的身分狀態列, 點選 待處理夾 亦可進到 待處理公文夾, 進入操作畫面 ( 如下圖 ) A. 待分辦頁籤 圖 科 組主管可在此頁籤內, 看到二層單位內未分辦的公文, 分辦承辦人, 若非二層單位長官有要求, 一般分辦公文是由單位登記桌執行 PS: 承辦人權限無法看到此頁籤 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :34

38 步驟 2. 點按選擇分辦的承辦人 步驟 1. 點選欲分辦的公文, 並打勾 圖 步驟 3. 確認承辦人, 再點按 分辦分辦 圖 步驟 4. 跳出該訊息, 代表公文分辦執行成功行成功 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :35

39 B. 待處理頁籤在待處理頁籤內, 可以點收分辦公文與送件個人創號公文 在待處理夾內, 點選圖示進行收件 注意 : 1. 紙本公文, 可待實體公文拿到後, 再點選收件 2. 線上簽核公文, 可透過明細查詢, 再決定是否點選收件 圖 補充說明 : 如何區分是否收到是紙本公文還是線上簽核公文 我們可以在辦理欄位底下看到與分別兩個圖示, 前者為紙本辦理, 後者為線上簽核辦理 圖 如何查看線上簽核公文明細呢? 點選圖示明細 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :36

40 點選 附件.tif 檔案可以看到線上簽核公文內容 再決定是否為辦理公文與點收 圖 圖 a. 送件 : 選定處理狀況後, 點按送件要求系統依指定的狀況進行公文流程作業 b. 退前一人員 : 將公文退回給上一流程處理關卡 C. 已送未收頁籤 此資料頁籤列出已辦理送件之公文, 且收件辦理人員尚未收件的公文案件, 均會在此等待送件會辦人員收件 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :37

41 步驟 2. 取消送件 步驟 1. 選取公文 圖 取消送件 : 送辦人取消送出的公文文件 D. 待核判頁籤此資料頁籤列出由承辦人陳核主管之公文, 主管於此頁籤批核公文 在待核判夾內, 點選圖示進行收件 1. 批核後, 挑選處理狀況及收件對象後送件 2. 欲退件之公文, 直接點按退回重擬 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :38

42 3.3.2 備註意見片語維護 (1). 使用時機 使用時機提供同仁在線上簽核輸入文字意見 或備註意見時的片語設定 (2). 功能畫面指引與說明在常用片語處輸入常用的片語, 再點選新增按鈕即可使用 圖 A. 亦可拷貝共用片語到自用片語點選 共用 按鈕後, 將欲複製的片語打勾後點選匯入自用, 即可把共用片語匯入自用片語中 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :39

43 3.4 檔案檢調應用 線上調閱 (1). 功能說明 圖 功能說明調卷公文案件如有公文影像檔時, 調卷人可申請調閱電子影像檔 即可透過線上調閱功能點閱公文影像電子檔 (2). 功能畫面指引與說明點按左側檔案檢調應用檔案檢調應用中 線上調閱 進入操作畫面 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :40

44 3.5 稽催研考作業 圖 展期案件明細表 圖 (1). 功能說明使用者可利用此報表, 瞭解公文展期情況 (2). 功能畫面指引與說明本報表以收文 創號日期為查詢區間,, 輸入完所需條件區間後, 點按 列印 即可產生該報表 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :41

45 圖 公文展期單 (1). 功能說明 圖 功能說明提供尚未結案的公文展期申請 (2). 功能畫面指引與說明點按左側稽催研考作業稽催研考作業中 公文展期單 進入操作畫面如下圖 : 圖 查詢 : 查詢展期申詢展期申請狀況狀況 清除 : 清空輸入資料輸入資料 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :42

46 輸入總收文號查詢 顯示該件公文件公文展期次數 圖 輸入預定展期展期日期輸入展期原因確認上述條件後, 點選 確定確定 圖 總收文號 : 輸入公文文號 展期日期 : 點選輸入展期日期 展期原因 : 提供輸入展期原因 圖 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :43

47 展期核准之公文, 會有展期次數跟明細 圖 圖 A. 展期申請展期申請 : 點選展期申請展期申請功能鈕, 將會進入展期申請畫面 B. 取消申請取消申請 : 選擇取消之展期申請公文, 刪除申請展期動作 C. 展期單列印展期單列印 : 紙本主管核章, 並須附在尚未辦結紙本公文一併交由文書組展期核准作業 文件編號 :TTM A 日期 :101/11/01 版次 :V1.0 頁數 :44

目 錄 第一章 WEB 公文製作系統... 1 一 畫面功能說明... 1 二 使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理 新增詞庫名稱及內容 修改詞庫名稱 修改詞庫內容 刪除詞庫名稱 匯出詞庫

目 錄 第一章 WEB 公文製作系統... 1 一 畫面功能說明... 1 二 使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理 新增詞庫名稱及內容 修改詞庫名稱 修改詞庫內容 刪除詞庫名稱 匯出詞庫 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業 操作手冊 民國 104 年 9 月製版本 V1.0 目 錄 第一章 WEB 公文製作系統... 1 一 畫面功能說明... 1 二 使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理... 2 1. 新增詞庫名稱及內容... 2 2. 修改詞庫名稱... 3 3. 修改詞庫內容... 4 4. 刪除詞庫名稱... 5 5. 匯出詞庫... 6 6. 匯入詞庫...

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